SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER - ÅRSMØTE 2. APRIL 2010

Transkript

1 SAMEIET ILSETRA LEILIGHETER - ÅRSMØTE 2. APRIL 2010 SAK 1. VELKOMMEN V/STYRELEDER SAK 2. DELTAKELSE Representanterfra 24 leiligheter var tilstede 5 leilighetseiere har levert fullmakt 8 eiere var ikke representert. SAK 3. INNKALLINGEN Enstemmig godkjent. SAK 4 OG 5. ENSTEMMIG VALGT AV ÅRSMØTET: Valg av møteleder: Bente S. Julsvoll (styreleder bygg B) Referent: Hilde Gøthesen (styremedl bygg E) Bekreftelse av møtereferat: Karina Larsen (Bygg B) og Lasse Lauritzen (Bygg D) SAK 6. GARASJER I BYGG E Utbygger har fra opprinnelsen tinglyst 2 ekstra p- plasser i bygg E, som først nå er blitt kjent for sameiet og beboerne i bygget. Bygget skal da inneholde 13 plasser. Fam Buchardt skal nå overta disse plassene. Det pågår en sak overfor utbygger vedr hvilket regelverk de forholder seg til ved etablering av p- plasser i garasje, med tanke på snuplasser for manøvrering, og plasser pr areal. Se for øvrig sak 11. SAK 7. SAMEIETS ÅRSBERETNING Ingen kommentarer fra årsmøtet, enstemmig vedtatt. Henvisning til presentasjon for møtet med beskrivelse av saken. 1

2 SAK 7. FORTS STYRETS ARBEID Kjøp av festetomt v/bente Det ble gitt avslag på styrets søknad om kjøp av festetomt, med begrunnelse at grunneier ikke ønsket å avhende eiendom innenfor statsalmenningen. Ny søknad bør sendes på et senere tidspunkt (årlig f.eks) da situasjonen kan forandre seg. Beising av hus D og E og tilbud på A, B og C v/sveinung På bakgrunn av beslutning på forrige årsmøte om en vedlikeholdsplan med budsjett, har styret nå lagt til rette for at byggene blir malt i følgende rekkefølge: 2010 bygg B+C, Bygg A. Byggene D + E ble først ferdigstilt med siste strøk fra utbygger i Neste omgang på bygg D og E blir i ca , avhengig av behov. Bygg D og E er beiset med tjærebeis og fargen vil forbli slik den er i dag. Bygg A- B- C blir når fortløpende malt med ekstrem- dekkbeis som skal ha ekstra god holdbarhet. Det kom opp et forslag og ble enighet om at fargen på A- B- C blir endret til mørk brun/sort, mer lik Ilsetra. Det ble nevnt fra salen at noen av dørene trenger vedlikehold, forslag om endring av farge. Vurdering gjort i etterkant, vedlikehold gjøres ifm male- jobb, fargeskifte ikke faglig anbefalt. Løypekjøring v/rolf Rolf Tveter er medlem en løypekomitè, og har kartlagt situasjonen. Hvis noen har ønske om å engasjere seg, kan Rolf kontaktes. Situasjonen er at det kun finnes en løypemaskin i Hafjell området, og denne kjører på full kapasitet. For å øke kapasiteten på løypekjøringen, må det evt. kjøpes inn en eller flere maskiner.. Det må mao skaffes mye ekstra penger for å øke kapasiteten, mindre summer er ikke tilstrekkelig. Det kjøres i dag på mest mulig optimalt vis, men man kan ikke forvente nykjørte løyper i snøvær og vind. Viktigste kilder til økt budsjett er kampanjer for å øke innbetaling fra hytter + større bevilgninger fra kommunen. Øyer kommune bidrar med kr til løyper. Til sammenligning bidrar Gausdal kommune med kr Adresseendring og skilting v/hilde og Sveinung Kommunen tildelte i sin tid adresser med speilvendt bokstavering av leilighetene. Etter purring på vår klage til kommunen, er dette nå rettet. Tinglyst betegnelse er nå lik adresse. Styret har bestilt bokstaver til alle leiligheter i smijern monteres mai Husnummer- merking ble gjort i februar. Vi har mottatt skilt med vei- navn, som blir satt i bakken så snart dette er mulig. 2

