Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg

Transkript

1 Møteinnkalling Kontrollutvalget Eidsberg Møtested: Eidsberg kommune, møterom Åsgaard 3 Tidspunkt: kl. 09:00 Eventuelle forfall meldes til Anita Rovedal, telefon / , e-post iokus@fredrikstad.kommune.no (NB, merk ny mail) Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. Mysen, Jostein Flåøien Leder (sign.) Side1

2 Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste PS 14/1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 14/2 Orienteringssak - Budsjett 2014 PS 14/3 PS 14/4 PS 14/5 PS 14/6 PS 14/7 " 2014 budsjettet Eidsberg kommune - en kommentar" - Brev fra Hans Bjørnstad til Kontrollutvalget i Eidsberg mfl. Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Oppfølging av politiske vedtak" i Eidsberg kommune Informasjon fra revisjonen Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Eventuelt Side2

3 Saksnr.: 2014/2058 Dokumentnr.: 4 Løpenr.: 13328/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /1 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Protokoll fra kontrollutvalgets møte Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Den vedlagte protokollen fra kontrollutvalgets møte , legges frem til godkjenning. Side3

4 Møteprotokoll Kontrollutvalget Eidsberg Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:15 Møtested: Eidsberg kommune, møterom Formannskapssalen Fra til saksnr.: 13/26 13/31 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Jostein Flåøien, Leder X Svein Østevik X Jan Eivind Trømborg X Kari Mette Fjell X Anne Koht-Norbye X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra administrasjonen: Ordfører 09:00-09:15 Møtende fra revisjonen: Svend Harald Klavestad... Jostein Flåøien, Leder Svein Østevik Jan Eivind Trømborg. Kari Mette Fjell. Anne Koht-Norbye Merknader Kontrollutvalget Eidsbergs møte Sakliste U.off. PS 13/26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte PS 13/27 Informasjon fra revisjonen PS 13/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 PS 13/29 PS 13/30 PS 13/31 Møteplan for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Referat Eventuelt Side4

5 PS 13/26 Protokoll fra kontrollutvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Protokoll fra kontrollutvalgets møte , godkjennes PS 13/27 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Revisjonen informerte om følgende: - Forvaltningsrevisjon, prosjektet snart ferdig. - Regnskapsrevisjon, etter planen. Har ikke fått alt fra kommunen enda. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak : Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. PS 13/28 Budsjett for kontroll og tilsyn 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Side5

6 Kontrollutvalget vedtar det vedlagte budsjettforslaget med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : - Sekretariatet redegjorde for saken. Utvalget ønsker at de som vil dra på konferansen får det og øker kursposten tilsvarende. Kursposten økes til 14000,- Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak og innstilling : - Det det vedlagte budsjettforslaget for kontroll og tilsyn 2014 vedtas med forbehold om at utgifter til KLP, samt normal lønns- og prisvekst innarbeides, slik at aktivitetsnivået kan opprettholdes. PS 13/29 Møteplan for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2014: Mandag 3. februar 2014 kl. 09:00 Mandag 5. mai 2014 kl. 09:00 Mandag 16. juni 2014 kl. 09:00 Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2014: Mandag 3. februar 2014 kl. 09:00 Mandag 5. mai 2014 kl. 09:00 Mandag 16. juni 2014 kl. 09:00 Side6

7 PS 13/30 Referat Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Det vedlagte referatet tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak : Det vedlagte referatet tas til orientering PS 13/31 Eventuelt Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Saken legges frem uten innstilling. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Kontrollutvalget Eidsbergs behandling : 1. Kontrollutvalgskonferansen Innkommet brev fra Hans Bjørnstad datert , ang. Budsjett Oppfølgingsrapport om barnevernet. Ble sendt fra kontrollutvalget i juni og er enda ikke behandlet i kommunestyret. Kontrollutvalget Eidsbergs vedtak/innstilling : 1. Fjell og Flåøien meldes på konferansen Saken settes opp på neste møte og rådmann inviteres til møtet. 3. Kontrollutvalget ber kommunestyret om å behandle oppfølgingsrapporten om barnevern som tilleggssak på kommunestyremøtet Side7

8 Side8

9 Saksnr.: 2014/2058 Dokumentnr.: 3 Løpenr.: 13324/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /2 Orienteringssak - Budsjett 2014 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Den muntlige informasjonen fra Rådmann om budsjett 2014, tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Budsjett 2014 Saksopplysninger I tråd med tidligere praksis inviteres Rådmann til kontrollutvalgets møte for å gi utvalget en orientering om årets budsjett. Vurdering Den muntlige informasjonen Rådmann gir ang. budsjett 2014, tas til orientering av kontrollutvalget. Side9

10 Saksnr.: 2014/2058 Dokumentnr.: 5 Løpenr.: 13330/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /3 " 2014 budsjettet Eidsberg kommune - en kommentar" - Brev fra Hans Bjørnstad til Kontrollutvalget i Eidsberg mfl. Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Redegjørelsen fra Rådmann tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg " 2014 budsjettet Eidsberg kommune - en kommentar" - Brev fra Hans Bjørnstad til Kontrollutvalget i Eidsberg mfl. Datert Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger mottok sekretariatet på vegne av kontrollutvalget et brev fra H. Bjørnstad vedr. Eidsberg kommunes budsjett brevet var stilet til følgende: Eidsberg kommune De politiske partiene i Eidsberg Kontrollutvalget i Eidsberg Fylkesmannen i Østfold v/avdeling for kommuneøkonomi. Budsjett 2014 ble behandlet i Eidsberg kommunestyre og var således ikke ferdigbehandlet da kontrollutvalget fikk brevet fra Bjørnstad. God skikk tilsier at kontrollutvalget ikke behandler saker som er til behandling i andre fora/utvalg, de skal heller ikke overprøve vedtak fattet i kommunestyret. Side10

11 Kontrollutvalget får kopi av budsjettbrev til Eidsberg kommune fra revisjonen. Det er revisjonen som med hjemmel i kommuneloven og tilhørende forskrifter som har en rolle knyttet til den formelle kontrollen av budsjettdokumentet. Rådmann er invitert til kontrollutvalgets møte for å orientere om budsjettet generelt, men også sett opp mot innspill i nevnte brev. Vurdering Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rådmannens redegjørelse til orientering. Videre anbefales det at utvalget avventer budsjettbrevet fra revisjonen. Side11

12 Side12

13 Side13

14 Side14

15 Side15

16 Saksnr.: 2014/2058 Dokumentnr.: 6 Løpenr.: 13331/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /4 Forvaltningsrevisjonsprosjekt "Oppfølging av politiske vedtak" i Eidsberg kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for kommunestyret Eidsberg: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Oppfølging av politiske vedtak» i Eidsberg kommune tas til etterretning. 2. De 4 anbefalingene som fremkommer av forvaltningsrevisjonsrapporten vedtas. Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport "Oppfølging av politiske vedtak" i Eidsberg kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I forvaltningsrevisjonsrapporten blir det gitt følgende anbefalinger: Anbefaling 1: Revisor anbefaler kommunen å utarbeide en rutine som sikrer politiske utvalg tilbakemelding fra administrative enheter når det gjelder status i saker/vedtak. Herunder også hvordan tilbakemelding skal gis om et vedtak ikke lar seg gjennomføre. For å sikre at folkevalgte får nødvendig informasjon er det slik sett hensiktsmessig at en slik rutine omhandler: Saker som ikke er påbegynt. Saker under arbeid. Saker som er fullført. Side16

