Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Skiptvet Møtested: Skiptvet kommune, møterom Lund Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Skiptvet, Pål Simensen Leder (sign.)

2 Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 14/18 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/19 PS 14/20 PS 14/21 PS 14/22 Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport "Etisk reglement og varslingsrutiner", Skiptvet kommune - Ettersendes Informasjon fra revisjonen Eventuelt

3 Saksnr.: 2014/16998 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /18 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte , legges frem til godkjenning

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Skiptvet Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 11:45 Møtested: Skiptvet kommune, møterom Lund Fra til saksnr.: 14/11-14/17 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Pål E. Simensen, leder X Jorunn Lilleng X Torleif Olsen X Gry Bjerketvedt Moen X (gikk kl. 10:00) Per Hjalmar Espenes X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Svend-Harald Klavestad, Anita Rønningen og Raquel Gaba Smith.... Pål E. Simensen Jorunn Lilleng Torleif Olsen.. Gry Bjerketvedt Moen Per Hjalmar Espenes Merknader Kontrollutvalget Skiptvets møte Sakliste U.off. PS 14/11 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/12 Overordnet analyse PS 14/13 Møteplan for kontrollutvalget i Skiptvet kommune, 2. halvår 2014 PS 14/14 PS 14/15 PS 14/16 PS 14/17 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet IØKR IKS - Planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Skiptvet kommune Overordnet revisjonsstrategi 2014 Skiptvet kommune Eventuelt

5 PS 14/11 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/12 Overordnet analyse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utvalget ønsker å få fremlagt, på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger for Skiptvet kommune, forslag til prosjektbeskrivelser til forvaltningsrevisjonsprosjekt på følgende områder: 1. xx 2. xx Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget påpeker at det er uheldig at administrasjonen ikke har svart på henvendelsen fra revisjonen ang. questback. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Utvalget ønsker å få fremlagt, på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger for Skiptvet kommune, forslag til prosjektbeskrivelser til forvaltningsrevisjonsprosjekt på følgende områder: 1. Kjøp av tjenester, sett opp mot lov om offentlige anskaffelser 2. Skole- spesialundervisning, gruppestørrelser/lærertetthet

6 Kontrollutvalget henstiller til administrasjonen i Skiptvet kommune om å svare på henvendelser fra revisjonen. PS 14/13 Møteplan for kontrollutvalget i Skiptvet kommune, 2. halvår 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2014: 1. møte: onsdag 24. september 2014 kl. 09:00 2. møte: onsdag 12. november 2014 kl. 09:00 Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2014: 1. møte: onsdag 24. september 2014 kl. 09:00 2. møte: onsdag 12. november 2014 kl. 09:00 PS 14/14 Oppdragsvurdering og vurdering av revisors uavhengighet Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder

7 Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering PS 14/15 IØKR IKS - Planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Skiptvet kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Skiptvet kommune, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Skiptvet kommune, tas til orientering PS 14/16 Ovreordnet revisjonsstrategi 2014 Skiptvet kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Skiptvet kommune for året 2014 tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget fikk fremlagt kopi av notat til kommunen om rullering av stedlig revisor.

8 Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling : Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Skiptvet kommune for året 2014 tas til orientering. PS 14/17 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Skiptvets behandling : Ingen saker under eventuelt. Kontrollutvalget Skiptvets vedtak/innstilling :

9 Saksnr.: 2014/16998 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /19 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1 Prosjekt 2 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for behandling innen utgangen av 2014, med følgende innstilling: - Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas - Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Revisjonsplan forvaltningsrevisjon Prosjektbeskrivelse Kjøp av tjenester Prosjektbeskrivelse Spesialundervisning Saksopplysninger Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger.

10 Kontrollutvalget behandlet i møte sak 14/12 Overordnet analyse. Ut fra risikoog vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med områdene Kjøp av tjenester, sett opp mot lov om offentlig anskaffelser og Skole- spesialundervisning, gruppestørrelse/lærertetthet Jamfør forskrift om kontrollutvalg 10 skal planen behandles i kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å endre planen. Vurdering Indre Østfold Kommunerevisjon IKS fikk i oppdrag av kontrollutvalget å utarbeide overordnet analyse. Med bakgrunn i den overordnede analysen har revisjonen utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon.

11 Revisjonsplan forvaltningsrevisjon for Revisjonsplan Marker kommune Forvaltningsrevisjon Skiptvet kommune

12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING Hjemmel for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 4 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS 6 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 6 4. PLAN Identifisering og prioritering av prosjekter Endringer i plan Endelig plan for alle kommuner 8 Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

13 1. INNLEDNING 1.1. Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) Regelverket etterleves, d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav, f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering på forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Ved gjennomføring av prosjekter benyttes standard RSK 001 utarbeidet av NKRF 1, Standard for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har etablert en egen standard (RSK001) og veileder for forvaltningsrevisjon. Denne definerer begrepet forvaltningsrevisjon i kommunal sammenheng. Hensikten med en forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, kan det blant annet settet fokus på økonomi, måloppnåelse og oppfølging av lovverk. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større kvalitet til tjenestene, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markeder skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Det er også viktig at folkevalgte får nøytral styringsinformasjon. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen, og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget blant annet til: 1 NKRF - Norges Kommunerevisor Forening Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

