OPPLÆRINGSBOK KONTOR- OG ADMINISTRASJONSFAGET

Transkript

1 OPPLÆRINGSBOK KONTOR- OG ADMINISTRASJONSFAGET

2 Forord Etter Kunnskapsløftet var det påkrevd å tilpassa ny Opplæringsbok til den nye Læreplanen. Me har lagt vekt på å få fram ein tydeleg forventning om korleis lærlingen og instruktøren skal jobba med kvart mål, som om det er rom for individuelle tilpasningar og kreative løysingar. Me ønskjer at opplæringsboka skal sikra kvalitet og ein lik tilnærming til måla, og gjennom det gje tryggleik både for lærlingen og lærebedrifta. Fagleg ansvarleg for kontor og administrasjonsfaget i Stord kommune har saman med Opplæringskontoret for kommunal fag tatt utgangspunkt i Stavanger kommune si opplæringsbok, justert innhaldet og layouten noko, og sett den over til nynorsk. Me startar bruken av den nye opplæringsboka hausten Stord, Med helsing, Haldis Lauksund fagleg ansvarleg for kontor og administrasjonsfaget Siv Nesse koordinator for lærlingane i Stord kommune 2

3 DEL 1 INFORMASJON 3

4 Stord kommune Koordinator Siv Nesse Pb 304, 5402 Stord Namn: Adresse: Tlf.nr.: E-post: 4

5 INFORMASJON Som lærebedrift/lærestad har me ansvar for at du som lærling og nytilsett får informasjon og kunnskap om mange områder. Kven som har ansvar for å informera om kva vil variera mellom administrativ leiing, faglig ansvarleg og instruktør. Nedanfor har me laga ei liste over punkt du skal ha fått informasjon om i starten av læretida di. Slik at du sjølv kan følgje med og registrera når du har fått informasjonen. Det kan ta 1-2 mnd. før alle punkta er gjennomgått. Sjekkliste for gjennomgong av viktig informasjon: Følgjande punkt skal orienterast om: Gjennomført, dato: Orientering om lærebedrifta, oppgåver og organisasjon. Orientering om opplæringskontoret sine oppgåver og tilsette. Orientering om kven som er faglig ansvarleg. Orientering om kven som er næraste leiar på lærestaden. Orientering om kven som er instruktør. Orientering om korleis læretida er organisert. Lærelaup og opplæringsplan. Orientering om føring av opplæringsbok. Orientering om pliktar og rettar. Orientering om forventningar til lærlingen. Orientering om/utdrag frå Opplæringslova. Orientering om lærekontrakten. Orientering om teieplikta. Orientering om Personale og arbeidsreglement, løn, ferie, fråvær, sjukdom m.m. Orientering om helse, miljø og tryggleik (HMT). Orientering om plasstillitsvalde og verneombod på lærestaden. 5

6 Innleiing Velkomen som lærling i kontor- og administrasjonsfaget. Opplæringsboka du nå skal bli kjend med vil følgje deg gjennom heile læretida. Den vil bli di og lærebedrifta sin skriftlige dokumentasjon på at du har fått den opplæringa du har krav på etter Opplæringslova og læreplanen for faget du er lærling i. i Fortsetjinga vil lærebedrifta bli omtala som lærestad. Opplæringsboka skal medverke til at du får praksis og opplæring innanfor kompetansemåla i læreplanen og den skal sikra at breidda i måla blir ivareteke. Arbeidet med opplæringsboka skal hjelpa deg til å forstå samanhengen mellom teori og praksis. Vidare skal det få deg til å sjå samanhengen mellom opplæringa i skule og opplæringa i bedrift. Den skal medverke til at du som lærling deltek aktivt og tar ansvar for eiga læring, samt kvalitetssikra at alle får ei likeverdig opplæring. Gjennom denne prosessen skal du utvikla deg til å bli ein dyktig fagarbeidar og det vert difor lagt stor vekt på at arbeidet med opplæringsboka blir utført. Opplæringsboka er utvikla for å kunne brukast i verksemder som er naturlige arbeidsstader for en kontor- og administrasjonsmedarbeidar. Stord kommune nyttar rekneskap og løn, personalgruppa, sekretariat og kundetorg som lærestadar. Me føreset at du får naudsynt praksis i høve læreplanen på desse lærestadane. Instruktøren er støtta di i arbeidet med opplæringsboka og saman skal de laga ein periodeplan over når du skal jobba med dei einskilde kompetansemåla i løpet av læretida. Me har lagt ved ei forklaring på omgrep forklar/beskriv, gjer greie for, drøft og vurder til hjelp i oppgåveskrivinga, sjå vedlegg 1. Arbeidet med opplæringsboka skal forbereda deg til den praktiske fagprøven og vil bli et godt verktøy å ha med seg på fagprøven. Du skal bruke Kva Korleis Kvifor - skjema på alle oppgåver der du skal gjennomføra eller utføra ein aktivitet eller eit tiltak. Sjå siste side. Alt du gjer skal dokumenterast skriftleg og samlast i permen, lik det også står på planleggingsskjema under kvart mål. I slutten av læretida skal du ha ein 4 dagars fagprøve før du kan bli godkjent som fagarbeidar i kontor- og administrasjonsfaget. Yrkestittel: Kontor- og administrasjonsmedarbeidar. Lykke til! 6

