,lb/'33%..y. olo. . Pay;/J. Mona Nilssen. Fra: Tor Henning Jørgensen Sendt: 30. mai :08

Transkript

1 E "g Dokid: (16/338-1) _ - SAMARBEIDSAVTALE HALD -DØNNA KOMMUNE Mona Nilssen Fra: Tor Henning Jørgensen Sendt: 30. mai :08 Til: Mona Nilssen Emne: VS: SAKSFRAMLEGG TIL INNKJØPSSAMARBEID Vedlegg: FORSLAG SAKSFRAMLEGG SAMARBEID MED SIIS DØNNA.docx; Samarbeidsavtale HALD-Dønna kommune.doc; Bilag A til samarbeidsavtale med Dønna kommune.doc; Bilag B til samarbeidsavtale med Dønna kommune.docx; Bilag C til samarbeid med Dønna kommune.docx Hei! Ber om at det opprettes sak i ESA på lnnkjøpssamarbeid. dokumentene legges inn. Forslaget til saksfremlegg føres ikke, med de fire andre Saksansvarlig: Rådmann. Kopi: Kommunalsjef 1, kommunalsjef 2, ordfører. Tor Henning,lb/'33%..y S I b Fra: Inga Marie Lund Sendt: 18. mai :21 _' -TUl~("lF53(_,u&\ \p Til: Tor Henning Jørgensen P. Kopi: Frank Robert Pedersen yfi -n i. Emne: SAKSFRAMLEGG TIL INNKJØPSSAMARBEID - " H}-I Hei Tor Henning, [Im-ilag. Pay;/J. olo Vedlagt følger diverse dokumenter til politisk sak om lnnkjøpssamarbeid med SIIS som avtalt. Dersom noe skulle være uklar, ta for all del kontakt. Med vennlig hilsen Inga Marie Lund Rådgiver AK Økonomi-regnskap Postboks 1006, 8805 Sandnessjøen Direkte: l Sentralbord: Qost@alstahaug.l-(on1mune.r:o Se vår brosjyre E l.kommgl3 _._no f Alstahaug ln:.~.::nune l - A RRANGØRKOMMUNE 2016 l l 1

2 BILAG A TIL AVTALE OM ADMINISTRATIVT VERTSKOMMUNESAMARBEID REGLEMENT FOR Dønna kommune kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodø! Samordna innkjøp i Salten (SIIS og LOVI). 1. Interkommunalt innkjopssamarbeid Deltakerkommunene skal så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler/ rammeavtaler for varer og tjenester. 2.Vertskommunen Rådmannen i vertskommunen og den enkelte kommune representerer styringsgruppa for sin region. Ordningen finansieres i forhold til kommunens innbyggertall. Regnskap for ordningen føres av vertskommunen. 3. Ansvar Rådmannen i vertskommunen skal i samråd med de øvrige rådmennene i de deltakende kommunene sørge for at det interkommunale samarbeidet til enhver tid skj er i tråd med de intensjoner som er lagt for samarbeidet og til beste for kommunene. 4. Daglig ledelsefinnkjapssjef) Rådmannen i vertskommunen sørger for at den interkommunale imikjøpsordningen til enhver tid har ansatt en daglig leder (innkjøpssjef) i hel stilling. Innkj øpssj efen rapporterer til rådmannen, eller den til en hver tid som er imikjøpssjefens nærmeste overordnet i vertskommunen. Daglig leder (innkjøpssjefen) skal sørge for den daglige drift og utvikling av den interkommunale innkj øpsordningen. Herunder fortløpende dialog med de im1kjøpsansvarlige i de deltakende kommunene (innkj øpsforum), med sikte på å utvikle og drive en innkjøpsordning som i størst mulig grad tj ener alle kommunenes interesser. Daglig leder (innkj øpssjefen) har delegert fullmakt til å slutte rammeavtaler på vegne av den interkommunale innkj øpsordningen. Innkjøpssjefen skal som hovedregel trekke en eller flere av de innkj øpsansvarlige med i forhandlinger/ tildelinger av kontrakter på innkj øpsordningens vegne. 5. Innkjøpforum De innkj øpsansvarlige i de deltakende kommunene utgjør det interkommunale innkj øpsforumet for innkj øpssamarbeid med Dønna kommune. Innkjøpsforumet skal tjene som rådgivende organ for innkjøpsordningens innkjøpssjef. 1