14 Å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger Å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for - å styrke kommunestyrets grunnlag for styring - kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen - ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/ økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse - rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift 1.3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon har sitt utspring i en overordnet analyse. Den overordnede analysen er basert på innsamlet skriftlig informasjon og statistikk, spørreundersøkelser og samtaler med rådmann/ ordfører, eventuelle andre folkevalgte og administrasjon. På bakgrunn av denne analysen legges det opp til en utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter basert på risikoog vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det skal være mulig for kontrollutvalget å legge plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger menes at det skal gjøres en vurdering av hvilke områder i kommunens virksomheter det er risiko for vesentlige avvik. Dette i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Ved utformingen av et prosjekt vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalget de nødvendige opplysninger for deres kontroll med kommunen. Forvaltningsrevisjon skal organiseres som et prosjekt og består av fasene som figuren på neste side illustrerer: Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

15 Syklusen i forvaltningsrevisjon: 1.Overordnet analyse 2. Kontrollutvalget velger område(r) 3. Kontrollutvalget og kommunestyret vedtar prosjektbeskrivelser og forvaltningsrevisjonsplan 4. Prosjekt startes opp (Møte i kommunen) 5. Prosjekt gjennomføres 6. Rapport ferdigstilles, med verifisering av kontaktperson 7. Rådmann svarer skriftlig på anbefalinger 8. Kontrollutvalg behandler rapport med anbefalinger, inkl administrasjonens tilbakemelding 9. Rapport oversendes kommunestyret til behandling 10. Oppfølgingsrapport utarbeides av revisjon ca 1 år etter kommunestyrebehandling 11. Oppfølgingsrapport behandles i kontrollutvalg og kommunestyret Figur 1 Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

16 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS Forvaltningsrevisjon er organisert som egen faggruppe i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS. Gruppen består av: Forvaltningsrevisor Marianne Wesche Forvaltningsrevisor Anne Widnes Fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen I tillegg deltar distriktsrevisor Finn Skofsrud i gruppens møter. I figuren nedenfor fremkommer det hvor i organisasjonen gruppen er plassert. Distriktsrevisor Finn Skofsrud Regnskapsrevisjonsgruppen Forvaltningsrevisjonsgruppen Figur 2 For år 2014 er 2,5 årsverk satt av til forvaltningsrevisjon. 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (FOR nr 905) 9 skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I 10 heter det at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. I Indre Østfold kommunerevisjon gjennomføres den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon hvert 2. år. Dette dokumentet er således et plandokument som viser hvordan forvaltningsrevisjon vil prioriteres og velges for kommende toårsperiode, Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å endre denne. Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

17 4. PLAN 4.1. Identifisering og prioritering av prosjekter I tabellen under vises en oversikt over hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som tidligere er blitt gjennomført i Skiptvet kommune: Prosjekt Årstall for gjennomført prosjekt MVA 1998 Økonomisk sosialhjelp 2000 Egenbetaling for opphold på inst Ressursbruk i skolen og foreldrebetaling i 2000 SFO Overtid ved Sollia bo- og servicesenter 2000 Forskuddsfordeling skatt 2002 Tildeling av helsetjenester 2001 VARF-området 2002 Byggesaksbehandling 2004 Fellesprosjekt KOSTRA pleie og omsorg 2005 Vedlikehold av kommunale bygninger 2006 Refusjon og tilskuddsordningen 2004 Økonomistyring i sosialtjenesten 2007 Ressursstyring i pleie og omsorg 2009 Ressursstyring i grunnskolen 2009 Reduksjon og forebygging av sykefravær 2011/2012 Fosterhjem 2013 Etisk reglement og varslingsrutiner 2014 Kontrollutvalget behandlet i møte 11. juni 2014 sak om overordnet analyse. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med følgende områder: Kjøp av tjenester, sett opp mot lov om offentlige anskaffelser. Herunder tar kommunen hensyn til miljø, livssykluskostnader, universell utforming etc i sine konkurranseutsettinger? Samt skole, herunder kontroll av spesialundervisning opp mot lovverk, og en kartlegging av gruppestørrelser og lærertetthet. Det skal avholdes to prosjekter i kommende toårsperiode i Skiptvet kommune. For kommende periode gjennomføres følgende prosjekter i Skiptvet kommune: Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget I tillegg vil det bli avsatt ressurser til oppfølging av prosjekter gjennomført i siste planperiode. Det er avsatt 554 timer til forvaltningsrevisjon i toårsperioden. Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

18 4.2. Endringer i plan Dersom det skulle være behov for å endre planen må dette tas opp i egen sak i kommunestyret. Kommunestyret kan imidlertid delegere denne beslutningen til kontrollutvalget Endelig plan for alle kommuner Endelig fremdriftsplan for alle kommuner i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS sitt distrikt vil bli utarbeidet og lagt frem for kontrollutvalget til orientering etter at alle kommunestyrene/bystyrene har behandlet plan og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Indre Østfold kommunerevisjon IKS August 2014 Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Finn Skofsrud Distriktsrevisor Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til 2016

