MØTEINNKALLING. Merknader til innkalling og saksliste. Godkjenne møtebok fra møte den og fra møte den

Transkript

1 Ordføreren Utvalg: Formannskapet Møtested: Bystyresalen Møtedato: Klokkeslett: MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf eller e-post til Dokumentene legges ut på Merknader til innkalling og saksliste. Godkjenne møtebok fra møte den og fra møte den SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 133/14 14/1765 VADSØ VIDEREGÅENDE SKOLE - STØTTE TIL EKSKURSJON 134/14 14/1813 JUSSHJELPA I NORD-NORGE - TILSKUDD FRA VADSØ KOMMUNE 135/14 14/571 VALG TIL NÆRINGSSTRATEGISK UTVALG 136/14 14/1967 FASTSETTELSE AV RENOVASJONSGEBYR /14 14/1255 KOMPETANSEPLAN - HANDLINGSPLAN /14 14/1367 MEDFINANSIERING AV REKRUTTERUNGSPROSJEKTET - ATTRAKTIVE VADSØ

2 139/14 13/2088 FORPROSJEKT BEKKEFARET BOFELLESSKAP - TOTALENTERPRISE 140/14 13/2179 EVALUERING AV EKSTERNT KJØP AV UNDERVISNINGSTJENESTER 141/14 14/1490 ÅRSBUDSJETT 2015 OG ØKONOMIPLAN /14 14/974 Unnt.off.ofl. 13 jfr. f.l. 13 VADSØ INDUSTRISELSKAP 143/14 14/1991 ORIENTERINGER FSK Vadsø, Rolf Arne Hanssen Ordfører

3 VADSØ VIDEREGÅENDE SKOLE - STØTTE TIL EKSKURSJON Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 14/1765 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 133/14 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap viser til søknad fra elevene ved media- og kommunikasjonslinja, Vadsø videregående skole. Formannskapet innvilger støtte kr.500 pr elev med hjemstedsadresse i Vadsø kommune, totalt kr Støtten øremerkes studietur til Tromsø Internasjonale Filmfestival i januar Støtten finansieres av formannskapets disposisjoner. Vedlegg: Bakgrunn: Elevene på vg2 medie- og kommunikasjonslinja ved Vadsø videregående skole søker Vadsø kommune om økonomisk støtte til ekskursjon. Av søknaden fremgår følgende: Side 3 av 37

4 Sak 133/14 Vurdering: Vadsø kommune har gjennom de senere år etablert en praksis der kommunen gir økonomisk støtte til gjennomføring av studieturer for grunnskoleelever og for elever på videregående skole med hjemstedsadresse Vadsø. Støtten har vært beregnet til kr.500 pr elev. Med bakgrunn i dette vil rådmannen anbefale at elevene ved media- og kommunikasjonslinja ved Vadsø videregående skole, med hjemstedsadresse Vadsø, innvilges støtte kr.500 hver. Da 8 av elevene er hjemmehørende i Vadsø vil den totale støtten utgjøre kr Jens R. Betsi Rådmann Side 4 av 37

5 JUSSHJELPA I NORD-NORGE - TILSKUDD FRA VADSØ KOMMUNE Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 14/1813 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 134/14 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø formannskap viser til søknad fra Jusshjelpa i Nord Norge om økonomisk støtte for driftsåret Med bakgrunn i kommunens økonomiske utfordringer kan ikke formannskapet se at der er tilgjengelige midler for nevnte formål. Søknaden avslås. Vedlegg: Bakgrunn: Jusshjelpa i Nord Norge søker Vadsø kommune om tilskudd kr til gjennomføring av sin virksomhet i Vadsø i Av søknaden fremgår følgende: Side 5 av 37

6 Sak 134/14 Vurdering: Jusshjelpa er et rettshjelpskontor som tilbyr gratis juridisk bistand til befolkningen i Nord Norge. Saksbehandlerne er viderekomne studenter ved Det juridiske fakultet i Tromsø. Foreløpig budsjett for 2015 er på ca 3,3 mill kr. hvorav ca 75% av tiltaket finansieres av bevilgning fra Justisdepartementet. De øvrige 25% finansieres av Universitetet i Tromsø samt fylkeskommuner og kommuner i Nordland, Troms og Finnmark. Jusshjelpa i Nord Norge har de siste årene søkt kommunal driftsstøtte. Vadsø kommune har gjennom flere år støttet tiltaket hvorav det siste året med kr I forbindelse med sin vurdering ba rådmannen om tilbakemelding på følgende: 1) hvor mange av kommunens innbyggere har vært i kontakt med jusshjelpa i 2014, 2) hvor mange saker har jusshjelpa fått som følge av turen til Vadsø, og 3) hva er tilbakemeldinga fra de som har vært i kontakt med dere. Rådmannen fikk følgende tilbakemelding: På våre to turer til Vadsø i 2014 møtte det opp 10 personer som meldte inn sak, 5 personer på hver tur. Nå i høst hadde fengselet glemt å annonsere at vi skulle komme, så der var det ingen påmeldte når våre saksbehandlere kom og derfor kun de som tilfeldigvis var i nærheten som fikk anledning til å melde sin sak. Vi har hittil i 2014 behandlet 1660 saker hvorav 23 saker fra innbyggere i Vadsø kommune. Hvor mange som har meldt sin sak som følge av turene til Vadsø er vanskelig å si, men vi ser en klar økning av saker fra kommunene vi besøker både i forkant av besøket og etter. Dette viser at flere enn de som har anledning til å møte oss på stedet tar kontakt med oss på telefon eller sender sak via vår nettside når vi annonserer saksinntaksturer. Det er vanskelig å svare på hvilke tilbakemeldinger vi har fra innbyggerne i Vadsø da vi ikke har noen gode rutiner for å høre hvordan folk opplever våre tjenester i ettertid. Noe Side 6 av 37

