Innledning. Som ung arrangør er det mulig å delta på: Lokalmønstring Fylkesmønstring UKM festivalen

Transkript

1 UNG ARRANGØR

2 Innledning UKM skal jobbe systematisk for å øke ungdomsmedvirkning. Organisasjonen er til for ungdom og skal sikre at flest mulig av de arbeidsoppgavene som etableres skal kunne påvirkes og utføres av ungdom. UKM Norge har de siste årene laget en egen satsing for å få flere unge arrangører. 15 fylker med til sammen mer enn 45 kommuner har vært med i prosjektet og satset ekstra på unge arrangører gjennom pilotprosjektet Unge arrangører. Prosjektet har også utviklet en metode og involvere unge arrangører på UKM festivalen, med bisceneproduksjon på Studentersamfundet de to siste årene, kun er laget av ungdom. Her har rundt 30 ungdom fra 12 fylker bidratt. Tallet forventes å øke på UKM festivalen i Larvik. Målet med Unge arrangører er å; gi flere ungdommer i hele landet mulighet til å lære arrangørfaget få unge arrangører som en fast del av UKM i alle kommuner og fylker synliggjøre ungdoms innsats på arrangørsiden Som ung arrangør er det mulig å delta på: Lokalmønstring Fylkesmønstring UKM festivalen Unge arrangører er viktig for å sikre at alle UKM arrangement blir så bra som mulig, Velkommen som UKM arrangør- Vi trenger deg! Hilsen UKM Norge Torstein Siegel

3 Å være arrangør Det står en arrangør bak alle arrangementer, enten det er en fotballcup, en revy, et loppemarked, en fest eller et danseshow. Å være arrangør er å skape opplevelser for andre (og deg selv). Det innebærer en del ansvar og det kan være både gøy, spennende og slitsomt på en gang. Vi har laget Ung arrangørheftet for å hjelpe deg til å bli en god arrangør. I heftet vil du lære om organisering, artisthåndtering, promotering(pr), teknikk og lokaler og gjennomføring og sikkerhet. Maler og skjemaer kan du laste ned fra /...? Ung arrangørheftet bygger på erfaring med arrangøropplæring i Ungdommens kulturmønstring, Norsk Rockforbunds Feite forestillinger og innspill fra unge arrangører. Arrangørhåndboken bygger på erfaring med arrangøropplæring i Ungdommens kulturmønstring, Norsk Rockforbunds Feite forestillinger og innspill fra unge arrangører. En god arrangør sørger for at: alle involverte er godt orienterte, tatt vare på og fornøyde tidsplanen holdes lokalet passer til innholdet arrangementet promoteres slik at forventningene stemmer med opplevelsen det nødvendige utstyr er på plass og fungerer publikum får god pleie og nok informasjon Rammene rundt arrangementet bidrar til en positiv sosial opplevelse Ungdommens kulturmønstring (UKM) nettverksorganisasjoner for ungdomsfestivaler i hele Norge, Norsk Rockforbund en organisasjon som er til for konsertarrangører, Arrangørskolen arrangøropplæringen i Oslo musikkråd, Tips: Neste gang du er på konsert, prøv å evaluere den og plukk opp gode og dårlige triks. Tenk på hva som gjorde opplevelsen god for deg og hva som trakk ned. Det kan hjelpe deg til å lage bedre opplevelser selv.

