2 9 AtA-.. Oversendelse av protokoller fra kontrollutvalgets møte 25. august Side 295. Bodø kommune Postboks Bodø

Transkript

1 2 9 AtA-.. il v SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: jor ark Postboks 54, 8138 Inndyr / Bodø kommune Postboks Bodø Oversendelse av protokoller fra kontrollutvalgets møte 25. august 2011 Vedlagt oversendes Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25. august 2011 Saksprotokoll for sak 22/2011- Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate sluttbehandling Saksprotokoll for sak 23/2011- Rapport til bystyret om kontrollutvalgets aktivitet o vedlagt dokument: Rapport til bystyret om kontrollutvalgets aktivitet Saksprotokoll for sak 24/2011- Orienteringer fra revisjon og sekretariat utredning revisjon, oversendes formannskap og bystyre. Saksprotokoll for sak 25/2011- Eventuelt: styresammensetning i konsern, oversendes formannskapet. Inndyr 26. au ust 201 sen Sekretær for kontroll lget Side 295

2 SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE Vår dato: jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / PROTOKOLL - BODØ KONTROLLUTVALG Møtedato: Torsdag 25. august 2011 kl Møtested: Møterom 4. etasje, rådhuset Saksnr.: 21/ /2011 Til stede: Forfall: Øystein Wik, leder Ingen Rolf Naurstad, nestleder Odd Emil Ingebrigtsen Varamedlemmer: Ingen Øvrige: Kommunerevisor Arne Willy Hillestad, Salten kommunerevisjon IKS Sekretariatsleder Lars Hansen, Salten kontrollutvalgservice Godkjenning av innkalling sakliste Innkalling og sakliste til møtet ble godkjent. Merknader: Det fremkom ikke merknader. SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 21/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. juni /11 Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate sluttbehandling 23/11 Rapport til bystyret om kontrollutvalgets aktivitet /11 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 25/11 Eventuelt Side 296

3 21/2011 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. juni 2011 Forslag til vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. juni 2011 godkjennes. Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. juni 2011 godkjennes. 22/2011 Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate sluttbehandling Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning redegjørelse fra administrasjonen, herunder fremlagte dokumenter, som ble gitt i møte 28. februar Kontrollutvalget registrerer at det rapporteres at det er foretatt en gjennomgang av alle vedtak som gjelder alle beboerne, og at med unntak av en nylig innkommet klage, er alle klager besvart. Videre registrerer kontrollutvalget at det er fastsatt ny prosedyre for miljøljenesten som skal beskrive samarbeid med pårørende. Det er i tillegg gjennomført en rekke møter med de pårørende, der det er gitt informasjon om tiltak kommunen har iverksatt, eller som skal iverksettes. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid, og at prosedyre for samtykkekompetanse fortsatt ikke er ferdigstilt. Avklaring av den enkelte brukers samtykkekompetanse er viktig for å avklare grunnlaget for å yte helsehjelp. Utvalget mener det er viktig at kommunens arbeid med prosedyre for samtykkekompetanse far et snarlig resultat. Tille sforsla fra Ø stein Wik: Utvalget forutsetter at pårørendes interesser blir ivaretatt, og at det gis nødvendig informasjon til pårørende uten ugrunnet opphold. Utvalget finner det ikke tilfredsstillende at HS-komiteen, som var det første folkevalgte organet som ble orientert om forholdene, ikke har hatt en tettere oppfølgning av saken og informasjon til overordnet politisk organ. Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning redegjørelse fra administrasjonen, herunder fremlagte dokumenter, som ble gitt i møte 28. februar Kontrollutvalget registrerer at det rapporteres at det er foretatt en gjennomgang av alle vedtak som gjelder alle beboerne, og at med unntak av en nylig itmkommet klage, er alle klager Side 297