3 6. Innkjapsansvarlig Rådmennene i de deltakende kommunene sørger for at hver enkelt kommune til enhver tid har en innkjøpsansvarlig. Innkjøpsansvarlige representerer kommunen i det interkommunale samarbeidet ved å inngå i innkjøpsforumet. lmikjøpsansvarlige skal som kommunens representant i det interkommunale innkjøpsforumet søke å ivareta kommunens interesser på en måte som er forenelig med et fruktbart interkommunalt samarbeid. lnnkjøpsansvarlige skal samtidig legge vekt på at de rammeavtaler som blir inngått interkommunalt har bred oppslutning i kommunen. Imikjøpsansvarlig ivaretar bestillerollen for den enkelte kommune. lnnkjøpsansvarlige sørger for at kommunen til enhver tid har det antall produktansvarlige innkjøpsforumet er enige om. 7. Produktansvarlig Produktansvarlige oppnevnes av innkj øpsansvarlige etter fullmakt fra rådmannen. Produktansvarlige bistår innkjøpsansvarlige og sørger for at den interkommunale innkjøpsordningen så langt det er praktisk mulig og forenelig med et godt interkommunalt samarbeid, baseres på de hensyn og interesser som kommer til uttrykk fra brukerne av de ulike produktene. Oppgaver, ansvar og myndighet for innkjøps- og produktansvarli ge er nærmere regulert i instrukser for disse, jf. bilag B til samarbeidsavtalen. 8. Utfyllende bestemmelser Mer utfyllende bestemmelser for det interkommunale samarbeidet er gitt i instrukser for daglig leder (imikjøpssjefen), innkjøpsansvarlig, koordinator og produkt/ fagansvarlig, jf. bilag B til samarbeidsavtalen. 2

4 BILAG B TIL AVTALE OM ADMINISTRATIVT VERTSKOMMUNESAMARBEID INSTRUKS - MANDAT OG ROLLER FOR SAMORDNET INNKJØP for Dønna kommune kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodøl Samordna innkjøp i Salten (SIIS og LOVI). Instruks for daglig leder (innkjøpssjef) 1. Overordnet myndighet Rådmarmen i vertskommunen er administrasj onssj ef og den øverste ansvarlige for den interkommunale innkj øpsordningen. Rådmannen utøver dette ansvaret i samråd med rådmennene i de øvrige kommunene som deltar i det interkommunale samarbeidet. Rådmannen i vertskommunen har ansvaret for at det interkommunale innkjøpssamarbeidet fungerer i hht. de intensjoner som er nedfelt i lover, reglement og vedtak knyttet til ordningen. 2. Ansettelse og rapportering Imikj øpssj efen i Bodø kommune inngår som daglig leder for den interkommunale innkj øpsordningen i samarbeid med Dønna kommune. Ved framtidige ansettelser, ansettes innkjøpssj efen i h.h.t ansettelsesreglement i vertskommunen. 3. Ansvar I1mkj øpskontoret med innkjøpssj efen skal: a) Stå for den daglige ledelse av innkj øpsordningen for, og i samarbeid med Dønna kommune (HALD), sørge for at den praktiseres i hht gjeldende lovverk som Lov om offentlige anskaffelser (LOA), Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA), Forskrift om offentlige anskaffelser inne forsyningssektorene (VETT), Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser (KOFA), Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter (ILO-konvensj on 94), Offentlighetslova, og i hht de kommunale vedtak som gjøres i tilknytning til ordningen. b) Sørge for at innkjøpsordningen forøvrig praktiseres i h.h.t intensjoner, strategier og reglement, herunder rapportere til rådmannen i vertskommunen om alle forhold ved ordningen som krever endringer/forbedringer. c) Sørge for at innkj øpskontoret ansatte får tilstrekkelig informasjon og opplæring om innkjøpsordningen, slik at de kan ta ansvar for praktiseringen av denne i de enkelte kommuner. d) Sørge for at innkj øpsordningen til enhver tid har en samlet oversikt over gjeldene leverandøravtaler 1

