Det innkalles herved til ordinært sameiermøte i Østli Boligsameie kl. 19:00 i Fellesrommet.

Transkript

1 ØSTLI BOLIGSAMEIE Det innkalles herved til ordinært sameiermøte i Østli Boligsameie kl. 19:00 i Fellesrommet. Saksliste: 1. Konstituering. a) Valg av møteleder b) Valg av møtereferent c) Godkjenning av innkallingen d) Godkjenning av eventuelle fullmakter e) Valg av to sameiere til å undertegne protokollen 2. Godkjenning av styrets årsberetning for 2005 (vedlegg 1, 2, 3, 4, 5, 6 og 7) 3. Godkjenning av årsregnskapet for driftsåret 2005, med revisors beretning. (vedlegg 8, 9, 10, 11, 12, 13 og 14) 4. Valg av revisor. Forslag: KPMG AS 5. Styret foreslår et nytt punkt 7 i husordensreglene vedr. bruk av trampoline (vedlegg 16) 6. Forslag fra Bjørn Inge Bakkevoll om et nytt punkt 8 i husordensreglene (vedlegg 17) 7. Forslag fra Geir Stensund og Håkon S. Ruud: a) om å nedsette et vedlikeholdsutvalg. (se vedlegg 18) b) avklaring rundt de juridiske sidene vedr. bruk av trampoline. (vedlegg 19) 8. Godtgjørelse til det sittende styret Forslag: til intern fordeling 9. Godkjenning av budsjett for 2006 (vedlegg 9, 12, 13, 14 og 15) 10. Valgkomiteens innstilling VEL MØTT Det blir enkel bevertning. Med vennlig hilsen Styret i Østli boligsameie

2

3 ØSTLI BOLIGSAMEIE STYRETS ÅRSBERETNING FOR TILLITSVALGTE Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Leder: Jan Vidar Lorentzen Styremedl.: Rolf Bjørnstadjordet Varamedl.: Erik Børsum Roger Berg Svendsen Petter Kass Dahlgren Styret består av 3 menn og ingen kvinner. Valgkomité: Erik Børsum Petter Kass Dahlgren 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av Asker og Bærum Boligbyggelag (ABBL). Sameiets revisor er KPMG A/S, v/ Asbjørn Næss. 3. BYGNINGER OG FORSIKRINGER Sameiet består av 33 eierseksjoner og 1 næringsseksjon. Sameiets eiendom i Asker kommune har, gårdsnr.78, bruksnr.177 ( m2) og gårdsnr.78, bruksnr.178. (394m2) Forsikringer. Sameiets eiendom er forsikret i Gjensidige Forsikring. Polisenummeret er Forsikringen er en fullverdiforsikring, d.v.s. at erstatningsbeløpet ved totalskade skal tilsvare kostnadene ved å gjenoppføre en ny bygning av samme standard og størrelse, etter dagens byggeskikk. Ved skade skal denne meldes til ABBL's forsikringsansvarlig Paul Hem. Egenandelen ved skader vil i 2006 utgjøre kr ,- Forsikringen omfatter ikke innbo og løsøre. Den enkelte sameier må selv tegne innboforsikring. 4. EIENDELER OG GJELD - OPPGAVEPLIKT TIL LIGNINGSKONTORET Sameierne fikk i februar tilsendt oppgave med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets gjeld, eiendeler og ligningsverdi. Denne meldingen må tas vare på og sjekkes mot den ferdigutfylte selvangivelsen som kommer i april. 5. SALG/REFINANSIERING For verdivurdering i forbindelse med salg eller refinansiering, ta kontakt med ABBL Eiendomsmegling tlf ABBL Eiendomsmegling har oversikt over alle leiligheter som selges i ditt boligsameie. Overdragelse/utleie av seksjon skal styret varsles.

