Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 17/68 Møtedato/tid: Kl 14:00 Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen NB! Møtedeltakere: Aud H. Kvalvik, leder Eirik Grøset Sund, nestleder Morten Wehn Sidsel Bodsberg Anne Marte Høgsnes Forfall: Andre møtende: Signy Ryther Overbye, Utviklingsseksjonen Melhus kommune Anna Ølnes, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, KonSek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Aud H. Kvalvik (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 15/17 Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. Skolehelsetjenesten i Melhus kommune 16/17 Orientering til kontrollutvalget vedr. kraftfond og næringsfond 17/17 Forvaltningsrevisjon vedr. mobbing i grunnskolene - rådmannens oppfølging av vedtak 18/17 Eierskap og styring i kommunalt eide selskaper 19/17 Forslag til møteplan for 2. halvår /17 Referatsaker 21/17 Eventuelt 22/17 Godkjenning av protokoll fra dagens møte 2

3 Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. Skolehelsetjenesten i Melhus kommune Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/128-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. skolehelsetjenesten i Melhus kommune til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport skolehelsetjenesten Saksutredning Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal være en lett tilgjengelig og gratis tjeneste, med fokus på helsefremming, forebygging og tidlig intervensjon. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal jobbe på individ-, gruppe-, og systemnivå. Helsestasjon for barn, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom er et lovpålagt helsetilbud. Skolehelsetjenesten skal bidra til kommunens oversikt over helsetilstanden og de faktorene som kan virke inn på dette og de skal samarbeide med andre tjenester for barn og unge. Det er ikke de rutinemessige undersøkelsene (veiing, måling, vaksiner osv.) som er sentralt for denne forvaltningsrevisjonen, men det forebyggende arbeidet og det tverrfaglige samarbeidet innen psykisk helse. Revisjon Midt-Norge IKS har formulert følgende problemstilling for forvaltningsrevisjonen: Driver skolehelsetjenesten tilfredsstillende forebyggende psykososialt arbeid for barn og unge? Herunder om: 1. Har skolehelsetjenesten nødvendig informasjon om og dialog med brukere, og med andre interne og eksterne tjenester innen psykisk helse for barn og unge? - Det som kommer fram gjennom ordinære undersøkelser/samtaler - Det som det enkelte barn og unge henvender seg til skolehelsetjenesten med - Har skolehelsetjenesten verktøy for å identifisere utfordringer i den psykiske helsen til det enkelte barn/unge - Samhandling med andre tjenester for barn og unge 2. Har skolehelsetjenesten tilfredsstillende kompetanse til å drive forebyggende psykososialt arbeid? - Har tjenesten selv/eller har tjenesten tilgang på nødvendig kompetanse innen psykisk helse? 3

4 - Er arbeidsfordeling i skolehelsetjenesten hensiktsmessig, slik at de dekker den kompetansen de trenger i det daglige og på litt lenger sikt (tenker spesielt på psykisk helse) 3. Har skolehelsetjenesten tilfredsstillende kapasitet til å drive forebyggende psykososialt arbeid? - Hvordan organiseres tilstedeværelsen ved skolen? - Hvordan håndteres besøkene (liste, åpen dør) Revisjonens konklusjon Driver skolehelsetjenesten tilfredsstillende forebyggende psykososialt arbeid for barn og unge? Generelt viser denne forvaltningsrevisjonen at skolehelsetjenesten gjør en stor innsats når det gjelder arbeid rettet mot psykisk helse for barn, unge og deres familier. Den viser likevel at skolehelsetjenesten har utfordringer med å balansere ressursbruken på å være tilgjengelig for individuell oppfølging og å drive forebyggende psykososialt arbeid rettet mot større grupper. Skolehelsetjenesten jobber systematisk med å identifisere og ha oversikt over den psykiske helsetilstanden blant barn og unge i Melhus kommune. De har tilgang på, og bruker anerkjente verktøy for å kartlegge og følge opp barn og unges psykiske helse. Revisor har merket seg at det er en skjevhet i hvem som oppsøker skolehelsetjenestens lavterskeltilbud, og at jenter i langt større grad enn gutter søker hjelp hos helsesøster. Det kan være uheldig dersom skolehelsetjenesten ikke fanger opp utfordringer i den psykiske helsen hos gutter. Forebyggende team er et av de viktigste samarbeidsforaene som skolehelsetjenesten deltar i, sammen med andre tjenester. Revisor mener at gjennomgangen av teamet er viktig, og at det vil kunne styrke det forebyggende arbeidet, også med tanke på psykisk helse. De ansatte i skolehelsetjenesten har tilsammen bred og viktig kompetanse for å kunne møte barn og unges utfordringer når det gjelder psykisk helse. Skolehelsetjenesten har også tilgang på kompetanse utenfor, i de andre tjenestene innenfor virksomhet for familie og forebygging. Vi vil her spesielt trekke fram kompetansen som finnes ved psykisk helsetjeneste. Denne kompetansen er også noen ganger direkte tilgjengelig for ungdommer som benytter seg av helsestasjon for ungdom. Vår undersøkelse har vist at det er et potensiale i å utnytte kompetansen, som de ulike ansatte har tilegnet seg, på tvers av skolehelsetjenesten og skolene. Skolehelsetjenesten har ikke satt kompetanseutviklingsarbeidet tilstrekkelig i system, og det er dessuten svakheter i internkontrollsystemet. Prosedyrer og regelverk bør være synlig og lett tilgjengelig, slik at ansatte til enhver tid vet hva som gjelder av bestemmelser. Vi har tidligere vært inne på at skolehelsetjenesten har utfordringer med kapasiteten. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten gjennomgår arbeidsprosesser og organiseringen av disse. Revisor mener at det er fornuftig, og at de bør se på hvordan de kan få bedre balanse mellom det individuelt retta arbeidet og det forebyggende helsearbeidet i barne- og ungdomsmiljøet. 4

5 Revisjonens anbefalinger - Sikre kapasitet og arbeidsprosesser i skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom, for å gi nødvendig forebyggende tjenester innen psykisk helse - Sørge for at tjenestene rettes inn for å treffe de som trenger psykisk helsebistand, f.eks. både jenter og gutter - Sikre bedre utnytting kompetansen innen psykisk helsearbeid i skolehelsetjenesten på tvers av skolene - Sette kompetanseutvikling i system, ved plan for kompetanseutvikling og bedre bruk tilrettelegging og bruk av kvalitetssystem Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten vedr. skolehelsetjenesten for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. 5

6 FORVALTNINGSREVISJON SKOLEHELSETJENESTEN Forebyggende, psykososialt arbeid MELHUS KOMMUNE - TITTEL - 1 Mai,

7 7

8 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Melhus kommunes kontrollutvalg i perioden november 2016 mai Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Anna Ølnes /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Gard S.G. Lyng /s/ Prosjektmedarbeider - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid - 3 8

9 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sammendrag Kontrollutvalget i Melhus kommune bestilte i sak 30/16 en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten. Kontrollutvalget var spesielt opptatt av om skolehelsetjenesten driver tilfredsstillende forebyggende arbeid og oppfølging av psykisk helse. Revisor har fulgt opp kontrollutvalgets bestilling ved å belyse og vurdere om skolehelsetjenesten har nødvendig informasjon om og dialog med brukere, og med andre interne og eksterne tjenester innen psykisk helse for barn og unge (kapittel 3). Videre har vi sett på kompetansen ved skolehelsetjenesten, både egen kompetanse og tilgangen på nødvendig kompetanse fra andre tjenester, om kompetansen er hensiktsmessig organisert, og om de har tilstrekkelige system å jobbe innfor (kapittel 4). Til slutt har vi sett på skolehelsetjenestens kapasitet, og hvordan denne er organisert (kapittel 5). Basert på informasjon om problemstillingene ovenfor har revisor generelt konkludert med at skolehelsetjenesten gjør en stor innsats når det gjelder arbeid rettet mot psykisk helse for barn, unge og deres familier. Vi har likevel påpekt at: - Skolehelsetjenesten har utfordringer med å balansere ressursbruken til å være tilgjengelig for individuell oppfølging, og å drive forebyggende psykososialt arbeid rettet mot større grupper. - Selv om skolehelsetjenesten jobber systematisk med å identifisere og ha oversikt over den psykiske helsetilstanden blant barn og unge i Melhus kommune, og har anerkjente verktøy for dette, så er det skjevheter i hvem som oppsøker skolehelsetjenestens lavterskeltilbud, bl.a. at jenter i langt større grad enn gutter søker hjelp hos helsesøster. - Det foregår for tiden et nødvendig arbeid med å gjennomgå samarbeidsorganet forebyggende team, hvor også skolehelsetjenesten deltar, og hvordan teamet og arbeidsprosessene der skal organiseres. - Skolehelsetjenesten har i hovedsak bred og nødvendig kompetanse innen psykisk helse for barn og unge, både i egen tjeneste og utenfor. Organisering og utnytting av kompetansen har kan bli bedre. - Skolehelsetjenesten har ikke satt kompetanseutviklingsarbeidet tilstrekkelig i system, og det er dessuten svakheter i internkontrollsystemet. Prosedyrer og regelverk bør være synlig og lett tilgjengelig, slik at ansatte til enhver tid vet hva som gjelder av bestemmelser. - Skolehelsetjenesten har utfordringer med kapasiteten, og den pågående gjennomgangen av arbeidsprosesser og organisering er nødvendig. I dette arbeidet bør det vurderes hvordan de kan få bedre balanse mellom det individuelt retta arbeidet og det forebyggende helsearbeidet i barne- og ungdomsmiljøet. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid - 4 9

10 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge På bakgrunn av dette anbefaler revisor rådmannen i Melhus kommune å: - Sikre kapasitet og arbeidsprosesser i skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom, for å gi nødvendig forebyggende tjenester innen psykisk helse. - Sørge for at tjenestene rettes inn for å treffe de som trenger psykisk helsebistand, f.eks. både jenter og gutter. - Sikre bedre utnytting av kompetansen innen psykisk helsearbeid i skolehelsetjenesten på tvers av skolene. - Sette kompetanseutvikling i system, gjennom en plan for kompetanseutvikling og bedre tilrettelegging og bruk av kvalitetssystem. Regelverket og føringene som vi har lagt til grunn for våre vurderinger er nærmere beskrevet i kapittel 2 og i kapittel 3.1, 4.1 og 5.1 (revisjonskriterier). Videre har vi beskrevet og vurdert tilstrekkeligheten av informasjonsgrunnlaget og dokumentasjonen som ligger til grunn i kapittel 2 (metode for datainnsamling og -analyse). Et utkast til rapport har vært på høring hos rådmannen. Høringssvaret fra rådmannen er lagt ved rapporten (vedlegg 1). I kapittel 6 har vi beskrevet og begrunnet hvordan vi har håndtert tilbakemeldingene i høringsuttalelsen. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

11 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Den kommunale helsetjenesten skolehelsetjeneste Skolehelsetjenesten i Melhus kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensning Problemstillinger Revisjonskriterier Metode for datainnsamling og -analyse Informasjon om og dialog med brukere og samhandling med andre tjenester Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Kompetanse i forebyggende psykisk helsearbeid Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Kapasitet Revisjonskriterier Data Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger Anbefalinger...34 Tabell Tabell 1. Skolehelsetjenestens kartlegginger og undersøkelser på de ulike trinnene...15 Figurer Figur 1. Svar på like indikatorer som er relatert til psykisk helse Figur 2. Årsverk i ulike stillinger/yrker i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Figur 3. Antall årsverk i ulike deltjenester i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

12 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

13 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1 Innledning Denne rapporten oppsummerer en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenestens forebyggende arbeid innen psykisk helse, og hvordan tjenesten følger opp dette arbeidet. 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Melhus kommune bestilte i sak 30/16 en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten. I saken ble det vist til Plan for forvaltningsrevisjon , der dette temaet er omtalt. Kontrollutvalget var spesielt opptatt av om skolehelsetjenesten driver tilfredsstillende forebyggende arbeid og oppfølging av psykisk helse blant barn og unge. Revisor la fram en prosjektplan for kontrollutvalget i sak 32/16, der kontrollutvalget sluttet seg til revisors forslag til innretting. 1.2 Den kommunale helsetjenesten skolehelsetjeneste Helsestasjon for barn, skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom er et lovpålagt helsetilbud, som kommunene skal tilby til alle barn og unge 0-20 år, og til gravide som går til svangerskapskontroll i tilknytning til helsestasjon. Tjenesten er hjemlet i Lov om helse- og omsorgstjenester (Helse- og sosialdepartementet, 2012) og tilhørende forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjeneste (Helse- og sosialdepartementet, 2003). Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal være en lett tilgjengelig og gratis tjeneste, med fokus på helsefremming, forebygging og tidlig intervensjon. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal jobbe på individ-, gruppe-, og systemnivå. Målet med helsestasjons- og skolehelsetjenestene er å: fremme psykisk og fysisk helse fremme gode sosiale og miljømessige forhold forebygge sykdommer og skader Vi kommer tilbake til hva som er skolehelsetjenestens pålagte oppgaver senere i rapporten. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

14 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 1.3 Skolehelsetjenesten i Melhus kommune Den administrative organiseringen i Melhus kommune omfatter 23 virksomheter og 4 stabsseksjoner. Familie og forebygging er en av virksomhetene, som bl.a. organiserer helsestasjon, helsestasjon for ungdom og skolehelsetjenesten. Andre tjenester ved familie og forebygging er psykisk helsetjeneste, barnevern, flyktningetjenesten og pedagogiskpsykologisk tjeneste. Det er ni helsesøstre som jobber i skolehelsetjenesten. De fordeler seg på 11 kommunale grunnskoler, 1 fylkeskommunal videregående skole og 1 privat videregående skole. I tillegg har de helsestasjon for ungdom, som også er et tilbud for elever ved de to folkehøyskolene i kommunen. Tall i KOSTRA er gjengitt i tabellene 1 og 2 i vedlegg 2. Melhus kommune skiller seg noe ut fra øvrige kommuner, ved prosentvis større økning i netto driftsutgifter til helsestasjon/skolehelsetjeneste enn de andre, sammenlignbare kommunene. Det kommer fram av tallene for netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjenester pr. innbygger 0-5 år og pr. innbygger 0 20 år. Revisjonen har ikke informasjon om hvorfor det har vært stor økning i driftsutgiftene. Videre skiller Melhus seg ut ved at de har et lavere antall timer åpent ved helsestasjon for ungdom. Det kommer fram gjennom antall timer åpningstid pr innbygger år. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

15 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapittelet orienterer vi om hvordan vi har lagt opp forvaltningsrevisjonen. 2.1 Avgrensning I kontrollutvalgets bestilling er det skolehelsetjenesten som er tema. Vi har derfor avgrenset mot helsestasjonstjenester for barn i førskolealder. Videre har vi blitt enig med kontrollutvalget om at det ikke er de rutinemessige undersøkelsene (veiing, måling, vaksiner osv.) som er sentralt for denne forvaltningsrevisjonen, men det forebyggende arbeidet og det tverrfaglige samarbeidet innen psykisk helse. 2.2 Problemstillinger Problemstillingen for denne forvaltningsrevisjonen har vært: Driver skolehelsetjenesten tilfredsstillende forebyggende psykososialt arbeid for barn og unge? Herunder har vi undersøkt: 1. Har skolehelsetjenesten nødvendig informasjon om og dialog med brukere, og med andre interne og eksterne tjenester innen psykisk helse for barn og unge? - Det som kommer fram gjennom ordinære undersøkelser/samtaler - Det som det enkelte barn og unge henvender seg til skolehelsetjenesten med - Har skolehelsetjenesten verktøy for å identifisere utfordringer i den psykiske helsen til det enkelte barn/unge - Samhandling med andre tjenester for barn og unge 2. Har skolehelsetjenesten tilfredsstillende kompetanse til å drive forebyggende psykososialt arbeid? - Har tjenesten selv/eller har tjenesten tilgang på nødvendig kompetanse innen psykisk helse? - Er arbeidsfordeling i skolehelsetjenesten hensiktsmessig, slik at de dekker den kompetansen de trenger i det daglige og på litt lenger sikt (tenker spesielt på psykisk helse) 3. Har skolehelsetjenesten tilfredsstillende kapasitet til å drive forebyggende psykososialt arbeid? - Hvordan organiseres tilstedeværelsen ved skolen? - Hvordan håndteres besøkene (liste, åpen dør) - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