4 Arrangør fra A til Å: Hva må du kunne noe om? Hva er det som gjør et arrangement godt? Hvordan lager vi gode opplevelser? Det er ikke alltid like lett å vite akkurat hva som gjør et arrangement godt eller dårlig. Publikummere på samme arrangement kan ha helt ulik opplevelse. Deres opplevelse kan påvirkes av forventninger, hva de har spist til middag eller hvem de dro på konserten sammen med. Som arrangør kan du ikke styre hva publikum har spist til middag og hvem de kommer sammen med, men det er veldig mye du kan og bør gjøre. Samspillet mellom lokalet, publikum, arrangør og artister påvirker publikums opplevelse. Vær nøye med hvilke forventninger som skapes på forhånd og lev opp til eller overgå dem, så er du godt på vei. For å få fokus på opplevelsen bør du som arrangør sette deg i publikums situasjon. Forsøk å se for deg hva du har lyst til å oppleve og hva som er viktig for deg under arrangementet. Ta på deg rollen som forskjellige typer potensielle publikummere og gjør samme øvelsen. Er det nok utvikling og bevegelse? Er timingen god? Kommer konseptet tydelig nok fram? Er det dødtid som kjeder? Hva skal til for at det blir god nok timing og presisjon i sceneapparatet til at det ikke oppstår kjedelig dødtid noe sted i programmet? Det er alltid lurt å tenke helhetlig. Forsterk gjerne arrangementets budskap med stunts, stands, dekorasjoner, konkurranser eller annet som underholder og lager god stemning. For at opplevelsen skal bli god er det en del ting det er greit å kunne. I heftet videre kan du jobbe med de ulike fagområdene. Hvilket fagområde vil du lære mer om?

5 Prosjektutvikling: Fra idé til konkret plan. For å overbevise artister, publikum, myndigheter, sponsorer om deres idé har livets rett må alle dine idéer bli til en troverdig plan/prosjektbeskrivelse. Idéutvikling Målgrupper Å skrive en prosjektbeskrivelse Organisering: Det er lettere å lykkes om dere er et arrangørteam. Organisering handler om hvordan dere kan jobbe best mulig sammen for å få til det dere vil. Hvem gjør hva, når og hvordan. Hvordan dere tar vare på frivillige. Litt mer om ansvar og det å bestemme. Oppgavefordeling Framdriftsplan Oppgavebeskrivelser Artistene og deres behov: For att arrangementet skal bli vellykket er Hvilke artister passer sammen på et sceneprogram? Hvor mange billetter må dere selge for at dere skal klare å betale honoraret? Hva koster egentlig alle tingene artistene ønsker i rideren? Markedsføring: Uten publikum, intet arrangement. Markedsføring handler om alle de tingene dere kan gjøre for å få publikum til å få lyst til å komme på nettopp deres arrangement. Hvordan lage en markedsføringsplan? Hvordan skrive en pressemelding? Teknikk, lokale og sikkerhet: Et hvert arrangement er avhengig av at lokalet og teknikken fungerer. Det er derfor veldig greit å vite litt om hvilke lokaler som passer til hva, og tekniske utstyr du kan få bruk for. Hva må du tenke på når du velger lokale? Hva er en backline? Risikoanalyse Mulige sikkerhetstiltak

6 Prosjektutvikling Som arrangører kan dere komme på en idé til et arrangement selv. Det hender også at noen kommer til det med en idé som de vil ha deg med på. Idéen kan være helt ny eller det kan være et godt etablert arrangement, som f.eks. UKM. Denne hovedidéen kaller vi ofte et konsept - en tittel, et mål eller lignende som sier noe hva slags arrangement det hele skal være. Til å begynne med er hovedidéen en stor tom ramme som må bli til et stort knippe små og store idéer for å bli til et arrangement. Det er her idéfasen kommer inn. Idéutvikling Ideutvikling er en prosess i flere faser. Dette er også en god mulighet for å involvere flere i arrangementet, smi et arrangørteam sammen. Myldring I myldrefasen er alle idéer lov. Er dere mange, så sett dere gjerne i mindre grupper på 2-4 personer denne delen så alle kommer til ordet. Skriv gjerne idéene rett på postit-lapper. Assosier fritt over forskjellige temaer dere kommer på. Sortering Bli enige om noen hovedområder som idéene kan sorteres under og klistre alle postitlappene opp i de gruppene de hører hjemme. NB! Gjenta gjerne myldre prosessen en gang til hvor dere bruker idéene som har kommet opp på veggen til å assosiere nye idéer. Prioritere idéer Det er flere metoder å prioritere idéer. En metode er å lage 2 akser (x og y), hvor den ene aksen er vanskelighetsgrad og den andre aksen hvor nyttig idéen er. Så kan postit-idéene plasseres utover etter hvor vanskelig og hvor nyttige de er. Dette er en prosess det er fint å gjøre sammen i plenum. Velg idéer til arrangementet Det er kanskje lett å velge idéer som både er lette å gjennomføre og som dere opplever som veldig nyttige. Det kan allikevel hende at det er noe annet som føles riktig å velge når dere har vært gjennom idéutviklingsfasen. Dere må uansett nå velge ut hvilke idéer dere skal ta med videre. Det kan være lurt å ta vare på de andre idéene for det dukker som regel opp uforutsette hendelser og da kan idéer få nytt lys.

