MIDTRE NAMDAL VEKST AS

Transkript

1 SELSKAPSKONTROLL MIDTRE NAMDAL VEKST AS FLATANGER KOMMUNE DESEMBER 2013

2 FORORD Denne selskapskontrollen er gjennomført av KomRev Trøndelag IKS på oppdrag fra kontrollutvalget i Flatanger kommune i perioden oktober 2013 til desember Vi takker alle som har bidratt med informasjon i prosjektet. En oversikt over tidligere gjennomførte prosjekter fra KomRev Trøndelag IKS finner du på vår hjemmeside Levanger, Linda Pettersen (sign) Oppdragsansvarlig revisor Vegard Wist Prosjektleder Midtre Namdal Vekst AS 1

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Innledning Bestilling Problemstilling Revisjonskriterier Om selskapet Kommunens eierskap Eierskapsmodell Eierstrategi Eierstyring Vurdering Konklusjon Høring Vedlegg 1: Vedtekter MN Vekst AS Vedlegg 2: Eierdokument for MN Vekst AS Vedlegg 3: Høringssvar fra eier Vedlegg 4: Høringssvar fra selskapet Midtre Namdal Vekst AS 2

4 1. INNLEDNING 1.1 Bestilling I henhold til kommuneloven 77 nr. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 1 Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. 2 Det er en avgrenset kontroll av forvaltningen av kommunens eierinteresser, herunder en kontroll av om den som utøver eierinteressene gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Det kan også gjennomføres forvaltningsrevisjon som del av en selskapskontroll, hvor man går inn i selskapet og vurderer for eksempel kvaliteten på tjenestene selskapet leverer eller selskapets måloppnåelse. Bakgrunnen for denne selskapskontrollen er Plan for selskapskontroll (vedtatt av kommunestyret i sak 25/12). Kontrollutvalget vedtok i sak 020/13 at KomRev Trøndelag IKS skulle igangsette eierskapskontroll i Midtre Namdal Vekst AS (MN Vekst). 1.2 Problemstilling Eierskapskontrollen fokuserer på kommunens eierstyring, ikke på selskapets drift. Følgende problemstilling er besvart i undersøkelsen: Utøver Flatanger kommune eierskapet i Midtre Namdal Vekst AS i samsvar med etablerte normer for god eierstyring? Rapporten bygger på data innhentet gjennom dokumentanalyse og egenerklæringer fra selskapets styre og eierkommunens eierrepresentant. Vår samlede vurdering er at metodebruk og kildetilfang i denne eierskapskontrollen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å svare på den problemstillingen kontrollutvalget har vedtatt. 1 Selskapskontroll er nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13-15). 2 Jf. forskrift om kontrollutvalg 14 første ledd. Midtre Namdal Vekst AS 3

5 1.3 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er de krav og forventninger som virksomheten vurderes opp mot. I dette prosjektet vurderes data opp mot kriterier hentet fra normer 3 for god eierstyring og selskapsledelse. KS anbefalinger Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte o Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger o Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av sine selskaper gjennom utarbeidelse av ei eierskapsmelding. Eierskapsmeldinga bør gjennomgås og eventuelt revideres årlig i kommunestyret. Eierskapsmeldingen bør inneholde strategier og formål for det enkelte selskap. Utarbeidelse av selskapsstrategi og vedtekter o Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene. Innenfor rammen av vedtektene bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Sammensetning og funksjon til eierorgan o For aksjeselskap anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som eierrepresentanter i generalforsamling. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets flertallsbeslutning. Valgkomité o Ved valg av styre bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité for å sikre et styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål. Rutiner for kompetansevurdering av styret. Styret bør: o Fastsette instrukser for styret og daglig ledelse o Foreta egenevaluering o Gi en redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport 3 KS anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper Midtre Namdal Vekst AS 4

