Noen tips & triks i Microsoft Word 1

Transkript

1 Noen tips & triks i Microsoft Word 1 Det mest selvfølgelige er at man skriver teksten (ordene, og skiller disse med åpenrom; ordskillere), uten å trykke ENTER på slutten av hver linje (slik man gjorde på en skrivemaskin). Dessuten bør man skrive all tekst, før man planlegger å sette inn figurer (bilder), ettersom bilder gjør at filen blir stor, og langsommere å jobbe med (større sjanser for maskincrash!). Man kan like gjerne sette inn en tom tekstboks; denne tar lite diskplass, men gir et inntrykk av hvordan sidene vil bli. Dersom man vil være svært strukturert velger man stiler på all tekst. Dette gjør at man enkelt kan endre all stil ved behov (f.eks. fordi noen sier at teksten skal være 10 pkt ikke 12 ) (hent inn NGF-sammendrag: demo) Det "lønner seg" ut fra filstørrelse og crashhyppighet å dele en hovedfagsoppgave (eller større artikkel) i flere kapitler, og arbeide med hvert enkelt kapittel. Til slutt kan disse slås sammen, eller man kan skrive dem ut en etter en, og endre start-sidetall før man skriver ut "neste" kapittel (Sett inn, Sidetall, Avansert, Start-tall; denne siden er f.eks. side 30!). Sidetallene (og grafikk, topp/bunn-tekster m.m.) ser man kun i "sidevisning" (de knøttsmå ikonene nede til venstre i skjermen). Sidetall og topp/bunntekster: 2 En side med "pene" topp og bunntekster (vises grått i sidevisning, ikke i kladd): Meny; Vis, Topp- og bunntekster Sett inn tabell med to celler Format, kantlinjer og fyllmønster, velg kun linje nede (i bunnteksten kan man velge å kun ha linje øverst i tabellen) Skriv inn i venstre celle og høyre celle; høyre celle velges høyrejustert Sett inn sidetall og antall sider fra ikonene (legg merke til total-nummereringen!!) Fjerne sidetall: Gå til sidevisning, dobbelklikk på sidetallet (som er grått i utgangspunktet); dette åpner bunntekst, klikk på tallet og trykk delete. Fjerner sidetallene i hele dokumentet! Man kan ha forskjellige topp/bunn-tekster i dokumentet. Skrifttyper er et spørsmål om smak og behag. Det er ofte vanlig å bruke Arial pkt., gjerne halvfet til overskrifter, og Times New Roman til ordinær "brød"-tekst. Men det finnes mange pene konkurrenter til Times (alle er 12 pkt!, legg merke til luftighet og plassbehov): 1 Fotnote; skrevet av Hans Arne i Topp og bunntekster er ganske enkel kosmetikk

