Saksliste styremøte 20. juni 2018

Transkript

1 Saksliste styremøte 20. juni 2018 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Sted: Bodø Administrerende direktør i Luftambulansetjenesten HF kaller inn til styremøte 20. juni 2018 kl i Bodø. Saksliste: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Virksomhetsrapport 2018 Sak Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten Sak Ambulansehelikoptertjenesten mottaksprosjektet (UNNTATT OFFHET) Sak Ambulanseflytjenesten mottaksprosjektet (UNNTATT OFFHET) Sak Ambulanseflyberedskapen (UNNTATT OFFHET) Sak Tilpasning til nye personvernregler Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell administrerende direktør

2 Vår dato: 25. mai 2018 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 24. mai 2018 Styret for Luftambulansetjenesten HF avholdt styremøte 24. mai i Oslo. Til stede Steinar Marthinsen (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Ingvild Skogseth Dag Hårstad Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (administrerende direktør) Mariann M. Hunstad Per Magne Tveitane STYRESAK Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 24. mai er godkjent. STYRESAK Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Virksomhetsrapport pr Sak Oppdragsdokument 2018 Sak Ambulanseflyberedskap (u.off.) Sak Ambulansehelikoptertjenesten fra (u.off) Sak Ambulanseflytjenesten fra (u.off) Sak Forbedrings og effektivisering av ambulanseflytjenesten Sak Eventuelt Styrets vedtak Sakslisten er godkjent.

3 STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokoll fra 22. mars 2018 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 22. mars 2018 er godkjent. STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokoll fra 7. mai 2018 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 7. mai 2018 er godkjent. STYRESAK Virksomhetsrapport. Virksomhetsrapporten ble gjennomgått og kommentert. Styret ber om at merkostnader som følge av beredskapssituasjonen synliggjøres og at det etableres månedlig rapportering på økonomi og eventuelt andre konsekvenser i lys av den pågående beredskapssituasjonen. Styrets vedtak 1. Styret tar virksomhetsrapport pr 30. april 2018 til orientering. 2. Styret ber om at det blir utarbeidet løpende årsprognose fra og med mai, og at merkostnader som følge av beredskapssituasjonen synliggjøres månedlig. STYRESAK Oppdragsdokument 2018 Status for oppfølging av Oppdragsdokument 2018 ble gjennomgått og kommentert. Foretaket har ingen store avvik så langt. Det bes om forlenget frist på ett prosjekt, Forbedring og effektivisering ambulanseflytjenesten jf. styresak 43. Styrets vedtak 1. Styret tar gjennomgangen av status i arbeidet med oppdragsdokumentet for 2018 til orientering. 2. Styret tar til etterretning av det blir egen styresak med gjennomgang av personvern og informasjonssikkerhet i neste styremøte. 3. Styret ber om ny statusrapport for oppfølging av oppdragsdokument i september. STYRESAK Ambulanseflyberedskapen, u. off. jf. offl. 13, jf. fvl. 13, 2 ledd Styret vedtok å lukke møtet under behandling av sak Saksfremlegget ble gjennomgått og kommentert. Høring på Stortinget ble gjennomgått og oppsummert. Styret hadde en bred diskusjon om situasjonen og beredskap fremover. Styret konstaterer at beredskapen har vært tilfredsstillende den siste tiden, men at situasjonen fremover er lite forutsigbar.

4 Styrets vedtak 1. Styret tar administrerende direktørs redegjørelse til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør videreutvikle risikoanalysen med mulige scenarioer med kompenserende tiltak så raskt som mulig. STYRESAK Ambulansehelikoptertjenesten fra 1. juni 2018 status, u. off. jf. offl. 13, jf. fvl. 13, 2 ledd Styret vedtok å lukke møtet under behandling av sak Statusrapport nr. 6 for prosjektet ble gjennomgått. Det er et par forsinkelser i forhold til oppstartsdato. Disse følges opp med kompenserende tiltak. Det er gjort avklaringer med operatøren i forhold til refusjon at ekstra utgifter til trening/sertifisering av økt antall personer i turnus. Styrets vedtak 1. Styret tar redegjørelse og statusrapport nr. 6 for Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør utarbeide utkast til notat til RHF direktørene som beskriver den avklaringen som er oppnådd med operatøren. STYRESAK Ambulanseflytjenesten fra 1. juli 2019 status, u.off. Styret vedtok å lukke møtet under behandling av sak Statusrapport nr. 3 for prosjektet ble gjennomgått. Prosjektet er i rute i henhold til fremdriftsplan. Ny operatør er påvirket av den pågående beredskapssituasjonen i ambulanseflytjenesten. Foreløpig har det ikke påvirket prosjektets fremdriftsplan. Styrets vedtak 1. Styret tar redegjørelse og statusrapport nr. 3 for Mottaksprosjekt ambulanseflytjenesten 2019 til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør være oppmerksom på den uro og eventuelle konsekvenser dette får for anskaffelsen, se styresak , og ber administrerende direktør ajourføre prosjektets risikoanalyse. STYRESAK Forbedring og effektivisering ambulanseflytjenesten. Statusrapport nr. 6 for prosjektet ble gjennomgått. Prosjektgruppens arbeid med rapport blir ikke klar i henhold til frist. Styret drøftet viktigheten av å få ferdigstilt rapporten før sommeren og ber administrerende direktør avklare muligheten for å få saken opp i styremøte 20. juni. Styret ønsket ikke å utvide mandatet for prosjektgruppen med erfaringer fra den pågående beredskapssituasjonen og ber om at det isteden blir gjort en egen evaluering av den oppståtte situasjonen i et eget prosjekt. Styret ble informert om at det trolig vil være uenigheter i enkelte konklusjoner i rapporten som blir fremlagt.

