Sluttmeldinger. Diverse ombygginger av administrasjonslokaler gjennom økt internleie.

Transkript

1 Dato: 5. februar 2009 Fullmaktssak 16/09 Sluttmeldinger. Diverse ombygginger av administrasjonslokaler gjennom økt internleie. TJO BBE Hva saken gjelder: I perioden til fungerte Bergen kommunal bygg (BKB) som et kommunalt foretak, (BBE KF). I denne perioden ble det i budsjettet avsatt midler til ombygging av administrasjonslokaler for der ved å gjøre dem mer attraktiv for brukerne. Budsjettposten skulle fungere slik at brukerne måtte tilbakebetale investeringen med renter og avdrag over maksimum 10 år. For brukerne kommer denne kostnaden i tillegg til den ordinære internhusleien. Innkomne midler som bruker betalte til BBE KF iht. denne ordningen skulle igjen nyttes til å finansiere nye tilsvarende prosjekter. Ordningen opphørte imidlertid etter at BBE KF i 2007 igjen ble en etat. De midlene BKB har tatt inn i internleie så lenge ordningen var aktiv, beløper seg til kr ,-. De prosjektene en har med seg etter overgang til Agresso og som omfattes av denne ordningen, utgjør i alt 11 prosjekt med et samlet budsjett/bevilgning på kr ,-. Ubenyttede budsjettmidler knyttet til internlånordningen utgjør kr ,-. Til sammen utgjør de disponible midlene: kr kr kr = kr ,- og hvor en har et forbruk på kr ,39. Prosjekt Prosjekt(T) Bevilgning Forbruk Avvik A0040 KOMM.LAKSEVÅG OMB.IT-KURSROM , , ,78 SEIERSBJERGET 23 REHAB.BYGN. TILRETTEL A0120 FUNKSJ.H , , ,28 A0130 STORETVEIT SYKEHJEM, HALVANNENLINJEPROSJEKT , , ,50 A0190 Strømgaten 10 Ombygging etg. 0, , ,52 A0200 DAMSGÅRD GAMLE SKOLE OMBYGG 0, , ,13 A0220 STRØMGATEN 10 OMB. 4. ETG , , ,89 A0230 Arna helseheim ombygging kontorlokaler 0, , ,02 T0697 LYSVERKBYGGET DELFINANS.OMB , , ,50 U0170 KRINGLEBOTN SKOLE AKTIVITETSHUS , ,00 0,00 H0060 STORETVEIT SYKEHJ. OMBYGGING , , ,98 T0763 STORETVEIT SYKEHJ.- DAGLIGSTUE , , ,69 A00002 Ubenyttede midler knyttet til internlånordningen , ,00 Tilbakebetalt da ordningen var aktiv ( art ) , , , , ,61 En har således et mindreforbruk på kr ,61. 1

2 Direktøren for BKB foreslår dette beløpet overført til, A0070 med kr og A0160 med kr hvor begge prosjektene omfatter ombygging av kommunehuset på Nesttun, henholdsvis 4. og 5. etasje. Her er arealene bygget om for å tilpasse dem sosialkontoret. Videre foreslås det resterende kr ,61 overført til prosjekt A0320 Seiersbjerget 23 rehab Direktør og utbyggingssjef registrerer også i disse sakene at noen arbeider er satt i gang uten at det foreligger bevilgningsvedtak og har igjen presisert internt i organisasjonen at bevilgningsvedtak alltid skal være på plass før arbeider igangsettes. Vedtakskompetanse Iht. Bergen kommunes økonomireglement revidert fremgår det i pkt. 3.8 a) Retningslinjer for sluttbehandling og godkjenning av byggeregnskap/prosjektregnskap følgende: Sluttregnskap for prosjekter som er administrativt bevilget, godkjennes av vedkommende kommunaldirektør/direktør for foretaket/bedrift. Kommunaldirektøren/direktøren kan også godkjenne overskridelser på slike prosjekt så lenge totalrammen ikke overskrider fullmaktsbeløpet og tilleggsbevilgningen ligger innenfor egen budsjettramme. Kommunaldirektøren/direktøren gjør samtidig vedtak om inndragning/omdisponering av eventuelle besparelser i forhold til bevilgning/budsjett. Vedtak: 1. Direktøren for BKB godkjenner avslutning av 11 ferdige prosjekter og prosjektregnskap innenfor posten "Diverse ombygging av administrasjonslokaler gjennom økt internleie" slik de fremkommer i henhold til oversikt og trykte vedlegg til denne saken. 