Styremøte Saken ansees for avsluttet.

Transkript

1 Styremøte Referat Styremøte i Sameiet Hersjøen Vest Dato og tidspunkt: kl 19:00 Sted: Sørliveien 10 Tilstede: Marius, Hanne, Kristin, Jose & Silje Forfall: Ingen Møtelder: Marius Referent: Hanne Møteinnkalling: Godkjent Saksliste: Godkjent Sak Årsmøte Årsmøte ble avholdt kl. 18:00 på Mogreina Skole. For ytterligere informasjon viser vi til protokollen fra møtet. Saken ansees for avsluttet. Sak Prosjekt Maling Silje er utnevnt prosjektleder, og vil organisere og kontrollere jobben. Det er fastsatt maledugnad 4. og 5. Juni. Alle seksjoner skal stille med 1 mann i 2 timer. Det er en forutsetning at alt malingsarbeid fullføres disse dagene. Saken videreføres inntil alt er ferdig malt. Sak Prosjekt Uteområde Christer er utnevnt prosjektleder, og vil organisere og kontrollere jobben. Egen prosjektplan blir utarbeidet, og for ytterligere informasjon, henviser vi til denne. Saken videreføres inntil uteområdet er ferdig opparbeidet.

2 Sak Videoovervåking Styret ønsker å bruke sameiets midler på andre prosjekter, og vil heller montere lyskastere med bevegelsessensor på strategiske punkter. Saken ansees for avsluttet. Sak Styrehonorar Styret ønsker pr. dags dato ikke styrehonorar. Sittende styreleder tilgodesees med kr , for inneværende periode. Saken ansees for avsluttet.

3 Styremøte Referat Styremøte i Sameiet Hersjøen Vest Dato og tidspunkt: kl 19:00 Sted: Sørliveien 10 Tilstede: Marius, Hanne, Jose & Silje Forfall: Kristin Møtelder: Marius Referent: Hanne Møteinnkalling: Godkjent Saksliste: Godkjent Sak Nye lekeapparater Styret har søkt Mogreina Grendeutvalg om midler til nye lekeapparater til lekeplassen. Styret ble kontaktet, og informert, av Mohammad Arif, som er nestleder i grendeutvalget. Saken ansees for avsluttet. Sak Utvendig antenne S7 Ny eier av S7 har søkt om, og fått godkjent, montering av utvendig antenne for mottak av RiksTV sine signaler, da Telenor har leveringsproblemer via IPTV. Det presisseres, at denne antennen demonteres så fort Telenor kan levere IPTV igjen, noe som er skissert kan skje fra Mai Saken ansees for avsluttet.

4 Innkalling til Årsmøte i Sameiet Hersjøen Vest Sameiets ordinære årsmøte avholdes klokken 18:00 på Mogreina Skole (vesleskolen) Saker som ønskes behandlet av årsmøtet, skal fremgå av agenda, og sendes skriftlig til styret v/ Styreleder. Marius Tollander Sørliveien 16 marius@hersjoen.no Alle saker må være styreleder i hende innen Alle saker må være påført innsender sitt navn og telefonnummer/epostadresse. Saker hvor det ønskes votering, bør inneholde et forslag til vedtak. Tenk igjennom hvorvidt saken krever behandling av årsmøtet, eller om den med fordel kan behandles av styret. Dersom saken ligger innenfor styrets fullmakter, vil styret ta kontakt for å avklare om det ønskes forenklet behandling. Med hilsen fra styret Styreleder

5 Årsmøte 2014 Sameiet Hersjøen Vest DAGSORDEN 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Valg av protokollfører C) Registrering av møtende sameiere D) Godkjenning av eventuelle fullmakter E) Godkjenning av innkalling og dagsorden F) Valg av to sameiere til å underskrive protokollen 2. ÅRSBERETNING 2013 Vedlegg 1 3. VALG Vedlegg 2 4. HUSORDENSREGLER Vedlegg 3 Både seksjonseier og ektefelle/samboer kan møte på årsmøtet, men bare en kan stemme for seksjonen. Leietager i boligseksjon har møte og talerett, men ikke stemmerett. Seksjonseier som ikke selv kan være tilstede på årsmøtet, kan møte ved fullmektig, jfr. ESEL 33. Fullmakten skal være skriftlig. Ektefelle/samboer som ikke selv er eier, bør medbringe fullmakt.