4 6. REGNSKAPET FOR 2005 Regnskapet viser et overskudd på kr ,-. som foreslåes overført til udekket tap. Generelt er inntekter og kostnader i store trekk som forventet. Det har ikke inntruffet forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning for bedømmelsen av sameiet, og som ikke fremkommer av årsregnskapet med tilhørende noter. 7. LØNN / FORVALTNING / REVISJON Av forretningsførerhonoraret utgjør kr 2.469,- revisors godtgjørelse. Styret har ikke mottatt godtgjørelse ut over det styrehonorar som er fastsatt av sameiermøtet. 8. FORTSATT DRIFT Årsregnskapet er utarbeidet under forutsetning av fortsatt drift. Etter styrets oppfatning er det ingen tvil knyttet til boligsameiets evne til å kunne fortsette driften. 9. ARBEIDSMILJØ Sameiet har ingen heltid/deltidsansatt ved årets slutt. 10. YTRE MILJØ Etter styrets oppfatning driver boligsameiet ingen aktiviteter som forurenser det ytre miljø. 11. STYREMØTER Det er siden ordinært sameiemøte den 5. april 2005 avholdt 10 styremøter hvor ca 20 saker har vært behandlet. I tillegg har en del saker blitt diskutert over telefon og gruppemøter. Dessuten har vi hatt ett møte med Valland-hus ang. deling av brøyte, vedlikeholdsutgifter, strøm og forsikring på garasjeanlegg og fellesområde. Vi har hatt befaring med Gjensidige forsikring for full gjennomgang av polisen og ny oppmåling for nytt beregningsgrunnlag. Norsk brannforebygning as har vært på befaring i forhold til utbyggingen. De største sakene har vært 1) forsikring, 2) feiersaken, 3) gjennomgang av alle utgifter, 4) trafikksikkerhet Røykenveien, 5)oppgradering grøntareal og fellesområder. 6) tegninger og søknader på utbygging av soverom mot terrasse,7) vedlikeholdsrapport og vedlikeholdsplan, 8) skrevet ny vedlikeholdsavtale og kontrakt med Valland hus. 9) fargekart, 10) oppdatering nettside OVERDRAGELSER Det er i perioden registrert 1 eiendomsoverdragelse. (nr.49)

5 13. ARRANGEMENT/VEDLIKEHOLD / INNKJØP 2005 Vårdugnaden ble arrangert med meget god deltagelse av unge og gamle i sameiet. Med en så stor deltagelse og innsats så fikk vi gjort utrolig mye. En stor opprydning på hele feltet. I august ble det avholt fotballkamp. Som vanlig ble grillfesten avholdt, med bra oppmøte både i og utenfor sameiet. Tenning av julegrana, det ble vellykket med bra oppmøte. Vi ønsker å rette en takk til en dyktige arrangementkomiteen. De administrative aktivitetene har i stor grad omfattet kommunikasjon med ABBL, samt fordeling av informasjon til seksjonseierne, håndtering av renovasjon, Østlinytt, hjemmeside, dugnader, forsikring, parkering og kjøring i stikkveier og planer for uteområdet. Snøryddingen på fellesarealene er etter styrets mening utført tilfredsstillende, tatt i betraktning mange og store snøfall. Styret mener nå at avfallsordningen pr. i dag fungerer, men flere kan bli flinkere til sortering og ikke legge hele pappesker i containeren, samt hensetting av div. gjenstander som ikke er vanlig husholdningsavfall. En ny 800 liter papircontainer til Gressklipping ble utført av Asker kommune, Ungdom og fritid, Arbeidstreningen. Styret er fornøyd det arbeidet som er utført. Det er også skrevet ny kontrakt for Lekeplassene ble ferdigstilt med nye sandkasser og plattinger til utebord. Hugging av mange trær ved fotballbane. Oppgradering av plener og legging av bark i skråninger har gjort det lettere å vedlikeholde. Oppgradering av sameiets gjerder tilsluttet fellesareal. Glasscontaineren er en suksess, det er viktig at flest mulig bruker containeren slik at vi fortsatt får beholde den. 14. PLANLAGT VESENTLIG VEDLIKEHOLD ÅR 2006: Montering av sikringsutstyr på alle tak, for at pipene skal bli feid. Kostnaden anslåes til et sted mellom kr Utbedringen finansieres med lån.

6 KOMMENDE 10-ÅRS PERIODE: Vedlikeholdsplan for Østli Boligsameie På bakgrunn av vedlikeholdsrapporten fra ABBL, styret i sameiet, tidligere styrer og med de erfaringer som er gjort i de senere år, har vi laget følgende langtidsplan. Styret de siste årene har jobbet bevist med vedlikehold på sameiets arealer og bygninger. Styret mener at tilstanden jevnt over er bra. Vedlikeholdsoppgaver Interval l år Utført år Anbefales utført Planlag t utført Ansvar for vedlikehol d 1 Tak på bolig, shingel og papp / sameiet 2 Kontroll av tak, takrenner, piper og sameiet beslag 3 Bytte av shingel og papp på bodtak sameiet 4 Bytte av shingel og papp på sameiet garasjetak og redskapsbod (31-59) 5 Maling av boligenheter, bod og garasje / den enkelte sameier 6 Vinduer og dører den enkelte sameier 7 Varmtvannsspreder Etter behov den enkelte sameier 8 Balkonggulv 7-9 Etter behov den enkelte sameier 9 Ventilasjonskanaler 10 Etter behov den enkelte sameier 10 Bytte av ødelagt kledning på boligenhet 1982 Etter behov den enkelte sameier 11 Veibelysning sameiet 12 Montere sikringsutstyr for feiing av 2006 sameiet piper 13 Lekeplass sameiet 14 Asfaltere alle stikkveier og p-plasser sameiet 15 Mur ved fellesrom sameiet 16 Mur ved garasjebygg 1982 Murens tilstand sameiet vurderes 17 Fellesområde plener og bed 2005 sameiet 18 Sameiets gjerder 2005 sameiet 19 Utvendig maling av mur på sameiet garasjeanlegget og forstøtningsmur 20 Garasjeporter Etter behov 21 Utbedre betong og armeringsskader sameiet 22 Male søppelrom innvendig 1982/ sameiet 23 Fellesrom inventar og utstyr 2005 sameiet 24 Utebelysning garasjehus sameiet 25 Sameiets interne kabel- tv anlegg (koplingsbokser og kabler) den enkelte sameier sameiet

7 Vedlikeholdsplan for Østli Boligsameie Korttidsplanen omfatter følgende punkt. Punkt 2. Kontroll av tak, takrenner, piper og beslag. Skader og feil vil bli utbedret i Punkt 12. Montere sikringsutstyr for feiing av piper. Vi er pålagt og monter sikringsutstyr til feieren. Kostnad er stipulert til et sted mellom Arbeidet vil bli utført i 2006 og finansiert med lån. Punkt Utbedre betong og armeringsskader og male søppelrom innvendig utføres på dugnad i Punkt 3 og 4 Bytte av shingel og papp på bodtak og bytte av shingel og papp på garasjetak og redskapsbod (31-59), byttes i 2007 og finansieres med lån. Punkt 14 og 15 Asfaltere alle stikkveier og p-plasser og bygge ny mur og adkomst til fellesrom. Arbeidet finansieres med lån. Punkt 25. Kabel-tv anlegg blir i 2006 vurdert av ekstern ekspertise og eventuell oppgradering legges inn i lånepakken for 2007, hvis det er behov for det. For å utføre arbeidsoppgavene i korttidsplanen må vi ta opp et lån. Styret i samarbeid og ABBL foreslår at det søkes om en låneramme som dekker totalen på alle vedlikeholdsoppgavene i korttidsplanen. Det blir som et byggelån vi tar ut etter behov. Som en hovedregel bør varigheten av det man låner til, tilsvare nedbetalingstiden på lånet. ABBL anbefaler at vi finansierer dette over 20 år slik at alle som bor her og de som flytter inn er med på å finansiere det. Vi må snarest få innhentet priser slik at vi kan vurdere kostnaden og vasle berørte naboer som skal betale sin del i følge vedlikeholdsavtaler. Vi har antydet et beløp på , og det vil tilsvare en økt fellesutgift på ca pr. mnd. Det forefallende vedlikeholdet dekkes av det årlige vedlikeholdsbudsjettet. Neste store utgift vil da bli nye tak i ca

8 15.DIVERSE Perioden har stort sett vært uten konflikter internt mellom seksjonseiere i sameiet og dets naboer. Styret har påtalt enkelte brudd på ordensregler og vedtekter. 16.HISTORIKK Årstall 1986 Fra januar 1988 ble boligsameiet selveier. De som har pålegg om å utøve vedlikehold mot eksklusiv disposisjonsrett. oppgaver seksjoner fikk nytt tak 30 år 2000 Resterende 22 seksjoner fikk nytt tak 30år 2001 Lagd nytt søppelrom Bygd nytt søppelrom Rekkene malt utvendig 6 år 2004 Rekkene malt utvendig 6-år 2004 Nye lekeplasser v/ nr.39 og år 2004/2005 Oppgradering av fellesrom 2005 Oppgradering av uteområde 2005 Søppelrommene malt 6 år 31,39,41,49,59,71,79,83,93,95,99, 101 og107 varighet

