SLIK BYGGER VI NYE ÅLESUND KOMMUNE 2020

Transkript

1 SLIK BYGGER VI NYE ÅLESUND KOMMUNE 2020 OVERORDNA STYRINGSDOKUMENT FOR KOMMUNESAMANSLÅING MELLOM HARAM, SANDØY, SKODJE, ØRSKOG OG ÅLESUND VERSJON NASJONAL GJENNOMSLAGKRAFT, REGIONAL ATTRAKTIVITET OG LOKAL IDENTITET

2 Innhald 1 OM STYRINGSDOKUMENTET BAKGRUNN OG FAKTA Bakgrunn Fakta om nye Ålesund Kart over nye Ålesund Faktatal VISJON, MÅL, SUKSESSKRITERIER OG VERDIAR Målhierarki - modell Visjon og mål i intensjonsavtalen Visjonen med å etablere nye Ålesund Overordna mål Effektmål og resultatmål for prosjektet Suksessfaktorar ved omstillinga Verdigrunnlag for omstillinga OVERORDNA RISIKOANALYSE Identifiserte risikoar juni Tiltak for å redusere risikoane HOVUDFASAR I PROSJEKTET Generelt om faseinndeling Planleggingsfase Gjennomføringsfase del 1: vår Gjennomføringsfase del 2: haust 2018 vår Avslutningsfase haust ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR Organisasjonskart for prosjektet og overordna prinsipp Politisk styringsnivå i prosjektet Fellesnemnda Arbeidsutval Partssamansett utval (PSU) Politiske komitear Administativt styringsnivå i prosjektet Prosjektleiar Leiargruppe i prosjektet og rådmennene i eksisterande kommunar Hovudprosjektet - tilsette i prosjektorganisasjonen Andre kjøp av tilsettressursar i prosjektperioden Styringsprinsipp for delprosjekta Delprosjekt administrasjons-/stabsområde - prosjektsamordning Delprosjekt for tenesteområda første skisse

3 7 ARBEIDSMETODAR, KOMMUNIKASJON OG ARKIV Arbeidsmetodar Informasjon og kommunikasjon internt og eksternt Arkiv og dokumentasjonshandtering i prosjektperioden MEDVERKNAD OG RAMMEVILKÅR TIL TILLITSVALDE OG HVO Tillitvalde Oppretting av kontaktutval for prosjektperioden Hovudverneombod PROSJEKTØKONOMI Økonomistyring i prosjektet Oversikt prosjektbudsjett Oversikt støtte, kompensasjon og tilskot OVERSIKT PROSJEKTDOKUMENT, REFERANSAR OG VEDLEGG Oversikt alle overordna dokument og reglement i prosjektet Eksterne referansar og linkar Vedlegg: Samandrag «Mandat og reglement for fellesnemnda» Vedlegg: Felles føringar for alle delprosjekt

4 1 OM STYRINGSDOKUMENTET Styringsdokumentet dannar grunnlaget for styring av prosjektet fram til Styringsdokumentet skal fungere som eit basisdokument for korleis vi bygger nye Ålesund, og dannar kontrakta mellom fellesnemnda og prosjektleiinga. Dokumentet skal: - peike ut retning gjennom visjon, mål og verdiar for prosjektperioden - gi oversikt over prosjektet i omfang og oppbygging - tydeleggjere roller og ansvar i prosjektet - gi oversikt over fasar i prosjektet og tiltak i dei ulike fasane Hensikta med å samle informasjonen i dette dokumentet er også at nye personer raskt og lett kan finne ut kva prosjektet gjeld og korleis det styrast. Dokumentet vert publisert på For at dokumentet til ei kvar tid skal kunne fungere som styringsverkty må det jamnleg oppdaterast etter som fusjons- og utviklingsprosessen går inn i nye fasar, ny og vesentleg informasjon føreligg. Oppdaterte versjonar skal vedtakast i fellesnemnda. Dette styringsdokumentet bygger på intensjonsavtalen og arbeid utført i styringsgruppa i perioden Styringsdokumentet må sjåast i samanheng med Intensjonsavtalen og andre dokument som vil utarbeidast i og for omstillingsprosessen. Oversikt over andre viktige dokument ligg i kap. 11. Det er teke i bruk eit eige prosjektstyringsverktøy Prosjektportalen (vedtak i fellesnemnda sak 05/17) for å samordne prosessane i delprosjekta. 2 BAKGRUNN OG FAKTA 2.1 BAKGRUNN I juni 2016 vedtok kommunestyra i Sandøy, Skodje og Ålesund å søke om kommunesamanslåing. I november 2016 vedtok også Ørskog kommunestyre at kommunen skulle inngå i kommunesamanslåinga. Vedtaka var resultat av ein lang utredningsprosess med brei deltaking og involvering frå mange kommunar (regionkommuneprosjektet). 8. juni 2017 vedtok Stortinget at også Haram kommune skulle inngå i den nye kommunen, som no består av Haram, Sandøy, Skodje, Ørskog og Ålesund. 21. juni 2017 fatta dei fem kommunane nødvendige vedtak som dannar grunnlaget for Kongeleg resolusjon om oppretting av nye Ålesund kommune innan

5 2.2 FAKTA OM NYE ÅLESUND KART OVER NYE ÅLESUND 5

6 2.2.2 FAKTATAL Kommunar Innbyggjartal (3. kvartal 2016) Areal land (fastland, øyer) Areal land og innsjø Havflate Årsverk (des. 2016) Tilsette (des. 2016) Haram kommune ,1 267,9 802, Sandøy kommune ,4 21,5 985, Skodje kommune ,0 129,3 36, Ørskog kommune ,4 135,6 21, Ålesund kommune ,6 104,1 95, Nye Ålesund ,5 658, , Kjelde for areal og havflate: Nye Ålesund vert 608 kvadratkilometer der landskap og infrastruktur er prega av øyer, fjordar, hav, og tettbygde byområde. Kommunen strekk seg frå vakre Sandøy med sine øyer i nord, Haram som tilbyr fantastiske naturområde på sjø, hav og fjell, via det vakre fjordlandskapet i Skodje og Ørskog, til urbane Ålesund i sørvest. Nye Ålesund med sine innbyggjarar og over tilsette vil verte den største byen mellom Bergen og Trondheim med føresetnader for gode og likeverdige tenester der folk er. Kommunegrensene i den nye kommunen er betre tilpassa det allereie etablerte bu- og arbeidsmarknaden enn dagens grenser. Nye Ålesund har sterk befolkningsvekst, noko som er eit godt utgangspunkt for å skape ein regional motor og eit tyngdepunkt i regionen. Nye Ålesund har store havområde og ei marin og maritim næring som er dyktig på omstilling, innovasjon og nyetablering. Næringslivet i den nye kommunen har gjennom ei framtidsretta nærings- og forskingshistorie i regionen vist at vi vil og kan vere i forkant. Nye Ålesund vil vere ein premissleverandør for ei berekraftig utnytting av havrommet, med framvekst av nye havnæringar. Dette er konkretisert blant anna gjennom satsinga på det grøne skiftet ved NTNU i Ålesund og samarbeidet med universitetet og Norsk Martimt Kompetansesenter. Gjennom etableringa av NTNU i Ålesund og det allereie godt etablerte NMK er befolkninga sikra eit bredt, gjennomgåande og relevant utdanningstilbod i kommunen som også sikrar rekruttering av kompetanse til næringslivet og forskingsmiljøet. Aktiviteten og utviklinga i den maritime næringa og ved NMK gjør at nye Ålesund vil verte leiiande på forsking og utvikling. Ålesund sjukehus er det største og mest differensierte sjukehuset mellom Bergen og Trondheim. Med sine spesialisthelsetenester og forskingsmiljø er det ein viktig del av tryggleikstilbodet i kommunen. I dette tilbodet inngår også helsestasjon for barn, unge, gravide, flyktningar og skulehelseteneste. 1 Tal tilsette i alt er litt lågare enn summen av tilsette i kvar kommune, sidan nokon er tilsett i meir enn ein kommune. Tala inkluderer hoved- og bistillinger, midlertidig og faste tilsette. Kommunale foretak er inkludert. 6

