Tysnes kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Tysnes kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Møterom Onarheim, Rådhuset Tysnes kommune Dato: Tidspunkt: 10:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Kari Marie Nygard tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Patrick Russel Madsen er framleis sjukemeld, Lars Enes er innkalla i staden. Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet, på dette møtet. Britt Sørensen Dalsgård kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet Ordførar Revisor Rådmann -1-

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 47/16 PS 48/16 Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 49/16 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /196 PS 50/16 Plan for selskapskontroll for perioden /197 PS 51/16 RS 18/16 RS 19/16 RS 20/16 RS 21/16 Referatsaker Rapport frå tilsyn med Tysnes kommune vedr. helse- og sosiale tenester til personar 18 år og eldre med rus og psykisk liding Vedtak i kommunestyret vedr. sekretariatstenester for kontrollutvalet Vedtak i kommunestyret vedr. vidareføring av tenestene i Business Region Bergen Rekneskapsrapport for kontroll og tilsyn pr / / / /45 PS 52/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/200 PS 53/16 Eventuelt Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-

3 PS47/16Godkjenningavinnkallingogsakliste PS48/16Godkjenningavmøteprotokollfråforrigemøte -3-

4 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/ Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 49/ Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Bakgrunn Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyder slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden å gjennomføra ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Med dette som bakgrunn fatta kontrollutvalet slikt vedtak i sak PS 45/15 i møte : 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan , lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Tysnes kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -4-

5 Side 2/3 I kontrollutvalet sitt møte , sak PS 4/16 vart det gjort slikt samrøystes vedtak: 1. Prosjektplan for analyse og plan for forvaltningsrevisjon vert godkjent med endringar som kom fram i møte. 2. Kontrollutvalet vil at rekkefølge i prosessen vert endra slik at arbeid med innhenting av sentrale dokument og intervju med administrasjonen og sentrale politikarar vert gjennomført i forkant av prosessmøte nr. 1. Framdriftsplan vert vidare som skissert. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. Prosess Deloitte har i sitt analysearbeid m.a. gjennomført dokument- og statistikkanalyse, spørjeundersøking for administrative leiarar og kommunestyret. Intervju med administrative og politiske leiarar og prosessmøte med kontrollutvalet. Det er difor gjort eit godt grunnlagsarbeid for utarbeiding av analyse som ligg til grunn for forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Det er gjennomført to prosessmøte med kontrollutvalet. I møtet vart det sett fokus på risikovurdering, og i møtet var det vesentlighetsvurdering som vart lagt vekt på. I prosessmøte 2 vart det også gjort ei førebels prioritering av dei viktigaste område det kan vera aktuelt å gjennomføre forvaltningsrevisjon innan. Analysegrunnlag for plan for forvaltningsrevisjon blei lagt fram i kontrollutvalet sitt møte Utkast til overordna analyse er meint som underlagsmateriale i samband med utveljing av forvaltningsrevisjonsprosjekt i Tysnes kommune, og skal i første rekke vera eit arbeidsdokument for kontrollutvalet. Det føreligg no utkast til plan for forvaltningsrevisjon. Denne skal gjennomgåast av kontrollutvalet og føreslåtte prosjekt skal prioriterast. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal vidare til kommunestyret som fattar endeleg vedtak. Drøfting Det går fram at denne planen gjeld i perioden Planen skal utarbeidast innan året etter kommunevalet. Ved utarbeiding av plan for forvaltningsrevisjon er det viktig å fokusera på vesentlighet og risiko. I omgrepet risiko- og vesentlighetsvurderingar ligg at det skal verta gjort ei vurdering av på kva område av kommunen si verksemd det er risiko for vesentlege avvik i høve dei vedtak, føresetnader og mål som er sett for verksemda. Gjennom arbeid med analyse og plan har ein vore innom ei rekke område som kan vera aktuelle for framtidige forvaltningsrevisjonar. Det er gjort framlegg om å setje opp fem av områda i prioritert rekkefølgje. Dei resterande områda vert sett i ei uprioritert gruppe. Kontrollutvalet må ut frå dette ta stilling til om dei er einige i forslag til prioritering som no ligg føre. I gjeldande plan for forvaltningsrevisjon i Tysnes kommune som vart utarbeidd i 2012, vart det delegert til kontrollutvalet å gjera endringar, definera og avgrensa prosjekt, slik forskrift om kontrollutval opnar for. Dette vert tilrådd vidareført av praktiske omsyn, bl.a. for å kunna ta omsyn til ny aktualitet, utan å gå vegen om ein ny planprosess. Kontrollutvalet skal senda forvaltningsrevisjonsrapportar over til kommunestyret for endeleg handsaming, etter kvart som innstilling føreligg frå utvalet. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapportar ligg til sekretariatet og kontrollutvalet. Mellom anna vert gjennomførte forvaltningsrevisjonar følgt opp i kontrollutvalet si årsmelding. Årsmelding er rekna som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. -5-

6 Side 3/3 Konklusjon Utkast til plan for forvaltningsrevisjon som ligg føre, er eigna for at kontrollutvalet kan innstilla til endeleg prioritering av prosjekt i planen. Kontrollutvalet står fritt til å gjera endringar innafor forslag til plan, endra på rekkjefølgje når det gjeld prioriteringar, trekka frå eller legga til prosjekt i planen. Etter at kontrollutvalet har gjort sine prioriteringar skal planen fremjast for kommunestyret. Forslag til innstilling 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon for vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å føreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Plan for forvaltningsrevisjon for perioden Overordna analyse for forvaltningsrevisjon for perioden

7 Tysnes kommune Plan for forvaltningsrevisjon Oktober

8 -8- Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

9 Innhald 1 Innleiing Krav til forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Risiko- og vesentleganalyse 6 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Gruppe 1 prioriterte prosjekt Gruppe 2 uprioriterte prosjekt 8 3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Framgangsmåte Gjennomføring og rapportering

10 -10- Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

11 1 Innleiing 1.1 Krav til forvaltningsrevisjon Ifølgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. 1 Det er revisor som utfører forvaltningsrevisjon på vegne av kontrollutvalet. Forskrift om revisjon 7 om forvaltningsrevisjonen sitt innhald: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. 1.2 Plan for forvaltningsrevisjon Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal gå fram av ein plan for forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 2 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalet 2 Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar

12 1.3 Risiko- og vesentleganalyse Føremålet med den overordna risiko- og vesentleganalysen har vore å framskaffe relevant informasjon om kommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon og å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Den overordna analysen skal avdekkje indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i høve til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser «risiko» til kor sannsynleg det er og konsekvensane av at det kan førekomme avvik frå til dømes regelverk, mål, vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko blir vurdert innanfor alle av kommunen sine tenesteområde. På bakgrunn av risikoanalysen er det utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt, og kontrollutvalet har vurdert dei ulike områda opp mot kvarandre for å avgjere kva områder dei meiner det er mest vesentleg å undersøke. 3 Data som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt leiing og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse. Prosessmøte i kontrollutvalet. Spørjeundersøking til tilsette i kommunen. Intervju med administrative og politiske leiarar i kommunen. Informasjon som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda innanfor dei ulike sektorane i kommunen. Analysen er samla i eit analysegrunnlag som ligg til grunn for utveljing og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 3 For en nærare presentasjon av overordna analyse, sjå Kontrollutvalgsboken (KRD, 2011) kapittel 6 (tilgjengeleg på

13 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Under er forvaltningsrevisjonsprosjekta presentert i prioritert rekkefølge. Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper: ei prioritert liste med dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste med prosjekta som er vurdert å ha lågare risiko og vesentlegheit. Kor mange prosjekt som vil bli gjennomført i perioden avhenger av kontrollutvalet sitt budsjett og omfanget til prosjekta. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i samsvar med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 2.1 Gruppe 1 prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt Prosjekt Tema 1 Forvaltningsrevisjon av sakshandsaming og etterleving av forvaltningslova og tilbod til minoritetsspråklege elevar i grunnskulen 2 Forvaltningsrevisjon av informasjonstryggleik og personvern 3 Forvaltningsrevisjon av helsestasjon og skulehelseteneste 4 Forvaltningsrevisjon av kapasitet og etterleving av rutinar og regelverk innan pleie og omsorgstenestene Rutinar for sakshandsaming Etterleving av forvaltningslova Opplæring Ressursar Organisering Offentleglova Forskrift om handsaming av personopplysningar Risikovurderingar og tiltak Opplæring Ressursbruk Kapasitet til å sikre tenester System og rutinar Etterleving av forskrift om kommunen sitt helsefremmande og førebyggande arbeid i helsestasjons- og skulehelsetenesta Kjennskap til og etterleving av rutinar Etterleving av kvalitetsforskrifta Sikring av kapasitet og kompetanse 7-13-

14 2.2 Gruppe 2 uprioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekt Prosjekt Forvaltningsrevisjon av barnevern Forvaltningsrevisjon av samarbeid mellom tenester om barn og unge med særlege behov Forvaltningsrevisjon av flyktningtenesta Forvaltningsrevisjon av skulane sitt system for å sikre eigenvurdering for elevane Forvaltningsrevisjon av NAV sosialtenesta Forvaltningsrevisjon av kontraktsoppfølging Forvaltningsrevisjon av samfunnstryggleik og beredskap Forvaltningsrevisjon av sjukefråvær og inkluderande arbeidsliv Forvaltningsrevisjon av landbrukskontoret Forvaltningsrevisjon av styring og brukarmedverknad i investeringsprosjekt Dersom kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføre ein forvaltningsrevisjon, eller kontrollutvalet gjer risiko- og vesentlegvurderingar som tilseier at andre område bør prioriterast, kan kontrollutvalet avvike frå vedteke plan for forvaltningsrevisjon. Dersom kontrollutvalet finn det føremålstenleg kan plan for forvaltningsrevisjon rullerast i løpet av perioden

15 3 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon 3.1 Framgangsmåte Kva metodar som blir brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta er avhengig av endelege problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkelig breidd i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. Moglege metodar for datainnsamling og -analyse kan vere: Dokumentanalyse Elektroniske spørjeskjema Intervju Dataanalyse Testing av kontrollar og rutinar Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet saman med revisjonen avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkte og kva revisjonskriterium 4 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Før ein forvaltningsrevisjon startast opp, skal kontrollutvalet godkjenne ein prosjektplan som skildrar korleis prosjektet skal gjennomførast. 3.2 Gjennomføring og rapportering Revisjonen vil alltid starte ein forvaltningsrevisjon med å sende eit oppstartsbrev med informasjon om prosjektet til rådmannen. Rapporten vil også bli sendt til høyring til rådmannen før den blir lagt fram for kontrollutvalet. Etter at kontrollutvalet har handsama rapporten blir det utarbeidd ei innstilling som blir oversendt kommunestyret saman med rapporten. Det er kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at kommunestyret sitt vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgt opp. 4 Normer og standardar som forvaltninga blir vurdert opp mot (vedtak, regelverk, mål) 9-15-

16 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS -16-

17 Tysnes kommune Overordna analyse for Plan for forvaltningsrevisjon Opplysningar som kjem fram i dokumentet er ikkje verifisert, og kan ikkje bli nytta som faktagrunnlag utan ytterlegare undersøkingar. Mai

18 «Overordna analyse» Mai 2016 Rapporten er utarbeidd for Tysnes kommune av Deloitte AS. Deloitte AS Postboks 6013 Postterminalen, 5892 Bergen tlf: Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited -18-

19 Innhald Innleiing 4 2. Oversikt over identifiserte risikoområde 7 3. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt Organisasjon og administrasjon Oppvekst Landbruk og teknisk Helse og sosial

20 Innleiing 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalet er pålagt å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. Dette dokumentet er eit analysegrunnlag som skal danne grunnlag for kontrollutvalet sitt arbeid med plan for forvaltningsrevisjon for I førre planperiode blei det gjennomført forvaltningsrevisjon av plan og bygg (2016) og tilpassa opplæring og spesialundervisning ( ). Tidlegare har det dessutan vore gjennomført forvaltningsrevisjon av legetenesta (2011). For at kontrollutvalet sin nye plan skal spegle dei viktigaste områda i kommunen der det er behov for forvaltningsrevisjon, har Deloitte gjennomført ei risiko- og vesentlegvurdering (overordna analyse) av verksemda til kommunen. I prosessen med den overordna analysen har det blitt lagt opp til involvering, både av kontrollutvalet og av aktørar i kommuneadministrasjonen og i kommunestyret. Det er gjennomført møte, intervju og spørjeundersøkingar. Dette bidrar til at arbeidet med den overordna analysen er ankra og at organisasjonen har kunnskap om informasjonsgrunnlaget for val av forvaltningsrevisjonar. Analysen er gjennomført i samsvar med prosjektplan som blei vedteke av kontrollutvalet (sak 2015/196). Analysen er av overordna karakter, og basert på innspel som har komme fram gjennom intervju, spørjeundersøking og gjennomgang av tilgjengeleg skriftleg informasjon. Informasjon som har komme fram i intervju og spørjeundersøking er bare i avgrensa grad verifisert av kommunen i denne analysen. Informasjonen er i analysegrunnlaget brukt som indikasjon på risikoforhold som eventuelt bør eller kan følgast opp/undersøkast i ein forvaltningsrevisjon dersom kontrollutvalet og kommunestyret ønskjer dette basert på ei samla risiko og vesentlegvurdering. 1.2 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon I forskrift om kontrollutval går det fram at: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Det er eit krav om at planen skal vere basert på ei overordna risiko- og vesentlegvurdering: Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Føremålet med den overordna analysen er å skaffe relevant informasjon om kommunen si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjennomføre ein forvaltningsrevisjon

21 Den overordna analysen skal avdekke indikasjonar på avvik eller sårbare område i forvaltninga, sett i forhold til regelverk, politiske mål og vedtak. I denne samanhengen viser risiko til sannsynligheita for og konsekvensane av at det kan førekomme avvik frå for eksempel regelverk, mål, vedtak og andre føringar som kommunen har sett for verksemda. Risiko bør vurderast innanfor alle kommunen sine vesentlege tenesteområde. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det bli utarbeidd forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt og kontrollutvalet må avgjere kva prosjekt dei ønskjer å prioritere i sin plan for forvaltningsrevisjon. I regelverket går det fram at kontrollutvalet skal sjå til at verksemda blir gjenstand for forvaltningsrevisjon, og er ansvarleg for å bestille forvaltningsrevisjon av revisjonen. Bestilling av prosjekt for forvaltningsrevisjon skal som hovudregel ta utgangspunkt i utarbeidd plan for forvaltningsrevisjon som skal bli vedtatt av kommunestyret. I følgje til kommunelova 77 er forvaltningsrevisjon definert som systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut frå kommunestyret sitt vedtak og føresetnader. I forskrift om revisjon 7 kan tema for forvaltningsrevisjon vere å: vurdere om forvaltninga brukar ressursar til å løyse oppgåver som samsvarar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader vurdere om forvaltninga sin ressursbruk og verkemiddel er effektive for å nå måla som er satt på området vurdere om regelverket blir etterlevd vurdere om forvaltninga sine styringsverktøy og verkemiddel er hensiktsmessige vurdere om beslutningsgrunnlaget frå administrasjonen til dei politiske organa samsvarer med offentlege utredningskrav vurdere om resultata i tenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyret sine føresetnader og/eller om resultata for verksemda er nådd I praksis har kontrollutvalet stor fridom til å definere korleis prosjekta skal utformasts gjennom føremål og problemstillingar. Forvaltningsrevisjon kan gjennomførast innanfor alle tenesteområda i kommunen. Kva forvaltningsrevisjonsprosjekter kommunen ønskjer å gjennomføre skal som nemnd over framkomme i ein plan for forvaltningsrevisjon. 1.3 Metode Dokumentanalyse Dokumenta som er gjennomgått er i hovudsak informasjon frå Tysnes kommune si heimeside, årsmelding 2015, budsjett 2016 og økonomiplan Statistikk Offentleg statistikk er først og fremst henta frå KOSTRA, og viser tall frå tenesteområda som er gjennomgått i analysen. KOSTRA gjer det mogleg å samanlikne tall som gjeld for kommunen med gjennomsnittet for andre kommunar av liknande storleik (kommunegruppa) og for landet Intervju Det er gjennomført intervju med eit utval administrative og politiske leiarar i kommunen for å få innspel til risikoområde i kommunen. Det er gjennomført intervju med ordførar, utvalsleiarar, rådmann, økonomisjef, kommunalsjef helse og sosial, samt kommunalsjef for oppvekst Spørjeundersøking Det er sendt ut ei elektronisk spørjeundersøking til einingsleiarar og tillitsvalte