7 Prosjektbeskrivelse Alle de gode idéene dere har kommet fram til må struktureres i planer som kan brukes til å vise fram prosjektet. Prosjektbeskrivelsen blir også et verktøy til å styre arbeidet med. Mal for prosjektbeskrivelse (fra Ungdomshuset Tvibit i Tromsø) Prosjektets arbeidstittel Lag en kort og fengende overskrift, gjerne så god at den også kan brukes som prosjektes hovedtittel. Idé Beskriv kort hva dere vil gjøre. Mål: Hvorfor vil du sette igang arrangementet? Sett også gjerne opp konkrete målbare mål; hvor mange deltakere, mengde omtale, hvor mye publikum, respons osv... Innhold: Beskriv prosjektet nærmere. Hvor skal det være? Hvor stort skal det være? Hvordan skal det fungere teknisk? Hva trenges? Lag en sjekkliste over utstyr/materiale. Organisering: Lag en grafisk framstilling av hvordan prosjektet skal organiseres. Hvem skal gjøre hva? Samarbeidspartnere: Skal du samarbeide med noen for å gjennomføre prosjektet? Hvis du har samarbeidspartnere må du fortelle litt om dem: hvem de er, hva de skal gjøre, om de tilfører penger til prosjektet og lignende. Markedsføring og PR: Hvordan vil du markedsføre prosjektet? I forhold til publikum direkte og til pressen. Budsjett: Før opp prosjektets inntekter, støtte, sponsormidler, billettinntekter, annonsesalg etc. Inntektene skal være like store som utgiftene. Før opp prosjektets utgifter. Leie av lokaler og utstyr. Eventuelt lønn og honorarer der man ikke kan bruke frivillige. For å få pris på leie av utstyr ta kontakt med konkrete firma for tilbud. Handlingsplan: Hvordan legges prosjektet opp? Tidsfrister på finansiering, PR og tillatelser. Dato for gjennomføring av arrangement. Tenk igjennom hver eneste ting som skal gjøres for at ditt prosjekt skal lykkes, og skriv inn på handlingsplanen tidsfristen for at tingene må være gjort. Evaluering: Senest 14 dager etter at prosjektet er gjennomført skal det evalueres. La handlingsplanen slutte med evaluering etter avvikling. Prosjektresymé: Etter du har beskrevet prosjektet, lag et resymé av prosjektet (max 1 side). Bruk resymeet til å informere sponsorer, samarbeidspartnere og andre som ikke behøver å lese hele prosjektbeskrivelsen.

8 Hvem kan hjelpe deg? Nesten uansett hva dere trenger hjelp til, finnes det flere steder å gå. Bruk litt tid på å få oversikt over hvem som kan være deres viktigste hjelpere, søknadssteder og samarbeidspartnere. Musikkrådene kan hjelpe dere med det.

