De fem viktigste erfaringene

Transkript

1 De fem viktigste erfaringene ved framtidig migrering til Windows 7 Innledning IT-avdelinger må ofte takle den vanskelige balansegangen mellom å forbedre sluttbrukeropplevelsen, ivareta sikkerhet og kontroll samt redusere back-end-kompleksiteten. Nøkkelen til å opprette en slik balanse, er migrering av klientoperativsystemer til Windows 7 eller framtidige Windows 8 i virksomhetsmiljøer med både stasjonære og bærbare PC-er. Oppgradering av operativsystemer trenger ikke være en prosess full av usikkerhet, og skal heller ikke kreve mye tid av en allerede presset IT-avdeling. Den begrensede levetid for maskin- og programvare som f.eks. Windows XP, utgjør en økonomisk utgift for virksomhetene, da oppdateringer og utgifter til teknisk support vil fortsette med å øke omkostningene. Virksomhetene ønsker også å utnytte de fordeler og funksjoner de nyeste operativsystemer fra Microsoft kan tilby. I praksis er mange PC-er nå over fire år gamle og stasjoner, strømforsyninger og andre komponenter er i ferd med å nå middeltid mellom avbrudd (Mean Time Between Failures, MTBF), noe som ofte er tilfelle for store deler av programvaren installert på eldre systemer. En progressiv tilnærming til Windows 7-migrering nå, kan gjøre det enklere å takle problemer knyttet til fortsatt avhengighet av det utgående operativsystemet Windows XP. 1

2 IT-avdelingers utfordringer ved migrering av maskin- og programvare: VIRKSOMHETENS UTFORDRINGER BRUKERENS ØNSKER IT-AVDELINGENS ØNSKER Godta at IT blir mer preget av bruk-og-kast Fleksibilitet knyttet til tilgang til programmer, data og stasjonære datamaskiner uansett sted og enhet Et sikkert virksomhetsmiljø med en stabil brukeropplevelse Sikre virksomhetens IT-miljø Problemfri adgang til å arbeide med IT-miljøer Forenklet samsvar og sikring av virksomhetens data Migrere til et nyere operativsystem uten at det går ut over IT-effektiviteten Opplevelsen av en komplett stasjonær PC med alle nødvendige programmer Effektiv implementering og administrering av programmer og stasjonære PC-er De fem viktigste erfaringene fra Windows-migrering De fleste IT-organisasjoner er opptatt av å finne ut hvordan de kan migrere på best mulig måte. Følgende fem tips er resultatet av mange virksomheters erfaringer med migrering til Windows 7, og kan hjelpe oss når vi migrerer til kommende versjoner av operativsystemet. 1. Det er viktig å kunne tilby nye systemer ved migrering til Windows 7 Erfaring viser at oppgradering av eksisterende PC-er motarbeider migrering av eksisterende systemer, gjennom høyere kostnader og flere problemer. Det hører til sjeldenhetene, men det finnes faktisk organisasjoner som bestiller nye PC-er med XP. Disse systemene vil kunne støtte Windows 7, men dette er uvanlig praksis i disse dager. Det er nesten alltid best å anskaffe nye systemer. En vellykket migrering på eksisterende datamaskiner koster omtrent 1200 kr i lønnskostnader til IT-ansatte alene, forutsatt at det ikke oppstår noen problemer. Beregningen er basert på en lønnskostnad på mellom 480 kr og 600 kr per time for teknisk personell. Problemstillingene varierer noen ganger kan en driver for en gammel blekkskriver forårsake problemer, andre ganger kan en medarbeiders personlige programmer, som ikke skulle vært installert, ikke migreres så problemene kan raskt hope seg opp. Når problemer oppstår under en migrering på eksisterende maskiner, kan det ta flere timer å løse problemene, og kostnaden forbundet med et nytt system blir dermed enkel å rettferdiggjøre. Tiden som går med til datamigrering og "personlig" migrering, er ikke tatt med her, men mye av dette kan automatiseres og utføres svært rimelig. IT-ansatte forteller at de ved kjøp av nye PC-er med den nyeste versjonen av Windows, unngår kostnadene forbundet med support for eldre, ustabile maskiner. Men, mange av de systemer som støtter Windows 7, har allerede vært i drift i to år eller mer, og vil dermed kun ha en levetid på ytterligere to år. Dette reduserer ytterligere gevinsten forbundet med migrering på eksisterende utstyr, sammenlignet med anskaffelse av nye systemer. Kundetilfredshet og produktivitet avtar også når IT-ansatte installerer nye operativsystemer på eldre PC-er. Dersom sluttbrukerens produktivitet påvirkes gjennom tapt produktivitet, som følge av manglende tilgang 2

