Rapport fra revisjon november 2013

Transkript

1 Saksbehandler, innvalgstelefon Eric Backer-Røed, Vår dato Deres dato Vår referanse 2013/15840 Deres referanse Lerøy Vest AS Postboks BERGEN Rapport fra revisjon november 2013 Rapportnummer: R.FMHO Kontaktpersoner ved revisjonen: Fra virksomheten: Trine Eiterstrøm Fra Fylkesmannen i Hordaland: Eric Backer-Røed Resultater fra revisjonen Denne rapporten omhandler avvik og anmerkninger som ble presentert hos Lerøy Vest AS under sluttmøtet for revisjonen som ble gjennomført november Fylkesmannen i Hordaland fant følgende 2 avvik under revisjonen; Lerøy Vest AS har mangler ved internkontroll for det ytre miljø Bjørsvik settefisk leverer ikke videre det farlige avfallet i samsvar med regelverket Lerøy Vest AS må sende en skriftlig bekreftelse innen 15. mars 2014 på at avvikene er rettet. Oppfølgingen etter revisjonen er nærmere beskrevet på side 3. Sissel Storebø e.f. senioringeniør Eric Backer-Røed senioringeniør Rapporten er godkjent elektronisk og har derfor ingen underskrift. Statens hus Kaigaten 9, 5020 Bergen Telefon: Telefaks: Miljøvern- og klimaavdelinga Postboks 7310, 5020 Bergen Org.nr: E-post: fmhopostmottak@fylkesmannen.no Internett:

2 1. Informasjon om virksomheten Organisasjonsnr. (underenhet): Eies av: Besøksadresse: Skuteviksboder 1-2 Telefon: Bransjenr. (NACE-kode): Produksjon av matfisk etc. E-post: Kontrollert anlegg Navn: Lerøy Vest AS Anleggsnr.: Adresse: Postboks 7600, 5020 BERGEN Anleggsaktivitet: Kommune: Bergen Kontrollklasse: 3 2. Revisjonens omfang Rapporten er utarbeidet etter en revisjon ved Lerøy Vest AS, i perioden november Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte revisjonsvirksomhet for inneværende år. Revisjonen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver avvik og anmerkninger som ble avdekket under kontrollen. Formålet med revisjonen var å vurdere om det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet fungerer tilfredsstillende og om virksomheten har en tilfredsstillende styring med aktiviteter og utstyr som har betydning for det ytre miljø. Fylkesmannen har blant annet undersøkt om virksomhetens system for internkontroll er hensiktsmessig og dekkende aktiviteter utføres slik som beskrevet og uttalt virksomheten når sine mål og driver sin virksomhet innenfor egne rammer og de rammene som myndighetene har satt Revisjonen ble gjennomført ved å granske dokumenter å intervjue sentralt plasserte personer i organisasjonen Revisjonens tema: internkontroll risikovurdering erfaringstilbakeføring utslippskontroll farlig avfall substitusjon Denne rapporten omhandler avvik og anmerkninger som ble avdekket under revisjonen og gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens miljøarbeid eller miljøstatus. Definisjoner Avvik: Manglende etterlevelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov. Anmerkning: Et forhold som tilsynsetatene mener er nødvendig å påpeke for å ivareta ytre miljø, men som ikke omfattes av definisjonen for avvik. Revisjonsrapport R.FMHO Side 2 av 7

