Overordnede eierskapsstrategier. Eierstyring i regi av Vadsø kommune

Transkript

1 Overordnede eierskapsstrategier Eierstyring i regi av Vadsø kommune 1

2 Innhold Eierskapsstrategier Prinsipper for god eierstyring i regi av Vadsø kommune Forholdet til selskaper/selskapets styrer Samfunnsansvar Styringsrammer/-rom i de ulike selskapsformer Aksjeselskap (AS) Kommunale foretak (KF) Interkommunale selskap (IKS) Stiftelser Eierstyring i regi av Vadsø kommune Kommunens mål med eierskap Valg av styremedlemmer, medlemmer til bedriftsforsamlinger etc Oppfølging av selskapenes økonomi Eierskapsmeldinger 2

3 Eierskapsstrategier Norske kommuner har i dag en stor frihet til å organisere sine tjenester slik man finner det mest hensiktsmessig. I Vadsø som i andre norske kommuner har det vært en utvikling i retning av etablering av stadig flere selvstendige rettsubjekter. Det er særlig perioden fra 1990 hvor dette har vært en vanlig og ønsket løsning. Vadsø kommune har i dag en portefølje av selskaper organisert som aksjeselskap, kommunale foretak, interkommunale selskap og ansvarlige selskap. I tillegg har man eierskap/deltakelse i stiftelser og mer uformelle interkommunale samarbeidsformer (i hht kommuneloven 27). Felles for alle disse er at de representerer andre styringsmessige innplasseringer og utfordringer enn den tradisjonelle forvaltningslinjen. Vadsø kommunes eierandel i de ulike selskaper varierer. De langt fleste selskaper eies sammen med andre og ofte nærliggende kommuner. Noen selskaper er igjen morselskaper i konsern med en rekke datterselskaper. Noen selskaper er underlagt sterk konkurranse betinget av nærmest upåvirkelige markedsmekanismer mens andre selskaper ivaretar rene monopoloppgaver. Det gir utfordringer for eierstyringen som gjerne krever en bred og kompetent tilnærming til eierrelaterte problemstillinger. Vadsø kommune, uavhengig av eierandel og andre eieres syn, skal som eier klart uttrykke sine forventninger og forutsetninger i de respektive sammenhenger. Eiers forventninger og forutsetninger danner rammene for ethvert selskap. Innenfor denne rammen legges det til grunn at selskapene ivaretar hensynet til miljø, omstilling, mangfold, etikk mm. En ytterligere klargjøring av målet med eierskapet i selskapene er viktig for å bidra til at eierskapet blir forvaltet på en god og riktig måte. Det vil blant annet bli lettere å formulere forventninger og vurdere selskapenes prestasjoner. Selskapene vil også på en enklere måte kunne definere hovedoppgavene og vite hva som krever eiers medvirkning. 3

4 Dette dokumentets relevans vil være ulikt for de ulike kommunale selskapene. Det vil være retninger og formuleringer som for noen oppfattes som fremmede og kanskje oppfattes til dels i strid med selskapets formål. For andre selskaper kan dette gi langt mer relevans og retning. Det er avgjørende at de respektive selskapers styrer søker ytterligere avklaringer der dette ev behøves. Eierforventninger krever oppfølging. Det er naturlig at eier selv, f eks gjennom periodiske eiermeldinger, følger opp selskapenes disposisjoner/status i forhold til de mål som er satt. Kommunelovens (kml) kap 12 har bestemmelser om internt tilsyn og kontroll. Kml 77 (pkt 1) hjemler opprettelse av eget kontrollutvalg og (pkt 5) pålegger dette å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm (eierskapskontroll). Kml 80 hjemler kontrollutvalg og revisors rett til innsyn for å føre slik kontroll med interkommunale selskaper og i aksjeselskaper som er 100% eid av kommune/-r (selskapskontroll). Kommunestyret vedtar årlig egne retningslinjer for utøvelse av kontroll i hht kml 77 pkt 5 og 80. Vadsø kommunes eierskapsstrategier identifiserer prinsipper for god eierstyring, objekter for eierstyring, klargjør forventninger og forutsetninger i regi av Vadsø kommune og trekker frem viktige forhold/forutsetninger for et eierskap i regi av Vadsø kommune. Kommunestyret inviteres årlig til å følge opp utviklingen i de aktuelle selskaper og på dette grunnlag uttrykke ønskede korreksjoner. 4