5 Styrets vedtak 1. Styret tar statusrapport nr. 6. for prosjekt Forbedring og effektivisering ambulanseflytjenesten til orientering. 2. Styret ber om at arbeidet sluttføres i henhold til mandat og føringer fra møte i styringsgruppen og om mulig søkes levert til styremøtet Administrerende direktør gjør endelig avklaring om tid for leveranse med prosjektleder. STYRESAK Eventuelt. Intet. Steinar Marthinsen Randi Midtgård Spørck Dag Hårstad Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover 20. juni 2018 kl (Bodø) 13. september 2018 (Stavanger) 17. oktober desember 2018

6 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Virksomhetsrapport pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Generelt Det har vært gjennomført befaring på helikopterbasen i Ålesund. Helse Møre og Romsdal HF vil etablere prosjektgruppe som vurderer tiltak for oppgradering/utbygging av basen. Mai var siste måned i gammel helikopterkontrakt. Nye helikoptre ble faset inn på eksisterende NLA baser gjennom hele måneden. Det var markeringer på samtlige baser i forbindelse med skiftet. Overføring fra gammel til ny kontrakt er gjennomført uten større problemer, se egen styresak. Situasjonen rundt drift av ambulanseflyene er fortsatt ressurskrevende. Foretaket har fått bistand fra Helse Nord RHF samt Sykehusinnkjøp HF. 2 Økonomi Regnskap tom Budsjett tom Diff % Prognose Budsjett Konto Salgsinntekt ,2 % Sum driftsinntekter ,2 % Lønnskostnad ,8 % Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler ,1 % Annen driftskostnad ,0 % Sum driftskostnader ,0 % Driftsresultat ,6 % Annen finansinntekt 29 0,0 % Annen finanskostnad 2 0,0 % Netto finansposter 27 0,0 % Resultat før skatt ,5 %

7 Det er tatt avsetning pr mai for til sammen 16,8 MNOK som gjelder forbruk av drivstoff, timeuttak, operative utgifter, luftfartsavgifter og forbruk medisinske gasser. Det er ved utgangen av mai ikke betalt kostnader som følge av beredskapssituasjonen for ambulansefly. Regnskapet er avstemt pr 30. april. Resultatet er 0,6 MNOK lavere enn budsjettert. Som beskrevet i Virksomhetsrapport pr 30. april 2018 har vi et lavere forbruk av flytimer. Denne situasjonen gjelder fortsatt ved utløpet av mai. Ambulanseflyene samlet har flydd 380 færre timer enn budsjettert pr mai, mens ambulansehelikoptrene samlet har flydd 210 timer mer enn budsjettert. Drivstoffprisen har hittil i år variert fra kr 0,78 lavere enn budsjettert til kr 1,39 mer enn budsjettert. Denne merkostnaden for drivstoff dekkes foreløpig inn som følge av lavere timeforbruk totalt sett. Videre inneholdt april rapporten informasjon om nødnettskostnader for helikopter som er betalt men ikke budsjettert. Det er mottatt avkortning for manglende beredskap på helikopter på 0,9 MNOK hittil i år. Foreløpig er det ikke mottatt avkortning for manglende beredskap på fly. Årsaken til prognosen med overforbruk er: Nødnettsutstyr til helikopter 1,2 MNOK (jf. februar og april rapport) Nødnettsabonnement for FKS, foreløpig betalt av Helse Nord RHF 2,6 MNOK (oppgjør for ) Basekostnader merkostnad avregning 2017, 1,3 MNOK (jf. april rapport) Merkostnader som følge av ambulanseflysituasjonen 5,2 MNOK (se pkt. 3 under). Prognosen er ikke korrigert for lavere timeuttak fly, høyere timeuttak helikopter eller høyere drivstoffpris da utviklingen her er usikker. 3 Merkostnader ambulanseflysituasjonen Estimerte merkostnader knyttet til ambulanseflysituasjonen omfatter følgende kostnadselementer ut uke 24: Innleie Beech 250 Innleie Learjet Konsulenttjenester Sum 4,0 MNOK 0,2 MNOK 1,0 MNOK 5,2 MNOK Så langt har vi kun mottatt faktura for leie av Learjet.

8 4 Flytimeproduksjon tom 31. mai Flytimeproduksjon ambulansefly Sum ambulansefly pr Budsjett 2018 Flydd tom mai Budsjett tom mai Tilgjengeligheten for ambulansefly i april 2018 var samlet 85,29 % og hvor 13,33 % skyldes forhold hos Lufttransport FW AS. Totalt var de utmeldt 745 timer, fordelt på 92,40 timer teknisk, 10 timer arbeidstid, 505 timer grunnet sykdom/crew mangel, 135 timer Unfit og 2 timer Annet. Med unntak av basen i Ålesund, var alle andre baser under kontraktsfestet beredskapskrav, men denne beregnes kvartalsvis for eventuelle avkortninger. Tilsvarende tall for mai 2018, var 87,75 % og hvor % skyldes forhold hos Lufttransport FW AS. Totalt var de utmeldt 647 timer, fordelt på 46 timer teknisk, 18 timer arbeidstid, 572 timer grunnet sykdom/crew mangel, 2,4 timer Unfit og 8,3 timer Annet. Med unntak av basene i Bodø og Ålesund, var alle andre baser under kontraktsfestet beredskapskrav.

9 3.2 Flytimeproduksjon ambulansehelikopter Sum ambulansehelikopter pr Budsjett 2018 Flydd tom mai Budsjett tom mai Tilgjengeligheten for ambulansehelikoptrene i perioden januar mai var på 96,8 % (henholdsvis 97,3 % for NLA AS og 95,1 % for Lufttransport RW AS). De største årsakene til utmelding har for Lufttransport RW AS vært uforutsette tekniske problemer. For Norsk Luftambulanse AS er arbeids og hviletidsbestemmelser den viktigste faktoren, og spesielt merkbart på basen på Lørenskog. Fra 1. juni (ny avtaleperiode) er basen oppbemannet med to ekstra besetninger på beredskap, og dette vil øke tilgjengeligheten markant. 3.3 Flytimeproduksjon pr. region Region nord tom Flydd tom mai Budsjett tom mai Ambulansefly Amb. helikopter

10 3360 Region midt tom Flydd tom mai Budsjett tom mai Ambulansefly Amb. helikopter 3360 Region vest tom Flydd tom mai Budsjett tom mai 0 Ambulansefly Amb. helikopter

11 3360 Region sør øst tom Flydd tom mai Budsjett tom mai Ambulansefly Amb. helikopter 5 Kvalitet 4.1 Revisjoner Det er i siste periode gjennomført to interne revisjoner, en på Medisinskteknisk verksted Trondheim og en på Flykoordineringssentralen. Revisjonene avdekket ikke alvorlige avvik og rapportene vil bli fremlagt styret i egen styresak knyttet til miljø og kvalitet. Planlagt internrevisjon av administrasjonen den 3. mai er utsatt til 21. juni pga. ambulanseflysaken. Det var avtalt med Det Norske Veritas (DNV) om å gjennomføre en tre dager oppfølgingsrevisjon av Luftambulansetjenesten HF innenfor sertifikatene NS EN ISO 9001:2015 og NS EN ISO 14001:2015 den siste uken i mai. Også denne revisjonen ble utsatt etter avklaringer med revisjonsleder fra DNV. Dette vil ikke ha noen konsekvens for foretakets ISO sertifikater. DNVs revisjon planlegges gjennomført i uke 35/2018. Luftambulansetjenesten HF avventer siste bekreftelse fra DNV. Det planlegges totalt 10 revisjoner på utvalgte baser til Lufttransport FW og Norsk Luftambulanse AS i perioden september til desember måned. Luftambulansetjenesten HF opplever det utfordrende å få sydd sammen revisjonslag for den enkelte revisjonen, siden mange er opptatt med den ustabile ambulanseflyberedskapen. Vi jobber dog med å etablere en ny versjon av revisjonsprogrammet. Målet er å få den nye versjonen av revisjonsprogrammet ferdigstilt innen utgangen av juni måned. 4.2 Avvikshåndtering internt i selskapet Grafene er hentet i hendelsessystemet Opscom. Disse viser oppsummert innmeldte avvik sortert på type pr. 16. mars I systemet ligger en sikkerhetsstyringsfunksjon basert på de fire faste klassifiseringsområdene Kritiske hendelser, Driftsavvik,

