SALTEN KONTROLLUTVALGSERVICE Vår dato: Jnr: Ark: Postboks 54, 8138 Inndyr /

Transkript

1 Postboks 54, 8138 Inndyr / Medlemmer i Bodø kommunes kontrollutvalg INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Møtedato: Torsdag 10. februar 2011 kl Møtested: Blåsalen, rådhuset SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 01/11 Godkjenning av protokoll fra møte 25. november /11 Redegjørelse fra administrasjonen: Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate 03/11 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon: Responstid og brukertilfredshet i byggesaker 04/11 Agenda for høring i kontrollutvalget: Kommunens behandling av utbyggingssakene Jektvika, Ripnes 05/11 Møteplan 2011 for kontrollutvalget 06/11 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 07/11 Eventuelt Eventuelle forfall bes meldt leder eller sekretariat ( ) Bodø, 31. januar 2011 Øystein Wik (s) Leder kontrollutvalget Kopi sendes: Ordfører, rådmann, Salten kommunerevisjon IKS, varamedlemmer i kontrollutvalget til orientering (eventuell innkalling skjer særskilt).

2 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 01/2011 Godkjenning av protokoll fra møte 25. november 2010 Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25. november 2010 Forslag til vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25. november 2010 godkjennes. Inndyr, 31. januar 2011

3 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 02/2011 Redegjørelse fra administrasjonen: Forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: AN Nordland , artikkel Mener boforholdene er uverdige NRK Nordland , artikkel Uverdige forhold i bofelleskap Bakgrunn for saken: Saken er satt på dagsorden etter avtale med kontrollutvalgets leder. Bakgrunnen er medieomtale i Avisa Nordland og NRK Nordland om forholdene ved kommunens botilbud for funksjonshemmede i Kongens gate. Vedlagt er to artikler som omtaler forholdene. I forbindelse med denne saken er rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, bedt om å møte i kontrollutvalget klokken for å redegjøre for saken, samt å besvare eventuelle spørsmål. Også Pasientombudet og leder av komite for helse og sosial er invitert til å delta i møtet for å belyse saken, begge med det for øye å orientere om saken sett fra deres ståsted, og svare på eventuelle spørsmål. Ved e-post datert 1. februar 2011 er det gitt melding fra politisk sekretariat om at rådmann, kommunaldirektør for helse og sosial og komiteleder for helse og sosial ikke kan møte kontrollutvalget 10. februar, grunnet reisevirksomhet. Fra rådmannens side er det derfor bedt om at saken utsettes. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak.

4 Inndyr, 31. januar 2011

5 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 03/2011 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon: Responstid og brukertilfredshet i byggesaker Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Salten kommunerevisjon IKS : Forvaltningsrevisjonsrapport Responstid og brukertilfredshet byggesak, Bodø kommune. Bakgrunn for saken: På oppdrag fra kontrollutvalget gjennomførte Salten kommunerevisjon i 2009 et forvaltningsrevisjonsprosjekt som tok for seg Responstid og brukertilfredshet i byggesaker. Rapporten om prosjektet ble behandlet av bystyret , i sak 10/1. I henhold til forskrift om kontrollutvalg 12 skal kontrollutvalget påse at bystyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. På denne bakgrunn og i samråd med utvalgets leder settes det på dagsorden sak om oppfølgning av nevnte forvaltningsrevisjonsrapport. Formålet med prosjektet var å undersøke kvaliteten i kommunens byggesaksbehandling. Følgende problemstillinger ble belyst i rapporten: 1. Overholder byggesakstjenesten frister for saksbehandling? 2. Har kommunen et operativt system for kvalitetssikring av saksbehandlingen? 3. Har kommunen en hensiktsmessig og brukervennlig håndtering av henvendelser? Det ble fra revisors side ikke gjennomført en egen undersøkelse av brukertilfredshet. Det ble opplystr at administrasjonen skulle gjennomføre en egen brukerundersøkelse i 2010, og at det derfor ikke har var hensiktsmessig med en egen slik undersøkelse.