5 Prinsipper for god eierstyring i regi av Vadsø kommune Vadsø kommunes prinsipper for god eierstyring er i tråd med allment aksepterte eierstyringsprinsipper og de omhandler vesentlige forhold som likebehandling, åpenhet, uavhengighet, styresammensetting, styrets rolle mv. Disse prinsippene suppleres av Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (KS Eierforum). Disse prinsippene beskriver spilleregler som bør følges av henholdsvis selskapsledelse, styret og eierne, og enkelte viktige hensyn som må ivaretas for at samspillet mellom selskapet og eierne skal fungere godt. Slike prinsipper sier imidlertid mindre om hvilke hensyn eiere kan ønske å ivareta gjennom sitt eierskap i det enkelte selskap. Derfor har Vadsø kommune her lagt vekt på å gjøre rede for hvilke hensyn som Vadsø kommune vil ivareta i sin eierskapspolitikk. Resultatmål Det enkelte selskap som er eid/deleid av Vadsø kommune skal ha klare resultatmål. Disse resultatmålene skal meddeles selskapenes styrende organer. Realisering av resultatmål er styrets ansvar. Forholdet til selskaper/selskapets styrer Utgangspunktet er være at kommunen som eier fastsetter overordnede mål, mens det er styrets ansvar å gjennomføre disse. Når kommunen som eier ev gjennom generalforsamlingen/selskapsmøtet instruerer styret, eller omgjør et styrevedtak, løftes ansvaret opp til eierorganet. Det er fullt mulig å ta opp forhold som er av samfunnsmessig betydning i den eierdialogen kommunen har med sine selskaper (også i de deleide selskapene) på lik linje med andre interessenter. Kommunen som eier vil således kunne ha god påvirkningskraft, selv om det til sist er styret som er ansvarlig for å foreta de konkrete avveiningene av ulike innspill og interesser. Dersom styret ikke følger opp det som eier 5

6 kommuniserer i eierdialogen, må Vadsø kommune som aksjonær vurdere å ta dette opp på generalforsamlingen. Vadsø kommune som kvalifisert og tilstedeværende eier Ordfører skal opptre som eierrepresentant på vegne av Vadsø kommune i alle selskaper hvor dette er påkrevd. Det sikrer at de eiersyn og vurderinger som kommunestyret gjør effektivt kan overleves selskapene i de riktige organer. Det fører også til at ordfører effektivt kan informere kommunestyret om selskapsmessige forhold. Ordførers rolle som eierrepresentant legger godt til rette for at ulike prinsipper for god eierstyring følges opp samt at det sikrer en tilstedeværelse og beslutningsdyktighet i de ulike selskapene. Valg av styrer, styresammensetning, styreansvar Styresammensetningen skal være kjennetegnet av kompetanse, kapasitet og mangfold utifra det enkelte selskaps egenart og behov. Vadsø kommune skal som eier og deleier legge til rette for gode, helhetlige prosesser hva gjelder styresammensetninger. Medlemskap i et selskaps styre medfører i utgangspunktet automatisk inhabilitet etter forvaltningsloven 6. Det er viktig at habilitetshensynet ivaretas på en måte som skaper tillit og trygghet i de eiermessige avveininger. Hensynet til kommunestyrets eierrolle og habilitet gjør at medlemmer av kommunestyret som hovedregel ikke skal velges som styremedlemmer. Ethvert styre må være sitt ansvar bevist. Vadsø kommune ber om at eventuelle kollektive ansvarsforsikringer for styret underlegges drøftinger med eierne på et relevant grunnlag. Selskapenes styrer skal ivareta en uavhengig kontrollfunksjon på vegne av selskapenes eiere. Samfunnsansvar Kommunen forventer at alle selskaper tar samfunnsansvar, uavhengig av om de er eid fullt ut av kommunen, kommuner eller for den saksskyld sammen med andre aktører (f eks private). 6