6 2. OM SELSKAPET MN Vekst er en arbeidsmarkedsbedrift, som har til formål å skape arbeidsplasser til yrkeshemmede som ikke uten videre kan nyttiggjøre seg andre arbeidstilbud. Hovedoppgaven er å utvikle mennesker, noe som gjøres ved å tilrettelegge arbeidsoppgaver og opplæringstilbud for den enkelte. MN Vekst skal produsere konkurransedyktige varer og tjenester for næringslivet i regionen. Bedriften skal tilby rimelige og sikre leveranser som er tilpasset kundens behov. 4 MN Vekst ble stiftet i 1988, og har utviklet seg fra å være et arbeidssamvirke med sysselsetting av yrkeshemmede arbeidssøkere til en bedrift som gjennom individuell tilrettelegging av arbeidsoppgaver og opplæring utvikler og kvalifiserer mennesker for arbeidslivet. Bedriften er et aksjeselskap som er eid av Namsos (54,6 %), Namdalseid (23 %) og Flatanger kommune (22,3 %). Selskapet får oppdrag fra NAV, og kommunene kan gi selskapet arbeids- og aktivitetsoppdrag som ivaretar kommunenes ansvar for å ha et dagtilbud til personer. MN Vekst har ulike produksjoner på Spillum og ved Flatanger Vaskeri. De ytre forholdene som har størst innvirkning på driften ved MN Vekst er ifølge styreleder: NAV som oppdragsgiver. Det som skjer i NAV har innflytelse på hva som skjer med antall tiltaksplasser og bestillingsrutiner i forhold til attføringstiltak. Hvert år (februar) undertegnes en samarbeidsavtale mellom MN Vekst AS og NAV Nord-Trøndelag som definerer antall tiltaksplasser Eierkommunene. I forhold til eierkommunene er det nødvendig at MN Vekst hele tiden ser på mulighetene til å øke samarbeidet både når det gjelder å ta på seg oppdrag og å utvikle samarbeidet på nye områder. Flatanger og Namsos kommune har vedtatt Eierdokument MN Vekst AS. Eierdokumentet vil bli behandlet i Namdalseid kommune etter at kommunen har blitt medeier i selskapet. Markedet. Endringer og veksten i markedet vil være med å påvirke utviklingen i bedriften Selskapets styre består av 6 medlemmer. Namsos kommune velger to styremedlemmer, Namdalseid og Flatanger kommune velger ett styremedlem hver, de ansatte velger ett styremedlem og ett medlem velges av generalforsamlingen i fellesskap. 4 Midtre Namdal Vekst AS 5

7 Oversikt over økonomiske nøkkeltall: 5 NØKKELTALL Sum inntekter Egenkapital Driftsresultat Resultat før skatt MN Vekst revideres av Grongstad revisjon AS. Som en del av selskapskontrollen ba vi selskapets revisor om å sende oss eventuelle nummererte brev, informasjon om rådgivning som hadde vært utført eller andre opplysninger som kunne være av interesse for oss. Grongstad revisjon AS svarer at det ikke har blitt sendt nummererte brev til selskapet i 2012, og det har generelt sett ikke vært noen forhold av ekstraordinær karakter i løpet av KOMMUNENS EIERSKAP 3.1 Eierskapsmodell MN Vekst er et kommunalt heleid aksjeselskap. I aksjeselskap er det generalforsamlingen som utøver den øverste myndighet i selskapet. Ordføreren møter på vegne av kommunen i generalforsamlinga i MN Vekst (se kap 3.3). I generalforsamlinga skal ordføreren avgi sin stemme i samsvar med eventuelle vedtak fattet i kommunestyret (bundet mandat). Valget av aksjeselskap som selskapsform har noen følger for den politiske styringen og kontrollen over selskapet. Styringen av MN Vekst er underlagt aksjelovgivningen, og må følge linjen i de riktige selskapsorganene. Det vil si at prosessen for å avklare og iverksette kommunens syn i vesentlige saker som angår MN Vekst, vil være følgende: 1. Rådmannen utreder saker (eventuelt på grunnlag av innspill/informasjon fra MN Vekst), og avgir innstilling til kommunestyret. 2. Kommunestyret drøfter saker og fatter vedtak på vegne av Flatanger kommune (med alminnelig/simpelt flertall av avgitte stemmer). 3. Eierrepresentanten (ordføreren) representerer kommunestyrets flertallssyn i generalforsamlingen for MN Vekst. 5 Kilde: Midtre Namdal Vekst AS 6