7 DEL 2 PLANLEGGING OG GJENNOMFØRING Planlegging og gjennomføringsdelen av opplæringsboka er eit verktøy for å sikra gode arbeidsrutinar og dokumentera at du som lærling får opplæring i samsvar med læreplanen. 7

8 Periodeplanlegging Periode: Kompetansemål sekretariatet Kompetansemål Kundetorget Kompetansemål Personalgruppa Kompetansemål Rekneskap og løn Aug. Sept. Okt. Nov. Des. Jan. Feb. Mar. Apr. Mai. Jun. Jul. 8

9 KOMPETANSEMÅL ETTER VG3 - OPPLÆRING I BEDRIFT Kontorservice Mål for opplæringa er at lærlingen skal kunne 1 Planlegga, utføra, dokumentera og vurdera administrative og kontortekniske oppgåver i samsvar med instruksar, rutinar, prosedyrar og gjeldande regelverk. 2 Gjere greie for verksemda si organisering, strategi og mål. 3 Utføra kundehandsaming ved å tilpassa serviceleveransar til kundar og brukarar. 4 Bruka verksemda sine kundeoppfølgingssystem i kundehandsaminga og servicearbeidet. 5 Bruka og vurdera informasjon frå manuelle og digitale informasjonskjelder i serviceleveransar og kontoradministrativt arbeid. 6 Profilera verksemda i møter med kundar og brukarar. 7 Arbeida i samsvar med verksemda sine etiske normer og regelverk for helse, miljø og tryggleik. 8 Gjer greie for verksemda sine rutinar for personalforvaltning og utføra enkle personaladministrative oppgåver. 9 Planlegge, utføra og kvalitetssikra arbeidsoppgåver innanfor verksemda sin kunnskapsorganisering og informasjonsflyt. 10 Gjere greie for verksemda sin kunnskapsorganisering. 11 Førebu og tilretteleggje dokumenter og informasjonsmateriell i samsvar 9

10 med verksemda sine retningsliner for layout og språkform. 12 Vurdera endingar i arbeidssituasjonen og kome med forslag til forbetringar. 13 Arbeida etter regelverk og avtalar som regulerer arbeidsforhold i kontor- og administrasjonsfaget, og gjere greie for arbeidsgjevaren og arbeidstakaren sine plikter og rettar. 14 Utføre arbeidsoppgåver i kontor- og administrasjonsfaget på en ergonomisk riktig måte. IKT-tenester Mål for opplæringa er at lærlingen skal kunne 15 Bruka IKT-tenester ved kommunikasjon med kundar og brukarar. 16 Gjere greie for og bruka verksemda sine rutinar for kunnskapsorganisering og kunnskapsflyt. 17 Vegleie i bruk av verksemda sine IKT-tenester. 18 Bruke verksemda sine kontorstøtte- og kontortekniske hjelpemidlar ved utføring av kontoradministrative oppgåver. 19 Bruka verksemda sine IKT-tenester i samsvar med gjeldande regelverk om personvern og arbeidsmiljø. 20 Bruka kontorstøttesystem for innhenting, bearbeiding, katalogisering og lagring av informasjon. 10