7 Sak 134/14 som absolutt er en god ide. Det er i alle fall et godt tegn at saksantallet ikke går nedover, jf. året 2013 hvor vi totalt mottok 24 saker fra Vadsø. På generelt grunnlag opplever vi at de som tar kontakt med oss er godt fornøyd med vår tjeneste og jobben våre saksbehandlere gjør. Rådmannen vurderer tiltaket som godt. Med bakgrunn i de økonomiske utfordringer Vadsø kommune står overfor i 2015 vil rådmannen imidlertid anbefale at jusshjelpas søknad for driftsåret 2015 avslås. Jens R. Betsi Rådmann Side 7 av 37

8 VALG TIL NÆRINGSSTRATEGISK UTVALG Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: 143 Arkivsaksnr.: 14/571 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 67/14 Formannskapet /14 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet viser til vedtak i sak 67/14. Som utvalg for rullering av strategisk næringsplan i hht kommunestyrets vedtak i sak 15/14 velges følgende: 1.. (leder) Som varamann for utvalget velges.. Utvalget bes videre koordinere sitt arbeide i egnet grad med eget utvalg som skal se på eierstrategier etc. Vedlegg: Bakgrunn: Formannskapet vedtok i sak 67/14 ( ) følgende; Vadsø formannskap viser til kommunestyrets vedtak i sak 15/14 og oppnevner Willy Pedersen, AP, Johnny Aikio, H og Hjalmar Steinnes, SV som medlemmer av utvalget for utarbeidelse av strategisk næringsplan. Knut Busk oppnevnes som vara. Side 8 av 37

9 Sak 135/14 Vurdering: Under formannskapets behandling ble det også lagt fram forslag om at saken skulle tas opp på ny i økonomiutvalgets møte pga kjønnsbalanse. Protokollen gir inntrykk av at dette også ble enstemmig tilsluttet uten at det fremgår av selve vedtaket. Kjønnsbalanse er hjemlet i kommuneloven 36 pkt 2 jfr 38a pkt 3 og likestillingsloven 21. Kommuneloven regulerer krav til kjønnsbalanse ved valg til folkevalgte organer mens likestillingsloven hjemler prinsippet om kjønnsbalanse i råd, nemnder etc som oppnevnes av offentlig organ. Det er rådmannens syn at likestillingsloven 21 kommer til anvendelse når det gjelder formannskapets oppnevning av utvalg for rullering av strategisk næringsplan. Formannskapet bør derfor endre sammensetningen av utvalget. Endringen bør gjøres slik at begge kjønn er representert i utvalget. Formannskapet bør videre vurdere å nedsette varamannsliste slik at begge kjønn også i praksis er representert. Jens R. Betsi Rådmann Side 9 av 37

10 FASTSETTELSE AV RENOVASJONSGEBYR 2015 Saksbehandler: Magne Lindi Arkivkode: 231 M5 Arkivsaksnr.: 14/1967 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 136/14 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Kommunestyret vedtar følgende renovasjonsgebyrer for 2015, gjeldende fra : Komm. Abonn. Mengde- Årsgebyr påslag gebyr gebyr liter liter liter liter liter liter Rabatt deling av dunk -100 Gebyrene er eks. mva. Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i møte den , sak 19/14 følgende renovasjonsgebyrer for 2014, gjeldende fra : Komm. Abonn. Mengde- Årsgebyr påslag gebyr gebyr liter liter liter liter liter liter Rabatt deling av dunk -100 Side 10 av 37

11 Sak 136/14 Gebyrene er eks. mva. I møte den , sak 25/11, vedtok kommunestyret følgende: Det opprettes et selvkostfond fra og med 2011 og som avregnes i løpet av en 3-5 års periode. Bakgrunnen for kommunestyrets vedtak av , sak 25/11, var Forurensningslovens 34 (avfallgebyr) Rundskriv H-2140 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Kommunens forpliktelser for bl.a. renovasjonsgebyr styres av selvkostprinsippet der kommunene ikke kan subsidiere avfallbehandlingen og heller ikke tjene penger på den. Gebyrgrunnlaget for husholdningsavfall skal beregnes 2 ganger pr. år, i forbindelse med budsjettarbeidet og i forbindelse med regnskapsavslutningen. Beregningen ved regnskapsavslutningen vil være en etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innenfor tjenesteområdet for å føre kontroll med at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Et eventuelt overskudd av inntekter skal avsettes til et selvkostfond. Likeledes skal et underskudd på selvkostfondet inndekkes gjennom økte gebyrer. Side 11 av 37

12 Sak 136/14 Vurdering: Som grunnlag for kommunestyrets vedtak av , sak 19/14, der nye gebyrsatser ble vedtatt gjeldende fra , forelå en selvkostbergning basert på årsregnskapet for Etterkalkulasjon av de reelle kostnadene, basert på regnskapet for 2013, viste en utvikling av kostnadene som tilsa at gebyrene for 2014 var beregnet for lavt. Kommunestyret vedtok derfor en økning av gebyrene for renovasjon med 5 % med virkning fra Ved fastsettelse av nye gebyrer for 2015, er det utarbeidet en ny selvkostberegning basert på konsekvensjustert budsjett Denne beregningen viser at økningen av gebyrene med virkning fra samtidig som det er oppnådd enighet med Norsk Gjenvinning AS om tolkning av gjeldende kontrakt for innsamling og behandling av husholdningsavfallet, vil redusere selvkostfondets underskudd med kr ,-: SELVKOSTKALKYLE Driftsinntekter: RENOVASJON Gebyrinntekter Øvrige salgsinntekter (artsgruppe 6) Overføring med krav til motytelse (artsgruppe 7) Overføring uten krav til motytelse (artsgr 8) Sum driftsinntekter Andre inntekter og kostnader 0 Budsjettert avsetning til/bruk av selvkostfond 0 Sum inntekter m.v Driftskostnader: Direkte kostnader Av- nedskrivningskostnad direkte tjenester Alternativkostnad (kalkulatorisk rentekostnad) Indirekte driftskostnader (netto) Kapitalkostnader indirekte tjenester Sum driftskostnader SELVKOSTRESULTAT Kostnadsdekning i % 107,36 Inndekking av tidligere års underskudd (-) Disponering av resultat - avsetning til fond/bruk av fond Sum disponert 0 Side 12 av 37