22 1.3.5 Prosessmøte med kontrollutvalet Innleiingsvis i planarbeidet blei det gjennomført eit møte med kontrollutvalet der utvalet kom med innspel til område dei ønskja at revisjonen så nærmare på i analysearbeidet. 1.4 Lesarrettleiing Innspela som er samla inn i samband med den overordna analysen er systematisert og framstilt i dette dokumentet. Dokumentet er meint som eit grunnlag for kontrollutvalet for å velje ut og prioritere forvaltningsrevisjonsprosjekt. I kapittel 2 presenterer vi oversikta over identifiserte risikoområde som er eit resultat av undersøkinga vi har gjort i samband med analysearbeidet. Risikovurderingane dannar grunnlag for forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekta blir presentert i kapittel 3. Forslaga til prosjekt er ikkje presentert i prioritert rekkefølge. Prioritering og val av prosjekter skal kontrollutvalet gjere. Kontrollutvalet står også fritt til å legge til og/eller ta vekk prosjekter i forhold til lista som her er presentert. Endeleg prioritering av prosjekt blir framstilt i plan for forvaltningsrevisjon , som skal leggast fram for kommunestyret. Risikovurderingane og forslag til prosjekt er basert på ein overordna gjennomgang av kommunen sine tenesteområde. Samanstilling av informasjon som er samla inn ved hjelp av intervju, spørjeundersøking, dokumentanalyse blir presentert i kapitla 4 til

23 2. Oversikt over identifiserte risikoområde På bakgrunn av innsamla og analysert informasjon (sjå kap. 4-7), vil vi i dette kapittelet oppsummere og vurdere risiko for manglande måloppnåing, regeletterleving, vedtaksoppfølging og internkontroll som er identifisert innan dei respektive områda for Tysnes kommune som er gjennomgått. Risikonivå er i tabellane nedanfor farget med raudt som representerer høg risiko eller gult som representerer middels risiko: Fargesymbol Beskriving av vurdering av risiko «Høg risiko» På område som er merka med raudt meiner Deloitte på bakgrunn av framlagte data og analyse, at det kan vere høg risiko for enten manglande regeletterleving (herunder internkontroll jf. kommuneloven 20 nr. 2), måloppnåing, vedtaksoppfølging eller rapportering. Vurdering av årsak og sannsynligheit for at risikoforholdet oppstår og verknad (konsekvens) dannar grunnlag for Deloitte si risikovurdering for kvart område. «Middels risiko» På område som er merka med gult meiner Deloitte på bakgrunn av framlagte data og analyse, at det kan være middels risiko for enten manglande regeletterleving (herunder internkontroll jf. kommuneloven 20 nr. 2), måloppnåing, vedtaksoppfølging eller rapportering. Vurdering av årsak og sannsynligheit for at risikoforholdet oppstår og verknad (konsekvens) dannar grunnlag for Deloitte si risikovurdering for kvart område. Det er viktig å påpeike at risikovurderingane er skjønnsmessige, og vurderingar er basert på føreliggande informasjon. Kontrollutvalet kan vurdere risikoen knytt til dei ulike områda som forskjellig frå det som er foreslått her. Det er derfor kontrollutvalet som til slutt skal vurdere og prioritere dei ulike områda, og avgjere rekkefølga for forvaltningsrevisjonsprosjekt i den planen som blir lagt fram for kommunestyret. Vi vil understreke at ikkje all informasjon som går fram er verifisert av kommunen

24 2.1 Sektorovergripande område Område 1 Område Årsak Verknad Risiko Kommentar Kontraktsoppfølging Usikkert om Dyrare varer og kontraktar knytt til tenester enn innkjøp blir følgt nødvendig opp i tilstrekkeleg grad Risiko for at kommunen gjennomfører ulovlege innkjøp. Styring og brukarmedverknad i investeringsprosjekt Store investering i nytt omsorgssenter Viktig at brukarane sine synspunkt blir hensyntatt Krav til etterleving av regelverket om offentlege anskaffingar Krav til kontrakt og leverandøroppfølging Fare for budsjettoverskridelser Sjukefråvær og inkluderande arbeidsliv Samfunnstryggleik og beredskap Fortsatt høgt sjukefråvær sjølv om tiltak er sett i verk Kommunen vil prioritere dette arbeidet etter at fylkesmannen har peika på avvik Auka kostnader grunna vikarutgifter. Fare for at refusjon ikkje dekker alle kostnadene til kommunen til dømes knytt til korttidsfråvær Fare for ikkje tilstrekkeleg beredskap Kommunen har gjennomført omfattande kursing av leiarar og tillitsvalte og har vidare fått på plass ny rutine for oppfølging av sjukemeldte Mange i kommuneleiinga peike på dette som eit egna område for forvaltningsrevisjon Informasjonstryggleik og personvern Viktig å sikre sikker lagring av informasjon og personopplysningar Fare for å miste viktig informasjon eller at sensitiv informasjon kjem på avveie

25 2.2 Oppvekst Samarbeid mellom fagområda innen oppvekst for å sikre best mogleg oppfølging av barn med særlege behov Viktig å sikre tidleg og koordinert innsats Område 2 Område Årsak Verknad Risiko Kommentar Ny organisering Fare for å ikkje fange opp barn med behov Barnevern Budsjettoverskridingar og sjukefråvær Overskriding av tre månadsfrist for å gjere undersøkingar Brot på regelverk Mangelfull sikring av barn sine rettar Fare for unødvendig kostbare tenester Viktig område, men det blir i undersøkinga peika på at ny organisering må få verke ei tid før det eventuelt blir gjennomført forvaltningsrevisjon Regeletterleving i grunnskulen Manglande kunnskap og rutinar knytt til forvaltningslova og saksbehandling Brot på regelverk og mangelfulle tenester og tilbod Manglande iverksetting av system for eigenvurdering i skulen Mangelfull oppfølging av minoritetsspråklege elevar 2.3 Landbruk og teknisk Område 3 Område Årsak Verknad Risiko Kommentar Forureining frå Mange lokale Miljøutfordringar. avlaup område der forureininga er stor Brot på regelverk Landbrukskontoret Manglande utarbeiding av planar og respons på førespurnader Mogleg risiko for folkehelse Fare for mangelfulle tenester 9-25-

26 2.4 Helse og sosial Område 4 Område Årsak Verknad Risiko Kommentar Helsestasjon og Høge utgifter og Ikkje optimal skulehelseteneste mogleg låg kapasitet ressursbruk til førebygging,. helsestasjons- og skulehelsetenesta. Prosentdel barn som har fullført helseundersøkingar i Fare for at kommunen ikkje har tilfredstillande tilbod og mangelfulle tenester ulike aldersgrupper er låg Kapasitet og etterleving av rutinar og regelverk innan pleie og omsorgstenestene NAV - sosialtenesta og flyktningetenesta Rutinar er etablert, men blir ikkje alltid følgt Mangelfull kapasitet i deler av tenestene Ikkje gjennomført brukarundersøkingar Mangelfull oppfølging av utviklingshemma barn Manglande kapasitet Saksbehandling av økonomisk sosialhjelp blir prioritert på bekostning av oppfølging av sosialhjelpsmottakarar og personar som har utfordringar knytt til rus og psykiatri Brot på regelverk Det blir frå (kvalitetsforskrift) og kommunen peika mangelfulle tenester på at det truleg hadde vore mest hensiktsmessig med forvaltningsrevisjon av dette området når omsorgssenteret er ferdig. Fare for mangelfullt tilbud og oppfølging Fare for lovbrudd

27 3. Forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt På bakgrunn av dei analyser og risikovurderingar som er gjennomført er det identifisert fleire område som etter Deloitte si meining kan representere høg risiko, og kor kontrollutvalet bør vurdere å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekter i Tysnes kommune. Forslaga dannar grunnlaget for prioriteringa som kontrollutvalet skal gjere. Kontrollutvalet står fritt til å legge til og endre på prosjekta som er skissert under. 3.1 Prosjekt som er kategorisert som høg risiko Sektorovergripande område Nøkkelpunkt 1 Forvaltningsrevisjon av kontraktsoppfølging System for å evaluere kontraktar System for å sikre at anskaffingsprosessar vert sett i gong i tide 2 Forvaltningsrevisjon av styring og brukarmedverknad i investeringsprosjekt 3 Forvaltningsrevisjon av informasjonstryggleik og personvern Prosjekt innan oppvekst 4 Forvaltningsrevisjon av samarbeid mellom tenester for barn og unge med særlege behov. Brukarinvolvering Etterlevelse av regelverket om offentlege anskaffingar Kontrakt og leverandøroppfølging Budsjettering Offentleglova Forskrift om behandling av personopplysningar Risikovurderingar og tiltak Opplæring Nøkkelpunkt Samhandling og koordinering av tenester System for å sikre tidleg innsats for barn med særlege utfordringar

28 5 Forvaltningsrevisjon av barnevern Kostnader Regeletterleving og sikring av barns rettar Organisering 6 Forvaltningsrevisjon av sakshandsaming og etterleving av forvaltningslova i skulane 7 Forvaltningsrevisjon av skulane sitt system for å sikre eigenvurdering for elevane 8 Forvaltningsrevisjon av tilbod til minoritetsspråklege elevar Rutinar for sakshandsaming Etterleving av forvaltningslova Opplæring Etterleving av opplæringslova og sentrale retningsliner Ressursar Etterleving av opplæringslova Prosjekt innan landbruk og teknisk Nøkkelpunkt 9 Forvaltningsrevisjon av forureining frå avlaup Mogleg risiko for folkehelse Oversikt over og handtering av miljøutfordringar Forureiningslova Prosjekt innan helse og sosial 10 Forvaltningsrevisjon av helsestasjon og skulehelseteneste 11 Forvaltningsrevisjon av kapasitet og etterleving av rutinar og regelverk innan pleie og omsorgstenestene Nøkkelpunkt Ressursbruk Kapasitet til å sikre tenester System og rutinar Etterleving av forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Kjennskap til og etterleving av rutinar Etterleving av kvalitetsforskrifta Sikring av kapasitet og kompetanse 12 Forvaltningsrevisjon av NAV - sosialtenesta Etterleving av lov om sosiale tenester i NAV Oppfølgingstilbod til brukarar 13 Forvaltningsrevisjon av flyktningstenesta Rutinar og samarbeid knytt til oppfølging av flyktningar 14 Forvaltningsrevisjon av oppfølging av og tilbod til psykisk sjuke og rusmisbrukarar Miljøtenester Tiltak Butrening Nødvendige helsetenester

29 3.2 Andre prosjekt Prosjekt Nøkkelpunkt 15 Sjukefråvær og inkluderande arbeidsliv Kostnader Vikarbruk Etterleving av system for å følgje opp sjukemeldte Oppfølging av einingar med høgt sjukefråvær 16 Samfunnstryggleik og beredskap Risikoanalysar Varslingssystem Beredskapsplanar Heilskapleg system Krisehandtering 17 Landbrukskontoret Planar og rapportering

30 4. Organisasjon og administrasjon 4.1 Organisasjon Rådmannen er den øvste administrative leiaren i kommunen og er også personalsjef. Rådmannen har eit leiarteam på seks personar der assisterande rådmann, økonomisjefen og dei tre etatssjefane for landbruk og teknisk, helse- og sosial og oppvekst inngår. Figuren under viser organiseringa av administrasjonen i kommunen. Figur 1 Administrativ organisering Tysnes kommune (kjelde: kommunen si nettside)

31 KOSTRA-tal viser at Tysnes kommune har noko høgare netto driftsutgifter til administrasjon og styring i prosent av totale netto driftsutgifter samanlikna med kommunegruppa i 2014 og 2015, og kommunen ligg godt over gjennomsnittet for landet utan Oslo i perioden Tabell 1 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i % av totale netto driftsutg, konsern 10, ,8 10,6 10,7 10,5 8,1 8,2 8,1 4.2 Finansielle nøkkeltall Det går fram av tal frå KOSTRA at Tysnes kommune har hatt eit høgare brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter i 2014 og 2015 samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Tysnes kommune har ein lågare del «andre statlige tilskot til driftsføremål i prosent av brutto driftsinntekter samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo. Det går fram at eigedomsskatten i prosent av brutto driftsinntekter i Tysnes auka frå 2013 til 2014, og den ligg i 2014 og 2015 høgare enn snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Tysnes kommune har, i følgje KOSTRA-tala, høgare brutto driftsutgifter enn kommunegruppa til Tabell 2 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern ,7 0,2 1,3 2,1 0,7 2,5 Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 0 4,2 1,1 2,1 0,5 1,8 2,7 1,2 2,9 Langsiktig gjeld i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 216,9 215,6 222,3 209,1 221,4 221,2 208,6 217,7 216,9 Skatt på inntekt og formue (inkludert naturressursskatt) i % av brutto driftsinntekter, konsern 29,4 27,6 30,1 24, ,9 32,5 33 Statlig rammeoverføring i % av brutto driftsinntekter, konsern 42,8 41,9 39, ,7 32,8 33,7 32,6 Andre statlige tilskudd til driftsformål i % av brutto driftsinntekter, konsern 0,8 0,8 0,9 3 3,4 3,6 2,9 3,2 3,4 Eiendomsskatt i % av brutto driftsinntekter, konsern 2,3 4,2 4,2 2,6 2,7 2,9 2,8 2,9 3,

32 Salgs- og leieinntekter i % av brutto driftsinntekter, konsern 12,2 12,2 12,3 14, ,3 14,3 14,3 Andre driftsinntekter i % av brutto driftsinntekter, konsern 12,4 13,2 16,6 15,3 14,3 15,6 14,1 13,1 14,9 Brutto driftsutgifter i kroner per innbygger, konsern Korrigerte brutto driftsutgifter i kroner per innbygger, konsern Brutto driftsinntekter i kroner per innbygger, konsern Frie inntekter i kroner per innbygger, konsern Netto lånegjeld i kroner per innbygger, konsern Befolkningsutvikling KOSTRA-tal viser at Tysnes kommune har ein høgare del av befolkninga som er 80 år og over samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo. Tabell 3 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Folkemengden i alt Andel 0 åringer 0,8 1,4 0, ,9 1,1 1,1 1,1 Andel 1-5 år 5,3 5,2 5,6 5,5 5,4 5,4 6,1 6 5,9 Andel 6-15 år 11,3 10,9 10,5 12, ,9 12,4 12,4 12,3 Andel år 4 4 4, ,9 Andel år 7,6 7,7 7,8 7,5 7,3 7,2 7,9 7,9 7,8 Andel år 50,3 50,2 49,6 52,4 52,3 52,3 54,2 54,2 54,1 Andel år 12,6 13,1 14,3 11,6 12,1 12,5 9,7 10,1 10,5 Andel 80 år og over 8 7,5 7,2 5,8 5,8 5,7 4,4 4,4 4,4 Andel skilte og separerte år 8,6 8,5 8, , ,9 Andel enslige forsørgere med stønad fra folketrygden ,5 1,4... 1,7 1,7... Andel uførepensjonister år 9,3 9,1.. 11,3 11,4... 9,3 9,4... Andel enslige innbyggere 80 år og over 63 62,2 66,3 67,1 66,2 65,9 64,8 64,4 63,9 Forventet levealder ved fødsel, kvinner ,9 82,9 82,9 Forventet levealder ved fødsel, menn ,5 78,5 78,5 78,4 78,4 78,4 Døde per 1000 innbyggere 11,3 15,8 12,5 10,9 10,3 10,9 8,3 8,1 8,1 Innflytting per 1000 innbyggere 42,3 47, ,5 52,1 55,2 59,2 58,1 58,5 Utflytting per 1000 innbyggere 35,7 30,2 36,8 49,8 50,3 51,6 51,4 51,3 53 Andel innvandrerbefolkning 7,9 9 9,2 8,3 8,9 9,6 12,6 13,2 13,

33 Andel innvandrerbefolkning 0-5 år 8,4 8,6 7,4 10,6 11,1 12,4 14,4 15,5 16,8 Andel innvandrerbefolkning 1-5 år 8,2 8,9 7 10,1 10, ,2 16,5 Andel innvandrerbefolkning 0-16 år 7,2 8,6 7,9 8,3 8, ,3 13,1 14,2 Andel av befolkningen som bor i tettsteder 24,1 24,3.. 40,7 41, ,7 77,1... Gjennomsnittlig reisetid til kommunesenteret i minutter 8, ,1 7,8 7,9 7,3 7,3 7,4 Registrerte arbeidsledige i prosent av befolkningen i alderen år 2,6 0, ,3 2,2 0 Registrerte arbeidsledige i prosent av befolkningen i alderen år 1,1 0,7.. 1,3 1,2.. 1,6 1,6.. Andel av befolkningen år som pendler ut av bostedskommunen 25,1 26,2.. 31,1 31,6 0 29,3 29,7 0 I Tysnes kommune si årsmelding for 2015 peiker rådmannen på at folketalsutviklinga i dei seinare år har vore god på Tysnes og at kommunen hadde håpt på at dei skulle få vekstkommunetillegg ut frå den sterke folkeveksten dei seinare år. Siste kvartal gjekk veksten noko tilbake slika at den totale veksten (0,5 %) ikkje var tilstrekkeleg for å få tilskot. Innbyggjartalet vart ved slutten av mot 2782 ved inngangen til året. 4.4 Næring KOSTRA tal viser at Tysnes kommune har høgare netto driftsutgifter til tilrettelegging og bistand for næringslivet i prosent av samla netto driftsutgifter og per innbyggar samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Kommunen har også høgare netto driftsutgifter til landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling per innbyggar samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo. Tabell 4 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til tilrettelegging og bistand for næringslivet i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Netto driftsutgifter til kommunal næringsvirksomhet i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Netto driftsutgifter til landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Nto driftutg. til tilrettelegging og bistand for næringslivet pr. innb. (kr)., konsern Nto driftutg. til kommunal næringsvirksomhet pr. innb. (kr)., konsern 0,8 0,8 0,5 0,3 0,3 0,2 0,1 0,1 0,