3 3. Oppfølging etter revisjonen Lerøy Vest AS plikter snarest å rette opp de avvikene som er beskrevet i denne rapporten. For at Fylkesmannen skal kunne avslutte saken, må virksomheten innen 15. mars 2014 sende en skriftlig bekreftelse med dokumentasjon som viser at avvikene er rettet. Lerøy Vest AS er ved denne revisjonen plassert i gebyrsats 3, jf. varselbrev fra Fylkesmannen datert 17. august Dette betyr at dere skal betale kroner i gebyr for den gjennomførte revisjonen. Faktura blir ettersendt fra Klima- og forurensningsdirektoratet. Vedtaket om gebyr er hjemlet i forurensningsforskriftens 39-8 om gebyr for revisjon (flerdagstilsyn). Gebyrets størrelse kan eventuelt klages inn til Miljødirektoratet, jf. forvaltningsloven 28. Klagefristen er tre uker fra mottak av denne rapport. Klagen skal være skriftlig, begrunnet, og skal sendes via Fylkesmannen. Vi viser til forurensningsforskriftens kapittel 39 om innkreving av gebyr til statskassen. 4. Offentlighet i forvaltningen Denne rapporten vil være tilgjengelig for offentligheten via Fylkesmannen i Hordaland sin postjournal på jf. offentligloven. 5. Avvik Vi fant følgende avvik under revisjonen: Avvik 1 Lerøy Vest AS har mangler ved internkontroll for det ytre miljø Avvik fra: Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 4 og 5, punkt 4 og 7. Kommentarer: Internkontrollforskriften pålegger den som er ansvarlig for virksomheten å sørge for at det innføres og utøves internkontroll, jf. 4. Internkontrollen skal verne ytre miljø mot forurensning og sikre en bedre behandling av avfall i den form og det omfang som er nødvendig og på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse, jf. 5. Internkontrollforskriften har blant annet som formål at helse, arbeidsmiljø, ytre miljø og sikkerhet skal fungere i en sammenheng. Slik at forbedringsarbeidet innen ett eller flere av HMS-områdene vil bidra til styrking av de andre. Plikt til internkontroll 4 Forståelsen av begrepene helse, miljø og sikkerhet i virksomheten omfatter ikke det ytre miljø. Hensikten med å utarbeide en forskrift om ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet var blant annet at disse områdene er nært beslektet og likeverdige. På den måten kan en dra nytte av den samlede kunnskap og erfaring virksomhetene har. Dette sikrer at områdene får en enhetlig Revisjonsrapport R.FMHO Side 3 av 7

4 behandling i virksomhetene. Dersom et av områdene faller ut av HMS-begrepet kan dette føre til mindre oppmerksomhet og til slutt brudd på regelverket. Miljøbegrepet omfatter både det ytre miljø og arbeidsmiljøet. Mål - 5, punkt 4 Bedriften skal fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet. For at internkontrollen skal kunne fungere som et verktøy for virksomheten, til å forbedre seg i forhold til det ytre miljø, er det viktig å sette seg konkrete mål for arbeidet. Målene bør etterfølges av en handlingsplan med tiltak for å nå målene. Mål skal dokumenteres skriftlig. Når vedtatte tiltak er utførte skal ledelsen vurdere om målene er nådd eller ikke. Denne vurderingen skal vise om mål/delmål er oppnådd, eller om driften må justeres for å oppnå dette. De sentrale målene til Lerøy Vest AS for ytre miljø er til dels vanskelig å etterprøve. Dette gjelder eksempelvis følgende mål: - Rømmingsforbyggende arbeid - Tiltak for reduksjon av lakselus - Reduksjon av næringssaltutslipp på lokalitet - Råvarer til fiskefôr, krav til bærekraftig og regulerte fiskerier - Effektiv arealbruk Målet for ytre miljø som er formulert på lokaltetsnivå (Bjørsvik settefisk) inneholder konkrete tiltak for måloppnåelse. Målene må reflektere de mest sentrale miljøutfordringene for virksomheten. Avviksbehandling og rutiner - 5, punkt 7 Bedriften skal iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse miljø-, og sikkerhetslovgivningen. Å registrere avvik er en viktig del av internkontrollen. God avviksregistrering gir grunnlag for å sikre at praksis er i samsvar med gjeldende krav. Det kom fram i intervjuene at det ikke er blitt registrert avvik for ytre miljø de 3 siste årene Lerøy- systemet (Bjørsvik og Stolane). Virksomheten har ikke en klar definisjon av begrepet avvik som omhandler det ytre miljø. Viktige arbeidsrutiner som kan påvirke ytre miljø skal være dokumentert og inngå i internkontrollen. Skriftlighet sikrer god kontinuitet, opplæring og at operasjonene blir utført i henhold kravene. Blant annet er følgende rutiner ikke dokumenterte; substitusjon av kjemikalier vurdering om mottatt dokumentasjon for resipienttilstand holder tilstrekkelig kvalitetsnivå (kvaliteten på MOM B/C) Beredskapsplanene til Bjørsvik settefisk og Stolane matfiskanlegg inneholder feil. Revisjonsrapport R.FMHO Side 4 av 7

