Forvaltningsrevisjonsrapport - Anskaffelser og kontraktsoppfølging. Detaljreguleringsplan for Bodalstranda - sluttbehandling

Transkript

1 Møteinnkalling Bystyret Dato: kl. 17:00 Sted: Bystyresalen Bystyret Forfall meldes snarest til formannskapskontoret telefon eller mobil evt. e-post: hoe@sarpsborg.com. Varamedlemmer møter kun etter nærmere beskjed. Gruppemøter Arbeiderpartiet tirsdag kl 1800 Bystyresalen - samt på møtedagen ½ time før møtestart - møterom Formannskapssalen Høyre tirsdag kl 1730 møterom Formannskapssalen. Fremskrittspartiet mandag kl 1730 møterom Formannskapssalen Kristelig Folkeparti mandag kl 1800 Møterom Olav den hellige Senterpartiet tirsdag kl 1830 Møterom Asbjørn Halvorsen Miljøpartiet De Grønne mandag kl Møterom Robert Normann Pensjonistpartiet gruppeleder avtaler møtetidspunkt og møtested med sin gruppe Sosialistisk Venstreparti mandag kl 1800 Møterom Roald Dahl Venstre mandag kl 1800 Møterom Asbjørn Halvorsen ******* Servering Det vil bli servering i rådhuskantinen fra kl SAKSKART Side Saker til behandling 1/19 18/ /19 15/ Forvaltningsrevisjonsrapport - Anskaffelser og kontraktsoppfølging Detaljreguleringsplan for Bodalstranda - sluttbehandling 3 5 3/19 18/ Revidering av finansreglement 17 4/19 10/ Østfold fylkeskommunes eierskap i Østfold Energi AS 20 5/19 18/ Anmodning om bosetting av flyktninger /19 18/ Forskrift om ordensreglement for grunnskolen i Sarpsborg kommune - revidering saksframlegg 31 1

2 7/19 13/ Endringer i lokal forskrift om boligsoneparkering 35 8/19 16/ Opprykk og nyvalg etter Steven Skjekkeland (H) 38 9/19 16/ Nyvalg etter Steinar Bodal (AP) 41 Referatsaker 1/19 18/ Protokoll Bystyret /19 17/ Protokoll fra kontrollutvalgets møte den /19 17/ Protokoll fra kontrollutvalgets møte /19 15/ Årsmelding Kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 43 5/19 19/ Årsmelding Eldrerådet 43 6/19 19/ Årsmelding Flerkulturelt råd 43 7/19 16/ Årsrapport salgs- og skjenkebevillinger /19 19/ Årsrapport for 2018 skatteoppkrever i Sarpsborg 43 9/19 10/ Kontrollrapport 2018 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Sarpsborg kommune 43 Formannskapskontoret, Sindre Martinsen-Evje Ordfører Hilde Øisang Formannskapssekretær 2

3 Saker til behandling 1/19 Forvaltningsrevisjonsrapport - Anskaffelser og kontraktsoppfølging Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Ida Marie Odsæter Saksgang Møtedato Saknr 1 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Kontrollutvalgets innstilling: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de tre anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: Kommunen skal benytte seg av spørreundersøkelsens resultater i sitt videre forbedringsarbeid på området. Kommunen skal utarbeide tydelige føringer som tilfredsstiller alle relevante lovkrav når det gjelder dokumentasjon, både i anskaffelsesprosessen og i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. Herunder skal kommunen ha en enhetlig praksis på hvilke dokumenter som skal lagres/arkiveres og hvor de skal lagres/arkiveres. Kommunen skal gjennomføre tiltak som sikrer systematisk kontraktsoppfølging, herunder skal kommunen utarbeide rutiner for oppfølgingsarbeidet. 2. Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget juni 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Vedlegg: 1. Forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging», datert Møtebok fra Kontrollutvalgets møte (Særutskrift) Utredning: Østfold Kommunerevisjon IKS har gjennomført forvaltningsrevisjon av «Anskaffelser og kontraktsoppfølging». Kontrollutvalget har fattet vedtak som sendes bystyret i Sarpsborg for behandling. Bakgrunn for revisjonen, vurderingene som er gjort og revisjonens anbefalinger kan leses i vedlegg. 3

4 Kontrollutvalget Sarpsborg fattet i sitt møte følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging», samt rådmannens uttalelse til rapporten til etterretning, og slutter seg til revisjonens anbefalinger. 2. Kontrollutvalgets innstilling til bystyret: 1: Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapport «Anskaffelser og kontraktsoppfølging» til etterretning, og ber administrasjonen følge opp de tre anbefalinger som fremkommer av rapporten. Herunder: kommunen skal benytte seg av spørreundersøkelsens resultater i sitt videre forbedringsarbeid på området. Kommunen skal utarbeide tydelige føringer som tilfredsstiller alle relevante lovkrav når det gjelder dokumentasjon, både i anskaffelsesprosessen og i forbindelse med kontraktsoppfølgingen. Herunder skal kommunen ha en enhetlig praksis på hvilke dokumenter som skal lagres/arkiveres og hvor de skal lagres/arkiveres. Kommunen skal gjennomføre tiltak som sikrer systematisk kontraktsoppfølging, herunder skal kommunen utarbeide rutiner for oppfølgingsarbeidet. 2: Bystyret ber rådmannen om å rapportere til kontrollutvalget juni 2019, om sin oppfølging av rapportens anbefalinger, og de konkrete tiltak rådmann selv redegjør for i sin uttalelse til rapporten. Bystyret viser for øvrig til kontrollutvalgets ansvar for å påse at bystyrets vedtak i forbindelse med forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Miljø: Folkehelse: 4

5 2/19 Detaljreguleringsplan for Bodalstranda - sluttbehandling Arkivsak-dok. 15/ Saksbehandler Eivor Bjørnarsdotter Bø Saksgang Møtedato Saknr 1 Utvalg for plan, miljø og teknikk /19 2 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Petter Sandtangen (enhet plan og samfunnsutvikling) Rådmannens innstilling: I medhold av plan- og bygningsloven ledd vedtas detaljreguleringsplan for Bodalstranda, utarbeidet i målestokk 1:1000 og datert , sammen med de tilhørende reguleringsbestemmelser, datert De deler av gjeldende reguleringsplaner som erstattes av reguleringsplanen, oppheves. Vedlegg: 1. Plankart, datert Reguleringsbestemmelser, datert Planbeskrivelse, datert Sammendrag av innkomne merknader med forslagsstillers og rådmannens kommentarer. Sammendrag: På vegne av Kamperhaug Boligutvikling AS har konsulentfirma Kamperhaug Utvikling AS oversendt forslag til reguleringsplan for Bodalstranda til behandling. Formålet med planen er å tilrettelegge for boligbebyggelse bestående av ulike boligtyper samt tilhørende infrastruktur og leke- og uteoppholdsarealer. Planområdet ligger på Klavestadhaugen, på raet i et hellende terreng ned mot Isesjø. Området er i kommuneplanens arealdel disponert til fremtidig boligbebyggelse, LNF-område, offentlig eller privat tjenesteyting (renseanlegget) og en sikringssone for nedslagsfeltet til drikkevannskilden Isesjø. Området er i hovedsak uregulert. Det planlagte utbyggingsfeltet i planområdet har kapasitet for ca. 104 boenheter. I tillegg legges det til rette for fortetting på felt BKS5 (Bodalsvei 34) på ca. 16 boenheter. Bodalsvei 34 er utenfor området som er vurdert i kommuneplanens arealdel (B-4-2). Det legges til rette for en variasjon av type boliger fra tradisjonelle hus med saltak til mer moderne boliger med flatt tak og flere etasjer. Bebyggelsen er organisert i 3 nivåer med eneboliger øverst, blokker og flermannsboliger i midten og rekkehus nederst mot Isesjø. Eneboligene ligger til mindre boliggater med felles lekeareal og renovasjon. Trafikken fra og til området vil, når det er ferdig utbygd, gå fra Bodalstranda via Bodalsvei mot øst og ut i 5

