Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Hobøl Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Tidspunkt: kl. 15:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post [email protected] Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Høbøl, Harald Westby Leder (sign.) -1-

2 Kontrollutvalget Hobøls møte Sakliste U.off. PS 14/22 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/23 PS 14/24 PS 14/25 PS 14/26 Plan for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport "Tjenesteutøvelse i barnevernet", Hobøl kommune Informasjon fra revisjonen Eventuelt -2-

3 Saksnr.: 2014/20556 Dokumentnr.: 2 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /22 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Protokoll fra kontrollutvalgets møte , legges frem til godkjenning -3-

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Hobøl Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 15:00 til kl. 16:40 Møtested: Hobøl kommune, møterom 1 Fra til saksnr.: 14/15-14/21 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Harald Westby, Leder X Lars Ødeby X Asmer Helez X Synnøve Wangberg Ihlebekk, ikke møtt Simen Gjølsjø, X Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra administrasjonen: Rådmann og Ordfører under sak 14/16 Møtende fra revisjonen: Anita Rønningen og Bjørn Karlsen... Harald Westby Lars Ødeby Asmer Helez Leder. Synnøve Wangberg Ihlebekk. Simen Gjølsjø Merknader Kontrollutvalget Hobøls møte Sakliste U.off. PS 14/15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/16 PS 14/17 PS 14/18 PS 14/19 Overordnet analyse Oppdragsvurdering og revisors uavhengighet IØKR IKS- planlagte ressurser og tidsforbruk i Hobøl kommune 2014 Overordnet revisjonsstrategi Hobøl kommune PS 14/20 Møteplan 2. halvår 2014 PS 14/21 Eventuelt -4-

5 PS 14/15 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 14/16 Overordnet analyse Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utvalget ønsker å få fremlagt, på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger for Hobøl kommune, forslag til prosjektbeskrivelser til forvaltningsrevisjonsprosjekt på følgende områder: 1. xx 2. xx Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Rådmann fikk ordet, og redegjorde for administrasjonens side av saken. Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget drøftet saken. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Utvalget ønsker å få fremlagt, på bakgrunn av risiko- og vesentlighetsvurderinger for Hobøl kommune, forslag til prosjektbeskrivelser til forvaltningsrevisjonsprosjekt på følgende områder: 1. Post og arkivrutiner 2. Krise og beredskapsplaner, ROS-analyse 3. Ledelse og evaluering av omorganiseringsmodell i kommunen 4. Antikorrupsjon -5-

6 PS 14/17 Oppdragsvurdering og revisors uavhengighet Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Revisjonens oppdragsvurdering og notat om vurdering av revisors uavhengighet, tas til orientering PS 14/18 IØKR IKS- planlagte ressurser og tidsforbruk i Hobøl kommune 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Hobøl kommune, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Revisjonen redegjorde for saken Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Indre Østfold Kommunerevisjon IKS - Planlagte ressurser og tidsforbruk 2014 i Hobøl kommune, tas til orientering -6-

7 PS 14/19 Overordnet revisjonsstrategi Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Hobøl kommune for året 2014 tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Revisjonen redegjorde for saken og svarte på spørsmål fra utvalget Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Utarbeidet overordnet revisjonsstrategi for Hobøl kommune for året 2014, tas til orientering. PS 14/20 Møteplan 2. halvår 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2014: 1. møte: tirsdag 7. oktober 2014 kl. 15:00 2. møte: tirsdag 18. november 2014 kl. 15:00 Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 2. halvår 2014: 1. møte: tirsdag 7. oktober 2014 kl. 15:00-7-

8 2. møte: tirsdag 18. november 2014 kl. 15:00 PS 14/21 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Hobøls behandling : - Rådmann informerte om status for arbeidet med ny organisasjon av kommunen. Kontrollutvalget Hobøls vedtak/innstilling : - Rådmanns informasjon om status for arbeidet med ny organisasjon av kommunen, tas til orientering -8-

9 Saksnr.: 2014/20556 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /23 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar plan for forvaltningsrevisjon. 2. Ut fra vedlagte prosjektbeskrivelser vedtar kontrollutvalget følgende 2 prosjekter i rekkefølge i planperioden: Prosjekt 1 Prosjekt 2 3. Plan for forvaltningsrevisjon oversendes kommunestyret for behandling innen utgangen av 2014, med følgende innstilling: - Plan for forvaltningsrevisjon, vedtas - Dersom det skulle være behov for å endre planen, delegeres denne beslutningen til kontrollutvalget Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Revisjonsplan forvaltningsrevisjon Prosjektbeskrivelse Arkivsystemer og postrutiner Prosjektbeskrivelse Krise- og beredskapsplaner Prosjektbeskrivelse Antikorrupsjonsplaner og antikorrupsjonstiltak Prosjektbeskrivelse Omorganiseringsmodell Saksopplysninger Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. -9-

10 Kontrollutvalget behandlet i møte sak 14/16 Overordnet analyse. Ut fra risiko- og vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med områdene: - Post og arkivrutiner - Krise og beredskapsplaner, ROS-analyse - Ledelse og evaluering av omorganiseringsmodell i kommunen - Antikorrupsjon. Jamfør forskrift om kontrollutvalg 10 skal planen behandles i kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å endre planen. Vurdering Indre Østfold Kommunerevisjon IKS fikk i oppdrag av kontrollutvalget å utarbeide overordnet analyse. Med bakgrunn i den overordnede analysen har revisjonen utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon. -10-

11 Revisjonsplan forvaltningsrevisjon for Revisjonsplan Marker kommune Forvaltningsrevisjon Hobøl kommune

12 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. INNLEDNING Hjemmel for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 4 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS 6 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON 6 4. PLAN Identifisering og prioritering av prosjekter Endringer i plan Endelig plan for alle kommuner 8 Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

13 1. INNLEDNING 1.1. Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger, herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) Regelverket etterleves, d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav, f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering på forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Ved gjennomføring av prosjekter benyttes standard RSK 001 utarbeidet av NKRF 1, Standard for forvaltningsrevisjon Hva er forvaltningsrevisjon? Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har etablert en egen standard (RSK001) og veileder for forvaltningsrevisjon. Denne definerer begrepet forvaltningsrevisjon i kommunal sammenheng. Hensikten med en forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, kan det blant annet settet fokus på økonomi, måloppnåelse og oppfølging av lovverk. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større kvalitet til tjenestene, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markeder skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Det er også viktig at folkevalgte får nøytral styringsinformasjon. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen, og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget blant annet til: 1 NKRF - Norges Kommunerevisor Forening Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

14 Å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger Å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for - å styrke kommunestyrets grunnlag for styring - kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen - ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/ økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse - rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift 1.3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon har sitt utspring i en overordnet analyse. Den overordnede analysen er basert på innsamlet skriftlig informasjon og statistikk, spørreundersøkelser og samtaler med rådmann/ ordfører, eventuelle andre folkevalgte og administrasjon. På bakgrunn av denne analysen legges det opp til en utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter basert på risikoog vesentlighetsvurderinger. Hensikten med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det skal være mulig for kontrollutvalget å legge plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I uttrykket risiko- og vesentlighetsvurderinger menes at det skal gjøres en vurdering av hvilke områder i kommunens virksomheter det er risiko for vesentlige avvik. Dette i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Ved utformingen av et prosjekt vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalget de nødvendige opplysninger for deres kontroll med kommunen. Forvaltningsrevisjon skal organiseres som et prosjekt og består av fasene som figuren på neste side illustrerer: Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

15 Syklusen i forvaltningsrevisjon: 1.Overordnet analyse 2. Kontrollutvalget velger område(r) 3. Kontrollutvalget og kommunestyret vedtar prosjektbeskrivelser og forvaltningsrevisjonsplan 4. Prosjekt startes opp (Møte i kommunen) 5. Prosjekt gjennomføres 6. Rapport ferdigstilles, med verifisering av kontaktperson 7. Rådmann svarer skriftlig på anbefalinger 8. Kontrollutvalg behandler rapport med anbefalinger, inkl administrasjonens tilbakemelding 9. Rapport oversendes kommunestyret til behandling 10. Oppfølgingsrapport utarbeides av revisjon ca 1 år etter kommunestyrebehandling 11. Oppfølgingsrapport behandles i kontrollutvalg og kommunestyret Figur 1 Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

16 2. ORGANISERING AV FORVALTNINGSREVISJON I IØKR IKS Forvaltningsrevisjon er organisert som egen faggruppe i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS. Gruppen består av: Forvaltningsrevisor Marianne Wesche Forvaltningsrevisor Anne Widnes Fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen I tillegg deltar distriktsrevisor Finn Skofsrud i gruppens møter. I figuren nedenfor fremkommer det hvor i organisasjonen gruppen er plassert. Distriktsrevisor Finn Skofsrud Regnskapsrevisjonsgruppen Forvaltningsrevisjonsgruppen Figur 2 For år 2014 er 2,5 årsverk satt av til forvaltningsrevisjon. 3. PLANLEGGING AV FORVALTNINGSREVISJON I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (FOR nr 905) 9 skal kontrollutvalget påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I 10 heter det at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon minst en gang i valgperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. I Indre Østfold kommunerevisjon gjennomføres den overordnede analysen og utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon hvert 2. år. Dette dokumentet er således et plandokument som viser hvordan forvaltningsrevisjon vil prioriteres og velges for kommende toårsperiode, Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å endre denne. Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

17 4. PLAN 4.1. Identifisering og prioritering av prosjekter I tabellen under vises en oversikt over hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som tidligere er blitt gjennomført i Hobøl kommune: Prosjekt: Årstall for gjennomført prosjekt: Forsikringsordningen i kommunen 1996 Budsjettkontroll og budsjettrutiner 1998 Byggeprosjekt 1998 Tildeling av helsetjenester 2001 Ressursbruk i skolen og foreldrebetaling i SFO 2000 Forskuddsfordeling av skattemuligheter og 2002 renteinntekter Anbudsrutiner og anbudspraksis 2005 Felles KOSTRA 2005 Økonomisk sosialhjelp 2006 Byggesaksbehandling 2006 Vedlikehold av kommunale bygninger 2006 Tildeling av barnevernstjenester 2008 Ressursstyring i grunnskolen 2009 Bruk av konsulenttjenester 2011 Pleie og omsorg 2012 Ble avlyst underveis av kontrollutvalget Spesialundervisning 2013 Tildeling av barneverntjenester 2014 Kontrollutvalget behandlet i møte 2. september 2014 sak om overordnet analyse. Ut fra risikoog vesentlighetsvurderingen i den overordnede analysen, ble det fattet vedtak om å gå videre med følgende områder: post- og arkiveringssystemer, ROS-analyser/ krise- og beredskapsplaner, ledelse/ evaluering av omorganiseringsmodellen som blir gjennomført i 2014, samt antikorrupsjonsplaner med tiltak. Det skal avholdes to prosjekter i kommende toårsperiode i Hobøl kommune. For kommende periode ble således følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter valgt i Hobøl kommune: Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget Blir satt inn etter vedtak i kontrollutvalget I tillegg vil det bli avsatt ressurser til oppfølging av prosjekter gjennomført i siste planperiode. Det er avsatt 616 timer til forvaltningsrevisjon i toårsperioden. Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

