I N N K A L L I N G. Styret ved. Universitetssykehuset Nord-Norge HF. Møtetid 30. september 2013 kl. 09:00

Transkript

1 I N N K A L L I N G Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtetid 30. september 2013 kl. 09:00 Møtested UNN Tromsø Administrasjonens møterom D1.707

2 Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Administrasjonens møterom D1.707, UNN Tromsø Dato: Tid: 09:00 MØTEINNKALLING Forfall meldes direktørens forkontor, tlf Vararepresentanter møter kun ved særskilt innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Anne-Rita Nicklasson Medlem Erling Espeland Medlem Hanne CS Iversen Medlem Hanne Frøyshov Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Ottar Skjellhaug Medlem Rune Moe Medlem Svenn A. Nielsen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Leder Brukerutvalget

3 Saksnr Innhold ST 76/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 77/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet ST 78/2013 Tertialrapport ST 79/2013 Tilsynsrapport eksterne tilsyn ST 80/2013 Forberedelse til virksomhetsplanlegging ST 81/2013 Åsgårdmarka ST 82/2013 Orienteringssaker Muntlige orienteringer 1. Presentasjon av Kvalitetsinformasjonssystemet UNN KIS - anvendt i klinisk praksis 2. Presentasjon av status og utfordringer i Operasjons- og intensivklinikken 3. Strategisk utviklingsplan status og fremdrift 4. Oppfølging av LUO-evalueringen status og fremdrift 5. Gjennomføringen av øvelse Barents Rescue Utvikling av KVAM-strukturen og rapporteringsrutinene ST 83/2013 Referatsaker 1. Invitasjon til pasientsikkerhetsarbeid i Helse Nord 2. Protokoll fra AMU-møte Protokoll fra drøftingsmøte Referat fra brukerutvalgets AU-møte Invitasjon til dialogforum oktober Referat brukerutvalgets arbeidsmøte Protokoll drøftingsmøte - tertialrapport og LUO ST 84/2013 Eventuelt

4 Sak 76/2013 ST 76/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 76 side 1

5 Sak 77/2013 Saksnr Utvalg Møtedato 77/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Godkjenning av møteprotokoll fra styremøte STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Protokoll fra styremøtet Sak 77 side 1

6 Sak 77/2013 Vedlegg 1 Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: UNN Åsgård, møterom Fyrhuset Dato: Tid: 09: Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Merknad Jorhill Andreassen Leder Anne-Rita Nicklasson Medlem Erling Espeland Medlem Hanne Frøyshov Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Ottar Skjellhaug Medlem Rune Moe Medlem Svenn A. Nielsen Medlem Tove Skjelvik Medlem Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Merknad Hanne CS Iversen Medlem Olav Helge Førde Nestleder PRESSEPROTOKOLL Observatør som møtte: Navn Møtte for Merknad Cathrin Carlyle Fast observatør Leder i Brukerutvalget Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Tor Ingebrigtsen administrerende direktør Marit Lind viseadministrerende direktør Hilde Pettersen kommunikasjonssjef Grete Furu klinikksjef Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk (sak 70/2013) Tor-Arne Hanssen utbyggingssjef (sak 69/2013) Markus Rumpsfeld klinikksjef Medisinsk klinikk (sak 70/2013) Anne Regine Lager rådgiver ved Medisinsk klinikk (sak 70/2013) Einar Bugge fag- og forskningssjef (sak 68/2013) Grethe Andersen konstituert økonomisjef Thomas Krogh Eirunn Lunåshaug rådgiver (sak 68/2013) rådgiver (sak 68/2013) Leif Hovden administrasjonssjef Reidun Holm styreassistent Sak 77 side 2

7 Sak 77/2013 Vedlegg 1 Styreleder ønsket Brukerutvalgets medlemmer(bu) særskilt velkommen. ST 66/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner innkalling og saksliste til styremøtet , med de endringer som fremkom under behandling av saken (endringer i kursiv). Saksnr ST 66/2013 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste - sak om økonomisk bærekraft er utsatt til neste møte etter avtale med Helse Nord RHF ST 67/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet ST 68/2013 Virksomhetsrapport juni og juli 2013 ST 69/2013 ST 70/2013 Praktisering av konsernbestemmelser i byggeprosjekter Orienteringssaker Muntlig orientering: 1. Rapport fra direktørens studiepermisjon 2. Fellesmøte med Brukerutvalget Innledning ved styreleder og Brukerutvalgets leder Pasientens behandlingsvalg (presentasjon fra Medisinsk klinikk) Kortfilm fra sykehuset i Cleveland Orientering om Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk v/klinikksjef Grete Furu 3. Status i arbeidet med virksomhetsplan LUO-evalueringen og arbeidet videre 5. Partikkelterapitjenester ST 71/2013 Referatsaker 1. Referat fra styremøtet i Helse Nord RHF Referat fra møtet i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra møte i AMU Referat fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Uttalelse fra Narvik eldreråd datert vedrørende UNN Narvik 6. Uttalelse fra Narvik bystyre datert vedrørende UNN Narvik 7. Kopi av brev fra Aksjonskomiteen for Narvik sykehus til helseminister Gahr Støre datert vedrørende kampen for Narvik sykehus 8. Svar på høring fra UNN til Helse- og omsorgsdepartementet datert vedrørende anvendelse av helselovgivningen for Sak 77 side 3

8 Sak 77/2013 Vedlegg 1 ST 72/2013 ST 73/2013 ST 74/2013 Svalbard og Jan Mayen Innspill til lokalisering av ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland Høringssvar Intensivbehandling av nyfødte Eventuelt ST 67/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet ST 68/2013 Virksomhetsrapport juni og juli 2013 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar virksomhetsrapporten for juni og juli 2013 til orientering. Styreleder foreslo følgende tilleggspunkt: Styret registrerer at det vil bli vanskelig å nå de budsjetterte målsettingene for Styret forventer at det gjennomføres en stram økonomistyring i den videre drift. Enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar virksomhetsrapporten for juni og juli 2013 til orientering. 2. Styret registrerer at det vil bli vanskelig å nå de budsjetterte målsettingene for Styret forventer at det gjennomføres en stram økonomistyring i den videre drift. Sak 77 side 4

9 Sak 77/2013 Vedlegg 1 ST 69/2013 Praktisering av konsernbestemmelser i byggeprosjekter Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar den etablerte rapporteringsstrukturen samt praktisering av konsernbestemmelser i byggeprosjekter til etterretning. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar den etablerte rapporteringsstrukturen samt praktisering av konsernbestemmelser i byggeprosjekter til etterretning. ST 70/2013 Orienteringssaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Muntlig orientering: 1. Rapport fra direktørens studiepermisjon Tor Ingebrigtsen redegjorde for sitt forskningsarbeid under sin studiepermisjon første halvår 2013 i Australia, med vektlegging av følgende forhold: - Ledelse av større sykehusorganisasjoner, med særskilt vekt på kvalitetsledelse - Ledelse av større IKT-prosjekter i sykehus - Pasientsikkerhetsarbeid og annet forbedringsarbeid knyttet til veiledning av ulike forskningsprosjekter 2. Felles møtedel med Brukerutvalget - Orientering om Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk v/klinikksjef Grete Furu m.fl. - Kortfilm fra sykehuset i Cleveland - Pasientens behandlingsvalg - presentasjon fra Medisinsk klinikk v/ Markus Rumpsfeld og Anne-Regine Lager - Oppsummering ved styreleder og Brukerutvalgets leder 3. LUO-evalueringen 4. Status i arbeidet med virksomhetsplanleggingen for Partikkelterapitilbud til Helse Nord Sak 77 side 5

10 Sak 77/2013 Vedlegg 1 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. ST 71/2013 Referatsaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Referat fra styremøtet i Helse Nord RHF Referat fra møtet i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Referat fra møte i AMU Referat fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Uttalelse fra Narvik eldreråd datert vedrørende UNN Narvik 6. Uttalelse fra Narvik bystyre datert vedrørende UNN Narvik 7. Kopi av brev fra Aksjonskomiteen for Narvik sykehus til helseminister Gahr Støre datert vedrørende kampen for Narvik sykehus 8. Svar på høring fra UNN til Helse- og omsorgsdepartementet datert vedrørende anvendelse av helselovgivningen for Svalbard og Jan Mayen Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. Styreleder foreslo å omgjøre referatsak 8 til beslutningssak. Enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. 2. Referatsak 8 omgjøres til beslutningssak, og gis eget saksnummer. ST 72/2013 Innspill til lokalisering av ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saken var ettersendt styret, og ble prioritert behandlet med Brukerutvalget tilstede, før sak 71/2013. Sak 77 side 6

11 Sak 77/2013 Vedlegg 1 Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) anbefaler Helse Nord RHF å legge basen for ambulansehelikopter i Midtre Hålogaland til Harstad/ Narvik lufthavn Evenes. 2. Styret ved UNN anbefaler Helse Nord RHF å gi UNN ved Akuttmedisinsk klinikk ansvar for å lede arbeidet med å bygge opp de medisinske tjenestene knyttet til basen uansett hvor den blir lokalisert. Enstemmig vedtatt. 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) anbefaler Helse Nord RHF å legge basen for ambulansehelikopter i Midtre Hålogaland til Harstad/ Narvik lufthavn Evenes. 2. Styret ved UNN anbefaler Helse Nord RHF å gi UNN ved Akuttmedisinsk klinikk ansvar for å lede arbeidet med å bygge opp de medisinske tjenestene knyttet til basen uansett hvor den blir lokalisert. ST 73/2013 Høringssvar Intensivbehandling av nyfødte Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saken var ettersendt styret, og ble prioritert behandlet med Brukerutvalget tilstede, før sak 71/2013/ etter sak 72/2013. Innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar høringssvar på styresak 47/2013 i Helse Nord RHF om intensivbehandling av nyfødte, og oversender denne til videre styrebehandling i Helse Nord RHF. 2. Styret anmoder Helse Nord RHF om å opprettholde sitt tidligere vedtak i sak 47/2013. Styreleder foreslo nytt punkt 2: Styret mener at det er tungtveiende faglige grunner for sentralisering av behandlingstilbudet til ekstremt for tidlig fødte barn og svært syke nyfødte fra hele Helse Nord til Tromsø. Ut fra hensynet til den lille pasienten mener vi at grensen for sentralisering av tjenestetilbudet til for tidlig fødte barn burde vært satt til 28 uker. Dette vil styrke behandlingstilbudet og gi bedre forutsigbarhet i omsorgen for denne sårbare pasientgruppen. Enstemmig vedtatt 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar høringssvar på styresak 47/2013 i Helse Nord RHF om intensivbehandling av nyfødte, og oversender denne til videre styrebehandling i Helse Nord RHF. Sak 77 side 7

12 Sak 77/2013 Vedlegg 1 2. Styret mener at det er tungtveiende faglige grunner for sentralisering av behandlingstilbudet til ekstremt for tidlig fødte barn og svært syke nyfødte fra hele Helse Nord til Tromsø. Ut fra hensynet til den lille pasienten mener vi at grensen for sentralisering av tjenestetilbudet til for tidlig fødte barn burde vært satt til 28 uker. Dette vil styrke behandlingstilbudet og gi bedre forutsigbarhet i omsorgen for denne sårbare pasientgruppen. ST 74/2013 Høring ny helselovgivning på Svalbard Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saken ble omgjort fra referatsak (71/2013-8) til beslutningssak, og gitt opprinnelig saksnummer til eventueltsaker. Direktøren fremmet følgende innstilling til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF slutter seg til administrasjonens høringsuttalelse datert Styret understreker at flere av de foreslåtte endringene kan ha betydelige økonomiske konsekvenser, og forutsetter at eventuelle endringer med slike konsekvenser fullfinansieres. Enstemmig vedtatt 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF slutter seg til administrasjonens høringsuttalelse datert Styret understreker at flere av de foreslåtte endringene kan ha betydelige økonomiske konsekvenser, og forutsetter at eventuelle endringer med slike konsekvenser fullfinansieres. ST 75/2013 Eventuelt Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Oppstarttidspunkt for styremøter Styremøter som heretter legges til Tromsø på onsdager gis oppstarttidspunkt kl Styret inviteres til å delta på de tradisjonelle onsdagsmøtene ved UNN kl Tromsø, Jorhill Andreassen (s.) styreleder Sak 77 side 8

13 Sak 78/2013 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 78/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Einar Bugge Saksbehandler: Hans Petter Bergseth Tertialrapport Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtar tertialrapporten for 2. tertial 2013 og oversender den til Helse Nord RHF. 2. Styret tar virksomhetsrapporten for august 2013 til orientering. 3. Styret viser til at det pågår implementering av tiltak som forventes å forbedre den økonomiske resultatutviklingen. Styret viser samtidig til at det foreligger et stort behov for investering i medisinsk teknisk utstyr også neste år, og ber derfor styret i Helse Nord RHF om at ekstraordinære inntekter fra salg av eiendom i Mellomveien ikke medfører økt overskuddskrav for UNN, men inngår i foretakets ordinære resultat. Sammendrag Pasientforløpsarbeidet ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) gir resultater. Fra flere klinikker rapporteres det om god effekt av arbeidet, og saken viser blant annet til reduksjon i svartiden på biopsier ved Diagnostisk klinikk fra 30 til sju dager, samtidig som sykefraværet er gått ned. Antall pasienter på venteliste og ventetiden har gått noe ned hittil i år. Gjennomsnittlig ventetid hittil i år var 81 dager (median 54 dager), tre dager mindre enn på samme tid i fjor. Antall langtidsventende er redusert med 38 % sammenlignet med i fjor. Antall fristbrudd ved utgangen av juli var 218 (5 %). Dette er lavere enn i fjor, men høyere enn tidligere i år, noe vi har sett i forbindelse med sommerferieavviklingen også tidligere år. Andelen epikriser sendt ut innen syv dager er 75 %, fortsatt under måltallet på 100 %. Andelen av pasienter med lunge-, bryst- og tykktarmkreft som får startet behandling innen 20 virkedager er fortsatt for lav, og godt under nasjonalt mål på 80 %. Utilstrekkelig operasjonskapasitet er en viktig faktor i dette. Forekomsten av sykehusinfeksjoner er for høy, og høyere enn landsgjennomsnittet, særlig ved UNN Tromsø. De øvrige kvalitetsindikatorene og aktiviteten er i hovedsak stabile. Sak 78 side 1

14 Sak 78/2013 I tertialrapporten er foretaket bedt om å rapportere på effekt av tildelte kvalitetsmidler fra Helse Nord RHF. De tildelte kvalitetsmidlene i 2011 har blant annet medført nye og gjennomarbeidete prosedyrer for håndtering av pasientdokumentasjon, økt tilfredshet hos pasienter som gjennomgår hjertekirurgi, og bedret utredning av lungekreftpasienter. Økonomisk resultat hittil i år er -0,2 mill kr, hvilket vil si at budsjettavviket er -27,6 mill kr. Dette inkluderer salg av Mellomveien på 15,8 mill kr. Prognosen er et regnskapsmessig resultat i balanse ±10 mill kr. Hovedårsaken til at UNN ikke når styringsmålet på +41 mill kr er forsinket effekten av de budsjetterte tiltakene knyttet til sengereduksjon og aktivitetsbasert bemanningsplanlegging og lavere ISF-inntekter enn budsjettert på grunn av mangel på operasjonssykepleiere og stenging av operasjonsstuene ved UNN Narvik i forbindelse med ombygging. Direktøren er fornøyd med at ventetiden går ned og med at resultatene for kvalitetsindikatoren epikrisetid er i bedring, men måltallene er fortsatt ikke nådd. Den økonomiske utviklingen er bekymringsfull, men direktøren er fornøyd med at det er en positiv utvikling i august. Utvikling av hastetiltak vurderes likevel fremdeles som lite hensiktsmessig. Direktøren anbefaler at arbeidet med aktivitetsbasert bemanning videreføres som hovedstrategi. Bakgrunn Tertialrapporten har flere sammenfallende punkter med de månedlige virksomhetsrapportene som behandles av styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN), og er i tillegg en oppdatering av status på krav i Oppdragsdokumentet fra Helse Nord RHF. Begge rapportene er derfor vedlagt, og belyses nærmere i denne styresaken. Virksomhetsrapporten presenterer resultater rundt helseforetakets satsningsområder, og er bygget opp rundt virksomhetstallene innenfor kvalitet, økonomi, og helse-, miljø- og sikkerhet. Virksomhetsrapporten oversendes Helse Nord RHF hver måned, og er en viktig del av styringsdata både på foretaksnivå og konsernnivå. Tertialrapporten skal styrebehandles i hvert helseforetak før oversendelse til Helse Nord RHF etter fastlagte frister i juni og oktober hvert år. Formål Tertialrapporten og Virksomhetsrapporten skal samlet gi nødvendig ledelsesinformasjon om hvordan UNN ligger an i forhold til eiers krav og i forhold til interne satsningsområder. Saksutredning Kvalitet UNN har en portefølje på til sammen 38 pasientforløpsprosjekter fordelt på samtlige klinikker og de fleste stabssentre. - Klinisk patologi i Diagnostisk klinikk har redusert svartiden på biopsier fra i underkant av 30 dager til 7 dager i august Samtidig er sykefraværet redusert og de ansatte bruker mindre tid til å lete etter nødvendig utstyr. - Samme avdeling ble tildelt Kvalitetsprisen 2013 fra Norsk Forum for Kvalitet i Helsetjenesten for det beste forbedringsprosjektet innen sosial- og helsetjenesten. - Barne- og ungdomsklinikken har ved Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling halvert ventetiden til 58 dager. Antall tiltak per behandler er økt fra 1,64 i gjennomsnitt til 3,7. Sak 78 side 2

15 Sak 78/ Allmennpsykiatrisk klinikk har ved Psykiatrisk senter for Tromsø og omegn redusert belegget i prosjektperioden fra 115 til 103 %. I august 2013 har belegget igjen økt til 110 %. Det utvikles nå et kvalitetsregister i nært samarbeid med SKDE. - Hjerte- og lungeklinikken har etablert prosjektet Oppholdstid ved planlagt koronar angiografi som har gitt et mer differensiert tilbud til pasientene, tilpasset kompleksiteten i deres tilstand. Målet for reduksjon i oppholdstiden er nådd, og pasienttilfredsheten er meget god. Gjennomsnittlig ventetid for pasienter ved UNN som ble tatt til behandling fra venteliste i perioden fra januar til og med august var 81 dager (median 54 dager), tre dager mindre enn på samme tid i fjor. Rettighetspasientene ventet i gjennomsnitt 57 dager (median 43 dager), mens pasienter uten rett til nødvendig helsehjelp ventet i gjennomsnitt 101 dager (median 64 dager). Ved utgangen av august var det 707 pasienter som hadde stått over ett år på venteliste. Dette er en reduksjon på 38 % sammenlignet med i fjor. Det er en liten økning fra foregående måneder som tilskrives ferieavviklingen. Ved utgangen av august har UNN 218 fristbrudd. Dette utgjør en fristbruddandel på 5 % (fristbrudd av antall rettighetspasienter). Nevro- og ortopediklinikken har flest i antall, mens Allmennpsykiatrisk klinikk har høyest andel. For Nevro- og ortopediklinikken er den viktigste årsaken ombygging i ØNH poliklinikk som har tatt lengre tid enn planlagt. For Allmennpsykiatrisk klinikk er det dels avdekket feil i ventelisteføringen ved BUP Silsand som nå rettes opp, dels skyldes fristbruddene at en behandler ble sykmeldt. For de øvrige klinikker forklares fristbrudd vesentlig med kapasitetsproblematikk som følge av ferieavviklingen. Andelen epikriser sendt innen syv dager var i august måned 74 % i somatisk virksomhet og 79 % for psykisk helsevern. Dette er høyere enn i fjor, men for somatisk virksomhet en liten nedgang fra juli. I august lå det i gjennomsnitt syv pasienter på korridor. Dette er to pasienter pr døgn mindre enn samme periode i fjor. Antall korridorpasienter har gjennomgående vært lavere de siste fire måneder enn tilsvarende periode de foregående år. Andelen strykninger av planlagte operasjoner var i juli 5 % og har vært stabilt under nasjonalt krav. Kvalitetsparametre som rapporteres kun i tertialrapporten I tertialrapporten er foretaket bedt om å rapportere på effekt av kvalitetsmidler tildelt fra Helse Nord RHF i Pasientdokumentasjon: I søknadsprosessen ble det synliggjort at klinikkene hadde felles utfordringer i pasientdokumentasjonsflyten, og flere mindre prosjekter som ble tildelt midler ble derfor sammenslått til en større gjennomgang av pasientdokumentasjonen. Nye, gjennomarbeidete prosedyrer for blant mange elementer i pasientdokumentasjonen ble utarbeidet, blant annet håndtering av henvisninger, ventelister og kontroller av disse, ny epikrisemal m.v. Arbeidet ble fulgt opp med egen ledermøtesak for implementeringen, og utvikling av opplæringsverktøy var en viktig del av arbeidet. Prosjektet har medført betydelig økt kunnskap om riktig håndtering av særlig henvisninger og ventelister, og har ikke minst av denne grunn vært kvalitetsmessig viktig. Dessuten brukes UNN-prosedyrene nå i meget stor utstrekning som grunnlag for harmoniseringen i FIKS-prosjektet i hele Helse Nord. - Hjerte- og lungeklinikken har oppnådd bedret pasienttilfredshet med målrettede tiltak finansiert av kvalitetsmidlene, og tildelte midler til spesialutstyr til lungelaboratoriet har ført til bedret utredning av pasienter med mistenkt lungekreft. - Diagnostisk klinikk har utviklet felles prosedyrer for MR-undersøkelser i hele UNN, og oppnådd en betydelig reduksjon i ventetid. Nytt utstyr til klinisk patologi har bidratt til kortere svartid på prøver. Sak 78 side 3

16 Sak 78/ Fag og forskningssenteret fikk midler til prosjekter tilknyttet måling av pasienttilfredshet, og har etablert pasienttelefonfunksjon, skannersenter for skanning av spørreskjema for pasienttilfredshet samt arbeidet med å utvikle et helhetlig system for pasienttilbakemeldinger (PING); Kreft- kirurgi og kvinnehelseklinikken måler pasienttilfredshet kontinuerlig i tretten enheter, 5000 pasienter er inkludert så langt. Oppdragsdokumentet krever konkret risikovurdering av etterfølgende tre innsatsområder. UNN har et kontinuerlig fokus på alle tre områder og ledelsen kjenner til resultatene. Tiltak for å redusere risiko med hensyn til måloppnåelse på disse områdene er identifisert og under iverksettelse: - Kreftbehandling innen 20 virkedager. Tid fra henvisning til start behandling måles for pasienter med tykktarmskreft, lungekreft og brystkreft, og målet nasjonalt er at 80 % skal være i gang med behandling innen 20 virkedager fra henvisning. I 1. tertial 2013 var 43,3 % av pasientene med tykktamskreft under behandling innen 20 dager. Nasjonalt gjennomsnitt var 52 %. 38,5 % av pasientene med lungekreft var under behandling innen 20 dager. Nasjonalt gjennomsnitt var 37,4 %. 57,6 % av pasientene med brystkreft var under behandling innen 20 dager. Nasjonalt gjennomsnitt var 63,3 %. - Hjerneinfarkt: Data fra hjerneslagregisteret viser at ca. 18 % av pasienter under 80 år med hjerneinfarkt får trombolysebehandling i UNN Tromsø. Det er fortsatt manglende overensstemmelse mellom tall fra dette registeret og den nasjonale kvalitetsindikatorrapporten. For UNN Harstad og UNN Narvik er andelen som får trombolysebehandling lav. - Prevalensundersøkelser av sykehusinfeksjoner: Prevalensundersøkelsene for våren 2013 viser at UNN Tromsø fortsatt ligger høyere (10,4 %) enn landsgjennomsnittet (4,8 %). Aktivitet Aktiviteten innen somatisk virksomhet, målt som pasientkontakter, er i henhold til plan. Polikliniske konsultasjoner er fortsatt 1 % høyere enn plan, men dette veies opp av reduksjon i utskrivelser heldøgn og innlagte dagopphold. Kontrollandelen er uendret, 34 %. Antall polikliniske dagbehandlinger (inkludert strålebehandling) er 14 % lavere enn plan. Store deler av avviket er knyttet til strålebehandling. Antall DRG-poeng til og med august er 586 lavere enn plan og gjenspeiles i negativt budsjettavvik for ISF inntektene. Antall DRG poeng i august er 304 høyere enn plan. Laboratorieanalyser er økt med 10 % sammenlignet med plan per august. Aktiviteten innen psykisk helsevern for voksne er 2 % lavere enn plan. Det er ingen endring med hensyn til forklaring av aktivitetsavviket innen psykisk helsevern for barn og unge (-23 %). Det er ikke gjennomført endringer i systemoppsettet i DIPS. Aktiviteten innen tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) er høyere enn planlagt (+15 %). Samhandling Antall utskrivningsklare døgn innen somatisk virksomhet er redusert med 343 (11 %) hittil i år sammenlignet med Innen psykisk helsevern har det hittil i år vært en nedgang på 406 utskrivningsklare døgn (-18 %). Personal Sykefraværet i juli var 10,1 %, en reduksjon på 0,5 prosentpoeng fra samme måned i fjor. Det er korttidsfraværet (1-16 dager) som står for hele reduksjonen. Det mellomlange fraværet (17-56 dager) og langtidsfraværet (> 56 dager) er stabilt. I juli ble det registrert totalt 414 ansatte med sykmelding utover 16 dager. Av disse var 143 graderte (34,5 %). Sak 78 side 4

17 Sak 78/2013 Gjennomsnittlig antall månedsverk hittil i år er per august er 6198 (tallene hentet fra Helse Nord Styringsportalen). Etter overgang til nytt lønnssystem er det laget nye beregningsregler for månedsverk. I tillegg blir månedsverk for variabel lønn tilbakeført til den måneden arbeidet er utført (ikke utbetalingsmåned). Dette gjør at tallene før og etter overgangen ikke er direkte sammenlignbare. Gjennomsnittlig antall månedsverk for samme periode i fjor var Kommunikasjon Sommermånedene juni, juli og august har vært preget av mange småsaker. Av positive oppslag i sommer kan vi nevne nyoppussede lokaler i Narvik og gjenåpning av føden. UNN-kuleleensemblet fikk også positiv omtale for det gode miljøet og opptreden under Festspillene i Harstad. UNN Harstad fikk også vist seg fram under Arctic Race i august med sikte på å styrke rekrutteringsgrunnlaget for helsepersonell siden dette har vist seg vanskelig gjennom tradisjonelle kanaler. Media i Narvik har også hatt saker om tidsplan for nybygg og ønske om mer aktivitet ved UNN Narvik. Negative oppslag inkluderer reportasje om uønskede hendelser (3-3 meldinger) ved UNN de siste to årene. I juli fikk lang svartid på bilder fra mammografiscreeningen noen oppslag. Vi hadde også en sak om svikt i rutiner for rapportering av ventelister og fristbrudd. Saker om enkeltpasienter som er misfornøyde med behandling eller pasientreiser går igjen hver måned. Økonomi Regnskapsmessig resultat for august er 5,2 mill kr, mens budsjettavviket er 1,8 mill kr. Akkumulert hittil i år er det et resultatavvik på -0,2 mill kr, og et budsjettavvik på -27,6 mill kr. Da er det inntektsført 15,8 mill kr i salgsgevinst av Mellomvegen. Det er utgiftsført -12,2 mill kr i avregning mellom regionene for kjøp og salg av laboratorieprøver fra 2012 til og med august Avsetningen gjøres da det sendes færre prøver til UNN fra andre regioner. I tillegg er det endringer i røntgentakstene som også vil få betydning for oppgjøret mellom regionene. UNN jobber videre med Helse-Nord RHF med videre analyse av oppgjøret mellom regionene. Nettoeffekt av disse to ekstraordinære transaksjonene er +3,6 mill kr. Det har vært korrigeringer og etterregistreringer i ISF inntektene for august. ISF inntekter for august er 4,8 mill kr høyere enn budsjettert. Dette gir et avvik budsjettavvik hittil i år på 9,8 mill kr. UNN har også for august høyere gjestepasientkostnader (-3,4 mill kr) enn budsjettert. Det er også et budsjettavvik på -24,4 mill kr på øremerkede tilskudd, men dette må ses i sammenheng med et positivt budsjettavvik på lønnskostnadene (+20,2 mill kr). Dette gjelder eksternfinansierte prosjekter med senere fremdrift enn budsjettert. Effekten av tiltak er som tidligere rapportert forsinket. I samarbeid med Helse Nord har UNN ENØK tiltak med budsjettert økonomisk effekt på 10 mill kr for Dette tiltaket er så langt ikke iverksatt og gir et månedlig underskudd på kr. Prognose per august er uendret et regnskapsresultat i balanse ±10 mill kr. Personal og kompetanse UNN har iverksatt tiltak for å redusere antall deltidsstillinger og laget retningslinjer for dette. Oppfølgingen skjer i den enkelte enhet og lederne gis opplæring i retningslinjene. UNN har ikke innarbeid måltall for årsverk og innleie, men har som et av de viktigste tiltakene for å oppnå økonomisk balanse igangsatt en stor prosess med aktivitetsstyrt bemanning i alle enheter. Dette arbeidet vil sikre måltall for månedsverk, overtid og innleie i alle enheter, og forventes å gi betydelig økonomisk effekt. Prosessen foregår i nært samarbeid med de ansattes organisasjoner. Dette arbeidet forventes også å resultere i en reduksjon i antall brudd på arbeidsmiljølovens vernebestemmelser. Sak 78 side 5