5 e) Sørge for kontinuerlig evaluering, videreutvikling og fornying av avtalene i innkjøpsordningen f) Holde seg orientert om lover, regler og retningslinjer som legger premissene for kommunale innkjøp, og at kommunene praktiserer sitt innkjøp i hht bestemmelsene. g) Gi råd, veiledning og opplæring til ansatte i kommunene i alle spørsmål knyttet til innkjøp, dvs. det som er avtalt inkludert som økonomisk kompensasjon for anbudstjenester levert av lnnkjøpskontoret i Bodø kommune. h) Se til at kommunene praktiserer god forretningsskikk, og forholder seg til seriøse leverandører. Rådmannen i den enkelte kommune har det formelle ansvaret for at innkjøpere og anbudspersonell følger vedtak, strategier og reglement. i) Innkalle medlemmene av innkjøpsforumet til møter når det foreligger behov for dette, også når dette uttrykkes fra en av de innkjøpsansvarlig (innkjøps-koordinator) i kommunen(e). j) Samhandle med innkjøpsforumet eller faggruppen (Innkjøpsteamet) om leverandørvalg og andre spørsmål knyttet til utøvelsen av funksjonene som daglig leder for ordningen. k) Slutte avtaler med aktuelle leverandører om leveranser av varer og/eller tjenester når det er tilstrekkelig godtgjort at dette er i samsvar med de deltagende kommuners interesser. 1) Sørge for at E-handel blir utviklet til en viktig del av regionens innkjøpsstrategi inkludert bruk av elektronisk konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) for mindre lokale konkurranser. Regionkoordinator for kommunene Regionkoordinator tiltenkes rollen som koordinator mellom kommunene for regionen, og blir bindeleddet mot vertskommunen. Dette må eventuelt vurderes nærmere i tilfelle at det blir enighet om en avtale. Instruks for kommunens innkjøpskoordinator 1. Overordnet myndighet Rådmannen er som administrasj onssjef kommunens øverste innkjøpsansvarlige. Rådmannen utøver sitt ansvar ved å sørge for at kommunen i samarbeid med de andre deltakerne i den interkommunale innkjøpsordningen, til enhver tid har en helhetlig og velfungerende imikjøpsordning i h.h.t. kommunens innkjøpsreglement og eventuelle vedtatte innkjøpsstrategi for kommunene. 2. Oppnevning og rapportering For å ivareta kommunens (deltagerkommunen) ansvar og forpliktelser i innkjøpsordningen, sørger rådmennene for at kommunene til enhver tid har en innkjøpsansvarlig koordinator medarbeider. Vedkommende medarbeider benevnes som innkjøpskoordinator. lmrkjøpsansvarlig rapporterer til daglig leder for innkjøpsordningen i alle spørsmål som omfattes av innkjøpsordningen. 2

6 Innkjøpsansvarlige/ koordinatorer representerer kommunen i det interkommunale imikjøpsforumet. 3. Ansvar: Innkjøpsansvarlig i sin kommune har ansvaret for: a) å sørge for at kommunens innkjøpsordning praktiseres i h.h.t. gjeldende lover og regelverk som innkjøpsordningen plikter å forholde seg til. b) å sørge for at innkjøpsordningen forøvrig praktiseres i h.h.t. intensjoner og reglement og strategier, herunder rapportere til daglig leder (imikjøpssjet) for den interkommunale innkjøpsordningen om alle forhold ved ordningen som krever endringer/forbedringer. c) å sørge for at kommunens imikjøp til enhver tid er basert på etiske regler som gjelder for innkjøp, og at disse er kjent for alle ansatte i kommunen. d) å sørge for at etats- og enhetsledere får tilstrekkelig informasjon om innkjøpsordningen, til at de kan ta ansvaret for praktiseringen av denne ute i de enkelte virksomheter. e) under rådmarmens myndighet, å sørge for oppnevning av og kontinuerlig kontakt med en produktansvarlig (fagekspert) for hvert produktområde de ønsker å påvirke ved fremstå som kopetant viktig bestiller. f) å sørge for at kommunen til enhver tid har en samlet oversikt over gjeldene leverandøravtaler. g) å gi rådmannen råd m.h.t å instruere etats-/seksjons-/avdeling/ enhetsledere og andre ledere om praktiseringen av innkjøpsordningen. h) gi råd og veiledning til prosjektgrupper, byggekomiteer o.l. som er delegert myndighet til å foreta innkjøp som en del av en totalentreprise. Ansvar: Produkt/ fagansvarlige (del av faglig innkjøpsteam) 1. Oppnevning og rapportering For å sikre at kommunen til enhver tid har en innkjøpsordning som tjener kommunens interesser ut fra et produktfaglig brukerperspektiv, sørger innkjøpsansvarlige for at kommunene til enhver tid har en medarbeider med «bestiller kompetanse», dvs. produkt- og brukerfaglige ansvar for ordningen innen et nærmere definert fag og produktområde. Vedkommende betegnes fag-ansvarlig. Fag-ansvarlige oppnevnes blant medarbeidere med fagkunnskap innen vedkommende produktområde. Vedkommende medarbeider (fagansvarlig) har et ansvarsområde som dekker alle kommunale virksomheter inklusiv inngåelse av leverandøravtaler innen sitt produktområde. 3