7 Å vise samfunnsansvar innebærer at selskapene forholder seg åpent til alle som har legitime interesser knyttet til virksomheten. Å ivareta selskapets interesser er hovedoppgaven. Det betyr å drive lønnsomt innenfor de rammer som er trukket opp. Samfunnsansvaret handler om å drive virksomheten slik at den i det store og hele gir et positivt bidrag til samfunnet. En slik tenkning krever at selskapene tar et bredt ansvar, blant annet i forhold til miljøkonsekvenser, etisk forsvarlig opptreden med videre. Aktivt samfunnsansvar innebærer at økonomi og etikk omforenes i alle deler av virksomheten fra valg av samarbeidspartnere til investeringer i for eksempel ansattes arbeidsvilkår. Samfunnsansvarlig selskapsledelse innebærer at selskapet bestreber seg på å ha en gjennomgående god praksis overfor alle sine interessenter. Arbeidet med samfunnsansvar er ikke, og bør ikke ses som, løsrevet fra arbeidet med forretningsstrategi og virksomhetsutvikling. Det dreier seg om å integrere slike hensyn i strategiprosessen og driften av virksomheten. En helt avgjørende forutsetning for at hensynet til miljø, lokalsamfunn, ansatte og eiere skal kunne ivaretas er at selskapene er lønnsomme. Det er derfor viktig at selskapene kontinuerlig tilpasser seg endringer i omgivelsene og videreutvikles på en god og konstruktiv måte i dialog med eiere, ansatte, lokalsamfunn og andre. God eierstyring og selskapsledelse er basert på en klar ansvars- og rollefordeling samt grunnleggende tillit i relasjonene mellom rollene. Vadsø kommune har i mange sammenhenger betydelig markedsmakt og denne må forvaltes varsomt. I andre sammenhenger er Vadsø kommune både eier og kunde i selskaper. Kjøp av varer og tjenester må klart skilles fra eierrollen/eierskapet. Vadsø kommune har selv utarbeidet og etterlever et etisk reglement i tråd med anbefalinger fra ulikt hold. Vadsø kommune forventer at alle selskaper med kommunale eierandeler utformer et verdigrunnlag og etiske retningslinjer. 7

8 Styringsrammer/-rom i de ulike selskapsformer Styringsrammene for de respektive selskaper utgjøres gjerne av underliggende lov/forskrift, vedtekter og ev andre avtaler som eiere har forpliktet seg til (f eks aksjonæravtaler). I noen sammenhenger er det i tillegg etablert egne eierstrategiske dokumenter i form av f eks aksjonæravtaler (f eks Varanger Kraft AS) som ikke nødvendigvis er eiermessig forpliktende og/eller uttømmende men som likevel bør legges til grunn for eierstyringen. Rammene for de aktuelle selskapsformer hvor Vadsø kommune er involvert som eier kan sammenfattes som følger: Aksjeselskap (AS) Aksjeselskap etableres og drives med utgangspunkt i Lov om aksjeselskaper. Eiers ansvar er i motsetning til andre selskapsformer under begrenset til aksjekapitalen. Generalforsamlingen er selskapets øverste organ. Styret forestår selskapets forvaltning/formuesforvaltning og tilsetter daglig leder. Daglig leder forestår selskapets daglige ledelse. Utover ordinær generalforsamling kan eiere påvirke selskapet gjennom ekstraordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling skal innkalles av styret når styret selv finner det nødvendig eller når eier/eiere som representerer minst 10% av aksjekapitalen krever det. Selskapets resultat disponeres av generalforsamlingen. Styret skal gi forslag (herunder utbytte) til slik disposisjon. Vadsø kommune bør i alle relevante sammenhenger søke å foretrekke bruk av aksjeselskapsformen. Selskapsformen representerer et godt og avklart rammeverk for nødvendig selskapsmessig styring samtidig som eiers risiko er definert og begrenset. Kommunale foretak (KF) Opprettelse og drift av kommunale foretak er regulert i Lov om kommuner og fylkeskommuner kap. 11: Et kommunalt foretak er en utskilt og ganske frittstående del av kommunens forvaltning, men er ikke et eget rettssubjekt. Bestemmelsene om kommunale foretak er gjerne utformet med sikte på organisering av 8