18 Sak 78/2013 Medvirkning Saken ble forelagt ansattes organisasjoner, foretaksverneombud og brukerutvalgets arbeidsutvalg i eget møte Til dette møtet var også arbeidsmiljøutvalget invitert. Protokoll fra møtet samt referat fra påfølgende møte i brukerutvalgets arbeidsutvalg legges som egne referatsaker til dette styremøtet. I drøftingsmøtet med ansattes organisasjoner ble det fokusert på mulige årsaker til de relativt høye infeksjonstallene. I tillegg ble det stilt spørsmål ved nedgangen i antallet korridorpasienter, og hvorvidt dette var reelt ettersom tallene samsvarte med nivået i Egen merknad om dette fra overlegeforeningen fremkommer i protokollen fra møtet, der det også ble pekt på negative konsekvenser av å plassere pasienter på ikke-fagspesifikke sengeposter. Brukerutvalgets arbeidsutvalg ønsket å gi honnør til UNN ved Diagnostisk klinikk som hadde oppnådd betydelig reduksjon i svartiden på biopsiprøver, og oppfattet dette som svært betydningsfullt for pasientene. I tillegg bemerket utvalgets leder at prevalensundersøkelser av sykehusinfeksjoner nå er vesentlig høyere ved UNN Tromsø enn landsgjennomsnittet, og påpekte at dette påfører pasienter unødige ulemper og lidelse. Øvrige merknader var knyttet til fristbruddsituasjonen ved Allmennpsykiatrisk klinikk samt fristbruddsituasjonen for ulike kreftformer. Dette fremkommer i referatet fra eget møte i utvalget i etterkant av drøftingsmøtet. Vurdering Det er ikke tilfredsstillende at antall fristbrudd viser en økning fra forrige virksomhetsrapport og at utviklingen med reduksjon av antall langtidsventende har stoppet opp. Dette er dog en vanlig utvikling gjennom sommerferieavviklingen. Direktøren forventer at antallet fristbrudd går ned igjen etter ferien, og at klinikkene fortsetter, og der det er nødvendig intensiverer arbeidet med å redusere antall langtidsventende. Den vanskelige situasjonen i forhold til operasjonskapasitet representerer en vedvarende utfordring så vel i forhold til disse indikatorene, som for arbeidet med å oppnå korte forløpstider for kreftpasientene. Det er likevel ikke slik at alle fristbrudd og langtidsventende er forårsaket av mangel på operasjonskapasitet, eller at det ikke er andre ledd i håndteringen av kreftpasienter som kan forbedres for å få resultater i forhold til nasjonale måltall, og direktøren er i stadig dialog med klinikkene om fokusert innsats for å oppnå bedre resultater. Direktøren er ikke fornøyd med de høye infeksjonstallene. Kvalitetsutvalget (KU) har nedsatt en arbeidsgruppe som har foreslått en rekke konkrete tiltak for å få ned infeksjonsforekomsten. Tiltakene ble vedtatt i Kvalitetsutvalget i juni 2013, og er under implementering. Arbeidsgruppen rapporterer til kvalitetsutvalget om fremdrift i arbeidet. Arbeidet baserer seg på en erkjennelse av at det er summen av mange små tiltak som vil bidra til en bedring av situasjonen. Det er satt systematisk fokus på korrekt bekledning, håndhygiene og oppfølgingen av rutiner for smittevern. Det utarbeides indikatorer for infeksjoner i UNN-KIS for å sikre oppdatert informasjon om utviklingen til ledere på alle nivå. Pasientforløpsprosjektene som rapporteres denne måneden viser at det er oppnådd meget gode resultater på viktige områder, og understøtter at satsingen på systematisk arbeid med pasientforløp er en riktig satsing. De tildelte kvalitetsmidlene fra Helse nord RHF i 2011 har gitt meget positive effekter på flere områder, og rapporten viser at UNN har benyttet midlene godt. Sak 78 side 6

19 Sak 78/2013 Oppdragsdokumentets krav til konkret risikovurdering av tre områder er ikke gjennomført, men det arbeides nå med planer for å innføre en helhetlig modell for risikostyring av hele foretakets kjernevirksomhet. Dette er et omfattende arbeid, som det vil ta tid å få implementert fullt ut. Aktivitetsnivået er gjennomgående uendret fra foregående måneder. Nedgangen i antall polikliniske dagbehandlinger innen somatisk virksomhet er en direkte konsekvens av redusert operasjonskapasitet og bidrar gjennom reduserte DRG poeng til det negative regnskapsresultatet. Enheter som avviker fra planlagt kontrollandel vil følge dette tettere opp. Prognosen er et regnskapsresultat i balanse ±10 mill kr inkludert inntekter fra salg av eiendom. Et regnskapsmessig resultat under det budsjetterte overskuddet på 41 mill kr vil redusere UNNs evne til å investere i medisinskteknisk utstyr i 2014 tilsvarende, og er derfor uheldig. Hvis Helse Nord RHF skjerper resultatkravet som en følge av salgsinntekter, vil investeringsevnen svekkes ytterligere. Direktøren innstiller derfor på at UNNs styre anmoder styret i Helse Nord RHF om at salgsgevinsten ikke medfører økt overskuddskrav. Resultatprognosen er en konsekvens av at det har tatt lengre tid å gjennomføre de to store tiltakene knyttet til sengereduksjon og aktivitetsbasert bemanningsplanlegging enn tidligere forutsatt. Direktøren følger opp økonomistyringen i den enkelte klinikk utover høsten, og forventer at alle enheter gjør sitt ytterste for at underskuddet i driften minimeres. Det arbeides fortløpende med å utnytte tilgjengelig operasjonskapasitet best mulig for å unngå ytterligere inntektstap. Direktøren har vurdert iverksetting av nye hastetiltak for å kompensere fullt ut for manglende effekt av de budsjetterte tiltakene, men ikke funnet slike tiltak hensiktsmessig. Hastetiltak er arbeidskrevende og risikoen for at dette forstyrrer det viktige og mer langsiktig arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging vurderes fortsatt som stor. Konklusjon Tertialrapport 2 for inneværende år viser sammen med siste virksomhetsrapport at utviklingen i foretaket i hovedsak er stabil, og at det fortsatt er nødvendig med fokusert innsats i forhold til fristbrudd, ventetider, forløpstider for viktige pasientgrupper og sykehusinfeksjoner. Den økonomiske situasjonen er fortsatt utfordrende, men direktøren ønsker ikke å avvike fra de planer som er lagt fra tidligere for å oppnå kravet til resultat på sikt. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Sak 78 side 7

20 Sak 78/2013 Vedlegg 1 Tertialrapport fra Universitetssykehuset Nord-Norge - andre tertial 2013 til Helse Nord RHF Sak 78 side 8

21 Sak 78/2013 Vedlegg 1 Innholdsfortegnelse 1. OM RAPPORTERINGEN 3 2. KVALITET OG PASIENTSIKKERHET KVALITETSFORBEDRING 4 3. TILGJENGELIGHET, BRUKERVENNLIGHET OG BRUKERMEDVIRKNING 6 4. PASIENTTILBUD KREFTBEHANDLING BEHANDLING AV HJERNESLAG ANDRE OMRÅDER BEREDSKAP OG SMITTEVERN RISIKOSTYRING OG INTERNKONTROLL Personal og kompetanse Helse, miljø og sikkerhet OPPFØLGING OG RAPPORTERING FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 2 Sak 78 side 9

22 Sak 78/2013 Vedlegg 1 1. Om rapporteringen Denne malen skal brukes til helseforetakets tertialrapportering og Årlig melding for 2013 til Helse Nord RHF. Tertialrapporter og Årlig melding fra helseforetakene danner grunnlag for utarbeidelse av Helse Nord RHFs årlige melding til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD). Det skal gis tilbakemelding på alle rapporteringskrav i dette dokumentet. Tabellen under rapporteringskrav viser hvilke krav som skal rapporteres tertialvis og hvilke kun i Årlig melding. Rapporteringsteksten skal være konkret og konsis, og inneholde informasjon om status med beskrivelse av gjennomførte tiltak. Med andre ord er hensikten med tilbakemeldingene i denne rapporten ikke å gjengi tall fra tabeller, men å gi en kort statusoppdatering. Det er også viktig at rapporteringsteksten utformes slik at den gir tilstrekkelig grunnlag for selvstendig vurdering av status og måloppnåelse innefor de ulike tiltaksområdene. Rapportering fra helseforetakene på styringsparametre er innarbeidet i dokumentet. Helse Nord RHF har etter henstilling fra helseforetakene gjennomgått hvilke styringsparametre det skal rapporteres på, og hvilke RHFet kan svare HOD på direkte. Det er også her viktig å gi en vurdering av bakenforliggende årsaker fremfor å gjengi tall fra tabeller. 3 Sak 78 side 10

23 Sak 78/2013 Vedlegg 1 2. Kvalitet og pasientsikkerhet 2.1 Kvalitetsforbedring Helseforetakene i Helse Nord skal: Rapportere andel epikriser sendt ut innen en uke(ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) Andel epikriser sendt innen 7 dager er nær 80 % i UNN. Det er fortsatt under nasjonalt måltall på 100 %. Det har i 2. tertial vært arbeidet med ulike tiltak for å øke andelen utsendte epikriser innen 7 dager. Det etableres et kvalitetsinformasjonssystem (UNN-KIS) der viktige kvalitetsinkatorer er synlige for alle. Samtlige organisatoriske enheter i UNN får etablerte målekort der avvik fra måloppnåelse fremkommer. For overvåking av epikriseprosessen etableres tre indikatorer. Andel utsendte epikiser innen 7 dager Andel utsendte epikriser på pasientens utskrivingsdag Gjennomsnittlig epikrisetid. Dette gir ledere på alle nivåer en mulighet til å gå inn med målrettede tiltak der problemene er størst. UNNs interne målsetting er at alle pasienter skal ha med epikrise i hånden ved utreise. Mange enheter i UNN bruker rutinemessig dokumentet «Pasientorientering ved utreise» som inneholder all den informasjon som pasient og fastlege trenger i forhold til årsak til innleggelse, oppfølging og medikamentbruk. Dokumentet oppfyller derfor hele intensjonen med å få ut epikrisen tidlig, og UNN vil i nærmeste fremtid telle dette dokumentet i epikrisestatistikken (som Epikrise ved utreise). Før dette kan gjøres må det sikres at det finnes tilstrekkelig rapportfunksjon i DiPS til å sikre oppfølging av at også endelig epikrise sendes ut, noe som forventes løst tidlig i 3. tertial. Rapportere andel korridorpasienter ved somatiske sykehus(ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) 4 Sak 78 side 11

24 Sak 78/2013 Vedlegg 1 UNN har i 2. tertial i gjennomsnitt registrert 5-7 pasienter liggende i korridorseng pr døgn. Trenden er nedadgående. Det er utfordringer knyttet til utbygging og rokade av sengeposter i Breivika i nærmeste fremtid. Utbygging av pasienthotell og A-fløy i Breivika vil på sikt løse problemet med pasienter på korridor der utfordringen er størst. Det er gjort flere tiltak for å ta i bruk ledige senger ved poster som har kapasitet, samt avlaste poster med høyt belegg ved å øke bruk av observasjonsposten i akuttmottaket. Hensynet til medisinsk forsvarlighet, kjønn, alder og smittevern er faktorer som gjør at det ikke alltid lar seg gjøre å flytte pasienter til rom/sengeposter med ledige senger. På kort sikt overvåkes kapasiteten og det er etablert klinikkinterne systemer for sengekoordinering med ansvar for å sikre pasientflyt og overflyttinger av pasienter. Rapportere i Tertialrapport II på gjennomføring og effekt av øremerkede kvalitetsmidler som ble tildelt i 2010/2011. Fellesprosjekt for alle klinikker i UNN Forenkle, strømlinjeforme og kvalitetssikre den elektroniske pasientdokumentasjonsflyten i UNN; flere av de omsøkte enkeltprosjektene i klinikkene i UNN ble slått sammen til et stort felles prosjekt, og hoveddelen av kvalitetsmidlene som ble tildelt ble kanalisert inn i dette overordnete prosjektet. Dette ble prosjektorganisert med styringsgruppe ledet av viseadministrerende direktør, og med over 100 ansatte involvert i arbeidet. Det ble gjort en systematisk gjennomgang av pasientdokumentasjon før, under og etter opphold i UNN. Nye, gjennomarbeidete prosedyrer for håndtering av forhold rundt håndtering av og kontroll med - henvisninger, ventelister, innkalling, pleieplaner og epikriser ble utarbeidet og ligger i Docmap. Det ble utarbeidet en omfattende rapport etter prosjektet, som ble fulgt opp med egen ledermøtesak med fokus på implementering av nye prosedyrer. Det ble også som ledd i prosjektet startet utarbeiding av e-læringsprogrammer og tilpasning av innkjøpte e-læringsverktøy. Prosjektet har medført langt bedre kjennskap til rutinene i foretaket, og ikke minst har dette lagt et meget godt grunnlag for arbeidet i HOS/FiKS, der tilsvarende rutiner skal harmoniseres i Helse Nord; hele arbeidet med harmonisering av rutinene for bruk av PAS/EPJ i Helse Nord (HOS) hviler i meget stor grad på arbeidet som ble gjort i dette prosjektet i UNN, slik at det er nå i stor utstrekning lagt opp til at de rutiner UNN har utarbeidet blir gjort gjeldende i hele regionen. Prosjektet har også lagt grunnlag for en langt bedre og systematisk opplæring av medarbeiderne i bruk av PAS/EPJ. Hjerte og lungeklinikken Forbedring av rutiner rundt utskriving og for oppfølging av pasienter etter hjertekirurgi. Pasienttilfredshetsmåling viser bedret skår for håndtering av utskriving og oppfølging. 5 Sak 78 side 12

25 Sak 78/2013 Vedlegg 1 Klinikken fikk også midler til innkjøp av utstyr til endobronkial ultralydundersøkelse (EBUS), som har bidratt til at utredning av pasienter med mistenkt lungekreft er i tråd med internasjonale retningslinjer. Diagnostisk klinikk Klinikken fikk midler til innkjøp av nytt utstyr til klinisk patologi, som har vært medvirkende til at avdelingen har oppnådd langt kortere svartid på prøver. Prosjektmidlene til bedrete rutiner for MR ble brukt til frikjøp av arbeidstid for lege slik at man fikk utarbeidet felles henvisningsrutiner til MR for UNN Narvik, Harstad og Tromsø, etablert felles protokoller for MR i UNN (alle tre lokalisasjonene) for aktuelle undersøkelser. Dessuten er timebøkene er gjennomgått og ryddet, og det er etablert rutiner for oppsett av timer til undersøkelser slik at timer kan gis når vi har mottatt henvisning. Dette har bidratt til at ventetid for MR i UNN er betydelig redusert, fra tidligere 30 uker til nå 4-6 uker. Det er dessuten etablert prosedyrer for prioritering av undersøkelser og svartid, og gjennomgangen av henvisningspraksis og data ble brukt i arbeidet med å etablere pasientforløpet hofte/kne (Pasientforløpsprosjekt i UNN). Fag og forskningssenteret Systematisk bruk av pasienterfaringer. Effekt: Etablert pasienttelefonfunksjon. Pasienter som har problemer med å nå gjennom i systemet kan ta kontakt å få løst opp i misforståelser, uklarheter eller svikt i oppfølging. Saker løses på dagen før de blir reelle pasientklager. Det er også etablert skannersenter for skanning av pasienttilfredshet-spørreskjema. Kreft-, kirurgi- og kvinnehelseklinikken måler pasienttilfredshet kontinuerlig i 13 enheter pasienter er inkludert i materialet. Gjennomført dialogkonferanse med 20 bedrifter for utvikling av elektronisk løsning for pasienttilbakemeldinger. Åtte bedrifter er interessert i å inngå OU-kontakt for utvikling av system for pasienttilbakemeldinger (PING). Helseforetakene i Helse Nord skal: 3. Tilgjengelighet, brukervennlighet og brukermedvirkning Helseforetakene i Helse Nord skal: Ikke ha fristbrudd. 6 Sak 78 side 13

26 Sak 78/2013 Vedlegg 1 Antall fristbrudd i UNN har stabilisert seg på rundt 100 pasienter pr måned. I august måned er det registrert en økning i antall fristbrud som skyldes med sommerferieavvikling med tilhørende kapasitetsproblemer, NORO-virusutbrudd i en sengepost i ferieperioden og noe feilregistreringer. Tiltak som iverksettes for å redusere antall fristbrudd er utvikling av indikatoren «truende fristbrudd» i UNN-KIS. Dette gir lederne bedre mulighet til å enklere og raskt identifisere pasienter som ikke er gitt time innen fristen eller pasienter som er gitt time etter frist. Redusere gjennomsnittlig ventetid til under 65 dager Ved utgangen av august 2013 var den gjennomsnittlige ventetiden 81 dager i UNN. Det er en reduksjon på 3 dager fra samme periode i Ventetidene beveger seg langsomt nedover. For pasienter med rett til prioritert helsehjelp er ventetiden ved utgangen av august 57 dager. Foretaket fortsetter fokuset på å få ned gjennomsnittlig ventetid først og fremst ved å unngå å ha pasienter som venter lenger enn 12 måneder. Dette er imidlertid utfordrende å oppnå på enkelte fagområder dels på grunn av manglende operasjonskapasitet (som skyldes mangel på operasjonssykepleiere), dels på grunn av at enkelte fagmiljø er små og meget sårbare ved sykdom og vakanser, og dels på grunn av at pasientene faktisk velger å vente lenger på 7 Sak 78 side 14

27 Sak 78/2013 Vedlegg 1 helsehjelp fra UNN enn å benytte andre offentlige eller private tilbud. Pasienter som velger å utsette time for helsehjelp, eller ikke møter til oppsatt time, bidrar også til at det er utfordrende å oppnå målet om at ingen skal vente lenger enn 12 måneder. Prioriteringsmessig oppfattes det i noen fagmiljø som paradoksalt at lavt prioriterte tilstander likevel skal prioriteres for å unngå at noen venter over 12 måneder. Sørge for at alle som behandler henvisninger sikres tilstrekkelig opplæring 1 I forbindelse med pasientdokumentasjonsprosjektet i UNN i 2011/2012 ble det utarbeidet komplette prosedyrer for håndtering av henvisninger, og for opplæring i disse. Oppfølging av prosedyrene skjer i enhetene, det er et linjelederansvar at disse følges. Arbeidet i prosjektet har medført en langt større bevissthet om viktigheten av å håndtere henvisninger (og øvrige pasientadministrative forhold) korrekt, men det er ikke etablert rigide kontrollrutiner for å følge etterlevelsen av rutinene, noe som ville være meget ressurskrevende. Det er under utarbeidelse e-læringskurs for disse modulene i DiPS, og e-læringsportalen Docebo er under implementering. Dette vil legge til rette for systematisk og god opplæring i langt større grad, og dersom det kan kobles til en kompetansemodul i Personalportalen eller tilsvarende vil oppfølgingen av etterlevelse av rutinene for opplæring forenkles betydelig. Sørge for at pasientene får direkte innkalling til time for undersøkelse/behandling i første svar på henvisningen. Dette arbeidet har kommet langt i enkelte enheter, blant annet enheter i Allmennpsykiatrisk klinikk, BUK og Hjerte- og lungeklinikken, mens andre enheter ikke har kommet like langt i dette arbeidet. De høyest prioriterte pasientgruppene, som kreftpasienter med mulighet for kurasjon, settes i meget stor utstrekning direkte på time innen kort tid. Arbeidet med å tildele pasientene time i første svar på henvisning henger også nøye sammen med det pågående arbeidet i foretaket med å utvikle mer nøyaktig aktivitetsplanlegging og aktivitetsstyrt bemanning. Andel ventetider på nettsiden fritt sykehusvalg som er oppdatert siste 4 uker Somatikk (Ref Vedlegg 2 i OD - Styringsparametre 2013). 100 % av ventetidene er oppdatert på fritt sykehusvalg. 4. Pasienttilbud 4.1 Kreftbehandling Helseforetakene skal: Andel pasienter med tykktarmkreft som får behandling innen 20 virkedager. (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) 1 jf Helsedirektoratets kurs for de som prioriterer og registrerer i spesialisthelsetjenesten, 8 Sak 78 side 15

28 Sak 78/2013 Vedlegg 1 Rapporteringstekst 2. tertial Tid fra henvisning mottatt til pasient er ferdig utredet og tverrfaglig kreftmøte avholdt er 5-10 virkedager. Tid fra ferdig utredet pasient til oppstart kirurgisk behandling er 4-5 uker Tid fra ferdig utredet pasient til oppstart stråling/kjemoterapibehandling, for de pasienter som skal ha slik behandling før kirurgi, er mindre enn en uke. UNN klarer ikke å innfri tidskravet på 20 virkedager fra henvisning mottatt til behandling er startet for over halvparten av pasientene med colorectal cancer. Årsaken til dette er først og fremst mangel på operasjonsstuekapasitet. Denne indikatoren gjøres det uttrekk på til Norsk Pasientregister (NPR). NPR gjennomgår data manuelt tertialvis og legger ut resultatene på Helsedirektoratets nettsider. UNN utvikler nå forløpsindikatorer for denne pasientgruppen i UNN-KIS. Siste oppdatering fra Helsedirektoratet er fra 1.tertial Da var 43,3 % av pasientene under behandling innen 20 dager. Nasjonalt gjennomsnitt i samme periode 52 %. Andel pasienter med lungekreft som får behandling innen 20 virkedager.(ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) LEAN prosjekt lungekreft pasienter er implementert, og det er gjort tilpasninger og justeringer i forløpet for å få flest mulig pasienter innenfor 20-dagerskravet. Monitorering av andel (oppnådde resultater) skjer nå gjennom UNN-KIS med lokal indikatorliste som supplement. Intern måling per juni 2013: Andel pasienter som har starter behandling innen 20-dagersfristen er på 62,1 %. Målet på 80 % er ikke oppnådd først og fremst på grunn av store utfordringer i forhold til pasienter som henvises til UNN fra andre lokalsykehus i vår region. Hjerte- og lungeklinikken har konkrete planer for å inkludere henvisende sykehus i regionen i «lungepakken» som er utviklet i pasientforløpsprosjektet for pasienter med mistenkt lungekreft, med det siktemål å oppnå gode forløpstider også for pasienter som henvises fra andre sykehus i regionen. Denne indikatoren gjøres det uttrekk på til NPR. NPR gjennomgår data manuelt tertialvis og legger ut resultatene på Helsedirektoratets nettsider. Siste oppdatering fra Helsedirektoratet er fra 1.tertial Da var 38,5 % av pasientene under behandling innen 20 dager. Nasjonalt gjennomsnitt i samme periode 37,4 %. Andel pasienter med brystkreft som får behandling innen 20 virkedager (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) Tid fra diagnose til operasjon er normalt 6-10 virkedager, og operasjonsstuekapasitet er i mindre grad flaskehals for brystkreftpasientene enn for tarmkreftpasientene. Denne indikatoren gjøres det uttrekk på til NPR. NPR gjennomgår data manuelt tertialvis og legger ut resultatene på Helsedirektoratets nettsider. UNN utvikler nå detaljerte forløpsindikatorer for denne pasientgruppen i UNN-KIS. Siste oppdatering fra Helsedirektoratet er fra 1.tertial 2013 Da var 57,6 % av pasientene under behandling innen 20 dager. Nasjonalt gjennomsnitt var 63,3 % 9 Sak 78 side 16

29 Sak 78/2013 Vedlegg Behandling av hjerneslag Nasjonal retningslinje for behandling og rehabilitering ved hjerneslag skal følges opp. Informasjonstiltak til befolkningen har stor betydning for å sikre at pasienter kommer raskt til sykehus, og må prioriteres. Helseforetakene skal: Andel pasienter under 80 år med akutt hjerneinfarkt som får intravenøs trombolysebehandling. (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre) Denne indikatoren gjøres det uttrekk på til NPR. NPR gjennomgår data manuelt tertialvis og legger ut resultatene på Helsedirektoratets nettsider. UNN utvikler nå detaljerte forløpsindikatorer for denne pasientgruppen i UNN-KIS. Siste oppdatering fra Helsedirektoratet er fra 1.tertial 2013 Da fikk 9,2 % av pasientene under 80 år med hjerneinfarkt intravenøs trombolysebehandling. Egne data fra hjerneslagregisteret viser imidlertid at en langt høyere andel (ca. 18 %) får trombolysebehandling. Slagenheten intensiverer fokuset på å registrere trombolysebehandling korrekt også i DiPS, slik at datakildene viser større grad av overensstemmelse. Innen utgangen av 2. tertial utarbeide plan for opptrapping av tjenestene for lungesyke og for nyreerstattende behandling 2. Helse Nord RHF vil koordinere arbeidet. De bevilgede midlene er i UNN benyttet til de planlagte nyansettelser (leger). UNN viser forøvrig til Fagavdelingen i Helse Nord RHF, som koordinerer arbeidet. 5. Andre områder 5.1 Beredskap og smittevern Helseforetakene skal: Rapportere prevalens av sykehusinfeksjoner (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) 2 Jf øremerkede midler i budsjett 2013, styresak til oppfølging av regionale handlingsplaner for lungemedisin og for nyremedisin 10 Sak 78 side 17

30 Sak 78/2013 Vedlegg 1 Prevalensundersøkelsene for våren 2013 viser at UNN Tromsø ligger vesentlig høyere enn landsgjennomsnittet. Kvalitetsutvalget har nedsatt en arbeidsgruppe som har foreslått en rekke konkrete tiltak for å få ned infeksjonsforekomsten. Tiltakene ble vedtatt i kvalitetsutvalget i juni 2013, og er under implementering. Arbeidsgruppen rapporterer til kvalitetsutvalget om fremdrift i arbeidet. Det baserer seg på en erkjennelse av at det er summen av mange små tiltak som vil bidra til en bedring av situasjonen. Det er satt systematisk fokus på korrekt bekledning, håndhygiene og oppfølgingen av rutiner for smittevern. Det utarbeides indikatorer for infeksjoner i UNN-KIS for bedre overvåking av infeksjoner. 5.2 Risikostyring og internkontroll Risiko og krav endres over tid. Prosessen for intern styring og kontroll må derfor følges opp for å sikre at styret og ledelsen har rimelig grad av sikkerhet for at helseforetakets målsettinger vil bli oppfylt. Helse Nord RHF har identifisert tre hovedmål for risikostyringen for 2013: 1. Fristbrudd skal unngås, og ventetiden skal ned for de som i dag venter for lenge. 2. Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll skal være en integrert del av ledelsesfokus på alle nivå. 3. Virksomheten skal ha et aktivitetsnivå og økonomisk resultat i tråd med budsjett. Helseforetakene skal: Gjennomføre risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. Det er i 2. tertial ikke gjennomført en systematisk risikostyring i UNN på bestillingen fra Helse Nord. Det har vært arbeidet med alle punktene, men UNN kan imidlertid ikke legge frem en samlet rapport med risikovurdering. 1. Fristbrudd skal unngås: Status: fristbrudd forekommer. 218 fristbrudd i august Tiltak: Gjennom UNN KIS innføringen sikes oppdaterte kvalitetsindikatorer og styringsparametere på operativt nivå. Det utvikles i UNN-KIS rapporter der en kan se truende fristbrudd, dvs. fristbrudd frem i tid. 2. Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll skal være en integrert del av ledelsesfokus på alle nivå Status: Gjennomføring av kvalitetsstrategi er inkludert i sakene som behandles i 11 Sak 78 side 18

31 Sak 78/2013 Vedlegg 1 ledergrupper på alle nivå. Det gjennomføres tertiale Ledelsens gjennomgang på foretaksnivå med risikovurderinger av status på de enkelte deler av internkontrollen, pasientsikkerhet og et utvalg av kvalitetsregistrene. Ledelsens gjennomgang gjennomføres også på klinikknivå årlig. 3. Virksomheten skal ha et aktivitetsnivå og økonomisk resultat i tråd med budsjett. Det holdes et kontinuerlig fokus på aktivitetsmål og økonomi. Det gjennomføres kontinuerlige omstillinger i organisasjonen med pasientforløpsprosjekter, reduksjon av sengeantall og utvikling av bedre styringsverktøy for virksomheten. Det innføres måltall på aktivitet i tråd med de økonomiske og medisinske rammebetingelsene. Tiltak for å oppnå økonomisk balanse risikovurderes. Risikostyring er fast tema i rapporten Ledelsens gjennomgang, rapporten behandles tertialvis på foretaksnivå og årlig på klinikknivå. I gjennomgangene identifiseres risikoområder for UNN. Funksjon som risikokoordinator er tillagt rådgivere i Kvalitetsavdelingen ved Fag- og forskningssenteret. Prosjekter og endringsprosesser risikovurderes som en integrert del av gjennomføringene. Fag og forskningssenteret har i samarbeid med foretakscontroller startet arbeidet for å implementere helhetlig risikostyring av foretakets virksomhet i årshjulet for UNN. Undervisning av alle ledere er tatt inn i den obligatoriske lederopplæringen ved UNN Personal og kompetanse Virksomheten i helseforetakene skal organiseres slik at det er en ansvarlig leder på alle nivå. Arbeidet med ledelse og lederutvikling skal særlig innrettes slik at ledere i førstelinjen har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Helseforetakene skal: Rapportere bemanning. Vedlagt tabellen viser endring i forbrukte månedsverk (*), sammenlignet med samme tertial i fjor. Videre hva det er budsjettert (**) med av endringer, sammenlignet med i fjor. Budsjettposter med flere elementer (eks. flere prosjekter) beskrives nærmere. Det bes kommentert differansen mellom forbrukteog budsjetterte månedsverk; kan differansen knyttes til forbruket av faste stillinger eller variabellønn. Årsak til endring i tellegrunnlaget kommenteres. Den omtalte rapporten er ikke levert. UNN har vært i dialog med Helse Nord RHF om rapporteringene på denne tabellen etter omleggingene til PGA. Det er ikke mulig å hente ut de data som etterspørres i det nye personalsystemet. Det må utarbeides nye løsninger for uttrekk av data dersom dette skal kunne rapporteres. Dette bør gjøres på samme måte for alle foretak i Helse Nord RHF. 12 Sak 78 side 19