12 Driftsforstyrrelser og Andre hendelser. Alle typer hendelser blir registrert i statistikken og vil telle med i det klassifiseringsområdet så snart hendelsen er registrert. Det er foretaket som selv som har satt inn nivået (KPI tallet) for den enkelte klassifisering og at det skal måles til stigende verdier. Å sette stigende verdi betyr at vi har satt ett tall (nivå) som ikke bør overstiges. Grafene angir også hvor mange slike hendelser det har vært siste 30 dager og så lang i inneværende år. Kritiske hendelser: Ingen nye siden forrige rapport. Den ene som foreligger er varslet fra 13. april om at brann på oljeplattformen Goliat utenfor Hammerfest. Driftsforstyrrelser: 11 nye siden forrige rapport. Samtlige rapportert av FKS. To med alvorlighetsgrad «Alvorlig». Den ene av disse var at en flysykepleier ikke ville ta et oppdrag i vaktbytte, forholdet er oversendt baseleder for den aktuelle basen, som følger opp saken og den er da lukket hos FKS. Det andre alvorlige avviket skyldes svikt i strømforsyning i ambulansefly, manglende kompetanse for å kunne gjennomføre oppdraget fra en annen base, og hvor dette ga en forsinkelse i gjennomføringen av et kuvøseoppdrag. Denne saken er ikke lukket. Et avvik med alvorlighetsgrad «Mindre alvorlig» og under behandling, mens øvrige driftsforstyrrelser er klassifisert som ufarlige. Driftsavvik: To nye siden forrige rapport. Begge rapportert av FKS og er klassifisert som «Mindre alvorlig» Andre hendelser: To nye siden forrige rapport. Begge rapportert av FKS og er klassifisert som «Mindre alvorlig» 6 Intern drift i selskapet Foretaket er en IA bedrift. Våre IA mål er kommentert under. 5.1 Helse, miljø og sikkerhet IA avtalens mål 2. Ingen fysiske skader som følge av jobben. Hittil i år er det ingen kjente jobbrelaterte personskader.

13 5.2 Personell IA avtalens mål 1. Korttidsfraværet skal ikke overstige 3,5 %. For ansatte som ikke arbeider turnus er tallet 0,4 % pr. 31. mai. For ansatte som arbeider turnus er tallet 1,4 % pr 31. mai. IA avtalens mål 2. Tilby jobb til personell med relevant kompetanse og minst 50 % restarbeidsevne. Vi har i dag en ansatt i denne kategorien. IA avtalens mål 3. Alle arbeidstakere bør stå i jobb til de er 67 år. Vi har i dag en ansatt som er eldre enn 67 år og fortsatt i arbeid. 7 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å ta virksomhetsrapporten pr. 31. mai 2018 til orientering Styret for Luftambulansen HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar virksomhetsrapport pr. 31. mai 2018 til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør

14 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Forbedring og effektivisering ambulanseflytjenesten Saksbehandler: Håkon Gammelsæter, tlf Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Det vises til Styresak , , , og , , møte mellom prosjektgruppe og Styringsgruppen den med tilhørende utkast til referat, samt Prosjektbeskrivelse Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten datert Status i prosjektet Det vises til vedlagte statusrapport nr Konklusjon Prosjektet er forsinket. Dette skyldes: Arbeidet med drøfting og avklaring av problemområde «medisinsk håndtering og flyoperativ koordinering» har tatt vesentlig mer tid og krefter, både underveis og i sluttfasen, enn opprinnelig forutsett. Jfr. det ekstraordinære møtet med styringsgruppen. Det har vist seg utfordrende å bli enige om en omforent beskrivelse av dagens situasjon og ønsket framtidig ordning. Det legges ned en betydelig innsats for å bidra til en felles innstilling på dette temaet, men det er fortsatt usikkert om dette kan oppnås. Det er særlig punktet om styring/koordinering av øyeblikkelig hjelp oppdrag der meningene er delte. Flere av prosjektgruppens medlemmer er enten direkte engasjert i håndteringen av den pågående beredskaps /krisesituasjonen i ambulanseflytjenesten, eller er påvirket av konsekvensene av den. Dette har ført til vansker med å få inn skriftlige bidrag og respons på utsendt materiale for kommentarer/innspill. Prosjektsekretær er fortsatt opptatt med krisehåndtering og bidrar for tiden lite i arbeidet med prosjektet. Det er åpenbart en riktig beslutning, men det fører til at prosjektleder er den eneste som arbeider med ferdigstilling av sluttrapporten. Prosjektleder har ikke anledning til å sette av mer enn avtalte 25 % av arbeidstid til dette arbeidet. De aller fleste av prosjektgruppens medlemmer er enten i ferie eller i fullt operativt arbeid i virksomheten mellom medio juni og medio august. Dette betyr dessverre minimalt med prosjektarbeid i perioden. Gitt at man raskt får løst den pågående krisesituasjonen i tjenesten og organisasjonen kommer tilbake i normal arbeidsmodus i løpet av sommerferien, er det enighet i prosjektgruppen om at rapporten ferdigstilles innen 1. oktober Dersom situasjonen utvikles i negativ retning og fortsatt er uavklart i august, vil tidspunkt for sluttleveranse måtte vurderes på nytt.