4 besvart. Videre registrerer kontrollutvalget at det er fastsatt ny prosedyre for miljøtjenesten som skal beskrive samarbeid med pårørende. Det er i tillegg gjennomført en rekke møter med de pårørende, der det er gitt informasjon om tiltak kommunen har iverksatt, eller som skal iverksettes. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid, og at prosedyre for samtykkekompetanse fortsatt ikke er ferdigstilt. Avklaring av den enkelte brukers samtykkekompetanse er viktig for å avklare grunnlaget for å yte helsehjelp. Utvalget mener det er viktig at kommunens arbeid med prosedyre for samtykkekompetanse far et snarlig resultat. Utvalget forutsetter at pårørendes interesser blir ivaretatt, og at det gis nødvendig informasjon til pårørende uten ugrunnet opphold. Utvalget finner det ikke tilfredsstillende at HS-komiteen, som var det første folkevalgte organet som ble orientert om forholdene, ikke har hatt en tettere oppfølgning av saken og informasjon til overordnet politisk organ. 23/2011 Rapport til bystyret om kontrollutvalgets aktivitet Forslag til vedtak: Saken var lagt frem uten forslag til vedtak: Omforent forsla Rapport med de endringer som fremkom i møtet vedtas, og oversendes bystyret. Votering: Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Rapport med de endringer som fremkom i møtet vedtas, og oversendes bystyret. 24/2011 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Revisor orienterte: Om vedlagte dokument: Egenvurdering av uavhengighet Om samtaler som er igangsatt mellom revisjonssjefene i fylkets revisjonsenheter, med tanke på et samarbeid mellom kommunerevisjonene i fylket. Kontrollutvalget viser til orientering fra revisor, og stiller seg positiv til at det utredes en større og mer effektiv revisjonsenhet som er tiltenkt å ivareta kommunelovens krav til revisjon. Formannskap og bystyre orienteres om kontrollutvalgets vurdering. Sekretariatet orienterte: Om dokumenter vedlagt saken Sak om Meieritomta er ikke ferdig, tas opp neste møte. Side 298

5 25/2011 Eventuelt Kontrollutvalget drøfter styresammensetning i konsern og underliggende datterselskaper der Bodø kommune har eierandeler. En problemstilling som må vurderes på eiernivå, er habilitetsspørsmål mellom konkurranseutsatt virksomhet og monopolvirksomhet. Det fremkom ikke ytterligere saker til behandling. Bodø den 25. augus 11 ansen Sekretær for kontro valget Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer Bodø konmmne v/ ordfører og rådmann, Salten kommunerevisjon IKS Side 299

6 4 SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE Vår dato: jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / PROTOKOLL - BODØ KONTROLLUTVALG Møtedato: Torsdag 25. august 2011 kl Møtested: Møterom 4. etasje, rådhuset Saksnr.: 21/ /2011 Til stede: Forfall: Øystein Wik, leder Ingen Rolf Naurstad, nestleder Odd Emil Ingebrigtsen Varamedlemmer: Ingen Øvrige: Kommunerevisor Arne Willy Hillestad, Salten kommunerevisjon IKS Sekretariatsleder Lars Hansen, Salten kontrollutvalgservice Godkjenning av innkalling sakliste Innkalling og sakliste til møtet ble godkjent. Merknader: Det fremkom ikke merknader. SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 21/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. juni /11 Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate sluttbehandling 23/11 Ra port til bystyret om kontrollutvalgets aktivitet /11 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 25/11 Eventuelt Side 300

7 21/2011 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. juni 2011 Forslag til vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. juni 2011 godkjennes. Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 23. juni 2011 godkjennes. 22/2011 Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate sluttbehandling Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning redegjørelse fra administrasjonen, herunder fremlagte dokumenter, som ble gitt i møte 28. februar Kontrollutvalget registrerer at det rapporteres at det er foretatt en gjennomgang av alle vedtak som gjelder alle beboerne, og at med unntak av en nylig innkommet klage, er alle klager besvart. Videre registrerer kontrollutvalget at det er fastsatt ny prosedyre for miljøtjenesten som skal beskrive samarbeid med pårørende. Det er i tillegg gjennomført en rekke møter med de pårørende, der det er gitt informasjon om tiltak kommunen har iverksatt, eller som skal iverksettes. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid, og at prosedyre for samtykkekompetanse fortsatt ikke er ferdigstilt. Avklaring av den enkelte brukers samtykkekompetanse er viktig for å avklare grunnlaget for å yte helsehjelp. Utvalget mener det er viktig at kommunens arbeid med prosedyre for samtykkekompetanse får et snarlig resultat. Tillea sforsla fra 0 stein Wik: Utvalget forutsetter at pårørendes interesser blir ivaretatt, og at det gis nødvendig informasjon til pårørende uten ugrunnet opphold. Utvalget finner det ikke tilfredsstillende at HS-komiteen, som var det første folkevalgte organet som ble orientert om forholdene, ikke har hatt en tettere oppfølgning av saken og informasjon til overordnet politisk organ. Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning redegjørelse fra administrasjonen, herunder fremlagte dokumenter, som ble gitt i møte 28. februar Kontrollutvalget registrerer at det rapporteres at det er foretatt en gjennomgang av alle vedtak som gjelder alle beboerne, og at med unntak av en nylig innkommet klage, er alle klager Side 301

