Referat styremøte i Regionalpark Haldenkanalen

Transkript

1 Styret i Regionalpark Haldenkanalen pr. epost Ørje Referat styremøte i Regionalpark Haldenkanalen Tid: mandag 16. juni 2014 kl , Sted: Frammøtte: Marker Rådhus, Ørje - formannskapssalen Helge Kolstad, Østfold fylkeskommune, leder Kari Pettersen, Rømskog kommune Trygve Tamburstuen, Akershus fylkeskommune Morten Vinje, Marker kommune Ingrid Solberg Sætre, Halden kommune Observatører: Steinar Fundingsrud, Haldenkanalens kanalselskap Jan Egil Nygaard, Fylkesmannens landbruksavdeling Forfall: Geir Aarbu, Aremark kommune, nestleder Hans Martin Løhren, Aurskog-Høland kommune Vidar Østenby, Marker kommune Innkalling og saksliste godkjent Referat fra møtet Datoen for referatet står feil, rettes til Referatet fra styremøte godkjennes Justert budsjett viktig at RP skal få inn sine penger på inntektssiden, må sette i gang med fakturering slik at inntektene blir i balanse med utgiftene - Halden kommunes budsjett er nå godkjent av fylkesmannen - 2 poster som ikke er tatt inn, tilskuddsbeløp for publikumsslusing og lørdag i slusene. Forslag om at det legges inn penger til dette, da det er ønskelig med aktivitet: til publikumsslusingen og til lørdag i slusene. Dette dekkes opp av reduksjon på øvrige områder

2 - Spørsmål reist om søknader til Innovasjon Norge og Fylkesmannen med oppfordring til å utarbeide søknader så fort som mulig - Kmd-verdiskapingsprogrammet er bevilget 1,3 mill, mens i budsjett er det satt opp slik at det er et overskudd på ? (Kommentar fra Vidar: 1,3 mill er fordelt på i 2014 og i 2015 og i I tillegg kommer ikke disponert fra tidligere søknad på kr Det vil si at alt som er bevilget er tatt inn i budsjett) - Hvordan påvirker avtalen med Marker den totale økonomien og hvordan vil det kunne innvirke på satsingen framover? - for landskapspleieprosjektet er det nå totalt bevilget kr Halvparten kommer fra Miljødirektoratet og vil brukes til å se på forhold knyttet til avrenning i elver og bekker. Resterende vil kunne brukes til konkrete områder for pleie og flere ble diskutert - viktig at områdene våre framstår pent og ryddig - Kanalselskapet driver omfattende opprydding med formål at det skal være hyggelig å ferdes både på vann og land Forslag til justert budsjett for 2014 vedtas med den endring at det legges inn kr til publikumsslusing og lørdag i slusene. Administrasjonen gis fullmakt til gjennomføring av tiltak innen budsjettets rammer Organisering av arbeidet i regionalparken - Vidar Østenby påtar seg det som kan lignes med rådmannsrollen mens Elisabeth og Grete er mer operative. - daglig arbeidsledelse ligger på Elisabeth da hun skal ha oversikt over de delegerte tiltakene og rapportere status - det ligger i budsjettet å forlenge avtalen med Grete til årets slutt, - avtalen med Marker gjelder inntil videre - i beskrivelsen av oppgavene anbefales å benytte bør og ikke skal i forhold til arbeidsgruppen, da vi ikke har noen instruksjonsmyndighet Forslag til arbeidsfordeling slik det framgår nedenfor godkjennes Vidar Østenby, daglig leder med ansvar for det formelle knyttet til organisasjonen føring av regnskap i henhold til revisjonens anbefalinger og organisasjonens behov utbetaling av lønn til selskapets ansatte og med dette også personalforvaltningen utarbeiding av forslag til budsjett og handlingsplan utarbeiding av årsregnskap og årsrapport kontakt med og oppfølging av de finansielle aktørene i samarbeidet utarbeiding av søknader i henhold til det styret bestemmer innkalling og saksforberedelse til styre og råd, samt oppfølging av beslutninger som fattes koordinering av det daglige arbeidet med spesielt ansvar for den administrative arbeidsgruppen strategisk og operativt ansvar Elisabeth Dammyr, 100% Prosjektkoordinator med ansvar for møter utenom styre, råd og arbeidsgruppen

