Prosjektgruppens evaluering av Arctic Race 2016 etapper i Bodø torsdag 11. og søndag 14. august

Transkript

1 1 Prosjektgruppens evaluering av Arctic Race 2016 etapper i Bodø torsdag 11. og søndag 14. august Innledning Det ble offentlig kjent at Bodø skulle bli arrangørsted for Arctic Race i 2016 på Bodøs 199 års fødselsdag; dvs 20. mai Bodø arrangerte torsdag 8. august 2013 den første etappen i Arctic Race s historie. Rittet blir en realitet beslutningspunkt Konferansen «Nord i Sør» 6. januar i Oslo: Arctic Race lanserer traseene for årets utgave av rittet. Ordfører og rådmann var tilstede på lanseringen. Rådmann ber om at det snarest blir oppnevnt prosjektgruppe i mail av 19. januar då. 28. januar blir det besluttet at organisering av prosjektet skal skje i regi av Kulturkontoret. 16. februar er organisering av prosjektet med ledere av hvert delprosjekt på plass. 18. februar avholdes første orienteringsmøte mellom Arctic Race og arrangørbyene i Mo i Rana. Bodø som arrangør kommune Bodø har gode forutsetninger for å være arrangør kommune for blant annet Arctic Race. Kommunen er stor nok, har ressurser, kompetanse og økonomi til å gjennomføre internasjonale arrangement. Årets Arctic Race skapte dessuten en ny og forbedret samhandling mellom teknisk etat og de øvrige «arrangements avdelinger» i kommunen. Vi fikk en ny og god intern stolthetsfølelse i kommunen ved gjennomføringen av årets Arctic Race. Det har i de senere år vært stor politisk og administrativ vilje til å satse på store arrangement i Bodø. Kommunen fikk i år god lønn for strevet. Det ble en fantastisk folkefest under arrangementene i kommunen; spesielt søndag 14. august. Det var ca tilskuere på siste etappen i vår kommunen. Etappen torsdag ble sett av tilskuere i Bodø. Prosjektmålet for Bodø var å fremstå som en dyktig arrangør av et internasjonalt sykkelritt, samt lage en folkefest som virkelig setter regionen på reiseliv- og opplevelseskartet både nasjonalt og internasjonalt.

2 2 Målsettingen med å arrangere Arctic Race (og andre nasjonale og internasjonale arrangement) er: Skape attraksjonskraft for regionen o Eksponering nasjonalt og internasjonalt o Stort familie arrangement o Gi barn og unge som vil satse på sykling og andre idretter et tilbud om å se verdens beste syklister «live», samt delta i eget sykkelløp knyttet til rittet Nasjonal og internasjonal oppmerksomhet o Vise hva Bodø har å by på o Etablere budskapet «Det skjer i Bodø» o Forsterke Bodø som Norges mest attraktive by o Vise at vi kan arrangere store internasjonale arrangement Økt nasjonal og internasjonal turisme/besøkende til regionen Skape gode opplevelser for regionens beboere o Skape aktiviteter/opplevelser i en hel uke Skape stolthet ved: o At Bodø er arrangør av et internasjonalt direktesendt sykkelritt i nasjonal og internasjonal media. o At Bodø får synliggjort sitt mangfold av spennende mennesker, opplevelser, kultur og miljø på TV i profesjonelt format o At Stormen og Bodø Spektrum får vise sitt potensiale som arrangører for ulike nasjonale og internasjonale arrangement o At Bodø og Salten er hovedsete i en uke for nasjonal og internasjonal presse Alt dette ble oppfylt ved årets arrangement av Arctic Race i Bodø. Bodø kommune gjorde på alle nivå en formidabel innsats for at Arctic Race skulle bli vellykket. Foruten om det kommunale bidraget ble det brukt mange kommunale ressurser på varer og tjenester, arbeidsinnsats etc. Med en så stor ressursbruk er det positivt og hyggelig at kommunens etater blir synlige og får kun gode og positive tilbakemeldinger på sin innsats. I løpet av prosjektperioden gikk teknisk avdeling bort fra å arbeide ut fra modellen at prosjektgruppen var «bestiller/søker» og de «utfører/beslutter» til å bli en aktiv og sentral bidrags yter i prosjektet. Teknisk avdeling var svært viktige og sentrale til at Arctic Race i Bodø ble en stor suksess. Det var i hele prosjektperioden god samhandling med bydelsutvalgene i Misvær, Saltstraumen og Tverlandet. De hadde et fantastisk engasjement og gjorde en formidabel innsats for at de skulle skape folkefest i sine bydeler. Det vises til vedlagte oversikt over aktiviteter langs løypa på 1. og 4. etappe. Disse ble sendt til TV 2, Eurosport og øvrige media

