10.30: Byggje- og vedlikehaldssjef Per Olaf Brækkan: Kostnader og prosjektstyring ved byggjeprosjekt.

Transkript

1 Møteinnkalling Utval: Kontrollutvalet Møtestad: Møterommet til Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Kaibakken 1, Kristiansund Dato: Tid: (obs: synfaring Kristiansund vgs. kl ) Forfall skal meldast til utvalssekretær Gunn Elin Nygård, tlf eller e-post som kallar inn varamedlem. Varamedlem møter berre ved spesiell innkalling. Folkevalde, både medlemer og varamedlemer, plikter å møte jf kommunelova 40 nr. 1, med mindre det ligg føre gyldig forfall. Grunn til forfallet skal difor opplysast. Den som ønskjer å stille spørsmål om sin habilitet i ei sak jf forvaltningslova 6 og kommunelova 40 nr. 3 skal melde inn dette til utvalsekretæren eller juridisk avdeling i god tid før møtet. Dette også grunna eventuell innkalling av varamedlem jf forvaltningslova 8 3.ledd. Medlemene møter ved bygg 8, Kristiansund vgs. kl for synfaring av dei rehabiliterte bygg 6 og 8. Byggje- og vedlikehaldssjef Per Olaf Brækkan vil vise rundt. Etter synfaringa drar medlemene til møtelokalet til Distriktsrevisjon Nordmøre IKS i Kaibakken 1, Kristiansund. Det er sett opp slik tidsplan for møtet (ca. tidspunkt): 10.30: Byggje- og vedlikehaldssjef Per Olaf Brækkan: Kostnader og prosjektstyring ved byggjeprosjekt : Agenda Kaupang v/rådgivar Odd Helgesen: Presentasjon av prosjektskisse for prosjektet «Kapasitet og tilbodsstruktur innan vgs. i Eiksundregionen». Behandling av sak Ko-15/ : Presentasjon av Distriktsrevisjon Nordmøre IKS v/dagleg leiar/revisjonssjef Bjarne Dyrnes : Lunsj i Kaibakken : Saksbehandling. Sak Ko-16/15 om rekrutterings- og kompetanseanalyse, stillingskrav for kontrollsjefstillinga, blir behandla først. Rådgivar Marianne Bye ved personalseksjonen deltar ved behandlinga. Deretter behandling av resterande saker. Det er sett opp følgjande saksliste: Side1

2 Saksnr Innhald Uoff KO 15/15 Prosjektskisse - "Kapasitet og tilbodsstruktur innan vgo i Eiksundregionen" KO 16/15 Rekruttering av kontrollsjef - behovs- og kompetanseanalyse, stillingskrav Vedlegga: Ikkje offentleg, Offl. 16, jf. 14 KO 17/15 Rapport om utført revisjonsarbeid i 2014 Ikkje offentleg: Offl ledd, jf Koml. 78 nr 7 KO 18/15 Forlenging av avtale med Distriktsrevisjon Nordmøre IKS om levering av revisjonstenester KO 19/15 Kst. fylkesrevisjonssjef Bjarne Dyrnes - vurdering av uavhengigheit 2015 X Godkjenning av protokoll Side2