6 Etter innstilling fra kontrollutvalget, men med en liten endring, fattet bystyret følgende vedtak ved sin behandling av rapporten: 1. Rapport fra Salten kommunerevisjon IKS: Forvaltningsrevisjonsprosjektet Responstid og brukertilfredshet byggesak, er lagt frem for bystyret. Rapporten tas til etterretning. 2. Bystyret ber rådmannen merke seg følgende forbedringsområder: o Kommunen bør ha oppmerksomhet omkring byggesaker der det ikke er behandlingsfrist, og der sakene risikerer å ta lang tid. o Kommunen bør prioritere å få på plass et avvikssystem. o Kommunen bør vurdere rutinene/praksis i forhold til bruk av foreløpige svar. Rådmannen, eller den rådmannen bemyndiger, er bedt om å møte i kontrollutvalget kl for å redegjøre for den oppfølgning saken har fått. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget har gjennomført en oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 10/1 Forvaltningsrevisjonsrapport Responstid og brukertilfredshet i byggesaker. 2. Administrasjonen har redegjort for på hvilken måte bystyrets vedtak er fulgt opp. Kontrollutvalget registrerer. 3. Kontrollutvalgets vedtak oversendes bystyret til orientering. Inndyr, 31. januar 2011

7 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 04/2011 Agenda for høring i kontrollutvalget: Kommunens behandling av utbyggingssakene Jektvika, Ripnes Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Bakgrunn for saken: Saksfremlegget er utviklet og formulert i et samarbeid mellom Salten kommunerevisjon IKS og Salten kontrollutvalgservice. Bystyret fattet følgende vedtak i sak PS 10/126 Ad saken mellom Saltstraumen Båthavn AS og Bodø kommune: Bystyret ber Kontrollutvalget om å gjennomgå kommunens behandling av utbyggingssakene Jektvika, Ripnes før søknad om igangsettelse 2006, under dette forutsetningene for bystyrevedtaketi 1994 og behandlinga av de mindre vesentlige reguleringsendringene som kom i ettertid uten ny behandling i bystyret. Kontrollutvalget har ut fra dette, i sin sak 35/10, bedt revisjon og sekretariat legge til rette for en åpen høring om saken: Dette innbefatter kontroll og gjennomgang av dokumenter og vedtak, kontroll av vedtak opp mot gjeldende rutiner, samt undersøkelse av om konsekvenser ble tydeliggjort i grunnlaget for vedtak. Forslag til agenda for høring legges frem for kontrollutvalgets førstkommende møte. Om åpne høringer Det foreligger ikke noe eget reglement for gjennomføring av høringer i Bodø kontrollutvalg. Forslag til prosedyre som nevnt nedenfor er i stor grad basert på reglement for kontrollkomiteen i Trondheim kommune.