17 Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler Eidsberg kommune å innarbeide i sin rutine for vedtaksprotokoll, at tidsfrister for ferdigstillelse, og finansieringsmåte fremkommer av vedtak, der hvor dette er naturlig. Revisor anbefaler også kommunen om å være bevisst viktigheten av overholdelse av frister satt i vedtak. Ved fristoverskridelser bør kommunen alltid rapportere til folkevalgte organ som fattet vedtaket. Anbefaling 3: Meldte avvik ved 1. tertial, uten at det er blitt gjort korrigeringer før i desember, gjør at administrasjonen drifter utenfor sin driftsramme, gjennom store deler av året, dette vurderer revisjonen som uheldig, og anbefaler Eidsberg kommune å ha fokus på dette. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret Som det fremkommer i rapportens pkt 2. Sammendrag, er anbefalingene gitt på bakgrunn av de funnene revisjonen har avdekket gjennom kontrollhandlinger, og vurderinger som er gjort for hvert revisjonskriterie. I rapportens pkt 5. Rådmannens bemerkninger, kommer det frem at rådmannen ikke slutter seg til rapportens anbefalinger. Revisjonen vil være til stede i kontrollutvalgets møte, og kan om ønskelig svare på eventuelle spørsmål fra utvalget. Vurdering Sekretariatet ser av rådmannens tilbakemelding at han ikke slutter seg til anbefalingene, på tross av de faktiske funn gjort av revisjonen. På bakgrunn av rapporten og de funn revisjonen har gjort, anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsprosjektet til etterretning og at de fire anbefalingene som fremkommer i rapporten vedtas. Side17

18 - RAPPORT OM Forvaltningsrevisjonsrapport xxxxxxxxxxxxxxxxx Oppfølging av politiske vedtak X xxxxxxxx KOMMUNE Eidsberg kommune (Rapportens innhold og fakta er ikke verifisert) Dette skal stå på forsiden ved oversendelse av foreløpig rapport Side18

19 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT SAMMENDRAG INNLEDNING Problemstillinger Avgrensning av prosjektet Revisjonskriterier Revisjonsmetoder PROBLEMSTILLING 1: Følger kommunen opp vedtak fattet i politiske utvalg, og er det etablert rutiner for rapportering? Innledning Revisjonskriterier Revisors undersøkelse og innhentede data Revisors vurderinger og konklusjoner Anbefalinger RÅDMANNENS BEMERKNINGER Anbefalinger KILDEHENVISNINGER VEDLEGG Oppfølging av politiske vedtak Side19

20 1. FORORD OG PROSJEKTMANDAT Revisjonen skal i henhold til kommuneloven og forskrift om revisjon 1 utføre forvaltningsrevisjon. Etter forskriften innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. God kommunal revisjonsskikk er å følge RSK 001; Standard for forvaltningsrevisjon, utarbeidet av Norges kommunerevisorforbund NKRF. Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet «Oppfølging av politiske vedtak» er gjennomført i henhold til RSK 001. Prosjektet er gjennomført etter plan for forvaltningsrevisjon vedtatt i kontrollutvalget og kommunestyret i Eidsberg kommune, jamfør vedtak kontrollutvalget i sak 12/ 19, den , og jamfør vedtak i kommunestyret i sak 128/ 12, den Etter kommuneloven skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Prosjektet er gjennomført etter vedtatt prosjektbeskrivelse i tidsrommet september november Rapporten er oversendt kommunen for verifisering. Prosjektansvarlige revisors habilitet og uavhengighet sett opp mot kommunen og den undersøkte virksomheten er vurdert, og revisjonen finner prosjektansvarlig revisor habil til å utføre prosjektet. Prosjektet er gjennomført av forvaltningsrevisor Anne Widnes og fagansvarlig forvaltningsrevisor Anita Rønningen. I tillegg har stedlig revisor Svend-Harald Klavestad deltatt i informasjonsinnsamlingen. Rapporten oversendes kommunen etter behandling i kontrollutvalget og kommunestyret. Revisor vil takke kontaktperson og andre som har deltatt i prosjektet, for hyggelig samarbeid i forbindelse med prosjektarbeidet. Indre Østfold Kommunerevisjon IKS Rakkestad Finn Skofsrud Anne Widnes Anita Rønningen Distriktsrevisor Forvaltningsrevisor Fagansvarlig forvaltningsrevisor 1 Kommunelovens kapittel og forskrift om revisjon av 1.juli 2004 kapittel 3 6. Oppfølging av politiske vedtak 1 Side20

21 2. SAMMENDRAG Dette forvaltningsrevisjonsprosjektet har omhandlet følgende problemstilling: «Følger kommunen opp vedtak fattet i politiske utvalg, og er det etablert rutiner for rapportering?» Revisjonen har kontrollert om vedtak fattet i politiske utvalg og tidsfrister satt i politiske vedtak blir fulgt opp. Det er også kontrollert om Eidsberg kommunen har utarbeidet et reglement som omhandler oppfølging/iverksetting av politiske vedtak. Revisjonen vurderer at det ikke er noe tydelig reglement som beskriver hvordan vedtak skal iverksettes og følges opp. Når det gjelder tilbakemelding fra administrative enheter til politiske organ, er det vanskelig for revisor å si hvor gode tilbakemeldinger administrative enheter gir, dette fordi deres rutine ikke sier noe om det skal være skriftlig eller muntlig tilbakemelding. Revisjonen har også kontrollert om kommunen har rutiner som sikrer at: At møtebok/ protokoll blir skrevet At politiske vedtak blir utformet korrekt Revisor vurderer at Eidsberg kommune har utarbeidet gode rutiner for saksfremlegg og skriving av møteprotokoll og registrering av vedtak. Revisor vurderer imidlertid at en del vedtak, som det er naturlig skal følges opp innen en gitt tid, ikke inneholder tidsfrister. Hvis det blir gitt en konkret tidsfrist i vedtakene, vil vedtakene være enklere å etterprøve i henhold til om de blir gjennomført innenfor gitt tidsfrist. Om det oppstår situasjoner som gjør at fastsatt budsjett ikke kan overholdes, skal administrasjonen rapportere dette til kommunestyret og foreslå nødvendige tiltak og aktuelle budsjettjusteringer. Når det oppstår situasjoner som gjør at fastsatt budsjett ikke kan overholdes, skal kommunestyret selv foreta aktuelle budsjettjusteringer. Dette bør da redegjøres i neste tertialrapport. Ved siden av årsregnskapet, skal administrasjonen levere kommunestyret minimum to rapporter i året tertialrapporter. Tertialrapportene er med på å gi kommunestyret en oversiktlig og ajourført beskrivelse, og vurdering av kommunens økonomiske status per tertial. Revisjonen har kontrollert, og vurderer, at administrasjonen leverer to tertialrapporter, samt årsregnskap til politiske organ. På den måten holder administrasjonen i Eidsberg kommune seg innenfor gitte minimumskrav, når det gjelder økonomisk rapportering til kommunestyret. Revisor vurderer dette som positivt. Revisor er av den formening at tertialrapporteringen også bør være med på å gi et grunnlag for neste års budsjettprosess. Derfor er det vesentlig at konklusjonene i tertialrapportene er riktige og grundig sikret. I henhold til kommuneloven er det rådmannens oppgave å sikre rapportenes opplysninger. Revisor vurderer at Eidsberg kommune gjør dette. Revisor vurderer at det er utarbeidet rutiner for rapportering til politiske utvalg ved behov for budsjettjusteringer. Imidlertid så vurderer revisjonen at det i 2013 ikke er fattet noe vedtak for budsjettjustering som følge av rapporteringen fra rådmann. Manglende justering av budsjettet ved vesentlige avvik, vil gjøre at administrasjonen ikke kan drive innenfor de rammer som er reelle. Konklusjon på problemstilling opp mot revisjonskriterier: Revisjonen er av den formening at Eidsberg kommune har utarbeidet en del reglement og rutiner som kan bidra til å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. Imidlertid finnes det enkelte forbedringsområder. Revisjonen viser for øvrig til de kontrollhandlinger og vurderinger som er gjort for hvert revisjonskritere, og fremmer følgende 4 anbefalinger: Anbefaling nummer 1: Revisor anbefaler kommunen å utarbeide en rutine som sikrer politiske utvalg tilbakemelding fra administrative enheter når det gjelder status i saker/vedtak. Oppfølging av politiske vedtak 2 Side21

