STYRETS BERETNING JUBILEUMSÅRET 2014.

Transkript

1 Side 1 av 6 STYRETS BERETNING JUBILEUMSÅRET Virksomhetens art SK Delfana er en svømmeklubb med tilhold i Fana bydel i Bergen. Vår hovedvirksomhet drives fra Slåtthaug bydelsbasseng, og offisiell adresse er Postboks 160 Rådal, 5857 Bergen. Generell rapportering om styrets arbeid og klubbens utvikling Året 2014 har vært preget av omfattende møtevirksomhet, både i relasjon til klubbens vanlige drift, men også inn mot åpningen av Bergens nye storstue AdO Arena i oktober Tiden frem mot åpning inneholdt mange møter med både kommune og idrett, der særlig daglig leder, (Morten Urdal), men også styrets leder, (Marianne Thunes), og nestleder, (Kåre Voldsund), deltok. Styret gleder seg over at Delfana fikk en sentral posisjon gjennom bruken av våre utøvere som vertskap ved den høytidelige innvielsen, som fikk bred mediedekning. Gleden over det nye anlegget er stor, til tross for at det også har reist en del utfordringer knyttet til rettferdig fordeling av bassengtid på langbane. Klubbene i Bergen har i denne sammenheng hatt utstrakt kontakt, og møtevirksomheten i løpet av høsten ble løftet opp på styreledernivå, for å sikre saklig behandling og kontinuitet. Kretsen er ansvarlig for innkalling til disse månedlige møtene, som går under navnet «SvømBergen». Navnet indikerer at formålet for møtene er å finne løsninger som harmonerer til beste for alle kretsens utøvere, uavhengig av klubbtilhørighet. Ved årsslutt er arbeidet med å vedta felles kriterier godt i gang, og endelig innhold ventes ferdigstilt i løpet av våren. Marianne Thunes og Kåre Voldsund deltar på disse møtene for Delfana. Åpningen av AdO-Arena har fremmet samarbeidet med øvrige klubber i Hordaland også på andre måter. Klubbene skal etter innvilget søknad, ha felles arrangøransvar for både NM langbane i juli 2015, og Nordisk for funksjonshemmede høsten Arbeidet er omfattende, og medfører utstrakt møtevirksomhet i den nyopprettede NM-komiteen, der samtlige arrangørklubber er representert. Samarbeidet preges av en gjennomgående positiv innstilling. Delfanas daglige leder Morten Urdal - er komiteens sekretær. Klubben er videre representert ved styrets leder Marianne. Samarbeidet om eliteutøvere i Bergensvømmerne (BS), er fortsatt godt. Kriteriene for inntak av eksterne svømmere er et gjentagende diskusjonstema på BS-samarbeidsmøtene, der Morten Urdal, Kåre Voldsund og Marianne Thunes deltar. De respektive moderklubber har ulik økonomisk bære-evne, hvilket er avgjørende for antallet eksterne hver klubb kan ta ansvar for. Dette kommer tidvis i motstrid til BS egne ønsker og preferanser, og det pågår et kontinuerlig arbeid for å balansere de ulike hensyn som gjør seg gjeldende. Av flere stolte BS/Delfana-øyeblikk, kan nevnes Sindri Thor Jakobsson og hans deltakelse i EM i Qatar i desember. Denne utøveren er Delfanas ubestridte profil. Også samarbeidet mellom de bergensbaserte svømmeklubbene om storsatsingen Bergen Swim Festival (BSF), fortsatte for åttende gang, i Kretsen overtok det formelle arrangøransvaret for stevnet fom 2011, og klubbene hver for seg er garantiansvarlige for salg av sponsorløp, oppad begrenset til kr ,-. Delfana fikk i 2014 tilbake hele det garanterte