3 3 for å få nasjonal og internasjonal medieomtale om det utrolige folkelige engasjementet vi har i bydelene våre. Arctic Race er ikke et enkelt arrangement å gjennomføre. Det er stort, ressurs krevende, til dels vanskelig, har høye krav til leveranser, korte tidsvindu og er kostbart. Alle involvert gjorde en formidabel innsats for at Bodø skulle levere slik den politiske og administrative ledelsen forventet. Dette gjelder særlig teknisk avdeling, Kommunikasjon, IKT, Kulturkontoret og bydelsutvalgene. Kravet til nevnte avdelinger/kontor ble forsterket ved at Arctic Race ble arrangert samtidig som Vennskapsbymøtet og deres arrangement, samt Nordland Musikkfestuke. Arctic Race Organisering Styringsgruppen har bestått av: Rolf Kåre Jensen, rådmann, leder Arne Øvsthus, OK-avdelingen Knut Hernes, Teknisk etat Prosjektgruppen har bestått av: Prosjektansvarlig: Arne Vinje, Kulturavdelingen Prosjektleder: Anne-Britt Norø, Kulturavdelingen Løyper: Bjørn-Inge Ingvaldsen, Teknisk avdeling

4 4 Arrangement i byen: Bjarne Mosås, Bodø Bakeri Sponsor/barter: Jonny Guldbrandsen, Radio8000 Informasjon/kommunikasjon: Tord Berthinussen, Kommunikasjonsavdelingen Frivillige: Hilde Aaneland, Bodø idrettsråd Vertskap/liaison politisk: Geir Mortensen, Kommunikasjonsavdelingen Andre ansatte i Bodø kommune har også vært sentrale i prosjektet. Det gjelder i hovedsak: Teknisk avdeling: Hallgeir Karlsen, Bjørn Inge Hansen, Espen Pettersen, Kevin Christensen og Ottar Olaussen. IKT-avdelingen: Ole Karsten Brækkan Kulturavdelingen: Per Grøtterud og Bjørn Håvard Stamnes Vi hadde som mål å spre ansvaret på flere aktører. Det var et uttrykt mål at dette ikke skulle være et Bodø kommune arrangement, men et arrangement som «Bodø samfunnet» stod bak. Vi greide dessverre ikke å oppnå denne målsettingen. Bjarne Mosås; Bodø Bakeri AS tok ansvar for arrangement, Jonny Gulbrandsen; Radio8000 for sponsing og Hilde Aaneland; Bodø idrettsråd for frivillige. Disse gjorde en fantastisk innsats som der er blitt lagt merke til også i «bybildet». Dessverre ble det få andre som bidro med arbeidsinnsats. Vi velger å tro at årsaken er at det har vært for stor belastning på deltakelse i diverse arrangement som er gjennomført i jubileumsåret Infrastruktur veier/endringer og forbedringer o Løype trasse oppgraderinger Vi måtte fjerne 4 farts humper og 5 måtte glattes ut. To trafikklys i krysset Hålogalandsgata og Bankgata måtte fjernes. I Junkerveien måtte trafikkøy fjernes og Kirkeveien fra krysset Junkerveien til Rv 80 måtte få en veibredde på 5,5 meter. Det ble en del møter og avklaringer for å få ferdigstilt Junkerveien til rittstart. Nordlandsnett hadde gravings tillatelse og fikk noen problem med å få ferdigstilt veien til Arctic Race. Soløyvannsveien ble oppgradert til rittet slik forutsatt i budsjett for o Stengningsvedtak, skilt planer, skilting og parkering Det var god samhandling og prosesser på disse ansvarsområdene, og et meget godt gjennomført arbeide på alle nivå. Politiet var involvert i arbeidet og er meget godt fornøyd med utført arbeid.