8 Grunnlag og formål: Kontrollutvalget kan avholde høringer innenfor det ansvarsområde som er gitt utvalget i medhold av kommuneloven: kontroll og tilsyn med forvaltningen. Med høring menes et møte i kontrollutvalget der utvalget mottar muntlige forklaringer fra personer som er innkalt for å få belyst en spesiell sak eller saksområde. Formålet med høringer er å sikre kontrollutvalgets informasjonsbehov, at høringen har en god fremdrift og å ivareta den enkeltes rettssikkerhet. Høringen skal i utgangspunktet være åpen, men kontrollutvalget kan med vanlig flertall beslutte at hele eller deler av høringen kan være lukket. Eksempelvis som følge av at de som skal høres kun ønsker å uttale seg i lukket møte. Kontrollutvalget kan bare motta taushetsbelagte opplysninger for lukkete dører. Under en åpen høring må kontrollutvalgets medlemmer ikke gjengi eller vise til opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Den innkaltes stilling: Innkallingen skal sendes i så god tid som mulig. Det skal opplyses om hvilke sak eller saksområde som er tema for høringen, informeres om mulighet til å reservere seg fra å møte for eksterne aktører, og mulighet for alle til å kreve å høres i lukket møte. Den innkalte skal ha tilgang til kontrollutvalgets saksdokumenter dersom disse ikke er underlagt taushetsplikt. Den innkalte har anledning til å ha med seg bisitter(e) og har rett til å konferere med bisitter(e)før svar avgis. Bisitter(ene) kan også supplere forklaringen. De innkalte avgjør selv om de vil besvare kontrollutvalgets spørsmål, og kan anmode om å få avgi forklaring for lukkete dører. Dersom slik anmodning fremsettes, skal høringen avbrytes og avgjørelsen tas i lukket møte. Gjennomføring av høringen: I forberedende møte utpekes ett av kontrollutvalgets medlemmer til hovedutspørrer. Kontrollutvalgets leder innleder høringen ved å orientere om temaet for høringen og de prosedyrer som gjelder. Før kontrollutvalget starter utspørringen skal den innkalte få anledning til å gi en fremstilling av saken. Etter at hovedutspørrer er ferdig med sine spørsmål, kan utvalgsmedlemmene stille oppfølgingsspørsmål. Den innkalte skal gis anledning til å sammenfatte saken etter at utspørringen er ferdig. Meningsutveksling mellom kontrollutvalgets medlemmer skal ikke finne sted under høringen. Det skal ikke voteres eller treffes konklusjoner under høringen. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan opplysningene som fremkom under høringen skal følges opp. Det skal føres referat fra høringen. Saksdokumenter 1) : Reguleringsplan for Ripnes, vedtatt av bystyret i sak 41/76 2) : Reguleringsendring for del av Ripnes med bebyggelsesplan for Saltstraumen Båthavn, vedtatt av bystyret ) : Mindre vesentlig reguleringsendring, administrativt vedtak. Bruksendring av 9 naust til fritidshus. 4) : Mindre vesentlig reguleringsendring og bebyggelsesplan, vedtatt i planutvalget sak 02/31 5) : Mindre vesentlige endringer av bebyggelsesplan for Saltstraumen brygge, Jektvik, Saltstraumen. Administrativt vedtak. 6) : Brev fra advokatfirma Bautz-Holter til Bodø kommune: Saltstraumen Båthavn AS igangsettingstillatelse.

9 - Overholdelse - Overholdelse - Forsvarlig - Forsvarlig - Overholdelse - Sentrale - Preferanser 7) Vedlagt: : Reguleringsendring for deler av reguleringsplanen for Ripnes og bebyggelsesplan for Saltstraumen brygge med tilhørende bestemmelser. Bystyrets sak 06/104 8) Vedlagt: : Ad saken mellom Saltstraumen båthavn og Bodø kommune. Bystyrets sak 10/126. Vedlagt notat fra Bodø kommune v/kommuneadvokaten. 9) Vedlagt: Bodø kommune: RS sak 10/24 bystyret 9. desember 2010: Orientering: Byplankontorets gjennomgang av strandsaker. Vedlegg Arealplaner i strandsonen Formål med høringen Gjennomføringen av høringen skal frembringe informasjon om og bakgrunn for at Bodø kommune kom i en uønsket situasjon (erstatningsansvar) i forbindelse med det konkrete utbyggingsprosjektet Saltstraumen Båthavn AS, og de planprosesser som har vært gjennomført i forbindelse med prosjektet. Dette kan dreie seg om følgende forhold: Tema og problemstillinger: 1) Feil eller svakheter i kommunens saksbehandling: På den ene siden kan årsaken være å finne i saksbehandlingsfeil eller svakheter i den gjennomførte saksbehandlingen, og som kan ha bidratt til å sette kommunen i et erstatningsansvar. Forhold som kan belyses i denne forbindelse kan eksempelvis være: av gjeldende planforutsetninger av opplysningsplikten overfor politiske organer / saksforberedelse/saksfremstilling høringer i forbindelse med planendringer av beslutningskompetanse i forbindelse med vedtak 2) Endrede forutsetninger Foruten eventuelle feil i saksbehandlingen, kan det i tillegg være aktuelt å belyse om endringer i forutsetninger for gjennomføringen av det aktuelle prosjektet, bidro til at kommunen pådro seg erstatningsansvar. Dette kan eksempelvis dreie seg om at: føringer i forhold til bruk av strandsonen, var blitt tydeliggjort og bidro til å gjøre prosjektet mer kontroversielt i det politiske miljøet i kommunen hadde endret seg, og at politisk involvering i saken bidro til å endre utfallet Vurdering: Ovennevnte forslag viser hovedtrekkene i et opplegg for høringen, med prosedyre, formål med høringen og problemstillinger som høringen er tenkt å frembringe informasjon om. Tema/problemstillinger som nevnt over (1. Feil eller svakheter i kommunens saksbehandling og 2. Endrede forutsetninger) er forslag til hovedspørsmål som skal tas opp med deltagerne i høringen. Fra revisjonens og sekretariatets side er det i tillegg formulert utdypende spørsmål