8 4. Generalforsamlinga i MN Vekst har for eksempel myndighet til å vedta vedtekter, myndighet til å velge styremedlemmer og føre tilsyn med styret. Generalforsamlinga utøver den øverste myndighet i selskapet, og har en generell instruksjonsmyndighet overfor styret. 5. Styret i MN Vekst har ansvaret for forvaltningen av selskapet, og fører tilsyn med den daglige ledelsen. 6. Daglig leder står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Se figur under. I utgangspunktet følger informasjonsflyten som går den motsatte veien også de samme linjene og selskapsorganene. Det er imidlertid ikke noe i veien for at selskapet, dvs. styreleder eller daglig leder, kan komme og informere kommunestyret direkte. Kilde: Kommunalt eierskap, Vibeke Resch-Knudsen Midtre Namdal Vekst AS 7

9 3.2 Eierstrategi Vi skiller mellom eierstrategi som er forventninger fra eierne til selskapets forvaltning av tjenesteområdet, og eierstyring som handler om hvordan kommunen selv forvalter og styrer sine selskaper. MN Vekst sitt vedtektsfestede formål er å være en arbeidsmarkedsbedrift, som organiserer arbeid/arbeidspraksis for personer med behov for tilrettelegging. Det skal ikke utbetales utbytte fra selskapet. Det er vedtektsfestet at et eventuelt overskudd skal forbli i selskapet og tilbakeføres til selskapets egenkapital. Ordføreren sier at kommunens eierskapsstrategier og målsettinger med eierskapet i MN Vekst er nedfelt i Eierdokument for MN Vekst AS, vedtatt av kommunestyret Eierdokumentet starter med å beskrive KS-anbefalingen om å utarbeide eierskapsmelding. Dokumentet beskriver også selskapsformen aksjeselskap på et generelt nivå, og sier litt om historikken og virksomheten i MN Vekst. Deretter presenteres eierkommunenes visjon, målsettinger og strategier for selskapet. Selskapet holder også på å utarbeide et strategidokument, og dokumentet ligger på MN Vekst sine hjemmesider. 6 Strategidokumentet er ganske likt eierdokumentet i innhold. Det behandler mange av de samme temaene, men er mer utfyllende og inneholder i tillegg risikoanalyser, kompetanseplan, utviklingsprosjekter, etiske retningslinjer m.m. Styreleder oppsummerer målene og strategiene som er nedfelt i eierdokumentet og strategidokumentet på denne måten: Visjon og formål Visjonen Mestring, Utvikling og livskvalitet - betegner både den retning, det innhold og de nødvendige virkemidlene som må være til stede for at MN Vekst skal lykkes med å gjøre en god jobb. Denne visjonen er gjeldende for alle som har sin tilknytning til MN Vekst AS. Overordnede mål Ved individuell tilrettelegging av arbeidsoppgaver samt opplæring i disse, ønsker MN Vekst å skape arbeidsplasser, aktivitet og utvikling for den enkelte MN Vekst har til formål å skape arbeidsplasser og aktivitetstilbud til yrkeshemmede som ikke uten videre kan nyttiggjøre seg andre arbeidstilbud. Hovedoppgaven er å bidra til utvikling av det enkelte mennesket. Dette gjøres vi ved å tilrettelegge arbeidsoppgaver og opplæringstilbud for den enkelte. Alle er i stand til å yte når forholdene er lagt til rette for det. 6 Midtre Namdal Vekst AS 8

