TIL KURSLEDER. Infopakke til kursledere

Transkript

1 Innhold Ansvarsfordeling på forbundskurs Arrangementsprofil for forbundsarrangement Grunnlag og metode Kristen tro integrert forkynnelse Prinsipper for ledertrening Forbundets beredskapsplan - sikkerhet Sikkerhetsark Retningslinjer for reising for tillitsvalgte Oppgjørsskjema for tillitsvalgte Mal for rapport og evaluering TIL KURSLEDER

2 Ansvarsfordeling på forbundskurs Kjære kursleder. Takk for at du har sagt ja til oppgaven! Her kommer nødvendig informasjon om praktiske oppgaver i forbindelse med kurset. Tydelig ansvarsfordeling er med på å sikre god kvalitet på våre kurs. Kursleders oppgaver Kursleder er ansvarlig for å planlegge og gjennomføre kurset. Før kurset Finne kursstab (min. to i stab, se også arrangementsprofil) Finne egnet sted i samarbeid med forbundskontoret Planleggingsmøte med kursstab Sende informasjonsskriv til deltagerne i samarbeid med forbundskontoret. (reiseinfo, betaling, utstyrsliste, svarslip med informasjon om allergier, sykdommer, kontaktinfo til pårørende, info om evt forberedelser / nettbasert modul.) Lage budsjett og utstyrsliste for kurset Kjenne til forbundets beredskapsplan. Bestille mat Hente /skaffe nøkkel Tilrettelegging for deltagere med spesielle behov sammen med forbudskontor Under kurset Lede kurset og staben Minne om Frifondfrister til deltagere og reiseregningsskjemaer til stab Sørge for at deltagere og stab får evaluere kurset. Dele ut kursbevis Sikre kurset: Informere om brannreglement, rømningsveier og lignende (1.hjelpsskrin, trygge aktiviteter, forsvarlig bruk av ild osv) Hjemmeleder for alle forbundskurs kontaktes når det er helt nødvendig: 1. Generalsekretær Per Ove Løkstad på tlf a / p / mob Dersom dere ikke oppnår kontakt med generalsekretær skal dere ringe: Landssjef Anne Sjømæling p / mob Etter kurset Takke kursstab Oppsummere og samle evalueringer fra deltagere og stab og sende dette til Forbundskontoret sammen med en rapport Sende oppdatert og signert sikkerhetsark tilbake til forbundskontoret Sende reiseregninger til forbundskontoret innen en uke. Forbundskontorets oppgaver Før kurset Ha en kontaktperson for oppfølging av arrangementet Finne kursleder Hjelpe kursleder med å finne navn til stab Holde kontakt med kursleder Bekjentgjøre kurset Administrere påmeldinger og betalinger Tilrettelegge for deltagere med spesielle behov (allergi, sykdom med mer) sammen med kursstab Finne egnet sted i samarbeid med kursleder Formidle kursmanualer og lignende til kursstab Sende deltagerliste, sikkerhetsark, kursbevis, og kurslederskriv til kursleder. Søke studiestøtte Stille tilgjengelig tur- og leirutstyr til disposisjon Etter kurset Takke kursleder Følge opp evaluering og rapport Gjøre opp økonomien Rapportere studiestøtte Arkivere dokumentasjon til stønader Arrangementer på Nordtangen Kursleder Før kurset Nøkler og infoark hentes på kontoret Liste over mat på lager på Nordtangen er på Forbundskontoret Etter avtale med forbundskontoret kan kjøkkenhjelp leies inn (se eget skriv) Matbestilling: Rimi på Gran sender regning til kontoret, og kan kjøre ut mat etter avtale Under kurset Følge opp kjøkkenhjelp (se eget skriv) Sørge for at rydding og vasking skjer etter avtale Holde bommen låst Etter kurset Kvitteringer/kassalapp for mat som er kjøpt på regning hos Rimi, må sendes til Forbundskontoret. Sende beskjed til Forbundskontoret om hvilken mat som er lagt i (kjeller)lageret eller brukt herfra, slik at matlista er oppdatert. Nøkkel til kjellerlageret henger på kontoret på Nordtangen. Forbundskontor Før arrangementet Sende informasjon om kjøkkenhjelp, mat på lager og annet. Vurdere om det skal brukes kjøkkenhjelp og evt gjøre avtale med disse