15 Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar statusrapport nr. 7 for prosjekt Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten til orientering. Øyvind Juell Administrerende direktør Vedlegg Statusrapport nr. 7

16 Statusrapport nr. 7 for prosjekt: PROSJEKTSAMMENDRAG RAPPORTDATO NAVN PÅ PROSJEKT KLARGJORT AV 12. juni 2018 Forbedring og effektivisering i ambulanseflytjenesten Håkon Gammelsæter STATUSSAMMENDRAG Prosjektet er forankret i nasjonalt AD møte. Styret for LAT HF er styringsgruppe for prosjektet. Mandat og prosjektbeskrivelse (plandokument) er vedtatt i styringsgruppen pr 30. mars Prosjektgruppe er oppnevnt og konstituert. Alle planlagte temamøter er gjennomført: 23. mai: Oppstartmøte. Hovedtema konstituering, mandatsgjennomgang og «Virksomhetsdata». 14. juni: Møte 2. Hovedtema interessentanalyse, ROS analyse og «Rekvirering/bestilling av ambulanseflyoppdrag». 5. og 6. september: Møte 3. Hovedtema sluttføring av ROS analyse og «Medisinsk og operativ koordinering av ambulanseflytjenesten». 10. oktober: Møte 4. Hovedtema «Logistikk samarbeid/samvirke med AMK sentralene og bakkebaserte tjenester (bil og båtambulanser)». 5. desember: Møte 5. Hovedtema «Støttesystemer IKT». 4. januar 2018: Møte 6. Hovedtema «Bruker(pasient)interesser ansattes interesser». 9. februar 2018: Møte 7. Hovedtema «Oppdragsgjennomføring» og orientering fra framtidig operatør, Babcock/SAA. Disse drøftingsmøtene er gjennomført: 16.februar: Dialogmøte med styringsgruppen om tema «medisinsk håndtering og operativ koordinering av ambulanseflytjenesten» mars. Internt drøftingsmøte med fokus på tilrådningspunkter og rapportskriving april. Internt drøftingsmøte med fokus på tilrådningspunkter og rapportskriving. 1. juni. «Restart» av prosjektet etter 1. mnd. pause/lavaktivitet grunnet pågående krisehåndtering. Planlagte møteaktiviteter: Primo/medio september 2018: Finpuss prosjektrapport. Prosjektleders vurdering: Prosjektet har gjennomført de planlagte tema og drøftingsmøtene. Prosjektet er betydelig forsinket i forhold til leveranse av prosjektrapport den 15. mai. Prosjektledelsen hadde opprinnelig signalisert at leveranse innen fristen ville bli krevende, men gjennomførbart. Når dette likevel ikke har latt seg gjøre skyldes det følgende:

17 Arbeidet med drøfting og avklaring av problemområde «medisinsk håndtering og flyoperativ koordinering» har tatt vesentlig mer tid og krefter, både underveis og i sluttfasen, enn opprinnelig forutsett. Jfr. det ekstraordinære møtet med styringsgruppen. Det har vist seg utfordrende å bli enige om en omforent beskrivelse av dagens situasjon og ønsket framtidig ordning. Det legges ned en betydelig innsats for å bidra til en felles innstilling på dette temaet, men det er fortsatt usikkert om dette kan oppnås. Det er særlig punktet om styring/koordinering av øyeblikkelig hjelp oppdrag der meningene er delte. Flere av prosjektgruppens medlemmer er enten direkte engasjert i håndteringen av den pågående beredskaps /krisesituasjonen i ambulanseflytjenesten, eller er påvirket av konsekvensene av den. Dette har ført til vansker med å få inn skriftlige bidrag og respons på utsendt materiale for kommentar/innspill. Prosjektsekretær er fortsatt opptatt med krisehåndtering og bidrar for tiden lite i arbeidet med prosjektet. Det er åpenbart en riktig beslutning, men det fører til at prosjektleder er den eneste som arbeider med ferdigstilling av sluttrapporten. Prosjektleder har ikke anledning til å sette av mer enn avtalte 25 % av arbeidstid til dette arbeidet. De aller fleste av prosjektgruppens medlemmer er enten i ferie eller i fullt operativt arbeid i virksomheten mellom medio juni og medio august. Dette betyr dessverre minimalt med prosjektarbeid i perioden. Prosjektet ble, som beskrevet over, «réstartet» i prosjektmøte på Gardermoen den 1. juni. Det er fremdeles god stemning i prosjektgruppen, og en felles vilje til å levere et godt og nyttig sluttprodukt. Prosjektleder har ikke full oversikt over den pågående krise /beredskapssituasjonen i ambulanseflytjenesten, men håndteringen av situasjonen er fortsatt krevende for flere av prosjektgruppens medlemmer, og påvirker fremdeles både framdriften i arbeidet med å ferdigstille prosjektrapporten og det generelle fokuset i prosjektgruppen. Det er enighet om at den akutte krisesituasjonen skal omtales i rapporten, men kun overordnet og i generelle ordelag. Prosjektgruppen vil ikke analysere verken bakgrunn for at krisen oppstår eller håndtering av situasjonen. Prosjektgruppen har ikke rukket å behandle mandatpunktet «Sammenstille foreliggende risikovurderinger av ambulanseflytjenesten og vurdere behovet for supplerende risikoanalyser som kan ha innvirkning på framtidig organisering». Det vurderes som lite hensiktsmessig å gjennomføre en slik vurdering nå på slutten av arbeidet og i den akutte krisen som ambulanseflytjenesten er oppe i. Punktet vil derfor bli stående ubesvart i prosjektrapporten. Med bakgrunn i en vurdering av den pågående situasjonen er dette selvsagt et arbeid som må gjennomføres, men altså av andre enn denne prosjektgruppen. Gitt at man raskt får løst den pågående krisesituasjonen i tjenesten og organisasjonen kommer tilbake i normal arbeidsmodus i løpet av sommerferien, er det enighet i prosjektgruppen om at rapporten ferdigstilles innen 1. oktober Dersom situasjonen utvikles i negativ retning og fortsatt er uavklart i august, vil tidspunkt for sluttleveranse måtte vurderes på nytt. Side 2

18 PROSJEKTFREMDRIFT PROSJEKTDATO OK NOE FORSINKET VELDIG FORSINKET FORKLARING 12. juni 2018 x Planlagte temamøter og relaterte aktiviteter er gjennomført i henhold til plan. Prosjektrapport er betydelig forsinket grunnet langsom framdrift på et punkt (medisinsk håndtering og flyoperativ koordinering) og pågående krisehåndtering i organisasjonen noe som flere av prosjektgruppens medlemmer er direkte engasjert i. Detaljert framdriftsoversikt: En aktivitet gjenstår produksjon av sluttrapport. Settes til betydelig økt risiko for ytterligere forsinkelse grunnet uavklart beredskapssituasjon i virksomheten. Planlagt: Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten aktiviteter status : Pågående: Avsluttet/ gjennomført: Produksjon av rapport Planlegging av prosjektet Befaring og hospitering i ambulanseflytjenesten Etablering av prosjektgruppe og annen organisering Mandatsgjennomgang Interessentanalyse Gjennomgang av eksisterende ROSanalyser Gjennomgang og vurdering av tilgjengelige virksomhetsdata Møte med og innspill fra brukerorganisasjoner(?) Møte med og innspill fra ansattes organisasjoner Gjennomgang og vurdering av støttesystemer (IKT) Supplerende tidsbegrenset kartlegging av «tidstyver». Beskrive interne og eksterne kommunikasjonstiltak Gjennomgang og vurdering av LA AMK funksjonen Gjennomgang av faglige retningslinjer for tjenesten. Vurdere behov for nasjonal samordning Vurdering av økonomiske, administrative og evt juridiske konsekvenser av tiltak Ikke gjennomført: Vurdering av behov for suppleremnde ROS analyser Gjennomgang av regulerende bestemmelser Gjennomgang og vurdering av MKP funksjonen(e) Gjennomgang og vurdering av FKS funksjonen Gjennomgang og vurdering av logistikken i ambulanseflytjenesten Gjennomgang og vurdering av systemer for koordinering av virksomheten. (FKS og MKP) Foreslå og beskrive et begrenset antall kvalitetsindikatorer Betydelig økt risiko Moderat økt risiko På plan Risiko ikke vurdert Side 3

