KONTROLLUTVALGET INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer Torbjørn Øgle Rud Herbjørn Karlsen Marianne Lappegård Yngve Halvorsen Anne Grethe Mathisen Kopi av innkallingen sendes: Revisjon Ordfører Øivind Sand Rådmann Eivind Glemmestad Nedre Romerike Distriktsrevisjon INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Mandag 2. juni 2014, kl Sted Rælingen rådhus, møterom Bjørnholt Sekretær Rådgiver Kjell Nordengen (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf , ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak 16/2014 Referater 17/2014 Presentasjon av Solheim HMS 18/2014 Orienteringer ved rådmann 19/2014 Plan for forvaltningsrevisjon 20/2014 Orientering ved revisjonen 21/2014 Saker til oppfølging 22/2014 Eventuelt Torbjørn Øgle Rud (sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 26. mai 2014 Kjell Nordengen Rådgiver

2 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 16/2014 Referater Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Skatteinngang april Informasjon om evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat Saksopplysninger Ad. 2 Kommunal- og moderniseringsdepartementet har gitt Deloitte i oppdrag å evaluere kontrollutvalgene og deres sekretariat. Evalueringen skal gi et kunnskapsgrunnlag for kommunelovutvalgets arbeid knyttet til egenkontroll. Utredningen vil kunne danne grunnlag for en vurdering av regelverk og utvikling av nye tiltak. Sluttrapporten leveres 1. november Hvilke kommuner som er trukket ut vet vi ikke ennå. Forslag til vedtak Saken tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 2

3 Vedlegg 1 til sak 16/2014 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang april 2014 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -16,9 % -31,6 % -2,3 % 0,8 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -42,2 % -38,6 % -4,0 % 1,7 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -23,5 % 24,2 % -1,3 % 4,0 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent -6,7 % -30,4 % 0,9 % 3,5 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang Avvik i kroner Avvik i prosent 102,2 % 24,6 % 3,0 % 4,9 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt Gebyr inkasso Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt Denne måned 0 0 Hittil i år %

4 Kommune FS 2013 FT 2013 RS 2012 AG 2013 Rest 2012 Mål 98,6 99, ,7 98, Fet 96,6 99,9 92,2 99,5 97, Rælingen 95,5 99,7 90,0 99,6 99, Skedsmo 97,8 99,9 89,9 99,7 98, Sørum 97,8 99,6 91,7 99,5 98, Nittedal 97,3 99,9 90,8 99,7 99,4 Kemnerkontoret 97,2 % 99,9 % 90,6 % 99,7 % 98,6 % 0229 Enebakk 93,1 99,8 85,1 99,8 98, Lørenskog 95,7 99,9 89,2 99,9 99, Ullensaker 97,2 99,9 88,3 99,6 98,4 Utskrevet Fet Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Rælingen Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Skedsmo Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Sørum Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse Utskrevet Nittedal Innbetalt Mål i kroner Kr igjen til målet Ubetalte krav I Konkursbo Aktiv restanse FS= forskuddsskatt, FT= Forskuddstrekk, RS= restskatt person, AG= arbeidsgiveravgift, Rest= restskatt bedrift.

5 Vedlegg 2 til sak 16/2014 Til utvalgte kommuner v/rådmenn, kontrollutvalgsledere og kontrollutvalgssekretariat Deres ref Vår ref Dato 14/ Oppfordring om deltakelse i evalueringen av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat. Regjeringen oppnevnte i juni 2013 kommunelovutvalget som skal foreta en helhetlig gjennomgang av kommuneloven for å styrke det kommunale selvstyre. Utvalget skal blant annet vurdere tiltak for å styrke den kommunale egenkontrollen. Kommunelovutvalget skal ved vurderingen av eventuelle tiltak for å styrke den kommunale egenkontroll blant annet se på; om det bør fastsettes regler for høring i regi av kontrollutvalget, revisjonsmandatet, særlig om omfanget av etterlevelsesrevisjon bør styrkes, samt om det bør innføres sertifiserings- og tilsynsordninger for revisor, om kommunestyret skal ha plikt til å følge opp revisors merknader, om det bør innføres en regel om at kontrollutvalgets leder ikke kan være fra samme parti som ordføreren, reglene for valgbarhet til kontrollutvalget (ansatte i små stillingsbrøker, bostedskriteriet mv.) og om det er behov for nærmere krav til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kommunal- og moderniseringsdepartementet har gitt Deloitte i oppdrag å gjennomføre en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat. Evalueringen av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat vil kunne gi et godt kunnskapsgrunnlag for lovutvalget, og vil kunne danne grunnlag for en eventuell vurdering av regelverk og for utvikling av nye tiltak. Deloitte har trukket ut 180 kommuner og 10 fylkeskommuner til å delta i prosjektet gjennom en elektronisk spørreundersøkelse. Alle daglige ledere for norske kontrollutvalgssekretariater vil også motta en egen undersøkelse. I tillegg vil 6-8 kommuner og fylkeskommuner bli invitert til å delta i casestudier. Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelingen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg Gry Langsæther NO-0032 Oslo Org no. postmottak@kmd.dep.no