9 mer forretningspreget virksomhet i kommunal regi. Det er imidlertid kommunen som i siste instans er part i foretakets avtaler og som hefter for de forpliktelser som foretaket pådrar seg (gitt at KF ikke er et eget rettsubjekt). Kommunestyret er foretakets øverste organ og oppnevner styre og fastsetter vedtekter. Foretaket ledes av styret som ansetter daglig leder. Daglig leder forestår foretakets daglige drift. Rådmannen har ikke instruksjonsmyndighet overfor foretaket men kan utsette gjennomføringen av vedtak inntil saken er behandlet i bystyret. Styret og daglig leder har myndighet til å binde kommunen utad, men ikke lenger enn den tildelte kompetansen gir grunnlag for. Kommunestyret godkjenner KF ets budsjett og styret står etter dette relativt fritt med hensyn til sine disposisjoner innenfor dette. Bystyret gir gjerne sine retningslinjer gjennom selskapenes vedtekter. Da disse ofte er vidt formulert representerer de ofte forholdsvis vide fullmakter og handlingsrom for foretakenes styrer. Denne organisasjonsformen velges gjerne når kommunen ønsker å ha sterk politisk påvirkning på ulike sider ved driften. Ved å organisere virksomheten i et KF bestemmer kommunen foretakets rammebetingelser gjennom vedtak om kapitalgrunnlag og vedtekter. Det er naturlig at kommunen, som eier, krever avkastning på investert kapital og andel av eventuelt overskudd. Daglig drift kan ved siden av valg av styre også påvirkes gjennom bestemmelser som etiske retningslinjer, krav til faglige mål etc. At KF ikke er en selvstendig juridisk enhet, men inngår som en del av kommunen, betyr at kommunens avtaleverk med arbeidstakerne også gjelder for KF ene. Interkommunale selskap (IKS) Interkommunale selskaper etableres og drives med utgangspunkt i Lov om interkommunale selskaper. Hensikten med denne loven er å gjøre det forsvarlig å etablere interkommunalt samarbeid om lovpålagte oppgaver i forbindelse med tjenesteyting til innbyggerne og offentlig myndighetsutøvelse. IKS kan også brukes til interkommunalt samarbeid som har et visst forretningsmessig preg. Da ofte som alternativ til aksjeselskaper eller samvirker. 9