22 Herunder også hvordan tilbakemelding skal gis om et vedtak ikke lar seg gjennomføre. For å sikre at folkevalgte får nødvendig informasjon er det slik sett hensiktsmessig at en slik rutine omhandler: Saker som ikke er påbegynt. Saker under arbeid. Saker som er fullført. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler Eidsberg kommune å innarbeide i sin rutine for vedtaksprotokoll, at tidsfrister for ferdigstillelse, og finansieringsmåte fremkommer av vedtak, der hvor dette er naturlig. Revisor anbefaler også kommunen om å være bevisst viktigheten av overholdelse av frister satt i vedtak. Ved fristoverskridelser bør kommunen alltid rapportere til folkevalgte organ som fattet vedtaket. Anbefaling 3: Meldte avvik ved 1. tertial, uten at det er blitt gjort korrigeringer før i desember, gjør at administrasjonen drifter utenfor sin driftsramme, gjennom store deler av året, dette vurderer revisjonen som uheldig, og anbefaler Eidsberg kommune å ha fokus på dette. Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Oppfølging av politiske vedtak 3 Side22

23 3. INNLEDNING 3.1 Problemstillinger Problemstilling: Følger kommunen opp vedtak fattet i politiske utvalg, og er det etablert rutiner for rapportering? 3.2 Avgrensning av prosjektet Prosjektet er begrenset til nevnte problemstilling. Det er i hovedsak tatt utplukk i kommunestyresaker, og forvaltningsrevisjonsprosjektet har slik sett ikke gått i dybden på andre politiske utvalg. Det er hvorvidt kommunen har rutiner og reglementer for oppfølging av politiske vedtak som har hovedfokus i rapporten. 3.3 Revisjonskriterier I henhold til standard for forvaltningsrevisjon må revisor fastsette revisjonskriterier for forvaltningsrevisjonen. Revisjonskriterier, ofte kalt foretrukket praksis, er uttrykk for krav eller forventninger til en funksjon, aktivitet, prosedyre, resultat eller lignende. Revisjonskriterier fastsettes vanligvis med basis i en eller flere av følgende kilder: lovverk, politiske vedtak og føringer, kommunens egne retningslinjer, anerkjent teori på området og andre sammenlignbare virksomheters løsninger og resultater. Revisjonskriterier for dette prosjektet er blitt utledet fra: Lov om kommuner og fylkeskommuner Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner «Beste praksis» 3.4 Revisjonsmetoder For å besvare prosjektets problemstilling har revisor gjennomført intervju med kommunalsjef. Her ble revisor orientert om kommunens interne retningslinjer og prosedyrer i forhold til dokumenthåndtering og behandling av politiske vedtak. I tillegg har revisor foretatt dokumentanalyse av kommunens interne reglement og retningslinjer, samt gjort kontrollhandlinger i samtlige innkallinger og protokoller for kommunestyret fra per november For å besvare problemstillingen har følgende spørsmålsformuleringer vært aktuelle: Hvordan er arbeidsfordelingen organisert i virksomheten? Hvilke rutiner finnes rundt oppfølging og registrering av vedtak? Blir vedtak fulgt opp innenfor gitte frister? Hvilke rutiner finnes for rapportering til politiske vedtak? Revisjonen finner handlingene gyldige og pålitelige, til å trekke konklusjoner prosjektet. Oppfølging av politiske vedtak 4 Side23

24 4. PROBLEMSTILLING 1: Følger kommunen opp vedtak fattet i politiske utvalg, og er det etablert rutiner for rapportering? 4.1 Innledning Da revisjonen gjennomførte rullering av overordnet analyse i 2012 ble det sagt i møte med ordfører og rådmann at kommunen de siste år har hatt betydelig effektiviseringsgevinst. Blant annet er det gjort grep som eksempelvis samarbeid med andre kommuner, og interne omorganiseringer. Rådmann mente at de ved disse grepene var blitt mer handlingskraftige. Han sa at det var utarbeidet gode rutiner for HMS, og internkontrollsystemene i de fleste virksomheter var bra. Imidlertid så rådmann at det kunne vært hensiktsmessig med et forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandlet virksomhet samfunn og utvikling, herunder eksempelvis arkivrutiner, byggesaksrutiner, saksbehandling generelt, dokumenthåndteringsrutiner etc. Ordfører så seg enig i dette, og sa at det også var arbeidet en del med å tydeliggjøre innstillinger til politiske vedtak, samt tydelige tidsfrister i vedtak, slik at dette kan følges opp politisk. Kontrollutvalget vurderte sistnevnte av størst vesentlighet og valgte derfor å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt som gikk på oppfølging av politiske vedtak. 4.2 Revisjonskriterier LOV nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 23, 2.punkt Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 30, 3.punkt Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok. Revisjonen er av den formening at en møtebok kan, og bør, tjene flere hensyn. Kontrollhensynet er det mest fremtredende. Møteboken er en arbeidsordre til administrasjonen om innholdet i de vedtak som skal iverksettes. Administrasjonens handlingsplikt er en funksjon av vedtakenes innhold. 40, 5.punkt Kommunestyret og fylkestinget skal selv fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling. LOV nr 107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 47, 1.punkt Kommunestyrets eller fylkestingets bevilgninger i årsbudsjettet er bindende for underordnede organer. Forskrift nr 1423 om årsbudsjettet (for kommuner og fylkeskommuner) 10 Administrasjonen skal gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret eller fylkestinget som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjettet. Dersom administrasjonssjefen eller kommune- eller fylkesrådet finner rimelig grunn til å anta at det kan oppstå nevneverdige avvik i forhold til vedtatt eller regulert årsbudsjett, skal det i rapportene til kommunestyret eller fylkestinget foreslås nødvendige tiltak. Oppfølging av politiske vedtak 5 Side24