13 Selvkostfondet vil da fremstå med et underskudd på kr ,- pr , jfr. nedenstående tabell: Sak 136/14 IB Regnskapsår Selvkostresultat (budsjettert) UB Kalkylerente Beregningsgrunnlag (IB+UB/2 Kalkulert renteavsetning selvkostfond UB inkl rente avsetning ,73 % ,73 % ,80 % Det må antas at selvkostfondets underskudd pr vil bli inndekket i løpet av 2016 med dagens utgifts- og inntektsnivå. Med bakgrunn i ovennevnte vil rådmannen tilrå at gjeldende renovasjonsgebyrer videreføres uten endringer. Jens R. Betsi Rådmann Side 13 av 37

14 KOMPETANSEPLAN - HANDLINGSPLAN 2015 Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 430 Arkivsaksnr.: 14/1255 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 7/14 Administrasjonsutvalget /14 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Vadsø kommunestyre viser til rådmannens vurdering og vedtar Kompetanseplan - Handlingsplan Handlingsplanen finansieres av avsatte budsjettmidler ved sentral styring, jf konsekvensjustert budsjett 2015 Administrasjonsutvalgets behandling den sak 7/14: Administrasjonsutvalget vedtok enstemmige følgende forslag: Administrasjonsutvalget anbefaler at kommunestyret vedtar kompetanseplanen handlingsplan Administrasjonsutvalgets vedtak den sak 7/14: Administrasjonsutvalget anbefaler at kommunestyret vedtar kompetanseplanen handlingsplan Vedlegg: Bakgrunn: Vadsø kommunestyre vedtok i møte Vadsø kommunes kompetanseplan Av denne fremgår at planens handlingsdel, Del III, skal være gjenstand for en årlig revisjon. Side 14 av 37

15 Del III består av to planer; 1) kompetanseplan og 2) rekrutteringsplan. De totale kostnadene for disse er kr Kompetanseplanen og rekrutteringsplanen er i sin helhet finansiert av de ordinære stipendmidler tilgjengelig ved sentral styring, jf konsekvensjustert budsjett for Sak 137/14 Arbeidet med systematisk strategisk kompetanseheving og rekruttering gjennom kompetanseplanen startet i 2011, og rådmannen har gjennom dette arbeidet nå begynt å se resultater. Stipendordningen har blant annet ført til god rekruttering av leger til kommunen, og Vadsø kommune har en legedekning som er godt over middels. Gode resultater ser vi også hva gjelder fagområdet barnehagelærer som flere år på rad har vært et satsingsområde i kompetanseplanen. Av totalt 23 stillinger som pedagogisk leder ved barnehagene er 22 besatt av personer med godkjent utdanning (førskolelærer/barnehagelærer). Den siste stillingen er besatt av en som er under utdanning til førskolelærer. I tillegg har vi 8 studenter (på barnehagelærerutdanning) som har fått stipend av Vadsø kommune og som har bundet seg til arbeid hos oss når de er ferdig utdannet. Hva gjelder de to andre fagområdene som har vært satsingsområder gjennom flere år; lærerutdanning og sykepleieutdanning, registrerer rådmannen at vi p.t. har hhv 8 lærerstudenter og 5 sykepleierstudenter med stipend fra kommunen. Handlingsplanen for 2015 er basert på følgende: 1) en grundig behovskartlegging ved enhetene og 2) rådmannens helhetlige vurdering av kommunens fremtidige kompetansebehov. Disse har vært gjenstand for vurdering og prioritering av en arbeidsgruppe bestående av 3 hovedtillitsvalgte (Fagforbundet, Utdanningsforbundet og Lederne) samt 2 representanter for arbeidsgiver. Videre har utkastet til handlingsplan vært ute til høring hos samtlige enhetsledere og hovedtillitsvalgte. Rådmannen legger med dette til politisk behandling Kompetanseplanens handlingsplan for 2015: ********************************************** DEL III KOMPETANSPLAN - ÅRLIG HANDLINGSPLAN Planperiode : År: 2015 Tiltak Sosialfagligutdanning - Vernepleier Prioritert målgruppe 1.ansatte i Vadsø kommune Ansvar Tidspunkt Økonomi Rådmannen Side 15 av 37

16 Sak 137/14 - Barnevern - Sosionom Videreutdanning legevaktsykepleie - fullføring av igangsatt tiltak Videreutdanning synspedagogikk Videreutdanning innen administrasjon - byggesaksbehandling - økonomi Videreutdanning innen psykisk helse 2.øvrige søkere To sykepeleiere i HRO En ansatt ved PPT Ansatte i Vadsø kommune Ansatte i Vadsø kommune Rådmannen Permisjon med lønn Rådmannen Permisjon med lønn Rådmannen Rådmannen Videreutdanning innen personalledelse Enhetsledere Rådmannen 2015 Permisjon med lønn Veilederopplæring/samling Veiledere for lærlinger Rådmannen Søknadsfrist for stipend er 1.februar og 1.august. Ansatte som søker permisjon med lønn til å gjennomføre grunnutdanning dekket av kompetanseplanen skal gjøre dette så snart opptak til studiet er gjort og i god tid før permisjonen tar til, slik at det ikke er til hinder for enhetenes planlegging av drift og personal disponeringer, jf aml (2). Dersom det innen noen av de tildelte fagområdene ikke kommer inn søknader vil midlene bli omfordelt til andre omsøkte fagområder. Arbeidstakere som tar grunnutdanning innenfor en et annet fagområde eller en annen sektor enn de er tilsatt, skal så tidlig som mulig i utdanningsperioden tilbys ledige stillinger innenfor det fagområdet de utdanner seg. Omplassering skal gjøres i hht Vadsø kommunes Rutiner for omplassering, og i hht gjeldende lov- og avtaleverk. Side 16 av 37

