Protokoll fra årsmøtet Ringsaker Orienteringsklubb 2012

Transkript

1 Protokoll fra årsmøtet Ringsaker Orienteringsklubb 2012 Tid: Torsdag 26. januar 2012 Sted: Brumunddal ungdomsskole 1. Åpning Leder Jon Anders Bordal ønsket velkommen. 2. Konstituering Godkjenning av de stemmeberettigede: Det var totalt 18 medlemmer til stede på orsmøtet. Godk jenning av innkalling: Innkalling ble annonsert på klubbens hjemmeside. Påminnelse om årsmøtet ble annonsert i Ringsaker blad. Sakslisten ble lagt ut på klubbens hjemmeside. Årsmøtepapirer ble sendt en uke før årsmøtet på e-post og post (til medlemmer uten registrert e-post). Innkallingen ble enstemmig godkjent uten innsigelser. Godk jenning av saksliste: Sakslisten ble enstemmig godkjent uten innsigelser. Valg av møteleder og sekretær: Terje Wikstrøm ble valgt som dirigent og Øyvind Meland Edvardsen ble valgt som sekretær. Valg av to representanter for underskriving av protokoll: Knut Malmo og Marit Pedersen ble valgt til å skrive under protokollen.

2 3. Årsberetning 2011 Møteleder gikk igjennom årsberetningen punkt for punkt og følgende kommentarer fremkom: Sportslig utvalg: Ca. 20 deltagere på O-skole er bra! Kart og VGD: Det er problematisk å få gjennomført kartprosjekter pga. en generell mangel på synfarere. Mjøs-O klubbene kommer til å diskutere et eventuelt samarbeid. Det er ingen spesiell aktivitet i forbund/krets for å løse problemet. Klubben bør vurdere å arrangere synfarerkurs for egne ungdommer. Terje Gudbrandsen ble engasjert som synfarer, men ble syk. Ringsaker OK prioriteres av han i år. Det bør settes opp en strukturert kartplan. Utdaterte kart er først og fremst et problem nede i bygda, da fjellkartene har større holdbarhet. Berit Røste har synfart/revidert Fossumhagan! Resu Itater og representas jon: Gode og hederlige plasseringer, hvorav flere første plasser. Det ser ut til å være gjengitt resultater fra fjoråret når det gjelder veteran VM? Det er en liten økning i deltagelse på treningsløp. Det var ingen innsigelser til styrets oppsummering og årsberetningen for 2011 ble enstemmig godkjent. 4. Regnskap sesongen 2011 Kasserer Arne Pedersen redegjorde for postene i regnskapet og kommenterte spesielt overskuddet som til stor grad skyldes bidrag fra Ski-O VM/EM arrangementet. Revisor Knut Malmo kommenterte at nå blir kassen "kverket" da den ikke benyttes. Innbetalinger etter må ikke tas med da det gir problemer ved avstemming av regnskapet. Det ble stilt spørsmål om klubben har lønnsutbetalinger, hvilket den har i noen kartprosjekter. Betaling skjer først og fremst gjennom dekning av reise for mindre oppdrag og gjennom kjøp av tjenester fra enkeltmannsforetak. Regnskapet ble enstemmig godkjent uten tillegg. 2

3 5. Innkomne saker Sak 1 - Skal klubben ta på seg større arrangementer. Forslag innsendt fra Tore Hermansson. O-klubbene i Ringsaker var gjennom 1990-åra vært en relativt flittig bidragsyter til orienteringsforbundet sine hovedarrangement (O-festivaler og ski-a-mesterskap). De seinere åra har det imidlertid vært stillere på arrangementfronten, sjøl om vi har vært blant de klubbene i innlandet som har bidratt mest til å fylle opp terminlista lokalt. O-festivalen 1990 er godt eksempel på et arrangement som hevet miljø og kompetanse i klubbene (det var før ekteskapet) og jeg mener vi bør vurdere å ta på oss et større arrangement i åra som kommer. Jeg kommer her ikke med noe konkret forslag til hva vi skal søke på, men Ser at NM-uka og NM ultralang i 2014 fremdeles er ledig. Det samme gjelder 2015 og da er det heller ingen O-festival-arrangør på plass. Alternativt kan/bør vi diskutere om det ville vært en ide å arrangere et eller flere ferieløp, terminlista for juli er ikke akkurat feit her tillands. Foreslår at saken luftes på årsmøtet og at vi jobber videre med saken utover vinteren. Kommentarer til saken: Viktig å ha et mål å arbeide sammen mot. Det er ikke grunnlag for ferieløp, de fleste lokale feriearrangement har blitt borte. Det ble ikke samarbeid om Hovedløpet i Mjøs-O klubbene. Lillehammer OK tok arrangementet alene og Ringsaker OK fikk tilbud om å overta Fjelldilten. Er det mulig å utnytte Birkebeiner merkevaren i O-sammenhenq? Ikke uinteressant, men vil gi en del utfordringer i forhold til målgruppene til Birken arrangementer. NM-Ultralang kan være aktuelt som et mindre krevende arrangement å gjennomføre. O-festivalen er et eksempel på tidligere arrangement som knyttet klubbens medlemmer sammen. Klubben må først bli flinkere til å gjennomføre egne arrangement. Det var tungt nok å få folk til Høsbjørløpet. Større arrangement må ses i sammenheng med rekruttering og oppfølging av nye yngre og eldre medlemmer. Det er en stor oppgave å følge opp rekruttarbeid. Klubben har ikke medlemstallet som kreves for større arrangement. Det må jobbes med rekruttering. Grunnlaget må legges i økt medlemstall og orienteringskunnskap blant medlemmene. Klubben har nylig hatt større arrangement som Ski-O VM/EM og veteranmesterskap m.f1. Styrets innstilling: ''Forslaqet drøftes på årsmøtet og klubbens nye styre får i oppgave å arbeide videre med forslaget i forhold til de synspunkter som fremkommer'~ ble enstemmig vedtatt. 3

