Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev.

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I FET KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Helge Ullerud, leder Grethe Holterhuset, nestleder Nils Olav Totland Steinar Karlsen Kristin Kyhen Ramstad Kopi av innkallingen sendes: Revisjon Ordfører John Harry Skoglund Rådmann Trine Myrvold Wikstrøm Romerike revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Tirsdag 30. september 2014, kl Sted Fet rådhus, formannskapssalen Sekretær Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca. tid 24/2014 Referater /2014 Orientering ved ordfører /2014 Forvaltningsrevisjonsrapport sykehjem i Fet /2014 Prosjektplan forvaltningsrevisjon samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II 28/2014 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon /2014 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten /2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring /2014 Samarbeid mellom kontrollutvalg /2014 Orientering ved revisjonen /2014 Saker til oppfølging /2014 Eventuelt Helge Ullerud (sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 19. september 2014 Kjell Nordengen Rådgiver

2 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 24/2014 Referater Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Oppsummering fra 2013 vedrørende regnskapet. Kopi av brev fra revisjonen til rådmannen. 2. Kopi av rådmannens svar på revisjonens oppsummeringsbrev. 3. Skatteinngang april Skatteinngang mai Skatteinngang juni (Det står mai også på denne, men det er juni) 6. Skatteinngang juli Skatteinngang august 2014 Saksopplysninger Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 2

3 Vedlegg 1 til sak 24/2014

4

5

7

8 Vedlegg 3 til sak 24/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang april 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -16,9 % -31,6 % -2,3 % 0,8 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -42,2 % -38,6 % -4,0 % 1,7 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -23,5 % 24,2 % -1,3 % 4,0 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -6,7 % -30,4 % 0,9 % 3,5 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 102,2 % 24,6 % 3,0 % 4,9 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt Denne måned 0 0 Hittil i år %

9 Kommune FS 2013 FT 2013 RS 2012 AG 2013 Rest 2012 Mål 98,6 99, ,7 98, Fet 96,6 99,9 92,2 99,5 97, Rælingen 95,5 99,7 90,0 99,6 99, Skedsmo 97,8 99,9 89,9 99,7 98, Sørum 97,8 99,6 91,7 99,5 98, Nittedal 97,3 99,9 90,8 99,7 99,4 Kemnerkontoret 97,2 % 99,9 % 90,6 % 99,7 % 98,6 % 0229 Enebakk 93,1 99,8 85,1 99,8 98, Lørenskog 95,7 99,9 89,2 99,9 99, Ullensaker 97,2 99,9 88,3 99,6 98,4 Utskrevet Fet Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Rælingen Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Skedsmo Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Sørum Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Nittedal Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse FS= forskuddsskatt, FT= Forskuddstrekk, RS= restskatt person, AG= arbeidsgiveravgift, Rest= restskatt bedrift.

10 Vedlegg 4 til sak 24/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang mai 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 0,1 % 5,1 % -1,4 % 2,5 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -0,8 % 1,0 % -2,8 % 1,5 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 1,5 % 3,5 % -0,2 % 3,8 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -2,0 % -1,8 % -0,2 % 1,4 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 2,5 % 5,9 % 2,8 % 5,3 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt Denne måned Hittil i år % (Lav løsningsgrad skyldes at sakene ble oversendt sent i mai)

12 Vedlegg 5 til sak 24/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang mai 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 49,5 % 51,8 % -0,8 % 3,1 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 96,6 % 149,2 % -1,6 % 2,9 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 62,7 % 120,9 % 0,5 % 4,9 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 40,1 % 79,3 % 0,3 % 2,2 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 29,5 % 136,5 % 1,0 % 6,1 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt Denne måned Hittil i år %

14 Vedlegg 6 til sak 24/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang juli 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -0,7 % 1,1 % -0,8 % 2,7 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -1,9 % 5,0 % -1,7 % 3,2 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 0,8 % 1,9 % 0,5 % 4,3 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 2,7 % 0,9 % 0,7 % 1,9 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -2,0 % 1,9 % 0,5 % 5,3 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Ikke oppdatert Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt (tom foreg. mnd) Denne måned Hittil i år %