19 BUDSJETTOVERSIKT STATUS OK NOE AVVIK STORT AVVIK FORKLARING Kostnadsutvikling som planlagt. x Prosjektet har et budsjett på NOK , for Dette dekker kostnad til å leie inn prosjektleder, samt fellesutgifter ved møter og til ekstern bistand/kompetanse. For øvrig dekker bidragsytere i prosjektet (prosjektmedarbeidere) egne utgifter til reise og overnatting. RISIKO OG PROBLEMLOGG PROBLEM TILORDNET TIL DATO ROS analysen (vist under) er gjennomført i plenum i prosjektgruppen i temamøter 14. juni og 6. september og ble gjentatt i temamøte den 5. desember. Prosjektledelsen innstilte i dette møtet på at sannsynligheten for at risikoforhold nr 5, «stor uenighet», skulle inntre ble øket til 5 og dermed havne i rødt område. Prosjektgruppen ble i denne omgang ikke med på en slik justering og risikoanalysen beholdes derfor uendret. ROS analysen er ikke diskutert i plenum etter 5. desember, men problemstillingene synes avklart i den grad at alle ulike oppfatninger synes å ha kommet fram. Det arbeides fortsatt med konsensus som mål og prosjektgruppen er omforent om at dersom konsensus ikke oppnås, skal dissens beskrives av den/de som tar dissens og sluttrapporten skal tydelig gjengi dette. Det vurderes slik at prosjektledelsens analyse av risikoforholdene ved årsskiftet, var riktig og at risiko for forsinket framdrift burde vært satt i rødt område. På den annen side hadde ingen kunnet forutse den situasjonen ambulanseflyvirksomheten nå er oppe i og den påvirkningen dette har på arbeidet med sluttføringen av prosjektet. Prosjektleders (egen) vurdering av risiko for aktiviteten «produksjon av sluttrapport» settes til «betydelig økt» rød risiko grunnet den uavklarte situasjonen i virksomheten. Side 4

20 Risikoforhold i prosjektet pr 5. desember. Dette er ikke endret siden forrige rapport siden dette har vært verktøyet for samlet (i samlet prosjektgruppe) risikovurdering av hele prosjektet. Isolert sett er det imidlertid grunnlag for en endret risikovurdering av hele prosjektet. Risikomatrise: KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Styringsgruppen anbefales å ta den framlagte statusrapporten til orientering. Framdrift/sluttføring av prosjektet anbefales vurdert i en samlet analyse av den aktuelle situasjonen i ambulanseflyvirksomheten. Side 5

21 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Tilpasning til nye personvernregler Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn EU innfører nytt regelverk for beskyttelse av personopplysninger(general Data Protection Regulation GDPR). Som følge av Norges EØS avtale blir regelverket gjeldende også her, Prop. 56 LS ( ) Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og samtykke til deltakelse i en beslutning i EØS komiteen om innlemmelse av forordning (EU) nr. 2016/679 (generell personvernforordning) i EØS avtalen. Opprinnelig skulle regelverket trådt i kraft 25. mai, men dette er utsatt til 1. juli i år. Som en følge av det nye regelverket må foretaket etablere en personvernerklæring, det vil si informasjon om hvordan foretaket behandler personopplysninger. Foretaket skal vurdere risiko for personvernet og utrede hvilke konsekvenser som kan følge. Det skal etableres databehandler avtale med virksomheter som behandler personopplysninger på foretakets vegne. Foretaket skal ha oversikt over hvilke personopplysninger foretaket behandler. HR Norge har i samarbeid med Eva Jarbekk, advokatfirmaet Schjødt, utarbeidet en veileder for behandling av personopplysninger, se vedlegg. Ifølge Datatilsynet skilles det mellom personopplysninger og sensitive personopplysninger. En personopplysning er en opplysning eller vurdering som kan knyttes til enkeltpersoner, eksempelvis navn, adresse, telefonnummer, e post adresse, IP adresse, bilnummer, bilder, fingeravtrykk, irismønster, hodeform (for ansiktsgjenkjenning) og fødselsnummer (både fødselsdato og personnummer). Sensitive personopplysninger er opplysninger om rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold, seksuelle forhold eller medlemskap i fagforeninger. Dersom annet lovverk, eksempelvis Forskrift om bokføring, definerer personopplysninger som skal lagres så vil denne bestemmelsen gå foran regelverket i GDPR.

22 2 Status Som følge av økt fokus på tilgang til pasientsensitive opplysninger i norske sykehus tidlig i 2017 foretok Luftambulansetjenesten HF en gjennomgang av egne systemer oppsummert i styresak Konklusjonen i styresaken var at foretaket ikke lagrer eller har tilgang til personidentifiserbare opplysninger knyttet til pasienter. Luftambulansetjenesten HF har nå foretatt en gjennomgang av samtlige systemer foretaket benytter der det registreres personopplysninger. Videre er rutinene for bruk av systemene gjennomgått. Se vedlagte oversikt Kartleggingsskjema behandling av personopplysninger. Mal for kartlegging er utarbeidet av Infotjenester. Foretakets systemer kan grovt sorteres i to kategorier; Kategorien «Bruker» med flest systemer inneholder brukerdata, dvs. persondata som må registreres for å etablere brukertilgang. Det inkluderer navn, e post adresse og telefonnummer. For noen system registreres fødselsdato. Den andre kategorien «Ansatt» inkluderer system der vi registrerer personopplysninger på ansatte. I denne kategorien er Webcruiter (rekrutteringsverktøy), Simployer (reiseregning), GO (økonomisystem) og Ephorte (arkivsystem som inkluderer vårt personalarkiv). Luftambulansetjenesten HF oppbevarer kun en sensitiv personopplysning i form av medlemskap i fagforening for ansatte. Skillet mellom kategoriene beskrevet ovenfor går på omfanget av personopplysninger som registreres. Vedlagt følger en oversikt over samtlige system foretaket benytter hvor det registreres personopplysninger. Oversikten viser hvilke system det er etablert Databehandler avtale med systemleverandør på. 3 Tiltak Foretaket oppbevarer ikke sensitive personopplysninger ut over medlemskap i fagforening, og gjennomgangen av systemene viser at det oppbevares flest personopplysninger i kategorien Ansatt. Videre viser risikovurderingene for hvert system at noen få system defineres med moderate konsekvens for personvern og/eller moderat sannsynlighet for hendelse. Luftambulansetjenesten HF har etablert prosedyren «P17 0 Behandling av personopplysninger» for å tilpasse egne rutiner til nytt regelverk. Veileder for behandling av personopplysninger, utarbeidet av HR Norge er lagt til grunn for prosedyren.