2 Venstre celle Høyre celle, side: 32 Skrifttype, et par ekstra ord, Book Antigua Skrifttype, et par ekstra ord, Bookman Old Style Skrifttype, et par ekstra ord, Century Schoolbook Skrifttype, et par ekstra ord, Garamond Mens konkurrenter til Arial kan være Skrifttype, et par ekstra ord, Futura light Skrifttype, et par ekstra ord, Tahoma Spesialtegn: Sett inn, Symbol, velg "normal tekst" og prøv å finne korrekt symbol (let evt. i de andre symbolfontene). Copyright:, gradtegn:, og pluss-minus: ±. Symboler fra WingDings: kan være FARLIG å bruke, spesielt hvis du sender teksten til en person som IKKE har denne skrifttypen, eller markerer din tekst og skifter skrifttype!! Prøv å endre font til disse: og fra, det går bra.!!, men kanskje det er skriver-avhengig?? Sette/endre standardskrift: Format, Skrifttype, Standard (Default) NB: Dersom du har planer om å sende et manuskript til andre, så er det ikke sikkert disse har samme skrifter installert som du! Da vil mottakerens program prøve å erstatte med en annen font; det kan bli ganske ille. Referanselister Skriv hele teksten først som "ordinær" tekst, med "enter" mellom hver referanse. Marker deretter alle referansene, og velg fra menyen: Format, Avsnitt, Innrykk, Spesiell: Hengende innrykk. (=Ctrl+T) (Fjerne hengende innrykk Ctrl+Shift+T) Andersson, J. G. 1900: Über die Stratigraphie und Tektonik der Bären Insel. Bulletin of the Geological Institution of the University of Upsala 4, Bando, Y, Bhatt, D. K., Gupta, V. J., Hayashi, Sh., Kozur, H., Nakasawa, K. & Wang, Z-H. 1980: Some remarks on the conodont zonation and stratigraphy of the Permian. Recent Researches in Geology (India) 8, 53 pp. Beauchamp, B., Harrison, J. C. & Henderson, C. M. 1989: Upper Paleozoic stratigraphy and basin analysis of the Sverdrup Basin, Canadian Arctic Archipelago: Part 1, time frame and tectonic evolution. Current Research, Part G, Geological Survey of Canada, Paper 89-16, Behnken, F. H. 1975: Leonardian and Guadalupian (Permian) conodont biostratigraphy in western and southwestern United States. Journal of Paleontology 49, Behnken, F. H., Wardlaw, B. R. & Stout, L. N. 1986: Conodont biostratigraphy of the Permian Meade Peak Phosphatic Shale Member, Phosphoria Formation, southeastern Idaho. Contributions to Geology, University of Wyoming 24, Formattert: Andersson, J. G. 1900: Über die Stratigraphie und Tektonik der Bären Insel. Bulletin of the Geological Institution of the University of Upsala 4, Bando, Y, Bhatt, D. K., Gupta, V. J., Hayashi, Sh., Kozur, H., Nakasawa, K. & Wang, Z-H. 1980: Some remarks on the conodont zonation and stratigraphy of the Permian. Recent Researches in Geology (India) 8, 53 pp. 32

3 Venstre celle Høyre celle, side: 33 Beauchamp, B., Harrison, J. C. & Henderson, C. M. 1989: Upper Paleozoic stratigraphy and basin analysis of the Sverdrup Basin, Canadian Arctic Archipelago: Part 1, time frame and tectonic evolution. Current Research, Part G, Geological Survey of Canada, Paper 89-16, Behnken, F. H. 1975: Leonardian and Guadalupian (Permian) conodont biostratigraphy in western and southwestern United States. Journal of Paleontology 49, Behnken, F. H., Wardlaw, B. R. & Stout, L. N. 1986: Conodont biostratigraphy of the Permian Meade Peak Phosphatic Shale Member, Phosphoria Formation, southeastern Idaho. Contributions to Geology, University of Wyoming 24, (Fjern hengende innrykk på samme måte, evt. Ctrl+Shift+T) Man skal IKKE prøve å tilpasse n, deretter trykke ENTER og TAB for hver linje: Behnken, F. H. 1975: Leonardian and Guadalupian (Permian) conodont biostratigraphy in western and southwestern United States. Journal of Paleontology 49, Behnken, F. H., Wardlaw, B. R. & Stout, L. N. 1986: Conodont biostratigraphy of the Permian Meade Peak Phosphatic Shale Member, Phosphoria Formation, southeastern Idaho. Contributions to Geology, University of Wyoming 24, Verst blir det dersom man plasserer tabulatorer tilfeldig: Andersson, J. G. 1900: Über die Stratigraphie und Tektonik der Bären Insel. Bulletin of the Geological Institution of the University of Upsala 4, Bando, Y. 1980: Some remarks on the conodont zonation and stratigraphy of the Permian. Recent Researches in Geology (India) 8, 53 pp. Beauchamp, B., Harrison, J. C. & Henderson, C. M. 1989: Upper Paleozoic stratigraphy and basin analysis of the Sverdrup Basin, Canadian Arctic Archipelago: Part 1, time frame and tectonic evolution. Current Research, Part G, Geological Survey of Canada, Paper 89-16, (Prøv å endre skrifttype eller legge til noen ord for disse eksemplene over!) Tvinge sideskift slik at en gitt overskrift/avsnitt kommer øverst på en side: Trykk Ctrl+ENTER (evt. fra menyen: Sett inn, "Break", sideskift/kolonneskift) Skifte store/små bokstaver (CAPS LOCK ON): Marker Tekst; Shift+F3 Flere Ganger Søk/erstatte spesielle "koder": Dersom man importerer tekst fra f.eks. en database vil hver linje avsluttes med et fast linjeskift. Det blir ikke pent. Det enkleste er å endre marger slik at n blir OK, men det holder ikke dersom man skal redigere deler av teksten. Det korrekte er å søke/erstatte Fast Linjeskift med Åpenrom: Søk/erstatt (=Ctrl+B norsk eller Ctrl+H engelsk): 33