16 Vedlegg 7 til sak 24/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang august 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 20,2 % 22,4 % -0,4 % 3,0 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -48,6 % -58,8 % -2,4 % 2,0 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 17,2 % 18,5 % 0,8 % 4,5 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 11,6 % 13,1 % 0,9 % 2,1 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 5,0 % -13,9 % 0,5 % 5,0 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt (tom foreg. mnd) Denne måned Hittil i år %

18 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 25/2014 Orientering ved ordfører Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 3

19 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 26/2014 Forvaltningsrevisjonsrapport sykehjem i Fet Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Forvaltningsrevisjonsrapport sykehjem i Fet (Sendt medlemmene tidligere) Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte den 31. januar 2013 prioriterte utvalget prosjektet Pålsetunet. Prosjektplan ble behandlet, og bestilling fortatt i møte den 18. juni Formålet med prosjektet har vært å undersøke hvilke konsekvenser samhandlingsreformen kan ha hatt for kommunens bruk av plasser, og da med fokus på korttidsplasser. Det er også undersøkt om kommunens bruk av deltid har endret seg. Problemstillingene har vært følgende: 1. Hvordan har Fet kommunes bruk av (korttids)plasser ved Pålsetunet endret seg som følge av samhandlingsreformen fra 2011 til 2013? 2. Har Fet kommunes bruk av deltid innenfor pleie og omsorg gått ned fra 2010? I forhold til problemstilling 1 konkluderer revisjonen med at kommunen følger Leon-prinsippet og at det har blitt trangere i «omsorgstrappa» etter at samhandlingsreformen trådte i kraft. Når det gjelder korttidsopphold, har antall ordinære korttidsopphold økt samtidig som antall avlastningsopphold har gått tilbake. Selv om flere kommer fra sykehus til en korttidsplass, er det likevel 47 % i 2012 og 41 % i 2013 som kommer fra bosted. Når det gjelder problemstilling 2 konkluderer revisjonen med at bruk av deltid har gått ned for de med de laveste stillingene etter 2010 og at flere har fått deltidsstillinger som utgjør 50 % eller mer. I rådmannens høringssvar er det uttalt at rådmann vil ta initiativ til å kartlegge uønsket deltid, rådmann vil også vurdere mulighetene for å legge til rette for at ansatte kan arbeide oftere på helg, dersom det er ønskelig blant de ansatte for å øke stillingsprosenten. Det uttales også at det er nyttig at man har undersøkt hvilke konsekvenser samhandlingsreformen kan ha fått for kommunens bruk av plasser på sykehjemmet på Pålsetunet. Rapporten er av en slik karakter at det ikke foreligger anbefalinger. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og anser den som et nyttig bidrag i forhold til videre utvikling innenfor de områdene rapporten tar for seg. 4

20 Kontrollutvalget i Fet kommune Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 5

21 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 27/2014 Prosjektplan forvaltningsrevisjon samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Prosjektplan samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte den 24. april ble det stilt spørsmål om utvalget ønsket en del II i forvaltningsrevisjonsprosjektet Pålsetunet, som skulle gå på tildelingskriterier. Revisjonen ble bedt om å legge frem en plan på neste møte. Når det gjelder prosjektets problemstillinger vises det til prosjektplanen. Problemstilling nr. 2 kan fremstå som noe vag, men revisjonen vil utdype dette i møtet. Tidsforbruket er oppgitt til timer pr. kommune. Det er et forholdsvis stort spenn mellom 200 og 300 timer. Det er lagt opp til likelydende prosjektplaner i Fet, Nes og Aurskog-Høland. Nes kontrollutvalg har behandlet planen og vedtatt den slik den foreligger. Under behandlingen i Aurskog-Høland ble det stilt spørsmålstegn ved problemstillingene og revisjonen ble bedt om å vurdere dem nærmere, men det ble vedtatt at prosjektet skulle starte opp. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar prosjektplanen for forvaltningsrevisjonsprosjektet samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på timer. 3. Endelig rapport legges frem i mars Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 6