18 4.2. Endringer i plan Dersom det skulle være behov for å endre planen må dette tas opp i egen sak i kommunestyret. Kommunestyret kan imidlertid delegere denne beslutningen til kontrollutvalget Endelig plan for alle kommuner Endelig fremdriftsplan for alle kommuner i Indre Østfold Kommunerevisjon IKS sitt distrikt vil bli utarbeidet og lagt frem for kontrollutvalget til orientering etter at alle kommunestyrene/bystyrene har behandlet plan og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Indre Østfold kommunerevisjon IKS September 2014 Anita Rønningen Fagansvarlig forvaltningsrevisor Finn Skofsrud Distriktsrevisor Plan for forvaltningsrevisjon 2015 til

19 Arkivsystemer og postrutiner PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Har kommunen tilfredsstillende systemer for post og arkiv, sett opp mot lovverk og statlige føringer? Herunder overholdes kommunens rutiner og systemer? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 215 timer på gjennomføringen av prosjektet. Arkivsystemer og postrutiner -19-

20 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Da forvaltningsrevisjonen gjennomførte overordnet analyse av Hobøl kommune i 2014, kom det frem i møte med ordfører og rådmann at det var noen utfordringer vedrørende arkiveringssystemer og rutiner i forbindelse med dette. De syntes det hadde vært fint med en gjennomgang av hva som er arkivverdig og hva som ikke er. ACOS blir nå det generelle arkivsystemet for kommunen. Rådmann ønsket derfor en vurdering på om dette er godt nok for å ivareta eksempelvis elevmapper, barnevern og lignende. ACOS har en midlertidig godkjenning som elektronisk arkiv. Rådmann påpekte at en statlig strategi er at det skal innføres mer og mer elektronisk arkivering, og kommunen ønsker derfor å fase ut papirarkiv. Beviste holdninger hos de ansatte på hva som er offentlige journaler er viktig. Ordfører ønsket også en gjennomgang av postrutiner/ arkiveringsrutiner spesielt sett opp mot e-post. Dette fordi det kommer mange e-post daglig, og det «syndes» ofte med arkivering av disse. Kontrollutvalget sa i behandlingen av den overordnede analysen at de spesielt ønsket en gjennomgang av hvordan post blir behandlet innen virksomhet som omhandler plan-/dele- /byggesak. For å besvare prosjektets problemstilling kan følgende metodikk benyttes: intervjuer, kontrollhandlinger/ dokumentanalyser av kommunens dokumenthåndteringsrutiner, kontrollhandlinger i sentralarkiv/ kopibok/ inngående og utgående dokument, samt stikkprøver for å kontrollere e-post som blir mottatt/ sendt i kommunen. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV nr 126: Lov om arkiv LOV nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker FOR nr 988: Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen (eforvaltningsforskriften) FOR nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv Hobøl kommunes dokumenthåndteringsrutiner Mulig utledede revisjonskriterier kan være: Kommunen bør ha utarbeidet dokumenthåndteringsrutiner. Disse bør inneholde: mottak og åpning av vanlig post hvem har ansvaret arkivbegrensning Har kommunen papirarkiv og ikke elektronisk arkiv, og mottar saksdokumenter på annet medium enn papir, må man sørge for at slike dokumenter skrives ut på papir, og arkivert. Saksdokumenter skal journalføres i journalen før de går til saksbehandling. Dette gjelder også hastesaker. (Dette for å dokumentere og ha oversikt over hvilke dokumenter organet har mottatt til saksbehandling.) Organet skal normalt lage kopibok. Den skal inneholde kopi av alle undertegnede dokumenter som er sendt ut fra organet. Det bør være rutiner for hvem som har ansvar for at de ulike dokumenter kommer i kopiboka. Kommunen skal ha stadfestet hvordan man skal forholde seg til elektronisk kommunikasjon, forebygge risiko og informere brukere om eventuell risiko ved bruk av elektronisk kommunikasjon. Kommunens dokumenthåndteringsrutiner skal følges. Arkivsystemer og postrutiner -20-

21 Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Hobøl kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Arkivsystemer og postrutiner -21-

22 Krise- og beredskapsplaner PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLINGER: Er kommunale ROS-analyser, og krise- og beredskapsplaner, utformet i overensstemmelse med statlige føringer? Herunder om kommunen har tilfredsstillende rutiner og prosedyrer for varsling og ansvarsfordeling ved kriser og ulykker? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 215 timer på gjennomføringen av prosjektet. Krise- og beredskapsplaner -22-

23 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Lov og forskrift om kommunal beredskapsplikt skal sikre at kommunen ivaretar befolkningens sikkerhet og trygghet. Kommunen skal arbeide systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet på tvers av sektorer i kommunen, med sikte på å redusere risiko for tap av liv, eller skade på helse, miljø og materielle verdier. For å besvare prosjektets problemstilling, og avkrefte eller bekrefte revisjonskriteriene vil revisjonen gjøre diverse kontrollhandlinger. Herunder intervjuer med de som har ansvar for å utarbeide beredskapsplaner i kommunen. Kontrollhandlinger/ dokumentanalyser i ROSanalyser og beredskapsplaner. Dokumentanalyser i eventuelle kommunestyrebehandlinger. Kommunens varslingsrutiner vil også bli kontrollert. Spørreundersøkelse til kommunens kriseledelse kan også være aktuell kontrollhandling. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV nr 71: Plan og bygningsloven. 3-1, 4-3, 11-4 første ledd og LOV nr 45 Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven): 14, 15 FOR nr 894: Forskrift om kommunal beredskapsplikt: 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8. Mulig utledede revisjonskriterier kan være: Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS analyse) Kommunen skal ha utarbeidet en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse, hvor det skal kartlegges uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurderes sannsyneligheten for at disse hendelsene inntreffer, og hvordan de i så fall kan påvirke kommunen. Risiko og sårbarhetsanalysen skal legges til grunn for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap, herunder ved utarbeiding av plan for planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Risiko- og sårbarhetsanalysen skal oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal forankres i kommunestyret. Analysen skal som et minimum omfatte: a) eksisterende og fremtidige risiko- og sårbarhetsfaktorer i kommunen. b) risiko og sårbarhet utenfor kommunens geografiske område som kan ha betydning for kommunen. c) hvordan ulike risiko- og sårbarhetsfaktorer kan påvirke hverandre. d) særlige utfordringer knyttet til kritiske samfunnsfunksjoner og tap av kritisk infrastruktur. e) kommunens evne til å opprettholde sin virksomhet når den utsettes for en uønsket hendelse og evnen til å gjenoppta sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. f) behovet for befolkningsvarsling og evakuering. Kommunen skal påse at relevante offentlige og private aktører inviteres med i arbeidet med utarbeidelse av risiko- og sårbarhetsanalysen. Krise- og beredskapsplaner -23-

24 Der det avdekkes behov for videre detaljanalyser skal kommunen foreta ytterligere analyser eller oppfordre andre relevante aktører til å gjennomføre disse. Kommunen skal stimulere relevante aktører til å iverksette forebyggende og skadebegrensende tiltak. Beredskapsplan Med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal kommunen: a) utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet. b) vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven). Kommunen skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Beredskapsplanen skal inneholde en oversikt over hvilke tiltak kommunen har forberedt for å håndtere uønskede hendelser. Som et minimum skal beredskapsplanen inneholde en plan for kommunens kriseledelse, og deres ansvar roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. Varslingslister over aktører som har en rolle i kommunens krisehåndtering, ressursoversikt som inneholder opplysninger om hvilke ressurser kommunen selv har til rådighet, og hvilke ressurser som er tilgjengelig hos andre aktører ved uønskede hendelser., evakueringsplan og plan for informasjon til befolkningen (befolkningsvarsling), media, og egne ansatte. Der det er hensiktsmessig bør det etableres samarbeid mellom kommuner om lokale og regionale løsninger av forebyggende og beredskapsmessige oppgaver, med sikte på best mulig utnyttelse av de samlede ressurser. Hver kommune skal ha en egen beredskapsplan og helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i henhold til forskriften. Kommunens beredskapsplan skal til enhver tid være oppdatert, og som et minimum revideres en gang pr. år. Av planen skal det fremgå hvem som har ansvaret for oppdatering av planen og når planen sist er oppdatert. Kommunens beredskapsplan skal øves hvert annet år. Scenarioene for øvelsene bør hentes fra kommunens helhetlige risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen skal øve sammen med andre kommuner og relevante aktører der valgt scenario og øvingsform gjør dette hensiktsmessig. Kommunen skal ha et system for opplæring som sikrer at alle som er tiltenkt en rolle i kommunens krisehåndtering har tilstrekkelige kvalifikasjoner. Kommunen skal etter øvelser og uønskede hendelser evaluere krisehåndteringen. Der evalueringen gir grunnlag for det skal det foretas nødvendige endringer i risiko- og sårbarhetsanalysen og beredskapsplaner. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet vil være basert på systemrevisjon, og er begrenset til å omhandle rutiner og planverk for kommunens ROS-analyse, og krise- og beredskapsarbeid. Det vil ikke bli gjort undersøkelser som sier noe om kvaliteten på beredskapsarbeidet i praksis. Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som Krise- og beredskapsplaner -24-

25 ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Hobøl kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Krise- og beredskapsplaner -25-

26 Antikorrupsjonsplaner og antikorrupsjonstiltak PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Har kommunen utarbeidet et system for antikorrupsjon? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 215 timer på gjennomføringen av prosjektet. Antikorrupsjon -26-

27 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: «Den norske befolkningen skal være trygg på at kommuner/ fylkeskommuner ivaretar fellesskapets beste, basert på demokratiske prosesser og rettferdig utøvelse av lokal myndighet. Kommunesektoren leverer de fleste grunnleggende tjenestene til befolkningen. Politikere, ledere og medarbeidere kan komme i situasjoner som gir mulighet til å misbruke posisjon, tillit og makt. Personer utenfor kommunen kan også fremme særinteresser og utøve press som kan være vanskelig å håndtere og sette den enkeltes integritet på prøve. Ved å erkjenne risikoen for korrupsjon kan kommuner/ fylkeskommuner og kommunale bedrifter arbeide med å forebygge og forhindre at korrumperende atferd utvikler seg, og styrke muligheten til å avdekke saker. Gode rutiner for kontroll og oppfølging er også viktig for å forebygge og avdekke misligheter, eller korrupsjon. Ved å vise omverdenen at risikoen for korrupsjon tas alvorlig, signaliserer kommuner/ fylkeskommuner og kommunale bedrifter at de vil sikre en høy etisk standard og markere at det ikke vil lønne seg å misbruke posisjon og tillit for å tilgodese seg selv eller andre, eller å fremsette tilbud om det,» (Beskytt kommunen: Transparency International Norge 2013). Med system for antikorrupsjon menes her kommunens systematiske arbeid mot korrupsjon. I norsk straffelov er korrupsjon definert slik ( 276 a): - Å kreve, motta, eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv, eller oppdrag. Samt: -Å gi, eller tilby noen en utilbørlig fordel i anledning stilling, verv, eller oppdrag. Aktuell metodikk i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet kan være: intervjuer, spørreundersøkelser og dokumentanalyser. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: «Beskytt kommunen! Håndbok i antikorrupsjon» Utgitt av Transparency International Norge Etikkportalen.no KS «Rådmannens internkontroll Hvordan få orden i eget hus?» KS 2013 Eksempler på utledede revisjonskriterier kan være: Kommunen bør ha et system for å forebygge at korrupsjon oppstår. Kommunen bør ha et system som øker muligheten for å avdekke eventuell korrupsjon. Kommunen bør ha en beredskap for å håndtere en eventuell korrupsjon. Kommunen bør sørge for at antikorrupsjonsplaner inngår i de kommunale kjerneprosessene, herunder politiske beslutningsprosesser, myndighetsutøvelse og saksbehandling, samt tjenesteproduksjon. Kommunen bør sørge for at antikorrupsjonsplaner bør omfatte de sentrale støtteprosessene. Herunder økonomiforvaltning, anskaffelser, personalforvaltning og IKT-drift. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. Antikorrupsjon -27-