10 som kan være aktuelle å ta opp i den muntlige gjennomføringen av høringen. Dette vil bli presentert nærmere i kontrollutvalgets møte. Spørsmålet om hvem som skal delta i høringen må også drøftes av kontrollutvalget. Forslag til mulige deltagere fordelt på kategoriene Folkevalgte, Administrativt ansatte og Tidligere ansatte i kommunen, legges frem i møtet. Forslag til vedtak: Saken legges frem for drøfting og avklaring av prosedyre og innhold i høringen. Inndyr, 31. januar 2011

11 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 05/2011 Møteplan 2011 for kontrollutvalget Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Bakgrunn for saken I samråd med kontrollutvalgets leder settes sak om møteplan for utvalget på dagsorden. Utvalget har normalt 6-8 møter per år. I 2010 ble det fastsatt 7 møtedatoer for kontrollutvalget, og 6 av disse ble gjennomført. I forhold til fremdriften i saker som sendes fra kontrollutvalget med innstilling til bystyret, kan det være naturlig at kontrollutvalget har møter 2-3 uker før bystyrets møter. For 2011 er det satt opp følgende møtedatoer for bystyret: 17. februar, 7. april, 19. mai, 15. juni, 8. september, 27. oktober og 7. desember. Kontrollutvalgets uttalelse til regnskap for kommunen og foretak, skal foreligge til formannskapet før det sist nevnte utvalget kan avgi sin innstilling. Formannskapet har møter 23. mars og 4. mai. Realistisk sett i forhold til fremdrift i regnskap, revisjon og saksbehandling, må kontrollutvalget ha et møte før 4. mai for å behandle regnskap. Vinterferie er lagt til perioden 14. til 18. mars. Den stille uke starter mandag 18. april. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget gjennomfører møter følgende datoer i 2011: 10. februar

12 Inndyr, 31. januar 2011

13 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 06/2011 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Salten kontrollutvalgservice Vedtekter. Bodø kommune : Melding om vedtak fra bystyret (RS 10/25) merknad til kontrollutvalgets protokoll Brev til Bodø kommune fra sekretariatet : Spørsmål vedr henvendelse til kontrollutvalget ang manglende svar på henvendelser om tinglysning. Bakgrunn for saken Kontrollutvalget gis orienteringer fra revisjon og sekretariat om status når det gjelder arbeidet med kontroll og tilsyn. Inndyr, 31. januar 2011

14 Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 07/2011 Eventuelt Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Forslag til vedtak: Inndyr, 31. januar 2011