25 I merknader til forskrift om årsbudsjett heter det at uttrykkene gjennom året og rapporter angir at slik rapportering skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger i året. Således har revisor utledet følgende revisjonskriterier: Vedtak fattet i politiske utvalg skal følges opp. Eventuelle tidsfrister som er satt i det politiske vedtaket, skal følges. Kommunen bør ha utarbeidet reglement når det gjelder oppfølging/iverksetting av politiske vedtak. Kommunestyret skal ha utarbeidet eget reglement når det gjelder å informere folkevalgte/ politiske utvalg i forhold til saksdokumenter og saker som er under behandling, (folkevalgtes rett til innsyn). Kommunen bør ha utarbeidede rutiner/reglement i forhold til: Tilbakemelding til politiske organ, fra administrative enheter. Å melde tilbake til politiske organ om at vedtak ikke lar seg gjennomføre. Kommunen bør ha utarbeidede rutiner som sikrer: At møtebok/ protokoll blir skrevet At politiske vedtak blir utformet korrekt - Beste praksis er at et minimumsinnhold i ethvert vedtak som skal stemmes over bør kunne inndeles slik: Best mulig klargjort/ utredet voteringstema (presise formuleringer som gir lite rom for skjønn). Hvilke partier som har stemt for/ imot, eventuelt andre forslag til vedtak. Hvilket organ som avgjør saken (Det må framgå klart av innstillingen om saken avgjøres av formannskapet, eller om saken går videre til endelig behandling i kommunestyret.) Tidsfrister for ikrafttredelse/ frist for ferdigstillelse av vedtaket. Konkret dekningsmåte/ finansieringskilde/ budsjettendring. Om det oppstår situasjoner som gjør at fastsatt budsjett ikke kan overholdes, skal administrasjonen rapportere dette til kommunestyret og foreslå nødvendige tiltak og aktuelle budsjettjusteringer. Når det oppstår situasjoner som gjør at fastsatt budsjett ikke kan overholdes, skal kommunestyret selv foreta aktuelle budsjettjusteringer. Dette bør da redegjøres i neste tertialrapport. Ved siden av årsregnskapet, skal administrasjonen levere kommunestyret minimum to rapporter i året tertialrapporter. Oppfølging av politiske vedtak 6 Side25

26 4.3 Revisors undersøkelse og innhentede data Oppfølging av vedtak og de folkevalgtes innsyn Kommuneloven sier i 23 2.pkt at administrasjonssjefen skal påse at «vedtak blir iverksatt». Med dette menes at administrasjonssjef, (rådmann), har ansvar for at vedtak fattet i folkevalgte organer blir utført. For at rådmann til enhver tid kan ha oversikt over hvilke vedtak som skal iverksettes og som har blitt iverksatt, er det viktig at kommunen har nedfelte rutiner for hvordan de ulike virksomhetene skal rapportere tilbake til rådmann, og videre til folkevalgte. Revisjonen har kontrollert om kommunen har utarbeidet rutiner for registrering og oppfølging av vedtak. Det er også kontrollert om det er lik praksis i forhold til dokumenthåndtering av politiske vedtak på tvers av de ulike virksomhetene i kommunen. Det blir sagt i oppstartsintervjuet at det ikke finnes et eget internkontrollsystem eller reglement for registrering og oppfølging av politiske vedtak. Kommunalsjef sier videre at det ikke finnes umiddelbare planer om å etablere dette. Per dags dato benyttes saksbehandlingssystemet E-sak, men i løpet av neste år, fra medio eller , vil kommunen bytte saksbehandlingssystem. Man vil da gå over til ACOS Websak. Det blir videre sagt i intervjuet at det foreligger prosedyrer på skriving av protokoll og utforming av vedtak. Det foreligger imidlertid ikke egne selvstendige rutiner for tilbakemeldinger fra administrasjonen i virksomhetene, og ved oppfølging og tilbakemelding til politisk organ, når vedtaket ikke lar seg gjennomføre. Dagens rutiner er slik at den enkelte saksbehandler er ansvarlig for oppfølging av egne saker. Revisor fikk utdelt følgende Håndbøker for Eidsberg kommune: - Del A som omhandler møte- og saksbehandlingsreglement og regler for presentasjon, - Del B som omhandler reglementer, herunder sammensetning, ansvarsområde, myndighet og delegering, kommunelovens kap. 2- kommunale og fylkeskommunale organer. - Del C som omhandler interkommunalt samarbeid, andre rådsorganer. Revisor har sett kommune styrevedtak og ser at disse reglementene er vedtatt. I Håndboken til Eidsberg kommune står det i punkt 2.5 om saker hvor kommunestyret selv har avgjørelsesmyndighet. I underpunktet står det videre at kommunestyret har avgjørende myndighet i alle saker som omfattes av kommunens myndighetsområde i henhold til lov og forskrift, og som de selv ikke har delegert til andre. Reglementene ligger ute på kommunens intranett og på kommunens hjemmeside. Der er det også link til aktuelt lovverk via Lovdata. Linkene sikrer at det hele tiden er oppdatert lovverk. Kommunalsjef sier at i forkant av politiske møter er det et arbeidsmøte hvor ordfører, rådmann og hovedutvalgsleder deltar. Videre ble det vist til at det på hvert hovedutvalgsmøte og andre møter er en fast sak med orienteringer om drift og økonomi, andre større saker som også omfatter oppfølging av politiske saker. Revisjonen har gjort kontroller i utleverte reglement for Eidsberg kommune. I Håndbok Del B, står det beskrevet under punkt om rapportering: «Administrasjonsutvalget og hovedutvalgene rapporterer hver tertial til formannskapet som innstiller for kommunestyret i rapporter som skal dit. Rapportenes innhold og politisk behandlingsnivå fastsettes av kommunestyret. Oppfølging av politiske vedtak 7 Side26

