Barn og familie. Vår ref: Saksbehandler/Direkte Telefon: Deres ref: Dato: 2013/ Brit Roti/ /

Transkript

1 Barn og familie Fylkesmannen i Hordaland Helse- og sosialavdelingen Postboks 7310 Att. Robøle, Anne Grete Vår ref: Saksbehandler/Direkte Telefon: Deres ref: Dato: 2013/ Brit Roti/ / Tilbakemelding etter tilsyn med Askøy kommune - Helsestasjonstjenester barn 0-6 år Askøy kommune har ved tilsyn i perioden 19. juni 10. september 2013 fått fire på helsestasjonstjenesten og styringen av denne. I det følgende er beskrevet de tiltak som er gjennomført for å lukke disse. Det langsiktige arbeid med lukking av Det er viktig å poengtere at i tillegg til de konkrete tiltak for å lukke på kort sikt jobbes det målrettet med å endre rammene og ressurssituasjonen for helsestasjonstjenesten. Økonomien i Askøy kommune er stram og det er usikkert om styrking av helsestasjonstjenesten blir prioritert når kommunestyret vedtar budsjettet. Pr dags dato er ikke budsjettet for 2014 vedtatt. Sideløpene med ovenstående pågår det et arbeid for å samlokalisere de fire helsestasjoner til én felles helsestasjon. Dette vil gjøre tjenesten langt mindre sårbar og øke muligheten for å kunne øke dekningsgraden på de ulike kontroller, spesielt det tidlige hjemmebesøk samt muligheten for å kunne tilby ekstra oppfølging ved behov. Gjennomførte tiltak for lukking av de konkrete Avvik 1: Askøy kommune tilbyr ikke helseundersøkelse til alle barn ved mnd. alder og oppfyller derved ikke fult ut barns rett til helsekontroller 1) Risikovurdering av manglende kontroll ved mnd. samt korrigerende tiltak er evaluert 2) Bedret rutine for oppsøkende kontakt for foreldre som ikke møter på 15 mnd. og 2 års kontroll er innført 3) Presisert rutine for at dersom mnd. kontroll utelates skal dette journalføres med begrunnelse i barnets journal 1) Risikovurdering av manglende kontroll ved mnd. samt korrigerende tiltak er evaluert Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Postboks 323, 5323 Kleppestø Kleppevegen 23 a, Kleppestø E-post: Telefaks: Org.nr: postmottak@askoy.kommune.no

2 Den risikovurdering som forelå ved tilsynets besøk og som var utarbeidet i 2010 er gjennomgått og evaluert. Risikovurderingen er fortsatt at når mnd. kontrollen utelates vil det være fare for og ikke fange opp eller behov for oppfølging i forhold til: - Utvikling i fin og grov motorikk - Vekt og lengde - Samspill mellom foreldre og barn - Barnets sosiale funksjon/kontakt/blikk kontakt - Kosthold og tenner - Søvn De kompenserende tiltak for å sikre at barn og familier som trenger det får den nødvendige oppfølgingen når denne konsultasjonen er utelatt er fastholdt. Disse kompenserende tiltak er: - Kontroll av vekt og lengde på 15 måneders alderen for å fange opp og kunne kalle inn til ekstra konsultasjon ved behov - Det er på 15 måneders konsultasjonen rettet ekstra oppmerksomhet rundt tema som skulle vært tatt opp på måneders kontrollen. - Dersom noe er enten i forhold til det fysiske eller psykiske settes det opp ekstra individuelle kontroller. - Helsesøster gjør oppmerksom på at hun kan kontaktes pr. telefon ved behov. - Helsestasjonen sørger for at å kalle inn til 2 årskontrollen så nært fylte 2 år som mulig for at det ikke skal gå for lang tid mellom 15 måneders- og 2 års kontrollen. - Ny time settes opp dersom foreldre ikke møter opp til 15 mnd. eller 2 års kontroll (se tiltak 2 under) Helsesøstergruppen har gjennomgått ovenstående og evaluert om praksis stemmer med de kompenserende tiltak. Konklusjonen er at ovenstående tilsvarer praksis og at eksisterende rutiner derfor er tilfredsstillende. I tillegg til ovenstående er de kompenserende tiltak utvidet med tiltak nr 2 i lukkingen av 1 (se under). I tillegg har ovenstående kompenserende tiltak i etterkant av tilsynet vært evaluert ved en manuell gjennomgang av dekningsgraden på 2 års kontrollen. Tilsynet fant at Askøy kommune har en dekningsgrad på 83 % for fullførte helseundersøkelser ved 2-3 års alder. Ved manuell gjennomgang kom det imidlertid kommet frem at dekningsgraden på 2 års kontrollen er på over 90 %. Askøy har mange ny tilflyttede barn i denne aldersgruppen. Datasystemet sine rapporter har ikke klart å fange opp tilflyttere hvor 2 års kontrollen har vært gjennomført i annen kommune. Vi har en tverrfaglig database som kompliserer opptelling og rapportering for helsestasjons- og skolehelsetjeneste. Et videre tiltak vil derfor være å samarbeide med Infodoc for å rette på rapporten, slik at det i fremtiden blir enklere å trekke ut en statistikk som gir et realistisk bilde av dekningsgraden på helsestasjonskontroller. 2) Bedret rutine for oppsøkende kontakt for foreldre som ikke møter på 15 mnd. og 2 års kontroll er innført De kompenserende tiltak i forhold til utelatelse av måneders kontroll er utvidet med å tydeliggjøre rutinen for hva som gjøres dersom foreldre ikke møter til 15 mnd. eller 2 års kontroll. I disse tilfeller skal helsesøster journalføre at foreldre ikke møtte opp og deretter sette Side 2 av 2

