Stian Undbekken Senior Rådgiver. Erling Høyem Leder Prosjekt og Rådgiving

Transkript

1 Stian Undbekken Senior Rådgiver Erling Høyem Leder Prosjekt og Rådgiving

2 Agenda Om oss Om Ikomm AS De store nasjonale linjene Bakgrunn for prosjektet TRUST-IKT Organisering Resultatet Forutsetninger for å lykkes

3 Stian Sykepleier i Lillehammer kommune 1999 Distriktsleder i hjemmesykepleien. Prosjektleder i Lillehammer for innføring av turnus- programmet Gat. Systemansvarlig Gat og Gerica. Institusjonssjef på Lillehammer helsehus i tre år, ca 200 sengeplasser og to dagsentre. Fra sykehjem til helsehus.

4 Erling Sosionom, etter- og videreutdanning Barneverntjenesten Fosterhjemtjenesten Veileder Prosjektleder for innføring og bruk av journalsystem Systemansvarlig Fagkonsulent Produktsjef Hiadata Produktsjef Visma Produktsjef Eidsiva bredbånd Leder prosjekt- og rådgiving Prosjektleder TRUST-IKT

5 Om Ikomm Etablert som IKS i 2003 Endret til AS i 2007 Lokalisert i Lillehammer 60 ansatte Kunder i hele skandinavia ca brukere 320 lokasjoner 800 ulike applikasjoner 99,9% tilgjengelighet Et av verdens mest energieffektive datasenter og reserveløsning ved nedetid Vi passerer 100 mill NOK i omsetning 2013

6 Tjenester ASP tjenester og IT drift Høy driftssikkerhet Tilgjengelig og sikkert Klientservice Aktiv forvaltning av klientutstyr Full fleksibilitet Komplett oversikt og kontroll Prosjekt og Rådgivning Prosjektledelse Konsulent

7 Noen kunder og referanser Offentlig sektor Helse Detaljhandel Energi Legevakt Andre Finans

8 Geografisk utbredelse av selskapets kunder

9 Arenaer der dere finner Ikomm i 2013 Nasjonal referansegruppe Norm-seminar Nasjonal erfaringskonferanse Regionalt samarbeidsutvalg i regi av KS (Kom SI)

10 Vår visjon Store nok til å levere, men små nok til å bry oss 10

11 Prosjekt og rådgiving Egen avdeling 8 erfarne prosjektledere Administrativ prosjektledelse nye og eksisterende kunder/leveranser Leveransekoordinering IKT-Strategi og handlingsplan for eierkommunene Generell rådgiving forbedringer, ressursutnyttelse, gevinstanalyser Kartlegging og forprosjekter - anbefalinger Anbudsbistand - kvalitetssikring Kravspesifikasjon/tilbudsinnhenting hos Leverandører Avtaleforvaltning Rådgivere innen IKT-helse

12 Hvorfor er vi her i dag? Felles journalbasevåre erfaringer Noe som dere kan ha nytte av?

13 Stortingsmelding 25, Mestring, muligheter og mening De demografiske utfordringene Verden står i dag overfor en global demografisk utfordring uten sidestykke i historisk tid, med en aldrende befolkning som vil fortsette å øke, og med dyptgripende konsekvenser av både økonomisk, sosial, politisk og kulturell art. Dette er konklusjonen i FNs rapport «World Population Ageing ». Norge har allerede vært gjennom en del av disse demografiske endringsprosessene og står overfor mindre dramatiske utfordringer enn de fleste andre land. I Norge forventes det likevel betydelige utfordringer både for velferdsstaten og familien når det gjelder å yte omsorg. Det blir færre yrkesaktive per eldre og det blir et sterkere omsorgspress på barna av de mest pleietrengende eldre. Dette har både betydning for verdiskapingen, for den framtidige finansieringen av pensjoner og velferdstilbud, og for dimensjonering og utforming av framtidas omsorgstjenester.

14 Stortingsmelding 47, Samhandlingsreformen 2008 Viser vei framover. Gir helsetjenesten ny retning. Forebygge framfor bare å reparere Tidlig innsats framfor sen innsats Få ulike ledd i helsetjenesten til å jobbe bedre sammen Flytte tjenester nærmere der folk bor Flere oppgaver til kommunene og penger til å utføre dem. Samle spesialiserte fagmiljøer som er sterke nok Bedre for pasientene - sterkere brukermedvirkning

15 Hva sier samhandlingsreformen om IKT Den overordnede målsetningen er å etablere IKTløsninger med tilhørende organisering for å understøtte løpende tjenesteproduksjon og samhandling mellom kommunene, og spesialisthelsetjenesten. Teknologien skal legge til rette for at all nødvendig informasjon er tilgjengelig ved behov der hvor pasienten befinner seg for å ivareta sømløse pasientforløp.