2 Side 2 av 6 beløpet, ettersom BSF gikk med solid overskudd, etter en storslått avslutningsfest i det gamle Sentralbadet. Styrets salgsansvarlige for sponsorløp var Kåre Voldsund, og representert i komiteen for Delfana satt Geir Evanger og Rune Haaland. Delfana ble valgt ut av NSF som en av tre satsingsklubber i Dette hjalp oss å holde trykk på klubbutvikling, og ny virksomhetsplan ble presentert for og godkjent av - Årsmøtet 26. mars Planen er et styringsverktøy til hjelp for bedre klubbdrift, og er åpen for tilpasninger. Årsmøtet foretok videre nødvendige endringer i klubbens vedtekter. Dette fordi omsetningen for første gang oversteg kr 5 millioner. Klubben er dermed forpliktet til å leie inn statsautorisert revisor, samt opprette kontrollkomite for Ønsket om å overta driftsansvaret for en eller flere av våre svømmehaller står sentralt i planen. Dette for å effektivisere bruken av svømmehallene opp mot nye allsidige tilbud til allmenheten, men også for å sikre tilgang og gode treningsforhold for egne medlemmer. Siktemålet er dessuten bedret økonomisk utnyttelse til fordel for både kommune, brukere og klubb, og dessuten å forhindre nedleggelse av eksisterende bassenganlegg, i kjølvannet av åpningen av AdO-Arena. Signalene fra kommunen så langt, tilsier at klubbene på nyåret 2015 vil få ansvar for helgebasert drift knyttet opp mot bydelsbassengene. For Delfana vil dette si Slåtthaughallen. Bassenget på Storetveit ser dermed ut til å være utenfor vår rekkevidde i første omgang, men styret vil fortsatt holde oppmerksomheten rettet mot enhver mulighet for endring av status. Slik styret vurderer situasjonen ved årsslutt, er de største utfordringene knyttet til spørsmålet om publikumsbading og noen få klager på mulighetene for ny ordning fra dagenes brukere, som ikke ønsker å være tilsluttet en svømmeklubb som betingelse for bruk av bassenget. Betingelsen er det kommunen selv som har satt i sin forhandling med klubbene. Daglig leder har i 2014 holdt tett kontakt mot politikere og kommune, og arbeidet fortsetter, i det styret er klar på at økt bassengtilgang er en forutsetning for å nå overordnede mål i virksomhetsplanen. Av nye vesentlige endringer i 2014, fremheves innføringen av nettbasert medlemsportal og betalingstjeneste fra mars. Tjenesten er både et redskap til mer forutsigbar og rettferdig dugnadsfordeling mellom foresatte, men også viktig i arbeidet med å forenkle innkreving og redusere utestående restanser. Medlemmene må etter det nye systemet forplikte seg i forkant av påmelding og betaling, til spesifikke poengsatte oppgaver. Påkrevet totalsum varierer med utøvers treningsgruppe. For påmelding til aktiviteter gjelder forhåndsbetaling. Oppgavene til styrets banekontaktansvarlige, er med dette betydelig forenklet, i det kontroll med dugnadslister og bemanning til stevner og annet, nå gjøres elektronisk. Det er likevel fortsatt behov for banekontakter til å forestå eksempelvis sosiale samlinger i hver enkelt gjeng. Banekontaktansvarlig i styret for 2014, har vært Per Christian Bruu. Andre fokusområder for styret i 2014, har vært ferdigstillelse av Delfana-håndboken, med beskrivelse av ansvarsområder og retningslinjer til bruk for daglig drift og ledelse. Marianne Thunes og Hege Kristine Walløe har forestått dette arbeidet, som nå foreligger i form av nettbasert utgave. Håndboken må evalueres og oppgraderes halvårlig og årlig, etter de fremgangsmåter boken selv foreskriver. Styret har videre gjennomgått de krav til forsikringsordninger som gjelder for våre utøvere og ansatte. Arbeidet har vært ledet av Hege Kristine Walløe, som har presentert ordningene

3 Side 3 av 6 for styret, og sammen med daglig leder sørget for at klubben har oppgradert nødvendige avtaler. I samsvar med ønsket om å utvide og forbedre tilbudet av klubb-tøy, har styrets utstyrsansvarlige, Borghild Hjellestad, arbeidet aktivt med forslag til nye produkter. Balansen mellom pris, produkt og kvalitet er en utfordring som ventes å finne sin løsning i løpet av våren Styret ønsker å holde utsalgspris på et lavt nivå, på bekostning av inntjening, slik at flest mulig utøvere ser seg råd til å anskaffe klubb-tøy. Borghild Hjellestad har også forestått organiseringen og kontakten opp mot salg av Ullmax for året Loddsalget er en del av klubbens treningsavgift, og er viktig for tildeling av spillemidler fra Norsk Tipping. Kostnadene ved innkjøp av gevinster til loddsalget for 2014 er holdt på et lavt nivå, i det klubben hovedsakelig har benyttet seg av gaver fra (sponsor)bedrifter og privatpersoner. Styreansvarlig for loddsalg har vært Hege Kristine Walløe. Hege Kristine Walløe har dessuten sammen med styrets økonomiansvarlige Tore Grimstad, sørget for innkreving av høye utestående beløp i form av manglende innbetalt treningsavgift og egenandeler, generert over flere år. Arbeidet har medført mange telefoner og utstrakt mailutveksling. Med innføring av forhåndsbetaling, regner styret det som sikkert at slike restanser vil holdes på et minimalt beløp i tiden fremover. Sentralt for Delfana i 2014, sto klubbens jubileumsfeiring. Det var i februar, 40 år siden klubben ble stiftet, og i den forbindelse ble det invitert til stor fest på Scandic Bergen City 15. februar. Blant 120 deltakere, var det spesielt stor stas å ønske flere av grunnleggerne velkommen til mimrestund med middag, taler og utdeling av æresmedlemskap. Turid Haaland hold tale på vegne av pionerene, og Sander Smørdal på vegne av Bergensvømmerne. Tidligere styreformann Rolf Godø, holdt tale, ved siden av daglig leder Morten Urdal. Marianne Thunes holdt tale på vegne av dagens styre, med hyllest til dugnadsånden. Underholdning ved Andreas Johnsen. Festkomiteen besto av Morten Urdal, Marianne Thunes og Erik Dahl, som også var konferansier. Se for mer informasjon vedlagte oversikt over utdelte æresmedlemskap. Delfanas årsfest samlet nærmere 150 deltakere, og ble avholdt på Ytrebygda kultursenter 21. mars. Festen ble ledet av Morten Urdal og Erik Dahl, og underholdningen ivaretatt av våre utmerkede unge trenere, Silje Halvorsen, Marie Økland og Mette Thunes. Utøvere, stevner og kurs SK Delfana har ved årsskiftet 152 aktive svømmere, hvilket utgjør 16 flere utøvere enn på samme tid i fjor. Disse er fordelt med 10 stk i BS/Delfana, 18 stk i A-gjengen, 23 stk i B- gjengen, 22 stk i C-gjengen, 23 stk i D-gjengen, 24 stk i E-gjengen og 32 stk i F-gjengen. Grunnet plasshensyn, er F-gjengen fordelt på to grupper, F1 og F2. Målsettingen er å samle disse til en stor gjeng, så snart bassengtilgangen i 2015 tillater det. Det er i løpet av 2014 gjennomført 4 Delfana Cup og 2 lokale stevner; henholdsvis Nordialog Cup i juni og Auto 23 cup (tidligere Slåtten), i desember. I tillegg er det avholdt 5 Fredagsmedley. Sponsorsvøm (tidligere Faddersvøm) er ikke avholdt.