6 Rokkeveien. Dette innebærer at Bodalsvei stenges rett vest for dagens adkomst ned til Bodalstranda. Merknader ved offentlig ettersyn er i alt vesentlig imøtekommet. De endringer som er gjort etter offentlig ettersyn er å betrakte som mindre endringer. Det knytter seg ikke innsigelser til planforslaget, som kan egengodkjennes av Sarpsborg kommune. Rådmannen anbefaler at detaljreguleringsplan for Bodalstranda vedtas. Utredning: Bakgrunn for saken Kamperhaug Utvikling AS har på vegne av Kamperhaug Boligutvikling AS utarbeidet forslag til reguleringsplan for Bodalstranda. Reguleringen skal tilrettelegge for boligbebyggelse bestående av ulike boligtyper samt tilhørende infrastruktur og leke- og uteoppholdsarealer. Beskrivelse av området Planområdet ligger på Klavestadhaugen, på raet i et hellende terreng ned mot Isesjø. Planområdet avgrenses av eksisterende boligfelt for eneboliger langs Bodalsvei i syd, Isesjø i nord og dyrket mark i øst og vest. Mot vest er det også en mindre skogsparsell. Ca. 23,7 daa dyrkbar mark går bort til boligformål i planområdet. Områdets areal er ca. 99 daa. Området består i dag i hovedsak av skogsområder. Det midtre området er hogstflate, mens både mot nord og syd er det eksisterende skog. Innenfor planområdet ligger Isesjø vannverk med tilhørende adkomstvei med bom opp til Bodalsvei, samt rekreasjonsområdet Bodalstranda. Forholdet til andre planer Området er i gjeldende kommuneplan disponert til fremtidig boligbebyggelse (område B-4.2), LNF-område, offentlig eller privat tjenesteyting (renseanlegget) og en sikringssone for nedslagsfeltet til drikkevannskilden Isesjø. Området er i hovedsak uregulert. Innenfor reguleringsplan for Bodal (PlanID 27009) inngår Bodalsvei 34 (gnr 1026 bnr 80). Deler av Bodalsvei er regulert gjennom reguleringsplan for Værnåsen (PlanID 27006). Planområdet grenser inntil reguleringsplan for Værnåsen/Tveter (PlanID 27007). Beskrivelse av planforslaget Området foreslås regulert til boligområder med ulik utnyttelsesgrad, vannforsyningsanlegg, renovasjonsanlegg, lekeplass, samferdselsanlegg, grønnstruktur og LNF-område. Det planlagte utbyggingsfeltet i planområdethar kapasitet for ca. 104 boenheter. I tillegg legges det til rette for fortetting på felt BKS5 (Bodalsvei 34) med ca. 16 boenheter. Bodalsvei 34 er utenfor området som er vurdert i kommuneplanens arealdel (B-4-2). Det legges til rette for en variasjon av type boliger fra tradisjonelle hus med saltak til mer moderne boliger med flatt tak og flere etasjer. Nedenstående tabell er hentet fra planbeskrivelsen, og utdyper høyder og utnyttelsesgrad i boligfeltene: 6

7 Felt Typologi Gesimshøyde Mønehøyde Etasjer Utnytting i BYA BFS1-4 Frittliggende småhusbebyggelse 8 m 11 m 2/3 40% BKS1-3 Konsentrert småhusbebyggelse 8 m 8 m 2 45% BKS4-5 Konsentrert småhusbebyggelse 9 m 9 m 3 45% BBB1-2 Blokk-bebyggelse 15 m 15 m 4 35% BVF Vann-forsynings-anlegg 10 m 10 m 20% Bebyggelsen er organisert i 3 nivåer med eneboliger øverst, blokker og flermannsboliger i midten og rekkehus nederst mot Isesjø. Eneboligene ligger til mindre boliggater med felles lekeareal og renovasjon. Trafikken fra og til området vil, når det er ferdig utbygd, gå fra Bodalstranda via Bodalsvei mot øst og ut i Rokkeveien. Dette innebærer en stenging av Bodalsvei rett vest for dagens adkomst ned til Bodalstranda. Leke- og uteoppholdsarealene utgjør til sammen nesten 20 daa, der deler av dette vil gå med til den åpne overvannshåndteringen. Det er regulert 6 daa med lekeområder i planen, i tillegg til 4,2 daa friområde. I tillegg er det satt krav om at det skal opparbeides fellesområder på taket av p-kjeller for blokkene samt at det kan opparbeides fellesområder på taket av selve blokkene. Et område på ca. 24 daa reguleres som LNF-område, med særlige landskapshensyn. Bodalstranda foreslås sikret ved at et område på 2 daa reguleres som LNF-område friluftsformål. For en mer utførlig beskrivelse henvises til planbeskrivelsen. Planprosess Det ble varslet oppstart av reguleringsarbeidet med annonse i Sarpsborg Arbeiderblad , og fagmyndigheter, rettighetshavere og grunneiere ble varslet med brev. Oppstart av planarbeidet ble kunngjort på Sarpsborg kommunes nettside Utvalg for plan, miljø og teknikk behandlet i møte , sak 48/17, forslag til reguleringsplan for Bodalstranda, og vedtok denne lagt ut til offentlig ettersyn. Planforslaget lå ute til høring i perioden Fagmyndigheter, naboer og berørte parter ble varslet med brev datert Offentlig ettersyn av planforslaget ble kunngjort i Sarpsborg Arbeiderblad og på Sarpsborg kommunes nettside. Ved høringsfristens utløp var det innkommet i alt 25 merknader. Etter høringsfristens utløp kom det inn et ekstra innspill fra NVE. I tillegg har det kommet inn en rekke henvendelser fra Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening og privatpersoner etter høringsfristens utløp. Disse henvendelsene er svart opp underveis og/eller innarbeidet i plansaken. Innbyggerforslag Før planforslaget ble lagt ut på offentlig ettersyn mottok Sarpsborg kommune et innbyggerforslag fra Sandbakken og Klavestadhaugen velforening, Løken velforening og 7