22 Vedlegg til sak 27/2014

23

24 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 28/2014 Revidering av plan for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt i kontrollutvalget den 9. oktober 2012 og i kommunestyret den 10. desember Planen skal revideres i Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å fravike planen og å foreta endringer i prioriteringen. Dette for å sikre at forhold som dukker opp i perioden vil kunne bli gjenstand for forvaltningsrevisjon uten at kontrollutvalget trenger å få kommunestyrets godkjenning. Endringer som kontrollutvalget gjør i løpet av planperioden rapporteres til kommunestyret i kontrollutvalgets årsmelding. Gjeldende plan hadde opprinnelig følgende prioritering: 1. Spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole 2. Pålsetunet økonomi/organisering/samhandlingsreformen 3. Tjenesten for funksjonshemmede og hjemmetjenesten 4. Enkeltvedtak/oppfølging av planer/beredskap 5. Sykefravær 6. Kommunens styrings- og kontrollsystem 7. Anskaffelser 8. Revisjon av IKT 9. Samhandlingsreformen I kontrollutvalgets møte den 31. januar 2013 ble det vedtatt at prosjekt 1 og 2 bytter plass. Prosjektet Pålsetunet er gjennomført. I utvalgets møte den 29. april 2014 ble det stilt spørsmål om man ønsket en del II av prosjektet Pålsetunet som skulle omfatte tildelingskriterier. Revisjonen ble bedt om å legge frem prosjektplan for dette i møtet den 30. september. Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon bygger på overordnet analyse fra Analysen er foretatt ut i fra tall og opplysninger fra 2011, og det kan ha skjedd en del endringer frem til i dag. Det kan i tillegg ha skjedd endringer når det gjelder vurdering av risiko og vesentlighet som gjør at det er andre områder som er mer aktuelle for forvaltningsrevisjon. Utvalget bør også vurdere om det er andre områder enn de som står i planen som er mer aktuelle i dag. Den reviderte plan vil gjelde frem til ny plan foreligger høsten

25 Kontrollutvalget i Fet kommune Forslag til vedtak Kontrollutvalget prioriterer følgende områder: 1. Samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II (Pålsetunet) Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 8

26 Vedlegg til sak 28/2014 Plan for forvaltningsrevisjon Fra: Kontrollutvalget i Fet den /korrigert etter møtet Til: Kommunestyret i Fet

27 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FORORD Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kontrollutvalget og kommunestyret skal bruke for å sikre at kommunen drives på en måte som ivaretar innbyggernes behov og rettigheter best mulig. Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for kontrollutvalget. Kontrollutvalget har foretatt valg av områder for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse utarbeidet av Østre Romerike revisjonsdistrikt. Planen gjelder for inneværende valgperiode, dvs. for perioden Kontrollutvalget mener at det kan være behov for å ajourføre Plan for forvaltningsrevisjon i løpet av inneværende periode. Det anbefales derfor at kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. En slik fleksibilitet sikrer at forhold som dukker opp i perioden, vil kunne bli gjenstand for forvaltningsrevisjon uten at kontrollutvalget trenger å få kommunestyrets godkjenning. Forvaltningsrevisjon er ressurskrevende og Fet kontrollutvalg anser det som realistisk at det gjennomføres 1-2 prosjekter årlig. Dette vil være avhengig av omfanget på det enkelte prosjekt og om det er mulig å gjennomføre felles prosjekter for kommunene i Østre Romerike revisjonsdistrikt. Kontrollutvalget har valgt ut ni områder for forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i disse områdene skal kontrollutvalget vedta hvilke prosjekter som skal gjennomføres, dvs. en avgrensning og konkretisering av det enkelte område for forvaltningsrevisjon. Fet, Helge Ullerud Kontrollutvalgets leder FET KONTROLLUTVALG 2

28 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Innholdsfortegnelse: 1 OM FORVALTNINGSREVISJON UTARBEIDELSE AV PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OVERORDNET ANALYSE GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON PRIORITERTE OMRÅDER I PLANPERIODEN PRIORITERING AV OMRÅDER MULIG VINKLING PÅ PROSJEKTER OPPFØLGING OG RAPPORTERING... 8 Vedlegg: Utdrag av lov og forskrift som omhandler forvaltningsrevisjon Oversikt over vedtak: Kontrollutvalgets vedtak/innstilling i møte den sak 24/12 Kommunestyrets vedtak i møte den xx.xx.2012 sak xx/12 FET KONTROLLUTVALG 3