7 3 VISJON, MÅL, SUKSESSKRITERIER OG VERDIAR Arbeidet med visjon, mål, suksesskriterier og verdiar har skjedd i ulike fasar og på ulike måtar. Formuleringane i styringsdokumentet bygger på intensjonsavtalen, og innspel frå styringsgruppa/fellesnemnda og rådmannsgruppa MÅLHIERARKI - MODELL Målhierarki: Visjon er gjerne den overordna politiske hensikta med kvifor ein set i gang med prosjektet, den ønska tilstanden etter prosjektet er ferdig og trådt i kraft. Desse er henta rett frå intensjonsavtalen. Effektmål beskriv forventa effekt, kva gevinstar som skal oppnåast med prosjektet. Effektmåla beskriv ein ønska framtidig situasjon. Gevinstrealisering er å sørge for at dei effektane/gevinstane som var forventa av prosjektet faktisk blir realisert. Resultatmåla beskriv kva konkrete resultat prosjektet skal levere i løpet av prosjektet. Desse konkretiserer korleis effektmåla skal nåast. 3 Suksesskriteria beskriv kva betingelsar som må vere på plass i samanslåingsprosessen for å oppnå resultat. 2 Styringsgruppa har i ulike møte arbeidd med idédugnad kring framtidsbilete og tiltak for å nå måla våre. Desse innspela er samla i vedlegg til styringsdokumentet, og kan nyttast i arbeidet i kvart enkelt delprosjekt. 3 Resultatmåla skal vere målbare i tid, kostnad og kvalitet, ofte omtalt som SMARTE mål (Hersey og Blanchard (1993): S = spesifikke M = målbare A = ambisjonsrike R = resultatorienterte/relevante T = tidsbestemte E = enkle 7

8 3.2 VISJON OG MÅL I INTENSJONSAVTALEN VISJONEN MED Å ETABLERE NYE ÅLESUND 4 Visjonen vår er Nasjonal gjennomslagskraft, regional attraktivitet og lokal identitet! Lokal identitet er eit fundament for mangfald og skaparkraft. Mangfald og skaparkraft gir attraktivitet. Attraktivitet gir tiltrekkingskraft. Tiltrekkingskraft gir nasjonal slagkraft. Mottoet vårt er: Det vi skal, skal vi vere gode til. Det vi vil, skal vi tore å gjere noko med! Dette skal vi oppnå med å gå saman i nye Ålesund kommune: Vere sterkare motvekt mot sentralisering til dei store landsdelssentera. Drive meir heilskapleg og overordna planlegging. Få på plass framtidsretta løysingar for samferdsel som bind regionen saman. Ha større tyngde som pådrivar for å styrkje forskings- og utdanningsinstitusjonane. Arbeide strategisk som medspelar for å styrkje og utvikle næringsliv og nyskaping i regionen. Få større kapasitet til å vere innovativ og tenkje strategisk for nyskaping. Arbeide aktivt med å førebygge og handtere kriser og katastrofar. Ta ansvar for nye oppgåver som krev spisskompetanse. Utvikle kvaliteten på tenestene og servicen til innbyggarane. Styrkje og utvikle mangfaldet i kulturlivet. Vere det urbane midtpunktet mellom Bergen og Trondheim OVERORDNA MÅL Samandrag av måla i intensjonsavtalen mellom dei fem kommunane: Samfunnsutvikling Nye Ålesund skal sikre ei samordna planlegging for utvikling av både by og omland, samferdselsprosjekt og kollektivløysingar som vil knyte heile kommunen saman, samarbeid med andre samfunnsaktørar, møte dei store utfordringane i samfunnet gjennom miljøstrategi, folkehelsestrategi, tenesteutviklings- og innovasjonsstrategi og nyskaping i næringslivet. Tenesteyting og utøving av mynde Nye Ålesund skal skape ein sterk organisasjon i samspel med andre for å utvikle regionen. Dei kommunale tenestene, og dermed arbeidsplassane, skal vere nær brukarane samtidig som tilsette blir del av eit større fagmiljø med spesialiserte tenester tilgjengeleg. Effektivisering/sparing skal gå til auka kvantitet og kvalitet i tenestene. Vi skal arbeide aktivt for nye statlege og andre offentlege kompetansearbeidsplassar. Ta vare på innbyggarane sin rettstryggleik. Demokrati Den politiske organiseringa i nye Ålesund skal sikre heilskapleg planlegging for regional slagkraft og lokal medverknad på kommunedelnivå. Utprøving av nye former for medverknad. Fokus på digitale plattformer. 4 Teksten er henta frå intensjonsavtalen mellom dei fem kommunane. 8

9 Økonomi Nye Ålesund skal ha eit forsvarleg økonomisk handlingsrom for sikre gode tenester til innbyggjarane. Vinstane skal gå til å styrke tenestene og realisere visjonen for den nye kommunen. Lånegjeld på forsvarleg nivå, betale ned gjeld i tråd med avskrivingar, tilstrekkeleg stort disposisjonsfond. Teneste- og avgiftsnivået skal harmoniserast. Fellesnemnda skal styre investeringar mot felles mål og bidra til felles økonomiske mål og samkøyre planprosessar. Dette må skje i overgangsfasen Kommunen som arbeidsgjevar Nye Ålesund skal ha eit tillitsfullt samarbeid for å styrke effektivitet, innovasjon, kvalitet og trivsel. Vi skal ha kompetanseutvikling og innovativt samarbeid med andre, samt utvikle eit godt partsamarbeid (politikarar, administrativ leiing, fagforeiningar) for å utvikle dei kommunale tenestene. Organisering, arbeidsformer og digitalisering Berekraft og nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga i den nye kommunen. Organiseringa av nye Ålesund skal bygge på framtidas modellar for arbeidsdeling og samhandling; effektiv og innovativ organisasjon, styrke samhandling på tvers, god forvaltningsskikk, tillitsbasert samspel, utvikle ny politikarrolle, tverrfagleg og nettverksbasert organisering, nettverk og partnarskap med andre, innbyggjarmedverknad, digitalisering, ny teknologi. Interkommunalt samarbeid Nye Ålesund skal ta på seg oppgåver på eiga hand, og vurdere kva samarbeid det er ønskeleg eller naudsynt for den nye kommunen å inngå i. 3.3 EFFEKTMÅL OG RESULTATMÅL FOR PROSJEKTET Nye Ålesund skal vere i drift frå og med med alle avgjerande element på plass, og med synlege effektar innan innovasjon og utvikling. For å nå effektmålet må følgjande konkrete resultat på plass 5 : 1. Dei fem kommunane har både samordna, men og fornya og forbetra rutinar og system innanfor alle område som må vere på plass innan Vi har etablert ein heilskapleg administrativ organisasjonsstruktur, og lagt grunnlag for ein organisasjonskultur, som innbyr til samhandling og samskaping mellom sektorar, mellom kommune, innbyggjarar, frivillegheit, næringsliv og akademia. 3. Vi har etablert ein styringsdyktig politisk organisasjon som fremmer eit levande lokaldemokrati. 4. Vi har tatt i bruk digitale løysingar som skapar ein enklare kvardag for tilsette, innbyggjarar og næringsliv. 5. Vi har etablert eit senter for innovasjon. Prosjektet må konkretisere kva som er nødvendig og mogleg å få på plass før 2020, og kva som kan forskyvast til etter Resultatmåla her er overordna og går på tvers av heile prosjektet. Kvart delprosjekt har i tillegg sine resultatmål for sitt ansvarsområde. 9