6 Kommunal- og moderniseringsdepartementet oppfordrer kommunene som er valgt ut til å delta i undersøkelsen. Med hilsen Siri Halvorsen (e.f.) avdelingsdirektør Gry Langsæther seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2

7 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 17/2014 Presentasjon av Solheim HMS Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Informasjon fra bedriftens hjemmeside Saksopplysninger Solheim HMS er Rælingen kommunes bedriftshelsetjeneste. Det vil bli gitt en presentasjon av selskapet og de tjenester som tilbys. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 3

8

9

10

11

12 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 18/2014 Orienteringer ved rådmann Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Rådmann er bedt om å gi en orientering om følgende saker: - Systemet for kvalitet i barnehagene - Status for arbeidet med ny risiko- og sårbarhetsanalyse Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 4

13 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 19/2014 Plan for forvaltningsrevisjon Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Plan for forvaltningsrevisjon av 27. november Saksopplysninger I planen er det forutsatt at utvalget skal gå igjennom planen etter to år, for om nødvendig å gjøre endringer. Utvalget bør også velge neste forvaltningsrevisjonsprosjekt. Saken legges frem uten innstilling. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 5

14 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Plan for forvaltningsrevisjon november 2012

15 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Bakgrunn Kontrollutvalgets mandat er å føre kontroll og tilsyn med forvaltningen. Som en del av tilsynsansvaret skal kontrollutvalget blant annet utarbeide planer for forvaltningsrevisjon og rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. For å bidra til at det er de viktigste og mest relevante revisjonsprosjektene som velges, skal det minst en gang i valgperioden utarbeides en overordnet analyse av hele kommunens virksomhet. Analysen skal gi svar på hvilke av kommunens ansvarsområder det antas å være størst risiko for vesentlige avvik. Med risiko menes i denne sammenheng sannsynligheten for at fastsatte mål og lovkrav ikke blir oppnådd. Med vesentlighet menes hvor store konsekvensene er dersom det negative inntreffer. Overordnet analyse for Rælingen kommune er gjennomført av Nedre Romerike distriktsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i Rælingen. Formålet med forvaltningsrevisjon Landets kommuner står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større krav til kvalitet og sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet og innhold i tjenester. I tillegg kan det være manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Dette medfører at kommunene må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse, samt på evaluering av måloppnåelse. Den overordnede analysen og arbeidet med å utarbeide planer er viktig for at kontrollutvalget skal bli kjent med kommunens virksomhetsområder. Arbeidet er med på å gi kontrollutvalgsmedlemmene det kunnskapsgrunnlaget de trenger for å ivareta sitt kontrollansvar. Gjennom forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget til å fremskaffe viktig informasjon til kommunens beslutningstagere, samt peke på forbedringsområder i kommunens virksomhet. Dette bidrar igjen til å styrke kommunestyrets grunnlag for styring og bedre måloppnåelse. Valg og rapportering av forvaltningsrevisjonen Med utgangspunkt i overordnet analyse gjennomført av revisjonen, har kontrollutvalget drøftet ulike prosjekter for den aktuelle planperioden. Prioritering av prosjekter er foretatt ut i fra et risiko- og vesentlighetsperspektiv. Det finnes ingen objektiv størrelse å vurdere vesentlighet opp mot og kontrollutvalget har derfor skjønnsmessig måttet vurdere de ulike områdene opp mot hverandre for å avgjøre hvilke som er mest vesentlig å undersøke. Vesentlighet kan vurderes ut fra flere perspektiver; for eksempel det økonomiske, det politiske, brukerperspektivet og samfunns- og miljøperspektivet. På bakgrunn av overordnet analyse har kontrollutvalget utarbeidet en plan for forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Etter at kommunestyret har vedtatt planen er det kontrollutvalgets oppgave å bestille forvaltningsrevisjon. I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt ansvar for å