19 Kjøp av tjenester PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Er kommunens rutiner og praksis ved kjøp av tjenester i samsvar med gjeldende lovverk? Herunder hvorvidt det stilles miljøkrav i anskaffelsesprosesser. 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke 193 timer på gjennomføringen av prosjektet. Miljøvennlige anskaffelser

20 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Forvaltningsrevisjonsprosjektets metodikk vil i hovedsak baseres på tall fra Skiptvet kommunes regnskapssystem, verifisert intervjumateriale, og dokumentanalyser av anbud, kontrakter etc, samt kunngjøringer i DOFFIN. Det kan også gjøres analyser i KOSTRA-tall. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: Lov om offentlige anskaffelser. Forskrift om offentlige anskaffelser Kommuneloven Stortingsmelding 36 «Det gode innkjøp» Direktoratet for IKT og forvaltnings hjemmeside: DIFI.no Veiledning i kjøp av konsulenttjenester, Statskonsult, (2. opplag 1996). (Daværende Statskonsult er nå DIFI, revisors kommentar). Regelverket om offentlige anskaffelser er omfattende. Revisjonen vil derfor blant annet utlede kriterier på grunnlag av følgende paragrafer i lov og forskrift om offentlige anskaffelser: Grunnleggende prinsipp i Lov om offentlig anskaffelser 5 og i Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) 2-1, 3-1, 3-2, 3-4, Kapittel 6. Rammeavtaler og dynamiske innkjøpsordninger, samt 9-1 og Utledede revisjonskriterier kan slik sett være: Det bør foreligge en anskaffelsesstrategi som sørger for at lov om offentlige anskaffelser blir overholdt. Alle anskaffelser skal så vidt mulig bygge på konkurranse og alle leverandører skal likebehandles. (FOA 3-1) Anskaffelser over kr skal settes ut på anbud. Utlysningen skal skje i Norsk Lysningsblad database DOFFIN, (FOA 9-1 og 18-1). Anskaffelser over EØS/ WTO- terskelverdiene 1 skal i tillegg lyses ut i EUs TED-database. Oppdragsgiver skal sikre at hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet ivaretas gjennom anskaffelsesprosessen. De valg som er gjort skal begrunnes, og det skal føres protokoll fra konkurransen som beskriver hele anskaffelsesprosessen (FOA 3-2). Kommunen bør benytte seg av rammeavtaler som fastsetter vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder (FOA kap. 6). Det bør så langt som mulig stilles miljøkrav i offentlige anskaffelser. Kommunens bør vektlegge livsykluskostnader i alle sine anskaffelser. Kommunen bør ha rutiner som sikrer at det tas hensyn til miljømessige konsekvenser under planleggingen av anskaffelsen. Kommunens innkjøpsreglement bør overholdes. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET 1 Terskelverdiene for bygg- og anleggsarbeider 40, 5 millioner ekskl mva. Miljøvennlige anskaffelser

21 Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Det kan være behov for ytterligere avgrensninger ved prosjektoppstart, dette vil bli beskrevet i selve forvaltningsrevisjonsrapporten. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Skiptvet kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Skiptvet kommune Organisasjonsledd som omfattes av Samtlige virksomheter Skiptvet kommune prosjektarbeidet Miljøvennlige anskaffelser

22 Spesialundervisning PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Blir det tilrettelagt for spesialundervisning i grunnskolen i Skiptvet kommune i henhold til gjeldende lovverk og statlige føringer? I tillegg til å besvare problemstillingen skal det gjøres en kartlegging av gruppestørrelser og lærertetthet. 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Spesialundervisning