23 Prosedyren gjelder for samtlige system foretaket benytter, det inkluderer e postboks hos den enkelte ansatte. Se vedlagte prosedyrer P17 0 Prosedyre for behandling av personopplysninger, med vedlegg GDPR for deg som jobber i HR. 4 Konklusjon Styret for Luftambulansen HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar saken til orientering og forutsetter at iverksatte tiltak er i tråd med GDPR regelverket. Øyvind Juell administrerende direktør Vedlegg: Kartleggingsskjema behandling av personopplysninger. U.off. 14. P17 0 Prosedyre for behandling av personopplysninger GDPR For deg som jobber i HR

24 Spørsmål som må besvares Forklaring Mer info System 1 System 2 System 3 Personalsystem, lønnssystem, rekrutteringssystem, egen Personalarkiv Poweroffice GO, datamaskin, permer og arkiver ol. En analyse må ta for seg papirbasert økonomisystem alle system, også de som ikke lagrer persondata, for dokumentasjonens skyld. (eventuelt eget papirarkiv, egen datamaskin) System, program eller lagringsmedium? Simployer - reiseregning Leverandør av systemet, programmet eller lagringsmediummet? Leverandørens navn (ikke nødvendig ved papirarkiv eller lagring på lokal maskin) Poweroffice Infotjenester Ansvarlig for å kartlegge? Hvilke personopplysninger registreres i dag? Hvem er ansvarlig for å finne svar på spørsmålene som stilles i skjemaet? Ett system, program eller lagringsmedium har ofte flere Les mer om personopplysninger. Dersom det er forskjellige databaser persondata eller ansvarlige for de ulike dataene må det svares spesifikt pr. ansvarlig og pr. database. ØJ MH MH Personalmapper; navn, privatadresse, CV Som leverandør; navn, adresse,e-post adresse, bankkonto Som bruker; navn, epostadresse navn, adresse, kjønn, bankkonto, fødselsdata, personnummer, sivilstatus, statsborgerskap, kontaktdata pårørende, stillingstittel

25 Spørsmål som må besvares Forklaring Mer info System 1 System 2 System 3 Personalsystem, lønnssystem, rekrutteringssystem, egen Personalarkiv Poweroffice GO, datamaskin, permer og arkiver ol. En analyse må ta for seg papirbasert økonomisystem alle system, også de som ikke lagrer persondata, for dokumentasjonens skyld. (eventuelt eget papirarkiv, egen datamaskin) System, program eller lagringsmedium? Simployer - reiseregning Personalmapper; navn, privatadresse, CV navn, adresse, bankkonto, e-post adresse navn, adresse, bankkonto, personnummer Hvilke personopplysninger må vi registrere? ("Need to Know") Hvem er behandlingsansvarlig for de aktuelle personopplysningene? Oppgi navn på behandlingsansvarlig person. Egen virksomhet er alltid behandlingsansvarlig for persondata, uansett bruk av databehandler. Les mer om roller og ansvar ØJ Administrator (regnskapsbyrå,program vareleverandør, ØJ og MH) Administrator (MH, Hvem har tilgang til personopplysningene? Selskap (alle), avdeling, rolle eller spesifike navn og tittel dersom tilgangen er spredt. For å ha tilgang kreves det at vedkommende har tjenestlig behov. Har man ikke tjenestlig behov for personopplysningene må man gjøre tiltak i form av å begrense tilgangen. ØJ Administrator (regnskapsbyrå,program vareleverandør, ØJ og MH) Administrator (MH, Hvem har tilgang til å endre personopplysningene? Selskap (alle), avdeling, rolle eller spesifike navn og tittel dersom tilgangen er spredt. ØJ Administrator (regnskapsbyrå,program vareleverandør, ØJ og MH) Administrator (MH,

26 Spørsmål som må besvares Forklaring Mer info System 1 System 2 System 3 Personalsystem, lønnssystem, rekrutteringssystem, egen Personalarkiv Poweroffice GO, datamaskin, permer og arkiver ol. En analyse må ta for seg papirbasert økonomisystem alle system, også de som ikke lagrer persondata, for dokumentasjonens skyld. (eventuelt eget papirarkiv, egen datamaskin) System, program eller lagringsmedium? Simployer - reiseregning Det må foreligge en begrunnelse for innhenting av persondata. Hva er deres begrunnelse for innhenting av de ulike dataene? Innhentes persondata uten grunn må det gjøres tiltak for å begrense innhentingen. Legitime formål kan f.eks. være for å kunne utbetale lønn, for å kunne følge opp sykefravær eller lignende. Som dokumentasjon for ansatte-forholdet Brukerinfo samt ved utbetaling av utlegg. Til registrering og utbetaling av reiseregning og utlegg Hvordan benyttes personopplysningene? Hvorfor lagres personopplysningene? Det må også foreligge en begrunnelse for å lagre personopplysningene. Har man ingen legitim grunn må det gjøres tiltak slik at dataene man ikke har grunn til å lagre slettes. Legitime grunner for lagring kan være periodiske ytelser som lønn, slik at man slipper å be om de samme opplysningene ved hver lønnsutbetaling. Dokumentasjon av ansattforholdet Den ansatte - pålogging. For å kunne utbetale reiseregninger/ utlegg Hva er hjemmelen for å lagre personopplysningene? Velg en hjemmel for lagring av personopplysningene. Les mer om de ulike hjemlene Forskrift om bokføring Forskrift om bokføring