29 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 1 Om forvaltningsrevisjon Kommuneloven kapittel 12 har bestemmelser om internt tilsyn, kontroll og revisjon. Med hjemmel i loven er det fastsatt forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon. Det er kontrollutvalget som etter regelverket har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette framgår av kommuneloven 77, nr Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjonens innhold er utdypet i forskrift om revisjon 7, første ledd: Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Forvaltningsrevisjonen er med andre ord et viktig verktøy for kommunens øverste politiske organ for å føre tilsyn og kontroll med kommunens totale forvaltning og de resultater som oppnås. Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriften 9 er det kontrollutvalgets ansvar å påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Av departementets merknader til paragrafen framgår det at det i siste instans påhviler kommunestyret å sørge for at det blir mulig for kontrollutvalget å oppfylle forskriftens krav på dette punktet, blant annet ved å stille de nødvendige budsjettmidler til rådighet for kontrollutvalget. Kommunens virksomhet som omfattes av forvaltningsrevisjon er: Kommunen Foretak Interkommunalt samarbeid som ikke er egne rettssubjekter. Forvaltningsrevisjon i selskaper (selskapskontroll, kommuneloven 80, annet ledd): Heleid kommunalt AS (hvor eier er en kommune eller flere kommuner i fellesskap) Interkommunale selskaper der kommunen har eierinteresser (Lov om IKS) FET KONTROLLUTVALG 4

30 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2 Utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Dette fremgår av forskrift om kontrollutvalg 10: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Bestemmelsen innebærer at det er Kommunestyret som er oppdragsgiver for forvaltningsrevisjon ved å vedta Plan for forvaltningsrevisjon. Formålet er å sikre at den revisjonen som utføres, er i tråd med kommunestyrets ønsker og behov. Denne planen er utarbeidet for perioden Kontrollutvalget vil vurdere status og eventuelt behov for endringer av prioriterte prosjektområder i løpet av planperioden. En slik fleksibilitet sikrer at forhold som dukker opp i perioden, vil kunne bli gjenstand for forvaltningsrevisjon uten at kontrollutvalget trenger å få kommunestyrets godkjenning. Planen er basert på Overordnet analyse. Analysen er utarbeidet av Østre Romerike revisjonsdistrikt og behandlet av Kontrollutvalget i Fet kommune Overordnet analyse Overordnet analyse er primært utarbeidet som et internt arbeidsdokument for kontrollutvalget. Analysen har vært et hjelpemiddel for kontrollutvalget for å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter (forskrift om kontrollutvalg 10): Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (merknadene til 10). Med utgangspunkt i analysen har kontrollutvalget i møte 9. oktober 2012 foretatt en prioritering av områder for forvaltningsrevisjon. 4 Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Østre Romerike revisjonsdistrikt er revisor for Fet kommune og vil stå for den praktiske utføringen av forvaltningsrevisjonsprosjektene. Prosjektene utføres i tråd med kommuneloven 78, revisjonsforskriften og RSK Standard for forvaltningsrevisjon som er vedtatt av Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget vedtar på bakgrunn av denne planen mer konkrete bestillinger av prosjekter. Kontrollutvalget har dialog med revisjonen i forvaltningsrevisjonsprosessen. Kontrollutvalget har en bestillingsdialog med revisjonen i forbindelse med utarbeidelse av prosjektplan. Rapportering fra revisjonen til kontrollutvalget foregår underveis i forbindelse med FET KONTROLLUTVALG 5