10 3.4 SUKSESSFAKTORAR VED OMSTILLINGA Felles forståing for at vi skal skape ein ny kommune. Tydeleg visjon og strategi for korleis målet kan nås. Tydeleg leiing og rolleavklaring i prosjektet. Involvering av tilsette og innbyggjarar. Ein prosjektorganisasjon med kapasitet og kompetanse til å gjennomføre prosjektet. Tydeleg kommunikasjonsstrategi som kommuniserer visjonen med ulike verkemiddel. Skaping av møteplassar og arbeidsformer som gjer folk i stand til å arbeide på nye måtar. Synleggjering av framgang, skape tidleg suksess. Ta på alvor at kultur ét strategi til frukost. 3.5 VERDIGRUNNLAG FOR OMSTILLINGA Verdiane som ligg til grunn for omstillinga bygger på intensjonsavtalen og arbeid i styringsgruppa : Likeverd: Kommunane som vil bygge nye Ålesund kommune er likeverdige. Rausheit: Bygginga nye Ålesund kommune skal vere prega av rausheit og forståing for kvarandre sin ståstad. Identitet: Lokal identitet og nærdemokrati skal vere høgt prioritert i omstillinga. Nyskaping: Nyskaping skal ligge til grunn for utviklinga av den nye kommunen. Vi ønskjer å vere framoverlente og ha fokus på ei berekraftig framtid. Innbyggjarfokus: Vi ønskjer å sette innbyggjarane sine behov i sentrum og legge til rette for samskaping, openheit og tilgjengelegheit i bygginga av ny kommune. Ein heilt ny kommune skal etablerast, bli drifta og vidareutvikla med utgangspunkt i dei tidlegare kommunane sin styrkje og særtrekk. I det vidare omstillingstida bør det arbeidast med kva verdiar som skal ligge til grunn for nye Ålesund kommune. 10

11 4 OVERORDNA RISIKOANALYSE 4.1 IDENTIFISERTE RISIKOAR JUNI 2017 Overordna risiko- og sårbarheitsanalyse (ROS-analyse) er ei kvalitativ risikovurdering som bygger på fagleg skjønn og erfaring. Målsettinga med å gjennomføre ei ROS-analyse er å «vere føre var» og kunne sette i verk tiltak for å forhindre at den tenkte hendingar ikkje inntreff. 6 Følgjande ni hendingar er vurdert 7 å kunne inntreffe (sannsynlegheit), og samtidig kunne innebere ei høg/middels høg risiko for at prosjektet ikkje når måla (konsekvens): 4.2 TILTAK FOR Å REDUSERE RISIKOANE Samandrag av identifiserte tiltak som vert jobba vidare med for å redusere risikoane: 1. Manglande styring og leiing tiltak for å redusere risikoen: Opprette prosjektleiarforum for å sikre god samhandling Tilsette rådmann som også skal vere prosjektleiar Vedta og ta i bruk felles prosjektstyringsverkty Jamnleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring Vedtake overordna delegeringsreglement for prosjektperioden Koordinert og fagleg forankra sakshandsaming Koordinert leiarutvikling og kompetansetiltak i samsvar med satsingane i nye Ålesund 6 ROS-analysa synleggjer: 1) Uønska hendingar som vil kunne inntreffe. 2) Ei vurdering av kor sannsynleg det er at hendinga vil inntreffe. 3) Ei vurdering av kor store konsekvensane vil kunne bli. Dette er eit samandrag av ROS-analysen for nye Ålesund. Fullstendig analyse er presentert i eige dokument. 7 Overordna ROS-analyse blei gjennomført i styringsgruppemøte , og handsama av ei administrativ gruppe i etterkant. Analysa tok utgangspunkt i visjon og mål for bygging av nye Ålesund og omstillingsabeidet. ROS-analyse må gjennomførast på ny med jamne mellomrom for å sikre at vi har ei felles forståing for risikobilete og hindre uønska hendingar. Alle delprosjekt gjennomfører eiga ROS-analyse for sitt delprosjekt med utgangspunkt i same kriterium. 11

12 2. Manglande politisk styring tiltak for å redusere risikoen: Felles sak om frikjøp som sikrar nok ressursar og god framdrift i delprosjekta Benytte effektive arbeidsmetodar som sikrar god forankring i og mellom møte Framdriftsplan som tydeleggjer prioriteringar og milepælar i styringsdokumentet Kommunane prioriterer prosjekt nye Ålesund framfor andre satsingar Faste møte mellom prosjektkoordinator/prosjektleiar og rådmennene, og mulig etablering som fast administrativ gruppe 3. Mangel på tid - tiltak for å redusere risikoen: Arbeide med felles kultur og identitet Prioritere prosjekt i nye Ålesund framfor satsingar i gamal kommune Kompetanseheving knytt til ny politikarrolle Vedta regl. for møtegodtgjersle og møteregl. som ivaretar gode vilkår for å utøve politikk Feire suksessar og markere milepælar Iverksetje konkrete positive endringar så snart som mogeleg Fellesnemnda må stå fram som brennande for nye Ålesund. Jamnleg oppdatering av styringsdokumentet for å sikre strategisk styring 4. Nøkkelpersonar slutter - tiltak for å redusere risikoen: Frikjøp til delprosjekt vert tatt høgde for i prosjektbudsjettet Avklare overordna administrativ struktur i nye Ålesund Tidleg avklaring for tilsette i nøkkelstillingar Kompetanseheving i endringsleiing 5. Manglande økonomiske ressursar - tiltak for å redusere risikoen: God prosess kring prosjektbudsjettet som synleggjer handlingsrommet og sikrar rett prioritering av midlane Plan for gevinstrealisering God økonomistyring, styring etter måltal i kvar enkelt kommune fram til samanslåing 6. IKT-systema fungerer ikkje - tiltak for å redusere risikoen: Avvikle strategisamarbeidet i ekommune for å få betre styringslinjer i prosjektorganisasjonen Få på plass kapasitet og kompetanse i strategisk IKT leiing i prosjektorganisasjonen 7. Oppleving av urettferdig fordeling i bygging av nye Ålesund - tiltak for å redusere risikoen: Folkemøte og andre former for involvering av innbyggjarane Bakgrunn for avgjerder vert godt opplyst og gode prosessar fram mot vedtak Sikre at kommunikasjonsstrategien vert etterlevd 8. Konflikter og usemjer - tiltak for å redusere risikoen: Ta i bruk arbeidsformer som fremmer likeverd, respekt og rausheit Kulturbygging Tydeleg leiing både i linjeorganisasjonar og prosjektorganisasjon Tydeleggjere roller og ansvar til dømes gjennom å vedtake delegasjonsreglement 9. Manglande medverknad og kommunikasjon til innbyggjarar og tilsette - tiltak for å red. risikoen: Vedta, forankre og følgje opp kommunikasjonsstrategien - sikre at leiarar tek sitt kommunikasjonsansvar Gode rametilhøve for HTV og HVO - sak om frikjøp til handsaming i fellesnemnda Kommunisere relevant og forståeleg informasjon om nære saker til innbyggjarane Tydeleg rolleavklaring mellom arbeidsgjevar og tillitsvalde 12