6 Vedlegg 1 1. STYRETS SAMMENSETNING ÅRSBERETNING 2013 Styret har i perioden bestått av: Styreleder: Marius Tollander valgt for 2 år i 2012 Nestleder: Hanne N. Aslaksen valgt for 2 år i 2012 Styremedlem: Tor Ole Hansen på valg i 2014 Varamedlem: Kristin Carlèn valgt for 2 år i 2012 Varamedlem: Kaja Smelhus på valg i 2014 Styret kan kontaktes på e post: styret@hersjoen.no 2. STYRETS ARBEID Styret har i 2013 avholdt 4 styremøter. Sakslisten gir en god oversikt over alle behandlede saker i FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsfører er Orbit Arena Regnskap A/S Sameiet er unntatt revisjon, jfr. ESEL FORSIKRING Sameiets eiendom og bygningsmasse er forsikret i Nemi Østfold A/S Polisenummer: Ved ytre skade på bygning, skal sameier straks ta kontakt med styret. Den enkelte sameier er selv ansvarlig for å forsikre eget innbo.

7 5. GENERELLE OPPLYSNINGER Sameiet Hersjøen Vest ble stiftet og har organisasjonsnummer Eiendommen har gnr 188, bnr 83, og ligger i Ullensaker Kommune. Sameiet består av 15 boligseksjoner og 15 carporter fordelt på 8 bygninger og har adresse Sørliveien 2 til 30, 2054 Mogreina. Alle seksjoner disponerer 1 carport og 1 utvendig sportsbod. Vedtektene av er sameiets øverste styringsdokument. Husordensregler er utarbeidet for å utdype og komplettere sameiets vedtekter. Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjoner, og har til formål å drive eiendommen i samråd med, og til beste for, seksjonseierne. Sameiets hjemmesider, driftes av styret. All informasjon vedrørende sameiet vil være tilgjengelig der. Sameiet er innmeldt i Huseiernes Landsforbund. Sameiet er underlagt internkontrollforskriften av Forskriften pålegger sameiet å planlegge, gjennomføre og dokumentere alle nødvendige tiltak i forbindelse med helse, miljø og sikkerhet i sameiet.

8 6. SAKSLISTE 2013 Saksnummer Tittel Status Mer info Årsmøte Avsluttet Protokoll Renovasjon Avsluttet Tinglyst veirett Avsluttet Lys i utebod Avsluttet Felles strøm Avsluttet Varmepumpe Avsluttet Asfalt p.plass Avsluttet Trær Avsluttet Høyspent Avsluttet Maling Overført Husordensregler Avsluttet BORI Avsluttet /86 Avsluttet Drenering Avsluttet Forretningsfører Avsluttet Dypoppsamlere Avsluttet Uteområdet Overført Forsikring Avsluttet 04 13

9 7. REGNSKAP 2013 Inntekter: Felleskostnader , Renter 50, Sum , Utgifter: Regnskapsfører , Forsikring , Strøm 4 596, Vedlikehold , Andre driftskostnader , Sum , Resultat: 1556, Driftsmidler ovf , Årsresultat: , Regnskapet for 2013 viser et driftsresultat på kr , og et positivt årsresultat på kr , Styret foreslår at resultatet tilegges egenkapital. Årsregnskapet gir en rettvisende oversikt over sameiets økonomiske stilling pr , og for resultatet og kontantstrømmene i regnskapsåret som er i overensstemmelse med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk. I samsvar med regnskapslovens 3 3 bekreftes det at forutsetningen om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelse av regnskapet. Det har ikke inntrådt vesentlige økonomiske forhold fra og frem til styrets årsberetning er avgitt.

10 8. BUDSJETT 2014 Inntekter: Felleskostnader , Totalt , Utgifter: Forretningsfører , Forsikring , Vaktmester , Strøm 5 000, Andre driftskostnader , Totalt , Differanse , Budsjett for 2014 er det samme styret opprettet for 2013, da styret ikke ser grunnlag for å justere dette. Det er ikke budsjettert økning av felleskostnadene, da styret mener disse ligger på et fornuftig nivå. Når de siste 5 seksjonene tas i bruk, er styrets tanke at felleskostnadene justeres ned for eksisterende seksjoner, men at budsjettet allikevel opprettholdes på dagens nivå.