4 Venstre celle Høyre celle, side: 34 Dette er litt tekst "kopiert og limt inn" fra EUDORA, dvs. i utgangspunktet en slags DOStekst med fast Dette er litt mer tekst fra EUDORA, dvs. i utgangspunktet en slags DOS-tekst med fast Dette er enda litt mer tekst fra EUDORA, dvs. i utgangspunktet en slags DOS-tekst med fast Dette er litt mer tekst fra EUDORA, dvs. i utgangspunktet en slags DOS-tekst med fast Dette er enda litt mer tekst fra EUDORA, dvs. i utgangspunktet en slags DOS-tekst med fast Dette er litt mer tekst fra EUDORA, dvs. i utgangspunktet en slags DOS-tekst med fast Dette er enda litt mer tekst fra EUDORA, dvs. i utgangspunktet en slags DOS-tekst med fast (Endre marger først, deretter søk/erstatt Linjeskift med Åpenrom; kan selvfølgelig erstattes manuelt, men tar sin tid dersom man henter inn flere sider tekst av denne typen) Orddeling, bruk av "hårde" og "bløte" bindestrek og åpenrom: skal ses med bindestrek, f.eks. Nord-Norge mm og Hans-Jørgen (men ikke Hans Arne!). Hans Arne skal ikke deles som på linja over, og man setter da inn et "hårdt" åpenrom (fast ordskiller) med Ctrl+Skift+SpaceBar ("ordskiller") (test dette) 34

5 Venstre celle Høyre celle, side: 35 På samme måte kan man sette inn "hårde" bindestreker: skrives med bindestrek, f.eks. Nord- Norge (Ctrl+Skift+Bindestrek, test dette) Like viktige er "bløte" bindestreker. Man skal fff ffff f IKKE sette inn "ordinære" bindestreker på slut av ei linje for å dele et ord. Dersom teksten endres (annen skrifttype, flere ord m.m.) så blir dette stygt! Dette er et eksempel på dette Man skal IKKE sette inn "ordinære" bindestreker. Her setter man inn et bløtt bindestrek med Ctrl+SpaceBar. Tankestrek; Ctrl+minus på numerisk, tastatur - Tabulatorer Tab-skal man trykk én gang (ikke flere, for å "treffe"); ordskiller (Space bar) på samme måte, skal kun brukes for å lage åpenrom mellom ord, ikke for å justere teksten: Fra: Art Lokalitet Alder Asaphus expansus Norge Ordovicium Fenestella Svalbard Perm Tarbosaurus Kritt Mongolia Til: Art Lokalitet Alder Asaphus expansus Norge Ordovicium Fenestella Svalbard Perm Tarbosaurus Kritt Mongolia Og videre til (lage tabell): Art Lokalitet Alder Asaphus expansus Norge Ordovicium Fenestella Svalbard Perm Tarbosaurus Kritt Mongolia (tabell, tekst-til-tabell, og tabell, autoformat; et av de mange flotte funksjonene som Word2003 hadde, men som Word2007 har fjernet.) 35

6 Venstre celle Høyre celle, side: 36 Flere-ganger-tab gir flg. tragiske opplevelse: Art Lokalitet Alder Asaphus expansus Norge Ordovicium Fenestella Svalbard Perm Tarbosaurus Mongolia Kritt (prøv å endre tekststørrelse i eksemplet over, lage tabell!!) Mer om tabellbruk: Eneste(?) måten å BÅDE venstre- og høyrejustere tekst i SAMME linje er å sette inn en tabell, gjøre tabell-linjene usynlige, skrive tekst i venstre celle (som venstrejusteres) og i høyre celle, som høyrejusteres: PalMus 1990 Ved å sette inn bilder (grafikk) i en tabell, og sette inn figurteksten i linja (rekken, cellen) under, kan man holde sammen figur og figurtekst på en elegant måte (og eneste(?) måte): Figur 10 Innholdsfortegnelse, innledende prikker, høyrejustert sidetall: Kapittel Kapittel Kapittel Kapittel Kapittel Kapittel Kapittel Kapittel Kapittel Kapittel Bruk: Format, Tabulatorer fra menyen. 36

