Det er utelukkende slamavskillere (med avløp til røranlegg eller resipient) som er med i ordningen, ingen tette tanker.

Transkript

1 Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon 1.1 Orientering Oppdraget omfatter innsamling og tømming av slam fra slamavskillere i Askøy kommune som kommer inn under ordningen med septikrenovasjon. De fleste tankene skal tømmes en gang hvert 2. år eller hvert 4. år. Slammet skal transporteres til godkjent mottak. Det er utelukkende slamavskillere (med avløp til røranlegg eller resipient) som er med i ordningen, ingen tette tanker Antall abonnentter og/eller slamtanker. Ordningen omfatter pr. dato i overkant av tanker abonnenter og/eller eiendommer i kommunen. Etter hvert som avløpssaneringsarbeid utføres kan dette antall bli redusert. Totalt antall registrerte tanker pr 1. jan 2013 er Det tas imidlertid forbehold for feil registreringer av tanker og antallet tanker kan derfor avvike en del fra det som her er oppgitt. Et avvik er etter alt å dømme i retning av at det eventuelt er flere tanker enn det som pr- i dag er registrert. Det må tas høyde for endring i antall abonnenter og/eller slamtanker i løpet av kontraktsperioden. Slamavskillertettheten er størst i sør på Askøy Tømmefrekvenser Tømmingen skal utføres etter bestemte tømmeplaner, se punkt Mindre slamavskillere fra helårsboliger skal tømmes annethvert år, mens tanker ved fritidsboliger har tømming hvert 4. år. Tømming annethvert år: Type/volum Antall slamtanker Tanker <= 4 m³ 3761 Tanker 4-8 m³ 277 Parafer / Side av 12 1

2 Tanker > 8 m³ 238 Sum tømming annethvert år 4276 Tømming hvert 4. år: Type/volum Antall slamtanker Tanker <= 4 m³ 2 Sum tømming hvert 4. år 2 Alle eksisterende slamavskillere har vært tømt før. En del nye slamavskillere vil trolig komme til som første gangs tømming, både som følge av nyetablering og oppdagelse av allerede etablerte avskillere. Sistnevnte slamavskillere kan være arbeidskrevende å tømme første gang, Det gis imidlertid ingen kompensasjon for dette merarbeid Slangeutlegg. Den all vesentlige del av slamavskillerne som er omfattet av ordningen er plassert innenfor en avstand på 100 meter fra biloppstillingsplass, og med høydedifferanse maksimalt 25 meter. Noen få enkelttanker kan ligge litt utenfor disse grensene, dette dreier seg da i hovedsak om noe større høydedifferanse. Endring i avstand på slangeutlegg er ikke gjenstand for endring av prisene i kontrakten Dagens slamhåndtering. I dag (2013) blir slamavskillere tømt (slammet blir sugd opp) med avvanningsenhet + tilbakeføring av rejektvann. Det er anslått at adkomst til- og innsamling for ca 10% av slamavskillerene må utføres med lettere kjøretøy enn ordinære slamsugebiler, p.g.a. dårlige veganlegg. Våtslammet (uavvannet) transporteres til godkjent mottak Behandling av slam. Oppdragstaker overtar eierskap og ansvaret for slammet når det er sugd opp i oppsamlingsbilen. Det vises for øvrig til de administrative rutinene som inngår spesifikasjonens pkt 1.2. Parafer / Side av 12 2