7 Produktansvarlige rapporterer til kommunens innkjøpsansvarlige i alle spørsmål som gjelder innkj øpsordningen. 2. Ansvar: Produktansvarlige (fag-ansvarlig) har ansvaret for: a) b) C) d) e) f) å holde seg løpende orientert om markeds-, produkt- og prisutviklingen på sitt produktområde. løpende evaluering og tilbakemelding til imikj øpsansvarlige om alle sider ved innkj øpsordningen. løpende evaluering av gjeldene avtaler på sitt produktområde. løpende konsultasjoner med brukerne av de aktuelle produktene. Produktansvarlige deltar etter nærmere avtale med innkjøps koordinator i eventuelle interkommunale brukerfora som etableres under den interkommunale innkj øpsordningen. Ved forslag til å sikre gode irmkj øp og dermed valg av leverandører, skal produktansvarlige basere sine vurderinger på de synspunkter som kommer til uttrykk fra brukerrepresentanter, evalueringer, og forøvrig bidra til at det inngås avtaler som i sum tj ener kommunen best etter en helhetlig vurdering av pris, kvalitet, leveringsdyktighet og seriøsitet. # 4

8 BILAG C TIL AVTALE OM ADMINISTRATIVT VERTSKOMMUNESAMARBEID O for Dønna kommune- kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodøl Samordna innkjøp i Salten (SIIS, LOVI og HALD). I kostnadsfordelingen inngår all administrasjon og arbeid som kreves for å etablere inntil 25 basis rammeavtaler innenfor primærforsyningen i samarbeid med Bodøl SIIS, LOVI og HALD. Inklusiv får regionene tilgang til elektronisk bestillings system for bestilling i varekataloger og KGV (konkurransegj ennomføringsverktøy) for gjennomføring av konkurranser inntil kr eks. mva. For å sikre lokale konkurranser der det finnes leverandører i kommunen/ regionen, kan dette gjennomføres konkurranser av kommunen selv, dvs. volumer under kroner. Dette kommer i tillegg til forannevnte basis avtaler. For at Ajour lnnkj øpssystem kan benyttes i, forutsetter det at kommunene anskaffer systemet. Kort beskrivelse av tjenesten: Planlegging, innhenting av opplysninger i forbindelse med anskaffelsen. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Gjennomføring av konkurranse Evaluering av tilbud Tildeling av kontrakt Kommunikasjon med tilbydere/ vinner /tapere Eventuell etterbehandling av prosessen, utvidet redegjørelse, klage etc. Administrasjon for å tilrettelegge for elektronisk handel. Forutsetninger. Det etableres innkjøpskoordinator i Dønna kommune. Alternativer diskuteres og ses i sammenheng (kombineres) ved at de minste kommunene enten benytter regionkoordinator eller samarbeider om felles innkjøpsansvarlig i to eller flere kommuner. Avklares nærmere. Arbeidsoppgaver: Sørge for å skaffe tilveie nødvendig informasjon fra kommunene i forbindelse med planlegging og gjennomføring av konkurranser. Kommunens, eller regionens innkjøpskoordinator er hoved-bindeleddet mellom regionen og innkjøpskontoret i vertskommunen. l

