Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev.

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I FET KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Helge Ullerud, leder Grethe Holterhuset, nestleder Nils Olav Totland Steinar Karlsen Kristin Kyhen Ramstad Kopi av innkallingen sendes: Revisjon Ordfører John Harry Skoglund Rådmann Trine Myrvold Wikstrøm Østre Romerike revisjonsdistrikt INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Tirsdag 29. april 2014, kl Sted Fet rådhus, formannskapssalen Sekretær Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak 18/2014 Referater 19/2014 Orientering ved ordfører 20/2014 Regnskap og årsberetning /2014 Orientering ved revisjonen 22/2014 Saker til oppfølging 23/2014 Eventuelt Helge Ullerud(sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 22. april 2014 Kjell Nordengen Rådgiver

2 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 18/2014 Referater Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Skatteinngang mars 2013 fra Skedsmo kemnerkontor Saksopplysninger I en kommentar til skatteinngangen sier kemneren følgende: «Skatteinngangen for mars er varierende. Fet og Rælingen ligger litt under budsjett, Nittedal og Sørum på budsjett og Skedsmo noe over. Økningen fra i fjor er gjennomgående svak. Noe av dette skyldes endring i skattører. Slik det ser ut nå, kan det ikke påregnes vekst i skatteinntektene utover budsjett.» Forslag til vedtak Referatet tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 2

3 Vedlegg 1 til sak 18/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang mars 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -1,3 % 2,8 % -2,0 % 1,7 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -3,2 % -1,1 % -3,2 % 2,6 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 0,6 % 2,0 % -0,9 % 3,7 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 2,8 % 4,5 % 1,1 % 4,5 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 0,5 % 3,3 % 1,1 % 4,2 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt Denne måned Hittil i år %

4 Kommune FS 2013 FT 2013 RS 2012 AG 2013 Rest 2012 Mål 98,6 99, ,7 98, Fet 96,6 99,8 92,3 99,5 97, Rælingen 94,9 99,7 87,6 99,5 99, Skedsmo 97,6 99,9 89,4 99,7 97, Sørum 97,8 99,6 92,2 99,5 91, Nittedal 97,2 99,9 90,5 99,7 99,4 Kemnerkontoret 97,1 % 99,8 % 90,0 % 99,6 % 97,0 % 0229 Enebakk 92,9 99,7 84,8 99,8 98, Lørenskog 95,6 99,9 88,7 99,9 99, Ullensaker 97,1 99,9 88,1 99,6 98,4 Utskrevet Fet Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Rælingen Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Skedsmo Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Sørum Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Nittedal Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse FS= forskuddsskatt, FT= Forskuddstrekk, RS= restskatt person, AG= arbeidsgiveravgift, Rest= restskatt bedrift.

5 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 19/2014 Orientering ved ordfører Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 3

6 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 20/2014 Regnskap og årsberetning Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Regnskap, årsberetning og årsrapport 2013 (sendt medlemmene direkte fra kommunen) 2. Revisors beretning 3. Nøkkeltall for kommunene i ØRR, utarbeidet av revisjonen 4. Forslag til kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 Saksopplysninger Kommunen skal for hvert kalenderår utarbeide årsregnskap og årsberetning. Årsregnskapet skal omfatte alle økonomiske midler som disponeres for året, og anvendelsen av midlene. (Kommunelovens 48, nr. 1 og 2.). Fet kommunes årsregnskap for 2013 er avlagt og fremlegges for kontrollutvalget til behandling. I henhold til 7 i Kontrollutvalgsforskriften skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret før årsregnskapet vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være formannskapet i hende før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Formannskapet i Fet avgir sin innstilling om årsregnskapet i møte 5. mai Nytt av året er at kommunen skal redegjøre for iverksatte og planlagte tiltak for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard (jf. Kommuneloven 48 nr.5). Eksempler på ulike typer tiltak som kan omtales er: Kommunens arbeid med eller oppdatering av de etiske retningslinjer eller tiltak for å skape oppmerksomhet og kunnskap om disse. Rådmannens arbeid med å forbedre internkontrollen, Kontrollutvalgets gjennomføring av forvaltningsrevisjoner på områder av betydning for kommunens tillit og omdømme. Årsregnskapet og årsberetningen skal vedtas av kommunestyret. Årsberetningen skal oversendes kontrollutvalget før utvalget avgir uttalelse til årsregnskapet. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. (Forskrift om årsregnskap og årsberetning 10). Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at årsregnskapet er avlagt og senest 15. april, jf. forskrift om revisjon i kommuner, 5. I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om følgende forhold: 1. om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk, 2. om de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og om beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap stemmer med regulert budsjett, 4