3 til systemet under migrering av operativsystemet, kan kostnadene forbundet med denne tapte produktiviteten overgå utgiften til et nytt system. Overgangen kan medføre videre problemer, som er usynlige ved første gangs migrering, men som utløser en kjedereaksjon av pågående IT-støttesaker etter implementering. 2. Ha en veldefinert strategi for programtilnærmingen Det største enkeltproblemet med migrering av Windows-operativsystemer, er håndtering av programbiblioteket. Store programproblemer stammer gjerne fra internt utviklede programmer, så organisasjonen bør vurdere behovet for et fast sett med retningslinjer og prosedyrer. Programvurdering løser en rekke problemer, deriblant: programregistrering og -rasjonalisering, testing og løsning av programkompatibilitet, samt programpakking. Alt dette må løses før implementering på sluttbrukerens PC. Programoppdagelse er utgangspunktet. Selv i organisasjoner med effektiv kontroll, er det vanlig å finne flere programmer som ikke er standard i virksomheten, og som er usynlige for IT-avdelingen. Noen av disse programmene er avgjørende for spesielle oppgaver eller arbeidsgangen i en gruppe eller avdeling, og IT-avdelingen kan ikke se bort fra dem. Det er svært viktig å registrere, teste og hvis nødvendig fikse slike programmer. Dokumenter retningslinjene og prosessen for håndtering av programrasjonalisering og hvordan problemer skal løses. Tjenesteleverandører som Dell ProConsult kan ofte tilby veiledning og programvurderingsverktøy, i kombinasjon med kunnskapen som trengs i overgangsperioden. Deres brede erfaring med Windows-migrering sikrer i tillegg at utprøvde og pålitelige prosesser anvendes til oppgaven. Det neste trinnet, løsning av programproblemer, fjerner overflødig programvare og mange supportutfordringer knyttet til mange år med det samme foreldede operativsystem. I noen tilfeller kan problemer løses ved å erstatte et program eller støtte virksomhetsprosessen med funksjonene i et mer standardisert program. Når det kommer til internt utviklede programmer, ligger løsningen i å "flytte" programmet til et annet verktøy som allerede finnes i Windows 7 og framtidige versjoner. IT-avdelingen og virksomheten må først og fremst avgjøre om programmet fremdeles er nødvendig. Virksomheten kan vurdere andre verktøy, og IT-avdelingen kan takle sikkerhets- og administrasjonsproblemer tilknyttet programmet. Sikkerheten er en av de største utfordringene for eldre, gjerne internt utviklede programmer. Nøkkelen er å arbeide med utgangspunkt i retningslinjer og prosedyre, ikke ut fra tanken om unike unntak som IT-avdelingen må godkjenne enkeltvis. Det er verdt å merke seg at slike retningslinjer også kan hjelpe med å innføre en politikk for håndtering av medbrakte enheter. 3. En positiv sluttbrukeropplevelse med Windows 7 gjør migreringen enklere Samtidig som IT-avdelingen får utbytte av en Windowsmigrering med forbedret sikkerhet og enklere administrasjon, får de ansatte også glede av en forbedret sluttbrukeropplevelse. Noe av det mest åpenbare er stabiliteten i Windows 7 og framtidige versjoner, noe som sikrer en smidig arbeidshverdag. Den fryktede "blå skjermen" og systemavbrudd som krever omstart av maskinen, er nå ineffektiv historie. Windows 7 kan kjøre i månedsvis uten å be om en omstart, så færre arbeidstimer går tapt i forbindelse med systemkrasj. Ytelsesforbedringen påvirker også enkle systemelementer, som en mer pålitelig hvilemodus på bærbare datamaskiner. IT-ansatte vil se at driverproblemene som har skapt krøll i tidligere 3

