Tove Lisbeth Vasvik (Ap), Knut Anvik (Frp), Sven Marius Utklev Gjeruldsen Halle (H), Mari Pran (H), Kjetil Vold Archer

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Havnestyret Dato: kl. 16:30 Sted: Havnekontoret Arkivsak: 15/00035 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Tove Lisbeth Vasvik (Ap), Knut Anvik (Frp), Sven Marius Utklev Gjeruldsen Halle (H), Mari Pran (H), Kjetil Vold Archer Rolf Geir Hillestad for Andre Lysnes, Morten Bjørn for Rune Aalvik Andre Lysnes og Rune Aalvik Fra administrasjonen møtte: Havnedirektør, økonomisjef, teknisk sjef, havnekaptein og markedssjef Beate Palmgren SAKSKART Side Saker til behandling 1/16 2/16 15/ / Protokoll Havnestyret 11. desember Søknad fra LCT AS og Nor Lines AS 4 3/16 14/ Re-etablering av jernbaneterminal Larvik Havn 5 4/16 5/16 13/ / Leiekontrakt med Stefernigruppen AS 6 Årsregnskap Larvik Havn KF 7 6/16 12/ Revisjon av økonomireglement 8 7/16 16/ Kartlegging av LHKF sine eiendomsforhold i Stavern 9 1

2 8/16 15/ Styreinstruks LHKF - Rapportering og endring 10 9/16 13/ Prosedyre for varsling - etiske retningslinjer 11 10/16 12/ Endring av vedtekter 12 Orienteringssaker 1/16 15/ Spørsmål vedr terskelverdier og vesentlig endring i kontrakt 14 2/16 Balansert målstyring /16 Marked 14 Eventuelt Larvik, Jan Fredrik Jonas For Tove Lisbeth Vasvik Styreleder 2

3 Saker til behandling 1/16 Protokoll Havnestyret 11. desember Havnestyret /16 Protokoll fra 11. desember vedtas. Ingen merknader Protokoll fra 11. desember vedtas. 3

4 2/16 Søknad fra LCT AS og Nor Lines AS 1 Havnestyret /15 2 Havnestyret /16 Havneadministrasjonens forslag til tilleggsavtale til gjeldende leieavtale med Larvik Containerterminal, datert 19. september 2011vedtas. : Sven Marius Utklev Gjeruldsen Halle og Mari Pran fremmet følgende utsettelsesforslag: Havnestyret ber Havnesjefen i samarbeid med kommuneadvokaten eller annen juridisk bistand om å spesifisere forslaget til avtale ytterligere, slik at lokale forhold med hensyn til sikkerhet, tilgang for ulike typer skip mv. hensyntas. Saken bes tatt opp på første havnestyremøte. Følgende tilleggsforslag til vedtak ble fremmet av Tove Lisbet Vasvik: Det gis en vurdering av om det å gi eksklusivitet til en leietaker er reversibelt ved en ny anbudskonkurranse. Saken er nå offentlig. : : Havnestyret ber Havnesjefen i samarbeid med kommuneadvokaten eller annen juridisk bistand om å spesifisere forslaget til avtale ytterligere, slik at lokale forhold med hensyn til sikkerhet, tilgang for ulike typer skip mv. hensyntas. Saken bes tatt opp på første havnestyremøte Det gis en vurdering av om det å gi eksklusivitet til en leietaker er reversibelt ved en ny anbudskonkurranse. 4

5 3/16 Re-etablering av jernbaneterminal Larvik Havn 1 Havnestyret /16 Søknad om tilskudd til reetablering av havnespor og etablering av godsterminal på SIKA-tomta oversendes hhv Jernbaneverket og Vestfold Fylkeskommune. Tove Lisbeth Vasvik fremmet følgende tilleggsforslag til vedtak: Saken oversendes Larvik kommune til orientering. Søknad om tilskudd til reetablering av havnespor og etablering av godsterminal på SIKA-tomta oversendes hhv Jernbaneverket og Vestfold Fylkeskommune. Saken oversendes Larvik kommune til orientering. 5

6 4/16 Leiekontrakt med Stefernigruppen AS 1 Havnestyret /16 Til drøfting i styret Sven Marius Utklev Gjeruldsen Halle fremmet følgende forslag til vedtak: Havnestyret støtter inngåelse av leiekontrakten med Stafernigruppen. Forholdene som bringes inn av kommuneoverlegen ansees å være et mellomværende mellom kommunen og driver som ikke angår Larvik Havn som eier av bygget. Forhold av skjenkerettslig og folkehelsemessig karakter forutsettes håndtert av Larvik kommune.. Havnestyret støtter inngåelse av leiekontrakten med Stafernigruppen. Forholdene som bringes inn av kommuneoverlegen ansees å være et mellomværende mellom kommunen og driver som ikke angår Larvik Havn som eier av bygget. Forhold av skjenkerettslig og folkehelsemessig karakter forutsettes håndtert av Larvik kommune. 6

7 5/16 Årsregnskap Larvik Havn KF 1 Havnestyret /16 Årsregnskap for 2015 med forslag til styrets beretning godkjennes. Årsoverskuddet på kr avsettes til egenkapital (Annen egenkapital). Ingen merknader Årsregnskap for 2015 med forslag til styrets beretning godkjennes. Årsoverskuddet på kr avsettes til egenkapital (Annen egenkapital). 7

8 6/16 Revisjon av økonomireglement 1 Havnestyret /16 Revidert økonomireglement for Larvik Havn KF godkjennes. Ingen merknader Revidert økonomireglement for Larvik Havn KF godkjennes med de endringer administrasjonen har foreslått. 8