5 Akutt forurensning eller fare for akutt forurensning skal varsles i henhold til Forskrift om varsling av akutt forurensning eller fare for akutt forurensning. Virksomheten skal også varsle Fylkesmannen i slike tilfelle, jf. utslippstillatelsene. Telefon nummeret til Fylkesmannen i beredskapsplanen til Bjørsvik er feil. Avviket bygger på følgende observasjoner: - Intervjuene med de ansatte - Gjennomgang av bedriftens egen dokumentasjon Avvik 2 Bjørsvik settefisk leverer ikke videre det farlige avfallet i samsvar med regelverket Avvik fra: Avfallsforskriften kapittel 11, 11-8 leveringsplikt Kommentarer: Bjørsvik settefisk generer farlig avfall. Virksomheten leverer ikke farlig avfall årlig. Det ble levert farlig avfall til NGIR i 2009 med et opphold til juni 2013 (lysstoffrør og spillolje). Farlig avfall skal de levere minst en gang i året når mengden overskrider 1 kilo. Dette går også fram av Lerøy Vest AS sin egen avfallsplan, datert 7. september Dokumentasjonen på at avfallet er levert og deklarert skal de oppbevare i 5 år. Avviket bygger på følgende observasjoner: - Intervjuene med de ansatte - Gjennomgang av bedriftens egen dokumentasjon 6. Anmerkninger Det ble ikke gitt anmerkninger under revisjonen: 7. Gjennomføring Revisjonen omfattet følgende aktiviteter: Formøte 28. august 2013: Forberedende møte for å planlegge revisjonen. Intervjuer 5. og 6.november 2013: 7 personer ble intervjuet Sluttmøte 7. november: Oppsummering med presentasjon av resultatene. I vedlegg 1 har vi satt opp en oversikt over deltakerne på revisjonen. 8. Dokumentunderlag Dokumentunderlaget for revisjonen var: aktuelle lover og forskrifter korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og til forhold av betydning for det ytre miljø I vedlegg 2 har vi satt opp en liste over dokumenter som var spesielt viktige som dokumentunderlag for revisjonen. Revisjonsrapport R.FMHO Side 5 av 7

6 VEDLEGG 1 Deltagere ved Fylkesmannens revisjon ved Lerøy Vest AS, november 2013 I tabellen under har vi satt opp en oversikt over funksjonene til de personene som deltok under formøtet, åpningsmøtet og det avsluttende møtet. Intervjuene er også med i tabellen. Navn Funksjon Formøte Intervju Sluttmøte Willy Berglund adm. direktør X X X Trine Eiterstraum kvalitetsleder X X X Hildebjørg Åsvang produksjonssjef matfisk X X Jesper Økland produksjonssjef settefisk X X X Dan Erik Johannesen regionleder X Einar Ottesen lokalitetsansvarlig X Frode Gjeldsvik avdelingsleder X Fylkesmannen sin revisjonsgruppe: Eric Backer-Røed, revisjonsleder Sissel Storebø, saksbehandler Tom N. Pedersen, saksbehandler Revisjonsrapport R.FMHO Side 6 av 7

7 VEDLEGG 2 Dokumentunderlag for Fylkesmannens revisjon ved Lerøy Vest AS, november 2013 Nedenfor har vi satt opp en liste over dokumenter som var spesielt viktige som dokumentunderlag for revisjonen, og som går utover lover forskrifter og lignende (for eksempel fra virksomhetens prosedyresamling): Utslippstillatelse for Bjørsvik Settefisk AS, 14. juli 2007 Utslippstillatelse for Bognøy Fiskeoppdrett AS Stolane i Radøy, 12. januar 2007 Risikoanalyse Bjørsvik, 27. november 2011 Risikoanalyse Stolane, 28. oktober 2013 Beredskapsplan Bjørsvik, 24. september 2010 Beredskapsplan Havbruk, 4. oktober 2013 Risikoanalyse HMS Lerøy Vest AS avd. Settefisk, 1. oktober 2013 Miljørapport, 2012 Miljømål og status, 2011 Beredskap havbruk, lokalitet Stolane Kjemikalie prosedyre, 6. januar 2012 Avfallsplan, 7. september 2012 Miljøplan Lerøy Vest AS, 7. september 2012 Miljømål Lerøy Vest AS, 22. april 2013 Revisjonsrapport R.FMHO Side 7 av 7