3 Det er et krav at slam skal leveres til godkjent deponi. Tilbyder skal legge ved dokumentasjon på at det aktuelle behandlingsanlegget (ev. flere) er godkjent for å behandle septikslam, og han må godtgjøre at anlegget eller anleggene har tilstrekkelig restkapasitet. Kopi av gjeldende drifts- eller utslippstillatelse skal vedlegges tilbudet, sammen med ev. erklæring fra eier av behandlingsanlegget om at leveringsavtale vil bli inngått. Tilbyder er selv ansvarlig for å anslå mengde (tonn / m 3 ) avvannet slam til behandling. 1.2 Administrative rutiner i forbindelse med oppdraget Oppdragstakers planleggingsgrunnlag; abonnentregister. Oppdragsgiver har abonnentsregister som inneholder følgende opplysninger om anlegget på hver enkelt eiendom: - Eget (unikt) anleggsnummer på hver tank. - Gårds-/bruksnr. på eiendom der tanken er plassert. - Navn og adresse på eier av slamavskiller/-tank, - Størrelse (volum) på hver tank. - Tankens tømmefrekvens (kategori) - Dato for siste tømming. - Slamavskillerens konstruksjonsmateriale (betong, glassfiberarmert ikke komplett for alle tanker). Det tas forbehold om at oppdragsgiver dataopplysninger kan avvike fra liste over. Foreliggende registeropplysninger vil bli stilt til oppdragstakerens disposisjon. Oppdragstakeren skal melde tilbake til oppdragsgiver dersom han under arbeidet oppdager ev. feil i utleverte lister. Oppdragsgiver ikke Oppdragsgiver ajourfører sine lister og kart kontinuerlig. Oppdragstaker vil ved årsskiftet hvert år få utlevert oppdaterte lister og ev. kart. Parafer / Side av 12 3

4 1.2.2 Lokalisering av slamavskillere på eiendommen. Ingen slamtanker er pr. dato registrert med x-y-koordinater. Oppdragstaker må således påregne at han selv må lokalisere tankenes beliggenhet på hver aktuelle eiendom. Oppdragsgiver skal parallelt med første tømmerunde systematisk gjennomføre GPS-registrering av alle slamtanker og selv føre dette inn i Komtek Utarbeidelse av tømmeplan. På bakgrunn av oppdragsgivers abonnementsregister skal oppdragstaker utarbeide en tømmeplan som viser når (tidspunkt) for tømming for samtlige abonnenter. Det forventes at tømmeplanen er så detaljert at det for hver unike slamavskiller fremgår hvilken ukenr. og år den skal tømmes. Tømmeplanen skal godkjennes av oppdragsgiver før oppstart kontraktsarbeid. Forholdet til siste års tømmeplaner overgangskrav ved ny tømmeplan. Dagens renovatørfirma har utarbeidet og gjennomfører innsamlingsarbeidet etter egne sykliske tømmeplaner. Denne listen gis om ønskelig til oppdragstaker ved kontraktsinngåelse. Dersom ny oppdragstaker ønsker å gjennomføre slamtømmingen etter et nytt mønster står han i utgangspunktet fritt til å planlegge dette. Oppdragsgiver er innforstått med at i en overgangsperiode kan tanker og slamavskillere bli tømt med kortere tidsrom enn opprinnelig oppsatt, men det settes følgende minimumskrav til evt. ny tømmeplan: - Tanker og slamavskillere som tømmes annethvert år skal tømmes senest 24 måneder, men heller ikke mindre enn 12 mnd etter siste tømming. - Tanker og slamavskillere som tømmes hvert 4.år, skal tømmes senest 48 måneder, men heller ikke mindre enn 24 mnd etter siste tømming Abonnentvarsling, tømmedokumentasjon og registrering av feil. Oppdragstaker skal ta ansvar for å utarbeide, trykke opp tilstrekkelig antall og sende ut varsellapper om tømming til hver enkelt abonnent ca. 2 uker på forhånd iht. tømmeplan. I varslingen skal det i utgangspunktet opplyses: - hvilken uke (evt. ca. ukedag) tømmingen er planlagt utført, - om abonnenten sin plikt til å klargjøre tilkomst til kumlokk samt konsekvens av ikke av å gjøre dette. - oppdragstaker sitt telefonnr. og epost-adresse, for evt. spørsmål i tilknytning til tømmingen, - informasjon (telefonnr. / epost) om at evt. klager på tømming skal rettes til oppdragsgiver. Parafer / Side av 12 4