34 Nto driftutg. til landbruksforvaltning og landbruksbasert næringsutvikling pr. innb. (kr)., konsern Personalforvaltning og sjukefråvær I årsmeldinga for 2015 står det at det samla sjukefråværet har hatt ei positiv utvikling med reduksjon frå 2014 til 2015, men fortsatt godt over kommunen si målsetjing. Nedgang i sjukefråværet er innanfor alle sektorområda, og det meste av reduksjonen er innanfor langtidsfråvær. Det blir opplyst at arbeidet med å redusera unødig fråvær har hatt stort fokus i 2014, og at det mellom anna fylgt opp gjennom omfattande kursing for avdelingsleiarar, tillitsvalde og vernetenesta i samarbeid med NAV arbeidslivssenter. Av årsmeldinga går det vidare fram at kommunen i løpet av 2015 har fått på plass ny rutine for oppfølging av sjukemeldte og ny rutine for konflikthandtering Tabellen under viser samla sjukefråvær i Tysnes kommune dei siste åra: Tabell 5 Oversikt over samla sjukefråvær i Tysnes kommune (Kjelde årsmelding Tysnes kommune 2015) År samla sjukefråvær 8,33 % 7,31 % 8,28 % 10,55 % 8,40 % 4.6 Oppfølging av politiske vedtak og involvering av innbyggjarane i planarbeid I undersøkinga peiker fleire på at kommunen ikkje har tilstrekkelege system for å sikre oppfølging av politiske vedtak. Kontrollutvalet peikar på at dei har etterlyst eit betre system for oppfølging av politiske vedtak, og at det er uklart kva rutinar som finst knytt til dette. Utvalet ønskjer å følgje dette opp vidare, men ikkje nødvendigvis med gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalet stiller også spørsmål om kva system kommunen har for å lære opp brukarar i korleis dei kan medverke. Kontrollutvalet ønskjer innsikt i om brukarar er inkludert i planarbeid og liknande, til dømes ved bygging av ny sjukeheim. 4.7 Beredskap I 2015 gjennomførte Fylkesmannen i Hordaland eit tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Tysnes kommune. Av tilsynsrapporten går det fram at fylkesmannen fant eit avvik: at Tysnes kommune manglar oppdatert heilskapleg ROS-analyse. Dette funnet er eit avvik i høve til 14 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret, og jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 2 og 6 første ledd. Det går fram av tilsynsrapporten at gjeldande ROS-analyse i Tysnes er datert 16.desember 2008, og dette er ein revisjon av analysen frå Tilsynsrapporten kommer også med ein merknad på at kommunen sin beredskapsplan er mangelfull med omsyn til skildringar av ansvar og roller for medlemmane i den kommunale kriseleiinga (KKL). Med omsyn til kva krav som blir stilt til den overordna beredskapsplanen viser tilsynsrapporten til 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret, og 4 i forskrift om kommunal beredskapsplikt. I undersøkinga peiker fleire på at Tysnes kommune opplyser at kommunen ønskjer å ha større fokus på samfunnstryggleik og beredskap og at det hadde vore nyttig med forvaltningsrevisjon knytt til dette området. Sjølv om kommunen nyleg har hatt eit tilsyn på området blir det peika på at dette arbeidet krev mykje tid og ressursar av kommunen, og at det er ønskjeleg med ein meir omfattande revisjon av temaet. Det blir mellom anna peika på utfordringar knytt til beredskapen ved Tysnesfest,

35 og at kommunen har opplevd å ha nedetid på telefonnettet. Vidare blir det opplyst at Tysnes har fleire utfordringar knytt til brann- og beredskapssamarbeidet i Bergensalliansen. Kommunen ser for tida på moglegheitene for beredskapssamarbeid for politi med Fonna i sør og Bergen i nord. Kommunen har i det siste retta fokus mot utfordringar knytt til skuleskyting og mikroterror. Dette er område kommunen har jobba mykje med. 4.8 IT tryggleik, personvern og arkiv Kontrollutvalet peiker på at det kunne vore interessant å sjå nærmare på korleis kommunen arbeider med IT-tryggleik. Det blir peika på at det har vore døme på at datamaskin har blitt kasta utan at den blei tømt for opplysningar. I årsmeldinga for 2015 blir det peika på at brot i telesambandet skapar problem for den daglege drifta innan IT-løysingane. Særleg alvorleg er at helsenett oftast også vert ute av drift når telesambandet er nede. Det blir vist til at kommunen har behov for nødstraumaggregat. I årsmeldinga blir det vidare peika på at ein i den daglege drifta er behov for meir opplæring innan bruk av IT-system og fagprogram og at større ferdigheter innan databruk truleg vil gjera det mykje lettare å kunna realisera gevinstane av dei ulike datasystema. Revisjonen har fått opplyst at det i februar i 2016 blei gjennomført tilsyn knytt til kommunen sitt arkivsystem. Revisjonen har ikkje motteke rapport frå tilsynet 4.9 Innkjøp og investeringsprosjekt Tysnes kommune har ein overordna innkjøpsstrategi frå 2008 som er lik for alle kommunar i Sunnhordland. Kommunen har sidan 1996 vore knytt til Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum saman med kommunane Tysnes, Fitjar, Kvinnherad og Stord. Stord kommune er vertskommune. I årsmeldinga blir det peika på at kommunen også i 2015 jobba vidare for å auka elektronisk handel. Revisjonen har fått opplyst at Tysnes deltek i eit prosjekt knytt til dette saman med andre kommunar. Dette gjeld både opplæring av eigne tilsette og arbeid med å få fleire avtalar på nettet. I undersøkinga blir det vist til at kommunen er god på fakturakontroll, men at ein kanskje kunne ha vore betre når det gjeld oppfølging av kontraktar og korleis dei blir brukt. Revisjonen har elles fått opplyst at kommunen handlar for om lag 80 millionar kroner i året, men at alle innkjøp ikkje er konkurranseutsett. Når det gjeld store investeringsprosjekt blir det i undersøkinga peika på at kommunen har tett oppfølging av bygginga av nytt omsorgssenter og at kommunen følgjer opp det faktum at det var gjort feil knytt til vurderinga av grunnen der bygget skal stå. Kommunen har budsjettert med ein buffer for å kunne handtere ikkje føresette utgifter i samband med denne store investeringa. Det blir vidare peika på at kommunen har hatt mange små prosjekt tidlegare, men at bygging av omsorgssenter er ei stor investering som dei ikkje gjer ofte. Det blir også peika på at det å styre slike store prosjekt er noko kommunen kan bli betre på, men det blir vist til at forvaltningsrevisjon truleg ikkje er det rette verktøyet i denne samanhengen

36 5. Oppvekst Oppvekstsområdet dekker fagområda skule, barnehage, PPT (kjøpt teneste frå Os kommune), kulturskule og vaksenopplæring. Av årsmeldinga frå 2015 går det fram at har det vore arbeidd med ei overføring av fagområda barnevern, helsestasjon og psykisk helse for barn og unge til oppvekstområdet i kommunen. KS konsulent har gjennomført eit opplegg i kommunen der alle tilsette ved tenestene og rektorar og barnehagestyrarar har delteke for å sikre gode prosessar knytt til organisasjonsendringa. Det blir opplyst at arbeidet her har vore godt og at tilbakemeldinga frå tenesteområda er at dei vurderer at organisasjonsendringa styrka det tverrfaglege perspektivet. Det blir mellom anna peika på at det har blitt etablert månadlege møter der ulike fagområde samhandlar på tvers. I undersøkinga blir det peika på at det kunne ha vore interessant å sjå på korleis den nye organiseringa fungerer, men i så fall seinare i planperioden. 5.1 Barnehage KOSTRA-tala viser at Tysnes kommune har lågare netto driftsutgifter til barnehagesektoren i prosent av kommunen sine totale netto driftsutgifter og per innbyggar samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. KOSTRA-tala visar vidare at det i Tysnes frå 2014 til 2015 fant stad ein nedgang i delen barn frå 1-5 år med barnehageplass, og Tysnes gikk frå å ha ein høgare del til å få en lågare del barn med barnehageplass samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at kommunen har ein lågare del tilsette med barnehagelærarutdanning. Tabell 6 Netto driftsutgifter barnehagesektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern Netto driftsutgifter per innbygger 1-5 år i kroner, barnehager, konsern Andel barn 1-5 år med barnehageplass Andel barn i kommunale barnehager i forhold til alle barn i barnehage Andel ansatte med barnehagelærerutdanning Andel styrere og pedagogiske ledere med godkjent barnehagelærerutdanning Andel styrere med annen pedagogisk utdanning Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo ,8 10,4 10, ,8 11,5 14,4 14,9 14, ,5 95,2 89,9 90,1 90, ,8 90,9 91, ,4 50,4 50,1 49,6 27,9 20,9 32,6 31,8 32,6 34,5 34, ,4 92,3 64,3 88,2 84, ,9 88,4 90,9 92, ,9 9 6,8 6,5 6,2 5,

37 Andel pedagogiske ledere med annen pedagogisk utdanning Andel barn som får ekstra ressurser til styrket tilbud til førskolebarn, i forhold til alle barn i barnehage. Alle barnehager Leke- og oppholdsareal per barn i kommunale barnehager (m2) Leke- og oppholdsareal per barn i private barnehager (m2) 11,1 40 7,7 5 5,7 3,9 4,1 3,7 2,8.. 15,1 8,5.. 12,6 13,8.. 15,3 16,4 6,3 6,1 7,6 7,2 7,4 6,8 5,7 5,8 5, ,9 5,1 5,1 5,2 Kontrollutvalet i Tysnes kommune ønskjer innsikt i kva apparat barnehagane i kommunen har for å fange opp barn med utfordringar, kva varslingsrutinar barnehagane har, og korleis det tverrfaglege samarbeidet mellom barnehage, skule, helsestasjon og barnevern fungerer. Kontrollutvalet har inntrykk av at samarbeidet mellom dei ulike etatane er godt, men at det er mogleg at det ikkje er godt nok strukturert. I undersøkinga blir det vist til at det er etablert ressursgrupper i kommunen der ulike fagfolk tar opp vanskelege saker og at gruppa fungerer godt. Det blir vidare opplyst at barnevernet er fast inne i skule og barnehage for å gjere seg kjent og for å vere tilgjengelege. Kommunen gjennomførte i 2015 to tilsyn med barnehagar i Tysnes kommune, ved Onarheim barnehage og Vågsmarka barnehage. 1 Tilsyna blei gjennomført ved gjennomgang av innsendte dokument og intervju av personar på ulike nivå i einingane. Det blei ikkje avdekka avvik under tilsyna. 5.2 Grunnskule KOSTRA-tal viser at kommunen har høgare netto driftsutgifter til grunnskulesektoren per innbyggjar i aldersgruppa 6-15 år enn gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. KOSTRA-tal viser vidare at Tysnes kommune frå 2013 til 2015 har redusert delen elevar i grunnskulen som får særskilt norskopplæring, og dei ligg i 2014 og 2015 under snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. I same periode er det ikkje rapportert om nokon elevar i grunnskulen Tysnes som får morsmålsopplæring. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Tysnes ligg høgare enn snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i delen elevar i grunnskulen som får spesialundervisning, sjølv om dette talet blei noko redusert frå 2014 til Kommunen har høgast del spesialundervisning i 5.-7.trinn i grunnskulen. I årsmeldinga frå 2015 blir det peika på at talet på spesialundervisning framleis er svært høgt. Kommunen ønskjer å dreia all undervisning til «tilpassa opplæring», der alle elevar får undervisninga på sitt nivå, jamfør opplæringslova 1.3. I årsmeldinga blir det vist til at dette er nedfelt i planen kommunen laga i 2014: «Plan for tilpassa opplæring, spesialundervisning og spesialpedagogisk hjelp i Tysnes kommune». Planen inneber å auke lærartettleiken/ assistentbruken særlig hjå dei yngste elevane. KOSTRA-tala viser at Tysnes kommune i 2013 og 2014 har ein lågare del lærarar i grunnskulen i heiltidsstilling samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Det føreligg ikkje tal for dette for Tysnes kommune Tilsynsrapport Onarheim barnehage, Tysnes kommune Tilsynsrapport Vågsmarka barnehage,

38 Tabell 7 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet utan Oslo Netto driftsutgifter grunnskolesektor (202, 215, 222, 223), i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern Netto driftsutgifter til grunnskolesektor (202, 215, 222, 223), per innbygger 6-15 år, konsern 24,8 24,8 24,2 24,1 23, , , Andel elever i kommunens grunnskoler, av kommunens innbyggere 6-15 år Andel elever i grunnskolen som får særskilt norskopplæring Andel elever i grunnskolen som får morsmålsopplæring 99, ,5 99,3 99,5 98,9 96,9 96,4 96 4,2 2 0,3 3,2 3,1 3,5 5,7 5,5 5, ,4 0,4 0,2 2,7 2,5 2,3 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning 12,5 12,7 10,1 9,8 9,1 8,9 8,4 8,1 7,9 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn 13,7 13,3 6,4 6,7 5,9 6,2 5,5 5,2 5,2 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn 13,5 15,6 13,8 11,8 11,3 10,2 9,7 9,5 9,2 Andel elever i grunnskolen som får spesialundervisning, trinn Andel innbyggere 6-9 år i kommunal og privat SFO 10,8 9,6 11,2 11,8 10,9 10,8 10,8 10,5 10,3 37,6 33,6 39,5 43,8 43,5 42,9 61,8 60,9 60 Elever per kommunal skole Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 1.-4.årstrinn 11, ,6 11,7 11,8 11,6 13,5 13,6 13,5 9,7 13,8 12,6 11,2 11,4 11,2 13,3 13,3 13,2 Gjennomsnittlig gruppestørrelse, 5.-7.årstrinn Gjennomsnittlig gruppestørrelse, årstrinn Andel elever med direkte overgang fra grunnskole til videregående opplæring Gjennomsnittlige grunnskolepoeng Andel lærere som er 60 år og eldre 13 10, ,1 11, , ,2 14,5 12,3 12,7 12,8 12,5 14,3 14,3 14, , , ,1 98,1 38,3 39,4 42, ,3 40,7 24,4 22,2.. 14,4 14,3.. 12,2 12,4.. Andel lærere i heltidsstilling 48,9 46,7.. 53,7 53,3.. 62,2 62,

39 Andel lærere med universitets- /høgskoleutdanning og pedagogisk utdanning Andel lærere med universitets- /høgskoleutdanning uten pedagogisk utdanning 84, ,6 87,4.. 87,1 87,8.. 2,2 2,2.. 5,9 5,2.. 6,3 5,6.. Kontrollutvalet peiker på eit behov for å kartlegge korleis det blir arbeidd med minoritetsspråklege elevar i skulen. Tysnesskulane har mange minoritetsspråklege elevar, og kontrollutvalet meiner det er viktig at deira interesser og rettar blir ivaretatt på riktig måte. Kontrollutvalet har inntrykk av at mange av desse elevane ikkje snakkar engelsk, og at skulane ikkje har tilstrekkeleg med ressursar til å hjelpe barna. I undersøkinga blir det peika på at ein ikkje lukkast med å nå mål om å få på plass betre system for å sikre elevane eigenvurdering og at elevane har rett på eigenvurdering som skulen ikkje alltid klarer å innfri. I undersøkinga blir det vidare peika på at det kan vere krevjande for skular å føle seg trygge på lov og regelverk, til dømes forvaltningslova og at ein saknar rutinar for sakshandsaming etter forvaltningslova og gode nok rutinar for HMT-arbeidet. 5.3 Barnevern Det går fram av tal frå KOSTRA at Tysnes kommune har ein høgare del netto driftsutgifter til sakshandsaming i barnevernet samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo, sjølv om desse utgiftene blei redusert frå 2014 til Også netto driftsutgifter per innbyggjar 0-17 år for barnevernstenesta er høgare i Tysnes enn gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Når det gjeld delen netto driftsutgifter til barn som er plassert av barnevernet er desse kostnadene lågare i Tysnes enn for gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utanom Oslo. Kontrollutvalet peiker på at Tysnes kommune nyttar store ressursar innan barnevern, men at dei ønskjer meir innsikt i korleis desse ressursane blir forvalta. Kontrollutvalet ønskjer å vite meir om korleis arbeidsmiljøet i barnevernet er, og korleis dei tilsette som er i en tøff jobb blir ivaretatt. KOSTRA-tala viser ei auke i talet barn med melding og undersøking og delen barn med barnevernstiltak frå 2014 til 2015, og Tysnes ligg i 2015 over snittet for landet utan Oslo. Når det gjeld del undersøkingar med behandlingstid innan 3 månader (krav i barnevernslova 6-9 om å gjennomføre dette), viser KOSTRA at denne er på 75% i 2015 i Tysnes. I kommunen si årsmelding frå 2015 står det at sjukefråvær og vakanse i stillingar samt auke i tal saker har gjort at saker har fått utvida undersøkingsperiode frå tre til seks månader. I årsmeldinga blir det vidare opplyst at kommunen ikkje nytta innleigd konsulenthjelp til sakshandsaming i Tabell 8 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter per innbygger 0-17 år, barnevernstjenesten, konsern Andel netto driftsutgifter til saksbehandling (funksjon 244), konsern 50,1 53,2 34,5 26,7 25,7 32,8 32, ,