3 opp ny time. Dersom de ikke møter til denne timen heller skal foreldre kontaktes pr tlf. 3) Presisert rutine for at dersom mnd. kontroll utelates skal dette journalføres med begrunnelse i barnets journal Kravet til dokumentasjon og begrunnelse i barnets journal om utelatelse av anbefalte helsekontroller var ny kunnskap vi fikk etter tilbakemeldingen fra Fylkesmannens tilsyn. Dette ble endret umiddelbart og helsesøster journalfører nå på det enkelte barn dersom det vurderes at barnets utvikling og trivsel tilsier at mnd kontrollen kan utelates dersom de kompenserende tiltak er utført. Avvik 2: Askøy kommunes rutiner for veiing og måling ved helsestasjon er ikke i samsvar med sist oppdaterte nasjonale faglige retningslinjer 1) Gjeldende rutiner for kontroller er oppdatert slik at disse er i samsvar med gjeldende nasjonale faglige retningslinjer 2) Praksis er presisert for å tilstrebe og lykkes med hjemmebesøk dag ) Innført som fast rutine at merkantil kontakter Kvinneklinikken 1) Gjeldende rutiner for kontroller er oppdatert slik at disse er i samsvar med gjeldende nasjonale faglige retningslinjer Alle rutiner/sjekklister for helsestasjonskontrollene er gjennomgått og revidert for å være i overensstemmelse med de nasjonale faglige retningslinjer. Når det gjelder et med å få høy dekning på hjemmebesøk dag 7-10 der det måles vekt og hodeomkrets er i tillegg nedenstående to tiltak innført. 2) Praksis er presisert for å tilstrebe og lykkes med hjemmebesøk dag 7-10 Helsestasjonstjenesten har hatt som mål å kunne tilby hjemmebesøk (unntaksvis besøk på helsestasjon dersom ikke hjemmebesøk lar seg gjøre) senest 2 uker etter fødsel. Det har i etterkant av tilsyn blitt poengtert at helsesøster må tilstrebe å legge hjemmebesøk (unntaksvis besøk på helsestasjon) dag 7-10 etter fødsel. I tillegg har nedenstående tiltak (punkt 3) blitt iverksatt for at dette i høyere grad skal være praktisk mulig. 3) Innført som fast rutine at merkantil kontakter Kvinneklinikken En stor utfordring i forhold til å lykkes med hjemmebesøk dag 7-10 har handlet om muligheten for å planlegge hjemmebesøk med kort varsel og med liten gjennomføringsmargin. I realiteten er det slik at den aktuelle helsesøster får informasjon fra Kvinneklinikken gjennom fødselsmelding sendt via post. Denne blir typisk mottatt i kommunen fra 2 4 dager etter at barnet er utskrevet. Det vil si at det da allerede er opptil 7 dager siden barnet ble født til helsesøster mottar fødselsmelding. Et tiltak for å lukke et er at merkantil daglig tar kontakt med KK pr. telefon for å få oversikt over hvilke barn som blir utskrevet til kommunen. Ved å ringe opp vil vi få tidligere informasjon og dermed flere dager å planlegge hjemmebesøket på. Dette håper vi vil medvirke til å få høyere dekningsgrad. Elektronisk overføring av fødselsmeldinger og utreisetidspunkt fra Kvinneklinikken er også et viktig tiltak som vi ønsker sentrale myndigheter skal medvirke til å få iverksatt. Side 3 av 3