27 Spørsmål som må besvares Forklaring Mer info System 1 System 2 System 3 Personalsystem, lønnssystem, rekrutteringssystem, egen Personalarkiv Poweroffice GO, datamaskin, permer og arkiver ol. En analyse må ta for seg papirbasert økonomisystem alle system, også de som ikke lagrer persondata, for dokumentasjonens skyld. (eventuelt eget papirarkiv, egen datamaskin) System, program eller lagringsmedium? Simployer - reiseregning Er personopplysningene sensitive? Det stilles enda strengere krav til sensitive personopplysninger enn ordinære personopplysninger. Les mer om sensitive personopplysni nger nei nei nei Hvor lenge oppbevares personopplysningene? Persondata må oppbevares så lenge arbeidsgiver har plikt til det etter annet lovverk. Ellers kan man bare oppbevare personopplysninger man har en legitim begrunnelse for å oppbevare videre. Ubegrenset lagring krever som regel tiltak for å begrense lagringstiden. Spesielle hendelser medfører at data skal slettes. Egne regler i tilknytning til at arbeidstaker slutter eller i tilknytning til innhentede personopplysninger i en rekrutteringsprosess. Les mer om så lenge brukertilgangen er oppbevaringstid aktiv. så lenge brukertilgangen er aktiv. så lenge brukertilgangen er aktiv. Er det opprettet databehandleravtale med ekstern systemleverandør? Har behandlingen av egne data blitt satt bort til en tredjepart gjennom kjøpt system eller outsourcing, kreves det at det foreligger en databehandleravtale. Les mer om databehandlera vtale Ikke nødvendig ja nei Hva er den geografiske plasseringen til eksternt personell med tilgang til dataene? Hvor befinner de seg når de har tilgang til dataene? Oppholder personell seg utenfor godkjente land, primært land utenfor EU/EØS, kreves spesielle tiltak. Les mer om overføring av persondata til utlandet Ingen ekstern tilgang Bodø Norge

28 Spørsmål som må besvares Forklaring Mer info System 1 System 2 System 3 Personalsystem, lønnssystem, rekrutteringssystem, egen Personalarkiv Poweroffice GO, datamaskin, permer og arkiver ol. En analyse må ta for seg papirbasert økonomisystem alle system, også de som ikke lagrer persondata, for dokumentasjonens skyld. (eventuelt eget papirarkiv, egen datamaskin) System, program eller lagringsmedium? Simployer - reiseregning Hvor er personopplysningene lagret? Hva er overføringsmekanisme til land utenfor EU/EØS? Hvor er personopplysningene lagret? Er de lagret på servere utenfor godkjente land, primært land innenfor EU/EØS, kreves spesielle tiltak. Les mer om overføring av persondata til utlandet (OBS - husk at Storbritannia er på tur ut av EU/EØS) Fylles ut dersom dataene er lagret utenfor EU/EØS. Her må Les mer om det inngås modellavtaler i tillegg til databehandleravtaler. overføring av Les mer om modellavtaler her: Hvor befinner de seg når de persondata til har tilgang til dataene? Oppholder personell seg utenfor utlandet godkjente land, primært alle land innenfor EU/EØS, kreves spesielle tiltak. I låsbart skap på Øjs kontor Bodø På server i Norge Det skal ikke skje. Deles dataene internt i konsernet? Innenfor samme selskap er det et krav om tjenestlig Les mer om behov. For å dele personopplysninger på tvers av selskap, utlevering av innen samme konsern, må man ha et behandlingsgrunnlag. personopplysni For overføring kreves dokumentasjon. nger Nei nei nei Utleveres opplysninger som ikke er anonymisert til tredjepart du ikke har behandleravtale med foruten til staten? Har tredjepart tilgang til dataene uten behandleravtale kreves begrensende tiltak. Tiltak er avhengig av hvor vedkommende som har tilgang befinner seg. Les mer om utlevering av personopplysni nger Nei nei nei Risikovurdering Vurdering av risiko knyttet til personvern ser på forhold knyttet til liv/helse, økonomi eller anseelse/integritet for enkeltmennesket

29 Spørsmål som må besvares Forklaring Mer info System 1 System 2 System 3 Personalsystem, lønnssystem, rekrutteringssystem, egen Personalarkiv Poweroffice GO, datamaskin, permer og arkiver ol. En analyse må ta for seg papirbasert økonomisystem alle system, også de som ikke lagrer persondata, for dokumentasjonens skyld. (eventuelt eget papirarkiv, egen datamaskin) System, program eller lagringsmedium? Simployer - reiseregning ansatte-informasjon brukerdata og ansatteinformasjon ansatte-informasjon Personopplysningenes karakter Planlagt formål med behandlingen personalarkiv brukertilgang, lønnsutbetaling brukertilgang, oppgjør reiser og utlegg Mulig konsekvens som følge av brudd på konfidensialitet (beskytte data mot at uvedkommende får innsyn i opplysningene) Moderat konsekvens for personvern ved brudd på konfidensialitet. Berører ikke liv og helse eller økonomi, men informasjon på avveie kan oppleves å svekke anseelse/integritet for den det gjelder. for konfidensialitet ved at uvedkommende får tilgang til personinformasjon for ansatte knyttet til oppgjør. for personvern ved at uvedkommende får innsyn i brukerinformasjon. for konfidensialitet ved at uvedkommende får tilgang til personinformasjon for ansatte knyttet til oppgjør. for personvern ved at uvedkommende får innsyn i brukerinformasjon.

30 Spørsmål som må besvares Forklaring Mer info System 1 System 2 System 3 Personalsystem, lønnssystem, rekrutteringssystem, egen Personalarkiv Poweroffice GO, datamaskin, permer og arkiver ol. En analyse må ta for seg papirbasert økonomisystem alle system, også de som ikke lagrer persondata, for dokumentasjonens skyld. (eventuelt eget papirarkiv, egen datamaskin) System, program eller lagringsmedium? Simployer - reiseregning Sannsynlighet for brudd på konfidensialitet Lav sannsynlighet. Skapet er låst til enhver tid. Lav sannsynlighet. Få administratorer. Lav sannsynlighet. Få administratorer. Mulig konsekvens som følge av brudd på integritet (sikre at opplysningene ikke blir endret som følge av utilsiktet eller uautorisert aktivitet) Moderat konsekvens for brudd på integritet knyttet til personalmappene. Feilaktig endret betalingsinformasjon kan gi feil i utbetaling. Feilaktig endring av annen informasjon kan medføre tap av anseelse eller integritet. Moderat konsekvens for integritet ved feilaktig endring av informasjon. Kan medføre utbetaling til feil person eller feil utbetaling til rett person. Moderat konsekvens for integritet ved feilaktig endring av informasjon. Kan medføre utbetaling til feil person eller feil utbetaling til rett person.