8 besvart. Videre registrerer kontrollutvalget at det er fastsatt ny prosedyre for miljøtjenesten som skal beskrive samarbeid med pårørende. Det er i tillegg gjennomført en rekke møter med de pårørende, der det er gitt informasjon om tiltak kommunen har iverksatt, eller som skal iverksettes. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid, og at prosedyre for samtykkekompetanse fortsatt ikke er ferdigstilt. Avklaring av den enkelte brukers samtykkekompetanse er viktig for å avklare grunnlaget for å yte helsehjelp. Utvalget mener det er viktig at kommunens arbeid med prosedyre for samtykkekompetanse far et snarlig resultat. Utvalget forutsetter at pårørendes interesser blir ivaretatt, og at det gis nødvendig informasjon til pårørende uten ugrunnet opphold. Utvalget finner det ikke tilfredsstillende at HS-komiteen, som var det første folkevalgte organet som ble orientert om forholdene, ikke har hatt en tettere oppfølgning av saken og informasjon til overordnet politisk organ. 23/2011 Rapport til bystyret om kontrollutvalgets aktivitet Forslag til vedtak: Saken var lagt frem uten forslag til vedtak: Omforent forsla Rapport med de endringer som fremkom i møtet vedtas, og oversendes bystyret. Votering: Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Rapport med de endringer som fremkom i møtet vedtas, og oversendes bystyret. 24/2011 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Revisor orienterte: Om vedlagte dokument: Egenvurdering av uavhengighet Om samtaler som er igangsatt mellom revisjonssjefene i fylkets revisjonsenheter, med tanke på et samarbeid mellom kommunerevisjonene i fylket. Kontrollutvalget viser til orientering fra revisor, og stiller seg positiv til at det utredes en større og mer effektiv revisjonsenhet som er tiltenkt å ivareta komrnunelovens krav til revisjon. Formannskap og bystyre orienteres om kontrollutvalgets vurdering. Sekretariatet orienterte: Om dokumenter vedlagt saken Sak om Meieritomta er ikke ferdig, tas opp neste møte. Side 302

9 25/2011 Eventuelt Kontrollutvalget drøfter styresammensetning i konsern og underliggende datterselskaper der Bodø kommune har eierandeler. En problemstilling som må vurderes på eiernivå, er habilitetsspørsmål mellom konkurranseutsatt virksomhet og monopolvirksomhet. Det fremkom ikke ytterligere saker til behandling. Bodø den 25. augus 11 ansen Sekretær for kontro alget Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer Bodø kommune v/ ordfører og rådmann, Salten kommunerevisjon IKS Side 303