27 Rådmann rapporterer på hvert møte om den økonomiske utviklingen. Dersom utvalget mener det er grunn til det/ vedtar det, rapporteres det videre til formannskapet. Administrasjonsutvalget og hovedutvalgene rapporterer til kommunestyret om årsmelding, virksomhetsplan og regnskap. Administrasjonsutvalget og hovedutvalgene rapporterer ellers til kommunestyret når kommunestyret ber om det eller utvalget selv bestemmer at spesielle forhold tilsier det.» I følge kommunalsjef er det ikke lik praksis i dokumenthåndtering av politiske vedtak i de ulike virksomhetene. Men han sier at dette er noe som kommunen tilstreber. Kommunen setter i utgangspunktet de samme rammene for alle virksomhetene, men de ulike virksomhetene må forholde seg til de ulike tidsfristrammer innenfor lovverket. For eksempel setter Plan- og bygningsloven strenge frister innenfor feltet byggesak, mens det innen området kultur ikke finnes de samme frister. Revisjonen spurte også i oppstartsintervjuet om politiske vedtak blir fulgt opp innen gitte tidsfrister. Kommunalsjefen sier at det sjelden er spesifikke og klare tidsfrister å forholde seg til i de politiske vedtakene. I praksis skjer tilbakemeldingene fra virksomhetene i de faste møtene hver måned, og de blir lagt inn i styringsverktøyet Corporate. Kommunelovens 40 5.pkt sier at kommunestyre og fylkesting selv skal fastsette et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling. Det blir sagt i oppstartsintervjuet at informasjon vedrørende politiske vedtak blir formidlet til politikere, administrasjon og allmennheten via protokoller som fungerer som et arbeidsdokument. Protokollene blir godkjent ved neste møte i alle de politiske utvalgene /rådene. Protokollene, samt sakslister og vedlegg, blir lagt ut på kommunens hjemmeside. De blir på denne måten formidlet til administrasjonen og allmenheten. Kommunen har en egen enhet som er ansvarlig for publisering av protokoller, sakslister og vedlegg. Revisor kontrollerte Håndbok for Eidsberg kommune, del A, og så at kapittel 1.3 omhandler møteplan, forberedelser og etterarbeid. Kapittelet har 8 underpunkter som regulerer ulike aspekter ved dette. Revisor ser blant annet at det under punktet står følgende: «Saksliste og protokoll fra kommunestyret, formannskapet, hovedutvalgene og administrasjonsutvalgene legges ut på kommunens internettsider. Saksliste og protokoll fra kommunestyret, formannskapet og hovedutvalgene gjøres kjent for media». I Håndbokens punkt står det videre at møtene skal kunngjøres på en hensiktsmessig måte. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om tid og sted for organets møter og opplysninger om hvor saksdokumentene er lagt ut. Revisor kontrollerte kommunens hjemmeside, og ser her at fra hovedskjermbildet går det pekere til sidene til både kommunestyret, formannskapet og de ulike utvalgene. Rutiner for møtebok/ protokoll og utforming av vedtak Kommunelovens 30 pkt. 3 sier at det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok. Revisor fikk på oppstartsintervjuet utdelt «Håndbok for Eidsberg kommune». Håndbokens del A omhandler møte- og saksbehandlingsreglementet. I kapittel 1 står det om forberedelser av saker til folkevalgt organ, og dette kapitelet har følgende underkapitler: Oppfølging av politiske vedtak 8 Side27

28 fullført saksbehandling, utforming av saksframlegg, møteplan, forberedelser og etterarbeid, saksbehandlingsreglement i folkevalgte organer, møteadministrasjon, interpellasjoner, retningslinjer for offentlig spørretime, deputasjoner, orden i salen, føring av vedtaksprotokoll- møtets slutt, lovlighetskontroll. Det står under utforming av saksframlegg at alle saker skal utformes etter vedtatt mal i det til enhver tid gjeldende saksbehandlingssystemet. Det står videre at det må fremgå klart hva som er forslag til vedtak og senere vedtak. Det skal framgå hvilken saksgang som skal brukes, hvilken saksbehandler som behandler saken, og om saken legges frem for endelig vedtak eller med en innstilling til et overordnet organ. Under punkt om føring av vedtaksprotokoll står det beskrevet hvordan vedtak skal være utformet, rekkefølge ved avstemming over ulike forslag, avstemningsmåte, og at vedtakene gjøres etter rett fremgangsmåte. Det står også at det under hver sak skal føres inn de forslag som er satt frem og avstemningsresultater. Revisor har kontrollert et utvalg av vedtaksprotokoller fra Revisor ser at protokollene er utformet etter en enhetlig mal. Revisor har gjort kontrollhandlinger og sett gjennom samtlige vedtaksprotokoller for Kommunestyret i 2013 (per 20. nov). Revisor ser av sin kontroll at vedtak inneholder utredet voteringsskjema. De ulike forslag som er satt frem, blir fremlagt i protokollene. Hvilke partier som har stemt for/ imot, eventuelt andre forslag til vedtak. Innstilling fra andre utvalg fremkommer. Det fremkommer imidlertid lite tidsfrister for ikrafttredelse og ferdigstillelse av vedtakene. Noen av vedtakene inneholder ord som «i løpet av høsten», «Så snart det er praktisk mulig». Det står ikke beskrevet i vedtakene at administrasjonen skal gi tilbakemelding/ rapportere til kommunestyret når vedtak er igangsatt/ ferdigstilt. Revisor ser at det ved minst en sak fremkommer utsettelsesforslag. Vedtaket ble da som følgende: «Saken utsettes til neste møte». Konkret dekningsmåte/ finansieringskilde fremkommer ofte, men ikke alltid, av vedtakene. Ved noen av sakene som krever finansiering sees det at finansiering bes innarbeides i forestående budsjettbehandling. I enkelte vedtak fremgår finansieringsmåte i saksutredningen, og ikke vedtaket. Revisor har også sett eksempel på at det i vedtaket blir vist til kommende økonomiplan uten å konkretisere finansieringskilden ytterligere. Tertialrapportering og budsjettjustering Om det oppstår situasjoner som gjør at fastsatt budsjett ikke kan overholdes, skal administrasjonen rapportere dette til kommunestyret og foreslå nødvendige tiltak og aktuelle budsjettjusteringer. Ved siden av årsregnskapet skal administrasjonen levere kommunestyret 2 tertialrapporter hvert år. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner sier i 10 at administrasjonen skal gjennom året legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger, og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. I Oppfølging av politiske vedtak 9 Side28