11 Økonomi Mål for opplæringa er at lærlingen skal kunne 21 Bruka verksemda sitt økonomisystem til innkjøp, budsjettarbeid, rekneskap, lønsutbetaling og personalrelaterte oppgåver. 22 Bruka verksemda sitt økonomisystem til innhenting, bearbeiding og framstilling av informasjon knyta til kontoradministrative oppgåver. Dette skjema skal lærebedrifta ha kopi av. Signer både lærling og bedrifta sitt skjema. Skal følgjast med lærling til neste praksisstad. 11

12 KONTORSERVICE 1. Planlegga, utføra, dokumentera og vurdera administrative og kontortekniske oppgåver i samsvar med instruksar, rutinar, prosedyrar og gjeldande regelverk. Gjer greie for ulike administrative og kontortekniske oppgåver i verksemda Finn fram ulike instruksar retningsliner og regelverk som gjeld Gjer greie for prosedyrane Planlegg, gjennomfør og dokumenter ei nærare skildra oppgåve Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? 12

13 Signatur 2. Gjer greie for verksemda si organisering, strategi og mål. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 13

14 3. Utføra kundehandsaming ved å tilpassa serviceleveransar til kundar og brukarar. Kven er brukarane våras Gjer greie for den service verksemda utfører Planlegg, gjennomfør og dokumenter resepsjonsbehandling, telefonteneste etc. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 14

15 4. Bruka verksemda sine kundeoppfølgingssystem i kundehandsaminga og servicearbeidet. Gjer greie for verksemda sitt registrerings- system overfor brukar Planlegg, gjennomfør og dokumenter bruk av oppfølgingssystema Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 15

16 5. Bruka og vurdera informasjon frå manuelle og digitale informasjonskjelder i serviceleveransar og kontoradministrativt arbeid. Gjer greie for dei manuelle og digitale informasjonskjeldene våre Kva er god service, forklar med eksempel Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 16

17 6. Profilere verksemda i møter med kundar og brukarar. Korleis skal me ta imot besøkande? Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 17

18 7. Arbeida i samsvar med verksemda sine etiske normer og regelverk for helse, miljø og tryggleik. Gjer greie for verksemda sitt regelverk innanfor HMS Kvar finn du regleverket Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 18

19 8. Gjer greie for verksemda sine rutinar for personalforvaltning og utfør enkle personaladministrative oppgåver. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 19

20 9. Planlegge, utføre og kvalitetssikre arbeidsoppgåver innanfor verksemda sin kunnskapsorganisering og informasjonsflyt. Gjer greie for kvalitetssikring av arbeidsoppgåver og informasjonsflyt Planlegg, gjennomfør og dokumenter ei oppgåve i forhold til dette Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 20

21 10. Gjer greie for verksemda sin kunnskapsorganisering. Kva gjør verksemda for å heve dei tilsette sin kompetanse? Korleis arbeider verksemda med kartlegging og bruk av dei tilsette sin kompetanse? Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 21

22 11. Førebu og tilretteleggje dokumenter og informasjonsmateriell i samsvar med verksemda sine retningsliner for layout og språkform. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 22

23 12. Vurdere endingar i arbeidssituasjonen og kome med forslag til forbetringar. Beskriv ein god arbeidssituasjon for deg Finn fram til rutinar og arbeidssituasjonar i verksemda som du meiner kunne blitt gjort på en annan måte. Skriv ned endringsforslag. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 23

24 13. Arbeide etter regelverk og avtalar som regulerer arbeidsforhold i kontor- og administrasjonsfaget, og gjere greie for arbeidsgjevaren og arbeidstakaren sine plikter og rettar. Finn fram til regleverk og avtaler som regulerer arbeidsforhold i verksemda. Gjer greie for kvar du finn disse. Gjer greie for kven som har inngått disse avtalane, og kva for meining dei har for ditt arbeid. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 24

25 14. Utføre arbeidsoppgåver i kontor- og administrasjonsfaget på en ergonomisk riktig måte. Gjer greie for korleis din arbeidsplass skal vera slik at du tar omsyn til ergonomiske prinsipp Kvifor er det viktig? Skriv stikkord. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 25

26 IKT-TJENESTER 15. Bruka IKT-tenester ved kommunikasjon med kundar og brukarar. Gjer greie for ulike IKT-tenester som kan brukast i kommunikasjon med brukar og kundar Planlegg, gjennomfør og dokumenter bruk av heimesider og e-post Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 26