2. Samlet underforbruk kr ,61 overføres til prosjekt A0070 og A0160 Ombygging av kommunehuset på Nesttun 4. og 5. etasje, sosialkontoret med henholdsvis kr ,- og kr ,-. Det resterende mindreforbruket kr ,61 overføres til prosjekt A0320 Seiersbjerget 23 - rehab Bergen, den 2009 Kjell Aga Direktør Reidun de Lange Utbyggingssjef Vedlegg: Sluttmeldingsskjema for 11 prosjekt som omfattes av denne sak. 2

3 Saksutredning: I perioden til fungerte Bergen kommunal bygg (BKB) som et kommunalt foretak, (BBE KF). I denne perioden ble det i budsjettet avsatt midler til ombygging av administrasjonslokaler for der ved å gjøre dem mer attraktiv for brukerne. Budsjettposten skulle fungere slik at brukerne måtte betale en økt internleie i tillegg til den ordinære internhusleien. Disse internleiemidlene som bruker betalte til BBE KF skulle igjen nyttes til å finansiere nye tilsvarende prosjekter. Ordningen opphørte imidlertid etter at BBE KF i 2007 igjen ble en etat. De midlene BKB har tatt inn i internleie så lenge ordningen var aktiv, beløper seg til kr ,-. De prosjektene en har med seg etter overgang til Agresso og som omfattes av denne ordningen, utgjør i alt 11 prosjekt med et samlet budsjett/bevilgning på kr ,-. Ubenyttede budsjettmidler knyttet til internlånordningen utgjør kr ,-. Til sammen utgjør de disponible midlene: kr kr kr = kr ,- og hvor en har et forbruk på ,39. Prosjekt Prosjekt(T) Bevilgning Forbruk Avvik A0040 KOMM.LAKSEVÅG OMB.IT-KURSROM , , ,78 SEIERSBJERGET 23 REHAB.BYGN. TILRETTEL A0120 FUNKSJ.H , , ,28 A0130 STORETVEIT SYKEHJEM, HALVANNENLINJEPROSJEKT , , ,50 A0190 Strømgaten 10 Ombygging etg. 0, , ,52 A0200 DAMSGÅRD GAMLE SKOLE OMBYGG 0, , ,13 A0220 STRØMGATEN 10 OMB. 4. ETG , , ,89 A0230 Arna helseheim ombygging kontorlokaler 0, , ,02 T0697 LYSVERKBYGGET DELFINANS.OMB , , ,50 U0170 KRINGLEBOTN SKOLE AKTIVITETSHUS , ,00 0,00 H0060 STORETVEIT SYKEHJ. OMBYGGING , , ,98 T0763 STORETVEIT SYKEHJ.- DAGLIGSTUE , , ,69 A00002 Ubenyttede midler knyttet til internlånordningen , ,00 Tilbakebetalt da ordningen var aktiv ( art ) , , , , ,61 En har således et mindreforbruk på kr ,61 Direktøren for BKB foreslår dette beløpet overført til, A0070 og A0160, ombygging av kommunehuset på Nesttun, 4.og 5. etasje med henholdsvis kr ,- og kr Her er arealene bygget om for å tilpasse dem sosialkontoret. Videre foreslås det resterende mindreforbruket kr ,61 overført til prosjekt A0320 Seiersbjerget 23 - rehab Til de enkelte prosjekt har en følgende kommentarer: 1. Ombygging kommunehuset Laksevåg - kurslokaler I 2004 ble kurslokalene tilknyttet IT flyttet fra Gimle skole til kommunehuset Laksevåg. Lokalene som biblioteket på Laksevåg tidligere hadde benyttet, ble ombygget til formålet. Prosjektet var kostnadsberegnet til kr ,-. Regnskapet viser at det er medgått i alt kr ,22. 3