3 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 15/15 Kontrollutvalet Prosjektskisse - "Kapasitet og tilbodsstruktur innan vgo i Eiksundregionen" Bakgrunn Kontrollutvalet slutta seg i førre møte i sak Ko-14/15 til ei presisering i bestillinga av ovannemnde prosjekt: «Prosjektet skal konkret evaluere i kva grad utviklingsplanen for skole- og tilbodsstrukturen i Eiksundregionen (sak Ud-40/14, T-69/14) er utarbeidd i samsvar med og ivaretar dei overordna målsettingane for skole- og tilbodsstrukturen i vgo som er fastsett i sak Ud-6/14, dvs. nr 4-6, samt målsettingane om dimensjonering nr 7 13, om opplæringsordning nr 14, om fag- og læringsmiljø nr 16 17, om skoleskyss og reisetid nr samt om økonomi nr 20. Det skal særleg evaluerast om dei omsyna som er vurderte for kvar målsetting er relevante, om avveginga mellom dei vurderte omsyna i høve til konklusjonen framstår som framtidsretta, ev. om andre omsyn burde ha vore vurdert/tillagt meir vekt.» Kontrollutvalet vart i same møte informert om at fylkesrevisjonen av ressursmessige omsyn ønskte å sette prosjektet ut i marknaden. Etter innhenta anbod vart rådgivingselskapet Agenda Kaupang sitt tilbod og løysingsforslag valt. Agenda Kaupang har sendt over løysingsforslaget sitt (prosjektskissa), som følgjer vedlagt. Ein representant for rådgivingsselskapet vil kome til møtet og presentere skissa, der problemstillingane og revisjonskriteriene blir nærare presisert. Det er føresett levering av prosjektrapporten til behandling i kontrollutvalet sitt møte den 23. september. Vurdering Kontrollsjefen meiner løysingsforslaget tilfredsstiller bestillinga som kontrollutvalet har lagt til grunn for prosjektet. Medlemene blir oppmoda om eventuelt å kome med ytterlegare innspel. Side3

4 Side 2 Forslag til vedtak: Kontrollutvalet godkjenner forslaget til prosjektskisse for prosjektet «Kapasitet og tilbodsstruktur innan vgo i Eiksundregionen». Kontrollsjefen får fullmakt til å gjere mindre endringar eventuelt presiseringar i prosjektet, med melding tilbake til kontrollutvalet. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Prosjektskisse - Forvaltningsrevisjonsprosjekt 2015/25 - "Kapasitet og tilbodsstruktur innan vgo i Eiksundregionen" Side4

5 PROSJEKTSKISSE FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT 2015/25 «Kapasitet og tilbodsstruktur i vidaregåaende opplæring i MRfk» Bestilling fra Kontrollutvalget Det skal gjennomføres en forvaltningsrevisjon om «Kapasitet og tilbodsstruktur i vgo.», i henhold til vedtak i kontollutvalget i sak KO-32/14 med presisering fra kontrollsjefen. Evalueringen skal resultere i en rapport som skal legges fram for kontrollutvalget. Bestillingen er formulert på følgende måte: «Prosjektet skal konkret evaluere i kva grad utviklingsplanen for skole- og tilbodsstrukturen i Eiksundregionen (sak Ud-40/14, T-69/14) er utarbeidd i samsvar med og ivaretar dei overordna målsettingane for skole- og tilbodsstrukturen i vgo som er fastsett i sak Ud-6/14, dvs. nr 4-6, samt målsettingane om dimensjonering nr 7 13, om opplæringsordning nr 14, om fag- og læringsmiljø nr 16 17, om skoleskyss og reisetid nr samt om økonomi nr 20. Det skal særleg evaluerast om dei omsyna som er vurderte for kvar målsetting er relevante, om avveginga mellom dei vurderte omsyna i høve til konklusjonen framstår som framtidsretta, ev. om andre omsyn burde ha vore vurdert/tillagt meir vekt.». Bakgrunn Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Kapasitet og tilbodsstruktur i vidaregåande opplæring i MRfk» var opprinnelig foreslått å skulle gjennomføres i Kontrollutvalget valgte imidlertid å utsette gjennomføring av prosjektet til 2015 fordi fylkestinget ville bli forelagt en egen sak om den framtidige tilbudsstrukturen i videregående opplæring høsten Det å tilpasse kapasitet og tilbudsstruktur med synkende elevtall og lokale variasjoner, elevenes ønsker, fritt skolevalg og rett til vgo, samt de økonomiske rammene sett i sammenheng med klassereserven ble oppfattet å være særlig utfordrende. Denne utviklingen har bl.a. gjort det vanskeligere å innfri søkernes førsteønske. KOSTRA-tall viser også at Møre og Romsdal har et høyere kostnadsnivå pr elev i videregående skole enn i landet ellers, mens tjenesteindikatorene ligger om omtrent på nivå med eller litt over snittet i landet. Dette kan ha sammenheng med en noe kostbar skole- og tilbudsstruktur. Det ble ansett at problematikken kunne være interessant for en nærmere undersøkelse med en kartlegging av hvilke hensyns om påvirker skoletilbudet, og virkningene av særlige tiltak for å avhjelpe situasjonen. Som det fremgår av bestillingen omtalt ovenfor, er dette forvaltningsrevisjonsoppdraget avgrenset til å undersøke om utviklingsplanen for de videregående skolene i Eiksundregionen er utarbeidet i samsvar med de overordnede målene for skole- og tilbudsstrukturen i Møre og Romsdal. Problemstillinger: Følgende problemstillinger skal besvares: 1. Er utviklingsplanen for skole- og tilbudsstruktur i videregående skoler i Eiksundregionen utarbeidet i samsvar med, og ivaretar den målsettingene om: skole- og tilbudsstrukturen dimensjonering fag- og læringsmiljø skoleskyss og reisetid økonomi 2. Er kravene som er lagt til grunn for de ulike målene relevante, er avveiningen mellom de ulike kravene framtidsretta eller bør andre hensyn/krav vurderes eller tillegges mer vekt. Side5