13 5 HOVUDFASAR I PROSJEKTET 5.1 GENERELT OM FASEINNDELING Nasjonal faseinndeling: Faseinndeling i eit prosjekt: Figur henta frå prosjektveiviseren.no. 13

14 5.2 PLANLEGGINGSFASE 2017 Styringsgruppemøte og AU-møte for å førebu arbeidet Prosjektorganisasjon vart etablert Prosjektplanlegging for hele samanslåingsprosessen Delprosjekt igangsettast kartleggingsarbeid og skisser Stortingsbehandling 8. juni 2017 Felles kommunestyremøte 21. juni 2017 Reglement for fellesnemnda vart fastsett (følgjer Inndelingslova og Kommunelova) Rådmann/prosjektleiarstilling: tilsettingsprosess sommar 2017 og tilsetjing 5. okt Fellesnemnda tråtte i kraft i 24. august 2017 Partssamansett utval vart konstituert 7. sept Demokratiprosjektet viktig i denne fasen. Kongeleg resolusjon 5.3 GJENNOMFØRINGSFASE DEL 1: VÅR 2018 Prosjektleiar tiltrer seinast 1. feb Politisk struktur for nye Ålesund vedtakast årsskiftet 2017/2018. Oppretting av fleire delprosjekt som ikkje vart starta opp i Prosjektarbeidet tar til for fullt i alle nedsette prosjektgrupper. Administrativ struktur for nye Ålesund vedtakast våren Omstillingsplan. Oppstart bemanningsplan og personalprosessar for innplassering. 5.4 GJENNOMFØRINGSFASE DEL 2: HAUST 2018 VÅR 2019 Toppleiargruppa i nye Ålesund tilsetjast hausten Fellesnemnda får ei sentral rolle som beslutningsorgan i denne fasen Ny administrativ organisering for nye Ålesund - oppstart av innføring? Prosjektleiar har ansvar for drifta av aktivitet som leggast over til nye Ålesund. Prosjektleiar har ansvar for at alle vesentlege element ved samanslåingsprosessen er innført innan juli 2019 Prosjektarbeidet sluttførast og gjerast klart for overlevering til linja Kommunevalget hausten førebuing 5.5 AVSLUTNINGSFASE HAUST Kommuneval Fellesnemnda oppløysast Konstituering av kommunestyret for nye Ålesund og val av representantar til utval/komitear Fatte vedtak som formelt sett ikke kan fattast før nye Ålesund sitt kommunestyre er konstituert Forberede implementering av område/element som ikkje kan innførast før

15 6 ORGANISERING, ROLLER OG ANSVAR 6.1 ORGANISASJONSKART FOR PROSJEKTET OG OVERORDNA PRINSIPP Organisering av prosjektet slik det etter planen vert frå 2018: Tydeleg ansvars- og rolleavklaring mellom politiske og administrative organ i gjennomføringa av prosjektet er avgjerande for korleis prosessen vert opplevd, og kva for resultat det vert mogeleg å oppnå. Styringsdokumentet omtalar prinsipp som skal gjelde for organiseringa av prosjektet for å skape ein tydeleg og føreseieleg prosess. Det er også utarbeidd eit delegasjonsreglement for nye Ålesund i , prinsippa gitt i dette styringsdokumentet er i samsvar med dette. Kart som nærare illustrerer samordningsansvaret til delprosjekt innan administrasjons-/stabsområdet: 15

16 6.2 POLITISK STYRINGSNIVÅ I PROSJEKTET FELLESNEMNDA Fellesnemnda fungerer som eit politisk organ i samsvar med inndelingslova sine bestemmelser frå kongeleg resolusjon hausten 2017 og fram til konstituerande kommunestyre hausten Fellesnemnda fungerer som overbygning for politisk og administrativ del av prosjektorganisasjonen (prosjekteigar) i alle fasar av samanslåingsprosessen. Fellesnemnda skal førebu samanslåinga, og sikre naudsynt samordning mellom dei fem kommunane fram til konstituerande møte er halde av nyvald kommunestyre hausten Dette inneber at dei skal leie og styre heile prosessen, fatte naudsynte vedtak i samsvar med inndelingslova og intensjonsavtalen. Fellesnemnda har ansvar for å involvere dei øvrige folkevalde i Haram, Skodje, Ørskog, Ålesund og Sandøy og å ha dialog med sivilsamfunnet i dei tre kommunane. Under fellesnemnda er det oppretta: - Arbeidsutval (AU) - Partssamansett utval ( PSU) for å ivareta medverknad etter lov og avtaleverk - Politiske komitear Mandat til dei politiske komiteane skal vedtakast av fellesnemnda. Fellesnemnda utnemner politiske representantar til komiteane etter innstilling frå AU. Kvar ordførar spelar inn til namn til AU, som har ansvar for at komiteen vert rett samansett. Oversikt over medlemmar i fellesnemnda Fellesnemnda starta sin funksjon 24. august Fellesnemnda avløyste den tidlegare styringsgruppa som hadde ansvar for å førebu prosessen. 8 Funksjonstida går ut når det nye kommunestyret blir vald ved kommunestyrevalet Fellesnemnda er konstituert etter reglane i inndelingslova 27. Kvar kommune har vald fem representantar og fem vara i rekkjefølgje til fellesnemnda, nemnda er til saman 25 faste representantar. Leiar i fellesnemnda: Eva Vinje Aurdal Nestleiar i fellesnemnda: Dag Olav Tennfjord 8 Det er gjennomført 8 møter i styringsgruppa for nye Ålesund frå oktober 2016 til juni 2017, som vart avløyst av fellesnemnda frå 24. august Formålet med styringsgruppa var vedtatt av kommunestyra: «organisere og leie ein god prosjektprosess, innhente naudsynt kunnskap og legge til rette for utgreiingsarbeid som skal danne vedtaksgrunnlag for Fellesnemnda. ( ) Rådmann får fullmakt til å inngå i prosjektorganisasjonen, og bistå styringsgruppa i arbeidet fram til ny kommune vert realisert eller Fellesnemnda har org. sitt arbeid på anna vis» Styringsgruppa hadde også ansvar for å legge til rette for ein prosjektleiar som kan ha naudsynte fullmakter i prosjektorganisasjonen så tidleg som mogleg etter at fellesnemnda er oppretta, samt avklare om stillinga som prosjektleiar også skal vere ny rådmann. Styringsgruppa skulle også iverksetje administrativt «ryddearbeid» som uansett var naudsynt i samband med avslutninga av kommunane, oppretting av nye Ålesund, og verksemdoverdraginga. 16