28 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Hobøl kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Antikorrupsjon -28-

29 Omorganiseringsmodell PROSJEKTBESKRIVELSE 1. BAKGRUNN FOR PROSJEKTET Revisjonen skal i henhold til kommuneloven kapittel og forskrift om revisjon av 1. juli 2004 kapittel 3 6, utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriftens 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger herunder om: a) Forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. b) Forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området. c) Regelverket etterleves. d) Forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige. e) Beslutningsgrunnlaget fra administrasjon til de politiske organ samsvarer med offentlige utredningskrav. f) Resultatene i tjenesteproduksjon er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 2. PROSJEKTETS PROBLEMSTILLING: Er omorganiseringsmodellen som ble igangsatt i 2014, i Hobøl kommune, formålstjenlig? 3. PREMISSER FOR PROSJEKTARBEIDET Prosjektet gjennomføres av forvaltningsrevisjonsgruppen i samarbeid med kommunegruppen. Forvaltningsrevisjonsgruppen forbereder prosjektet. Kartlegging av organisering og innhenting av materiale gjennomføres i samarbeid med kommunegruppene. Forvaltningsrevisjonsgruppen har ansvaret for å avslutte arbeidet med en prosjektrapport. Rapporten oversendes kontrollutvalget etter vanlige rutiner. Det er forventet at revisjonen vil bruke ca 215 timer på gjennomføringen av prosjektet. Omorganiseringsmodell -29-

30 4. UTDYPING AV PROSJEKTOPPGAVEN: Prosjektet vil omhandle den omorganiseringen som ble gjennomført i Hobøl kommune i Slik sett vil det i prosjektet blant annet gjøres en evaluering av omorganiseringsmodellen. Aktuelle kontrollhandlinger kan være dokumentanalyser av politiske vedtak og andre relevante dokumenter/ rutiner og systemer. Analyser av ulike delegasjoner/ fullmakter, samt kontrollhandlinger av kommunens delegasjonsreglement. Det kan også gjennomføres intervjuer, og eventuelt spørreundersøkelse blant ansatte. Andre aktuelle kontroll og tilsynshandlinger vil bli utdypet i selve prosjektet. 5. REVISJONSKRITERIER kan bli utledet av: LOV nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) KS Rådmannens internkontroll Orden i eget hus PricewaterhouseCoopers Rapport til Kommunal- og regionaldepartemantet: Internkontroll i kommuner. OT.prp. nr. 70 ( ) Politiske vedtak om omorganisering i Hobøl kommune «Beste praksis» Kommunelovens formålsparagraf ( 1) beskriver at formålet med denne lov er å legge forholdene til rette for et funksjonsdyktig kommunalt og fylkeskommunalt folkestyre, og for en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresser innenfor rammen av det nasjonale fellesskap og med sikte på en bærekraftig utvikling. Loven skal også legge til rette for en tillitsskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommunelovens 23 viser til at det er administrasjonssjefen som har ansvar for at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Revisjonen er av den formening at paragrafene bør gjenspeiles i den organisering kommunen har. Med «foretrukket praksis» mener revisor den arbeidsmetode/ fremgangsmåte for en aktivitet/ tjeneste som har vist seg som mest kostnadsnyttig og gitt best resultater, over tid, for et stort antall mennesker. Således en allmenn akseptert norm. Det er noen forutsetninger som bør ligge til grunn for at virksomheter skal kunne driftes etter foretrukket praksis; internkontrollsystemer, informasjonsflyt innen organisasjonen, nok og riktige ressurser, rett kvalifikasjon etc. Således kan følgende utledede revisjonskriterier være aktuelle: Det bør være utarbeidet internkontrollsystemer med føringer for informasjonsflyt, rapporteringer til politisk hold, rapporteringer internt, tydelige roller og ansvarsfordelinger, samt tydelige delegasjonsreglement, og klare målsettinger. Arbeidsmengden i enheten bør være forenlig med tilgjengelige ressurser/ tid til ledelse. Arbeidstakere bør ha inneha nødvendige kvalifikasjoner for å løse pålagte arbeidsoppgaver. Den enkelte arbeidstakers oppgaver bør ikke være mer utfordrende enn at de kan utføres med tilfredsstillende resultat. Politiske vedtak angående organisering bør overholdes. Det tas forbehold om at andre revisjonskriterier kan være aktuelle. Omorganiseringsmodell -30-

31 6. AVGRENSING AV PROSJEKTET Prosjektet avgrenses til nevnte problemstilling. Dersom det underveis avdekkes problemstillinger som ikke er nevnt i denne prosjektbeskrivelsen vil disse bli tatt opp med kontrollutvalget dersom de er av vesentlig art. 7. PROSJEKTORGANISASJON Prosjektleder: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen Prosjektgruppe: Ansatte i forvaltningsrevisjonsgruppen + stedlig revisor Prosjektperiode: Fra: Til: Vedtaksorgan: Kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune Initiativtaker: Kontrollutvalget i Hobøl kommune Organisasjonsledd som omfattes av Generelt prosjektarbeidet Omorganiseringsmodell -31-

32 Saksnr.: 2014/20556 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /24 Forvaltningsrevisjonsrapport "Tjenesteutøvelse i barnevernet", Hobøl kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret i Hobøl: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Tjenesteutøvelse i barnevernet», Hobøl kommune tas til etterretning. 2. De 7 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrapporten vedtas Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport "Tjenesteutøvelse i barnevernet", Hobøl kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I forvaltningsrevisjonsrapporten konkluderes det med at: «Barneverntjenesten i Hobøl er en liten tjeneste med en liten stab. Revisor vurderer ut fra intervju og besøk hos tjenesten at tjenesten arbeider faglig godt og har brukerne i fokus. Revisor vurderer at det på grunn av stabens ressurser blir prioritert å gjøre det praktiske arbeidet, og således blir det en del mangler i dokumentasjonsarbeidet og arkiveringen. Revisor vurder at den manglende dokumentasjon kan føre til brudd på lovverk. Revisor er av den oppfatning at ACOS oppleves av tjenesten som en utfordring og et hinder i dokumentasjonsarbeidet og arkiveringen.» I forvaltningsrevisjonsrapporten blir det gitt følgende anbefalinger: -32-

33 Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler at det blir utarbeidet et internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler barneverntjenesten å utarbeide et system for brukerundersøkelser, og at det gjennomføres brukerundersøkelser i barneverntjenesten. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å konkludere på meldinger, og at slike konklusjoner foreligger i papirform senest syv dager etter innkommet melding. Revisjonen anbefaler også at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å gi tilbakemelding til melder og dokumentere tilbakemeldingen i papirform. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at det bør være tydelig dokumentert og datofestet at man starter en undersøkelse. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler at det alltid blir laget tiltaksplaner som foreligger samtidig med vedtak om hjelpetiltak. Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler kommunen å gjøre vurdering på hvorvidt arkivloven blir overholdt ved kun å benytte elektronisk arkivering via ACOS. Anbefaling 7: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Vurdering Sekretariatet viser for øvrig til rapportens pkt. 2 Sammendrag og pkt. 4.3 Revisors vurderinger og konklusjoner. Revisjonen vil være til stede i møtet og kan om ønskelig svare på eventuelle spørsmål fra utvalget. -33-

34 RAPPORT Forvaltningsrevisjonsrapport OM xxxxxxxxxxxxxxxxx Tjenesteutøvelse i barnevernet X xxxxxxxx KOMMUNE Hobøl kommune (Rapportens innhold og fakta er ikke verifisert) Dette skal stå på forsiden ved oversendelse av foreløpig rapport 0-34-

35 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT SAMMENDRAG INNLEDNING Problemstilling Avgrensning av prosjektet Revisjonskriterier Revisjonsmetoder Introduksjon PROBLEMSTILLING: Revisjonskriterier Revisors undersøkelse og innhentede data Revisors vurderinger og konklusjoner Anbefalinger RÅDMANNENS BEMERKNINGER KILDEHENVISNINGER VEDLEGG

36 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT Revisjonen skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon 1 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriften innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. God kommunal revisjonsskikk er å følge RSK 001; Standard for forvaltningsrevisjon, utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund NKRF. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet «Tjenesteutøvelse i barnevernet», er gjennomført i forhold til RSK 001. Prosjektet er gjennomført etter plan for forvaltningsrevisjon vedtatt i kontrollutvalget og kommunestyret i Hobøl kommune i Prosjektbeskrivelsen er vedtatt av kontrollutvalget i sak 12/17 av Etter kommuneloven skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Prosjektet er gjennomført i tidsrommet februar juni Rapporten er oversendt kommunen for verifisering. Prosjektansvarlige revisors habilitet og uavhengighet sett opp mot kommunen og den undersøkte virksomheten er vurdert, og revisjonen finner ansvarlig revisor habil til å utføre prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Marianne Wesche. I tillegg har fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen og stedlig revisor Bjørn Karlsen deltatt i informasjonsinnsamlingen. Rapporten oversendes kommunen etter behandling i kontrollutvalget og kommunestyret. Revisor vil takke kontaktperson og andre som har deltatt i prosjektet, for hyggelig samarbeid i forbindelse med prosjektarbeidet. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Rakkestad 22. september 2014 Finn Skofsrud Distriktsrevisor Marianne Wesche Forvaltningsrevisor 1 Kommunelovens kapittel og forskrift om revisjon av 1.juli 2004 kapittel