29 kommunelovens 47 nr 2 står det at om det skjer endringer i løpet av budsjettåret som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal administrasjonssjefen gi melding til kommunestyret. På oppstartsintervjuet ble det sagt at i forhold til budsjettoppfølging er det hver måned, og før et politisk rådsmøte, en kort muntlig rapport i forhold til økonomi og driftsstatus i de ulike virksomhetene. Her deltar hovedutvalgsleder og virksomhetsleder. Det brukes her styringsverktøyet Corporate hvor det legges inn status og mål i forhold til økonomi og de ulike driftsposter. I tillegg er det tertialrapportering to ganger i året. Styringsverktøyet Corporate brukes også på de andre målområdene i kommunen, som for eksempel på sykefravær. Revisor fikk utdelt et eksempel på en rapport til hovedutvalg, fra de underliggende virksomheter. Disse rapportene legges ved protokoll for hovedutvalget. Rapporten viste først status for den aktuelle virksomheten. Dette innebar for eksempel opplysninger om de løpende arbeidsoppgaver og hvordan man lå an i forhold til ulike vedtak fattet av kommunestyret. Deretter fulgte et punkt om økonomi som viste virksomhetens driftsutgifter, driftsinntekter, avvik i driftsutgifter, avvik driftsinntekter og netto avvik på rammen. Under regnskapsoppsettet var det forklart med ord hvordan tallene forholdt seg til det foregående år. Revisjonen har gjort kontrollhandlinger i 1. tertialrapport, og saksfremlegg og møteprotokoll for denne behandlingen. 1. tertialrapport ble behandlet i kommunestyret 20. juni Det fremkommer av tertialrapporten at det forekommer vesentlige avvik i forhold til tildelte rammer, spesielt innenfor virksomhetene Familiesenter, Edwin Ruuds omsorgssenter og boog dagtilbud for voksne utviklingshemmede, samt skole. Ut fra tilbakemelding fra virksomhetene indikeres det driftsutfordringer i størrelsesorden 6-9 millioner kroner samlet for virksomhetene. Det fremkommer av saksbehandlingen at rådmannen vil komme tilbake med mindre budsjettkorreksjoner. Kommunestyret tar tertialrapporten til etterretning. Revisjonen kan ikke se av sine kontrollhandlinger i innkallinger og møteprotokoller at det er blitt lagt frem sak angående budsjettkorreksjoner som følge av 1. tertialrapport. Revisor har også kontrollert 2. tertialrapport fra Tertialrapporten viser de ulike virksomhetens status per 2. tertial. De ulike fokusområdene som blir beskrevet under hver virksomhet er oppsummerende konklusjon, økonomi, tiltak for å korrigere avvik, medarbeidere, læring og fornyelse og brukere. I forhold til fokusområdet økonomi foreligger det en oppstilling som viser det opprinnelige budsjettet, det reviderte budsjettet, regnskap hittil i år, betalingsprofil, forbruksprofil og avvik. De følgende regnskapsområdene er vist i oppstillingen: driftsinntekter, driftsutgifter, finansinntekter, finansutgifter, lønn- og sosiale utgifter, kjøp varer/tjenester-egenprod., kjøp av tjenester, overføringsutgifter, finansutgifter, salgsinntekter, refusjoner, overføringsinntekter og finansinntekter. Revisor ser videre at det er utarbeidet forklarende kommentarer til tallene. Det fremkommer videre av andre tertialrapport 2013 at flere av virksomhetene vil komme til å ha et merforbruk i Med bakgrunn i den informasjonen skriver rådmann i sin saksfremstilling at rådmannen vil komme tilbake med egen sak vedrørende budsjettkorreksjoner. Revisor har kontrollert om det er blitt lagt frem sak for kommunestyret når det gjelder budsjettkorreksjoner. Revisjonen ser at det er i innkalling til kommunestyremøte lagt frem en sak hvor rådmannen foreslår budsjettkorrigeringer for drifts- og investeringsbudsjett Dette med bakgrunn i økonomisk status. I skrivende stund (november 2013) har denne saken enn så lenge ikke blitt behandlet. Oppfølging av politiske vedtak 10 Side29

30 Når det oppstår situasjoner som gjør at fastsatt budsjett ikke kan overholdes, skal kommunestyret selv foreta aktuelle budsjettjusteringer. Dette skal da redegjøres i neste tertialrapport. Kommunelovens kapittel 8 omhandler reglene for kommunens økonomiplan, årsbudsjett, årsregnskap og rapportering. Det står i 45 nr. 1 og 2 at kommunestyret skal innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår, og at kommunestyret vedtar selv årsbudsjett og endringer i dette. På oppstartsintervjuet fikk revisor utdelt rundskriv til virksomhetsledere og stabsledere i forbindelse med andre tertialrapport Det står her at alle budsjettendringer som endrer brutto driftsutgifter eller brutto driftsinntekter med mer enn ,- for virksomheten og totalt for etatene, i tillegg til endringer i investeringsbudsjettene, skal forelegges kommunestyret. Det er videre opplistet frister for når virksomhetene og etatene skal innlevere arbeid rundt budsjettet sitt. Dette sett opp mot 2. tertialrapportering Revisjonen kan ikke av sine kontroller se at det er lagt frem konkrete forslag til budsjettendringer, i forbindelse med merforbruket. Slik sett er det heller ikke gjort kommunestyrevedtak (per dags dato november 2013), på budsjettendringer. Imidlertid blir det som tidligere beskrevet, lagt frem en sak for kommunestyret i desember 2013, som omhandler budsjett korrigeringer som følge av økonomisk status. Oppfølging av politiske vedtak 11 Side30

31 4.4 Revisors vurderinger og konklusjoner Oppfølging av vedtak og de folkevalgtes innsyn Kommunestyret skal ha utarbeidet eget reglement når det gjelder å informere folkevalgte/ politiske utvalg i forhold til saksdokumenter og saker som er under behandling, (folkevalgtes rett til innsyn). Revisor får opplyst på oppstartsintervjuet at det i praksis gis tilbakemeldinger i de månedlige møtene som hovedutvalgsleder og virksomhetsleder har. For at kommunens øverste organ, kommunestyret, skal være sikret nødvendig informasjon er det viktig at det er en hensiktsmessig dialog mellom kommunestyret og administrasjon. Det er kommunestyret som vedtar ulike tiltak som får betydning for virksomhetenes drift. Kommunestyret bør være sikre på at vedtakene som er fattet blir gjennomført av administrasjonen i kommunen. Derfor er det nødvendig med en tydelig saksgang, samt tilbakemelding fra virksomhetene. På denne måten får kommunestyret informasjon om at vedtakene er gjennomført. Tilsvarende er det viktig at kommunestyret får tilbakemelding hvis et vedtak ikke lar seg gjennomføre. Revisor vurderer loven slik at det bør være utarbeidet et reglement som regulerer dialogen mellom kommunestyret og administrasjonen. Revisjonen vurderer at det ikke er noe tydelig reglement som beskriver hvordan vedtak skal iverksettes og følges opp. Når det gjelder tilbakemelding fra administrative enheter til politiske organ, er det vanskelig for revisor å si hvor gode tilbakemeldinger administrative enheter gir, dette fordi deres rutine ikke sier noe om det skal være skriftlig eller muntlig tilbakemelding. Dessuten ble det sagt i oppstartsintervjuet at det ikke var rutiner for å gi tilbakemelding til politiske utvalg, når et vedtak ikke lot seg gjennomføre. Imidlertid er det et reglement som sier noe om hvordan, og til hvem, det skal rapporteres når det gjelder den økonomiske utviklingen, årsmelding, virksomhetsplan, eller når spesielle forhold tilsier det. Revisor anbefaler kommunen å utarbeide en rutine som sikrer politiske utvalg tilbakemelding fra administrative enheter når det gjelder status i saker/vedtak. Herunder også hvordan tilbakemelding skal gis om et vedtak ikke lar seg gjennomføre. For å sikre at folkevalgte får nødvendig informasjon er det slik sett hensiktsmessig at en slik rutine omhandler: Saker som ikke er påbegynt. Saker under arbeid. Saker som er fullført. Rutiner for møtebok/ protokoll og utforming av vedtak Kommunelovens sier at administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer skal være forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. En møtebok kan og bør tjene flere hensyn. Kontrollhensynet er det mest fremtredende. Møteboken er en arbeidsordre til administrasjonen om innholdet i de vedtak som skal iverksettes. Administrasjonens handlingsplikt er en funksjon av vedtakenes innhold. Revisors skjønn er at et minimumsinnhold i ethvert vedtak som skal stemmes over bør kunne inndeles slik: Best mulig klargjort/ utredet voteringstema (presise formuleringer som gir lite rom for skjønn). Hvilke partier som har stemt for/ imot, eventuelt andre forslag til vedtak. Hvilket organ som avgjør saken (Det må framgå klart av innstillingen om saken avgjøres av formannskapet, eller om saken går videre til endelig behandling i kommunestyret.) Oppfølging av politiske vedtak 12 Side31