8 naturvernforbundet i Sarpsborg. Saken ble behandlet i formannskapet (sak 68/17) og i bystyret (sak 77/17). Rådmannens innstilling «Innholdet i innbyggerforslaget vurderes ved behandling av reguleringsplan for Bodalstranda, eventuelt ved behandling av ny kommuneplanens arealdel» ble vedtatt. Følgelig er det gjort en vurdering av innbyggerforslaget i neste avsnitt. Forslaget dreier seg i all hovedsak om at området som ønskes detaljregulert skal tilbakeføres til LNF-område. Området ble tatt inn i arealplanen i 2015 med formål boligområde. Det er et ønske fra initiativtakerne bak innbyggerforslaget at utbygging i tråd med kommunens arealplan ikke gjennomføres på det aktuelle området, men at det forblir som det er. Dersom kommunen skulle følge forslaget i innbyggerinitiativet vil dette innebære at kommunen fraviker sin egen arealplan. Dette ville skape liten forutsigbarhet for både berørte naboer, grunneiere og innbyggerne i kommunene. En slik praksis er ikke ønskelig. Det har heller ikke framkommet noe i reguleringsarbeidet som tilsier at status for området bør vurderes på nytt. Rådmannen anbefaler at innbyggerforslaget ikke tas til følge, men at reguleringsplanen vedtas. Offentlig ettersyn innkomne merknader og uttalelser og endringer etter offentlig ettersyn Et sammendrag av innkomne merknader og uttalelser med tiltakshavers og rådmannens kommentarer følger saken som eget vedlegg. Etter offentlig ettersyn har tiltakshaver vurdert de innkomne merknader og gjort noen mindre endringer som er inntatt i reguleringsbestemmelser og plankart. Innsigelse Østfold fylkeskommune (ØFK) reiste innsigelse til reguleringsforslaget, på grunnlag av manglende utredning basert på vannforskriftens 12 og vurdert opp mot vannforskriftens grenseverdier for god økologisk og kjemisk tilstand for Isesjø. ØFK forutsatte også at sikringssone H_110 ble innarbeidet i reguleringsplanen. I tråd med ØFK s krav er de manglende utredningene gjennomført og oppdatert i rapporten Bodalstranda Overvannsvurdering om forurensningsbelastning og overvannsavrenning i planområdet (vedlegg 3 til planbeskrivelsen). Sikringssone H_110 Nedslagsfelt drikkevann er innarbeidet i reguleringsplanen. I tillegg er øvrige forutsetninger som ønsket av ØFK innarbeidet i rekkefølgebestemmelse 3.1 i reguleringsbestemmelsene. Planforslaget har skapt et stort engasjement og det er kommet inn innvendinger fra både naboer, velforeninger, grunneierlag og andre innbyggere. Hovedinnvendingene handler om sikkerhet med tanke på forurensning til Isesjø, problematiske grunnforhold, infrastruktur, nær- og fjernvirkning og et ønske om at området ikke skal bygges ut med boliger, men forbli slik det er i dag. Det er flere av innspillene som er negative til en utbygging på Bodalstranda. Rådmannen vil presisere at det på overordnet nivå i kommuneplanens arealdel er vurdert og tatt inn at området er avsatt til fremtidig boligbebyggelse. Denne detaljreguleringsplanen forholder seg til dette. Derav er disse innspillene ikke vurdert hver for seg i avsnittet under. 8

9 Merknader som er imøtekommet, jf. Vedlegg 4 - Østfold Fylkeskommunes merknad om å finne erstatningsareal for lekeareal BLK6 og sikring av intern gangsti. - Østfold Fylkeskommunes merknad om at bestemmelsene om landskapstilpasning og estetikk bør omformuleres for å ivareta landskapshensyn- og tilpasning bedre. - Østfold Fylkeskommunes merknad om å innarbeide krav til ladeinfrastruktur for elbiler. - Statens vegvesens og Sandbakken og Klavestadhaugen Velforenings merknad om at planbeskrivelsen og trafikkrapporten burde oppdateres til å si noe om at det nylig er etablert 13 fartshumper og at fartsgrensen er satt ned til 30 km/t. - Statens vegvesens merknad om at det tas inn informasjon i planbeskrivelsen om at planen regulerer veibredden i Bodalsvei til tilsvarende som i planen for Værnåsen. - Statens vegvesens merknad om at snarvei fra BLK5 til gnr/bnr 1026/2 reguleres inn. - NVEs merknad om at de anbefaler uavhengig kvalitetssikring av geotekniske vurderinger for planer i tiltakskategori K4. - Mattilsynets merknad om at det forutsettes at plan for skjøtsel og vedlikehold av overvannsdam ivaretar miljømessige forhold i kalde vinterperioder og at det skal utarbeides beredskapstiltak dersom det er forhold som ikke lar seg løse ved normal drift. - Mattilsynets merknad om at det ikke blir åpnet for biltrafikk ned til stranda, og at vei sperres med bom. Samt at avrenning fra vei ned til bo og tilhørende parkering må ha avrenning til overvannsdammen. - Mattilsynets merknad om at det må skiltes ved Bodalstranda slik at publikum blir kjent med drikkevannsinteressene. - Mattilsynets merknad om at det må finnes avfallsenheter for hundemøkk. - Mattilsynets merknad om at det må vurderes å legge enda strengere restriksjoner på oppbevaring av oljebaserte produkter. - Mattilsynets merknad om at det må være tiltak som begrenser salting av veier som ligger inne i området. - Nemd for vilt- og innlandsfiskeforvaltnings merknad om at det i størst mulig grad må tas hensyn til viltet i bygg- og anleggsperioden og videre bruk, vedlikehold og tilrettelegging av grønnstrukturen og i LNF-områdene. Videre at det bør utredes hvilke avbøtende tiltak som kan være aktuelle for å opprettholde LNF-området i planen som viltkorridor. - Amund Kolbergs merknad om at det må etableres en jordvoll mot jordet i øst. - Anne og Egil Demmenes merknad om at avkjørsel til Bodalsvei 127 er feil og at det bør vises GS-vei i Bodalsvei forbi den fysiske sperringen som skal styre trafikken. - Sandbakken og Klavestadhaugen Velforenings merknad om at planforslaget legges frem for Nemd for vilt og innlandsfiske. - Sandbakken og Klavestadhaugen Velforenings merknad om at det kreves en 3Dfremstilling av området. - Sandbakken og Klavestadhaugen Velforenings merknad om at det ikke bør være mulighet for sekundærleiligheter for eneboligene. - Nordre Skjeberg Grunneierlags merknad om at driftsinstrukser for vedlikehold og avtaler må være på plass forut for en godkjenning av utbyggingen. - Nordre Skjeberg Grunneierlags merknad om at gående og syklende, herunder snarveier uten hensyn til veinettet for øvrig, blir ivaretatt gjennom bestemmelser. - Anne og Oddbjørn Winther, Stig Lassen-Urdahl og Roar og Karin Torps merknad om at SKV1 kotefestes til minimum 6 meter under gulvhøyden i 1.etasje for eksisterende bebyggelse. - Anne og Oddbjørn Winther, Stig Lassen-Urdahl og Roar og Karin Torps merknad om at boligene tilknyttet SKV1 legges med lengderetning 90 grader på koteretningen. - Anne og Oddbjørn Winther, Stig Lassen-Urdahl, Roar og Karin Torp og Henning Haugens merknad om at det bør etableres et toalettanlegg i område SPP1 som kan brukes av allmennheten. 9

