Forvaltningsrevisjonsrapport - helsesøstertjenesten Kontrollutvalgets innstilling

Transkript

1 Rådmannen Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 14/108 Bystyret Forvaltningsrevisjonsrapport - helsesøstertjenesten Kontrollutvalgets innstilling Forslag til vedtak 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Helsesøstertjenesten er forelagt bystyret og tas til etterretning. 2. Bystyret merker seg at helsesøsters samarbeid med familiesentrene har vært sentral for å ivareta tjenester rettet mot barn og unge. 3. Bystyret merker seg at rapporten peker på behov for ytterligere styrkning av skolehelsetjenesten. 4. Bystyret ber rådmannen merke seg rapportens anbefalinger. 5. Bystyret vil trekke frem følgende forhold for oppfølgning fra administrasjonen: o Det må snarest innføres internkontrollrutiner i samsvar med krav i internkontrollforskriften. o Hvert barn bør få èn journal i tråd med journalforskriften Sammendrag Kontrollutvalget har i møte 25. august behandlet forvaltningsrapport om helsesøstertjenesten. Forvaltningsrevisjonen har bakgrunn i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon for , vedtatt i bystyrets sak 12/132. I planen var helsesøstertjenesten prioritet nummer 2. På denne bakgrunn har kontrollutvalget i sin sak 29/12, 27. august 2012, bestilt en forvaltningsrevisjon på dette området. Oppstart av prosjektet ble imidlertid noe utsatt ut fra fremdrift i forhold til bystyrets vedtak 12/70 Opptrappingsplan for helsesøster- og jordmortjenesten Saksopplysninger Formålet med prosjektet har vært å få om kommunen tilbyr en helsesøstertjeneste i tråd med lov og forskrift, og dessuten om tjenesten er organisert på en hensiktsmessig måte. Følgende problemstillinger ble undersøkt i prosjektet: Side10

2 1. Har Bodø Kommune et omfang av og innhold i helsesøstertjenesten som tilfredsstiller lovkrav?(med spesielt fokus på helsestasjonsvirksomhet og skolehelsetjeneste i grunnskolen) 2. Fungerer organiseringen av helsesøstertjenesten på en hensiktsmessig måte? Undersøkelsene er avgrenset til å gjelde helsesøstertjenestens kjernevirksomhet i helsestasjon og skolehelsetjeneste (unntatt videregående skole). Tjenestens håndtering av spesielle helsespørsmål for flyktninger og asylsøkere, og akutte situasjoner eller epidemier er dermed heller ikke berørt. En annen avgrensning er at revisor ikke har vurdert den faglige kvaliteten på det utførte arbeidet i tjenesten. For å belyse problemstillingene har revisor gjennomført dokumentstudier, intervjuer og gjennomgang av utvalgte journaler. Blant de intervjuede er helsesøstre ved de to familiesentrene Mørkved og Tverlandet, samt ledende helsesøster og koordinator for individuelle planer (IP) i aldersgruppen 0-16 år. Revisors anbefaling: 1. Alle barn skal tilbys hjemmebesøk innen 2 uker etter fødsel. Det bør gå tydelig fram av journalen om det er gitt tilbud, og om hjemmebesøket er gjennomført. 2. Alle nasjonalt anbefalte konsultasjoner i helsestasjon og grunnskole bør gjennomføres. 3. Kommunen bør gjennomgå rutinene for individuell plan 0-16 år og sørge for redusert ventetid og rask, stabil koordinatordekning for alle individuelle planer. 4. Det må inngås skriftlige avtaler med fastlegene og med eksterne samarbeidspartnere. 5. Det må innføres internkontrollrutiner i tråd med kravene i internkontrollforskriften. 6. Hvert barn bør få en journal i tråd med journalforskriften. Herunder bør kommunen vurdere bruken av Ephorte. Saksbehandler: Svein Inge Johansen Rolf Kåre Jensen Rådmann Kornelija Rasic Leder økonomikontoret Trykte vedlegg: Vedlegg 1 helsesøstertjenesten Kontrollutvalgets protokoll 2 Helsesøstertjenesten Kontrollutvalgets saksfremlegg 3 Helsesøstertjenesten Forvaltningsrevisjon rapport Utrykte vedlegg: Ingen Side11

3 Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / SAKSPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I BODØ Saksbehandler: Lars Hansen Saksgang Kontrollutvalget i Bodø /14 28/14 Forvaltningsrevisjon: Helsesøstertjenesten Ledende helsesøster Inger Øvereng møtte fra administrasjonen for å redegjøre og svare på spørsmål. Forslag til vedtak (innstilling til bystyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Helsesøstertjenesten er forelagt bystyret og tas til etterretning. 2. Bystyret ber rådmannen merke seg rapportens anbefalinger. 3. Bystyret vil trekke frem følgende forhold for oppfølgning fra administrasjonen: o Det må snarest innføres internkontrollrutiner i samsvar med krav i internkontrollforskriften. o Hvert barn bør få èn journal i tråd med journalforskriften Omforent forslag til vedtak (innstiling til bystyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Helsesøstertjenesten er forelagt bystyret og tas til etterretning. 2. Bystyret merker seg at helsesøsters samarbeid med familiesentrene har vært sentral for å ivareta tjenester rettet mot barn og unge. 3. Bystyret merker seg at rapporten peker på behov for ytterligere styrkning av skolehelsetjenesten. 4. Bystyret ber rådmannen merke seg rapportens anbefalinger. 5. Bystyret vil trekke frem følgende forhold for oppfølgning fra administrasjonen: o Det må snarest innføres internkontrollrutiner i samsvar med krav i internkontrollforskriften. o Hvert barn bør få èn journal i tråd med journalforskriften Votering: Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak (innstilling til bystyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Helsesøstertjenesten er forelagt bystyret og tas til etterretning. Side12

4 2. Bystyret merker seg at helsesøsters samarbeid med familiesentrene har vært sentral for å ivareta tjenester rettet mot barn og unge. 3. Bystyret merker seg at rapporten peker på behov for ytterligere styrkning av skolehelsetjenesten. 4. Bystyret ber rådmannen merke seg rapportens anbefalinger. 5. Bystyret vil trekke frem følgende forhold for oppfølgning fra administrasjonen: o Det må snarest innføres internkontrollrutiner i samsvar med krav i internkontrollforskriften. o Hvert barn bør få èn journal i tråd med journalforskriften Rett utskrift: Dato: 26. august 2014 Lars Hansen Sekretær for kontrollutvalget Saksprotokoll sendt:, bystyret Salten kommunerevisjon IKS 2 Side13