3 Arrangementsprofil for forbundsarrangement I vår formålsparagraf slår vi fast at vi ønsker å gi våre medlemmer et møte med kristen tro, og bidra til ansvarsbevissthet, selvstendighet, samfunnsmessig engasjement, mellomfolkelig forståelse og respekt for naturens verdi. Vi ønsker å ta på alvor at alle er skapt som hele mennesker, og det skal synes i arbeidet vårt og i verdiene vi formidler. Dette skal gjenspeiles i våre kurs og arrangementer. For å sikre at KFUK-KFUM-speidernes egenart ivaretas på våre arrangementer bør det tas hensyn til: Forbundets kristne- og ideologiske fokus Speider- og KFUK-KFUM bevegelsens verdigrunnlag (herunder medlemskap i WAGGGS, WOSM, KFUK og KFUM) Utstrakt bruk av utendørs aktiviteter og utendørs metodikk Bevisst kjønnsbalanse i staber, også i funksjons- og oppgavefordelig Bevisst bruk av språk og eksempler med tanke på respekt, likeverd og likestilling, også i underholdning. Informasjon og kommunikasjon om arrangementet skal være bevisst med tanke på: Målgruppe og språkbruk Bruk av logo og visuell profil, som er viktige elementer for å fremstå enhetlig og profesjonelt Kvaliteten og motivvalget på bildene som brukes i markedsføringen Informasjons- og markedsføringsavdelingen på forbundskontoret må gjerne rådspørres. Lederomsorg. Det er viktig at våre frivillige opplever at forbundet setter pris på den innsatsen de gjør. Det må legges til rette for at også arrangører/ stabsmedlemmer skal ha et positivt utbytte av innsatsen de legger ned. Vi skal ikke slite ut lederne våre. Når ledere er deltakere på arrangementer kan dette konkret gjøres ved å lære navnene og gi oppmerksomhet som velkomstkort, god mat, kaffe på sengen. Bevisst bruk av speidermetoden Learning by doing Tradisjoner og seremonier, eksempelvis flaggheis, ord for dagen, leirbål, guides and scouts own og lignende. Patruljesystem Ansvar og utfordringer etter evne. Miljøvennlighet Tilrettelegging for speidere med spesielle behov Se også dokumentet grunnlag og metode. Forbundets grunnregler 5 ARBEIDSMÅTER Norges KFUK-KFUM-speidere vil virkeliggjøre sitt mål gjennom et utviklende speiderprogram som gir ansvar og medbestemmelse, individuell trening og samarbeid med andre ved bruk av patruljesystemet, ved læring gjennom aktivitet og opplevelse og ved hjelp av speiderløfte og speiderlov ved virksomhet der det legges vekt på forkynnelse og kristent fellesskap, mellommenneskelig forståelse, friluftsliv, praktisk og fysisk trening gjennom ledere som med sine liv uttrykker kristen tro og kristne verdier

4 Grunnlag og metode for program og ledertrening i Norges KFUK-KFUM-speidere Gjennom grunnlag og metoder ønsker vi å gi våre medlemmer et møte med kristen tro, og bidra til ansvarsbevissthet, selvstendighet, samfunnsmessig engasjement, mellomfolkelig forståelse og respekt for naturens verdi. Vi ønsker å ta på alvor at alle er skapt som hele mennesker, og det skal synes i arbeidet vårt og i verdiene vi formidler. Formidling av kristen tro er gjennomgripende for alt vi gjør. I tillegg til det som er gjennomgripende, har vi delt inn grunnlag og metoder i fire. Fellesskap Speiderne knytter vennskap i små patruljer, og er en del av et større fellesskap lokalt og nasjonalt. Internasjonalt er vi tilknyttet fire av verdens største barne- og ungdomsorganisasjoner: YWCA, YMCA, WAGGGS og WOSM. Som speidere opplever vi at speiderlov, speiderløfte, speiderdrakt og tradisjoner gir identitet og tilhørighet. Friluftsliv Naturen er en arena for lek, læring og samarbeid. Gjennom utendørsaktiviteter og opplevelser lærer vi å bli kjent med og sette pris på naturen. Friluftsliv er viktig for å lære om vårt felles forvalteransvar for skaperverket og for å utvikle evne til å mestre utfordringer. Utfordringene vokser med alderen, fra det enkle friluftslivet i nærområdet til breturer og bestigning av høye topper. Samfunnsengasjement KFUK-KFUM-speiderne ønsker å frivillig gjøre noe for andre, både lokalt og globalt, og å delta aktivt for å påvirke samfunnet vi lever i. Samfunnsengasjement er viktig for å bevisstgjøre ansvaret vi har for andre mennesker, og for å synliggjøre verdigrunnlaget vårt. Personlig utvikling Vi bruker patruljesystemet, veiledning og learning by doing som metoder i speiderarbeidet. Gradvis større utfordringer og tilpasset ansvar gir utvikling for hele mennesket ut fra den enkeltes forutsetninger.