31 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON prosjektgjennomføringen og til slutt i forbindelse med behandling av rapporten og presentasjon av funn. Inneværende planperiode vil i praksis gjelde for /2016. Innenfor rammen av revisjonens ressurser er det realistisk å kunne gjennomføre 1-2 prosjekter pr år. Dette vil være avhengig av om det er mulig å gjennomføre felles forvaltningsrevisjon for kommunene i revisjonsdistriktet (Fet, Sørum, Aurskog-Høland og Nes kommuner). Et prosjekts omfang vil også kunne innvirke på antall prosjekter som kan gjennomføres. 5 Prioriterte områder i planperioden Nedenfor angis prioriterte områder og forslag til mulig vinkling på prosjektene. Områdene er et resultat av vurderingene i den overordnede analysen. Det er prioritert ni områder for forvaltningsrevisjon. Dette er flere prosjekter enn hva det er ressurser til i utgangspunktet. Nummereringen er ikke en prioritering av viktighet, men en anbefalt tidsrekkefølge for prosjekter. 5.1 Prioritering av områder Forvaltningsrevisjonsprosjekter gjennomføres på følgende områder: 1. Spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole 2. Pålsetunet økonomi/organisering/samhandlingsreformen 3. Tjenesten for funksjonshemmede og hjemmetjenesten 4. Enkeltvedtak/oppfølging av planer/beredskap 5. Sykefravær 6. Kommunens styrings- og kontrollsystem 7. Anskaffelser 8. Revisjon av IKT 9. Samhandlingsreformen Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å fravike planen og å foreta endringer i prioriteringen ovenfor. En slik fleksibilitet sikrer at forhold som dukker opp i perioden, vil kunne bli gjenstand for forvaltningsrevisjon uten at kontrollutvalget trenger å få kommunestyrets godkjenning. Endringer som kontrollutvalget gjør i løpet av planperioden rapporteres til kommunestyret i kontrollutvalgets årsmelding. 5.2 Mulig vinkling på prosjekter Ulike tilnærminger i forvaltningsrevisjoner kan være vurderinger knyttet til: Vedtaksoppfølging Effektivitet og måloppnåelse Regeletterlevelse Styringsverktøyenes hensiktsmessighet Administrasjonens saksbehandling Resultat av kommunens tjenesteproduksjon FET KONTROLLUTVALG 6

32 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Vinklingen eller tilnærmingen til mulige prosjekter for hvert av de prioriterte områdene i denne planen tar utgangspunkt i Overordnet analyse med hovedfokus på intern kontroll og brukerperspektiv. 1. Spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole Det er både et nasjonalt mål og et faglig mål for Pedagogisk Psykologisk Tjeneste i kommunen å fange opp barn og elever så tidlig som mulig og sette i gang spesialpedagogisk opplæring eller spesialundervisning. Fet kommune har en utfordring med hensyn til å hjelpe skoler og barnehager med tidlig og riktig innsats, som gjør at antall enkeltvedtak kan reduseres. En mulig tilnærming er en vurdering av kommunens arbeid for å nå målet om tidlig og riktig innsats. En annen mulig tilnærming er oppfølging av enkeltvedtakene i barnehage og skole. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt vil det også være naturlig å se på den interne samhandlingen mellom PPT og skole/barnehage i Fet. 2. Pålsetunet - økonomi/organisering/samhandlingsreformen Det har vært fokus internt i Fet på driften av Pålsetunet, og det ble bestilt en gjennomgang av driften fra Deloitte consulting. Ikke alle spørsmål knyttet til driften ble besvart i rapporten fra Deloitte, og det er bl.a. usikkerhet knyttet til samsvaret mellom årsverk, stillingsprosent, lønnsnivå og fastlønn/faste tillegg. En gjennomgang med hensyn til både økonomi og organisering ville kunne være aktuelt. I tillegg er det ønskelig å trekke inn samhandlingsreformen. I denne forbindelse er det aktuelt å se nærmere på virkningen utskrivingsklare pasienter har når det gjelder bruk av kort- og langtidsplasser og om utskrivingstidspunktet fra sykehus er optimalt uten behov for reinnleggelser. Det er videre aktuelt å se nærmere på tildeling av sykehjemsplass for de enkelte gruppene av søkere som følge av samhandlingsreformen. 3. Tjenesten for funksjonshemmede og hjemmetjenesten Svake grupper som funksjonshemmede, syke og eldre har behov for tjenester fra kommunen. Tjenestene er lovpålagt og er i stor grad rettighetsstyrt. Eksempler på tjenester er botilbud, avlastningsordninger, støttekontakter, og dag- og arbeidstilbud. Enkelte brukere har krav på en individuell plan. Tjenestene er krevende å få innsikt i både når det gjelder ressursbruk og kvalitet på tjenestene som leveres. Det vil derfor kunne være aktuelt med en gjennomgang av enkelte aspekter ved disse tjenestene. 4. Enkeltvedtak, oppfølging av planer og beredskap Det fattes en rekke enkeltvedtak i medhold av særlov. Tildeling av barnehageplass i medhold av barnehageloven. Institusjonsplass og hjelp i hjemmet i medhold av helse- og omsorgsloven. Sosialhjelp i medhold av sosialtjenesteloven i arbeids- og velferdsordningen. En mulig tilnærming er en vurdering av innhold i vedtak og oppfølging av vedtak. Kommunene har et generelt og grunnleggende ansvar for befolkningens sikkerhet og trygghet. Dette utgjør det lokale fundamentet i den nasjonale beredskapen. Kommunene plikter å ha planer ved ulykker og naturkatastrofer. Etterlevelse av disse bestemmelsene, som trådte i kraft , kan være et aktuelt område for forvaltningsrevisjon. Enhet Samfunn og næring skal følge opp kommuneplanen når det gjelder utbyggingssaker. Etterlevelse av bestemmelser i plan- og bygningsloven er sentralt. Det vil kunne være aktuelt å se på både etterlevelse, kapasitet og habilitet i forbindelse med dette. FET KONTROLLUTVALG 7

33 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 5. Sykefravær Sykefraværet i Fet er høyt med 8,8 % i Erfaring fra andre kommuner tilsier at omtrent halvparten av sykefraværet er langtidsfravær. En mulig tilnærming er en gjennomgang av kommunens oppfølging av langtidssykemeldte i et intern kontroll perspektiv. En annen mer generell tilnærming er hvordan kommunen følger opp egne rutiner og lovpålagte forhold knyttet til sykefravær. 6. Styrings- og kontrollsystemet Kontrollutvalget har fokusert på intern kontroll i kjølvannet av statlige signaler om økt fokus på intern kontroll i kommunene. Fet kommune er i en prosess med oppbygging av internkontrollsystemet gjennom et KS-nettverk. En mulig tilnærming er en revisjon av kontrollsystemet med utgangspunkt i aktuelle rammeverk for styring og kontroll. 7. Anskaffelser Anskaffelse vil alltid være forbundet med risiko både med hensyn til oppfølging av regelverket, kommunens egne rutiner og risiko for misligheter. En mulig tilnærming er en vurdering av intern kontroll på anskaffelsesområdet. Det kan skilles mellom bestilling av varer og tjenester og mottak av varer og tjenester. I forbindelse med bestilling av varer og tjenester kan en problemstilling være å undersøke om premissene er riktige i forkant av inngåelse av rammeavtaler. Andre tilnærminger kan være om anskaffelsene har vært i tråd med anskaffelsesregelverket når det gjelder større investeringer i kommunen, om kommunen betaler i tråd med avtaler framforhandlet av Interkommunalt innkjøpssamarbeid Nedre Romerike (IINR) og om prisbestemmelser etterleves for rammeavtaler. 8. Revisjon av IKT/personvern-sikkerhet Kommunen har en rekke datasystemer og personvern er et sentralt område. En mulig tilnærming er en vurdering av IT-kontroll i forbindelse med utvalgte datasystemer innenfor for eksempel barnevern, skole, helse og sosial hvor det er stor andel personopplysninger. 9. Samhandlingsreformen Samhandlingsreformen trådte i kraft fra Denne nye og omfattende reformen skal innføres gradvis fram til Det er flere mulige tilnærminger når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon i forbindelse med denne reformen. Stikkordsmessig nevnes intern kontroll; utskrivingsklare pasienter; forebygging av helseproblemer; avtaler med helseforetakene; iverksetting og oppfølging; informasjonsflyt og personvern; mål for samhandlingsreformen. 6 Oppfølging og rapportering Det følger av revisjonsforskriften 8 at revisor skal rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har ansvar for å rapportere om sitt arbeid til kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsrapporter legges fortløpende fram for kommunestyret fra kontrollutvalgets side. Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til gjennomførte forvaltningsrevisjoner, følges opp. Dette følger av kontrollutvalgsforskriften 12. Kontrollutvalget har innarbeidet rutiner for videre oppfølging av rapportene. FET KONTROLLUTVALG 8

34 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg 1 Utdrag av lov og forskrift som omhandler kontrollutvalg og revisjon Forskrift om kontrollutvalg: 9. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 11. Rapporter om forvaltningsrevisjon Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, skal kontrollutvalget avgi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse, jf. 8 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kommuneloven 78. Revisjon 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Forskrift om revisjon 6. Revisjonsplikt Kommunens eller fylkeskommunens virksomhet skal være gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Forvaltningsrevisjon kan utføres av andre enn den som er ansvarlig for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap, eller et kommunalt eller fylkeskommunalt foretaks årsregnskap. Der en interkommunal revisjonsenhet, et revisjonsselskap eller annet foretak/selskap er valgt, skal revisjonsenheten eller selskapet utpeke en ansvarlig forvaltningsrevisor for hvert oppdrag (oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor). FET KONTROLLUTVALG 9