9 Årlige medlemskostnader for Dønna kommune. Medlemskostnad Kommune Folketall per kommune Dønna Kostnader Ajour lnnkjøpssystem E-handel HALD-REGIONEN (Kommunene Herøy. Alstahaug, Leirfjord og Dønna) Helgeland Antall Årlig pris Antall Årlig pris Antall Årlig pris Årlige Ajour Kommune Folketall superbr. Lisens bestillere Lisens anl_atidsbr._ L_isens kostn. Dønna I tillegg kommer kostnaden ved drift av varekataloger. Prosjektservice AS priser per 2016 er følgende: Kontraktsverdi inntil kr årlig kr ,- pr. kommune Kontraktsverdi over kr årlig kr ,- pr. kommune Avtaler uten varelinjer/parallellavtaler årlig kr ,- pr. kommune Utvikling varekatalogkostnader. Vi er nå inne i en prosess hvor det er dreining mot bruk av «punch out» løsning i forbindelse med etablering og bruk av varekataloger. E-handelsverktøyet kommuniserer med leverandørens nettbutikk som er kostriadsfri å bruke. Dette betyr at varekatalogkostnadene gradvis vil reduseres i takt med omlegging til denne løsningen. Tilbud fra Prosjektservice AS (Ajour) på oppstartskostnad - lokal markedsplass, opplæring, support per kommune er følgende: OPPSGtt innlegging av Superbruker Anbuds- Bestiller Årlig support av webløsning lokale bedrifter *1 Opplæring *2 opplæring *3 opplæring *4 andel *1 - Legger inn alle bedriftene i hver kommune i databasen uten kostnader. Bedriften må betale kr. 200 pr. år for å få oppdatert informasjonen. *2 - superbrukeropplæringen er tenkt kjørt som en egen opplæring over 2 dager for alle superbrukerne i HALD regionen. 2

10 Total pris kr deles likt på alle 4 kommunene. >l<3_ opplæring av anbudspersonell er tenkt kjørt som en egen opplæring pr. kommune over 1 dag. *4_ opplæring av bestillere forutsetter vi kan gjennomføres av superbrukerne. Hvis ikke tar vi kr pr. dag, og det kjøres 2 grupper av 15 personer hver dag. Forslag til finansieringsmodell: Medlemskostnader vertskommunetjenester dekkes over budsjett og faktureres av vertskommunen. Ajour lisens og varekatalogkostnader leverandøren, Prosj ektservice AS. faktureres direkte til den enkelte kommune fra Ajour lisens og varekatalogkostnader dekkes inn («intem finansieres») via 2 % driftsbidrag av kommunens faktisk uttak/omsetning på gjeldende rammeavtaler. Tilbakebetaling av eventuelt overskudd (i forhold til innbetalt faste lisens/ -og varekatalogkostnader) tilbakeføres den enkelte kommune etterskuddsvis. Oppgjør etter nærmere avtalte perioder. Øvrige betingelser utover grunnpakken. En 1 time gratis innkjøpsfaglig rådgivningstjeneste for enkeltprosjekter. Kr. 500per time for oppdrag som gjennomføring av konkurranser, kvalitetssikring av konkurransegrunnlag, hjelp til konkurranseplanlegging, rådgivningstjenester utover 1 time, etc. lnntil 4 kostnadsfrie internkursdager per år per region, reise og opphold dekkes av kommunen/regionen. Inntil 2 kostnadsfrie næringslivsorientering/kursdager opphold dekket av forening eller kommune/regionen. per år per region, reise og Avklares nærmere. Juridiske bistand, eventuelt rettslig behandling dekkes av kommune/region som dette gjelder. Endelig eventuell fordeling avklares nærmere før kontrakt signeres. 3

11 AVTALE OM ADMINISTRATITVT VERTSKOMMUNESAMARBEID HALD-REGIONEN v/ Dønna kommune kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodø kommune/ Samordna innkjøp i Salten (SIIS) og Lofoten og Vesterålen innkjøpssamarbeid (LOVI) 1