4 Avvik 3 Askøy kommune har ikke avklart rutiner for samarbeid mellom helsestasjon og fastlege 1) Avtale for samarbeid mellom fastleger og helsestasjon er ferdigstilt og iverksatt 2) Presisert praksis for samhandling mellom helsestasjonsleger og fastleger 1) Avtale for samarbeid mellom fastleger og helsestasjon er ferdigstilt og iverksatt Det utkast til avtale som forelå ved tilsynet er nå godkjent av kommuneoverlege og legerådet. Det har vært gjennomført samarbeidsmøte mellom helsesøstrene og legene hvor rutinen ble implementert. Den er iverksatt fra ) Presisert praksis for samhandling mellom helsestasjonsleger og fastleger Den nye praksis for samhandling som er innført med avtalen som iverksettes inneholder følgende elementer: For helsesøstre/helsestasjonsleger: o Pasientens fastlege skal alltid oppgis i barnets journal. Helsestasjon skal innhente samtykke fra barnets foresatte om samarbeid mellom helsestasjonstjenesten og fastlegen. Samtykke kan gis muntlig og skal dokumenteres i barnets journal. I mer omfattende saker innhentes skriftlig samtykke på fastsatt skjema. o Ved ende funn hos barn gjort ved helsestasjon skal fastlegen informeres om dette og om hvilke tiltak som igangsettes (fysioterapi, kontakt med barnvern, henvisning til spesialisthelsetjenesten etc). Meldingen sendes elektronisk. Dersom barnet har fastlege i annen kommune benyttes postsending. Det oppfordres i tillegg til telefonisk kontakt i de tilfeller der dette vurderes som hensiktsmessig. o Dersom helsestasjonslege vurderer det nødvendig at barnet henvises til spesialisthelsetjenesten, sender vedkommende selv henvisningen med elektronisk kopi til barnets fastlege. Fastlegens navn skal oppgis i henvisningen. Ved tvil om henvisning er nødvendig kan helsestasjonslege be fastlege om å vurdere dette og eventuelt henvise barnet. I slike tilfeller skal barnets foresatte informeres om å bestille time hos fastlege. Helsestasjonslege skal i tillegg sende elektronisk melding til fastlege om forholdet og de vurderinger som vedkommende har gjort. o Helsestasjonen skal generelt gi råd om hva foreldre bør søke lege for i tråd med god allmennmedisinsk praksis For fastleger: o Dersom fastlege innehar opplysninger eller gjennomfører tiltak som er av betydning for helsestasjonens oppfølging av barnet, skal vedkommende melde fra om dette til helsestasjonen via elektronisk melding. Muntlig samtykke må innhentes fra foresatte. o Dersom fastlege vurderer et barn på anmodning fra helsestasjonen, skal vedkommende gi elektronisk tilbakemelding når vurderingen er gjennomført. Dersom vurderingen medfører videre henvisning skal helsestasjonen informeres om dette. Side 4 av 4

5 o Fastlegene skal gjøre seg tilgjengelig for å motta elektroniske meldinger og konferere med helsestasjonspersonell vedrørende sine listepasienter. Avvik 4: Askøy kommune har ikke iverksatt systematiske tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser i helsestasjonstjenesten 1) Implementere kvalitetsindikatorer i helsestasjonstjenesten fra og melde i forhold til disse 2) Repetert bruken av Askøy kommunes ssystem 3) Fortsette og videreutvikle system med rapportering av tjeneste til fagsjef 4) Avklare kommunale rutiner og retningslinjer for melding og håndtering av mellom de ulike nivåer 5) System for årlig analyse av dekningsgrad på kontroller og etterfølgende analyse, revisjon og evaluering av risikovurdering og kompenserende tiltak er innført 6) Ny organisering av kvalitetsarbeidet i helsestasjonstjenesten er innført 1) Implementere kvalitetsindikatorer i helsestasjonstjenesten fra og melde i forhold til disse Arbeidet med å lage kvalitetsindikatorer i tjenesten startet i 2012, men ble satt på vent grunnet omorganisering og ny fagavdeling. Askøy kommune vil fra innføre kvalitetsindikatorer for tjenesten. Et av kvalitetsmålene vil være å tilstrebe gjennomføring av hjemmebesøk og utføre veiing og måling av hodeomkrets innen 7 10 dager etter fødsel. Det skal meldes som hvis det ikke er utført innen 14 dager etter fødselen. De øvrige kvalitetsmål vil ferdigstilles i desember slik at de er klar for rapportering fra januar. Avvik skal meldes i henhold til fastsatt kvalitetsindikatorer og srapporter skal gjennomgås på månedlig kvalitetsmøte i helsestasjonstjenesten. 2) Repetert bruken av Askøy kommunes ssystem Det har vært en ekstra gjennomgang for helsesøstre av det elektroniske ssystemet som er innført for hele kommunen i I tillegg har det vært en drøfting av når det bør meldes. Helsestasjonstjenesten er omforent om at det skal meldes ved uheldige hendelser, både når disse er knyttet til ansatte og til barn/familier som følge av oppfølgingen i helsestasjonstjenesten. I tillegg er det presisert at det skal meldes i forhold til de kvalitetsindikatorer som blir vedtatt fra Der det er mulig vil disse bli meldt i fellesskap for eksempel i etterkant av statistikk gjennomgang. 3) Fortsette og videreutvikle system med rapportering av tjeneste til fagsjef Det er med ny fagavdeling innført en rapportering på tjeneste i tillegg til rapportering på Side 5 av 5