5 Kristen tro integrert forkynnelse KFUK-KFUM-speiderarbeidet skal fremme kristen tro, gi kjennskap til den treenige Gud og gi hjelp til livstolkning og livsmestring. Forkynnelse er formidling av kristen tro til hele mennesket. Som i all annen speiding er det viktig at speiderne får delta aktivt, oppleve gjennom alle sanser og gjøre erfaringer knyttet til eget liv. Forkynnelse i KFUK-KFUM-speiderne er mer enn å holde andakt ved bare å snakke om kristen tro. Gjennom samtaler og speideraktiviteter ledet av kristne forbilder formidler vi holdninger, verdier, troserfaringer og respekt for skaperverket. Gjennom aktiv bruk av bibelfortellinger, sanger og bønner i speiderarbeidet gir vi kjennskap til kristen tro. Speiderne deltar også aktivt i gudstjenester med dåp og nattverd og i de kirkelige høytider. Speiderne blir kjent med kirkerommet og bruk av kristne symboler (for eksempel lystenning). I fellesskapet får de et religiøst språk til hjelp i livets sorger og gleder. Integrert forkynnelse Integrert forkynnelse innebærer at kristen tro trekkes inn i all speideraktivitet. Når ting griper inn i hverandre, blir summen større enn delene hver for seg. Forkynnelse og andakter er derfor ikke noe som kommer i tillegg til programmet vårt, men er med i alle programområdene. Det er i hovedsak to innfallsvinkler til denne måten å jobbe på: Fra aktivitet til tema I den første måten velger en aktiviteten først, og finner et tema fra kristen tro som passer til den valgte aktiviteten. Eks: Tema for møtet er mat i friluftsliv. Temaet gir mulighet for å trekke inn ulike kristne emner. Måltidsfellesskapet hos de første kristne, lage bordbønn, Jesus metter 5000 (Joh. 6,1-15), disiplene kaster garnet på andre siden av båten (Joh. 21,1-14), manna fra himmelen, Sareptas krukke (1.Kong. 17), påskemåltidet. Fra tema til aktivitet Den andre måten er å finne et tema fra kristen tro som en ønsker å formidle, og så lage aktiviteten utifra det. Eks: Tema for møtet er bibelfortellingen om mennene som ble firt ned bymuren med et rep. (Josva 2) For å formidle bibelfortellingen velger man rapellering som en av aktivitetene.