4 Side 4 av 6 Delfana har gjennomført årlige coachingkurs (kommunikasjonstrening) siden Som tidligere er det i 2014, NSF veileder Reidun Stellberg som har ledet kursene for instruktører og trenere. Sportslig ansvarlig for styret har vært Tommy Godø. For mer informasjon vises til rapport fra svømmeutvalget for Delfana svømmeskole og kurs Delfana Svømmeskoler er siden oppstarten i 2006, et godt innarbeidet tilbud til de yngste barna, og samtlige kurs i 2014 var i hovedsak fulltegnet. For fjerde år på rad er det også holdt crawl-kurs for voksne, med tilbud til nybegynner og viderekomne. Tilbakemeldingene var positive. Med våre ca 800 deltakere pr år, og bortimot 1560 kursplasser, inklusive crawlkurs for voksne, er Delfana Svømmeskoler klubbens viktigste finansieringskilde. Mer betydningsfullt er det at vi ved hjelp av våre mange instruktører, og i tråd med vårt formål, en vesentlig bidragsyter til grunnleggende svømmeopplæring. I forlengelsen av Svømmeskolen har Delfana også i 2014 arrangert kurs for elever i grunnskolen, etter initiativ fra FAU på Skeie skole, Skjold skole, Søråshøgda skole og Aurdalslia skole. Innleide instruktører fra Delfana står for svømmeopplæringen, men for øvrig er dette et samarbeid mellom skolenes administrasjon og FAU på den enkelte skole. I 2014 ble det avviklet til sammen 30 slike FAU initierte kvelds-kurs, mot 40 i 2013, (36 i 2012 og 23 i 2011). Nedgangen skyldes færre påmeldte barn enn tidligere. Svømmeopplæringen konkurrerer med en rekke andre FAU-initierte tilbud til elevene. Delfana deltok i Gjensidige svømmeaksjon for sjette gang i 2014, og ble tildelt fem pakker. Kursene går under mottoet «Trygg-i-Vann», og ble avviklet i månedsskiftet mai/juni. For andre år på rad ble klubben dessuten tildelt kommunale midler (FIKS) for avvikling av kurs i høstferien. FIKS-kursene omfattet 76 barn. Ansvarlig for den praktiske gjennomføringen av Delfana Svømmeskoler og kurs er Laila Johannessen. Kursansvarlig i styret for 2014 har vært Kjersti Haugland. Mer informasjon om Delfana Svømmeskole finnes i rapport fra kursutvalget/svømmeutvalget Rettvisende oversikt over utvikling og resultat Klubben har i 2014 hatt et underskudd på kr Styret ser likevel ingen dramatikk i tallet, som må ses i sammenheng med regnskapsmessig endring i rutine for avsetning kursinntekter, samt at budsjettert oppgang i sponsorinntekter, som var en av premissene ved opprettelsen av stillingen som daglig leder, i begrenset grad har slått til. Klubben er sårbar for svingninger i inntektene, typisk ved periodevis stenging av tilgangen på kursbasseng. Likviditeten er tilfredsstillende. Styret og daglig leder mener det fremlagte regnskapet gir et rettvisende bilde av klubbens økonomiske stiling pr