27 16. Gjer greie for, og bruka verksemda sine rutinar for kunnskapsorganisering og kunnskapsflyt. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 27

28 17. Rettleie i bruk av verksemda sine IKT-tenester. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 28

29 18. Bruka verksemda sine kontorstøtte- og kontortekniske hjelpemidlar ved utføring av kontoradministrative oppgåver. Kva for tekniske hjelpemidlar bruker verksemda? Gjer greie for bruken av dei ulike hjelpemidla og forklar nytten av disse hjelpemidla. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 29

30 19. Bruka verksemda sine IKT-tenester i samsvar med gjeldande regelverk om personvern og arbeidsmiljø. Kva regleverk gjeld? Kven har utarbeida dei ulike regleverk det her er snakk om? Skildra korleis dei vert nytta i vår verksemd. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 30

31 20. Bruka kontorstøttesystem for innhenting, bearbeiding, katalogisering og lagring av informasjon. Gjer greie for dei systema di verksemd brukar og korleis dei blir brukt. Gje eksempel på katalogisering og lagring av informasjon. Treng du vegleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 31

32 ØKONOMI 21. Bruka verksemda sitt økonomisystem til innkjøp, budsjettarbeid, rekneskap, lønsutbetaling og personalrelaterte oppgåver. Gjer greie for kommunen sitt innkjøpssystem, og forklar korleis det skal brukast. Korleis blir eit budsjett utarbeida i di verksemd? Finn fram til verksemda sitt rekneskap ansvar teneste og artsnummer som blir brukt. Beskriv korleis dette føres? Gjer greie for lønsrutinar og forklar systemet Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 32

33 22. Bruka verksemda sitt økonomisystem til innhenting, bearbeiding og framstilling av informasjon knyta til kontoradministrative oppgåver. Gjer greie for systema. Planlegg, gjennomfør og dokumenter eit arbeidsoppdrag som er knyta til eit arrangement, reise eller liknande. Budsjett og rekneskap. Treng du rettleiing? Kven må/bør du snakka med? Kva må du lesa, kva for litteratur vil du bruka? Signatur 33

34 DEL 3 VURDERING VURDERING / VEILEDNING UNDERVEIS. Som lærling har du etter Opplæringslova rett på vurdering/rettleiing etter behov i læretida di. Denne regelmessige vurderinga/rettleiinga føregår mellom deg og instruktør/rettleiar på lærestaden. Det skal setjast av ei fast tid og det som er mest vanleg er en time i veka. Både lærling og instruktør skal førebu seg til den regelmessige rettleiinga. Det er difor viktig at du noterer deg nokre punkt om kva du ønskjer at vurderinga/rettleiinga skal fokusere på. SKRIFTLEG HALVÅRSVURDERING. Som lærling har du etter Opplæringsloven rett på en skriftleg tilbakemelding kvart halvår. Den skal gje deg informasjon om i kva for grad du har nådd dei måla som det arbeida mot. Halvårsvurderinga vert lagt fram i ein samtale mellom deg, instruktør og fagansvarleg i bedrifta. Den har som mål å skapa eit godt samarbeidsforhold og leggja grunnlaget for eit godt lærings- og arbeidsmiljø. Samtalane skal gje deg rettleiing med sikte på eventuelle forbetringstiltak for å nå måla i læreplanen/opplæringsboka og medverke til at du utviklar deg til ein dyktig fagarbeidar. EVALUERING AV LÆRESTADEN. For at me skal få dette til saman er vi avhengig av at du som lærling deler dine kunnskapar, erfaringar og meiningar med lærestaden. Vi ber deg difor om å fylla ut skjema på side 39 til kvar sluttvurdering gjennom heile læretida. Den skal innleverast til instruktør, som vidaresender til fagleg ansvarleg og bedrifta. Husk å ta med opplæringsboka til halvårsvurderinga! LYKKE TIL! Alle skjema finn du på 34