10 Et IKS er en selvstendig juridisk enhet. Den enkelte deltaker hefter for sin eierandel, av selskapets forpliktelser. Ved etablering av et interkommunalt selskap opprettes det en skriftlig selskapsavtale (jfr 4). Her bestemmes deltakernes innskuddsplikt og plikt til å foreta andre ytelser overfor selskapet. Videre bestemmes antall medlemmer i representantskapet og hvor mange medlemmer den enkelte deltaker oppnevner. Styret er ansvarlig for forvaltningen av selskapet og forestår tilsetting av daglig leder. Daglig leder forestår daglig ledelse i tråd med gjeldende bestemmelser utgått fra styret. Representantskapet er høyeste organ i IKS. Representantskapet velger styret. Kommunestyret har få styringsmuligheter overfor IKS. Kommunen skal velge medlemmer til representantskapet og kan ev gjennom disse gi signaler og synspunkter til selskapet. Årsmelding og regnskap skal legges fram for kommunestyret til orientering. Også her kan kommunestyret uttrykke synspunkter men ikke fremme pålegg overfor selskapet. IKS-loven 4 tillegger erfaringsvis for stor myndighet til hver enkelt eier. Det vil i utgangspunktet kunne føre til mangel på nødvendig utvikling og endring. I kombinasjon med bestemmelsene om uttreden (jfr 30) representerer ikke dette et godt grunnlag for eierstyring. Vadsø kommune bør unngå å delta i IKS-selskaper. Stiftelser Etablering og drift av stiftelser skal skje i medhold av Lov om stiftelser. En stiftelse kan være en alminnelig stiftelse eller en næringsstiftelse. En stiftelse er en selvstendig juridisk enhet. Når stiftelsen er opprettet har oppretteren ikke lenger rådighet over formuesverdien. Stiftelsen er pr definisjon selveiende og stiftelsesformen er derfor dårlig egnet på områder der en ønsker å drive kommunal eierstyring. Selskapsformen bør ikke benyttes. 10

11 Eierstyring i regi av Vadsø kommune Eierskapstyper kan forenklet karakteriseres langs to hoveddimensjoner: Tidshorisont og økonomisk orientering: Kortsiktig Porteføljeforvalter Finansiell restrukturerer Finansielt orientert Kapital plasserer Industriutvikler Industrielt orientert Langsiktig Tabell 1: Eierskapstyper En industrielt orientert eier deltar aktivt i selskapets utvikling og drift. Man krever og mottar løpende informasjon om resultater, utviklingstrekk og har en proaktiv rolle til informasjon som mottas. En institusjonell- /finansiell eier vil typisk nøye seg med mer sporadisk rapportering og ha tillit til styrets oppfølging og kontroll. Offentlig eierskap bidrar gjerne til et større innslag av langsiktighet og derved til større stabilitet på eiersiden. Stabilitet fremstilles ofte som en viktig premiss for utvikling men en utfordring ved et langsiktig eierskap kan være for stor tålmodighet og et passivt forhold til ledelsen av virksomhetene. Et passivt eierskap kan gi rom for administrativ ledelsesdominans, og at selskapene ledes etter andre mål enn det eierne har. Et godt eierengasjement forutsetter at kommunen er aktiv i sine eierposisjoner. 11

12 Kommunen som eier har i noen sammenhenger ikke forutsetninger i form av ressurser og/eller kompetanse til å utøve et direkte aktivt eierskap. Kommunen som eier definerer gjerne da strategisk retning og overlater til styret/ledelsen å vurdere muligheter og tiltak i lys av dette. Kommunen fremstår i slike settinger som en langsiktig, finansielt orientert eier. I andre sammenhenger har man både forutsetninger, vilje og forventninger til å kunne utøve et mer aktivt, industrielt eierskap. En slik aktiv rolle må utøves innenfor rammen av anerkjente regler/anbefalinger om god eierstyring og selskapsledelse. Tre områder er særlig viktige for en slik aktiv oppfølging av eierskapet; klargjøring av kommunens mål med eierskapet, valg av medlemmer til styrer og bedriftsforsamlinger og oppfølging av virksomhetens økonomi i bred forstand. Kommunens mål med eierskap Vadsø kommunes intensjoner med de ulike selskapsopprettelser/-deltakelser kan være forskjellige. I noen sammenhenger (f eks Vadsø Industriselskap AS, Varanger Kraft AS) var det åpenbart et ønske om å realisere infrastruktur som kunne stimulere videre utvikling av samfunnet. I andre (f eks Varanger ASVO IKS, Finnmark Kommunerevisjon IKS) er/var det gjerne en økonomisk- og/eller juridisk sett fornuftig løsning på et lovpålagtog kommuneoverskridende samarbeide. I atter andre sammenhenger kan selskapsdannelsen være et produkt av et ønske om å bedre tilpasse seg virksomhetens rammebetingelser og/eller rendyrke grensesnitt (Vadsø Vann og Avløp KF, Vadsø Havn KF, Vadsø kommuneale eiendomsselskap KF) til beste for kommunens innbyggere (ref Vadsø Vann og Avløp KF). Uavhengig av intensjon for selskapsdannelse/-deltakelse er det Vadsø kommunes samfunnsansvar som ligger til grunn for kommunens innretning av eierskapet. Samfunnsansvar for Vadsø kommune består av; Økonomisk ansvar Selskapet forventes å bidra til at tilgjengelige ressurser utnyttes mest mulig effektivt og i alle sammenhenger driver økonomisk forsvarlig. Et lønnsomt selskap utnytter samfunnsressurser mer effektivt enn et mindre lønnsomt selskap 12