9 7/16 Kartlegging av LHKF sine eiendomsforhold i Stavern 1 Havnestyret /16 Havnestyret tar mottatt kartlegging til etterretning Tove Lisbeth Vasvik fremmet følgende tilleggsforslag til vedtak: Kartleggingen suppleres med eierforholdene til bygningsmassen på de ulike eiendommene og vedlegges protokollen. Havnestyret tar mottatt kartlegging til etterretning Kartleggingen suppleres med eierforholdene til bygningsmassen på de ulike eiendommene og vedlegges protokollen. 9

10 8/16 Styreinstruks LHKF - Rapportering og endring 1 Havnestyret /16 1. Orienteringen om anskaffelser og kontrakter (rammeavtaler) tas til orientering. 2. Forslag til endret kap. 12 i styreinstruksen godkjennes. Sven Marius Utklev Gjeruldsen Halle fremmet følgende tilleggsforslag til vedtak: I sammenheng med styrets egenevaluering senere i 2016 vil styret også foreta en fornyet gjennomgang av styreinstruksen. 1. Orienteringen om anskaffelser og kontrakter (rammeavtaler) tas til orientering. 2. Forslag til endret kap. 12 i styreinstruksen godkjennes. I sammenheng med styrets egenevaluering senere i 2016 vil styret også foreta en fornyet gjennomgang av styreinstruksen. 10

11 9/16 Prosedyre for varsling - etiske retningslinjer 1 Havnestyret /16 Havnestyret vedtar nye vedlegg til Larvik havns etiske retningslinjer som omfatter prosedyre for varsling og verktøy for etisk refleksjon Ingen merknader Havnestyret vedtar nye vedlegg til Larvik havns etiske retningslinjer som omfatter prosedyre for varsling og verktøy for etisk refleksjon. 11

12 10/16 Endring av vedtekter 1 Havnestyret /16 1. Havnestyret vedtar følgende forslag til endret 5 i vedtekter for Larvik Havn KF: 5 Foretakets styre sammensetning «Larvik havnestyre skal ha 7 medlemmer. Ett av medlemmene skal være havnestyrets leder, og ett av medlemmene skal være dets nestleder. Nestlederen utøver lederens funksjoner ved dennes forfall, herunder inhabilitet. Ethvert medlem skal ha et varamedlem. Varamedlemmet utøver medlemmets funksjoner ved dettes forfall. Havnedirektøren kan ikke være medlem av havnestyret. 2. Vedtektsendringen oversendes Larvik kommunestyre for behandling og endelig fastsettelse. Knut Anvik fremmet følgende tilleggsforslag til vedtak: Vedtektene tas opp til revisjon høsten Havnestyret vedtar følgende forslag til endret 5 i vedtekter for Larvik Havn KF: 5 Foretakets styre sammensetning «Larvik havnestyre skal ha 7 medlemmer. Ett av medlemmene skal være havnestyrets leder, og ett av medlemmene skal være dets nestleder. Nestlederen utøver lederens funksjoner ved dennes forfall, herunder inhabilitet. 12

13 Ethvert medlem skal ha et varamedlem. Varamedlemmet utøver medlemmets funksjoner ved dettes forfall. Havnedirektøren kan ikke være medlem av havnestyret. 2. Vedtektsendringen oversendes Larvik kommunestyre for behandling og endelig fastsettelse. Vedtektene tas opp til revisjon høsten

14 Orienteringssaker Saknr Arkivsak Tittel 1/16 15/ Spørsmål vedr terskelverdier og vesentlig endring i kontrakt 2/16 Balansert målstyring /16 Marked 1/16 Spørsmål vedr terskelverdier og vesentlig endring i kontrakt Saken ble tatt til orientering. 2/16 Balansert målstyring Saken ble tatt til orientering. 3/16 Marked Markedssjef orienterte under sak 2/16 Eventuelt Sak 1/16 Restaurant Kaikanten. Søknad om forlengelse av leieavtale Tove Lisbeth Vasvik fremmet følgende forslag til vedtak: Larvik Havn KF er positiv til at leiearealet tilknyttet kaikanten leies ut for en begrenset periode på inntil 2 år til Stavern Marina. For leie utover dette fremmes ny sak for Havnestyret. Det stilles krav til leietakers ivaretakelse og drift av utleieobjektet. Knut Anvik fremmet følgende tilleggsforslag: Tomten skal ryddes etter kontraktens utløp. Anviks forslag falt med 3 mot 4 stemmer. For: Anvik, Pran, Gjeruldsen Halle Mot: Vasvik, Hillestad, Archer, Bjørn 14

15 Havnestyret fattet følgende enstemmige vedtak: Larvik Havn KF er positiv til at leiearealet tilknyttet kaikanten leies ut for en begrenset periode på inntil 2 år til Stavern Marina. For leie utover dette fremmes ny sak for Havnestyret. Det stilles krav til leietakers ivaretakelse og drift av utleieobjektet. Brygga i Hølen Andres eventuelle rettigheter i Hølens småbåthavn kommer opp som sak i neste møte. Møtet ble avsluttet kl. 21:00. Neste møte avholdes fredag 4. mars. Tove Lisbeth Vasvik Protokollunderskriver Rolf Geir Hillestad Protokollunderskriver Knut Anvik Protokollunderskriver Sven Marius Utklev Gjeruldsen Halle Protokollunderskriver Morten Bjørn Protokollunderskriver Mari Pran Protokollunderskriver Kjetil Vold Archer Protokollunderskriver 15