16 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 2.3 Revisjonskriterier Til grunn for kriteriene i denne forvaltningsrevisjonen er følgende kilder: - Helse- og omsorgstjenesteloven (Helse- og sosialdepartementet, 2012) - Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjon og skolehelsetjenesten (Helse- og sosialdepartementet, 2003) - Veileder for helsestasjon og skolehelsetjeneste (Sosial- og helsedirektoratet, 2003) Disse vil bli konkretisert og utdypet i kapitlene 3.1, 4.1 og 5.1. I tillegg vil Nasjonal faglig retningslinje for helsefremmende og forebyggende arbeid ved disse tjenestene (Helsedirektoratet, 2017) ligge til grunn, for å vurdere hvorvidt skolehelsetjenesten (og helsestasjonen) er organisert og tilrettelagt for framtidige oppgaver. Retningslinjene for skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom er ikke publisert ennå. 2.4 Metode for datainnsamling og -analyse Dataene som ligger til grunn for forvaltningsrevisjonen er basert på intervju, med verifiserte referat, med: - Virksomhetsleder for familie og forebygging (gruppeintervju) - Enhetsleder for psykisk helse (gruppeintervju og individuelt intervju) - Fungerende enhetsleder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten (gruppeintervju og individuelt intervju) - 4 helsesøstre i skolehelsetjenesten - Rektor og/eller eventuelt andre nøkkelpersoner ved tre skoler: barneskole, ungdomsskole og videregående skole Vi har sendt spørsmål på e-post til elevrådsleder ved den videregående skolen og FAU-ledere ved barneskole og ungdomsskole. Vi har fått svar fra elevrådsleder og en FAU-leder. Intervjuene har gitt nærmere innsikt i ledelsen, ansatte og samarbeidspartneres organisering av oppgaver og erfaring med skolehelsetjenestens tjenester. E-postintervjuene har vært gjennomført for å ivareta brukerperspektivet. Vi har fått tilsendt en rekke nøkkeldokumentasjon fra helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Det er informasjon som gjelder oversikt over ansatte, ansattes kompetanse, ansattes skoletilknytning, verktøy for kartlegging av psykisk helse, årshjul m.m. I tillegg har vi benyttet data fra ssb.no/kostra og Helsedirektoratet. Det hefter noe usikkerhet ved de statistiske dataene.. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

17 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 3 Informasjon om og dialog med brukere og samhandling med andre tjenester 3.1 Revisjonskriterier Kommunen skal sørge for at personer som oppholder seg i kommunen tilbys nødvendige helse- og omsorgstjenester ( 3-1). For å oppfylle 3-1 skal kommunen tilby skolehelsetjeneste og helsestasjonstjeneste (Helse- og omsorgstjenesteloven)(helse- og sosialdepartementet, 2012)(Helse- og sosialdepartementet, 2012)(Helse- og sosialdepartementet, 2012)(Helse- og sosialdepartementet, 2012). Helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal ha rutiner for samarbeid med bl.a. fastlegene og andre kommunale tjenester ( 2-1 i Forskrift om helsestasjon- og skolehelsetjenesten). Skolehelsetjenesten skal bidra til å gi kommunens oversikt over helsetilstanden og de faktorer som kan virke inn på helsen til barn og ungdom, ( 2-2 i Forskrift til helsestasjon- og skolehelsetjenesten). Det er disse bestemmelsene vi har belyst i denne problemstillingen: - Skolehelsetjenesten skal bidra til kommunens oversikt over helsetilstanden og de faktorene som kan virke inn på dette; o ved å jobbe på individ-, gruppe-, og systemnivå, for å identifisere og følge opp barn og unges psykiske helse. - Skolehelsetjenesten skal samarbeide med andre tjenester for barn og unge Hva disse bestemmelsene konkret innebærer vil vi utdype etter hvert som vi utdyper skolehelsetjenestens praksis for dette i neste avsnitt. 3.2 Data Skolehelsetjenesten skal bidra til kommunens oversikt over helsetilstanden og de faktorene som kan virke inn på dette. Vi har fulgt opp dette ved å se på hvordan skolehelsetjenesten skaffer seg informasjon og systematiserer denne. Før vi presenterer data om hva skolehelsetjenesten gjør, er det naturlig å presentere et utfordringsbilde, slik det kommer fram i Ungdata-undersøkelsen: - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

18 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 1. Svar på like indikatorer som er relatert til psykisk helse. Elever på ungdomsskole og videregående skole i Melhus og landet Depressivt stemninsleie Plaget av ensomhet Fornøyd med utseendet Fornøyd med helsa Videregående skole Landet Ungdomsskole Landet Videregående skole Melhus Ungdomsskole Melhus Kilde: ungdata.no Ungdata.no er en landsomfattende undersøkelse blant ungdomsskoleelever og elever i videregående skole. Undersøkelsen ble sist gjennomført i Melhus i Noen av spørsmålene er relatert t psykisk helse. Vi ser at elevene i skolene i Melhus svarer mer positivt enn landsgjennomsnittet på alle spørsmålene. I oppstartsmøtet ga de som var tilstede uttrykk for at det er betydelige utfordringer innen psykisk helse blant barn og unge. De pekte på symptomer knyttet til: o Økt atferdsproblematikk, o Vondt i mage og hode, barn og unge som er lei seg, som kan være indikatorer på økte krav til stressmestring og forventninger o Utfordringer for barn i delte familier er også i ferd med å tre mer fram o Rus, psykiatri, vold og overgrep i barnas nære relasjoner (ikke nødvendigvis økt, men økt oppmerksomhet) Alle peker på sosiale medier, som kan se ut til å være en drivkraft til frustrasjoner og plager. Barn og unge ser ut til å føle på et sterkere forventningspress enn tidligere, forventninger om å være «vellykket» på mange områder i livet. Samtidig pekte informantene på tendensen til at normalitetsbegrepet innsnevres. Det som tidligere har blitt sett på som normal sykdom og normale stemningssvingninger er blitt mer sykeliggjort. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

19 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Et annet fenomen som nevnes, er det å bo i delte familier og nye familier. Det skilles mellom psykiske plager og psykiske lidelser. Det er det første som framstår som et økende problem, og som kjennetegnes av nedstemthet, bekymringer og depressivt stemningsleie Ordinære undersøkelser/samtaler Skolehelsetjenesten skal, gjennom bestemmelser i lov og forskrift, tilby undersøkelser og vaksiner til barn og unge, noe som skjer etter et eget program utover førskole- og skolealder. Dette er også viktige anledninger for å få informasjon om den psykiske helsen. Skolehelsetjenesten kan ofte identifisere mulige utfordringer knyttet til psykisk helse i forbindelse vaksinasjoner og måling og veiing. Skolehelsetjenestens kartlegging og identifisering av helsetilstanden til barn og unge kan illustreres i tabell 1. Det er satt av kryss for om de ulike undersøkelsene direkte eller indirekte tar opp psykisk helse. Informasjonen er hentet fra skolehelsetjenestens årshjul på ulike trinn (vedlegg 2). - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

20 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Tabell 1. Skolehelsetjenestens kartlegginger og undersøkelser på de ulike trinnene Trinn Type undersøkelse Psykisk helse Førskole Førskoleuke rebus X 1. trinn Bli kjent X 2. trinn Vaksiner (X) 3. trinn 5. trinn Foreldremøte, måling, veiing, trøbbel Undervisning i grupper, foreldremøte X X 6. trinn Vaksiner (X) 7. trinn Vaksiner (inkl. HPV), (X) 8. trinn 9. trinn Bli-kjent-runde, foreldremøte, helseopplysningsskjema, undervisning, måling, veiing Psykisk helse i skole Helseopplysning i klassene, Psykisk helse i skole X X Helseopplysning i klassene, 10. trinn Psykisk helse i skole Kilde: Helsestasjons- og skolehelsetjenesten: Årshjul for ulike trinn. X Kryss med klamme rundt er indirekte psykisk helserelatert. Som vi ser av tabellen er skolehelsetjenesten inne med konkrete program på nesten hvert eneste trinn. De har dessuten informasjonsrunde etter skolestart på alle trinn, også 4. trinn. Arbeidet med å bli kjent med barnet, og identifisere eventuelle utfordringer, starter med førskoleundersøkelsen. Det er en gruppeundersøkelse, som bl.a. er lagt opp med et rebusløp, der det er poster som inneholder spørsmål som vedrører barns helse. Gjennom dette rebusløpet kan de få avdekket f.eks. vold og overgrep. Der det er mistanke tas barna inn til samtaler, sammen med foreldre. Med nye retningslinjer for skolehelsetjenesten vil det bli innført en ny førskoleundersøkelse. Det er en individuell samtale. Det kan bli utfordrende å videreføre rebusløpet, tidsmessig, da begge deler vil være tidkrevende. I det nye forslaget skal både lege og helsesøster ha en samtale med barn og foreldre i skoletida. Samtalen retter seg mot barnet, som skal fortelle om seg selv, familie og venner. Så fortsetter de med samtale med bare foreldrene etterpå. Fungerende leder mener at den nye undersøkelsen er bedre enn - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

21 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge gruppeundersøkelsen, men at de også utfyller hverandre, og at det beste hadde vært om de kunne gjennomføre begge. I forbindelse med vaksineringen i 2. klasse kan det også bli avdekket utfordringer knyttet til psykisk helse. De ser på adferd, reaksjoner på vaksiner og telefoner fra foreldre, som kan være engstelser som kan være indikatorer på at det kan være utfordringer psykisk. Skolehelsetjenesten følger litt ekstra med i slike tilfeller, og tar ofte en ekstra kontakt med foreldrene (barnet). I 3. klasse er opplegget en film Trøbbel. Filmen handler om ulike trøbbel som kan være rundt et barn, som vold, overgrep, rus, psykiatri. Barnet skal på bakgrunn av filmen tegne «sitt trøbbel». Der kan det også avdekkes ting. Foreldrene får informasjon, men ikke om når det skal skje. Der det avdekkes noe, inviteres foreldrene til samtale. Skolehelsetjenesten tilbyr barn og unge å delta i spesielle grupper, som PIS-gruppe 1 og depresjonsmestringsgruppe (DU). Ifølge ansatte i skolehelsetjenesten og ved skolene, er det sider ved samlivsbrudd som barna og de unge bærer med seg. PIS-gruppene skal være støtte i slike tilfeller Samtaler på initiativ fra barn, unge og foreldre Skolehelsetjenesten skal være et lavterskeltilbud. De skal være tilgjengelige for barn og unge uten at de trenger bestille time. I mye av tiden som skolehelsetjenesten er tilstede på skolene, så er de tilgjengelige for elever som kommer «på døra» og vil snakke med helsesøster. De minste barna kommer gjerne sammen med en lærer, etter henvendelse fra foreldre. De helsesøstrene vi snakket med var alle opptatt av å være synlig blant personalet og elevene på skolen. De bærer et rosa navneskilt som synliggjør at de er helsesøster. Flere av de vi snakket med fortalte at de gjerne starter dagen på personalrommet på skolen, når lærere og annet personal kommer på jobb. På den måten blir personalet gjort oppmerksom på eventuelle saker, eller elever som kan ha behov for samtale med helsesøster. I intervjuene kom det fram at i småtrinnene, og til dels i mellomtrinnet, er det nokså lik fordeling av jenter og gutter som oppsøker helsesøster, men at dette endrer seg oppover i trinnene og i videregående skole. Da 1 Program for implementering av samtalegrupper for skilsmissebarn - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

22 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge er det nesten bare jenter som oppsøker skolehelsetjenesten. Det er en endring, ved at gutter i litt høyere grad oppsøker også tjenesten. I Ungdata.no framgår det at opplevelsen av depressive symptomer er langt større blant jenter enn gutter (landsbasis) Har skolehelsetjenesten verktøy for å identifisere utfordringer i den psykiske helsen til det enkelte barn/unge For å skaffe seg informasjon om det generelle bildet på den psykiske helsen i barne- og ungdomsbefolkningen, bruker ansatte i skolehelsetjenesten resultatene fra elevundersøkelsen og Ungdata. Skolehelsetjenesten bruker Visma HR Pro, som er et verktøy for å registrere antall konsultasjoner i kommunehelsetjenesten, og helsestasjons- og skolehelsetjenesten. De har brukt programmet i mange år, men det er nå de har satt av en ressurs til å følge opp programmet og veilede ansatte i bruken av det. Målet er å få mer presise oversikter. Programmet genererer statistikk og oversikter over type konsultasjoner; psykisk helse osv. Programmet er ikke optimalt, og det ligger flere kilder til feil i måten det rapporteres på. Det er f.eks. lagt opp slik at de må krysse av for grunn til konsultasjon med en gang, og det er ikke mulig å krysse av for flere typer henvendelser. Data fra dette programmet er viktig i forbindelse med planarbeidet rundt ny folkehelseplan, som er under utarbeiding Samhandling med andre tjenester for barn og unge Forskriften for helsestasjons- og skolehelsetjenesten legger føringer på helsestasjons- og skolehelsetjenesten når det gjelder samarbeid med andre kommunale tjenester. I merknadene til forskriften kommer det klart fram at miljøarbeid er en viktig oppgave for skolehelsetjenesten. For at skolens ansatte skal kunne bidra effektivt i denne sammenhengen er det av avgjørende betydning at det miljøretta arbeidet foregår ved skolene. Ansatte i skolehelsetjenesten deltar i forskjellige samarbeidsfora sammen med andre tjenester for barn og unge. De deltar fast i forebyggende team ved skolene, som har møter mer eller mindre fast hver måned. Forebyggende team består av representanter fra barnevern, PPT, psykisk helse, og helsesøster, sammen med representanter fra skole. I teamet tar man opp aktuelle saker, som kan berøre både enkeltelever eller mer generelt om skolemiljø. Det er rektor ved den aktuelle skolen som koordinerer og kaller inn til møtene. Etter initiativ fra tjenester ved Familie og forebygging, er forebyggende team i endring: Forslaget til endring innebærer: Ett team på hver skole, i alt 11 team - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

23 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Hvert forebyggende team ledes av en fra Familie og forebygging, og ikke rektor, som i dag (men bør ha skolefaglig kompetanse) Alle tjenester og skolen kan melde inn saker til tverrfaglig drøfting i teamet Funksjonssirkelen 2 benyttes som drøftingsmodell i forebyggende team Ett team for aldersgruppen 6 16 år (d.v.s. alle hjelpetjenestene, skolehelsetjenesten og skolene deltar i alle team psykisk helsetjeneste deltar også i barneskole, ikke bare ungdomsskole som i dag) Det er mye som det må bli enighet om før teamet kommer i gang med denne organiseringen, ifølge de vi intervjuet. Tverrfaglig team er en overbygning, der lederne for de ulike tjenestene deltar. Det innebærer at de har økonomisk mandat. Det er ofte behov for samordnet innsats siden mange av barna har sammensatte behov. 3.3 Revisors vurdering Innledningsvis, i kapittel 3.2, har vi presentert utfordringer i barne- og ungdomsbefolkningen, som gir utslag i økning i henvendelser til skolehelsetjenesten p.g.a. psykiske plager. Dette trenger ikke bare være en trend i Melhus, men en økende tendens i hele samfunnet. Det gjør ikke kravene til Melhus kommunes mindre; de må møte utfordringene for kommunens barn og unge på en god måte. Skolehelsetjenesten skal, gjennom bestemmelser i lov og forskrift, tilby informasjon, kartlegginger og vaksiner til barn og unge, noe som skjer etter et eget program utover førskoleog skolealder. Revisor mener at skolehelsetjenesten jobber systematisk å avdekke eventuelle psykiske plager og lidelser hos barn og unge gjennom hele skoleløpet. Revisor merker seg at skolehelsetjenesten vil gå over til ny, og etter deres vurdering bedre kartlegging av barn i førskolealder. De ansatte i skolehelsetjenesten mener det er en veldig bra kartlegging, men de er også litt bekymret for at noe går tapt hvis de slutter å bruke den de har nå (rebusløp). Revisor mener at det er viktig å ha oppmerksomhet på at overgangen ikke svekker kartleggingen av barna i denne alderen. Etter hva revisor kan se, er de ansatte i skolehelsetjenesten også oppmerksomme på signaler på psykiske plager når de gjennomfører de ordinære vaksinasjonene, målingene og veiingene. 2 Kartleggingsverktøy, utviklet innen rusomsorgen - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