10 - Rune A. Slåttbråtens merknad om at hele planområdet bør ligge under hensynssone H110 (nedslagsfelt drikkevann). - Kristoffer Lindh, Aleksander Lindh, Ole Jørgen Bodal og Thorbjørn Backs merknad om at parkering og bom ved stranda bør etableres før byggestart. Innkomne merknader som gjelder retting og oppdatering i plandokumentene, fra blant annet Statens vegvesen og Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, er fulgt opp og ikke kommentert ut i saksfremstillingen. Spørsmål om konkrete temaer i planforslaget er svart opp i vedlegg 4. Merknader som ikke er imøtekommet, jf. vedlegg 4 Merknad Begrunnelse Fylkesmannen i Østfold: Området bør Merknaden er delvis imøtekommet da antall bygges ut med en lavere utnyttelse. boenheter er redusert med 16 ved at muligheten for sekundærbolig i eneboligene Statens vegvesen: Bør vurderes om det skal settes andre krav til når Bodals vei skal være oppgradert slik at oppgraderingen må komme tidligere. Statens vegvesen, Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening: Anbefaler en maksimal stigning på 5 % (1:12) for turveger og gangveger utenom sentrumsområder ved lengder over 100 meter. Ellen og Roar Wilhelmsen: Ønsker at veialternativ 1 velges som adkomst til planområdet. er tatt ut. Sarpsborg kommune har stilt krav til at Bodalsvei skal oppgraderes som atkomstvei fordi årsdøgnstrafikken (ÅDT) vil overstige 250. Denne trafikkøkningen vil først øke når blokkbebyggelse (BBB1 og BBB2) samt stenging av Bodalsvei mot vest skal gjennomføres. Derav har ikke rådmannen funnet grunnlag for å kreve at oppgradering av Bodalsvei må komme tidligere. Merknaden er delvis imøtekommet ved at planforslaget har tatt inn repos med benk som kompenserende tiltak. Valgt adkomst (alternativ 3) har lavest konfliktnivå og er valgt som adkomst til planområdet jf. beslutningsmatrise på side 37 (kapittel 5.19) i planbeskrivelsen. Torill og Roger Johansen: Har tidligere foreslått en ny adkomst fra Rokkeveien langs jordet øst for Bodalsfeltet. Øistein Engen: Poenggivningen i matrisen fremstår som forutinntatt. Hadde poenggivningen tatt hensyn til ingen konflikt med kulturminner i alternativ 1 og eiendomsforholdene i alternativ 3 ville trolig alternativ 1 fått lavest score. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Nordre Skjeberg Grunneierlag: Overvannshåndteringen skal være ferdig prosjektert og godkjent av Sarpsborg kommune før behandlingen av Se kommentar gitt til Ellen og Roar Wilhelmsen. Se kommentar gitt til Ellen og Roar Wilhelmsen. Veialternativ 1 fører med seg omfattende skjæringer i terrenget for å få plass til en vei med riktig bredde og fortau/gs-vei og disse skjæringene vil gå inn og berøre området med de registrerte kulturminnene. Veialternativ 3 vil ikke medføre behov for å gå inn på noen private eiendommer. Det er stilt rekkefølgekrav til dammen for brukstillatelse. Derav kan bygging ta til før dammen er opparbeidet, men brukstillatelse vil ikke bli gitt til noen bebyggelse før dammen er ferdigstilt. Rådmannen har ikke 10

11 detaljreguleringsplanen. Fangdam må stå klar før byggingen tar til. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Isesjø grunneierforening, Nordre Skjeberg Grunneierlag: Bør kreves en biomangfoldundersøkelse og konsekvensutredning for planområdet og tilliggende områder. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening: Oppgradering av Bodalsvei Isesjø med tilhørende fortau må være ferdigstilt før anleggsarbeidene tar til. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Kristoffer Lindh, Aleksander Lindh, Ole Jørgen Bodal og Thorbjørn Back: Bodalsvei bør stenges fysisk i vest før anleggsarbeidene tar til. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening: Internveier må ikke asfalteres og det bør innføres forbud mot stenlegging og asfaltering av private gårdsplasser. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening: Utbygger bør stille bankgaranti før utbyggingen starter. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Isesjø grunneierforening: Lys fra boligområdet vil synes fra hele Isesjø og omlandet. Boligområdet befinner seg i det mest synlige punktet for omlandet for sjøen og vil forringe opplevd landskap og estetisk opplevelse. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening: Kritikkverdig at utomhusplan ikke er ferdig i forbindelse med reguleringsplanen. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening: Det bør være saltak som er regelen for utbygging i området. stilt krav til at overvannshåndteringen skal være ferdig prosjektert og godkjent før behandlingen av detaljreguleringsplanen. Rådmannen mener hensynet til biomangfoldet i planområdet er ivaretatt. Rådmannen har ikke funnet grunn til å kreve en konsekvensutredning og biomangfoldundersøkelse innenfor planområdet og tilstøtende områder. Se kommentar gitt til Statens vegvesen om samme forhold. Det er stilt rekkefølgekrav til at stenging av Bodalsvei i vest skal ferdigstilles før det gis brukstillatelse til blokkbebyggelse (BBB1 og BBB2). Rådmannen mener dette er et urimelig forbud. Overvann fra veiene vil ledes til dammen for sedimentering. Flere av veiene skal overtas av Sarpsborg kommune og visse kriterier, som asfaltering, må være oppfylt jf. veinormen for Sarpsborg kommune (2017) før overtakelse kan gjennomføres. Kommunen som planmyndighet har ikke hjemmel for å stille et slikt krav. Rådmannen minner om at det på overordnet kommuneplannivå er avgjort at Bodalstranda er avsatt til fremtidig bebyggelse. Utviklingen av det som foreslås i detaljreguleringsplanen vil føre til synlig belysning fra området til Isesjø. Det er gjort grep, som å trekke bebyggelsen ned i terrenget, slik at ny bebyggelse ikke vil bryte horisontlinjen. Viser for øvrig til kapittel 7.2 Landskap i planbeskrivelsen. Sarpsborg kommune stiller ikke krav til at en utomhusplan må være ferdig prosjektert og juridisk bindende i denne detaljreguleringsplanen. Det er stilt krav til utomhusplan i byggesøknadsbehandlingen gjennom reguleringsbestemmelse 4.6 a-c). Rådmannen har vurdert at det kan åpnes for en variasjon i takform for ny bebyggelse. 11