10 MN Vekst produserer konkurransedyktige varer og tjenester for næringslivet i regionen. Bedriften skal tilby rimelige og sikre leveranser som er tilpasset kundens behov. MN Vekst har operert med flere ulike typer mål, overordnede, langsiktige og kortsiktige mål. De overordnede målene til MN Vekst per dags dato er: Sørge for at arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne skal kunne få og beholde en jobb i ordinært arbeidsliv Være det foretrukne attføringstilbudet i regionen både for oppdragsgivere, deltakere og næringslivet Skape et positivt arbeidsmiljø som vektlegger enkeltmenneskets verdi og utvikling Være konkurransedyktige når det gjelder pris og kvalitet på alle produkter og tjenester Gi et godt arbeids- og aktivitetstilbud til de som er på kommunale plasser Ved MN Vekst skal alle bli sett og alle bli hørt Målene er utdypende i forhold til visjonen til MN Vekst. Det sier noe om hva MN Vekst vil være og hva de kan tilby markedet. Målene virker som retningslinjer og når bedriften står ovenfor valgmuligheter må en se hvilken retning målene viser. De overordnede målene er mer generelle, de skal være med å stake ut retning bedriften skal bevege seg i. De langsiktige og kortsikte målene er mer konkrete, har et tidsperspektiv på seg og er mer operasjonelle. MN Vekst sin virksomhet står i et stadig spenningsforhold mellom interne muligheter, endringer i markedet, samhandling med NAV og andre offentlige instanser og eiernes beslutninger. Det er derfor nødvendig å ha vurderinger av strategier som avspeiler MN Vekst Med vår visjon og vårt overordnede mål har vi presisert at vår oppgave ikke er å optimalisere overskudd, men å tilrettelegge arbeidsplasser for de som har behov for dette samtidig som vi skal være et av tiltakene i en offentlig attføringsstrategi for å få flest mulig i arbeid. 3.3 Eierstyring Det er kommunestyret gjennom flertallsvedtak som formelt definerer kommunens eiervilje i forhold til selskaper. Beslutninger som angår vesentlige sider av kommunens eierskap i MN Vekst må derfor vedtas innenfor organer i kommunen, i henhold til kommunelovens beslutningsregler. Deretter må kommunens vilje iverksettes gjennom rollen som aksjonær i MN Vekst, i henhold til aksjelovens regler (se kapittel 3.1). Midtre Namdal Vekst AS 9

11 Det gjennomføres ikke opplæring i eierstyring av utskilt virksomhet i Flatanger kommune som en del av den obligatoriske folkevalgtopplæringen. Men i forbindelse med utarbeidelsen av eierdokumentet ble det ifølge ordføreren utvekslet både kunnskap og informasjon mellom ledelsen i selskapet, eierrepresentantene, kommunestyret og kommunal ledelse. Flatanger kommune utarbeidet ifølge ordføreren ei eierskapsmelding som ble vedtatt i kommunestyret Dette vedtaket er eierdokumentet for MN Vekst, som er omtalt i kapittel 3.2. Ansvaret for oppfølging av kommunens eierskap i aksjeselskaper er delegert til ordføreren. Kommunestyret valgte representanter til utvalg, styrer og råd i sak 54/11. Der velges ordføreren til kommunens representant til generalforsamling i private bedrifter. Vi tolker det som at kommunen mener alle aksjeselskaper, også kommunalt heleide selskaper som MN Vekst. MN Vekst har ikke vedtektsfestet bruk av valgkomité. Vedtektene sier at styret skal bestå av 6 medlemmer, hvorav Namsos kommune velger to styremedlemmer, Flatanger og Namdalseid kommune velger ett styremedlem hver, generalforsamlingen velger i fellesskap ett styremedlem og ett styremedlem velges av de ansatte. Utover dette er det ikke fastsatt kriterier for styresammensetningen. Styret har ikke utarbeidet styreinstruks. Styreleder peker på at styrets arbeid følger av det som er fastsatt i lov og vedtekter, samt det som kan avledes av eierdokumentet. Styret i MN Vekst møtes ca 6 ganger årlig. Det finnes en stillingsbeskrivelse for daglig leder, som blant annet beskriver ansvarsområder, hovedoppgaver og kompetansekrav. Styret, med sin samlede kompetanse, fungerer også ifølge styreleder som en ressursbase for daglig leder i den løpende driften. Det er hyppig kontakt mellom styreleder og daglig leder mellom styremøtene. Styreleder gjennomfører en årlig evalueringssamtale med daglig leder, med blant annet lønnsforhandlinger. Det har ikke blitt gjennomført egenevalueringer av styrets arbeid. Ordfører sier at styrets sammensetning og funksjon vurderes ved valg av nytt styre. Selskapet rapporterer til eierne blant annet gjennom årsrapporter. Det er nedfelt målsettinger for eierkontakten i eierdokumentets kapittel 7. Denne kontakten er ifølge styreleder forsøkt fulgt opp litt avhengig av hvordan situasjonen har vært i selskapet, men uten at strukturen er på plass som forutsatt. Det har vært hyppig uformell kontakt mellom ordførerne og styreleder om aktuelle saker. Midtre Namdal Vekst AS 10