40 Andel netto driftsutgifter til barn som ikke er plassert av barnevernet (funksjon 251), konsern 7,2 14,6 15,6 14,5 13,2 12, ,1 11,5 Andel netto driftsutgifter til barn som er plassert av barnevernet (funksjon 252), konsern 42,7 32,2 49,9 58, ,1 54,6 55,8 57,7 Barn med melding ift. antall innbyggere 0-17 år 4,4 3,4 5,9 : : : 4,1 4,1 4,2 Barn med undersøkelse ift. antall innbyggere 0-17 år Andel barn med barnevernstiltak ift. innbyggere 0-17 år Andel meldinger med behandlingstid innen 7 dager 4,4 3,9 6,8 : : : 4,1 4,3 4,4 4 4,5 5,9 : : : 4,8 4,8 4, : : : Andel undersøkelser med behandlingstid innen 3 måneder Andel barn med tiltak per med utarbeidet plan : : : Andel meldinger som går til undersøkelse 85, ,9 : : : 78,9 79,4 79,7 Andel undersøkelser som førte til tiltak 40,9 73,3 50 : : : 43,4 44,3 42,8 Andel barn i institusjon og fosterhjem av barn med tiltak Andel barn med tiltaksplan av barn med hjelpetiltak Andel barn med omsorgsplan av barn under omsorg : : : : : : 29,6 27,8 28,1 : : 69,2 : : : 74,8 78,8 82,9 : : 100 : : : 85,4 88,4 91,4 Stillinger med fagutdanning av alle fag- og tiltaksstillinger I undersøkinga blir det peika på at barnevernet rapporterer mykje og at dei er flinke til å skrive avviksmeldingar, men at budsjetta har blitt overskride. Det blir vidare vist til at det er oversiktlege forhold i kommunen og at kommunen lukkast med å fange opp ein del tilfelle der barn og familiar som treng hjelp ikkje har blitt fanga opp i andre kommunar, som til dømes Bergen. Det blir vidare peika på at kommunen har hatt relativt mange omsorgsovertakingar. I kommunen si årsmelding frå 2015 står det at er kommunen ikkje har innført eiga vaktordning for barnevernet, men at barnevernet i samband med Tysnesfest har hatt ei særskilt vaktordning. Det er politi som er barnevernsmynde utanom barnevernet si alminnelege arbeidstid. 5.4 Kultur Det går fram av tal frå KOSTRA at Tysnes kommune har lågare netto driftsutgiftertil kultursektoren i prosent av kommunen sine totale netto driftsutgifter, samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo

41 Tabell 9 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet utan Oslo Netto driftsutgifter kultursektoren i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern 2 2,3 2 3,4 3,5 3,4 3,7 3,8 3,8 Netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i kroner, konsern Netto driftsutgifter til aktivitetstilbud barn og unge per innbygger 6-20 år, konsern Tilskudd til frivillige barne- og ungdomsforeninger per lag som mottar tilskudd, konsern Antall frivillige lag som mottar kommunale driftstilskudd Kommunale driftstilskudd til lag og foreninger pr lag som mottar tilskudd Netto driftsutgifter til kommunale musikk- og kulturskoler, i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 0,6 0,5 0,4 0,7 0,8 0,7 0,6 0,6 0,5 Netto driftsutgifter til kommunale kulturog musikkskoler per innbygger, konsern Netto driftsutgifter til kommunale musikk- og kulturskoler, per innbygger 6-15 år, konsern Andel elever (brukere) i grunnskolealder i kommunens musikk- og kulturskole, av antall barn i alderen 6-15 år 14,6 15,8 21,9 25,5 23,2 24,4 15,5 14,5 14,3 Andel barn i grunnskolealder som står på venteliste til kommunens musikk- og kulturskole, av antall barn i alderen 6-15 år

42 6. Landbruk og teknisk Landbruk- teknisk etat er delt i ei eining for brann, drift og vedlikehald og ei eining for forvaltning. Under eining forvaltning ligg plan- og byggesaksavdeling, kart- og oppmålingsavdeling og landbruk. 6.1 Avfall og renovasjon Tysnes kommune har avtale om renovasjon med Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS. KOSTRA-tal viser at årsgebyret for avfallstenesta i Tysnes kommune er lågare enn gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Tabell 10 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Finansiell dekningsgrad - avfall Selvkostgrad Antall muligheter abonnenten har til å påvirke gebyret Årsgebyr for avfallstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) Husholdningsavfall per innbygger (kommune) Andel levert til materialgjenvinning, biologisk behandling og energiutnyttelse Andel levert til materialgjenvinning inklusiv biologisk behandling Andel levert til forbrenning Andel levert til deponi Dager pr år med utvidet åpningstid for mottak av avfall Vatn og avløp Det går fram av tal frå KOSTRA at Tysnes kommune har eit lågare årsgebyr for avløpstenesta og for septiktømming i perioden 2013 til 2015 samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo

43 Tabell 11 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Andel av befolkningen som er tilknyttet kommunal avløpstjeneste 103,1 99,5 99, ,4.. Andel av husholdningsabonnentene på avløp som har installert vannmåler Gebyrinntekter per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Gebyrgrunnlag per innbygger tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Driftsutgifter per innb. tilknyttet kommunal avløpstjeneste (kr/tilkn.innb) Årsgebyr for avløpstjenesten (gjelder rapporteringsåret+1) Årsgebyr for septiktømming (gjelder rapporteringsåret+1) Andel innbyggere tilknyttet anlegg med mekanisk, biologisk, naturbasert el. annet renseprinsipp ,6 29,1.. Når det gjeld avlaup blir det i årsmeldinga frå 2015 peika på at det er fleire lokale område kor forureiningssituasjonen er lite akseptabel og at problema må kartleggjast og tiltak iverksetjast. Det blir vidare opplyst at det for å få ein samla oversikt over situasjonen blei arbeidd med ein førespurnad for å få utarbeida ein ny hovudplan for vatn og avløp og at arbeidet vil bli følgt opp i Det er ikkje kommunal vassforsyning i Tysnes. 6.3 Fysisk planlegging, byggesak og landbrukskontor Det blei gjennomført forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaker i Det går fram av KOSTRA-tal at Tysnes kommune har lågare brutto investeringsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø per innbyggar samanlikna med gjennomsnittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Det går vidare fram av KOSTRA-tala at kommunen har ein høgare alder på kommuneplanen sin samfunnsdel samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo

44 Tabell 12 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø i prosent av kommunens samlede netto driftsutgifter 1,96 0,81 1,04 1,09 1,26 1,15 1,07 1,18 1,12 Brutto investeringsutgifter til fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø per innbygger Netto driftsutgifter til plansaksbehandling som andel av kommunens samlede netto driftsutgifter 1,13 0,52 0,46 0,39 0,46 0,5 0,38 0,43 0,42 Alder for kommunal planstrategi Alder for kommuneplanens arealdel Alder for kommuneplanens samfunnsdel Netto driftsutgifter til bygge-, delesaksbeh. og seksjonering som andel av kommunens samlede netto driftsutgifter 0,35 0,07 0,16 0,15 0,14 0,1 0,02 0,04 0,01 Netto driftsutgifter til bygge-, delesaksbeh. og seksjonering per innbygger Netto driftsutgifter til kart og oppmåling som andel av kommunens samlede netto driftsutgifter 0,43 0,25 0,38 0,29 0,29 0,24 0,18 0,19 0,16 Netto driftsutgifter til kart og oppmåling per innbygger Netto driftsutgifter til naturforvaltning og friluftsliv per innbygger Andel av dette lønnsutgifter Andel driftsutg. til plansaksbehandling av totale driftsutg. til fysisk tilrettelegging og planlegging Andel driftsinntekter fra plansaksbehandling av totale driftsinntekter fra fysisk tilrettelegging og planlegging Saksbeh.gebyr, privat reg.plan, boligformål. jf. PBL Saksbeh.gebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL a Standardgebyr for oppmålingsforetning for areal tilsvarende en boligtomt 750 m

45 Gj.snittlig saksbehandlingstid for byggesaker med 3 ukers frist. Kalenderdager Gj.snittlig saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist. Kalenderdager Andel søkn. om tiltak der komm. har overskredet lovpålagt saksbehandlingstid Gj.snittlig saksbehandlingstid for opprettelse av grunneiendom. Kalenderdager Andel av leke- og rekreasjonsarealer som er under kommunalt driftsansvar Samlet lengde av turveier, turstier og skiløyper (km) Turstier og løyper tilrettelagt for sommerbruk per innbygger Andel av turstier og sommerløyper som er under kommunalt driftsansvar Sykkel-, gangveier/turstier mv. m/kom. driftsansvar per innb Antall innvilgede disp. for nye bygninger i strandsonen per 100 km kystlinje Andel innvilgede disp.søknader for nybygg i 100-m-beltet langs sjø. Prosent Andel erstatningsbygg av nybygg i 100- m-beltet langs sjø innv. v/disp. Prosent Andel innv. disp.søkn. om nybygg i LNFR-omr. m byggeforb. v. ferskvann. Prosent Andel av disp.søknader for nybygg i LNFR-område som ble innvilget. Prosent Andel av behandlede detaljreguleringsplaner som var private forslag. Prosent Andel av kommune(del)planer areal det er fremmet innsigelse til. Prosent Andel reguleringspl. (område og detalj) det er fremmet innsigelse til. Prosent Fusa, Os, Samnanger og Tysnes har felles landbrukskontor som vart etablert i januar Tysnes kom med i dette samarbeidet i Bjørnefjorden landbrukskontor har hovudansvar for oppgåver

46 relatert til landbruk i dei fire kommunane. I undersøkinga blir det peika på at det hadde vore ønskjeleg med forvaltningsrevisjon av korleis landbrukskontoret fungerer. Det blir peika på at planar som kontoret arbeider med ikkje blir ferdigstilt og at det ikkje blir informert om status i høve til arbeidet sjølv når dette blir etterspurt. 6.4 Teknisk drift Av undersøkinga går det fram at drifta innanfor teknisk har vore prega av sjukefråvær. Det er gjennomført tilsyn innan lovpålagte område, men eininga strever med å følgje opp avvik innan rimeleg tid. I årsmeldinga blir det vidare peika på at eininga også manglar rutinar og at ein arbeider med å få på plass internkontollsystem som skal nyttast for alle bygg og anlegg i kommunen

47 7. Helse og sosial 7.1 Kommunehelse KOSTRA- tal viser at Tysnes kommune har høgare netto driftsutgifter per innbyggar og i prosent av samla netto driftsutgifter til kommunehelsetenesta samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Kommunen har også høgare netto driftsutgifter til førebyggande arbeid innan helse per innbyggar samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo i same periode. Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Tysnes har eit høgare tal legeårsverk, fysioterapiårsverk, psykiatriske sjukepleiarar og årsverk til rehabilitering per innbyggarar i kommunehelsetenesta samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden KOSTRA-tala viser også at kommunen har hatt reduksjon i 2015 i høve til barn som har fullført helseundersøkelse ved 2-3 års alder, del barn som har fullført helseundersøkelse ved 4 års alder og del barn som har fullført helseundersøkelse innen utgangen av 1. skuletrinn. Tabell 13 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, kommunehelsetjenesten, konsern Netto driftsutgifter i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 5 6,1 6,6 5 5,3 5,3 4,3 4,5 4,6 Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-5 år, konsern Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-20 år, konsern Netto driftsutgifter til forebyggende arbeid, helse pr. innbygger, konsern Netto driftsutg til diagnose, behandling og rehabilitering pr. innbygger, konsern Legeårsverk pr innbyggere, kommunehelsetjenesten 13,8 14,4 14,3 12,7 12,7 12,7 10,2 10,4 10,5 Fysioterapiårsverk per innbyggere, kommunehelsetjenesten 13,6 13,8 13, ,3 10,4 8,

48 Andel nyfødte med hjemmebesøk innen to uker etter hjemkomst Andel spedbarn som har fullført helseundersøkelse innen utg. av 8. leveuke Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 2-3 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse ved 4 års alder Andel barn som har fullført helseundersøkelse innen utgangen av 1. skoletrinn Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,31 0,37 0,33 0,38 0,37 0,4 0,47 0,5 0,54 Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem 0,77 0,44 0,39 0,36 0,38 0,39 0,37 0,37 0,41 Årsverk av ergoterapeuter pr innbyggere (khelse+plo) Årsverk av psykiatriske sykepleiere per innbyggere (khelse+plo) Årsverk til rehabilitering pr innbyggere (khelse + plo) 2,3 2,3.. 2,4 2,9.. 3,3 3,5.. 9,8 9,7.. 5,5 6,1... 4,5 4, ,6 17, ,7 13,8.. 11,5 11,8.. Gjennomsnittlig listelengde Reservekapasitet fastlege Andel kvinnelige leger Pleie og omsorg KOSTRA- tal viser at Tysnes kommune har høgare driftsutgifter per innbyggar innan pleie- og omsorgstenesta samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Det går vidare fram av KOSTRA-tala at det i Tysnes kommune i 2013 og 2015 var ein høgare del legemeldt sjukefråvær av totalt tal kommunale årsverk i brukarretta teneste samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. KOSTRA-tala viser at Tysnes kommune har ein høgare del plassar i institusjon i prosent av mottakarar av pleie- og omsorgstenester samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo. Det går vidare fram at delen bebuarar på 80 år og over er høgare i Tysnes enn i kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Tysnes kommune har, i følgje tal frå KOSTRA, ein lågare del plassar som er avsett til tidsavgrensa opphald samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Tabell 14 Netto driftsutgifter pleie og omsorg i prosent av kommunens totale netto driftsutgifter, konsern Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo , ,6 33,1 33,9 32,7 30,7 31,5 30,

49 Institusjoner (f ) - andel av netto driftsutgifter til plo, konsern 47,3 46,8 46,8 46,4 46,2 46, ,7 44,4 Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, pleie- og omsorgtjenesten, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 80 år og over, konsern Netto driftsutgifter, pleie og omsorg pr. innbygger 67 år og over, konsern Andel årsverk i brukerrettede tjenester m/ fagutdanning Andel legemeldt sykefravær av totalt antall kommunale årsverk i brukerrettet tjeneste Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år Mottakere av hjemmetjenester, pr innb år. Mottakere av hjemmetjenester, pr innb. 80 år og over. Plasser i institusjon i prosent av mottakere av pleie- og omsorgstjenester Plasser i institusjon i prosent av innbyggere 80 år over Andel beboere på institusjon under 67 år Andel beboere i institusjoner 80 år og over Andel innbyggere 67 år og over som er beboere på institusjon Andel innbyggere år som er beboere på institusjon Andel innbyggere 80 år og over som er beboere på institusjon Andel beboere i institusjon av antall plasser (belegg) Andel plasser avsatt til tidsbegrenset opphold Andel plasser i skjermet enhet for personer med demens Andel plasser avsatt til rehabilitering/habilitering Legetimer pr. uke pr. beboer i sykehjem Fysioterapitimer pr. uke pr. beboer i sykehjem Andel plasser i enerom i pleie- og omsorgsinstitusjoner ,8 11, ,7.. 8,6 8, ,1 19,1 19,1 18,5 17,9 17,3 17,9 17,8 17,4 17,8 18,7 19,3 19,8 19,3 19,2 18,4 18,4 18, ,6 5,2 5,7 10, ,1 87,5 83,3 79,5 77,1 76,4 74,5 71,2 70,5 69,6 6,2 5,2 5,1 6 5,7 5,4 5,3 5,1 4, ,7 1,6 1,7 1,6 1,5 1, ,4 15,3 14,5 14,3 13,7 13,5 13,4 13,1 91,4 92,3 89, ,4 93,4 96,9.. 96,7 12,8 12,8 12,8 17,3 17,3 18,4 18,7 19, ,3 33,3 33,3 26,9 27,2 27,7 23,9 24,5 26,1 12,8 12,8 12,8 8,9 8,4 8,5 7,9 7,7 7,9 0,31 0,37 0,33 0,38 0,37 0,4 0,47 0,5 0,54 0,77 0,44 0,39 0,36 0,38 0,39 0,37 0,37 0,41 94,9 94,9 94,9 96,1 96,6 96,4 93,7 94,8 94,