12 Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening: Maks antall boenheter bør settes til 100. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening: Høydene på bebyggelsen bør generelt tas ned. Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening, Isesjø grunneierforening, Nordre Skjeberg Grunneierlag: De geotekniske undersøkelsene må utvides til et større område for å kunne underbygge et vedtak i denne saken. Grunnforholdene i området er svært problematiske. Isesjø grunneierforening: Ber om at området ikke bygges ut til boligformål på grunn av jordsmonn av høyeste kvalitet i midtpartiet. Isesjø grunneierforening: Klausuleringene må overholdes og Isesjø må ikke bli utsatt for betydelig økt fare for forurensning som følge av avrenning og utslipp eller utglidninger/ras. Nordre Skjeberg Grunneierlag: Forventer at det nedlegges forbud mot å hugge i den resterende kantsonen mot Isesjø. Nordre Skjeberg Grunneierlag: Blokker bryter med dagens boligstruktur. Nordre Skjeberg Grunneierlag, Steinar Undrum: Ber om at stigningen i planlagt vei studeres. Ser ut til å være brattere enn vegnorm N100 (SVV) som sier 8 %. Steinar Undrum: Lede trafikken utenom hele Bodalsfeltet, ikke sperre Bodalsvei, fordele trafikken mellom øst og vest ved å lage to utkjøringer fra det nye boligfeltet, innføre enveiskjøring i hele eller deler av Bodalsvei. Planforslaget tilrettelegger for totalt 104 boenheter, i tillegg til 16 boenheter på BKS5 (Bodalsvei 34). Rådmannen anser det ikke som aktuelt eller nødvendig å stille et makskrav på 100 boenheter innenfor planområdet. Delvis imøtekommet ved at det er gjort en spesifisering av høydene for bebyggelsen i område BFS3 for å sikre at ny bebyggelse ikke skjermer for eksisterende bebyggelse i Bodalsvei. De geotekniske undersøkelsene er gjort i prosjektområdet og tilstrekkelig omland for å kunne dokumentene områdestabiliteten i prosjektområdet. Innenfor planområdet er det ca. 58 daa med dyrkbar mark (figur 19 i planbeskrivelsen). Den delen av området som er dyrkbar og som det legges inn bebyggelse på er ca. 23,7 daa. Deler av utbyggingsområdet er ikke regnet som dyrkbar på grunn av helningsgrad over 1:4. Rådmannen viser for øvrig til sin vurdering av innbyggerforslaget. Forurensning til Isesjø har vært et av de viktigste temaene å ivareta gjennom detaljreguleringsplanen, og rådmannen mener dette er grundig vurdert og hensyntatt. Innspillet er delvis imøtekommet gjennom reguleringsbestemmelse 8.2 og 8.3. De deler av planområdet som er avsatt til blokkbebyggelse grenser ikke til eksisterende eneboligstruktur og vil på den måten ikke oppfattes som en del dagens bygningsstruktur. Viser for øvrig til reguleringsbestemmelse 4.4 og 5.4 som stiller særskilte krav til ny blokkbebyggelse. Viser til rådmannens kommentar til SVV og Sandbakken og Klavestadhaugen Velforening om samme forhold. Se kommentar gitt til Ellen og Roar Wilhelmsen samt Øistein Engen. For øvrig er det ikke aktuelt å fordele trafikken ved å lage to utkjøringer. Det er heller ikke aktuelt å endre hele eller deler av Bodalsvei til enveiskjøring i denne detaljreguleringsplanen. 12

13 Steinar Undrum: Økt trafikk mot øst i Bodalsvei fører til at utbygger må legge inn avbøtende tiltak vedrørende støy for beboerne som blir berørt. Rune A. Slåttbråten: Planområdet burde ligge under hensynssone H530 (friluftsliv). Rune A. Slåttbråten: Barnetråkkundersøkelsen fra 2012 er foreldet og ny undersøkelse burde vært utført. Rune A. Slåttbråten: Foretrekker alternativ A og B for utbygging da disse hensyntar alle punkter. Kristoffer Lindh, Aleksander Lindh, Ole Jørgen Bodal og Thorbjørn Back: Det bør legges begrensninger på privat basseng i hage i forhold til klorholdig/saltvannsholdig vann og forurensning av dette til Isesjø. Ønsket tiltak medfører ikke at grenseverdiene for støy overstiges. Planområdet er avsatt til formål som blant annet friluft, særlige landskapshensyn, friområde og naturområde. Rådmannen anser det ikke som nødvendig å legge hele planområdet under hensynssone for friluftsliv. Rådmannen mener hensynet til barn og unge er tilfredsstillende ivaretatt gjennom planforslaget. Det er blant annet avsatt arealer til lek, samt store friluftsområder for rekreasjon innenfor planområdet. Rådmannen stiller seg bak alternativet som er valgt for utbygging. Matrisen på side 44 i planbeskrivelsen viser også at dette alternativet har minst konfliktnivå. Private basseng i hage vil ikke påvirke forholdene i Isesjø da vannet sedimenteres lokalt eller i fangdammen. Disse endringene anses som mindre endringer i reguleringsforslaget og kan ikke sees å endre planens intensjoner og hovedformål. Grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge Kommunen har et særlig ansvar for å sikre aktiv medvirkning fra grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge. Det er saksbehandler for den enkelte reguleringssak som har ansvaret for å ivareta dette. Det er ikke foretatt et eget medvirkningsopplegg mot grupper som krever spesiell tilrettelegging, herunder barn og unge. Det er foretatt barnetråkkregistreringer ved Sandbakken skole i Registreringen viser at Bodalstranda og Vaspen blir brukt som fritidsområde både sommer og vinter. Kommunens barnetråkkregistrering fra 2012 viser at den interne GS-veien i Bodalsfeltet blir brukt av skolebarn. I tillegg ble selve Bodalsvei brukt av tilsvarende mengde barn. Skoleveien krysser via overgangsfelt over Skjebergveien på to steder hvorav det nordre overgangsfeltet er opphøyd. Dette overgangsfeltet er knyttet til både intern GS-vei og Bodalsvei. En undergang under Skjebergveien leder til Sandbakken skole, men den ligger noe lengre nord og blir i liten grad benyttet av barn fra Bodalsfeltet. Gjennom reguleringsplanen tilrettelegges det for barn og unges interesser først og fremst ved fysisk utforming. Det er avsatt et stort område til lek/tilrettelagt opphold i henhold til kommunens lekeplassnorm. Lekeområdene er store og sammenhengende, og man kan bevege seg mellom dem uten å måtte krysse hovedveier. Det er vektlagt forbindelser på tvers i området utenom bilveier som stimulerer til bruk for barn. Nytt fortau langs Bodalsvei gir kobling til friområdet øst i Bodalsfeltet. 13

14 Arealene kan brukes på ulike årstider og gi muligheter for samhandling mellom forskjellige aldersgrupper. Videre er trafikksikkerheten sterkt forbedret ved opparbeiding av fortau og ny vei. Dette gir tryggere skolevei. Trafikken er delt slik at belastningen på Bodalsvei mot vest blir redusert etter stengingen. Rådmannen mener hensynet til barn og unge er tilfredsstillende ivaretatt gjennom planforslaget. Avklaring om konsekvensutredning. Planforslaget er vurdert opp mot plan- og bygningsloven 4-2 og forskrift om konsekvensutredning (FOR ). Sarpsborg kommune gjennomførte en konsekvensutredning for planområdet i henhold til forskriften i forbindelse med behandlingen av kommuneplanens arealdel (vedtatt ). I henhold til unntaket for bokstav f og c er det dermed ikke automatisk krav om konsekvensutredning for reguleringsplan da det her er utarbeidet konsekvensutredning på høyere nivå og reguleringsplanen er i samsvar med overordnet plan. Kommunen har heller ikke stilt krav om konsekvensutredning for denne planen. I Fylkesmannens innspill til varsel om oppstart ble det anbefalt å utarbeide en konsekvensanalyse for området. I planbeskrivelsen er det derfor gått mer inngående inn på de ulike temaene for å imøtekomme innspillet fra Fylkesmannen. Ny forskrift om konsekvensutredning av 2017 trådte i kraft Planen ble startet opp før denne forskriften trådte i kraft, og planen omfattes følgelig ikke av forskriften av 2017, jf. 39 i ny forskrift. Forholdet til naturmangfoldloven Planbeskrivelsen inneholder et eget kapittel om forholdet til naturmangfoldloven. Det er ikke registrert funn av spesielle naturmangfoldverdier innenfor planområdet. Etter rådmannens vurdering har kapitlet en tilfredsstillende gjennomgang av problemstillinger tilknyttet naturmangfoldloven. Behov for grunnerverv Grunnerverv er ikke nødvendig for å gjennomføre planen. Oppsummering Det er ikke knyttet innsigelse til planforslaget, og det kan egengodkjennes av Sarpsborg kommune. Planforslaget er utarbeidet som en detaljreguleringsplan, og forslagets tilhørende bestemmelser og planbeskrivelse gir en tilfredsstillende beskrivelse av tiltaket. De delene av gjeldende reguleringsplaner som overlappes av denne plan oppheves tilsvarende. Rådmannen anbefaler at forslag til reguleringsplan for Bodalstranda, vedtas. Forslag til reguleringsplan fremmes med dette for avsluttende behandling. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Ingen for Sarpsborg kommune. 14