10 2 9 A13,=' n"[-, SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr 11/ 466 Ark SAKSPROTOKOLL - KONTROLLUTVALGET I BODØ Saksbehandler: Lars Hansen Saksgang Kontrollutvalget i Bodø / /2011 Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate sluttbehandling Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning redegjørelse fra administrasjonen, herunder fremlagte dokumenter, som ble gitt i møte 28. februar Kontrollutvalget registrerer at det rapporteres at det er foretatt en gjennomgang av alle vedtak som gjelder alle beboerne, og at med unntak av en nylig innkommet klage, er alle klager besvart. Videre registrerer kontrollutvalget at det er fastsatt ny prosedyre for miljøtjenesten som skal beskrive samarbeid med pårørende. Det er i tillegg gjermomført en rekke møter med de pårørende, der det er gitt informasjon om tiltak kommunen har iverksatt, eller som skal iverksettes. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid, og at prosedyre for samtykkekompetanse fortsatt ikke er ferdigstilt. Avklaring av den enkelte brukers samtykkekompetanse er viktig for å avklare grunnlaget for å yte helsehjelp. Utvalget mener det er viktig at kommunens arbeid med prosedyre for samtykkekompetanse får et snarlig resultat. Tille sforsla fra Ø stein Wik: Utvalget forutsetter at pårørendes interesser blir ivaretatt, og at det gis nødvendig informasjon til pårørende uten ugrunnet opphold. Utvalget finner det ikke tilfredsstillende at HS-komiteen, som var det første folkevalgte organet som ble orientert om forholdene, ikke har hatt en tettere oppfølgning av saken og informasjon til overordnet politisk organ. Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning redegjørelse fra administrasjonen, herunder fremlagte dokumenter, som ble gitt i møte 28. februar Side 304

11 Kontrollutvalget registrerer at det rapporteres at det er foretatt en gjennomgang av alle vedtak som gjelder alle beboerne, og at med unntak av en nylig innkommet klage, er alle klager besvart. Videre registrerer kontrollutvalget at det er fastsatt ny prosedyre for miljøtjenesten som skal beskrive samarbeid med pårørende. Det er i tillegg gjennomført en rekke møter med de pårørende, der det er gitt informasjon om tiltak kommunen har iverksatt, eller som skal iverksettes. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid, og at prosedyre for samtykkekompetanse fortsatt ikke er ferdigstilt. Avklaring av den enkelte brukers samtykkekompetanse er viktig for å avklare grunnlaget for å yte helsehjelp. Utvalget mener det er viktig at kommunens arbeid med prosedyre for samtykkekompetanse far et snarlig resultat. Utvalget forutsetter at pårørendes interesser blir ivaretatt, og at det gis nødvendig informasjon til pårørende uten ugrulmet opphold. Utvalget finner det ikke tilfredsstillende at HS-komiteen, som var det første folkevalgte organet som ble orientert om forholdene, ikke har hatt en tettere oppfølgning av saken og informasjon til overordnet politisk organ. Rett utskrift: Dato: 26. august 2011 sen Sekretær for kontrollutvalget Saksprotokoll sendt: Bodø kommune, rådmannen. tir Bodø kommune, bystyret. Side 305 2

12 SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr 11/ 466 Ark SAKSPROTOKOLL - KONTROLLUTVALGET I BODØ Saksbehandler: Lars Hansen Saksgang Kontrollutvalget i Bodø / /2011 Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate sluttbehandling Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning redegjørelse fra administrasjonen, herunder fremlagte dokumenter, som ble gitt i møte 28. februar Kontrollutvalget registrerer at det rapporteres at det er foretatt en gjennomgang av alle vedtak som gjelder alle beboerne, og at med unntak av en nylig innkommet klage, er alle klager besvart. Videre registrerer kontrollutvalget at det er fastsatt ny prosedyre for miljøtjenesten som skal beskrive samarbeid med pårørende. Det er i tillegg gjennomført en rekke møter med de pårørende, der det er gitt informasjon om tiltak kommunen har iverksatt, eller som skal iverksettes. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid, og at prosedyre for samtykkekompetanse fortsatt ikke er ferdigstilt. Avklaring av den enkelte brukers samtykkekompetanse er viktig for å avklare grunnlaget for å yte helsehjelp. Utvalget mener det er viktig at kommunens arbeid med prosedyre for samtykkekompetanse får et snarlig resultat. Tille sforsla fra Ø stein Wik: Utvalget forutsetter at pårørendes interesser blir ivaretatt, og at det gis nødvendig informasjon til pårørende uten ugrunnet opphold. Utvalget finner det ikke tilfredsstillende at HS-komiteen, som var det første folkevalgte organet som ble orientert om forholdene, ikke har hatt en tettere oppfølgning av saken og informasjon til overordnet politisk organ. Votering: Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar til etterretning redegjørelse fra administrasjonen, herunder fremlagte dokumenter, som ble gitt i møte 28. februar Side 306