17 Sak 137/14 REKRUTTERINGSPLAN - ÅRLIG HANDLINGSPLAN Planperiode : År: 2015 Tiltak Målgruppe Ansvar Tidpkt Økonomi Delta på karrieredagen ved Elever og potensielle Rådmannen Januar aktuelle videregående skoler. lærlinger Delta på yrkesmesser ved Studenter fra Vadsø Rådmannen Hele året universiteter og høgskoler Samarbeid med Varanger Rådmannen Hele året næringssenter om rekruttering og promotering Besøke 10. klasse ved Elever og potensielle Rådmannen Før Vadsø ungdomsskole Holde jevnlig kontakt med studenter for å informere om kommunens behov for arbeidskraft på kort og lang sikt. Dette skal gjøres gjennom epost, sosiale medier, f.eks Facebook og evt besøk ved studiested. lærlinger Studenter Rådmannen og enhetsledere 1.mars Hele året Utdanningsstipender med bindingstid Lyses ut medio juli Studenter som tar en sosialfaglig utdanning (barnevern, sosionom, vernepleie): 1stipend a kr Elever som tar utdanning som helsefagarbeider: 2 stipend a kr Rådmannen ********************************************** Vurdering: Som mange andre offentlige virksomheter står også Vadsø kommune i stadig endring og utvikling, og behov for omstilling. Sannsynligheten for å nå målene øker dersom vi har det kompetansegrunnlaget vi trenger til enhver tid. Betalt (helt eller delvis) utdanning antas å være et av de beste frynsegodene i arbeidslivet, og er et godt verktøy for å rekruttere, motivere og å beholde medarbeidere med rett kompetanse. Side 17 av 37

18 Sak 137/14 Kompetanseplanens handlingsdel er basert på en administrativ vurdering av hvordan kommunens årlige stipendmidler bør benyttes i Alle stipendmottakere vil etter endt utdanning ha bindingstid til Vadsø kommune. Som følge av statlige pålegg knyttet til etablering av en heldøgns legevaktordning har to av kommunens sykepleiere i 2014 startet på videreutdanning i legevaktssykepleie. Denne utdanningen vil gå over 2 år og må i sin helhet finansieres av kommunen. Rådmannen ønsker å delfinansiere denne gjennom kompetanseplanens stipendmidler. Videre vil det i nærmeste fremtid være behov for kompetanse innen synspedagogikk. Dette er et fag det er vanskelig å rekruttere til, og den billigste løsningen er å utdanne synspedagoger selv. Dette er også en videreutdanning som søkes delfinansiert gjennom kompetanseplanen. Som nevnt over har Vadsø kommune de senere år satset mye på rekruttering og utdanning av grunnskolelærere, barnehagelærere og sykepleiere, og vi har gjennom stipendordningen knyttet til oss et betydelig antall studenter innenfor disse fagområdene. Rådmannen anbefaler nå å flytte fokuset hva gjelder grunnutdanning til et annet fagområde som har vist seg å være ganske kritisk for kommunen, nærmere bestemt det sosialfaglige kompetanseområdet som her er definert som vernepleiere, barnevernspedagoger og sosionomer. Dette er fagområder som viser seg å være svært vanskelig å rekruttere til. Hva gjelder videreutdanning så har det i den senere tid meldt seg et sterkt kompetansebehov innen psykisk helse generelt og innen en del administrative fagområder som byggesaksbehandling, økonomi og personalledelse. Som nevnt over har utkast til handlingsplan vært ute til høring hos enhetsledere og HTV. Ved høringsfristens utløp er det kun MFO (Musikernes Fellesorganisasjon) som har uttalt seg. De sier som følger: Med bakgrunn i argumentasjonen overfor vurderer rådmannen at dette er et område som ikke skal prioriteres i Jens R. Betsi Rådmann Side 18 av 37

19 MEDFINANSIERING AV REKRUTTERUNGSPROSJEKTET - ATTRAKTIVE VADSØ Saksbehandler: Marita Jakola Skansen Arkivkode: 223 Arkivsaksnr.: 14/1367 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 138/14 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Kommunestyret viser til søknad fra Varanger næringssenter om medfinansiering av rekrutteringsprosjektet Attraktive Vadsø og bevilger kr til prosjektet. Bevilgningen innarbeides i budsjett Vedlegg: Bakgrunn: Varanger næringssenter søker Vadsø kommune om medfinansiering kr til gjennomføring av rekrutteringsprosjektet Attraktive Vadsø. Prosjektet har en total ramme på kr der Utviklingsrådet i sak 7/2014 har bevilget kr og Hinas går inn med kr Av prosjektsøknaden som ble behandlet av Utviklingsrådet i møte den fremgår følgende: Side 19 av 37