32 Sak 78/2013 Vedlegg 1 Arbeide for å øke andelen faste stillinger, stillingsandelen for medarbeidere i deltidsstillinger og tilby flere heltidsstillinger. Dette skal gjøres i nært samarbeid med Helse Nord RHF. UNN har utarbeidet retningslinjer for fortrinnsrett for deltidsansatte. Ledere får et større ansvar for å følge opp de som har uønsket deltid. Deltidsansatte skal registrere om de har uønsket deltid i Personalportalen. Dette gir ledere ved UNN gode oversikter over deltidsproblematikken i foretaket. Innarbeide måltall for antall årsverk og innleie, og sikre balanse mellom disse UNN har som et av de viktigste tiltakene for å oppnå økonomisk balanse igangsatt en stor prosess med aktivitetsstyrt bemanning i alle enheter. Dette arbeidet vil sikre måltall for månedsverk, overtid og innleie i alle enheter, og forventes å gi betydelig økonomisk effekt. Prosessen foregår i nært samarbeid med de ansattes organisasjoner Helse, miljø og sikkerhet Helseforetakene skal: Fortsette arbeidet med å få kontroll på arbeids og hviletidsbestemmelsene. Avvik skal registreres og kategoriseres, og handlingsplaner for ytterligere forbedringer skal utarbeides innen UNN har inkludert nå en systematisk rapportering på brudd på vernebestemmelsene i Ledelsens gjennomgang. Her rapporteres det på antall og type regelbrudd fordelt på klinikker. Forbedringstiltak vil utarbeides både på foretaksnivå og i den enkelte klinikk/senter. Arbeidet med aktivitetsstyrt bemanning forventes å ville gi effekter også på dette området. 13 Sak 78 side 20

33 Sak 78/2013 Vedlegg 2 UNIVERSITETSSYKEHUSET NORD NORGE HF Virksomhetsrapport August Sak 78 side 21

34 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 2 Pasientforløp... 3 Histopatologiske metoder... 3 BUPA poliklinikk og sengepost... 4 Akuttpost Tromsø... 5 Planlagt koronar angiografi (røntgenundersøkelse av hjertets egne blodårer)... 6 Kvalitet... 3 Ventelister... 7 Ventetid... 7 Fristbrudd... 9 Korridorpasienter...11 Strykninger Epikrisetid Aktivitet Somatisk virksomhet Psykisk helsevern voksne Psykisk helsevern barn og unge Tverrfaglig spesialisert rusbehandling Samhandling Utskrivningsklare pasienter Kommunal medfinansiering Forbruksrater Utdanning Forskning Personal Bemanning Sykefravær Kommunikasjon Økonomi Resultat Prognose Gjennomføring av tiltak Likviditet Investeringer Byggeprosjekter Sak 78 side 22

35 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Kvalitet Pasientforløp Tabell 1 Fremdriftsplan for presentasjon av prosjektresultater 2013 Prosjekter Akutt slagenhet Lungekreft Hastegrad Prøvetakingsenheten Tromsø Hofte- og kneproteser Tromsø Sepsis fase 1 (forløp fra primærhelsetjenesten tom akuttmottak) Rusbehandling Alderspsykiatri Histopatologiske metoder BUPA poliklinikk og sengepost Akuttpost Tromsø Koronar angiografi Multippel sklerose Rus henvisning til epikrise Arbeidsflyt A9 Elektive kirurgiske pasientforløp UNN har en portefølje på til sammen 38 prosjekter fordelt på samtlige klinikker og de fleste stabssentre. Det er lagt en fremdriftsplan for presentasjon av prosjektresultater i I tredje kvartal presenteres prosjektene Histopatologiske metoder (Diagnostisk klinikk), BUPA poliklinikk og sengepost (Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling), Akuttpost Tromsø (Allmennpsykiatrisk klinikk) og planlagt koronar angiografi (Hjerte- og lungeklinikken). Histopatologiske metoder Figur 1 Svartid biopsi (dager gjennomsnitt) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Datagrunnlag: Sympathy-rapport Diagnostisk klinikk Virksomhetsrapport for: Februar 2013 Mai 2013 August 2013 Oktober Mål 3 Sak 78 side 23

36 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Figur 2 Bruker du unødvendig tid til å lete etter blokker og snitt i din hverdag? 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % I svært stor grad I stor grad I noen grad I liten grad I svært liten grad/slett ikke Datagrunnlag: Medarbeiderundersøkelse ved seksjon Klinisk patologi UNN. Questback rapport 2011 og Prosjektperiode: Et av prosjektets mål var å ha fokus på effektiv løsning av daglige arbeidsoppgaver. I oktober 2010 var svartiden på vevsprøver 30 dager, og sykefraværet ved klinisk patologi var 20 %. I august 2013 er svartiden på vevsprøver 7 dager, sykefraværet er redusert til ca 7 %. Resultater fra medarbeiderundersøkelsen 2013 viser at de ansatte trives bedre på arbeidsplassen, og at flaskehalser er redusert eller fjernet. Her illustrert ved en måling av tidsbruk for å lete etter utstyr i løpet av arbeidsdagen. BUPA poliklinikk og sengepost Figur 3 Ventetid ved barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk (dager) Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Mål max 60 dager Datagrunnlag: Nyhenviste pasienter. Tid fra henvisningen er vurdert til oppstart av utredning/behandling. BUPdatarapport til og med april DIPS-system fra mai Opphold i målingene mai november 2012 skyldes overgang i systemet. 4 Sak 78 side 24

37 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Figur 4 Tiltak per behandler per dag ved barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk Datagrunnlag: BUP-datarapport til og med april Fra og med mai 2012 DIPS-system. Prosjektperiode Prosjektets hensikt var å utvikle behandlingsforløpene for barn og unge med psykiatriske problemstillinger i BUPA. I 2009 var antall tiltak per behandler per dag 1,64, og ett av suksesskriteriene var å øke kapasiteten ved å utnytte felles ressurser. I januar 2010 var ventetiden på utredning og behandling 120 dager. Resultatene fra siste oppfølgingsmåling august 2013 viser ventetid på 58 dager og er i henhold til nasjonalt krav om 60 dager. Tiltak per behandler per dag har vært en nasjonal indikator som nå er fjernet fra Samdata grunnet dårlig datakvalitet. Etter DIPS har Barne- og ungdomspsykiatrisk poliklinikk gjennomgått forbedringer og effektivisert arbeidsprosessene sine. Dette har resultert i at pasienten settes direkte på time, og fristbruddene er fjernet. Akuttpost Tromsø Figur 5 Beleggsprosent akuttpost Tromsø tom aug 2013 Prosent Mål 100 % Datagrunnlag: Kapasitets-/forbruksdata for , F.E.Bjerke og målekort 2013 Allmennpsykiatrisk klinikk. 5 Sak 78 side 25

38 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Prosjektperiode: Prosjektets formål var å forbedre behandlingsforløpet for akuttenhetens pasienter med fokus på tverrfaglig, relasjons- og nettverksorientert tilnærming. Forbedring av pasientforløpet skulle bl.a. resultere i sengepostdrift uten overbelegg. I 2009 var beleggsprosenten 115, og er i 2012 redusert til 103 %. Beleggsprosenten har imidlertid steget i 2013, og er på om lag 109 % pr august. Planlagt koronar angiografi (røntgenundersøkelse av hjertets egne blodårer) Figur 6 Pasienttilfredshet- var pleien og behandlingen du fikk på sykehuset tilfredsstillende? Datagrunnlag: Spørreskjema til pasientene 2009 og Pasientene fikk tilsendt skjema etter behandling. Prosjektperiode: Koronarutredningspasientene utgjør nesten 2000 pasienter årlig. Pasientforløpet var ikke endret på 20 år, og var tilpasset en pasientstrøm på om lag 30 % av dagens behov. Prosjektets formål var å få til et komprimert behandlingsforløp tilpasset behovet. I 2009 hadde pasientene en gjennomsnittlig oppholdstid på 3 dager. Det viktigste med prosjektet var å få 50 % av pasientene gjennom et forløp på en dag. Dette har kostet omlegginger, ressurser og hodebry i avdelingen. Avdelingen har ikke gjennomført systematiske ettermålinger, men gjennom å planlegge smartere (ulike forløp for enkle vs. kompliserte utredningspasienter) har 60 % av pasientene nå en forløpstid på maks 24 timer, og 40 % har en forløpstid på 2 døgn. Pasienttilfredshetsmålinger har vært gjennomført både før og etter implementeringen av det forbedrede pasientforløp. Funn derfra, illustrert over, viser at pasientene i all overvekt er meget fornøyd, både før og etter det nye forløpet. 6 Sak 78 side 26

39 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Ventelister Tabell 2 Venteliste Endring Endring % Pasienter på venteliste herav med Rett til prioritert helsehjelp herav uten Rett til prioritert helsehjelp herav med fristbrudd herav med ventetid over 365 dager Ikke møtt til planlagt avtale Tabell 3 Avvikling fra venteliste hittil i år status Endring Endring % Pasienter som er tatt til behandling fra venteliste hittil i år herav pasienter med Rett til prioritert helsehjelp herav pasienter uten Rett til prioritert helsehjelp herav med fristbrudd Andel med Rett til prioritert helsehjelp avviklet ordinært Ventetid Tabell 4 Gjennomsnitt og median ventetid i dager hittil i år Endring Endring % Gjennomsnittlig ventetid i dager pasienter med Rett til prioritert helsehjelp og behandlingsfrist pasienter uten Rett til nødvendig helsehjelp Median ventetid i dager pasienter med Rett til prioritert helsehjelp og behandlingsfrist pasienter uten Rett til nødvendig helsehjelp Sak 78 side 27

40 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Figur 7 Trend gjennomsnitt og median ventetid; alle pasienter Figur 8 Trend gjennomsnitt og median ventetid; pasienter med rett til helsehjelp Figur 9 Trend gjennomsnitt og median ventetid; pasienter uten rett til helsehjelp 8 Sak 78 side 28

41 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Fristbrudd Figur 10 Utvikling fristbrudd Tabell 5 Klinikker med fristbrudd ved utgangen av august 2013 Klinikk Antall fristbrudd Antall med rett til helsehjelp Andel fristbrudd (%) Allmennpsykiatrisk klinikk Barne- og ungdomsklinikken Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk Rus og spesialpsykiatrisk klinikk Hjerte- og lungeklinikken Nevro - og ortopediklinikken UNN Tabellen viser kun klinikker med fristbrudd. Figur 11 Prosent avviklet fristbrudd av pasienter med rett til prioritert helsehjelp på UNN foretaksnivå 9 Sak 78 side 29

42 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Figur 12 Utvikling i antall langtidsventende over 6 og 12 måneder Figur 13 Utvikling langtidsventende over 12 måneder per klinikk Klinikker med > 30 langtidsventende pasienter Tabell 6 Klinikker med langtidsventende over 12 måneder ved utgangen av august 2013 Klinikk Antall langtidsventende Andel langtidsventende (%) Allmennpsykiatrisk klinikk 8 2 Rus og spesialpsykiatrisk klinikk 1 1 Barne- og ungdomsklinikken 2 0 Rehabiliteringsklinikken 1 0 Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken 31 1 Medisinsk klinikk 66 4 Hjerte- og lungeklinikken 62 4 Nevro - og ortopediklinikken UNN Øvrige klinikker har ikke langtidsventende. 10 Sak 78 side 30

43 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Korridorpasienter Figur 14 Korridorpasienter somatikk (gjennomsnitt per måned) Strykninger Figur 15 Strykninger av planlagte operasjoner (prosent) Epikrisetid Figur 16 Epikriser - andel sendt innen syv dager 11 Sak 78 side 31

44 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Aktivitet Tabell 7 Aktivitet UNN (per august) Aktivitet UNN HF Plantall 2013 Avvik fra plan 2013 Antall % Somatikk Utskrivelser heldøgn Innlagte dagopphold Polikliniske dagbehandlinger DRG poeng (2013 logikk) Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Herav ISF Laboratorieanalyser Røntgenundersøkelser Polikliniske strålefelt Pasientkontakter VOP Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter BUP Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter Tverrfaglig spesialisert rusbehandling (TSB) Utskrivelser heldøgn Liggedager i perioden Polikliniske konsultasjoner Pasientkontakter DRG poeng sørge-for ansvar 12 Sak 78 side 32

45 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Somatisk virksomhet Figur 17 DRG poeng UNN jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des DRG poeng sørge for ansvar Plan DRG poeng Tabell 8 Kontrollandel per klinikk (prosent per august) Klinikk Plan 2013 Avvik Barne og ungdomsklinikken Hjerte og lungeklinikken Kirurgi, kreft og kvinnehelseklinikken Medisinsk klinikk Nevro og ortopediklinikken Rehabiliteringsklinikken Totalt Figur 18 Utskrivelser heldøgn - somatisk virksomhet jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Utskrivelser Plan Trend 13 Sak 78 side 33

46 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Figur 19 Innlagte dagopphold somatisk virksomhet jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Innlagte dagopphold Plan Trend Figur 20 Polikliniske dagbehandlinger somatisk virksomhet jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Poliklinisk dagbehandling Plan Trend Figur 21 Polikliniske konsultasjoner - somatisk virksomhet jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Polikliniske konsultasjoner Plan Trend 14 Sak 78 side 34

47 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Figur 22 Pasientkontakter - somatisk virksomhet jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Pasientkontakter Plan Trend Figur 23 Laboratorieanalyser jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Laboratorieanalyser Plan Trend Figur 24 Røntgenundersøkelser jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Røntgenundersøkelser Plan Trend 15 Sak 78 side 35

48 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Psykisk helsevern voksne Figur 25 Pasientkontakter VOP jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Pasientkontakter VOP Plan Trend Psykisk helsevern barn og unge Figur 26 Pasientkontakter BUP jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Pasientkontakter BUP Plan Trend 16 Sak 78 side 36

49 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Tverrfaglig spesialisert rusbehandling Figur 27 Pasientkontakter- TSB jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 sep.13 Pasientkontakter TSB Plan Trend Samhandling Utskrivningsklare pasienter Datagrunnlaget som benyttes nå er det samme som brukes til faktureringen av kommunene. Det er marginale endringer fra tidligere hvor reelle utskrivningsklare døgn ble brukt. Figur 28 Utskrivningsklare døgn somatikk og psykiatri jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 Somatikk Psykiatri 17 Sak 78 side 37

50 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Tabell 9 Utskrivningsklare pasienter per kommune somatikk Kommune Utskrivningsklare døgn jan aug Antall pasienter jan aug Utskrivningsklare døgn jan aug pr 1000 innbyggere BARDU KARLSØY TROMSØ TRANØY NARVIK GRATANGEN LØDINGEN SKJERVØY SALANGEN STORFJORD TJELDSUND BERG TORSKEN TYSFJORD SKÅNLAND HARSTAD NORDREISA SØRREISA EVENES LYNGEN LENVIK KÅFJORD MÅLSELV DYRØY KVÆFJORD IBESTAD BALSFJORD Totalsum Sak 78 side 38

51 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Kommunal medfinansiering Tabell 10 Kommunal medfinansiering per kommune per august ** Endring Dag Totale sykehusopphold Drg Dag Totale sykehusopphold Drg Dag Totale sykehusopphold Drg Kommune navn behandling Heldøgn Poliklinikk * poeng*** behandling Heldøgn Poliklinikk * poeng*** behandling Heldøgn Poliklinikk * poeng*** Narvik Tysfjord Lødingen Tjeldsund Evenes Ballangen Tromsø Harstad/Bjarkøy Kvæfjord Skånland Ibestad Gratangen Lavangen Bardu Salangen Målselv Sørreisa Dyrøy Tranøy Torsken Berg Lenvik Balsfjord Karlsøy Lyngen Storfjord Kåfjord Skjervøy Nordreisa Kvænangen Sak 78 side 39

52 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Forbruksrater Tabell 11 Dag- og polikliniske opphold per august (somatiske pasienter behandlet på UNN) Antall opphold per 1000 innbyggere Kommune navn/år Endring Kvæfjord Harstad/Bjarkøy Lavangen Ibestad Skånland Tjeldsund Gratangen Evenes Tranøy Tromsø Lødingen Karlsøy Lyngen Narvik Bardu Dyrøy Balsfjord Torsken Målselv Salangen Lenvik Berg Ballangen Kåfjord Sørreisa Storfjord Kvænangen Skjervøy Nordreisa Tysfjord Gjennomsnitt Utdanning Rapporteres halvårlig, neste gang i oktober. Forskning Dette avsnittet er under utvikling. 20 Sak 78 side 40

53 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Personal Bemanning Figur 29 Brutto utbetalte månedsverk jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai.13 Tabell 12 Gjennomsnittlig antall månedsverk per profesjon og klinikk per august 2013 Adm og ledelse Klinikk NR + NAVN 10 Akuttmedisinsk klinikk Longyearbyen sykehus Kirurgi, kreft og kvinnehelseklinikken Hjerte lungeklinikken Nevro og ortopediklinikken Medisinsk klinikk Rehabiliteringsklinikken Barne og ungdomsklinikken Operasjons og intensivklinikken Allmennpsykiatrisk klinikk Rus og spesialpsykiatrisk klinikk Diagnostisk klinikk Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin Drifts og eiendomssenter Direktør og Administrasjonssenteret Fag og forskningssenter Kommunikasjonssenter HR senter Økonomi og analysesenteret Fellesinntekter/ kostnader Byggeprosjekter Totalsum Kategorien administrasjon og ledelse inkluderer fagstillinger Ambulansepersonell Diagnostisk personell Drifts/teknisk personell Forskning Helsefagarbeider/hjelpepleier Leger Pasientrettede stillinger Psykologer Sykepleiere Sum 21 Sak 78 side 41

54 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Sykefravær Det korte sykefraværet (1-16 dager) har i juli en reduksjon på 0,5 prosentpoeng sammenlignet med samme måned i 2012, mens det mellomlange sykefraværet (17-56 dager) og langtidsfraværet (>56 dager) er uendret sammenlignet med juli I snitt var det hver dag i juli 260 ansatte borte fra jobb på grunn av sykdom i UNN HF. Figur 30 Sykefravær ,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % jan.10 mai.10 sep.10 jan.11 mai.11 sep.11 jan.12 mai.12 sep.12 jan.13 mai Sak 78 side 42

55 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Tabell 13 Sykefravær per klinikk i juli Klinikk Sykefravær Juli 2012 Sykefravær Juli 2013 Akuttmedisinsk klinikk 12,3 9,8 Longyearbyen sykehus 21,1 9,7 Kirurgi, kreft og kvinnehelseklinikken 9,9 11,3 Hjerte og lungeklinikken 11 8,0 Nevro og ortopediklinikken 8,1 9,2 Medisinsk klinikk 10,7 9,5 Rehabiliteringsklinikken 10,9 7,9 Barne og ungdomsklinikken 9,4 10,8 Operasjons og intensivklinikken 11,9 10,9 Allmennpsykiatrisk klinikk 14,6 12,2 Rus og spesialpsykiatrisk klinikk 15,1 17,3 Diagnostisk klinikk 5,8 5,6 Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 10,7 12,7 Drift og eiendomsenteret 12,2 11,1 Direktør og adminstrasjonssenteret 0 0,0 Fag og forskningssenteret 3 13,0 Kommunikasjonssenteret 0 0,0 HR senteret 11,1 8,4 Økonomi og analysesenteret 9,7 8,2 Turnusleger, raskere tilbake 0,1 1,9 Totalt 10,6 10,1 Arbeidsrelatert fravær på egenmelding Det har i juli måned vært registrert åtte egenmeldinger i GAT hvor ansatte har meldt at årsaken til fraværet er arbeidsrelatert. Andel ansatte med fravær utover 16 dager som bruker gradert sykmelding Det har i juli 2013 vært registrert totalt 414 ansatte med sykmelding utover 16 dager. Av disse var 143 graderte. Det tilsvarer en andel på 34,5 % graderte sykemeldinger. Andelen er noe lavere enn i forrige måned (42,6 %). Gradert sykemelding er en hovedstrategi i IA-arbeidet. Partene i IA-avtalen, dvs. myndighetene, arbeidsgiversida og arbeidstakersida har satt mål om at 50 % av sykmeldingene skal være gradert. 23 Sak 78 side 43

56 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Kommunikasjon Sykehuset i media Sommermånedene juni, juli og august har vært en periode uten spesielt arbeidskrevende mediesaker. Figur 31 Mediestatistikk per august Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Positive Nøytrale Negative Mediestatistikken omfatter 5 papiraviser. Fremover, Harstad Tidende, Hålogalands Avis, itromsø, Nordlys samt oppslag publisert i; Aftenposten.no, Tv2.no, Nrk.no, Dagbladet.no, Vg.no, Dagensmedisin.no Framtidinord.no, Folkebladet.no. 24 Sak 78 side 44

57 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Økonomi Resultat Figur 32 Akkumulert regnskap og budsjett jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Akkumulert regnskap Akkumulert budsjett Bygget i Mellomveien er nå solgt og salgsgevinsten på 15,8 mill kr er regnskapsført i august måned. Avregning for 2012 for kjøp og salg av laboratorieanalyser og røntgenundersøkelser mellom regionene utgjorde en netto kostnad for UNN på 4,2 mill kr som er kostnadsført i august. Dette er en forverring fra tidligere år der vi har hatt en netto inntekt på ca 6 mill kr. Foreløpige analyser av tallene viser at de andre regionene har sendt færre prøver til UNN i I tillegg ser det ut til at endring av røntgentakstene for 2012 også har hatt betydning for det totale oppgjøret mellom regionene. UNN jobber sammen med Helse Nord RHF for videre analyse. På bakgrunn av oppgjøret for 2012 har vi korrigert avsetningen for tilsvarende oppgjør for Til sammen utgjør 2012 og avsetning til og med august ,2 mill kr. Nettoeffekt av disse to ekstraordinære transaksjonene er +3,6 mill kr. 25 Sak 78 side 45

58 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Tabell 14 Resultatregnskap per august 2013 August Akkumulert per august Resultatrapportering Resultat Budsjett Avvik i kr Resultat Budsjett Avvik i kr Basisramme 377,3 377,1 0, , ,6 1,6 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 58,7 53,6 5,1 492,9 503,9-11,0 ISF kommunal medfinansiering 16,0 16,3-0,4 145,8 144,6 1,2 Samlet ordinær ISF-inntekt 74,7 70,0 4,8 638,7 648,5-9,8 ISF av legemidler utenfor sykehus 2,0 3,0-1,0 30,6 30,4 0,2 Gjestepasientinntekter 2,7 2,4 0,3 21,2 19,2 2,0 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/rønt) 11,8 12,4-0,6 116,3 107,9 8,3 Utskrivningsklare pasienter 2,1 1,3 0,8 7,7 10,3-2,6 Inntekter "raskere tilbake" 2,8 1,6 1,1 17,2 14,5 2,7 Andre øremerkede tilskudd 15,2 39,7-24,4 107,3 156,1-48,8 Andre driftsinntekter 25,0 24,4 0,6 195,4 191,5 3,9 Sum driftsinntekter 513,6 531,8-18, , ,1-42,4 Kjøp av offentlige helsetjenester 17,7 12,0 5,6 108,9 105,6 3,3 Kjøp av private helsetjenester 2,6 4,8-2,2 43,9 41,7 2,2 Varekostnader knyttet til aktivitet 44,7 51,2-6,4 431,6 433,1-1,5 Innleid arbeidskraft 8,7 6,2 2,5 31,7 28,6 3,1 Lønn til fast ansatte 238,9 243,7-4, , ,1-57,9 Vikarer 27,3 20,3 7,0 115,5 112,0 3,5 Overtid og ekstrahjelp 21,6 49,9-28,3 172,0 171,6 0,5 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 56,5 56,5 0,0 452,9 452,8 0,1 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -17,4-18,0 0,6-144,9-143,1-1,8 Annen lønnskostnad 24,9 26,0-1,1 189,6 181,4 8,3 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 303,9 328,1-24, , ,6-44,4 Avskrivninger 21,4 18,5 2,9 162,6 159,7 2,9 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 63,3 58,7 4,6 615,7 590,6 25,1 Sum driftskostnader 510,2 529,8-19, , ,1-12,3 Driftsresultat 3,4 2,0 1,4-14,2 16,0-30,2 Finansinntekter 1,9 1,5 0,4 14,4 12,0 2,4 Finanskostnader 0,1 0,1 0,0 0,5 0,7-0,2 Finansresultat 1,8 1,4 0,3 13,9 11,3 2,6 Ordinært resultat 5,2 3,4 1,8-0,2 27,3-27,6 De viktigste avvikene for august er: +15,8 mill kr salgsgevinst Mellomveien - 12,4 mill kr oppgjør mellom regionene for laboratorie- og røntgenundersøkelser +4,8 mill kr ordinær ISF-inntekt -3,4 mill kr kjøp av helsetjenester +6,4 mill kr varekostnader knyttet til aktivitet +24,2 mill kr lønnskostnader -24,4 mill kr andre øremerkede tilskudd Avvikene på lønnskostnader og andre øremerkede tilskudd gjelder eksternfinansierte forskningsmidler som har lavere forbruk enn budsjettert. De viktigste avvikene per august er: +15,8 mill kr salgsgevinst Mellomveien - 12,4 mill kr oppgjør mellom regionene for laboratorie- og røntgenundersøkelser -9,8 mill kr ordinær ISF-inntekter +8,3 mill kr polikliniske inntekter 26 Sak 78 side 46

59 Sak 78/2013 Vedlegg 2-2,6 mill kr utskrivningsklare pasienter -48,8 mill kr andre øremerkede tilskudd +44,4 mill kr lønnskostnader Disse to siste postene må sees i sammenheng. Som tidligere nevnt gjelder disse store avvikene i all hovedsak lavere forbruk av eksternfinansierte forskningsmidler. Avviket på andre driftskostnader gjelder leie lokaler, innleide vikarer til kontorarbeid og utstyr under kr. Det er foretatt budsjettreguleringer til utstyr under kr. Dette arbeidet ble ferdigstilt etter regnskapsavslutningen for august, og vil derfor vises fullt ut i regnskapet for september. Tabell 15 Resultat per klinikk per august 2013 (beløp i mill kr) August måned Akkumulert per august Klinikk, økonomiske tall i mill kr Regnskap Budsjett Avvik DRG poeng, avvik ifht plan Regnskap Budsjett Avvik DRG poeng, avvik ifht plan Akuttmedisinsk klinikk 32,0 31,4-0, ,0 217,0-3,0-85 Longyearbyen sykehus 2,1 1,4-0,7 14,9 13,8-1,2 Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken 43,7 39,9-3, ,3 292,7-10, Hjerte- lungeklinikken 29,5 31,7 2, ,8 224,8-2,0-83 Nevro- og ortopediklinikken 39,6 39,6 0, ,0 277,8-4,2-724 Medisinsk klinikk 40,0 40,8 0, ,3 267,3 2,0 813 Rehabiliteringsklinikken 13,7 13,7 0, ,2 96,6 0,4-33 Barne- og ungdomsklinikken 20,9 19,3-1, ,1 135,1 1,0 36 Operasjons- og intensivklinikken 46,4 43,1-3, ,1 317,9-19,2-10 Allmennpsykiatrisk klinikk 35,5 34,1-1,4 243,5 238,4-5,1 Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk 20,5 21,8 1,4 155,1 155,4 0,3 Diagnostisk klinikk 37,6 39,3 1,7 283,9 280,9-3,0 Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 4,4 5,7 1,4 30,7 34,7 4,1 Drifts- og eiendomssenter 43,7 43,4-0,3 360,9 357,0-3,9 Direktør og Administrasjonssenteret 1,3 2,0 0,7 13,5 14,1 0,6 Fag- og forskningssenter -1,0-0,5 0,5 29,6 31,7 2,0 Kommunikasjonssenter 0,4 0,4 0,0 3,3 3,7 0,5 HR-senter 5,5 6,0 0,6 39,7 39,4-0,4 Økonomi- og analysesenteret 4,3 4,8 0,5 33,7 34,3 0,7 Fellesinntekter/-kostnader -425,3-421,4 3, , ,0 13,7 UNN totalt -5,2-3,4 1,8-61 0,0-27,3-27, DRG poeng alle pasienter, egen produksjon Prognose Prognose per august regnskapsmessig resultat i balanse ± 10 mill kr. Tiltakene som ble utarbeidet for 2013 er delvis forsinket, i tillegg til at helårseffekten av tiltaket «reduserte senger i somatikk» ikke blir like stor som budsjettert. 27 Sak 78 side 47

60 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Gjennomføring av tiltak Figur 33 Periodisering og gjennomføring av tiltak Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjettert effekt 2013 Risikovurdert budsjett 2013 Realisert effekt 213 Tiltakene med reduserte senger i somatikk og aktivitetsbasert bemanningsplanlegging har foreløpig ikke gitt de økonomiske effektene som planlagt. Reduserte senger i somatikk forventes å gi økonomisk effekt fra og med september, mens det er usikkerhet om tiltaket aktivitetsbasert bemanningsplanlegging vil gi effekt inneværende år. Nedleggelse av en sengepost i Allmennpsykiatrisk klinikk er gjennomført noe etter plan, men fra og med juli måned er kostnadene redusert ihht budsjett. I samarbeid med Helse Nord har UNN ENØK tiltak med budsjettert økonomisk effekt på 10 mill kr for Dette tiltaket er så langt ikke iverksatt og gir et månedlig underskudd på kr. 28 Sak 78 side 48

61 Sak 78/2013 Vedlegg 2 Likviditet Figur 34 Likviditet Investeringer Tabell 16 Investeringer 2013 (tall i 1000 kr) Investerings ramme overført til 2013 Rest Investering sramme Sum investert 2013 Forbruk i år av disponibel ramme Investerings Investert Investert Restramme Investeringer , tall i mill kr ramme 2013 juli 2013 Aug Utstyr/ombygging 30,5 180,0 149,5 18,7 18,3 144,0 5,5 96 % EK KLP 3,0-3,0 0,0 0,0 17,4-20,4-582 % BRUS utendørsarbeider 0,2-0,2 0,0 0,0 0,0-0,2 0 % Nytt pasienthotell Breivika (71007/71004/71005) 9,9 100,0 109,9 28,7 0,2 30,0 79,9 27 % Rus Nordlandsklinikken (RT) 0,1-0,1 0,0 0,0 0,0-0,1 0 % Omstillingsmidler HN ,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0 % Omstillingsmidler HN ,3 8,3 0,0 0,0 0,9 7,4 11 % Samlok. av rus og spespsykklin. (75063) 13,3 13,3 0,0 0,2 2,4 10,9 18 % Utvikling psykiatribehandling (75064) 39,3 39,3 0,5 0,1 2,4 36,9 6 % Forprosjekt A fløy 3,0 3,0 0,0 0,0 0,0 A fløy (71002) 20,7 66,0 86,7 2,5 5,1 27,9 58,8 32 % Rehabilitering Narvik ( ) 48,2 141,0 92,8 8,5 0,5 46,6 46,1 50 % Heliport Harstad/Tromsø (75001) 12,7 12,7 0,1 0,1 0,5 12,2 4 % PET skanner (71006) 6,4-6,4 0,0 0,0 3,3-9,7-51 % Biobank 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Kvalitetstiltak 5,4 5,4 0,0 0,0 0,0 5,4 0 % Gastrolab. B1 Plan 8 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Ambulanser 30,4 30,4 0,0 0,0 0,0 30,4 0 % SUM total 54,5 487,0 541,5 59,1 24,5 275,4 266,1 51 % Byggeprosjekter Tabell 17 Byggeprosjekter Pasienthotell A fløya HMS Ingen avvik Ingen avvik Planlagt ferdigstillelse Fremdrift Ingen avvik Ingen avvik Ramme inneværende år, inkludert overført fra ,9 mill kr 86,7 mill kr Sum investert hittil mill kr 27,9 mill kr Investeringsramme P mill kr 1 285,4 mill kr Prognose økonomiavvik 0 Under utarbeidelse 29 Sak 78 side 49