9 Organisering Unge arrangører, kommunekontakten og andre som skal være med å lage UKM må tidlig finne en god måte å jobbe sammen på, organisere et godt arrangørteam. Før oppstart Lag kjøreregler for dere selv. Det er lett gjort å bli uenige. Derfor kan det være lurt å bli enige om hva dere gjør hvis dere blir uenige, FØR dere blir det. Jo mer som er avklart på forhånd jo lettere kan dere unngå krangling og holde fokus på arrangementet. Ambisjonsnivå Hvor stort skal det være, hvor mye tid er dere villige til å bruke til å arbeidet. Det er viktig å ikke ta seg vann over hodet, for da blir det ingen god opplevelse å være arrangør. Dersom oppgaven virker stor, så vurder om det er mulig å trekke flere mennesker inn i arbeidet. Fordeling av oppgaver Snakk om hva som er viktig for dere for å få et godt samarbeid. Hvem er flinke til hva og hvem har lyst på hvilke oppgaver. Alle oppgaver må gjøres av noen og at noen er ingen før oppgaven har fått en ansvarlig. Eksempler på oppgavebeskrivelser for forskjellige roller på et arrangement kan du laste ned på ukm.no Ett arrangørteam fungerer best når medlemmene har tydelig definerte roller. Eksempler på slike roller i en organisasjon kan være: Leder Nestleder Sekretær Kasserer Pr-ansvarlig Artistansvarlig Teknisk ansvarlig Arrangementsansvarlig Hvor mange dere er i gruppa avhenger kanskje av størrelsen på arrangementer. Er dere færre, kan hver ha flere ansvarsområder. Det er også mulig å operere med flere roller, som f.eks. kurator, redaktør, sikkerhetsansvarlig, produsent osv Møtepunkter Når dere skal lage et UKM arrangement må dere ha en plan for hva som skal gjøres når (fremdriftsplan), og møtes jevnlig for å hjelpe dere selv til å komme i mål tidsnok. Ha gjerne en ganske detaljert plan for hva dere skal snakke om på et møte (saksliste), så går ting mye enklere. Det kan også være lurt å skrive et referat fra hvert møte, slik at dere husker hva dere snakket om. Det vanlige er at leder skriver saksliste og er ordstyrer. Hvis dere ikke har valgt en egens sekretær, så bli enige om hvem som fører referat På møtet bør alle ha ansvar om å fortelle de andre status på sine oppgaver. Pass også på at alle vet om når det er møter ved å være ute i god tid med innkallinger.

10 Framdriftsplan Når mange jobber sammen med en produksjon trengs det en framdriftsplan som alle kan jobbe ut ifra. Fremdriftsplanen fungerer som en rød tråd, skaper struktur og orden i arbeidet. Det er mange måter å sette opp en fremdriftsplan, men uansett bør de si noe om: Hva som skal gjøres Når det skal gjøres Hvem som skal gjøre det Hva som faktisk er blitt gjort

11 Artistene og deres behov: Når dere lager UKM dere bor kan alle melde jeg på med det de ønsker å delta med. Som arrangører kan dere gjøre en innsats for at flere melder seg på som deltakere. Dersom dere skal lage et arrangement hvor dere selv skal booke og betale artister, så anbefaler vi Påmeldingsprosessen UKM har en egen påmeldingsdatabase på nett. Vanligvis åpnes det for påmelding rundt 1. desember. Det beste er om deltakerne selv skriver inn sin påmelding, så får dere all informasjon rett fra dem. Det er kommunekontakten som har ansvaret for påmeldingsdatabasen i din kommune. Kontaktinfo til kommunekontakten ligger også på nettsiden så de som ønsker det kan be om hjelp. Dersom dere blir enige med kommunekontakten, så er det ingenting i veien for at en ung arrangør også kan være kontaktperson. Tips! Bruk link til nettsiden med påmelding aktivt i all informasjon som sendes ut, så det blir enkelt for alle å melde seg på. Når fristen for påmeldinger nærmer seg er det på tide å se på påmeldingene, sjekke om dere har nødvendig kontaktinformasjon, informasjon om innslaget og hva som eventuelt trengs til innslaget. Ta kontakt og be om ekstra informasjon ved behov. Lage forestillinger og utstillinger Det er mange hensyn som kan påvirke hvordan dere organisere UKM hos dere, som lokalet dere skal være i, hvor mange og hva slags påmeldinger dere har, om dere bruker flere arealer eller har alt på samme plass, om film skal vises sammen med sceneinnslag osv. Det kanskje viktigste hensynet er at publikum får en så god opplevelse som mulig. Det er mye morsommere å stå på scenen når publikum er blide. Dette kan dere til en viss grad påvirke, f.eks. ved å legge til rette for ro i salen når rolige innslag kommer på scenen, graden av variasjon, lengden på hver forestilling, hvor lenge det går mellom hvert innslag om det skjer noe hyggelig i pausene. Når dere setter rekkefølgen på en forestilling så har dere mulighet til å ta hensyn til type innslag, alder, behov for sceneskift. En grunnregel er å prøve å få til en oppbygging mot et klimaks. Her kan kreativ bruk av konferansierer med forskjellige stunts være en mulig nøkkel i tillegg til artistene selv. Når dere skal komponere en utstilling, så er det andre behov som er viktig. Publikum skal kunne gå rundt, se på bilder, skulpturer og installasjoner og la inntrykket synke inn. Det er fint om bildene ikke henger for tett og om det er et litt romslig lokale. Hvilke bilder som henger ved siden av hverandre og kombinasjon av farger i bildene og ellers i rommet kan påvirke opplevelsen. Særlig er lyssetting av bilder viktig. Et eksempel fra Arendal var at de hadde utstillingen i et helt mørkt lokale og delte ut lommelykter til publikum. UKM siden har et eget verktøy for å sette sammen forestillinger og utstillinger.