20 Side 20 av 37 Sak 138/14

21 Side 21 av 37 Sak 138/14

22 Side 22 av 37 Sak 138/14

23 Side 23 av 37 Sak 138/14

24 Vurdering: Utviklingsrådet vurderte i sin behandling av søknaden dette prosjektet til å være et godt eksempel på samarbeid mellom kommune og næringsliv, samt at prosjektet bidrar til utvikling av flere hovedsatsingsområder innenfor kommunens strategiske næringsplan. Rådmannen erfarer at rekruttering er et ressurskrevende og langsiktig arbeid. I tillegg til strategisk tenkning krever dette god dialog med utdanningsinstitusjoner på alle nivå. Videre forutsetter dette et godt og bredt nettverk, tidlig innsats med tanke på å komme i kontakt med potensielle og fremtidige arbeidstakere, stor grad av fleksibilitet både mht planlegging, gjennomføring og løsninger, og ikke minst særdeles gode kommunikative evner med tanke på å nå de aktuelle målgrupper. Kommunens egne administrative ressurser har svært god kompetanse på dette området, men har helt klart begrenset kapasitet. Sett fra rådmannens perspektiv er derfor et samarbeid med Varanger næringssenter svært velkomment. Sak 138/14 Varanger næringssenter og Vadsø kommune v/rådmannen har siden vår/sommer jobbet sammen om rekruttering, og flere av tiltakene overfor er allerede gjennomført og/eller under planlegging. Som eksempel kan nevnes møte med elever på Vadsø videregående skole, deltakelse på Arbeidslivsdagen ved Universitetet i Tromsø i september, ledige kommunale stillinger lyses ut på næringssenterets hjemmeside, utvikling av profileringsmateriell, planlegging av besøk på ungdomsskolen og deltakelse på karrieredagen ved Vadsø videregående skole. Fra rådmannens side vurderes samarbeidet som konstruktivt og svært verdifullt, og rådmannen vil anbefale at søknaden om medfinansiering imøtekommes. Jens R. Betsi Rådmann Side 24 av 37

25 FORPROSJEKT BEKKEFARET BOFELLESSKAP - TOTALENTERPRISE Saksbehandler: Fiona Thorvaldsen Arkivkode: 144 G00 Arkivsaksnr.: 13/2088 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 139/14 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Kommunestyret avlyser konkurransen om utbygging av Bekkefaret Bofellesskap som beskrevet i forprosjektet av med begrunnelse at kostnadene er for høye. 2. Ny totalentreprisekonkurranse basert på nytt konkurransegrunnlag utlyses med forbehold om politisk godkjenning og finansiering fra Husbanken. 3. Tilbudsgrunnlag for ny totalentreprisekonkurranse behandles av kommunestyret første kvartal Vedlegg: Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i sak 69/13 Mulighetsstudiet plan for helse, rehabilitering og omsorg følgende: 1. Forprosjekt for gjennomføring av bygging av 24 heldøgns-/avlastningplasser og dagsenter for demente herunder også vurdering av alternativ utnyttelse av frigjorte arealer utsettes. 2. Det igangsettes forprosjekt for gjennomføring av utbygging av botilbud for utviklingshemmede 16 nye boliger og 5 avlastningsboliger for barn. Forprosjektet ferdigstilles våren 2014 og forelegges kommunestyret i juni Finansiering av forprosjektkostnader på kr 1,4 mill innarbeides i investeringsbudsjett Side 25 av 37

26 Sak 139/14 3. Videre utredning mht botilbud med mer for området rus/psykiatri (bl.a. utbygging av Fossesvingen) utsettes inntil videre. Etter avtale med rådmannen ble det bestemt at man skulle kjøre forprosjektet videre til tilbudsgrunnlag for totalenterprise før behandling i kommunestyret. På den måten ville tallene som ble fremlagt for kommunestyret være best mulig kvalitetssikret, samtidig som man da også ville få med en eventuell forhåndsgodkjenning i forhold til Husbanken. Det har underveis i prosessen vært avholdt flere møter med Husbanken for å få deres innspill mht forprosjektet. Forprosjektet var ferdig , foreløpig søknad til Husbanken ble sendt i august 2014, og det ble avholdt møte om søknaden med Husbanken Anbudsåpning på totalenterprisen ble foretatt , og de godkjente anbudene viste at kostnadene langt overskred stipulerte kostnader i forprosjektet (94,2 mill). I konkurransegrunnlaget er det tatt følgende forbehold: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Politisk vedtak vil gjøres på kommunestyremøte ultimo desember Ved positivt vedtak kan kontrakt inngås i januar Rådmannen legger derfor frem sak om avlysning av konkurransen, og utlysning av ny konkurranse basert på nytt konkurransegrunnlag. Vurdering: Det har vært gjennomført en god prosess i forprosjektet, med samme organisering som under mulighetsstudiet med styringsgruppe, prosjekteringsgruppe og brukergruppe. Forprosjektet har blitt presentert for alle pårørende og verger, og husleiekostnadene for den enkelte bruker basert på tallene i forprosjektet har også blitt presentert og foreløpig akseptert. Forprosjektet underbygger rådmannens begrunnelse i sak 69/13, hvor rådmannens vurdering var at nye boformer for psykisk utviklingshemmede var det mest interessante økonomisk sett. Nye boformer som skissert i forprosjektet representerer en mulighet for en betydelig, årlig drifts besparelse for 16 boenheter stipulert til ca. 4,2 til 5 årsverk og årlige driftsbesparelser i FDV kostnader for den kommunale delen. I tillegg er det beregnet en investeringsstøtte på ca kr. 20,7 millioner til prosjektet. Forprosjektet ivaretar de grunnleggende behovene som ble påpekt i mulighetsstudiet mht bedring i forhold til spredt botilbud, dårlig bygningsmessig standard og samlokaliseringsfordeler mht drift og kompetanse. Forprosjektet har gjennom brukergruppen og styringsgruppen kvalitetssikret detaljer mht utformingen av botilbudet; og vektlagt effektiv arealutnyttelse, gode/tilpassede og Side 26 av 37