3 Postkasser og søppelskur v/karin Skigard rundt container- plassen ble levert av utbygger, men denne ble ved en feil/misforståelse levert for lav. Vi fikk ikke innvilget reklamasjon. Løsningen fungerer bedre enn ingen skigard, men styret vil forsøke å øke høyden eller bestille en ny på egen regning, for at det skal bli penere. Postkassene er montert på hvert bygg, men vi beklager veldig at posten ikke kan leveres her. Kassene må flyttes til felles post- plass, det er på tunet på Ilsetra. Posten blir imidlertid sortert, og kassene er merket pr bygg og med navn. Vi håper dette vil bidra til at vi beholder aviser og post bedre enn tidligere. Oppslagstavler og hjemmesiden med demo v/hilde Oppslagstavler er montert i alle oppganger til fri benyttelse. Vi takker Erik Helli for fortløpende hjelp ifm etablering og vedlikehold av nettside! Styret har etablert en egen internettside : ilsetra.no All nyttig og relevant informasjon vil heretter bli lagt ut på denne siden. Vi håper alle vil følge med på siden med jevne mellomrom! Viktig info vil inntil videre også bli sendt med e- post. Ta gjerne kontakt med styret for praktisk info om bruk av siden. Litt om hjemmesiden: De ulike fanene på toppen av siden viser type informasjon som man kan finne. Styret har en passord- beskyttet del. Her lagres all dokumentasjon som vedrører saker i sameiet. Vi er ikke ferdig med å legg inn dokumenter fra tidligere år, men arbeidet pågår. Bente og Hilde vil sammen med Erik bl.a sørge for å gjennomføre dette arbeidet i løpet av året. Alle som har dokumenter de ønsker lagret til felles nytte, kan sende det til post@sameietilsetra.no (denne adressen finnes på hjemmesiden) Etter ønske fra årsmøtet, har vi nylig fått laget et felt for kommentarer, se forsiden. Alle inviteres herved til å skrive info og kommentarer som er nyttig eller gjerne hyggelig for alle i sameiet! Ønsker du å sende beskjed direkte til styret, finner du styremedlemmene sine tlf. nr på nettsiden, eller send til post@sameietilsetra.no Status uteområder v/hilde Styret har i to år fulgt opp Øyer kommune mht raseringen av området mellom Ilsetra og P- plassen. Kommunen påtar seg ansvar for å følge opp at rydding etter Pellestova 3

4 utbygging blir gjennomført. Det som nå gjenstår, er tilsåing av områder som er rasert. Vi følger dem tett på denne våren sammen med Tove på Ilsetra. Fra hotellet sin side, er det ønskelig at denne plassen kan brukes til aktiviteter, som for eksempel riding. Risikoanalyse og branninstruks v/øystein Vi har mottatt en komplett risikoanalyse av brann og rømningsveier. I tillegg har vi fått en supplerende vurdering som gir en motsatt konklusjon når det gjelder rømningsveier fra lofts- etasjen. Styret har behov for å sette seg mer inn i denne saken, og kommer tilbake med mer informasjon. Vi planlegger å legge ut info om dette på hjemmesiden, inkludert tilbud om ekstra utstyr ifm brann/rømning. Vi ber alle være obs på dette før neste vinter! Info om enkelt punkter: En GSM løsning for brannvarsling er snart tilgjengelig på markedet, til helt annen pris enn tidligere. Vi følger med og kommer tilbake til dette. Ettersyn av anlegget kan gjøres av vaktmester. Annleggsdokumenteasjon mangler ved brannsentral i A- B- C Kran til brannslange må ettersees av hver enkelt. Pass på at kranen ikke er skrudd for hardt til. Slangen skal ikke brukes til noe annet enn brannslokking, dette er viktig forebygging for å unngå økt forsikringspremie. Slangen kan påføre store vannskader hvis den brukes, fordi den er lang og inneholder mye vann som lett kan renne ut etter bruk. Skilt som viser hvor rømingsveien er fra loft/3.etg, må ordnes av hver enkelt eier. Etasjeplan ved brannsentralen i 1.etg, viser rominndeling. Stige på D+E bygg er feil- levert, de er for korte. Reklamasjon sjekkes. SAK 8 og 9. ÅRSREGNSKAP OG BUDSJETT Regnskap Vann/renovasjon har økt med kr , årsak er inkludering av bygg E. OK. Gjennomgang v/bente av regnskapet for Ingen kommentarer fra deltakere, regnskapet ble enstemmig godkjent. 4