12 Informasjon til deltakerne Informasjon til deltakerne kan gå i flere runder. Det er mye som skal gjøres før all informasjon er på plass og hvis ikke deltakerne hører noe før det, så kan de begynne å lure på om det blir noe av arrangementet. Her er et forslag på forskjellige runder med info: Påmeldingsbekreftelse I påmeldingsbekreftelsen får deltakeren en bekreftelse på at de er med og hvem de skal henvende seg til hvis de har spørsmål. Dette er en anledning til å sjekke om informasjonen som er lagt inn er riktig. Informasjon om sted og tid hører også med. PR oppfølger Neste melding er tiden for å bygge opp forventningene til et godt arrangement. Hvis alle påmeldte deltakere får venner og familie til å komme på forestillingen så blir det mye publikum. Å legge til rette invitasjoner på epost og arrangementer på FB, som de kan videresende gjør det enkelt for dem å bidra. Påminnelse Når arrangementet nærmer seg, er det viktig å repetere informasjon om oppmøtested og -tid, hva de må ha med seg, hvor og når venner og bekjente møter opp. Hvem de kan kontakte hvis de har spørsmål m.m. Artistvert Når artistene kommer til arrangementet er det viktig at de blir mottatt på en god måte, får en gjennomgang av hva som skal skje, anledning til å skifte å gjøre seg klare og et sted å oppbevare ting mens de er på scenen og eller hvis de ønsker å være tilstede på resten av arrangementet. Det går an å ha en egen artistinnsjekking, gjerne egen inngang til backstage hvis forholdene ligger til rette for det. Her får deltakerne adgangstegn, en gjennomgang av hva som skal skje. Så må de følges backstage, først til garderobe og så til scenen. Artistvertene har som regel ansvar for å rigge til hele backstageområdet og gjøre det til et hyggelig sted å være. Vann og frukt på rommene er lurt.

13 Markedsføring Når dere skal promotere et arrangement bør dere først tenke på hvilket helhetsinntrykk dere vil at andre skal ha av dere. Alt dere formidler ut er med på å skape et samlet bilde av hvem dere er og hva slags arrangement dere står for. UKM har eget promoteringsmateriell med nettsider, plakater og grafiske elementer, men historiene dere forteller rundt i tekst og bilder på sosiale medier og i avisen er med på å skape et inntrykk av hva UKM er og forventninger utøvere og publikum har med seg når de kommer. Publikumsbygging Hva er det som gjør at publikum vil komme på UKM? Flere og flere arrangører jobber systematisk med å finne ut hvorfor publikum kommer og eventuelt hva som gjør at de ikke kommer. Fokus på publikumsopplevelsen gir gode arrangementer og gode arrangementer er den beste reklame. På UKM er det også viktig med stor deltakelse for å nå flest mulig. Målgrupper Det er dyrt, og nærmest umulig, å nå ut til absolutt alle, og det er lettere å kommunisere når en vet hvem en vil nå ut til. Derfor er det viktig å finne riktige kommunikasjonskanaler for akkurat din målgruppe. Planlegg hva som formidles når, hvor og hvordan. Finn ut hvordan dere kan bygge opp en god kampanje som skaper interesse og formuler den i en god promoteringsplan. Kommunikasjonskanaler Under følger en liste over noen mulige kanaler. Tenk over hva som er fordeler og ulemper ved hver kanal. Noen er gratis, mens andre koster penger. Plakater Flyers Nettsider Epost Banner Stunts Jungeltelegrafen Tekstmeldinger CD Lokalradio facebook/twitter/myspace Pressemelding Under følger en sjekkliste med ting det er viktig å tenke på når du skriver en pressemelding. Dersom du trenger en mal kan du laste en ned fra. Husk alltid å lese korrektur Det skal være klart og tydelig hvem pressemeldingen kommer fra, med kontaktinfo Lag for en god tittel Sett den inn i en egen pressemeldingsmal med logo slik at det ser seriøst ut Lag en kort ingress med kort spenstig sammensetning av hva dere vil fortelle om Finn en vinkling som gir journalisten innspill til en artikkel om arrangementet dere skal Legg ved bilde av god kvalitet, bilde gir større oppslag Sjekk at all informasjon om arrangementet, hvem, hva hvor, står lett tilgjengelig og er korrekt Legg ved linker til mer informasjon om arrangør og om musikere Det skal ikke være for langt.