16 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE rapportere til kommunestyret. Saksgangen for forvaltningsrevisjonsrapporter kan illustreres med følgende figur: Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan rapporteringen skal foregå, er det opp til kontrollutvalget å finne en hensiktsmessig form og frekvens på dette. Rapport og resultater fra det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt legges fortløpende frem for kommunestyret. Prioriteringer i denne planperioden Overordnet analyse for Rælingen kommune ble behandlet av kontrollutvalget i møte På bakgrunn av analysen og kontrollutvalgets egne innspill har utvalget kommet frem til at områdene gjengitt i tabellen under er de mest aktuelle for forvaltningsrevisjon (uprioritert rekkefølge). Ved utforming av revisjonsoppdragene vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir mest mulig konkret og målrettet i forhold til revisjon på det aktuelle området. Kontrollutvalget er inneforstått med at det i perioden ikke vil være aktuelt med mer enn 3-4 prosjekter, avhengig av prosjektenes omfang. Kontrollutvalget ønsker å gå gjennom planen om 2 år, for om nødvendig å gjøre endringer.

17 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Område og perspektiv Barnehage Økonomisk perspektiv Brukerperspektiv Medarbeiderperspektiv Psykiatri og rus Brukerperspektiv Mulig tema/aktuelle problemstillinger Revisjon på barnehageområdet Kontrollutvalget i Rælingen kommune ba i møtet revisjonen om å utarbeide prosjektplan for forvaltningsrevisjon på barnehageområdet. Revisjonen har foreslått å se på: Kommunens beregning av støtte til de private barnehagene Kommunens rolle som tilsynsorgan Kontroll med utbytte. Tilbud og oppfølging psykiatri/rus Både tiltak overfor psykisk syke og bo veiledning har økt fra 2009 til Aktuelle problemstillinger kan være: Hvilke tilbud har kommunen til personer med psykiske lidelser/rus? Får psykisk psyke/personer med rusproblemer den hjelpen de trenger? Individuell plan? Brukermedvirkning? Hvordan tenker og jobber kommunen når det gjelder forebygging? Nav Brukerperspektiv Økonomisk perspektiv Økonomisk sosialhjelp Rælingen har en økende andel mottakere av sosialhjelp i alderen år. Kommunen ligger over snittet for Akershus. Tendensen er sammenfallende med økende behov for bistand til boliger og økt behov for samarbeid med skoler og oppfølgingstjenesten. Aktuelle problemstillinger kan være: Hvordan jobber Rælingen kommune med å redusere tilveksten av unge sosialhjelpmottakere? Overforbruk på Kvalifiseringsprogrammet - hva skyldes det? Nivået på utbetalt sosialhjelp inkl sosiale lån ligger noe over 2010 (men under 2009) Samhandlingsreformen Økonomisk perspektiv Brukerperspektiv Innfrir kommunen krav i Samhandlingsreformen? Reformen gir kommunene et større økonomisk og faglig ansvar for de kommunale helsetjenestene. Aktuelle problemstillinger kan være: Tilbud klarer kommunen å gi mangfoldet av utskrivningsklare pasienter det tilbudet de har krav på? Kvalitet er kvaliteten på de store tjenesteområdene som sykehjem og

18 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE hjemmesykepleie iht. lov og forskrift? Forebygging med samhandlingsreformen har kommunen plikt til å forebygge sykdom. Forebyggende arbeid er ikke begrenset til helsesektoren, men skal foregå i alle samfunnssektorer - i hvilken grad klarer kommunen å innfri kravet om forebyggende helsearbeid? Dette er et relevant prosjekt litt ut i perioden. Skole Brukerperspektiv Barnevern Brukerperspektiv Øyeren IKT Brukerperspektiv Medarbeiderperspektiv Individuell tilpasset opplæring Skolene har lovpålagt plikt til å gi alle barn individuell tilpasset opplæring, spesialundervisning og morsmålsopplæring. Innfrir Rælingen kommune kravene til individuelt tilpasset opplæring? Hvilke rutiner har kommunen og skolene for å fange opp elevenes nivå og opplæringsbehov? Hva er årsaken til at kommunen ikke når alle vedtatte mål knyttet til læringsutbytte? Ivaretakelse av plikter overfor utsatte barn og unge Rælingen har en større andel saker med behandlingstid over tre måneder enn sammenlignbare kommuner. Aktuell problemstilling kan være: Hvordan ivaretar Rælingen kommune sine plikter overfor utsatte barn og unge? IKT har stor betydning for brukere og for effektivitet i saksbehandlingen. En aktuell problemstilling kan være: Fungerer IKT-systemet godt nok? Er kompetansen rett? Får brukerne hjelp når de trenger det? Rettes feil opp raskt?