6 Prinsipper for ledertrening TIL KURSLEDER Dette dokumentet definerer hva vi mener med begrepene ledelse og ledertrening i KFUK-KFUM-speiderne. Det benyttes som grunnlag for opplæring i ledelse gjennom ledertreningen. Dokumentet skal være kjent av alle forbundets ledere, og skal ha et spesielt fokus i opplæringen av ledertrenere. Formålsparagrafen Ledelse i KFUK-KFUM-speiderne utøves i samsvar med vår formålsparagraf: Norges KFUK-KFUM-speideres mål er å fremme og drive et speiderarbeid for å hjelpe barn og unge til å utvikle en kristen tro og oppdra dem til ansvarsbevissthet, selvstendighet, samfunnsmessig engasjement, mellomfolkelig forståelse og respekt for naturens verdi. Grunnlag og metoder KFUK-KFUM-speidere utøver ledelse ved å bruke speidermetoden, slik det fremkommer i dokumentet Grunnlag og metoder i Norges KFUK-KFUM-speidere. Dette innebærer blant annet bruk av patruljesystemet, friluftsliv og learning by doing. Definisjoner LEDELSE Ledelse i KFUK-KFUM-speiderne er å stimulere til utvikling og måloppnåelse gjennom motivering, samarbeid og veiledning. Ledelse utøves av de som har lederfunksjoner. LEDERFUNKSJON En lederfunksjon er et definert arbeidsområde med tilhørende oppgaver og ansvar. Eksempler på lederfunksjoner er patruljefører, enhetsleder og landsstyremedlem. LEDERTRENING Begrepet ledertrening benyttes vanligvis om spesifikk opplæring for personer som har lederansvar. Samtidig mener vi at all speideraktivitet er ledertrening, fordi speiding gir alle medlemmer opplæring i ledelse. Kristen ledelse Vi ser på ledelse som en kristen tjeneste. Dette betyr at vi med Guds hjelp og med Jesus som forbilde møter mennesker som likeverdige, viser evne til tilgivelse, utfordrer, og har kjærlighet til våre medmennesker. For at speiderne skal ledes til kristen tro, må lederne formidle kunnskap om kristen tro, og søke å være et forbilde. Alle med lederoppgaver skal legge til rette for at medlemmene skal få utvikle sin kristne tro. Vi er alle mennesker som er skapt i Guds bilde, med unike evner og muligheter. Hver leder skal ha rom til å fylle sin lederfunksjon med hvem hun eller han er. Ledererklæring For å sikre kristent lederskap i organisasjonen, ønsker vi at våre ledere skal skrive under på en ledererklæring. Jeg kjenner Norges KFUK-KFUM-speideres grunnregler og vil som leder arbeide i samsvar med disse. Jeg tror på Jesus Kristus, min Herre og Frelser, og ser på min lederoppgave som en kristen tjeneste. I tro på Guds hjelp vil jeg søke å lede mine speidere til en kristen tro og hjelpe dem til å leve etter sitt løfte. Voksne som ikke ønsker å skrive under på ledererklæringen er velkomne til å ha lederfunksjoner i vårt forbund som ikke krever ledererklæring. Alle medlemmer som fyller 17 år skal få tilbud om ledersamtale. Ledersamtalen tilbys alle uavhengig om de ønsker å skrive under på ledererklæringen eller ikke, og skal blant annet komme inn på ordlyden i ledererklæringen og hva denne betyr for den enkelte. Nye ledere som er over 17 skal også få tilbud om ledersamtale. Ledelse Ledelse består av mange elementer, og i forbundet finnes mange ulike lederfunksjoner. Disse utgjør til sammen en helhet som skal bidra til utvikling av hele mennesket. På den måten er vi med på å oppnå forbundets mål. Demokratisk ledelse KFUK-KFUM-speiderne har en demokratisk ledelsesform som innebærer å støtte og motivere andre i sin utvikling og i sin evne til å ta beslutninger. Vi mener at samarbeid, oppmuntring og gode spørsmål er mer utviklende enn ferdige løsninger og fasitsvar.

7 Situasjonsbestemt ledelse KFUK-KFUM-speiderledere benytter situasjonsbestemt ledelse. Dette innebærer at lederen tilpasser graden av støtte og styring ut fra situasjonen og hvem hun eller han er leder for. Internasjonalt perspektiv KFUK-KFUM-speiderne er medlemmer av fire verdensomspennende organisasjoner og har mange ulike samarbeidspartnere. Vår ledertrening blir til i et samspill med organisasjonene vi samarbeider med, der vi kan bidra med og hente ideer fra hverandre. Denne erfaringsutvekslingen bidrar til å heve kvaliteten på vår ledertrening. Lederes oppgaver Det er mange ulike roller ledere skal og kan fylle. Gjennom ledere som utfyller hverandre ønsker vi at våre lederfellesskap skal ta hånd om følgende lederoppgaver: Ledere tydeliggjør, kommuniserer og følger opp målene i forbundets formålsparagraf. Ledere legger til rette for gode relasjoner mellom medlemmene, og lederen samarbeider med andre. Dette handler om å møte mennesker som likeverdige, skape trivsel, gi rom for forskjeller, inkludere alle og gjøre andre bedre. Ledere motiverer gjennom å skape engasjement og gi ros. Ledere formidler kunnskap. Ledere tar ansvar. Dette betyr å ta initiativ og beslutninger når det trengs. Ledere skaper trygghet og forutsigbarhet. Dette betyr å være en god rollemodell, sette grenser, stille krav, informere alle parter og sørge for sikkerhet. Ledere gir ansvar og oppfølging. Dette betyr å utfordre andre, delegere oppgaver og bistå med planlegging og nødvendige ressurser. Ledere tar vare på og videreutvikler vår identitet som KFUK-KFUM-speidere. Ledere peker på Jesus og viser vei til kristen vekst. Dette betyr å formidle Guds kjærlighet gjennom ord, liv og lederskap slik at medlemmene får hjelp til å vokse i egen tro. Ledere har det gøy! Ledertrening i KFUK-KFUM-speiderne Mål for ledertreningen For KFUK-KFUM-speiderne er målet med ledertreningen at speiderarbeidet som drives skal være godt forankret i forbundets ideologi, grunnlag og metoder, og at formålsparagrafen er det tydelige målet. Ledertreningen skal gi forbundet kvalitetssikring i metodebruk i speiderarbeidet. I det ligger konsekvent bruk av speidermetoden, kristen forankring og trygge fellesskap. Ledertreningen skal gi den enkelte kompetanse og verdier i tråd med formålsparagrafen og en opplevelse av at speiderarbeidet gir mening, utvikling og et godt fellesskap. For den enkelte speider/leder er målet med ledertreningen at den enkelte skal få utvikle seg som et helt menneske. Ledertreningen skal gi den enkelte tilpassede utfordringer og muligheter for refleksjon, moro gjennom samhandling med andre, og kompetanse til de oppgaver man tar på seg. KFUK-KFUM-speiderne mener at dersom disse målene oppfylles vil våre ledere i tillegg ta med seg verdifull kompetanse og engasjement til andre arenaer og dermed være til nytte for samfunnet for øvrig. Arenaer for ledertrening Ledertrening i KFUK-KFUM-speiderne skjer på flere arenaer, både ad-hoc og innenfor formelle rammer: fra 7. klasse og oppover skjer en del av ledertreningen gjennom kurs en-til-en den enkelte patruljefører/leder får spesiell oppfølging gjennom samtale med en annen leder en-til-flere en leder driver spesiell opplæring mot en gruppe innenfor et avgrenset tema, for eksempel i en ledersamling små fellesskap ledertrening skjer gjennom erfaringsutveksling, for eksempel i førerpatruljen, lederfellesskapet i gruppa eller kretsen eller mellom nabogrupper store fellesskap ledertrening skjer gjennom deltakelse i internasjonale arrangementer og kontakter spesielle tiltak mot spesifikke målgrupper som varierer med forbundets satsningsområder og behovene blant medlemmer og ledere