7 Kontrollutvalget i Fet kommune 3. om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistens med årsregnskapet, og om forslag til anvendelse av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd, er i samsvar med lov og forskrifter, 4. om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisor har avlagt beretning 9.april Kommunestyret selv godkjenner årsregnskapet. Det følger av kommuneloven 48 at vedtaket må angi disponering av regnskapsmessig overskudd eller dekning av regnskapsmessig underskudd. Revisor må i ettertid følge opp at vedtaket er i samsvar med lov og forskrift. Kontrollutvalget skal på bakgrunn av revisjonsberetningen, avgi uttalelse om årsregnskapet. Uttalelsen avgis til kommunestyret med kopi til formannskapet, og skal foreligge før formannskapet behandler regnskapet. Vedlagt følger forslag til kontrollutvalgets uttalelse, se vedlegg 4. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets uttalelse til Fet kommunes årsregnskap og årsberetning 2013 vedtas, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 5

8 Vedlegg 2 til sak 20/2014

9

10 Nøkkeltall Vedlegg 3 til sak 20/ Sum Driftsutgifter:(økning i %) Nes 6,13 % 0,19 % 9,61 % 4,94 % 9,16 % Aurskog-Høland Økning Sum driftsutg - avskrivninger 7,76 % 7,22 % 6,20 % 6,72 % 6,20 % Sørum fra fjorårets regnskap 18,43 % 3,96 % 12,26 % 7,17 % 8,11 % Fet 15,57 % 3,90 % 4,93 % 6,94 % 10,69 % Sum Driftsinntekter:(økning i %) Nes 9,47 % 1 5,62 % 7,18 % 4,36 % 7,73 % Aurskog-Høland 6,70 % 6,19 % 5,41 % 10,47 % 5,95 % Sørum 15,42 % 5,29 % 7,33 % 14,39 % 3,57 % Fet 14,25 % 6,30 % 5,25 % 6,30 % 7,96 % Skattedekningsgrad: Nes 38,3 40,6 34,7 35,8 34,9 Aurskog-Høland viser hvor stor andel skatteinnt. 35,8 36,5 31,8 32,2 33,3 Sørum utgjør av driftsutg. 42,8 45,3 38,4 39,6 39,3 Fet dvs at 44 % av driftsutg er 50,1 50,8 45,6 44,8 44 finansiert med skatteintekter Skatte- og rammetilskuddsgrad: Nes 62,3 66, ,6 74,6 Aurskog-Høland 64,1 63,1 73,2 76,0 76,1 Sørum viser hvor stor andel skatteinnt. 59,9 62,7 73,1 75,6 73,4 Fet og rammetilsk utgjør av driftsutg. 63, ,9 75,9 74,6 dvs at 74,6 % av driftsutg er finansiert med skatt/rammetilsk Resultatgrad: Nes 2,9 7,8 5,9 5,4 3,9 Aurskog-Høland viser hvor mye brutto 1,9 1 0,3 3,8 3,6 Sørum driftres utgjør av driftsinntekter -0,9 0,3-4,2 2,4-1,9 Fet bør være så høy som mulig 3,7 5,8 5,6 5 2,8 Netto resultatsgrad: Nes 0,6 6, ,2 Aurskog-Høland viser hvor mye netto driftres 1,3 0,1-0,2 3,2 3,7 Sørum utgjør av driftsinntekter -0,3 0,9-3,7 2,8-1,7 Fet fylkesmannens anbefaling 3-5% 1,3 3,5 3,3 2,2 1,1 Rente- og avdragsbelastning: Nes ,9 84,1 105,8 130,1 Aurskog-Høland viser hvor stor andel (netto) 348,5 635,6 1890,8 145,7 139,3 Sørum renter og avdrag utgjør av -1,4 7,7-1,1 1,4-15,3 Fet brutto driftres. Over 100 betyr 199,9 122,9 136,5 166,9 257,9 at renter/avdrag er større (betaler mer) enn brutto driftres. Lånefinansieringsgrad: Nes 81,1 81,1 54,4 76,7 72,1 Aurskog-Høland viser hvor mye av finansieringsbehovet 53 64,2 57, ,6 Sørum i investeringsregnskapet som er 32,2 49,1 16,5 69,6 Fet finansiert med lån 63, ,4 79,9 69 Egenkapitalfinansieringsgrad: Nes 18,4 18,9 45,6 23,3 27,9 Aurskog-Høland viser hvor mye av årets finansieringsbehov 46, ,7 40,9 31,5 Sørum i investeringsregnskapet som er 37,5 67,8 50,9 83,5 30,4 Fet finansiert med egenkapital 38,9 13,7 13,6 20,1 31 anbefaling f.mann 25% Side 1