4 6. Organisasjonsplan Leder Jon Anders Bardal orienterte om organisasjonsplanen. Den er stort sett lik den gamle, men utvalgene er nå knyttet opp mot enkelte styremedlemmer. Nestleder er ikke et eget styreverv, men velges blant styremedlemmer som har en rolle. Nestleder funksjonen er med andre ord ikke koblet til de enkelte styrevervene, og kan kan knyttes til forskjellige roller i styret fra valgperiode til valgperiode. Rollene/ansvarsområdene til styremedlemmer er beskrevet og kandidater til styreverv vet dermed hva de går til. Kommentarer til saken: Hvem skal ha ansvar for medlemsverving? Modellen ligner på hva Hein hadde på tidlig 90-tall. Den fungerer best når aktivitet og medlemsmasse er stor. Styret, valgkomite og revisorer velges. Utvalgene utnevnes av styret. Det er ikke så store forskjeller i forhold til tidligere. Det er viktig at styret er aktiv i forhold til å skaffe riktige personer til utvalgene. Modellen gir bedre kontroll med å få rett person til rett oppgave. Organisasjonsplanen er ryddig. Organisasjonsplanen ble enstemmig vedtatt. 7. Kontingent for sesongen 2012 Styret går inn for uendret kontingent for 2012, Under 21 år Kr 150, Fra og med 21 år Kr 300, Familie Kr 600, Forslaget til kontingent for 2012 ble enstemmig vedtatt uten innsigelser 8. Budsjett sesongen 2012 Kasserer Arne Pedersen redegjorde for budsjettforslaget. Under konto nr 3402 Tilskudd kart kan klubben forvente kr i tilskudd fra Ringsaker kommune for Kvilheimkartet. Det gir et budsjettert underskudd på kr Kommentarer ti Isaken: Har klubben det den trenger av EKT? Det er kjøpt inn 50 poster, 20 postenheter og en del brikker. Når det gjelder skolebrikker så låner klubbene av hverandre ved skolearrangementer. Kan være greit å ha en egen skolekoffert i Moelv. Det nye styret bør vurdere om det er interessant å kjøpe inn litt varmere klubbdrakter for høstbruk. 4

5 Det bør kunne budsjetteres med underskudd når økonomien er solid og pengene skal brukes til noe fornuftig. Det kan brukes litt penger på Ajak og Telje til enkelt vedlikehold. Telje er først og fremst til sommerbruk og egner seg bra til sosiale arrangementer, trening og nybegynnerkurs. Det bør ikke være umulig å få sponset noe materialer, eventuelt søke om bidrag fra kommunen til vedlikehold. Redusere kostnader til hjemmeside? Hjemmesiden er integrert i medlemsregister/kontingent system fra Mamut/N3sport. 9. Valg Sidsel Storihle la frem valgkomiteens innstilling: Verv Forslag Valgt Periode På valg Leder Marit Engelstad år 2013 Nestleder Jon Anders Bordal år 2014 Sekretær Øyvind Meland Edvardsen år 2013 Økonomiansvarlig Jostein fjeld år 2014 Sportslig leder Rekruttansvarlig Aktivitetsansvarliq/Oppman J on Anders Bordal Ingrid lauvdal Anne Marit Bordal år 2014 ArrangementsansvarIig Berit Røste år 2014 Vararepr. til styret Terje Tangen år 2014 Revisorer Knut Malmo år 2014 Anders J esnes Vararevisor Ola Bratberg år 2014 To representanter til 0 To av styremedlemmene kretstinget 2012 To representanter til To av styremedlemmene årsmøtet i Ringsaker idrettsråd Valgkomite Erik Haugen, leder Arne Røste Tori fjeld år 3 år 3 år Varamedlem til valgkomiteen Kjell Høgseth år 2014 Valgkommiteens innstilling ble enstemmig vedtatt. 10. Eventuelt Behovet for en kartplan og synspunkter på aktuelle kartprosjekter fossmarka, Prøysenstua og Rustadberget ble nevnt som gode turorientering. Sprintkart i Brumunddal ble også nevnt som en mulighet. ble drøftet. terreng for 5

6 Nytt kart på Kiseåsen er en spennende mulighet. Et interessant terreng og et naturlig neste skritt etter nærkartet på Stavsjø. Et godt rekrutteringsgrunnlag. Natrudstilkartet er ferdig, men ikke alle områder av kartet er fullgodt synfart. Det har vist seg vanskelig å selge kart, men dette kartet kunne vært tilbudt som en del av velkomstpakken til Sjusjøen Hytteutleie. Sykkelorientering ble diskutert, men utfordringer med bl.a. trafikksikkerhet og grunneiere ble tatt frem. Det blir imidlertid et sykkel- og skikart i Veldre i samarbeid med Mjøsski. Her kan det settes ut poster for et Tur-O for sykkel. Muligheter for rekruttering av nye typer medlemmer. Jon Anders Bordal takket for et vel gjennomført årsmøte og delte ut blomsterhilsen til de som gikk ut av styret, Wenche Bjørnstad, Arne Pedersen og Tori Fjeld. Tori var ikke til stede og får blomster på døren senere. Bård Stang fikk også blomsterhilsen etter å ha sluttet som oppmann etter ca 25 sesonger. ~ULJ~ Øyvind Meland Edvardsen. sekretær og referent 8. :;;. do JQ,. I!~,!~ A~kiif~ ~ttævy.-v 6