5 - Opplyse om relevant regelverk og regler for tømming i Askøy kommune. Det tas forbehold om at det vil kunne være behov for å endre teksten i varsellappen underveis i avtaleforholdet. Oppdragsgiver og Leverandør skal bli enig om teksten på varsellappen. Oppdragsgiver skal godkjenne varsellappen med tekst før den tas i bruk og når som helst kunne bestemme ny tekst. Straks etter utført tømmeoperasjon skal oppdragstaker fylle ut kvitteringslapp til abonnenten som dokumentasjon på utført tjeneste. Dersom det blir avdekket feil ved eks. rør, dykkerter, tetting, dårlige lokk, lekkasjer defekte skillevegger e.l. som vedkommer framtidig tømming og/eller lokale miljøulemper, skal dette opplyses på kvitteringslappen som blir levert til eieren/abonnenten. Kvittering skal legges igjen i abonnentens postkasse, festes på døren el. annet hensiktsmessig sted. Oppdragsgiver skal ha tilsendt gjenpart av tømmekvitteringer der det er notert merknad om avvik eller feil på anlegget - omgående. Tømmekvitteringer uten avviksmerknad skal ikke sendes oppdragsgiver. Dersom det blir avdekket akutt forurensningsfare skal det også gis melding til oppdragsgiver umiddelbart. Alle typer feil og avvik på anlegg skal så godt som det lar seg gjøre - dokumenteres av renovatør med digital fotografering, det forutsettes derfor at innsamlingskjøretøyene er utstyrt med digitalkamera. Ny utforming av både varsellapp og tømmekvittering skal gjøres i samarbeid mellom oppdragstaker og oppdragsgiver, men der oppdragsgiver skal utarbeide forslag. Opptrykking, utfylling og utsending av varsellapper, samt opptrykking, utfylling og gjenlegging av tømmekvitteringer skal inkluderes i enhetsprisene for tømming. Alle varslings-, kvitterings- og avviksskjema skal være en del av oppdragstakeren sitt kvalitetssystem Forhåndsvarsling om evt. fravikelse fra tømmeplan. Dersom planlagte ruter iht. tømmeplan må fravikes skal oppdragsgiver forhåndsvarsles innen rimelig tid før tømming skulle vært utført; senest 2 dager. Det skal samtidig fremgå om omstendighetene har gjort at det allerede er blitt avvik iht. tømmeplaner. Oppdragstaker skal samtidig beskrive hvordan han vil rette opp forholdet, for igjen å komme à jour med tømmeplanen. Parafer / Side av 12 5

6 Dersom evt. utsettelsen selv om den forhåndsvarsles - utvikles til å kunne betegnes som vesentlig forsinkelse, kan dette være gjenstand for dagmulkt Systematisk månedlig rapportering til oppdragsgiver. Kravet til rapportering omfatter; - kopi av papirjournal (som fylles ut av renovatørene underveis på tømmerundene) for utførte tømminger hver måned, - gjenpart av tømmekvitteringer der renovatøren har registrert avvik/mangler på anlegget. - oversending av oppdaterte tømmedata og abonnentdata på digitalt format. Tømmekvitteringene sendes inn til oppdragsgivers kontaktperson så snart som mulig etter at feil eller avvik er registrert. Journalen skal gjelde f.o.m. t.o.m. definerte ukenr. som skal samsvare med fakturagrunnlagene. Skal danne grunnlag for oppdragstakes fakturering av kontraktsarbeidet i forutgående månedsperiode. Journalen (kopi) skal oversendes oppdragsgiver senest 1 uke før faktura/fakturagrunnlag på mail. Alle forhold som oppdragstakeren senere ønsker å ta opp med oppdragsgiver angående tømmearbeidet også tilleggskrav - bør ha sin basis i kommentarer innført på rapporteringsskjemaet/-journalen. Eksempelvis skal evt. mervolum som følge av oppbygd slamkake (sjelden tømming) samt problemer med hardt slam ved ordinær tømming angis som merknad i journal. Digitalt rapporteringsformat: Askøy kommune bruker per i dag KomTek Forvaltning Privat VA som system for registrering av slamanlegg. Det tas utgangspunkt i at KomTek Slamtømmer Felt vil brukes som kommunikasjon mellom kommune og renovatør. Det er et krav at det på renovatørens side er en kjøreleder-del og en sjåfør-del. Kjøreleder vil blant annet dele opp roder i dags-/ukesoppdrag og overføre disse til sjåfør. Samt rapportere fremdrift, anlegg som ikke er tømt inkl. grunn og underlag for faktura fra renovatør til kommune. Sjåfør registrerer tømming og avvik med bilder, anleggets beliggenhet samt stoppested (koordinater), adkomstdetaljer og detaljer på anlegget. Renovatør varsler eiere om tømming. Det er videre et krav at kjørelederverktøy er web-basert og sjåførverktøyet er nettbrett eller mobil (per i dag Android). Data synkroniseres inn i kommunens datasett. Detaljer rundt oppgaver/rapportering gjennomgås med Askøy kommune, og kan justeres av kommunen etter behov. Ut fra dagens løsning for innrapportering trenger hver bil: Et Android 4-nettbrett 7 eller 10 med mobildata. Parafer / Side av 12 6