5 Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 28/14 Forvaltningsrevisjon: Helsesøstertjenesten Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Salten kommunerevisjon IKS 2. juli 2014: Forvaltningsrevisjonsrapport Helsesøstertjenesten Bakgrunn for saken: Forvaltningsrevisjonen har bakgrunn i vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon for , vedtatt i bystyrets sak 12/132. I planen var helsesøstertjenesten prioritet nummer 2. På denne bakgrunn har kontrollutvalget i sin sak 29/12, 27. august 2012, bestilt en forvaltningsrevisjon på dette området. Oppstart av prosjektet ble imidlertid noe utsatt ut fra fremdrift i forhold til bystyrets vedtak 12/70 Opptrappingsplan for helsesøster- og jordmortjenesten Formålet med prosjektet har vært å få om kommunen tilbyr en helsesøstertjeneste i tråd med lov og forskrift, og dessuten om tjenesten er organisert på en hensiktsmessig måte. Følgende problemstillinger ble undersøkt i prosjektet: 1. Har Bodø Kommune et omfang av og innhold i helsesøstertjenesten som tilfredsstiller lovkrav?(med spesielt fokus på helsestasjonsvirksomhet og skolehelsetjeneste i grunnskolen) 2. Fungerer organiseringen av helsesøstertjenesten på en hensiktsmessig måte? Undersøkelsene er avgrenset til å gjelde helsesøstertjenestens kjernevirksomhet i helsestasjon og skolehelsetjeneste (unntatt videregående skole). Tjenestens håndtering av spesielle helsespørsmål for flyktninger og asylsøkere, og akutte situasjoner eller epidemier er dermed Side14

6 heller ikke berørt. En annen avgrensning er at revisor ikke har vurdert den faglige kvaliteten på det utførte arbeidet i tjenesten. For å belyse problemstillingene har revisor gjennomført dokumentstudier, intervjuer og gjennomgang av utvalgte journaler. Blant de intervjuede er helsesøstre ved de to familiesentrene Mørkved og Tverlandet, samt ledende helsesøster og koordinator for individuelle planer (IP) i aldersgruppen 0-16 år. Revisjonskriterier (krav og forventinger som kan stilles til den funksjon/aktivitet som undersøkes av revisjonen), er bl.a kommunehelsetjenesteloven med forskrifter og veiledere, lov om helsepersonell med forskrift og veileder. Sentralt i revisjonskriteriene er Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (Hovedforskriften) Revisors funn og vurderinger: Problemstilling 1 Har Bodø Kommune et omfang av og innhold i helsesøstertjenesten som tilfredsstiller lovkrav? Revisjonskriterier / krav til tjenesten: Ifølge veileder til forskriften skal alle nyfødte få tilbud om hjemmebesøk. Tjenesten skal gi informasjon og tilbud om barnevaksinasjonsprogram. Tjenesten skal omfatte helseundersøkelser, og skal omfatte forebyggende psykososialt arbeid. Videre skal tjenesten drive opplysningsvirksomhet individuelt og i grupper, og samarbeide med skolene. Det foreligger nasjonale anbefalinger for veiing og måling med aldersbestemte tidspunkter. Kommunen skal ha en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsarbeid, med overordnet ansvar for arbeid med individuell plan. I forbindelse med dette arbeidet stilles det krav til prosedyre (samtykke) og innhold i individuell plan. Revisors funn: Tjenesten får vite om fødsler via telefonkontakt med sykehuset. Helsesøster oppgir i intervju at de prøver å være på hjemmebesøk hos alle. Stikkprøver revisor har gjort viser at 19 av 20 barn født 2013 fikk konsultasjon med veiing og måling innen 10 dager etter fødsel. Det siste barnet først etter 17 dager. I to tilfeller er det notert i journal at det etter mors synspunkt ikke var behov for hjemmebesøk. Når det gjelder barnevaksinasjonsprogram opplyser tjenesten at dette følges nøye. Det gis en rekke vaksinasjoner ut fra programmet. Stikkprøver blant de nevnte 20 barna viser at vaksinasjon er gitt til rett tid i forhold til barnets alder (3, 5 og 12 mnd). Ytterligere stikkprøver er gjort blant elever på tre skoler i og 10. trinn for aktuelle vaksiner. Vaksinene er gitt og til rett tid, men for HPV-vaksinen (7. trinn) er det i to tilfeller av tolv mangler ved registreringen. Ifølge Folkehelseinstituttet er vaksinasjonsdekningen i Bodø kommune 95% for 9-åringer (landet 94%). For 2-åringer er tilsvarende tall 93% hhv 92%. SYSVAK (database for vaksinasjon) sender årlig rapporter med avvik på vaksinering. Det har ikke vært en systematisk oppfølgning av dette. Helseundersøkelser / fysisk og psykisk helse / opplysningsvirksomhet / samarbeid med skole: Tjenesten har lagt opp til at det gjennomføres 9 konsultasjoner (gruppe eller individuelt) i barnets første leveår, deretter 4 konsultasjoner i førskolealder, deretter konsultasjoner på 7 ulike klassetrinn. Når det gjelder helsestasjon gis det i intervjuene uttrykk for utilstrekkelig kapasitet. Av denne grunn er anbefalte konsultasjoner på hhv 7-8 mnd og 10 mnd slått sammen til konsultasjon på 9 måneder. Det utføres ikke 2-4 ukers kontroll, men gruppekonsultasjon etter 2 måneder. Stikkprøver fra 20 journaler viser at undersøkelsene er godt dokumentert for helseundersøkelser 0-1 år. 18 av 20 hadde fått konsultasjoner som satt opp og til rett tid. Årsak til manglende konsultasjon for resterende barn fremgår ikke i journal. Side15

7 Revisor har undersøkt og funnet at elevene fikk informasjon på forhånd om MMR-vaksine, mens 2 av 18 elever var registrert som ikke deltatt på gruppeundervisning om pubertet og hygiene på 6. trinn. Gruppeundervisning på tre ulike ungdomsskoler er i ulik grad gjennomført og / eller registrert. En del helsesøstre gir uttrykk for manglende kapasitet. For en av dem nevnes det at det er en stillingsressurs på om lag halvparten av normtallet. Når det gjelder veiing og måling er det veid og målt ved alle konsultasjoner for 0-6 år. Videre er det tatt 15 stikkprøver på tre ulike skoler om veiing på 3. trinn. Kun en av tre skoler hadde registrert vekt på dette trinnet, mens det var registrert høyde for alle elevene. På 8. trinn ble det registrert vekt på 6 av 15 elever. Tildelingskontoret er koordinerende enhet for habililtering og rehabilitering i kommunen, og fatter vedtak om individuell plan (IP). IP-koordinator i helsesøstertjenesten har ansvar for å skrive planene. Planene utarbeides etter en mal med bl.a målsettinger, tiltak og oversikt over tjenesteytere som deltar i arbeidet. De intervjuede helsesøstrene gir uttrykk for at det er strevsomt å være koordinator, bl.a ut fra at saksbehandlersystemet Ephorte er tikrevende. IP-koordinator er koordinator for 33 IP-er, men opplyser at det er behov for ny koordinator i 23 av disse sakene. Det har imidlertid ikke lyktes å få andre til å overta koordinatorrollen. Videre opplyser hun at 12 saker venter på IP, og at det er nesten ett års ventetid. Årsaken til ventetiden er at vedkommende er koordinator i mange saker. Revisor har undersøkt vedtak, samtykker og innhold i IP i et utvalg av 20 saker. Vedtak og samtykke forelå, pluss at mal for IP var benyttet. Det går ofte over et år fra vedtak om IP frem til IP foreligger. Selv om IP ikke foreligger så gjennomføres det jevnlig ansvarsgruppemøter for å ivareta barnas behov likevel. Helsesøstertjenesten har ansvar for 58 saker til sammen, hvorav IP-koordinator har 33 saker. Revisors vurderinger: Hjemmebesøk: Av hensyn til dokumentasjon bør opplysning om fødsler gå elektronisk og ikke per telefon. For konsultasjoner som ikke foregår innen fristen på 10 dager etter fødsel, bør det fremgå årsak i journal. Fylkesmannen hadde tilsyn med Sentrum helsestasjon våren 2013, og påpekte avvik i forbindelse med hjemmebesøk. Revisor mener nevnte tilsyn burde medført en grundig gjennomgang av rutinene rundt hjemmebesøk, men dette ser ikke ut til å ha skjedd. Nasjonalt barnevaksineringsprogram: Vaksinasjonstilbudet i Bodø er i overensstemmelse med nasjonale anbefalinger, og det er revisors inntrykk av tjenesten bestreber seg på å følge de nasjonale retningslinjene. Til sammen 76 journaler er undersøkt med unntak av to HPVvaksiner som var utilstrekkelig dokumentert, fant man ikke avvik. Revisor mener det er betenkelig at rapportene fra SYSVAK ikke blir tatt mer på alvor, fordi en systematisk oppfølgning vil kunne bedre kvaliteten på arbeidet. Helseundersøkelser / fysisk og psykisk helse / opplysningsvirksomhet / samarbeid med skole: Fylkesmannen påviste avvike ved Sentrum helsestasjon i 2013, ved at kommunen ikke sikrer at alle barn i gruppen 0-6 år får forsvarlige helsekontroller i samsvar med nasjonale retningslinjer. Revisor peker på at disse avvikene fortsatt finnes ved de to helsestasjonene revisor har undersøkt ett år etter at fylkesmannen viste til avviket ved Sentrum helsestasjon. Når det gjelder skolehelsetjeneste er konsultasjonene i stor grad i samsvar med nasjonalt anbefalt program. Problemet synes å være at tida ikke strekker til. To av de tre intervjuede skolehelsesøstrene hadde lavere stillingsressurs enn normtallet. Tjenesten har lavterskelenkeltkonsultasjoner (åpen dør) slik det generelt er krav om. Omfanget synes stort, men det lages ikke statistikk som viser hvor mange slike konsultasjoner som gjennomføres. Revisor mener det ville vært bra om slik informasjon fantes. Veiing og måling: Tjenesten ser ut til å følge anbefalingene i førskolealder. Bare noen barn på 3. og 8. trinn blir veid. Dette er ikke i trå med nasjonale retningslinjer. Side16

8 Habilitering og rehabilitering: IP-teamet burde tatt tak i problemene med å skaffe koordinator og lang ventetid for IP. Over ett års ventetid er for lang tid for en IP. Det er bekymringsfullt at IP-koordinator blir værende ved sakene som koordinator når IP er utarbeidet, og at vedkommende dermed blir koordinator for 33 IP-er. Revisor mener ledelsen ved OK- og HSavdelingen bør samarbeide bedre om IP-ene slik at ventetiden reduseres. Kommunens mal for IP er i samsvar med kravene i forskriften. Revisors funn og vurderinger: Problemstilling 2 Fungerer organiseringen av helsesøstertjenesten på en hensiktsmessig måte? Revisjonskriterier / krav til tjenesten: Kommunen plikter å ha personell og kompetanse for de oppgavene som skal utføres, herunder tilgang på lege, jordmor, fysioterapeut. Det er gitt en statlig anbefaling for hvor mange helsesøstre det bør være i helsestasjon og skolehelsetjeneste. Det er anbefalt fra Helsedirektoratet å samlokalisere helsestasjoner i familiesenter. Det er slått fast i forskrift at det skal være rutiner for samarbeid med fastleger og andre helsetjenester. Det er videre krav til internkontroll for tjenesten for å sikre systematisk styring og forbedringsarbeid. Pasientjournaler skal føres i samsvar med krav om dette i helsepersonelloven og kommunehelsetjenesteloven. Tjenesten skal bidra til kommunens oversikt over helsetilstanden og faktorer som kan virke inn på helsen til barn og ungdom. Revisors funn: Når det gjelder personell og kompetanse så har tjenesten helsesøstre, lege, jordmor og tilgang på fysioterapi. Bemanningen i helsestasjon er i samsvar med normtallene. Bemanningsnormen oppfylles i 7 skoler mens 16 skoler mangler 10 60% stilling i forhold til normtallene (tall per februar 2013). Ledende helsesøster har vært alene om lederansvar i tjenesten, men våren 2014 blir det satt av 20 % lederressurs ved hver helsestasjon. Første familiesenter ble igangsatt allerede i Det er lagt opp til at familiesentrene skal følge føringene fra departementet med bl.a forebyggende barnevern og BUP. Sist nevnte instans har trukket seg ut med den begrunnelse at de ikke har tid. De intervjuede helsesøstrene gir uttrykk for at samarbeidet i familiesenteret er svært viktig for å gi et godt tilbud til barna. Gjennom familiesenteret har helsesøstrene et integrert samarbeid med flere kommunale tjenester. Det opplyses at tverrfaglig team fungerer bra ved den ene helsestasjonen mens det ved den andre er noe misnøye fordi barnevern og PPT ikke har deltatt i det siste. I skolehelsetjenesten er det et nært og godt fungerende samarbeid med skolene. Samarbeidsrutiner i forhold til spesialisthelsetjeneste, fylkeskommune og fastleger er ikke skriftliggjort. Når det gjelder internkontroll så foreligger en virksomhetsplan med arbeidsmål og tiltak. Denne planen er på et overordnet nivå og svært generell, og ikke egnet til praktisk bruk i det daglige. Det finnes ikke rapportering av aktiviteten i tjenesten oppover i systemet, og det er heller ikke mulig å dokumentere utviklingen i aktivitet over tid. Det ligger noen veiledninger og prosedyrer i Kvalitetslosen, men bl.a ingen prosedyrer i forhold til skole eller administrative prosedyrer. De prosedyrene som ligger i Kvalitetslosen skulle vært revidert i begynnelsen av 2013, men det har ikke skjedd. Det finnes ingen sjekkliste for hva en nyansatt i tjenesten bør settes inn i. Det foreligger heller ikke skriftlige prosedyrer i forhold journalføring, og det opplyses fra flere helsesøstre at det har hendt at barn har falt ut av systemet og dermed ikke blitt kalt inn til kontroll. I forhold til pasientjournal brukes elektronisk journal, men i tillegg papirmapper for hvert barn. Papirarkivet er spredt på nær 30 ulike lokaliteter. Innlegging av data i elektronisk journal er ikke kvalitetssikret og det er ikke laget rutinebeskrivelser. Det opplyses at det skal Side17

9 arbeides med en entydig registrering. Tjenesten har ikke oversikter over mottatte og oversendte journaler i forbindelse med barn som flytter. Helsesøstertjenesten bidrar ikke til kommunens oversikt over helsetilstand. Revisors vurdering: Personell og kompetanse: Tjenesten oppfyller kravet til tilgang på fagpersoner, og samarbeidet mellom tjenestene synes godt. Den flate strukturen tjenesten har hatt har ikke vært hensiktmessig for å gjennomføre krav i lov og forskrift. Omorganiseringen som gjennomføres er høyst nødvendig. Bedre ledelsesstruktur i tjenesten vil gi mer effektivitet og gjennomføringsevne. Den nye 50% stillingen innen IKT vil kunne gi bedre kvalitetssikring av pasientjournalene, men revisor mener man her har vært noe forsiktig. Revisor mener det kan bli en stor effektiviseringsgevinst dersom den enkelte helsesøster arbeider enten kun helsestasjon eller skolehelsetjeneste. Familiesentrene er i stor grad organisert slik Helsedirektoratet har anbefalt, og organiseringen synes hensiktsmessig i forhold til å oppfylle nasjonale krav i forhold til oppfølgning når det gjelder psykisk helse. Samarbeid internt i kommunen er godt lagt opp, og i tråd med forskriftene. Det svikter imidlertid noe på gjennomføringen fordi ikke alle instanser prioriterer samarbeidet like mye.. Det er uheldig at det mangler rutiner på samarbeid med fastleger, samt rutiner for utveksling av journalnotater. Fylkesmannens tilsyn våren 2013 pekte på det samme forholdet, men det er ikke gjort noe med dette. Manglende rutiner for samarbeid med eksterne instanser er spesielt uheldig ved nyansettelser, og er ikke hensiktmessig for å oppfylle de krav som i lov og forskrift settes til tjenesten. Internkontroll i tjenesten er preget av stor mangel på administrative rutiner, lite oversikt og svak oppfølgning av feil og mangler. I rapporten (s 37) viser revisor til konkrete eksempler i forhold til dette. Mangelen på intern kontroll er relativt store brudd på internkontrollforskriften. Overordnet nivå i kommunen har et stort ansvar for å bidra med administrativ kompetanse. Pasientjournal: Journalsystemet er uhensiktsmessig og uoversiktlig, og stjeler mye tid og ressurser fra de ansatte. Forutsatt at materiale scannes i den elektroniske journalen, vil papirjournal være overflødig. Et barns IP skal i henhold til forskrift finnes i barnets journal. Journalsystemets modul for IP er imidlertid ikke tatt i bruk, og det antas at det vil være tidsbesparende dersom dette systemet kan brukes til IP i stedet for Ephorte. Regelverket stiller krav til journalansvarlig(e) i tjenesten, og dette er ikke fulgt. Bidrag til kommunens oversikt over helsetilstand: På dette området, samt i forhold til internkontroll er det revisors inntrykk at tjenesten langt på vei lever sitt eget liv i kommunen, frakoblet kommunens sentrale ledelse og øvrige virksomhet. Revisors anbefaling: 1. Alle barn skal tilbys hjemmebesøk innen 2 uker etter fødsel. Det bør gå tydelig fram av journalen om det er gitt tilbud, og om hjemmebesøket er gjennomført. 2. Alle nasjonalt anbefalte konsultasjoner i helsestasjon og grunnskole bør gjennomføres. 3. Kommunen bør gjennomgå rutinene for individuell plan 0-16 år og sørge for redusert ventetid og rask, stabil koordinatordekning for alle individuelle planer. 4. Det må inngås skriftlige avtaler med fastlegene og med eksterne samarbeidspartnere. Side18

10 5. Det må innføres internkontrollrutiner i tråd med kravene i internkontrollforskriften. 6. Hvert barn bør få en journal i tråd med journalforskriften. Herunder bør kommunen vurdere bruken av Ephorte. Rådmannens kommentar: Rådmannens kommentar er i sin helhet tatt med i rapporten. Det fremkommer ikke merknader til rapporten. Vurdering: Salten kommunerevisjon IKS har gjennomført en undersøkelse og utarbeidet en rapport i samsvar med det oppdrag de ble gitt av kontrollutvalget. Videre er revisjonen utført i samsvar med kravene i Standard for forvaltningsrevisjon. Revisjonen ble bestilt allerede i 2012, men gjennomføring ble etter kontrollutvalgets vedtak utsatt ut fra at bystyret så sent som i sak 12/70 hadde behandlet sak om helsesøstertjenesten. Forvaltningsrevisjonsrapporten får frem at tjenesten stort sett jobber disiplinert og i samsvar med faglige krav når det gjelder undersøkelser og vaksinasjon. Revisor har imidlertid pekt på tilfeller med manglende vaksinering og / eller registrering av vaksine. I tillegg er det pekt på at enkelte konsultasjoner på spebarnstadiet ikke gjennomføres, og at konsultasjoner i ungdomsskolen ikke er gjennomført eller registrert gjennomført. På den andre siden får rapporten også frem grunnleggende mangler innen internkontroll sett i forhold til krav i internkontrollforskriften, samt det som fremstår som unødvendig tungvint og svakt kvalitetssikret system for journalføring av barns helseopplysninger. Forslag til vedtak (innstilling til bystyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Helsesøstertjenesten er forelagt bystyret og tas til etterretning. 2. Bystyret ber rådmannen merke seg rapportens anbefalinger. 3. Bystyret vil trekke frem følgende forhold for oppfølgning fra administrasjonen: o Det må snarest innføres internkontrollrutiner i samsvar med krav i internkontrollforskriften. o Hvert barn bør få èn journal i tråd med journalforskriften Inndyr, 15. august 2014 Lars Hansen Sekretær for kontrollutvalget Side19

11 Side20

12 Forvaltningsrevisjon Helsesøster- tjenesten Rapport Juli 2014 Side21

13 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77, nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Kontrollutvalget i vedtok i møte 27. august 2012 å godkjenne en framlagt prosjektplan for forvaltningsrevisjon i helsesøstertjenesten. I samme vedtak ble det besluttet å utsette oppstart av prosjektet på grunn av vedtak i bystyresak 12/70 om Opptrappingsplan for helsesøster- og jordmortjenesten. Nesten ett og et halvt år senere, 20. januar 2014, vedtok kontrollutvalget en revidert prosjektplan og igangsetting av prosjektet. Ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen har vært forvaltningsrevisor Inger Håkestad. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Bodø, den 2. juli 2014 Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Inger Håkestad forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2 Side22

14 Innhold: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER FORMÅL PROBLEMSTILLING AVGRENSNINGER METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER GENERELT OM HELSESØSTERTJENESTEN I BODØ Har et omfang av og innhold i helsesøstertjenesten som til - fredsstiller lovkrav? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING Fungerer organiseringen av helsesøstertjenesten på en hensiktsmessig måte? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERING KONKLUSJON OG ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTAR VEDLEGG 1, Rådmannens uttalelse VEDLEGG 2, Nasjonalt vaksineprogram VEDLEGG 3, Anbefalte konsultasjoner Salten kommunerevisjon IKS 3 Side23

15 0. SAMMENDRAG Salten kommunerevisjon IKS har i denne rapporten undersøkt om helsesøstertjenesten i Bodø gir et tjenestetilbud som er i tråd med lov og forskrift. Videre har vi vurdert om tjenesten er organisert på en hensiktsmessig måte i forhold til de oppgavene som skal utføres. I undersøkelsen ligger følgende problemstillinger til grunn: 1. Har et omfang av og innhold i helsesøstertjenesten som tilfredsstiller lovkrav? 2. Fungerer organiseringen av helsesøstertjenesten på en hensiktsmessig måte? De nasjonale kravene til tjenesten finnes i flere lover med forskrifter og veiledere, i tillegg kommer en rekke faglige anbefalinger på ulike områder. Vi har konsentrert oss om kjerneaktiviteten i helsestasjon og grunnskole. Innsamlingen av data baserer seg på intervju av til sammen 7 ansatte i tjenesten, data fra tjenestens fagsystem, samt kommunale saksdokumenter. For å vurdere om tjenesten gir et tjenestetilbud i tråd med lov og forskrift har vi undersøkt praksis for hjemmebesøk hos nyfødte, gjennomføring av vaksinasjonsprogram, gjennomføring av anbefalt program for helseundersøkelser/veiledning/undervisning i helsestasjon og skolehelsetjeneste, rutiner for veiing, samt arbeidet i forhold til individuell plan (IP). Vi har konkludert med at tjenestetilbudet ikke har et omfang og innhold som tilfredsstiller lovkravene til tjenesten fullt ut. For hjemmebesøk gjør mangelfull dokumentasjon det vanskelig for revisor å vurdere om dette tilbys alle nyfødte. For vaksinasjon tilbys barnevaksinasjonsprogrammet slik det er anbefalt fra Folkehelsesinstituttet. Det anbefalte programmet for helseundersøkelser/veiledning/undervisning tilbys i en noe redusert utgave i forhold til nasjonale anbefalinger, det samme gjelder anbefalingene for systematisk veiing. For utarbeidelse av individuell plan er revisors vurdering at dette tar for lang tid, og at det også tar for lang tid å få koordinator på plass. Når planene foreligger, er de så langt vi kan bedømme det, utarbeidet i tråd med forskriften. Når det gjelder organisering, har vi vurdert personell og kompetanse, organiseringen av helsestasjon som en del av familiesenter, tjenestens samarbeid med andre kommunale tjenester og eksterne samarbeidspartnere, internkontroll inklusive journalrutiner, samt hvilket bidrag helsesøstertjenesten gir til kommunens totalplanlegging. Vi har konkludert med at den organiseringen som har vært inntil nylig, ikke har vært optimal i forhold til å løse de oppgavene tjenesten er pålagt etter lov og forskrift. Det er tegn til bedring på noen områder. Kommunen oppfyller ikke Helsedirektoratets normtall i forhold til bemanning i skolehelsetjenesten. Tjenesten har den anbefalte faglige kompetansen, mens den flate organisasjons- Salten kommunerevisjon IKS 4 Side24

16 strukturen og arbeidsfordelingen helsesøstrene imellom ikke har vært optimal i forhold til den jobben som skal gjøres. Revisors vurdering er at organisering i familiesenter fungerer etter hensikten. Det er ikke inngått skriftlige avtaler med ulike interne og eksterne samarbeidspartnere slik forskriften krever. Internkontrollen i tjenesten er svak og preget av at helsesøstrene har hatt et sterkt faglig fokus i lang tid. Det er behov for gjennomgående vurdering og kvalitetssikring av journalføringen. På det siste punktet har man kommet godt i gang med arbeidet. Manglende bidrag til kommunens oversikt over helsetilstanden gjør at forskriftens krav på dette området ikke er oppfylt, og at kommunen går glipp av god grunnlagsinformasjon. Anbefalinger: 1. Alle barn skal tilbys hjemmebesøk innen 2 uker etter fødsel. Det bør gå tydelig fram av journalen om det er gitt tilbud, og om hjemmebesøket er gjennomført. 2. Alle nasjonalt anbefalte konsultasjoner i helsestasjon og grunnskole bør gjennomføres. 3. Kommunen bør gjennomgå rutinene for individuell plan 0-16 år og sørge for redusert ventetid og rask, stabil koordinatordekning for alle individuelle planer. 4. Det må inngås skriftlige avtaler med fastlegene og med eksterne samarbeidspartnere. 5. Det må innføres internkontrollrutiner i tråd med kravene i internkontrollforskriften. 6. Hvert barn bør få en journal i tråd med journalforskriften. Herunder bør kommunen vurdere bruken av Ephorte. Salten kommunerevisjon IKS 5 Side25

17 1. INNLEDNING Helsesøstertjenesten står som nummer to i planen for forvaltningsrevisjon i i perioden Prosjektplan ble lagt fram og vedtatt i august 2012, men prosjektet ble utsatt på grunn av vedtak i sak 12/70 om Opptrappingsplan for helsesøster- og jordmortjenesten. Revidert prosjektplan ble vedtatt i januar Det er to problemstillinger i denne rapporten. I den første problemstillingen vurderes det om helsesøstertjenesten i har et omfang og innhold som tilfredsstiller lovkravene til tjenesten. I vår undersøkelse har vi konsentrert oss om omfang og innhold i helsestasjons- og skolehelsetjenesten i grunnskolen. I den andre problemstillingen blir det vurdert om helsesøstertjenesten har en organisering som er hensiktsmessig i forhold til å oppfylle lovkravene som stilles til tjenesten. Bestemmelser som angår helsesøstertjenestens oppgaver og organisering finnes i flere lover, og det er mange forskrifter som gjelder for tjenesten. Flere av forskriftene har egne veiledere. I tillegg er det en rekke faglige retningslinjer og anbefalinger på ulike områder. Vi har konsentrert oss om tjenestens kjerneoppgaver i helsestasjon og grunnskole. Vi har hentet revisjonskriterier først og fremst fra Kommunehelsetjenesteloven og lovens forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. I rapporten presenteres først de to problemstillingene og våre metodiske tilnærminger. Deretter er det en kort generell del om revisjonskriterier. Revisjonskriteriene angir hvilke krav vi kan stille til helsesøstertjenesten i helsestasjon og grunnskole. Deretter følger en kort generell presentasjon av helsesøstertjenesten i Bodø. Så utledes revisjonskriterier for hver enkelt problemstilling og vi beskriver fakta som vi har samlet inn til den aktuelle problemstillingen. Deretter følger revisors vurdering, der vi vurderer kommunens praksis opp mot revisjonskriteriene. Til slutt kommer konklusjon for hver problemstilling og revisors anbefalinger. Salten kommunerevisjon IKS 6 Side26