13 Kontrollutvalget registrerer at det rapporteres at det er foretatt en gjennomgang av alle vedtak som gjelder alle beboerne, og at med unntak av en nylig innkommet klage, er alle klager besvart. Videre registrerer kontrollutvalget at det er fastsatt ny prosedyre for miljøtjenesten som skal beskrive samarbeid med pårørende. Det er i tillegg gjennomført en rekke møter med de pårørende, der det er gitt informasjon om tiltak kommunen har iverksatt, eller som skal iverksettes. Kontrollutvalget registrerer at det har tatt lang tid, og at prosedyre for samtykkekompetanse fortsatt ikke er ferdigstilt. Avklaring av den enkelte brukers samtykkekompetanse er viktig for å avklare grunnlaget for å yte helsehjelp. Utvalget mener det er viktig at kommunens arbeid med prosedyre for samtykkekompetanse får et snarlig resultat. Utvalget forutsetter at pårørendes interesser blir ivaretatt, og at det gis nødvendig informasjon til pårørende uten ugrunnet opphold. Utvalget finner det ikke tilfredsstillende at HS-komiteen, som var det første folkevalgte organet som ble orientert om forholdene, ikke har hatt en tettere oppfølgning av saken og informasjon til overordnet politisk organ. Rett utskrift: Dato: 26. august 2011 Lars sen Sekretær for ko trollutvalget Saksprotokoll sendt: Bodø kommune, rådmannen. Bodø kommune, bystyret. 2 Side 307

14 29 AliS 2ÜVi SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr 11/ 467 Ark SAKSPROTOKOLL - KONTROLLUTVALGET I BODØ Saksbehandler: Lars Hansen Saksgang Kontrollutvalget i Bodø / /2011 Rapport til bystyret om kontrollutvalgets aktivitet Forslag til vedtak: Saken var lagt frem uten forslag til vedtak: Omforent forsla Rapport med de endringer som fremkom i møtet vedtas, og oversendes bystyret. Votering: Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Rapport med de endringer som fremkom i møtet vedtas, og oversendes bystyret. Rett utskrift: Dato: 26. august 2011 ansen Sekretær for kontr utvalget Saksprotokoll sendt: Bodø kommune, bystyret. Side 308

15 Kontrollutvalget Bodø kommune, Rapport om utvalgets virksomhet (jnr 11/468 ark ) Side 309

16 1.0 Innledning Meløy kontrollutvalg har i perioden bestått av følgende medlemmer: Øystein Wik, FrP leder Rolf Naurstad, DnA nestleder (Gunnar Stein frem til november 2008, Erling M. Nilsen frem til november 2009) Odd Emil Ingrbrigtsen, H Det er gjennomført 25 møter i kontrollutvalget i perioden. Kontrollutvalget er i medhold av kommunelovens 77, oppnevnt av bystyret for å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning, på vegne av bystyret. Kommunelovens kapitel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon, samt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner har lagt rammen for utvalgets virksomhet. Gjennom uttalelser til kommunens årsregnskap, og innstillinger i saker om forvaltningsrevisjon, har kontrollutvalget rapportert om sitt virke i de nevnte sakene. Utvalget legger i tillegg frem for bystyret en samlet fremstilling om kontrollutvalgets arbeid i perioden. 2.0 Re ska srevis'on Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskaper for årene fra og med 2007 til og med For de 4 regnskapsårene er det lagt frem regnskap med regnskapsmessige mindreforbruk årene 2007 (kr 60 mill), 2009 (kr 13 mill) og 2010 (kr 17 mill) Regnskapet for 2008 viste et merforbruk (kr 9 mill). I sine uttalelser til årsregnskapene har kontrollutvalget vist til at premieavviket er midler som faktisk er brukt, og utvalget har uttalt at regnskapsmessige mindreforbruk burde settes av til fond for å møte fremtidige kostnader som er tidsavgrenset i balansen. Ved utgangen av regnskapsåret 2010 er kommunens akkumulerte premieavvik kr 239 mill, mens kommunens disposisjonsfond er på kr 97 mill. Administrasjonen har gitt kontrollutvalget en grundig gjennomgang av det enkelte års regnskap, og har besvart utvalgets spørsmål. Til grunn for utvalgets uttalelser ligger også revisors beretning, samt ytterligere informasjon fra denne. I bystyrets behandling av regnskapene er det ikke gjort vedtak som har krevd særskilt oppfølgning fra kontrollutvalgets side. Kontrollutvalget har i perioden foretatt en gjennomgang av, og avgitt uttalelse til bystyret om årsregnskap for de 4 kommunale foretakene: Team Bodø, Bodø havn, Bodø Spektrum og Bodø kulturhus. 3.0 Forvaltnin srevis'on Kontrollutvalget har i valgperioden utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon, slik det er bestemt i forskriftens 10. Planen gjelder perioden og er basert på Side 310