15 Miljø: Planområdet ligger i nedslagsfeltet til drikkevannskilden Isesjø. Bystyret har i sak 52/17 vedtatt å igangsette et forprosjekt med formål at kommunen skal ha ett vannverk, lokalisert i tilknytning til dagens vannverk på Baterød. Isesjø skal utredes som beredskaps- og reservevannkilde. Overvannet må håndteres lokalt. Det er i reguleringsbestemmelsene stilt krav om at alt overvann fra området sør for område H430 skal ledes i åpent eller lukket system til rensedam. Det er utarbeidet en egen rapport som beskriver renseprinsipper. Reguleringsbestemmelsene setter krav om at det skal utarbeides en detaljplan for denne dammen som skal godkjennes av kommunen og som skal synliggjøre at det ikke kommer forurensing til Isesjø fra planområdet, verken under utbyggingen eller etter endt utbygging. Det er også satt bestemmelser om at restriksjoner/krav knyttet til overvannshåndteringen i byggefasen, og etter endt utbygging, skal nedfelles i kontrakt med entreprenører og boligkjøpere. Det er stilt krav om at en plan for skjøtsel og vedlikehold av dammen, samt ansvarsforhold, skal være godkjent av kommunen før det gis brukstillatelse. Rådmannen mener at hensynet til Isesjø er tilfredsstillende ivaretatt. Det er for øvrig ikke påvist noen negative miljømessige konsekvenser av reguleringen. Folkehelse: Innenfor planområdet er det sammenhengende grøntstrukturer mellom de ulike boligfeltene. Boligområdet ligger inntil store LNF-områder. Universell utforming vil kunne oppfylles innenfor planområdet. Det legges opp til gjennomgående løsninger for universell utforming både i bygningsmassen og i uteområdet, gjennom bruk av ramper og gangsoner. Terrenget skråner tidvis mye mot nord, og stiene i fellesområdene vil måtte slynge seg i terrenget for å få universell utforming. Det er lagt inn repos og benk som avbøtende tiltak der hvor anbefalt helningsgrad på fortau ikke kan innfris. Behandling i Utvalg for plan, miljø og teknikk : I forkant av møtet har kommunedirektøren vurdert habiliteten til følgende representanter (jamfør notat 15/ , 324 og 325 sendt utvalgets medlemmer i forkant av møtet): Tor Egil Brusevold (Ap), Per Ludvig Spydevold (Krf) og Helge Skår (Sp). Før behandling av saken ba representantene Tor Egil Brusevold og Per Ludvig Spydevold om å få sin habilitet vurdert. Helge Skår er første varamedlem og også hans habilitet ble vurdert. Tor Egil Brusevold og Per Ludvig Spydevold fratrådte under behandling av habilitetsvurderingen, sammen med varamedlem Helge Skår. Åge Willy Elstrøm (Ap) tiltrådte møtet i Tor Egil Brusevold sitt fravær. Klaus Lintho (Ap) ble oppnevnt som setteleder. 15

16 Det er 10 av 11 representanter til stede under behandlingen av habilitetsspørsmålet. Tor Egil Brusevold ble enstemmig erklært inhabil etter forvaltningslovens 6, 2.ledd. Per Ludvig Spydevold ble enstemmig erklært habil til å behandle saken. Helge Skår ble vurdert habil med 8 mot 2 stemmer (1 FRP, 1 PP). Per Ludvig Spydevold og Helge Skår tiltrådte deretter møtet. Per Ludvig Spydevold ble oppnevnt som setteleder i behandling av saken. Åge Willy Elstrøm fratrådte møtet og Helge Skår tok plass. Det var 11 av 11 representanter til stede. Følgende hadde ordet ved behandling av saken: Klaus Lintho (Ap), Per Ludvig Spydevold (Krf), Heidi Siljan Næss (Frp), Helge Skår (Ap), Grete Moræus Stray (Ap), Finn Arne Solberg (Ap) Representanten Klaus Lintho (Ap) fremmet følgende tilleggsforslag på vegne av Arbeiderpartiet: Det forutsettes likevel at rekkefølgebestemmelsen endres slik at overvannsstrøm etableres før de øvrige grave- og bygningsarbeider igangsettes. Representanten Per Ludvig Spydevold (Krf) fremmet følgende forslag på vegne av Kristelig Folkeparti: Saken avvises. Votering Forslaget fra Kristelig Folkeparti fikk 4 stemmer (1 KRF, 1 SP, 1 FRP, 1 PP) og falt. Kommunedirektørens innstilling med tilleggsforslag fra Arbeiderpartiet ble enstemmig vedtatt. Innstilling fra Utvalg for plan, miljø og teknikk: I medhold av plan- og bygningsloven ledd vedtas detaljreguleringsplan for Bodalstranda, utarbeidet i målestokk 1:1000 og datert , sammen med de tilhørende reguleringsbestemmelser, datert De deler av gjeldende reguleringsplaner som erstattes av reguleringsplanen, oppheves. Det forutsettes likevel at rekkefølgebestemmelsen endres slik at overvannsstrøm etableres før de øvrige grave- og bygningsarbeider igangsettes. 16