24 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Skolehelsetjenesten skal være et lavterskeltilbud. De skal være tilgjengelige for barn og unge uten at de trenger å bestille time. Etter hva revisor kan se, legger skolehelsetjenesten mye vekt på å være et slikt lavterskeltilbud. Vi har inntrykk av at de ansatte forsøker å være synlige både blant elevene og personalet ved skolen. Mye av tiden de er tilstede ved skolen går med til individuelle samtaler, uten at revisor har data som kvantifiserer tilbud og behov. Revisor registrerer at det er langt flere jenter som oppsøker helsesøster, enn gutter, og at denne forskjellen øker med alderen. Det er viktig å være oppmerksom på gutters psykiske helse, og om deres terskel for å oppsøke helsesøster er høyere enn for jentene. Skolehelsetjenesten ivaretar oppgaven sin med å identifisere utfordringer i den psykiske helsen hos barn og unge. Skolehelsetjenesten har verktøy for å identifisere utfordringer i den psykiske helsen til det enkelte barn/unge. Skolehelsetjenesten har dessuten verktøy for å gi kommuneledelsen systematisk informasjon om den psykososiale helsen til barn og unge i kommunen. Likevel vil revisor påpeke at de har hatt svakheter i bruken. Skolehelsetjenesten ser ut til å ha tatt tak i dette, ved å definere en ressursperson på det på programmet. Forskriften for helsestasjons- og skolehelsetjenesten legger føringer på helsestasjons- og skolehelsetjenesten når det gjelder samarbeid med andre kommunale tjenester. Ansatte i skolehelsetjenesten deltar i en rekke tverrfaglige samarbeidsorgan, og vi vil spesielt trekke fram forebyggende team. Forebyggende team er under endring, med mål om at det skal fungere bedre som et team for hver skole, ikke bare et møteforum, slik det kan virke i dag. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

25 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4 Kompetanse i forebyggende psykisk helsearbeid I dette kapitlet går vi nærmere inn på kompetansen ved skolehelsetjenesten, i tillegg til om de har tilgang på nødvendig kompetanse i andre tjenester. Vi ser også på om kompetansen er hensiktsmessig organisert, og om de har tilstrekkelige system. 4.1 Revisjonskriterier For å løse tjenestene kommunen er forpliktet til i 3-1 i helse- og omsorgstjenesteloven, skal kommunen sørge for blant annet disse deltjenestene: allmennlegetjeneste, herunder fastlegeordning, helsesøstertjeneste, jordmortjeneste og fysioterapitjeneste. I Veileder til helsestasjon og skolehelsetjeneste utdypes kompetansekravene, og her framgår bl.a.: Grunnbemanning i det forebyggende og helsefremmende arbeid for barn og unge 0-20 år må være helsesøster, lege, jordmor og fysioterapeut. Forskriften påpeker at det skal være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom personell knyttet til helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Veilederen sier videre at helsesøster, som er en videreutdanning i helsefremmende og forebyggende arbeid for barn og unge, vil ha en sentral rolle i helsestasjon og skolehelsetjenesten. Helsesøster vil være den som alle brukerne møter, og som trekker inn kompetansegrupper i helsestasjonen og skolehelsetjenesten. Det står videre i veilederen at helsefremmende og forebyggende arbeid forutsetter stor grad av tverrfaglighet både når det gjelder utdanningsbakgrunn og praktisk erfaring. I regjeringens strategiplan for barn og unges psykiske helse fremheves rekruttering av personell med kompetanse på psykisk helse som et tiltak for å tilpasse tjenesten til dagens behov. Videre står det at ansatte må gis mulighet til å utvikle sin kompetanse på ulike aldersgrupper og fagområder innen forebyggingsfeltet slik at kommunen samlet sett har nødvendig kompetanse til å yte god kvalitativ tjeneste til hele aldersgruppen 0 20 år. I denne problemstillingen vil vi følge opp dette: - Skolehelsetjenesten skal selv ha nødvendig kompetanse, utfra dagens behov for kompetanse inn psykisk helsearbeid - Skolehelsetjenesten skal tilgang på nødvendig (tverrfaglig) kompetanse utfra dagens behov - Ansatte i skolehelsetjenesten må ha mulighet til å utvikle sin kompetanse på alle aldersgrupper og fagområder innen forebyggingsfeltet - Ansatte i skolehelsetjenesten skal ha tilgang på styrende dokumenter (internkontrollsystem) - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

26 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 4.2 Data I dette kapitlet presenterer vi data fra intervju med ledelse og ansatte i skolehelsetjenesten, psykisk helsetjeneste og skolene Skolehelsetjenesten skal selv ha nødvendig kompetanse, utfra dagens behov Grunnkompetansen til alle ansatte i skolehelsetjenesten er sykepleierutdanning (Bachelor) og videreutdanning som helsesøster (60 studiepoeng). Utdanningen som helsesøster er en utdanning i folkehelse, samt i å kartlegge, planlegge, iverksette og evaluere helsefremmende og sykdomsforebyggende tiltak. Arbeidet er for og i samarbeid med barn, ungdom og deres foreldre, andre kommunale tjenester, helseforetak og frivillige organisasjoner 3. Nedenfor viser vi en figur som framstiller tall for ulike stillingsårsverk/yrkesårsverk i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. 3 NTNU.no - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

27 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 2. Årsverk i ulike stillinger/yrker i helsestasjons- og skolehelsetjenesten 4. Melhus og sammenlignbare kommuner Adm.årsverk/ledere,60,60 1,00 0,00,40 Hjelpepersonell,50,30 0,00 0,00 1,40 Annet fagpersonell 0,00 0,00 0,00,10 1,90 Psykolog/spesialist i psykisk helse/psykiatrisk sykepleier 0,00,20 1,00 0,00 0,00 Helsesøstre 2,60 5,34 5,20 7,00 9,65 Jordmødre,70,70 1,80 1,00,40 Fysioterapauter,28,50 0,00 0,00,20 Lege,35,29,37 0,00,30,00 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 12,00 Skaun Orkdal Melhus Malvik Klæbu Kilde: Helsedirektoratet Vi ser at Melhus har høyest antall helsesøsterårsverk. Melhus og Orkdal er de eneste kommunene med psykolog-/psykiatriressurs i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. I den perioden denne forvaltningsrevisjonen har pågått har det vært 8 5 ansatte i ulike stillingsstørrelser i skolehelsetjenesten, inklusive vikarer. Revisor har fått tilsendt oversikt over kompetansen, utover helsesøsterutdanningen, til de ansatte i skolehelsetjenesten i Melhus kommune. I oversikten nedenfor viser vi hvilken kompetanse som finnes der, og som er direkte, eller indirekte relatert til psykisk helsearbeid. Psykisk helsearbeid o 2 ansatte har videreutdanning 4 Stillingene kan høre til andre tjenester, men har funksjon inn mot helsestasjons- og skolehelsetjenesten. 5 Korrigert opplysning i høringsuttalelse se kapittel - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

28 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kommunikasjon med barn/unge og foreldre i vanskelige livssituasjoner o 1 ansatt har videreutdanning Kognitiv terapi o 1 ansatt har videreutdanning Familieterapi o 1 har videreutdanning (i intervju kom det fram at det er to som har videreutdanning i familieterapi). Sexologi o 1 har videreutdanning Overvekt hos barn og unge o 1 har videreutdanning På listen vi har fått oversendt er det fire av helsesøstrene som har videreutdanning relatert til psykisk helse, to av disse har flere videreutdanninger. På oversikten vi har fått oversendt går det også fram en rekke kurs som er relevante for arbeid med psykisk helse: Primærhelsetjenestens møte med seksuelle overgrep, Psykisk og sosial omsorg ved ulykker og katastrofer, Empatisk kommunikasjon, depresjonsmestringskurs (DUkurs) for ungdom, Barn og ungdom som pårørende, PIS-gruppe (samtalegrupper for barn i delte familier), Førstehjelp i selvmordsfare, Empatisk kommunikasjon. Fire helsesøstre har etterutdanningskurs innen psykisk helse, slik det framgår av oversikten. Fungerende leder ved helsestasjons- og skolehelsetjenesten gir uttrykk for at kompetansen er god ved skolehelsetjenesten. De ansatte har i varierende grad erfaring, og noen av de ansatte har nylig avsluttet utdanningen og har således kort tid i praksis. Leder understreker at kompetansen på ingen måte er mangelfull. Hun mener likevel at kompetansen ikke utnyttes fullt ut. De har to familieterapeuter som kunne vært brukt bedre, enten direkte som foreldreveiledere, eller som veiledere overfor de andre helsesøstrene. Skolehelsetjenesten er også i ferd med å opparbeide seg kompetanse i sexologi. Også den kompetansen må utnyttes best mulig. De ansatte vi intervjuet syntes også at kompetansen ved skolehelsetjenesten var god. De ga samtidig uttrykk for at det er lett å få kompetanseheving dersom de ønsker og ser behov for det. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

29 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Ifølge fungerende leder kan de stå overfor en situasjon der det kan bli vanskeligere å rekruttere helsesøstre. De merker det først og fremst ved at det er færre søkere på stillinger. Likevel har de rekruttert god kompetanse i de stillingene de har lyst ut hittil. Selv om kompetansen er tilfredsstillende, måtte fungerende leder medgi at kompetansearbeidet ikke er satt godt nok i system. De har ikke en ny og oppdatert kompetanseplan. Dette har de satt i gang et arbeid på, og en ansatt jobber for tiden med en plan for hvordan skolehelsetjenesten kan organisere kompetansen og arbeidet sitt på best mulig måte. I det siste har helsestasjons- og skolehelsetjenesten rendyrket hovedtjenestene sine. De ansatte i skolehelsetjenesten jobber bare i skolehelsetjenesten. Dette har resultert i bedre utnytting av kompetansen, noe samarbeidspartnere i skolene og i psykisk helsetjenesten bekrefter. Likevel er det en utfordring at de ansatte i skolehelsetjenesten stort sett jobber alene ute i skolene, og har lite kontakt med hverandre utenom de faste møtene i familie og forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjenesten og bare skolehelsetjenesten. Det er forholdsvis nytt at de ansatte i skolehelsetjenesten har møter alene Skolehelsetjenesten skal tilgang på nødvendig (tverrfaglig) kompetanse utfra dagens behov Helsestasjons- og skolehelsetjenesten er organisert som en av flere tjenester under virksomhet for familie og forebygging. Virksomheten omfatter barnevern, PP-tjeneste, helsesøstertjeneste, familiesenter, psykisk helsetjeneste, rus- og tiltakstjeneste og NAV(kommune). Dette er viktige tjenester for skolehelsetjenesten å samarbeide med rundt psykisk helse. Disse tjenestene deltar sammen med skolehelsetjenesten i flere samarbeidsfora; først og fremst, forebyggende team, tverrfaglig team (ledere) og ansvarsgrupper. De ovennevnte tjenestene er i større eller mindre grad representert i ulike team, sammen med helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Dette er viktige samarbeidsorgan for utveksling og bruk av hverandres kompetanse. Skolehelsetjenesten har mye toveis samarbeid med tjenestene ved familie og forebygging, og særlig psykisk helsetjeneste når det gjelder psykisk helse. Skolehelsetjenesten får veiledning fra psykologer og psykiatrisk sykepleiere. Flere av de vi intervjuet ga uttrykk for at Melhus er en fin kommune når det gjelder å dra veksler på kompetanse som skolehelsetjenesten ikke har selv. Samtidig som kommunen er så stor at - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

30 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge den har mye kompetanse på psykisk helse, så er den såpass liten og oversiktlig at det er lett å vite hvor kompetansen finnes. Ifølge de vi snakket med mangler kommunen likevel kompetanse på nyere lidelser som ME, skolevegring og mobberelatert fravær, som det er et økt behov for Internkontroll Melhus kommune bruker Extend Quality System (EQS), som er en helhetlig løsning for kvalitets- og virksomhetsstyring. Det er et kvalitetssystem hvor lov/regelverk, delegasjoner, maler, rutiner og prosedyrer skal finnes. Her skal også ulikt planverk være tilgjengelig, inklusive kompetanseutviklingsplan. Dessuten skal avvikssystemet være bygget inn her. Fungerende leder sier at skolehelsetjenesten mangler en del rutinebeskrivelser og prosedyrer i systemet EQS. Dette bekreftes av enkelte ansatte, som sier at internkontrollen har vært noe svak, og at det har manglet prosedyrer for en del arbeidsoppgaver. 4.3 Revisors vurdering Skolehelsetjenesten skal selv ha nødvendig kompetanse utfra dagens behov. Revisor har ikke informasjon om skolehelsetjenesten har nok kompetanse for å møte de behovene som til enhver tid oppstår. Etter revisors vurdering tilstreber skolehelsetjenesten å ha kompetanse på de feltene som representerer psykisk helse blant barn og unge. Vi har f.eks. sett at Melhus kommune har bedre tilgang på psykolog/psykiatrisk kompetanse i helsestasjons- og skolehelsetjenesten, enn de andre kommunene. Revisor registrerer at ansatte får tilslutning til å delta i kompetanseutviklende tiltak dersom de ønsker det. Revisor vil trekke fram at, selv om de ansatte ser ut til å ha tilgang på kompetanseutviklende tiltak, så har tjenesten forbedringspotensial på å sette kompetanseutviklingen i system. Det er et arbeid på gang med å utarbeide en kompetanseutviklingsplan. Skoletjenesten har, slik revisor ser det, utfordringer når det gjelder å nyttiggjøre seg av kompetansen. Det er flere som gir tilbakemelding om at de ikke får brukt kompetansen som ansatte innehar optimalt, utover helsesøsterutdanningen. Det gjelder foreldreveiledning, og den kompetansen som familieterapeutene har. Annen kompetanse, som depresjonsmestring og PIS-kompetansen ser ut til å bli utnyttet godt. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

31 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Etter revisors vurdering har helsestasjons- og skolehelsetjenesten gjort riktige grep når de har definert de to tjenesteområdene tydeligere, og fordelt de ansatte. Dette synes ikke å være i strid med intensjonen om at skolehelsetjenesten skal være en integrert del av helsestasjonsvirksomheten. Vi var i kapittel 3 inne på skolehelsetjenestens samarbeid med andre tjenester for barn og unge. Etter revisors vurdering drar skolehelsetjenesten veksler på kompetansen i de andre tjenestene for barn og unge, og spesielt har skolehelsetjenesten nytte av kompetansen ved psykisk helsetjeneste. I helsestasjon for ungdom er, i tillegg til psykisk helsetjeneste, helsestasjonslegen, fysioterapeut og ungdomsteamet tilgjengelig for de unge, noe som styrker tilgjengeligheten på kompetanse som helsesøster ikke har. Kvalitetssystemet og internkontrollen kan bli bedre, ved at prosedyrer og andre bestemmelser blir gjort lett tilgjengelig for alle ansatte. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