6 Revisjonskriterier Det er utarbeidet forslag til revisjonskriterier med utgangspunkt i vedtatte målsettinger om struktur og tilbud for videregående opplæring i Møre og Romsdal. Metode Forvaltningsrevisjonsoppdraget planlegges gjennomført ved hjelp av: Dokumentstudier: Vedtatte målsettinger for kapasitet og tilbudsstruktur i videregående opplæring i Møre og Romsdal fylkeskommune Utviklingsplan for de videregående skolene i Eiksundregionen Skolenes ressursplaner/planer for neste skoleår Beskrivelse av skoleskyssordninger Årsmeldinger Tilgjengelig statistikk Inntaksstatistikk Befolkningsstatistikk Møre og Romsdal Intervjuer Planleggere/rådgivere i Utdanningsavdelingen Rektorer/rådgivere ved de videregående skolene NHO Møre og Romsdal Opplæringskontoret Personalseksjonen i fylkeskommunen Plan- og analyseavdelingen i fylkeskommunen Samferdselsavdelingen Eksterne ressurser Det er besluttet at oppdraget skal gjennomføres av ekstern konsulent. Etter innhenting av tilbud er det inngått avtale med konsulentfirmaet Agenda Kaupang AS. Framdriftsplan Det er satt opp følgende plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsoppdraget. Side6

7 Aktiviteter Frist/periode Oppstartmøte med oppdragsgiver 9.4 Prosjektplan sendes oppdragsgiver 15.4 Prosjektplan presenteres for oppdragsgiver 29.4 Datainnsamling Utarbeiding av forslag til rapport Høringsrunde forslag til rapport Innarbeiding av høringsuttalelser og utarbeiding av sluttrapport Presentasjon av sluttrapport 23.9 Side7

8 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 16/15 Kontrollutvalet Rekruttering av kontrollsjef - behovs- og kompetanseanalyse, stillingskrav Bakgrunn I førre møte, sak Ko-8/15, vart kontrollutvalet orientert om rekrutteringsprosedyrane i fylkeskommunen med sikte på å få lyst ut og gitt tilråding om tilsetting i kontrollsjeffunksjonen. Eit opplegg for dette vart skissert i saka. Det vart gjort slikt samrøystes vedtak: «Kontrollutvalet sluttar seg til skissa for rekrutteringsprosedyre for kontrollsjeffunksjonen, med dei eventuelle omforeinte endringane som kjem fram i møtet. Kontrollutvalet føreset at kontrollsjefen til neste møte legg fram eit utkast til stilling- og kompetansebehovsanalyse i samråd med personalseksjonen.» I samsvar med 2. avsnitt og det vedtatte opplegget, har kontrollsjefen gjennomført den såkalla «kompetanse- og rekrutteringssjekken» og med grunnlag i den sett opp ein «stillings- og kompetansebehovsoversikt». Dokumenta er gjennomgått med personalseksjonen, som elles vil delta i møtet som rådgivar for kontrollutvalet. Dokumenta er vedlagt (ikkje off., offl. 16, jf. 14). Kontrollutvalet kan vedta å lukke møtet eventuelt i delar av drøftingane, med heimel i kommunelova 31 nr 3. Vurdering Kontrollutvalet skal i møtet fastlegge grunnlaget for innhaldet i utlysningsannonsen, dvs. kva krav utdanning/formelle, erfaring og eigenskapar, som ein vil stille, og særleg med tanke på kva ein seinare skal legge vekt på ved utveljinga av kandidatar til intervju. (Til intervjusituasjonen vil intervjupanelet måtte førebu ein intervjuguide med ein meir detaljert kravspesifikasjon, med utgangspunkt i dei same dokumenta). Kompetanse- og rekrutteringssjekken er den strategiske tilnærminga, der jobboppgåvene no og framover for kontrollsjefen er sentrale drøftingspunkt. Det er sett på kva rolle og funksjon det er ønskeleg kontrollutvalet skal ha i organisasjonen i høve til i dag, og som i tilfelle kan stille andre krav til stillingshavaren. Det er i dokumentet særleg fokusert på om ein bør utvikle arbeidsforma i møta, og kva utviklinga i fylkeskommunen framover bør få å seie for tilsyns- og kontrollfunksjonen som det bør takast høgde for ved rekrutteringa. Side8