8 Forbundets beredskapsplan - sikkerhet Vedtatt av landsstyret arkiv 111 Revidert plan vedtatt av landsstyret Denne planen skal være godt kjent av alle som arrangerer leirer, turer og møter i Norges KFUK-KFUM-speidere. Ved utenlandsreiser gjelder egne regler, ta kontakt med forbundskontoret. Alle bør i tillegg kjenne til og ha tilgjengelig Ressurshefte for sikkerhet i friluftsliv som kommer i nyrevidert utgave i løpet av Det finnes også en beredskapsplan for seksuelle krenkelser. 1. Uteleder Ta ledelsen det er ditt ansvar. Opptre rolig og bestemt. Organiser arbeidet og fordel oppgavene. Gi direkte, enkle og entydige ordrer. Husk å lade og å sette på mobilen ved start av arrangementet vær tilgjengelig! Dersom patruljefører er turleder, må vedkommende vite hvem som er ansvarlig hjemmeleder over 18 år, og ringe dit for veiledning. Patruljer på tur skal alltid ha en ansvarlig leder over 18 år som skal være tilgjengelig 24 timer i døgnet, dette kan være en egnet forelder. Ved patruljeturer er patruljefører uteleder. Selv om det på en leir eller tur er med en leder over 18 år, bør foreldre og andre i tillegg kunne ringe en hjemmeleder (over 18 år) med kjent skriftlig kontakt-informasjon før leiren/turen starter. Få oversikt over situasjonen. Bedøm raskt behovet for hjelp og sikre skadestedet. Ikke still deg til rådighet for pressen, med mindre politi og kretsleder/generalsekretær gir klarsignal. Vi skal IKKE offentliggjøre navn på forulykkede. Henvis alltid pressen til kretsleder/generalsekretær, og skjerm lederne og deltakerne. Ring speidernes varslingstelefon Varsle alltid hjemmeleder og kretsleder. Ved leteaksjon noen er savnet Hvor ble personene sist sett, gå raskt igjennom dette med alle deltakerne. Forsøk å avgrense området. Er situasjonen uoversiktlig eller kritisk, ring 112 straks! La minst èn leder bli igjen med de yngste speiderne. Disse holder seg i ro eventuelt på hytta eller leirplassen. Resten av lederne og de eldste speiderne fordeler leteområdene mellom seg, men spis godt med mat før dere begynner å lete! NB! Gå alltid 2 og 2 sammen! Avtal en samling minst hvert 15. minutt. Ikke gå lengre fra hverandre når en leter enn at en sikrer kontakt med den nærmeste gruppen på hver side. Etter 30 minutters leting skal politiet ringes på tlf nr 112. Fortsett å lete så lenge dere kan og det er forsvarlig, og så lenge dere får lov av politiet. Overlat ansvaret for leteaksjonen til politiet når de kommer, det er deres ansvar. Bistå politiet og informer dem grundig og systematisk. Ta vare på de andre lederne og deltakerne på turen. Husk at mange speidere i dag har mobiltelefon og ringer raskt til sine foresatte. Lag en plan for varsling av foreldre, dette kan gjerne organiseres av hjemmeleder. Uteleder bør ta færrest mulig telefoner, og ellers være tilgjengelig for samtaler. Forsøk å fullføre programmet, reis ikke hjem straks. Ta vare på eiendeler. Ved brann, snøskred og annen alvorlig ulykke Sikre skadede. Ved brann, snøskred, eksplosjonsfare få de skadede i sikkerhet. Unngå panikk. Sikre de uskadede, og få disse bort fra risikosonen. Få oversikt over situasjonen. Bedøm raskt behovet for hjelp. Sikre skadestedet og bedøm risikoen ved å oppholde deg i området. Opprett skredvakt etter snøskred. Fordel oppgavene. Gi melding, ring: 113 Lege, for øyeblikkelig hjelp. 113 ringer videre til politi og brannvesen om det er nødvendig. Hvem ringer? Husk: navn, adresse, telefonnummer det ringes fra. Hva har hendt? Hvor mange er skadet? Hvor? Angi kartreferanse eller beskrivelse. Få meldingen bekreftet. Sørg for at noen tar seg av de andre deltakerne på turen. Oppsøk redningsmannskapet og informer dem straks de ankommer. Bistå redningsmannskapet så lenge det er behov for det. Ved dødsfall/alvorlig personskade Varsle lege 113 og politi 112. Politi har alltid ansvar for å varsle om dødsfall og alvorlige ulykker til pårørende, det er IKKE din oppgave. Ta hånd om ledere og deltakere på turen. Uteleder ringer speidernes varslingstelefon Henvis alltid presse til kretsleder eller til generalsekretær/ landssjef. Telefon til kretsleder er: 2. Hjemmeleder Ta kontakt med politiet/lokal redningsledelse for å for-