27 fremtidsrettede løsninger for den enkelte beboer og ansatte og har også innarbeidet innspillene fra Husbanken fremkommet i møter mht antall boenheter/lokalisering/utforming med mer. Forprosjektet er også innarbeidet i reguleringsplanen for Fossen Vest, og denne tar nå høyde for helhetlige løsninger og sambruk mht trafikale og utearealmessige forhold. Sak 139/14 Anbudskonkurransen viser imidlertid at de stipulerte kostnadene i forprosjektet vil overskrides med ca 18 millioner, mao en vesentlig endring av de økonomiske forutsetningene. Slik prosjektet fremstår etter anbudsutsetting er det ikke lønnsomt for Vadsø kommune å føre opp ny barneavlastning og ny personalbase. Rådmannen anbefaler derfor at anbudskonkurransen avlyses pga for høye kostnader. Det anbefales videre at det lyses ut en ny konkurranse basert på nytt konkurransegrunnlag, hvor mulighetene for å bruke etablert boligmasse på stedet til barneavlastning benyttes samt at andre kostnadsreduserende tiltak vurderes. Rådmannen foreslår at det avsettes kr til å utarbeide nytt konkurransegrunnlag og lyse ut nytt totalentrepriseanbud. Følgende fremdrift legges til grunn: Frem til Utarbeiding av nytt konkurransegrunnlag Avlysning av konkurranse (protokoll) Utlysning av ny konkurranse (totalentreprise) med forbehold om finansiering mm Anbudsåpning Første kvartal 2015 Kommunestyret behandler tilbudsgrunnlag for totalentreprise og vedtar kostnadsramme med forbehold om finansiering fra Husbanken Første kvartal 2015 Endelig søknad sendes Husbanken basert på vedtak i kommunestyret April 2015 Kontraktsinngåelse Juli 2015 Byggestart Desember 2016 Overlevering Jens R. Betsi Rådmann Side 27 av 37

28 EVALUERING AV EKSTERNT KJØP AV UNDERVISNINGSTJENESTER Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: A09 Arkivsaksnr.: 13/2179 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 140/14 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Formannskapet innstiller på følgende: 1. Kommunestyret tar evaluering av innkjøp undervisningstjenester til orientering. 2. Rådmannen gis anledning til videre innkjøp av undervisningstjenester dersom det er nødvendig for å innfri de opplæringsmessige krav som er satt til Vadsø kommune. 3. Kommunestyret ber om at det i løpet av 2014 blir lagt fram en orientering om kvalifiseringsarbeid generelt og status mht kvalifisering av flyktninger spesielt. Vedlegg: - Uttalelse fra Utdanningsforbundet og Skolenes landsforbund - Uttalelse fra Finnut - Uttalelse fra Pedagogisk senter - Samla saksfremstilling kommunestyresak 64/13 ( ) Side 28 av 37

29 Sak 140/14 Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i sak 64/13 ( ) følgende; 1. Rådmannen får i 2014 anledning til å utlyse konkurranse om undervisningstjenester til de opplæringsgrupper som pedagogisk senter pr i dag ikke har kapasitet til å gjennomføre 2. Det utarbeides en kravspesifikasjon basert på krav/preferanser til kompetanse, fleksibilitet og hensiktsmessig oppgavefordeling mellom oppdragsgiver (Vadsø kommune) og oppdragtaker. Ønsket oppstart er 1 kvartal Eventuelle behov for utvidelse av økonomiske rammer fremmes i fbm budsjettregulering Det må fremkomme at tidsperspektivet er maksimum 1 år, og at tiltaket evalueres. 5. Kommunen må bestrebe seg på å løse disse oppgavene innenfor egen virksomhet. Vurdering: Bruk av ekstern kapasitet i opplæringen av ulike grupper tok til i februar 2014 etter at det høsten 2013 ble avdekt betydelige etterslep mht opplæring for ulike grupper. Kommunestyret vedtok derfor å gi anledning til å innhente ekstern kapasitet for å få innfridd de forpliktelsene Vadsø kommune har som vertskommune for statlig asylmottak og som bosetter av flyktninger. Dette ble fulgt opp ved å ta kontakt med aktuelle tilbydere av slik opplæringskapasitet (f eks Opus, Kreativ Industri m fl). Ingen aktører anså dette til å være innenfor deres kompetanseområde. Det ble derfor kunngjort en intensjon på Doffin om å inngå avtale med Finnut AS om opplæringsbistand. Avtale ble deretter inngått. I etterkant av kommunestyrets vedtak har pedagogisk senter i utgangspunktet hatt ansvar for bosatte flyktninger under deltakelse på introduksjonsprogram samt grunnskoleopplæring for voksne og enslige mindreårige flyktninger. Ansvaret for opplæring av asylsøkere (dvs de med uavklart søknad om oppholdstillatelse) og tidligere asylsøkere med rett og plikt (dvs de med innvilget oppholdstillatelse som venter på bosetting i annen kommune) har i større grad vært overlatt ekstern part. Utover i 2014 har det vært gjort ytterligere forskyvninger av ansvar og ytterligere mobilisering av kapasitet med bakgrunn i at pedagogisk senter ikke har nødvendig kapasitet. Status pr i dag er at alle grupper anses å få sin lovpålagte opplæring. Kommunens opplæringsmessige forpliktelser på området har vært gjenstand for ulike tilsyn og gjennomganger. Forvaltningsrevisjonen har gjennomført en undersøkelse av kommunens håndtering av opplæringen av asylsøkere. Imdi har senere fattet vedtak om at deler av de utbetalte opplæringstilskudd for asylsøkere i 2014 må betales tilbake sfa at kommunen ikke har gitt tilbud innen en i ettertid fastsatt frist på 3 mnd. Fylkesmannen i Finnmark har gjennomført to ulike tilsyn etter introduksjonsloven. Det ene tilsynet omfattet grupper som har rettigheter i medhold av introduksjonsloven 17 (rett og plikt). Fylkesmannen har etter hvert slått fast at det ikke foreligger lovbrudd på Side 29 av 37