9 Side 2 I stillings- og kompetansebehovsoversikten er ein meir konkret i høve til kva kvalifikasjonar og eigenskapar stillingshavaren bør innfri. Det er sjølvsagt nær uråd å få ein person som dekkjer alle krava fullt ut. I så måte er det viktig å framheve dei viktigaste. Nokre sentrale drøftingspunkt kan vere om kontrollutvalet bør framstå annleis internt og eksternt? om møteforma bør endrast eventuelt på kva måte? om det er særlege omsyn ved utviklinga framover som bør vektleggast? kva rolle og funksjon skal kontrollsjefen ha i møta i kontrollutvalet? i kva grad bør kontrollsjefen vere aktiv deltakar, vere premissleverandør og/eller vere eit prosesskorrektiv? kva forventar ein kontrollsjefen (minst) skal kunne bidra med? kva formell bakgrunn og erfaring bør kontrollsjefen ha? kva er viktige eigenskapar ved kontrollsjefens veremåte? Venteleg finn medlemene omtale av omsyn i dei nemnde dokumenta som gir grunnlag for innspel. Det blir følgjeleg ikkje konkludert noko her. Forslag til vedtak: Saka vart drøfta. Hans Blø kontrollsjef Vedlegg (ikkje off., offl. 16, jf. 14) 1 Kontrollsjefstillinga - rekrutterings- og kompetansesjekk 2 Kontrollsjefstillinga - stillings- og behovsanalyse Side9

10 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 18/15 Kontrollutvalet Forlenging av avtale med Distriktsrevisjon Nordmøre IKS om levering av revisjonstenester Bakgrunn Fylkestinget godkjende i sak T-24/14 at dagleg leiar i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Bjarne Dyrnes, vart konstituert i stillinga som fylkesrevisjonssjef. Engasjementet var meint å vare fram til (avklaring om) etablering av ei eventuell ny interkommunal revisjonseining i fylket. Kontrollutvalet fekk fullmakt til å inngå avtale med distriktsrevisjonen, og i sak Ko-38/14 vart eit omforeint avtaleutkast godkjent. Avtalen gjeld formelt fram til 30. april 2015, men kan forlengast. Vurdering Kontrollsjefen viser til at fylkestinget i april behandla og slutta seg til at fylkeskommunen inngår i det nye revisjonselskapet Møre og Romsdal Revisjon IKS, og at revisjonsselskapet overtar som ansvarleg revisor for fylkeskommunen. Aktuell dato for overtaking av revisjonsansvaret er 1. juli 2015, føresett at det på det tidspunktet er tilsett eller konstituert ny dagleg leiar/ansvarleg revisor i selskapet som kan ivareta ansvaret som oppdragsansvarleg revisor for fylkeskommunen. I samråd med kst. fylkesrevisjonssjef vil kontrollsjefen foreslå at avtalen med DRN IKS blir lengd fram til det er formelt avklart om revisjonsselskapet kan overta revisjonsansvaret. Forslag til vedtak: Avtale om levering av revisjonstenester mellom Distriktsrevisjon Nordmøre IKS og Møre og Romsdal fylkeskommune blir lengd fram til Møre og Romsdal Revisjon IKS formelt kan overta ansvaret som oppdragsansvarleg revisor for fylkeskommunen. Hans Blø kontrollsjef Side10