23 Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke 193 timer på gjennomføringen av prosjektet. 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Spesialundervisning er mye omtalt i media, og undervisningsdepartementet har laget føringer for en tidlig intervensjon fra skolens side. Dette innebærer at skolen skal gjøre en vurdering på om eleven trenger en nærmere utredning av sakkyndig instans som er pedagogisk-psykologisk tjeneste, PPT. Hvis det foreligger forhold som krever utredning skal PPT foreta en sakkyndig vurdering. Denne saksgangen må alle landets kommuner gjennomføre for å oppfylle Opplæringslovas krav. Intensjonen er å hindre at elever faller fra gjennom det obligatoriske skoleforløpet på 10 år. Prosjektet tar for seg det generelle lovverket som styrer hvilke barn og ungdom som har krav på spesialundervisning og ser dette opp mot praksis i Skiptvet kommune. I prosjektet vil det ikke bli foretatt noen vurdering av kvaliteten i undervisningen. Det vil heller ikke bli gjort noen kvalitetsundersøkelser på de sakkyndige vurderingene og tilrådingene. I hovedsak vil det bli kontrollert om det foreligger sakkyndige rapporter før enkeltvedtak blir fattet, og hvordan disse vedtakene blir fulgt opp med blant annet individuelle opplæringsplaner, og halvårsrapporter. Følgende spørsmålsformuleringer kan være aktuelle i forbindelse med prosjektet: Får det enkelte barn tildelt spesialundervisning i samsvar med vedtak og det behov som er dokumentert av den faglige instansen Pedagogisk psykologisk tjeneste, PPT? Følger Skiptvet kommune lovverket og sine interne rutiner ved tildeling av spesialundervisning? Når Skiptvet kommune sine interne mål om spesialundervisning Aktuell metodikk kan være intervjuer, dokumentanalyser og kontroll i elevmapper til de elever som har tildelt vedtak om spesialundervisning. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. I tillegg til hovedproblemstillingen ønsket også kontrollutvalget en kartlegging av gruppestørrelser og lærertetthet i Skiptvet kommune. For kartleggingsdelen blir det ikke utledet revisjonskritere, eller gjort vurderinger av revisjonen. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV nr 61: Lov om grunnskolen og den videregåande opplæringa (opplæringslova). LOV nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) Udir: 2009: Veileder til opplæringsloven om spesialpedagogisk hjelp og spesialundervisning. FOR nr 724: Forskrift til opplæringslova. St.meld nr : Læring og fellesskap. NOU : Rett til læring. NOU 2010: Mangfold og mestring. Spesialundervisning

24 Mulige utledede revisjonskriterer kan være: Det skal foreligge en sakkyndig vurdering før vedtak om spesialundervisning gis. Den sakkyndige vurderingen skal vise at eleven har behov for spesialundervisning, og hvilket opplæringstilbud eleven skal ha. Vedtaket om spesialundervisning skal spesifikt angi antall årstimer som tilstås som spesialundervisning, eventuelt hvor mange årstimer som gjelder assistent. Vedtaket må grunngis hvis det avviker fra den sakkyndige vurderingen. Vedtaket skal være undertegnet av rektor ved skolen. Vedtaket skal være i tråd med reglene om enkeltvedtak, og skal være utformet etter følgende punkter: Vedtaket skal være skriftlig. Vedtaket skal være begrunnet, og det skal opplyses om hvilke faktiske forhold som ligger til grunn. Vedtaket skal inneholde en henvisning til hvilken lovhjemmel saken har vært vurdert i forhold til. Vedtaket skal inneholde informasjon om klagerett, klagefrist og fremgangsmåte ved klage. Det skal utformes en individuell opplæringsplan, IOP, for elever som mottar spesialundervisning. Skolen skal utarbeide halvårsvurdering for alle elever som har spesialundervisning og IOP. Skolene skal vektlegge tidlig innsats. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Det vil ikke bli foretatt noen vurderinger av kvaliteten på spesialundervisningen. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Skiptvet kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Skiptvet kommune Organisasjonsledd som omfattes av Grunnskolen prosjektarbeidet Spesialundervisning

25 Saksnr.: 2014/16998 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/127 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Skiptvet /20 Forvaltningsrevisjonsrapport "Etisk reglement og varslingsrutiner", Skiptvet kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Skiptvet: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjektet "Etisk reglement og varslingsrutiner", Skiptvet kommune tas til etterretning. 2. De 5 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten vedtas. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport "Etisk reglement og varslingsrutiner", Skiptvet kommune - Rapportens vedlegg 2. Rådmannens tilbakemelding, er unntatt offentlighet etter offentlighetslova 13, jamf. Forvaltningsloven 13.1 Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I forvaltningsrevisjonsrapporten konkluderes det med at: «Revisor ser at det er utarbeidet etiske retningslinjer og varslingsrutiner i Skiptvet kommune, og at det i noen grad blir arbeidet med dette. Allikevel finner revisor at kommunen har noen forbedringsområder, og fremmer følgende anbefalinger: Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler at kommunen innarbeider et punkt om ulike lovverk/forskrifter sett opp mot ulike fagområder i det etiske reglementet.

26 Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer sine rutiner i forhold til gjennomgang av det etiske reglementet og varslingsrutinene. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner slik at man gjennomfører en regelmessig undervisning av det etiske reglementet og varslingsrutinen for sine ansatte. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner for å verne den ansatte ved varsling. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret.» Vurdering Sekretariatet viser for øvrig til rapportens pkt 2 Sammendrag og pkt 4.4 Revisors vurderinger og konklusjoner. Revisjonen vil være tilstede i møtet og kan om ønskelig svare på eventuelle spørsmål fra utvalget.