16 Stortingsmelding 10, God kvalitet trygge tjenester Kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten Stor vekt på å utvikle en mer brukerorientert helse- og omsorgstjeneste Økt satsing på tiltak som skal fremme systematisk kvalitetsforbedring Bedre pasientsikkerhet Færre uønskede hendelser

17 Vår påstand og erfaring Slike endringsprosesser handler om fag- og tjenesteutvikling; IKT kan understøtte, og være et av flere virkemidler for å nå målene som beskrives i de nevnte dokumentene. Kommunene må finne effektive og sikre samarbeidsformer for å understøtte felles helsetjenester med god pasientflyt. Viktig å ha felles mål

18 Om samarbeidet i Sør-Gudbrandsdal Samhandlingsreformen

19 Kartlegging - forstudie Kommunene gjennomførte en forstudie høsten 2010 for å kartlegge kommunenes samhandlingsutfordringer i et IKT-perspektiv. Utfordringene ligger ikke minst i understøttelse av den interkommunale samhandlingen og pasienter som skal omfattes av både kommunenes pleie og omsorgstjeneste og spesialisthelsetjenestene. Rapport forstudie TRUST IKT

20 Utfordringene 4 kommuner som bidrar med sine helsetjenester/kompetanse Lillehammer Helsehus intermediær enhet og ø-hjelpsenger Ambulante team Tjenester på tvers av kommunegrenser Sykehuset Innlandet 4 kommuner med hver sin installasjon av journalsystem og database Store utfordringer knyttet til helseregisterlov ift tilgang til pasientopplysninger på tvers Meldingsutveksling løser bare en liten del av behovet Hvordan oppnå elektronisk samhandling med dette utgangspunktet? Hva betyr dette for bruken av Epj?

21 Journalføring Lillehammer Smertelindring forvirring Amb team Hjemmetjeneste Fysio Per, 73, diabetes og overvektig

22 Noen som kjenner seg igjen?

23 Hva må kommunene tilfredsstille? Lover Helseregisterloven Personvern M.fl Forskrifter Helseinformasjonssikkerhetsforskriften Samtykkehåndtering Innsynsrettigheter og styring Beslutningsbasert tilgang Rolle- og tilgangsstyring for ansatte Helseregistre for formaliserte arbeidsfellesskap Personvern Databehandlingsansvarlig Åpner opp for journalopplysninger på tvers av kommuner Norm for informasjonssikkerhet med fakta-ark Eks: Styringssystem for informasjonssikkerhet Sikkerhetsrevisjon - sjekkliste

24 Konklusjon i forstudien Forstudien avdekket store IKT-utfordringer i kommunene som sentrale myndigheter ikke har tatt inn over seg, og kommunene besluttet å iverksette prosjektet TRUST IKT for å etablere skalerbare og fremtidsrettede systemløsninger for å understøtte målsetningen med samhandlingsreformen. Dette løses best gjennom å etablere en felles database

25 Søknad om forsøk etablering en felles database Tilbakemelding fra HOD: Prosjektet har tenkt helt riktig, det dit vi skal De ser behovet Det vil bli endringer i forskriften omfatte «arbeidsfellesskap» og «helsehus» MEN: Dagens lovverk gir ikke adgang til å åpne for forsøk KS støtter vår løsning

26 Ny forskrift Ny forskrift Åpner for felles database og utveksling av journalopplysninger Forutsetter egen avtale Ikomm sitter i arbeidsgruppen som har utarbeidet nasjonal veileder med mal for avtale som snart legges ut på Normen.no

27 Så hva gjorde vi?

28 Organisering av TRUST-IKT

29 Resultatmål Etablere ny IKT-plattform for helseløsning, nødvendige sikkerhetstiltak etter risikovurdering og nødvendig IKT-tjenestenivå. Utrede og etablere nødvendige operative fellesfunksjoner for håndtering av data/journalansvar, systemadministrasjon og sikkerhetstiltak, samt ivaretagelse av rapporteringsbehov Etablere felles journalløsning for kommunene for å understøtte løpende tjenesteproduksjon, både i den enkelte kommune og mellom kommunene. Etablere meldingsutveksling med spesialisthelsetjenesten, primærhelsetjenesten og eventuelle andre kommunale tjenester Etablere mobile løsninger for ambulante team og spesialister fra helseforetak Utrede og etablere løsninger for samhandling med pasienten og pårørende

30 Delprosjekt forvaltning Målsetning: Utrede og etablere nødvendige operative fellesfunksjoner for håndtering av data/journalansvar, systemadministrasjon og sikkerhetstiltak, samt ivareta kommunenes IKT-behov når det gjelder rapportering og økonomisk styring. Innvirkning på øvrige delprosjekt og hvordan kommunene velger å organisere seg etter at TRUSTprosjektet avsluttes

31 Ny teknisk plattform Pålogging smartkort Sikkert mobilt kontor Tilsynslege Ambulante team Fastlegesykepleier

32 Delprosjekt felles journal Tilgang til pasientinformasjon på tvers av kommunene Hvordan sikre tilgang til nødvendige pasientopplysninger der hvor tjenesten utføres? Hvordan sikre tilgang til nødvendige pasientopplysninger for leger og ambulante team? Hvordan sikre tilstrekkelig tilgangsstyring iht prinsippet om behovsbasert tilgang?