11 Vedlegg 2 VALG To styreplasser blir ledig, og sittende medlemmer tar ikke gjenvalg. Pr er det 3 stk som har meldt sin interesse for å overta ledige verv. Det vil også på årsmøte bli anledning til å stille til valg, for de som bestemmer seg i siste liten. Stemmesedler vil også være tilgjengelig på årsmøte. Min stemme går til: Linn Mala Tøftum Jose M de Sousa Christer Sørensen Annen person:

12 Vedlegg 3 Husordensregler Sameiet Hersjøen Vest

13 Innhold 1. Formål & Forpliktelser 2. Indre Orden 3. Ytre Orden 4. Parkering 5. Søppel 6. Dyrehold 7. TV og internett 8. Brannsikringsutstyr 9. Utleie & Eierskifte 10. Forespørsler, forslag og klager

14 1. Formål & Forpliktelser Husordensreglene skal sikre beboere og eiere av seksjonene i sameiet et trygt og trivelig bomiljø, og sørge for at sameiets eiendom og andre verdier blir ivaretatt. Vedtekter og husordensregler kan endres med minst to tredjedeler av avgitte stemmer, jmf Vedtekter for Sameiet Hersjøen Vest, punkt 16. Beboere og seksjonsbrukere plikter å følge de vedtekter og husordensregler som til enhver tid er fastsatt, og er inneforstått med at brudd på disse ansees som brudd på sameiers forpliktelser ovenfor sameiet. Seksjonseier er ansvarlig for at reglene blir gjort kjent for husstanden/leietakere, og at de blir overholdt av disse og andre som gis tilgang til seksjonen. Seksjonseier er erstatningspliktig/ansvarlig for enhver skade/misnøye som skyldes overtredelse av husordensreglene eller mangel på aktsomhet. Seksjonseier er ansvarlig for at ubetalt andel av driftsutgiftene til sameiet, eventuelt andre utgifter som sameiet har bestemt, blir betalt, og hefter også for tidligere seksjonseiers forpliktelser. Unnlatelse av å betale de utlignede andeler av sameiets forpliktelser etter påkrav ansees som vesentlig mislighold. Inkassovarsel blir sendt ut 14 dager etter forfall. Dersom unnlatelsen har vart mer enn 1 måned, skal styret sende fordringen til rettslig inkasso, såfremt spesielle forhold skulle tilsi noe annet. Inkassosalær blir tillagt opprinnelig beløp. Betaling ansees som mottatt innen fristen dersom betalingsoppdrag er mottatt av bank innen fristens utløp.

15 2. Indre Orden Seksjonseier plikter å sørge for ro i seksjonen mellom kl. 23:00 og 08:00. Støyende aktiviteter er ikke tillatt mellom kl 20:00 og 08:00 på hverdager, og mellom 20:00 og 10:00 i helger/helligdager. Bruk av TV, musikkanlegg o.l. skal til enhver tid ikke sjenere naboer. Ved festlige anledninger anmodes seksjonseier om å gi beskjed til berørte naboer i forkant. Det skal vises spesielt hensyn med tanke på høy musikk, rop og skrik, spesielt når dører og vinduer er åpne. Tider for nattero er allikevel gjeldene. 3. Ytre orden Det er et felles ansvar å holde fellesarealene ryddige og fri for søppel. Fellesarealene må ikke brukes på en måte som er til skade eller ulempe for øvrige sameiere. Utover dette gjelder vanlig folkeskikk når man benytter og ferdes i fellesarealene. Alle seksjonseiere plikter å delta på dugnad 2 ganger i året dersom dette arrangeres. Flagging skal følge offisielle flaggregler. Grilling skal bare skje uten vesentlig plage for øvrige beboere. Vær oppmerksom på brannfaren. Fakler kan brukes på gateplan, og skal fjernes etter bruk. All montering av utstyr som berører husenes fasader, slik som markiser, flaggstenger, antenner og lignende, skal på forhånd godkjennes av styret. Balkongflagg er unntatt søknadsplikt. Utstyr montert uten styrets godkjenning, kan bli fjernet for seksjoneiers regning og risiko. Da fasaden m/veranda og uteplasser er sameiet ansikt utad, er det svært viktig at dette holdes ryddig og innbydende.