9 17. Østli boligsameie avtaler og kontrakter med naboer og sameiere. adresse navn type betaling Østliveien 19 Brøyting, strøing og adm.gebyr april Østliveien 21 Brøyting, strøing og adm.gebyr april Østliveien 23 Brøyting, strøing og adm.gebyr april Vallandhus Østliveien 111 Brøyting, strøing, strøm, forsikring og vedlikehold April Østliveien 113 Brøyting, strøing, strøm, forsikring og vedlikehold April Østliveien 115 Brøyting, strøing, strøm, forsikring og vedlikehold April Østliveien 117 Brøyting, strøing, strøm, forsikring og vedlikehold April Østliveien 119 Brøyting, strøing, strøm, forsikring og vedlikehold April Østliveien 121 Brøyting, strøing, strøm og vedlikehold April I sameiet Østliveien 83 Strøm, forsikring og vedlikehold (ekstra garasje 1/24) Januar Østliveien 103 Ekstra strøm Januar-juni Tilbygg i sameiet Østliveien 35 Tilleggsforsikring utbygg kjøkken mars Østliveien 43 Tilleggsforsikring utbygg kjøkken mars Østliveien 51 Tilleggsforsikring utbygg kjøkken mars Østliveien 53 Tilleggsforsikring utbygg kjøkken mars Østliveien 59 Tilleggsforsikring utbygg kjøkken mars 18. Annet : Felles eiendom med Østliveien Gnr. 78 Br.nr m2 nr.60 Godkjent utbygging av kjøkken styregodkjenning 2005 Felles godkjenning for utbygging av soverom mot terrasse styregodkjenning 2004 Avtale med asker kommune om glasscontainer styret Heggedal 12.mars 2006 Styret i Østli Boligsameie Jan Vidar Lorentzen Roger Svendsen Rolf Bjørnstadjordet

10

11 ØSTLI BOLIGSAMEIE REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT Resultatregnskap pr Note Inntekter Fellesutgifter Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Utgifter Lønnskostnad Vedlikehold, innkjøp Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat før finansposter Finansielle poster Renteinntekt Rentekostnad Realisert tap ABBL-klienter Sum finansposter Årsresultat Disponering av årsresultat Overført fra andre fond Overført til udekket tap Sum disponert

12 ØSTLI BOLIGSAMEIE BALANSE BALANSE Balanse pr Note EIENDELER Anleggsmidler: Finansielle anleggsmidler Andel ABBL Sum finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler: Fordringer Restanse fellesutgifter Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kasse og lignende Andel klientkonto ABBL Sum omløpsmidler SUM EIENDELER

13 ØSTLI BOLIGSAMEIE BALANSE BALANSE Balanse pr Note EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital: Opptjent egenkapital Andre fond Sum egenkapital Gjeld: Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Forskudd Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD ØSTLI BOLIGSAMEIE Heggedal, 9 mars 2006 Jan Vidar Lorentzen Roger Svendsen Rolf Bjørnstadjordet Asker og Bærum Boligbyggelag AL Tom Borg Forretningsfører

14 ØSTLI BOLIGSAMEIE REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT Noter Note 1 Regnskapsprinsipper: Årsregnskapet bestående av resultatregnskap, balanse og noteopplysninger er avlagt i samsvar med regnskapsloven av 17. Juli 1998 og god regnskapsskikk for små foretak. Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk er klassifisert som anleggsmidler. Andre eiendeler er klassifisert som omløpsmidler. Fordringer som skal tilbakebetales innen ett år er uansett klassifisert som omløpsmidler. Ved klassifisering av kortsiktig og langsiktig gjeld er analoge kriterier lagt til grunn. Anleggsmidler som garasjer og vaktmesterleilighet vurderes til anskaffelseskost. Større anleggsmidler som traktor og lignende med begrenset økonomisk levetid avskrives planmessig over 5 år. Mindre anskaffelser, men over kr ,- avskrives planmessig over 3 år. Omløpsmidler vurderes til lavest av anskaffelseskost og virkelig verdi. Fordringer er oppført til pålydende etter fradrag for forvendtede tap. Inntekter er resultatført når de er opptjent. Det er foretatt avsetning for påløpte kostnader som strøm, varmtvann og lignende. Vedlikehold kostnadsføres etter hvert som vedlikehold faktisk er utført. I eierseksjonssameier aktiveres ikke eiendommen i balansen, i det eiendommen fremkommer som en ideell andel for den enkelte seksjonseier. Alle utgifter til rehabilitering og påkostninger kostnadsføres fortløpede i den perioden tiltakene utføres. Den verdiøkningen som disse rehabiliterings- og påkostnings tiltakene medfører tilfaller den enkelte sameier uten at tiltaket aktiveres i sameiet. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i sameiets balanse og nedbetales gjennom sameiets fellesutgifter. I slike tilfelle kan sameiets egenkapital fremstå som negativ i det eiendelene som er knyttet til tiltaket ikke vil fremkomme i balansen. Note 2 Fellesutgifter 3601 Periode Periode Fellesutgifter Note 3 Annen driftsinntekt 3299 Andre driftsinntekter Vedlikeholdsinnbetalinger Annen driftsinntekt Note 4 Lønnskostnad 5220 Fri telefon trekkfri Styrehonorar Arbeidsgiveravgift Lønnskostnad Gjennomsnittlig antall ansatte