11 Nøkkeltall Likviditetsgrad 1: (Sier noe om evnen til å finansiere sine kortsiktige gjeldsforpliktelser) Likvider: Nes 0, ,3 1,0 Aurskog-Høland Likvider (kasse/bank/post)/ 1,8 1,5 1,4 1,2 1,6 Sørum kortsiktig gjeld 0,8 0,9 0,5 0,6 0,6 Fet 1,2 1,5 2 1,7 1,5 Likvider ekskl. lånemidler: Nes -0,4 0,3 0,7 0,9 0,9 Aurskog-Høland Likvider (kasse/bank/post) - 1, ,1 Sørum ubrukte lånemidler/kortsiktig gjeld 0,8 0,9 0,5 0,6 0,4 Fet 1 1,1 1,2 1,1 1,0 Likviditetsgrad 2: Omløpsmidler: Nes Omløpsmidler (likv+korts fordr)/ 1,9 2,4 2,7 2,5 2,3 Aurskog-Høland kortsiktig gjeld 2,2 2,1 1,9 1,5 1,5 Sørum 1,2 1,3 1,1 1,2 1,1 Fet 1,7 1,9 2,4 2,2 1,9 Omløpsmidler ekskl. lånemidler Nes 1 1,8 2 2,1 2,3 Aurskog-Høland Omløpsmidler-ubrukte lånemidler/ 1,6 1,6 1,5 1,3 1,6 Sørum kortsiktig gjeld 1,2 1,3 1,1 1,2 1,1 Fet 1,5 1,5 1,6 1,6 1,5 Lånegjeld pr. innbygger kr.:(inkl lånemidler) Nes Aurskog-Høland Sørum Fet Skatteinntekt pr. innbygger kr. Nes 5,0 % Aurskog-Høland 8,2 % Sørum 3,9 % Fet 6,2 % %-vis økning fra året før Med unntak av lånegjeld og skatteinntekt pr innb. Er ikke Sørum sine tall sammenlignbare med de andre kommunene da de har 2 kommunale foretak som ikke er med i de øvrige beregningene. Nes har også ett foretak, men vil ikke ha like stor innvirkning. Tallene for Sørum og Nes er eks eiendomska og naturressursskatt. Tar vi hensyn til alle typer skatter blir tallene: Nes Aurskog-Høland Sørum Fet Brukt innbyggere pr Side 2

12 KONTROLLUTVALGET I FET KOMMUNE Vedlegg 4 til sak 20/2014 Til kommunestyret i Fet kommune Kontrollutvalgets uttalelse til Fet kommunes årsregnskap for 2013 I henhold til forskrift om kontrollutvalg av 15. juni skal kontrollutvalget etter fremleggelse av revisjonsberetning fra revisor, avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir sin innstilling om årsregnskapet. Kontrollutvalget har i sitt møte 29. april 2014 behandlet kommunens årsberetning og årsregnskap for Følgende dokumenter danner grunnlaget for vår uttalelse: Regnskap, årsberetning og årsrapport for 2013 Revisors beretning for 2013 Diverse nøkkeltall utarbeidet av revisjonen Avleggelsen av årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er gjort til rett tid og i samsvar med lover og forskrifter. Det konstateres at Fet kommunes driftsregnskap viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 0. Netto driftsresultat var på kr ,20 og utgjør 1,1 % av kommunens brutto driftsinntekter. Dette er lavere enn Fylkesmannens anbefaling som er minimum 3 %, og at det over noe tid bør ligge mellom 3 og 5 %. I følge kommunelovens 48 nr. 5 skal det i årsberetningen redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll og en høy etisk standard i virksomheten. Det er redegjort for dette i beretningen. Det bemerkes at revisjonsberetningen avlegges uten forbehold. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader ved årsskiftet. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkninger til årsregnskapet 2013 for Fet kommune. Fetsund, den 29. april 2013 Kopi: Formannskapet Helge Ullerud leder

13 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 21/2014 Orientering ved revisjonen Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over sakene på sakslista. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 6

14 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 22/2014 Saker til oppfølging Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Saker til oppfølging 2. Årshjul Saksopplysninger Forslag til vedtak Saken tas til orientering Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 7