11 saksframlegg Dato: Referanse: Vår saksbehandlar: /2015 Hans Blø Saksnr Utval Møtedato KO 19/15 Kontrollutvalet Kst. fylkesrevisjonssjef Bjarne Dyrnes - vurdering av uavhengigheit 2015 Bakgrunn Dagleg leiar i Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, Bjarne Dyrnes, vart konstituert som fylkesrevisjonssjef frå 15. juni 2015 fram til 30. april Det er aktuelt å forlengje engasjementet fram til det nye revisjonselskapet, Møre og Romsdal Revisjon IKS, overtar som revisjon for fylkeskommunen. Etter forskrift om revisjon 15 skal oppdragsansvarleg revisor minimum kvart år gi ei skriftlig eigenvurdering av uavhengigheita si. I regelen heiter det m.a.: Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengigheit og objektivitet gjeld også for revisjonens øvrige medarbeidarar, men det er berre oppdragsansvarleg revisor som plikter å legge fram ei skriftleg vurdering for kontrollutvalet. Oppdragsansvarleg revisor har ansvaret for å sjå til at øvrige medarbeidarar oppfyller krava, og i revisjonens arbeidsdokumentasjon skal denne vurderinga gå fram. Både kommunelova ( 79) og forskrift om revisjon (kap. 6) stiller krav til revisors uavhengigheit. Krava er nærare skildra nedanfor. Lovas og forskriftas krav til revisors uavhengigheit I flg. kommunelova 79 og 13 i forskrift om revisjon kan den som foretar revisjon ikkje: 1. være tilsett i andre stillingar i (fylkes)kommunen eller i verksemd som (fylkes)kommunen deltar i 2. vere medlem av styrande organ i verksemd som (fylkes)kommunen deltar i 3. delta i, eller ha funksjonar i anna verksemd, når dette kan føre til at vedkomande sine interesser kjem i konflikt med interessene til oppdragsgivar, eller på anna måte er eigna til å svekke tilliten til den som foretar revisjon 4. ha nærståande (ektefelle, samboar, nære slektningar) som har slik tilknyting til den reviderte at det kan svekke uavhengigheita og objektiviteten til revisor. I tillegg set lova 79 og forskrifta 14 opp følgjande avgrensingar: Side11

12 Side 2 5. revisor kan ikkje utføre rådgiving eller andre tenester der dette er eigna til å påverke eller reise tvil om uavhengigheita og revisors objektivitet 6. revisor kan ikkje yte tenester som høyrer inn under den revisjonspliktige (dvs. (fylkes-/kommunens) sine eigne leiing- og kontrolloppgåver 7. revisor kan ikkje opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker 8. det må ikkje vere andre særeigne forhold som er eigna til å svekke tilliten til uavhengigheita og revisors sin objektivitet ved gjennomføring av revisjonsoppgåvene. Fylkesrevisjonssjefens vurdering Vedlagt følgjer kst. fylkesrevisjonssjef Bjarne Dyrnes si vurdering av eiga uavhengigheit, datert 16. mars Vurderinga syner kva vurderingar som skal gjerast, og hans tilhøve til dei enkelte momenta. Vurdering av uavhengigheita Etter kontrollsjefens syn er det ikkje tilhøve ved eigenvurderinga som tilseier at vedkomande sine interesser kjem i konflikt med interessene til oppdragsgivar, eller på anna måte er eigna til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tar til vitande kst. fylkesrevisjonssjef si vurdering av eiga og fylkesrevisjonens uavhengigheit i Hans Blø kontrollsjef Vedlegg 1 Vurdering av uavhengigheit 2015 Side12

13 Side13

14 Side14

15 Godkjenningavprotokoll Side15