37 2. SAMMENDRAG Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har arbeidet etter følgende problemstilling: Etterlever tjenesteutøvelsen i barnevernet krav i lov og forskrift? Revisjonen har kontrollert om Hobøl kommune har en administrasjon som har ansvar for å utføre oppgaver etter barnevernsloven, og om det er utarbeidet et internkontrollsystem i innad i barneverntjenesten for å sikre at tjenesten utfører sine oppgaver i medhold av barnevernslovgivningen. Det er også kontrollert om tjenesten har utarbeidet et system for brukerundersøkelser og om tjenesten benytter brukerundersøkelser. Revisor har kontrollert barnevernsmapper for om det går maksimum syv dager fra en melding registreres til det foreligger en konklusjon som viser til enten undersøkelse eller henleggelse av saken. Revisor har også kontrollert om tjenesten har rutiner for å gi tilbakemelding til melder, samt om undersøkelser ferdigstilles snarest mulig og senest innen tre måneder, så sant det ikke er behov for særlig tidkrevende vurderinger. Revisor har kontrollert hvorvidt tjenesten utarbeider tiltaksplaner som foreligger samtidig med vedtak om hjelpetiltak og ved omsorgsovertakelse. Det er også kontrollert om tjenesten har utarbeidet rutiner for å opprette tilsynsførere for de barna som er plassert i fosterhjem i Hobøl, samt om det blir laget tilsynsrapporter minimum fire ganger i året. Alle dokumenter som er dokumentasjonskilder, skal være trygget for samtid og ettertid. Revisor har derfor kontrollert hvordan barneverntjenesten tar vare på nødvendig informasjon i mapper og arkivering. Konklusjon på problemstilling opp mot revisjonskriterier: Barneverntjenesten i Hobøl er en liten tjeneste med en liten stab. Revisor vurderer ut fra intervju og besøk hos tjenesten, at tjenesten arbeider faglig godt og har brukerne i fokus. Revisor vurderer at det på grunn av stabens ressurser blir prioritert å gjøre det praktiske arbeidet, og således blir det en del mangler i dokumentasjonsarbeidet og arkiveringen. Slike mangler kan føre til brudd på lovverk, spesielt sett opp mot manglende dokumentasjon. Revisor har også funnet en del mangler i internkontrollsystemet. Revisjonen viser til kontrollhandlinger, vurderinger og konklusjoner for hvert revisjonskriterie (fremgår av rapportens kapittel 4.2 og 4.3), og fremmer følgende 7 anbefalinger: Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler at det blir utarbeidet et internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler barneverntjenesten å utarbeide et system for brukerundersøkelser, og at det gjennomføres brukerundersøkelser i barneverntjenesten. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å konkludere på meldinger, og at slike konklusjoner foreligger i papirform senest syv dager etter innkommet melding. Revisjonen anbefaler også at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å gi tilbakemelding til melder og dokumentere tilbakemeldingen i papirform. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at det bør være tydelig dokumentert og datofestet at man starter en undersøkelse. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler at det alltid blir laget tiltaksplaner som foreligger samtidig med vedtak om hjelpetiltak

38 Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler kommunen å gjøre vurdering på hvorvidt arkivloven blir overholdt ved kun å benytte elektronisk arkivering via ACOS. Anbefaling 7: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret

39 3. INNLEDNING 3.1 Problemstilling Etterlever tjenesteutøvelsen i barnevernet krav i lov og forskrift? 3.2 Avgrensning av prosjektet Prosjektet er avgrenset til barnevernstjenesten, og til å omhandle hvorvidt meldingssaker behandles i tråd med krav i barnevernloven med forskrifter. Prosjektet omhandler også hvorvidt undersøkelsessaker gjennomføres i tråd med lovverket, herunder om tiltaksplaner og omsorgsplaner blir utarbeidet ved vedtak i tråd med barnevernlovens føringer. Det er også gjort kontrollhandlinger på hvorvidt barn i fosterhjem får oppfølging i tråd med lov og forskrift, herunder om arbeidet med tilsynsførere er i samsvar med lov og forskrift. Dokumenthåndtering og arkivering er også omhandlet i prosjektet. Prosjektet omhandler ikke kvaliteten på de tjenestene som er utøvd, det er heller ikke gjort vurderinger på hvorvidt vedtak samsvarer med sakkyndige tilrådinger. 3.3 Revisjonskriterier I henhold til standard for forvaltningsrevisjon må revisor fastsette revisjonskriterier for forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterier, ofte kalt foretrukket praksis, er uttrykk for krav eller forventninger til en funksjon, aktivitet, prosedyre, resultat eller lignende. Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder: lovverk, politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater. Lover LOV nr. 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV nr. 100: Lov om barneverntjenester (barnevernloven) LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr. 126: Lov om arkiv (arkivlova) Forskrifter FOR nr. 904: Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. FOR nr. 1193: Forskrift om offentlege arkiv FOR nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven FOR nr. 1584: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. En nærmere utledning av revisjonskriterier fremkommer i rapporten. 3.4 Revisjonsmetoder Prosjektet er bygget på systemrevisjon, med intervju av barnevernleder og barnevernkonsulent i Hobøl kommune, samt mappegjennomgang kontroll av barnevernsmapper. Det er også gjort kontrollhandlinger og dokumentanalyser av diverse maler og arkiveringssystemet for barnevernstjenesten. Revisor vurderer innsamlet data som gyldige og relevante for å kunne trekke konklusjoner i prosjektet. Revisjonskriterier for dette prosjektet er blitt utledet fra: 5-39-

40 3.5 Introduksjon Da revisjonen foretok overordnet analyse i 2012, viste KOSTRA-tall fra 2011 at kommunen hadde mye høyere driftsutgifter enn sammenlignbare kommuner, men det er lite som går til saksbehandling. Det går også lite til barn i sin opprinnelige familie. Samtidig er brutto driftsutgifter per barn lave, men brutto driftsutgifter per barn både i og utenfor opprinnelig familie er høye. Det er også mange undersøkelser som går over fristen på tre måneder. Revisjonen vurderte at de høye driftsutgiftene kunne være et utslag av konsulentkjøp, men også manglende internkontroll. Budsjettdokument 2012 viste en reduksjon i Familiens Hus barnevern. Årsmeldingen viste at det registreres fortsatt økning av innmeldte barnevernstiltak. Produksjonsindeksen for barnevern lå over landsgjennomsnittet. I møte med ordfører og rådmann ble det sagt når det gjelder barnevern som risikoområde, at dette er en virksomhet som kommunen fortsatt har i søkelyset, både administrativt og politisk. Det skulle da gjøres en evaluering av Familiens Hus. Rådmann uttrykte at bemanningen var god nok sett opp mot sammenlignbare kommuner, men at det har vært høyt sykefravær. Dette har også resultert i en del konsulentkjøp

41 4. PROBLEMSTILLING: Etterlever tjenesteutøvelsen i barnevernet krav i lov og forskrift? 4.1 Revisjonskriterier Etter forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver til lov om barneverntjenester, plikter kommunen å ha et internkontrollsystem i barneverntjenesten. Dette skal sikre systematiske tiltak for at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i, eller i medhold av, lov om barneverntjenester. Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold, og ha det omfanget som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i, eller i medhold av, lov om barneverntjenester. I henhold til forskrift om internkontroll skal barneverntjenesten gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring. System for brukerundersøkelse defineres av KOSTRA 2 som en undersøkelse gjennomført blant tjenestemottakere eller deres pårørende for å kartlegge deres vurdering av tjenestetilbudet. Slike undersøkelser bygger vanligvis på et intervju/en samtale basert på et standardisert spørreskjema, eller ved skriftlig besvarelse av spørreskjema. System for brukerundersøkelser gjennomføres uavhengig av tjenestetilbyders eier- eller driftsform. For at det skal finnes et system for brukerundersøkelser, må barnevernstjenesten ha utarbeidet et ferdig opplegg for brukerundersøkelser og innhente brukernes vurdering av tjenestetilbudet. Hvis kommunen rapporterer til KOSTRA at det finnes et system for brukerundersøkelser, så 2 Kommune-stat-rapportering SSB indikerer dette at tjenesten systematisk arbeider for å kunne imøtekomme brukernes behov. Barnevernloven krever at alle henvendelser til barnevernet registreres og vurderes. Fra en ny melding registreres hos barnevernet stiller 4-2 et krav om at barneverntjenesten snarest og senest innen syv dager skal vurdere om saken skal undersøkes eller henlegges. Finner barneverntjenesten at saken skal følges opp med undersøkelser, har den etter 4-3 en rett og plikt til å foreta disse. Hovedregelen er at forholdet skal undersøkes snarest mulig, og innen fristene i 6-9. Undersøkelsen skal være ferdig senest innen 3 måneder, i særlig tilfelle innen 6 måneder. Når fristen er satt til 6 måneder skal barneverntjenesten gjøre rede for årsakene til dette. I følge barnevernlovens forarbeider Odelstingsproposisjon nr. 61 ( ) skal det kun unntaksvis gis adgang for barneverntjenesten til i særlige tilfeller å utvide fristen inntil seks måneder. Seks måneders frist forutsettes bare å være aktuelt der det er behov for særlig tidkrevende utredninger. Barnevernlovens 6-7 a sier at Barneverntjenesten skal gi den som har sendt melding til barneverntjenesten tilbakemelding. Paragrafen viser også til at tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at meldingen ble mottatt. Tilbakemeldingen kan unnlates der meldingen er åpenbart grunnløs, eller der særlige hensyn taler mot å gi tilbakemelding. Denne paragrafen trådde i kraft 1. juli Barnevernlovens 4-28 sier følgende: «Når et barn blir plassert i institusjon uten eget samtykke eller samtykke fra den som har foreldreansvaret, jf. 4-24, skal barneverntjenesten sørge for at det utarbeides en tiltaksplan for barnet. Utkast til tiltaksplan skal foreligge når fylkesnemnda behandler saken. Endelig tiltaksplan skal utarbeides snarest mulig 7-41-

42 etter at fylkesnemndas vedtak foreligger. Tiltaksplanen må ikke være i strid med fylkesnemndas vedtak eller med forutsetningene for vedtaket. Også når barneverntjenesten medvirker til en plassering i institusjon på grunnlag av samtykke, jf. 4-26, skal den sørge for at det utarbeides tiltaksplan for barnet dersom barnet og de som har foreldreansvaret samtykker. Har barnet fylt 15 år, er barnets samtykke tilstrekkelig. Tiltaksplanen skal om mulig foreligge før plasseringen iverksettes. Tiltaksplanen skal endres dersom barnets behov tilsier det. Utarbeidelse og endringer av tiltaksplanen skal så langt som mulig skje i samarbeid med barnet. Når plasseringen skjer i medhold av 4-24 må det ikke gjøres endringer i strid med fylkesnemndas vedtak eller med forutsetningene for vedtaket. Når plasseringen skjer i medhold av 4-26, må samtykke som nevnt i første ledd femte og sjette punktum innhentes også når tiltaksplanen skal endres ( ).» Av barnevernlovens 4-5 fremkommer at når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal holde seg orientert om hvordan det går med barnet og foreldrene, samt vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak. I følge forskrift om fosterhjem skal det føres tilsyn med hvert enkelt barn i fosterhjem, fra plasseringstidspunktet frem til barnet fyller 18 år. Det er barnevernstjenesten i oppholdskommunen/ fosterhjemskommunen som har ansvaret for at det blir ført tilsyn. Barneverntjenesten skal oppnevne en særskilt tilsynsfører for det enkelte barn. Tilsynsføreren skal føre tilsyn med barnet minimum 4 ganger i året, og utarbeide rapport etter hvert tilsyn. Rapporten skal sendes til barneverntjenesten i den kommunen som har ansvaret for at det blir ført tilsyn. Arkivlova beskriver at offentlige organ plikter å ha arkiv, og disse skal være ordnet og innrettet slik at dokumentene er trygget som informasjonskilder for samtid og ettertid. Barnevernloven og forvaltningsloven med forskrift viser til hensynet til personvern i barnevernssaker, og at dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal oppbevares på en betryggende måte. Taushetsplikten i barneverntjenesten tilsier en forlenget taushetsplikt i arkivverket, og faller først bort etter 100 år. Revisjonen er av den formening at klientmappene/saksmappene bør arkiveres i eget arkiv i eget låsbart skap, i samsvar med forvaltningsloven og arkivlova. Alle dokumenter bør arkiveres i låst arkivskap fortløpende. Lovparagrafene ligger i sin helhet som vedlegg. Således har revisor utledet følgende revisjonskriterier: Kommunen skal etter barnevernlovens 2 ha en administrasjon som har ansvar for å utføre oppgaver etter barnevernloven. Det skal også være utarbeidet en internkontroll innad i barneverntjenesten for å sikre at tjenesten utfører sine oppgaver i medhold av barnevernlovgivningen. Det skal utarbeides et system for brukerundersøkelser og tjenesten bør benytte brukerundersøkelser. Det skal gå maksimum 7 dager fra en melding registreres til det foreligger en konklusjon som viser til enten undersøkelse, eller henleggelse av saken. Kommunen skal ha utarbeidet rutiner for å gi tilbakemelding til melder. Undersøkelsen skal foretas/ ferdigstilles snarest mulig, og senest innen 3 måneder, 8-42-