27 opp RAPPORT OM xxxxxxxxxxxxxxxxx Forvaltningsrevisjonsrapport X xxxxxxxx KOMMUNE Etisk reglement og varslingsrutiner Skiptvet kommune ( Rapportens innhold og fakta er ikke verifisert ) Dette skal stå på forside n ved oversendelse av foreløpig rapport

28 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT SAMMENDRAG INNLEDNING Problemstillinger Avgrensning av prosjektet Revisjonskriterier Revisjonsmetoder PROBLEMSTILLING 1: Er det utarbeidet etisk reglement og varslingsrutiner? Herunder, benyttes det etiske reglementet og varslingsrutinene i praksis? Innledning Revisjonskriterier Revisors undersøkelse og innhentede data Revisors vurderinger og konklusjoner Anbefalinger RÅDMANNENS BEMERKNINGER Anbefalinger KILDEHENVISNINGER VEDLEGG Etisk reglement og varslingsrutiner

29 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT Revisjonen skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon 1 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriften innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. God kommunal revisjonsskikk er å følge RSK 001; Standard for forvaltningsrevisjon, utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund NKRF. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet Etisk reglement og varslingsrutiner er gjennomført i forhold til RSK 001. Prosjektet er gjennomført etter plan for forvaltningsrevisjon vedtatt i kontrollutvalget og kommunestyret i Skiptvet kommune, jamfør følgende vedtak: PS 12/ : 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1: «Fosterhjem» i 2013 Prosjekt 2: «Etisk reglement og varslingsrutiner» i Plan for forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for behandling innen utgangen av Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne myndigheten til kontrollutvalget. Etter kommuneloven skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Prosjektet er gjennomført etter vedtatt prosjektbeskrivelse i tidsrommet februar - mai Rapporten er oversendt kommunen for verifisering. Prosjektansvarlige revisors habilitet og uavhengighet sett opp mot kommunen og den undersøkte virksomheten er vurdert, og revisjonen finner ansvarlig revisor habil til å utføre prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Anne Widnes. I tillegg har stedlig revisor Lene Eilertsen deltatt i informasjonsinnsamlingen. Rapporten oversendes kommunen etter behandling i kontrollutvalget og kommunestyret. Revisor vil takke kontaktperson og andre som har deltatt i prosjektet, for hyggelig samarbeid i forbindelse med prosjektarbeidet. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Rakkestad 19. september 2014 Finn Skofsrud Distriktsrevisor Anne Widnes Forvaltningsrevisor 1 Kommunelovens kapittel og forskrift om revisjon av 1.juli 2004 kapittel 3 6. Etisk reglement og varslingsrutiner 1

30 2. SAMMENDRAG Formålet med prosjektet har vært å vurdere hvorvidt Skiptvet kommune har utarbeidet et etisk reglement og varslingsrutiner. Som et ledd i arbeidet er det foretatt et oppstartsintervju ved økonomi og personalsjef i kommunen. Det er også foretatt en spørreundersøkelse blant alle de ansatte i Skiptvet kommune. Videre er det foretatt dokumentanalyse av kommunens interne rutiner på området. Utgangspunktet for denne rapporten er følgende problemstilling: Er det utarbeidet etisk reglement og varslingsrutiner? Herunder, benyttes det etiske reglementet og varslingsrutinene i praksis? For å besvare problemstillingen har revisor valgt å arbeide etter følgende spørsmålsformuleringer: 1. Har kommunen et tilfredsstillende etisk reglement som er tilpasset kommunen og lovverk? 2. Er de etiske reglene tydelige og konkrete i sin utforming? 3. Er det etiske reglementet innarbeidet i de ulike virksomhetene? 4. Hvilke varslingsrutiner finnes i kommunen, og benyttes de i praksis? Det er viktig at ansatte og folkevalgte i en kommune opptrer på en måte som er med på å skape tillit slik at kommunen fremstår som en trygg tjenesteyter for sine innbyggere. Kommunen bør derfor ha et samlet etisk reglement som gir retningslinjer for en god etisk handlemåte. Revisor fikk utdelt Skiptvet kommunes etiske reglement, «Etiske retningslinjer gjeldende for politikere og ansatte i Skiptvet kommune». Revisor fant at det etiske reglementet dekker de sentrale punkt som er viktige for ansatte og folkevalgte å arbeide etter. Det etiske reglementet får en større oppmerksomhet og en bredere forankring dersom reglene er utarbeidet med hensyn på lokale forhold. Det betyr også at de ulike virksomhetene i en kommune blir trukket inn i utarbeidelsen av reglementet. Revisor ser at Skiptvet har innarbeidet visjoner i sitt reglement som Skiptvet kommune tidligere har innarbeidet som sitt varemerke. Derimot er ikke de enkelte virksomheter omtalt. Revisjonen er av den oppfatning at det bør innarbeides et punkt hvor det henvises til de ulike lovverk/forskrifter som er gjeldene innenfor arbeidsfeltet til de ulike virksomhetenes fagområder. Det er ikke spesifisert noen regler for når en oppdatering av det etiske reglementet og varslingsrutinene bør skje i lovverket. Det står imidlertid i Veilederen fra KS at arbeidet bør være som en målrettet kulturbygging. I begrepet målrettet kulturbygging legger revisor et jevnt arbeid med en gjennomgang av reglementet årlig. Revisor får opplyst at det etiske reglementet og varslingsrutinen blir gjennomgått og revidert en gang i løpet av kommunestyreperioden. Revisor er av den oppfatning at en gjennomgang av det etiske reglementet bør skje minst en gang i året. Om det da avdekkes forhold som bør endres bør man foreta en revisjon utover det systemet man har i dag med revisjon en gang hvert fjerde år. Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer sine rutiner i forhold til en gjennomgang av det etiske reglementet og varslingsrutinene. Det er viktig at de ansatte er kjent med kommunens etiske reglement og varslingsrutiner for at reglene skal fungere på en hensiktsmessig måte. Ved hjelp av spørreundersøkelse så revisor at ca 25 % av de ansatte er fra middels til lite kjent med det etiske reglementet og med hvor man finner det på sin arbeidsplass. På spørsmål om i hvor stor grad man er kjent med varslingsrutinene i kommunen er det 34,5 % som i middels til liten grad er kjent med varslingsrutinene. Videre ser revisor at 39,2 % av kommunens ansatte svarer «vet ikke» på spørsmålet om hvor ofte det etiske reglementet og varslingsrutinene blir gjennomgått på Etisk reglement og varslingsrutiner 2