31 Spørsmål som må besvares Forklaring Mer info System 1 System 2 System 3 Personalsystem, lønnssystem, rekrutteringssystem, egen Personalarkiv Poweroffice GO, datamaskin, permer og arkiver ol. En analyse må ta for seg papirbasert økonomisystem alle system, også de som ikke lagrer persondata, for dokumentasjonens skyld. (eventuelt eget papirarkiv, egen datamaskin) System, program eller lagringsmedium? Simployer - reiseregning Sannsynlighet for brudd på integritet Lav sannsynlighet. Skapet er låst til enhver tid. Lav sannsynlighet. Få administratorer. Lav sannsynlighet. Få administratorer. Mulig konsekvens som følge av brudd på tilgjengelighet (tilstrekkelige og relevante opplysninger er tilstede for autoriserte ved behov) for personvern ved at data blir utilgjengelig Moderat konsekvens for personvern ved at data blir utilgjengelig. Kan medføre problemer for økonomisk oppgjør. Moderat konsekvens for personvern ved at data blir utilgjengelig. Kan medføre problemer for økonomisk oppgjør. Lav sannsynlighet. Skapet er låst til enhver tid. Lav sannsynlighet. Få administratorer. Lav sannsynlighet. Få administratorer. Sannsynlighet for brudd på tilgjengelighet

32 Spørsmål som må besvares System, program eller lagringsmedium? System 4 System 5 System 6 System 7 System 8 System 9 System 10 Ephorte - arkivsystem Lønnssystem Webcruiter - rekrutteringssyste E-postboks og privatområde Mobiltelefon som synkroniserer Opptak telefonsamtaler i Opscom avvikssystem m (server) hos den enkelte kalender, kontakter og epost Flykoordineringssentr alen. NICE Inform. Leverandør av systemet, programmet eller lagringsmediummet? Evry Ever Webcruiter Helse Nord IKT Helse Nord IKT - levererer data Helse Nord IKT Opscom Systems, Bodø Airport, Olav V gt , 8004 BODØ Ansvarlig for å kartlegge? Hvilke personopplysninger registreres i dag? KSA MH ØJ/MH Alle ansatte Ansatte med bedriftsabb. Som bruker av Ansatte - oppbevarer systemet: Navn, egne data i egen e- jobbadr, stilling, post eller på eget telefonnr, epost, privatområde på påloggingsinformasjo server. n I personalmapper: navn, privatadresse, kontaktdata til pårørende, CV fra søknad. Navn, personnummer, adresse, kontonummer, medlemsskap i fagforening, lønnsinformasjon, skattekort navn, adresse, telefonnr, fødselsdato, søknad med CV, invitasjon til intervju samt avslag på søknaden. Samme informasjon som befinner seg i egen e-post, kalender og kontakter i systemet. Leder/tillitsvalgte - Det gis ikke tilgang til oppbevarer privat-område på personaldata i egen e-server via post eller på eget mobiltelefon. privatområde på server ved saksbehandling. TP Kun oppdragsinformasjon operativt. Ikke personopplysninger, annet enn at stemmen kan gjenkjennes. GK/PT Som bruker; navn, adresse, telefonnummer, e- post, fødselsdato

33 Spørsmål som må besvares System, program eller lagringsmedium? System 4 System 5 System 6 System 7 System 8 System 9 System 10 Ephorte - arkivsystem Lønnssystem Webcruiter - rekrutteringssyste E-postboks og privatområde Mobiltelefon som synkroniserer Opptak telefonsamtaler i Opscom avvikssystem m (server) hos den enkelte kalender, kontakter og epost Flykoordineringssentr alen. NICE Inform. Hvilke personopplysninger må vi registrere? ("Need to Know") Som bruker - Navn, epost, påloggingsinformasjon. I personalmapper - navn, privatadresse, kontaktdata til pårørende, CV fra søknad, permisjonssøknad, lønnsvilkår, arbeidsavtale, advarsel etc. Navn, personnummer, adresse, kontonummer, medlemsskap i fagforening, lønnsinformasjon, skattekort navn, adresse, telefonnr, fødselsdato, søknad med CV, invitasjon til intervju samt avslag på søknaden. Navn, personnummer, adresse, kontonummer, lønnsinformasjon, skattekort Samme informasjon som befinner seg i egen e-post, kalender og kontakter i systemet. Som bruker; navn, adresse, telefonnummer, e- post, fødselsdato Hvem er behandlingsansvarlig for de aktuelle personopplysningene? Systemansvarlig. For brukerdata - KSA For personaldata - ØJ, MH, KSA Regnskapsbyrået Ever ØJ og MH Den ansatte. Leder/tillitsvalgt Samme informasjon TP som befinner seg i egen e-post, kalender og kontakter i systemet. GK og PMT Hvem har tilgang til personopplysningene? Systemansvarlig, økonomi-/itansvarlig, admdir. Regnskapsbyrået Ever ØJ og MH Den ansatte. Leder/tillitsvalgt Den ansatte TP GK og PMT, egen ansatte på sin side Hvem har tilgang til å endre personopplysningene? Systemansvarlig, økonomi-/itansvarlig, admdir. Regnskapsbyrået Ever ØJ og MH Den ansatte. Leder/tillitsvalgt Den ansatte ingen GK og PMT

34 Spørsmål som må besvares System, program eller lagringsmedium? System 4 System 5 System 6 System 7 System 8 System 9 System 10 Ephorte - arkivsystem Lønnssystem Webcruiter - rekrutteringssyste E-postboks og privatområde Mobiltelefon som synkroniserer Opptak telefonsamtaler i Opscom avvikssystem m (server) hos den enkelte kalender, kontakter og epost Flykoordineringssentr alen. NICE Inform. Hvordan benyttes personopplysningene? Brukerinfo - Til å I forbindelse med merke dokumenter lønnsberegning og med saksansvarlig og utbetaling. saksbehandler, ansvarliggjøring mot offentlige journaler, utsending av elektroniske dokumenter per epost til interne og eksterne mottakere. Data brukes i Den ansatte - som prosess med dokumentasjon for utlysing av stillinger egne personalsaker. Leder - i saksbehandling av personalsaker Tillitsvalgt - som grunnlag for utøvelse av vervet. Kan brukes i forhold fagutvikling, avviksbehandling.' Koordinatorene har tilgang på egen lydlogg inntil 30 min etter opptak. Kunne sende varslinger på e-post og SMS Ansatte-info - i saksbehandling av personalsaker Hvorfor lagres personopplysningene? Grunnlagsdata for brukerprofiler i dataprogrammet. Til lagring av personellsaker. Til bruk for lønnsberegning og lønnsutbetaling Grunnlag for tilsettinger E-post brukes som kommunikasjonskan al i saksbehandlingen. Dokumentasjon og kvalitetssikring Kunne sende varslinger på e-post og SMS Hva er hjemmelen for å lagre personopplysningene? Systemet bygger på Arkivloven. Oppgitte personopplysninger skjermes i tråd med denne. Forskrift om bokføring Akuttmedisin - forskriften.