43 så sant det ikke er behov for særlig tidkrevende vurderinger. Kommunen skal utarbeide tiltaksplaner som skal foreligge samtidig med vedtak om hjelpetiltak og ved omsorgsovertakelse. Kommunen skal ha utarbeidet rutiner for å opprette tilsynsførere for barn som er plassert i fosterhjem. Det skal også lages tilsynsførerrapporter minimum 4 ganger i året. Alle dokumenter som er informasjonskilder, skal være trygget for samtid og ettertid, herunder skal taushetsplikten i barneverntjenesten tas hensyn til i arkiveringen. 4.2 Revisors undersøkelse og innhentede data Internkontroll Revisor har via intervju med barnevernkonsulent og barnevernleder kontrollert hvorvidt Hobøl kommune har en administrasjon som har ansvar for å utføre oppgaver etter barnevernsloven. Revisor har også kontrollert om kommunen har utarbeidet en internkontroll innad i barnevernstjenesten for å sikre at tjenesten utfører sine oppgaver i medhold av barnevernslovgivningen. Revisor mottok under intervju kopi av «Intern kontroll Barneverntjenesten i Hobøl», datert Denne blir supplert med oppdatert lovverk, forskrifter etc. Det sies at det er samarbeid om internkontroll, og faste møter med Indre Østfolds kommuner. Revisor har kontrollert tjenestens internkontroll opp mot Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. Revisor ser av kontrollhandlinger at det er mangler sett opp mot internkontrollforskriften. 4 e) «gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten» oppfylles ikke, da tjenesten ikke har et system for å samle brukernes tilbakemeldinger. Revisor vurderer også at «f) skaffe oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav», «g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen», «h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten» er i fare for å ikke bli oppfylt. Tjenestens internkontrolldokument er datert 2008, og sier ikke noe om tjenestens tiltak for å overholde disse punktene. Det blir sagt i intervju at barnevernstjenesten er organisert under Familiens hus. Det er i utgangspunktet 6,5 stillinger; 1 barnevernsleder/sosiolog, 2 sosionomer, 1 vernepleier, 1 barnevernspedagog, 1 miljøarbeider og halv stilling merkantil. De er ikke fullt bemannet nå på grunn av sykemeldinger og permisjoner/svangerskap. Det blir sagt at det ventes en ny omorganiseringsplan innen april, og vedtak i løpet av året. Det er barnevernsleder som har vedtaksmyndighet, etter delegasjon fra kommunestyret. Det rapporteres til rådmann hver måned. Det oppleves som godt samarbeid mellom tjenesten og rådmann. Datasystemet ACOS er innført, men det oppleves en del problemer og feil/manglende kompetanse hos leverandør. Per januar 2014 var det 52 aktive barnevernssaker, 25 tilsynssaker og 16 undersøkelsessaker. 9 unge mellom 18 og 23 år er i ettervern, og 10 barn under 18 år er plassert utenfor hjemmet

44 Det fortelles videre at det oppleves et godt arbeidsmiljø med få utskiftinger. Kommunen har ikke midler nok til det som i utgangspunktet ble tenkt som «Familiens hus». Det er mye som oppleves uklart, og fremtiden til barnevernstjenesten er usikker i sammenheng med omorganiseringsprosjekter. Angående prosjekt Indre Østfold barnevern er sammenslåing av barneverntjenestene kommet inn som nytt forslag. Prosjekt Omorganisering av Hobøl kommune sluttføres Det fortelles i intervju at det ikke er blitt så mye av forebyggende tiltak i Familiens hus. Målsettingen med Familiens hus var lavterskeltiltak og generelle forebyggende tiltak til innbyggerne, før problemene blir så alvorlige at det er behov for barneverntiltak. På grunn av kommunens vanskelige økonomi har det ikke vært mulig å bygge opp ulike lavterskeltiltak til innbyggerne i kommunen fra Familiens Hus. F.eks. Home Start, ART-grupper i skolen, sosialarbeider i skolen, foreldreveiledning, utekontakt, Åpen barnehage osv. Jf. lov om barneverntjenester 3-1, første ledd. Det er et asylmottak i kommunen. Barnevernstjenesten opplever at det har tilført mange saker. Mottaket i Moss er nedlagt, slik at flere kommer til Hobøl. Det blir sagt at halvparten av de ansatte jobbet med saker i forbindelse med asylmottaket i fjor. Brukerundersøkelser Revisor har sett av KOSTRA at barneverntjenesten i Hobøl har registrert at de ikke har system for brukerundersøkelser i barnevernstjenesten, og har ikke benyttet brukerundersøkelse siste år. Revisor mottok under intervju kopi av en brukerundersøkelse til foresatte og en til barn over 12 år, fra Det sies at det var få som svarte. Kommunen har i sine planer at det skal være brukerundersøkelser i etterkant av medarbeiderundersøkelser. Kommunen har nå en plan for å sende ut ny brukerundersøkelse i Det sies også at det gis mange gode tilbakemeldinger muntlig, men de blir ikke skriftliggjort. Meldinger og undersøkelser Revisor har kontrollert om barnevernstjenesten i Hobøl kommune har rutiner for å gjennomgå innkomne meldinger og vurdere om meldingen skal følges opp med undersøkelser, i løpet av en uke, samt gi tilbakemelding til melder. Revisor har mottatt kopi av «Rutiner - Barneverntjenesten Melding», datert november 2007, hvor rutiner for dette beskrives. Det sies at det også holdes fagmøter ukentlig hvor man drøfter innkomne saker. Det sies at det ikke skjer ofte at det går over fristen på en uke, fra meldinger kommer inn, til man har behandlet dem. Revisor har mottatt kopi av to maler for tilbakemelding til offentlig melder og en mal for samtykke til innhenting av opplysninger. Revisor har også kontrollert om barnevernstjenesten går over fristen for 3 måneder på undersøkelsestid. Det sies i intervju at det skjer ofte, og at det da meldes avvik. Revisor har mottatt kopi av eksempler. Det sies at dette skjer fordi tiden ikke strekker til for så mange oppgaver, samt at det er mye sykefravær. Revisor har gjort kontroller i åtte barnevernsmapper, tilfeldig utvalgte, for å kontrollere hvorvidt meldinger blir behandlet innen syv dager, og om undersøkelser blir gjennomført innen tre måneder, så sant det ikke er behov for særlig tidkrevende vurderinger. Flere av mappene inneholder flere bekymringsmeldinger. Revisor fant at det i seks mapper ikke finnes noen form for konklusjon på meldingene. En mappe har en vurdering av en melding en måned etter at den kom inn. En annen mappe har flere bekymringsmeldinger, men kun en av meldingene er gjort skriftlig vurdering av

45 Revisor fant at det i seks mapper ikke finnes noen dokumentasjon på at det er gitt tilbakemelding til melder. I to mapper er det gitt tilbakemelding på enkelte av meldingene. Revisor fant at ingen av mappene inneholder dokumentasjon på at undersøkelser er igangsatt. Tiltaksplaner Det sies i intervju at staten har trukket seg ut fra tiltak i hjemmene. Dette har medført en økning i utgiftene. Det har vært en stor endring. Kommunen har nå hele ansvaret for hjemmebaserte tiltak, og må betale hele kostnaden, ikke bare kommunal egenandel som tidligere. Samarbeidet i Indre Østfold utvikler seg, det stilles krav til kompetanse som kommunen ikke har råd til selv, jfr. Prosjekt Indre Østfold barnevern. Barneverntjenesten har store forventninger til prosjektet med tanke på å utvikle felles tiltak som kan erstatte de statlige hjemmebaserte tiltakene i tråd med forskning/samfunnsutvikling og nye behov i familiene. Tjenesten er i gang med å tilpasse seg til ny lov er siste prosjektår for felles barneverntjeneste/- tiltak i Indre Østfold. Antallet hjelpetiltak har vært stabilt. Revisor har mottatt kopier av ulike maler for tiltaksplaner. Revisor har kontrollert om tiltaksplaner foreligger ved vedtak om hjelpetiltak. Flere av mappene har flere vedtak om tiltak, hvor vedtak og tiltaksplaner ikke forekommer samtidig. Fosterhjem og tilsyn Det er for tiden 25 fosterhjemsbarn i Hobøl kommune. De har Hobøl tilsynsansvar for. Det sies i intervju at de fleste har en tilsynsfører, med noen unntak på grunn av stor utbytting av tilsynsførere. Kommunen opplever problemer med at tilsynsførerne ikke gjør besøk eller lager lovpålagte tilsynsførerrapporter. Revisor har mottatt «Rutine for godkjenning av fosterhjem» og «Fosterhjemsavtalen» av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Barneverntjenesten godkjenner fosterhjemsfamilier for hvert enkelt barn. Det sies at rutinen med å søke refusjon fra staten fungerer bra. Kommunen har ikke omsorg for noen på institusjon per i dag, de er alle over 18 år og bor frivillig. Kommunen har omsorgen for 11 barn under 18 år i fosterhjem per desember Det blir sagt i intervju at det lages omsorgsplaner for de barna som barneverntjenesten har omsorg for. Dokumenthåndtering/arkivering Det har vært utfordringer i forhold til overgangen fra saksbehandlerprogrammet BV-PRO til det nye programmet ACOS. Spesielt sett opp mot utskrift og arkivering av dokumenter. Som beskrevet tidligere i rapporten så forekommer det en del mangler i dokumentasjonen i barnas mapper, og noen av manglene er fra tiden det ble benyttet BV-PRO. Da revisor foretok mappegjennomgang, hadde tjenesten låsbare arkivskap som tilsynelatende er brannsikre. 4.3 Revisors vurderinger og konklusjoner Internkontroll Revisor vurderer at Hobøl kommune har en administrasjon som har tydeliggjorte delegeringer og vedtaksmyndighet jamfør barnevernlovens krav. Barneverntjenesten i Hobøl er en liten tjeneste med få ansatte, og revisor vurderer således at tjenesten er sårbar i forhold til sykdom hos ansatte, eller hvis ansatte slutter. Revisor får via intervju likevel forståelse av at tjenesten arbeider godt og at de ansatte innehar nødvendig kunnskap. Revisor vurderer at det spesielt i tjenester med få ansatte er viktig å ha gode rutiner og systemer som sørger for at lovverk blir overholdt. Revisjonen vurderer ut fra sine kontrollhandlinger at det er en del mangler i det helhetlige internkontrollsystemet, sett opp mot internkontrollforskriften