32 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 5 Kapasitet I dette kapitlet ser vi på skolehelsetjenestens kapasitet. 5.1 Revisjonskriterier Helsestasjons- og skolehelsetjenestens tilbud til barn og ungdom 0-20 år skal omfatte: - helseundersøkelser og rådgivning med oppfølging/henvisning ved behov - forebyggende psykososialt arbeid - opplysningsvirksomhet og veiledning individuelt og i grupper - samarbeid med skole om tiltak som fremmer godt psykososialt og fysisk lærings- og arbeidsmiljø for elever - bistand og undervisning i gruppe/klasse/foreldremøter i den utstrekning skolen ønsker det - samarbeid om habilitering av barn og ungdom med spesielle behov, herunder kronisk syke og funksjonshemmede - informasjon om og tilbud om Barnevaksinasjonsprogrammet I veilederen understrekes det at skolehelsetjenesten skal være et lavterskeltilbud, og at tilgjengelighet er viktig. Barn og unge skal slippe å avtale time på forhånd for å komme i kontakt med skolehelsetjenesten. I denne problemstillingen har vi vurdert skolehelsetjenestens praksis ut fra at den skal: - Organisere sine tjenester til å ha kapasitet på områdene ovenfor 5.2 Data Nedenfor presenterer vi en figur som framstiller antall årsverk fordelt på ulike deltjenester i helsestasjons- og skolehelsetjenesten i Melhus og sammenlignbare kommuner i Sør- Trøndelag. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

33 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Figur 3. Antall årsverk i ulike deltjenester i helsestasjons- og skolehelsetjenesten 6. Melhus og sammenlignbare kommuner. Total 4,00 6,20 7,77 10,69 16,02 Helsestasjon for ungdom,18,30,27,20 0,00 Skolehelsetjenesten videregående skole 0,00,80,85,20 0,00 Skolehelsetjenesten ungdomsskole 1,00 1,60 1,25,60,40 Skolehelsetjenesten barneskole 2,50 2,60 3,30 1,30,75 Helsestasjon 0-5 år 3,29 4,59 2,90 2,45 8,55 Barsel- og svangerskapsomsorg,80,80 1,80 1,00,40,00 2,00 4,00 6,00 8,00 10,00 12,00 14,00 16,00 18,00 20,00 Skaun Orkdal Melhus Malvik Klæbu Kilde: Helsedirektoratet Vi ser at Melhus har flest antall årsverk som er tilgjengelig for tjenester innen helsestasjonsog skolehelsetjeneste. I denne oversikten har Melhus kommune 5,4 årsverk tilgjengelig for skolehelsetjeneste. I tillegg har de 0,27 årsverk tilgjengelig i helsestasjon for ungdom. Orkdal, som er en mindre kommune i antall innbyggere, har 5 årsverk tilgjengelig i skolehelsetjenesten, og 0,30 årsverk i helsestasjon for ungdom. Melhus har flere årsverk knyttet til barsel- og svangerskapsomsorg og helsestasjon 0-5 år. I vedlegg 2 legger vi fram noen nøkkeltall for helsestasjons- og skolehelsetjenesten, som er hentet fra KOSTRA. 6 Årsverkene kan ha ansettelsesforholdet i andre tjenester i kommunen, enn helsestasjons- og skolehelsetjenesten, men har oppgaver rettet mot tjenestene innen helsestasjon og skolehelsetjenesten. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

34 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Det første vi presenterer er utgifter som kommunene har til helsestasjons- og skolehelsetjeneste. Vi ser at Melhus, i likhet med Malvik og Orkdal, bruker omtrent ¾ av de totale netto driftsutgiftene pr. innbygger til helsestasjons- og skolehelsetjeneste for aldersgruppen 0-5 år. For Klæbu og Skaun er andelen som går til aldersgruppen 0-5 noe lavere. Videre ser vi at andelen barn som har fullført helseundersøkelse innen utgangen av 1. skoletrinn har gått ned i årene , fra 90 % - om lag 75 %. Andelen som har fullført slik undersøkelse har vært på et lavere nivå i Melhus, disse årene, enn i de andre sammenlignbare kommunene. Det er ikke publisert tall for åpningstider ved helsestasjonen for ungdom for I en epost fra SSB 7 ble det gitt tilbakemelding om at de har sluttet med å publisere tall for helsestasjon for ungdom, fordi tallene har hatt store feilkilder. I årene hadde Melhus 2 timer åpningstid pr. uke, det samme som Skaun og Malvik. For Melhus utgjør det et lavere timetall pr. ungdom år, enn for de andre kommunene. I oppstartsmøtet ga de tilbakemelding om at Melhus kommune ligger litt under normtallene for landet når det gjelder ressurs til helsesøster pr. elev. Kommunen har fått øremerkede midler fra helsedirektoratet etter regjeringens bevilgninger fra Disse gis kun for ett år i gangen. På de små skolene er helsesøster tilstede 1 gang pr uke, tilsvarende ca. 20% stilling. På større skoler er det satt inn 50% stilling. Hver helsesøster dekker flere skoler, og er tilstede fra 1 2,5 dag på hver skole, avhengig av skolestørrelse. De har faste dager på skolene. Alle som revisor intervjuet ga uttrykk for at helsesøsters tid til å være tilgjengelig for barn og unge, samtidig som hun skal være tilgjengelig for skolens ledelse og personal, og elevgruppen som helhet, ser ut til å være veldig knapp. Dette var tilbakemeldinger fra ansatte i skolehelsetjenesten selv, og fra skoleledelsen og andre samarbeidspartnere. I tillegg til skolehelsetjenestens eget årshjul, inngår helsesøster i skolenes årshjul. Selv om det skulle gi bedre forutsigbarhet, opplever både de ansatte i skolehelsetjenesten og ansatte ved skolene, at skolehelsetjenesten ikke får gjort nok forebyggende arbeid. Det er mye «brannslukking», slik det blir sagt av enkelte. Helsesøstrene er opptatt av å ha «åpen dør», og 7 Statistisk sentralbyrå - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

35 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge være lett tilgjengelig for elevene. Det skjer på litt forskjellige måter. Enkelte har en plakat med tidspunkt på små lapper som elevene kan trekke et tidspunkt fra. Da vet helsesøster at det kommer en elev til det tidspunktet. Dersom det oppstår et møte for helsesøster, trekker hun selv et tidspunkt. Andre helsesøstre foretrekker at elevene sender melding på SMS eller e- post. De vi intervjuet ga uttrykk for at pågangen fra elever i hovedsak gjelder samtaler som er relatert til psykisk uhelse. De minste elevene (1. ca. 5. trinn) kommer som regel som følge av dialog mellom lærer og hjem, og de kommer som oftest i følge med en lærer. I Forskriften for helsestasjons- og helsestasjonstjeneste heter det at miljøarbeidet ved skolen er en viktig tverrfaglig oppgave, og for at skolehelsetjenesten skal kunne bidra effektivt i denne sammenheng, er det avgjørende at skolehelsetjenestens bidrag i det miljørettede arbeidet foregår ved skolen. Det individrettede arbeidet kan imidlertid foregå på en helsestasjon utenfor skolen, dersom en slik ordning etter en konkret vurdering ivaretar tilgjengeligheten for elevene. De ansatte ved skolehelsetjenesten tilbringer tiden sin i all hovedsak på skolene. Både det forebyggende arbeidet, sammen med skolens ansatte og hjelpetjenester, forgår i all hovedsak på skolene. Melhus kommune har helsestasjon for ungdom, som har åpent et par timer i uka. Mange ungdommer går også dit (gjerne de samme som kommer til helsesøster på skolen). Helsestasjon for ungdom er spesielt viktig for de ungdommene som går på folkehøyskole i kommunen. Flere av de vi intervjuet så et behov for at skolehelsetjenesten organiserer arbeidet sitt på andre måter. En av de ansatte jobber med et prosjekt på nettopp dette. Målet er å dreie arbeidet fra brannslukning og bruk av mye tid på det som ble anslått til å være 20 % av elevene, til å jobbe med hele gruppen. Både fra skoleledere og ansatte i skolehelsetjenestens side ble det uttrykt at det er en del gjengangere som kommer til helsesøster for å prate. Det er en utfordring at de ikke får disse elevene videre i systemet. Grunnen er at det er lange ventelister hos psykisk helsetjeneste, som både er en tjeneste de kan henvise til og en lavterskeltjeneste. Vi har tidligere sett at skolehelsetjenesten ikke får utnyttet kompetansen sin godt nok, blant annet fordi de jobber så isolert ved hver skole. 5.3 Revisors vurdering Melhus, som den største av kommunene vi har sammenlignet, har flest årsverk totalt, i helsestasjons- og skolehelsetjeneste. Det kan se ut til at kommunen har en fordeling av årsverk, som betyr relativt færre årsverk i skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom, enn Orkdal kommune. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

36 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Nøkkeltall viser at Melhus ligger nokså likt, men litt lavere enn sammenlignbare kommuner når det gjelder utgifter til helsestasjons- og skolehelsetjeneste til innbyggere mellom 0 20 år. Omlag ¾ av utgiftene pr. innbygger 0-20 år går til barn mellom 0-5 år. Det er ikke så forskjellig fra Malvik og Orkdal. Etter revisors vurdering peker ikke Melhus seg spesielt ut, verken med lavere eller høyere tall enn de andre kommunene. Det kommer veldig klart fram av intervjuinformasjonen, både fra ansatte i skolehelsetjenestens side, skoleledelse og brukerrepresentanter, at det er stort press på skolehelsetjenestens tid. Skolehelsetjenesten skal både drive forbyggende arbeid i skolemiljøet og drive individuelt helsearbeid, på lavterskelnivå. Etter det revisor kan se, er det en tidsknapphet, der det kan se ut til at de individuelle konsultasjonene tar tid, på bekostning av det forebyggende miljøarbeidet. Vi har ikke nok informasjonsgrunnlag for å si om det går med mer tid på individuelle henvendelser enn hva det er behov for. Ved helsestasjons- og skolehelsetjenesten er det satt igang en gjennomgang av organisering og arbeidsprosesser. Foreløpig har det resultert i at ansatte har blitt tydelig fordelt på helsestasjonsvirksomhet (0-5) og skolehelsetjeneste. Etter revisors vurdering vil det i denne gjennomgangen være nødvendig å se på tiden som brukes på det individuelle arbeidet og arbeidet som er rettet mot større grupper og elevmiljøet, for å få en bedre balanse på disse oppgavene. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

37 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 6 Høring Et utkast til rapport har vært på høring hos rådmannen i perioden Vi har fått høringssvar i et brev datert (vedlegg 1). Rådmannen påpeker to faktafeil som vi har korrigert i den endelige versjonen. I den foreløpige versjonen av rapporten ble det i kapittel 4.2.1, andre avsnitt etter figur 2, oppgitt at tallet på ansatte i skolehelsetjenesten i perioden som revisjonen har funnet sted har vært 9. Det var basert på en oversikt som vi fikk oversendt fra helsestasjons- og skolehelsetjenesten. I høringssvaret ble det opplyst at tallet har vært 8. Revisor har tatt denne opplysningen til følge, og korrigert til 8. Endringen medfører ikke korrigeringer i vurderinger eller konklusjon. Den andre faktafeilen som rådmannen ønsker å få korrigert er i sjette avsnitt etter figur 3, i kapittel 5.2, der det i den foreløpige rapporten står: Samtidig har kommunen fått prosjektmidler fra fylkesmannen og anser at man er rimelig godt skodd. Opplysningen er hentet fra verifisert referat, men revisor tar til etterretning rådmannens påpekning om at dette er feil, og har i tråd med rådmannens forslag endret til: Kommunen har fått øremerkede midler fra helsedirektoratet etter regjeringens bevilgninger fra Disse gis kun for ett år i gangen. Det er ikke gjort endringer i vurderinger eller konklusjon som følge av denne korrigeringen. Rådmannen har også påpekt sammenligningen med omkringliggende kommuner, og savner at de også blir sammenlignet med nasjonale normtall for skolehelsetjenesten. Revisor merker seg denne påpekningen, men har ikke tilført ytterligere informasjon enn det som også stod i høringsutkastet: Melhus kommune ligger under normtallene, noe som kommer fram i sjette avsnitt etter figur 3 i kapittel 5.2 (intervjuinformasjon). Når det gjelder kommunene vi sammenligner med, så kommer det også fram i rapporten at Melhus er den største av disse. Vi har tatt utgangspunkt i KOSTRA, og KOSTRA-gruppe 7, hvor alle disse kommunene inngår. Rådmannens høringsuttalelse består for øvrig av utdyping av utfordringer, som ikke kommer i konflikt med revisors dokumentasjon og vurderinger. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

38 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge 7 Konklusjoner og anbefalinger Kontrollutvalget i Melhus kommune bestilte i sak 30/16 en forvaltningsrevisjon av skolehelsetjenesten. Kontrollutvalget var spesielt opptatt av om skolehelsetjenesten driver tilfredsstillende forebyggende arbeid og oppfølging av psykisk helse. Revisor har fulgt opp kontrollutvalgets bestilling ved å belyse og vurdere hovedproblemstillingen: Driver skolehelsetjenesten tilfredsstillende forebyggende psykososialt arbeid for barn og unge? Generelt viser denne forvaltningsrevisjonen at skolehelsetjenesten gjør en stor innsats når det gjelder arbeid rettet mot psykisk helse for barn, unge og deres familier. Den viser likevel at skolehelsetjenesten har utfordringer med å balansere ressursbruken på å være tilgjengelig for individuell oppfølging og å drive forebyggende psykososialt arbeid rettet mot større grupper. Skolehelsetjenesten jobber systematisk med å identifisere og ha oversikt over den psykiske helsetilstanden blant barn og unge i Melhus kommune. De har tilgang på, og bruker anerkjente verktøy for å kartlegge og følge opp barn og unges psykiske helse. Revisor har merket seg at det en skjevhet i hvem som oppsøker skolehelsetjenestens lavterskeltilbud, og at jenter i langt større grad enn gutter søker hjelp hos helsesøster. Det kan være uheldig dersom skolehelsetjenesten ikke fanger opp utfordringer i den psykiske helsen hos gutter. Forebyggende team er et av de viktigste samarbeidsforaene som skolehelsetjenesten deltar i, sammen med andre tjenester. Revisor mener at gjennomgangen av teamet er viktig, og at det vil kunne styrke det forebyggende arbeidet, også med tanke på psykisk helse. De ansatte i skolehelsetjenesten har tilsammen bred og viktig kompetanse for å kunne møte barn og unges utfordringer når det gjelder psykisk helse. Skolehelsetjenesten har også tilgang på kompetanse utenfor, i de andre tjenestene innenfor virksomhet for familie og forebygging. Vi vil her spesielt trekke fram kompetansen som finnes ved psykisk helsetjeneste. Denne kompetansen er også noen ganger direkte tilgjengelig for ungdommer som benytter seg av helsestasjon for ungdom. Vår undersøkelse har vist at det er et potensiale i å utnytte kompetansen, som de ulike ansatte har tilegnet seg, på tvers av skolehelsetjenesten og skolene. - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

39 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Skolehelsetjenesten har ikke satt kompetanseutviklingsarbeidet tilstrekkelig i system, og det er dessuten svakheter i internkontrollsystemet. Prosedyrer og regelverk bør være synlig og lett tilgjengelig, slik at ansatte til enhver tid vet hva som gjelder av bestemmelser. Vi har tidligere vært inne på at skolehelsetjenesten har utfordringer med kapasiteten. Helsestasjons- og skolehelsetjenesten gjennomgår arbeidsprosesser og organiseringen av disse. Revisor mener at det er fornuftig, og at de bør se på hvordan de kan få bedre balanse mellom det individuelt retta arbeidet og det forebyggende helsearbeidet i barne- og ungdomsmiljøet. 7.1 Anbefalinger Vi anbefaler rådmannen i Melhus kommune å: - Sikre kapasitet og arbeidsprosesser i skolehelsetjenesten og helsestasjon for ungdom, for å gi nødvendig forebyggende tjenester innen psykisk helse - Sørge for at tjenestene rettes inn for å treffe de som trenger psykisk helsebistand, f.eks. både jenter og gutter - Sikre bedre utnytting av kompetansen innen psykisk helsearbeid i skolehelsetjenesten på tvers av skolene - Sette kompetanseutvikling i system, gjennom en plan for kompetanseutvikling og bedre tilrettelegging og bruk av kvalitetssystem - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