62 Sak 79/2013 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 79/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Einar Bugge Saksbehandler: Turid Oliva Fossem Tilsynsrapport - eksterne tilsyn Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar rapportering vedrørende eksterne tilsyn til og med til etterretning. Sammendrag Etter behandlingen av foregående rapport, er det utført tre tilsyn ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN): Helsedirektoratets tilsyn etter genteknologiloven Arbeidstilsynets tilsyn etter melding om arbeidsrelatert sykdom ved UNN Narvik Fylkesmannen i Troms sitt tilsyn med helsestasjonstjenester for barn 0-6 år ved UNN Longyearbyen Arbeidstilsynet har varslet om mulig pålegg, men ikke fattet vedtak, etter tilsyn ved UNN Narvik. UNN vil innenfor fristen gi tilbakemelding om pålegg og faktafeil som fremkommer i rapporten. Fra tidligere tilsyn er det mottatt rapport fra Statens Strålevern og utkast til rapport etter Helse Nord RHFs internrevisjon. To tilsyn er avsluttet. Begge er utført av Arbeidstilsynet, hvorav det første gjelder tilsynet vedrørende arbeidstidsbestemmelser - arbeidstid for legene. Det andre er tilsynet vedrørende garderobeforhold ved ambulansetjenesten, UNN Ambulanse Tromsø. UNN har gitt de respektive tilsynsmyndigheter systematisk tilbakemelding, med planer for lukking av avvik innenfor angitte eller utsatte frister, og ser på oppfølging etter tilsyn som et viktig bidrag til å kvalitetssikre virksomheten. Det er under utarbeidelse en ny prosedyre som beskriver korrigerende og forebyggende tiltak. Målet er at oppfølging etter tilsyn skal resultere i varige forbedringer og læring på tvers i virksomheten. I vedlagte statusoversikt fremkommer kort statusbeskrivelse for 18 ulike tilsyn, med tilhørende frister for gjennomføring og/ eller besvarelse. Sak 79 side 1

63 Sak 79/2013 Bakgrunn Ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) gjennomføres det systematiske tilsyn fra statlige tilsynsmyndigheter. De fleste er tilsyn som er varslet på forhånd. Noen tilsyn gjennomføres etter samordning mellom tilsynsmyndighetene. I tillegg gjennomfører Helse Nord RHF revisjoner på ulike virksomhetsområder, i tråd med omforente planer i regionen eller mellom det regionale foretaket og det enkelte foretak. Formål Formålet med denne saken er å gi styret nødvendig oversikt over gjennomførte eksterne tilsyn og revisjoner i helseforetaket så langt i 2013, samt status for iverksatte tiltak og frister for lukking av pålegg og avvik. Statusoversikten følger som vedlegg. Saksutredning Ved UNN er det etablert et systematisk arbeid for at styring, kontroll, varig forbedring og læring skal sikres på tvers i foretaket. Det er under utarbeidelse en ny prosedyre hvor hensikten er å beskrive hvordan foretaket skal arbeide med å analysere avvik, eliminere årsakene til avvik for å hindre gjentakelse, samt vurdere effekten av forebyggende tiltak og hvordan læring skal ivaretas mellom klinikker og på tvers i organisasjonen. Hensikten er å styrke eierskap, identifisere tiltak og å holde fokus på gjennomføring av forbedringsområder. I tillegg til at handlingsplaner for å lukke avvik blir presentert på ledermøter, utfordrer direktøren linjeorganisasjonen på forbedringsarbeid gjennom KVAM-struktur og linjeledelse. Ett eksempel på en vellykket oppfølging, er etter Arbeidstilsynets pålegg om overholdelse av Arbeidsmiljølovens arbeidstidbestemmelser for leger. En arbeidsgruppe med deltakelse fra ledelse, tillitsvalgte og verneombud utarbeidet og iverksatte rutiner for planlegging, kontroll og oppfølging av legenes arbeidstid. Risikovurderingen av de ulike arbeidstidsordningene er utført, med unntak av tre tjenesteplaner. Arbeidstilsynet har nå meldt at de på bakgrunn av dette arbeidet og mottatt dokumentasjon anser påleggene som oppfylt. Statusrapport Det er siden forrige rapportering gjennomført tre nye tilsyn. Helsedirektoratet gjennomførte tilsyn etter genteknologiloven. Det er ikke mottatt rapport etter tilsynet. Arbeidstilsynet gjennomførte et tilsyn ved UNN Narvik etter melding om arbeidsrelatert sykdom. UNN har mottatt varsel om pålegg, men det er ikke fattet vedtak om dette. Rapporten vil bli fulgt opp på vanlig måte gjennom linjeledelsen. Fra Helse Nord RHF er det mottatt utkast til rapport etter internrevisjon av henvisninger og ventelister i UNN. Her blir det påpekt mangler og RHFets internrevisjon gir flere anbefalinger til forbedringstiltak. UNN gir tilbakemelding på og kvalitetssikrer av data i rapportutkastet innen Sak 79 side 2

64 Sak 79/2013 fristen. Denne tilbakemeldingen vil det ved behov bli redegjort for i styremøtet, hvor det også vil bli informert om status for oppfølging og korrigering av mangler. Fra Statens strålevern er det mottatt rapport etter gjennomført tilsyn med risikoforebyggende arbeid innen nukleærmedisin i norske sykehus. Tilsynet ble utført ved hjelp av en Quest-backundersøkelse høsten Her ble det avdekket seks avvik som vil bli fulgt opp innen gitte frister. Kommende tilsyn Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) har meldt om tilsyn ved UNN Longyearbyen Tema for tilsynet vil være oppfølging av revisjonen i 2012 og de avvik som der ble gitt. Helse Nord RHF melder om oppstart av internrevisjon av kompetanse, arbeids- og hviletider i ambulansetjenesten. Riksrevisjonen planlegger selskapskontroll i Helse Nord høsten Temaet er utvidet kontroll av beredskap innen Helse-Nords informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) - Vann og strømforsyning. Statens strålevern varsler om tilsyn ved Hjertemedisinsk laboratorium og hjertemedisinsk avdeling Tilsynet er temarettet mot hjertemedisinsk intervensjon. Medvirkning Saken ble forelagt brukerutvalg, arbeidsmiljøutvalg og drøftet med de ansattes organisasjoner i egne møter Referat og protokoller fra møtene vil foreligge som referatsak til styremøtet. Brukerutvalgets arbeidsutvalg uttrykte tilfredshet med at direktøren fortsatt holder reell læring på tvers av klinikker og fagmiljø som en prioritert sak i oppfølging av tilsyn. Arbeidsmiljøutvalget tok til etterretning at Arbeidstilsynets tilsyn ved UNN Narvik hittil har ført til varsel om et mulig pålegg, og vil derfor avvente nærmere involvering inntil saken er ytterligere belyst fra tilsyn og egen organisasjon. Ansattes organisasjoner tok saken til orientering. Vurdering UNN som helseforetak har etablert strukturer og prosesser for å imøtekomme krav til et tilfredsstillende internkontrollsystem. Det viser seg imidlertid at det er tilsyn som ved nye besøk finner at avvik som er meldt lukket, likevel står åpne ved neste tilsyn. Ett eksempel er DSB som ved siste besøk fant at avvik fra tidligere tilsyn som var meldt lukket, ikke var fulgt godt nok opp internt i foretaket. Samme avvik ble derfor gitt på nytt. Avviket ble lukket på bakgrunn av at Sak 79 side 3

65 Sak 79/2013 adekvate rutiner var utarbeidet, men da foretaket ved neste tilsyn ikke kunne dokumentere at rutinene faktisk følges opp i enhetene, ble avviket gitt på nytt. Ovennevnte understreker at det er en vedvarende utfordring å sikre reell læring på tvers av klinikker og fagmiljøer, og det er derfor grunn til å følge opp tilsynssakene nøye. Direktørens ledergruppe og Kvalitetsutvalget må arbeide videre med å gjøre funn fra tilsyn kjent blant ledere i hele organisasjonen, og sikre at de kommer på dagsorden i alle KVAM-utvalg og KVAMgrupper der problemstillingene er relevante. Bare slik kan avvik og merknader anvendes til læring og forbedring. Konkret vil direktøren etablere et bedre system for oppfølging av at viktige rutiner faktisk følges, og inkludere dette i den løpende oppfølging av enhetene i foretaket. Dette er en utfordrende prosess i forhold til å balansere tilsynsmyndighetenes krav om detaljert oppfølging og kontroll, mot det å begrense ressursbruken på slik detaljert oppfølging. Konklusjon Saken belyser den faste oppfølgingen av gjennomførte og pågående tilsyn. Gjennom et systematisk forbedringsarbeid i hele helseforetaket, vil planlagte og iverksatte tiltak for å lukke avvik kunne bidra til å utvikle og iverksette systemer for kvalitetsstyring, og slik sikre best mulig pasientsikkerhet og behandling. Det innstilles derfor på at styret tar saken til etterretning. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: Tilsynsrapport status Sak 79 side 4

66 Sak 79/2013 Vedlegg 1 Tabellen under viser hvilke eksterne tilsyn som er gjennomført før , hvor de er utført, funn, frister, tiltak og hvilke pålegg /avvik som er lukket siden forrige rapport Pålegg/ avvik som er lukket er merket med fargen grønn Pålegg avvik hvor tilsvar/ handlingsplan er sendt er merket med fargen gul Pålegg/ avvik med svarfrister etter styremøtes dato er merket med rødt REVISJONS- PART NR 1. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Tromsø og UNN Narvik Uke Oppfølging av tidligere revisjoner i forhold til ledelse, - styring og praktisering av internkontroll: -HMS/ kvalitet -Brukere av Medisisnk teknisk utstyr -Teknisk avdeling Det ble avdekket 4 avvik og 1 anmerkning Hovedkonklusjon: Det ble i tilbakemelding etter revisjon i 2012 vist til oppdaterte prosedyrer som skulle lukke avvikene. Ledelsen har imidlertid ikke kvalitetssikret at aktiviteter blir gjennomført i tråd med gitte prosedyrer. Manglende dokumentasjon på opplæring/ kompetansekartlegging for vikarer. Medisinsk teknisk avdeling viser til et usystematisk og lite oversiktlig system hvor ikke alle oppdrag blir registrert, noe som vanskeliggjør et planlagt vedlikehold. Det ble vist til et økende etterslep på det planlagte vedlikehold av MTU ved UNN romsø TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER 13/136 Diagnostisk klinikk har utarbeidet plan for å lukke sine avvik. Implementering av ny prosedyre for opplæring og dokumentasjon i bruk av medisinsk teknisk utstyr av vikarer tas bredt opp i ledergruppen av fag og forskningssjefen. Det er varslet om døgnmulkt fra første dag etter ny frist Det er utarbeidet saksfremlegg til ledergruppen hvor det foreslås at det i dialogavtalen opprettes et eget satsingsområde for HMS/Internkontroll hvor en kan legge inn tiltak etter tilsyn. Der kan klinikken dokumentere om det er aktuelt og følge opp og evt. Gjennomføringsgrad av tiltaket. Dette føres inn i indikatorarkene og følges opp i dialogavtalemøtene. Etter at ledergruppen har behandlet rapportene etter tilsyn og bestemt hvordan dette skal følges opp må Fag- og forskingssenteret kunne legge inn tiltakene dialogavtalen på alle klinikker for oppfølging som nevnt over. Fist Tilsynet var rettet mot tre klinikker og Drift og eiendomssenteret. Avviket om manglende implementering av ny prosedyre gjelder flere klinikker og FFS følger opp med å utarbeide en ny prosedyre som blant annet skal gi retningslinjer for å eliminere årsakene til avvik og å for å hindre gjentakelser av avvik Denne prosedyren skal gjøres kjent i ledermøter, kvalitetsutvalg, arbeidsmiljøutvalg og Kvam utvalg. Brukere av medisinsk teknisk utstyr bør sikres kunnskap om rutiner for vedlikehold av dette utstyret og etterspørre dokumentasjon på at vedlikeholdet er utført. Sak 79 side 5 1

67 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 2. Statens strålevern sammen med Tilsynsmynd ighetenes felles tilsynsaksjon STED TEMA FUNN SAKS NR Uke 42,43, Nettbasert undersøkelse vedrørende nukleærmedisinsk virksomhet Fokus på organisering av strålevern, implementer-ing av strålevern i intern-kontrollen og i HMS arbeid. Det er mottatt varsel om pålegg-retting av 6 avvik Nr 1: Det er ikke gjort en kartlegging av risikoforholdene innen nukleærmedisin Nr.2 Det er ikke dokumentert skriftlig kartlegging av risikoforhold Nr 3: Det er ikke utført en risikovurdering innen nukleærmedisin på bakgrunn av en kartlegging av risikoforholdene Nr 4: Det er ikke dokumentert skriftlig en risikovurdering på bakgrunn av en kartlegging av risikoforholdene Nr 5: Det er ikke utarbeidet noen tiltaksplan/ handlingsplan Nr 6: Det er ikke dokumentert skriftlig noen tiltaksplan/ handlingsplan. TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER 13/54 Tilbakemelding til Statens strålevern er under arbeid og det ventes at de er rettet innen fristen. Frist Sak 79 side 6 2

68 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART NR:3. Mattilsynet Distriktskontoret Tromsø STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Tromsø Hovedkjøkken Systematisk gjennomgang med særlig fokus på virksomhetens rutiner for å sikre at bakterien Listeria er under kontroll, virksomhetens intern-kontrollrutiner, prøveresultater og avviksrapporter Varsel om pålegg: 3 avvik og 3 anmerkninger 1.Avvik: Virksomheten må etablere og dokumentere styring med varmebehandlingsprosess ene i virksomheten som egen fare/risikoanalyse definerer som CCP/KSP (kritisk styringspunkt). 2.Avvik: Virksomheten må utføre en fullstendig fare/risikoanalyse av driftsprosessene i kjøkkenet. Fare/risikoanalysen må samsvare med kjøkkenets egne prosesser, og skal til slutt gi en oversikt over CCP/KSP i driftsprosessene. CCP/KSP skal så dokumenteres styrt iht prosedyrer for å sikre helsemessig trygge matvarer tilpasset kundegruppen. 13/ 1345 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Tiltak som er gjennomført: 1.I hot fill produksjonen er temperaturmåling lagt inn som målingsparameter i produksjonsplan og loggføres. I løpet av høsten 2013 vil det bli montert nye kokegryter med innebygget temperaturmåler, tapping i front og eget CCP/KSP program. 2. Nedkjøling: Her skal siste pose måles etter 90 minutter, loggføres i produksjonsplan. Max temperatur 10 grader C Tilsvar levert innenfor fristen. Frist Læringen fra funn etter dette tilsynet ivaretas ved at rapporten fra tilsynet blir tema i Forsyningsavdelingens ledergruppe. Sak 79 side 7 3

69 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART NR 4. Datatilsynet NR 5. Datatilsynet STED TEMA FUNN SAKS NR UNN nov april 2013 UNN Brevlig kontroll av informasjon om reservasjonsrett ved helseforskning Kontroll av etterlevelsen av lov om medisinsk og helsefaglig forskning. Vedtak om tre pålegg: Det nå gis tilstrekkelig informasjon til pasienter: 1:om at biologisk materiale innhentet som ledd i diagnostisering og behandling kan brukes til forskning uten pasientens samtykke, men at de kan reservere seg. Videre at UNN må informere pasienter som i perioden 1.juli januar 2013 er innhentet biologisk materiale fra som ledd i diagnostisering og behandling om at dette er gjort og at materiale kan bli brukt til forskning med mindre pasienten reserverer seg mot dette. Varsel om 6 pålegg: UNN må: 1:Utvide sin oversikt over helseforskningsprosjekter (vilkår fra REK) 2:utarbeide rutine for å vurdere hvorvidt det foreligger en selvstendiginformasjonspl ikt overfor registrerte forskningsprosjekter Saken ligger både i 12/426 6 og i sak 13/518 13/518 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Unn påklaget vedtaket og har fått medhold i punkt 1 og 2. Datatilsynet er enig i at informasjonsplikten ovenfor pasientene er ivaretatt fra og med mars 2013 og pålegg 1 og 2 bortfaller. Vedtakets punkt 3 omgjøres og bortfaller under forutsetning av følgende pålegg: UNN må utarbeide rutine for å sikre at biologisk materiale innhentet fra pasienter i perioden ikke blir brukt uten at pasientene enten gir sitt samtykke eller på forhånd blir informert individuelt om muligheten til reservasjon. Det er satt ned en arbeidsgruppe som har fordelt ansvar og oppgaver og arbeider med å lukke påleggene. Arbeidsgruppen er fortløpende i dialog med Datatilsynet. Frist Frist Sak 79 side 8 4

70 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART NR. 6. Luftfartstilsy net STED TEMA FUNN SAKS NR UNN Harstad Helikopterplass 12.november 2012 Revisjon for å få verifisert at helikopterplasse ns utforming og bruk av landingsplassen er i henhold til godkjenningsvilkårene og gjeldende forskrifter 3:utarbeide rutine for sletting/ anonymisering av prosjektdata ved avslutning av prosjekter 4: utarbeide rutine for kontroll av forskningsprosjekter 5:etablere et system for kontroll av prosjekters oppfyllelse av vilkår gitt av REK 6:etablere tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved tilgjengeliggjøring av helseopplysninger ved bruk av hjemmekontorløsning. Rapporten melder om sytten avvik:13 avvik er lukket.de som gjenstår er Nr: 5: Merkemaling var noe slitt og lite synlig fra luftfartøy. Inn- /utflygningsretninger var ikke merket med piler Nr 6: Mangler med lysanlegg områder mangelfull og var sist revidert i Nr12:Merking av Fato/TLOF Nr13:Lysanlegget må utbedres 07/611 9 TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Drift og eiendomssenteret har iverksatt nødvendige tiltak slik at 13 av de 17 avvik er lukket. Luftfartstilsynet har fått plan for lukking av gjenstående avvik innenfor fastsatt frist. Ny frist Sak 79 side 9 5

71 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER NR 7. Mattilsynet Drift og eiendomssenter et v/ Matforsyning v/unn Harstad Felleskjøkken Virksomheten ble vurdert i forhold til forskrift om internkontroll for å oppfylle næringsmiddello v-givingen Lov om matproduksjon og mattrygghet og forskrift om Næringsmiddelhygiene Det er ikke foretatt fareanalyse i henhold til HACCP- prinsippene 9/3993 Opplæring i HACCP metoden pågår og Mattilsynet gir en utvidet frist. Mattilsynet har også gjennomførte en inspeksjon Her ble også planer for driftsendringer tatt opp i forbindelse med ombygging og at matproduksjonen flyttes til Befalsmessen på Trondenes. Mattilsynet ber om å bli holdt løpende orientert om den videre fremdrift i ombyggingsprosessen. Ny frist NR 8. Luftfartstilsy net UNN Tromsø Helikopterlandingsplass 22.august 2012 Revisjon for å få verifisert at helikopterplasse ns utforming og bruk av landingsplassen er i henhold til godkjenningsvilkårene og gjeldende forskrifter Seks avvik og 4 merknader Etter forrige rapportering gjenstod et avvik: 5:Vindpølsemast på hangarhjørne kunne ikke dokumenteres knekkbar. 08/481 9 Drift og eiendomssenteret har gitt tilbakemelding på iverksatte og planlagte tiltak for å lukke avvik og å utbedre merknadene. Avvik nr 5 : Vindpølsemast er nå ferdig montert og idriftsatt. Venter på tilbakemelding NR 9. Helse Nord UNN HF Kontroll av helse-personells kompetanse og Internrevisjonen konstaterer at det til tross gode holdninger og 12/11 Rapporten ble behandlet i HR-senterets lederteam tirsdag I forhold til arbeidsfordeling knyttet til anbefalingene Helse Nord har ikke gitt frist for HR følger opp tiltakene som iverksettes ved å sikre at ledere med ansvar for ansettelser innehar Sak 79 side 10 6

72 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR autorisasjon i UN HF rimelig sikkerhet for at foretakets helsepersonell ved tilsetting innehar nødvendig autorisasjon, lisens og spesialistgodkjenning og for øvrig er skikket for oppgaven at det er rom for en god del forbedringer i foretakets interne styring og kontroll. Internrevisjonen anbefaler at det settes i verk 5 konkrete tiltak. TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER så vil alle bli håndtert internt i HR, både innenfor og på tvers av avdelingene. Det er ikke laget noen egen handlingsplan for dette, og det vil heller ikke være høy prioritet på å gjøre det. Fokus vil være på anbefalingene som er gjort og videre oppfølging av dem. oppfølging og iverksetting nødvendig kompetanse i forhold til formelle krav som skal være ivaretatt før ansettelser. Dette gjøres som en fast ordning i kurs for ledere. NR 10. Fylkesmannen i Troms Barne og ungdomspsykia triske poliklinikker i UNN Landsomfattende tilsyn med helseforetakenes styring og ledelse av barne, og ungdomspsykiatriske poliklinikker Tilsynet er startet med å innhente egenvurderingsskjemaer fra samtlige relevante poliklinikker 13/769 Det er utpekt kontaktperson fra BUP Harstad. Kontaktperson fra BUK innhenter etterspurt dokumentasjon, koordinerer og sammenstiller svarene før de sendes til Fylkesmannen i Troms. Etterspurt dokumentasjon er levert innenfor frist. Det stedlige tilsynet kommer høsten 2013 Venter på tilbake melding Senter for psykisk helse Sør Troms, BUP Harstad 29., 30.og 31. oktober 2013 NR 11. Helse- Nord UNN HF Landsomfattende intern-revisjon av tverrgående prosesser Gjennomføres fra november 2012-februar 2013 Revisjonen påpeker områder som der det ikke 12/ 3823 Det er foretatt endringer i rapporten etter tilbakemeldingene som kom inn i høringsrunden, som ble avsluttet Internrevisjonen mener at det vil være fornuftig om det regionale. Venter på tilbakemelding Sak 79 side 11 7

73 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR mellom pasientreise kontorene i helseforetakene og Pasientreiser ANS er etablert tilfredstillende styring og kontroll. De anbefaler 17 tiltak, fire av disse angår helseforetakene. TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER helseforetaket tar initiativ til koordinering av arbeidet med utarbeidelse av tiltaksplaner for underliggende helseforetak med pasientreisekontor. Rapporten oversendes Helse Nord RHFs revisjonsutvalg og forventes behandlet i Helse Nords styre i august 2013 NR 12. Helse Nord UNN HF Uke 9 og uke Henvisninger, ventelister og fristbrudd UNN har mottatt utkast til revisjonsrapport hvor det konkluderes med at enkelte pasienter ved UNN HF venter uakseptabelt lenge (opptil flere år) på den behandlingen de er vurdert å ha behov for, også uten at det er dokumentert at pasienten er blitt kontaktet av foretaket. På bakgrunn av de observasjoner og vurderinger som er gjort, har internrevisjonen gitt til sammen 13 anbefalinger om forbedringstiltak. 13/ 1461 Utkast til revisjonsrapport er sendt til de berørte til uttalelse og kvalitetssikring av fakta. Utkast til rapport mottatt Venter på endelig rapport NR 13. Helse og omsorgsdepartementet UNN Tromsø Utvidet kontroll av styring, måloppnåelse og resultatrapporter ing knyttet til forebygging av infeksjoner/ 13/587 Etterspurt dokumentasjon er sendt Riksrevisjonen innenfor frist Venter på tilbakemelding Sak 79 side 12 8

74 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR Kontroll av implementering av Nasjonal strategi for forebygging av TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER Nr 14 Fylkesmannen i Troms NR 15. Arbeidstilsynet Longyearbyen Sykehus Akuttmedisinsk klinikk Ambulanseavdelingen UNN Ambulanse Tromsø Tilsyn med helsestasjonstjeneser for barn 0-6 år Tilsynet ble kontaktet av en ansatt om garderobeforhold som ikke var tilfredsstillende. Det ble informert på sluttmøte om ingen avvik, en merknad Det ble varslet om to pålegg: 1:UNN HF må sørge for at lokalene til ambulanse Tromsø blir utformet i hht gjeldene lov og forskrift 2:UNN HF skal kartlegge og dokumentere i hvilken utstrekning ansatte utsettes for støy under arbeid i garasjen og vurdere enhver risiko for deres helse og sikkerhetsrisiko som fremkommer på bakgrunn av risikovurderingen. 13/ / 3681 Damegarderoben er utvidet og bygd om. Det er anskaffet flere garderobeskap og sittebenker er bestilt. Vifter i garasje er skiftet til støysvake type Venter på rapport LUKKET i brev mottatt Tiltakene som utarbeides av akuttmedisinsk klinikk bør vurderes innført også ved andre ambulansestasjoner NR 16. Arbeidstilsynet UNN Tromsø Legers arbeidstid Det er i brev av varslet om to pålegg: 1. UNN HF skal iverksette rutiner for planlegging, kontrollere 11/ 2341 Klinikkene har sammen med HR utarbeidet skriftlige rutiner som beskriver ansvar for planlegging og kontroll og oppfølging av legenes arbeidstid. Her fremgår det hvordan medvirkning fra arbeidstakerne skal følges i utarbeidelsen LUKKET i brev mottatt Alle klinikker gjør seg kjent med rutinene som beskriver ansvar for kontroll og planlegging av legers arbeidstid. Sak 79 side 13 9

75 Sak 79/2013 Vedlegg 1 REVISJONS- PART STED TEMA FUNN SAKS NR og oppfølging av legenes arbeidstid. Rutinene skal beskrive ansvarsforhold og virkemidler. 2. UNN HF må kartlegge risiko med de ulike arbeidstidsordningene for legene, og på denne bakgrunn vurdere om arbeidstidsordningene er forsvarlige. UNN HF må sørge for å gjennomføre dette i samarbeid med representanter for arbeidstakerne. TILTAK I KLINIKKEN/FORETAKET STATUS LÆRINGSMOMENTER FOR ANDRE AVDELINGER/ ENHETER og iverksetting og hvordan og når rutinene skal iverksettes. Levert innenfor frist Risikovurderingen av legers arbeidstid som er foretatt av HR, klinikkene og legeforeningens representanter følges opp med gjennomgang av tjenesteplaner og nødvendige endringer for utpekte grupper innen utgang av Dette arbeidet sees i nøye sammenheng med foretakets prosjekt for aktivitetsstyrt bemanning som inkluderer god koordinering av ulike yrkesgruppers arbeidsplaner. NR:17. Mattilsynet Distriktskontoret Tromsø Åsgård Hovedkjøkken og kantine Systematisk gjennomgang med særlig fokus på virksomhetens rutiner for å sikre at bakterien Listeria er under kontroll, virksomhetens intern-kontrollrutiner, prøveresultater og avviksrapporter Virksomheten må etablere en prøvetakingsplan og starte uttak av prøver mht å kontrollere produksjonsmiljøet for bakterien Listeria monocytogenes. På bakgrunn av analysesvar skal virksomheten etablere rutiner for å vurdere prøvesvarene og ev. gjøre oppfølging og korrigerende tiltak. 13/ 1717 Følgende er gjennomført: 1. Prøvetakingsplan for Listeria monocytogenes er utarbeidet og er en del av kjøkkenets IK-mat. Første prøvetaking den , 10 prøver levert til TosLab. Listeria monocytogenes ikke påvist. 2. Plikt på fare/risikoanalyse, mottak av varer fra UNN hoved kjøkken Breivika. Risikoanalyse gjennomført, og er en del av Åsgård kjøkkenets IK-mat plan. Lukket Sak 79 side 14 10

76 Sak 79/2013 Vedlegg 1 Internkontrollarbeidet i Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) bygger på FORSKRIFT nr 1731: 4 g) Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen. 5 Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert og tilgjengelig. Definisjon av avvik Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift. Ved interne revisjoner gis det også avvik ved mangel på oppfyllelse av krav gitt i retningslinjer/ prosedyrer gjeldende for UNN. Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring Definisjon på pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljøloven 18-6 første og siste ledd til å gi pålegg. 1) Arbeidstilsynet gir de pålegg og treffer de enkeltvedtak som ellers er nødvendig for gjennomføringen av bestemmelsene i og i medhold av kapittel 2 til 11 samt 14-5 til 14-8, 15-2 og Dette gjelder likevel ikke 2-4, 2-5, 10-2 andre til fjerde ledd og 10-6 tiende ledd. 6) I forbindelse med tillatelse, samtykke, dispensasjon eller andre enkeltvedtak kan Arbeidstilsynet sette nærmere bestemte vilkår. Sak 79 side 15 11