17 Haram Sandøy Skodje Ørskog Ålesund Faste medlemmer i fellesnemnda Ordførar Vebjørn Krogsæter, Sp Varaordførar Randi W. Frisvoll, KrF Emil Korsnes, Ap Svein Harsjøen, Frp Ewa Hildre, H Ordførar Oddvar Myklebust, Ap Varaordførar Åse Kristin Ask Bakke, Ap Espen Myklebust, Ap Hildegard Maier, V Jessica Gärtner, H Ordførar Dag Olav Tennfjord, H Varaordfører Geir Ove Leite, Ap Kari Grindvik, V Karoline Huldal Hauglid, Ap Modolf Hareide, Sp Ordfører Knut Harstad, H Varaordførar Geir Peter Aure V/KrF Olav Kjetil Sjøholt, H Janet Roelofs, Sp Torill Leganger, Ap Ordførar Eva Vinje Aurdal, Ap Varaordførar Tore Johan Øvstebø, KrF Øystein Tvedt, H Geir Stenseth, Frp Anne Kristin Bryne, Ap Varamedlemmer i rekkefølge Varaliste for Krogsæter, Frisvoll, Korsnes: 1. Arnt Ove Tenfjord, KrF 3. Gunnbjørg K. Seth, KrF 2. Guttorm Kjerstad, Sp 4. Trine Otterlei, Ap Varaliste for Harsjøen, Hildre: 1. Cine F. Austnes, Frp 3. Kristian Stråmyr, V 2. Rolf Longva, H 1. Sigmund Haugen, Ap 2. Nils Magne Abelseth, H 3. Ann Helen Harnes, Ap 4. Robert Coates, V 5. Lena Husøy, Ap 1. Per Egil Håhjem, Ap 2. Gunnar Hauge, KrF 3. Monica Strømmen, FrP 4. Karoline Stette, Sp 5. Erling Ostnes, FrP 1. Arne Abelseth, Ap 2. Frode Andresen, H 3. Helene Fjørtoft, V/KrF 4. Odd Bertil Yksnøy, Ap 5. Therese Iren Sæter, Frp 1. Sindre Nakken, Ap 2. Hans Kjetil Knutsen, Ålesundslista 3. Kirsti Dale, uavh. 4. Monica Molvær, H 5. Jarle Hauge Steffensen, MPG Politisk referansegruppe Det vert vurdert å opprette ei politisk referansegruppe beståande av gruppeleiarane i alle kommunane. Gruppa vil ha ein rådgjevande funksjon til fellesnemnda ARBEIDSUTVAL Ordførarane utgjer fellesnemnda sitt arbeidsutval, jfr. inndelingslova 26, 6. ledd. Rådmennene og prosjektleiar deltek i møta i arbeidsutvalet. Arbeidsutvalet skal fastsette agenda, førebu og handsame sakene til fellesnemnda i samråd med prosjektleiar, jfr. mandat til fellesnemnda og delegasjonsreglement frå fellesnemnda PARTSSAMANSETT UTVAL (PSU) Fellesnemnda har oppretta eit partssamansett utval, jfr. inndelingslova 26, 2. ledd, med representantar frå tilsette og arbeidsgjevar frå kvar av kommunane. Arbeidsgjevar sine sju representantar sit i fellesnemnda, og utgjer fleirtalet i utvalet. Fem tilsettrepresentantar er valde av tillitsvalde i kommunane. Ein representant for vernetenesta møter med tale- og forslagsrett. Utvalet skal handsame saker som gjeld forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgjevar og dei tilsette, jamfør kommunelova 25, inndelingslova 26 og Hovudavtalen. Utvalet skal gi uttale i saker som vedkjem overordna personalpolitiske spørsmål, retningsliner og planar i samband med kommunesamanslåinga. Sjå også eige kapittel om medverknad i prosessen (jfr. mandat fellesnemnda). PSU er omtalt i delegasjonsreglementet. 17

18 6.2.4 POLITISKE KOMITEAR Fellesnemnda kan oppnemne grupper med politiske representantar i prosjektperioden. Slike grupper er å forstå som komitear, jamfør kommunelova 10 pkt. 5. Dette inneber at gruppesamansettinga i komiteane skal vere i kjønnsbalanse i samsvar med reglane i kommunelova 36-38a. Sakshandsamingsreglane i kommunelovas kapittel 6 vil gjelde for komiteane. Komiteane er å forstå som folkevalde organ, og «Møtereglement for folkevalde organ i nye Ålesund» gjeld difor for desse. Fellesnemnda utnemner komitémedlemmar, gir mandat, og har også høve til å endre dette. Avgjerdsmynda ligg til fellesnemnda, gruppene skal sakførebu og innstille til fellesnemnda. Politiske komitear er omtalt i delegasjonsreglementet. Fellesnemnda har oppnemnd fire politiske komitear: P1: Kulturbygging og verdiar Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no P2: Politisk organisering, demokrati og medverknad Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no P3: Interkommunale samarbeid Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no P4: Kommunevåpen og kommuneflagg Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Mandat ikkje vedteke endå. Lenke til vedteke saksframlegg. 18