19 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 19/2014 Orientering ved revisjon Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 6

20 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 20/2014 Saker til oppfølging Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter 1. Saker til oppfølging 2. Årshjul Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 7

21 KONTROLLUTVALGET I RÆLINGEN KOMMUNE Vedlegg 1 til sak 20/2014 SAKER TIL OPPFØLGING/BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET I 2014 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles /2013 Orienteringer fra rådmann Redegjørelsene tas til orientering. Utvalget vil be om en orientering om ny ROS-analyse når den foreligger i Det ønskes en vurdering av alternative eksterne varslingskanaler /2013 Eventuelt Kontrollutvalget ber revisjonen gjennomføre en selskapskontroll i NRV og RA 2 med spesielt fokus på avviklingen av selskapene. Behandlet Oppfølging Ferdig /2014 Eventuelt Utvalget vil invitere representant(er) fra økonomiavdelingen for å redegjøre for beregning av tilskudd til private barnehager /2014 Forvaltningsrevisjonsrapport Innledningsfasen i byggeprosjekter Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Særutskrift sendt 4/ Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmann: 1. Iverksette tiltak for å sikre oppfølging av allerede eksisterende retningslinjer, blant annet bør usikkerhetsmarginen i et prosjekt bestemmes ut fra en individuell og konkret risikovurdering av hvert enkelt prosjekt. 2. Forenkle retningslinjer ved for eksempel å slå sammen retningslinjer for byggeprosjekter, illustrert diagram for Rælingen

22 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles byggesaker og deler av prosjekthåndboken (og evt. andre dokumenter som beskriver det samme) til ett dokument. Behandlet Oppfølging Ferdig /2014 Årsregnskap og årsberetning Sikre nødvendig kapasitet og kompetanse i egen organisasjon til oppfølging og kontroll av alle faser i byggeprosjekter. Kontrollutvalgets uttalelse til Rælingen kommunes årsregnskap og årsberetning 2013 vedtas, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet /2014 Eventuelt En orientering om Solheim HMS settes opp som sak neste møte. Særutskrift sendt 5/ Rælingen

23 Vedlegg 2 til sak 20/2014 Rælingen kontrollutvalg Årshjul 2014 Møteplan Mandag 3. mars - Mandag 5. mai - Mandag 2. juni Faste saker hvert møte - Orientering/rapportering fra revisjonen - Oversikt over kontrollutvalgets saker til oppfølging/behandling Etter hvert som saker foreligger - Samme økonomiske rapportering som formannskapet får - Kopier av rapporter fra andre tilsynsmyndigheter og kommunens svar/oppfølging - Forvaltningsrevisjonsrapporter - Rapporter fra selskapskontroller - Nummererte revisjonsbrev halvår 3. mars - Årsrapport for kontrollutvalget - Eierskapskontroll Romerike krisesenter - Eierskapskontroll ROAF - Eierskapskontroll Norasonde - Forvaltningsrevisjonsrapport Innledningsfasen i byggeprosjekter 5. mai - Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2. juni - Orientering om systemet for kvalitet i barnehagene - Orientering om ny risiko og sårbarhetsanalyse - Orientering om Solheim HMS - Plan for forvaltningsrevisjon 2. halvår - Eierskapskontroll Nedre Romerike brann- og redningsvesen - Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten - Revisors uavhengighetserklæring - Eierskapskontroll NRV og RA 2 - Beregning av tilskudd til private barnehager (når ny forskrift foreligger)

24 - Kontrollutvalgets årsrapport Andre aktiviteter - Informasjon fra Rådmann/enhetene Mislighetssaker og anmeldelser rapporteres fortløpende Rapport om innkomne varslingssaker i første møte hvert år. Årlig oppfølging av utvikling av sykefravær innenfor pleie- og omsorgstjenesten. - Virksomhetsbesøk

25 KONTROLLUTVALGET Sak nr. Sak Møtedato 21/2014 Eventuelt Saksbehandler Kjell Nordengen Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 8