5 5 Vi fikk klage fra ARN lørdag 5. august på at kommunen ikke fulgte avtale om parkeringstillatelser i Bodø sentrum. Dette løste seg i løpet dagen. Stenging av gater torsdag 11. og søndag 14. august. I følge politiet av det ingen problem ved stengingene disse dagene. Spesielt søndag var store deler av sentrum stengt fra kl til kl Det var god og solid informasjon om stenginger i Avis Nordlands papirutgave og på nett. Det samme var det på hos Bodønu og på Bodø kommunes hjemmeside. Prosjektet gav dessuten informasjon om stengingene via SMS informasjon på mobil (UMS Befolkningsvarslingssystem). IKT- leveranser Alle etterspurte leveranser ble levert etter de krav, ekstra forespørsler og tidsrammer som ble etterspurt av ARN og ASO. Informasjon og markedsføring Kjøp av to film innslag på TV 2 Vi kjøpte to videoinnslag av TV 2 som begge ble sendt under rittet. Tema var «Ny by ny flyplass» og «Kulturbyen Bodø». Disse kan og vil bli gjenbrukt. Arrangerte to HOTSPOTS Torsdag arrangerte vi «Brannmennenes» etter hvert så kjente dans på taket av den nye brannstasjonen. Søndag ble opptak at to syklende dykkere på bunnen i Saltstraumen på sammensveisede sykler med Arctic Race flagg vist. Det ble også vist innslag/hot Spot fra verdens lengste frokostbord i Kongensgate, Tverlandet, Tuv, Godøynes, Misvær og Korsmohalsen rasteplass. Se vedlegg. Annonseavtale og informasjonsavtale med Avisa Nordland AN sponset 10 helsiders annonse til Arctic Race i Bodø. I tillegg hadde vi avtale om redaksjonell innhold. De var spesielt gode på å informere om stengte gater både i avis og på nett. Redaksjonelt hadde de stor fokus på rittet og det sportslige, og mindre på folkefesten og vår oppfordring om å skape liv og aktiviteter langs løypa. Arctic Race markedsføring i sosiale media

6 6 Prosjektet brukte Bodø kommunes hjemmeside og facebook side til å markedsføre og informere om aktiviteter under Arctic Race. Det var en del debatt i prosjektgruppen om denne profileringen var tilstrekkelig til å nå ut til innbyggerne i kommunen. Arrangement og pynting til sykkelfest Det ble gjort et solid og flott arbeide med å pynte byen til sykkelfesten. Bodø arrangerte i år Midnattsolrittet, NM sykkel og Arctic Race. Vi reklamert oss derfor med «Sykkelbyen 2016» med banner på flyplass og plakater i sykkelskur. Vi hadde stor aktivitet på City dressing og pynting i kommunen. Vi hadde: 200 malte sykler plassert rundt i sentrum og distriktet 3 oppblåsbare store sykler. En ble plassert ut i Misvær, en i Breivika og den største i Rådhusparken/Solparken. Store Arctic Race flagg på 4 x 5 meter til store flaggstenger Små Arctic Race flagg til de mindre flaggstengene Små håndflagg til publikum Party flagg i gater og parker/torv Butikk vindu konkurranse Roll ups Felles arrangørbekledning Sponsorer Sponsor arbeidet var svært, svært vanskelig. Alle som ble kontaktet var positivet og så veldig frem til at Arctic Race skulle komme tilbake til Bodø. De aller, aller fleste begrunnet sitt manglende bidrag med at de hadde brukt avsatte sponsormidler til tidligere arrangement i jubileumsåret. Også i år var det vanskelig å lage sponsorpakker med godt og tiltrekkende innhold. «Alle» fordeler skal til Arctic Race`s partnere. Vi har heller ikke lov til å ha sponsorer som er konkurrenter til Arctic Race`s partnere. Sidearrangement Bufetats arrangement på Bratten Arctic Champion ble arrangert for første gang tirsdag 9. august på Bratten i regi av Bufetat. Bodø kommune var medarrangør. Bufetat var til tross for dårlig vær veldig forøyd med arrangementet og publikums deltakelsen.