12 3.4 Vurdering Når kommuner velger å skille ut virksomhet i selvstendige rettssubjekter, innebærer det at den politiske styringslinjen endrer karakter. Den tradisjonelle forvaltningsstyringen erstattes av eierstyring. Opplæring og informasjon Det er viktig at de folkevalgte får innsikt i de roller de innehar som både folkevalgt og medlem av en generalforsamling, og eventuelt styremedlem. De folkevalgte må ha bevissthet om roller, styringslinjer og ansvarsfordeling. Vår gjennomgang viser at kommunen ikke har gjennomført opplæring i eierskap og selskapsledelse som del av folkevalgtopplæringen, som KS anbefaler. Men ifølge ordføreren tilegnet de folkevalgte seg den nødvendige kunnskapen i forbindelse med utarbeidelsen av eierdokumentet for MN Vekst. Revisor har ikke grunnlag for å tro noe annet enn at dagens folkevalgte har kunnskap om eierstyring av utskilt virksomhet, men etter fremtidige valg bør det gjennomføres folkevalgtopplæring der eierstyring generelt er et tema. Eierskapsmelding Ei eierskapsmelding skal uttrykke hvordan kommunen ønsker å fremstå som eier, og være et politisk og juridisk styringsgrunnlag knyttet til de ulike selskapene kommunen deltar i. Den bør gi en enkel oversikt over selskapene kommunen deltar i, gjennom å synliggjøre viktig informasjon om selskapene, inkludert formålet med selskapet og kommunens eierstrategier for selskapet. I tillegg til å gi en oversikt over kommunens samlede selskapsportefølje, vil ei eierskapsmelding kunne gi de folkevalgte en mulighet til å sette seg inn i styringsmulighetene som ligger i de ulike eierrollene. 7 Flatanger kommune har eierdokumentet for MN Vekst, som ble vedtatt i kommunestyret i juni Det er et veldig godt dokument når det gjelder selskapet MN Vekst. Men ei eierskapsmelding skal omfatte alle kommunens selskaper. Den bør inneholde eierstrategier, både generelt for Flatanger kommunes eierskap og for eierskapet i hvert enkelt selskap, beskrivelser av virksomheten i alle selskapene der kommunen er eier eller medeier, informasjon omkring eierskap i de mest aktuelle selskapsformene, ikke bare AS. Dersom en slik eierskapsmelding rulleres årlig, vil den også være et godt redskap for å sikre kunnskap om eierstyring. Eierorgan Når en kommune er aksjonær i et selskap, er det i utgangspunktet kommunestyret som er (med-)eieren. Retten til å representere kommunen/eieren på generalforsamling kan imidlertid delegeres videre, til for eksempel ordfører. I KSanbefaling nr 7 anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som sin(- 7 Kommunalt eierskap s. 163, Midtre Namdal Vekst AS 11