6 økonomi og sykefravær fra leder til fagsjef. Denne rapporteringen var knapt iverksatt ved tilsynet. Å videreutvikle dette systemet vil derfor også være et viktig tiltak for systematisk å avdekke, rette opp og forebygge uønskede hendelser i helsestasjonstjenesten. 4) Avklare kommunale rutiner og retningslinjer for melding og håndtering av mellom de ulike nivåer I tillegg til at leder for helsestasjonstjenesten rapporterer tjeneste til fagsjef pågår det sentralt et arbeid for å tydeliggjøre rutiner for hvilke typer og rapporteringer som skal meldes mellom de ulike nivåer i kommunen - fra leder til fagsjef til rådmann og til politikere og hvordan dette skal behandles. Dette foreligger ikke pr dags dato, men vil bidra til bedre helhetlig styring mellom de ulike nivåer også av helsestasjonstjenesten. 5) System for årlig analyse av dekningsgrad på kontroller og etterfølgende analyse, revisjon og evaluering av risikovurdering og kompenserende tiltak er innført Det er vedtatt at det skal være en systematisk årlig gjennomgang for å sikre bedre internkontroll med helsestasjonstjenesten. Når vedtatte kvalitetsindikatorer er på plass pr og det er pekt på mulige områder for svikt i helsestasjonstjenesten i forhold til disse skal risikoanalyser med kompenserende tiltak oppdateres/utføres i henhold til dette. Det skal da være en årlig gjennomgang der følgende gjennomgås som en del av internkontrollen: - Evaluering av måloppnåelse i forhold til kvalitetsindikatorer - Gjennomgang av sstatistikk - Evaluering og revisjon av risikoanalyser og kompenserende tiltak i lyset av måloppnåelse og Resultatet av denne årlige gjennomgangen formidles fagsjef og eventuelt videre til rådmann og politikere i henhold til vedtatt praksis for dette. 6) Ny organisering av kvalitetsarbeidet i helsestasjonstjenesten er innført Fra er det innført ny organisering av kvalitetsarbeidet i helsestasjonstjenesten. Systemet blir slik at kvalitetsrådgiver i Barn og familie har månedlig møte med helsestasjonsgruppen. På disse møter jobbes det med system- og forbedringsarbeid samt internkontroll. Det vil være kvalitetsrådgiver som skriftlig gjør arbeidet mellom disse møter. Oppsummering Oppsummerende har vi lukket de fire med følgende 14 tiltak: 1) Risikovurdering av manglende kontroll ved mnd. samt korrigerende tiltak er evaluert 2) Bedret rutine for oppsøkende kontakt for foreldre som ikke møter på 15 mnd. og 2 års kontroll er innført 3) Presisert rutine for at dersom mnd. kontroll utelates skal dette journalføres med begrunnelse i barnets journal 4) Gjeldende rutiner for kontroller er oppdatert slik at disse er i samsvar med gjeldende nasjonale faglige retningslinjer 5) Praksis er presisert for å tilstrebe og lykkes med hjemmebesøk dag 7-10 Side 6 av 6

7 6) Innfører som fast rutine at merkantil kontakter Kvinneklinikken 7) Avtale for samarbeid mellom fastleger og helsestasjon er ferdigstilt og iverksatt 8) Presisert praksis for samhandling mellom helsestasjonsleger og fastleger 9) Implementere kvalitetsindikatorer i helsestasjonstjenesten fra og melde i forhold til disse. 10) Repetert bruken av Askøy kommunes ssystem 11) Fortsette å videreutvikle system med rapportering av tjeneste til fagsjef 12) Avklare kommunale rutiner og retningslinjer for melding og håndtering av mellom de ulike nivåer 13) System for årlig analyse av dekningsgrad på kontroller og etterfølgende analyse, revisjon og evaluering av risikovurdering og kompenserende tiltak er innført 14) Ny organisering av kvalitetsarbeidet er innført Med disse tiltak mener vi at vi har lykkes og vil lykkes i fremtiden med å ha en praksis i helsestasjonstjenesten som er i samsvar med gjeldende veileder og retningslinjer og ikke minst at vi har laget et system som vil bidra til god overvåking og styring av helsestasjonstjenesten i fremtiden. Med hilsen Torgeir Sæter Fagsjef Barn og familie Brit Roti Leder Helsesøstertjenesten Brevet er godkjent elektronisk og har derfor ingen underskrift Side 7 av 7