50 Andel plasser i brukertilpasset enerom m/ eget bad/wc Utgifter per oppholdsdøgn i institusjon, konsern Andel kommunale institusjonsplasser av totalt antall institusjonsplasser 94,9 94,9 94,9 87,5 87,7 87, , ,8 98,7 98,7 92, ,8 Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, år , ,2 13,7 14,2 Andel hjemmetj.mottakere med omfattende bistandsbehov, 80 år og over Andel av brukere (%) med noe/avgrenset bistandsbehov Andel av alle brukere som har omfattende bistandsbehov ,2 11,3 11,8 12,1 12,7 12, ,8 51,7 47,6 47,1 45,6 43,9 43,6 43,2 15,4 14,3 15,7 21,8 22,5 22,8 23,8 24,2 24,3 I årsmeldinga for 2015 blir det peika på at kommunen har greidd å løyse utfordringa med å ta imot pasientar ved utskriving frå sjukehus gjennom året. Vidare blir det vist til at planlegging av øyeblikkeleg hjelp tilbodet frå 2016 er gjort og tilbodet er i drift frå og med mars 2016 E-meldingsprosjektet, «Vestlandsløftet er blitt fulgt opp, og den elektroniske flyten fungerer mellom sjukehus i helseforetaket Helse Fonna og kommune ved inn- og utskriving sjukehus Kommunen er i ferd med å bygge nytt omsorgssenter som etter planen skal takast i bruk frå hausten I undersøkinga blir det vist til at kommunen innan pleie og omsorg har arbeidd godt med å utvikle rutinar. Rutinane inngår ikkje i eit elektronisk system, men er papirbaserte. Det blir samtidig peika på at det vil variere i kva grad rutinane blir etterlevd og at dette vil henge saman med kva merksemd som blir gitt frå leiinga. Det kan vere risiko for at lov og regelverk ikkje blir følgt. I undersøkinga blir det vidare peika på at det kan vere krevjande å sikre tilstrekkeleg kompetanse i aktuelle einingar og at dette kan vere særleg utfordrande der det er døgnkontinuerleg drift. Det går vidare fram at kommunen er i gang med eit prosjekt knytt til velferdsteknologi. I undersøkinga blir det peika på at det system er på plass, men at kommunen ikkje har gjennomført brukarundersøkingar på ein del år. I undersøkinga blir det også vist til at det har blitt stilt spørsmål ved korleis kommunen har følgt opp utviklingshemma barn og at det hadde vore interessant å sjå nærare på om rettane til den enkelte blir sikra av kommunen. I undersøkinga blir det peika på at det truleg er mest hensiktsmessig med ein forvaltningsrevisjon av pleie- og omsorg mot slutten av planperioden sidan det skjer mykje i kommunen knytt til området i samband med bygginga av nytt omsorgssenter. 7.3 Sosiale tenester Kontrollutvalet i Tysnes meiner det er viktig å retta fokus mot psykisk helse og rus i kommunen. Kontrollutvalet opplever at kommunen gjer ein god jobb på dette området, men at det er eit krevjande felt som fortener merksemd. Psykisk helse og rus er eit tema som er aktuelt innanfor

51 mange sektorar i kommunen, slik som skule, helsetenester og barnevern, og det kunne ha vore interessant og sjå korleis kommunen arbeider med dette temaet på tvers av sektorar. Det går fram av tal frå KOSTRA at Tysnes kommune har lågare netto driftsutgifter til sosialtenesta per innbyggar og i prosent av samla netto driftsutgifter samanlikna med kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Det går vidare fram av KOSTRA-tala at Tysnes i 2014 og 2015 hadde ein høgare del netto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo. Kommunen hadde i same periode ein lågare del sosialhjelpsmottakarar i forhold til innbyggarar enn snittet for landet utan Oslo, sjølv om det her har vore ei auke i Tysnes kommune frå 2013 til Det går vidare fram av tala samla inn frå KOSTRA at Tysnes kommune har ein høgare del mottakarar med sosialhjelp som hovudinntektskjelde samanlikna med snittet for kommunegruppa og landet utan Oslo i perioden 2013 til Tabell 15 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til sosialtjenesten pr. innbygger, konsern Netto driftsutg. til sosialtjenesten i prosent av samlede netto driftsutgifter, konsern 1,2 1,3 1,6 2,1 2,3 2,3 3,6 3,7 3,7 Andel netto driftsutg. til råd, veiledning og sosialt forebyggende arbeid, konsern 44, ,7 52,8 54,9 55,8 37,5 37,7 37,3 Andel netto driftsutgifter til økonomisk sosialhjelp, konsern 41,9 56, ,1 44,6 43,1 48,2 49,9 50,1 Andel netto driftsutgifter til tilbud til personer med rusproblemer, konsern 13,4 0,1 0,3 3,1 0,5 1,2 14,3 12,5 12,7 Sosialhjelpsmottakere : : Andelen sosialhjelpsmottakere i forhold til innbyggere 1,3 1,6 2 : : 2,4 2,5 2,5 2,5 Korrigerte driftsutgifter til sosialtjenesten pr. mottaker, konsern Gjennomsnittlig utbetaling pr. stønadsmåned Andel mottakere med sosialhjelp som hovedinntektskilde : : ,4 47,7 54,4 : : 42,5 44,8 45,6 46,5 I undersøkinga blir det peika på at det er vanskeleg å nå mål om redusert utbetaling av økonomisk sosialhjelp og auke tilbodet knytt til å bidra til aktivitet og arbeid (tiltak). Det blir vidare vist til at kapasiteten ved NAV er alt for låg. Kapasitetsutfordringane medfører låg kapasitet til å følgje opp brukarar og gjennomføre statusmøte. Det er særleg risiko for at dette går ut over oppfølginga av personar med rus og psykiatri utfordringar I 2015 blei flyktningetenesta lagt til lokalt NAV kontor. I undersøkinga blir det vist til at ein ved NAV manglar rutinar knytt til oppfølging av flyktningar og at dette fører til at avvik ikkje blir lukka. I

52 årsmeldinga frå 2015 blir det vidare peika på at tilflytting av flyktningar i kommunen har vore ei ny utfordring for dei ulike tenestene som lege, helsestasjon, psykisk helse, sosialtenesta m.v. 7.4 Bustad KOSTRA- tal viser at kommunen ikkje har gjeve avslag på søknad om kommunal bustad dei siste åra. Tabell 16 Tysnes Snitt kommunegruppe 02 Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til kommunalt disponerte boliger per innbygger i kr, konsern Netto driftsutgifter til boligformål pr innbygger i kroner, konsern - 284,2-155,6-552,4-259,2-227,9-221, ,8-39,4 Kommunalt disponerte boliger per 1000 innbyggere Kommunalt eide boliger som andel av totalt antall kommunalt disp. boliger Andel kommunale boliger som er tilgjengelige for rullestolbrukere Antall søknader per 1000 innbyggere Antall nye søknader per 1000 innbyggere Andelen nye søknader Andel søkere som har fått avslag på kommunal bolig Andel nye søkere som har fått avslag på kommunal bolig Andel nyinnflyttede flyktninger : Andel nyinnflyttede med behov for tilrettelagt bolig : Andel nyinnflyttede med psykiske lidelser : : : Andel nyinnflyttede rusmiddelmisbrukere : : : Andel husstander med barn midlertidige botilbud

53 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS -53-

54 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/ Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 50/ Plan for selskapskontroll for perioden Bakgrunn Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 13 Selskapskontroll lyder slik: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Med dette som bakgrunn fatta kontrollutvalet slik vedtak i sak PS 46/15: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan lage eit forslag til prosjektplan som bl.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for selskapskontroll skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for selskapa i Tysnes kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for selskapskontroll for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for selskapskontroll kan leggjast fram for kommunestyret hausten Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -54-

55 Side 2/3 I kontrollutvalet sitt neste møte vart det gjort slikt vedtak: 1. Prosjektplan for analyse og plan for selskapskontroll vert godkjent med endringar som kom fram i møte. 2. Kontrollutvalet vil at rekkefølge i prosessen vert endra slik at arbeid med innhenting av sentrale dokument og intervju med administrasjon og sentrale politikarar vert gjennomført i forkant av prosessmøte nr. 1. Framdriftsplan vert vidare som skissert. 3. Kontrollutvalet ber om at prosessmøte nr. 1 vert gjennomført på neste møte. Prosess Prosessarbeidet med plan for selskapskontroll har vorte utført parallelt med arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. Det har vore gjennomført innsamling av data / dokumentanalyse, elektronisk spørjeundersøking, Intervju med administrative og politiske leiarar, for å kartlegga risikoforhold i høve til relevante selskap og område for selskapskontroll. Overordna analyse er meint som underlagsmateriale i samband med utveljing av selskapskontroll i Tysnes kommune, og skal i første rekke vera eit arbeidsdokument for kontrollutvalet. Det er gjennomført to prosessmøter med kontrollutvalet. I møte vart det sett fokus på risiko og vesentlighetsvurderingar. Analysegrunnlag for plan for selskapskontroll blei lagt fram i kontrollutvalet sitt møte I dette møtet vart det og gjort ei førebels prioritering av dei viktigaste prosjekta innan selskapskontroll. Det føreligg no utkast til plan for selskapskontroll. Denne skal gjennomgåast av kontrollutvalet og planutkastet skal vidare til kommunestyret som fattar endeleg vedtak. Drøfting Det går fram at denne planen gjeld i perioden I forslaget til plan har Deloitte skildra kva selskapskontrollen kan innehalda dei neste fire åra. Den førre planen for selskapskontroll i Tysnes kommune blei utarbeidd i 2012, og skulle gjelda for perioden I denne planen vart det delegert til kontrollutvalet å gjera endringar, definera og avgrensa prosjekt, slik forskrift om kontrollutval opnar for. Dette vert tilrådd vidareført av praktiske omsyn, bl.a. for å kunna ta omsyn til ny aktualitet, utan å gå vegen om ein ny planprosess. Vidare vart det gjennomført ei evaluering av planen i 2014 som resulterte i ein revidert plan som skulle gjelde for resten av perioden. Planen har oversikt over dei selskap som Tysnes kommune har eigarskap i. Oversikta er basert på informasjon frå kommunen og relevante elektroniske kjelder. Selskapa blir presentert i to tabellar, den første tabellen, punkt 2.1, inneheld selskap som fell inn under 80 i kommunelova (interkommunale selskap, og aksjeselskap som er heileigd av kommunen eller eigd saman med andre kommunar og / eller fylkeskommunar ev. dotterselskap av desse). Desse selskapa har kommunen full innsynsrett i og kontrollutvalet kan gjennomføra selskapskontrollar i slike selskap. Den andre tabellen, punkt 2.2, inneheld oversikt over selskap som kommunen har eigarskap i, men som ikkje fell inn under 80 i kommunelova. Dvs. at det er innslag av private eller statlege eigardelar o.l. I desse selskapa har kommunen ikkje meir innsynsrett enn dei andre aksjonærane. Kommunen kan likevel gjennomføra avgrensa selskapskontrollar med omsyn til i kva grad selskapet opptrer i tråd med eigarane sin intensjon, om val og opplæring av styrerepresentantar skjer etter kommunen sine reglar og rutinar, og om rapportering frå selskapet samsvarar med retningslinjer og liknande. Når det i kommunal regi vert ytt tilskot / gjort vedtak om løyving til kjøp av aksjar / eigardelar i selskap, stønad til stiftingar og aksjeselskap, eller organisasjonar / aktivitetar får stønad, bør det takast atterhald om kontroll med slike ytingar. Det er gjennomført rutine for å ta slikt atterhald, og slik fastsett tekst vert lagt til alle vedtak der kommunen gjev tilskot: -55-

56 Side 3/3 «Me legg til grunn at det vert ettersendt rekneskap for...(årstal). Det vert teke standard atterhald om kommunal kontroll der det vert nytta kommunale midlar til tilskot til stiftingar, organisasjonar, aktiviteter med vidare. Kommunen og kommunen sin revisor har då høve til å setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta som føresett. Kommunen skal ha dei opplysningar ein finn naudsynt for gjennomføring av kontroll.» Det er bestemt administrativt at det skal takast slikt standard atterhald. Det vert rådd til at denne rutinen vert vidareført, og at den vert stadfesta med eit punkt i vedtaket som gjeld plan for selskapskontroll for inneverande valperiode. Konklusjon Sekretariatet meiner utkast til plan, der det er prioritert prosjekt for selskapskontroll i planperioden, er eigna som grunnlag for kontrollutvalet si handsaming av saka. I tillegg vert det rådd til at kontrollutvalet tek med eit punkt om høve til revisjon av t.d. kommunale tilskot mv. Forslag til innstilling 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Kommunestyret ber om at det i kommunen vert vidareført å innarbeida standard atterhald om kontroll. Dette gjeld der det av kommunale midlar vert ytt tilskot til verksemd som ikkje er underlagt kommunal kontroll, eller der kommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll. I slike saker skal det takast atterhald om høve for kommunen og kommunen sin revisor til å setje i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn påkravd for sin kontroll. 3. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 6 Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 7 Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. Hogne Haktorson kontrollsjef Kari Marie Nygard seniorrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg: Plan for selskapskontroll Tysnes kommune Overordna analyse selskapskontroll Tysnes kommune -56-

57 Tysnes kommune Plan for selskapskontroll Oktober

58 -58- Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

59 Innhald 1 Innleiing Krav til selskapskontroll Plan for selskapskontroll Former for selskapskontroll Risiko- og vesentleganalyse 6 2 Oversikt over selskap Oversikt over selskap omfatta av kommunelova Oversikt over selskap som ikkje er omfatta av kommunelova Selskapskontroll Gjennomføring av selskapskontroll Framgangsmåte Gjennomføring og rapportering

60 -60- Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited

61 1 Innleiing 1.1 Krav til selskapskontroll Ifølgje kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalet sjå til at det blir ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine eigarinteresser. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap Plan for selskapskontroll Etter 13 i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal kontrollutvalet; minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Innhaldet i 13 i forskrifta må sjåast i samanheng med kommunelova 80, som omhandlar kva selskap kontrollutvalet og kommunen sin revisor har full innsynsrett i. Det går fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrensa til: interkommunale selskap, aksjeselskap kommunen eig aleine eller saman med andre kommunar eller fylkeskommunar, heileigde dotterselskap til slike selskap. Sjølv om innsynsretten er meir avgrensa, vil kontrollansvaret også omfatte selskap og verksemder som ikkje kjem inn under kommunelova 80. Dette er: selskap der kommunen har aksjar, men der det også er private aksjeeigarar

62 1.3 Former for selskapskontroll Det er to former for selskapskontroll: obligatorisk eigarskapskontroll og valfri forvaltningsrevisjon Obligatorisk eigarskapskontroll Eigarskapskontroll omfattar berre kommunen si eigarskapsforvaltning, og krev ikkje innsyn i enkeltvise selskap. Slike selskapskontrollar kan anten omfatte kommunen si oppfølging av heile eigarskapsporteføljen eller kommunen si eigarskapsoppfølging av enkeltvise selskap. Eigarkontrollen kan for eksempel omfatte: kontroll av at kommunen har tilstrekkeleg oversikt og kontroll med eigarskapa kontroll av at eigarskapa er føremålstenlege i forhold til føremål og type verksemd kontroll av val og opplæring av eigarrepresentantar kontroll av at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser opptrer i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnadar Valfri forvaltningsrevisjon Selskapskontroll kan også gjennomførast som ein forvaltningsrevisjon av utvalde selskap. Det er ikkje pålagt å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskapa, men kommunen kan gjennomføre forvaltningsrevisjonar dersom vurdering av risiko og vesentlegheit tilseier det. Forvaltningsrevisjon omfattar systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknad ut frå kommunestyret sine vedtak og føresetnadar. Ein forvaltningsrevisjon av eit selskap kan for eksempel omfatte: kontroll av om selskapet etterlev krav og føringar frå eigarane kontroll av om selskapet etterlev krav i relevant regelverk (for eksempel aksjelov/iks-lov) kontroll av om selskapet har tilstrekkeleg system og rutinar for internkontroll kontroll av om selskapet har ein forsvarleg økonomi 1.4 Risiko- og vesentleganalyse For å utarbeide plan for selskapskontroll er det gjennomført ei risiko- og vesentlegvurdering for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. Det er spesielt desse forholda som er vurdert: 1. Risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 2. Risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med lover og reglar og på ein økonomisk forsvarleg måte. 3. Risiko for at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser i selskapet ikkje gjer dette i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Informasjonen som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt tilsette og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse Prosessmøte i kontrollutvalet Spørjeundersøking for administrative leiarar i kommunen Intervju med administrative og politiske leiarar i kommunen 6-62-

63 Informasjonen som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risiko-områda knytt til forvaltning av eigarskap. Analysen er samla i eit analysegrunnlag som ligg til grunn for kontrollutvalet si utveljing og prioritering av selskapskontrollprosjekt