14 Kontakt med media Dersom du kontakter: Kontakt, kontakt, kontakt. Ikke gi deg, men vær alltid høflig og ordentlig. Forklar og fortell. Ha alltid noe skriftlig klart som du kan sende over enten i forkant eller mens du snakker med dem. Hvis du blir kontaktet: Spør hva det gjelder. Be om å få ringe dem opp igjen. Svar aldri på spørsmål direkte uten å vite hva du vil ha sagt. Formuler noen gode svar på spørsmålsstillingen og ring opp igjen godt forberedt. Radio/ TV: Om du får et intervju i radio eller TV har du en god sjanse til å nå ut til mange. Derfor er det veldig viktig å være godt forberedt. Ha et par klare budskap du kan formidle mange ganger. Er du litt usikker, still to stykker, til sammen kan dere svare på alt!

15 Teknikk og lokaler Valg av lokale Ved valg av lokale er det mange hensyn å ta. Det viktigste er å tenke på om lokalet passer til de innslagene dere skal presentere. Med et så allsidig program som UKM må scenen kunne passe både til klassisk og rock, dans og utstilling. Det krever en ganske stor scene for å kunne ha raske sceneskift mellom dans og band, og det er viktig å ta hensyn til om gulvet er egnet for dansere eller om dansemater er tilgjengelig. Et egnet lokale til utstillingen med gode lysforhold er også viktig å planlegge for. Det kan være lurt å se på fjorårets deltakere og skrive opp hvilke behov dere kan måtte komme til å ta hensyn til når dere velger lokale Andre scener Hvis dere velger et lokale som vanligvis ikke brukes til og er godkjent for arrangementer, må dere huske å få tillatelse fra brann/politi og jobbe med sikkerhetsrutiner og ansvarsområder dersom noe skulle gå galt. I tillegg til lydmessige vurderinger er det også greit å tenke på hvordan lokalet fungerer for publikum. Er det lett å komme seg dit? Ser publikum godt og er lokalet slik at det lett oppstår flaskehalser og kø? Er det plass til så mange dere antar kommer på konserten uten at det blir for trangt? Hvis du har et lokale som er dimensjonert til 300 publikummere og du antar at det kommer 50 stykker, er det mye som kan gjøres med rommet for å skape en illusjon om at det egentlig er fullt med kun 50 publikummere. Ved å sette ut stoler og bord, plassere scenen annerledes, eller avgrense deler av lokalet, går det an å gjøre grep for en bedre publikumsopplevelse. God informasjon om arrangementet både før og under arrangementet, gir en trygg og komfortabel helhetsopplevelse. Tips: Heng opp skilter til alt. Teknisk vurdering av et lokale Når du skal vurdere om et lokale passer dine tekniske behov er det greit å ha en plantegning av lokalet og lage et stageplot, et oppsett på hva som skal være på scenen av utstyr og hvor det skal være plassert. Hva har lokalet av lydutstyr og hva må leies inn ekstra? Har lokalet backline, trommer, gitar og bassforsterkere, og er det i tråd med musikernes ønsker i rider? Er det plass til publikum foran scenen? Er den stor nok til ønskede artister? Er scenegulvet godt nok for dansere? Er det nok strøm? Er det scenelys? Er det lett å få utstyr inn og ut? Det er tungt å bære et hammondorgel opp to etasjer. Er det garderobemulighet for musikere? Dersom det ikke finnes, går det ofte an å avgrense et område i selve lokale. Dersom du skal ha mange band eller ensembler er det lurt å undersøke mulighetene for oppbevaring av utstyr på siden av scenen. Eventuelt om det er mulig å bygge opp eget «riser område» for å kunne trille trommesett og backline av og på for raske sceneskift.