13 e) eierrepresentant(-er) i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets flertallsbeslutning. I Flatanger kommune er ordføreren oppnevnt som kommunens eierrepresentant på generalforsamlinger i private bedrifter, som det heter i kommunestyrevedtaket fra oktober Selv om det står private bedrifter så tolker vi det, ut fra sammenhengen med de andre punktene i vedtaket, som at man mener alle aksjeselskaper. Dette innbefatter også offentlig heleide selskaper, som for eksempel MN Vekst. Delegeringen er i tråd med KS-anbefalingen, selv om ordlyden i delegasjonsvedtaket er litt unøyaktig. Selskapsstrategi Ifølge KS-anbefaling nr 3 er en grunnleggende forutsetning for strategisk drift av selskapet, en klar og presis eierstrategi hvor eiers forventninger til selskapet formuleres. Eierne har formulert klare mål for MN Veksts virksomhet i vedtektene og ikke minst i eierdokumentet. Prinsippene for selskapets utbyttepolitikk er også klargjort i vedtektene, der heter det at et overskudd skal forbli i selskapet og tilbakeføres til selskapets egenkapital. Selskapets egne mål og strategier for sin virksomhet tar utgangspunkt i eierdokumentet, og blir utdypet i strategidokumentet. Både strategidokumentets beskrivelse av overordnede mål og aktiviteten i selskapet, og årsrapportene og hjemmesidene, viser etter revisors mening at selskapets virksomhet er innenfor de rammene og målene eierne har satt i vedtektene. Valgkomité og rutiner for kompetansevurdering av styret En av generalforsamlingens viktigste oppgaver er å velge riktig styre til selskapet. Styret skal forvalte selskapet frem til neste generalforsamling, og må bestå av personer med komplementær kompetanse som kan bidra til å oppfylle eiernes formål med selskapet. Til å hjelpe seg med å finne de beste kandidatene og den beste sammensetningen, bør generalforsamlingen oppnevne en valgkomité som foreslår styrekandidater. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen settes sammen for å speile eierandelene. MN Vekst har ikke noen valgkomité, men i vedtektene er det nedfelt at Namsos kommune velger 2 styremedlemmer, og Flatanger kommune, Namdalseid kommune, generalforsamlingen og de ansatte velger ett styremedlem hver. Ordførerne utgjør generalforsamlingen, og skal velge 5 av de 6 styremedlemmene. Det er viktig at de velger styremedlemmer med den riktige kompetansen, og ikke styremedlemmer som skal ivareta den enkelte eier ensidig. Styrevervet er et personlig verv, styremedlemmet må tenke på hva som er det beste for selskapet uavhengig av hvilken eier som har valgt han/henne. Midtre Namdal Vekst AS 12

14 I mange aksjeselskaper vil det være en anbefaling, som avhenger av selskapets størrelse og virksomhet, at styret fastsetter instrukser for seg selv og den daglige ledelsen. I et aksjeselskap hvor de ansatte er representert i styret, og det følger av vedtektene i MN Vekst, skal styret fastsette en styreinstruks. 8 Den bør inneholde regler om styrets arbeid og saksbehandling, hvilke saker som skal styrebehandles, daglig leders arbeidsoppgaver, innkalling og møtebehandling. MN Vekst har per i dag ikke en slik instruks. I tillegg til eiers ansvar for å velge riktig styre, har også styret et selvstendig ansvar for å jevnlig vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet. Det har ikke blitt gjort den siste tiden. Styret redegjør for sin virksomhet blant annet i årsrapporter. 4. KONKLUSJON Revisors gjennomgang viser at Flatanger kommune på flere områder utøver eierskapet i MN Vekst AS i samsvar med etablerte normer for god eierstyring, men at det er rom for forbedringer. Kommunen har ikke eierskapsmelding, men har et eierdokument for MN Vekst AS. Kommunen bør utarbeide en eierskapsmelding som omfatter alle kommunens selskaper. Retten til å representere kommunen på generalforsamling er delegert til ordfører, og dette er i tråd med KS-anbefalingen. Eier har definert sine forventninger til MN Vekst AS i vedtektene og i eierdokumentet, og vår gjennomgang viser at selskapets virksomhet og strategier er innenfor rammene av disse føringene. Flatanger har ikke gjennomført obligatorisk folkevalgtopplæring med eierstyring av kommunalt eide selskaper som et tema, men de folkevalgte fikk tilført en del kunnskap om emnet under utarbeidelsen av eierdokumentet for MN Vekst AS. Revisor anbefaler at det etter fremtidige valg bør gjennomføres folkevalgtopplæring der eierstyring generelt er et tema. MN Vekst AS mangler styreinstruks. Det må styret utarbeide, jfr. aksjelovens Se asl Midtre Namdal Vekst AS 13