16 4. Parkering & motorisert ferdsel på sameiets eiendom Fartsgrensen på sameiets eiendom er 10 km/t. Primærbil skal parkeres i carport. Øvrige kjøretøy, samt tilhengere og gjester/besøkende, skal parkere på gjesteparkeringen. Det er på grunn av hensyn til andre beboere, brannsikkerhet, samt tilgang for brøytebil og utrykningskjøretøy, forbudt å parkere på fellesareal og utenfor seksjonene. Kortere opphold for av og på lessing tillates Tomgangs kjøring bør unngås. Det tillates å utføre reparasjoner på kjøretøy i carport og/eller på parkeringsplass, såfremt sikkerhet og fremkommelighet for øvrige beboere ivaretas. Det forventes imidlertid rask opprydning, og at benyttet område tilbakeføres opprinnelig stand. Bruken av carportene må utøves forsvarlig, da disse er sameiets eiendom. Reparasjoner vil bli utført for seksjonseiers regning dersom skaden er et resultat av feil og/eller uforsvarlig bruk. Seksjonseier plikter å informere besøkende om gjeldende kjøre og parkeringsbestemmelser. 5. Søppel Det er forbudt å sette fra seg søppel/avfall på fellesarealer. Husholdningsavfall skal pakkes i plastpose, Papp og papir skal brettes sammen. Søppelstasjonen er kun til bruk for husholdningsavfall og papp/papir. Øvrig avfall skal seksjonseier selv levere til ØRAS. Det tillates ikke lagring eller oppbevaring av brennbart materiale, søppel, eller øvrig avfall, i carporter eller på sameiets eiendom forøvrig.

17 6. Dyrehold Dyrehold er tillatt, under forutsetning at dette ikke er til plage eller sjenanse for øvrige beboere og/eller deres gjester. Dyr skal ikke etterlates i seksjonen dersom de ikke er trent opp til dette uten å skape unødig støy og uro. Hunder som befinner seg på sameiets eiendom, skal til enhver tid føres i bånd. Lufting av hunder må ikke foregå på lekeplassen. Dyreiere plikter å fjerne alle dyrets etterlatenskaper på sameiets eiendom. Hundeholder skal utøve aktsomhet for å unngå at hunden volder skade, er til urimelig ulempe eller skaper utrygghet for andre. Ved gjentatte klager på husdyrhold, skal husdyret fjernes. 7. TV & Internett TV og internett er tilgjengelig via fiber fra Telenor. Annen mottak av TV signaler, f.eks. RiksTV, er ellers tilgjengelig ved bruk av bordantenne. Montering av utvendig antenne og/eller parabol er forbudt. 8. Brannsikringsutstyr Lovverket krever at hver seksjon skal være utstyrt med røykvarsler og brannslukningsutstyr. Alle seksjonseiere er pålagt at godkjent slukkeutstyr er montert, og i fungerende stand. Dersom utstyret er defekt, skal dette erstattes av seksjonseier.

18 9. Utleie & Eierskifte Utleie og eierskifte skal meldes skriftlig til styret på forhånd. Sameiet innkrever seksjonens andel av driftskostnader fra registrert eier inntil melding om eierskifte er mottatt. Ved utleie beror det økonomiske ansvar for andel av driftskostnader, og eventuelle skader på fellesanlegg, hos seksjonseier. Det er også seksjonseier som blir kontaktet ved mislighold av vedtekter/hus ordensregler, årsmøter, dugnader og andre forhold tilknyttet seksjonen. Seksjonseier er ansvarlig for å holde styret oppdatert med kontaktinformasjon på beboere/leietakere. Styret skal godkjenne erverver og leietaker av enhver seksjon i sameiet. Godkjenning kan bare nektes der erververen eller leietakerens forhold gir saklig grunn for det. 10. Forespørsler, forslag og klager Alle forespørsler, forslag og klager til styret, skal skje skriftlig. Anonyme henvendelser behandles ikke.

19 Årsmøte 2014 Referat Årsmøte 2014 Sameiet Hersjøen Vest , kl: 18:00 Mogreina Skole 1. KONSTITUERING A) Styreleder Marius ble valgt til møteleder. B) Styremedlem Hanne ble valgt til protokollfører. C) Møtt: Seksjon 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8 & 9. Ikke møtt: Seksjon 5 & 10. D) 1 (en) fullmakt mottatt av styret. E) Innkalling og dagsorden godkjent uten anmerkning. F) Marius Holzschwartz & Silje Svendsen underskriver protokollen. 2. ÅRSBERETNING 2013 Godkjent uten anmerkning. 3. VALG Silje Svendsen valgt inn som styremedlem. Jose M de Sousa valgt inn som varamedlem. 4. HUSORDENSREGLER Godkjent uten anmerking.