7 7 Arctic Caravan Et nytt innslag som ble veldig populært. Ca 20 biler i karavanen. Kjørte ca 1 time foran syklistene i ritt løypa. Caravan bidro til at veiene ble stengt tidligere enn ved kun et ritt arrangement. Arctic Challange Rittet ble arrangert lørdag og det var ca 200 deltakende syklister. Løypa gikk fra Leira til Festvåg t/retur. Atea er ansvarlig arrangør. Nordland Musikkfestuke Klassisk spinning på Torvet Musikkfestukas arrangement ble avholdt onsdag 10. august på Torvet. Stor deltakelse og et flott tiltak. Lagpresentasjon og åpningsshow Solparken Onsdag kl 18 ble det arrangert lagpresentasjon og åpningsshow i Solparken. Det var ca publikummere. Åpningsshowet kom noe seint i gang fordi det ble avsatt for lang tid til lagpresentasjonen. Artister var Julie Bergan (minikonsert), Vilde Kartfjord Gamst (1 sang) og Lotte Mørkved (1 sang). Bodø kommune var arrangør. Se vurderinger som må gjøres før neste ritt i Bodø. Arctic Village inkl storskjerm med TV sending Vi var arrangør og tilrettelegger fos Arctic Race sine samarbeidspartnere som ønsket utstilling i Village. Det var et flott og nytt tiltak for oss som ble arrangert i Solparken. Vi leide storskjerm sammen med Atea som var i parken fra onsdag til og med søndag. Vi fikk lite og svært sein informasjon om ønsker og bestillinger fra ARN s partnere. Prosjektgruppen valgte å gjennomføre arrangementet med en alkoholfri profil. Vi leide også ut utstillings- og salgssteder til lokale bedrifter som ikke var konkurrenter til ARNs partnere. BHK fikk ha gratis salgs telt i parken og hadde godt salg i hele perioden. Vi leide hoppeslott og hadde ansikts maling til barna. Village hadde godt besøk onsdag og torsdag. Søndag var en super dag! Se vurderinger som må gjøres før neste ritt i Bodø. Granny turisimo Artistene skapte veldig liv og hygge rundt arrangementene våre. Det var mye innsats for å tilrettelegge for frakt av sagwayene. Se vurderinger som må gjøres før neste ritt i Bodø. Næringslivskonferanse i regi av Innovasjon Norge

