Referat fra styremøte i regionalpark Haldenkanalen

Transkript

1 Referat fra styremøte i regionalpark Haldenkanalen Tid: fredag 19 april 2013 kl , Sted: Grendehuset, Skulerud Fremmøtte: Politiske representanter: Helge Kolstad, Østfold fylkeskommune, leder Geir Aarbu, Aremark kommune, nestleder Kari Pettersen, Rømskog kommune Ingrid Solberg Sætre, Halden kommune Næringslivsrepresentanter: Hans Martin Løhren, Akershus fylkeskommune Ina Nestor, Aurskog-Høland kommune Morten Vinje, Marker kommune Observatørene: Steinar Fundingsrud, Haldenkanalens kanalselskap Vidar Østenby, Grenserådet Jan Egil Nygaard, Fylkesmannens landbruksavdeling Forfall: Helge Kolstad hilste alle velkommen til Skulerud. Innkalling og saksliste godkjent 1. Referat fra møtet Referatet er tidligere sendt ut og ingen merknader er fremkommet. Referatet fra styremøte godkjennes. 2. Registrering av Regionalparken som forening i Brønnøysund - stiftelse Det er tidligere gjennomført stiftelsesmøte med stiftelsesprotokoll, men senere vedtatt at Regionalpark Haldenkanalen skal registreres som forening i Brønnøysund, ikke som IKS. Det er mulig at det dermed må gjøres et nytt vedtak om stiftelse. Nytt registreringsskjema skal sendes inn, og styrets underskrifter ble registrert i møtet.

2 Søknaden om registreringen sendes inn for godkjenning på det grunnlag som foreligger. Behov for eventuelt ytterligere oppklaringer tas i ettertid. 3. Fremtidig lokalisering av kontoret prinsippvedtak Regionalparken har fått et tilbud fra Marker kommune om at de skal gjøre i stand flishuset på kanalområdet. Marker kommune trenger før de søker finansiering sikrer seg leietakere, og derfor trenges et vedtak i styret om at Regionalparken blir leietakere i flishusbygget. Målet er å flytte til et rehabilitert hus på kanalområdet om ca: 2 år, der det kan bli felles lokalisering av flere viktige utviklingsaktører. Dersom eierne av Ørje Brug innen en periode på to år kan tilby regionalparken kontorlokaler i Flishuset på bruget, ønsker regionalparken under fornuftige leiebetingelser å lokalisere kontorene her. 4. Avtalen om Allsang på Grensen Allsang til byr oss følgende avtale: Markedsføring via Allsang på Grensen Logo med link på førstesiden av allsangpagrensen.no Helside annonse i sangheftet Felles kanalstand under storskjermen 7 onsdager Film/logo på storskjermen (uten lyd), hele sommeren Publikumskonkurranse 4 valgfrie onsdager Salg Allsang cruise via kjøpsprosessen på billettluka Sum markedsføring eks mva Avtalt pris kr mva Avtalen gir oss store muligheter til å profilere kanalen og tilknyttede produkter, men vil være krevende i forhold til gjennomføringen. Det forutsettes god planlegging og koordinering for å kunne benytte mulighetene som gis oss. En mener likevel det vil være riktig å gjøre et forsøk, og det oppfordres til at reiselivsorganisasjonene gis en sentral rolle i dette. Festningen er en god markedsføringskanal og Allsang på Grensen også. Det kommer til å koste en del tid og engasjement for å få innholdet i avtalen slik at Regionalparken får tilstrekkelig effekt av ressursene som settes inn. Det bør forhandles videre med Allsang på Grensen i forhold til å se et gjensidig nytteforhold av vår deltakelse. Det bør forutsettes at min 20 billetter pr forestilling inngår i avtalen. Det bør sees på om bedrifter som markedsføres deltar finansielt. Avtale med Allsang på grensen godkjennes.

3 5. Avtalene med Turisten, Haldenkanalens sluseturer Avtale 1; avtale om grunntilskudd Avtale 2; avtale om båtturer sommeren 2013 Avtale 1 Avtale mellom Regionalpark Haldenkanalen på vegne av Halden, Aremark, Marker, Rømskog og Aurskog-Høland kommuner og Østfold Fylkeskommune og eiere av DS Turisten om Grunntilskudd til kostnader for å gjøre båten driftsklar og merkostnader ved drift av veteranbåt I dette inngår at eierne påser at båten er full sertifisert og forsikret, og vedlikeholdes i overensstemmelse med krav fra Riksantikvaren. kommunene gir tilskudd til dette med inntil kr for 2013 som brukes til delvis dekning av merkostnader ved driften av båten som klart skyldes dens status som veteranbåt. Regionalpark Haldenkanalen står for innsamling av tilskuddene fra ovennevnte kommuner/fylkeskommune eierne forplikter seg til fullstendig regnskap som viser de samlede utgiftene for klargjøring og drift av båten Avtale 2 Avtale mellom Regionalpark Haldenkanalen og Haldenvassdragets Sluseturer AS om å trafikkere vassdraget med MS Strømsfoss og DS Turisten i I avtalen spesifiseres antall turer og hva som inngår nærmere. Det samme gjelder samarbeid om markedsføring og booking. Avtalens økonomiske omfang er kr Det ble drøftet hvordan Regionalparken gjør avtaler med forskjellige aktører, spesielt i forhold til neste år. Det er også andre aktører som er viktige for Regionalparken, og som kan ha behov for støtte til den virksomhet de driver. Vi må sikre et bredest mulig tilbud der ingen forfordeles framfor andre. Rømskog kommune ønsket at det blir gjort tiltak for å få opp båter til Rømsjøen også. I forbindelse med Grensemessa på Rømskog i juni kommer det sannsynligvis til å bli fraktet opp en båt som skal benyttes i denne sammenheng.. Avtalene med eierne av DS Turisten as og Haldenkanalen Sluseturer AS ble godkjent med de justeringer som ble foretatt i møtet 6. Halden kommunes bidrag til Regionalparken 2013 Regionalpark Haldenkanalen er basert på økonomisk bidrag fra eierne i tillegg til ekstern finansiering. Halden kommune har i de to første årene i stedet for penger bidratt med investeringer i kanalen. Dette er foreslått formalisert ved overskjøting av eiendom til Haldenvassdragets Kanalselskap. Forslag til avtale er vedlagt.