30 Sak 140/14 dette området. Det andre tilsynet omfattet grupper som har rettigheter i medhold av introduksjonsloven 4 (deltakere på introduksjonsprogram). Her har Fylkesmannen slått fast at det foreligger lovbrudd sfa at Vadsø kommune ikke tilbyr et helårig tilbud til sine deltakere. Bruk av ekstern kapasitet i opplæringen har etter rådmannens syn vært både riktig og helt nødvendig. Vadsø kommune har hatt- og vil ha behov for å kunne mobilisere- og demobilisere kapasitet ettersom behovet og tilgang til egen kapasitet varierer. Blant annet ble det sommeren 2014 (i fbm avtalebasert avvikling av ferie og avspasering for tilsatte på pedagogisk senter) helt nødvendig å engasjere ekstern kapasitet for å kunne opprettholde kravet om helårig tilbud til deltakere på introduksjonsprogram. Videre vil den tradisjonelle, skolebaserte kvalifiseringen av deltakere på introduksjonsprogrammet måtte utvikles videre. Regjeringen har et mål om at 55% av deltakerene skal gå over i arbeid eller utdanning etter endt program. I 2013 var landsgjennomsnittet 47%, Finnmark 35% og i Vadsø var andelen 21%. Kommunen har de senere år gjennom et eget prosjekt hatt fokus på parallelle løp hvor kvalifisering skjer gjennom en kombinasjon av skolebasert opplæring og arbeidstrening. Resultatene her er svært lovende spesielt hva gjelder kvalifiseringsmulighetene for de deltakerne med minst forutsetninger. Rådmannen vil derfor i 2015 endre organisering og ansvarstildeling for kvalifisering av så vel flyktninger som andre grupper (f eks sosialklienter). Innretningen vil i større grad søke å basere seg på parallelle kvalifiseringsforløp underlagt en sterkere styring og kontroll. Vadsø kommune må også innenfor dette området sikre- og forsikre seg om at alle med rett til opplæring får slik opplæring. Kommunene er gjennom egen forskrift også pålagt pliktig internkontroll bl annet sfa at brudd på lovgivingen kan ha rettssikkerhetsmessige konsekvenser for enkeltpersoner. Organiseringen av kvalifiseringsarbeidet må derfor ha som utgangspunkt at arbeidet skal gjennomføres i hht lov/forskrift og på en mest mulig effektiv måte. I fbm evalueringen av kjøp av undervisningstjenester har det vært innhentet synspunkt fra aktuelle aktører/parter (uttalelser vedlagt). Disse oppsummeres som følger; Tillitsvalgte Ekstern aktør Tillitsvalgte fra Utdanningsforbundet og Skolenes landsforbund er i mot privatisering av opplæring. De mener at slik opplæring må gjøres av det offentlige av de som er kvalifisert og har dette som jobb. De påpeker at pedagogisk senter må tilføres ressurser, stillingshjemler og lokaliteter for å kunne innfri de opplæringsoppgavene Vadsø kommune er pålagt. Finnut som leverandør av ekstern opplæringskapasitet redegjør for undervisningsopplegget og ansvarsdelingen. De redegjør også for faglig bakgrunn for benyttet opplæringspersonell og omfanget av elevmasse. De uttrykker mange positive tilbakemeldinger fra så vel eget opplæringspersonell og fra elever. De peker på at dette Side 30 av 37

31 kan ytterligere utvides/styrkes ved forbedring av struktur og rutiner. Pedagogisk senter Går igjennom ansvarsinnretningen slik denne har vært praktisert. Man identifiserer også noen utfordringer i fht ekstern part (bl annet samarbeidsmøter) som bør fokuseres. Sak 140/14 Rådmannen har tidligere (jfr sak til kommunestyret ) redegjort for de utfordringer som er knyttet til utnyttelse av kapasitet på pedagogisk senter. Gjeldende arbeidstidsbestemmelser for ansatt pedagogisk personell samt kapasitet i klasserommene representerer utfordringer som krever nye tilnærminger. Vadsø kommune bør ikke tilføre mer ressurser inn i en sammenheng hvor flaksehalsproblematikk eksisterer. Andelen av skolebasert undervisning for deltakere på introduksjonsprogrammet må også tilpasses i fht alternative kvalifiseringsforløp. Vadsø kommune har i 2014 kjøpt inn undervisningskapasitet for å innfri lovpålegg i følgende omfang; 1. Norskopplæring til asylsøkere, inntil 250 timer Siden oppstart har ca 60 personer fått tilbud og deltatt/deltar. Av disse vil ved avslutning i desember ca 50 ha fått undervisning i fullt omfang. Nye tilkomne asylsøkere søkes innplassert i den løpende undervisningen i samråd med pedagogisk senter. Pr dato har man 1 undervisningsgruppe (25 plasser) med asylsøkere. 2. Opplæring i norsk og samfunnskunnskap til de med rett og plikt, inntil 600 timer Siden oppstart har ca 95 elever mottatt foreskrevet opplæring. Pr dato er det 2 undervisningsgrupper gående (25 plasser i hver gruppe). En gruppe har vært gående siden oppstart og den andre startet opp høsten Dette er en gruppe med betydelig utskifting sfa at bosettinger finner sted løpende slik at kun en liten del av deltakerne opplever å oppnå fullt timetall i vår regi. 3. Sommerskole for deltakere i introduksjonsprogram Sommeren 2014 ble det satt sammen 2 undervisningsgrupper med 25 deltakere i hver. Det ble laget et eget undervisningsopplegg for å delvis ivareta krav om helårige tilbud til denne gruppen. Opplegget varte i 3 uker med ca 20 timer opplæring pr uke. Side 31 av 37