16 Arrangementsplan Under gjennomføringen av et arrangement er dere nødt til å ha klart definerte oppgaver og ansvarsforhold. Alle må ha en felles arrangementsplan, og det bør være enkelt for alle å forstå hva som skjer når og hvordan ting skal gjøres. Sørg for å ha enkle rutiner og gi klare beskjeder slik at nye frivillige lett får oversikt over hva de skal gjøre. God opplæring av alle som deltar er veldig viktig. Ved et større arrangement har man områdeansvarlige som har ansvar for opplæring av alle under seg og et felles frivillighefte med telefonlister og felles viktig informasjon. En arrangementsplan er kort og konsis med oversikt over hva som skjer, når det skjer og hvem som har ansvar for hva. Arrangementsplanen bør også inneholde en enkel og forståelig kontaktliste. En vanlig ansvarsfordeling kan være: arrangementsansvarlig, vaktansvarlig, artistansvarlig og teknisk ansvarlig. Pass på å definere tydelig hvem som gjør hva om det skulle oppstå en krise, og hvem som da uttaler seg til pressen. Etter at dere har laget et par arrangementer bør dere skrive ned alle tingene dere gjør, og burde ha gjort, slik at det er lettere å huske til neste gang. Produksjon En konsertdag starter som oftest med opprigg og lydprøver tidlig på morgenen. Det er veldig lurt å legge inn nok til opprigg og lydsjekk. Særlig hvis dere er i et nytt lokale. Det meste som går galt kan som regel fikses, men det er greit å ha tidsmargin nok til at det ikke forskyver konsertstart eller resten av programmet. Gå gjennom arrangementsplanen med teknisk personale slik at de kjenner tidsrammene. Pass på at også teknisk personell får tid til pause og å spise. Når de tekniske prøvene er gjennomført i tide og arrangementet er i gang er det sikkerhet ved inngang, kø og innslipp som er i fokus. Har dere viktige beskjeder til publikum, må de som sitter i døra være klar over dette. Resten av dagen går i ett, og du er nødt til å være våken og til stede. Vær alltid klar til å svare på spørsmål og løse små og store problemer som oppstår. En positiv innstilling er som regel god å ha. Etter endt arrangement er det veldig viktig å sørge for en god evaluering. La alle som har vært med i produksjonen si sin mening. Lær av feil og skriv ned rutiner.

17 Sikkerhet Som arrangør er du ansvarlig for sikkerheten. Det er arrangøren som blir stilt til ansvar om noe går galt, og det finnes nok eksempler på dårlig sikkerhetsarbeid i arrangørleddet. Et godt sikkerhetsarbeid med risikoanalyse og sikkerhetstiltak alle kjenner til er viktig. Risikoanalyse Det finnes mange risikofaktorer under et arrangement. For å unngå katastrofer er det lurt å sette seg ned og kartlegge alt som kan gå galt. For hver ting som kan gå galt, må du finne et tiltak til hva som skal gjøres. En risikoanalyse bør lages av arrangørgruppen i felleskap, slik at alle er forberedt dersom noe skulle skje. Grunnprinsippet i en risikoanalyse er å se for seg alt som kan gå galt, se på hvor alvorlig konsekvensene kan bli, og bestemme hvor det bør settes inn tiltak og etableres rutiner. Eksempel: utdrag fra risikoanalyse