64 2 Oversikt over selskap Under følger ei oversikt over selskap kommunen har eigarskap i. Selskapa blir presentert i to tabellar. Den første tabellen inneheld selskap som kjem inn under 80 i kommunelova (interkommunale selskap og aksjeselskap som er heileigd av kommunen eller eigd saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar). Den andre tabellen inneheld oversikt over selskap som kommunen har eigarskap i, men som ikkje kjem inn under 80 i kommunelova. Det inneber at det er innslag av private eller statlege eigardeler. Desse selskapa har kommunen ikkje meir innsynsrett i enn dei andre aksjonærane. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontrollar med omsyn til i kva grad selskapet opptrer i samsvar med eigarane sine intensjonar, om val og opplæring av styrerepresentantar skjer etter kommunen sine reglar og rutinar, om rapporteringa frå selskapet samsvarar med retningsliner mv. 2.1 Oversikt over selskap omfatta av kommunelova 80 Selskap Føremål Eigardel Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Føremålet med verksemda er interkommunalt samarbeid på generell basis med særleg vekt på alle typar tiltaksarbeid og utviklingsarbeid. Verksemda skal ta opp saker som kan fremje utviklinga av Sunnhordland, og legge dei fram til drøfting og utgreiing. Føremålet blir konkretisert mellom anna gjennom følgjande oppgåver: 1. Fremje Sunnhordland sine interesser 2. Fremje og samordne tiltaksarbeid i Sunnhordland med særleg vekt på regional utvikling, næringsutvikling og infrastruktur 3. Vere pådrivar for betring av kommunikasjonstilhøva i Sunnhordland 4. Utvikle ei samordna og effektiv marknadsføring av Sunnhordland 5. Vere pådrivar for kultur- og identitetsskapande tiltaksarbeid 6. Arbeide for kommunane sine rammevilkår. 12,50% Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) Verksemda sitt føremål er innsamling og transport av alle avfallstypar etter nærare avtale med kommunane og bygging og drift av behandlingsanlegg for avfall. Vidare skal verksemda skal der dette er naturleg, søkja å etablera samarbeid med andre kommunar, regionar og selskap med tanke på å få til rasjonelle og miljøretta løysingar når det gjeld gjenvinning. 5,57% Interkommunalt Arkiv i Hordaland IKS (IKAH) Verksemda sitt føremål er å arbeide for at for at verdifullt arkivmateriale i deltakarkommunane vert tatt vare på og sikra som informasjonskjelder for 1,97% 8-64-

65 samtid og ettertid, og gjort tilgjengeleg for offentleg verksemd, forsking og andre administrative og kulturelle formål. Krisesenter Vest IKS Verksemda skal, på vegne av eigarkommunane, sikre etterleving av krisesenterlova 2 a), b) og c). Verksemda skal vere eit rådgjevande organ for eigarkommunane i etterleving av lova sin 2 d). 1,65%% 2.2 Oversikt over selskap som ikkje er omfatta av kommunelova 80 Selskap Føremål Eigardel Tysnes Industri AS Tysnespakken AS Våge Hamns AS Tysnes Breiband AS Opero AS Business Region Bergen AS Biblioteksentralen SA Sunnhordlandsambandet AS (Tidligare Tysnesbrua AS) Tysnes Kraftlag SA Verksemda skal skapa varige arbeidsplassar for yrkeshemma med så låg arbeidsevne at dei ikkje kan gjera seg nytte av andre arbeidstilbod. Verksemda skal produsere varer og tenester for lokal industri, utvikling og produksjon av varer og tenester som kan seljast på den vanlege marknaden og handel. Verksemda sitt føremål er å auke talet på innbyggjarar i Tysnes kommune gjennom marknadsføring av Tysnespakken. Verksemd sitt føremål er bygging og drift av infrastruktur innan kommunikasjon, og samarbeid med andre aktørar innan kommunikasjon, slik at Tysnes kommune får ein akseptabel kommunikasjonsveg i kommunen og mot resten av samfunnet for privat- og næringslivskundar. Verksemda sitt føremål er å gjennom fabrikasjon og annan næringsverksemd å skape grunnlag for sysselsetting av yrkesvalhemma og mindre arbeidsføre. Verksemda sitt føremål er å gjennom fabrikasjon og annan næringsverksemd å skape grunnlag for sysselsetting av yrkesvalhemma og mindre arbeidsføre. Verksemda sitt føremål er å drive regional næringsutvikling, etablerarteneste, profilering, marknadsføring og andre tenester som naturleg fell saman med dette, herunder å ha eit aktivt forhold til regionen sine nettverksorganisasjonar innan utvalde næringssegment. Verksemda skal være eit serviceorgan for alle typar offentlege bibliotek. Biblioteksentralen har til oppgåve å vere hovudleverandør av produkt og tenester til bibliotek og liknande institusjonar. Verksemda skal arbeida for at ein ferjefri veg mellom Stord og Bergen med bru over Langenuen kjem med i NTP. Når Sunnhordlandsambandet er komme inn i NTP, skal selskapet arbeide for at Sunnhordlandsambandet blir realisert. Verksemda skal syta for elektrisk kraft til Tysnes herad. 67,11% 35% 4,42% 6,44% 3,25% 2,46 % Eigardel ukjend Eigardel ukjend Eigardel ukjent 9-65-

66 Onarheim Vassverk SA Tysnes Vassverk SA Uggdal Vasslag SA Lunde Vasslag SA Verksemda har som føremål å syta for vassforsyning til Onarheim Sokn ved utbygging og drift av vassverk. Verksemda skal syta for vassforsyning til Tysnesbygda ved utbygging og drift av vassverk. Verksemda har som føremål å levera drikkevatn til husbruk og anna bruk for Vasslagets medlemmer som tilfredsstiller næringsmiddelmyndighetenes krav. I eigarskapsmeldinga kjem det fram at kommunen gjennom dei siste åra har gått inn med ymse tilskot til dei 4 vassverka (Onarheim Vassverk SA, Tysnes Vassverk SA, Uggdal Vasslag SA og Lunde Vasslag), både i dei fysiske utbyggingsfasane og seinare ved tilrettelegging av reinseanlegg. Eigardel ukjent Eigardel ukjend Eigardel ukjend Eigardel ukjend

67 3 Selskapskontroll Under følgjer prioriterte prosjekt for planperioden. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil blir gjort i samband med bestilling. Prosjekt Tema 1 Eigarskapsforvaltninga System og rutinar for oppfølging av eigarskapa Rutinar for val av styrerepresentantar Opplæring av styrerepresentantar Rapportering til kommunestyret Dersom kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføre ein selskapskontroll, eller kontrollutvalet gjer risiko- og vesentlegvurderingar som tilseier at andre selskapskontrollar bør prioriterast, kan kontrollutvalet avvike frå vedteke plan for selskapskontroll. Dersom kontrollutvalet finn det hensiktsmessig kan plan for selskapskontroll rullerast i løpet av perioden

68 4 Gjennomføring av selskapskontroll 4.1 Framgangsmåte Uavhengig av kva form for selskapskontroll som gjennomførast, vil revisjonen følgje standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001), så langt dette er praktisk mulig, ettersom det ikkje er utarbeidd ein eigen standard for selskapskontroll. Kva metodar som blir brukt for datainnsamlinga i dei ulike selskapskontrollane er avhengig av endelege problemformuleringar i dei enkelte prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkeleg bredde i datamaterialet til å kunne utføre ein heilskapleg analyse og vurdering. Ein slik metodetriangulering bidrar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. Moglege metodar for datainnsamling og -analyse kan være: dokumentanalyse elektroniske spørjeskjema intervju dataanalyse testing av kontrollar og rutinar Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka selskapskontrollar er at kontrollutvalet saman med revisjonen avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkt og kva kriterium ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei enkelte prosjekta. Før ein selskapskontroll blir starta opp skal kontrollutvalet godkjenne ein prosjektplan som skildrar korleis prosjektet skal gjennomførast. 4.2 Gjennomføring og rapportering Revisjonen vil alltid starte ein selskapskontroll med å sende eit oppstartsbrev med informasjon om prosjektet til rådmannen og eventuelt det aktuelle selskapet. Rapporten vil også bli sendt til høyring til rådmannen og eventuelt det aktuelle selskapet før rapporten blir lagt fram for kontrollutvalet. Etter at kontrollutvalet har handsama rapporten blir det utarbeidd ei innstilling som blir sendt over til kommunestyret saman med rapporten

69 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services Deloitte AS -69-

70 Tysnes kommune Overordna analyse for plan for selskapskontroll Opplysningar som kjem fram i dokumentet er ikkje verifiserte, og kan ikkje bli nytta som faktagrunnlag utan ytterlegare undersøkingar. Mai

71 Analysegrunnlag selskapskontroll - Tysnes kommune Innhald 1 Innleiing Overordna analyse og plan for selskapskontroll Metode Risikokartlegging Overordna eigarstrategi og rutinar for eigarskapsforvaltning Gjennomgang av selskapa Forslag til prosjekt Side 2

72 1 Innleiing Kontrollutvalet er pålagt å utarbeide ein plan for selskapskontroll for å føre kontroll med eigarinteressene sine. Dette dokumentet er eit analysegrunnlag som skal danne grunnlag for kontrollutvalet sitt arbeid med plan for selskapskontroll for For at planen skal spegle dei viktigaste områda der det er behov for selskapskontroll, har Deloitte gjennomført ein risiko- og vesentleganalyse (overordna analyse) av eigarskapsforvaltninga til kommunen. I prosessen med den overordna analysen er det blitt lagt opp til involvering, både av kontrollutvalet og av sentrale aktørar i kommuneadministrasjonen og i kommunestyret. Analysen er av ein overordna karakter, og er i stor grad er basert på innspel som har komme fram gjennom intervju, spørjeundersøking og gjennomgang av tilgjengeleg skriftleg informasjon. Informasjon som har komme fram i intervju og i spørjeundersøking er berre i nokon grad verifisert av kommunen på noverande tidspunkt. Informasjonen er i analysegrunnlaget brukt som indikasjon på risikoforhold som eventuelt bør eller kan bli følgt opp/undersøkt i ein selskapskontroll dersom kontrollutvalet og kommunestyret ønskjer dette basert på ein samla risiko- og vesentlegvurdering. 1.1 Overordna analyse og plan for selskapskontroll Stadig større delar av den kommunale forvaltninga blir organisert utanfor den ordinære kommunale forvaltninga. 1 Kommunen er pålagt å føre kontroll med sine eigarinteresser. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 14 står det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Etter 13 første ledd i forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar skal det; (..) minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Innsynsretten til kommunen i selskapa som kommunen har eigarskap i er regulert av kommunelova 80, som omhandlar kva selskap kontrollutvalet og kommunen sin revisor har full innsynsrett i. Det kjem fram av 80, 1. ledd at innsynsretten er avgrensa til: interkommunale selskap (IKS), aksjeselskap kommunen eig aleine eller aksjeselskap kommunen eig saman med andre kommunar eller fylkeskommunar, heileigde dotterselskap til selskapa nemnd over. Selskapskontroll kan romme ulike formar av kontrollar, høvesvis eigarskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap. Det kan også gjennomførast selskapskontrollar som kombinerer element frå dei to nemnde formane. Eigarskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll og involverer å kontrollere korleis kommunen forvaltar sine eigarskap. Ved forvaltningsrevisjon av selskap kan ein mellom anna vurdere selskapet sin økonomi, ressursbruk, regeletterleving og 1 KRD (2011) Kontrollutvalgsboka s Side 3

73 måloppnåing ut frå kommunale vedtak og føringar. Overgangen mellom desse to formane for selskapskontroll kan vere glidande. I Kontrollutvalsboka blir dette illustrert med følgande figur. 2 Figur 1 Om eigarskapskontroll (Kjelde: kontrollutvalsboka) Risiko- og vesentleganalyse er ein prosess som skal initierast av kontrollutvalet og nyttast som eit verktøy for å velje ut relevante selskap og område for selskapskontroll. 3 I forhold til risiko er det spesielt desse forholda som bør vurderast: risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, risiko for at selskapet ikkje driv i tråd med lovar og reglar og på ein økonomisk forsvarleg måte, risiko for at den som forvaltar kommunen sine eigarinteresser i selskapet ikkje gjer dette i samsvar med kommunen sine vedtak og føresetnader. I tillegg til ei konkret risikovurdering vil det også vere viktig å vurdere selskapa ut frå kor vesentlege dei er for kommunen (vesentleganalyse). To overordna perspektiv kan leggjast til grunn for ei slik vurdering: Fokus på brukarperspektivet/samfunnsnytta Fokus på økonomiske interesser for kommunen På bakgrunn av desse forholda har revisjonen utleda følgjande kriterium for vesentleganalysen, som kan vere til hjelp når kontrollutvalet skal prioritere kva selskap som skal vere gjenstand for selskapskontroll: 1. Selskap der det er avdekka moglege risikoforhold 2. Selskap med berre offentleg eigarskap 3. Selskap som har eit samfunnsmessig ansvar 4. Selskap som har direkte tenestetilbod til kommunen sine innbyggarar 5. Selskap som leverer verksemdskritiske teneste til kommunen 6. Selskap som er heileigde av kommunen 7. Selskap der kommunen har omfattande eigarinteresse i tal på aksjar (fleirtall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen 2 KRD (2011) Kontrollutvalsboka s Jf, 13 i forskrift om kontrollutval -73- Side 4

74 8. Økonomisk gevinst/ tapspotensiale for kommunen 9. Etikk og omdøme 1.2 Metode Dokumentanalyse Dokumentanalysen bygger på ein gjennomgang av kommunen si eigarskapsmelding, selskapa sine nettsider, selskapa sine årsmeldingar, kommunale dokument, kommunen sine nettsider samt ravninfo.no. Innanfor ramma av prosjektet har vi ikkje hatt høve til å gå inn i all dokumentasjon som føreligg knytt til dei ulike selskapa. Dette er dokumentasjon som det kan vere naturlig å gjennomgå ved ein eventuell selskapskontroll Intervju og møter Det er gjennomført intervju med eit utval administrative og politiske leiarar i kommunen. Intervjua har hatt fokus både på generelle utfordringar knytt til eigarskapsforvaltninga og eventuelle risikoforhold knytt til selskapa. Det er gjennomført intervju med ordførar, utvalsleiarar, rådmann, økonomisjef, kommunalsjef helse og sosial, samt kommunalsjef for oppvekst Elektronisk spørjeundersøking Det er sendt ut ein elektronisk spørjeundersøking til einingsleiarar, verneombod og tillitsvalte i kommunen. I spørjeundersøkinga blei det stilt spørsmål om kva område ein oppfattar at det er knytt risiko til, både med omsyn til kommunen si overordna eigarskapsforvaltning og kva selskap det kan være knytt risiko til Prosessmøte med kontrollutvalet Innleiingsvis i planarbeidet blei det gjennomført eit møte med kontrollutvalet der utvalet kom med innspel til område dei ønskja at revisjonen så nærmare på i analysearbeidet Side 5

75 2 Risikokartlegging 2.1 Overordna eigarstrategi og rutinar for eigarskapsforvaltning Tysnes kommune har utarbeidd ei eigarskapsmelding som gjev oversyn over dei aktuelle selskapsformane for kommunen, felles prinsipp og strategiar for god eigarstyring i dei ulike selskapsformane, samt reglar og prosedyrar for politisk og administrativ utøving av eigarstyringa. Eigarskapsmeldinga omtalar også selskap som Tysnes kommune eig eller deltek i. Den siste eigarskapsmeldinga blei vedteken 18. juni 2013, og gjaldt frå 2013 til Det går ikkje fram av vedtaket korleis eigarskapsmeldinga skulle følgjast opp. Revisjonen er ikkje kjent med at det etter dette er vedtatt ny eigarskapsmelding i kommunen. I eigarskapsmeldinga står det følgjande om målet med meldinga: «Målet med meldinga er i noka mon å drøfta kommunen sine ulike motiv for å oppretta eller å delta i selskap, og få etablert nokre prinsipp for kommunen si eigarstyring. Vidare å sjå på rammene for utøving av eigarskap i ulike selskapsformer, samt reglar og prosedyrar for politisk og administrativ oppfølging av selskapa.» Eigarskapsmeldinga omhandlar retningsliner for eigarskap, leiing og kontroll av selskap. Det blir vist til KS sine tilrådingar og eigarskapsmeldinga har 19 prinsipp, reglar og rutinar som i hovudsak skal leggjast til grunn for Tysnes kommune sin eigarskapspolitikk. Dette inneber mellom anna: Obligatorisk opplæring og informasjon til dei folkevalde Utarbeiding av eigarskapsmelding Utarbeiding og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Det går ikkje fram av eigarskapsmeldinga korleis det skal rapporterast i høve til eigarskapsmeldinga. I førre planperioden blei det gjennomførte ein selskapskontroll av Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS (SIM) i 2012 på oppdrag frå kommunane Tysnes, Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Sveio. 2.2 Gjennomgang av selskapa Oversikta over selskap som er presentert under er i hovudsak basert på opplysningar henta frå Tysnes kommune si eigarskapsmelding (2013), supplert med informasjon frå RAVN Bedriftsinfo, det enkelte selskapet sine nettsider og informasjon som er komme fram i undersøkinga gjennom intervju og spørjeundersøking. Selskapa blir presentert i to tabellar. Den første tabellen inneheld selskap som kommer inn under 80 i kommunelova (interkommunale selskap og aksjeselskap som er heileigd av kommunen eller eigd saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar). Desse selskapa har Tysnes kommune full innsynsrett i og kan gjennomføre selskapskontrollar av. Den andre tabellen inneheld oversikt over selskap som kommunen har eigarskap i, men som ikkje kjem inn under 80 i kommunelova. Det inneber at det er innslag av private eller staglege eigardeler. Desse selskapa har kommunen ikkje meir innsynsrett i enn dei andre aksjonærane. Kommunen kan likevel gjennomføre avgrensa selskapskontrollar med omsyn til i kva grad selskapet opptrer i tråd med eigarane sin intensjon, om val og opplæring av styrerepresentantar skjer etter kommunen sine reglar og rutinar, om rapporteringa frå selskapet samsvarar med retningsliner mv. Kontrollutvalet kan også be styret i eit selskap om å få fullt innsyn dersom det er ønskjeleg med ein selskapskontroll Side 6