46 Revisjonen anbefaler at det blir utarbeidet et internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i forskriften. Brukerundersøkelser Hobøl kommune har ikke utarbeidet et system for brukerundersøkelser i barneverntjenesten, og har ikke gjennomført brukerundersøkelser i barneverntjenesten de siste årene. Revisor vurderer at det er en liten tjeneste og at de ansatte har god kjennskap til den enkelte bruker. Imidlertid kan det trekkes tvil om kommunen arbeider systematisk for å kunne imøtekomme brukernes behov. Revisjonen anbefaler derfor kommunen å utarbeide et system for å samle brukernes tilbakemeldinger i barneverntjenesten, og at det gjennomføres brukerundersøkelser. Meldinger og undersøkelser Revisor vurderer ut fra det som blir sagt i intervju, at barneverntjenesten pleier å gjennomgå alle innkomne meldinger i løpet av en uke. Imidlertid foreligger det ikke konklusjoner på meldingene i seks av mappene som revisor har kontrollert. I verifiseringsmøte kommer det fram at ACOS er til hinder for at det kan bli utskrevet dokumentasjon angående tilbakemeldinger og konklusjoner. Tjenesten sier selv at de konkluderer og dokumenterer på alle meldinger, men at de kan øke bevisstheten rundt ordlyden i dokumentasjonen da det kan komme inn nye opplysninger i en sak uten at det nødvendigvis er en ny bekymringsmelding. Revisor vurderer det som praktisk å gi melder en tilbakemelding uavhengig av innhold. Revisor vurderer også at det kan være vanskelig for tjenesten å holde oversikt over hvilke meldinger som fører til undersøkelse eller tiltak, eller ikke. Revisor vurderer at tjenesten har en utfordring ved at det ikke er dokumentert og datofestet i papirform i prosessen fra en melding kommer inn til den er konkludert, og fra en undersøkelse er igangsatt til den er avsluttet. Revisjonen anbefaler at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å konkludere på meldinger og dokumentere slike konklusjoner i papirform innen syv dager etter innkommet melding. Barneverntjenesten har nedskrevne rutiner for å gi melder tilbakemelding. Det er imidlertid få meldinger i mappene som revisor har kontrollert, som har tilbakemelding til melder. Det blir sagt i verifiseringsintervju at noe av dette foreligger i ACOS. Noe av bakgrunnen for å gi tilbakemelding til melder er å sikre at det enkelte barn blir fulgt opp. Revisjonen anbefaler at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å gi tilbakemelding til melder og å dokumentere tilbakemeldingen i papirform. Tiltaksplaner Ettersom det er flere meldinger og flere vedtak om tiltak i de fleste mappene, og disse ikke er nok dokumentert, er det vanskelig å følge saksgangen i de ulike sakene. I følge lovverket skal tiltaksplaner utarbeides samtidig som vedtak om hjelpetiltak foreligger, og tiltaksplanen skal endres dersom barnets behov tilsier det. Dette for å sikre at hjelpen er tjenlig og det skal gjøres vurderinger på om det eventuelt er nødvendig med nye tiltak. Det opplyses i verifiseringsmøte at tjenesten har hatt problemer med ACOS i forbindelse med dette, og har i de tilfellene hatt behov for datasupport. Revisjonen anbefaler at det alltid blir laget tiltaksplaner som foreligger samtidig som vedtak om hjelpetiltak. Fosterhjem/tilsynsførere Revisor vurderer det som positivt at kommunen har rutiner for å oppnevne tilsynsførere. Det ble sagt i intervju at kommunen opplever problemer med at tilsynsførerne ikke gjør besøk eller lager rapporter. Revisjonen anbefaler at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt hensikten med tilsynsførerrapporter, og at dette fremkommer 4 ganger i året

47 Dokumenthåndtering/arkivering Revisor vurderer det som positivt at tjenesten har et låsbart og brannsikkert arkivskap. Revisjonen har tidligere erfart i andre kommuner at mange dokumenter har forsvunnet ved konvertering fra BV-PRO til ACOS. Det blir også nevnt utfordringer av kommunen selv. Alle dokumenter som er informasjonskilder kan således stå i fare for ikke å være trygget for samtid og ettertid. ACOS er et midlertidig godkjent elektronisk arkiv, og kommunen bør derfor gjøre vurderinger på om arkivloven blir overholdt ved kun å benytte elektronisk arkivering via ACOS. Alle dokumenter som er arkivverdige bør ligge i papirformat frem til kommunen er sikre på at ACOS fungerer som et fullverdig elektronisk arkiv. Revisjonen kan ikke konkludere på at dokumenter som ikke ligger i barnets mappe, faktisk er utarbeidet. Det er viktig med tanke på eventuelle oppreisningssaker eller lignende at nødvendig dokumentasjon foreligger. Revisjonen anbefaler derfor kommunen å gjøre vurdering på hvorvidt arkivloven blir overholdt ved kun å benytte elektronisk arkivering via ACOS. Konklusjon på problemstilling opp mot revisjonskriterier: Barneverntjenesten i Hobøl er en liten tjeneste med en liten stab. Revisor vurderer ut fra intervju og besøk hos tjenesten at tjenesten arbeider faglig godt og har brukerne i fokus. Revisor vurderer at det på grunn av stabens ressurser blir prioritert å gjøre det praktiske arbeidet, og således blir det en del mangler i dokumentasjonsarbeidet og arkiveringen. Revisor vurdere at den manglende dokumentasjon kan føre til brudd på lovverk. Revisor er av den oppfatning at ACOS oppleves av tjenesten som en utfordring og et hinder i dokumentasjonsarbeidet og arkiveringen. Revisor viser til kontrollhandlinger og vurderinger for hvert revisjonskriterie, og fremmer følgende anbefalinger: 4.4 Anbefalinger Anbefaling 1: Revisjonen anbefaler at det blir utarbeidet et internkontrollsystem som tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler barneverntjenesten å utarbeide et system for brukerundersøkelser, og at det gjennomføres brukerundersøkelser i barneverntjenesten. Anbefaling 3: Revisjonen anbefaler at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å konkludere på meldinger, og at slike konklusjoner foreligger i papirform senest syv dager etter innkommet melding. Revisjonen anbefaler også at barneverntjenesten øker bevisstheten rundt å gi tilbakemelding til melder og dokumentere tilbakemeldingen i papirform. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at det bør være tydelig dokumentert og datofestet at man starter en undersøkelse. Anbefaling 5: Revisjonen anbefaler at det alltid blir laget tiltaksplaner som foreligger samtidig med vedtak om hjelpetiltak. Anbefaling 6: Revisjonen anbefaler kommunen å gjøre vurdering på hvorvidt arkivloven blir overholdt ved kun å benytte elektronisk arkivering via ACOS

48 5. RÅDMANNENS BEMERKNINGER Forvaltningsrevisjonsrapporten Tjenesteutøvelse i barnevernet i Hobøl kommune har vært til behandling hos rådmann, ved barnevernleder. Rådmannen har gitt sine bemerkninger til revisjonens anbefalinger i e-post av Rådmannens bemerkninger er vedlagt som vedlegg 2 til rapporten. Revisjonen ser at rådmannen slutter seg til revisjonens anbefalinger og meddeler at kommunen vil gjøre nødvendige grep for å følge opp anbefalingene. Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. 5.1 Anbefalinger Anbefaling 7: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret

49 6. KILDEHENVISNINGER Litteratur Andersen, Kari Merete med flere. Veileder i forvaltningsrevisjon, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). 1.utgave, Orkanger. Dokumenter fra Hobøl kommune Organisasjonskart Interne rutiner og maler Lover LOV nr.107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV nr. 100: Lov om barnevernstjenester (barnevernsloven) LOV : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) LOV nr. 126: Lov om arkiv (arkivlova) Forskrift FOR nr 904: Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. FOR nr. 1193: Forskrift om offentlege arkiv FOR nr. 1456: Forskrift til forvaltningsloven FOR nr. 1584: Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester FOR Forskrift om fosterhjem Retningslinjer Odelstingsproposisjon nr 61 ( ) Saksbehandling i barnevernstjenesten. Retningslinjer til lov om barnevernstjenester av 17. juli 1992 Barne- og familiedepartementet. Barnevernet og det forebyggende arbeidet for barn og unge og deres familier, rundskriv Q-25/2005, Barne- og familiedepartementet. Rutinehåndbok for barnevernstjenesten i kommunene, rundskriv Q-1101/

50 7. VEDLEGG Vedlegg 1: Revisjonskriterier Lov om barneverntjenester (barnevernsloven) Barnevernloven 2-1. Kommunens oppgaver: Kommunen er ansvarlig for å utføre de oppgaver etter loven som ikke er lagt til et statlig organ. Kommunen skal ha internkontroll for å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. Kommunen må kunne gjøre rede for hvordan den oppfyller kravet til internkontroll. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om internkontroll. Kommunestyret kan beslutte at oppgaver som følger av denne loven skal legges til et folkevalgt organ. Dette organet, som ikke kan være kommunestyret, skal ved behandling av klientsaker ha 5 medlemmer. I hver kommune skal det være en administrasjon med en leder som har ansvar for oppgaver etter denne loven. Administrasjonen skal utføre det daglige løpende arbeid, herunder a) gi råd og veiledning, b) treffe vedtak i henhold til loven, eventuelt å innstille til vedtak, jf. tredje ledd, c) forberede saker for behandling i fylkesnemnda, d) iverksette og følge opp tiltak. De organer som utfører oppgaver på vegne av kommunen, jf. tredje og fjerde ledd, utgjør kommunens barneverntjeneste. Kommunen har ansvaret for nødvendig opplæring av barneverntjenestens personell. Personalet er forpliktet til å delta i opplæring som blir bestemt, og som anses nødvendig for å holde deres kvalifikasjoner ved like. Kongen kan gi forskrifter om opplæring. Barnevernloven 4-2. Meldinger til barneverntjenesten. Barneverntjenesten skal snarest, og senest innen en uke, gjennomgå innkomne meldinger og vurdere om meldingen skal følges opp med undersøkelser etter 4-3. Barnevernloven 4-3. Rett og plikt for barneverntjenesten til å foreta undersøkelser. Dersom det er rimelig grunn til å anta at det foreligger forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter dette kapitlet, skal barneverntjenesten snarest undersøke forholdet, jf. frister inntatt i 6-9. Undersøkelsen skal gjennomføres slik at den minst mulig skader noen som den berører, og den skal ikke gjøres mer omfattende enn formålet tilsier. Det skal legges vekt på å hindre at kunnskap om undersøkelsen blir spredt unødig