13 Juridisk ansvar Selskapet forventes å opptre i hht de lover og regler som gjelder i samfunnet generelt og for selskapet spesielt Filantropisk ansvar Selskapet forventes å tilføre samfunnet tilleggsverdi uten at det oppfattes som negativt om man ikke gjør dette Etisk ansvar Selskapet forventes å følge normer/regler som går utover det rent økonomiske og juridiske I den løpende eierstyringen vil i særlig grad bedriftens lønnsomhetsevne være gjenstand for eiers målsettinger. Forsvarlig økonomisk drift er synonymt med lønnsomhet over tid. Det er selskapenes lønnsomhet som sikrer at hensynet til miljø, lokalsamfunn, ansatte og eiere (dvs alle de andre viktige målsettingene) skal kunne ivaretas. Ulønnsomme selskaper representerer ikke samfunnsansvarlig bruk av ressurser. Selskapenes lønnsomhet måles gjennom avkastning. Avkastningskravene må avveies i fht den forretningsmessige risikoen de ulike selskapene er eksponert for. Et selskap underlagt høy forretningsmessig risiko (f eks Varanger Kraft AS) må underlegges høyere krav til avkastning. Et selskap underlagt liten eller ingen forretningsmessig risiko (f eks Vadsø Vann og Avløp KF) underlegges ev lavere krav til avkastning. Risikopremien, dvs avkastningskrav utover risikofri rente, vil kunne variere fra 0% (selskaper med lav- eller ingen risiko) til f eks 5% (selskaper med høyere risiko). Vadsø kommune vil som eier alltid vurdere mulighetene for utbytter. Utbytter vurderes på grunnlag av selskapets avkastning, fremtidige kapitalbehov, utbytteevne, selskapets strategiske planer med mer. Valg av styremedlemmer, medlemmer til bedriftsforsamlinger etc Vadsø kommune har ansvar for å bidra til- eller sørge for en styresammensetning som har nødvendige rammer for å utøve sitt virke. Styreansvaret er personlig hvilket innebærer at man ikke representerer verken 13

14 politiske partier eller kommunen. Det er selskapets interesser, utifra selskapets formål og eiers forventninger (eierstrategier) som skal ivaretas. Ethvert styre hvor Vadsø kommune forestår- eller medvirker til sammensetning skal ha generalist- og fagspesifikk kompetanse sett i lys av det enkelte selskaps formål. Dette skal i aksjeselskaper og ev i interkommunale selskaper (hvor styrevalg i hht underliggende lov er lagt til eierorganet) oppnås gjennom bruk av en valgkomite som er uavhengig av styret og ansatte. Leder av valgkomiteen bør velges av representantskapets-/generalforsamlingens leder. Vadsø kommune skal arbeide for å avtalefeste en slik valgkomite i de selskaper der kommunen er eier/medeier. Styremedlemmenes samlede kompetanse og personlige egenskaper skal være som følger: Tabell 4: Krav til styrets samlede kompetanse og egenskaper (KS Eierforum 2010) 14