77 Sak 80/2013 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 80/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Grethe Andersen Saksbehandler: Thomas Krogh Forberedelse til virksomhetsplanlegging Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar orienteringen om status i arbeidet med virksomhetsplan og budsjett for 2014 til etterretning. 2. Styret er enig i at de prioriteringer og omfordelinger som foreslås er i overensstemmelse med UNNs overordnede strategi og verdigrunnlag, og gir sin tilslutning til at virksomhetsplanleggingen for 2014 videreføres slik saken foreslår. 3. Styret godkjenner at den foreliggende saken legges til grunn for tiltaksplanen som skal oversendes Helse Nord RHF for å dokumentere at planprosessen ivaretar det økonomiske resultatkravet for Sammendrag Helse Nord RHFs strategi for å sikre likviditet til å investere videreføres, men de har besluttet å styrke helseforetakenes rammer på bekostning av sentrale reserver. For Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) gjelder dette økning i kapitalkompensasjon, generell styrking og redusert resultatkrav i årene framover. Aktiviteten skal tilpasses krav i årlig oppdragsdokument om ventetider, fristbrudd og prioriteringer av fagområder, i tråd med føringer i regionale fagplaner og nasjonale føringer. For 2014 er den samlede omstillingsutfordringen for UNN 145,4 mill kr (2,27 % av totalbudsjettet), hvorav 101,3 mill kr er interne omfordelinger. Det er utarbeidet en tiltaksplan på 167,6 mill kr som hovedsakelig skal reduserer kostnadene knyttet til variabel lønn ved å innføre aktivitetsbasert bemanningsplanlegging i hele virksomheten. Sak 80 side 1

78 Sak 80/2013 Virksomhetsplanleggingen i UNN bygger på en grunnleggende forståelse av at begrenset tilgang på helsepersonell er vår største utfordring i fremtiden. Det er derfor nødvendig å drive virksomheten på en måte som gir størst mulig helsegevinst for minst mulig ressursinnsats. For 2014 har UNN en investeringsramme på 510 mill kr. Bærekraftsanalysen eksklusive PETsenteret viser at UNN vil ha bærekraft til de vedtatte investeringene med unntak av en utfordring i 2016 (-25 mill kr). Likviditeten er positiv frem til Direktøren mener at den foreslåtte budsjettstrategien er i overensstemmelse med UNNs overordnede strategi og verdigrunnlag, og anbefaler at arbeidet med virksomhetsplan og budsjett for 2014 videreføres etter prinsippene som er beskrevet i denne saken. Det foreligger politiske signaler om en betydelig styrking av helseforetakenes rammer i statsbudsjettet for 2014, særlig når det gjelder investeringer i nye bygg og IKT. Dette kan redusere risikoen når det gjelder gjennomføringstempo i UNNs tiltaksarbeid, men det endrer ikke den strategiske retningen i foretakets utvikling. Bakgrunn Virksomhetsplanleggingen for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) for 2014 startet med budsjettkonferanse 15. mars, hvor direktørens ledergruppe, foretakstillitsvalgte og foretaksverneombud (FTV/FVO) deltok. Videre var virksomhetsplanlegging for 2014 tema på ledersamlingen 6. og 7. juni, samt budsjettkonferansene 11. juni og 10. september med deltakelse av FTV og FVO. I budsjettkonferansen 10. september ble de økonomiske premissene og omstillingsutfordringen for 2014 gjennomgått, og videre arbeid for detaljplanlegging besluttet. Denne saken oppsummerer status i virksomhetsplanleggingen og budsjettarbeidet for UNN for Saken bygger på Helse Nord RHFs styresak Plan , inkludert rullering av investeringsplan, og Budsjettbrev nr. 1 og 2 fra Helse Nord RHF. Saken bygger også på UNNs overordnede strategi og foretakets verdigrunnlag. Formål Målet med denne saken er å legge premissene for virksomhetsplanleggingen for 2014, og å be om styrets godkjenning av disse før oversending til Helse Nord RHF. I styremøtet i desember 2013 vil styret bli invitert til å vedta virksomhetsplanen for 2014 med plantall for aktivitet og kvalitet, driftsbudsjett, investeringsbudsjett og langtidsbudsjett. Saksutredning Føringer fra Helse Nord RHF og endringer i basisrammen I Helse Nord RHFs styresak Plan , inkludert rullering av investeringsplan, samt Budsjettbrev nr. 1 og 2, har foretakene fått foreløpige føringer for budsjett Helse Nord RHFs strategi for å sikre likviditet til å investere videreføres. Det følger av strategien at UNN så vel som øvrige helseforetak, både enkeltvis og foretaksgruppen samlet, må planlegge med og realisere overskudd i driften. Styret i Helse Nord RHF har besluttet å styrke helseforetakenes rammer på bekostning av sentrale reserver. For UNN gjelder dette økning i kapitalkompensasjon, generell styrking og redusert resultatkrav i årene framover. Kapitalkompensasjonen for A-fløya er flyttet fra 2017 til Sak 80 side 2

79 Sak 80/ og økt fra 10 til 20 mill kr. Resultatkravet for UNN reduseres fra 41 mill kr i 2013 til 40 mill kr årlig fra og med Det legges opp til økning i basisrammen for UNN med 19,5 mill kr, før lønns- og prisvekst i forhold til vedtatt budsjett Endringer gjelder oppfølging av vedtatt plan og inkluderer videre opptrapping av fagplaner innen kreft, lunge, nyre, revmatologi samt pasientsikkerhet. I tillegg kompenseres UNN for bortfall av gjestepasientinntekter på Svalbard, deltakelse i FIKS prosjektet og midler til Tromsø 7 undersøkelsen. I budsjettbrev 2 fra Helse Nord RHF gis det føringer om at aktiviteten skal tilpasses krav i årlige oppdragsdokumenter om ventetider, fjerning av fristbrudd og prioriteringer av fagområder, i tråd med føringer i regionale fagplaner samt nasjonale føringer. Det er fortsatt et mål å vri tilbudene fra inneliggende behandling til poliklinisk behandling og dagbehandling. Indremedisinske tilbud og ø-hjelp skal tilpasses i henhold til gjennomføring av samhandlingsreformen. Tiltakene innen kronikerbehandling ses i nær sammenheng med behov som følger av samhandlingsreformen. Omstillingen innen psykisk helsevern skal fullføres, slik at distriktspsykiatriske sentra (DPS) blir satt i stand til å ivareta alle allmennpsykiatriske funksjoner. Omleggingen gjelder også nye funksjoner, herunder akuttfunksjoner gjennom døgnet og rusbehandling. Budsjettstrategi Virksomhetsplanleggingen i UNN bygger på en grunnleggende forståelse av at begrenset tilgang på helsepersonell er vår største utfordring i fremtiden. Det er derfor nødvendig å drive virksomheten på en måte som gir størst mulig helsegevinst for minst mulig ressursinnsats i form av bemanning i en og samme prosess. Realisering av de planlagte investeringene i IKT og nye bygg vurderes på lang sikt å være nødvendig for å håndtere denne utfordringen. For 2014 foreslås det en budsjettstrategi som tar sikte på å omfordele til sammen 101,3 mill kr: Økt vedlikehold av bygningsmassen Ombygginger for å understøtte effektiv drift Økte IKT-kostnader Økte avskrivningskostnader Reduserte renteinntekter Økte kostnader robot-kirurgi Økt antall studenter i spesialutdanninger for sykepleiere (ABIKO) Bonusordning anestesi- og operasjonssykepleiere Økte kostnader Drift- og eiendomssenteret Til direktørens disposisjon 5,0 mill kr 10,0 mill kr 30,0 mill kr 14,0 mill kr 12,0 mill kr 6,0 mill kr 6,5 mill kr 4,5 mill kr 3,3 mill kr 10,0 mill kr Omfordelingen foreslås hovedsakelig håndtert ved reduksjon i kostnadene knyttet til variabel lønn ved å innføre aktivitetsbasert bemanningsplanlegging i hele foretaket. I tillegg skal ISFinntektene økes opp til budsjettert nivå for 2013, ved å ha et sterkt fokus på kodekvalitet. Reduserte senger i somatikk og psykisk helsevern vil gi økonomiske helårseffekter for Prinsippet om at eventuelt underskudd inneværende år må håndteres internt i den enkelte klinikk/senter opprettholdes. Den samlede omstillingsutfordringen for 2014 er 145,4 mill kr (2,27 % av totalbudsjettet). Saksfremlegget viser at det er arbeides med en tiltaksplan på 167,6 mill kr som tilsvarer 22,2 mill kr mer enn omstillingsutfordringen. For 2014 er det derfor levert tiltaksplan i henhold til bestillingen fra Helse Nord RHF. Sak 80 side 3

80 Sak 80/2013 Samtlige klinikker og stabsenheter er nå i gang med å implementere nye metoder for arbeidsplanlegging. Når de nye periodeplanene er klare 16. november 2013 vil innsparingspotensial per klinikk beregnes mer nøyaktig. Dette kan resultere i justeringer i de foreløpige innsparingskravene per klinikk, og direktøren har 22,2 mill kr til disposisjon til slike justeringer. Investeringsplaner UNN har 510 mill kr i investeringsmidler for Investeringsrammer inntil p50 er tillagt helseforetakets rammer, mens rammer opptil p85 er lagt sentralt og kan bare utløses etter eksplisitt dialog og vedtak i RHF. (Forskjellen på p50 og p85 sier noe om risikoen for overskridelser i prosjektet. Desto høyere verdi desto lavere risiko for overskridelser). For UNN gjelder dette A-fløy og Pasienthotell Tromsø. Bærekraftsanalysene skal baseres på p85. PETsenter er i sin helhet lagt sentralt. Bærekraftanalysen eksklusive PET-senteret viser at UNN vil ha bærekraft til de vedtatte investeringer bortsett fra en liten utfordring i Likviditeten er positiv frem til Bærekraftanalysen inkludert PET-senteret viser at UNN vil ha små omstillingsutfordringer årene i 2016, 2020 og Likviditeten er positiv til og med 2018 før den gradvis forverres de neste årene. Videre arbeid Budsjettsaken som fremmes for RHF-styret 30. oktober 2013 skal redegjøre for helseforetakenes langsiktige økonomiske bærekraft og plan for å nå resultatkravet. For at RHF-styret skal kunne fatte vedtak, må det redegjøres for bærekraft og omstillingstiltakene, og konsekvenser og risiko må synliggjøres. Strategisk utviklingsplan For å håndtere kommende års omstillingsutfordringer jobbes det videre i foretaket med overgang fra døgn til dagbehandling, pasientforløpsarbeid, redusert andel kontroller på poliklinikkene, aktivitetsbasert bemanningsplanlegging med mer. UNN har igangsatt arbeid med strategisk utviklingsplan, som vil gi føringer for prioriteringer og videre tiltaksarbeid, både på kort, mellomlang og lang sikt. Klinikkbudsjetter Klinikker og sentre med underskudd må håndtere dette i egen klinikk. Hvis inngangshastigheten til 2014 er for høy, må det iverksettes tiltak slik at økonomien bringes under kontroll. I tillegg jobbes det med interne budsjettomfordelinger slik at regnskap og budsjett skal harmonisere bedre. Spesielt omfordeling av budsjettmidler til kjøp av utstyr og medisinske forbruksvarer skal prioriteres. Samtlige klinikker og stabsenheter er nå i gang med å implementere nye metoder for arbeidsplanlegging. Periodeplanene for 2014 starter 16. desember Klinikkene skal i tillegg jobbe med å hente ut potensielle økonomiske effekter ved: Gjennomgang av beredskap og vaktordninger Rekruttering i faste stillinger Arbeid med redusert sykefravær Bedre utnyttelse av kapasiteten ved lokalsykehusene i Harstad og Narvik ved å overføre flere pasienter fra Tromsø Redusert kontrollandel i poliklinikkene Muligheter for eksempelvis jobbglidning i forbindelse med mangel på spesialsykepleiere Sak 80 side 4

81 Sak 80/2013 Gjennomgang av forbruksrater og justering av aktivitetsnivået Rapportering til Helse Nord Helseforetakene skal levere oppdatert bærekraftsanalyse, redegjørelse for tilpasningsutfordringen i og tiltaksplan for å løse omstillingsutfordringen til Helse Nord RHF innen 16.september. Tilbakemeldingen skal være styrebehandlet i det enkelte HF. UNN har fått utsatt frist til etter styremøtet i UNN 30. september. Dersom styret godkjenner premissene for virksomhetsplanleggingen for 2014, samt oppdaterte bærekraftanalyser, oversendes saken til Helse Nord RHF i etterkant av styrebehandling. Styresak virksomhetsplanlegging 2014 Styret inviteres til å vedta virksomhetsplan for 2014 og investeringsbudsjett 2014 for UNN på styremøtet i desember. Medvirkning Saken er forelagt Brukerutvalgets arbeidsutvalg, Arbeidsmiljøutvalget samt ansattes organisasjoner og foretaksverneombud i egne møter Referater og drøftingsprotokoller foreligger under referatsakene til dette styremøtet. Arbeidsmiljøutvalget var innforstått med Aktivitetsbasert bemanning som et viktig tiltak i omstillingen, og vektla nødvendigheten av god informasjon til ledere, verneombud og tillitsvalgte. Også ansattes organisasjoner vektla dette i sitt drøftingsmøte med ledelsen. Brukerutvalgets arbeidsutvalg erkjente at omstillingsutfordringene var store fremover, og ba om at hensynet til pasientsikkerheten også blir vektlagt i den videre prosess. Vurdering Direktøren foreslår å legge frem et budsjett med 40 mill kr i overskudd. Dette er i henhold til styringsmål fra Helse Nord RHF. Saksfremlegget viser at det arbeides med å detaljere planene for å nå dette målet. For fremtiden er mangel på helsepersonell en av UNNs største utfordringer. For å imøtekomme denne utfordringen er det nødvendig å drive virksomheten på en måte som gir størst mulig helsegevinst for minst mulig ressursinnsats i form av bemanning. Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging er et viktig verktøy som et ledd i denne strategien. I årene som kommer vil nye behov i hovedsak måtte løses gjennom omfordeling i virksomheten, og ikke gjennom vekst. Fokuset vil derfor være på kontinuerlige forbedringsprosesser, tydelig strategi for styring av aktivitet og bemanning, og god virksomhetsstyring. Realisering av de planlagte investeringene i IKT, nye bygg og vedlikehold vurderes å være nødvendig for å håndtere framtidige utfordringer. Videreføring av satsningen i 2012 på utdanning av flere spesialsykepleiere og interne kvalitetsprosjekter skal sikre trygghet for tilgjengelighet og kvalitet i tilbudene. Direktøren mener at denne budsjettprofilen er i overensstemmelse med UNNs overordnede strategi og verdigrunnlag. I virksomhetsplanleggingen for 2014 foreslås det betydelig intern omfordeling av budsjett. Omfordelingene er nødvendige, men medfører store utfordringer i klinikkene. Potensialet for å Sak 80 side 5

82 Sak 80/2013 ta ut effektiviseringsgevinster gjennom strukturtiltak som nedlegging av enheter, sammenslåing av sengeposter og lignende er nå i stor grad uttømt, og videre omstillingsarbeid krever mer detaljert og dyptgripende endring i hele organisasjon. Dette er krevende og forbundet med risiko, særlig når det gjelder gjennomføringstempo. Budsjettdelen av virksomhetsplanleggingen for 2014 utfordres av politiske signaler om økning av de økonomiske rammene. Den sittende regjeringen har antydet en betydelig styrking av helseforetakenes rammer i statsbudsjettet for 2014, og signalisert at særlig investeringer i nye bygg og IKT skal prioriteres. Slike signaler er også kommet fra de andre partiene på Stortinget gjennom valgkampen. Direktøren antar at dette vil slå positivt ut for UNN, og at den endelige omstillingsutfordringen i 2014 kan bli mindre enn de 145 mill kr som er lagt til grunn i denne saken. Dette kan bidra til å redusere risikoen når det gjelder gjennomføringstempo, men vil ikke endre den strategiske retningen på UNNs tiltaksarbeid, som i hovedsak er rettet inn mot å håndtere den langsiktige utfordringen med behov for å håndtere flere pasienter per ansatt enn vi gjør i dag. Direktøren forventer at de økonomiske rammene vil være bedre avklart før den endelige saken om virksomhetsplan for 2014 fremmes til styrebehandling i desember. Konklusjon Direktøren anbefaler at arbeidet med virksomhetsplan og budsjett for 2014 videreføres etter prinsippene som er beskrevet i denne saken. Det anbefales videre at innholdet i denne saken legges til grunn for UNNs tilbakemelding til Helse Nord RHF vedrørende hvordan vi planlegger å imøtekomme resultatkravet for Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: 1. Saksfremlegg: Forberedende virksomhetsplanlegging Helse Nord RHFs styresak Plan , inkludert rullering av investeringsplan 3. Brev fra Helse Nord RHF, Budsjettbrev 1, Planforutsetninger Brev fra Helse Nord RHF, Budsjettbrev 2, Planforutsetninger Sak 80 side 6

83 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Sak: Forberedende virksomhetsplanlegging for 2014 Til: Styret UNN HF Fra: Grethe Andersen og Tommy Schjølberg Møtedato: 30. september 2013 Saksfremlegg I denne saken redegjøres det for følgende: 1. Foreløpige føringer fra Helse Nord RHF 2. Økonomiske følger av UNNs satsningsområder for Foreløpig omstillingsutfordring Nye tiltak Investeringsplaner og bærekraftsanalyse 6. Videre arbeid 1. Føringer fra Helse Nord I Helse Nord RHFs styresak Plan , inkludert rullering av investeringsplanen, samt budsjettbrev 1 og 2, har foretakene fått foreløpige føringer for budsjett Administrerende direktør i Helse Nord RHF vurderer Helse Nords viktigste mål for planperioden å være: 1. Realisere kvalitetsstrategien 2. Utvikle helsetjenesten og prioritere i tråd med føringer 3. Implementere samhandlingsreformen 4. Sikre tilstrekkelig og kvalifisert personell 5. Økonomisk kontroll og konsolidere økonomisk handlingsrom 6. Oppgradere og utvikle bygg og utstyr i samsvar med faglig utvikling I budsjettbrev 2 fra Helse Nord RHF gis det føringer om at aktiviteten skal tilpasses krav i årlige oppdragsdokumenter om ventetider, fjerning av fristbrudd og prioriteringer av fagområder, i tråd med føringer i regionale fagplaner samt nasjonale føringer. Det er fortsatt et mål å vri tilbudene fra inneliggende behandling til poliklinisk behandling og dagbehandling. Indremedisinske tilbud og ø-hjelp skal tilpasses i henhold til gjennomføring av samhandlingsreformen. Tiltakene innen kronikerbehandling ses i nær sammenheng med behov som følge av samhandlingsreformen. Innen psykisk helsevern skal omstillingen fullføres, slik at distriktspsykiatriske senter blir satt i stand til å ivareta alle allmennpsykiatriske funksjoner. Omleggingen gjelder også nye funksjoner, herunder akuttfunksjoner gjennom døgnet og rusbehandling. Sak 80 side 7

84 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 2 av 14 Foreløpige bærekraftsanalyser viser at helseforetakene står ovenfor store omstillingsutfordringen i framtiden når nye bygg tas i bruk. Styret i Helse Nord RHF har derfor besluttet å styrke helseforetakenes rammer på bekostning av sentrale reserver. For UNN gjelder dette økning i kapitalkompensasjon, generell styrking og redusert resultatkrav i årene framover. Kapitalkompensasjon Helse Nord holder tilbake deler av inntektene for å kunne finansiere økte kostnader som følge av investeringer og oppgradering av bygg, utstyr og anlegg. Dette fordeles gradvis til helseforetakene etter hvert som avskrivningene fra de store byggeprosjektene belaster regnskapene. Kapitalkompensasjonen for A-fløya er flyttet fra 2017 til 2019 og økt fra 10 til 20 mill kr. Tabell 1 kapitalkompensasjon Resultatkrav Helse Nords strategi for å sikre tilstrekkelig likviditet for å kunne investere videreføres. Det følger av strategien at helseforetakene enkeltvis og foretaksgruppen samlet må planlegge med og realisere overskudd i driften. I sum er det vedtatt et budsjettert overskudd på 457 mill kr for foretaksgruppen. Resultatkrav per helseforetak for er fastsatt slik: Tabell 2 Resultatkrav For UNN er resultatkravet redusert til 40 mill kr pr år i hele perioden og gjør at omstillingsbehovet for UNN reduseres med mellom 6 mill kr (2014) til 49 mill kr (2016) sammenlignet med vedtatt plan Sak 80 side 8 2

85 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 3 av 14 Basisrammer 2014 Det legges opp til økning i basisrammen for UNN med 19,5 mill kr, før lønns- og prisvekst i forhold til vedtatt budsjett Alle endringer fremkommer i tabell 3. Tabell 3 Basisramme 2014 Basisramme 2014 (1000 kr) UNN HF Vedtatt ramme Kreftplan 775 Lungeplan 965 Nyreplan 965 Revmatologi Styrking regionale kompetansesentra 250 Miljøgiftsenter 800 Svalbard, bortfall av gjestepasientinntekter Nasjonal komp.tjeneste for inkontinens og bekkenbunnsyk Tromsø 7 undersøkelse Drift av nasjonale registre, nakke/rygg register og HISREG Brystrekonstruksjon Fagansvarlige helsefaglærlinger 500 Samarbeidsprosjekt e læring i hjemmerespiratorbehandling 250 Samhandlingsreform Ø hjelp Inntektsmodell psykisk helsevern Innteksmodell TSB 158 Kompensasjon kostnadsføringer i FIKS Kompensasjon FIKS deltakelse Sum basisramme Inntektsmodell psykisk helsevern Oppdatering av pasientstrømmer medfører større endringer i helseforetakenes rammer enn forventet. NLSH HF behandler betydelig færre pasienter fra Helgelandsområdet enn tidligere, og aktivitetsendringen ved UNN er ikke like stor som forventet. Dette gir utslag i modellen ved at ressurser skal flyttes til Helgelandssykehuset fra øvrige foretak er opprinnelig siste år med innfasing av modellen. Sett i lys av at modellen skal gjennomgås og kvalitetssikres i løpet av høsten 2013, er gjenstående omfordeling tatt inn med 50 % vekt i Samhandlingsreform Ø-hjelp I 2013 ble basisrammen redusert med 3 mill kr som overføres til HOD for å dekke deres andel (50 %) av finansiering av nye ø-hjelpssenger. I budsjett 2014 reduseres basisrammen med ytterligere 3,3 mill. Kompensasjon FIKS deltakelse UNN får 4,544 mill kr for deltakelse i FIKS prosjektet. Øvrige endringer er allerede overført UNN i justert budsjett Sak 80 side 9 3

86 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 4 av Økonomiske følger av UNN s satsningsområder for 2014 Samhandling Samhandlingsreformen innebærer at oppgaver og finansiering skal overføres fra spesialisthelsetjenesten til kommunesektoren. Dette innebærer trekk i basisrammen for 2014 med 3,3 mill kr. I tillegg pålegges helseforetakene å avsette midler til finansiering av ø-hjelpssenger i kommunene, og for UNN utgjør dette beløpet 7,5 mill kr i I dag betaler UNN 9,3 mill kr årlig til Nord-Troms-kommunene 1 for drift av 9 sykestuesenger. Etter samhandlingsreformen er UNN kommet til at vi ikke lenger kan særbehandle kommunene i Nord-Troms fordi dette ville gå ut over de andre kommunene i vårt lokalsykehusområde og medføre tilbud som ikke er likeverdige. UNN bidrar med de ordinære midlene til finansiering av kommunale ø-hjelp senger i Nord-Troms som i resten av lokalsykehusområdet. UNN og Helse Nord mener likevel at Nord-Troms er i en særstilling nasjonalt, på samme måte som Finnmark. Vi er ut fra dette villige til å etablere en finansieringsordning som tilsvarer den man har for sykestuene i Finnmark. Dette forutsetter at kostnadsnivået bringes ned til samme nivå som i Finnmark, altså 8,5 mill kr per år. Vi er villig til å betale vår andel av denne finansieringen, det vil si 50 % (4,25 mill kr per år), under forutsetning av at Staten betaler sine 50 % på samme måte som i Finnmark. Vi forutsetter at kommunene selv avklarer Statens bidrag direkte med departementet. Spørsmålet om hvorvidt UNN HF eller Helse Nord RHF skal betale vår eventuelle andel på 4,25 mill kr er ikke endelig avklart. Vi budsjetterer inntil videre med at RHFet betaler dette. Det betyr at vårt budsjett på dette området reduseres med 9,3 mill kr neste år. Utdanning Antall spesialsykepleiestudenter økes fra 65 til 80 høsten Totale kostnader knyttet til dette for 2014 er 6,5 mill kr. IKT Planlagte investeringer i IKT, i hovedsak plattformprosjektet og Felles innføring av kliniske IKT-systemer (FIKS), gir økte driftskostnader, lisenskostnader og avskrivningskostnader. For 2014 øker kostnadene for UNN med 30 mill kr. Vedlikehold og ombygginger I forbindelse med bygging av A-fløya blir det behov for interne ombygginger i Breivika, og det settes av 5 mill kr til dette i budsjettet for Det er i tillegg kontinuerlig behov for ulike ombyggingsprosjekter i foretaket, og budsjettet økes fra 5 til 10 mill kr for Med en opptrapping av vedlikeholdsbudsjettet på 5 mill kr i 2014 er det etter flere år med satsning på vedlikehold budsjettmessig dekning for verdibevarende vedlikehold, 40 mill kr pr år. Vedlikeholdsetterslepet opprettholdes dermed på samme nivå som ved inngangen til Nordreisa, Skjervøy, Kvænangen og Kåfjord Sak 80 side 10 4

87 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 5 av Foreløpig omstillingsutfordring 2014 UNN har en foreløpig omstillingsutfordring for 2014 på 145,4 mill kr, hvor 101,3 mill kr gjelder interne omfordelinger. Dette inkluderer også IKT kostnader, økte avskrivningskostnader og reduserte renteinntekter. Tabell 4 Interne omfordelinger Interne omfordelinger av budsjett (mill kr) Økte IKT kostnader 30,0 Økte avskrivningskostnader 14,0 Reduserte renteinntekter 12,0 ABIKO 6,5 OPIN bonusordning anestesi og operasjonssykepleiere 4,5 Økte kostnader Robot kirurgi 6,0 Ombygging ifm A fløy 5,0 Vedlikehold 5,0 Ombygginger 5,0 Økte leiekostnader (erstatning arelaer rødbrakka) 1,7 Diverse økte kostnader DES, (netto økning) 1,6 Til direktørens disposisjon/uforutsette kostnader 10,0 Sum interne omfordelinger 101,3 Sak 80 side 11 5

88 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 6 av 14 UNN har en foreløpig omstillingsutfordring for 2014 på 145,4 mill kr. Tabell 5 Foreløpig omstillingsutfordring Omstillingsutfordring 2014 (mill kr) Prognose 2013 (avvik fra styringsmål) 41,0 Positive tall= kostnader Negative tall= inntekter Sum korreksjon for engangseffekter ,0 Redusert overskuddskrav 1,0 Samhandlingreform, reduksjon basisramme ø hjelpssenger 3,3 Inntektsfordelingsmodell psykiatri og rus 6,1 Kompensasjon FIKS kostnadsføringer 3,5 Sum endrede eksterne inntektsforutsetninger 4,9 Ø hjelpssenger, kostnader 7,5 Økte IKT kostnader 30,0 Bortfall tilskudd sykestuesenger Nord Troms 9,3 Sum endrede eksterne kostnadsforutsetninger 28,2 Økte avskrivningskostnader 14,0 Reduserte renteinntekter 12,0 ABIKO 5,0 Økte pensjonskostnader ABIKO 1,5 OPIN bonusordning anestesi og operasjonssykepleiere 4,5 Økte kostnader Robot kirurgi 6,0 IKT kostnader internt 0,0 Ombygging ifm A fløy 5,0 Vedlikehold 5,0 Ombygginger 5,0 Økte leiekostnader (erstatning arelaer rødbrakka) 1,7 Diverse økte kostnader DES, (netto økning) 1,6 Til direktørens disposisjon/uforutsette kostnader 10,0 Sum endrede internt påførte økte utfordringer 71,3 Omstillingsutfordring UNN HF ,4 Tiltak 2014 (mill kr) Overhengseffekt tiltak reduserte senger psykiatri og rus 6,0 Overhengseffekt tiltak reduserte senger somatikk 8,3 Økte ISF inntekter (ihht budsjett 2013) 15,0 Nye blodgassinstrumenter (fordeles på klinikkene) 1,0 Medisinsk klinikk, mikrobiologen 5,0 Aktivitetsbasert bemanning med mer 132,3 SUM Nye tiltak som iverksettes i ,6 Uløst omstilling 22,2 Sak 80 side 12 6

89 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 7 av 14 Prognose Prognosen for 2013 er et budsjettmessig negativt avvik på 41 ± 10 mill kr. Underskuddsprognosen bygger på manglende økonomisk effekt av vedtatte innsparingstiltak og for høyt kostnadsnivå i enkelte klinikker og sentre, samt lavere ISF-inntekter enn budsjettert. Overskuddskrav fra RHF Helse Nords strategi for å sikre likviditet til å investere videreføres. Det følger av strategien at helseforetakene enkeltvis, og foretaksgruppen samlet, må planlegge med og realisere overskudd i driften. Resultatkravet for UNN for 2014 er vedtatt til 40 mill kr, 1 mill kr lavere enn for Redusert basisramme samhandlingsreformen I 2014 reduseres basisrammen med 3,3 mill kr. Dette overføres til HOD for å dekke deres andel (50 %) av finansiering av nye ø-hjelpssenger. Inntektsmodell psykisk helsevern og rusbehandling Oppdatering av pasientstrømmer medfører større endringer i helseforetakenes rammer enn forventet. NLSH HF behandler betydelig færre pasienter fra Helgelandsområdet enn tidligere, og aktivitetsendringen ved UNN er ikke like stor som forventet. Dette gir utslag i modellen ved at ressurser skal flyttes til Helgelandssykehuset fra øvrige foretak er opprinnelig siste år med innfasing av modellen. Sett i lys av at modellen skal gjennomgås og kvalitetssikres i løpet av høsten 2013, er gjenstående omfordeling tatt inn med 50 % vekt i Kompensasjon FIKS Investeringsrammen til FIKS er justert ned med bakgrunn i kostnadsføring av renter og felleskostnader. UNNs andel av dette blir kompensert fra Helse Nord. Ø-hjelpssenger kostnader I henhold til føringer fra Helse Nord budsjetteres det med 7,5 mill kr til finansiering av UNNs andel av ø-hjelpssenger. Økte IKT-kostnader I henhold til Helse Nord er det en økning i IKT-kostnadene for 2014 på 30 mill kr. Dette gjelder både driftskostnader (SLA), avskrivninger og lisenser. Bortfall tilskudd sykestuesenger Nord-Troms I dag finansierer UNN 9 sykestuesenger i Nord-Troms med 9,3 mill kr. Etter samhandlingsreformen kan ikke UNN lenger særbehandle kommunene i Nord-Troms sammenlignet med de andre kommunene i vårt lokalsykehusområde, da det vil medføre tilbud som ikke er likeverdige. For 2014 budsjetterer ikke UNN med disse kostnadene. Økte avskrivningskostnader De totale avskrivningskostnadene øker med 14 mill kr i Økningen gjelder oppstart avskrivning for renovering Narvik, og generell økning i forbindelse med investeringer i medisinsk teknisk utstyr. Reduserte renteinntekter Den totale investeringsrammen for 2014 er beregnet til 492 mill kr. Dette inkluderer oppstart av kostnadene for byggeprosjektene A-fløya og Pasienthotellet, samt risikoreduserende tiltak for Narvik sykehus. Det høye totale investeringsbeløpet medfører store utbetalinger og reduksjon av likviditeten, og dermed reduserte renteinntekter i forhold til 2013 på ca 12 mill kr. Sak 80 side 13 7