7 En «rugged» Android 4-telefon. En skriver for å produsere kvittering til innbygger. Utstyr for å fastmontere nettbrett og skriver i bilen. I tillegg må det mobildatautstyr og abonnement. Det er oppdragstaker som skal eie, vedlikeholde og drifte nødvendig utstyr for å utføre sine oppgaver overfor oppdragsgiver og innbyggere. Askøy kommune tar forbehold om at programvare kan endres i kontraktsperioden. Renovatør må til en hver tid forholde seg til den programvare som kommunen bruker. Ved eventuelt skifte til ny programvare og det medfører behov for nytt utstyr, skal kommunen bære byttekostnaden. Oppdragstaker skal fremdeles eie og drifte eventuelt nytt utstyr. For eventuelle spørsmål vedrørende utstyr knyttet til programvare/rapportering kan person under kontaktes: Einar Tomter Enar.tomter@norkart.no Tlf Forøvrig forutsettes at oppdragstaker og oppdragsgiver i samarbeid finner frem til gode løsninger for overførsel Avvik som krever omgående rapportering til oppdragsgiver. Oppdragstaker plikter omgående å rapportere om avvik. Avvik vil for eksempel være: a) Manglende tømming pga. forhold hos anleggseier/abonnent eller hindret tilkomst, for eksempel frigraving av kumlokk og ødelagt vei frem til oppstillingsplass for slambil. b) Skade på abonnentens eiendom. Skaden skal også dokumenteres med digitalt bilde. Selv om skaden blir opprettet umiddelbart, eller det er avtalt retting med anleggseier direkte, skal oppdragstaker senest innen første virkedag etter hendelsen, gi melding om hendelsen til oppdragsgiver. Det skal forklares hva avviket består i, og forslag til avbøtende tiltak i samsvar med kontrakt. c) Slamavskillere som ikke er meldt utkoblet. d) Feil og mangler ved slamavskiller. Parafer / Side av 12 7

8 Kommunen er forurensingsmyndighet for separate slamtanker og skal påse at kvalitetskravene til anlegg og utslipp overholdes. Oppdragstakeren skal være kommunens forlengede arm i dette arbeidet. Han tilpliktes å gjøre merknader på tømmekvitteringen i journalen om både tekniske mangler og/eller feil ved selve slamtanken og til synlige forurensingsproblemer med utslipp og sandfiltergrøfter mv. Han kan også pålegges å utføre inspeksjon av avløpsutslipp fra separate slamavskillere mot nærmere avtalt godtgjørelse. Oppdragstaker skal også varsle oppdragsgiver dersom han oppdager at en slamtank ikke er i bruk, og det således ikke er behov for tømming lenger Kontor og publikumskontakt Oppdragstakeren skal fra og med iverksettelse av kontrakt ha et system for mottak og behandling av henvendelser, for eksempel om tømmetidspunkt, nødtømming mv. Oppdragstaker skal være tilgjengelig på telefon fra 08:00 til kl.16:00 hver virkedag. Oppdragstaker må ha beredskap slik at feil, mangler og skader ved tømming kan rettes opp. Oppdragstakers vaktordning og tilgjengeliget skal beskrives i leverandørens løsningsbeskrivelse, jf. Bilag 2. Det forutsettes at mest mulig av forhåndsspørsmål mv. om slamtømming skal gå direkte til oppdragstakeren. Ved spesielle problemer skal oppdragstakeren ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson og evt. gi svar tilbake til abonnenten. Det er særdeles viktig at også denne administrative del av arbeidet fungerer godt. Ved første gangs tømming er oppdragsgiver forberedt på å måtte være med å avklare og rydde opp i en del oppstartproblem. Alle kostnader ved ev. oppstartproblemer skal være inkludert i tilbudets enhetspriser Klagehåndtering Evt. klager på utført tømming skal rettes til oppdragsgiver. Det skal opplyses om dette på varsellappen, og dersom oppdragstaker får inn klager (skriftlig el. muntlig) skal det henvises til oppdragsgiver. Oppdragsgiver fører klagestatistikk. Parafer / Side av 12 8