15 Vadsø kommune har som eier ansvar for at styret besitter nødvendig kompetanse og egenskaper. I det ligger det en rettog plikt til å velge- og skifte ut styremedlemmer. Utover eiers ansvar vil Vadsø kommune også påpeke styrenes selvstendige ansvar for å vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet. Vadsø kommune vil derfor anbefale at det etableres egne rutiner i selskapene for å sikre nødvendig kompetanse. Forslag til slike rutiner kan være (jfr KS Eierforum): Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvars- og oppgavefordeling Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Dersom dette ikke er gjort skal det forklares. Utover dette vil Vadsø kommune i tillegg arbeide for følgende hva gjelder styresammensetningen i aksjeselskaper og interkommunale selskaper: Styret i morselskap utgjør generalforsamling i alle datter- og datter/datterselskap Styremedlemmer i morselskap skal ikke sitte i styret til datterselskap Datterselskap som ev yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre skal ha nødvendige organisatoriske og funksjonelle skiller for å sikre habilitet og unngå rolleblanding i anbudsprosesser Dersom datterselskap i konsern yter monopoltjenester til sine eiere eller til innbyggere i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret 15

16 I alle styrer bør det utnevnes numeriske vara hvor 1. vara vurderes innkalt til møter for å bidra til kompetanse og kontinuitet Politisk deltakelse i selskapenes styrer er ikke ulovlig men hensynet til habilitet krever stor varsomhet. Virksomheter organisert i egne rettssubjekter (AS, IKS, ANS etc) er i utgangspunktet ikke underlagt forvaltningslovens bestemmer men kan likevel omfattes avhengig av tilknytning til det offentlige. I de kommunale foretak er det kommunestyret som er eierorgan og politikere vil måtte ta stilling til egen habilitet i alle saker hva gjelder foretaket. Medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret skal som hovedregel av hensyn til habilitet og ivaretakelse av eierstyringen ikke velges inn i de ulike selskapers styrer. Rådmann og rådmannens stedfortreder kan i hht kommuneloven 65 ikke velges inn i styrer i kommunale foretak. Denne regelen bør også søkes praktisert i andre selskapsformer. Når ev ledende ansatte er aktuell for styreverv skal det som hovedregel foretas en habilitetsvurdering før utnevnelse. Valg av styremedlemmer er i de egne rettssubjektene (AS, IKS, ANS) i loven tillagt eierorganet (generalforsamling, representantskapsmøte, selskapsmøte). Ordfører i Vadsø kommune skal være kommunens eierrepresentant i alle selskaper og har med det ansvaret for at valg av styremedlemmer/varamedlemmer skjer i tråd med ovenstående. Alle som innehar styreverv i selskaper eid av Vadsø kommune skal registrere vervene på Styreverv i AS og IKS (samt ANS) er i motsetning til i kommunale foretak forbundet med strafferettslig- (AS) og økonomisk ansvar (AS og IKS) og bør som sådan godtgjøres særskilt. Godtgjørelser til styreverv skal i aksjeselskap fastsettes av generalforsamlingen, i IKS av representantskapet, i ANS av selskapsmøtet og i KF er og andre selskapsformer av bystyret. Videre skal bystyret fastsette- og utbetale godgjørelser til medlemmer av representantskap etc. Vadsø kommune forutsetter at kommunens eget gavereglement legges til grunn for gaver/ytelser utover godtgjørelser. Oppfølging av selskapenes økonomi 16