33 Hvordan sikre en god forvaltningsmodell? Eks, sikre at man tilfredsstiller Normen Rutiner og prosesser Integrasjoner P a s i e n t Innreg av nye pasienter, samtykke, saksbehandling, Dokumentasjon, bevissthet Løpende forvaltning Tilganger, Opplæring, Avvikshåndtering etc Utførende Forvaltning RUTINER Turnus, sak/arkiv Økonomi og rapportering Fakturarutiner, Nav A n s a t t

34 Vegen fra 4 til 1 felles journal Kartlegging av de ulike journalsystemene ulikheter Enighet om nivåtre og kodeverk Rydding og standardisering i hver enkelt base Sammenslåing

35 Avtalene som er forutsetningen for felles journal Databehandleravtale mellom den enkelte kommune og Ikomm Avtale om felles pasientjournal for formaliserte arbeidsfellesskap

36 Informasjon og forankring Ca 2300 brukere Nyhetsbrev Egen hjemmeside

37 Vi slo sammen journalbasene for akkurat ett år siden. Lillehammer 19-21/11 Gausdal 26-27/11 Ringebu 28-29/11 Øyer 3-4/12 Staale Stampeløkken Systemkoordinator Gerica Sør-Gudbrandsdal +flere

38 Organisering nå

39 Controllerfunksjon Hendelsesregister «Ståles Grusomheter» Datakvalitet

40 Hvordan har det gått? Ett år etter. Sammenslåingen har gått over all forventning Mest negativ tilbakemelding på bakgrunnsbildet Det gode samarbeidsklimaet har blitt enda bedre De går løs på nye utfordringer med stort pågangsmot

41 Avgjørende for å lykkes våre erfaringer Sikre god forankring i (kommune)ledelsen Etablere styringsgruppe Representere så mange kommuner som mulig, men ikke for stor Bestående av kommunalsjefer Ambassadører Klare mandater Motiverte prosjektdeltakere løsningsorienterte/ikke problemorienterte!! Bredt sammensatte prosjektgrupper Dedikerte personer må få avsatt tid til å jobbe med prosjektet Prosjektdeltakere med tillit i egen og de samarbeidende kommuner Tett samarbeid med journalleverandøren Etablere et eget forvaltningsprosjekt helt avgjørende Hva er konsekvenser med en felles journal? Etablere fast møtestruktur og område/verktøy for deling av informasjon Et fagsystem kan i stor grad bidra til en bedre fagutvikling og fokus på prosesser, rutiner og effektivisering Fra systemansvar til fagansvar

42 Hvorfor var forvaltningsprosjektet så viktig? Dette handler om mye mer enn en teknisk sammenslåing Hvilke konsekvenser får det for den enkelte kommune at man får en felles journal? Systemansvarlig-rollen? Planlegging nye versjoner Opplæring Hvem blir EPJ-eier? Datakvalitet ansvar? Krav om felles rutiner hvem jobber med dette? Oppfylle en rekke krav iht lov, forskrift, Normen Databehandler Bredt sammensatt gruppe er viktig

43 Ressurser Dette tar mye tid og engasjement! Krever at prosjektdeltakere fra kommunene får avsatt tid, snitt 20 % I tillegg prosjektleder IKOMM ble det ansatt en helsefaglig prosjektleder i 100 % Ikomm også hatt prosjektledelsen i forvaltningsprosjektet

44 Oppsummert hva Ikomm har gjort Bidratt med struktur Hjulpet kunden til selv å finne løsninger prosess Sparringspartner Rådgiver Vi kan fagområdet Arbeidsform organisering Rutiner Lovkrav

45 Samarbeid med driftsleverandør Driftsleverandør må ha kunnskap om hvordan kunden jobber Kartlegging Hvordan er kunden organisert: o Turnus, fagområder, betydningen av påloggingstid, responstid Hektisk hverdag for fagpersonell Løsningen skal understøtte arbeidsprosesser Hva er gevinstene? God kjennskap til journalløsningen Tett samarbeid med journalleverandør Planlegging av oppgraderinger hva betyr dette for kunden? Kunnskap om løsningen og hvordan kravene i Normen og fra NHN er ivaretatt Denne kunnskapen sikrer et godt samarbeid med fagpersonellet

46 Til slutt. Vær løsningsorienterte Ha fokus på oppgavene som skal løses Jobb sammen

47 Spørsmål kommentarer?

48 Takk for oss Ikomm AS Stian Undbekken Senior rådgiver Fakkelgården, 2624 Lillehammer Faks: Mobil: