KONTROLLUTVALGET. Ordfører Øivind Sand Rådmann Eivind Glemmestad

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer Torbjørn Øgle Rud Herbjørn Karlsen Marianne Lappegård Yngve Halvorsen Anne Grethe Mathisen Kopi av innkallingen sendes: Revisjon Ordfører Øivind Sand Rådmann Eivind Glemmestad Romerike revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Mandag 8. juni 2015, kl Sted Møterom Bjørnholt, Rælingen rådhus Sekretær Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca. tid 13/2015 Referater 14/2015 Orientering ved administrasjonen 15/2015 Forvaltningsrevisjonsrapporten Psykisk helse og rus, helhetlig og koordinert tjenestetilbud 16/2015 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 17/2015 Orientering ved revisjonen 18/2015 Saker til oppfølging 19/2015 Eventuelt Torbjørn Øgle Rud (sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 1. juni 2015 Kjell Nordengen Rådgiver

2 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 13/2015 Referater Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Skatteinngang april Forslag til møteplan 2. halvår 2015 Saksopplysninger Forslag til vedtak Saken tas til orientering Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 2

3 Vedlegg 1 til sak 13/2015 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang april 2015 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -25,1 % -19,5 % -2,5 % 4,7 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 109,4 % 111,2 % 2,3 % 4,7 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 20,4 % 23,3 % 1,4 % 6,0 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -11,6 % -7,5 % -2,4 % 2,3 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -36,3 % -37,0 % -2,6 % 2,1 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker fra 2015 Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt (tom foreg. mnd) Denne måned Hittil i år % Arbeidsgiverkontroll Mål antall Gjennomførte Endring Endring kontroller kontroller inntektsgrunnlag avgiftsgrunnlag Alle kommuner + A-H

4 Kommune FS 2014 RS 2013 FT 2014 AG 2014 Rest 2013 Mål per ,7 93,1 99,9 99,7 98, Fet 96,5 87,4 99,6 99,4 98, Rælingen 96,1 90,4 99,9 99,7 92, Skedsmo 96,1 89,6 99,9 99,7 97, Sørum 96,7 94,1 99,8 99,6 96, Nittedal 97,3 91,7 99,9 99,8 98,0 Kemnerkontoret 96,5 % 90,6 % 99,9 % 99,7 % 97,0 % 0229 Enebakk 94,0 82,2 99,7 99,2 98, Lørenskog 96,7 91,1 99,9 99,8 97, Ullensaker 96,7 89,7 99,9 99,8 95,2 Utskrevet Fet Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Aktiv restanse Utskrevet Rælingen Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Aktiv restanse Utskrevet Skedsmo Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Aktiv restanse Utskrevet Sørum Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Aktiv restanse Utskrevet Nittedal Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Aktiv restanse FS= forskuddsskatt, FT= Forskuddstrekk, RS= restskatt person, AG= arbeidsgiveravgift, Rest= restskatt bedrift.

5 Vedlegg 2 til sak 13/2015

6 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 14/2015 Orientering ved administrasjonen Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Der er bedt om en orientering om beregning av tilskudd til private barnehager. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 3

7 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 15/2015 Forvaltningsrevisjonsrapporten Psykisk helse og rus, helhetlig og koordinert tjenestetilbud Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Forvaltningsrevisjonsrapport Psykisk helse og rus, helhetlig og koordinert tjenestetilbud (Sendt medlemmene tidligere) Saksopplysninger Kontrollutvalget bestilte dette forvaltningsrevisjonsprosjektet i møtet den 22. september Formålet med prosjektet har vært å undersøke om kommunen har systemer som bidrar til å sikre samarbeid og samhandling både internt i kommunen og med spesialisthelsetjenesten. Undersøkelsen har også tatt sikte på å undersøke hvordan kommunens medarbeidere opplever og vurderer samarbeidet. I tillegg skal undersøkelsen gi informasjon om kommunens tilbud til de med psykiske vansker/lidelser og/eller rusavhengighet og hvordan dette er organisert. I dette prosjektet har revisjonen sett på følgende problemstillinger: 1. Hvilke tjenester og tilbud har kommunen til personer med psykiske vansker/lidelser og/eller rusavhengighet og hvordan er disse organisert? 2. I hvilken grad sikrer Rælingen kommune at pasienter/brukere med psykiske vansker/lidelser og/eller rusavhengighet får et helhetlig og koordinert tjenestetilbud? Rapporten besvarer disse problemstillingene, og på bakgrunn av de undersøkelser som er gjennomført gir revisjonen følgende anbefalinger: 1. Kommunen bør vurdere ytterligere tiltak som styrker det lovpålagte og nødvendige samarbeidet både innad i kommunen (inklusive fastlegene og NAV) og opp mot spesialisthelsetjenesten. 2. Kommunen bør sette inn tiltak som sikrer den enkeltes rett til individuell plan og koordinator i henhold til lovens intensjon og krav. 3. Kommunen bør sette inn tiltak som sikrer at koordinerende enhet fungerer i tråd med lovkrav. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann følge opp rapportens anbefalinger. 4