12 Det inngås med dette avtale om etablering og drift av regionalt innkjøpssamarbeid for kommuner tilhørende kommunene i HALD-REGIONEN. Avtalen for Dønna kommune - kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodø kommune/ Samordna innkjøp i Salten (SIIS) og Lofoten og Vesterålen LOVI). Deltakere i avtalen Deltakere i denne avtalen er kommunene Dønna kommune. Avtalen administreres av Bodø kommune som vertskommune v/samordna innkjøp i Salten. Avtalen inkluderer kommunale foretak, interkommunale samarbeid, aksjeselskaper, IKS-bedrifter, kommunale AS" er. Formål Samordna innkjøp i Salten ble etablert i 2008 med Bodø kommune som vertskommune. Foruten Bodø kommune er 8 andre Saltenkommuner med i innkjøpssamarbeidet. LOVI samarbeidet ble etablert Formålet med å etablere nye innkjøpssamarbeid er å sikre en mer kostnadseffektiv innkjøpsordning gjennom stordriftsfordeler, styrke kompetansen intemt og ekstern, gjennom dette ivareta lov om offentlige anskaffelser/forskrifter og næringslivsinteresser, etikk, forankring og eierskap på alle nivåer i kommunene. HALD med Dønna kommune sees på som utvidelse av SIIS og LOVI samarbeidet, og skal sikre økt kjøpekraft og dermed bedre innkjøpsavtaler for alle kommunene. Avtalen gjelder etablering av inntil 25 felles avtaler innen primærforsyningen. fritt reservere seg mot deltakelse i en eller flere avtaler. Deltakende kommuner kan Samarbeidsavtalen har sitt rettslige grunnlag i lov av 25.september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner 28-lb. Rådmannen i Bodø kommune delegeres myndighet til å utføre oppgaver og treffe avgjørelser på vegne av deltakerkommunene innenfor rammene av samarbeidsavtalen og har ansvaret for at vertskommunemodellen oppfylles som forutsatt. lnnkjøpssjefen i Bodø kommune har det daglige ansvaret for at vertskommunemodellen oppfylles som forutsatt. 1. Retningslinjer, organisering og instrukser Styringsgruppe representert ved rådmannen i de enkelte kommuner, skal behandle og vedta årlig virksomhetsplan og budsjett for Dønna kommune -HALD innkjøpssamarbeid, og eventuelle saker som berører fellesinteresser for samarbeidet. Leder for rådmannsgruppa velges av rådmennene, og kan rullere mellom kommunene. Forslag til årlig budsjett utarbeides av innkjøpssjefen. Budsjettforslaget skal foreligge til behandling i rådmannsgruppa (styringsgruppa) innen september hvert år. 2

13 Ytterligere retningslinjer for innkjøpssamarbeidet, dets omfang, organisering og instrukser for de ulike roller i samarbeidet er nedfelt i egne dokument som utgjør en del av denne avtalen. Dette gjelder dokumentene: Bilag A: Reglement for HALD-REGIONEN Dønna kommune. Bilag B: Instruks Mandat og roller for samordnet innkjøp for Dønna kommune. Bilag C: Dønna kommune forslag til kostnadsfordeling og organisering i samarbeid med Bodø/Samordna innkjøp i Salten (SllS/LOVI og HALD) 2. Lokalisering Bodø kommune skal være vertskommune og ha arbeidsgiveransvar for leder av det regionale innkjøpssamarbeidet (innkjøpssjef). Bodø kommune stiller kontorlokaler, telefon, kopimaskin og datatekniske verktøy til disposisjon for innkjøpssjefen og hans medarbeidere/stab. Innkjøpssjefen med medarbeidere skal i forbindelse med utøvelsen av regionsamarbeidet bruke egen bil, eventuelt kommunes leasing/leiekj øretøyer. De øvrige deltakende kommuner stiller likeledes kontor/møtelokaler, telefon, kopiutstyr til disposisjon ved behov. 3. Innkjøpsverktøy for samhandling ' Å jour innkjøpssystem benyttes som verktøy for alle kommunene ' Åjour innkjøpssystem skal så lenge det ikke bestemmes noe annet, brukes i arbeidet med samordning av konkurransegjennomføring, e-løsninger for kjøp på rammeavtaler/avtaler, deligasjon i forbindelse med fordeling av arbeidsoppgaver/ innkjøpsprosesser, evaluering/avvikshåndtering. ' Å jour innkjøp installeres betjenes via en web-løsning og server. ' Å jour innkjøp tilpasser/integreres i kommunenes økonomi/sak/arkiv system så snart dette er aktuelt og teknisk mulig. ' Det etableres elektroniske varekataloger som kommuniserer med inngåtte rammeavtaler og kontraktsammendrag i innkjøpssystemet «A jour innkjøp». 4. Innkjøpsforum Retningslinjene for ordningen forutsetter at det opprettes et innkjøpsforum med representanter for deltakerkommunene. De deltakende kommunene forplikter seg til en hver tid å informere innkjøpssjefen om hvem kommunens representant i innkjøpsforumet er, og til å gi vedkommende anledning til å delta i arbeidet i innkj øpsforumet. Innkjøpsansvarlig bør være en fast person på ledemivå som øremerkes for denne funksjonen. 3