32 Tidsfrister for ikrafttredelse/ frist for ferdigstillelse av vedtaket. Konkret dekningsmåte/ finansieringskilde/ budsjettendring. Revisor vurderer at Eidsberg kommune har utarbeidet gode rutiner for saksfremlegg og skriving av møteprotokoll og registrering av vedtak. Et politisk vedtak har i tillegg til instruks til administrasjon, også verdi som alminnelig informasjonskilde for presse, innbyggere i kommunen og andre. Dessuten skal vedtaksformuleringen sikre en rask og effektiv oppfølging. Revisor ser at det er praksis for at det fremkommer av protokollen hvilket organ som avgjør saken i saksfremstillingen. Revisor ser også at det blir lagt ved kopi av samlet saksfremstilling når melding om vedtak blir sendt ut, og når saksbehandler skriver sak går det frem av saksfremlegget om saken går til utvalg eller kommunestyret. Revisor ser at det ved minst en sak fremkommer utsettelsesforslag. Vedtaket ble da som følgende: «Saken utsettes til neste møte». Revisor vurderer et slikt utsettelsesvedtak som positivt, fordi det da er konkretisert når saken skal opp igjen. (Hvis saken kun hadde blitt utsatt blir det vanskelig for både folkevalgte og administrasjon å ha oversikt over når saken skal opp på nytt.) Under behandlingen fremgår det votering og stemmetallet. De fleste vedtak som inneholder økonomiske finansieringer har også beskrevet finansieringskilde, men ikke alle. Revisor vurderer således at kulepunkt 1, 2, 3 er ivaretatt i Eidsberg. Når det gjelder tidsfrister/ frist for ferdigstillelse av vedtak, så fremkommer ikke dette bestandig av vedtakene. Det samme for kulepunkt 5 konkret finansieringskilde/ dekningsmåte. Revisor vurderer at en del vedtak, som det er naturlig skal følges opp innen en gitt tid, ikke inneholder tidsfrister. Hvis det blir gitt en konkret tidsfrist i vedtakene, vil vedtakene være enklere å etterprøve i henhold til om de blir gjennomført innenfor gitt tidsfrist. Revisor mener at vedtakene bør inneholde dato og/eller tidsfrister, spesielt i forbindelse med oppstart av prosjekter og forventet slutt av prosjekter. Revisor mener at så lenge ikke tidsfrister blir fremstilt i politiske vedtak, kan heller ingen kontroll bli utført for å sjekke om tidsfrister blir overholdt. Dessuten blir det vanskelig for folkevalgte å ha oversikt over utviklingen i de vedtak de har fattet. Revisjonen anbefaler Eidsberg kommune vurdere å innarbeide i sin rutine for vedtaksprotokoll at tidsfrister for ferdigstillelse, og finansieringsmåte fremkommer av vedtak, der hvor dette er naturlig. Revisor anbefaler også kommunen om å være bevisst viktigheten av overholdelse av frister satt i vedtak. Ved fristoverskridelser bør kommunen alltid rapportere til folkevalgte organ som fattet vedtaket. Tertialrapportering og budsjettjustering Ved siden av årsregnskapet, skal administrasjonen levere kommunestyret minimum to rapporter i året tertialrapporter. I henhold til forskrift om årsbudsjett, skal kommunens administrasjon rapportere til politisk utvalg, minimum tre ganger i året ett årsregnskap og to tertialrapporter. Av kontrollarbeidet finner revisor at det er innarbeidet en likartet rutine som gjelder alle virksomhetene i kommunen. Rutinen inneholder at det blir gjennomført månedlige møter mellom rådmann og virksomhetslederne. På bakgrunn av møtenes innehold utarbeider rådmann tertialrapporter. Tertialrapportene inneholder både skriftlige kommentarer og regnskapstall fra hver virksomhet. Revisor ser tertialrapporteringer som viktige dokumenter når det gjelder kommunens økonomistyring. Tertialrapportene er med på å gi kommunestyret en oversiktlig og ajourført beskrivelse, og vurdering av kommunens økonomiske status per tertial. Slik sett vurderer revisjonen at administrasjonen leverer to tertialrapporter, samt årsregnskap til politiske organ. På den måten holder administrasjonen i Eidsberg kommune seg innenfor gitte minimumskrav, når det gjelder økonomisk rapportering til kommunestyret, revisor vurderer dette som positivt. Oppfølging av politiske vedtak 13 Side32