4 2. Seiersbjerget 23- Rehabilitering av bygning -Tilrettelegging for funksjonshemmede Seiersbjerget 23 er en stor trebygning oppført i 1922 på en 4 mål stor tomt. Bygningen blir benyttet av Bergen krisesenter som er en frittstående organisasjon som har som formål å ta vare på og gi råd og husrom for mishandlede kvinner og deres barn inntil situasjonen har roet seg slik at de kan flytte tilbake til sine tidligere omgivelser eller annen bolig kan skaffes til veie. Bygningen er i kommunal eie og har status som verneverdig. Bygget var i 2005 karakterisert til å være i dårlig vedlikeholdsmessig stand. Kostnadene ved å istandsette bygget var den gang kalkulert til 6,0 mill som også har vært prosjektets budsjettramme. Arbeidene omfattet rehabilitering av tak og fasader, oppgradering av elektrisk anlegg, branntekniske opprustning og tilrettelegging for funksjonshemmede. Regnskapet viser at det i alt er medgått kr ,22. Investeringen dekkes ved økt internleie i tråd med premissene knyttet til denne budsjettposten. Det viser seg imidlertid at det er behov for ytterligere midler for å kunne sette bygget i fullgod stand. Direktøren har derfor foreslått at vel 1,3 mill av mindreforbruket som omfattes av denne sak overføres til fortsettelsen av istandsettingen av dette bygget jmfr., prosjekt A Storetveit sykehjem ombygging Dette prosjektet omfatter prosjekt nærmere beskrevet i pkt 10 nedenfor. Ved en inkurie er dette prosjektet blitt opprettet 2 ganger, begge gangene med en budsjettramme på 1,6 mill. På dette prosjektet A0130 er det kun benyttet vel kr ,-. Denne glippen er ikke avdekket før en nå utarbeider sluttmeldinger for administrasjonsbygg. 4. Strømgaten 10 - ombygging 1. etasje I 2006 flyttet Parkavdelingen ut fra 1. etasje i Strømgaten 10. De fraflyttede lokalene var av Parkavdelingen nyttet til garasje og rom for uteredskaper. Disse lokalene ble overtatt av Utekontakten. Det ombygde arealet utgjør ca. 200 m 2 og omfatter kontorer, tekjøkken og allrom. Arbeidene ble gjennomført etter et budsjett på 1,8 mill. Regnskap viser at det er medgått i alt kr ,52. Det er dessverre ikke utarbeidet bevilgningssak for dette prosjektet. 5. Damsgård gamle skole - etablering av rullestolsrampe Damsgård gamle skole var tidligere ikke tilgjengelig for rullestolsbrukere. I 2006 ble det etablert en rullstolsrampe fra parkeringsplassen og inn i byggets 1. etasje. Bygningen er i dag i bruk som helse- og sosialsenter for Laksevåg bydel. Budsjettrammen for dette arbeidet var kr Prosjektregnskapet viser at det i alt medgikk kr ,13. Det er imidlertid heller ikke for dette prosjektet utarbeidet bevilgningsvedtak. 6. Strømgaten 10 - ombygging 4. etasje I 2006 ble 4. etasje i Strømgaten 10 ombygget for psykisk helse for Bergenhus bydel for der ved å få denne tjenesten samlokalisert. Arbeidene besto i ombygging til kontorlandskap, kontorer samt omfattende lydisoleringstiltak. Opplegg for data og IT-kommunikasjon var også en betydelig utgiftspost. Dette prosjektet ble mye mer omfattende enn først antatt. Det er utarbeidet bevilgningssak med en ramme på kr ,-. Det er imidlertid medgått i alt kr ,89 som er nærmere kr ,- mer enn bevilget. Med et slikt forbruk burde det vært fremmet sak om tilleggsbevilgning når det utvidede omfanget av arbeidene var kjent. 4