76 2.2.1 Oversikt over selskap innanfor 80 Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS Eigardelar 12,50% Nøkkelpunkt Berre offentleg eigarskap Etikk og omdømme Samfunnsmessig ansvar Føremålet med verksemda er interkommunalt samarbeid på generell basis med særleg vekt på alle typar tiltaksarbeid og utviklingsarbeid. Verksemda skal ta opp saker som kan fremje utviklinga av Sunnhordland, og legge dei fram til drøfting og utgreiing. Føremålet blir konkretisert mellom anna gjennom følgjande oppgåver: 1. Fremje Sunnhordland sine interesser 2. Fremje og samordne tiltaksarbeid i Sunnhordland med særleg vekt på regional utvikling, næringsutvikling og infrastruktur 3. Vere pådrivar for betring av kommunikasjonstilhøva i Sunnhordland 4. Utvikle ei samordna og effektiv marknadsføring av Sunnhordland 5. Vere pådrivar for kultur- og identitetsskapande tiltaksarbeid 6. Arbeide for kommunane sine rammevilkår. Eigarskapet er delt likt mellom åtte kommunar. I fylgje eigarskapsmeldinga vert drifta finansiert av eigarkommunane med like grunntilskot og eit tilleggstilskot per innbyggjar. Ein stor del av arbeidsoppgåvene til rådet vert prosjektfinansiert. Verksemda har stor variasjon i inntekter, og i 2015 vart inntektene redusert med om lag ni millionar kroner. Verksemda har i tre av dei fem siste åra hatt eit negativt driftsresultat. Verksemda har likekvel god likviditet. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS (SIM) Eigardelar 5,57% Nøkkelpunkt Berre offentleg eigarskap Samfunnsmessig ansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Etikk og omdømme Verksemda sitt føremål er 1. innsamling og transport av alle avfallstypar etter nærare avtale med kommunane, 2. bygging og drift av behandlingsanlegg for avfall. 3. Verksemda skal der dette er naturleg, søkja å etablera samarbeid med andre kommunar, regionar og selskap med tanke på å få til rasjonelle og miljøretta løysingar når det gjeld gjenvinning. 4. Verksemda har ikkje erverv til føremål Tysnes kommune eig selskapet saman med seks andre kommunar. Største eigarar er Stord (29,38%), Kvinnherad kommune (24,14%) og Bømlo kommune (19,55%). I fylgje eigarskapsmeldinga er representantskapet er det øvste organet i SIM. Eigarkommunane vel medlemer til representantskapet etter innbyggjartal. Det er 23 medlemer i representantskapet, av desse vel Tysnes kommune to. Medlemene og varamedlemer vert valde for fire år. Styret skal ha eitt medlem per eigarkommune og styremedlem og varamedlem vert valde for to år. Vidare går det fram av eigarskapsmeldinga at SIM IKS har ansvar for innsamling og drift av forbruksavfall og slam frå ca innbyggjarar og hyttebrukarar i eigarkommunane. Dette arbeidet er gebyrfinansiert og skal drivast til sjølvkost. Gjennom dotterselskap driv SIM IKS også tenester i konkurranse med private aktørar. Følgande av dotterselskapa fell innanfor 80: -76- Side 7

77 SIM Næring AS SIM Transport AS Rekom AS Følgande av dotterselskapa fell utanfor 80: SIM Tankrenovasjon AS (63,9%) Slab AS (6,73%) Dei økonomiske talla til verksemda tyder på eit verksemd med solid drift. Gjeldsgrada har låge stabilt lavt dei siste åra, og selskapet har ein høg eigenkapitalgrad. Vidare hadde verksemda ved utgongen av 2014 god likviditet. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Interkommunalt Arkiv i Hordaland IKS (IKAH) Eigardelar 1,97% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å arbeide for at for at verdifullt arkivmateriale i deltakarkommunane vert tatt vare på og sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid, og gjort tilgjengeleg for offentleg verksemd, forsking og andre administrative og kulturelle formål, jfr. lov om arkiv Verksemda skal yte deltakarane desse tenestene som er finansierte gjennom det årlege driftstilskotet: a) ordning og katalogisering av deltakarane sine eldre arkiv b) utarbeiding og revisjon av overordna arkivplanar for deltakarane c) lokale kurs om arkivfaglege emne d) tilsyn med at arkivdanning og arkivlokale hos deltakarane er i samsvar med føresegnene i lov om arkiv og forskrift om offentlege arkiv e) rettleiing om arkivfaglege spørsmål. f) rettleiing om bevaring av elektroniske arkiv. Berre offentleg eigarskap Samfunnsmessig ansvar Verksemdskritisk teneste Etikk og omdømme Selskapet skal drive fagleg utviklingsarbeid for å gje deltakarane nødvendig og oppdatert rettleiing om arkivfaglege spørsmål. Kvar deltakarkommune har rett til å få utført arbeid i samsvar med kommunen sitt driftstilskot. Styret gjer vedtak om dei årlege rammene for dette arbeidet. Interkommunalt arkiv i Hordaland og den einskilde deltakarkommunen avtalar årleg kva oppgåver dette arbeidet skal omfatte. Selskapet kan etter avtale med den einskilde deltakaren vere arkivdepot for papirbaserte og elektroniske arkiv, jfr. forskrift om offentlege arkiv Av eigarskapsmeldinga går det fram at deltakarane betaler årlege tilskot som vert rekna ut etter ein fordelingsnøkkel vedteken av representantskapet. Eigardelen skal justerast kvart fjerde år på grunnlag av samla innbetalt tilskot og ved innmelding og utmelding. Styret skal ha fem medlem. Totalt er det øve 30 deltakar kommunar. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Krisesenter Vest IKS -77- Side 8

78 Eigardelar 1,65% Nøkkelpunkt Berre offentleg eigarskap Samfunnsmessig ansvar Heileigd av kommunen Etikk og omdømme Verksemda skal, på vegne av eigarkommunane, sikre etterleving av krisesenterlova 2 a), b) og c). Verksemda skal vere eit rådgjevande organ for eigarkommunane i etterleving av lova sin 2 d). Verksemda har ikkje som føremål å drive verksemd som gir utbytte til eigarkommunane. I fylgje eigarskapsmeldinga til kommunen betalar deltakarane inn årlege tilskot etter vedtak i representantskapet, og eigarandelen for kvar deltakar vert utrekna i prosent av tilskotet. Representantskapsmøte vert halde ein gong i året. Største eigarar i verksemda er Karmøy (23,52%) og Haugesund kommune (20,21%). Totalt er det 17 kommunar med. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg Oversikt over selskap utanfor 80 Tysnes Industri AS Eigardelar 67,11% Nøkkelpunkt Samfunnsmessig ansvar Delt eigarskap med vesentleg eigardel Etikk og omdømme Direkte tenestetilbod Verksemda skal skapa varige arbeidsplassar for yrkeshemma med så låg arbeidsevne at dei ikkje kan gjera seg nytte av andre arbeidstilbod. Verksemda skal produsere varer og tenester for lokal industri, utvikling og produksjon av varer og tenester som kan seljast på den vanlege marknaden og handel. Selskapet sitt overskot skal vera i verksemda og disponerast til føremål som styrkjer drifta framover. Tysnes kommune er den største eigaren av verksemda. Dei økonomiske nøkkeltala fortel om ei verksemd som i fleire år har hatt solid drift, med lav gjeldsgrad, aukande eigenkapitalgrad og god likviditet og lønsamheit. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Tysnespakken AS Eigardelar 35% Nøkkelpunkt Stifta i 2014 Delt eigarskap med private aktørar Vesentleg eigarandel Etikk og omdømme Verksemda sitt føremål er å auke talet på innbyggjarar i Tysnes kommune gjennom marknadsføring av Tysnespakken. Verdiar som vert skapt i selskapet eller som vert tilført skal disponeras i tråd med føremålet og kan ikkje utbetalast som utbytte til aksjonærane. Verksemda vart stifta i 2014 og hadde negativt resultat i fyrste driftsår. Verksemda hadde i 2014 ein noko høg gjeldsgrad. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Side 9

79 Eigenkapital Ikkje tilgjengelig -117 Ikkje tilgjengelig Inntekter Ikkje tilgjengelig 60 Ikkje tilgjengelig Resultat før skatt Ikkje tilgjengelig -147 Ikkje tilgjengelig Våge Hamns AS Eigardelar 9,90% Nøkkelpunkt Samfunnsmessig ansvar Delt eigarskap Etikk og omdømme Verksemda har som føremål å drive med kaiutleige og tilhøyrande verksemd. Største eigar i verksemda er Brekke Eigedom AS (24,80%), Tysnes Kraftlag SA (9,90%) og Tysnes kommune (9,90%). Tysnes kommune har også ein liten eigardel i Tysnes Kraftlag SA. Verksemda har ei omsetning på under ein million kroner og har i 3 av dei fem siste åra gått med underskot. Vidare har verksemda ei utfordring med likviditeten og har ein noko høg gjeldsgrad. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Tysnes Breiband AS Eigardelar 4,42% Nøkkelpunkt Delt eigarskap Verksemd sitt føremål er bygging og drift av infrastruktur innan kommunikasjon, og samarbeid med andre aktørar innan kommunikasjon, slik at Tysnes kommune får ein akseptabel kommunikasjonsveg i kommunen og mot resten av samfunnet for privat- og næringslivskundar. Tysnes kommune eig verksemda saman med Tysnes Kraftlag SA (67,03%), Alsaker Gjordbruk AS (19,82%) og Tysnes Sparebank (8,83%). Tysnes kommune har også ein liten eigardel i Tysnes Kraftlag SA. Verksemda har tilfredstillande gjeldsgrad og god likviditet, og nøkkeltala fortel om stabil drift. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Opero AS Eigardelar 3,25% Nøkkelpunkt Samfunnsmessig ansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Etikk og omdømme Verksemda sitt føremål er å gjennom fabrikasjon og annen næringsverksemd å skape grunnlag for sysselsetting av yrkesvalhemma og mindre arbeidsføre. Tysnes kommune eig verksemda saman med åtte andre kommunar, Hordaland Fylkeskommune og Sør-Norge Aluminium AS. Største eigar er Stord kommune (28,03%). Eigenkapitalen i verksemda er i hovudsak opptent eigenkapital, og verksemda har gjennom dei siste åra bygd opp eigenkapitalen slik at eigenkapitalsgraden og gjeldsgraden i dag er tilfredstillande. Selskapet har i fire av dei fem siste åra levert positive resultat. I 2011 førte ei minke i driftsinntektene til underskot. Likviditeten i selskapet har ein positiv trend, og nærmar seg tilfredsstillande for ei verksemd med stabil drift Side 10

80 Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Business Region Bergen AS Eigardelar 2,46% Nøkkelpunkt Verksemda sitt føremål er å drive regional næringsutvikling, etablerarteneste, profilering, marknadsføring og andre tenester som naturleg fell saman med dette, herunder å ha eit aktivt forhold til regionen sine nettverksorganisasjonar innan utvalde næringssegment. Hordaland fylkeskommune (35%) og Bergen kommune er største eigarar i verksemda. Samfunnsmessig ansvar Verksemda har i to av dei fem siste åra hatt eit negativ resultat før skatt, og inntektene har i same periode hatt ein jamn minke. Verksemda har i perioden likevel hatt tilfredstillande likviditet og låg grad av gjeldsfinansiering, desse nøkkeltala fortel derfor om stabil drift. Verksemda har eit heileigd dotterselskap, BRB Vekst AS (Stifta i 2013) som og fell innanfor 80. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Biblioteksentralen SA Eigardelar ukjend 4 Nøkkelpunkt Samvirkelag Verksemda skal være eit serviceorgan for alle typar offentlege bibliotek. Biblioteksentralen har til oppgåve å vere hovudleverandør av produkt og tenester til bibliotek og liknande institusjonar. I till kan Biblioteksentralen delta i/etablere verksemd med det formål å betene det totale bok-, informasjon- og kunnskapsmarkedet. Biblioteksentralen skal driftas etter venlege bedriftsøkonomiske prinsipp, slik at det vert skapt økonomisk tryggleik utviklingsmogelegheitar og slik at andeseigarane sine interesser vert ivaretatt på best måte. Biblioteksentralen har følgjande dotterselskap/eigarposisjonar, som alle fel utanfor 80: NBT Ute AS Edda Bokhandel AS Bibliotekenes IT-Senter AS BS Lab AS BS Eurobib AS Norsk Bibliotektransport AS BS Undervisning AS ABM-Media AS Verksemda har god likviditet og god lønsemd av drifta. Vidare har Biblioteksentralen lav gjeldsgrad og ein høg del av eigenkapitalfinansiering. Nøkkeltala fortel om stabil drift dei siste åra. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigardelen i selskapa som er kategoriert «eigardelar ukjend» går ikkje fram av Tysnes kommune si eigarskapsmelding eller RAVN bedriftsinfo Side 11

81 Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Sunnhordlandsambandet AS Eigardelar ukjend Nøkkelpunkt Samfunnsmessig ansvar Verksemda skal arbeida for at ein ferjefri veg mellom Stord og Bergen med bru over Langenuen kjem med i NTP. Når Sunnhordlandsambandet er komme inn i NTP, skal selskapet arbeide for at Sunnhordlandsambandet blir realisert. Største eigarar i verksemda er Meidell AS (11,19%), Tysnes sparebank (11,12%) og Alsaker Fjordbruk AS (11,12%). Selskapet har ingen inntekter og har i fire av dei fem siste åra hatt eit negativt resultat. Underskotet har vorte dekt av innskoten eigenkapital, og viss ein har tilsvarande underskot i 2015 som i 2014 vil det være nødvendig å skyte inn ny eigenkapital. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Tysnes Kraftlag SA Eigardelar ukjend Nøkkelpunkt Delt eigarskap Samvirkelag Verksemda skal syta for elektrisk kraft til Tysnes herad. I eigarskapsmeldinga kjem det fram at Tysnes Kraftlag er eit allmennyttig samvirkeføretak med skiftande medlemstal og kapital. Verksemda har eigarskap i fylgjande verksemder, som alle fell utanfor 80: Bladet Tysnes AS Sun Elsikkerhet AS Tysnespakken As Tysnes Breiband AS Sunnhordland Kraftlag AS Våge Hamn As Verksemda har høg grad av eigenkapitalfinansiering, lite gjeld og god likviditet. Nøkkeltala fortel om stabil drift. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Onarheim Vassverk SA Eigardelar ukjend Nøkkelpunkt Delt eigarskap Samvirkelag Verksemda har som føremål å syta for vassforsyning til Onarheim Sokn ved utbygging og drift av vassverk. I eigarskapsmeldinga kjem det fram at kommunen gjennom dei siste åra har gått inn med ymse tilskot til dei 4 vassverka (Onarheim Vassverk SA, Tysnes Vassverk SA, Uggdal Vasslag SA og Lunde Vasslag), både i dei fysiske utbyggingsfasane og seinare ved tilrettelegging av reinseanlegg Side 12

82 Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Tysnes Vassverk SA Eigardelar ukjend Nøkkelpunkt Delt eigarskap Samvirkelag Verksemda skal syta for vassforsyning til Tysnesbygda ved utbygging og drift av vassverk. Føretaket har ikkje økonomisk utbyte som føremål. Føretaket kan samarbeida med andre føretak med liknande føremål om drifta av vassverket, om det skulle vera hensiktsmessig. I eigarskapsmeldinga kjem det fram at kommunen gjennom dei siste åra har gått inn med ymse tilskot til dei 4 vassverka (Onarheim Vassverk SA, Tysnes Vassverk SA, Uggdal Vasslag SA og Lunde Vasslag), både i dei fysiske utbyggingsfasane og seinare ved tilrettelegging av reinseanlegg. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Uggdal Vasslag SA Eigardelar ukjend Nøkkelpunkt Delt eigarskap Samvirkelag Verksemda har som føremål å levera drikkevatn til husbruk og anna bruk for Vasslagets medlemmer som tilfredsstiller næringsmiddelmyndighetenes krav. Forsyningsområdet er Uggdal og naturlig tilgrensande område. Uggdal Vasslag SA sitt formål kan også fremjast gjennom å delta i føretak saman med andre samvirkeføretak med liknande formål. Uggdal Vasslag SA drives etter nonprofit prinsippet med allmennyttig formål som målssetting. I eigarskapsmeldinga kjem det fram at kommunen gjennom dei siste åra har gått inn med ymse tilskot til dei 4 vassverka (Onarheim Vassverk SA, Tysnes Vassverk SA, Uggdal Vasslag SA og Lunde Vasslag), både i dei fysiske utbyggingsfasane og seinare ved tilrettelegging av reinseanlegg. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Inntekter Resultat før skatt Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Lunde Vasslag SA Eigardelar ukjend Nøkkelpunkt Delt eigarskap Samvirkelag I eigarskapsmeldinga kjem det fram at kommunen gjennom dei siste åra har gått inn med ymse tilskot til dei 4 vassverka (Onarheim Vassverk SA, Tysnes Vassverk SA, Uggdal Vasslag SA og Lunde Vasslag), både i dei fysiske utbyggingsfasane og seinare ved tilrettelegging av reinseanlegg. Nøkkeltal (i heile tusen NOK) Eigenkapital Ingen regnskapstall tilgjengeleg Side 13