9 visse deg om at politiet har mottatt meldingen fra utelederen. Etter avtale med utelederen, igangsette varsling av foreldrene. Informer kretsleder og avklar hvem som gjør hva videre. I samråd med kretsleder informere pårørende (ikke ved dødsfall, det gjør politi/prest), helsetjeneste, generalsekretær ( ), og eventuelt menighet og skole. Finn et egnet lokale, slik at det kan fungere som et møtested for medlemmene i gruppen og de pårørende. Forsøk å få til enkel bevertning i speiderlokalet. Overlat ansvaret for dette til en annen leder. Sammen med kretsleder: Sørg for et felles møte med informasjon i et egnet lokale før turen avsluttes. Sørg for å avtale nytt møtetidspunkt i egnet lokale for gruppen og de pårørende. Sørg for at helsetjenesten og presten tilbyr alle en samtale eller oppfølging. Lederne på turen og nærmeste pårørende skal alltid ha en slik samtale før de går hjem. Sørg for at helsetjenesten fortsetter oppfølgingen. Sørg for at de pårørende skjermes fra presse. 3. Kretsleder Informer forbundet ved generalsekretæren Kretsleder/visekretsleder skal ha vikarberedskap i ferier eller i situasjoner der de er utilgjengelige av andre grunner. Kretsleder eller en annen kompetent person sørger for at to personer reiser til skadestedet så raskt som mulig. Deres oppgave er å: Hjelpe lederne og deltakerne på turen. Bistå politiet. Informere kretsleder og hjemmeleder. Se til at pårørende på åstedet får oppfølging av politi, helsepersonell og prest. Kanalisere journalister og presse til generalsekretær ( ) Hjelp hjemmeleder med hans oppgaver. Sammen med en person reiser til speiderlokalet for å hjelpe til med arbeidet der. Sørge for at det alltid er 2 personer som reiser/jobber sammen. Uttale seg til pressen etter samråd med generalsekretær. Orientere pressen om hvor og når de kan få informasjon. Innkall evt. til en pressekonferanse og lag pressemelding. Presseberedskap: Be om å få lese gjennom intervjuet, be om å få ringe tilbake for å vinne tid, oppgi aldri navn annet enn ditt eget, si noe om opplæringen av speiderne i sikkerhetsberedskap. Kretsleder er ansvarlig for at kretsen ved kretsarrangementer har en fungerende beredskapsplan lik denne. 4. Generalsekretæren Assistere kretsleder og forsikre seg om at kretsleder er orientert om oppstått hendelse. Ved alvorlige hendelser kan det være naturlig at generalsekretær bistår kretsen enten på skadested eller i lokalmiljøet. Bidra til at tilstrekkelige og riktige opplysninger om forbundet kommer fram til politiet, pårørende og medier. Landssjef og generalsekretær vurderer tilstedeværelse ved alvorlig personskade/dødsfall. Kun generalsekretær og landssjef uttaler seg på vegne av hele forbundet. Generalsekretær holder landsstyret ved Landssjefen løpende orientert.