3 kontaktperson eksternt og internt regionalparkens ansikt utad sekretær arbeidsgruppemøtene pressekontakt markedsføring internt og eksternt samarbeid med ulike arrangementer i regionen gjennomføring og oppfølging av tiltak i henhold til aktivitetsplan Grete Elgetun, 50 % Prosjektmedarbeider med ansvar for operativt markedsrettet arbeid gjennomføring og oppfølging av tiltak i henhold til aktivitetsplan i samarbeid med prosjektkoordinator Arbeidsgruppe faglig rådgivende og initierende organ i forhold til styret bør så langt som mulig gjennomføre parkens konkrete aktiviteter Avtale med Marker kommune - avtalen bør kanskje inneholde et punkt om varighet, oppsigelse og eventuell forlengelse - rollene i kontrakten bør være med - felles forståelse at avtalen gjelder inntil videre - bør stå at RP betaler fullt ut for alle utgifter for personalet som er ansatt i parken betales for Vidar og de administrative tjenestene Forslag til avtale mellom Regionalparken og Marker kommune godkjennes med de foreslåtte endingene Samarbeidsavtale Regionalpark Haldenkanalen og Marker kommune 1. Formål Marker kommune som vertskommune og Regionalpark Haldenkanalen som kjøpende samarbeidsorganisasjon inngår med dette samarbeidsavtale knyttet til det formelle ved driften av Regionalpark Haldenkanalen. 2. Forutsetninger Regionalpark Haldenkanalens mål 1. Bidra til å skape samarbeidsplattformer mellom alle interessenter i utvikling av opplevelsesnæringene og stedsutvikling langs Haldenkanalen 2. Bidra til lokal medvirkning i forhold til ivaretakelsen og videreutviklingen av natur og kulturverdier som grunnlag for opplevelsesproduksjon 3. Bidra til ivaretakelse og videreutvikling av særpregede natur- og kulturverdier, samt sørge for utvikling av kommersielle tilbud med basis i disse 4. Bidra til bærekraftig verdiskaping Regionalparkrådet har vedtatt samarbeid etter kommunelovens 27 som organisasjonsform for samarbeidet

4 3. Partenes bidrag Marker kommune forplikter seg gjennom denne avtalen til: å påta seg oppgaven som vertskommune for samarbeidet å registrere selskapet i henhold til vedtak å føre regnskap i henhold til revisjonens anbefalinger og organisasjonens behov å utbetale lønn til selskapets ansatte og med dette også personalforvaltningen å utarbeide forslag til budsjett og handlingsplan å utarbeide årsregnskap og årsrapport å ha kontakt med og følge opp de finansielle aktørene i samarbeidet å utarbeide søknader i henhold til det styret bestemmer å innkalle og saksforberede til styre og råd, samt oppfølging av de beslutninger som fattes å koordinere det daglige arbeidet med spesielt ansvar for den administrative arbeidsgruppen Regionalpark Haldenkanalen forplikter seg til: å betale et årlig økonomisk bidrag på kr pr år som kompensasjon for arbeidet med administrasjon og regnskap å betale rentebelastning dersom parkens virksomhet fører til at Marker kommune må belaste sin kassakreditt å stille med og bekoste medarbeidere som har ansvaret for daglige arbeidet i organisasjonen 4. Varighet og oppsigelse Avtalen er løpende og med en varighet fram til den sies opp av en av partene eller samarbeidet avvikles Orientering av status Eventuelt Administrasjonen informerte om status i forhold til årets handlingsplan og de innspill som er kommet fra arbeidsgruppen etter den nylig gjennomførte samlingen. Arbeidsgruppens innspill til aktiviteter: 1. Etablererservice/veiledning for reiselivsbedrifter 2. Fysiske tiltak - Innovasjon Norge er positive og vil være med å definere prosjekt - Nettverksprosjekt for å samle flere opplevelsesbedrifter for å kunne utvikle nye produkter vil kunne være aktuelt - vedtak i styret om å utvikle samarbeidet til IØU om kompetanseutvikling må følges opp - arbeidsgruppens innspill bør følges opp med en egen prosjektbeskrivelse Informasjon tas til etterretning. Administrasjonen jobber videre med innspillet Brev til samarbeidspartnere i forhold til videre arbeid

5 - Akershus fylkeskommune trenger et slikt brev for å kunne vedta videre engasjement i RP - det bør fremgå noe om organiseringen i brevet - brevet må følges opp med møte på politisk nivå med Akershus fylkeskommune. Helge og Trygve tar det møtet med Solveig Schütz. - økonomisk situasjon for videre drift er bekymringsfull med tanke på avvikling av verdiskapingsprogrammet og de reduserte bevilgningene til fylkeskommunen - ØFK har forpliktet seg for ennå et år men det kan skje forandringer for KMD har nå fått en evaluering av regionalparkene som distriktssenteret laget. - møte med Østfoldbenken ved første anledning i høst, og en bør også ha tilsvarende med Akershusbenken Brevet sendes til fylkeskommunene og kommunene. Det bes om et møte i grenserådet. Helge setter opp møte med Akershus fylkeskommune sammen med Trygve Tamburstuen. Evaluering Telemarksforskning og Mimir kontaktes vedrørende evaluering og videre planlegging Samling september 2014 Møteplan Styremøter kl september: Rømskog 17. oktober: Aurskog-Høland 10.november: Aremark 5. desember: Halden Rådsmøte kl november: Rømskog