8 KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 5

9 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 16/2015 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger Det bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekt er nå gjennomført og man bør begynne bestillerdialogen om neste prosjekt. I plan for forvaltningsrevisjon er det 7 områder som anses som mest aktuelle for forvaltningsrevisjon. Disse områdene er i uprioritert rekkefølge. Utvalget gjennomgikk planen i møtet den 2. juni 2014 og fant at man ikke ville gjøre noen endringer i planen. Det er gjennomført forvaltningsrevisjon i 2 av områdene, barnehage og psykiatri og rus. De gjenstående områdene er: - Økonomisk sosialhjelp - Samhandlingsreformen - Individuell tilpasset opplæring - Barnevern - IKT Disse områdene er nærmere beskrevet i vedlegget. Hensikten med bestillerdialogen er for det første å velge det prosjekt som fremstår som det mest nyttige for kommunen, men også å avklare kontrollutvalgets målsettinger og ønsker med undersøkelsen. Før man bestiller neste prosjekt har noen utvalg bedt revisjonen om å utarbeide et notat der man beskriver mulige vinklinger for 2 eller 3 områder. Dette notat er et grunnlag for utvalgets valg av område og avklaring av målsettinger og ønsker. Det kan være aktuelt også i dette tilfelle dersom utvalget ikke har en klar formening om området for neste forvaltningsrevisjon. Saken fremmes uten innstilling. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 6

10 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Vedlegg til sak 16/2015 Plan for forvaltningsrevisjon november 2012

11 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Bakgrunn Kontrollutvalgets mandat er å føre kontroll og tilsyn med forvaltningen. Som en del av tilsynsansvaret skal kontrollutvalget blant annet utarbeide planer for forvaltningsrevisjon og rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. For å bidra til at det er de viktigste og mest relevante revisjonsprosjektene som velges, skal det minst en gang i valgperioden utarbeides en overordnet analyse av hele kommunens virksomhet. Analysen skal gi svar på hvilke av kommunens ansvarsområder det antas å være størst risiko for vesentlige avvik. Med risiko menes i denne sammenheng sannsynligheten for at fastsatte mål og lovkrav ikke blir oppnådd. Med vesentlighet menes hvor store konsekvensene er dersom det negative inntreffer. Overordnet analyse for Rælingen kommune er gjennomført av Nedre Romerike distriktsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i Rælingen. Formålet med forvaltningsrevisjon Landets kommuner står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større krav til kvalitet og sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet og innhold i tjenester. I tillegg kan det være manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Dette medfører at kommunene må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse, samt på evaluering av måloppnåelse. Den overordnede analysen og arbeidet med å utarbeide planer er viktig for at kontrollutvalget skal bli kjent med kommunens virksomhetsområder. Arbeidet er med på å gi kontrollutvalgsmedlemmene det kunnskapsgrunnlaget de trenger for å ivareta sitt kontrollansvar. Gjennom forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget til å fremskaffe viktig informasjon til kommunens beslutningstagere, samt peke på forbedringsområder i kommunens virksomhet. Dette bidrar igjen til å styrke kommunestyrets grunnlag for styring og bedre måloppnåelse. Valg og rapportering av forvaltningsrevisjonen Med utgangspunkt i overordnet analyse gjennomført av revisjonen, har kontrollutvalget drøftet ulike prosjekter for den aktuelle planperioden. Prioritering av prosjekter er foretatt ut i fra et risiko- og vesentlighetsperspektiv. Det finnes ingen objektiv størrelse å vurdere vesentlighet opp mot og kontrollutvalget har derfor skjønnsmessig måttet vurdere de ulike områdene opp mot hverandre for å avgjøre hvilke som er mest vesentlig å undersøke. Vesentlighet kan vurderes ut fra flere perspektiver; for eksempel det økonomiske, det politiske, brukerperspektivet og samfunns- og miljøperspektivet. På bakgrunn av overordnet analyse har kontrollutvalget utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Etter at kommunestyret har vedtatt planen er det kontrollutvalgets oppgave å bestille forvaltningsrevisjon. I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt ansvar for å