19 6.3 ADMINISTATIVT STYRINGSNIVÅ I PROSJEKTET PROSJEKTLEIAR Ny rådmann for Ålesund kommune frå 2020, som også skal vere prosjektleiar for bygging av ny kommune, skal leie prosjektorganisasjonen. Fellesnemnda tilsette rådmann , tiltredelsesdato er Fellesnemnda har delegert mynde til prosjektleiar i eit delegasjonsreglement vedteke Her er prosjektleiaren sitt mandat og ansvar omtala nærare. Prosjektleiar/komitear innstiller i saker som skal til politisk handsaming og har mellom anna ansvar for å halde fellesnemnda og AU løpande orientert om status og framdrift LEIARGRUPPE I PROSJEKTET OG RÅDMENNENE I EKSISTERANDE KOMMUNAR Rådmennene utgjer ei rådmannsgruppe og har hatt faste møte med prosjektkoordinator i Rådmannsgruppa har innstilt saker til politisk handsaming inntil prosjektleiar tiltrer. Det er vesentleg å finne ein hensiktsmessig måte å organisere samarbeidet mellom prosjektleiar og rådmennene i kommunane på. ffr å sikre ei god gjennomføring er det viktig at rådmennene bidreg til gevinstrealiseringa. Når prosjektleiar er på plass, vil dei sitjande rådmennene inngå i prosjektleiaren si leiargruppe for prosjektet. Rådmennene skal bistå i prosjektleiingsarbeidet, i arbeidet med å utarbeide naudsynte styringsdokument og mandat i prosjektet, og ha medansvar for at prosjektet er føremålstenleg og effektivt organisert og bemanna. Rådmennene har eit særlig ansvar for forankring og kommunikasjon mot kommunane si leiing og organisasjon undervegs i prosessen. Det er også viktig å sikre god balanse mellom prosjektarbeidet og drift i dei fem basisorganisasjonane. Gjensidig kommunikasjon og ansvarleggjering er sentralt HOVUDPROSJEKTET - TILSETTE I PROSJEKTORGANISASJONEN Nye Ålesund skal ha ein prosjektorganisasjon med kapasitet og kompetanse til å arbeide mot dei overordna målsetjingane i intensjonsavtalen. Prosjektorganisasjonen skal ha eigne stillingar knytt til dei viktigaste strategiske satsingsområda for nye Ålesund kommune. Tilsette i prosjektorganisasjonen skal vere støttespelarar for prosjektleiar, utvalsleiarar og delprosjektleiarar. Sentrale oppgåver vil vere knytt til kommunikasjon, politisk sekretariat, kartleggings- og utgreiingsarbeid, saksførebuande arbeid, planlegging og gjennomføring av møter og arrangement, bistå delprosjekta og arbeidsutvala i den koordineringa og rapporteringa som programorganiseringa krev, bidra i alt det praktiske kring prosjektorganisasjonen, herunder metodebistand, programteknisk støtte, samt tilby møteplassar, kurs og opplæring i prosjektleiing og prosessleiing. 19

20 Oversikt over stillingar i prosjektorganisasjonen: Prosjektkoordinator: Inntil rådmann/prosjektleiar er på plass, er det tilsett ein prosjektkoordinator med ansvar for planleggingsfasen. Hovudansvaret er å sikre god prosjektstyring og framdrift i etablering og bygging av ny kommune. Koordinatoren rapporterer til arbeidsutvalet, og sørger for forsvarleg overlapp når prosjektleiar overtar i Kommunikasjonsansvarleg: Det er frikjøpt 100 % ressurs frå Team kommunikasjon i Ålesund kommune for å jobbe i prosjektet. Kommunikasjonsansvarleg har overordna ansvar for kommunikasjon i prosjektet og leier delprosjekt A2 Kommunikasjon. Demokratirådgjevar: Det er tilsett ein demokratirådgjevar i prosjektstilling. Stillinga er oppretta med skjønnsmidlar frå Fylkesmannen 2017-vår Det vert sendt ny søknad for resten av prosjektperioden til 2020 (ut frå opprinneleg søknad), og demokratistillinga er forventa å vare ut prosjektperioden. Stillinga har særleg administrativt ansvar for komité P2: Politisk organisering, demokrati og medverknad. Ansvarleg for IKT og digitalisering: Det er tilsett ei treårig prosjektstilling med ansvar for digitalisering og IKT frå januar Den tilsette skal vere leiar for delprosjekt A4: IKT og digitalisering. Politisk sekretær: Det er delvis frikjøp av formannskapssekretær frå Haram kommune for å administrere møta i arbeidsutval og fellesnemnd frå hausten 2017 til Møta vert gjennomførte etter same prinsipp som eit formannskap og eit kommunestyre. Stillinga inngår i prosjektteamet. Hovudprosjektet/prosjektteamet har hovudkontor i Ålesund sentrum, samt kontor i kvar av kommunane ANDRE KJØP AV TILSETTRESSURSAR I PROSJEKTPERIODEN Det vert behov for å kjøpe tilsettressursar i større eller mindre grad i samband med dei administrative delprosjekta. Dette gjeld dei delprosjekta som får ekstra belastning. Dette må vere i samsvar med budsjettet og vert avgjort av prosjektleiar i samarbeid med rådmennene. Prosjektbudsjettet vedteke omtalar dette nærare. 20

21 6.3.5 STYRINGSPRINSIPP FOR DELPROSJEKTA Intensjonsavtalen og overordna styringsdokument er overbygning og delprosjekta kan ikkje gå på tvers av innhaldeti desse dokumenta. Fellesnemnda har sett mandata for delprosjekta oppretta i I 2018 får etter planen prosjektleiar delegert ansvar til å sette mandat for administrative delprosjekt/arbeidsgruppe, jfr. delegasjonsreglementet. Delprosjektleiar rapporterer til prosjektleiar. AU og fellesnemnda blir orienterte om framdrift, og tek avgjerder på politisk nivå. Delprosjekta skal identifisere og prioritere kva som må vere på plass før Delprosjekta skal vere prega av innovasjon og nytenking, prosjekta skal oppnå noko meir enn berre å fusjonere. Delprosjekta må vektlegge gevinstrealisering (både kvalitetsgevinst og effektivitetsgevinst) NB! Felles føringar for delprosjekta er omtalt i eige vedlegg. Intern effektivitet og ressursbruk i delprosjektarbeida er omtalt i prosjektbudsjettet vedteke DELPROSJEKT ADMINISTRASJONS-/STABSOMRÅDE - PROSJEKTSAMORDNING Delprosjekt A1: Personal og omstilling Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no. Delprosjekt A2: Kommunikasjon Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A3: Planstrategi og samordning Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A4: Digitalisering og ikt Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A5: Arkiv og dokumenthandtering Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A7: Innkjøp Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no Delprosjekt A10: administrativ organisering kartlegging (2017) Kort samandrag av mandat skal skrivast inn. Lenke til mandatet på nyealesund.no (Delprosjekt A8 matrikkel, kart, oppmåling og delprosjekt A9 VAR er omtalt i tenesteområde T3) Prosjektleiinga vil gjennomgå og revidere mandata i 2018 med mål om å prioritere nødvendig framdrift. 21

22 Samordningsansvar i prosjektet Kvar av desse delprosjekta har eige samordningsansvar innan delprosjekta for tenesteområda. Dette er illustrert figuren i kap Eksempelvis har delprosjekt A4 Digitalisering og IKT ansvar for å kartlegge IKT-system. Det vert utforma eigne retningslinjer for dette som delprosjekta innan tenesteområda må gjerast kjent med når dei vert oppretta. Etablering av nasjonalt senter for offentleg innovasjon forprosjekt Kort samandrag av mandat skal skrivast inn DELPROSJEKT FOR TENESTEOMRÅDA FØRSTE SKISSE Våren 2018 vil det kome fleire administrative delprosjekt som samlar arbeidsgruppene innan eit støtte teneste-/ fagområde, her første skisse til prosjektinndeling som kan bli endra etter kvart: T1 Tenesteområde: Kunnskap og oppvekst T2 Tenesteområde: Helse, sosial og omsorg T3 Tenesteområde: Eigedomsforvaltning, miljø og samferdsel T4 Tenesteområde: Kultur, by- og stadsutvikling T5 Tenesteområde: Beredskap Andre prosjektgrupperingar? Korleis desse hovudgruppene for tenesteområda skal inndelast, er under planlegging. Delprosjekt for tenesteområda skal fungere som paraplyar for fleire fagområder, og det vert oppretta fleire arbeidsgrupper under delprosjektet som sorterer under dette området. Verksemdsleiarane vert inviterte til å meine noko om organisering av tenesteområda i prosjektperioden. Tillitsvalde/HVO vil også bli involverte. Inndeling i tenesteområder kan verte endra undervegs i prosessen. Arbeidsgrupper kan også verte flytta frå eit tenesteområde til eit anna. Det er allereie oppretta to grupper som er i gang med arbeidet som truleg vil høyre til under T3 Vatn, avløp og renovasjon Matrikkel, kart og oppmåling Det er også gitt mandat til faggruppe Brann og redning som vil høyre til under T5. 22