18 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med dette prosjektet er å få vurdert om kommunen tilbyr en helsesøstertjeneste i tråd med lov og forskrift. Det vurderes også om tjenesten er organisert på en hensiktsmessig måte. 2.2 PROBLEMSTILLING Av formålet har vi utledet følgende problemstilling: 1. Har et omfang av og innhold i helsesøstertjenesten som tilfredsstiller lovkrav? (med spesielt fokus på helsestasjonsvirksomhet og skolehelsetjeneste i grunnskolen) 2. Fungerer organiseringen av helsesøstertjenesten på en hensiktsmessig måte? 2.3 AVGRENSNINGER Vi har fokusert på helsestasjonsvirksomheten og skolehelsetjenesten i grunnskolen. Kommunen har også ansvar for skolehelsetjeneste i videregående skole, men denne omfattes ikke av vår undersøkelse. har både flyktninge- og asylmottak som er bemannet med ansatte fra helsesøstertjenesten. Vi har ikke gjort undersøkelser i noen av disse enhetene. Ordinære tjenester til flyktninge- og asylsøkerbarn er tatt med i våre undersøkelser straks disse barna har blitt overført til ordinær helsestasjon/skolehelsetjeneste. Tjenestens håndtering av forhold som kjønnslemlestelse, tvangsekteskap og andre spesielle helsespørsmål for disse gruppene har vi ikke vurdert. Vi har ikke sett på tjenestens rutiner i forhold til akutte situasjoner/ulykker eller i forhold til ekstraordinære medisinske hendelser som utbrudd av smittsom sykdom/epidemi. Vi har undersøkt helsesøsters arbeidsoppgaver og utfordringer i tjenesten. Vi har kommentert andre yrkesgrupper som inngår i helsesøstertjenesten, kun der det har vært naturlig i forhold til organisering av tjenesten. Det er kjernevirksomheten i helsestasjon og skolehelsetjeneste vi har konsentrert oss om; altså de oppgavene som reguleres av de mest sentrale nasjonale lovbestemmelser og forskrifter på området. Vi har ikke vurdert den faglige kvaliteten på helsesøsters arbeid. Salten kommunerevisjon IKS 7 Side27

19 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Av skriftlige dokumenter har vi benyttet kommunale saksframlegg i perioden som omhandler helsesøstertjenesten og familiesentrene. Vi har også benyttet interne dokumenter i tjenesten som handlingsplan, brosjyrer, arbeidsbeskrivelser og interne årsplaner for familiesentrene. Vi har valgt ut to helsestasjoner for våre undersøkelser: Helsestasjonen i Mørkved familiesenter Helsestasjonen i Tverlandet familiesenter Valget er gjort ut fra at Sentrum helsestasjon hadde tilsyn fra Fylkesmannen i Nordland våren Rønvik helsestasjon ble ikke valgt fordi det var flere vikarer inne i undersøkelsesperioden, og vi ønsket intervjuobjekter med noen års erfaring i helsestasjonen. Vi har vurdert en del av innholdet i omlag 100 elektroniske journaler i WinMed, fordelt på de to helsestasjonene og seks skoler, samt noen av de tilhørende papirjournalene i fysiske arkiv ved helsestasjonene. 20 saker i kommunens generelle arkivsystem Ephorte. Vi har også sett på helsesøstertjenestens del av kvalitetssystemet i Kvalitetslosen. Vi har intervjuet følgende personer: Mørkved familiesenter Helsesøster med arbeidssted i familiesenteret Helsesøster med arbeidssted i familiesenteret og ved Hunstad ungdomsskole Helsesøster med spesielt ansvar for IKT i tjenesten Tverlandet familiesenter Helsesøster med arbeidssted i familiesenteret og ved Tverlandet skole (5-10 trinn) Helsesøster med arbeidssted i familiesenteret og ved Løding skole (1-4 trinn) I tillegg har vi intervjuet Ledende helsesøster Koordinator for individuelle planer i aldersgruppen 0-16 år Forkortelser: Hovedforskriften: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten IP Individuell plan etter Forskrift om habilitering og rehabilitering WinMed Helsesøstertjenestens fagsystem for elektroniske journaler SYSVAK Folkehelseinstituttets database for vaksinasjoner i Norge KS Kommunenes Sentralforbund Ephorte Kommunens generelle arkivsystem Salten kommunerevisjon IKS 8 Side28

20 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: Kommuneloven Kommunehelsetjenesteloven, med følgende forskrifter og veiledere: Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjonsog skolehelsetjenesten (heretter kalt Hovedforskriften) o Veileder til forskriften (1S-1154 Sosial og Helsedirektoratet) Forskrift om nasjonalt vaksinasjonsprogram Internkontroll i helsetjenesten Forskrift om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator o Veileder til forskriften (IS-1253) Lov om helsepersonell, med følgende forskrift og veileder: Forskrift om pasientjournal o Veileder til forskriften (1S-2700 Sosial og Helsedirektoratet) IS-1736 Nasjonale anbefalinger for veiing og måling IS-1798 utviklingsstrategi for helsestasjons- og skolehelsetjenesten Bystyresak 12/127 Familiesentersatsingen - status og veien videre KS-veilederTaushetsplikt og samhandling i kommunalt arbeid for barn-ungdom-familie 2013 Den mest sentrale forskriften for helsestasjon og skolehelsetjeneste er forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten (heretter kalt Hovedforskriften). Av 1-1 i forskriften går det fram at formålet for tjenesten er å: a) Fremme psykisk og fysisk helse b) Fremme gode sosiale og miljømessige forhold c) Forebygge sykdom og skade Av 1-2 framgår at virkeområdet er innen kommunens helsestasjon for barn og ungdom, for gravide som går til svangerskapskontroll, og for helse- og omsorgstjeneste i grunnskoler og videregående skole som omfattes av opplæringsloven og privatskoleloven. Denne forskriften etter Kommunehelsetjenesteloven omhandler kjerneområdet for helsesøstertjenestens arbeidsoppgaver. Veilederen gir utdypende kommentarer og anbefalinger. Forskrift om pasientjournal etter Helsepersonelloven gir retningslinjene for hvordan utført arbeid skal dokumenteres og sikre barnets rettssikkerhet i systemet. Også denne forskriften har en omfattende veileder. Revisjonskriteriene for de enkelte problemstillingene følger under fakta og vurderinger nedenfor. Salten kommunerevisjon IKS 9 Side29

21 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.0 GENERELT OM HELSESØSTERTJENESTEN I BODØ I er helsesøstertjenesten organisert som en del av OK-avdelingen, sammen med barnehager, grunnskoler, PPT og barneverntjenesten. En har dermed samlet alle kommunens tilbud i forbindelse med barns oppvekst i samme avdeling. Helsesøstertjenesten har i mai 2014 totalt 40 årsverk fordelt på helsesøster 29,15 årsverk fordelt på 34 helsesøstre lege 1,3 årsverk, fordelt på 12 leger koordinator IP 1,0 jordmor 3,0 årsverk fordelt på 5 jordmødre sekretær 5,4 årsverk fordelt på 6 sekretærer Det er ansatte totalt. Kommunens rehabiliteringsavdeling gir fysioterapi- og ergoterapitjenester på alle helsestasjonene en gang pr. måned. Kommunepsykologene kan benyttes ved behov. Tjenesten er organisert med 4 helsestasjoner som inngår i følgende familiesentre: Sentrum familiesenter Rønvik familiesenter Mørkved familiesenter Tverlandet familiesenter I tillegg kommer Alsgård helsestasjon som er besluttet nedlagt, og aktiviteten fordelt på eksisterende familiesentre. Kommunen har både flyktninge- og asylmottak der det arbeider helsesøstre. Det er skolehelsesøster ved totalt 23 grunnskoler og 2 videregående skoler i Bodø. I vår undersøkelse har vi konsentrert oss om helsestasjonene i Mørkved og Tverlandet familiesenter og skolehelsetjenesten i seks skoler i byens østlige deler. Fram til 1. mars 2014 har helsesøstertjenesten hatt en flat organisasjonsstruktur ved at ledende helsesøster har hatt ansvar for all oppfølging av alle ansatte i tjenesten. Det har i tillegg vært en fagkoordinator sentralt i organisasjonen. Fra 1. mars 2014 er det opprettet 20 % lederstilling for helsesøster ved hver helsestasjon i familiesentrene, samt en lederstilling for skolehelsetjenesten. Fagkoordinatorstillingen er tatt bort. Det er etter hvert kommet til en 50 % stilling som IKT og kvalitetsansvarlig i stab. På denne måten får ledende helsesøster et lederteam å forholde seg til og en styrking av den administrative ressursen. Det er foreløpig ikke helt avklart hvilke oppgaver som skal tillegges mellomlederne. Netto driftsutgifter for helsesøstertjenesten var i 2013 om lag 27 mill.kr. Lønn utgjør over 80 % av utgiftene. Tjenesten har i flere år bakover vært drevet innenfor budsjettrammene. Salten kommunerevisjon IKS 10 Side30

22 5.1. HAR BODØ KOMMUNE ET OMFANG AV OG INNHOLD I HELSESØSTERTJENESTEN SOM TILFREDSSTILLER LOVKRAV? REVISJONSKRITERIER Hjemmebesøk Hovedforskriften 2-3 annet ledd inneholder en bestemmelse om at tilbudet til barn og ungdom 0-20 år skal omfatte hjemmebesøk/oppsøkende virksomhet. Forskriftens veileder slår fast at alle nyfødte skal få tilbud om hjemmebesøk. Tradisjonelt har dette vært innen 2 uker etter fødsel. Nå anbefales veiing 7-10 dager etter fødsel. Eldre barn med behov for det, bør også få hjemmebesøk. Nasjonalt barnevaksinasjonsprogram Hovedforskriftens 2-3 annet ledd stiller krav til informasjon og tilbud om Barnevaksinasjonsprogrammet. Forskrift om nasjonalt vaksineprogram 4 bestemmer at barnevaksinasjonsprogrammet skal tilbys alle barn i førskole- og grunnskolealder og gjennomføres i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Programmet finnes til enhver tid oppdatert på folkehelseinstituttets internettside. Jfr. vedlegg 2. Helseundersøkelser fysisk og psykisk helse Helsestasjons- og skolehelsetjenestens tilbud skal omfatte helseundersøkelser og oppfølging /henvisning ved behov. Det skal også omfatte forebyggende psykososialt arbeid. jfr. Hovedforskriftens 2-3 annet ledd. Opplysningsvirksomhet, samarbeid med skolen, tilgjengelighet Ovennevnte 2-3 andre ledd stiller også krav om opplysningsvirksomhet individuelt og i grupper, samarbeid med skolen om elevenes arbeids- og læringsmiljø, samt bistand og undervisning i gruppe/klasse/foreldremøter i den utstrekning skolen ønsker det. Åpen dør prinsippet som følger av at tjenesten skal være et lavterskeltilbud, fremheves i forskriftens veileder. De to ovennevnte avsnittene oppfylles i stor grad gjennom faste konsultasjoner og grupper. Tidspunkt for og innhold i nasjonalt anbefalte konsultasjoner finnes i tabells form i Hovedforskriftens veileder, jfr. vedlegg 3. Veiing og måling Hovedforskriftens veileder inneholder anbefaling om veiing og måling ved alle konsultasjoner til og med 1 års alder. I 2010 kom Helsedirektoratet med nye Nasjonale anbefalinger (IS-1736) for veiing og måling. Disse anbefaler i tillegg måletidspunkter ved 15 og 18 mnd., 2 år, 4 år, ved skolestart, samt 3. og 8. trinn i skolen. Retningslinjene kom til som et resultat av økende fedmeproblemer blant barn. Habilitering og rehabilitering Kommunehelsetjenesteloven 7-3 og 6 i forskrift om habilitering og rehabilitering stiller krav om at det skal finnes en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliterings- Salten kommunerevisjon IKS 11 Side31

23 virksomheten i kommunen, som har et overordnet ansvar for arbeidet med individuell plan og for oppnevning, opplæring og veiledning av koordinatorer for de individuelle planene. Kommunehelsetjenestelovens 7-2 og forskrift om habilitering og rehabilitering 21 pålegger kommunen å tilby koordinator til personer med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Koordinators rolle er omtalt i veileder til forskriften og i KS-veileder Taushetsplikt og samhandling i kommunalt arbeid for barn-unge-familier. Foreldrene skal gi sitt samtykke til at IP opprettes og til utveksling av taushetsbelagt informasjon, forskriftens 17. Den enkelte har rett til å delta i utarbeidelse av planen, forskriftens 16 (barnet selv og/eller pårørende). Forskrift om habilitering og rehabilitering 19 inneholder krav til hva en individuell plan skal inneholde. Planens innhold og omfang skal tilpasses behovene til den enkelte tjenestemottaker. Kravene er spesifisert i 9 punkter og omfatter: - oversikt over tjenestemottakerens mål - ressurser og behov for tjenester - oversikt over hvem som deltar i arbeidet med planen - angivelse av hvem som gis ansvar for å sikre samordning og framdrift - oversikt over hvem som vil bidra og med hva - hvilke tiltak som er aktuelle - hvordan tiltakene skal gjennomføres - angivelse av planperioden og tidspunkt for revisjon av planen - tjenestemottakerens samtykke til at planen utarbeides - oversikt over samarbeid med andre tjenesteytere FAKTA Hjemmebesøk En av sekretærene i helsesøstertjenesten er i telefonisk kontakt med sykehuset i Bodø en gang pr. uke for å få en oversikt over barn som er født den siste uka. Sekretæren fordeler barna på helsestasjonene etter hvor de hører hjemme bostedsmessig. Sykehuset ettersender journal til helsestasjonene, men det kan ta litt tid. Telefonkontakten med sykehuset er nødvendig av tidsmessige årsaker, fordi veiing bør skje innen 7-10 dager etter fødsel. En av helsesøstrene sier at vi prøver å være på hjemmebesøk hos alle, det lykkes sånn høvelig. I noen tilfeller blir tiden for knapp, og barnet kommer innom helsestasjonen for å veie og måle innenfor tidsfristen, og så avtales det hjemmebesøk i løpet av et par ukers tid. Noen foreldre sier at de ikke behøver hjemmebesøk dersom de har flere barn fra før. Helsesøster ønsker å dra hjem til alle som er førstegangsfødende. En annen helsesøster sier Salten kommunerevisjon IKS 12 Side32