40 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Kilder Helse- og sosialdepartementet. (2003). Forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjeneste. Retrieved from Helse- og sosialdepartementet. (2012). Helse- og omsorgstjenesteloven. Retrieved from Helsedirektoratet. (2017). Nasjonal faglig retningslinje for det helsefremmende og forebyggende arbeidet i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom. Retrieved from Sosial- og helsedirektoratet. (2003). Kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Veileder. Retrieved from og skolehelsetjeneste/kommunens-helsefremmende-og-forebyggende-arbeid-ihelsestasjons-og-skolehelsetjenesten.pdf - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

41 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 1 - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid 41 36

42 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

43 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 2 - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

44 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

45 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

46 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Vedlegg 3 Tabell 1: Nøkkeltall for helsestasjons- og skolehelsetjenester Melhus Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-5 å Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-20 Andel barn som har fullført helseundersøkelse innen utgangen av 1. skoletrinn Åpningstid ved helsestasjon for ungdom. Sum timer per uke Åpningstid ved helsestasjon for ungdom per 1000 innbyggere år Orkdal Skaun Malvik ,1 1,1 1,1 2,6 2,6 2,6 2,8 2,7 2,6 1,3 1,2 1,3 KOSTRA-gruppe 7: Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-5 år: 2014: : : Netto driftsutg til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetj. pr. innb 0-20: 2014: : : Helse- og sosialdepartementet. (2003). Forskrift om helsestasjons- og skolehelsetjeneste. Retrieved from Helse- og sosialdepartementet. (2012). Helse- og omsorgstjenesteloven. Retrieved from Helsedirektoratet. (2017). Nasjonal faglig retningslinje for det helsefremmende og forebyggende arbeidet i helsestasjon, skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom. Retrieved from - Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

47 Revisjonsrapport fra Revisjon Midt-Norge Sosial- og helsedirektoratet. (2003). Kommunenes helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Veileder. Retrieved from og skolehelsetjeneste/kommunens-helsefremmende-og-forebyggende-arbeid-i-helsestasjons-ogskolehelsetjenesten.pdf Skolehelsetjenesten forebyggende psykososialt arbeid

48 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

49 Orientering til kontrollutvalget vedr. kraftfond og næringsfond Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/176-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Forespørsel om informasjon om næringsfond og kraftfond Vedtekter, Melhus kommunes næringsfond Retningslinjer næringsstøtte Vedtekter for bruk og forvaltning av kraftfondet Årsmelding Melhus kraft- og næringsfond 2014 og 2015 Årsmelding, kraftfond og næringsfond 2013 Årsmelding, kraftfond og næringsfond 2012 Saksutredning I e-post av (vedlegg) til Melhus kommune så ba kontrollutvalgets sekretariat, på vegne av kontrollutvalget, om informasjon om Melhus kommunes næringsfond og kraftfond. Kontrollutvalget ba spesielt om gjeldende retningslinjer og aktuell informasjon om rutiner for bruk og styring av fondene, samt årsrapporter for bruk av fondene. Utvalget ønsker på denne måten å få informasjon om krav til søker/søknad, klageadgang, krav til rapportering og dokumentasjon. Signy Ryther Overbye, rådgiver Utviklingsseksjonen, vil gi en orientering om rutiner og bruk av fondene, samt orientere om endringer i rutinene, og hva det fortsatt er behov for å forbedre. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 49

50 Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 17. februar :30 Til: 'Morten Bostad' <Morten.Bostad@melhus.kommune.no> Kopi: 'Aud Herbjørg Kvalvik' <Aud.Herbjorg.Kvalvik@innovasjonnorge.no> Emne: Kontrollutvalget! Viktighet: Høy Hei Kontrollutvalget ønsker informasjon om Melhus kommunes næringsfond og kraftfond. De ønsker gjeldende retningslinjer og aktuell informasjon om rutiner for bruk og styring av fondene. Utvalget ønsker å få innsikt i krav til søker/søknad, klageadgang, krav til rapportering og dokumentasjon, samt årsrapporter for 5 siste års bruk av fondene (hvis mulig). Informasjonen kan sendes til eva.bekkavik@konsek.no Mvh Eva J. Bekkavik Rådgiver KonSek Midt-Norge IKS Telefon:

51 51

52 52

53 Tekst fra nettsiden, Melhus kommune Næringsstøtte Melhus kommune disponerer et næringsfond og et kraftfond. Fondsmidlene skal benyttes til næringstiltak i Melhus kommune, eller kommunale tiltak som tar sikte på å fremme utviklingen av næringslivet i kommunen. Støtten kan kun gis som tilskudd, og prosjekter som bidrar til å øke sysselsettingen for kvinner og ungdom bør prioriteres. Samlet finansiering fra fondene skal som hovedregel ikke overstige 30 % av det totale kapitalbehovet for et prosjekt. Ved prosjekter av særlig betydning for kvinner og ungdom kan det ved nyetablering ytes inntil 50 % finansiering. Utviklingsfasen Følgende informasjon/dokumentasjon må vedlegges søknadsskjemaet når du søker om stipend til utviklingsfasen: Foreløpig beskrivelse/vurdering av: - Forretningsidéen, hvilke(t) behov skal du dekke? - Markedet, hvilke kunder/kundegrupper skal du rette deg mot og i hvilke geografiske områder? - Produkt/tjeneste hvilke produkter/tjenester skal du tilby? - Kjøpskriterier hva legger kundene vekt på når de skal kjøpe denne type produkt/ tjeneste? - Konkurrenter hvem er dine konkurrenter, hvor er de lokalisert, hvor store er de, hva vil de ev. foreta seg om du blir deres konkurrent osv.? - Konkurransefortrinn hva er dine konkurransefortrinn og hvordan kan du utnytte disse maksimalt? - Kompetanse hvilken kompetanse er nødvendig og har du tilstrekkelig kompetanse? Teknologi/utstyr hvilken teknologi/utstyr er nødvendig? - Kritiske suksessfaktorer hvilke faktorer er kritisk og hva kan du gjøre for å eliminere disse? - Mål/ambisjoner hvilke mål/ambisjoner har du med etableringen? 53

54 Oversikt over hvilke aktiviteter som skal gjennomføres i utviklingsfasen og fremdriftsplan Spesifisert kostnadsoverslag og finansieringsplan for utviklingsfasen (tall i hele tusen) Oversikt over tidligere utdanning og praksis (CV) Eventuell annen kompetanse/egenskaper og informasjon som er relevant Oversikt over rådgivere/andre som har bistått deg og kontaktpersoner/referanser, for eksempel i bank Etableringsfasen Følgende informasjon/dokumentasjon må vedlegges søknadsskjemaet når du søker om stipend til etableringsfasen: Spesifisert kostnadsoverslag og finansieringsplan for etableringsfasen (tall i hele tusen) Forretningsplan: 1. Sammendrag 2. Innledning med personopplysninger og bedriftsopplysninger 3. Forretningsidé 4. Produkt/tjeneste og produksjon 5. Markedet (kundegrupper, kjøpskriterier, geografisk marked, volum, konkurrenter, osv.) 6. Markedsstrategi/markedsplan 7. Økonomi (kalkyler, drifts- og likviditetsbudsjett) 8. Kapitalbehov og finansiering 9. Organisering og administrasjon av bedriften 10. Handlingsplan 11. Vedlegg Oversikt over tidligere utdanning og praksis (CV) - vedlegges også for eventuelle andre nøkkelpersoner/styremedlemmer Eventuell annen kompetanse/egenskaper og informasjon som er relevant Oversikt over rådgivere/andre som har bistått deg og kontaktpersoner/referanser, for eksempel i bank 54

55 Kopi av firmaattest (dersom selskapet er registrert) Kopi av eventuell leiekontrakt, samarbeidsavtale osv. Kopi av sertifisering, autorisasjon, fagbrev eller lignende (dersom det er et krav for å kunne drive den aktuelle virksomheten) Kopi av tilsagn fra bank, og bekreftelse på egenkapitalen og eventuell annen finansiering Publisert Oppdatert

56 56

57 57

58 58

59 ÅRSMELDING MELHUS KRAFT- OG NÆRINGSFOND 2014 OG 2015 Innledning Melhus kommune disponerer et næringsfond og et kraftfond. I tråd med gjeldende vedtekter skal fondsmidlene benyttes til næringstiltak i Melhus kommune, eller kommunale tiltak som tar sikte på å fremme utviklingen av næringslivet i kommunen. Det er mulig å søke Melhus kommune om næringsstøtte. Slik støtte kan etter søknad kun gis som tilskudd, og de vedlagte vedtektene ligger til grunn for vurdering av innkomne søknader om støtte. Informasjon om søknadskriterier og søknadsskjema er tilgjengelig på kommunens nettside under tema Næring og landbruk. Prosjekter som bidrar til å øke sysselsettingen for kvinner og ungdom prioriteres. Samlet finansiering fra fondene skal som hovedregel ikke overstige 30 % av det totale kapitalbehovet for et prosjekt. Ved prosjekter av særlig betydning for kvinner og ungdom kan det ved nyetablering ytes inntil 50 % finansiering. Grunnet endring i stillingsforhold knyttet til næringssjefstillingen, er det ikke blitt lagt frem årsmelding for nærings- og kraftfond i 2014 som forutsatt i vedtektene. Denne meldingen gjelder derfor for årene 2014 og Økonomistatus, næringsfond og kraftfond Tabellen under viser inngående balanse på fondene ved starten av 2014, samt avkastningen og bruken av midler i 2014 og Post Næringsfond 2014 Kraftfond 2014 Næringsfond 2015 Kraftfond 2015 Inngående balanse Inntekt/avkastning (renter) Konsesjonsinntekt Brukt Sum (utgående balanse, ) Dette viser en status på disponible midler ved utgangen av 2015 på kr ,- i Næringsfondet, og kr ,- i Kraftfondet. Avkastningen for Næringsfondet i 2014 var på kr ,- (renter), og for Kraftfondet på kr ,- (renter og konsesjonsinntekt). I 2015 var avkastningen for Næringsfondet på kr ,- (renter), og for Kraftfondet på kr ,- (renter og konsesjonsinntekt). Aktivitet 2014 og 2015 Tabellen under viser den samlede oversikten over bruken av fondene for basert på kommunens regnskapsoversikt. 59

60 År Søker Prosjekt/aktivitet Næringsfond Kraftfond Merknad 2014 Elisabeth Rygg Nomade Deco (kakedekor) 5000 Per Borten Delutbetaling Næringsstøtte (lydstudio/plateinnspilling) Prosjekt i samarbeid med Hans Bollandsås Tine ASA Støtte til prosjektet «God framtid, melkeproduksjon i Sør-Trøndelag» Næringsforeningen v/ Hans Petter Ø. Kvam Visualisering av Melhus sentrum Leiv Eriksson Nyskaping (LEN) Kurt Elvegård Sigurd J.K. Haanæs Støtte vedr. rådgivning, gründere og næringsdrivende, samt deltagelse i Næringsutvalget Rådgivning og kurs vedr. håndtering av vold og trusler i offentlig og privat virksomhet Støtte til Sigurd Julius debutalbum Maker Faire, frakt av elever Sum Per Borten Lydkollektivet Synnigard Allskog Skogbruksplanlegging, Melhus Tine ASA Støtte til prosjektet «God framtid, melkeproduksjon i Sør-Trøndelag» Schei Jakobsen AS Annonsering og markedsføring knyttet til cafédriften Gaula natursenter Støtte til forprosjekt Stiftelsen Thora Gjennomføring, opera Gauldal Markedsføring av Karosseriservice virksomheten Næringsforeningen Visualisering av Melhus sentrum Gaula Natursenter Lokalt nettverk og utvikling av attraktive og konkurransedyktige produkter Gauldal Markedsføring av Karosseriservice AS virksomheten Lises Brudesalong Markedsføring og videreutvikling av bedriften Leiv Eriksson Nyskaping AS (LEN) Støtte vedr. rådgivning, gründere og næringsdrivende, samt deltagelse i Næringsutvalget Arnporn Pettersen Thai-Nor Mat/catering Næringsforeningen Bondens marked, Melhus 7000 v/ Hans P. Ø. Kvam Næringsforeningen Næringskonferanse v/ Hans P. Ø. Kvam Næring i Midt-Norge Profilering i Næring Midt AS Norge Bent Omdal, Trondheimsregionen Annonseutgifter, Trondheimsregionen Sum

61 Denne oversikten stemmer overens med statusoversikten for nærings- og kraftfond. I løpet av perioden har kommunen ved Næringsutvalget behandlet 25 søknader om næringsstøtte. Av disse var det seks søkere som etter næringsutvalgets vurdering ikke ble tildelt støtte. Det er ytterligere to søknader som først vil fremgå av regnskapet for Det kom i tillegg to nye søknader som vil bli behandlet i Siden 2008 har Melhus kommune hatt et samarbeid med Leiv Eriksson Nyskaping AS (LEN) når det gjelder råd og veiledning til gründere og næringsdrivende fra Melhus kommune. Midler fra kraftfondet i Melhus kommune er brukt til å betale for LENs tjenester, og blir behandlet i Næringsutvalget med utgangspunkt i årlige rapporter fra LEN. I tillegg til at LEN gir råd og veiledning til nyetablerere fra Melhus kommune, er LEN også representert i Næringsutvalget. Tilgjengelige rapporter fra LEN viser at de har hatt en total tidsbruk knyttet til samarbeidet med Melhus kommune på 70 timer i 2014, og 77 timer i Tidsbruken omfatter følgende aktivitet: Antall nyetablerere som har fått rådgivning fra Melhus: 24 Antall næringsfaglige vurderinger (Nav): 14 Antall deltagere på kurs i regi av LEN: 2 (12 timer pr. kurs fordelt på 4 kursdager) Timer til administrasjon: 15 timer Deltagelse, møter i Næringsutvalget: 8 Økonomiresultat, kraftfond og næringsfond Avkastningen fra fondene består av renter og konsesjonsinntekt til kraftfondet. I henhold til vedtektene for begge fond, er det disse inntektene det skal brukes av ved årlig utdeling etter søknad om støtte. Grunnfondet i næringsfondet er på kr ,-, og grunnfondet i kraftfondet er på kr ,-. I 2014 og 2015 er det samlet sett brukt mer enn avkastningen både fra næringsfondet og kraftfondet. Når det gjelder næringsfondet, ble det i 2014 brukt kr ,-, mens avkastningen var på kr ,-. I 2015 ble det brukt kr , mens avkastningen var på kr ,-. Som vi så i den første tabellen over, har dette resultert i at grunnfondet er nede på kr ,-. Når det gjelder kraftfondet, ble det i 2014 brukt ,-, mens avkastningen var på ,-. I 2015 ble det brukt kr ,-, mens avkastningen var på kr ,-. De disponible midlene i kraftfondet pr var likevel på kr , og er fortsatt langt over selve grunnfondet på kr ,-. Utvalgets medlemmer Næringsutvalget besto av følgende medlemmer i 2014: Ordfører Jorid Jagtøyen, varaordfører Sigmund Graabak, opposisjonsleder Gunnar Krogstad og Trond Bechmann, Leiv Eriksson Nyskaping AS. Kommunestyret vedtok i møte , følgende vedtak om nytt Næringsutvalg for perioden : 61