5 Budsjett Vedlikeholdsfond er under oppbygging, som vedtatt på forrige årsmøte. Det er formålstjenelig at vedlikeholdsfondet på sikt utgjør kr Det avsettes ikke til vedlikeholdsfondet i år da maling av bygg B og C er innlemmet i felleskostnadene. Forslag fra salen: Det kan være en løsning å be om fast engangsinnbetaling hvert år. Budsjett for 2010 enstemmig godkjent, ingen kommentarer. SAK 10. OVERBYGG OVER TRAPPEHUS Med hensyn til vedlikeholdsbehov i trappehusene pga snø- driv inn gjennom dørene i 2. etasje er det behov for å skjerme inngangsdørene. Isdannelse og samling av snø under dørbladet, fører til at dørene ikke lukkes. Tak over døren samt vegg fra tak til gelenderet vil høyst sannlig avlaste problemet. Is /snø smelter i dag innvendig, og lager fuktproblemer i hele trappehuset. Styret la frem en minimumsløsning og en mer omfattende løsning. (tegninger foreligger på hjemmesiden under fanen vaktmester + se vedlagte presentasjon for møtet) Minimumsløsningen vil koste totalt kr Det blir dekket ved ekstraordinær innbetaling fordelt etter sameiebrøken. Byggearbeider iverksettes i mai Årsmøtet diskuterte saken og vedtok minimumsløsningen, dog med tillegg av le- vegg i 1.etg. Ingen deltakere uenig i løsningen, enstemmig vedtatt. SAK 11. ENDRING I VEDTEKTENE PKT 3: Endring ble enstemmig vedtatt: 3.Rettslig rådighet over seksjonen Med de unntak som er fastsatt i eierseksjonsloven og disse vedtekter har den enkelte sameier full rettslig rådighet over sin seksjon, herunder rett til salg, bortleie og pantsettelse. NYTT: Garasjeplass som ikke følger med leiligheten ved salg, kan kun selges /byttes internt i sameiet. Hver leilighet skal minimum ha èn garasjeplass i kjelleren i sitt respektive bygg. SAK 12. KONKLUSJON PÅ JURIDISK UTREDNING AV REKLAMASJONSSAKEN På bakgrunn av vedtak på forrige årsmøte, ble saken som vedrører inntrukne balkonger sendt til juridisk utredning, Les fullstendig konklusjon i presentasjonen for møtet. 5

6 Konklusjonen gjør at styret besluttet å ikke gå til rettslig skritt med krav om reklamasjon. Styret foreslår derfor å skifte balkongdører og heve terskel når / hvis ny lekkasje inntreffer. Vedlikeholdsplanen estimerer kostnader for utskiftning av dører og heving av terskel. Videre presiserer styret at det er svært viktig å holde balkongene (og svalegangene) fri for snø. Rekkverket tåler heller ikke store mengder snø på balkongene. I tillegg er balkongene og svalegangene rømningsveier ved brann. Følgende ble vedtatt på årsmøtet i 2009: Hver leilighet har ansvar for måking av egen veranda Veranda på stuesiden skal holdes fri for snø slik at vi unngår lekkasje ved snøsmelting samt belastning på rekkverket. Enhver leilighetseier er ansvarlig for den skade man evnt påfører egen leilighet, bygget eller annens leilighet som følge av mangelfull måking. Dette ansvaret innebærer også et økonomisk ansvar. Svalganger v/ inngangsparti måkes av vaktmester hver fredag. Styret forbeholder seg retten til å måke verandaer, som opplagt ikke er måkt av eier, uten varsel og på eiers bekostning. Dette for å forebygge eventuelle skader. Det kom forslag/ønske om varsling av måking. Dette er ikke alltid mulig, da mildvær kan komme brått på og det oppstår et akutt behov for å fjerne snø. Styret vil forsøke å varsle 1-2 døgn i forkant av måking, slik at man evnt selv kan reise opp for å måke hvis det er et ønske. Egen måking må da skje innen 24 timer. SAK 13. STATUS I HVERT BYGG A: Utbedring av opprinnelig reklamasjonssak pågår fortsatt. Gjenstående er trappehus og liming av takpapp pga feil lim mot kobber. B: Problem med frosne rør i endeleilighet over garasjeport. Følges opp av vaktmester. I tillegg er det montert varmekabel på rør. C: Krakelering i garasjegulv er faglig utredet av Rambøll. Utbedring ikke nødvendig eller mulig. Bobler i trappehus observeres og følges opp. D + alle: Ordensregler fungerer dårlig overfor firma- leilighetene og leiligheter som lånes ut. Alle eiere må sørge for at brukere er informert. Vedlagt følger informasjon til beboere som deles ut sammen med nøkler til leiligheten. Vær spes obs på støy, søppel og private P- plasser som ikke skal lånes uten avtale. E: Reklamasjon er sendt og følges opp ifm bobler i trappehus, og ifm feil beslag på piper som førte til små- lekkasjer høsten

7 SAK 14. VALG AV NYTT STYRE Bente, Karin og Hilde takker for veldig hyggelig påskjønnelse fra Sveinung ifm at vi gradvis nå går ut av styret etter flere år. TILRETTELEGGING FOR NESTE STYREPERIODE: Innfører ordning med varamedlemmer slik at ikke hele styret byttes ut. Dette for å sikre kontinuitet og kompetanseoverføring. Styret samles og enes om formann, 1. Styremøte blir 27.april 2010 Enstemmig vedtatt styre for 2010/2011: Hus A: Knut Mellbye, Karin Fosser (vara) Hus B: Rolf Hansen, Bente S. Julsvoll (vara) Hus C: Sveinung Sve og Christian Gjerulf (vara) Hus D: Knut Berg, Øystein Fornes (vara) Hus E: Geir Sandvik, Hilde Gøthesen (vara) Neste årsmøte: Det ble foreslått at vi samles til tapas- kveld samme dag som årsmøtet avholdes neste år, og det ble svært positiv respons på forslaget! Det hadde vært flott om noen kunne ta initiativ til å bestille og invitere, ta kontakt med noen i styret! 7