15 5. HØRING En foreløpig rapport ble sendt på høring til ordfører som kommunens eierrepresentant , og til selskapet ved styreleder og daglig leder i fellesskap. KomRev Trøndelag IKS mottok svar fra både ordfører og selskapet Høringsbrevene er vedlagt rapporten (vedlegg 3 og 4). Styreleder og daglig leder gir uttrykk for at rapporten gir et greit bilde av virksomheten og forholdet mellom eier og bedrift. Styret skal legge frem forslag til styreinstruks på styremøtet Selskapet gir også uttrykk for at de opplever sine eiere som aktive og målbevisste, og at prosessen rundt valg av styret er god. Ordføreren begrunner i sitt høringssvar hvorfor han er uenig i tre av revisors vurderinger; bruk av valgkomité, eierskapsmelding og folkevalgtopplæring. Revisor har forståelse for at kommunene må foreta en avveining av ressursbruken, og særlig argumentene omkring bruk av valgkomité. Bruk av valgkomité er heller ikke tatt med som en anbefaling i vår konklusjon. Vi velger å holde fast ved KSanbefalingene som utgangspunkt for våre vurderinger. Høringssvarene har ikke ført til endringer i rapporten. Midtre Namdal Vekst AS 14

16 KILDER Lover og forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) av 25. sept Lov om aksjeselskaper (aksjeloven) av 13. juni 1997 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 Anbefalinger og juridisk teori: KS anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper KS, august 2010 Kommunalt eierskap roller, styring og strategi Vibeke Resch-Knudsen, Kommuneforlaget, Oslo 2011 Flatanger kommune: Kommunestyresak 54/11, Valg av utvalg, styrer og råd for perioden Kommunestyresak 33/12, Eierdokument for MN Vekst AS MN Vekst AS: Vedtekter for MN Vekst AS, vedtatt , sist endret Årsberetninger 2011 og 2012 Strategidokument, MN Vekst AS, revidert siste gang august Nettsider: Midtre Namdal Vekst AS 15

17 VEDLEGG Vedlegg 1 Utvikling kompetanse livskvalitet VEDTEKTER FOR MN-VEKST AS 1 Selskapets navn er MN Vekst A/S 2 Selskapets forretningskontor er Spillum, 7820 Spillum i Namsos kommune 3 Selskapet er en offentlig eid arbeidsmarkedsbedrift med formål å organisere arbeid/arbeidspraksis for personer med behov for tilrettelegging 4 Selskapets askekapital er på kr ,- fordelt på 130 aksjer a kr ,- fullt innbetalt. 5 Selskapets aksjer eies av Namsos kommune med 71 aksjer, Flatanger kommune med 29 aksjer og Namdalseid kommune med 30 aksjer. Aksjenes omsettelighet er begrenset til nåværende eiere. Kun Namsos kommune, Flatanger kommune og Namdalseid kommune kan erverve aksjer i selskapet. 6 Selskapet skal ha et styre bestående av 6 medlemmer og 6 varamedlemmer. Valgretten til 5 av styremedlemmene og 5 av varamedlemmene er lagt til andre enn generalforsmalingen. De ansatte skal velge ett styremedlem med personlig varamedlem. Namsos kommune velger to styremedlemmer og personlige varamedlemmer for disse. Namdalseid kommune velger ett styremedlem med personlig varamedlem. Flatanger kommune velger ett styremedlem med personlig varamedlem. Generalforsamlingen velger ett styremedlem med personlig varamedlem. Generalforsamlingen velger styreleder blant de valgte styremedlemmene. Styret er vedtaksfør når minst halvparten av medlemmene er til stede. Ved stemmelikhet vektes styreleders stemme dobbelt 7 Bedriften skal ha en daglig leder. Styret kan meddele prokura. 8 Bedriften skal organisere sin virksomhet slik at det tilfredsstiller de krav til godkjenning og kvalitetssikring som oppdragsgivere og myndigheter til en hver tid setter. 9 Den ordinære generalforsamlingen skal behandle: 1. Styrets årsberetning og regnskap Midtre Namdal Vekst AS 16