32 Sak 140/14 Samlet sett har Vadsø kommune kjøpt opplæring for ca 200 elever i foreskrevet omfang. Samlet kostnad for dette kjøpet er pr dato ca 2,2 mill. Kostnaden ved kjøp av eksterne undervisningstjenester kunne alternativt vært anvendt til styrket bemanning ved pedagogisk senter. I hht tidligere vurderinger ville dette kunne gitt en økt tilgang på ca 3 nye lærerårsverk (lønn inkl alle sosiale kostnader). Hensyntatt de utfordringer man har mht arbeidstidsbestemmelser og lokaliteter ville dette ikke vært tilstrekkelig for å kunne gjennomføre det som tilsvarende er oppnådd gjennom eksternt kjøp. Rådmannen oppfatter at gjennomsnittlig gruppestørrelse på pedagogisk senter pr i dag er elever. Det er også slik at behovet for helårig tilbud til deltakere på introduksjonsprogrammet ville forbli uløst. Jens R. Betsi Rådmann Side 32 av 37

33 ÅRSBUDSJETT 2015 OG ØKONOMIPLAN Saksbehandler: Hege Johansen Arkivkode: 100 Arkivsaksnr.: 14/1490 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 8/14 Administrasjonsutvalget /14 Arbeidsmiljøutvalget /14 Kommunalt råd for funksjonshemmede /14 Eldrerådet /14 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: FORSLAG TIL V E D T A K 18 DESEMBER Årsbudsjett og økonomiplan for vedtas med de tiltak og økonomiske rammeforutsetninger som fremgår av rådmannens innstilling. Årsbudsjett for 2015 vedtas med nettobeløp for 5 ulike rammeområder. 2. Første året i økonomiplanen vedtas som kommunens årsbudsjett for 2015 med en samlet ramme driftsutgifter på kr ,- og en brutto utgiftsramme på kr ,- for investeringsbudsjettet. 3. Vadsø kommunestyre viser til sin helhet til investeringsplanen i forhold til hva som er Kommunestyrets intensjon å iverksette av investeringstiltak for Kommunestyret vedtar at det kommunale inntektsskatteøret i inntektsåret 2015, skal være i henhold til Stortingets fastsatte maksimalprosent for Eiendomsskatt I medhold av eiendomsskatteloven 2 og 3 skal følgende utskrivingsalternativer benyttes for skatteåret 2015: Eiendomsskatten er 7 promille. Eiendomsskatten skal betales i to terminer. Ved taksering og utskriving av eiendomsskatt benytter kommunen tidligere vedtatte skattevedtekter. I henhold til eiendomsskattelovens 8A-4 økes opphavelege eiendomssktattegrunnlag med 3%. Side 33 av 37

34 Sak 141/14 6. Kommunestyret vedtar endringer i satsene for gebyrer, avgifter og egenbetalinger ihht foreslåtte tiltak. For øvrige områder økes satsene med inntil 5 %. Gjeldende priser framgår av del i dette dokumentet: 13.1 Priser og gebyrer, leie og salg Gebyrer vedr matrikkelloven Gebyrregulativ for plan- og byggesaker Renovasjonsgebyr Feiegebyr. Generelt gjelder at endringene har effekt fra 1. januar 2015 med unntak for områder hvor egne avtaler eller forhold unntar for tidspunkt eller nivå. 7. Vadsø kommunestyre legger til grunn statens maksimalsatser for prising av barnehageplass gjeldende for Vadsø kommunestyre vedtar gjeldende vedtekter for kommunal barnehage, skolefritidsordning og kulturskole, med eventuelle endringer beskrevet i del Det tas opp lån i 2015 inntil kr 88,89 mill. Herav Startlån i Statens husbank på kr 18 mill. Det delegeres til rådmannen å avtale lånenes betingelser og den løpende forvaltningen i hele lånets løpetid, herunder eventuelle rentebindinger. 10. Kommunestyret har tidligere vedtatt at ordførergodtgjørelsen skal fastsettes til 90 % av stortingsrepresentantenes godtgjørelse. Ordførers godtgjørelse utgjør for tiden kr ,- per år. Administrasjonsutvalgets behandling den sak 8/14: Repr. Ragnhild M. Aslaksen, AP la frem følgende forslag: Administrasjonsutvalget tar Rådmannens forslag til Årsbudsjett 2015 og økonomiplan til orientering. Votering: Fremlagt forslag ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak den sak 8/14: Administrasjonsutvalget tar Rådmannens forslag til Årsbudsjett 2015 og økonomiplan til orientering. Side 34 av 37

35 Sak 141/14 Vedlegg: Rådmannens forslag til årsbudsjett og økonomiplan Varangerfestivalen: Prosjektbeskrivelse og søknad om festivalstøtte. Kostra- og effektivitetsanalyse Vadsø kommune. Demografi og kommuneøkonomi. Bakgrunn: Vurdering: Jens R. Betsi Rådmann Side 35 av 37

36 VADSØ INDUSTRISELSKAP Unnt.off.ofl. 13 jfr. f.l. 13 Saksbehandler: Jens Betsi Arkivkode: U03 Arkivsaksnr.: 14/974 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 142/14 Formannskapet / Kommunestyret Forslag til vedtak/innstilling: Jens R. Betsi Rådmann Side 36 av 37

37 ORIENTERINGER FSK Saksbehandler: Gøril Samuelsen Arkivkode: Arkivsaksnr.: 14/1991 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 143/14 Formannskapet Forslag til vedtak/innstilling: Tas til orientering. Vedlegg: Bakgrunn: Oppsummering Dialogmøte med fylkesmannen. Vurdering: Jens R. Betsi Rådmann Side 37 av 37