4 operativsystemversjoner og forårsaket ustabile systemer, er redusert dramatisk og gjerne forsvinner helt etter en migrering til Windows 7. Videre har brukergrensesnittet et ryddigere og ofte mer intuitivt utseende etter migreringen. Det forbedrede plug-and-play-nivået sørger for at mindre tid går med til å løse tekniske systemproblemer. Når brukerne en sjelden gang må takle tekniske problemer, er skjermene og dialogboksene sterkt forbedret, og sluttbrukerne vil føle seg mer kompetente på egne systemer. For mobilbrukere er den sterkt reduserte oppstarts- og avslutningstiden på bærbare PC-er en ekstra funksjon som forbedrer brukertilgang og produktivitet. 4. Windows-migrering gir en unik mulighet for å redusere kompleksiteten Forenkling av tjenesteproblemer gir ikke bare mer fornøyde og selvsikre brukere, men reduserer også antallet reparasjoner, som IT-ansatte bruker mye tid på. Når migrering av operativsystem reduserer kompleksiteten, senkes også kostnadsnivået og IT-ansatte kan fokusere på de strategiske oppgaver. Mange ulike operativsystemer og eldre maskinvare skaper økt kompleksitet, grunnet manglende standardkonfigurasjoner og -bilder. I korte trekk krever systemene mye mer menneskelig inngripen ved regelmessige administrasjonsoppgaver og støtte. Etter standardisering i Windows 7 og fjerning av administratorrettigheter for sluttbrukeren, reduseres kompleksiteten til systemimager og støtteproblemer ved at antallet endringer begrenses. Under programevaluering er det også mulig å redusere antallet av og bredden på ulike programmer og imager som er i bruk, noe som vil forenkle oppdatering, støtte og administrering. Migrering til Windows 7 gir tilgang til førsteklasses administrasjonsverktøy og innebygd systemkapasitet med forbedret ekstern styring, som sikrer mer stabil systemoppdatering. Forbedret kapasitet til å kommunisere med PC-er reduserer kompleksiteten ved teknisk støtte, ved at IT-personell kan identifisere og proaktivt takle de systemene som er kompromitterte eller bare i liten grad funksjonsdyktige. 5. Samarbeid med tjenesteleverandør er smart Etter hvert som organisasjoner reduserer ressursmengden for IT-prosjekter, grunnet kostnadskutt og stram budsjettering, har mange IT-organisasjoner valgt å samarbeide med tjenesteleverandører når det gjelder snevre og avgrensede prosjekter, som klientmigrering av operativsystem. Undersøkelser utført av Ziff Davis Enterprise viser at for første gang under nyere Windowsmigrering, har størsteparten av prosjektene hatt fordel av partnerskap med tjenesteleverandører, og dette er det flere gode grunner til. Én av hovedgrunnene til at IT-organisasjoner innleder samarbeid med tjenesteleverandører i forbindelse med migrering, er at de er avhengige av å få fullført implementeringen hurtig. Takket være utprøvde og kunnskapsrike ressurser, som allerede har erfaring med migreringsprosessen, blir prosjekttiden nedkortet. Denne problemstillingen er enda viktigere i dag, når støtte for XP er i ferd med å avvikles og virksomheten kommer til å pådra seg økte kostnader dersom de fortsetter å bruke XP. En hurtig migrering er viktig for de aller fleste IT-avdelinger, da kostnadene forbundet med å ikke ha en plan og ressurser på plass, blir for høye. Tjenesteleverandører takler migreringsproblemer enhetlig, ved hjelp av velprøvde verktøy og prosesser som takler alt fra evaluering i forkant av migrering, til løsningsprosesser og implementeringsverktøy. Hele implementeringsprosessen fullføres ved hjelp av dokumentert prosjektstyring. IT-organisasjoner har ofte ulike samarbeidsbehov når det kommer til tjenesteleverandører, og ønsker at de skal utfylle IT-avdelingens interne ferdigheter og kunnskap. Ved 4

5 å benytte intern IT-ekspertise når dette er mulig, og eksterne ressurser ved behov, blir tjenesteleverandørens ekspertise mer effektiv. Muligheten til å tilpasse tjenestene som leveres, til behovene til den enkelte IT-avdelingen, har vært en av spesialitetene til Dell ProConsult under de mange vellykkede Windows 7-migreringene de har utført for næringslivet. Organisasjoner som merker at tiden begynner å løpe ut for XP, og som ønsker seg hastigheten de kan få fra en tjenesteleverandør, vil se at dette er den optimale løsningen i en tid der alt stadig er i endring. På bakgrunn av erfaring, verktøy og ressurser, kan tjenesteleverandører både tilby en mer presis tidsramme og fullt innsyn i den faktiske migreringsprosessen. Sammendrag Det har aldri passet bedre å migrere til Windows 7 enn nå, når erfaring og suksesshistorier legger alt til rette for en vellykket migrering, og følgene av å ikke gjøre noe, vil være flere komplikasjoner og tapt produktivitet både nå og i framtiden. Smarte IT-avdelinger vet hvilke faktorer som leder til forandringer, som forbedret sikkerhet for sluttbrukeren og behovet for å redusere driftskostnadene. Fordelene med en overgang i dag, vil gi organisasjonene få en umiddelbar fordel av de nyeste funksjonene i Windows 7. De fem punktene i denne rapporten framhever de viktigste erfaringene så langt. Basert på gjeldende markedsdata, som indikerer at mange systemer fortsatt kjører Windows XP, må behovet for migrering av maskin- og programvare takles omgående, før kostnadene knyttet til fortsatt bruk av dette foreldede operativsystemet skyter i været. De som er i ferd med å foreta eller fullføre denne prosessen nå, vil få mer produktive sluttbrukere og IT-miljøer, noe som både sparer penger og til og med kan skape gevinst gjennom en mer produktiv arbeidsstokk samlet sett. Gjennom strategi, planlegging og bruk av tjenesteleverandører som Dell, kan IT-avdelingen nå effektivt takle og forebygge de største utfordringene knyttet til oppgradering av klientoperativsystemer, og sikre en effektiv og smidig migrering på tvers av hele organisasjonen, uavhengig av virksomhetens størrelse eller bransje. Ved å ta i bruk automatiserte verktøy og løsninger, kan organisasjonen dra nytte av disse prosessene og sette sammen en passende tilnærming til planlegging, utføring og implementering av infrastrukturoppgradering, som ikke bare holder følge med teknologiutviklingen, men også inngår i en kontinuerlig forbedringsprosess. 5