18 2. Anvendelse av overskuddet eller dekning av underskuddet i den fastsatte balanse. 3. Valg av styre og revisor 4. Fastsette styrets og revisors godtgjørelse 10 NAV Nord-Trøndelag møter på generalforsamlingen med talerett som rådgivere for aksjonærene. 11 Selskapet har ikke til formål å skaffe aksjeeierne økonomisk utbytte. Det skal ikke utbetales utbytte til eierne av selskapet. Ev. overskudd skal tilbakeføres selskapets egenkapital. 12 Vedtak om oppløsning skal på forhånd være forelagt de statlige tilskottsinstitusjonene til uttalelse. Ved selskapets oppløsning tilfaller likvidasjonsutbyttet aksjeeierne etter aksjelovens bestemmelser, men med plikt for aksjeeierne til å benytte overskuddet til tiltak til beste for bedriftens målgruppe, i samråd med og etter godkjenning fra den statlige tilskottsinstitusjonen NAV Nord-Trøndelag. 13 Selskapets aksjer skal ikke være registrert i verdipapirsentralen. 14 For øvrig gjelder bestemmelser i Lov om aksjeselskaper av 13. juni 1997, nr 44. Vedtektene er vedtatt i generalforsamling og 5 er revidert i generalforsamling ble endret i generalforsamling , 6, 8, 10, 12 revidert i generalforsamling , 5 og 6 revidert i generalforsamling 28. aug august 2013 Tor Brenne Styreleder Midtre Namdal Vekst AS 17

19 Vedlegg 2 Midtre Namdal Vekst AS 18

20 Midtre Namdal Vekst AS 19

21 Midtre Namdal Vekst AS 20

22 Midtre Namdal Vekst AS 21

23 Midtre Namdal Vekst AS 22

24 Midtre Namdal Vekst AS 23

25 Midtre Namdal Vekst AS 24

26 Vedlegg 3 Midtre Namdal Vekst AS 25

27 Midtre Namdal Vekst AS 26

28 Vedlegg 4 Kom.Rev Trøndelag IKS v/vegar Wist SELSKAPSKONTROLL HØRINGSUTTALELSE Det vises til brev fra Kom.Rev av med saksnr. 13/ Framstillingen i rapporten gir et greit bilde av virksomheten og forholdet mellom eier og bedrift. Det påpekes i kontrolldokumentet at styret mangler styreinstruks. Dette har vi tatt til etterretning og vil legge fram forslag til styreinstruks i styremøte Forslaget til instruks legges ved uttalelsen. Vi ønsker å gi uttrykk for at vi mener det er svært god kontakt og samhandling mellom eier og styre/bedrift. Vi opplever å ha aktive og målbevisste eiere. Formelt er dette nedfelt i eierdokument, men det er i tillegg en løpende dialog om aktuelle problemstillinger, herunder strategivalg mellom styre og eier. Vi mener videre at eierne har en god prosess i forhold til valg av styre. Vedtektene ivaretas på dette punktet, men erfaringene viser at det også er lagt vekt på at styret skal ha en samlet kompetanse som ivaretar eiernes formål med bedriften, samt at styret skal være en kompetansebase og en aktiv medspiller for bedriften i løpende drift. Namsos Tor Brenne Styreleder Kåre Aalberg Daglig leder Midtre Namdal Vekst AS 27

29 Midtre Namdal Vekst AS 28

30 Postadresse: Postboks 2565, 7735 Steinkjer Hovedkontor: Fylkets Hus, Steinkjer Tlf Midtre Namdal Vekst AS 29