31 arbeidsplassen. 32,5 % svarte at det etiske reglementet blir gjennomgått 1-2 ganger i året. Revisor ser ut i fra dette at det kan tyde på at det er enkelte virksomheter i kommunen som prioriterer gjennomgang av det etiske reglementet og varslingsrutinene, men at det også er virksomheter som ikke prioriterer dette. Revisjonen anbefaler kommunen om å vurderer sine rutiner slik at man gjennomfører en regelmessig undervisning for sine ansatte av det etiske reglementet og varslingsrutinene. Arbeidsmiljøloven sier at det er forbudt å gjøre gjengjeldelse mor arbeidstaker ved varsling. På spørsmål om i hvor stor grad man opplever at varsleren blir tatt hånd om av ledelsen svarer 33,4 % at varsleren blir tatt fra middels til svært dårlig hånd om av ledelsen. Dette tallet vurderer revisor til å være høyt. Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner for å verne den ansatte ved varsling. Konklusjon på problemstilling opp mot revisjonskriterier: Revisor ser at det er utarbeidet etiske retningslinjer og varslingsrutiner i Skiptvet kommune, og at det i noen grad blir arbeidet med dette. Allikevel finner revisor at kommunen har noen forbedringsområder, og fremmer følgende anbefalinger: Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler at kommunen innarbeider et punkt om ulike lovverk/forskrifter sett opp mot ulike fagområdet i det etiske reglementet Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler at kommunen vurderer sine rutiner i forhold til gjennomgang av det etiske reglementet og varslingsrutinene. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner slik at man gjennomfører en regelmessig undervisning av det etiske reglementet og varslingsrutinen for sine ansatte. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler kommunen om å vurdere sine rutiner for å verne den ansatte ved varsling. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Etisk reglement og varslingsrutiner 3

32 3. INNLEDNING 3.1 Problemstillinger Problemstilling 1: Er det utarbeidet etisk reglement og varslingsrutiner? Herunder, benyttes det etiske reglementet og varslingsrutinene i praksis? 3.2 Avgrensning av prosjektet Prosjektet tar for seg alle virksomheter i Skiptvet kommune. 3.3 Revisjonskriterier I henhold til standard for forvaltningsrevisjon må revisor fastsette revisjonskriterier for forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterier, ofte kalt foretrukket praksis, er uttrykk for krav eller forventninger til en funksjon, aktivitet, prosedyre, resultat eller lignende. Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder: lovverk, politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater. Revisjonskriterier for dette prosjektet er blitt utledet fra: Eksterne kriterier: LOV nr. 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV nr. 62: Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven) KS Veileder «Etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i kommunen». En nærmere utledning av revisjonskriterier fremkommer i rapporten. 3.4 Revisjonsmetoder For å besvare prosjektets problemstilling har revisor hatt oppstartintervju med økonomi- og personalsjef i Skiptvet kommune. Revisor har ved hjelp av Questback, gjennomført en spørreundersøkelse til samtlige av de 464 ansatte i kommunen. Det var 120 ansatte som responderte på spørreundersøkelsen, det vil si i underkant av 26 %. I tillegg har revisor foretatt dokumentanalyse av ulike interne dokumenter i kommunen. Dette er dokumenter så som det etiske reglementet, varslingsrutinen, og innkjøpsrutinen. Revisjonen finner kontrollhandlingene som gyldige og pålitelige til å kunne trekke konklusjoner. Etisk reglement og varslingsrutiner 4