90 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 8 av 14 ABIKO Antall spesialsykepleierstudenter økes fra 65 til 80 høsten Helårseffekt av økningen for 2014 er beregnet til 5 mill kr. Økte pensjonskostnader ABIKO Som følge av økt antall studenter i 2013 økes pensjonskostnadene for Økningen er beregnet til 1,5 mill kr. OPIN bonusordning anestesi- og operasjonssykepleiere For å rekruttere anestesi- og operasjonssykepleiere er det vedtatt en bonusordning. Ordningen er beregnet å koste 4,5 mill kr årlig. Økte kostnader Robot-kirurgi Innføring av Robot-kirurgi har medført økte driftskostnader tilsvarende 6 mill kr årlig. Ombygging ifm A-fløy I forbindelse med bygging av A-fløya vil det være nødvendig med ombygginger i andre deler av sykehuset. Dette er ikke inkludert i investeringsrammen for A-fløya og må håndteres innenfor ordinære driftsmidler. Det foreslås å budsjettere med 5 mill kr til dette i Økt vedlikehold Vedlikeholdsbudsjettet for 2013 ble økt med 5 mill kr. Det ble samtidig planlagt en ytterligere opptrapping på 5 mill kr i 2014 for å være på et budsjettmessig nivå for verdibevarende vedlikehold, 40 mill kr pr år. Det er imidlertid ikke midler til å redusere opparbeidet vedlikeholdsetterslep. Ombyggingskostnader Det foregår kontinuerlige ombyggingsprosjekter i foretaket. Fra og med 2013 må ombyggingskostnader finansieres på samme måte som vedlikeholdskostnader, i driftsregnskapet. I 2013 ble det budsjettert med 5 mill kr til ombygginger. Det ble samtidig vedtatt å øke budsjettet med ytterligere 5 mill kr for Midlene disponeres av arealgruppa som prioriterer bruken av disse gjennom året. Økte leiekostnader (erstatning arealer rødbrakka) Når Rødbrakka i Breivika rives må kontorplasser leies eksternt. Kostnadene er beregnet til 1,7 mill kr. Diverse økte kostnader DES Nettoeffekt av kostnads- og inntektsendringer i DES for 2014 utgjør ca 1,6 mill kr: Økte leiekostnader for ambulansestasjoner (Ibestad, Bjarkøy og Rundhaug), 0,77 mill kr Økte leiekostnader parkering (Gimleveien), 1 mill kr Leie av lokaler under ombygging kjøkken (engangskostnader 2014), 0,25 mill kr Reduserte inntekter pga økt bruk av leiligheter til korttidsvikarer og etablering av rekrutteringsleiligheter, 0,75 mill kr Økte inntekter vedrørende utleie Åslandfeltet, 0,7 mill kr Reduserte driftskostnader Mellomveien 100, 0,45 mill kr Omstillingsutfordring UNN har en foreløpig omstillingsutfordring før tiltak på 145,4 mill kr. Sak 80 side 14 8

91 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 9 av Tiltak 2014 Foreløpig tiltaksliste utgjør 167,6 mill kr, som er 22,2 mill kr høyere enn foreløpig omstillingsutfordring. Disse midlene vil bli brukt i justering av klinikkvise innsparingskrav for 2014 når detaljarbeidet i den enkelte klinikk/senter er utført. Tabell 6 Tiltak 2014 Tiltak 2014 (mill kr) Overhengseffekt tiltak reduserte senger psykiatri og rus 6,0 Overhengseffekt tiltak reduserte senger somatikk 8,3 Økte ISF inntekter (ihht budsjett 2013) 15,0 Nye blodgassinstrumenter (fordeles på klinikkene) 1,0 Medisinsk klinikk, mikrobiologen 5,0 Aktivitetsbasert bemanning med mer 132,3 SUM Nye tiltak som iverksettes i ,6 Uløst omstilling 22,2 Overhengseffekt tiltak reduserte senger psykiatri og rus Allmennpsykiatrisk klinikk har lagt ned en sengepost, og kostnadene reduseres fra og med 1. juli Helårseffekten av tiltaket er 12 mill kr, og overhengseffekten for 2014 er 6 mill kr. Overhengseffekt tiltak reduserte senger somatikk Tiltaket med reduserte senger i somatikk skal gi besparelser på 4,2 mill kr i 2013 med fire måneders effekt. Ytterligere åtte måneders effekt i 2014 er beregnet til 8,3 mill kr. Økte ISF-inntekter Ca 15 mill kr av prognosen for UNN for 2013 gjelder lavere ISF-inntekter enn budsjettert. For 2014 budsjetteres det på samme nivå som 2013, i tråd med strategien om å opprettholde og få full effekt av tidligere vedtatte tiltak. Det vil bli utarbeidet konkrete tiltak for å nå dette målet i Nye blodgassinstrumenter Ny innkjøpsavtale bidrar til reduserte kostnader knyttet til innkjøp av blodgassinstrumenter. Medisinsk klinikk, mikrobiologisk avdeling Mikrobiologisk avdeling har økt inntektene hvert år fra I 2013 ble inntektskravet økt med 3 mill kr. Prognosen for 2014 er en økning utover budsjett på 7-8 mill kr. Deler av overskuddet skyldes ekstraordinær aktivitet vedrørende influensavaksine på starten av året. Inntektsbudsjett på Mikrobiologisk avdeling, Medisinsk klinikk, økes med 5 mill kr for Aktivitetsbasert bemanning med mer Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging var en av hovedsatsningene i budsjettarbeidet for 2013, og videreføres i Prosjektet innebærer en omfattende kulturendring i UNN når det gjelder driftsplanlegging generelt og bemanningsplanlegging spesielt. For å sikre en god implementering har det vært nødvendig å drive et utstrakt informasjonsarbeid og opplæring av ledere, tillitsvalgte, vernetjeneste og berørte stabsenheter i aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. Videre har forhandlingene med organisasjonene om nødvendige avtaler for å utarbeide periodiske planer vist seg å ta lenger tid enn planlagt. Sak 80 side 15 9

92 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 10 av 14 De fleste klinikkene har nå etablert det klinikkinterne prosjektet med avdelingsvise arbeidsgrupper og er godt i gang med planarbeidet for poliklinikker og sengeposter. De fleste klinikkene har nylig også startet arbeidet med aktivitetsbasert bemanningsplanlegging for legene. Arbeidet med samordning mellom de kirurgiske klinikkene og OPIN pågår. Periodeplanene for 2014 starter 16. desember 2013, og må dermed være ferdigstilt en måned før. Samtidig skal klinikkvise milepælsplaner for videre fremdrift i arbeidet være klare. Klinikkene skal i tillegg jobbe med å hente ut potensielle økonomiske effekter ved: gjennomgang av beredskap og vaktordninger rekruttering i faste stillinger arbeid med redusert sykefravær bedre utnyttelse av kapasiteten ved lokalsykehusene i Harstad og Narvik ved å overføre flere pasienter fra Tromsø redusert kontrollandel i poliklinikkene muligheter for eksempelvis jobbglidning i forbindelse med mangel på spesialsykepleiere gjennomgang av forbruksrater 5. Investeringsplan og bærekraftsanalyse Investeringsplaner Siste oppdaterte investeringsplan for UNN viser at investeringsrammen øker fra 492 mill kr i 2013 til 510 mill kr i 2014 og investeringsplan kan sees i tabell 7. Investeringer i UNN skal understøtte valgte strategier og bygge på foretakets verdigrunnlag (kvalitet, trygghet, respekt og omsorg). Investeringsplanene søkes avstemt mot langtidsbudsjett og strategiarbeid for øvrig. Det er en målsetting å fordele ressursene mellom investeringer og fortløpende drift på en slik måte at det er til beste for pasientbehandlingen i et langsiktig perspektiv. Tabell 7 Investeringsplan Investeringsplan Utvikling psykiatribehandling 50,0 Rehabilitering Narvik 141,0 Nytt Narvik sykehus 10,0 60,0 250,0 500,0 A fløy 66,0 200,0 290,0 290,0 200,0 159,0 Pasienthotell UNN 100,0 150,0 69,0 Tromsø undersøkelsen 5,0 5,0 5,0 Økt MTU 70,0 0,0 MTU, ambulanser, rehab med mer 110,0 105,0 100,0 70,0 100,0 150,0 150,0 150,0 200,0 Sum investeringsplan UNN 492,0 510,0 464,0 360,0 300,0 319,0 210,0 400,0 700,0 Endringene i investeringsplanen som gjelder UNN er: Utvikling psykiatribehandling 50 mill kr økning i investeringsrammen for utvikling av behandlingen innen psykisk helsevern. Dette gjelder bygningsmessig renovering og ombygging. Sak 80 side 16 10

93 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 11 av 14 Tromsø-undersøkelsen Det er bevilget 5 mill kr årlig i til investering i infrastruktur i forbindelse med undersøkelsen. UNN Narvik Av hensyn til likviditetsbelastningen og økonomisk bærekraft forskyves byggestart for nye Narvik sykehus til Investeringene knyttet til PET sentret er tatt ut av investeringsplanen til UNN og flyttet sentralt til RHF. Det tas også høyde for utvidelse av pasienthotellet med to ekstra etasjer, som medfører at investeringsrammen øker med 45 mill kr. Økningen i rammen legges på RHF nivå inntil endelig vedtak foreligger. Det gjøres oppmerksom på at rammer inntil p50 er tillagt helseforetakets rammer, mens rammer opptil p85 er lagt sentralt og kan bare utløses etter eksplisitt dialog med RHF. For UNN gjelder dette A-fløy og pasienthotell. 2 Bærekraftsanalyse Bærekraft defineres som foretakets evne til å håndtere de drifts- og kapitalkostnader som følge av investeringsbeslutninger. Investeringer medfører gjerne konsekvenser for inntekter, drifts- og kapitalkostnader, og er dermed viktig når store investeringsbeslutninger skal tas. Bærekraftsanalysen i henhold til vedtatt investeringsplan viser at omstillingsutfordringen varierer fra år til år. Summen av overskuddskrav og forventet resultat utgjør samlet omstillingsutfordring for UNN. I bærekraftsanalysen er det forutsatt at tiltaksplanen på 145 mill kr for 2014 gjennomføres med planlagt økonomisk effekt. Bærekraftanalysen er basert på følgende forutsetninger: Vedtatt investeringsplan fra Helse Nord RHF Investeringsramme p85 nye bygg Større byggeprosjekter prosjekter er 50 % lånefinansiert Det er beregnet 3,5 % rente på lån og egen likviditet Analysen er gjennomført i 2014 kroner Avskrivningstidene er satt til 30 år for Pasienthotellet og 26,4 år for øvrige bygg. Bærekraftsanalysen eksklusive PET-senteret viser at UNN vil ha bærekraft til de vedtatte investeringer bortsett fra en mindre utfordring i Likviditeten er positiv frem til Forskjellen på p50 og p85 sier noen om risikoen for overskridelser i prosjektet. Desto høyere verdi desto lavere risiko for overskridelser. P50 betyr at det er 50 % sannsynlighet for at prosjektet kan gjennomføres til en kostnad lavere enn budsjett og 50 % sannsynlighet for overskridelser. P85 betyr at det er 85 % sannsynlighet for at prosjektet kan gjennomføres til en kostnad lik eller lavere enn budsjett og 15 % sannsynlighet for at kostnadene vil overskride rammen. Sak 80 side 17 11

94 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 12 av 14 Tabell 8 Bærekraftsanalyse eksklusive PET Bærekraftanalyse UNN HF eksklusive PET (mill kr) Sum inntekter Sum driftskostnader ekskl. avskrivninger Sum avskrivninger Netto rentekostnader Totale kostnader Prognose, avvik fra budsjett inneværende år Økonomisk resultat Vedtatt resultatkrav Avvik fra resultatkrav, før effekter av vedtatte tilt Tiltaksplan Sum effekter tiltaksplan Uløst omstilling FØR resultatkrav Vedtatt resultatkrav Økonomisk resultat Årlig endring Tabell 9 Likviditetsanalyse eksklusive PET Likviditetsberegning eksklusive PET senteret Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat Avskrivninger/nedskrivninger Diff pensjonskostnad/premie Andre endringer i omløpsmidler/kortsiktig gjeld som påvirker likviditet Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Ubrukte investeringrammer tidligere år Investeringsbudsjett vedtatt investeringsplan Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbet ved opptak av lån A fløy Innbet ved opptak av lån PET senter Innbet ved opptak av lån Pasienthotell Innbet ved opptak av lån Narvik sykehus Avdrag lån Netto kontantstrøm fra finansieringsaktviteter Netto endring i kontanter IB UB Ramme for kassakreditt Sak 80 side 18 12

95 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 13 av 14 Bærekraftsanalysen inkludert PET-senteret viser at UNN vil ha mindre omstillingsutfordringer årene i 2016, 2020 og Likviditeten er positiv til og med 2018 før den gradvis forverres de neste årene. Tabell 10 Bærekraftsanalyse inklusive PET Bærekraftanalyse UNN HF inkl. PET (mill kr) Sum inntekter Sum driftskostnader ekskl. avskrivninger Sum avskrivninger Netto rentekostnader Totale kostnader Prognose, avvik fra budsjett inneværende år Økonomisk resultat Vedtatt resultatkrav Avvik fra resultatkrav, før effekter av vedtatte Tiltaksplan Sum effekter tiltaksplan Uløst omstilling FØR resultatkrav Vedtatt resultatkrav Økonomisk resultat Årlig endring Tabell 11 Likviditetsanalyse inklusive PET Likviditetsberegning inkl. PET senteret Kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Budsjettert resultat Avskrivninger/nedskrivninger Diff pensjonskostnad/premie Andre endringer i omløpsmidler/kortsiktig gjeld som påvirker likviditet Netto kontantstrøm fra operasjonelle aktiviteter Kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Ubrukte investeringrammer tidligere år Investeringsbudsjett vedtatt investeringsplan Netto kontantstrøm fra investeringsaktiviteter Kontantstrøm fra finansieringsaktiviteter Innbet ved opptak av lån A fløy Innbet ved opptak av lån PET senter , ,5 0 0 Innbet ved opptak av lån Pasienthotell Innbet ved opptak av lån Narvik sykehus Avdrag lån Netto kontantstrøm fra finansieringsaktviteter Netto endring i kontanter IB UB Ramme for kassakreditt Videre arbeid Sak 80 side 19 13

96 Sak 80/2013 Vedlegg 1 Side 14 av 14 Strategisk utviklingsplan For å håndtere kommende års omstillingsutfordringer jobbes det videre i foretaket med overgang fra døgn til dagbehandling, pasientforløpsarbeid, reduserte andel kontroller på poliklinikkene, aktivitetsbasert bemanningsplanlegging med mer. UNN har igangsatt arbeid med strategisk utviklingsplan, som vil gi føringer for prioriteringer og videre tiltaksarbeid, både på kort, mellom og lang sikt. Klinikkbudsjetter Klinikker og sentre med underskudd må håndtere det i egen klinikk. Hvis inngangshastigheten til 2014 er for høy, må det iverksettes tiltak slik at økonomien bringes under kontroll. I tillegg jobbes det med interne budsjettomfordelinger slik at regnskap og budsjett skal harmonisere bedre. Spesielt omfordeling av budsjettmidler til kjøp av utstyr og medisinske forbruksvarer skal prioriteres. Klinikkene jobber med periodiserte og harmoniserte plantall for aktivitet og kvalitet, samt oppdatering av dialogavtalen for I tillegg jobber den enkelte klinikk og senter med detaljerte tiltaksplaner i henhold til det som er beskrevet i denne saken. Rapportering til Helse Nord Helseforetakene skal levere oppdatert bærekraftsanalyse, redegjørelse for tilpasningsutfordringen i og tiltaksplan for å løse omstillingsutfordringen til Helse Nord RHF innen 16.september. Tilbakemeldingen skal være styrebehandlet i det enkelte HF styret. UNN har fått utsatt frist til etter styremøtet i UNN 30. september. Dersom styret godkjenner premissene for virksomhetsplanleggingen for 2014, samt oppdaterte bærekraftsanalyser oversendes saken til Helse Nord RHF i etterkant av styrebehandling. Styresak virksomhetsplanlegging 2014 Styret inviteres til å vedta virksomhetsplan for 2014 og investeringsbudsjett 2014 for UNN på styremøtet i desember. Sak 80 side 20 14

97 Sak 80/2013 Vedlegg 2 Side 1 av 7 Helseforetakene i Helse Nord Sendes kun per e-post Deres ref.: Vår ref.: 2012/50-34/ 110 Saksbehandler/dir.tlf.: Erling Bang, Sted/dato: Bodø, Budsjettbrev 1 Plan , inkludert rullering av investeringsplan Herved orienteres det om oppstart av Plan , inkludert rullering av investeringsplan. Helse Nord RHF ber om tilbakemelding på strategier og tiltak for å utvikle helsetilbudet i regionen frem til Det vises til Helse Nord RHFs styresak Plan , inkludert rullering av investeringsplan, styresak Investeringsplan revidert. Helse Nords vedtatte investeringsplan og plan skal rulleres i styremøte i Helse Nord RHF 19. juni Dette vil danne planpremissene for helseforetakenes budsjetter for perioden. Helseforetakene i Helse Nord inviteres med dette til å komme med innspill til plan og budsjettarbeidet. Innspill bes sendt Helse Nord RHF administrativt innen 24. mai. 2013, og styrebehandlet innen 6. juni Detaljert fremdriftsplan for budsjettarbeidet og frister følger av vedlegg. Mål for budsjettprosessen Viktige mål for budsjettprosessen er blant annet: langsiktig fokus som skal gi helseforetakene forutsigbarhet i planrammene sikre at hvert helseforetak og Helse Nord samlet har et økonomisk bærekraftig opplegg dialog mellom RHF og HF som skal gi helseforetakene mulighet for å komme med innspill en prosess hvor prioriteringer skjer ved rullering av planen i juni. Tilbakemelding fra helseforetakene Det vil bli avhold et arbeidsmøte (video) med hvert enkelt HF. Agenda står i vedlegg 1. Frist for administrativ tilbakemelding til Helse Nord RHF er 24. mai Frist for styrebehandling av tilbakemelding i HF-styrene er 6. juni HF-styrene bes om aktivt å ta stilling til og signalisere: økonomisk status og tilpasningsutfordringer neste 8 år. Dette krever en presentasjon til HFstyrene av langsiktige økonomiske utfordringer, økonomisk bæreevne av fremtidige investeringer og iverksetting av andre planer og tiltak. Drøfting av strategier og eventuelle 1 Sak 80 side 21

98 Sak 80/2013 Vedlegg 2 Side 2 av 7 nødvendige tiltak for å realisere økonomiske mål med bakgrunn i den langsiktige økonomiske analysen. I denne sammenheng må en særlig drøfte konsekvenser for ansatte og pasienttilbud. Vurdering av størrelsen og fordeling av anbefalt investeringsramme for perioden med særlig fokus på analyse av driftsøkonomiske konsekvenser av denne. Styrets innspill til justeringer av vedtatt investeringsplan Styrets innspill til driftsbudsjettet og forventninger om økt finansiering til nye vedtatte tiltak Vurdering av nivå og fremdrift av egen investeringsplan Innspill på driftstiltak som vil bidra til økt kvalitet på pasientbehandling, skape økonomisk handlingsrom eller bidra til gjennomføring av samhandlingsreformen. Helseforetakene må oppdatere bærekraftsanalyser, kontantstrøm og lånebehov på bakgrunn av investeringsplanen innen 24. mai. Foreløpige faglige planpremisser Helse Nord RHF har lagt følgende foreløpige føringer i planarbeidet. Helseforetakene inviteres til å komme med innspill. Kvalitet i pasienttilbudet Pasientsikkerhetsprogrammet o Innsatsområdene innen pasientsikkerhetsprogrammet (5-årig program), eks. trygg kirurgi, behandling hjerneslag, fall osv) Riktig behandling på riktig sted o telemedisin /tilpasset struktur til fremtidig teknologi o desentralisering av kontroller o samhandlingsreformen utvidelse av reformen til også og gjelde psykisk helse og tsb o overforbruk Kompetanse o e-læring o jobbglidning Lønnsomme investeringer o eksempelvis ENØK Helse Nord RHF planlegger tiltak på oppfølging av handlingsplanene for revmatologi, lunge- og nyresykdommer. Handlingsplan for kreftsykdommer er under arbeid. Nye handlingsplaner planlegges for fagområdene øye og hud samt ØNH. Plastikkirurgi skal styrkes. Det må vurderes om det behov for ytterligere styrking av fødselsomsorgen, gitt at det ikke blir endringer i nåværende organisering. Nye regionale handlingsplaner for rehabilitering og geriatri legges fram i Innen rus og psykiatri er det flere krav fra Helse- og omsorgsdepartementet som kan medføre kostnader: Til DPSdøgnfunksjonen mv. Økt satsing på forskning i henhold til vedtatt opptrappingsplan bør vurderes. Erfaringene fra Raskere tilbake ordningen må gjennomgås, og videreføring av gode tiltak vurderes. Kveldsåpne poliklinikker må vurderes, og aktuelle fagområder Psykisk helsevern kan være aktuelt. 2 Sak 80 side 22

99 Sak 80/2013 Vedlegg 2 Side 3 av 7 Økonomiske planpremisser Oppdatering av plan baseres på følgende premisser: Faglige premisser bygger på rullering og oppdatering av vedtatt plan revidert. Oppdatering av kriterieverdiene i somatikk modellen gjennomføres som vanlig. Det vil foretas vurdering av innfasing av særskilte bevilgninger i modellen, samt gjennomføres evaluering av modellen i løpet av Helse Nord legger til grunn en forventning om 1 % årlig realvekst i helsesektoren Helse Nord tar høyde for effekt av nasjonal inntektsmodell, dvs. forventning - 41mill kroner pr. år som følge av befolkningsendringer Det vil stilles krav til videre effektivisering for å øke handlingsrommet Fortsatt gradvis implementering av ny inntektsmodell for TSB og psykisk helsevern (full effekt fra ) Nærmere om rammer Tidligere vedtak om å fordele 21 mill kroner vil bli fulgt opp, se tabell 3 I tilegg viser foreløpig fremskrivning at Helse Nord vil ha et ytterligere økonomisk handlingsrom opp mot 100 mill kroner stigende til mill kroner i slutten av perioden Når det gjelder ny investeringer må dette håndteres gjennom og omprioritere vedtatt investeringsplan eller disponere det økte handlingsrommet som de realiserte overskudd i Helse Nord vil gi. Resultatkrav og investeringer Resultatkrav HF Med bakgrunn i bærekraftsanalysene som gjennomføres vil vedtatte resultatkrav gjennomgås og vurderes. Rullering investeringsplan Rullering av investeringsplan tar utgangspunkt i vedtatt investeringsplan All kommunikasjon om investeringsplan og endringer tar utgangspunkt i vedtatt investeringsplan som fremkommer av vedlagte oversikt. Med vennlig hilsen Hilde Rolandsen signert Eierdirektør Jann-Georg Falch signert Økonomidirektør Vedlegg 1 Videre fremdriftsplan budsjettprosess Vedlegg 2 Vedtatt investeringsplan Vedlegg 3 Nye tiltak i planperioden 3 Sak 80 side 23

100 Sak 80/2013 Vedlegg 2 Side 4 av 7 Vedlegg 1 Videre fremdriftsplan budsjettprosess April 2013 Budsjettmøter i forbindelse med oppfølgingsmøter, avklaringer av forventninger, budsjettpremisser og føringer Agenda: 1. Gjennomgang av fremdrift i investeringsplanen a. Herunder årlig investeringsramme b. Tidspunkt for overføring fra anlegg under utførelse til bruk (avskrivninger med mer) 2. Resultatkrav 3. Likviditet og lånebehov 4. Økonomisk bærekraft i foretaket 5. Dokumentasjonskrav for nye forslag til investeringer (investeringsanalyse) 6. Dokumentasjonskrav til nye ønsker om driftstiltak 7. Andre forhold 24. mai 2013 Frist for administrativt innspill fra helseforetakene til rullering 4- årig budsjett, inkl rullering investeringsplan. Helseforetakets bærekraftsanalyse skal være oppdatert for å sikre konsistens med rullering investeringsplan 6. juni 2013 Frist for HF-styrebehandling av innspill til rullering 4- årig budsjett, inkl rullering investeringsplan og bærekraftsanalyse 19. juni 2013 RHF-styret behandler styresak om Plan/Budsjett neste 4 år, inkl rullering investeringsplan neste 8 år 10./11. okt 2013 Budsjettmøter i forbindelse med oppfølgingsmøter 14. oktober Statsbudsjett 2014 Ca xx. okt 2013 Oppdatert bærekraftsanalyse, likviditetsprognose og samlet tiltaksplan for å nå fastsatt resultatkrav for neste år (administrativt behandlet) oversendes Helse Nord RHF. Innspill til Statsbudsjett år n+2 sendes RHF. 4 Sak 80 side 24

101 Sak 80/2013 Vedlegg 2 Side 5 av oktober RHF-styret behandler sak om rammer/føringer og midlertidig oppdragsdokument desember Frist for endelig budsjettbehandling i Helseforetaksstyret Februar 2014 Konsolidert budsjett behandles i RHF-styret. 5 Sak 80 side 25

102 Sak 80/2013 Vedlegg 2 Side 6 av 7 Vedlegg 2 Investeringsrammer Sak 80 side 26

103 Sak 80/2013 Vedlegg 2 Side 7 av 7 Prioritering av nye tiltak i planperioden. Vedlegg 3 Forslag til prioritering Økt overskudd RHF for å øke investeringene Styrke regionale kompetansesentre Miljølab UNN Kompetansesenter NLSH Kompetansesenter Valnesfjord Inkontinenssenter Tromsø undersøkelsen Svalbard Økt kjøp Private Bryst rekonstruksjon Kreftplan Lungeplan Nyreplan Revmatologi Pasientsikkerhet Sum forslag Sak 80 side 27

104 Sak 80/2013 Vedlegg 3 Helseforetakene i Helse Nord SENDES KUN PER E-POST Deres ref.: Vår ref.: 2013/163 9/ 123 Saksbehandler/dir.tlf.: Jan Petter Monsen, Sted/dato: Bodø, Budsjettbrev 2 Planforutsetninger Styret i Helse Nord behandlet i møte 20. juni 2013 styresak Plan , inkl. rullering av investeringsplan. Dette brevet redegjør for budsjettpremisser , investeringsplan og krav til budsjettprosessen for budsjett Inntektsrammer, investeringsrammer, resultatkrav og prioriteringer for er gjenstand for årlig rullering. For utfyllende informasjon vises det til styresak, utredning og endelige vedtak som følger vedlagt. Helseforetakene må oppdatere og styrebehandle sine bærekraftsanalyser i henhold til Helse Nords spesifikasjon innen 16. september 2013, med de endringer i rammebetingelsene som følger av vedlagte plan I denne forbindelse bes det om at helseforetaksstyrene orienteres om føringer og premisser i Plan Helse Nord RHF vil ettersende ytterligere konkrete premisser for oppdatering av bærekraftsanalysene i eget notat, herunder fremskrivning av inntektsrammer. Tidligere år har Helse Nord RHF utarbeidet egne saker med investeringsplanen, budsjettpremisser og midlertidig oppdragsdokument. Plan for Helse Nord , med rullering av investeringsplan forener alle disse, og Plan erstatter dermed midlertidig oppdragsdokument (MOD) for Mål, aktivitet og prioritering Styret i Helse Nord RHF vurderer Helse Nords viktigste mål for planperioden å være: 1. Realisere kvalitetsstrategien 2. Utvikle helsetjenesten og prioritere i tråd med føringer 3. Implementere samhandlingsreformen 4. Sikre tilstrekkelig og kvalifisert personell 5. Økonomisk kontroll og konsolidere økonomisk handlingsrom 6. Oppgradere og utvikle bygg og utstyr i samsvar med faglig utvikling Vedlagte Plan for Helse Nord , med rullering av investeringsplan redegjør for Helse Nords strategi og tiltak for å realisere målene. Helse Nord RHF Sjøgata 10 Postadresse: Telefon: E-post: postmottak@helse-nord.no 8038 Bodø 8038 Bodø Telefaks: Sak Internett: 80 side 28 Org.nr:

105 Sak 80/2013 Vedlegg 3 Side 2 av 8 Aktiviteten skal tilpasses krav i årlige oppdragsdokumenter om ventetider, fjerning av fristbrudd. Prioritering av fagområder og tjenestetilbudet skal være i tråd med føringer i regionale fagplaner og nasjonale føringer. Det er fortsatt et mål å vri tilbudene fra inneliggende behandling til poliklinisk behandling og dagbehandling. Indremedisinske tilbud og ø hjelp skal tilpasses i henhold til gjennomføring av samhandlingsreformen. Tiltakene innen kronikerbehandling ses i nær sammenheng med behov som følger av samhandlingsreformen. Omstillingen innen psykisk helsevern skal fullføres, slik at distriktspsykiatriske senter (DPS) blir satt i stand til å ivareta alle allmennpsykiatriske funksjoner. Omleggingen gjelder også nye funksjoner, herunder akuttfunksjoner gjennom døgnet og rusbehandling. Økonomisk bærekraft De foreløpige bærekraftsanalysene viste at helseforetakene står ovenfor store omstillingsutfordringer, når nye bygg tas i bruk. Styret i Helse Nord RHF har derfor besluttet å styrke helseforetakenes rammer på bekostning av sentrale reserver. Konkret er følgende vedtatt: Kapitalkompensasjon for større prosjekter er økt (sentralt overskudd redusert). Dette styrker driften i helseforetakene på kort sikt, men medfører at vi på lengre sikt reduserer investeringsambisjonene. Helseforetakenes rammer gis en generell styrking. Resultatkrav for UNN og NLSH er redusert. Helgelandssykehusets resultatkrav er skjerpet med bakgrunn i helseforetaksstyrets ønske om å styrke økonomien for å kunne videreutvikle helseforetaket på lang sikt og øke investeringsnivået på kort sikt. Kapitalkompensasjon Styret har vedtatt å holde tilbake deler av Helse Nords inntekter for å finansiere økte kostnader som følge av investeringer og oppgradering av bygg, utstyr og anlegg. Inntektene fordeles gradvis til helseforetakene (kapitalkompensasjon) etter hvert som avskrivningene fra de store byggeprosjektene belaster regnskapene. Følgende justeringer er vedtatt: Kapitalkompensasjon til NLSH Vesterålen reduseres fra 20 mill kr til 10 mill kr i 2014 som følge av senere innslag av avskrivninger. Opprinnelig planlagt nedtrapping av kompensasjon til NLSH Bodø fjernes ( 8 mill kr) og kompensasjonen beholdes på 76 mill kr i perioden Kapitalkompensasjon til UNN A fløy flyttes fra 2017 til 2019 og økes med 10 mill kr til 20 mill kr. Kapitalkompensasjon til Helse Finnmark Kirkenes økes med 5 mill kr til 25 mill kr. Det legges inn 12,5 mill kr i 2018 som følge av forventet innslag av avskrivninger. Sak 80 side 29

106 Sak 80/2013 Vedlegg 3 Side 3 av 8 Kapitalkompensasjon (1000 kr) Nordlandssykehuset Bodø Nordlandssykehuset Vesterålen UNN Narvik UNN Tromsø Helse Finnmark Kirkenes Helse Finnmark Hammerfest Sum Endring i helseforetakenes inntektsrammer Oppdaterte planpremisser gir et estimert økonomisk handlingsrom i størrelsesorden 180 mill kroner i 2014 stigende til 400 mill kroner i Det er satt av 45 mill kroner i 2014 stigende til 70 mill kroner i 2017 til å følge opp faglig utvikling. Disse vil prioriteres i løpet av videre budsjettprosess. For å styrke driftsøkonomien i helseforetakene fordeles 30 mill kroner i 2014 stigende til 160 mill kroner i Det vises til vedlagte plan for nærmere beskrivelser for disponeringer og endringer i helseforetakenes inntektsrammer. Resultatkrav Planleggingen av budsjett skal skje med utgangspunkt i de økonomiske styringsmål som er fastsatt av styret. I sum er det vedtatt et budsjettert overskudd på 457 mill kr for foretaksgruppen i Resultatkrav pr helseforetak for er fastsatt slik: Resultatkrav i planperioden (i 1000 kr) Helse Nord RHF inkl IKT Helse Finnmark HF UNN HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF Sum Budsjettet som vedtas av helseforetakenes styrer innen desember 2013 skal være i tråd med vedtatt resultatkrav. Det er helt nødvendig at helseforetakene og Helse Nord RHF realiserer planlagte resultatkrav. Dersom ikke resultatkravene realiseres som forutsatt, må gjennomføringen av investeringsplanen justeres. Økonomisk bærekraft og plan for omstilling I RHF styremøtet 30. oktober 2013 skal styret behandle rammer og premisser for I denne saken vil adm. direktør redegjøre for helseforetakenes langsiktige økonomiske bærekraft og plan for å nå resultatkravet. I samme møte vil det bli gjort vurderinger om endringer i lånemulighetene gir grunnlag for å justere investeringsplanen. Helseforetakene må derfor oppdatere og styrebehandle sine bærekraftsanalyser i henhold til Helse Nords spesifikasjon innen 16. september 2013, med de endringer i rammebetingelsene Sak 80 side 30

107 Sak 80/2013 Vedlegg 3 Side 4 av 8 som følger av vedlagte plan Ytterligere premisser for oppdatering av bærekraftsanalysene, herunder fremskrivning av inntektsrammer fra Helse Nord RHF ettersendes i eget notat. Følgen de skal inkluderes i helseforetakets tilbakemelding 16. september: Oppsummering av omstillingsutfordring Oppdatert bærekraftsanalyse Oppsummering av identifiserte tiltak med effekter og risikovurdering i henhold til mal Oversikt over identifiserte omstillingstiltak: o planlagt dato for iverksettelse beregnet økonomisk effekt i 2014 og påfølgende 3 år med risikovurdering o evt. konsekvenser for pasienter og ansatte o om tiltaket medfører et investeringsbehov og hvordan dette håndteres innenfor vedtatt investeringsramme o om tiltaket berører andre parter ( andre HF, primærhelsetjenesten etc.) o om tiltaket er i strid med føringer i oppdragsdokument o om tiltaket må avklares med RHF o om tiltaket er styrebehandlet Helseforetakets budsjettopplegg skal drøftes med tillitsvalgte. Basisrammer Regulering for pris og lønnsvekst vil videreføres til helseforetakene i tråd med statsbudsjettet. Før pris og lønnsvekst er følgende rammer tildelt for 2014: Sak 80 side 31

108 Sak 80/2013 Vedlegg 3 Side 5 av 8 Basisramme 2014 (1000 kr) RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Vedtatt ramme Nasjonal inntektsmodell estimat Forventet realvekst Reserver og avslutning prosjekter RHF Endringer gjestepasientoppgjør mellom regioner Liverpool Care Pathway Engangsbevilgning radiologi MR SSJ HDO nødnett Kapitalkompensasjon Vesterålen Kreftplan Lungeplan Nyreplan Revmatologi Pasientsikkerhet Styrking regionale kompetansesentra Miljøgiftsenter Nasj.komp.senter for klinisk pasientsikkerhet Svalbard, bortfall av gjestepasientinntekter Nasjonal komp.tjeneste for barn og unge med funksjonsneds Nasjonal komp.tjeneste for inkontinens og bekkenbunnsyk Tromsø 7 undersøkelse Drift av nasjonale registre, nakke/rygg register og HISREG Brystrekonstruksjon Fagansvarlig helsefaglærlinger Samarbeidsprosjekt e læring i hjemmerespiratorbehandling Nytt Ambulansehelikopter Hålogaland Samhandlingsreform Ø hjelp Inntektsmodell psykisk helsevern Inntektsmodell TSB Styrking HF (inntektsmodell somatikk) Kompensasjon kostnadsføringer FIKS Kompensasjon FIKS deltakelse Prosjekter RHF Utredning utvikling Helgelandssykehuset Styrking forskning Sum basisramme Øvrig ramme 2014 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Omlegging arbeidsgiveravgift Sykestueprosjekt Kvalitetsregistre Tilskudd til turnustjeneste SUM Øremerket tilskudd 2014 RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum NST Senter for antibiotikaresistens (nasjonal tjeneste) NMK (nasjonal tjeneste) 0 0 Nasjonal komp.tjeneste for barn og unge med funksjonsneds Nasjonal komp.tjeneste for inkontinens og bekkenbunnsyk Nasjonal kompetansetjeneste for døvblinde Ufordelt kompetansesentra Rusmestringsenhet Fengsel Rusmestringsenhet Fengsel Forskning resultatbasert Forsøksordning tannhelsetjenester Barn som pårørende SUM Planrammer for perioden per helseforetak fremkommer i eget skriv om detaljerte budsjettpremisser. Investeringsplan Oppdaterte investeringsrammer for planperioden fremgår av vedtak 9 i styresaken. Det gjøres oppmerksom på at rammer inntil p50 er tillagt helseforetakets rammer, mens rammer opptil Sak 80 side 32

109 Sak 80/2013 Vedlegg 3 Side 6 av 8 p85 er lagt sentralt og kan bare utløses etter eksplisitt dialog med RHF. Dette gjelder for A fløy Tromsø, Kirkenes sykehus og pasienthotell. Bærekraftsanalysene skal baseres på p85. Helseforetaket bes om å vurdere/gi innspill på evt. forslag til justeringer av fremdrift/likviditetsbelastning i vedtatt investeringsplan. Investeringsplan er oppdatert med følgende: Helse Finnmark Kirkenes For å ta høyde for prisjustering og byggelånsrenter for Helse Finnmark Kirkenes er investeringsrammen økt med 200 mill kroner til 1,4 milliarder kr inkl. byggelånsrenter og prisstigning i byggeperioden. Utvikling psykiatri behandling/unn Tromsø, Åsgård Investeringsrammen økes med 50 mill kr til bygningsmessig renovering/ombygging. Tromsø undersøkelsen Det er bevilget 5 mill kroner årlig i til investering i infrastruktur i forbindelse med undersøkelsen. ENØK Det settes av 15 mill kr i to år (2014 og 2015) til gjennomføring av lønnsomme ENØK prosjekter. Rammene fordeles i egen prosess. FIKS Investeringsrammene til FIKS er gjennomgått og justert ned med bakgrunn i kostnadsføring av renter og felleskostnader/programledelse. Endring pasienthotell UNN Det tas høyde for en utvidelse av planlagt pasienthotell (2 ekstra etasjer). Investeringsrammen økes med 45 mill kroner til 420 mill kroner. Rammen legges til RHF styrets disposisjon inntil endelig vedtak foreligger. PET Investeringsrammen til etablering av PET senter økes med 224 mill kroner til 400 mill kr for å legge til rette for forskning og utvikling med mer. Oppstart av prosjektet skyves noe i tid (oppstart 2016). Legevakt Lofoten Investeringsrammen til Nordlandssykehuset økes med 17 mill kroner i 2014, se styresak for mer informasjon. Utvikling Helgelandssykehuset Helgelandssykehuset har igangsatt utredning av fremtidig utvikling av helseforetaket. Det tas høyde for investeringer i slutten av planperioden. Sak 80 side 33

110 Sak 80/2013 Vedlegg 3 Side 7 av 8 Kliniske kontorplasser Bodø Det tas høyde for ytterligere investeringer i forbindelse med kliniske kontorplasser i Bodø ved å legge et beløp til RHF styrets disposisjon. Før denne rammen kan disponeres, må Nordlandssykehuset legge frem en bærekraftig omstillingsplan. MTU Alta, Helse Finnmark Investeringsrammen til anskaffelse av medisinteknisk utstyr i blant annet Alta utvides med 20 mill kroner i Det vises til vedtakspunkt 10 hvor styret i Helse Nord RHF ber om å bli orientert om planlagt bruk av 20 mill kroner til medisinskteknisk utstyr i Alta, så snart dette er utredet. UNN Narvik Av hensyn til likviditetsbelastning og økonomisk bærekraft forskyves byggestart Narvik sykehus til Andre forhold Inntil oppdatert informasjon foreligger, skal pensjonskostnader budsjetteres slik: pensjonskostnad 2013 (vedtatt budsjett) + lønns og prisvekst Besparelsen i 2013 forventes ikke videreført. Helseforetakene skal foreløpig legge til grunn estimat på 3,0 % lønns og prisvekst for Helseforetakene bør foreløpig legge til grunn en rente på 3,2 % for kassakreditt og 3,0 % for innskudd i Gjenstående avklaringer Følgende avklaringer foretas senere: Forskningsmidler fordeles i egen sak. Konsekvenser av statsbudsjettet som lønns og priskompensasjon, evt. takstenderinger, nye funksjoner osv vil avklares medio oktober. Estimerte kostnader for administrative og kliniske systemer fremkommer av detaljerte budsjettpremisser. Vedlikehold Helseforetaket må styrke prioriteringen av vedlikehold i driftsbudsjett 2014 og videre i planperioden. Det vises til Oppdragsdokument 2014 punkt 10.3 hvor helseforetakene pålegges å følge opp vedlikeholdstiltak for slik de kommer frem gjennom samordning av vedlikeholdsplanen, driftsbudsjett og investeringsplan. Videre framdriftsplan og frister for budsjettprosessen 2014: Budsjettmøter til høsten vil bli koordinert med oppfølgingsmøter. Sak 80 side 34

111 Sak 80/2013 Vedlegg 3 Side 8 av september 2013: Oppdatere og styrebehandle bærekraftsanalysen med de endringer i rammebetingelsene som følger av denne saken og detaljerte budsjettpremisser. Maler som skal benyttes for fremstilling av tall for effekter av tiltak med mer ettersendes. 14. oktober 2013: Statsbudsjettet legges fram. Informasjonsmøte per telefon tentativt 15. oktober. 17. oktober 2013: Frist for innspill til Statsbudsjett oktober 2013: Styret i Helse Nord RHF fastsetter endelige budsjettramme for 2014/overslagsbevilgninger. 19. desember 2013: Frist for endelig budsjettbehandling i helseforetakene Budsjettet skal baseres på avstemte tall for internt kjøp og salg med andre helseforetak. Betaling til HN IKT for tjenester i 2014 skal være innarbeidet i helseforetakets budsjettforslag og avtaler med HN IKT skal være inngått og signert før budsjettet vedtas i helseforetaket. Frist for innsending av plantall for aktivitetsnivå i 2014 (mal ettersendes). Innen Innsatsstyrt finansiering og poliklinisk virksomhet skal det budsjetteres innenfor overslagsbevilgninger. 8. januar 2014: Frist for innlegging av detaljbudsjett og funksjonsbudsjett i økonomisystem. Budsjettet skal være avstemt mot øvrige helseforetak og være innlagt med korrekte HF koder i Økonomisystem. 5. februar 2014: Styret i Helse Nord vedtar konsolidert budsjett for foretaksgruppen Med vennlig hilsen Lars Vorland signert Administrerende direktør Hilde Rolandsen signert Direktør for Eieravdelingen Sak 80 side 35

112 Sak 80/2013 Vedlegg 4 Møtedato: 20. juni 2013 Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: /163 Jann Georg Falch, Bodø, Styresak Plan , inkl. rullering av investeringsplan Sakspapirene var ettersendt. Formål Denne saken fastsetter forutsigbare budsjettpremisser for planlegging i helseforetakene. Dette skal bidra til at tjenesteinnhold og utøvelse bygger på våre grunnverdier: Kvalitet i prosess og resultat. Trygghet i tilgjengelighet og omsorg. Respekt i møtet med pasienten. Tidligere år har Helse Nord RHF utarbeidet egne saker med investeringsplanen, budsjettpremisser og midlertidig oppdragsdokument. Plan for Helse Nord , med rullering av investeringsplan forener alle disse. Handlingsalternativer med konsekvenser Adm. direktør vurderer Helse Nords viktigste mål for planperioden å være: 1. Realisere kvalitetsstrategien 2. Utvikle helsetjenesten og prioritere i tråd med føringer 3. Implementere samhandlingsreformen 4. Sikre tilstrekkelig og kvalifisert personell 5. Økonomisk kontroll og konsolidere økonomisk handlingsrom 6. Oppgradere og utvikle bygg og utstyr i samsvar med faglig utvikling Vedlagt Plan for Helse Nord , med rullering av investeringsplan redegjør for Helse Nords strategi og tiltak for å realisere målene. Handlingsrom og prioritering Helse Nord skal videreutvikle og forbedre helsetilbudet. Samtidig skal foretaksgruppen ha økonomisk overskudd (sette av nok penger) i en periode for å sikre økonomisk bærekraft og likviditet til å gjennomføre investeringene. Overskridelser av budsjettene betyr mindre penger til å investere for og utsettelse av prosjekter. Oppdaterte planpremisser gir et estimert økonomisk handlingsrom i størrelsesorden 180 mill kroner i 2014 stigende til 400 mill kroner i Det foreslås å disponere midler til å følge opp faglig utvikling (45 mill kroner i 2014 stigende til 70 mill kroner i 2017) og å styrke driftsøkonomien i helseforetakene (30 mill kroner i 2014 stigende til 160 mill kroner i 2017). Premissene for investeringsplanen er oppdatert (resultatkrav, periodisering av likvidbelastning, avskrivninger og låneopptak). Dette gir rom for å øke Sak 80 side 36

113 Sak 80/2013 Vedlegg 4 investeringsvolumet noe i planperioden, men ikke det omfanget som spilles inn fra helseforetakene. I planen foreslås ytterligere investeringsrammer på 319 mill kroner i perioden I tillegg utvides planen med ett år (2021), og det innarbeides dermed ytterligere 1,27 mrd kroner. Innarbeide beregnet prisstigning (Helse Finnmark Kirkenes) og behovet for å utvide prosjekter i Nordlandssykehuset HF (NLSH) og Universitetssykehuset Nord Norge HF (UNN) gjør det nødvendig å forskyve oppstart av andre prosjekter. Konkret foreslås etablering av PET senter i Tromsø skjøvet til 2016 og byggestart UNN Narvik i 2019 som opprinnelig planlagt. Bærekraftsanalysene viser at helseforetakene står ovenfor store omstillingsutfordringer, når nye bygg tas i bruk. Ingen helseforetak har pr. i dag et økonomisk forsvarlig opplegg på plass for å håndtere kostnadene som kommer, når nye bygg er ferdigstilt. NLSH har ikke bærekraftige omstillingsplaner på plass for prosjektet i Bodø, og Helse Finnmark HF har ikke et opplegg for å håndtere prosjektet i Kirkenes. UNN vurderes til å ha økonomi til å bære A fløy og pasienthotell, men det er usikkerhet knyttet til ytterligere prosjekter. Sykehusapotek Nord HF har pr. i dag ikke et ferdig opplegg for å håndtere planlagt utbygging. Adm. direktør vurderer at omstillingsutfordringene fremover blir så store at rammene til h elseforetakene bør styrkes på bekostning av sentrale reserver. Konkret foreslås det at: Resultatkravene bør justeres. Resultatkrav for UNN og NLSH foreslås redusert. Kapitalkompensasjon for større prosjekter foreslås økt (redusere sentralt overskudd). Dette styrker driften i helseforetakene på kort sikt, men medfører at vi på lengre sikt reduserer investeringsambisjonene. Helseforetakenes rammer gis en generell styrking. Dette vil i sum medføre at Helse Nord RHFs muligheter for å utvide og styrke tilbudet i fremtiden svekkes. I tillegg vil helseforetakenes muligheter til å håndtere nye investeringer svekkes på lang sikt. Etter styrebehandling av planen vil helseforetakene få oppdaterte premisser og utarbeide nye bærekraftsanalyser som en del av forberedelsene til budsjett Mulighetene til å øke investeringsrammene til medisinteknisk utstyr (MTU) reduseres av foreslåtte løsning. Oppnår helseforetakene sine resultatmål, er det likevel et potensial. Da kan investeringsrammene økes med ca. 785 mill kroner i perioden. Resultatkravet for Helgelandssykehuset HF foreslås skjerpet for å kunne øke investeringer, blant annet til utstyr. Investeringsbeslutninger skal følge vedtatte konsernbestemmelser. Dette innebærer at helseforetakene skal utvikle bærekraftige omstillingsplaner for virksomheten. Dette er en forutsetning for å kunne gjennomføre investeringsplanen. Sak 80 side 37

114 Sak 80/2013 Vedlegg 4 Medbestemmelse Plan , inkl rullering av investeringsplan vil bli drøftet med de konserntillitsvalgte og konsernverneombud i Helse Nord RHF, den 19. juni Protokoll fra drøftingsmøtet vil bli lagt frem ved møtestart. Brukermedvirkning Budsjett 2014 første gjennomgang av plan og premisser, plan , inkl. rullering av investeringsplan ble behandlet i det Regionale Brukerutvalget i Helse Nord RHF, den 5. juni 2012, jf. RBU sak Følgende vedtak ble fattet: 1. Regionalt brukerutvalg tar informasjonen om plan til orientering. 2. Regionalt brukerutvalg slutter seg til strategiene for å utvikle helsetilbudet i regionen. 3. RBU ber om at det vurderes å etablere brukerkontorer på sykehusene for å styrke likemannsarbeidet. Konklusjon Plan for Helse Nord , med rullering av investeringsplan redegjør for Helse Nords viktigste mål i planperioden og adm. direktørs strategi og tiltak for å realisere disse. Det tas høyde for ytterligere økte investeringer i planperioden. Disse kan utløses når det foreligger bærekraftige omstillingsplaner for virksomheten. Samtidig disponeres mer ressurser til å styrke driften i helseforetakene. Dette reduserer overskuddet i RHF og svekker investeringsmulighetene noe på lengre sikt. Helseforetakene må utvikle bærekraftige omstillingsplaner for virksomheten. Omstillingsutfordringer ved alle investeringsprosjekter må tydeliggjøres ved behandling i helseforetaksstyrene, slik at alle er kjent med innhold og omfang av omstillingsbehov og konsekvenser for driften. Plan og budsjettpremisser for er i hovedsak lagt i saken, men vil finjusteres etter fremlegging av forslag til Statsbudsjett Samlet skal disse planforutsetningene legges til grunn for virksomheten og gi grunnlag for et langsiktig planarbeid i helseforetakene. Den omfattende satsing på utvikling av helsetjenestene og investeringsnivået er basert på fortsatt økonomisk kontroll. Helse og omsorgsdepartementet har gitt signaler om at lånegrad og avdragstid forandres, og dette kan få betydning for oppstarten av enkelte byggeprosjekter. Dette vil vi komme tilbake til i løpet av høsten 2013, etter at helseforetakene har oppdatert og styrebehandlet sine bærekraftsanalyser. Styret i Helse Nord RHF inviteres ti l å fatte følgende vedtak: 1. Styret i Helse Nord RHF vedtar Plan for Helse Nord , med rullering av investeringsplan Sak 80 side 38

115 Sak 80/2013 Vedlegg 4 2. Planforutsetningene i saken skal legges til grunn for virksomheten og gi grunnlag for et langsiktig planarbeid i helseforetakene. De viktigste målene for planperioden er å realisere kvalitetsstrategien, utvikle helsetjenesten og prioritere i tråd med føringer, implementere samhandlingsreformen, sikre tilstrekkelig og kvalifisert personell, økonomisk kontroll og konsolidere økonomisk handlingsrom, og å oppgradere/utvikle bygg og utstyr i samsvar med faglig utvikling. 3. Resultatkrav for fastsettes slik: Resultatkrav i planperioden (i 1000 kr) Helse Nord RHF inkl IKT Helse Finnmark HF UNN HF Nordlandssykehuset HF Helgelandssykehuset HF Sykehusapotek Nord HF Sum Basisrammer for 2014 justeres for forholdene nevnt i saken og fastsettes slik (1000 kr): Basisramme 2014 (1000 kr) RHF Styrets disp Finnmark UNN NLSH Helgeland Sum Vedtatt ramme Nasjonal inntektsmodell estimat Forventet realvekst Reserver og avslutning prosjekter RHF Endringer gjestepasientoppgjør mellom regioner Liverpool Care Pathway Engangsbevilgning radiologi MR SSJ HDO nødnett Kapitalkompensasjon Vesterålen Kreftplan Lungeplan Nyreplan Revmatologi Pasientsikkerhet Styrking regionale kompetansesentra Miljøgiftsenter Nasj.komp.senter for klinisk pasientsikkerhet Svalbard, bortfall av gjestepasientinntekter Nasjonal komp.tjeneste for barn og unge med funksjonsneds Nasjonal komp.tjeneste for inkontinens og bekkenbunnsyk Tromsø 7 undersøkelse Drift av nasjonale registre, nakke/rygg register og HISREG Brystrekonstruksjon Fagansvarlig helsefaglærlinger Samarbeidsprosjekt e læring i hjemmerespiratorbehandling Nytt Ambulansehelikopter Hålogaland Samhandlingsreform Ø hjelp Inntektsmodell psykisk helsevern Inntektsmodell TSB Styrking HF (inntektsmodell somatikk) Kompensasjon kostnadsføringer FIKS Kompensasjon FIKS deltakelse Prosjekter RHF Utredning utvikling Helgelandssykehuset Styrking forskning Sum basisramme Gjenstående omfordeling mellom helseforetakene som følge av innfasing av inntektsmodell for psykisk helse tas inn med 50 % vekt i Sak 80 side 39

116 Sak 80/2013 Vedlegg 4 6. Styret understreker at det er helt nødvendig at helseforetakene og Helse Nord RHF realiserer planlagte resultatkrav. Dersom ikke resultatkravene realiseres som forutsatt, må gjennomføringen av investeringsplanen justeres. 7. Helseforetakene må oppdatere og styrebehandle sine bærekraftsanalyser i henhold til Helse Nords spesifikasjon innen 16. september 2013, med de endringer i rammebetingelsene som følger av denne saken. 8. Omstillingsutfordringer ved alle store investeringsprosjekter i regionen må tydeliggjøres i drøfting med tillitsvalgte og behandling i helseforetaksstyrene, slik at alle er kjent med innhold og omfang av omstillingsbehovene og konsekvenser for driften av sykehus i regionen. Sak 80 side 40

117 Sak 80/2013 Vedlegg 4 9. Styret vedtar investeringsplanen for perioden slik: Investeringsplan Tidligere år Totale rammer inkl prisstigning til ferdigstillelse og byggelånsrenter Helse Finnmark HF Rus institusjon Spesialist poliklinikk Karasjok Spesialist senter Alta Tiltak Hammerfest Kirkenes Kirkenes nybygg Hammerfest nybygg Økt MTU MTU, ambulanser, rehab med mer Sum Helse Finnmark UNN HF Utvikling RUSbehandling Utvikling psykiatri behandling/åsgård Rehabilitering Narvik Nytt sykehus Narvik A fløy Tromsø undersøkelsen Pasienthotell UNN Heliport Harstad Heliport UNN forsterkning Kvalitetstiltak HPV analyser Økt MTU MTU, ambulanser, rehab med mer Sum UNN NLSH HF Modernisering NLSH, Bodø fase Prisjustering Bodø Endret konsept Bodø Varmesentral og medisinrobot Bodø Modernisering NLSH, Vesterålen Prisjustering Vesteråelen NLSH Lofoten Heliport/akuttheis Økt MTU MTU, ambulanser, rehab med mer SUM NLSH Helgelandssykehuset HF Omstillings midler Økt MTU/rehabilitering Utvikle Helgelandssykehuset MTU, ambulanser, rehab med mer SUM Helgelandssykehuset HN IKT Sykehusapotek Prosjekter RHF RHF Felles regionale IKT prosjekt FIKS Omstillingsmidler/ENØK RHF styrets disp PET senter Kirkenes p A fløy p Pasienthotell p Sum sykehusapotek og Helse Nord Sum investeringsplan Bodø, den 12. juni 2013 Lars Vorland Adm. direktør Vedlegg: Plan for Helse Nord , med rullering av Investeringsplan Utrykt vedlegg: Helseforetakenes styresaker og vedtak Sak 80 side 41

118 Sak 80/2013 Vedlegg 4 Sak 80 side 42

119 Sak 81/2013 STYRESAK Saksnr Utvalg Møtedato 81/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksansvarlig: Gina Marie Johansen Saksbehandler: Kristina Brattrein Åsgårdmarka - reguleringsplan Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtar å oversende fremlagte detaljreguleringsplan for Åsgårdmarka til Tromsø kommune med tanke på omregulering av området til boligformål og salg. Forslaget gjelder følgende eiendommer i Tromsø kommune: Gnr. 118 med følgende bnr.: 407, 408, 409, 443, 506, 507, 669, 1526, 1527, 1528, 1529, 1530, 1531, Styret ber om at direktøren etter eventuell godkjenning av reguleringsplanen fremmer en egen sak om salgsstrategi og innhenting av tillatelse til salg fra Helse Nord RHF. 3. Styret forutsetter at inntektene fra et eventuelt salg helt eller delvis skal bidra til modernisering eller nybygg på rus- og psykiatriområdet. Sammendrag Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) vedtok i sakene 7/2008 Eiendomsforvaltning Universitetssykehuset Nord-Norge - avhending av eiendommer, 18/2008 Universitetssykehuset Nord-Norge HF salg av boliger og 35/2008 Universitetssykehuset Nord- Norge HF salg av eiendommer føringer for forvaltning av eiendomsmassen. I oppfølgingen av sak 18/2008 ble det vurdert å selge boliger i Nordslettveien på Åsgårdområdet, men isteden besluttet å vurdere omregulering av hele området til boligformål. Styret ble orientert om status i dette arbeidet i sak 87/2012 Åsgårdlia reguleringsplan. Arbeidet med forslag til reguleringsplan er nå fullført. Formålet med denne saken er å be om at styret godkjenner oversending av planen til Tromsø kommune for videre behandling med tanke på salg av området. Forslaget til reguleringsplanen forholder seg nå til eksisterende markagrense og har fått navnet Åsgårdmarka. Saksfremlegget viser at planforslaget legger opp til en betydelig boligfortetning og, etter ønske fra Tromsø kommune, etablering av en ny barnehage. Det legges opp til at dagens sykehusvirksomhet innenfor det regulerte området på sikt flyttes til nedsiden av

120 Sak 81/2013 Åsgårdveien eller til Breivika. Dette vil bli utredet nærmere i en idéfaseutredning av fremtidig bygningsmessig løsning for rus- og psykiatriområdet i UNN Tromsø. Direktøren ser ikke behov for bruk av Åsgårdmarka til sykehusdrift i fremtiden. Salg av området antas å gi betydelig økonomisk gevinst. Inntekter fra dette salget har til nå ikke vært budsjettert i foretakets bærekraftanalyser, og et eventuelt salg vil dermed styrke likviditeten og investeringsevnen. Direktøren anbefaler at styret godkjenner oversending av forslaget til reguleringsplan til Tromsø kommune for videre behandling. Etter eventuell godkjenning av planen vil det bli fremmet en ny styresak om salgsstrategi og innhenting av tillatelse til salg fra Helse Nord RHF. Direktøren anbefaler at det allerede nå legges føringer i retning av at inntektene fra et eventuelt salg helt eller delvis skal bidra modernisering eller nybygg på rus- og psykiatriområdet. Bakgrunn I styresakene 7/2008 Eiendomsforvaltning Universitetssykehuset Nord-Norge - Avhending av eiendommer, styresak 18/2008 Universitetssykehuset Nord-Norge HF salg av boliger og 35/2008 Universitetssykehuset Nord-Norge HF salg av eiendommer ble det lagt føringer for den forvaltningsstrategi UNN legger til grunn for sin eiendomsportefølje. I forbindelse med oppfølgingsarbeidet med styrevedtak om salg av boliger i Nordslettveien på Åsgård i sak 18/2008, ble det besluttet å se på området i sin helhet med tanke på en mulig omregulering av hele området til boligformål. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) er tidligere orientert om reguleringsforslaget i styresak 87/2012 Åsgårdlia reguleringsplan. Reguleringsforslaget forutsatte en mindre forskyving av markagrensa. Byutvikling i Tromsø kommune anbefalte imidlertid ikke å fremme et slikt forslag for byrådet. UNN har derfor valgt å forholde seg til dagens markagrense, og fremlegger nå et nytt forslag til reguleringsplan som totalt sett inneholder det samme antall boenheter som opprinnelig plan, men med en noe endret plassering og vegforbindelse. Byutvikling har også anbefalt endring av navnet fra Åsgårdlia til Åsgårdmarka. Formål Formålet med denne styresaken er å redegjøre for og fremme begrunnet forslag om å søke Tromsø kommune om å omregulere oversiden av Åsgårdveien i Tromsø (Åsgårdmarka) til boligformål med tanke på fremtidig salg. En omregulering med sikte på fremtidig salg begrunnes i hovedsak ut fra strategiske og økonomiske motiver, og er i tråd med tidligere styresaker og vedtatt forvaltningsstrategi for UNN. Saksutredning Eiendommen Åsgårdmarka ligger øst for Åsgårdeiendommen, se figur 1. Åsgårdmarka eies av UNN og er i dag bare delvis bebygd. Området gjelder følgende eiendommer i Tromsø kommune: Gnr. 118 med følgende Bnr. 407, 408, 409, 443, 506, 507, 669, 1526, 1527, 1528, 1529, 1530, 1531, Det er mye ubenyttet areal mellom dagens bygningsmasse, og det er stor etterspørsel etter boligtomter på Tromsøya. Administrerende direktør vurderer området som mest aktuelt for boligformål, og kan ikke se at det er behov for området til sykehusdrift.