62 Politiske representanter: Vararepresentanter: 1 Gunnar Krogstad, AP 1 Jan Arne Bremnes, KRF 2 Stine Estenstad, H 2 Bente Estenstad, AP 3 Jorid O Jagtøyen, SP 3 Frits Arne Haugen, SP Kommunens næringsansvarlige rådgiver er saksbehandler og sekretær. 62

63 Rådmannen Saksbehandler Gunnar Sund Telefon Dato Saksnr. 14/ ÅRSMELDING - MELHUS KRAFT- OG NÆRINGSFOND 2013 Pågangen av personer som vurderer å starte egen bedrift og søkte om tilskudd har vært «normal» i For å kunne behandle en søknad om støtte kreves et minimum av opplysninger forretningsplan. Dette er opplysninger som søkeren/etablereren selv må skaffe til veie, all den tid man må anta at det er denne personen som sitter med opplysninger og informasjon til å vurdere sin egen etablering av bedrift. Slike henvendelser som ikke inneholder tilstrekkelig informasjon blir det i etterkant som oftest ikke noen etablering av. Melhus kommune har en ordning med Leiv Eiriksson Nyskaping (LEN) i Trondheim, der personer med forretningsideer kan få bistand til å utarbeide forretningsplaner samt kostnadsfritt delta på etablererkurs. I 2013 var 10 personer fra Melhus kommune innom LEN for bistand med et totalt timeforbruk på 24 timer, og 2 personer har deltatt på kurs. LEN har også foretatt 2 næringsfaglige vurderinger samt deltatt på 4 møter i næringsutvalget. Det er registrert i 2013 registrert 210 nye selskap i Melhus.( kilde: brreg.no). I samme periode har det åpnet 10 konkurser. Det er foretatt store bevilgninger til prosjekter, og mindre til enkeltstående nyetableringer. Innkomne søknader om økonomisk støtte er behandlet av næringsutvalget, som har bestått av Jorid Jagtøyen, Anders Bolland(vara Sigmund Gråbakk) og Gunnar Krogstad. Behandlingstiden har vært kortere enn en måned så fremt alle nødvendige opplysninger har vært vedlagt søknaden. Søknadsskjema er lagt ut på kommunens hjemmeside. Tabell 1. Innvilgede søknader i Navn Adresse Ide /prosjekt Næringsfond Kraftfond Merknad LEN Trondheim Kjøp av tjenester - etablering ,- Gauldalskonferansen Melhus Regional næringskonferanse ,- Dekking LEN 2012 Trondheim Kjøp av tjenester ,- etablering Melhus kommune Melhus Skogplanlegging ,- Sigurd Julius Konstad Haanes Melhus Utgivelse av CD ,- Gauldalskonferansen Støren Næringskonferanse ,- 63 Tlf postmottak@melhus.kommune.no Melhus kommune Rådhusvegen Melhus

64 Saksnummer 14/ Side 2/ NIT NIT - Melhus Melhus Offensive Melhus ,- Stiftelsen Thora Melhus Oppsetting av opera ,- «Sagauka» Sum ,- Avkastning i fondene ble på kr ,- i næringsfondet og kr ,- i kraftfondet. Det ble overført kr ,- i konsesjonsinntekt til kraftfondet. Ved utgangen av året var status på disponible midler i fondene slik: - Næringsfondet kr ,- - Kraftfondet kr ,- Gunnar Sund næringssjef Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur 64

65 Rådmannen Saksbehandler Gunnar Sund Telefon Dato Saksnr. 13/ Arkivkode 004 &14 ÅRSMELDING - MELHUS KRAFT- OG NÆRINGSFOND 2012 Sammendrag og drift Pågangen av personer som vurderer å starte egen bedrift har vært økende i 2012, og da spesielt i forhold til økonomisk støtte. For å kunne behandle en søknad om støtte kreves et minimum av opplysninger forretningsplan. Dette er opplysninger som søkeren/etablereren selv må skaffe til veie, all den tid man må anta at det er denne personen som sitter med opplysninger og informasjon til å vurdere sin egen etablering av bedrift. Slike henvendelser som ikke inneholder tilstrekkelig informasjon blir det i etterkant som oftest ikke noen etablering av. Melhus kommune har en ordning med Leiv Eiriksson Nyskaping (LEN) i Trondheim, der personer med forretningsideer kan få bistand til å utarbeide forretningsplaner samt kostnadsfritt delta på etablererkurs. I 2012 var 13 personer fra Melhus kommune innom LEN for bistand med et totalt timeforbruk på 38 timer, og 2 personer har deltatt på kurs. Det er registrert i 2012 registrert 166 nye bedrifter i Melhus og dette tas som et tegn på at Melhus kommune er en attraktiv og spennende kommune for næringslivet. Dette er både enkeltmannsforetak, ANS, AS og NUF. I samme periode er det registret 10 konkurser. ( kilde: Purehelp.no), Det er også benyttet midler til fellestiltak, først og fremst for å utvikle Gnisten Næringshage, Næringshage Trondheim Sør og gjennomføre Gauldalskonferansen. Ingen av disse kunne eksistert uten tilførsel av økonomisk støtte. Næringshagen er lokalisert i Hofstad Næringspark, og leier lokaler av Melhus Næringsareal. For at næringshagen fortsatt skal opprettholdes, vil det også i kommende år være nødvendig med tilførsel av økonomisk støtte. Gauldalskonferansen er et samarbeidsprosjekt mellom kommunene Midtre Gauldal og Melhus samt videregående skoler i de to kommunene. Konferansen alternerer på lokalisering, og i 2012 ble konferansen gjennomført i Melhus. Dette var tredje året at konferansen ble gjennomført, og er det meningen at den blir gjennomført i Midtre Gauldal. Næringshage Trondheim vil bli stiftet på nyåret i 2013, men det er bevilget penger i 2012 Innkomne søknader om økonomisk støtte er behandlet av næringsutvalget, som har bestått av Solfrid Løvseth, Jorid Jagtøyen, Andreas Pütz/Trond Beckmann og Gunnar Sund. Behandlingstiden har vært 2-3 uker dersom alle nødvendige opplysninger har vært vedlagt søknaden. Søknadsskjema er lagt ut på kommunens hjemmeside. 65 Tlf postmottak@melhus.kommune.no Melhus kommune Rådhusvegen Melhus

66 Saksnummer 13/ Side 2/2 Tabell 1. Innvilgede søknader i Navn Adresse Ide /prosjekt Næringsfond Kraftfond Merknader LEN Trondheim Kjøp av tjenester - etablering Max Form Trening Lundamo Oppstart av bedrift, treningsstudio HMS-senteret Melhus Oppstart av bedrift innen HMS Anna Langen Korsvegen Oppstart av bedrift - baking Næringshage Trondheim Sør as Melhus Oppstart av regionalt selskap for næringsutvikling , , , ,- Gauldals- Melhus Næringskonferanse ,- konferansen 2012 Sum , , , i aksjekapital i støtte Avkastning i fondene ble på kr ,- i næringsfondet og kr ,- i kraftfondet. Det ble overført kr ,- i konsesjonsinntekt til kraftfondet. Ved utgangen av året var status på disponible midler i fondene slik: - Næringsfondet kr ,- - Kraftfondet kr ,- Melhus Gunnar Sund næringssjef 66

67 Forvaltningsrevisjon vedr. mobbing i grunnskolene - rådmannens oppfølging av vedtak Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/63-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Rådmannens tilbakemelding vedr. forvaltningsrevisjonsrapport mobbing i grunnskolene Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 6. mars 2017 i sak 2/2017 ble Forvaltningsrevisjonsrapporten vedr. Mobbing I grunnskolene behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS har formulert følgende problemstilling for prosjektet: Arbeides det aktivt og systematisk for å forbygge, avdekke og håndtere mobbing i grunnskolene i Melhus kommune? Revisjonens konklusjon Revisor konkluderer med at skolene i all hovedsak arbeider tilfredsstillende med å forebygge, avdekke og følge opp mobbesaker. Det er avdekket svakheter knyttet til det systematiske forbyggende arbeidet, blant annet det å involvere elever, foreldre og ansatte gjennom skolemiljøutvalgene. Revisor savner også en strategisk tilnærming til det å sikre at ansatte har oppdatert kunnskap om psykososialt skolemiljø, slik at de er bedre rustet for å avdekke eventuell mobbing. Revisor har avdekket svakheter når det gjelder saksbehandlingen i mobbesaker, spesielt knyttet til dokumentasjon av fakta og skolenes begrunnelser for å fatte vedtak i mobbesaker. Dette kan utgjøre en risiko for at kommunen ikke har tilstrekkelig dokumentasjon for disse sakene i ettertid. Revisor understreker at det er variasjoner mellom skolene ift omfang av forebyggende tiltak, kompetansetiltak overfor ansatte og kvalitet på saksbehandlingen. Revisjonens anbefalinger - å sikre at skolene gjennomfører skolemiljøutvalg i tråd med lovkrav - å sikre at skolene saksbehandler mobbesaker i tråd med gjeldende regelverk Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 2/2017: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. mobbing i grunnskolene til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om 67

68 hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte i sak 24/2017 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. mobbing i grunnskolene til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kommunestyret ber om at forvaltningsrapporten blir lagt frem som sak i komite for oppvekst og kultur - Det skal vurderes å iverksette prøveprosjekt på å forenkle varsling om mobbing - Dersom foresatte og elev opplever skolens involvering som utilstrekkelig kan de ta kontakt med konfliktråd/upartisk part/ instans for tilrettelegging av dialogmøter. Rådmannens tilbakemelding Rådmannen har i brev av gitt tilbakemelding til kontrollutvalget (vedlegg). Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat har fått bekreftet at forvaltningsrevisjonsrapporten vedr. mobbing i grunnskolene blir lagt fram for Komite for oppvekst og kultur 14.juni 2017 (jf. pkt. 4 i kommunestyrets vedtak). Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 7, eller om de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 68

69 Seksjon utvikling Saksbehandler Ingrid Sjoner Telefon Dato Saksnr. 16/ Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS Kongens gt TRONDHEIM SVAR - FORVALTNINGSREVISJON - MOBBING I GRUNNSKOLEN Melhus kommunes kontrollutvalg har mottatt rapport fra Forvaltningsrevisjonen februar Rapportens anbefaling er fulgt opp på følgende måte: Kommunestyret behandlet PS 24/17 sak om forvaltningsrevisjon - mobbing i grunnskolen og fattet følgende vedtak: «1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. mobbing i grunnskolene til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kommunestyret ber om at forvaltningsrapporten blir lagt frem som sak i komite for oppvekst og kultur - Det skal vurderes å iverksette prøveprosjekt på å forenkle varsling om mobbing - Dersom foresatte og elev opplever skolens involvering som utilstrekkelig kan de ta kontakt med konfliktråd/upartisk part/ instans for tilrettelegging av dialogmøter» Kontrollutvalgets anbefalinger i rapportens pkt 7 er: 1. Å sikre at skolene gjennomfører skolemiljøutvalg i tråd med lovkrav 2. Å sikre at skole saksbehandler mobbesaker i tråd med gjeldende regelverk 1. Å sikre at skolene gjennomfører skolemiljøutvalg i tråd med lovkrav Opplæringslova 11a krever at det ved hver grunnskole skal være et skolemiljøutvalg. Rådmannen vil følge opp at disse er etablert og utfører sin funksjon gjennom rektormøter og ved skolebesøk. 2. Å sikre at skole saksbehandler mobbesaker i tråd med gjeldende regelverk Stortinget vedtok 22.mai 2017 bl.a. endring i Opplæringslova 9 A som medfører en innskjerping av kommunens ansvar og saksbehandling av mobbesaker. Tlf postmottak@melhus.kommune.no orgnr: Melhus kommune Rådhusvegen Melhus

70 Saksnummer 16/ Side 2 av 2 Lovforarbeidene er konkrete på forpliktelser, rettigheter og prosedyrer i mobbesaker. De beskriver detaljert hvem som har ansvar for oppfølging og tidsfrister. Samtidig beskriver de rettighetene til den som blir utsatt for trakassering og elevens og foreldrenes mulighet til å melde saken til Fylkesmannen. Rådmannen vil på bakgrunn av lovendringen utarbeide nye konkrete retningslinjer som skolene skal følge dersom slike saker oppstår. Fylkesmannen har allerede iverksatt opplæringstiltak i forhold til lovendringene og skolelederne deltok på regelsamling Fylkesmannen har avsatt ytterligere 2 samlinger til skolering av skolelederne. Utdanningsdirektoratet vil også tilby ytterligere kompetanseheving i mobbesaker. Rådmannen planlegger nå kompetanseheving av alle ansatte i Melhusskolen. Kompetanseheving vil gi økt kompetanse i forhold til gjeldende regelverk og gi kunnskap om hvordan avdekke og håndtere slike saker. Pedagogisk Psykologisk tjeneste vil være en sentral aktør i arbeidet. Til orientering kan vi opplyse at Stortinget har vedtatt å innføre mobbeombud i hvert fylke/region. ( ) Med hilsen Ingrid Sjoner rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur 70

71 Eierskap og styring i kommunalt eide selskaper Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/176-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg KS Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og Kontroll Innsyn i selskaper Utrykt vedlegg NIBR-rapport 2015:1Kommunale selskap og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap. Saksutredning Kontrollutvalget ba om å få orienteringssak vedr. eierskap og styring i kommunalt eide selskaper på sitt møte i mars 2017 (kontrollutvalgets sak 43/2016, møte ). Orienteringen ble utsatt til junimøtet fordi utvalget hadde stor saksmengde både i mars og mai. Kontrollutvalget skal på kommunestyrets vegne påse at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskapene. Kontrollutvalget har derfor en viktig rolle i kommunens kontroll med selskapene. Kontrollutvalgets oppgave i forbindelse med selskapskontroll er todelt; en obligatorisk del som benevnes eierskapskontroll og en frivillig del som kan omfatte forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Melhus kommunestyret vedtok plan for selskapskontroll på sitt møte i sak 112/16. Kommuner har stor frihet til å organisere tjenestene slik de finner det hensiktsmessig, enten som del av kommunen som juridisk person eller gjennom etablering av selvstendige rettssubjekter. Kommunene og fylkeskommunene velger i økende grad å organisere deler av virksomheten i egne selskaper. Når virksomheter og tjenester skilles ut som egne foretak eller selskaper, endres betingelsene for folkevalgt styring og kontroll. Det er nå rundt kommunalt og fylkeskommunalt eide aksjeselskaper og interkommunale selskaper. De driver med alt fra næringsutvikling, varig tilrettelagt arbeid, eiendomsdrift, elektrisitet, vann, avløp, renovasjon og brannvern til helse og omsorg og kultur. Disse selskapene sysselsetter ca mennesker. Selskapsformer Det er i hovedsak to selskapsformer som benyttes av kommunene ved utskilling av virksomhet, Interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS). Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Deltakerne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelse. Selskapets eierorgan og øverste myndighet er representantskapet. Kommunestyret 71

72 har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sine valgte medlemmer i representantskapet. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Kommunene har også anledning til å velge andre organisasjonsformer som kommunalt foretak, samvirkeforetak og stiftelser. KS (Kommunenes Sentralforbund) anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet, det er generalforsamlinger eller representantskapsmøter som er de formelle eiermøtene. Eierorgan Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. KS anbefaler at det bør vedtektsfestes bruk av valgkomite (valgkomite er ikke lovregulert) ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper. Styre Styreverv i selskaper er et personlig verv. Medlemmer av selskapsstyrer representerer bare seg selv, ikke noen av eierne, og skal ivareta selskapets interesser til det beste for alle eierne. Styret skal gjenspeile og representere selskapets behov og bør ha forskjellig og supplerende kompetanse innen økonomi, organisasjon og om markedet som selskapet opererer i, samt inneha faglig innsikt og ha en interesse for selskapets formål. Det er ikke noe til hinder for at folkevalgte kan velges til styremedlemmer, forståelse og erfaring fra det politiske systemet i kommunene kan være en viktig kompetanse som styret bør besitte. Men man må være oppmerksom på at inhabilitet kan inntre ved behandling av eventuelle saker i politiske utvalg som gjelder selskaper kommunen har eierandeler i. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Inhabilitet Inhabilitet inntrer blant annet når en person antas å ha personlige interesser i utfallet av en sak som skal behandles, og som antas å ha påvirkning på vedkommende sine vurderinger under behandlingen av saken. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Forvaltningsloven fastslår blant annet at en person er inhabil når han/hun leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken. Ansvar Selv om deler av virksomheten er lagt ut i et selskap, har kommunestyret det 72