23 7 ARBEIDSMETODAR, KOMMUNIKASJON OG ARKIV 7.1 ARBEIDSMETODAR Den sida ved omstillinga som er enklast å gjere noko med, men som lett undervurderast, er korleis ein gjennomfører omstillinga. Arbeidsutvalet, delprosjektleiarar, eksterne fordragshaldarar og andre prosjektmedarbeidarar og leiarar på alle nivå har ansvar for å ta i bruk målretta arbeidsmetodar. Arbeidsmetodane i omstillinga skal fremme verdiar, mål og suksessfaktorar. Arbeidsgrupper og møter på alle nivå og størrelse bør planleggast og gjennomførast på ein måte som legg til rette for likeverd, medverknad og nytenking. God planlegging vil også effektivisere arbeidet og skape naudsynt framdrift. Dette vil krevje grunnleggande kunnskap om prosessleiing og ei felles erkjenning om ulike arbeidsmetodar sin verknad. Arbeidsmetodane som blir brukt bør drøftast og evaluerast fortløpande, for å sikre at dei fremmer verdiane, bidreg til å nå måla og effektiviserer arbeidet. Effektivitet er også omtala i prosjektbudsjettet. 7.2 INFORMASJON OG KOMMUNIKASJON INTERNT OG EKSTERNT Alle har eit ansvar når det gjeld god kommunikasjon i ei tid med omstilling. Målet for kommunikasjonen er gje alle interessentar tidleg tilgang på informasjon og skape forståing for bakgrunn og argumentasjon for avgjerder. Prosessen og kommunikasjonen må vere open, tilgjengeleg, truverdig og redeleg og samkjørt. Det er politisk og administrativ leiing sitt hovudansvar å bidra til god informasjonsflyt og transparente prosessar. Tilsette og innbyggjarar har eit ansvar å halde seg oppdaterte og hjelpe til med å spreie informasjon. Delprosjekt A2 Kommunikasjon skal legge til rette for god kommunikasjon og informasjon mellom og til tilsette, politikarar, innbyggjarar og andre interessentar i prosjektet. Kommunikasjonen skal til ei kvar tid vere korrekt og oppdatert. Det er utarbeidd ein eigen kommunikasjonsstrategi for prosjektet med tilhøyrande tiltaksplan. Strategien tar utgangspunkt i intensjonsavtalen og arbeider mot måla i avtalen. Det er oppretta eiga nettside for prosjektet Nettsida samlar informasjon om alle prosessar og førebuingar på vegen mot den nye kommunen. Det er også oppretta ei facebookside for tilsette som er open for alle. Det vert sendt ut informasjons- og nyheitsbrev til tilsette på e-post med jamne mellomrom, breva er tilgjengelege på nettsida. 7.3 ARKIV OG DOKUMENTASJONSHANDTERING I PROSJEKTPERIODEN I heile prosjektperioden er det viktig å sikre effektiv dokumentforvaltning, forsvarleg dokumentasjonshandtering, journalføring og sikker arkivering i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Alle deltakarar i prosjektprosessen har eit ansvar for å sikre god dokumentasjonshandtering og synleggjering av prosessar. Ålesund kommune ved dokumentsenteret har ansvar for å administrere dette arbeidet, jamfør Mandat for fellesnemnda pkt. 6.8.: «Ålesund kommune tek ansvar for arkivering av dokumentasjon knytt til etableringa av nye Ålesund kommune». Dette inneber at dokumentsenteret har ansvar for systemadm., oppfølging av posthandtering, registrering, kontroll, innsynshandtering og opplæring. Administrasjon av møte i arbeidsutval og fellesnemnd vert handtert av politisk sekretær på administrativt nivå i prosjektet i samarbeid med dokumentsenteret. 23

24 8 MEDVERKNAD OG RAMMEVILKÅR TIL TILLITSVALDE OG HVO 8.1 TILLITVALDE Kommunesamanslåing for fem kommunar medfører ein stor omstillingsprosess der det er viktig at dei tillitsvalde vert involvert i prosessane så tidleg som mogleg. Omstillingsprosessen bør vere føreseieleg, ryddig og tydeleg. For å ivareta dette har dei sentrale partar inngått ein Hovudavtale (HA) som dannar ramma for å skape eit best mogleg samarbeidsgrunnlag mellom partane på alle nivå. Hovudavtalen skal vere eit verkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partane og for ei positiv utvikling av kvalitativt gode tenester i kommunane. Samarbeidet må baserast på tillit og gjensidig forståing for partane sine ulike roller. Det er avgjerande for eit godt resultat at dei tilsette og deira fagorganisasjonar vert involverte tidleg når omstillingar og reformer skal gjennomførast. Tenester av god kvalitet som er tilpassa brukarane sitt behov, føreset gode prosesser og medverknad. Hovudavtalen skal gjennom ordninga med tillitsvalde gi arbeidstakarane reell innflytelse på korleis arbeidsplassen skal organiserast, og korleis arbeidsmetodane skal utviklast, slik at dette bidreg til ein fleksibel og brukarvennleg tenesteyting. Medverknad gjennom informasjon og drøftingar skal kunne gjennomførast uansett kor eller på kva nivå avgjerder vert tatt. Den enkelte kommune har i dag etablerte ordningar for tillitsvalde jf. HA. Denne ordninga vil halde fram så lenge kommunane er sjølvstendige juridiske verksemder. Nye Ålesund har oppretta partssamansett utval, jf. Mandat for fellesnemnda pkt Det er tilsattrepresentantar i alle delprosjekta, og HVO vert representert i dei delprosjekta der dette er relevant. Det er utarbeidd eit eige dokument om «Frikjøp av tillitsvalde i arbeidet med å etablere nye Ålesund» 8.2 OPPRETTING AV KONTAKTUTVAL FOR PROSJEKTPERIODEN Det vert oppretta eit kontaktutval i nye Ålesund der prosjektleiar informerer og drøftar med tillitsvalde i samsvar med Hovudavtalen. Det er einigheit med tillitsvalde i dei fem kommunane at dette organet skal opprettast for nye Ålesund i prosjektperioden (felles drøfting ), prosjektleiar vil drøfte vidare korleis organet skal setjast saman, møtefrekvens m.v. Den enkelte kommune har i dag etablerte ordningar for tillitsvalde etter HA. Desse ordningane vil halde fram så lenge kommunane er sjølvstendige juridiske verksemder. Det er i 2017 gjennomført tre felles informasjons- og drøftingsmøte med tillitsvalde i dei fem kommunane. Denne arenaen kan fortsatt vere eit supplement til kontaktmøtet for nye Ålesund i viktige saker. 8.3 HOVUDVERNEOMBOD HVO er representert i PSU med møte- og talerett, og har delteke i felles informasjons- og drøftingsmøte i HVO er også representert i delprosjekt der dette er relevant. I tida framover bør det gjennomførast eigne møter med HVO i dei fem kommunane som omhandlar verneomboda sitt ansvar og rolle i omstillingsprosessen. 24