121 III Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 III Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 III Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 8 be Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 8 be Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 V Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 Brutto (ekskl. parkering) 1680 m2 V Brutto (ekskl. parkering) 1680 m2 8 be III 20 be III Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 20 be Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 8 be V Brutto (ekskl. parkering) 1680 m2 V Brutto (ekskl. parkering) 1680 m2 III 10 be Brutto (ekskl. parkering) 840 m2 Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 III 8 be 20 be Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 20 be Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 V 14 be Brutto (ekskl. parkering) 1680 m2 III 10 be Brutto (ekskl. parkering) 840 m2 Brutto (ekskl. parkering) 840 m2 8 be 4,35% 8 be Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 Brutto (ekskl. parkering) 700 m2 V 14 be Brutto (ekskl. parkering) 1680 m2 III 10 be Brutto (ekskl. parkering) 840 m2 Brutto (ekskl. parkering) 700 m2 Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 III Brutto (ekskl. parkering) 700 m2 Brutto (ekskl. parkering) 840 m2 Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 Brutto (ekskl. parkering) 700 m2 10 be Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 4 be IV Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 Brutto (ekskl. parkering) 500 m2 4 be Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 4 be Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 4 be Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 4 be Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 4 be Brutto (ekskl. parkering) 750 m2 Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 4 be 2 be 2 be 2 be III Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 III Brutto (ekskl. parkering) 430 m2 Figur 1 - detaljreguleringsplan Åsgårdmarka plangrense 5,4% ,35% 4,35% V 9 be IV 6 be IV 6 be IV 6 be IV 6 be 9 be III 6 be IV 9 be IV 9 be IV 9 be 1.5 daa 2.8 daa A B plangrense/markagrense III 6 be III 6 be III III BARNEHAGE 5.9 daa daa 9 be III 6 be III 6 be 6 be 40 6 be III 3.0 daa 6 be III 1.7 daa 6 be III 6 be III 6 be 9 be 35 III 6 be III 6 be III 6 be III 6 be III 6 be 40 III 6 be III 6 be 9 be 9 be III 9 be III 9 be III 9 be III 9 be 30 Tegnforklaring marka 25 felles grønt/kvartalslek/ strøkslek/barnehage felles privat grønt privat grønt kjøreadkomst boligadkomst privat bolig adkomst markagrense plangrense 20 Figur 1 - illustrasjon detaljreguleringsplan Åsgårdmarka Reguleringsplanen Det går et naturlig terrengskille i Åsgårdvegen, både på grunn av vegens plassering og terrengets helningsforhold. Planen tar utgangspunkt i en fremtidig strukturering av området der alle sykehusfunksjoner samles på nedsiden av Åsgårdvegen, og boligfunksjoner inklusive barnehage samles på oversiden av vegen, i tilknytning til marka. Oppdelingen vil være en fordel for både beboere og sykehusdriften. Det legges opp til en trinnvis gjennomføring av planen i takt med at institusjonsdelen på oversiden avvikles. Figur 2 utsnitt terreng og bebyggelse. Det er lagt vekt på et hovedgrep som gir store samlende utearealer, gode solforhold og tilgang til turområdet for alle boliger. Planen har et enkelt hovedgrep som tar utgangspunkt i den opprinnelige bebyggelse i området, følger terrenget og har et godt og enkelt vegsystem. Verneverdig bebyggelse innenfor området sikres i planen. En ny bebyggelse på nedsiden av dagens boliger i Lars Eriksens vei vil medføre noe mer innsyn til inngangen ved Åsgård. Dette kan avhjelpes med beplantning i områdene over Åsgårdvegen og nedenfor veien på oversiden av inngangen til Åsgård. Planen har en helhetlig grønnstruktur med sentrale lekeplasser i hvert boligfelt, gangforbindelser (fortau og stier) mellom områdene og tilgang til marka. To større grøntområder forbinder området med marka. Eksisterende sti i sør langs barnehage fra området til marka, opprettholdes.

122 Figur 3 Illustrasjonsbilde Åsgårdmarka En god vegløsning er en forutsetning for tett utbygging. Flere av vegene i området i dag er for bratte i forhold til nye vegnormer. Det er foreslått en ny, enkel og god vegløsning, som er i tråd med de nyeste vegnormaler. Atkomst til størstedelen av området vil skje fra sør. Økt bebyggelse i området vil dermed ikke føre til økt trafikkbelastning forbi UNN Åsgård. Utflytting av sykehusdriften fra boligområdet vil føre til mindre trafikkbelastning internt i boligområdet. Økonomi Området antas å gi god økonomisk gevinst ved et eventuelt fremtidig salg. Det er vanskelig på nåværende tidspunkt å angi et eksakt gevinstpotensial, da det er mange usikkerhetsmomenter knyttet til realiseringen. Dette vil blant annet avhenge av om UNN skal selge hele eiendommen under ett, eller stykke den opp i deler før et eventuelt salg, og av markedssituasjonen på salgstidspunktet. Det er likevel hevet over enhver tvil at det ligger betydelige verdier i eiendommen. I tråd med Helse Nord RHFs policy ved eiendomssalg i foretakene, ligger det an til at inntekter fra salg av eiendommen kan disponeres til å finansiere modernisering, nybygg og oppgradering av eiendomsmassen i UNN. Det har til nå ikke vært budsjettert med inntekter fra dette salget i UNNs bærekraftanalyser. En eventuell gjennomføring av salget vil derfor medføre en betydelig styrking av foretakets likviditet og investeringsevne. Videre fremdrift Det legges opp til følgende fremdriftsplan: Innlevering av komplett planforslag til kommunen oktober 2013 Utlegging av planforslag til offentlig ettersyn (6 uker) - oktober 2013 Merknadsbehandling og eventuell justeringer av plan nov/des 2013-jan Vedtak plan årskiftet 2013/14 Første mulighet for salg etter eventuelt positivt styrevedtak vinter/vår 2014 Medvirkning Det har vært gjennomført flere møter med Tromsø Kommune og Troms Fylkeskommune underveis i prosessen. I tillegg er det avholdt innspillsmøte med klinikkledelsen, tillitsvalgte og vernetjenesten på Åsgård. Saken har videre vært behandlet i direktørens ledergruppe og fulgt de medvirkerarenaer som følger av retningslinjer for behandling av styresaker, herunder egne møter med ansattes organisasjoner, arbeidsmiljøutvalg og brukerutvalgets arbeidsutvalg og I det siste møtet ble saken tatt til orientering i samtlige møter, der det også ble uttrykt tilfredshet med at direktøren ønsker å få klarlagt om en økonomisk gevinst ved eventuelt salg av eiendommene kan benyttes til videre utvikling innenfor rus- og psykiatrivirksomheten.

123 Sak 81/2013 Det har tidligere fremkommet en merknad som gjelder tidligere heftelse på Åsgårdeiendommen. I forbindelse med statlig overtakelse av eiendommen, har Stortinget samtykket i å oppheve bestemmelser i skjøtet av , i brev fra Nord-Troms tingrett, jf. vedlegg 2. Reguleringsforslaget, slik den nå foreligger, gjenspeiler innspill gitt underveis i prosessen. Vurdering Eksisterende bygningsmasse og areal på Åsgård-området er mer enn stor nok til å ivareta UNNs ansvar for spesialisthelsetjenestene på rus- og psykiatriområdet. Bygningsmassen er imidlertid gammel og uhensiktsmessig og av denne grunn lite kostnadseffektiv å drive. UNN planlegger derfor å starte idéfaseutredning av fremtidig bygningsmessig løsning for denne delen av virksomheten i Tromsø. Foreløpige vurderinger går i retning av at modernisering og fortetning i eksisterende bygningsmasse med samling av hele virksomheten på nedsiden av Åsgårdvegen eller flytting av hele virksomheten til Breivika er aktuelle løsninger. Nybygg i Åsgårdmarka er vurdert som uaktuelt, og administrerende direktør anbefaler derfor at UNN søker Tromsø kommune om omregulering av Åsgårdmarka til boligformål i henhold til fremlagte forslag til detaljreguleringsplan, med sikte på fremtidig salg. Direktøren ber om at styret godkjenner at forslaget til detaljreguleringsplanen oversendes Tromsø kommune for offentlig ettersyn, merknadsbehandling og endelig godkjenning. Etter eventuell kommunal godkjenning av detaljreguleringsplanen vil direktøren fremme en ny styresak om salgsstrategi. Denne vil inneholde vurderinger av salgstidspunkt, om eiendommen skal selges samlet eller oppdelt med videre. Direktøren understreker at de forventede inntektene fra dette salget ikke er inkludert i de bærekraftanalysene som ligger til grunn for det allerede vedtatte investeringsprogrammet, som i sin helhet er rettet mot den somatiske delen av virksomheten. Det anbefales derfor at styret allerede nå legger føringer i retning av at inntektene helt eller delvis skal bidra modernisering eller nybygg på rus- og psykiatriområdet. I følge konsernbestemmelsene er det en forutsetning at Helse Nord RHF og foretaksmøtet godkjenner eiendomssalget før det gjennomføres. Forslag om henvendelse til Helse Nord RHF med tanke på slik godkjenning vil bli fremmet i forbindelse med styrebehandling av salgsstrategi etter eventuell godkjenning av reguleringsplanen. Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg: 1. Detaljreguleringsplanen 2. Brev fra Fylkesmannen i Troms sletting av heftelse, datert

124 Sak 81/2013 Vedlegg 1

125 Sak 81/2013 Vedlegg 2

126 Sak 81/2013 Vedlegg 2

127 Sak 81/2013 Vedlegg 2

128 Sak 81/2013 Vedlegg 2

129 Sak 82/2013 Saksnr Utvalg Møtedato 82/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Orienteringssaker STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. Saksutredning Muntlige orienteringer 1. Presentasjon av Kvalitetsinformasjonssystemet UNN KIS - anvendt i klinisk praksis 2. Presentasjon av status og utfordringer i Operasjons- og intensivklinikken 3. Strategisk utviklingsplan status og fremdrift 4. Oppfølging av LUO-evalueringen status og fremdrift 5. Gjennomføringen av øvelse Barents Rescue Utvikling av KVAM-strukturen og rapporteringsrutinene Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Sak 82 side 1

130 Sak 83/2013 Saksnr Utvalg Møtedato 83/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Referatsaker Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering Saksutredning 1. Invitasjon til pasientsikkerhetsarbeid i Helse Nord 2. Protokoll fra AMU-møte Protokoll fra drøftingsmøte Referat fra brukerutvalgets AU-møte Invitasjon til dialogforum oktober Referat brukerutvalgets arbeidsmøte Protokoll drøftingsmøte - tertialrapport og LUO STYRESAK Tromsø, Tor Ingebrigtsen (s.) administrerende direktør Vedlegg 1. Invitasjon til pasientsikkerhetsarbeid i Helse Nord 2. Protokoll fra AMU-møte Protokoll fra drøftingsmøte Referat fra brukerutvalgets AU-møte Invitasjon til dialogforum oktober Referat brukerutvalgets arbeidsmøte Protokoll drøftingsmøte - tertialrapport og LUO Sak 83 side 1

131 Sak 83/2013 Vedlegg 1 Nordlandssykehuset inviterer til styre og ledelsesseminar om kvalitet og pasientsikkerhetsarbeid Dato: 22 november 2013 Tidspunkt: Sted:? Nordlandssykehuset arrangerer november en pasientsikkerhetskonferanse for ansatte i helsesektoren i Nord Norge. Hovedtaler ved konferansen er James E. Orlikoff, som også var hovedtaler under den nasjonale pasientsikkerhetskonferansen ved Nordlandssykehuset i James E. Orlikoff regnes som en av de fremste ekspertene internasjonalt på styre og ledelsesutfordringer i kvalitets og pasientsikkerhetsarbeid, blant annet ble han utpekt som en av de 100 mest sentrale personene i helsesektoren av Modern Healthcare magazine. James E. Orlikoff har sitt eget konsulentselskap som er spesialisert på ledelse og styring, strategi, kvalitet, organisasjonsutvikling og risikoledelse av helseforetak. Han er også rådgiver for styring og ledelse til American Hospital Association and Health Forum. James Orlikoff har jobbet med en mengde sykehus styringsorganer i helsesektoren siden 1985 og har skrevet 15 bøker og har over 100 artikler. For tiden er Orlikoff styremedlem i Virginia Mason Health System Board i Seattle hvor han er leder av styringskomiteen, og er styremedlem ved Pitzer College i Claremont. Seksjon for pasientsikkerhet ved Nordlandssykehuset benytter Orlikoff som rådgiver og når vi er så heldige å ha han i Bodø i forbindelse med kvalitet og pasientsikkerhetsstrategi konferansen november så ønsker vi å benytte Orlikoff til å dele sin styre og ledelseskunnskap av kvalitet og pasientsikkerhet med styrene og direktørene i foretakene i Helse Nord; HelseNord, HelseFinnmark, Universitetssykehuset Nord Norge, Nordlandssykehuset samt Helgelandssykehuset. James Orlikoff vil med utgangspunkt i kvalitet og pasientsikkerhetsarbeidet i Helse Nord gi et foredrag om sentrale problemstillinger som styrene og ledelsen må ha et bevist forhold til dersom man skal lykkes med målsetninger i kvalitets og pasientsikkerhetsarbeidet. Blant annet styrets og ledelsens rolle for å skape et rammeverk som gir engasjement, involvering og resultater i klinikkene. Det legges opp til en dialog og debatt i etterkant av Orlikoffs innledende foredrag. Inger Kristin Nohr ved NLSH tar imot påmelding på inger.kristin.nohr@nordlandssykehuset.no, tlf / Med vennlig hilsen Barthold Vonen Medisinsk direktør Nordlandssykehuset HF Sak 83 side 2

132 Sak 83/2013 Vedlegg 1 invitasjon Pasientsikkerhetsarbeid i Helse Nord hva gjør vi, og hva kan vi lære av hverandre? Radisson Blu Hotel Bodø november 2013 Sak 83 side 3

133 Sak 83/2013 Vedlegg 1 Velkommen til kunnskapsdeling om praktisk pasientsikkerhet Den treårige nasjonale pasientsikkerhetskampanjen, I trygge hender ( ) har satt pasientsikkerhet på dagsordenen. Helseministeren og Helse- og omsorgsdepartementet har besluttet å utvide satsningen på pasientsikkerhet i form av et program over fem nye år. Nordlandssykehuset har hatt sterkt fokus på pasientsikkerhetsarbeid de siste tre årene, og fikk høsten 2012 tildelt funksjonen som Regionalt kompetansesenter for klinisk pasientsikkerhet av Helse-Nord. Det viktigste fokuset for den regionale kompetansetjenesten er det praktiske pasientsikkerhetsarbeidet. I den forbindelse ønsker vi å invitere helsepersonell som jobber med pasientsikkerhet og forbedringsarbeid i praksis, i tillegg til ansatte i kvalitetsseksjoner, fagsjefer og andre med interesse for feltet, til et seminar for å lære mer om praktisk forbedringsarbeid med fokus på reduksjon av pasientskader. Vi tilbyr et variert program med anerkjente internasjonale forelesere, og legger opp til dialog, diskusjon og deling av kunnskap mellom helseforetakene. Seminaret er gratis for alle ansatte i Helse Nord Vel møtt! Med vennlig hilsen Tonje E. Hansen Regional kompetansetjeneste for klinisk pasientsikkerhet Sak 83 side 4

134 Sak 83/2013 Vedlegg 1 program TORSDAG 21. NOVEMBER Lunsj 1200 Åpning ved Barthold Vonen Theoretical platform and practical examples of hospital boards impact on patient safety and quality of care James Orlikoff, President, Orlikoff & Associates, Inc Diskusjon og spørsmål Pause Communicating via lists and stories in hospitals Larry Browning, The William P. Hobby Centennial Professor of Communication at the University of Texas at Austin and Professor of Management at the Graduate School of Business at the University of Nordlands Norway Diskusjon og spørsmål Pause Det praktiske arbeidet med implementering og organisering av tiltakspakker på en sengepost. Christian Plessen, Overlege, PhD, Klinisk lektor og Prosjektleder Patientsikkert Sygehus, Danmark Diskusjon og spørsmål Avslutning Middag FREDAG 22. NOVEMBER Pasientsikkerhet på gulvet - Visitt og journal: Er det rom for forbedring? Martin Paulson, Lege i Spesialisering. Medisinsk klinikk, Sykehuset i Vestfold. Forbedringsagent. Gustav Trygve Siqueland, Lege i Spesialisering. Medisinsk klinikk, Sykehuset i Vestfold. Forbedringsagent Diskusjon og spørsmål Pause Presentasjon av forbedringsarbeid i de ulike HF Avslutning Vel hjem! MED KUNNSKAP UTEN KUNNSKAP Sak 83 side 5

135 Sak 83/2013 Vedlegg 1 påmelding Pasientsikkerhet i Helse Nord Elektronisk påmelding : Påmeldingsfrist: 7. oktober 2013 Middag 21. november kr. 500,- Vi holder av rom på Radisson Blu Bodø fram til 7. oktober. Hver enkelt må selv ordne med rombestilling. Kontaktpersoner: Program: Tonje E. Hansen, e-post: tonje.elisabeth.hansen@nlsh.no Påmelding: Odd : tlf Sak 83 side 6

136 Sak 83/2013 Vedlegg 2 Arbeidsmiljøutvalget PROTOKOLL FRA AMU-MØTE Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget (AMU) Tidspunkt: Sted: UNN Breivika D1 707 Til stede ( x): Medlemmer Arbeidstakersiden: Cicilie Sonstad, FHVO, leder AMU Geir-Magne Johnsen, NSF Tore Ovesen, Fagforbundet May-Britt Jensen, Fagforbundet Jo Endre Midtbu, YLF Arbeidsgiversiden: Leif Hovden, administrasjonssjeff Kristian Bartnes, klinikksjef Grete Furu, klinikksjef Mai-Liss Larsen, HR-sjef drift- og eiendomssjef Gina Johansen, x x x x x Varamedlemmer Einar Rebni, hovedverneombud Elisabeth Hole, NSF N Rigmor Frøyum, Fagforbundet Gunnn Fyhn, NITO Elisabeth Olstad, YLF Hilde Pettersen, kommunikasjonssjef Jon Mathisen, klinikksjef Magnus Hald, klinikksjef Gry Andersen, klinikksjef k Astrid Schøning, seksjonsleder x x x Møteleder: Einar Rebni Sekretær: Walter Andersen Dessuten møtte Paul Martin Hansen fra bedriftshelsetjenesten, Gunn-Ingvil Derås fra HR-senteret under sak 35/13, samt Turid Fossem fra Fag- og forskningssenterett og Grete Andersen fra Økonomi- og analysesenteret under sak 36/13. Merknaderr til protokoll fra møtett : : Paul Martin Hansen ba b om innspill på hvordan ibedrift kunne gjøres bedre kjent i foretaket. UNN HF 9038 Tromsø Besøksadresse: Kontonr: Sykehusveien Tromsø Org nr: MVA NO Sak 83 side 7 Telefon: * Internett: Telefaks:

137 Sak 83/2013 Vedlegg 2 Sak 34/13 Godkjenning av protokoll fra AMU-møtet Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 35/13 Orienterings- og drøftingssaker a) Evaluering av UNN-marsjen, muntlig orientering v/einar Rebni b) Nye tiltak i IA-arbeidet v/gunn-ingvil Derås HR-senteret Vedtak: Sakene tas til orientering. AMU ber om at orienteringen om IA følges opp med bakgrunn i de innspill som kom i møtet, og ber HR-sjefen vurdere om saken skal fremmes som egen sak til ledergruppen i UNN. Sak 36/13 Styresaker Følgende drøftingsdokumenter av styresakene ble lagt frem for behandling: a) Tilsynsrapportering b) Virksomhetsplanlegging 2014 Tertialrapport vil ikke være klar til behandling i dette møtet. Vedtak: AMU tar sakene til orientering. AMU er innforstått med at aktivitetsbasert bemanning er et viktig tiltak i omstillingen, og ser nødvendigheten av god informasjonen til ledere, verneombud og tillitsvalgte. Sak 37/13 Eventuelt FHVO Einar Rebni tok opp at det var et ønske fra klinikkverneombudene om å bli invitert til ledersamlingene i UNN. UNN HF Besøksadresse: Kontonr: Org nr: Telefon: * Internett: 9038 Tromsø Sykehusveien MVA NO Telefaks: Tromsø Sak 83 side 8

138 Sak 83/2013 Vedlegg 3 PROTOKOLL Tema: Drøftingsmøte med ansattes organisasjoner og foretaksverneombud vedr. saker forberedt til styremøte Dato: Tidspunkt: Sted: Adm. møterom D1 707 Tilstede: Fra arbeidsgiver Grethe Andersen Tor-Arne Hanssen Leif Hovden Fra arbeidstakerne Einar Rebni, FVO Leni Hassfjord, YLF (tlf) Rigmor Frøyum, FF Ulla Dorte Mathisen, DNLF Kurt Gschib, NRF Protokollsignering: Fra arbeidstakersiden ble Kurt Gschib og Ulla Dorte Mathisen valgt til signering av protokollen. Leif Hovden signerer fra arbeidsgiversiden. Tilsynsrapport eksterne tilsyn Forberedelse til virksomhetsplanlegging for 2014 Åsgårdmarka Saken ble tatt til orientering. Ansattes organisasjoner vektla betydningen av god opplæring i Aktivitetsbasert bemanningsplanlegging til alle ledd i organisasjonen, ettersom andelen omstillingsutfordringer tillagt dette tiltaket er relativt stor. Saken ble tatt til orientering. Tromsø, Kurt Gschib (s.) Ulla Dorte Mathisen (s.) Leif Hovden (s.) foretakstillitsvalgt NRF Vara FTV DNLF administrasjonssjef Sak 83 side 9

139 Sak 83/2013 Vedlegg 4 MØTEREFERAT BRUKERUTVALGETS ABEIDSUTVALG UNN HF Møtedato: kl Møtested: Tilstede: Universitetssykehuset Nord-Norge, Tromsø Medlemmer: Britt-Sofie Illguth, Varamedlemmer: Forfall: Fra adm.: Cathrin Carlyle Hans Petter Bergseth, Leif Hovden Dagsorden 1. Oppsummering etter fellesmøte med styre Sluttføre innspill til anbudsprosess BU-sak 38/13 3. Styresaker til Planlegging av BU-møte Eventuelt BUA 24/13 Oppsummering etter fellesmøte med styre Brukerutvalgets arbeidsutvalg er tilfreds med fellesmøte med styret og påpeker at det er svært nyttig med ett årlig møtepunkt. Arbeidsutvalget tar erfaringene fra møtet med i planleggingen av neste års fellesmøte. Særlig må det vurderes om brukerutvalgsmøtet skal gjennomføres samme dag som styremøtet. BUA 25/13 Sluttføre innspill til anbudsprosess BU-sak 38/13 Sak 83 side 10

140 Sak 83/2013 Vedlegg 4 Brukerutvalgets arbeidsutvalg påpeker at det må stilles krav til planlegging av rehabiliteringsoppholdet i forkant av slike opphold. Erfaringer viser at opptil 50 % av rehabiliteringstiden går til planlegging og kartlegging av oppholdet. Det må stilles krav til effektiv rehabiliteringstid i oppholdet. Det bør stilles krav til enerom ved kjøp av rehabiliteringstjenester. I anbudsmaterialet bør også stomiopererte generelt vurderes inkludert ikke bare kreftdiagnose. BUA 26/13 Styresaker til Brukerutvalgets arbeidsutvalg er tilfreds med at det fokuseres mer på læring på tvers av klinikker og avdelinger ved pålegg fra tilsynsmyndigheter. Virksomhetsplanleggingen for Brukerutvalgets arbeidsutvalg ser på bekymring på sen fremdrift/oppstart av nytt sykehusbygg i Narvik. I planen legger det ann til oppstart av planleggingen først i Aktivitetsstyrt bemanning. Brukerutvalgets arbeidsutvalg ser frem mot en god løsning og bedre tilpasset bruk av personellressursene. Utvalget er inneforstått med at dette kan bli krevende men mener at aktivitetssyrt bemanning er et gode for pasienter og brukere. Omregulering av Åsgårdmarka. Brukerutvalgets arbeidsutvalg er tilfreds med at frigjorte ressurser ved eventuelt salg av Åsgårdmarka om mulig kan benyttes til styrking av psykiatrien. BU 27/13 Planlegging av BU-møte Saker til brukerutvalgsmøte Sak xx/13 Orientering av Ambulant rehabiliteringstjeneste (ART) Sak xx/13 Direktørens time Om brukermedvirkning og eventuelle erfaringer fra studieopphold. Styresaker LUO evaluering og endring Sak xx/13 Rapport fra prosjekter/arbeidsgrupper Sak xx/13 Eventuelt Kopi: Brukerutvalget Styret Sak 83 side 11

141 Sak 83/2013 Vedlegg 5 Program torsdag 17.oktober (med forbehold om endring / justering av programmet). Sted: Møteleder: Rica Ishavshotell, Tromsø Marianne Bremnes, fylkesstyreleder KS Troms / Ordfører i Harstad. Kl Velkommen til Tromsø, kulturinnslag. Kl Kl Universitetet i Tromsø - Norges arktiske universitet. UiT- Norges arktiske universitet virker i skjæringspunktet mellom nordområdenes særegne utfordringer og den grenseløse vitenskapen. I en region preget av rike naturressurser, arktisk nærhet, flerkulturelle samfunn, spredt bosetting og tunge eksportnæringer. I en verden der forskning og utdanning internasjonaliseres i stadig større utstrekning. Kenneth Ruud, prorektor forskning UiT. Lunsj Kl Statsbudsjettet 2014 Statsråd/ Statssekretær KRD (Kommunal- og regionaldepartementet) Kl Kl Kl Kl Statsbudsjettet og kommunenes økonomi interessepolitisk avdeling KS Kommentarer, spørsmål og debatt knyttet til Statsbudsjettet. Pause med kaffe/te, frukt mm. KS Medlemsundersøkelse 2013, slik bedømmer medlemmene KS. Geir Runar Johannessen, områdedirektør KS 1 Sak 83 side 12

142 Sak 83/2013 Vedlegg 5 Kl : 00 Kl Velferdsteknologi / pasientrettede IKT-systemer; forebygging og egenmestring. Siri Bjørvik, seksjonsleder Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin. I trygge hender 24/7 - Nasjonal sikkerhetskampanje Anne Grete Skjellanger, sekretariatsleder Nasjonal kampanje for pasientsikkerhet. Kl Presentasjon av de nominerte til Samhandlingsprisen Kl Middag på Rica Ishavshotell, med utdeling av Samhandlingsprisen Sak 83 side 13

143 Sak 83/2013 Vedlegg 5 Program fredag 18.oktober (med forbehold om endring / justering av programmet). Tema: Fagdag om samhandlingsreformen Sted: Møteleder: Radisson BLU hotell, Tromsø Bjørn Engum, leder i OSO / senterleder NST Kl Kl Kl Kl Kl Kl Kl Samhandlingsreformen og rus/psykisk helse, hva skjer? Tor Åm, leder Nasjonalt nettverk for implementering av samhandlingsreformen. Samhandlingsreformen; «Hvor er vi og hvor går vi»? Styreleder Jorhill Andreassen, UNN Fylkesstyreleder Marianne Bremnes, KS Troms Erfaringer med samhandlingsreformen og tjenesteavtalene Hvordan opplever kommunene dette,... Hvordan opplever UNN dette, Marcus Rumsfeld, klinikksjef UNN Hvordan opplever brukerne dette, Asbjørn Larsen, Rio. Kaffepause. Troms og Ofoten- prosjektet, status og veien videre Medisinsk rådgiver Nils Kolstrup, NST (Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin) Lunsj. FUNNKe 3 Sak 83 side 14

144 Sak 83/2013 Vedlegg 5 Tema: Kl Kl Dialogforum Dialog mellom ledelsen av UNN og ordførere / rådmenn fra kommunene i Troms og Ofoten. Innledning fra direktør Tor Ingebrigtsen, UNN og Kommunalsjef Wenche Foldberg, Narvik kommune. Slutt for dagen 4 Sak 83 side 15