17 Kommunen har et langsiktig perspektiv på sine eierskap. Det innebærer en aktiv holdning også til selskapenes vekst og planer når det gjelder f eks nyinvesteringer, oppkjøp etc. Kommunen som eier vil forholde seg aktivt til selskapenes soliditet og finansiering. Kommunen som eier vil derfor sterkt fokusere forsvarlig økonomisk drift/lønnsomhet som den viktigste forutsetningen for videre finansiering. Forretningsmessig virksomhet innebærer økonomisk risiko, og kommunen må også generelt være forberedt på at det kan oppstå tap i selskapene man eier. Etter kommunelovens 52 pkt 3 pålegges kommunen å forvalte sine midler slik at de gir tilfredsstillende avkastning uten vesentlig finansiell risiko 1. I hht forskrift om kommuners finansforvaltning (9.juni 2009 Finansforskriften) skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Nå defineres normalt sett ikke plasseringer i aksjeselskap etc som finansielle aktiva og dermed reguleres derfor ikke slike eierandeler av forskriften. Det er ikke dermed sagt at slike plasseringer er fri for risiko, tvert i mot. Det er viktig at selskaper med kommunale eierandeler får anledning til å ta ut det verdiskapingspotensialet de besitter, gjennom å forfølge forretningsmuligheter utenfor egen kommune og region. Gjennom å konkurrere kan selskapene få økt kompetanse og større markeder, noe som også vil kunne være en viktig forutsetning for en langsiktig, god industriell og verdimessig utvikling av selskapenes virksomhet. Oppfølging av resultater i forhold til mål er en sentral del av et aktivt eierskap. Vadsø kommune vil sørge for en bred oppfølging i forhold til de mål man har satt seg for eierskapene. Slik oppfølging er naturlig å henføre til en egen eierskapsmelding 2 som legges frem for bystyret hvor også årsaker til manglende resultatoppnåelse søkes drøftet. Ved manglende resultatoppnåelse eller kompetanse skal kommunen aktivt ta ansvar for å endre styresammensetninger. 1 Finansiell risiko kan knyttes til selskapenes kapitalforvaltning og aktivaallokering og deles inn i markedsrisiko, kredittrisiko og likviditetsrisiko. Markedsrisiko oppstår gjerne sfa priser, betingelser varierer. Kredittrisiko er knyttet til at en motpart ikke kan gjøre opp for seg innenfor avtale. Likviditetsrisiko er risikoen for at man ikke makter å innfri sine forpliktelser innen forfall. 2 En årlig melding hvor de respektive selskapers resultater på de områder kommunen har definert fremsettes og drøftes. Et instrument for oppfølging av eierstrategier som her definert. 17

18 Eierskapsmeldinger Vadsø kommune skal løpende foreta en politisk gjennomgang av all virksomhet som er organisert som egne, selvstendige rettsubjekter eller som interkommunale organer sett i relasjon til uttrykte eierstrategier. Det skal derfor legges frem en egen eierskapsmelding for bystyret hvert år, fortrinnsvis i forbindelse med behandling av årsregnskap/-rapporter (dvs i etterkant av selskapsmøter, generalforsamlinger osv) for de respektive selskaper. Eierskapsmeldingen skal som minimum ha følgende innhold: 1. Oversikt over- og innholdet i kommunens virksomhet lagt til selskaper og samarbeid 2. Oppfølging/gjennomgang/diskusjon av resultater og samfunnsansvar i hht uttrykte eierstrategier og - prinsipper 3. Formålsdiskusjon og selskapsstrategi knyttet til de ulike selskaper og samarbeider (herunder revideringer av eierstrategier) Gjennom eierskapsmeldingen kan Vadsø kommune løpende gi overordnede styringssignaler til selskapenes styrer. Meldingen skal ikke utfordre det rettslige ansvarsmessige forhold mellom selskap og eier men mer-, overfor omverden og selskap, bidra til å sikre samhandling og kommunikasjon mellom eierorgan og bystyret som eier. Første eierskapsmelding, gjeldende for året 2010, legges frem for bystyret innen utgangen av Alt eierskap i kommunens selvstendige rettssubjekter skal på en klar og instruktiv måte fremgå i kommunens årsberetning. Årsmeldinger for kommunalt eide- og deleide selskaper skal gjøres lett tilgjengelig. 18