15 KONTROLLUTVALGET I FET KOMMUNE Vedlegg 1 til sak 22/2014 SAKER TIL OPPFØLGING/BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET I 2014 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles 30/11 Arbeidet i kontrollutvalget Utvalget ber om tilbakemelding på om det finnes relevant informasjon om Øyeren IKT Behandlet Oppfølging Ferdig /2014 Referater Referatene tas til orientering /2014 Orientering om Saken tas til orientering. innkjøpssamarbeidet /2014 Orientering ved ordfører (Ordfører kunne ikke delta i møtet) /2014 Orientering ved rådmann Saken tas til orientering /2014 Kontrollutvalgets årsrapport 2013 Særutskrift sendt 27/ Forslag til årsrapport, med de endringer som fremkom i møtet, vedtas som kontrollutvalgets årsrapport 2013 og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2013 til orientering. Kommunestyret 31/ sak PS 46/ /2014 Orientering ved revisjonen Saken tas til orientering /2014 Saker til oppfølging Saken tas til orientering /2014 Eventuelt I Steinar Karlsens fravær ble Jarle Linnerud valgt til å skrive under protokollen /2014 Referater Referatene tas til orientering /2014 Orientering ved ordfører (Ordfører kunne ikke delta i møtet) /2014 Eierskapskontroll i Romerike krisesenter IKS Særutskrift sendt 27/ Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og henstiller til kommunen om at eiermeldingen revideres minst annet hvert år. Rapporten oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering om Fet

16 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles ber om at: Behandlet Oppfølging Ferdig 1. Representantskapet i Romerike krisesenter IKS vurderer om man i større grad bør drøfte eierstyringsspørsmål i regi av representantskapet, mer uformelt og ut over de formelle rammer som gjelder for et representantskapsmøte. 2. Representantskapets medlem følger opp følgende anbefalinger: /2014 Eierskapskontroll i ROAF IKS Det har vært krevende for kommunene å forankre egen eierstyring inn mot representantskapsmøter (eierstyringssløyfen) på grunn av svikt i rutinene fra selskapets side. Representantskapet som eierorgan bør forsikre seg om at selskapet følger dette opp. Representantskapet bør også følge opp at selskapets styre sikrer sluttføring av selskapets internkontrollsystem. Revisjonene understreker at dette er forutsetningen for en effektiv drift innenfor regler og rammer som gjelder for selskapet. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til Særutskrift sendt 27/ Fet

17 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles /2014 Eierskapskontroll i Norasonde AS /2014 Kontrollutvalgets påseansvar for regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon etterretning. 2. Kommunestyret vil følge opp revisjonens anbefaling om at det gjennomføres bevisstgjøring av eierrollen for representantskapets medlemmer i Romerike Avfallsforedling IKS. Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret vil følge opp revisjonens anbefalinger, herunder at det gjennomføres bevisstgjøring av eierrollen for eierrepresentantene i Norasonde AS. utarbeides eierstrategi. Kontrollutvalget slutter seg til de vurderinger som går frem av 1. Vurdering av regnskapsrevisjon pr Vurdering av forvaltningsrevisjon pr Særutskrift sendt 27/ Behandlet Oppfølging Ferdig /2014 Orientering ved revisjonen Saken tas til orientering /2014 Saker til oppfølging Rådmannens internkontroll settes opp som sak til møtet den 29. april /2014 Eventuelt Saken tas til orientering Fet

18 Vedlegg 2 til sak 2014 Fet kontrollutvalg Årshjul 2014 Møteplan Tirsdag 21. januar Tirsdag 25. mars Tirsdag 29. april Tirsdag 30. september Tirsdag 25. november Faste saker hvert møte - Orientering/rapportering fra revisjonen - Oversikt over kontrollutvalgets saker til oppfølging/behandling Etter hvert som saker foreligger - Samme økonomiske rapportering som formannskapet får - Kopier av rapporter fra fylkesmannen og andre tilsynsmyndigheter og kommunens svar/oppfølging - Forvaltningsrevisjonsrapporter - Rapporter fra selskapskontroller - Nummererte revisjonsbrev - Sakslistene for alle utvalg til utvalgets leder og nestleder - Sakene fra koordineringsutvalget til de av utvalgets medlemmer som ønsker det 1. halvår 21. januar - Kontrollutvalgets årsrapport - Orientering om innkjøpssamarbeidet - Revidering av plan for selskapskontroll 25. mars - Eierskapskontroll ROAF - Eierskapskontroll Romerike krisesenter - Eierskapskontroll Norasonde - Påse ansvar overfor revisjonen 29. april - Rådmannens internkontroll - Uttalelse til årsregnskapet 27. mai - Forvaltningsrevisjon Pålsetunet

19 2. halvår 30. september - Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten - Revidering av plan for selskapskontroll 25.november - Eierskapskontroll Nedre Romerike brann- og redningsvesen - Kontrollutvalgets årsplan - Revisors uavhengighetserklæring - Avtaledekning på anskaffelser - Revisjonsplan regnskapsåret 2014 Andre aktiviteter - Informasjon fra Rådmann/enhetene Mislighetssaker og anmeldelser rapporteres fortløpende Rapport om innkomne varslingssaker i første møte hvert år. - Virksomhetsbesøk

20 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 23/2014 Eventuelt Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 8