7 Venstre celle Høyre celle, side: 37 Streken over (og under) er en kantlinje eller "border", lages ved å sette markøren i et avsnitt, og velge Format, Kantlinjer og Fyllmønstre (test ut på avsnittet under). Hurtigtaster sparer deg for musearm, musemarkørjakt og mye mer, men husk forskjell på norsk og engelsk versjon (Alt+F+A = File, Save As på engelsk, men Fil, Avslutt på norsk!!): Det flotte er at disse stort sett virker i alle Windowsprogrammene (i hvert fall hvis man har programmer av samme språk) Ctrl+S = Save (Lagre) Ctrl+O = Open (Åpne) Ctrl+N = Nytt dokument Ctrl+P = Print (Skriv ut) Attributter: Ctrl+U = Understrek Ctrl+F = Fet = Ctrl+B = Bold Ctrl+K = Kursiv = Ctrl+I = Italic Fjerne slik attributter: Marker ordet og trykk Ctrl+SpaceBar Hevet skrift = Ctrl++ e=mc2 Ctrl+B = Søk/erstatt = Ctrl+H på engelsk Ctrl+F = Find (søk) på engelsk Formatere avsnitt: Ctrl+T = Hengende innrykk ("referanseliste") Ctrl+Shift+T = Opphev (løs ut) hengende innrykk Ctrl+M = Innrykk ("ny marg") Ctrl+Shift+M = Opphev (løs ut) innrykk ("tilbake til opprinnelig marg") Ctrl+Q = Opphev alle formateringer i et avsnitt (gå tilbake til standardoppsett for avsnitt) Ctrl+L = venstrejustering Ctrl+R = høyre ("right") justering Ctrl+J = fullstendig justering ("rett høyremarg") Ctrl+E = sentrer tekst Markere tekst: Shift+Pil = en bokstav av gangen Ctrl+Skift+Pil = ett ord av gangen Shift+End = hele linja mot høyre Shift+Home = hele linja mot venstre Kopiere tekst = Ctrl+C (Copy), klipp ut = Ctrl+X, lim inn tekst = Ctrl+V Hoppe mellom vinduer (åpne dokumenter i et gitt program): Ctrl+F6 37

8 Venstre celle Høyre celle, side: 38 Angre: Ctrl+Z Male med format-pensel: 1. Merk tekst som har ønsket format, 2. klikk på format-penselen (knapp), og 3. dra markøren over tekst som ønskes formatert (f.eks. en referanseliste). Dobbelklikk på penselen for å få den til å "huske" formateringen. Innstillinger / tilpasse Word: Spelling m.m. Auto-tekst / autoformat; skille norsk og engelsk, f.eks. problemer med i og I Spare tid, f.eks. mvhxx Stor forbokstav etter punktum, f.eks. 1. mai eller 1. mai. Verktøy, Auto-korrtekt; fortsette med prikk-punker, lister m.m. (gå videre med linja under): 1. dette er pkt. nr 1 Dette kan skrus av dersom man irriteres av Microsofts forutseenhet Prikkpunkt nr 1 Prikkpunkt nr 2 test ut med TAB og velge format Prikkpunkt nr 3 legg til en ekstra linje i dette punktet, som er venstrejustert: Trykker man ENTER så blir det et nytt prikk-punkt; trykker man Shift+Enter ("bløtt linjeskift") blir det ny linje men ikke nytt prikkpunkt. Prikkpunkt nr 4 Prikkpunkt nr 5 Prikkpunkt nr 6 NB: Vær forsiktig med automatisk erstatting av tekst mens du skriver test ut TradeMark og Copyright. Fjern prikkpunkt, lister m.m. med Ctrl+Q Knapperader Fjern lagre-ikonet (erstattes med lagre som!!, forhindrer uheldige overskrivinger!). Høyreklikk på et grått felt mellomk og eller helt til høyre for knappene; velg "tilpass" og følg menyene derfra. Grafikk Se eget dokument. 38