Kjetil Hartvedt Nannestad kommune

Transkript

1 Kjetil Hartvedt Nannestad kommune

2 Generelle punkter Dere er den kommunen med mest vekst, men er likevel de med kortest saksbehandlingstid. Gjennom innovasjon, med det digitalisering, standardisering og automatisering, så har vi nok oppnådd en effektivitet noen andre kommuner ikke har pr. dags dato. Verdi i digital søknadsbehandling/ bruk av byggsøk. Var det vanskelig å ta i bruk? Nei, men det har sine begrensinger (neste trinn ebyggesak). Utfordring med oppdatering av hjemmeside. Kunne dette (FA) vært digitalisert (ikke behov for en saksbehandlers behandling)? Ja, men da må en kompensere med mer tilsyn/sanksjonering.

3 Litt om tidsbruk Hvor lang tid går det fra søknad er kommet inn til noen ser på den? Totalt: 0-14 dager. Dokumentsenter: 0-2 dager. Fordeling fagleder: 0-2 dager (FA går direkte til saksbehandler). Saksbehandlers kronologiske rekkefølge/opparbeidet kø: 0-10 dager (prioriterer gjerne FA over IG). Hvor mange timer tar det å saksbehandle en søknad om oppføring av en bolig, enkle tiltak om søknaden er god og det ikke er noen uklarheter, merknader fra naboer ol)( Som på et nytt boligfelt med en relativt ny reguleringsplan som for eksempel Lauvåsmarka) Hva skjer når saken er «komplett»? Ca. 50 min - 1 time. Lese reguleringsplan (5-20 min avhengig av kvalitet) Resterende sjekkliste (20 min) Føre VA skjema + matrikkel (5-15 min) Skrive godkjennelse + sende vedtak (5 min) Skrive fakturagrunnlag (5 min) Hvor lang tid tar det å behandle en søknad om ferdigattest? Totalt: Ca. 10 min. Sjekker vilkår, gjennomføringsplan, sorteringsgrad (5 min) Skrive og sende vedtak, kopi til VA-kontor og matrikkelføring (5 min) Annet som påvirker saksbehandlingstid? Tilsyn (1/2 dag + oppfølgning) Ulovlighetsoppfølging (samlet ½ dag til flere uker) Naboklager (behandling hos Fylkesmannen, inntil 1 år) Dispensasjoner (politisk behandling, 3 uker til 3 måneder) Høring sektor- og regionalmyndighet (3 uker til uendelig). Generelle spørsmål på mail, møter og i telefoner. Innsyn (1 min). Annet? Praksis om det er en mangelfull søknad eller om dere trenger tilleggsdokumentasjon ( Hvor lang tid tar det før ansvarlig søker får beskjed? Sender mail med komplett foreløpig svar for alle punkter ihht. sjekkliste (kan da ta noe tid om en må høre sektor/regional myndighet). Gir tidligere svar hvis en ser det er vesentlige mangler som vil kreve større endringer. Skal normalt ikke ta mer tid enn behandling av en vanlig sak, men dårlig dokumentasjon kan gjøre den vanskelig å finne som gjør at saksbehandler må rote frem og tilbake, misforstår eller at utbyggere er uenig i tolkninger av plan, osv. Slik dialog og oppsett av møter osv. tar mye tid.

4 Rutine (noe tilpasset)

5 Arbeidsplassen

6 Interne rutiner

7 Autonomi Politikere behandler sensitive dispensasjoner/ klagesaker. Virksomhetsleder skriver under klagebehandling, sanksjoner og går gjennom politiske behandlinger. Sentrale myndigheter høres ved dispensasjoner ihht. dispensasjonsveilederen fra Fylkesmannen. Hver enkelt saksbehandler bruker sjekkliste og maler fremfor fagleders godkjennelse (unntak nyansatte), hvor sjekklistene og malene revideres årlig eller fortløpende etter behov.

8 Rolleklarhet Forsøker å sikre «en saksbehandler pr. felt.» Sikre at rekkefølgeplan og helhet blir ivaretatt fra infrastruktur til ferdigstilles. Kontroll på sanksjonering, evt. fravær av. Utbygger vet hvem en må forholde seg til Skrive planer standardisert og behandle mest mulig tidskrevende arbeid i plan (overvannshåndtering, veg, osv.) med parallellbehandling/bli med på oppstartsmøter. Potensial for «øyeblikkelig» godkjenning Unngår «hun og han sa det» (for mange kokker). Sikrer at helheter blir ivaretatt og at det ikke blir gitt motstridende meldinger (med det usikkerhet/økt risiko for utbygger).