73 overordnede ansvaret. Det er derfor viktig å opprettholde god folkevalgt styring. Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Eierskapsmelding og eierstrategier KS anbefaler at det nye kommunestyret tidlig i valgperioden får en oversikt over status for selskapene som kommunen har eierandeler i. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av kommunens samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, samt at det gir viktige signaler overfor omverden og styrker kommunens omdømme. KS anbefaler at kommunestyrene hvert år bør fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal selskapet ha en betydelig grad av spillerom. Melhus kommune har etablert et eget eierskapsutvalg, utvalget har utarbeidet et eierstrategidokument med informasjon om styrearbeid og informasjon om de enkelte selskaper Melhus kommune har eierandeler i. Eierstyring God eierstyring er summen av de tiltak og aktiviteter kommunen som eier setter i verk for å sikre god styring, kontroll og utvikling av virksomheten. Inkludert i dette er også de krav kommunen som eier setter til selskapets styre og ledelse som skal bidra til å nå dette formålet. Eierstyringen omfatter således mye; herunder organisering av styre og ledelse, utøvelse av eierskap i generalforsamlingen eller representantskapet, strategi, rapporteringskrav, fullmakter, styreinstrukser, ledelseskontrakter, målesystemer mv. Når man evaluerer eierstyringen bør man se til en standard/norm. De mest vanlige kildene for god eierstyring er: Norsk anbefaling om eierstyring og selskapsledelse, Norsk utvalg for eierstyring og selskapsledelse (NUES). Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak, KS. Kontroll og innsyn Selskapskontroll er ifølge kommuneloven 77-5 en pålagt oppgave som ligger til kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kommuneloven 80 gir hjemmel til innsyn i selskaper som i sin helhet er eid av kommuner eller fylkeskommuner. I andre selskaper med dominerende offentlig eierskap er det mulig å vedta slik innsynsrett i selskapenes vedtekter, forutsatt at man har tilstrekkelig tilslutning blant andre eiere. Dette kan være hensiktsmessig for å muliggjøre god kontroll med eierskapene. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Saken legges frem for kontrollutvalget til orientering. 73

74 Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities 74

75 Innhold Selskapsformer og alternative organisasjonsformer God folkevalgt styring 4 7 ANBEFALINGER 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Vurdering og valg av selskapsform 3. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 4. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 5. Utarbeidelse og revidering av styringsdokumenter 6. Eiermøter 7. Eierorganets sammensetning og funksjon 8. Gjennomføring av generalforsamlinger og representantskapsmøter 9. Sammensetningen av styret 10. Valgkomite og styreutnevnelser 11. Kjønnsmessig balanse i styrene 12. Rutiner for å sikre riktig kompetanse i selskapsstyrene 13. Styresammensetning i konsernmodell 14. Oppnevnelse av vararepresentanter 15. Habilitetsvurderinger 16. Godtgjøring av styreverv 17. Registrering av styreverv 18. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter 19. Utarbeidelse av etiske retningslinjer 20. Særlig om administrasjonssjefens rolle i kommunale foretak 21. Utøvelse av tilsyn og kontroll

76 Innledning KOMMUNER HAR STOR FRIHET til å organisere tjenestene slik de finner det hensiktsmessig enten som del av kommunen som juridisk person eller gjennom etablering av selvstendige rettssubjekter. Når en kommune organiserer tjenesteproduksjonen innenfor kommunen som organisasjon, gjelder de styringssystemer som følger av kommuneloven 1. Kommunestyret har i utgangspunktet all beslutningsmyndighet, og kommunen har en hierarkisk organisasjonsstruktur. Norske kommuner kan velge å legge deler av virksomheten i egne selskaper. Når deler av virksomheten legges over i egne rettssubjekter som for eksempel aksjeselskaper eller interkommunale selskaper, må styringssystemene følge den aktuelle lovgivningen. Kommunestyrets styring av selskapet må utføres i selskapets eierorgan. Kommunestyret har likevel det overordnede ansvaret for hele kommunens virksomhet, også den som drives av de kommunaleide selskapene. At virksomheter eller tjenester skilles ut og legges i selskaper innebærer at betingelsene for folkevalgt styring og kontroll endres. Slik disse selskapene er organisert, skal selskapets ledende organer ha betydelig grad av frihet til å drive virksomheten. Lovfestede bestemmelser og vanlige normer for god selskapsstyring setter grenser for hvor mye kommunene som eier disse selskapene kan og bør involvere seg i selskapenes virksomhet. Anbefalingene for godt eierskap, god selskapsledelse og god kontroll av kommunale og fylkeskommunale selskaper og foretak begrenser seg til interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS) og foretak etter kommunelovens kapittel 11. Kommuner har også anledning til å etablere stiftelser og samvirkeforetak, men disse organisasjonsformene har mindre omfang, og omtales bare kort. Samarbeid etter 27 i kommuneloven har historisk vært en mye brukt hjemmel for interkommunalt samarbeid. I dag benyttes organisering i henhold til 27 i liten grad innenfor oppgaver av forretningsmessig karakter, og denne samarbeidsformen omtales derfor ikke nærmere her. I teksten brukes kommuner om både fylkeskommuner og kommuner Med vennlig hilsen LASSE HANSEN Administrerende direktør 1 Kommunale foretak (KF) er en del av styringssystemet i kommunen, og er ikke et eget selskap. Anbefalingene er primært tilpasset selskaper. Anvendt på kommunale foretak (KF) må noen av anbefalingene leses med dette 76 forbehold. 3

77 Selskapsformer og alternative organisasjonsformer Det er i hovedsak to muligheter som benyttes av kommunene ved utskilling av virksomhet: Interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskap (AS). INTERKOMMUNALE SELSKAPER (IKS) Et interkommunalt selskap etter lov om interkommunale selskaper kan bare opprettes av kommuner, fylkeskommuner eller andre interkommunale selskaper. Deltakerne har samlet sett et ubegrenset ansvar for selskapets forpliktelser 2. Selskapets eierorgan og øverste myndighet er representantskapet. Deltakerne skal opprette en skriftlig selskapsavtale. Forvaltningen av selskapet ligger hos styret og daglig leder. Deltakerkommunene utøver eierstyring gjennom sine valgte medlemmer i representantskapet. Hver enkelt deltaker skal ha minst en representant i representantskapet. Kommunestyret har instruksjonsrett overfor sine medlemmer i representantskapet. Representantskapet velger også styret. Styret skal ha minst tre medlemmer, og omfattes av kravet om balansert kjønnsrepresentasjon, det vil si minimum 40 % av hvert kjønn. Daglig leder eller medlemmer av representantskapet kan ikke være medlem av styret. Representantskapet som eierorgan utøver kontroll over styret på flere måter: bestemmer sammensetningen av styret kan instruere styret og omgjøre beslutninger kan gjennom selskapsavtalen fastslå at nærmere angitte saker må godkjennes i representantskapet AKSJESELSKAP Et aksjeselskap kan eies av en kommune eller fylkeskommune alene, sammen med andre kommuner og fylkeskommuner eller sammen med private rettssubjekter. I et AS har eierne begrenset økonomisk risiko for selskapets økonomiske forpliktelser. Selskapets øverste eierorgan er generalforsamlingen. Gjennom generalforsamlingen, utøver eierne den øverste myndigheten i selskapet. Her kan eierne gjennom vedtekter, instrukser og andre generalforsamlingsvedtak fastsette rammer og gi nærmere regler for styret og daglig leder. Det er generalforsamlingen som velger styret. Selskapet ledes av styret og daglig leder. Styret har det overordnede ansvaret for at selskapet drives i samsvar med eiernes formål og innenfor rammen av lovverket. Styret har også en viktig funksjon for å sikre strategisk planlegging for selskapet. Daglig leder skal forholde seg til de pålegg og retningslinjer som styret har gitt. 2 KMD sendte i november 2014 forslag til endringer i lov om interkommunale selskap ut på høring. Høringsnotatet inneholder forslag om at IKS-lovens ansvarsregler erstattes av nye regler om begrenset deltakeransvar. Forslaget er pr november 2014 fortsatt under behandling. 77 4

78 IKS AS STIFTELSER 78

79 SELSKAPSFORMER OG ALTERNATIVE ORGANISASJONSFORMER Kommunene har også anledning til å velge noen andre organisasjonsformer. KOMMUNALT FORETAK Når kommunen ønsker å gi en virksomhet en noe mer selvstendig stilling enn det som gjelder i den tradisjonelle etatsmodellen, kan det etableres et kommunalt foretak etter kommunelovens kapittel 11. Foretaket er ikke en egen juridisk person, men del av kommunen som rettssubjekt. Kommunen er part i alle avtaler og hefter for foretakets forpliktelser. I motsetning til utskilling ved bruk av aksjeloven og lov om interkommunale selskaper, vil de ansatte fortsatt ha kommunen som arbeidsgiver. Foretaket ledes av et styre, som er utpekt direkte av kommunestyret. Daglig leder står i linje under styret, som igjen er underlagt kommunestyret. Foretakene er på denne måten direkte underlagt kommunestyrets budsjettmyndighet. Rådmannen har ikke instruksjons- eller omgjøringsmyndighet overfor foretakets daglige leder 3. SAMVIRKEFORETAK Kommuner kan også delta i samvirkeforetak. Et samvirkeforetak er ikke et selskap. Samvirkeforetak har medlemmer, men ikke eiere, og styres av de som handler med foretaket og som dermed har direkte nytte av den virksomhet som drives. Samvirkeforetak har ikke fritt omsettelige eierandeler og kan følgelig ikke kjøpes opp. På årsmøtet samvirkets øverste organ fattes beslutninger som hovedregel ut fra prinsippet om ett medlem, én stemme. Det er lov om samvirkeforetak (samvirkelova) av 29. juni 2007 nr. 81 som regulerer denne organisasjonsformen. STIFTELSER Kommuner og fylkeskommuner kan også opprette stiftelser. En stiftelse er et selvstendig rettssubjekt. Som stifter av en stiftelse kan kommunen verken utøve styring over stiftelsens virksomhet eller gjøre krav på andel i stiftelsens overskudd (ta utbytte). Stifterne kan ikke løse opp stiftelsen. Stiftelse er bare en hensiktsmessig organisasjonsform der det er ønske om å gjøre virksomheten helt uavhengig av kommunen. Det er lov om stiftelser (stiftelsesloven) av 15. juni 2001 nr. 59 som regulerer denne organisasjonsformen. ALTERNATIVE ORGANISASJONSMODELLER KOMMUNE FORETAK 27 STYRE IKS SAMVIRKE AS STIFTELSE Økende grad av selvstendighet 3 Det er et unntak fra hovedregelen om at administrasjonssjefen ikke har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Etter kommuneloven 72 nr 1 kan administrasjonssjefen instruere daglig leder om at iverksettelsen av en sak skal utsettes til kommunestyret har behandlet saken. 79 6

80 GOD FOLKEVALGT STYRING God folkevalgt styring Selv om deler av virksomheten er lagt ut i et selskap, har kommunestyret det overordnede ansvaret. Det er derfor viktig å opprettholde god folkevalgt styring. God folkevalgt styring defineres gjerne gjennom fire standarder 4 : PÅLITELIG STYRE preges av likebehandling, politisk redelighet og respekt for spilleregler. Denne standarden berører kommunepolitikkens allmenne omdømme. Det handler om innbyggernes tillit til at de behandles likt i de kommunale beslutningsprosessene. politiske styringen av administrasjonen og at kommunen leverer resultater innbyggere og folkevalgte er tilfreds med. Forskning 5 viser videre at administrasjonen har en viktig støttefunksjon for at de folkevalgte skal kunne ivareta sine roller på en god måte. ANSVARLIG STYRE fremmer oversiktlig politikk og informerte innbyggere som grunnlag for deres kontroll med de folkevalgte. Et ansvarlig styre skal sørge for at innbyggerne har tilstrekkelig informasjon til å følge med i politikken og stille de styrende til ansvar. BORGERNÆRT STYRE stimulerer innbyggernes interesse for og engasjement i lokalpolitikken gjennom høringskanaler og muligheter for debatt og deltakelse. Ved borgernært styre er det etablert kanaler for innbyggermedvirkning i beslutningsprosessene, også i prosesser der det ikke er lovpålagt. For at de folkevalgte skal kunne påvirke og styre selskapene i tråd med de formål som er satt, er det viktig å være bevisst de mulighetene som finnes i å styrke kunnskapen og oppmerksomheten rundt eierskapspolitikken blant et bredt utvalg av de folkevalgte, og at den gis en bred og helhetlig politisk prosess. Et grep for å sikre dette, kan være å forankre eierskapspolitikken i kommuneplanen. EFFEKTIVT STYRE: Folkevalgte har god styring, og leverer resultater. Et effektivt styre kjennetegnes bl.a. ved ryddige forhold i den 4 Baldersheim og Rose NIBR-rapport 2015:1 Kommunale selskaper og folkevalgt styring gjennom kommunalt eierskap80 7

81 81 Foto: Hagen Røe

82 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll ANBEFALING 1: OBLIGATORISK OPPLÆRING AV OG INFORMASJON TIL FOLKEVALGTE Kommunene bør som en del av sitt folkevalgtprogram gjennomføre obligatoriske kurs eller eierskapsseminarer. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden. Det anbefales også at det nye kommunestyret tidlig i perioden får en oversikt over status for selskapene. Det er viktig at kommunestyrene som eiere får kunnskap og innsikt i omfanget av selskapsorganisering og de styringsmuligheter man har for de selskapene kommunen har eierandeler i. Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de ulike rollene man har som folkevalgt, som styremedlem eller som medlem av representantskap eller generalforsamling. De folkevalgte må ha en bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Det anbefales at kommunestyret gis tid til kompetanseutvikling som ledd i å styrke det kommunale eierskapet gjennom opplæring eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i løpet av de første 6 månedene og etter 2 år. ANBEFALING 2: VURDERING OG VALG AV SELSKAPSFORM Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset selskapets formål, eierstyringsbehov, samfunnsansvar, hensynet til innsyn, markedsforhold og det aktuelle lovverket. Et aktivt eierskap er grunnleggende for en best mulig lokalpolitisk forvaltning av kommunens samlede verdier og har direkte konsekvenser for selskapene, deres disposisjoner og deres markedsposisjon. Samtidig vil et aktivt eierskap gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Når deler av virksomheten skal legges ut i et selskap, og selskapsformen diskuteres, bør kommunestyret med utgangspunkt i selskapets formål, vurdere hvilket styringsbehov kommunen har. Forvaltningsloven gjelder for all virksomhet som drives innenfor kommunen som eget rettssubjekt, inkludert kommunale foretak. Selskaper omfattes som utgangspunkt ikke av forvaltningsloven, men dersom de har så tett tilknytning til 82 9