83 Inntekter Resultat før skatt Ingen regnskapstall tilgjengeleg. Ingen regnskapstall tilgjengeleg Interkommunalt samarbeid Vertskommunesamarbeid er ikkje omfatta av regelverket om selskapskontroll, men nokre er likevel tatt med her for å få gje ei betre oversikt over kommunen sine interesser. Vertskommunesamarbeid er omfatta av plan for forvaltningsrevisjon. Landbrukstenester i Tysnes blir løyst ved interkommunalt samarbeid etter vertskommunemodellen, der det er Fusa kommune som er vertskap for Bjørnefjorden Landbrukskontor. Tysnes kommune har vore med i det interkommunale samarbeidet i tre og eit halvt år, og er den nest største landbrukskommunen i samarbeidet. Tysnes kommune kjøper tenester frå Os PPT, tilsvarande ei heil stilling Side 14

84 3 Forslag til prosjekt På bakgrunn av informasjonen som er samla inn og analysert vil vi i dette kapittelet komme med forslag til selskapskontrollar. Prosjekta nedanfor er satt opp i uprioritert rekkefølgje. Val og prioritering av selskapskontrollar vil gå fram av plan for selskapskontroll som kontrollutvalet utarbeider. I oversikta under fokuserer vi på område/selskap der det kjem fram opplysningar eller indikasjonar på spesielle utfordringar. Deloitte kan ikkje utelukke at andre område/selskap burde eller kunne vore tatt med i oppstillinga nedanfor. Presentasjonen kan ikkje tolkast slik at område som ikkje er presentert nedanfor, ikkje er forbunde med noko form for risiko. Ein kontroll skal omfatte ein eigarskapskontroll eller ein forvaltningsrevisjon av selskapet avhengig av kva kontrollutvalet vurderer som naudsynt. Selskap/område Identifiserte risikoområde Kommentar Selskap innanfor 80 1 Kommunen si eigarskapsforvaltning Har kommunen prosedyrar/vedtak som støtter opp under eigarskapsmeldinga? Tilstrekkeleg kompetanse/opplæring for styremedlemmar? Revisjonen kjenner ikkje til at det er laga ny eigarskapsmelding for 2016 Det går ikkje fram av vedtak korleis eigarskapsmeldinga for skal følgast opp. 2 Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS 12,5 % Berre offentleg eigarskap Etikk og omdømme Samfunnsmessig ansvar 3 Sunnhordland interkommunale miljøverk IKS (SIM) 5,57 % Berre offentleg eigarskap Samfunnsmessig ansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Etikk og omdømme Selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv i Hordaland IKS 1, 97% Berre offentleg eigarskap Samfunnsmessig ansvar Verksemdkritisk teneste Etikk og omdømme Berre offentleg eigarskap 5 Krisesenter Vest IKS 1, 65 % Samfunnsmessig ansvar Heileigd av kommunen Etikk og omdømme Selskap utanfor 80 6 Tysnes industri AS 67,11 % Samfunnsmessig ansvar Delt eigarskap med vesentleg eigardel Etikk og omdømme -84- Side 15

85 7 8 Tysnespakken AS 35% Våge Hamns AS 9,9 % 9 Tysnes Breiband AS 4,42 % Opero AS 3,25 % Business Region Bergen AS 2,46% 12 Biblioteksentralen SA Liten eigardel Sunnhordlandsambandet AS Liten eigardel Tysnes Kraftlag SA Liten eigardel Delt eigarskap med private aktørar Vesentleg eigarandel Etikk og omdømme Samfunnsmessig ansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Delt eigarskap Etikk og omdømme Delt eigarskap Samfunnsmessig ansvar Direkte tenestetilbod til innbyggjarane Etikk og omdømme Samfunnsansvar Samvirkelag Samfunnsmessig ansvar Delt eigarskap Samvirkelag Likviditeten i selskapet har ein positiv trend, og nærmar seg tilfredsstillande for ei verksemd med stabil drift. Har i to av dei fem siste åra hatt eit negativ resultat før skatt, og inntektene har i same periode hatt ein jamn minke. 15 Onarheim Vassverk SA Liten eigardel Delt eigarskap Samvirkelag 16 Tysnes Vassverk SA Liten eigardel 17 Uggdal Vasslag SA Liten eigardel 18 Lunde Vasslag SA Liten eigardel Delt eigarskap Samvirkelag Delt eigarskap Samvirkelag Delt eigarskap Samvirkelag -85- Side 16

86 PS51/16Referatsaker -86-

87 Dokumentet er hentet fra Rapport frå tilsyn med Tysnes kommune 2016 Adressa til verksemda: Tysnes kommune Rådhuset, 5685 Uggdal Tidsrom for tilsynet: september Fylkesmannen i Hordaland Oppfølging av tilsynet I dette tilsynet blei det ikkje funne avvik frå lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avslutta. Samandrag 1. Innleiing 2. Omtale av verksemda 3. Gjennomføring 4. Kva tilsynet omfatta 5. Funn 6. Vurdering av styringssystemet 7. Regelverk 8. Dokumentunderlag 9. Deltakarar ved tilsynet Samandrag Rapporten omtaler funn innan dei områda tilsynet med Tysnes kommune september avgrensa til. Rapporten gir difor ikkje ei fullstendig framstilling av tenestene var Vi undersøkte om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for og følgjer med på at personar 18 år og eldre med samtidig rus og psykisk liding får forsvarlege helse - og sosiale tenester. Ved tilsynet blei det ikkje avdekt brot på krav i helse - og omsorgs - og sosiallovgjevinga. Det er få tilsette i tenestene tilsynet omfatta, psykisk helse og sosial. Tenestene er sårbare i høve til å dekkje behov og motivere til endring, særleg i periodar der fleire tenestemottakarar treng tett oppfølging. Leiinga er kjent med utfordringane tenestene har. Vår vurdering av styringssystemet går fram av kapittel 6. Tilsynet er avslutta. Dato: Anne Grete Robøle revisjonsleiar Øystein Breirem Jacobsen revisor 1. Innleiing -87-

88 Dokumentet er hentet fra Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse - og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse - og omsorgstjenesten 2 og med sosiale tenester etter lov om sosiale tenester i Nav 9. Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Tysnes kommune. Formålet med tilsynet er å vurdere om kommunen ved si styring (interkontroll) sikrar at krav i lovgjevinga blir etterlevde. Ved tilsynet undersøkte vi l kva tiltak kommunen har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar l om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte l om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om funn ved tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet kommunen har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta. l Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte. 2. Omtale av verksemda Tysnes kommune har om lag 2800 innbyggjarar. Einingsleiarane for helse, NAV og pleie - og omsorg rapporterer til helse - og sosialsjef som er med i kommunens strategiske leiarteam. Kommunen har for kort tid sidan gjort nokre organisatoriske endringar, mellom anna er helsestasjons - og skulehelsetenesta overført til oppvekst. Kommuneoverlege leier helseeininga. Arbeid med avklare ansvarsforhold mellom einingar og leiarar pågår. I helseeininga inngår legekontor, legevakt, samfunnsmedisin, fysioterapi og psykisk helse. N AV omfattar N AV stat og N AV kommune, sosialtenester, gjeldsrettleiing, bustad flyktningetenesta og rus. Det er få tilsette i psykisk helse og N AV kommune. Tenestene er personavhengige og sårbare, spesielt i periodar når fleire tenestemottakar har behov for omfattande og nær oppfølging. Det innverkar på tilbodet til andre tenestemottakarar og det langsiktige arbeidet med motivasjon og endring. Strategisk leiing er kjent med og vurderer tiltak for å redusere sårbarheit. Tysnes kommune nyttar BrukerPlan for kartlegging av omfang og type rusmiddelmisbruk. Frå 2015 omfattar kartlegginga også personar med kjent psykisk helseproblem utan rusproblem. Informasjon ved tilsynet tilseier at resultat frå kartlegginga blir lite brukt, til dømes i samband med planlegging av tenester. 3. Gjennomføring Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Melding om tilsyn blei sendt 25. juni Opningsmøte blei halde 19. september Intervju: Sju personar blei intervjua. Samtale med tenestemottakar: Fire var invitert til samtale. Ein deltok. Stikkprøver: 10 journalar. Sluttmøte blei halde 20. september. Oversikt over deltakarar ved tilsynet, dokument som vi fekk tilsendt på førehand og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel

89 Dokumentet er hentet fra 4. Kva tilsynet omfatta Vi har undersøkt om kommunen ved systematisk styring og leiing har lagt til rette for, følgjer med på og om nødvendig gjennomfører endringar slik at personar 18 år og eldre med samtidig rus og psykisk liding får forsvarlege helse og sosiale tenester og at krav i lov og forskrift blir etterlevd. Tilsynet var avgrensa til psykisk helse og sosiale tenester og l samarbeid med spesialisthelsetenesta i samband med planlegging for og mottak av pasientar som blir skrivne ut og treng kommunale tenester etter utskriving l utgreiing av behov og tildeling av tenester til dei som søkjer om kommunale tenester l iverksetting, evaluering og tilpassing av tenester til behov Brukarmedverknad, ivaretaking av barn til personar i målgruppa og samarbeid og koordinering av tenester er gjennomgåande tema. Tilsynet omfatta ikkje verksemda til fastlegane og spesialisthelsetenesta. 5. Funn Innan dei områda tilsynet omfatta blei det ikkje avdekt forhold i strid med krav i helse - og omsorg - og sosiallovgjevinga. 6. Vurdering av styringssystemet Psykisk helse og sosiale tenester har få tilsette. Tenestene er sårbare. Administrative og faglege leiarar er lett tilgjengelege. Dei er kjende med problemstillingar knytt til kapasitet i psykisk helse og sosiale tenester og konsekvensar dette har for tilbod og oppfølging av tenestemottakarane. Det er rom for å utvikle samarbeid og koordinering knytt til planlegging, iverksetting, oppfølging og evaluering av tenestetilbod til den enkelte tenestemottakaren. Leiinga si oppfølging føregår i stor grad ved kontakt og samarbeid med einings - og fagleiarar om enkeltsaker og i det årlege budsjettarbeidet. Regelmessig vurdering av tenestetilbod kan bidra til å identifisere risiko for svikt, planleggje og prioritere tiltak. 7. Regelverk Lovverk som ligg til grunn: l Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse - og omsorgstjenesten (helsetilsynslova) l Lov av 24. juni 2011 om kommunale helse - og omsorgstjenester l Lov av 18. desember 2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids - og velferdsforvaltningen (sosialtenestelova) l Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient - og brukerrettigheter l Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v. l Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker l Forskrift av 21. desember 2000 nr om pasientjournal l Forskrift av 20. desember 2002 nr om internkontroll i helse - og omsorgstjenesten l Forskrift av 19. november 2010 nr for kommunen i arbeids - og velferdsforvaltningen l Andre relevante forskrifter 8. Dokumentunderlag Opplysningar mottekne frå Tysnes kommune: Brev dagsett 15. august 2016 Organisasjonskart Stillingsomtale for helse - og sosialsjef -89-

90 Dokumentet er hentet fra Stillingsomtale for Nav - leiar Stillingsomtale leiar psykisk helseteneste Stillingsomtale psykiatrisk sjukepleiar Mål psykisk helseteneste Namn og stillingsstorleik tilsette Opplæringsplan 2015 Opplæringsplan 2016 Nav Tysnes Resultat av brukarundersøkingar Skriftlege rutinar og retningsliner Tenestavtale 3 og 5 mellom Tysnes kommune og Helse Fonna HF Samarbeidsrutinar mellom tannhelsetenesta og kommunale helse - og omsorg og sosiale tenester Sakshandsamingsrutinar sosiale tenester Kvalitetssikringssystem sosiale tenester Rutinar melding til barneverntenesta Samarbeidsavtale mellom ruskonsulent og barnevernteneste Rusmiddelpolitisk handlingsplan Tilvisingsskjema individuell plan Prosedyre for individuell plan Prosedyre for opplæring i koordinatorrolla og sampro Oppfølging av barn av psykisk sjuke og rusavhengige Rutinar for melding og oppfølging av avvik Prosedyre for handtering av avvik i pleie - og omsorg Prosedyre for handtering av avvik legekontor Avvik N AV sosial Informasjon om leiinga sin gjennomgang Ikkje offentleg, jf offl 13 jf fvl 13: Saksutgreiingar og vedtak om tildeling av tenester Stikkprøver l 10 journalar Dokument som blei lagt fram l Stillingsomtale for psykisk helsearbeidar Korrespondanse mellom Tysnes kommune og Fylkesmannen i Hordaland: l Melding om tilsyn, brev av 25. juni 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland l Informasjon om kontaktperson, brev av 22. juli 2016 frå Tysnes kommune l Saksutgreiing og vedtak, brev av 22. juli 2016 med vedlegg frå Tysnes kommune, ikkje offentleg, jf. offl. 13 jf. fvl. 13 l Opplysningar om tenester, brev av 15. august 2016 med vedlegg frå Tysnes kommune l Program for tilsynet, brev av 29. august 2016 frå Fylkesmannen i Hordaland 9. Deltakarar ved tilsynet Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua. Namn Funksjon / stilling Opningsmøte Intervju Sluttmøte Anita Midtun Kommuneoverlege x x x Elin Meland Psykiatrisk sjukepleiar x x x Hildur Heie Helse - og sosialsjef x x x Kristine Trane NAV - leiar x x x -90-

91 Dokumentet er hentet fra Tonje Aakre Sosionom x x x Steinar Dalland Rådmann x x x Synnøve P. Espelund Leiar psykisk helse x x x Frå Fylkesmannen deltok: Marta Havre, seniorrådgjevar Øystein Breirem Jacobsen, seksjonsleiar Anne Grete Robøle, seksjonsleiar -91-

92 SAKSPROTOKOLL HANDSAMING I KOMMUNESTYRET : Innkjøpsansvarleg orienterte om konkuransen og innkomne anbod. Ordføraren sette fram slikt framlegg til vedtak: «Tysnes kommune inngår kontrakt med Hordaland Fylkeskommune om sekretariatstenester for kontrollutvalet i Tysnes i samsvar med innkomne tilbod.» Kommunestyret slutta seg samrøystes til framlegget frå ordføraren. VEDTAK I KOMMUNESTYRET : Tysnes kommune inngår kontrakt med Hordaland Fylkeskommune om sekretariatstenester for kontrollutvalet i Tysnes i samsvar med innkomne tilbod. -92-

93 SAKSPROTOKOLL HANDSAMING I KOMMUNESTYRET : VEDTAK I KOMMUNESTYRET : Tysnes kommune ønskjer ikkje å teikna intensjonsavtale om vidareføring av tenestene i Business Region Bergen. Tysnes kommune ber om at fylkeskommunen trekk avtalen fram til dei prinsipielle sidene ved ein slik avtale er vurdert og at ein modell for prising av fylkeskommunen sine tenester innanfor regionalutvikling vert forankra i overordna styringsinstrument. Tysnes kommune meiner at saka stiller spørsmål ved om dagens fylkeskommunale organisering av tenester knytt til næringsutvikling er tilpassa måla og ber om at fylkeskommunen startar ein prosess for å vurdera dette. Det vert føresett at ein slik prosess vert gjennomført med god involvering av lokale og regionale aktørar. -93-

94 Rekneskapsoversikt KUV pr : Konto Konto (T) Ansvar Ansvar (T) Funksjon Funksjon (T) Rekneskap pr Budsjett 2016 Attståande Godtgjersle folkevalde 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Arbeidsgjevaravgift 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Abonnement og faglitteratur 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Matvarer/servering 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Opplæring/ kursutgifter 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon skyss- og kostgodtgjering 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Kontingentar 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Konsulentteneste 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Kjøp frå fylkeskommunen 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Kjøp av tenester frå private 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Betalt mva - komskompensasjon 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Momsrefusjon drift 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon Internsal 1100 Kommunestyre, formannskap, 1100 nemnder Revisjon SUM

95 Tysnes kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 033 Arkivnr: 2015/200-6 Sakshandsamar: Kari Marie Nygard Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Tysnes kommune 52/ Gjennomgang av møteprotokollar Bakgrunn Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan lastast ned frå Tysnes kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særleg interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kontrollutvalsmedlem: Kommunestyret Patrick Russel Madsen Formannskapet Britt Sørensen Dalsgård Tenesteutvalet Lorentz Lunde Utval for landbruk og teknisk Magne Fauskanger I tråd med fordelinga ber ein om at utvalsmedlemane ser gjennom innkallingar og møteprotokollar som det er aktuelt å referere saker frå. Til dette møtet vil det vera aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunestyret og Formannskapet og Tenesteutvalet og Utval for landbruk og teknisk Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: kari.nygard@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -95-