10 Sikkerhetsark Arket fylles ut før eller ved kursstart. Brann og rømningsplan gjennomgås, møtested ved brann avtales. Denne oppbevares sammen med beredskapsplan under kurset. Hjemmeleder: Generalsekretær Per Ove Løkstad (a /p /m ). Hvis generalsekretær er utilgjengelig: landssjef Anne Sjømæling (p /m ). Deltakers navn Allergier eller annet vi bør vite Nærmeste pårørende (navn og kontaktinfo under kurset) Romplassering: Stab

11 Retningslinjer for reising for tillitsvalgte 1. DEFINISJONER 1.1 REISEGODTGJØRELSE Reiser i forbindelse med oppdrag for landsstyret eller landsting. Reiser ved møter i arbeidsgrupper, komiteer, representasjon o.l. Det gis full dekning for billigste reisemåte. Skjema som skal brukes: Reiseregning for tillitsvalgte 1.2 REISEFORDELING Deltakerens samlede reisekostnader fordeles likt på hver enkelt. Nyttes ved landsting og kan vedtas for enkelte sentrale samlinger og kurs. Skjema som skal brukes: Skjema for reisefordeling. 2 BESTEMMELSER 2.1 REISEMÅTE Reisen skal foretas på billigste reisemåte for forbundet. Andre reisemåter kan nyttes når reisen ellers vil ta lang tid eller virke urimelig belastende. Dette skal avklares med komiteleder eller kontaktperson på forbundskontoret. Forbundet dekker reise t/r fra bosted til møtested, annet må avtales med fagsekretær. Dyre reiser kan ved enkle grep bli billigere reiser Bestille reise i god tid Dette reduserer kostnadene på flyreiser betydelig. NSB har et visst antall grønne seter på de fleste avganger og jo tidligere man bestiller, desto større er muligheten for billig reise (dette er muligens under endring). Flybilletter på nettet Dette reduserer reiseutgiftene. Man kan enten selv bestille og reiseutgifter belastes privat kredittkort, eller man kan be forbundskontoret bestille og den elektroniske billetten sendes pr e-post fra flyselskap til den reisende. NB: Kopi av den elektroniske billetten må sendes forbundskontoret som bilag til reiseregning. Dette gjelder også når billetten er bestilt av forbundet. Ekspressbusser og tog Ved å ha kundekort, får man reiseutgiftene ned. Bussrutenettet er godt utbygd og ofte billigere enn tog. Reise tur/retur Gardermoen Tre aktuelle reisemåter: Regiontog. Disse går to ganger i timen og bruker 26/38 min på turen. Pris kr 86,-. Billettkjøp i NSB-automat v/nedgang, i skranke eller om bord i toget. Flybuss. Går tre ganger i timen. Reisetid ca 50 min, stoppested flere steder i Oslo sentrum. Pris ca kr 130,- Rabatt på kjøp av t/r-billett (kan brukes over tid). Det går også flybusser til ulike bestemmelsessted i Oslo-regionen (studenter 1/2 pris). Flytog. Avgang hver 10 min. Reisetid ca 20 min. Pris kr 160,- (studenter 1/2 pris) Flytoget benyttes kun om man har veldig dårlig tid! Privat bil Bruk av privat bil kan brukes når andre reisemuligheter er lite hensiktsmessige eller når flere kan kjøre sammen og på den måten spare reiseutgifter. Bruk av privatbil skal avklares med komiteleder eller fagsekretær på forbundskontoret. Bruk av egen bil dekkes med 50% av gjeldende statens satser. Dette gjelder også for passasjerer, tilhenger osv. Bomavgift, parkeringsutgifter o.l. dekkes i sin helhet. Bruk av drosje skal avklares med komiteleder eller fagsekretær på forbundskontoret 2.2 MATUTGIFTER Varer reisen over tid og det ikke serveres mat, kan rimelig bespisning dekkes etter regning. 2.3 OVERNATTING Overnatting i forbindelse med reise skal skje på billigst mulig måte. Er man på speider-arrangement, overnatter man sammen med lederne eller kursdeltakere. På reiser kan overnatting gjerne skje hos ledere eller hos kjente. Finnes ingen annen mulighet, velges et rimelig hotell/ pensjonat. 2.4 VALGTE VERV For personer som velges til et verv, f. eks i landsstyret eller i RR-nemnda, dekkes reiser fra og med første ordinære møte etter at tinget er avholdt og ut valgperioden. 2.5 REPRESENTASJON Det er komiteleder, ev. i samarbeid med forbundskontoret, som avgjør om noen skal representere, delta på kurs el. i kraft av å være komitemedlem. Budsjettet for komiteen vil avgjøre om dette betales av forbundet.