9 1.3 Beskrivelse av arbeidet Spesielle krav i forbindelse med tømming For hovedoppdraget må det benyttes ordinær slamsugebil og annet utstyr som er hensiktsmessig for å kunne gjennomføre arbeidet i henhold til kontrakten, herunder også bestemmelsene i oppdragstakerens KS/HMS-plan for arbeidet. Det skal være minst 2 mann pr. arbeidslag pr. innsamlingsbil. Minst en av personene per arbeidslag pr. innsamlingsbil skal kunne snakke og skrive norsk. Ved tømming av slamavskillere skal arbeidsplassen avsperres og sikres på den mest betryggende måte mot uhell og ulykker. Oppdragstakeren plikter til enhver tid å rette seg etter alminnelige og spesielle påbud gitt av kommunen, arbeidstilsyn eller andre offentlige etater. Pålegg fra disse instanser bekostes av oppdragstaker. Oppsamling, tømming og transport av slam skal utføres slik at beboerne ikke unødig sjeneres av støy og lukt. Selve tømmeprosessen må utføres på en sikker måte. Ev. uhell med søl av kloakkvann må spyles bort omgående (før han forlater stedet). Oppdragstakeren må ha med nødvendig spylevann. Området skal være minst like ryddig når oppdragstakeren forlater området som da han kom. Slamavskillerne skal forlates i lukket stand. Grinder og porter skal lukkes og eventuelt låses. Det er en forutsetning at tømming gjøres slik at det ikke oppstår skade på abonnentens eiendom. Generelt gjelder at oppdragstakeren utviser aktsomhet slik at det ikke oppstår skade på gjerder, beplantning, busker osv. Skulle skade som følge av tømmeprosessen likevel oppstå plikter han å sette dette i stand for egen regning umiddelbart etter at skaden er påført, eller etter avtale med eier. Det forutsettes at oppdragstakeren fremviser en fleksibel holdning. Føring av tømmejournal: Oppdragstaker forplikter seg til å føre journal over hvilke slamtanker som tømmes, slammengder som tas ut, dato, klokkeslett samt navn og signatur på renovatør. Det skal journalføres tømt volum på hvert anlegg. Dette skal rapporteres inn digitalt i kommunenes datasystem. Manglende klargjøring: Oppdragstakeren kan sløyfe tømming av slamavskillere der atkomsten er vesentlig hindret, kumlokk er vesentlig nedgravd eller der anlegget ikke kan lokaliseres. Oppdragstaker skal som hovedregel ikke selv sørge for fremgraving av slamavskiller ved oppsamling i h.t. tømmeplan. Parafer / Side av 12 9

10 I slike situasjoner skal oppdragstaker legge igjen beskjed (lapp i postkasse, evt. festes på inngangsdør) til anleggseier med ny (rimelig) tilleggsfrist for klargjøring. Oppdragstaker skal deretter kjøre tilbake og utføre tømming når tilleggsfristen er passert. Det gis ikke ekstra kompensasjon for å måtte utsette enkelttømminger 1 gang. Dersom adkomst til slamavskilleren fremdeles ikke er klargjort (av eier) når renovatøren kommer tilbake 2.gang, skal dette meldes snarest til oppdragsgiver. Oppdragstaker vil få kompensasjon (fra oppdragsgiver) etter kontraktens enhetspris selv om tanken fremdeles ikke er blitt tømt. Oppdragsgiver vil deretter håndtere kontakten med abonnenten, og gir beskjed til oppdragstaker når slamavskilleren er klargjort for tømming. Oppdragstaker rykker ut, tømmer og sender regning (ordinær enhetspris) direkte til eier av slamtanken. (Eier vil altså bli fakturert to ganger for manglende klargjøring; både av kommunen og av oppdragstaker). Tømming og transport skal skje til tider som ikke forstyrrer alminnelig nattefred og helligdagsfred. Tømmearbeidet må ikke startes opp før kl , og må være avsluttet senest kl Det forutsettes at oppdragstakeren gjør sitt beste for at all tømming kan skje på ordinær rute og han utnytter sin kompetanse og innsikt i å løse mindre problemer eller konflikter på stedet uten at oppdragsgiver må blandes inn. Det må tas hensyn til dette ved prissettingen. Ved større problemer må tømming sløyfes og det må omgående bli gitt beskjed til oppdragsgiver. Det forutsettes at oppdragstakeren gjør seg kjent med de ulike forhold i kommunen, slik som atkomstveier, beliggenhet av boliger osv. For slamavskillere som ikke er tilgjengelig for den ordinære slamsugebilen på grunn av svak bæreevne, dårlig framkommelighet mv. på eksisterende kjørbar vei, må oppdragstakeren bruke annen hensiktsmessig utrustning for slamsuging og deretter overføring til slamsugebilen. Merkostnaden ved dette må oppdragstakeren inkludere i den gjennomsnittlig tømmepris. Det anslås at ca 10% av slamavskillerne (fordelt over kommunen) har slike problematiske adkomstforhold som gjør det nødvendig med bruk av lettere innsamlingskjøretøy. Disse er ikke anmerket i oppdragsgivers abonnementsregister, men må rapporteres av leverandør Evt. midlertidig endret leveringssted. Dersom godkjent mottaksanlegg må midlertidig nedstenges i mer enn 1 uke og/eller slammet må transporteres til annet mottaksanlegg enten dette skyldes planlagt eller uforutsett driftsstans - skal oppdragstaker og oppdragsgiver sette seg ned og komme til enighet om en rimelig kompensasjon for endringen. Parafer / Side av 12 10