5 7. Arna helseheim - ombygging kontorlokaler. I den eldre delen av Arna helseheim, Stølsvegen 13, 1.etasje var det tidligere en privat og en kommunal fysioterapitjeneste. Da disse flyttet ut etter at det nye sykehjemmet sto ferdig, ble disse lokalene ombygd for administrasjon av botjenesten for psykisk utviklingshemmede i Arna bydel. Her var det bl.a. et stort rom som ble ombygd til flere kontorer samt kjøkken og toalett.. Til sammen medgikk det her kr ,02. Det er ikke utarbeidet bevilgningssak, men investeringen tilbakebetales iht. gjeldende retningslinjer. 8. Lysverkbygget Ved ombygging av Lysverkbygget til kulturbygg var det behov for å utføre en del tilleggsarbeider som ikke var med i det opprinnelige prosjekt. Dette gjaldt blant annet omarbeidelse av eksisterende heis, sammenknytting av overvåking av i vaktrom, areal for kunstbokhandel, utstillingsvegger med lys m.m. Prosjektet var i sin tid kalkulert til kr ,-. Regnskapet viser at det kun er medgått kr ,50. Dette til dels store avviket skyldes delvis at det i ettertid oppsto diskusjon om hva som var byggutstyr og hva som var brukerutstyr. I tillegg registrerer en nå at en del av utgiftene som skulle vært ført på dette prosjektet er ført på hovedprosjektet som nå er oppgjort. 9. Kringlebotn skole aktivitetshus Velforeningen for Kringlebotn skolekrets oppførte i 2005 et grendahus/aktivitetshus for barn og unge ved Kringlebotn skole. Den opprinnelige premiss var at bygget skulle være i kommunens eie. I forståelse med velforeningen og Bergen bygg og eiendom KF (BBE KF) ble disse planene endret slik at velforeningen tok ansvaret for å prosjektere, bygge, drive, vedlikeholde og eie bygget i 20 år. Der etter skal eiendomsretten til bygget tilfalle kommunen. Kommunens bidrag til dette aktivitetshuset utgjorde i alt 2,0 mill som ble overført til velforeningen som et rente og avdragsfritt lån. Byrådsavdelingen for oppvekst nedbetaler til Bergen kommunale bygg, den samlede gjelden på 2 mill over sitt driftsbudsjett med ca kr ,- over 10 år. Nærmere premisser fremgår av byrådsak 1020/05 vedtatt Storetveit sykehjem ombygging. I 2005 ble det etablert et samarbeid mellom Byrådsavdeling for helse og sosial og sykehusene om kort liggetid i sykehusene. Dette forutsatte tett samarbeid mellom sykehusene, hjemmesykepleien og sykehjemmene. Storetveit sykehjem ble valgt ut som det sykehjemmet som skulle nyttes til dette formålet. I forbindelse med denne etableringen ble det foretatt en del tilpassinger, bl.a. etablering av medisinrom, kontorer, lager, kommunikasjon m.m. Til tilpassingsarbeidene ble det gjennom fullmaktssak bevilget 1,6 mill. Prosjektregnskapet viser at det er medgått i alt kr ,02 som ble dekket av midler avsatt til ombygging av administrasjonslokaler med tilbakebetaling av investeringen over 10 år med 5% rente, jmfr. også prosjekt A0130 omtalt her i pkt Storetveit sykehjem dagligstue. I mai 2004 ble det inngått avtale om at det skulle etableres en dagligstue for beboerne ved Storetveit sykehjem. Tidligere ble korridorene brukt til dette formål. Kostnadene ved dette tiltaket var beregnet til kr ,-, som var bevilgningen en forholdt seg til. Prosjektregnskapet viser at det er medgått i alt kr ,31 som gir et mindreforbruk på kr ,69. Denne investeringen forusettes tilbakebetalt over 5år. 5