24 at de er veldig nøye på at de skal rekke veiing og måling innen fristen på 7-10 dager. Hun sier videre at de fleste ønsker hjemmebesøk, men at noen kommer til helsestasjonen. I Kostra finner vi at i 2012 (som er siste år med godkjente tall) fikk 79 % av spedbarna i Bodø hjemmebesøk innen to uker etter fødsel. Landet utenom Oslo hadde for øvrig 81 %. Vi har tatt 20 stikkprøver i forhold til hjemmebesøk i WinMed, for barn født i 2013, 10 fra hver av de to helsestasjonene. Dato for konsultasjon er oppgitt, slik at en kan regne seg fram til konsultasjonen med utgangspunkt i fødselsdatoen. Det framgår at 19 av disse spedbarna fikk helsekontroll inkludert veiing og måling innen 10 dager etter fødsel. Et barn fikk ikke konsultasjon før etter 17 dager. Det sto ikke oppgitt noen grunn. Etter det som er registrert i journalene, har alle disse barna unntatt ett barn fått den første konsultasjonen før det har gått 10 dager. For noen har denne første konsultasjonen funnet sted på helsestasjonen. I to tilfeller framgår det av journalen at hjemmebesøk ikke var nødvendig sett fra mors synspunkt. Vi får opplyst at registreringen av hjemmebesøk /individuell konsultasjon på helsestasjonen ikke er kvalitetssikret, og at det derfor er usikkert om dette har blitt korrekt registrert gjennom hele Programleverandøren for WinMed har gjort en oppdatering i 2013 som forenkler registrering av hjemmebesøk, fordi Kostratallene kunne tyde på at det var ulik registreringspraksis rundt om i landet. I forbindelse med gjennomgang av journaler fant vi eksempler på at helsesøster hadde vært i hjemmebesøk hos eldre barn. Dette var dokumentert i barnets journal. Nasjonalt barnevaksinasjonsprogram Alle de intervjuede gir uttrykk for at barnevaksinasjonsprogrammet følges nøye opp av helsesøstertjenesten. Alle vaksineringer meldes pr. tiden elektronisk til Folkehelseregisterets sentrale databank SYSVAK. Dette er kommunen pliktig til å gjøre. Kommunen kan få opplysninger om barns vaksiner ved å henvende seg til SYSVAK i tilfeller der barnets vaksinasjonsstatus er ukjent eller usikker. Dette kan være nødvendig særlig for barn som tilflytter kommunen. I gis følgende vaksiner etter programmet: Alder Vaksine 3 mnd Difteri, stivkrampe, kikhoste, polio, Hib, pneumokokkinf. 5 mnd Difteri, stivkrampe, kikhoste, polio, Hib, pneumokokkinf. 12 mnd Difteri, stivkrampe, kikhoste, polio, Hib, pneumokokkinf. 15 mnd Meslinger, kusma, røde hunder MMR 2. skoletrinn Difteri, stivkrampe, kikhoste, polio 6. skoletrinn Meslinger, kusma, røde hunder MMR 7.skoletrinn jenter Humant papilloma virus HPV 10. skoletrinn Difteri, stivkrampe, kikhoste, polio Salten kommunerevisjon IKS 13 Side33

25 I tillegg kommer eventuelt hepatittvaksine og BCG (tuberkulose) for de barna som kan være utsatt for disse sykdommene. Det gjelder i første rekke innvandrere fra visse områder. Vi har tatt en rekke stikkprøver i WinMed i forhold til vaksinering. For de samme 20 barna født i 2013 som ble trukket ut i forbindelse med stikkprøver på hjemmebesøk, ble det kontrollert at disse hadde fått registrert vaksiner ved 3, 5 og 12 mnd. alder. (noen hadde fått en runde, noen to og andre tre runder etter hvor store de var blitt fram til april 2014). Alle disse vaksinasjonene var så langt vi kunne se, gitt til rett tid i forhold til barnets alder. For 6. skoletrinn ble det tatt stikkprøver for MMR-vaksine gitt i 2013 for 18 barn, fordelt på 3 ulike barneskoler, med 6 på hver av dem. Alle hadde så langt vi kunne se, fått registrert MMR i rett tid. Samtidig ble det kontrollert at disse elevene hadde fått vaksine for difteri, stivkrampe, kikhoste og polio i 2 klasse, altså fire år tidligere. For 10.trinn ble det tatt 18 stikkprøver på vaksine gitt i 2014 for difteri, stivkrampe, kikhoste og polio med 6 stk fra hver av tre ulike ungdomsskoler. Alle hadde så langt vi kunne se, fått denne vaksinen til rett tid. Samtidig ble det kontrollert at de 12 som er jenter, hadde fått de foreskrevne 3 dosene med HPV vaksine på 7. trinn. 7 av dem hadde fått tre doser. For tre jenter var det registrert i journalen at de ikke ønsket å få vaksinen. For en var det registrert at hun hadde fått 2 doser, uten noen forklaring på hvorfor dette ikke ble fullført. For en av dem var det ikke registrert noen vaksine, og heller ikke om hun hadde fått tilbudet og takket nei. Det ble også tatt stikkprøver i 20 journaler fordelt med 10 på hver av de to helsestasjonene, som viste at alle disse barna hadde fått MMR vaksine på 15 mnd. konsultasjon. Dette var MMR-vaksine gitt i Når elevene i 10. klasse går ut av ungdomsskolen, får de med seg et vaksinasjonskort som viser hvilke vaksiner de har fått. Det medfører at skolehelsesøster i løpet av 10. trinn må ajourføre journalen mot opplysninger fra Folkehelseinstituttet og sikre at barnet er fullvaksinert, og at dette er ajourført i journalen. En helsesøster i ungdomsskolen sier at hun skriver i journalen til de barna der hun må gjøre tilføyelser/endringer, mens en annen sier at hun skriver inn på hver avgangselev at vaksinasjonsstatus er sjekket. Dette siste kunne vi se under stikkprøvetakningen i WinMed. Det nasjonale registeret for vaksinasjonsdekning som Folkehelseinstituttet administrerer, viser at vaksinasjonsdekningen i for fullført vaksinasjon for 9 åringer var vel 95 % i gjennomsnitt i 5-årsperioden Tilsvarende for hele landet var i underkant av 94 %. For 2 åringer var tallene 93 % for og 94 % for hele landet i samme periode. Folkehelseinstituttet tar forbehold om at tallene kan være høyere på grunn av problemer med innrapportering. Salten kommunerevisjon IKS 14 Side34