17 risikovurderinger av kommunens virksomhet. Bystyret vedtok planen 27. mai 2008 med følgende prioritering av områder for forvaltningsrevisjon: 1. Responstid og brukertilfredshet byggsak 2. Oppfølgning av bystyrets vedtak 3. Innkjøpsavtaler og offentlige anskaffelser 4. Regeletterleving i grunnskolen elevers rettigheter 5. Ressursbruk i Bodø-skolene 6. Kartlegging og oppfølgning av barn med lærevansker 7. Kvalitet, bemanning og ressursbruk i barnevernet. 8. Bodø bydrift 9. Integrerings- og sysselsettingsgrad blant flyktninger 10. Kompetanse og rekruttering i Bodø kommune 11. Ernæring i kommunens institusjoner for eldre Kontrollutvalgets oppgaver med forvaltningsrevisjoner er tredelt: bestille gjennomføring av konkrete forvaltningsrevisjonsprosjekter, saksbehandle og innstille til bystyret når det legges frem en forvaltningsrevisjonsrapport, samt følge opp de vedtak bystyret fatter ved behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter. I perioden 2007 til 2011 har kontrollutvalget gjennomført følgende behandling og oppfølgning innen forvaltningsrevisjon: Pros'ektets navn Responstid og brukertilfredshet byggsak Oppfølgning av bystyrets vedtak Innk'ø savtaler o offentli e anskaffelser Re eletterlevin i unnskolen Ressursbruk i Bodø-skolene Saksbehandling reguleringsplaner (Gjennomført som følge av bystyrets vedtak PS 09/136) Øvrige forvaltningsrevisjonsprosjekter i lan erioden Regulering og overdragelse av tomt Lille Frøbel AS (bestilt av kontrollutvalget ) Kommunale bygg (bestilt av kontrollutvalget ) Internkontroll omsorg (bestilt av kontrollutvalget ) Brukerbetaling vann, avløp, renovasjon (bestilt av kontrollutvalget ) Behandlin i kontrollutval et Rapport behandlet 2009 med innstilling til bystyret. Deretter oppfølgning av bystyrets vedtak i saken i Rapport behandlet 2009 med innstilling til bystyret. Deretter oppfølgning av bystyrets vedtak i saken Bestilt 2008, ikke levert. Ikke bestilt. Rapport (ikke forvaltningsrevisjon) behandlet 2010, oversendelse uten innstillin til b styret. Rapport behandlet 2010 med innstiling til bystyret. Bystyrets vedtak pkt 5 ba om "en grundigere vurdering av bruk av delegert myndighet og mindre vesentlig reguleringsendring av Sjøgata 45-47". Oppfølgning ved utarbeidelse og behandling av notat, som deretter ble oversendt bys ret. Ikke bestilt. Rapport behandlet 2008 med innstilling til b s ret. Rapport behandlet 2008 med innstilling til bystyret. Deretter oppfølgning av bystyrets vedtak i saken Rapport behandlet 2008 med innstilling til bystyret. Deretter oppfølgning av bystyrets vedtak i saken Rapport behandlet av kontrollutvalget , men oppfølgning av kommunestyrets vedtak "ennomført av kontrollutval et Side 311