15 ØSTLI BOLIGSAMEIE REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT Noter Note 5 Vedlikehold, innkjøp 020 Materialer, redskaper, verktøy Maling,beis,olje Vedlikehold bygg Tak Fasade Fellesrom Elektriker, materialer Vedlikehold elektro Grøntanlegg, fellesareal Sand, pukk, salt Lekeplass, miljøtiltak Vedlikehold utvendig anlegg Trafikksikring Diverse vedlikehold Vedlikehold, innkjøp Note 6 Annen driftskostnad 012 Strøm nett/kraft Vann -og avløpsavgift Renovasjon Containerleie Tv fellesantenne Forsikring Forvaltning og revisjon Innbetalingsservice Kontingent ABBL Grøntanlegg Snebrøyting / strøing / feiing Utgifter v/styret Rekvisita Datautgifter og lignende Fellesarrangement / dugnad Mva ved inkassotjenester Gebyr Diverse Annen driftskostnad Honorar til revisor (inkl. i forvaltningshonoraret) er kostnadsført med: kr ,- Note 7 Renteinntekt 8050 Renter restanse Renter bank Avkastning andel ABBL-klienter Renteinntekt Note 8 Rentekostnad 8171 Andre rentekostnader Rentekostnad

16 ØSTLI BOLIGSAMEIE REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT Noter Note 9 Realisert tap ABBL-klienter I 2004 er det bokført et tap på ABBLs klientkonto for overskuddslikviditet. Tapet er knyttet til misligholdt obligasjon utstedt av Brøvig ASA ABBL har erstattet boligselskapets netto tap etter fradrag for skattefradrag og boligselskapets akkumulerte meravkastning ved innskudd i verdipapirer i forhold til hva boligselskapet ville ha oppnådd av avkastning på ABBLs klientinnskudd i bank. Beregningen fremgår som følger: Brutto tap (fradragsberettiget) Skattefradrag 28 %, fordelt på hjemmelshaverne Akkumulert gevinst på verdipapirinnskudd Netto tap 0 0 Note 10 Andre fordringer 1515 Fordringer sameiere Restanse purregebyr (mva) Restanse inkassosalær (mva) Andre fordringer Andre fordringer Fordringer med forfall senere enn 12 mnd. Note 11 Bankinnskudd, kasse og lignende 1920 Husleiekonto Bankinnskudd, kasse og lignende Note 12 Andel klientkonto ABBL Andel bankinnskudd Andel obligasjoner Andel klientkonto ABBL Verdi av plasseringer i obligasjoner pr er garantert av ABBL Note 13 Annen kortsiktig gjeld 2420 Gjeld til forvaltningsklienter Annen kortsiktig gjeld Annen kortsiktig gjeld

17 ØSTLI BOLIGSAMEIE: KONTANTSTRØMANALYSE Forutsetninger fremgår av regnearket. Alle tall inkludert mva. Lån 2006 forutsettes etablert i dag og nedbetalt i Budsjettert rente 3,5%. Saldo kr ,- Lån 2007 forutsettes nedbetalt i Budsjettert rente 3,5%. Saldo kr ,- Husleiene forutsettes økt fra kr ,- pr mnd til kr ,- fra og med (12% ) Kontantstrømanalysen er kun satt opp med investeringer i år 2006 og Alle investeringer fra og med 2008 vil endre bildet. Regnskap INNTEKTER: Budsjett 2,5% økn 2,5% økn 2,5 % økn 2,5 % økn 2,5 % økn 2,5 % økn 2,5 % økn 2,5 % økn 2,5 % økn 2,5 % økn Fellesutgifter Andre inntekter Renteinntekter SUM INNTEKTER UTGIFTER: Ordinære driftsutgifter Løpende vedlikehold Renter lån tatt opp i Renter lån tatt opp i Ekstraordinært vedlikehold; Takstiger Annet (tak boder, asfalt etc ) Annet Annet SUM UTGIFTER Resultat Opptak lån Avdrag lån Avdrag lån Kontantstrøm Bankinnskudd

18

19

20

21