25 9 PROSJEKTØKONOMI 9.1 ØKONOMISTYRING I PROSJEKTET Fellesnemnda disponerer eingongstilskot, reformstøtte og andre prosjektmidlar tildelt i samband med kommunesamanslåinga, jamfør Mandat for fellesnemnda pkt. 7. Etablering av nye Ålesund er eit prosjekt der mange faktorar ikkje er kjende enno. Prosjektleiar treng spelerom til å handtere endringar undervegs. Dermed er det meir tenleg med sekkepostar enn detaljbudsjettering i prosjektbudsjettet. Prosjektbudsjettet er vedteke i fellesnemnda Det vert vist til eige dokument der inntekter (støtte, kompensasjonar og tilskot) og utgiftspostane er nærare omtalt lenke. Ein tek sikte på årleg revidering av prosjektbudsjettet, samt rapportering pr. tertial. Det vil vere høve til å justere budsjettet ved kvart rapporteringstidspunkt. Prosjektbudsjettet vert regnskapsført i Ålesund kommune, og er adskilt i eige ansvarsområde (19001). Prosjektleiar disponerer budsjettet i samsvar med delegasjonsreglementet. 9.2 OVERSIKT PROSJEKTBUDSJETT Oversikt prosjektbudsjett vedteke av fellesnemnda : Løn stillingar i prosjektorganisasjonen Husleige og inventar/utstyr prosjektkontoret Møtegodtgjersle folkevalde Frikjøp tillitsvalde Interne frikjøp, kompensasjon prosjektarbeid og eksterne konsulenttenester Kurs, møter, opplæring, arrangement Reiseutgifter Annonser, informasjon, profil, nettstad, skilt Til disposisjon (IKT-utgifter m.v.) Infrastruktur: Etablering av fiberkabel til kommunal drift Infrastruktur: Utgreiing gang og sykkelveg Infrastruktur: Utgreiing fiber/breiband der det ikkje er kommersielt lønsamt Sum Sum utgifter

26 9.3 OVERSIKT STØTTE, KOMPENSASJON OG TILSKOT Oversikt vi har per desember 2017, denne vil truleg endre seg. Type støtte/kompensasjon/tilskot Kompensasjon eingongskostnader: «Staten gir delvis kompensasjon for engangskostnader som er knyttet til en sammenslåing, jf. inndelingsloven 15. Kommuner som slås sammen i kommunereformen får støtte etter en standardisert modell.» Jfr. Brev frå KMD Tilskot til infrastrukturtiltak i samband med kommunereforma: KMD har etter søknad frå nye Ålesund tildelt dei nye Ålesund 5 mill. kroner i 2017 jfr. svarbrev frå KMD Dette gjeld utgreiing gang- og sykkelveg mellom kommunane og breibandutbygging mellom offentlege bygg, 6 parsellar. Skjønnsmidlar til innovasjons- og utviklingsarbeid frå Fylkesmannen MR: «Midlane vert gjeve til nye kommunar med omsyn til at dei står framfor nye moglegheiter til å organisere ein kommune for framtida. ( ) Ut frå kompleksiteten i nye Ålesund kommune, der ein av kommunane er «tvinga med» på laget og innbyggjartalet i den nye kommunen, har Fylkesmannen vedteke å tildele 2 mill. frå 2017 og kvart år fram til 2020 til denne samanslåinga. Nye Ålesund står fritt i korleis dei nyttar midlane i eit utviklingsperspektiv» Jfr. brev frå FMMR Skjønnsmidlar til demokratiutvikling frå Fylkesmannen MR: «( ) målet er å kartlegge, prøve ut og velge gode modeller for innbyggerinvolvering i den nye kommunen.» «Prosjektet er et utviklingsprosjekt som vil gå fra lokale vedtak om sammenslåing er fattet, til og med første år for nye Ålesund kommune.» Jfr. søknaden som Fylkesmannen har tildelt nye Ålesund midlar i Søknad vert fornya. Sum inntekter Andre typar støtte/kompensasjon/tilskot som ikkje inngår i prosjektbudsjettet: Type støtte/kompensasjon/tilskot Regionsentertilskot i rammebudsjetta til kvar kommune: «Kommuner som etter sammenslåing får mer enn om lag innbyggere, og som ikke mottar storbytilskudd, får regionsentertilskudd fra Tilskuddet fordeles til de nye kommunene, og tildeles med én sats per sammenslåing og én sats per innbygger. ( ) tilskuddet er tenkt som et tilskudd til å styrke den nye kommunen, og dep. oppfordrer kommunene til å sammen finne gode fellestiltak for den nye kommunen.» Jfr. brev frå KMD Kompensasjon overgangsordning før 2020: «Kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, men som får redusert basistilskudd og småkommunetillegg i inntektssystemet i perioden fram til sammenslåingen trår i kraft, blir kompensert for dette gjennom en egen overgangsordning i Gjennom denne overgangsordningen får kommunene full kompensasjon for en eventuell reduksjon i basistilskudd og småkommunetillegg fra 2016 til 2017 som følge av innføringen av nytt inntektssystem i I beregningene tas det hensyn til at deler av denne reduksjonen kompenseres gjennom inntektsgarantiordningen i inntektssystemet.» Jfr. Brev frå KMD Inndelingstilskot etter 2020 «I en overgangsperiode gir staten kompensasjon for bortfall av rammetilskudd, jf. Inndelingsloven 15, ved at kommuner som slås sammen får inndelingstilskudd i inntektssystemet. Inndelingstilskuddet i inntektssystemet kompenserer sammenslåtte kommuner for en reduksjon i rammetilskuddet som følge av sammenslåingen. Kommunene får full kompensasjon for tap av basistilskuddet, som er et fast beløp per kommune, og netto nedgang i regionalpolitiske tilskudd. Den nye kommunen mottar fullt inndelingstilskudd i femten år, før tilskuddet deretter trappes ned over fem år. Inndelingstilskuddet til kommuner som slår seg sammen i kommunereformen, beregnes ut fra inntektssystemet slik det var i 2016.» Jfr. Brev frå KMD Reformstøtte i 2020: «Alle kommuner som slås sammen i kommunereformen vil få reformstøtte, også dette etter en standardisert modell som differensierer etter innbyggertall. Reformstøtten vil bli utbetalt etter at sammenslåingen har trådt i kraft i 2020.» Jf. Brev frå KMD Støtte 61,5 mill. til å dekke nødvendig eingongskostnader i samanslåinga 5 mill. i infrastrukturtilskot i etter spesifisert søknad 2 mill. x 3 til innovasjons- og utviklingsarbeid kvart år ,95 mill. 73, 45 mill. Støtte Regiontilskota til saman 3,7 mill. i , 4 mill. i 2018 Gjeld kvar kommune sitt budsjett med føringar Gjeld kvar kommune sitt budsjett Gjeld kommunebudsjettet til nye Ålesund 30,8 mill. i reformstøtte utdelt