35 VIKTIGE BEGREP Vedlegg 1 1. NEMN Det er å gje frå seg kunnskap i stikkordsform. 2. FORKLAR / BESKRIV Det er å gi frå seg kunnskap i skildrande form Vi beskriver det som skjer 3. GJERA GREIE FOR Eleven skal forklara og grunngje fakta i sin skildring Det betyr at fakta ein omtalar, må kunne etterprøvast 4. DRØFT Gje frå deg kunnskap i skildrande form Setja det aktuelle i et saksforhold opp mot andre sine saksforhold Krev at du analyserer Ei drøfting skal vera nøytral 5. VURDERA Gje frå deg kunnskap i skildrande form Setja eitt eller fleire saksforhold opp mot andre saksforhold Krev analyse Forut for ei vurdering må ei drøfting av saksforholda ha funne stad. Ei vurdering skal gje uttrykk for personleg oppfatning. 35

36 EVALUERING AV LÆRLING Vedlegg 2 Lærlingens namn: Arbeidsstad: Tidsperiode: Fagleg utvikling Bestått meget godt Bestått Ikkje bestått Kommentar: Frammøte og korleis lærlingen held arbeidstid Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Orden og kor ryddig lærlingen er Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Miljøet på arbeidsplassen Bestått meget godt Bestått Ikkje bestått Kommentar Innsats og motivasjon i forhold til arbeidet med faget Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått 36

37 Samarbeid med fagleg ansvarlig/instruktør og medarbeidarar Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Samarbeid med brukarar Bestått meget godt Bestått Ikkje bestått Kommentar Initiativ og sjølvstende i arbeidet Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Fleksibilitet og evne til å omstilla seg Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Helse, miljø og tryggleik, bruk av personlig verneutstyr Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Samspel med brukar Bestått meget godt Bestått Ikkje bestått Kommentar 37

38 Arbeid og ansvar forhold til målretta arbeid med opplæringsboka Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Evne til refleksjon over eiga rolle Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Evne til å nyttiggjera tidlegare erfaringar/rettleiing Bestått meget godt Kommentar Bestått Ikkje bestått Eventuelle problemområde i læreforholdet Konfliktar og konflikthandtering Stad og dato:... Underskrift faglig leiar:... Underskrift... Underskrift lærling:... 38

39 EVALUERING AV LÆRESTADEN Vedlegg 3 Verksemd: Avdeling / Tidsrom: Namn lærling: Eg følte meg velkomen og venta i mi lærebedrift Helt ueinig Helt einig Eg følte meg inkludert og rekna som ein av dei tilsette Eg blei invitert med på møter Eg fekk nok informasjon om kva dei forventa av meg som lærling Eg fekk nok informasjon om arbeidsplassen Rettleiar har nok kunnskap om det å vera rettleiar Det er nok tid til rettleiing og planlegging Grunngje svaret: Det er satt av fast tid til rettleiing Kor mykje tid? Læretida har svart til mine forventningar Forslag til forbetringar: underskrift lærling underskrift instruktør 39

40 VURDERINGSSKJEMA FOR LÆRLINGEN Vedlegg 4 Skjemaet brukast til vurdering av lærlingen kvart halvår, dvs. til nyttår og før sommarferien. Dette gir lærlingen ei tilbakemelding om kor langt lærlingen har kome i forhold til innhaldet i læreplanen og opplæringsboka. NB: skjemaet skal fyllast ut av rettleiar under vurderingssamtalen med lærlingen. Lærlingens namn: Vurderingsperiode: frå dato: Arbeidsstad: til dato: Bestått meget Bestått Ikkje bestått godt KOMMENTAR: Faglig utvikling Frammøte/ halde arb. tida Orden og system Miljøet på arb.staden Innsats og motivasjon Samarbeid med kollegaer Initiativ og sjølvstende Fleksibilitet Samspel med brukarane Arbeid med opplæringsboka Evne til refleksjon eiga rolle Evne til endring Fråvær i perioden: dagar timar Totalvurdering i denne perioden: BESTÅTT MEGET GODT BESTÅTT IKKJE BESTÅTT Dato: / Rettleiar Lærling Kopi av utfylt skjema skal sendast til: Stord kommune v/haldis Lauksund, Kundetorget 40

41 : Oppgåva: Kva for kompetansemål: Kva vil eg oppnå med denne oppgåva: Tidspunkt Kva skal eg gjer Korleis skal eg gjer det hjelpemidlar grunngjeving Dokumentasjon side:.