35 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 7. Forvaltningsrevisjonens innhold Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a)forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b)forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c)regelverket etterleves, d)forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e)beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f)resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. 8. Rapportering om forvaltningsrevisjon Revisor skal fortløpende rapportere til kontrollutvalget om resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten. Administrasjonssjefens eller kommune- /fylkesrådets kommentarer skal fremgå av rapporten. Der et kommunalt/fylkeskommunalt foretak er gjenstand for forvaltningsrevisjon, skal styret og daglig leder gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten. FET KONTROLLUTVALG 10

36 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 29/2014 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Forslag til budsjett 2015 ROKUS IKS (behandles i representantskapet 23. september 2014) 2. Forslag til budsjett 2015 Romerike Revisjon IKS (behandles i representantskapet 25. september 2014) Saksopplysninger Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, jfr. kontrollutvalgsforskriftens 18: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Dette vil si budsjett for kontrollutvalgets egen virksomhet, for sekretærfunksjonen og revisjon. Kontrollutvalgets egen virksomhet Dette omfatter møtegodtgjørelse, møteutgifter, kurs og reisegodtgjørelse. Det er lagt til grunn samme antall møter som foregående år. Når det gjelder kurs er det aktuelt med deltakelse på kontrollutvalgskonferansen. Sekretærfunksjonen Representantskapet i ROKUS behandler budsjettet den 23. september Forslaget her er styrets innstilling til representantskapet. Budsjettet har en total ramme på kr ,-. Kommunenes betaling for tjenesten utgjør samlet kr ,-. I budsjettforslaget er betalingen fra kommunene fordelt med 60% etter folketall og 40% er fordelt likt. 40 %-en blir justert etter medgått tid ved årsslutt. I forslag til revisjon av selskapsavtalen som ble vedtatt av representantskapet den 22. april 2014 er det foreslått 40 % på folketall og 60 % på medgått tid. Dette er til behandling i eierkommunene. Fets andel ut i fra ovennevnte fordeling utgjør kr ,-. Revisjonen Representantskapet i Romerike Revisjon behandler budsjettet den 25. september I følge eieravtalen skal kommunene innbetale et årlig tilskudd og et ekstra driftstilskudd (oppstartstilskudd) de 4 første årene. Det årlige tilskudd består av en fast og en variabel del. Den faste del er beregnet ut i fra intervaller knyttet til den enkelte kommunes totale innbyggertall i dag. Det skal gjøres en vurdering av den faste del hvert 4. år basert på endringer i innbyggertallet. Den 9

37 Kontrollutvalget i Fet kommune variable del beregnes ut fra folketallet i kommunen. Denne del justeres hvert 4. år der innbyggertallet legges til grunn. Budsjettet har en total ramme på kr ,-. Tilskudd fra kommunene utgjør kr ,-. Fets årlige tilskudd utgjør kr ,- og oppstartstilskuddet kr ,- i Samlet tilskudd blir kr ,-. Dersom det skulle bli noen endringer i budsjettene for ROKUS og Romerike Revisjon i forbindelse med representantskapsbehandlingen, vil kommunene bli informert om dette. Budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten blir etter dette slik: Tekst Budsjett 2014 Budsjett 2015 Godtgjørelser Arbeidsgiveravgift Aviser, tidsskrifter Reisegodtgjørelse Møteutgifter/mat Kurs/opplæring Sekretærfunksjonen Sum kontrollutvalget Revisjon Sum Forslag til vedtak 1. Det foreslåtte budsjettet for kontroll- og tilsynsvirksomheten vedtas med en ramme på kr ,- og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for Forslaget til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet følger formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 10

39

40

41

42

43

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58 Kontrollutvalget i Fet kommune Sak nr. Sak Møtedato 30/2014 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 2. Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Saksopplysninger I følge revisjonsforskriftens 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering til kontrollutvalget. Forslag til vedtak Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor og oppdragsansvarlig regnskapsrevisor sin egenvurdering tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 11

60

62

63

Vise mer