18 I tillegg har bystyret i sak PS 10/126, bedt kontrollutvalget foreta en gjennomgang av utbyggingssakene Jektvik, Ripnes. Kontrollutvalget har arbeidet for å tilrettelegge oppfølgning av dette vedtaket. Forvaltningsrevisjonsrapportene har vært viktige bidrag til kunnskap om hvordan den kommunale forvaltningen fungerer, og har påpekt forbedringsmuligheter for kommunen. Kontrollutvalget vil spesielt trekke frem følgende gjennomførte forvaltningsrevisjon i perioden: Saksbehandling av reguleringsplaner, bruk av nødvendig skjønn i administrasjonen (informasjon om det utvalgte prosjektet?) Kontrollutvalget vil også peke på at Plan for forvaltningsrevisjon i for liten grad er fulgt opp med forvaltningsrevisjonsprosjekter. Dette har sammenheng med tre forhold: 1. Tre forvaltningsrevisjoner ble bestilt gjennomført av forrige kontrollutvalg, men ble ferdigstilt og lagt frem først i inneværende planperiode, 2. bestillinger fra bystyret ut over planen, og 3. ressurskrevende enkeltprosjekter, for eksempel saksbehandling reguleringsplan. Forvaltningsrevisjonsprosjektene har i liten grad berørt sektorene helse / sosial og undervisning. I forhold til oppfølgning av bystyrets vedtak i saker der forvaltningsrevisjonsrapporter er behandlet, registrerer kontrollutvalget at administrasjonen følger opp bystyrets vedtak, men at det på enkelte områder kan ta noe tid. 4.0 Selskapskontroll Med bakgrunn i plan for selskapskontroll for , og kommunestyrets vedtatte prioritering, har kontrollutvalget bedt revisor gjennomføre forvaltningsrevisjon av selvkost renovasjon innen Salten forvaltning IKS. Rapporten for dette prosjektet er ikke ferdigstilt enda. Lavere prioiterte prosjekter i plan for selskapskontroll er eierskapskontroll i hhv Bopro AS og Bodø Energi AS. Denne kontrollen har ikke startet opp. 5.0 Øvri kontroll o tils n Med bakgrunn i kontrollutvalgets generelle mandat om å foreta løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det i utvalgets møter satt på dagsorden en rekke saker. Sakene har bakgrunn i innspill fremmet av publikum, utvalgets medlemmer, andre politikere i kommunen, saker som er tatt opp i media etc. I disse sakene har utvalget kalt inn administrasjonen, og bedt denne redegjøre for saksforhold, regelverk, forvaltningspraksis etc. I perioden 2007 til 2011 gjelder dette bl.a følgende områder: Side 312

19 Gjennomgang av saksbehandling reguleringsplan vedr Løpshavn, sak med innstilling oversendt bystyret Breivika Brygge AS - Gjennomgang av formannskapets bruk av beslutningsmyndighet - Redegjørelser om kommunens økonomiske situasjon Tvistesak mellom Bodø kommune og itet Saksbehandling utbygging av Meieritomta, Bertnes Samordnet innkjøp i Salten Avtaleforhold vedrørende tilrettelegging av barnehageplasser Kommunens barnevern Kommunens oppfølgning av tilsynsrapporter vedr kommunens sykehjem Botilbudet i Kongens gate. Kontrollutvalget vil generelt bemerke at rådmannen og hans administrasjon har bidratt med gode redegjørelser og besvart utvalgets spørsmål i de sakene som er tatt opp. Det er viktig og nødvendig for kontrollutvalgets arbeid at administrasjonen møter opp når den er kalt inn til møte. Kontrollutvalget registrerer med tilfredshet at dette har bedret seg mot slutten av perioden. Utvalget mener kommunens ansatte er en viktig kilde til informasjon for å belyse saker som er til behandling. I kontrollutvalgets forslag til reglement for utvalgets virksomhet, er det derfor lagt opp til at kommunens ansatte skal kunne kalles inn for å belyse saker som tas opp. Forslaget til reglement er oversendt bystyret til behandling. 6.0 Øvri e saker som vedrører utval et Kontrollutvalget har årlig avgitt uttalelse til budsjett for kontroll og tilsyn formannskapet om behov for ressurser til kontroll og tilsyn (revisjon, sekretariat og kontrollutvalg). Utvalget vurderer ressurssituasjonen som tilfredsstillende. Utvalgets medlemmer har deltatt i ulike konferanser og fagsamlinger for å øke kompetansen og bygge nettverk i forhold til andre kontrollutvalg. Med virkning fra 27. mai 2010 har kontrollutvalget vedtatt at utvalgets møter skal være åpne. I medhold av forskrift om kontrollutvalg har kontrollutvalget et "påse"-ansvar i forhold til revisors arbeid med regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Årlig legger revisor frem en erklæring om uavhengighet i forhold til den virksomhet som skal revideres. Denne behandles i kontrollutvalget. Kvalitetskontroll av revisjonen ble gjennomført i 2009 i regi av NKRF, og informasjon om funnene ble lagt frem under fagsamling for kontrollutvalg i Salten. Det gjennomføres en løpende vurdering av revisors arbeid, særlig ved behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter. Nye veiledere om kontrollutvalgenes påse-ansvar, kan bidra til at det fremover blir en mer systematisk ivaretakelse av dette ansvaret. Side 313

