Effektiv reiseadministrasjon

Transkript

1 Effektiv reiseadministrasjon Xledger frokostseminar Eurocard presentation

2 SEB Kort Hvem er vi? No 1 i Corporate løsninger i Norden 67 % av Norges 500 største bedrifter er våre kunder Antall kort: Over 3.5 mill. Antall ansatte i Norge: 150 Antall ansatte i Norden: 800 Utsteder av Eurocard, Diners Club og en rekke cobrand kort 2 Eurocard presentation

3 Eurocards tilbud Spesialister i betalingsløsninger Vi benytter en arbeidsmetode som hjelper oss å finne den beste løsning for nettopp din bedrift, og deretter implementeres den i hele bedriften Vi tilbyr mer enn produkt og service Vi tilbyr resultater 3 Eurocard presentation

4 Eurocard arbeidsmetodikk Analyse & Inspirasjon Fundamentet i vår prosess er at vi sammen med deg som kunde undersøker og analyserer nåsituasjon for å kunne synliggjøre muligheter og gi forslag på endringer og forbedring som sparer tid og penger. Forslag & Løsninger Basert på deres behov og muligheter foreslår vi de løsninger og tjenester som gir best effekt på bedriftens kostnader og lønnsomhet. Og som også gjør det enklere og smidigere for alle ansatte. Evaluering & Neste steg Eurocards statistikk og analyser gjør at dere, sammen med oss, kan følge opp og evaluere resultatene og løpende oppdage flere muligheter for å senke kostnadene, minske administrasjon og forbedre betalningsprosessene ytterligere. Implementering & Effekt En smidig og enkel implementering er en kritisk faktor for å nå de oppsatte mål. Vi tar ansvar og bistår dere steg for steg, slik at løsningene og tjenestene benyttes på optimal måte i hele bedriften. 4 Eurocard presentation

5 Verdiskapning for alle Bedrift En partner Kortholder/Ansatt Beslutningstaker 5 Eurocard presentation

6 Eurocard Corporate Fordeler: Mer enn 35 millioner brukersteder Mer enn 1.8 millioner minibanker Chip sikkerhet Mastercard SecureCode Selvvalgt PIN Elektronisk billett (fly/tog) Selvvalgt fakturadato Travel Pass pay as you fly integrert Reiseforsikring EuroStop / SmartSafety Sperreservice Lounger Priority Pass Nettsaldo med sms-varsling Book Now Pay Later Korttransaksjoner integrert mot reiseregning ID-tyveri forsikring Privatkort Rabattløsninger 6 Eurocard presentation

7 Reisekonto egenskaper Én månedlig faktura for alle kjøp Fleksibel og lang kreditt-tid Faktura satt opp i henhold til kundens behov (informasjon og sortering) Elektroniske filer til alle store reiseregningssystem Elektroniske filer direkte til økonomisystem for automatisk bokføring Faktura i flere valuta (Nordiske valuta, USD, Euro og GBP) Samarbeid med reisebyrå Enkel implementering 7 Eurocard presentation

8 Besparelser 8 Eurocard presentation

9 Våre løsninger gir besparelsesmuligheter besparelse på føring av reiseregninger... besparelse på fakturaadministrasjon... direkte besparelse på flybilletter... 9 Eurocard presentation

10 Mange bedrifter gjør det slik Fly Reisebyrå Leiebil Hotell Restaurant Taxi Voucher Faktura Bankkort Kontanter Reiseregning Faktura Kortfaktura Reiseregning Forskudd Økonomiavd. Fakturabetaling Fakturabetaling Reisebyråfaktura Betale bankkort Faktura betaling Reiseutlegg Bensin Bensinkort Annet 10 Eurocard presentation

11 dette er mer lønnsomt! Fly Reisebyrå Leiebil Hotell Restaurant Kort og Reisekonto Daglig overføring av kortog reisekontotransaksjoner Reiseregningssystem Taxi Fleksibilitet Kontroll Statistikk Elektronisk faktura (Reisekonto) ERP-/Økonomisystem Bensin Annet 11 Eurocard presentation

12 Mange bedrifter mottar mengder av papirfakturaer Mottak, intern behandling og betaling av én enkelt faktura kan ta over 1 time. Hva koster det? 12 Eurocard presentation

13 Redusere fakturaadministrasjon med 90% Oppgave Hvem Tid, direktefaktura Faktura fra reisebyrå Fakturamottak 5 0 Attestering (skjer på reiseregningen) Overordnet 5 0 Registrering i økonomisystem Økonomi 10 0 Kontroll Økonomi 10 0 Retting, purring, avsetning Økonomi 10 0 Føring i regnskap Økonomi 10 3 Avstemme faktura mot reiseregning Økonomi 16 3 Tidsbruk (minutter) 66 6 Tidsbruk (timer) 1,08 0,10 Reisebudsjett, fly: ,- Internpris/time: 600,- Snittpris flybillett: 1 500,- Ant fakturaer: Kostnad direkte faktura: kr Besparelse med kortløsning kr 13 Eurocard presentation

14 Redusere fakturaadministrasjon med 90% Papir Elektronisk Oppgaver Direkte faktura VIA Reisekonto Reisekonto Eurocard (Privat ansvar) Faktura fra reisebyrå Attestering (på reiseregningen) Registrering i økonomisystem Kontroll Retting, purring, avsetning Klargjøring for utbetaling Føring i regnskap Kontrollere faktura mot reiseregning Total tidsbruk, minutter Total tidsbruk, timer 1,08 0,65 0,22 0,10 Kostnad Eurocard presentation

15 Føring av reiseregninger trenger ikke være slitsomt, tidkrevende, frustrerende og irriterende. Det skal være enkelt og greit, slik at vi kan bruke tiden vår på andre ting! 15 Eurocard presentation

16 Behandling av reiseregninger, eksempel på tidsbruk v manuell prosess Kunde Totalt reisebudsjett: 15 millioner, reiseregninger/år, intern kost 600 kr/t Oppgave Hvem Tid (min) Andel Utfylling av reiseregning Ansatt 17 22% Total indirekte kostnad pr. år Attestering Leder 9 11% Registrere i økonomisystem Økonomi 16 20% kr Kontroll av reiseregning Økonomi 13 17% Feilretting, purring, avsetning Økonomi 11 14% Klargjøring for utbetaling Økonomi 6 8% Føring i regnskap Økonomi 6 8% Tidsbruk (minutter) % Tidsbruk (timer) Eurocard presentation

17 60% besparelser på reiseregningsprosessen Totale årlige indirekte kostnader i dag kr Besparelse med elektronisk reiseregning Ytterligere besparelse ved filintegrasjon fra Eurocard Total besparelse: Reiseregningssystem og integrasjon av kjøpsinfo 40% 20% 60% Total besparelse kr kr kr Besparelse pr reiseregning 312 kr 156 kr 468 kr 17 Eurocard presentation

18 Unngå to reiseregninger Uten Book Now Pay Later Booke Reiseregning, fly Betale faktura fly Reise Reiseregning, andre kostnader Betale faktura andre kostn. Med Book Now Pay Later Booke Reise Reiseregning alle kostnader Betale faktura med fly og andre kostn Å redusere antall reiseregninger er en effektiv måte å kutte reiserelaterte administrasjonskostnader på. En Europeisk undersøkelse fra 2008 viser at reiseadministrative prosesser står for opp til 17,5% av det totale reisebudsjettet*. * A.T. Kearney European Indirect Spend Management Study Eurocard presentation

19 5% besparelse på flyreiser - eksempel Bestill 20% av reisene tidlig, spar minimum 30% på hver reise Kostnad før: reiser for kr Kostnad etter: 800 reiser for 1000 kr reiser for 700 kr Book Now- Pay Later gebyr: Total (~5 % direkte besparelse) 19 Eurocard presentation

20 Implementering av løsning nøkkelen til suksess For å oppnå målene trenger man optimal bruk av løsningene i hele organisasjonen Høy andel kortholdere Integrering av løsninger Kunnskap om hvordan man skal bruke løsningene 20 Eurocard presentation

21 Dette kjennetegner de beste innenfor reiseadministrasjon Best in Class Eierskap fra toppen Synlig og tydelig reisepolicy 99% bruk av riktig kort Løsninger for gjenbruk av data Kommunikasjon og forankring Aktive brukere av statistikker 21 Eurocard presentation

22 22 Eurocard presentation Tusen takk