12 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE rapportere til kommunestyret. Saksgangen for forvaltningsrevisjonsrapporter kan illustreres med følgende figur: Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan rapporteringen skal foregå, er det opp til kontrollutvalget å finne en hensiktsmessig form og frekvens på dette. Rapport og resultater fra det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt legges fortløpende frem for kommunestyret. Prioriteringer i denne planperioden Overordnet analyse for Rælingen kommune ble behandlet av kontrollutvalget i møte På bakgrunn av analysen og kontrollutvalgets egne innspill har utvalget kommet frem til at områdene gjengitt i tabellen under er de mest aktuelle for forvaltningsrevisjon (uprioritert rekkefølge). Ved utforming av revisjonsoppdragene vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir mest mulig konkret og målrettet i forhold til revisjon på det aktuelle området. Kontrollutvalget er inneforstått med at det i perioden ikke vil være aktuelt med mer enn 3-4 prosjekter, avhengig av prosjektenes omfang. Kontrollutvalget ønsker å gå gjennom planen om 2 år, for om nødvendig å gjøre endringer.

13 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE

14 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Område og perspektiv Barnehage Økonomisk perspektiv Brukerperspektiv Medarbeiderperspektiv Psykiatri og rus Brukerperspektiv Mulig tema/aktuelle problemstillinger Revisjon på barnehageområdet Kontrollutvalget i Rælingen kommune ba i møtet revisjonen om å utarbeide prosjektplan for forvaltningsrevisjon på barnehageområdet. Revisjonen har foreslått å se på: Kommunens beregning av støtte til de private barnehagene Kommunens rolle som tilsynsorgan Kontroll med utbytte. Tilbud og oppfølging psykiatri/rus Både tiltak overfor psykisk syke og bo veiledning har økt fra 2009 til Aktuelle problemstillinger kan være: Hvilke tilbud har kommunen til personer med psykiske lidelser/rus? Får psykisk psyke/personer med rusproblemer den hjelpen de trenger? Individuell plan? Brukermedvirkning? Hvordan tenker og jobber kommunen når det gjelder forebygging? Nav Brukerperspektiv Økonomisk perspektiv Økonomisk sosialhjelp Rælingen har en økende andel mottakere av sosialhjelp i alderen år. Kommunen ligger over snittet for Akershus. Tendensen er sammenfallende med økende behov for bistand til boliger og økt behov for samarbeid med skoler og oppfølgingstjenesten. Aktuelle problemstillinger kan være: Hvordan jobber Rælingen kommune med å redusere tilveksten av unge sosialhjelpmottakere? Overforbruk på Kvalifiseringsprogrammet - hva skyldes det? Nivået på utbetalt sosialhjelp inkl sosiale lån ligger noe over 2010 (men under 2009) Samhandlingsreformen Økonomisk perspektiv Brukerperspektiv Innfrir kommunen krav i Samhandlingsreformen? Reformen gir kommunene et større økonomisk og faglig ansvar for de kommunale helsetjenestene. Aktuelle problemstillinger kan være: Tilbud klarer kommunen å gi mangfoldet av utskrivningsklare pasienter det tilbudet de har krav på? Kvalitet er kvaliteten på de store tjenesteområdene som sykehjem og

15 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE hjemmesykepleie iht. lov og forskrift? Forebygging med samhandlingsreformen har kommunen plikt til å forebygge sykdom. Forebyggende arbeid er ikke begrenset til helsesektoren, men skal foregå i alle samfunnssektorer - i hvilken grad klarer kommunen å innfri kravet om forebyggende helsearbeid? Dette er et relevant prosjekt litt ut i perioden. Skole Brukerperspektiv Barnevern Brukerperspektiv Øyeren IKT Brukerperspektiv Medarbeiderperspektiv Individuell tilpasset opplæring Skolene har lovpålagt plikt til å gi alle barn individuell tilpasset opplæring, spesialundervisning og morsmålsopplæring. Innfrir Rælingen kommune kravene til individuelt tilpasset opplæring? Hvilke rutiner har kommunen og skolene for å fange opp elevenes nivå og opplæringsbehov? Hva er årsaken til at kommunen ikke når alle vedtatte mål knyttet til læringsutbytte? Ivaretakelse av plikter overfor utsatte barn og unge Rælingen har en større andel saker med behandlingstid over tre måneder enn sammenlignbare kommuner. Aktuell problemstilling kan være: Hvordan ivaretar Rælingen kommune sine plikter overfor utsatte barn og unge? IKT har stor betydning for brukere og for effektivitet i saksbehandlingen. En aktuell problemstilling kan være: Fungerer IKT-systemet godt nok? Er kompetansen rett? Får brukerne hjelp når de trenger det? Rettes feil opp raskt?