5 Side 5 av 6 Klubben har utfordringer knyttet til inntekts-siden som daglig leder og styret arbeider aktivt med å forbedre. Styret må i året som kommer ha spesielt fokus mot enkeltposter og daglig leders løpende kontroll av disse. Klubben har videre utfordringer med å finne tilstrekkelig antall kvalifiserte instruktører til kursvirksomheten, hvilket sammen med bassengtilgang - er avgjørende for muligheten til økt inntjening. For mer informasjon om inntekter og utgifter vises til økonomirapporten og regnskapet med noter. Fortsatt drift Årsregnskapet for 2014 er satt opp under forutsetning om fortsatt drift, i samsvar med regnskapsloven 3-3. Arbeidsmiljø og personale Klubben har to heltidsansatte og to deltidsansatte i 50% stilling, i tillegg til mange timeansatte trenere og instruktører. Arbeidsmiljøet anses som godt. Det er ikke innrapportert skader eller ulykker. Sykefraværet er minimalt. Styret består av ni personer pluss var, hvorav fem er kvinner. Styret er bevisst på at begge kjønn skal være representert ved ansettelser, og fordelingen mellom kjønnene er tilnærmet lik, med noe overvekt av kvinner totalt sett. Miljørapportering Klubben har ingen aktivitet som forurenser indre eller ytre miljø. Styremøter og annet Delfana har avholdt 12 styremøter i 2014, i tillegg til adskillig møtevirksomhet i andre fora, herunder med kommunen, Hordaland Svømmekrets, BS, BSF og i NM-komiteen. Klubben var representert ved daglig leder Morten Urdal, styremedlemmene Hege Kristine Walløe og Kjersti Haugland, samt hovedtrener Silla på NSF kompetansehelg i mars. Morten Urdal deltok også på trener/leder-konferansen i september. Han har i tillegg deltatt i radiosendt paneldebatt og bidratt med diverse skriftlige presse-innlegg, relatert til bassengtilgang. Styret er godt fornøyd med jobben daglig leder gjør som klubbens representant i ulike fora. Regnskapsansvarlig i styret, Tore Grimstad, har gjennomført nok ett krevende år, og fortjener styrets og medlemmenes heder. Til tross for omlegging til nettbaserte og mer automatiserte tjenester for fakturering og regnskap, er aktiv økonomistyring fremdeles en oppgave som fordrer tilstedeværelse og iherdig innsats. Oversikt over trenere/instruktører og dommere som har vært aktive for Delfana i 2014, finnes som vedlegg til svømmeutvalgets rapport. Oversikt over utdelte æresmedlemskap finnes vedlagt årsberetningen.

6 Side 6 av 6 Takk til våre sponsorer og medlemmer Avslutningsvis benytter styret anledningen til å takke våre sponsorer, herunder de som bidrar til å fylle klubbens kvote inn mot salg av løp til BSF. Spesielt stor takk til Aktiv 365 Paradis, for gratis treningstimer til våre eldste utøvere, samt til Sparebanken Vest for sitt lojale engasjement. Ekstra hyggelig var det for Tore Grimstad og Morten Urdal å delta som bankens gjester på Brann-kamp 6. april, med påfølgende middag. Bankens muntlige presentasjon overfor våre medlemmer i 2014, ble også positivt mottatt. Takk dessuten til Auto 23 for bidrag, spesielt i anledning Auto 23 Cup. Vår hovedsponsor Nordialog ved Rolf Godø, fortjener ikke minst stor takk for sitt store engasjement og rause bidrag til klubben. Øvrige sponsorer fremgår av vår hjemmeside Styret benytter anledningen til å takke hjertelig alle som har bidratt til gjennomføringen av klubbens aktiviteter. Aktiv deltakelse fra faste ildsjeler, foreldre og foresatte, er en forutsetning for god drift. En stor takk også til trenere og instruktører, men mest av alt til alle utøverne som daglig inspirerer oss gjennom økt mestring og livsglede. Svømming for glede, med måling av individuelle personlige rekorder, gjør alle våre svømmere til vinnere i kraft av egen utvikling. Takk for svømmeåret Slåtthaug Styret i Delfana Leder Nestleder Økonomiansvarlig Sekretær Sportslig ansvarlig Kursansvarlig Banekontaktansvarlig Utstyrsansvarlig Loddbokansvarlig Vara Marianne Thunes Kåre Voldsund Tore Grimstad Ørnulf Risnes Tommy Godø Kjersti Haugland Per Christian Bruu Borghild Hjellestad Hege Kristine Walløe Diana Johnsgaard