20 Bodø 25. august 2011 Øystein Wik leder Rolf Naurstad nestleder Odd Emil Ingebrigtsen medlem Side 314

21 L1.1 SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr 11/ 469 Ark SAKSPROTOKOLL - KONTROLLUTVALGET I BODØ Saksbehandler: Lars Hansen Saksgang Kontrollutvalget i Bodø / /2011 Orienteringer fra revisjon og sekretariat utredning revisjon Revisor orienterte: Om samtaler som er igangsatt mellom revisjonssjefene i fylkets revisjonsenheter, med tanke på et samarbeid mellom kommunerevisjonene i fylket. Kontrollutvalget viser til orientering fra revisor, og stiller seg positiv til at det utredes en større og mer effektiv revisj onsenhet som er tiltenkt å ivareta kommunelovens krav til revisjon. Formannskap og bystyre orienteres om kontrollutvalgets vurdering. Rett utskrift: Dato: 26. august 2011 ansen Sekretær for kontrollutvalget Saksprotokoll sendt: Bodø kommune, formannskapet. Bodø kommune, bystyret. Salten kommunerevisjon IKS. Side 315

22 SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr 11/ 469 Ark SAKSPROTOKOLL - KONTROLLUTVALGET I BODØ Saksbehandler: Lars Hansen Saksgang Kontrollutvalget i Bodø / /2011 Orienteringer fra revisjon og sekretariat utredning revisjon Revisor orienterte: Om samtaler som er igangsatt mellom revisjonssjefene i fylkets revisjonsenheter, med tanke på et samarbeid mellom kommunerevisjonene i fylket. Kontrollutvalget viser til orientering fra revisor, og stiller seg positiv til at det utredes en større og mer effektiv revisjonsenhet som er tiltenkt å ivareta kommunelovens krav til revisjon. Formannskap og bystyre orienteres om kontrollutvalgets vurdering. Rett utskrift: Dato: 26. august 2011 sen Sekretær for kon utvalget Saksprotokoll sendt: Bodø kommune, formannska e Bodø kommune, bystyret. Salten kommunerevisjon IKS. Side 316

23 29 SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr 11/ 470 Ark SAKSPROTOKOLL - KONTROLLUTVALGET I BODØ Saksbehandler: Lars Hansen Saksgang Kontrollutvalget i Bodø / /2011 Eventuelt styresammensetning i konsern Kontrollutvalget drøfter styresammensetning i konsern og underliggende datterselskaper der Bodø kommune har eierandeler. En problemstilling som må vurderes på eiernivå, er habilitetsspørsmål mellom konkurranseutsatt virksomhet og monopolvirksomhet. Rett utskrift: Dato: 26. aug st 20 en Sekretær for kontrollutvalget Saksprotokoll sendt: Bodø kommune, formannskapet. Side 317

24 PS 11/133 Interpellasjon Side 318