14 5. Innkjøpsansvarlig De deltakende kommunene forplikter seg til å utpeke egen innkjøpsansvarlig for sin kommune innenfor de avtaleområder innkjøpsforumet velger å arbeide for. lnnkjøpsansvarlig bør utpekes på ledemivå. Flere kommuner kan ha felles innkjøpsansvarlig der dette er hensiktsmessig. 6. Rapportering lnnkjøpssjefen rapporterer til Rådmannen i vertskommunen, og skal for øvrig rapportere om resultater ved nye inngåtte avtaler samt avgi årsrapport til rådmennene i alle deltakende kommuner. 7. Styringsgruppe Rådmennene i deltakende kommuner er styringsgruppe for samarbeidende kommuner i HALD 8. Budsjett og kostnadsfordeling lnnkjøpssjefen i vertskommunen er budsjettansvarlig for ordningen. Budsjettet for ordningen behandles av rådmannen i vertskommunen. Bodø kommune oppretter et eget kostnadssted for ordningen og er regnskapsfører for ordningen. Kostnadene ved innkjøpssamarbeidet fordeles på de enkelte kommuner. 0 Det utarbeides felles budsjett for innkjøpssamarbeidet innen september hvert år. 0 Det er en målsetting at samordningen over tid skal være rettet forholdsvis like mye mot alle avtalekommuner. Utgiftene til drift av «HALD-REGIONEN som relateres til Dønna kommune dekkes av kommunen. 0 Kostnadene fordeles på deltakerkommunene kommunene etter et fastsatt %-vis fordelingsnøkkel basert på folketall pr. l. januar hvert år for dekning av kostnader. Kostnadene er angitt i bilag C. 0 De enkelte kommuner faktureres hvert år. Årsoppgjør gjøres pr. 31. desember 0 lnnkjøpssjefen disponerer fellesressursene for ivaretagelse av «HALD-REGIONEN (kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna innkjøpssamarbeid. 9. Vertskommunens myndighet og oppgaver vertskommunen har tilsettingsmyndighet og arbeidsgiveransvar for innkjøpssamarbeidets innkjøpssjef og øvrige ansatte i innkjøpssamarbeidet. Vertskommunen har myndighet til å inngå, prolongere og terminere avtaler på innkjøpssamarbeidets vegne. Hva gjelder vertskommunens oppgaver vises det til bilagene A C. 4

15 10. Varighet og oppsigelse Denne avtalen har en varighet fra til o Den enkelte kommune knyttes til budsjettår. kan si opp avtalen med Het) års skriftlig varsel. Oppsigelsestiden o Oppsigelse kan kun skje med virkning fra l. januar. En oppsigelse vil ikke innebære endringer overfor tredjeparter av kommunens ansvar for allerede inngåtte kontraktsforpliktelser. I Endringer i denne avtalen kan skje årlig og i sammenheng med budsjettarbeidet. 0 Oppløsning av HALD-REGIONEN (Kommunene Herøy, Alstahaug, Leirfjord og Dønna innkjøpssamarbeid kan gjøres av den enkelte kommune ved rådmannen/ eventuelt etter kommunestyrevedtak. Ved oppløsning vil hver av avtalepartene (kommunene) være ansvarlig for sin del av forpliktelsene i forhold til folketall ved siste årsskifte. Bodø l.juli 2016 Rådmennene i: Dønna kommune Bodø kommune (vertskommune) 5