18 Ordliste LYD Viktige betegnelser for kobling av lyd: PA (Public Adress) - Betegnelse på hovedhøytalerne som leverer lyd til publikum Mikrofon - Gjør om lydbølger til et elektrisk signal Dynamisk - En type mikrofon som tåler høyt lydtrykk Kondensator - En type mikrofon som lettere tar opp svake lyder, trenger strøm via phantom mating i mikseren(48v) Kabel - En ledning ment for å føre strøm XLR- hun, XLR-han - Balanserte plugger med tre ledere +\- og skjerm som brukes i f.eks mikrofonkabler Jack-kabel\plugg - Typisk instrument kabel. Ubalansert kabel med spiss plugg med to ledere og den karakteriserende ringen rundt pluggen, Minijack-kabel\plugg - Samme som jack kabel bare i mindre format finnes i telefoner\pc\ipod Phono-kabel\plugg - Kalles også RCA-plugg, en standarisert plugg som brukes i hi-fi anlegg mellomf.eks cd spiller og forsterker Forsterker - Brukes til å gjøre om lite strøm til mye strøm for å kunne drive f.eks høytalere Høyttaler - Gjør om elektrisk strøm til lydbølger Aktiv høyttaler - En høytaler som har egen intern forsterker Monitor - Brukes til lytting for musikere på scenen Micstativ - Brukes til å holde mikrofoner i riktig stilling. Et stativ med galge kommer i 2 varianter: Tripod eller Base. Høyttalerstativ - Et solid stativ som gir høytalere den riktige høyden. Tripod DI-boks - Gjør om et ubalansert(2lederkabel) med høy motstand signal til et balansert (3lederkabel) med lav motstand. Multikabel - En kabel som består av mere en 2 ledere, du har 2/4/8/10/12/16/24/32/64 pars multikabler Aux - En ekstra utgang på mikseren som har egen volumkontroll per kanal Effekter - Brukes om klangmaskiner, delaymaskiner m.m. Brukes på instrumenter og vokal for å berike lydbildet. EQ - Brukes for å fase ut uønskede frekvenser, eller legge til frekvenser man gjerne vil ha mere av (bass, mid, diskant) Gain - Et forsterkerledd på mikseren som øker styrken på signalet Feedback Høy pipelyd som kommer dersom det blir for høy lyd mellom en mikrofon og en høyttaler. Mikrofonen tar opp lyden fra høytaleren og sender den tilbake i høytaleren. Mikrofonen tar igjen opp den lyden sender den tilbake i høytaleren osv., og du får feedback eller rundhyl på norsk.

19 Ordliste LYS Viktige betegnelser for kobling av scenelys: Kurs - Brukes som betegnelse på en strømkilde. Kurser kommer i 10\16\32\63\128\256 Ampere Ampere - Betegnelse på strøm, hvor mye du kan trekke ut av en kurs Watt - Betegnelse på hvor mye strøm lyskastere trekker Lamper - Brukes til å lyse opp ting eller gjøre det koselig i stua Sikringer - Et vern mot å trekke for mye strøm ut av en kurs Jordet - Brukes om en egenleder som fører overskuddsstrøm ut og ned i bakken Dimmer - En strømbryter som er variabel der du begrenser hvor mye strøm som går igjennom Lysbord - Enhet som gir deg oversikt over kursene dine Styreledning Dmx. Et elektrisk signal som brukes til å kontrollere bevegelige lamper Parcan - Betegnelse på en spesiell lampe som kan henges opp og justeres for å treffe riktig Fressnell - En lampe der du kan zoome eller avgrense lyset Profil - En lampe designet for å sende lys et bestemt sted der du har enorme avgrensingsmuligheter for lyset Gulvparcan - En lampe designet til å stå på gulvet LysFilter - En type farget plastfilter som du setter foran lyset for å gi det en spesiell farge Filterrammer - En ramme som holder lysfilteret på plass på lampa Låvedører - Brukes som dører foran en lampe for å avgrense lyset Blending- Hindre at dagslys slipper inn i rommet ved å dekke til vinduer