51 Foreldrene eller den barnet bor hos, kan ikke motsette seg at en undersøkelse som nevnt i første ledd blir gjennomført ved besøk i hjemmet. Barneverntjenesten kan engasjere sakkyndige. Den sakkyndiges rapport skal før den legges til grunn for vedtak om tiltak etter barnevernloven kapittel 4 være vurdert av Barnesakkyndig kommisjon, jf Dette gjelder ikke for vedtak om tiltak i akuttsituasjoner, jf. 4-6, 4-9 og Den sakkyndiges rapport skal også være vurdert av kommisjonen før den legges til grunn for barneverntjenestens beslutning om å henlegge en sak. Barneverntjenesten, og sakkyndige som den har engasjert, kan kreve å få samtale med barnet i enerom. Hvis det foreligger mistanke om at barnet blir mishandlet eller utsatt for andre alvorlige overgrep i hjemmet, jf første ledd bokstav c, kan barneverntjenesten gi pålegg om at barnet skal bringes til sykehus eller til annet sted for undersøkelse Hjelpetiltak for barn og barnefamilier. Barneverntjenesten skal bidra til å gi det enkelte barn gode levekår og utviklingsmuligheter ved råd, veiledning og hjelpetiltak. Barneverntjenesten skal, når barnet på grunn av forholdene i hjemmet eller av andre grunner har særlig behov for det, sørge for å sette i verk hjelpetiltak for barnet og familien, f.eks. ved å oppnevne støttekontakt, ved å sørge for at barnet får plass i barnehage, ved besøkshjem, ved avlastningstiltak i hjemmet, ved opphold i senter for foreldre og barn eller andre foreldrestøttende tiltak. På samme måte skal barneverntjenesten også søke å sette i verk tiltak som kan stimulere barnets fritidsaktivitet, eller bidra til at barnet får tilbud om utdanning eller arbeid, eller anledning til å bo utenfor hjemmet. Barneverntjenesten kan videre sette hjemmet under tilsyn ved at den oppnevner tilsynsfører for barnet. Barneverntjenesten kan også yte økonomisk stønad som hjelpetiltak for barnet. Fylkesnemnda kan om nødvendig beslutte at tiltak som opphold i barnehage eller andre egnede dagtilbud, skal settes i verk ved pålegg til foreldrene. Fylkesnemnda kan gi pålegg om tilsyn når vilkårene i 4-12 er til stede. For barn som har vist alvorlige atferdsvansker, jf første ledd, eller som er i ferd med å utvikle slike alvorlige atferdsvansker, kan fylkesnemnda vedta at foreldrestøttende tiltak som har som formål å redusere barnets atferdsvansker kan gjennomføres uten barnets samtykke. Slike foreldrestøttende tiltak kan også gjennomføres uten barnets samtykke når tiltakene iverksettes som ledd i avslutningen av et institusjonsopphold med hjemmel i Foreldrestøttende tiltak uten barnets samtykke kan ikke opprettholdes utover seks måneder fra fylkesnemndas vedtak. Når vilkårene i annet ledd er til stede, og dersom behovene ikke kan løses ved andre hjelpetiltak, kan barneverntjenesten også formidle plass i fosterhjem, institusjon eller omsorgssenter for mindreårige. Hvis det må forutsettes at foreldrene i lengre tid ikke vil kunne gi barnet forsvarlig omsorg, bør det likevel vurderes om det med en gang skal vedtas at barneverntjenesten skal overta omsorgen for barnet etter 4-12 første ledd, framfor frivillig plassering etter denne paragraf. Endret ved lover 17. juni 2005 nr. 65 (ikr. 1. jan 2006 iflg. res. 17. juni 2005 nr. 614), 1. des 2006 nr. 65 (ikr. 1. jan 2007 iflg. res. 1. des 2006 nr. 1332), 30. mai 2008 nr. 36 (ikr. 1. juli 2008 iflg. res. 30. mai 2008 nr. 517), 19. juni 2009 nr. 45 (ikr. 1. jan iflg. res. 26. juni 2009 nr. 874) Oppfølging av hjelpetiltak

52 Når hjelpetiltak vedtas, skal barneverntjenesten utarbeide en tidsavgrenset tiltaksplan. Barneverntjenesten skal følge nøye med på hvordan det går med barnet og foreldrene og vurdere om hjelpen er tjenlig, eventuelt om det er nødvendig med nye tiltak, eller om det er grunnlag for omsorgsovertakelse. Tiltaksplanen skal evalueres regelmessig Plassering og tilbakehold i institusjon uten eget samtykke. Et barn som har vist alvorlige atferdsvansker - ved alvorlig eller gjentatt kriminalitet - ved vedvarende misbruk av rusmidler eller - på annen måte kan uten eget samtykke eller samtykke fra den som har foreldreansvaret for barnet, plasseres i en institusjon for observasjon, undersøkelse og korttidsbehandling i opptil fire uker, eller i den kortere tid som er fastsatt i vedtaket. Ved nytt vedtak kan plasseringstiden forlenges med opptil fire nye uker. Er det trolig at et barn som nevnt i første ledd har behov for mer langvarig behandling, kan det treffes vedtak om at barnet skal plasseres i en behandlings- eller opplæringsinstitusjon i opptil tolv måneder uten eget samtykke eller samtykke fra den som har foreldreansvaret for barnet. Ved nytt vedtak kan plasseringstiden i særlige tilfelle forlenges med opptil tolv nye måneder. Barneverntjenesten skal fortløpende følge opp plasseringen, og vurdere tiltaket på nytt når plasseringen har vart i seks måneder. Dersom plasseringen er satt i verk før barnet fyller 18 år, kan tiltak etter første og annet ledd gjennomføres slik som fylkesnemnda har bestemt, selv om vedkommende fyller 18 år i løpet av plasseringstiden. Et vedtak etter første og annet ledd kan bare treffes dersom institusjonen faglig og materielt er i stand til å tilby barnet tilfredsstillende hjelp sett i forhold til formålet med plasseringen Tilbakehold i institusjon på grunnlag av samtykke. Et barn med alvorlige atferdsvansker kan tas inn i en institusjon som omfattes av 4-24 første og annet ledd, også på grunnlag av samtykke fra barnet og de som har foreldreansvaret for barnet. Har barnet fylt 15 år, er barnets samtykke tilstrekkelig. Når et barn blir tatt inn i en institusjon på grunnlag av samtykke, kan institusjonen sette som vilkår at barnet kan holdes tilbake i institusjonen i opptil tre uker regnet fra inntaket. Ved inntak i en institusjon med sikte på behandling eller opplæring i minst tre måneder, kan det også settes som vilkår at barnet kan holdes tilbake i opptil tre uker etter at samtykket uttrykkelig er trukket tilbake. Dersom barnet rømmer, men blir brakt tilbake innen tre uker, regnes utgangspunktet for tilbakeholdelsesfristen fra det tidspunkt barnet er brakt tilbake til institusjonen. Barnets samtykke skal være skriftlig og skal gis til institusjonsledelsen senest når oppholdet begynner. Før samtykke blir gitt, skal barnet gjøres kjent med eventuelle vilkår som nevnt i annet ledd. Endret ved lov 7. mai 1993 nr

53 4-28. Tiltaksplan Når et barn blir plassert i institusjon uten eget samtykke eller samtykke fra den som har foreldreansvaret, jf. 4-24, skal barneverntjenesten sørge for at det utarbeides en tiltaksplan for barnet. Utkast til tiltaksplan skal foreligge når fylkesnemnda behandler saken. Endelig tiltaksplan skal utarbeides snarest mulig etter at fylkesnemndas vedtak foreligger. Tiltaksplanen må ikke være i strid med fylkesnemndas vedtak eller med forutsetningene for vedtaket. Også når barneverntjenesten medvirker til en plassering i institusjon på grunnlag av samtykke, jf. 4-26, skal den sørge for at det utarbeides tiltaksplan for barnet dersom barnet og de som har foreldreansvaret samtykker. Har barnet fylt 15 år, er barnets samtykke tilstrekkelig. Tiltaksplanen skal om mulig foreligge før plasseringen iverksettes. Tiltaksplanen skal endres dersom barnets behov tilsier det. Utarbeidelse og endringer av tiltaksplanen skal så langt som mulig skje i samarbeid med barnet. Når plasseringen skjer i medhold av 4-24 må det ikke gjøres endringer i strid med fylkesnemndas vedtak eller med forutsetningene for vedtaket. Når plasseringen skjer i medhold av 4-26, må samtykke som nevnt i første ledd femte og sjette punktum innhentes også når tiltaksplanen skal endres. Når plasseringen skjer med bistand fra statlig regional barnevernmyndighet, jf. 2-3, skal den statlige regionale barnevernmyndigheten etter anmodning fra barneverntjenesten i kommunen bistå barneverntjenesten med utarbeidelse av tiltaksplanen. Departementet kan gi retningslinjer om tiltaksplanens innhold. Tilføyd ved lov 4. juni 1999 nr. 35 (ikr. 1 sep iflg. res. 4. juni 1999 nr. 863), endret ved lov 9. mai 2003 nr. 29 (ikr. 1. jan 2004 iflg. res. 9. mai 2003 nr. 596). 6-7a. Tilbakemelding til melder Barneverntjenesten skal gi den som har sendt melding til barneverntjenesten, jf. 4-2, tilbakemelding. Tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at meldingen ble mottatt. Tilbakemelding kan unnlates i tilfeller der meldingen er åpenbart grunnløs, eller der andre særlige hensyn taler mot å gi tilbakemelding. Tilbakemeldingen skal bekrefte at meldingen er mottatt. Dersom meldingen kommer fra melder som omfattes av 6-4 annet og tredje ledd, skal tilbakemeldingen også opplyse om hvorvidt det er åpnet undersøkelsessak etter 4-3. Dersom det er åpnet undersøkelsessak, skal barneverntjenesten gi melder som omfattes av 6-4 annet og tredje ledd, ny tilbakemelding om at undersøkelsen er gjennomført. Den nye tilbakemeldingen skal sendes innen tre uker etter at undersøkelsen er gjennomført og skal inneholde opplysninger om hvorvidt saken er henlagt, eller om barneverntjenesten følger opp saken videre. Når barneverntjenesten skal iverksette eller har iverksatt tiltak som det er nødvendig at melder som omfattes av 6-4 annet og tredje ledd får kjennskap til av hensyn til sin videre oppfølging av barnet, kan barneverntjenesten gi melderen tilbakemelding om tiltakene. Tilføyd ved lov 19. juni 2009 nr. 45 (ikr. 1. juli 2009 iflg. res. 26. juni 2009 nr. 874). Barnevernloven 6-9. Frister og ileggelse av mulkt