33 4. PROBLEMSTILLING 1: Er det utarbeidet etisk reglement og varslingsrutiner? Herunder, benyttes det etiske reglementet og varslingsrutinene i praksis? 4.1 Innledning Det er viktig at de ansatte og folkevalgte i en kommune opptrer på en slik måte at innbyggerne får tillit til dem. Det er på denne måten en kommune kan fylle rollen som en god tjenesteyter, samfunnsutvikler, forvaltningsmyndighet og arbeidsgiver. For at innbyggerne skal få tillit til en kommune, bør de ansatte og folkevalgte opptre på en måte som fremstår som etisk korrekt. Kommunen bør derfor ha et samlet etisk reglement slik at alle har de samme retningslinjene de følger. De etiske reglene bør ha visse kjerneverdier, samtidig som det er viktig at de speiler den aktuelle kommunen de regulerer. En kommune er arbeidsgiver for et stort antall mennesker. Det er derfor viktig at kommunen har på plass varslingsrutiner slik at arbeidstaker har en henvendelseslinje som kan benyttes når man mener at det er forhold ved arbeidsplassen, eller at det er begått handlinger som det er grunn til å varsle om. Varslingsrutinene skal være med på å skape en grunnleggende trygghet for arbeidstakerne, men også for arbeidsgiver som på denne måten kan sikre at arbeidstagerne har den nødvendige sikkerhet. 4.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterie 1: Kommunen bør ha utarbeidet et etisk reglement for sine ansatte og folkevalgte. Revisjonskriterie 2: Det etiske reglementet bør være tilpasset kommunen spesielt. Revisjonskriterie 3: Det etiske reglementet og varslingsrutinen bør revideres jevnlig for å holdes oppdaterte. Revisjonskriterie 4: De ansatte bør være kjent med det etiske reglementet og varslingsrutinene, og kommunen bør således ha en regelmessig gjennomgang av dette med sine ansatte. Revisjonskriterie 5: Kommunen skal ha utarbeidet rutiner for intern varsling, eventuelt sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling. Revisjonekriterie 6: Kommunen skal verne den ansatte ved varsling. Etisk reglement og varslingsrutiner 5

34 4.3 Revisors undersøkelse og innhentede data Kommunen bør ha utarbeidet et etisk reglement for sine ansatte og folkevalgte. Formålsparagrafen i kommuneloven sier at «loven skal legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard». I tillegg har KS utarbeidet en veileder om etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i kommunen. Det synliggjøres i veilederen behovet for en enhetlig mal med etiske regler for alle ansatte og andre som er involvert i en arbeidsplass i en kommune. Det blir derfor viktig at kommunen har utarbeidet et etisk reglement som gir samme regler for alle ansatte og de folkevalgte. På oppstartsintervjuet fikk revisor opplyst at Skiptvet kommune har et eget etisk reglement. Det etiske reglementet, samt en etikkplakat, er distribuert rundt til de ulike virksomhetene i kommunen. Etikkplakaten skal henge på virksomhetens oppslagstavle. Det etiske reglementet skal ligge lett tilgjengelig for de ansatte. I tillegg så ligger det etiske reglementet ute på kommunens intranett. Revisor fikk utdelt «Etiske retningslinjer gjeldende for politikere og ansatte i Skiptvet kommune» og «Etikkplakaten». Dokumentet om de etiske retningslinjene er på 4 sider, og inneholder følgende punkt: 1 Formål 2 Etisk ansvar og lojalitet 3 Habilitet 4 Kommunale innkjøp 5 Privat bruk av kommunens eiendeler 6 Bruk av internett og epost 7 Tilsetting og ansettelser 8 Taushetsplikt 9 Brudd på etiske retningslinjer 10 Varsling om kritikkverdige forhold Det er en utdypende tekst under hvert punkt. Etikkplakaten inneholder de sammen punktene bare i en forkortet versjon. Det etiske reglementet bør være tilpasset kommunen spesielt. Veilederen fra KS sier at de etiske reglene får bedre forankring og større oppmerksomhet hos de som skal anvende den dersom reglene er utarbeidet lokalt. I Skiptvet kommunes etiske reglement står det i 1 at det er viktig for kommunen at man har et godt omdømme hvor innbyggere og andre aktører har sterk tillit til kommunen som tjenesteyter. Det står at kommunen har en visjon «Klart vi kan» som skal ligge til grunn ved alt arbeidet som utføres i kommunen. Det står videre at alle i Skiptvet; ansatte, innbyggere og folkevalgte, må yte sitt beste for - Innbyggerne fra vugge til grav - Kultur- og foreningsliv - Natur- og miljøvern - Godt og trygt oppvekstmiljø for barn og unge. I 2 står det at Skiptvet kommune legger vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Etisk reglement og varslingsrutiner 6