33 Ifølge kommuneloven er årsbudsjettet for kommunen bindene. I revisjonskriteriene blir det påpekt at administrasjonen skal rapportere til kommunestyret om det oppstår situasjoner, som fører til at fastsatt budsjett ikke kan overholdes. Administrasjonen skal da foreslå nødvendige tiltak, og eventuelle behov for budsjettendringer. Videre skal kommunestyret foreta aktuelle budsjettendringer. Dette skal redegjøres for i neste tertialrapport. Revisor er av den formening at tertialrapporteringen også bør være med på å gi et grunnlag for neste års budsjettprosess. Derfor er det vesentlig at konklusjonene i tertialrapportene er riktige og grundig sikret. I henhold til kommuneloven er det rådmannens oppgave å sikre rapportenes opplysninger. Revisor vurderer at Eidsberg kommune gjør dette. Ut fra både 1. og 2. tertialrapportering så ser revisjonen at det blir vist til en egen sak for budsjettendringer, som følge av et merforbruk. Det blir i den forbindelse vist til at det skal utarbeide en egen sak som omhandler budsjettendringer. Dette ble ikke gjort etter 1. tertialrapport. Det fremkommer det samme av saksbehandlingen til 2. tertialrapport, men det foreligger ingen vedtak for budsjettjustering. Det blir også i denne saken vist til at det skal legges frem en egen sak angående budsjettendringer. Revisor ser at en slik sak foreligger i innkallingen til kommunestyrets møte i desember Revisor vurderer at det er utarbeidet rutiner for rapportering til politiske utvalg ved behov for budsjettjusteringer. Imidlertid så vurderer revisjonen at det ikke er fattet noe vedtak for budsjettjustering som følge av rapporteringen fra rådmann. Når behovet for budsjettjustering viser seg allerede ved 1. tertialrapportering, (juni 2013), mens de konkrete forslagene til budsjettendringer først foreligger i desember 2013, så vurderer revisjonen at det blir en noe sen behandling av dette. Budsjettet er bindende for den drift administrasjonen har, og kommunestyret er pålagt i kommuneloven å foreta nødvendige endringer når det gis informasjon om dette, eksempelvis via tertialrapportering. Manglende justering av budsjettet ved vesentlige avvik, vil gjøre at administrasjonen ikke kan drive innenfor de rammer som er reelle. Meldte avvik ved 1. tertial, uten at det er blitt gjort korrigeringer før i desember, gjør at administrasjonen derfor drifter utenfor sin driftsramme, gjennom store deler av året, dette vurderer revisjonen som uheldig, og anbefaler Eidsberg kommune å ha fokus på dette. 4.5 Anbefalinger Anbefaling 1: Revisor anbefaler kommunen å utarbeide en rutine som sikrer politiske utvalg tilbakemelding fra administrative enheter når det gjelder status i saker/ vedtak. Herunder også hvordan tilbakemelding skal gis om et vedtak ikke lar seg gjennomføre. For å sikre at folkevalgte får nødvendig informasjon er det slik sett hensiktsmessig at en slik rutine omhandler: saker som ikke er påbegynt, saker under arbeid, og saker som er fullført. Anbefaling 2: Revisjonen anbefaler Eidsberg kommune å innarbeide i sin rutine for vedtaksprotokoll, at tidsfrister for ferdigstillelse og finansieringsmåte, fremkommer av vedtak, (der hvor det er naturlig). Revisjonen anbefaler også kommunen om å være bevisst viktigheten av overholdelse av frister satt i vedtak. Ved fristoverskridelser bør kommunen alltid rapportere til folkevalgte organ som fattet vedtaket. Anbefaling 3: Meldte avvik ved 1. tertial, uten at det er blitt gjort korrigeringer før i desember, gjør at administrasjonen drifter utenfor sin driftsramme, gjennom store deler av året, dette vurderer revisjonen som uheldig, og anbefaler Eidsberg kommune å ha fokus på dette. Oppfølging av politiske vedtak 14 Side33

34 5. RÅDMANNENS BEMERKNINGER Revisjonsrapporten Oppfølging av politiske vedtak i Eidsberg kommune har vært til behandling hos administrasjonen ved rådmannen. Rådmannen har gitt sine bemerkninger til revisjonens anbefalinger i skriv av Rådmannens bemerkninger er vedlagt som vedlegg 1 til rapporten. Revisjonen ser av rådmannens tilbakemelding at rådmannen ikke slutter seg til rapportens anbefalinger. Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. 5.1 Anbefalinger Anbefaling 4: Revisjonen anbefaler at revisjonen følger opp kommunestyrets vedtak i saken ett år etter at rapporten er ferdigbehandlet i kommunestyret. Oppfølging av politiske vedtak 15 Side34

35 6. KILDEHENVISNINGER Litteratur Andersen, Kari Merete med flere. Veileder i forvaltningsrevisjon, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF). 1.utgave, Orkanger. Dokumenter fra Eidsberg kommune Samtlige vedtaksprotokoller fra Kommunestyret fra , per november Samtlige møteinnkallinger til Kommunestyret i Eidsberg fra , per november Håndbok for Eidsberg kommune Del A 1. Møte- og saksbehandlingsreglement, generell del 2. Regler for representasjon Håndbok for Eidsberg kommune Del B Reglementer herunder sammensetning, ansvarsområde, myndighet og delegering, kommunelovens kap. 2 kommunale og fylkeskommunale oppgaver. Håndbok for Eidsberg kommune Del C Interkommunalt samarbeid, andre rådsorganer. Særutskrift Kommunestyresak 64/13 1. tertialrapport tertialrapport 2013 Rundskriv andre tertialrapport 2013, datert 26. august 2013 Lover LOV nr.107: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Forskrift FOR nr 904: Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Internett Eidsberg kommunes hjemmeside Oppfølging av politiske vedtak 16 Side35

36 7. VEDLEGG Oppfølging av politiske vedtak 17 Side36

37 Side37

38 Side38

39 Side39

40 Saksnr.: 2014/2058 Dokumentnr.: 7 Løpenr.: 13332/2014 Klassering: 510/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /5 Informasjon fra revisjonen Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak: Informasjonen fra revisjonen tas til orientering Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Fremdriftsplan 2014 for forvaltningsrevisjon Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Vurdering Saker under dette punktet er først og fremst muntlig informasjon og sekretariatet tar utgangspunkt i det i sin saksbehandling. Side40

41 Aremark Askim Eidsberg Hobøl Marker Rakkestad Rømskog Skiptvet Spydeberg Trøgstad Våler Planlagt fremdrift 1. januar desember jan feb mars april mai juni juli aug sept okt nov des jan Organisering av brannvesen Drift og ansvarfordeling ved Eiendom og internservice Etisk reglement og varslingsrutiner Tjenesteutøvelse i barnevernet Kjøp av varer og tjenester Oppfølging av politiske vedtak og mål innen teknisk Etisk reglement og varslingsrutiner Etisk reglement og varslingsrutiner Organisering av kommunens virksomheter Eiendomsforvaltning Strategier og planer for utvikling Samtlige I tillegg går Overordnet analyse løpende våren Høsten 2014 Utarbeidelse av prosjektbeskrivelser og plan for forvaltningsrevisjon 2015 og I tillegg til de prosjektene som er satt opp skal det være oppfølgingsrapporter Det tas forbehold om endring i planen. Side41

42 Saksnr.: 2014/2217 Dokumentnr.: 1 Løpenr.: 13313/2014 Klassering: 515/125 Saksbehandler: Anita Rovedal Møtebok Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget Eidsberg /6 Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å fatte slikt vedtak som fremlegges til behandling for Eidsberg kommunestyre: Årsmelding 2013 for kontrollutvalget vedtas Rakkestad, Anita Rovedal daglig leder Vedlegg Årsmelding 2013 for kontrollutvalget i Eidsberg kommune Andre saksdokumenter (ikke vedlagt) Ingen Saksopplysninger I samsvar med tidligere praksis, og i henhold til forskrift om kontrollutvalg, avgir kontrollutvalget sin årsmelding for Vurdering Årsmeldingen er ment å gi et riktig bilde av den aktivitet som har funnet sted i Side42

43 ÅRSMELDING 2013 FRA KONTROLLUTVALGET I EIDSBERG KOMMUNE Kontrollutvalgets årsmelding til kommunestyret 2013 Side 1 av 5 Side43