8 8 Har etablert seg som et populært og nyttig arrangement som arrangeres dagen før rittet starter. Flere av ARNs samarbeidspartnere er foredragsholdere. I år deltok i overkant av 200 personer på konferansen. Statoil Næringslivslunsj, bedrift besøk og idrettskonferanse for morgensdagens helter Statoil inviterte leverandørbedrifter til næringslivs lunsj med selskapets ledelse og de hadde bedrift besøk hos Rapp Bomek. Lørdag arrangerte de idrettskonferanse for deltakerne i Morgendagens helter rittet. Verdens lengste frokostbord Kongensgate Scandic og deres samarbeidspartnere gjorde en formidabel innsats og lagde et fantastisk frokostbord med servering fra kl til Utvalget var utsøkt! Det ble en ny, fantastisk verdensrekord på 536,2 meter. Det hyggelige var at Scandic med annonse i Avisa Nordland takket Bodø kommune for supert bidrag med tilrettelegging av arrangementet. Funnpark i Breivika Arrangementet i Breivika på søndag ble veldig populært. Vi satset på familie aktiviteter. Her var stor TV som viste direktesending fra rittet; salg av grill varer, Ateas vaffelsving, hoppeslott, ansiktsmaling, varmesteder for egen grilling, stort bål, Monicas godtebutikks salgs bod og Forsvarets feltsykehus fra Indre Troms. Morgendagens helter i regi av Statoil Rittet ble arrangert søndag med nasjonal og internasjonal deltakelse for jenter og guttet i alderen år. Jentene startet kl 9.00, guttene kl og mix stafett kl På grunn av Scandic s frokostbord og et fantastisk søndagsvær fikk rittene et rekord stort publikumsoppmøte. Mini Arctic Race i regi av Sparebanken Nord-Norge Ble søndag kl i rundløype i sentrum. Ca 850 barn deltok. Søndagsåpne butikker i sentrum Bodø Næringsforum ble etter søknad innvilget søndags åpne butikker i sentrum fra kl til under Arctic Race. Frivillige Bodø hadde problem med å oppfylle krav til antall frivillige under rittet på torsdag. Denne dagen måtte vi stille med 123 frivillige. Problemet løste seg ved at ansatte på Rådhuset sa seg villig til å stille som frivillige vakter. Søndag hadde vi ikke problem med frivillige under rittet. Forsvare v/ Garnisonen på Bardufoss kom med 100 soldater for vakthold under rittet.

9 9 Frivillige til sidearrangement ordnet seg, unntatt var rydding søndag etter avsluttet arrangement. Hele prosjektgruppen trådde til og ryddet langs Prinsensgate og i Solparken. Breivika velforening ryddet i Breivika/Pelle Molins plass. Blålysetater Det var en god og viktig samhandling med Blålysetatene før og under rittet. Samhandlingen var størst med Politiet; deretter Salten Brann og Bodø Røde Korps Hjelpekorps. Det var evaluering av Arctic Race under møte med etatene 29. september. De hadde ikke fått noen negative tilbakemeldinger på sikkerheten. De var alle meget godt fornøyd med arrangementet. Forbedringspotensialet i forhold til Arctic Race er risikovurderingen. Den kom alt for seint. Det andre er at rundbane løype bør ha fysiske gjerder mot publikum. Reiselivseffekter Nordland fylkeskommune har i perioden bidratt med 16 mill kroner til Arctic Race. De har i evaluering etter disse 3 årene konkludert med at Arctic Race allerede har bidratt med økt turisme i regionen. Fylkeskommunen understreker også at erfaringene fra 2014 og 2015 viser at Arrangementet skapte stort engasjement blant folk i hele Nord-Norge, samt fra tilreisende fra hele verden. En uke etter årets arrangement var det i Bodø media oppslag som «Internasjonale journalister forelsket seg i Bodø under Arctic Race» og «Økte turisme i regionen». Senior kommunikasjonsrådgiver ved Innovasjon Norge Marianne Mork sier «Bildene fra Arctic Race of Norway trekker særlig turister som ønsker en aktiv ferie; å sykle, padle eller gå i fjellet» Bodø kommune fikk presentere seg ved 10 sider reportasje i N By Norwegian i august utgaven. SAS magasinet hadde i august utgaven oversikt over enkeltarrangementene våre under Arctic Race. Hotellene og Avinor sier at arrangementet gir økt turisme. Den konkrete virkning etter årets arrangement vil komme om 2 3 år. Det er reiselivsnæringen og spesielt destinasjonsselskapene som skal utnytte effekten av arrangementet og gjøre innsalg til regionen. Vi hadde et godt samarbeid med Nord-Norsk Reiseliv (representert ved Heidi Soløy) under planlegging av ønskede effekter av arrangementet. De var tilstede på samhandlingsmøtene