16 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 17/2015 Orientering ved revisjonen Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Denne saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslista. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 7

17 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 18/2015 Saker til oppfølging Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Saker til oppfølging 2. Årshjul Saksopplysninger Forslag til vedtak Saken tas til orientering Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 8

18 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Vedlegg 1 til sak 18/2015 SAKER TIL OPPFØLGING/BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET I 2015 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles /2014 Oppdrag fra kommunestyret Kontrollutvalget ber revisjonen se på endringer som har skjedd etter saken, med særlig vekt på kompetanseheving og rutiner for kvalitetssikring. Særutskrift sendt 1/ Behandlet Oppfølging Ferdig Kontrollutvalget 9/ /2015 Referater Revisjonen orienterer om skatteinngang i neste møte. Saken tas til orientering. Særutskrift sendt 9/ Kontrollutvalget 4/ /2015 Varslingssaker 2014 Saken tas til orientering /2015 Oppdrag fra kommunestyret Kontrollutvalget tar rapporten Forbedring av internkontroll offentlige anskaffelser i store investeringsprosjekter til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Særutskrift sendt 9/ Kommunestyret 29/4-2015, sak PS 35/ /2015 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Kommunestyret tar rapporten Forbedring av internkontroll offentlige anskaffelser i store investeringsprosjekter til orientering. Forslag til årsrapport vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2014 og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets Særutskrift sendt 9/ Kommunestyret 18/3-2015, sak PS 26/15 årsrapport for 2014 til orientering /2015 Orientering ved revisjonen Saken tas til orientering /2015 Saker til oppfølging Saken tas til orientering /2015 Eventuelt (Ingen saker) /2015 Referater Referatene tas til orientering Rælingen

19 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles /2015 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 Forslag til uttalelse vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Rælingen kommunes årsregnskap 2014, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Særutskrift sendt 4/ Behandlet Oppfølging Ferdig /2015 Orientering ved revisjonen Saken tas til orientering /2015 Saker til oppfølging Saken tas til orientering /2015 Eventuelt (Ingen saker) Rælingen

20 Vedlegg 2 til sak 18/2015 Rælingen kontrollutvalg Årshjul 2015 Møteplan Mandag 9. februar - Mandag 4. mai - Mandag 8. juni - Mandag 31. august - Mandag 16. november Faste saker hvert møte - Orientering/rapportering fra revisjonen - Oversikt over kontrollutvalgets saker til oppfølging/behandling Etter hvert som saker foreligger - Samme økonomiske rapportering som formannskapet får - Kopier av rapporter fra andre tilsynsmyndigheter og kommunens svar/oppfølging - Forvaltningsrevisjonsrapporter - Rapporter fra selskapskontroller - Nummererte revisjonsbrev halvår 9. februar - Kontrollutvalgets årsrapport - Orientering om varslingssaker i Oppdrag fra kommunestyret 4. mai - Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 8. juni - Forvaltningsrevisjonsrapport psykisk helse og rus - Orientering om beregning av tilskudd til private barnehager (Forskriftsendring trer i kraft 1. januar 2015) 31. august - Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten - Selskapskontroll NRV AS - Selskapskontroll Sentralrenseanlegget RA-2 AS - Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Innledningsfasen i byggeprosjekter

21 16. november - Overordnet strategi for regnskapsrevisjonen 2015 (Oppfølging av internkontroll offentlige anskaffelser i store investeringsprosjekt 1. kvartal 2016) Andre aktiviteter - Informasjon fra Rådmann/enhetene Mislighetssaker og anmeldelser rapporteres fortløpende Rapport om innkomne varslingssaker i første møte hvert år. Årlig oppfølging av utvikling av sykefravær innenfor pleie- og omsorgstjenesten. - Virksomhetsbesøk

22 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 19/2015 Eventuelt Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 9