35 Prosent Det etiske reglementet og varslingsrutinene bør revideres jevnlig for å holdes oppdatert. På oppstartsintervjuet fikk revisor opplyst at det etiske reglementet blir oppdatert en gang i løpet av en kommunestyreperiode. Revisor ser at det etiske reglementet ble sist revidert i kommunestyresak 28 i Dette gjaldt både for etikkplakaten og det etiske reglementet. Kommunens varslingsrutiner ble vedtatt i arbeidsmiljøutvalget , sak 5/08. Revisor fikk videre opplyst av kontaktperson på oppstartsintervjuet at det ikke er nedfelt noen retningslinjer for når en revidering av det etiske reglementet og andre rutiner skal finne sted. Kontaktperson sa at det ikke foreligger retningslinjer for hvem som har ansvar for at en slik revidering skal finne sted. De ansatte bør være kjent med det etiske reglementet og varslingsrutinene, og kommunen bør således ha en regelmessig gjennomgang av dette med sine ansatte. På oppstartsintervjuet fikk revisor opplyst fra kontaktpersonen at det ikke var noen fast rutine for når en gjennomgang av det etiske reglementet skulle finne sted i kommunen. Figuren under viser svarprosenten på spørsmålet «I hvor stor grad er du kjent med det etiske reglementet i kommunen på en skala fra 1 til 6 hvor 1 er i svært liten grad og 6 er i svært stor grad: Figur1: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 16.2% 26.5% 23.1% 23.9% 10% 0% 4.3% 6.0% Kilde: Spørreundersøkelse fra Questback sendt til de ansatte i Skiptvet kommune Av figuren ser vi at 4,3 % svarte alternativ 1, det var 6 % som svarte alternativ 2. Videre svarte 16,2 % alternativ 3 og 26,5 % svarte alternativ 4. 23,1 % svarte alternativ 5, mens 23,9 % svarte alternativ 6. Det var i alt 117 respondenter på dette spørsmålet. Etisk reglement og varslingsrutiner 7

36 Prosent Prosent Følgende figur viser svarene på spørsmålet om man visste hvor man finner det etiske reglementet på sin arbeidsplass: Figur 2: 100% 90% 80% 76.7% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 23.3% 10% 0% 1 2 Kilde: Spørreundersøkelsen fra Questback sendt til de ansatte i Skiptvet kommune. Vi ser her at 76,7 % svarte ja, mens 23,3 % svarte nei. På dette spørsmålet var det 120 respondenter. På spørsmålet om i hvor stor grad man er kjent med varslingsrutinene i kommunen fikk vi følgende svar fra de ansatte i kommunen hvor 1 er i svært liten grad og 6 er i svært stor grad: Figur 3: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 25.2% 23.5% 16.0% 16.8% 7.6% 10.9% Kilde: Spørreundersøkelse fra Questback sendt til de ansatte i Skiptvet kommune. Vi ser her at 7,6 % svarte alternativ 1, 10,9 % svarte alternativ 2, 16 % svarte alternativ 3, 25,2 % svarte alternativ 5, mens 23,5 % svarte alternativ 6. Det var i alt 119 respondenter på dette spørsmålet. Etisk reglement og varslingsrutiner 8

37 Prosent På spørsmålet om hvor ofte det etiske reglementet blir gjennomgått på arbeidsplassen fikk vi følgende svar fra de ansatte i kommunen: Figur 4: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 39.2% 32.5% 20.8% 7.5% Kilde: Spørreundersøkelse fra Questback sendt til de ansatte i Skiptvet kommune. Vi ser her at 20,8 % svarte «aldri», 32,5 % svarte «1-2 ganger i året», 7,5 % svarte «mer enn 2 ganger i året», mens 39,2 % svarte «vet ikke». I alt 120 responderte på dette spørsmålet. Kommunen skal ha utarbeidet rutiner for intern varsling, eventuelt sette i verk andre tiltak som legger til rette for intern varsling. Revisor fikk utdelt «Rutiner for varsling» og «Varslingsplakaten» på oppstarstintervjuet. Disse er vedtatt av arbeidsmiljøutvalget i møte Rutinene for varsling viser til aktuelle lovhjemler i arbeidsmiljøloven som hjemler varsling. Videre inneholder rutinene følgende punkt: 1- Varsling om kritikkverdige forhold 2- Hva er kritikkverdige forhold 3- Hvordan skal kritikkverdige forhold varsles 4- Forholdet til den som varsler 5- Forholdet til den det varsles om dersom det gjelder en person 6- Informasjon om rutine for varsling. Under hvert punkt er det utfyllende forklaringer. Varslingsplakaten er på samme måte som etikkplakaten en forkortet versjon av varslingsrutinene. Varslingsplakaten skal henge rundt om på virksomhetenes oppslagstavler i kommunen. Kontaktpersonen i kommunen opplyste på oppstartsintervjuet at kommunen har et elektronisk system for varsling. Dette skjer via mail som går til nærmeste leder. Tillitsvalgt, verneombud og neste lederledd opp i organisasjonen kan også varsles. En ulempe ved systemet er at rådmannen ikke kan gå inn i systemet og ta ut rapporter om varsling. Denne svakheten ved systemet er meldt inn til administrator av systemet som skal undersøke hvordan dette kan endres. Videre sa kontaktpersonen at varsling ikke forekommer ofte. Men det forekommer, og kommunen får dermed bevis for at varslingssystemet fungerer. Det er ofte mellommenneskelige forhold det varsles om. På spørsmål om man ville utdype sitt svar på om i hvor stor grad man er kjent med varslingsrutinene i kommunen var det 13 respondenter som valgte å utdype svaret sitt. Etisk reglement og varslingsrutiner 9