10 10 mellom ARN, ASO og arrangørkommunene. De var også bidragsyter i vurderingen av Bodøs ønsker vedr filming av severdigheter/attraksjoner under rittet. Nødvendige vurderinger som må avklares ved oppstart av arbeidet med neste ritt i Bodø: Lagpresentasjon/åpningsshow: o Hvem har ansvaret? Bodø kommune eller Arctic Race? o Hvor skal arrangementet avholdes? Torvet eller Rådhusparken? Annet sted? o Hvem skal være programledere? Er det behov for å leie inn Dag Erik Pedersen? o Er det behov å arrangere åpningsshow med nasjonal stjerne? Arrangement i byen o Er det nødvendig å leie inn internasjonale artister; som Granny Turisimo? Kommunikasjon o Vi må bruke all moderne teknologi; herunder sosiale media. Vi må ha fokus også på å nå målgruppen 8 30 år. o Bodø kommune bør investere i informasjonstavle ved innkjøring til sentrum. Se og lær av svenske byer. Samhandling i Salten (Fauske og Saltdal) o Relasjonene ble ikke gode etter at Fauna ikke fulgte opp avtale om felles sponsorsøknad til SKS slik vi hadde i Fauna søkte på egen hånd, og holdt dette hemmelig for Bodø og Saltdal - og mottok ,- fra SKS. Bodø og Saltdal fikk ingen sponsor støtte til tross for søknad. Sponsorarbeidet o ARN må avklare handlingsrom for lokal arrangør Intern fakturering i kommunen. o Klargjøre det politiske vedtaket ved bruk av kommunal arbeidsinnsats til rådmannens ledergruppe, slik at alle avdelingene blir kjent med innholdet i vedtaket. Det må presiseres i kontrakt og eventuelt Final Technical Rapport tidslinje vedr oppdragsbeskrivelse fra arrangør til vertskommune. Opprettholdes ikke denne så skal arrangør betale merkostnaden. Finansiering Formannskapet besluttet i møte 14. april då; PS-sak 16/36 å bevilge inntil 2,5 mill kroner til årets Arctic Race. Beløpet ble besluttet innarbeidet i tertialrapport nr1. Det ble også besluttet å bidra med personell og utstyr for i størst mulig grad å imøtekomme og tilrettelegge for de behov sykkelrittet måtte medføre. DA-Bodø bevilget i FR 370/2015 et tilskudd på inntil ,- kroner til gjennomføringen av prosjektet Arctic Race 2016.

11 11 I budsjettet var det også budsjettert med en inntekt på ,- kroner fra «sponsorer/barter/andre offentlige bidragsytere». Prosjektet greide å skaffe ,- kroner av nevnte midler. Oppsummert Tidlig kommunal avklaring på økonomisk medvirkning var viktig. Organisering av Arctic Race 2016 fulgte i stor grad tilsvarende organisering som Arctic Race Det var en hensiktsmessig og god endring å legge ansvar for prosjektorganisering til Kulturkontoret. Prosjektledelse tidlig på plass i 100% stilling sikret en god planleggings- og gjennomføringsfase. Bruk av kommunens egen kompetanse i hovedsak fra Teknisk avdeling, Kulturkontoret, Kommunikasjons avdelingen og IKT kontoret sikrer at viktig arrangementskunnskap blir i kommunen og ikke i innleid konsulentfirma. Bruk av egne ansatte gav også viktig samhandling mellom avdelingene og økt stolthet for et vel gjennomført prosjekt. Bodø, Anne-Britt Norø