11 1.3.3 Nødtømming Det er abonnentens ansvar å gjøre oppmerksom på behov for tømming utenom fastsatt rute og tømmefrekvens. Nødtømming skal være utført senest 24 timer etter at ekstratømming er bestilt, men mindre noe annet godkjennes av oppdragsgiver. Nødtømming kan utføres med det tømmeutstyr oppdragstakeren har til disposisjon, og det skal inngis pris for nødtømming i prisskjema. Oppdragstaker skal fakturere eier av slamtanken direkte for utført nødtømming, i h.t. oppgitt pris, for de tilfeller der eier selv bestiller slik tømming. Det gjøres oppmerksom på at ved behov for nødtømming, står abonnenten fritt til å kontakte også andre slamrenovatør-firma enn oppdragsgiver Spyling Tette rør ved tømming av septiktanker skal spyles opp. Dette skal være inkludert i tømmeprisen Tømming av slam fra kloakkrensestasjoner Det skal gjennomføres tømming fra kloakkrensestasjoner (ca 6 stasjoner) hver 14 dag, eller etter nærmere avtale. Avfallet lagres på stasjonene i storsekker og må hentes og bringes til godkjent mottak. I størrelse utgjør dette ca 2700 kilo pr 14 dag Iverksetting Det forventes at kontrakt vil bli tildelt snarlig etter tilbudsfrist. Det kreves at kontrakt med oppdragstaker kan inngås snarlig etter avsluttet konkurranse, inkl karenstid ti dager etter tildelingsbrev. Planlegging og tilrettelegging for arbeidene skal skje i forkant og være godkjent av oppdragsgiver før iverksettelsesdato. Frister i mobiliseringsperioden (tiden fra kontraktsinngåelse til iverksettelse av arbeidene): Parafer / Side av 12 11

12 1. Oppdragsgiver skal senest 1 uke etter kontraktsinngåelse overlevere komplett abonnementsregister + nødvendige kart. 2. Oppdragstaker skal senest en uke etter kontraktsinngåelse overlevere 1. utkast til komplett tømmeplan. 3. Det kreves at oppdragsgiver har godkjent transportløyve. Oppdragstaker skal senest 1 uker før iverksettelse fremlegge kopi av transportløyve for kjøretøy benyttes til oppdraget. BILAG 1 NB. Ved innlevering av tilbud legges til grunn at oppstilte krav er akseptert av tilbyder med mindre noen annet klart fremgår av Tilbudsbrevet. Vesentlige avvik eller forbehold vil medføre avvisning av tilbudet. Der det er stilt dokumentasjonskrav er tilbyder selv ansvarlig for å legge ved tilstrekkelig dokumentasjon. Dersom et krav ikke er tilstrekkelig dokumentert, der dette er krevd, vil dette medføre avvisning av tilbudet. Parafer / Side av 12 12