17 3/19 Revidering av finansreglement Arkivsak-dok. 18/ Saksbehandler Nils-Aage Pedersen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /19 2 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Rådmannens innstilling: Finansreglement for Sarpsborg kommune med de foreslåtte endringer vedtas. Vedlegg: Forslag til nytt finansreglement for Sarpsborg kommune. Revisjonsuttalelse fra Østfold kommunerevisjon IKS. Sammendrag: Verdipapirfondenes forening (VFF) har gjort endringer i bransjestandarden som medfører at det må gjøres noen små endringer i Finansreglementet for Sarpsborg kommune. Endringene gjelder blant annet hvordan obligasjonsfond klassifiseres. Tidligere ble obligasjonsfond kun klassifisert på bakgrunn av renterisiko. Nå skal obligasjonsfond klassifiseres etter to hovedkriterier, henholdsvis fondets renterisiko og fondets kredittrisiko. Dette medfører endring i punkt 8.3 i finansreglementet. Østfold kommunerevisjon IKS har som uavhengig instans kvalitetssikret endringene i forslag til nytt finansreglement. De har påpekt at punkt 9.3 i finansreglementet bør strammes opp. Denne endringen er tatt inn slik som revisjonen har foreslått. Utover dette er det også gjort noen andre mindre endringer. Utredning: I forvaltningen av likviditet benytter Sarpsborg kommune seg av Verdipapirfondenes Forening (VFF) sin bransjestandard for klassifisering av rentefond, med hensyn til hvilke fond det kan plasseres midler i. Ved revisjonen av VFF sin bransjestandard ble det tydeliggjort at klassifiseringen av obligasjonsfond skal gjøres etter rente- og kredittrisiko. Tidligere ble obligasjonsfondene kun inndelt etter renterisiko. Som følge av utviklingen i rentemarkedet med svært lave rentenivåer ble denne metodikken endret slik at klassifiseringen nå bygger på en inndeling etter både rente- og kredittrisiko. Obligasjonsfond er nå inndelt i fire ulike grupper basert på rentefølsomhet (se definisjon i vedlegg til finansreglementet) : Fond med forventet rentefølsomhet lik 0,125 (utfallsrom fra 0 og til og med 1). Fond med forventet rentefølsomhet lik 1 (utfallsrom fra 0 og til og med 2). Fond med forventet rentefølsomhet lik 3 (utfallsrom fra 1 og til og med 5). Fond med forventet rentefølsomhet lik 5 (utfallsrom fra 3 og til og med 7). Ved revisjon av bransjestandarden ble det innført følgende kredittrisiko-kategorier: Kategori 1: Fond som plasserer i papirer utstedt eller garantert av den norske stat, norske fylker og kommuner, papirer med null (0) prosent kredittrisikovekt og minimum 17

18 dobbel A (AA) rating, samt papirer med pantesikring (kommune-, nærings- og boligkredittobligasjoner) med minimum dobbel A (AA) rating. Kategori 2: Fond med plasseringer i rentepapirer med rating på minimum dobbel A- (AA-), og i senior rentepapirer utstedt av finansinstitusjoner. Kategori 3: Fond med plasseringer i øvrige senior rentepapirer, og ansvarlige lån i samsvar med kravene under. Øvrige norske obligasjonsfond, dvs. fond med plasseringer i papirer i samsvar med kravene til obligasjonsfond, men som ikke tilfredsstiller kravene til gruppe 1-3 over, herunder adgang til å plassere i fondsobligasjoner og andre hybrider. I dagens reglement kan det kun plasseres midler i obligasjonsfond med forventet rentefølsomhet under 4. I forslag til nytt finansreglementet under punkt 8.3 er dette endret til: Det kan kun plasseres midler i obligasjonsfond med følgende renterisiko og kredittrisiko: Renterisiko: Fond med rentefølsomhet lik 3 eller lavere (utfallsrom fra 0 til og med 5). Kredittrisiko: Kategori 1, 2 og 3. Ovennevnte endring vil si at Sarpsborg kommune kan plassere midler i alle obligasjonsfond med rentefølsomhet lik 3 eller lavere og som har kredittrisiko kategori 3 eller lavere. Østfold kommunerevisjon IKS har som uavhengig instans kvalitetssikret endringene i forslag til nytt finansreglement for Sarpsborg kommune. De har påpekt at punkt 9.3 i finansreglementet bør strammes opp som følger: «Det kan plasseres midler i obligasjonsfond som tilfredsstiller VFF s bransjestandard for fond med forventet rentefølsomhet inntil 3 og kredittrisiko i kategoriene 1, 2 og 3. Inntil 20 % av langsiktige finansielle aktiva kan plasseres i øvrige obligasjonsfond». Denne endringen er tatt inn slik som revisjonen har foreslått. I punkt 2.1 er det tatt inn tidspunktet for siste endring av VFF s bransjestandard. I punkt 8 har er teksten endret slik at ved valg av hovedbankforbindelse kan det benyttes kredittvurdering fra anerkjent ratingbyrå og ikke bare Moody s, Standard & Poor s eller Fitch Ratings. Dette er fordi det har kommet nye ratingbyråer som kan være aktuelle å benytte. I punkt 8.1 er krav til kredittrating endret fra BBB- til BBB. Dette er fordi veldig få norske banker har så lav rating som BBB-. Punkt 10.6 er endret slik at et enkelt lån ikke kan utgjøre mer enn 25 % av den samlede låneporteføljen. Vedlegg 1 til finansreglementet, rammer og begrensninger, foreslås strøket i nytt finansreglement. Dette fordi alle rammer og begrensninger fremkommer i reglementet, og kun blir en gjentakelse. Det er også gjort andre presiseringer og språklige endringer. Konsekvenser økonomi, miljø og folkehelse: Økonomi: Endringen av reglementet får ingen direkte økonomiske konsekvenser. Miljø: Ingen konsekvenser. Folkehelse: Ingen konsekvenser. 18

19 Behandling i Formannskapet : Følgende hadde ordet ved behandlingen av saken: Ingen Votering Kommunedirektørens innstilling ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling Finansreglement for Sarpsborg kommune med de foreslåtte endringer vedtas. 19

20 4/19 Østfold fylkeskommunes eierskap i Østfold Energi AS Arkivsak-dok. 10/ Saksbehandler Lars Noreng Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet /19 2 Bystyret /19 Innstillingssak. Medsaksbehandlere: Hilde Lind Rådmannens innstilling: 1. Sarpsborg kommune krever at Østfold fylkesting behandler en sak om det fremtidige eierskapet til fylkeskommunens aksjer i Østfold Energi AS. Dette begrunnes med at fylkestinget som er det øverste organet i fylkeskommunen, og som dermed må vurdere den videre disponeringen over eierskapet. 2. Sarpsborg kommune krever at fylkeskommunens aksjer i Østfold Energi AS overføres til primærkommunene i Østfold, fordelt etter folketallet i den enkelte kommune. Begrunnelsen er at en slik overføring vil sikre at den verdifulle formuesmassen som er skapt i Østfold Energi AS gjennom årtier også i fremtiden kommer Østfold-samfunnet og innbyggerne i Østfold til gode. 3. Som aksjonærrepresentant ber Sarpsborg kommune om at Østfold fylkesting, som øverste organ for eierskapet til fylkeskommunens aksjer, tar stilling til saken på selvstendig grunnlag. Dette begrunnes med at eierskapet til Østfold Energi AS er en sak aksjonærene imellom, og mellom fylkestinget og Østfold-samfunnet. Fellesnemnda for Viken har ikke myndighet til å legge verken politiske eller rettslige føringer for hvordan fylkestinget skal disponere over aksjene frem til nytt fylkesting for Viken er konstituert. Vedlegg: Oversikt over eierandeler i kraftselskapene i Viken Sammendrag: Østfold fylkeskommune eier 50 prosent av aksjene i Østfold Energi AS. 13 kommuner i Østfold eier de øvrige aksjene. Fra 1. januar 2020 blir de nåværende fylkeskommunene Akershus, Buskerud og Østfold slått sammen til Viken. Da vil Buskerud fylkeskommunes aksjer i energiselskapene Vardar AS og derigjennom også Glitre AS bli overført til primærkommunene i Buskerud. Ordførerne i de 13 kommunene som har aksjer i Østfold Energi mener kommunene bør kreve at også Østfold fylkeskommunes energiaksjer overføres til kommunene i fylket og fordeles ut fra kommunenes folketall. Dette begrunnes med at verdiene er bygd opp i Østfold og bør tilfalle Østfold-samfunnet, og med den skjevheten som vil oppstå dersom Buskerud fylkeskommunes eierskap i energiselskaper overføres uten at tilsvarende skjer i Østfold. Det er ikke noe juridisk til hinder for at Østfold fylkeskommunes aksjer kan overføres til kommunene. Myndigheten til å gjøre dette ligger i Østfold fylkesting ut Rådmannen støtter ordførernes vurderinger. 20