83 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL forvaltningen at de kan anses å være «organer for stat eller kommuner», vil forvaltningsloven likevel gjelde. Grensedragningen beror på en helhetsvurdering. Relevante vurderingstemaer er selskapsform, formålet og bakgrunnen for opprettelsen, hva slags virksomhet selskapet driver, om selskapet har monopolvirksomhet, og om den må regnes som et ledd i gjennomføringen av kommunal politikk. Det sentrale vurderingstemaet vil være hvor sterk reell tilknytning det er mellom selskapet og forvaltningen. ANBEFALING 3: FYSISK SKILLE MELLOM MONOPOL OG KONKURRANSE- VIRKSOMHET Selskaper som opererer i et marked i konkurranse med andre aktører i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut den markedsrettede delen av virksomheten for å unngå rolleblanding og kryssubsidiering. Offentlighetsloven gjelder for kommunalt eide selskaper dersom det offentlige har eierandeler som gir rett til mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet, eller direkte eller indirekte har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i det øverste organet. Offentlighetsloven gjelder likevel ikke for offentlig eide selskaper som hovedsakelig driver næringsvirksomhet i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private. Ved utskilling av virksomhet i selvstendige rettssubjekter vil konkurranseregelverket som Norge er bundet av gjennom EØS-avtalen legge føringer for valg av selskapsform og drift. Selskapsformen er også viktig for mulighet og ønske om politisk styring og kontroll, og hvorvidt selskapet skal ta risiko og operere i et marked. Et aktivt eierskap vil gi viktige signaler overfor omverden og styrke kommunens omdømme. Noen kommunalt eide selskaper er tildelt oppgaver i egenregi eller har enerett på å utføre visse oppgaver, samtidig som de utfører andre tjenester i konkurranse med andre. Dersom selskapet i tillegg konkurrerer med private selskaper, kan det oppstå spørsmål om den delen av selskapet som konkurrerer i markedet mottar en eller annen form for offentlig støtte, og om denne støtten eventuelt er i strid med regelverket om offentlig støtte. Det sentrale er at selskapets konkurranseutsatte virksomhet ikke subsidieres, for eksempel ved at virksomheten benytter selskapets administrative støttefunksjoner og/eller utstyr fra den fullfinansierte delen av selskapet (kryssubsidiering). Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personellmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Det må som et minimum føres separate regnskaper, med korrekt allokering av inntekter og utgifter i regnskapet, for å unngå kryssubsidiering mellom den skjermede og den konkurranseutsatte delen av virksomheten. Det vil imidlertid være betydelig enklere å unngå kryssubsidiering dersom man skiller den 83 10

84 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. konkurranseutsatte delen ut i et eget selskap. Dette utelukker ikke i seg selv ulovlig offentlig støtte, men vil kunne gjøre virksomheten mer transparent og dermed gjøre det lettere å påvise at det ikke skjer. ANBEFALING 4: UTARBEIDELSE AV EIERSKAPSMELDINGER Kommunestyrene bør hvert år fastsette overordnede prinsipper for sitt eierskap ved å utarbeide en eierskapsmelding for alle sine selskaper. Disse prinsippene bør gjenspeile selskapet sett i sammenheng med kommunens totale virksomhet og være kommunisert og tilgjengelig, ikke bare for selskapets organer, men også for kommunens innbyggere. Eierskapsmeldingen gir også et godt grunnlag for en politisk gjennomgang av all virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter. Eierskapsmeldingen skal behandles i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal primært omhandle selskapene der kommunen er hel- eller deleier, men bør også reflektere styringen av de interkommunale samarbeidene. Eierskapsmeldingen bør minimum ha disse hovedpunktene: 1. Oversikt over kommunens virksomhet som er lagt i selskaper og samarbeid. 2. Politisk styringsgrunnlag gjennom kommunens prinsipper for eierstyring 3. Juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskaps- og samarbeidsformene. 4. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskapene, herunder styringsdokumentene. 5. Selskapenes samfunnsansvar knyttet til miljø, likestilling, åpenhet, etikk osv. En eierskapsmelding vil sikre et grunnlag for nødvendige styringssignaler til selskapene og tydeliggjøre de folkevalgtes ansvar. Den vil også bidra til å skaffe oversikt over kommunens samlede virksomhet og bidra til mer åpenhet overfor omverden

85 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Det bør også utarbeides en felles eierskapsmelding hvis kommunen er medeier i flere selskaper sammen med andre kommuner. En slik eierskapsmelding vil sikre felles føringer fra eierne der det er mulig. ANBEFALING 5: UTARBEIDELSE OG REVIDERING AV STYRINGS- DOKUMENTER Kommunestyret skal utarbeide og bør jevnlig revidere styringsdokumentene og avtalene som regulerer styringen av selskapet. Kommunen bør ha en åpen og klart uttrykt eierstrategi for sitt eierskap i ulike selskaper. være hensiktsmessig å utarbeide andre styringsdokumenter. Disse er ikke lovfestet, men er ment å sikre bevist eierstyring og å tilstrebe åpenhet og gjennomsiktighet i kommunal tjenesteproduksjon når den er organisert i selskaper. Det er først og fremst eierne, det vil si de folkevalgte, som har behov for slike dokumenter. ANBEFALING 6: EIERMØTER KS anbefaler at det jevnlig gjennomføres eiermøter for å bidra til god eierstyring og kommunikasjon med selskapet. Et eiermøte er et møte mellom representanter fra kommunen som eier, styret og daglig leder for selskapet. Når kommunestyret har valgt å legge en del av sin virksomhet inn i et selskap, medfører det også overføring av styringsrett til virksomheten. Oppgaven til selskapets styre og administrasjon er å trekke opp virksomhets- og forretningsstrategien innenfor en ytre ramme som er trukket opp av eieren/eierne. Det er denne ytre rammen som er eierstrategien, og innenfor den skal selskapet ha betydelig grad av spillerom. Selskapsstrategier er en felles betegnelse for strategiene som har sin forankring i selskapet. Noen ganger har eierne behov for å diskutere strategier seg imellom uten å treffe formelle beslutninger, og dette bør kunne gjøres uten å måtte innkalle til møte i generalforsamlingen eller representantskapet etter de formelle reglene i loven. Et eiermøte er ikke lovregulert og er bare en uformell arena der det ikke skal treffes vedtak. I tillegg bør det ikke legges føringer eller «gis signaler» i eiermøtene som kan anses å gripe inn i styrets myndighetsområde. Eiermøtene er uforpliktende for eierne og for selskapet. Vedtektene for aksjeselskaper og kommunale foretak, samt selskapsavtalen for IKS regulerer viktige sider ved selskapenes og det kommunale foretakets rettsforhold. Hovedintensjonen er å regulere forholdet mellom eierne og mellom eierne og selskapet, eller interne forhold i virksomheten. For å underbygge vedtektene/ selskapsavtalen og regulere styringen kan det 85 12

86 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL 86 13

87 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. 87

88 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 7: EIERORGANETS SAMMEN- SETNING OG FUNKSJON Avhengig av selskapets formål, anbefales det som en hovedregel at kommunestyret oppnevner sentrale folkevalgte som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierstyring skal utøves innenfor rammen av kommunestyrets vedtak. Samhandlingen mellom kommunestyret og eierorganet er ikke regulert. Eierstyringen skal skje gjennom eierorganet for selskapene og gjennom kommunestyret for foretakene. For selskapsformene AS og IKS bør det for å sikre engasjement, debatt og reell politisk avklaring av eierorganets myndighet, etableres forutsigbare kommunikasjonsformer mellom kommunestyre og eierorganet som forankres i eierskapsmeldingen. Oppnevnelse av sentrale folkevalgte til eierorganet vil bidra til å forenkle samhandlingen og kommunikasjonen mellom kommunestyret og eierorganet. Aksjeloven sier ikke noe om hvem som skal møte som aksjonær. Ordfører eller andre kommunestyrerepresentanter må gis fullmakt for å kunne stemme på generalforsamling. Medlemmer av et representantskap (IKS) er valgt av kommunestyret etter kommunelovens regler, og i motsetning til aksjeloven, kan ikke andre møte etter fullmakt. Det bør derfor utnevnes varamedlemmer for representantskapsmedlemmene. ANBEFALING 8: GJENNOMFØRING AV GENERALFORSAMLINGER OG REPRESENTANTSKAPSMØTER De formelle eiermøtene er generalforsamling eller representantskap. Det er styret som innkaller. Bestemmelser om innkallingsfrist bør tas inn i vedtektene, slik at det tas hensyn til kommunens behov for å ha tid til å behandle aktuelle saker. Styreleder og daglig leder har plikt til å delta på generalforsamlingen i aksjeselskap. Andre styremedlemmer har rett, men ikke plikt. Revisor har rett til å være tilstede og noen ganger plikt når de saker som skal behandles gjør dette nødvendig. For interkommunale selskap har styrets leder og daglig leder plikt til å være tilstede på representantskapsmøtet. Dette gjelder ikke for revisor, men det anbefales å følge aksjelovens regler på dette punkt. Gjennom IKS-loven er representantskapet tillagt flere oppgaver enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Representantskapet skal fastsette budsjett, økonomiplan og regnskap. Vedtak om salg eller pantsetting av fast eiendom eller andre større investeringer er også tillagt representantskapet. Disse bestemmelsene gir i utgangspunktet representantskapet større innflytelse over forvaltningen av selskapet enn generalforsamlingen i et aksjeselskap. Dersom formålet med selskapet er rene driftsoppgaver er det ingen ting i veien for at administrasjonen sitter i eierorganet

89 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 9: SAMMENSETNINGEN AV STYRET Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Det anbefales at kommunen sikrer opplæring av styremedlemmene. Styret skal gjenspeile og representere selskapets behov og bør ha forskjellig og supplerende kompetanse innen økonomi, organisasjon og om markedet som selskapet opererer i. Videre bør styret inneha faglig innsikt og ha en interesse for selskapets formål. Kommunen må selv definere hva slags kompetanse og kapasitet som forventes av styremedlemmene. Et godt utgangspunkt for denne vurderingen kan være selskapets formålsparagraf, de langsiktige strategiene som er lagt for selskapet og situasjonsbestemte forhold de nærmeste årene. Det bør tilstrebes en sammensetning med komplementær kompetanse og erfaring. Det er viktig å oppnevne styremedlemmer som kan sikre styrets kontrollfunksjon overfor daglig leder. Styreverv i selskaper er et personlig verv. Medlemmer av selskapsstyrer representerer bare seg selv, ikke noen av eierne, og skal ivareta selskapets interesser til det beste for alle eierne. Det betyr at man ikke representerer verken partier, kommunen eller andre interessenter, men ivaretar selskapets interesser og eierne kollektivt på best mulig måte, ut fra selskapets formål og innenfor lovens rammer. Det understrekes at loven ikke er til hinder for at folkevalgte kan velges til styremedlemmer. Forståelse og erfaring fra det politiske systemet i kommunene kan være en viktig kompetanse som styret bør besitte. Når det er spørsmål om å velge folkevalgte eller ansatte i kommunen til styremedlemmer i selskaper kommunen har eierandeler i, bør kommunen vurderer hvor ofte vedkommende vil bli inhabil. Dersom inhabilitet vil inntre ofte, må det vurderes om dette vil gjøre det uhensiktsmessig å velge den aktuelle personen til styremedlem. Typisk gjelder dette der det er snakk om sentrale folkevalgte eller ansatte i lederstillinger. Om ulempene ved å velge slike personer til styremedlemmer overstiger behovet for å ha den aktuelle personen i styret er en vurdering som kommunestyret selv bør gjøre. ANBEFALING 10: VALGKOMITE OG STYREUTNEVNELSER Ved valg av styrer til kommunalt eide selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomite. Representantskapet/generalforsamlingen bør velge leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandelene. Ordningen med valgkomite er ikke lovregulert, og den bør derfor vedtektsfestes, alternativt nedfelles i selskapsavtalen. Videre anbefales det at det utarbeides retningslinjer som regulerer deres arbeid. Det anbefales også at valgkomiteen har en 89 16

90 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL dialog med styret før forslag fremmes, og at valgkomiteen begrunner sine forslag. anbefalt flere rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Eier står fritt til å endre styresammensetningen uavhengig av valgperioden. Hele styret bør normalt ikke skiftes ut samtidig, for å sikre kontinuitet og videreføring av kompetanse. Det kan derfor være hensiktsmessig med overlappende valgperiode for ulike styremedlemmer. ANBEFALING 11: KJØNNSMESSIG BALANSE I STYRENE Det anbefales at eierorganet uavhengig av organisasjonsform tilstreber balansert kjønnsrepresentasjon. Styremedlemmene behøver ikke være bosatt i kommunen. I henhold til IKS-loven 10 er det krav om tilnærmet 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. Reglene i aksjeloven 20-6 om representasjon av begge kjønn i styret gjelder tilsvarende for aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner til sammen eier minst to tredeler av aksjene i selskapet. Dette følger av kommuneloven 80a. ANBEFALING 12: RUTINER FOR Å SIKRE RIKTIG KOMPETANSE I SELSKAPSSTYRENE Eier har ansvar for å sikre at styret har den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål. Eier bør også anbefale styret selv jevnlig å vurdere egen kompetanse ut fra eiernes formål med selskapet. Det er derfor For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret anbefales det at styret etablerer følgende rutiner: Fastsetter styreinstruks og instruks for daglig leder med særlig vekt på en klar intern ansvars- og oppgavefordeling. Foretar en egenevaluering hvert år. Vurderer behovet for ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomfører egne styreseminarer om roller, ansvar og oppgaver. Fastsetter en årlig plan, herunder møteplan, for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gir en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. ANBEFALING 13: STYRESAMMENSETNING I KONSERNMODELL Styremedlemmer i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap fordi styret i morselskap utgjør generalforsamling i datterselskap. Bestemmelsen er viktig for å unngå rolleblanding i konsernforhold. Særlig må man være oppmerksom på problemstillinger knyttet til anbud og inhabilitet dersom ett av selskapene inngir anbud til et annet selskap i samme konsern

91 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL ANBEFALING 14: OPPNEVNELSE AV VARAREPRESENTANTER Der det utpekes varamedlemmer til styret bør ordningen med numeriske varamedlemmer benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Lovverket gir mulighet for å utpeke enten personlige eller numeriske vara. Anbefalingen om numerisk vara er gitt ut i fra behovet for kontinuitet og kompetanse. Det anbefales også at 1. varamedlem blir invitert til styremøtene for på den måten å sikre best mulig kompetanse og kontinuitet. ANBEFALING 15: HABILITETSVURDERINGER Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Ordfører og rådmann bør ikke sitte i styrer i selskaper. Inhabilitet inntrer blant annet når en person antas å ha personlige interesser i utfallet av en sak som skal behandles, og som antas å ha påvirkning på vedkommende sine vurderinger under behandlingen av saken. At en person er inhabil innebærer at vedkommende ikke kan tilrettelegge saksgrunnlaget eller treffe avgjørelser i en sak. Forvaltningsloven fastslår blant annet at en person er inhabil når han leder eller har en ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling, for et selskap som er part i saken, eller en forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. Ingen kommunalt ansatte eller folkevalgte skal håndtere saker i kommunen som gjelder et selskap der de selv er styremedlem. Dette gjelder uansett om selskapet er privat eid eller helt eller delvis offentlig eid. Inhabilitet kan også oppstå for styremedlemmer, slik at de blir inhabile til å behandle en sak i selskapets styre. Dette er regulert i den enkelte selskapslov. ANBEFALING 16: GODTGJØRING AV STYREVERV Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse av eierskapsmelding ha en prinsipiell diskusjon om godtgjøring av styreverv. Denne bør danne grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar. Styremedlemmer bør ikke påta seg særskilte oppgaver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. Det anbefales at styremedlemmer ikke omfattes av selskapets incentiv-/bonusordninger, da dette vil kunne påvirke deres uavhengighet. Godtgjørelsen bør reflektere styrets økonomiske og strafferettslige ansvar, i tillegg til kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Dette innebærer at honorar i selskaper som opererer i et marked og hvor det er betydelig risiko, bør reflektere dette ansvaret. Generelt bør styreleder godtgjøres høyere enn styremedlemmene. Det anbefales at selskapene gjør en konkret vurdering av behovet for styreforsikring for styremedlemmene. Forsikringen gjelder det økonomiske ansvaret, ikke det strafferettslige

92 92 ANBEFALINGER OM EIERSTYRING, SELSKAPSLEDELSE OG KONTROLL