9 Løsningsorientert Sjekkpunktene ved RA/IG, MB/FA og drift/tilsyn (sanksjonering). Dytte frem et trinn? (ubehagelig for oss, men bra for samfunnet?) Tillatelse på vilkår Unngå forhåndskonferanser, gjør heller «så godt en kan». Ukorrekt dokumentasjon (feil skjema, osv.), hvor det likevel er åpenbart hva en søker om? «ROS-analyse»(?) fvl. 41.(virkningen av feil ved behandlingsmåten). Er reglene om behandlingsmåten i denne lov eller forskrifter gitt i medhold av loven ikke overholdt ved behandlingen av en sak som gjelder enkeltvedtak, er vedtaket likevel gyldig når det er grunn til å regne med at feilen ikke kan ha virket bestemmende på vedtakets innhold. «Anti-paragrafrytteriparagrafen» (Men vit alltid hva som er rett og «ikke gå til retten om en regner med å tape»)

10 Unngå privatrettslige forhold Departementets tolkingsuttalelse - om bygningsmyndighetenes plikt til å avvise søknader etter plan- og bygningsloven privatrettslige forhold Tolkningsuttalelse Dato: Naboloven (mest aktuelle) Naboloven 2 Tiltak til ulempe for nabo Naboloven 3 Trær på eiendommen Naboloven 6 Planting, graving, bygging Naboloven 9 Erstatningsansvar Jordskifte Reaksjoner Aksept Sinne Stakkarsliggjøring

11 Unngå konsulentrollen eller tilsyn under saksbehandling 11.(veiledningsplikt) Etter forespørsel fra en part skal forvaltningsorganet gi veiledning om: a) gjeldende lover og forskrifter og vanlig praksis på vedkommende saksområde, og b) regler for saksbehandlingen, særlig om parters rettigheter og plikter etter forvaltningsloven. Om mulig bør forvaltningsorganet også peke på omstendigheter som i det konkrete tilfellet særlig kan få betydning for resultatet.

12 Unntak: Dokumenttilsyn på kompetanse Skal ikke drive med opplæring av private, det er skolenes oppgave

13 Digitalisering og standardisering Alt scannet inn fra arkiv betyr at en kan sende det ut via et tastetrykk (mulig via e-phorte). Kan forbedres ytterligere ved å legge alt ute offentlig på nettsidene (Oslo kommune). Unngå «dumme avtaler» (bra-arkiv)

14

15 Standard vedtak

16 Standardisering Disp.

17 Standardisering - Forelegg

18 Standardisering svar på mail

19 Standardisering egenkontroll

20 Automatisering Fletting fra digitale søknader KOSTRA-rapport (delvis) Matrikkelskjema og VA-skjema Automatisk kontroll i Kart Selvbetjente hjemmesider Tilsynsrapport-app Muliggjør bruk av BIM-modeller

21 Selvbetjening

22 Enkle priser

23 Mindre heldige løsninger

24 BIM Modeller for vurdering

25 BIM-Terreng

26 Fleksibilitetsvilje Kartverket Hei. Jeg driver for øyeblikket og ser på mulighetene for å automatisk kunne flette informasjon mellom matrikkel og andre filformat. Jeg ser at en automatisk kan ta høydedata ut fra en sosi-fil fra matrikkelen, (for å lage terrengtegninger som en kan bruke for videre prosjektering,) men jeg lurer på om dere er kjent med noen løsning hvor en klarer å automatisk importere informasjon som BYA, BRA, bygningstype, osv. fra noe dataformat tilbake til matrikkelen? Hvis så tilfelle tipper jeg at diverse BIM-programmer (ifc-format) vil klare en slik tilpasning som igjen åpner opp for ytterligere automatisering, som er delvis grunnen til at jeg spør, når det burte være mulig å få diverse programmer til å snakke sammen. Fra: Til: Kartverket; Post; Emne: Automatisering av matrikkelføringen? Opprinnelig melding Hei! Per i dag er det ingen måte å oppdatere informasjon fra noen dataformat til matrikkel. Vi er i gang med å se på muligheter. Det er noen prosjekter som ser på hvordan en skal kunne oppdatere bygningsinformasjon i matrikkelen fra kommunale sakssystemer. I første omgang blir det å lese inn tilgjengelige data fra saksystemer til brukstilfeller under Bygning. Matrikkelfører må da fylle inn manglene data og ferdigstille brukstilfeller på vanlig måte. Neste trinn blir å gjøre det mulig å hente data fra BIM og ifc-format til brukstilfeller i matrikkelen. Tilslutt vil kanskje føringen skje automatisk fra sakssystem til matrikkel. Usikkert når dette blir innført, men arbeidet er som sagt i gang. Med vennlig hilsen Kartverket

27 Vil du være best, eller bare fremstå som best? Kommunebarometeret måler oss (saksbehandling) kun på: Antall fristbrudd. Behandlingstid 3 og 12 uker (samt. tid for «eierseksjoner», reg. plan. og oppmål. for). Tilsyn Gebyr enebolig «Best i landet»: En overbemannet kommune (ingen kontroll for ressursbruk) som behandler sakene fullstendig ferdig på forhåndskonferansene (selv om det skulle ta 2-3 ganger så mye tid totalt sett, så blir den offisielle saks. beh. bare noen få dager), tar tilsyn (gjerne flere) i alle sakene og dumper eneboligprisen ned på bekostning av alt annet. Eller: Å være så rask som mulig, så billig som mulig, og samtidig levere så høy kvalitet som mulig (som igjen er både billigere og raskere i lengden). Førstnevnte gir kanskje en blid sjef (som igjen kan lure sin sjef?), men sistnevnte tjener samfunnet mer og gir med det langt blidere innbyggere/utbyggere (fungerer vel også som en langtidsstrategi for når en får bedre mål i fremtiden?).

28 Takk for oppmerksomheten