12 2.5 ANDRE UTGIFTER Eventuelle andre utlegg som har vært nødvendige i forbindelse med reisen, dekkes etter regning. 3 ADMINISTRATIVE FORHOLD 3.1 BILLETTBESTILLING Billettbestilling kan gjøres direkte av den enkelte, eller av forbundskontoret. Jo tidligere man gir beskjed om en reise, desto rimeligere blir billetten. 3.2 FORSKUDD Hvis det er behov for reiseforskudd, meldes dette til kontaktperson ved forbundskontoret tidligst mulig. Reiseforskudd blir da sendt i god tid før reisen. 3.3 OPPGJØR Snarest etter reisen sendes ferdig utfylt skjema med originale kvitteringer til kontoret. Husk å påføre ditt kontonummer og kvittere nederst på arket. Oppgjør kan ventes innen 2 uker. Utlegg, reiseregninger og lignende for året, skal sendes forbundskontoret senest For arrangement senere enn denne dato skal oppgjørsskjema sendes inn umiddelbart. 3.4 RETURNER BILLETTSTAMMER Får man tilsendt flybilletter som er dekket av forbundet, eller betaler disse selv, skal disse følge med oppgjørsskjemaet. Hvis ikke dette gjøres, skal beløpet egentlig innberettes som lønn og kan dermed bli skattepliktig. Se ellers det som står om elektronisk billett. Til slutt: Er man på reise som speider, og spesielt når reisen er betalt av forbundet, er det naturlig at man reiser i speiderskjorte. GOD REISE! Forbundskontoret

13 Oppgjørsskjema for tillitsvalgte Sendes forbundet: postboks 6810, st Olavs plass, 0130 Oslo NAVN KONTONUMMER ADRESSE ARRANGEMENT DATO REISEGODTGJØRELSE (overført fra kjøregodtgj. skjema) spesifikasjon antall sats Konto/prosjekt beløp Fra/Til/Dato/Tid: 1,75 TILHENGER / PASSASJER, ant pass/henger * km 0,75 BOMPENGER, PARKERINGSBILLETTER, vedlagt SUM kjøring ANDRE UTLEGG (bilag vedlegges) spesifikasjon Konto/prosjekt beløp SUM utlegg UTGIFTER FORBUNDET HAR HATT: (reisebilletter/forskudd) Bilag må vedlegges, f.eks. billettstamme) TIL UTBETALING: (kjøring + utlegg - evt forskudd): dato underskrift attestert anvist

14 Mal for rapport og evaluering Kurs: Dato: Sted: Kursleder: Kursstab: Kontaktperson på forbundskontoret: Deltageravgift: Antall deltagere: Resultat kr.: TIL KURSLEDER Evaluering stab Sted Kursramme Forberedelser Gjennomføring og måloppnåelse Moduler inkl. evt. nettmodul/forarbeid Arbeidsmengde Kontakt med forbundskontor Hva bør gjøres annerledes en annen gang Forbedringer / endringer i programøktene Annet Vedlegg Faktisk program (med tidsbruk, temaer med mer) Infoskriv Signert deltagerliste Oppsummering av deltagernes evalueringer Eventuell skade eller uhell Navn, skade, kort beskrivelse av hendelse og håndtering Husk også å skrive skademeldingsskjema.