21 Utredning: Bakgrunn Denne saken er reist etter initiativ fra samtlige ordførere i de 13 kommunene som er medeiere sammen med fylkeskommunen i Østfold Energi AS. Tilsvarende sak behandles i kommunestyrene i de andre aksjonærkommunene. Saken er videre behandlet av rådmannsutvalget i Østfold. Østfold Energi AS eies i dag av Østfold fylkeskommune og 13 kommuner i Østfold. Eierfordelingen er slik: Navn eier: Antall aksjer: Andel: Østfold fylkeskommune % Sarpsborg kommune ,29 % Moss kommune ,14 % Halden kommune ,14 % Askim kommune ,29 % Fredrikstad kommune ,29 % Eidsberg kommune ,86 % Aremark kommune ,43 % Hobøl kommune ,43 % Marker kommune ,43 % Rømskog kommune ,43 % Skiptvet kommune ,43 % Spydeberg kommune ,43 % Våler kommune ,43 % Fra 1. januar 2020 vil Østfold fylkeskommune være sammenslått med Akershus og Buskerud fylkeskommuner til Viken fylkeskommune. I forbindelse med fylkessammenslåingen har ordførerne i eierkommunene tatt til orde for at fylkeskommunens aksjer bør overføres til primærkommunene i Østfold, fremfor å overtas av Viken fylkeskommune. Begrunnelse for overføringen Ordførernes begrunnelse for at aksjene bør overføres til primærkommunene er to-delt: 1. Verdiene i Østfold Energi AS er skapt og eiet av Østfold-samfunnet i årtier, og derfor bør forbli i Østfold og dermed komme innbyggerne i Østfold til gode også i fremtiden. En slik overføring er gjort blant annet i Nord-Trøndelag i forbindelse med fylkessammenslåingen til Trøndelag. 2. Det oppstår en skjevhet når primærkommunene i Buskerud fra , som ledd i fylkessammenslåingen, overtar Buskerud fylkeskommunes verdier i aksjene i Vardar AS og derigjennom også Glitre AS. Ordførerne mener at en tilsvarende verdioverføring fra fylkeskommune til primærkommuner bør skje for Østfold Energi AS i forkant av fylkessammenslåingen. Etter ordførernes syn må kommunene som eksisterende medeiere (aksjonærer) i Østfold Energi AS høres når det gjelder hvem som skal være eiere i Østfold Energi AS etter Rådmannen støtter ordførernes forslag og begrunnelsen. Rådmannen vil særlig poengtere at det vil framstå urimelig at én av de tre sammenslåtte fylkeskommunene overfører sine energiaksjer til primærkommunene, mens de to andre ikke gjør det. Rettslige forhold Det foreligger ingen rettslige begrensninger på fylkeskommunens adgang til å overføre aksjene til primærkommunene. Verken inndelingslova eller andre lover inneholder 21

22 bestemmelser som setter forbud mot slike overføringer, selv om de måtte være motivert av en fylkessammenslåing. Tilsvarende vil derfor verdioverføringen som er avtalt i Buskerud stå seg rettslig. Fordeling av aksjene En overføring av fylkeskommunens aksjer reiser spørsmålet om hvordan aksjene skal fordeles. Ordførernes forslag innebærer at de fordeles på samtlige kommuner i nåværende Østfold ut fra folketall. En slik fordeling vil innebære at også de fem kommunene som i dag ikke er eiere i Østfold Energi AS, Hvaler, Råde, Rygge, Trøgstad og Rakkestad, blir eiere i selskapet. Selv om flere kommuner dermed blir eiere, øker ikke det totale antallet eiere sammenliknet med dagens eiersituasjon. På grunn av kommunesammenslåingen av Askim, Spydeberg, Hobøl, Trøgstad og Eidsberg kommuner - samt Moss og Rygge kommuner og Rømskog og Aurskog-Høland kommuner vil en overføring etter en slik modell innebære at det blir 13 aksjonærer i Østfold Energi AS etter overføringen, sammenliknet med dagens situasjon hvor det er 14 aksjonærer. Ordførerne framhever at så lenge begrunnelsen for overføringen er at verdiene fortsatt skal komme Østfold-samfunnet til gode, bør aksjene fordeles ut fra folketallet i dagens Østfoldkommuner. Slik vil aksjeverdiene komme likt til nytte for alle Østfolds innbyggere. Rådmannen støtter ordførernes vurdering på dette punktet. Alternative løsninger Det har vært diskutert om andre løsninger for disponeringen over fylkeskommunens aksjeverdier enn overføring kan ivareta disse hensynene, eksempelvis om det bør opprettes et fond som blir øremerket formål i tidligere Østfold dersom Viken overtar eierskapet til aksjene. Ordførerne mener at en løsning der fylkeskommunens aksjer disponeres gjennom et fond øremerket formål i Østfold ikke er ønskelig, da den er lite sikker, både rettslig og politisk. En overføring av aksjene fremstår derfor, ifølge ordførerne, som det mest hensiktsmessige alternativet dersom formålet er å sørge for at verdiene i Østfold Energi AS også i fremtiden skal være sikret å komme Østfold-samfunnet til gode. Rådmannen er enig med ordførerne om at en overføring av aksjene vil være det sikreste for å ivareta intensjonen om at verdiene skal komme Østfold-samfunnet til gode. Det er heller ingen saklig grunn til at det skal velges en annen løsning for Østfold enn for Buskerud. Eierkommunene i Østfold Energi AS har vært ansvarlige aksjonærer som har utøvd eierskapet ut fra langsiktige forretningsmessige prinsipper. Ordførerne har understreket at et profesjonelt, langsiktig og strategisk eierskap også vil legges til grunn dersom fylkeskommunen overfører sine aksjer. De vil være positive til eventuelle vilkår for aksjeoverføringene som skal ivareta dette hensynet. Rådmannen er enig i dette. Nærmere om situasjonen i Buskerud og Vardar AS Som nevnt er ønsket om at fylkeskommunens aksjer i Østfold Energi AS skal overføres til primærkommunene i Østfold i forkant av sammenslåingen til Viken delvis begrunnet med at Buskerud fylkeskommune overfører verdiene i Vardar AS til primærkommunene i Buskerud. Denne transaksjonen ble avtalt mellom partene i 2005, der Buskerud-kommunene fikk 99 % prosent av aksjene i Vardar AS som B-aksjer, mens fylkeskommunen beholdt 1 % av aksjene som A-aksjer. A-aksjene gir foreløpig rett til alle stemmer i selskapets organer og rett til alt utbytte fra selskapet. Avtalen fra 2005 fastslår at fra det tidspunkt Buskerud fylkeskommune opphører som selvstendig fylkeskommune, det vil si at det ikke lenger skal avholdes fylkestingsvalg for nåværende fylkeskommune, skal fylkeskommunen overføre sine 22