4 Avtale med Halden kommune godkjennes. Regionalparken bokfører dette som et bidrag for å synliggjøre Halden kommunes deltakelse. 7. Tilbakemelding/Korrigering fra kommunene vedrørende næringsanalysen, landskapsressursanalysen. Næringsanalyse utarbeidet av NILF og landskapsressursanalyse utarbeidet av Aurland Naturverkstad er tidligere presentert for styret og regionalparkrådet. Det er påpekt behov for korrigeringer før endelig versjon leveres. Det er tidligere foreslått at daglig leder går gjennom disse analysene med hver enkelt kommune og sørger for tilbakemelding til konsulentene. Næringsanalyse og landskapsressursanalyse har nå blitt sendt ut til kommunenes postmottak på e-post og bedt om at det skulle videresendes til rådmann og ordfører i hver kommune. Det ble oppført som ønske på rådsmøtet at flere kommuner vil gi tilbakemeldinger og respons til de som gjort analysene slik at det blir en god helhetsforståelse for området som analysene blitt gjort på. Hva kan vi lære av analysene og ta med i det viktige strategiske arbeidet fremover? De som har gjort analysene må rette opp fakta feil innenfor den pris som Regionalparken har fått. Daglig leder har bedt om og få tilbakemeldinger/synspunkter seinest 20 mai.. Daglig leders forslag til opplegg for tilbakemelding på utarbeidede analyser ble godkjent. 8. Daglig leders presentasjon Nytilsatt daglig la fram sine synspunkter knyttet til sin rolle, Regionalparkens rolle problemstillinger knyttet til økonomi, organisering, samarbeidspartnere, analyser, tidsperspektiv, markedsføring. Presentasjonen sendes styrets medlemmer. Tilbakemeldinger og refleksjoner på Daglig leders presentasjon: - viktig å skape tilhørighet, å gjøre prioriteringer. - mange utfordringer som Regionalparken og daglig leder har foran seg og må se på kort sikt, mellomlang og lang sikt hvordan arbeidet skal planlegges - viktig å løfte blikket og se langsiktig, å skape lyst og engasjement er meget utfordrende. - Bra med samarbeidsgrupper som skal arbeide med de ulike innsatsområdene som står beskrevet i charteret for Regionalparken. - Samarbeid med øvrig næringsliv er meget viktig. - Viktig å ha tett dialog med norske parker. - Hvilke grenser/oppgaveansvar/fordeling skal det være mellom destinasjonsselskapene kontra Regionalparken? - Hvordan markedsføre neste år? - Hvis Regionalparken skal delta i reiselivsmessen i Oslo, må den begynnes og planlegges ganske snart. - Hva for slags rolle skal Regionalparken ha i forhold til samarbeidspartnere? - Skal Regionalparken være en reisearrangør og hjelpe de aktører som selger pakker/produkter og pakke det sammen? - Hvor operativ skal Regionalparken være i pakking av opplevelsesprodukter? Hvor mye fødselshjelp skal gis til de aktører som pakker og selger opplevelsesprodukter?

5 - I forhold til merkevarebyggingen så må Regionalparken klargjøre hva slags rolle parken skal ha, gi klare beskjed til de aktører som velger og bruke merkevaren, hva kommer den til og stå for? Hvilke fordeler kommer det å gi? Hva kommer det til og koste? Kvalitetssikring av de som velger og bruke merkevaren? - Viktig å skrive ned hvordan evaluering av daglig leders arbeid skal gjøres etter tre års drift På styrmøtet 23. mai må styret bli mer konkrete i vurderingen av oppgaver for neste år og i en mer langsiktig horisont. I september-oktober må det fattes vedtak som gir retning for organisasjonens arbeid framover. Styret bes i løpet av en måned å komme med synspunkter på innspillene. På bakgrunn av forslag og innkomne innspill utarbeides forslag til strategi- og handlingsplan som sluttbehandles høsten Det tas kontakt med Innovasjon Norge og Fylkesmannen for å gjøre vurdere søknad om tilskudd til planlagte tiltak for Eventuell Neste styremøte torsdag 23. mai kl i Aremark med mulighet til og bli med på PRcruiseturen med DS Turisten, fra Tistedalen kl til ca:20.00