54 En undersøkelse etter 4-3 skal gjennomføres snarest og senest innen tre måneder. I særlige tilfelle kan fristen være seks måneder. En undersøkelse er gjennomført når barneverntjenesten har truffet vedtak om tiltak eller saken er besluttet henlagt. I de tilfeller tiltaket hører under fylkesnemndas myndighetsområde, regnes undersøkelsen som gjennomført når barneverntjenesten har framlagt begjæring om tiltak for fylkesnemnda i henhold til Ved oversittelse av fristene kan fylkesmannen ilegge kommunen mulkt. Det samme gjelder ved oversittelse av fristen nevnt i 4-2. Departementet kan gi forskrifter om gjennomføringen av ordningen og om mulktens størrelse. Barnevernloven 9-1. Kommunens økonomiske ansvar for barneverntjenesten. Den enkelte kommune skal sørge for de bevilgninger som er nødvendige for å yte de tjenester og tiltak som kommunen har ansvaret for etter denne loven. Kostnadene ved tjenester og tiltak som nevnt i første ledd, skal dekkes av den kommune som etter 8-1 og 8-4 er ansvarlig for å yte tjenesten eller sette i verk tiltaket. Bare etter reglene i 9-2, 9-3, 9-4 og 9-8 kan det kreves at disse kostnadene skal dekkes av andre Internkontrollforskriften Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. 1. Formål Formålet med forskriften er å sikre at kommunen utfører oppgavene sine i samsvar med krav fastsatt i lov eller i medhold av lov. 2. Virkeområde Forskriften gjelder alle kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester. 3. Definisjon I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at barneverntjenestens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. 4. Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses barneverntjenestens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av lov om barneverntjenester. Internkontroll innebærer at kommunen blant annet skal: a) beskrive hvordan barneverntjenesten er organisert samt barneverntjenestens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet. Det skal klart framgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) sikre at arbeidstakerne har tilgang til og kunnskap om aktuelle lover og forskrifter som gjelder for barneverntjenesten,

55 c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor fagområdet, samt om barneverntjenestens internkontroll, d) sørge for at arbeidstakerne og oppdragstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) gjøre bruk av erfaringer fra barn og foreldre til forbedring av barneverntjenesten, f) skaffe oversikt over områder i barneverntjenesten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollerer, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av barnevernlovgivningen, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i barneverntjenesten. 5. Dokumentasjon Internkontrollen må kunne dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av barneverntjenestens størrelse, aktiviteter og risikoforhold. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. 6. Ikrafttredelse Denne forskrift trer i kraft 1. januar Forskrift om fosterhjem 8. Tilsyn med fosterhjemmet Det skal føres tilsyn med hvert enkelt barn i fosterhjem fra plasseringstidspunktet frem til barnet fyller 18 år. Formålet med tilsynet er å føre kontroll med at barnet får tilfredsstillende omsorg i fosterhjemmet og at de forutsetninger som ble lagt til grunn for plasseringen blir fulgt opp. Dette omfatter også tilsyn med at barnets etniske, religiøse, kulturelle og språklige bakgrunn ivaretas på hensiktsmessig måte, herunder samiske barns rett til å ivareta språk og kultur. Barneverntjenesten i fosterhjemskommunen har ansvaret for at det blir ført tilsyn. Barneverntjenestene i fosterhjemskommunen og omsorgskommunen kan inngå avtale om at barneverntjenesten i omsorgskommunen skal ha ansvaret for at det blir ført tilsyn. Avtalen skal være skriftlig. Blir det inngått slik avtale plikter barneverntjenesten i omsorgskommunen å melde fra til barneverntjenesten i fosterhjemskommunen om eventuelle misforhold i fosterhjemmet. Barneverntjenesten skal oppnevne en særskilt tilsynsfører til det enkelte barn ved godkjenning av fosterhjemmet. Det skal legges vekt på å finne frem til en person som barnet har, eller kan få nødvendig tillit til og som har særlige forutsetninger for å kunne utføre tilsynsoppgaven i forhold til det aktuelle barnet. Det skal videre legges vekt på å finne frem til en person som kan utføre tilsynsoppgaven over tid og som har en uavhengig rolle i forhold til barneverntjenesten og fosterforeldrene. Det skal tilstrebes at tilsynsfører har samme kulturelle

56 eller språklige tilhørighet som barnet eller besitter kompetanse i minoritetsbarns eget språk eller kultur. Barn som er fylt 7 år, og yngre barn som er i stand til å danne seg egne synspunkter, skal informeres og gis anledning til å uttale seg før tilsynsfører velges. Barnets mening skal tillegges vekt i samsvar med dets alder og modenhet. Barneverntjenesten skal orientere både barnet og fosterforeldrene om hvem som er oppnevnt som tilsynsfører for barnet. Barnet skal informeres om at det når som helst kan ta opp med tilsynsfører eventuelle problemer i forhold til fosterhjemmet eller barneverntjenesten. Endret ved forskrift 15. mars 2012 nr. 226 (i kraft 1. mai 2012). 9. Utføring av tilsyn og rapportering Tilsynsfører skal ved utføring av tilsynet ha en uavhengig funksjon i forhold til barneverntjenesten og fosterforeldrene, men skal samarbeide med barneverntjenesten til beste for barnet. Tilsynsfører skal føre tilsyn med barnet så ofte som nødvendig for å kunne oppfylle formålet etter 8 annet ledd, men minimum 4 ganger i året. Dersom barneverntjenesten vurderer forholdene i fosterhjemmet som gode, og barnet samtykker, kan barneverntjenesten vedta at tilsynet skal reduseres til minimum 2 ganger i året for barn som er fylt 15 år og som har vært plassert i fosterhjemmet i mer enn 2 år. Tilsynsfører skal få adgang til fosterhjemmet så ofte som nødvendig, jf. annet ledd første punktum. Tilsynet skal tilrettelegges slik at barnet kan ta opp eventuelle problemer med tilsynsfører uten at fosterforeldrene er tilstede. Tilsynsfører skal utarbeide rapport, jf. 8 annet ledd, etter hvert tilsyn. Rapporten skal sendes til barneverntjenesten i den kommunen som har ansvaret for at det blir ført tilsyn, jf. 8 tredje ledd, og i kopi til barneverntjenesten i omsorgskommunen, dersom det ikke er den som har ansvaret. Endret ved forskrift 15. mars 2012 nr. 226 (i kraft 1. mai 2012). Arkivlova 1. Føremål. Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. 6. Arkivansvaret. Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Lov om offentlig forvaltning (forvaltningsloven)

57 13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: - noens personlige forhold, eller - tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal regnes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. Tilføyd ved lov 27 mai 1977 nr. 40, endret ved lov 11 juni 1982 nr a. (begrensninger i taushetsplikten når det ikke er behov for beskyttelse). Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: 1. at opplysninger gjøres kjent for dem som de direkte gjelder, eller for andre i den utstrekning de som har krav på taushet samtykker, 2. at opplysningene brukes når behovet for beskyttelse må anses varetatt ved at de gis i statistisk form eller ved at individualiserende kjennetegn utelates på annen måte, og 3. at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, f.eks. når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. 4. at opplysninger om en navngitt domfelt eller botlagt er benådet eller ikke og hvilke reaksjoner vedkommende eventuelt blir benådet til, gjøres kjent. Tilføyd ved lov 27. mai 1977 nr. 40, endret ved lov 17. des 2010 nr. 85 (ikr. 17. des 2010 iflg. res. 17. des 2010 nr. 1668). 13b. (begrensninger av taushetsplikten ut fra private eller offentlige interesser). Taushetsplikt etter 13 er ikke til hinder for: - at opplysningene i en sak gjøres kjent for sakens parter eller deres representanter, - at opplysningene brukes for å oppnå det formål de er gitt eller innhentet for, bl.a. kan brukes i forbindelse med saksforberedelse, avgjørelse, gjennomføring av avgjørelsen, oppfølging og kontroll, - at opplysningene er tilgjengelig for andre tjenestemenn innen organet eller etaten i den utstrekning som trengs for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning, bl.a. til bruk ved vegledning i andre saker,

58 - at opplysningene brukes for statistisk bearbeiding, utrednings- og planleggingsoppgaver, eller i forbindelse med revisjon eller annen form for kontroll med forvaltningen, - at forvaltningsorganet gir andre forvaltningsorganer opplysninger om en persons forbindelse med organet og om avgjørelser som er truffet og ellers slike opplysninger som det er nødvendig å gi for å fremme avgiverorganets oppgaver etter lov, instruks eller oppnevningsgrunnlag, - at forvaltningsorganet anmelder eller gir opplysninger (jfr. også nr. 5) om lovbrudd til påtalemyndigheten eller vedkommende kontrollmyndighet, når det finnes ønskelig av allmenne omsyn eller forfølgning av lovbruddet har naturlig sammenheng med avgiverorganets oppgaver, - at forvaltningsorganet gir et annet forvaltningsorgan opplysninger (samordning) som forutsatt i lov om Oppgaveregisteret, - at forvaltningsorganet gir et forvaltningsorgan i en annen EØS-stat opplysninger som forutsatt i tjenesteloven. Part eller partsrepresentant som blir gjort kjent med opplysninger etter første ledd nr. 1, kan bare bruke opplysningene i den utstrekning det er nødvendig for å vareta partens tarv i saken. Forvaltningsorganet skal gjøre ham merksam på dette. Likeledes kan forvaltningsorganet pålegge taushetsplikt når vitner o.l. får opplysninger undergitt taushetsplikt i forbindelse med at de uttaler seg til organet. Overtreding av taushetsplikt etter dette ledd kan straffes etter straffelovens 121, dersom vedkommende er gjort merksam på at overtreding kan få slik følge. Tilføyd ved lov 27. mai 1977 nr. 40, endret ved lover 6. juni 1997 nr. 35 (ikr. 1. nov 1997), 19. juni 2009 nr. 103 (ikr. 28. des 2009 iflg. res. 19. juni 2009 nr. 672). Endres ved lov 20. mai 2005 nr. 28 (ikr. fra den tid som fastsettes ved lov) som endret ved lov 19. juni 2009 nr c. (informasjon om taushetsplikt, oppbevaring av opplysninger undergitt taushetsplikt). Vedkommende forvaltningsorgan skal sørge for at taushetsplikten blir kjent for dem den gjelder, og kan kreve skriftlig erklæring om at de kjenner og vil respektere reglene. Dokumenter og annet materiale som inneholder opplysninger undergitt taushetsplikt, skal forvaltningsorganet oppbevare på betryggende måte. Kongen kan gi nærmere regler om oppbevaring av dokumenter og annet materiale som er undergitt taushetsplikt, om tilintetgjøring av dokumenter eller materiale og om bortfall av taushetsplikt etter en viss tid. Taushetsplikten bortfaller etter 60 år når ikke annet er bestemt i medhold av foregående punktum. Forskrift til forvaltningsloven 10. Bortfall av taushetsplikt i barnevern- og adopsjonssaker I barnevernssaker og adopsjonssaker faller taushetsplikten bort etter 100 år

59 Vedlegg 2: Rådmannens tilbakemeldinger E-post fra Barnevernleder i Hobøl kommune Lise Falkenburger, datert

60 -60-

61 Saksnr.: 2014/20556 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /25 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Punkter under denne saken er først og fremst muntlig informasjon og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling. -61-

62 Saksnr.: 2014/20556 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: /2014 Klassering: 510/138 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Hobøl /26 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder -62-