Fremstilling av store dokumenter i Word

Transkript

1 Fremstilling av store dokumenter i Word - et eksempel på hvordan det kan gjøres Av Vanja Blix Pettersen IT-seksjonen ved Det humanistiske fakultet, Universitetet i Oslo

2 Innhold Begrepsavklaringer / funksjonalitet i Microsoft Word 1 Utskriftsoppsett 1 Normalvisning 1 Disposisjonsvisning 1 Stilfeltet (stilområdet) 1 Oppgaverute 1 Dialogboks 1 Avsnitt 1 Stiler 2 Mal 2 Dokumentkart 2 Høyreklikking 3 Forhåndsvisning 3 Inndeling 3 Inndelingsskift 3 Sideskift 3 Hoveddokument 4 Deldokument 4 PDF (Portable Document Format) 4 Tips for hvordan en bør gå fram i skriveprosessen 4 Trinn for trinn 6 Lage stiler (i en mal eller i et dokument) 6 Endre en stil 11 Skifte stil 12 Generelt om å behandle avsnitt 12 Bruk av hoveddokument og deldokument 13 Sett felles verdier for arkstørrelse, marger og inndelingsskift 17 Rydde i oppgaveruta 18 Lage hurtigtaster for stilene 19 Rydde i dokumentet 20 Rydde i fotnotene/referansene 22 Sidenummerering 23 Innholdsfortegnelse 26 Hurtigkommandoer i Word 28 Flytting og merking av tekst 28 Flytte markøren i teksten 28

3 Merke tekst 28 Andre uvurderlige hurtigkommandoer 29

4 Begrepsavklaringer / funksjonalitet i Microsoft Word Utskriftsoppsett Det skjermbildet du mest sannsynlig er vant til å se i Word; skjermbildet der du ser selve arket. For å vise utskriftsoppsett, velg View Print Layout fra menylinja Normalvisning Det skjermbildet som viser tekst, men uten å vise selve arket. Hjelper oss til å få fokus bort fra utseendet på det vi skriver. For å vise normalvisning, velg View Normal fra menylinja Disposisjonsvisning Det skjermbildet som har en ekstra verktøylinje som lar deg bruke hoveddokument- /deldokumentfunksjonen. For å vise disposisjonsvisning, velg View Outline fra menylinja Stilfeltet (stilområdet) Et felt i venstre side av skjermbildet som lar deg se stilen som er brukt for avsnittene i dokumentet. For å vise stilfeltet, velg Tools Options fra menylinja. Velg deretter View -fanen (den ligger øverst automatisk) Style Area Width: -feltet ned til høyre. Sett verdien i dette feltet til 2-3 cm. Klikk på OK. Oppgaverute Et felt i høyre side av skjermbildet som lar deg se og bruke stiler og formateringer som er tilgjengelige i dokumentet. Her får du også muligheten til å se hvilke stiler som er tilgjengelige i Word, og du kan selvfølgelig bruke disse. For å vise oppgaveruta, velg Format Styles and Formatting fra menylinja. Velg så hva du ønsker skal være synlig i oppgaveruta ved å bruke menyen fra Show: -feltet i underkant av oppgaveruta. Dialogboks Et vindu med informasjon/spørsmål som ofte dukker opp på skjermen. Avsnitt Et avsnitt løper fra du har skrevet den første bokstaven i en visuell linje og til du trykker Enter på tastaturet. Et Enter -trykk markerer starten på et nytt avsnitt. (Dette vil du se tydelig dersom du er i normalvisning og har satt på stilfeltet.) Alle avsnitt bør være meningsbærende, d.v.s. at de bør inneholde tekst, tabeller eller andre typer bilder. Dersom du trenger litt luftrom mellom avsnittene i et dokument, legg dette til som en egenskap ved stilen,

5 og unngå å trykke på Enter -tasten for å sette inn luftrom. Et ekstra trykk på Enter -tasten gir oss i realiteten bare et tomt avsnitt. Stiler En stil er en type avsnitt. Lik type tekst bør ha lik type stil. Noen eksempler på ulike typer avsnitt kan være Overskrifter Ingresser Brødtekst uten innrykk på første linje Brødtekst med innrykk på første linje Sitater Litteraturliste De stilene du bruker, evt. lager, i et dokument, følger dokumentet. Stiler du lager selv, legger seg altså ikke inn som tilgjengelige stiler i selve programmet. Dersom du har laget deg noen stiler som du senere ønsker å ha tilgang til i andre dokumenter, bør du lage deg en mal. I malen lager du de stilene du har behov for, og så bruker du malen som utgangspunkt når du senere skal skrive et nytt dokument. Noe av fordelen med stiler, er at det går fort å endre store mengder tekst. Dersom du eksempelvis må endre skriftstørrelse på alle sitatene dine, gjør du denne endringen i selve sitatstilen. Endringen vil da gjelde for alle avsnitt som er skrevet på denne stilen. På denne måten slipper du å markere hvert enkelt sitatavsnitt for så å gjøre manuelle endringer. Mal En mal er et mønster som du bruker for å lage noe. En Word-mal ineholder hovedsakelig stiler, men den kan også inneholde for eksempel tekst og bilder. Et eksempel på sistnevnte, kan være en fakturamal. Der vil selger vanligvis ha en firmalogo i brevhodet, samt kontaktinformasjon og felt til å skrive inn dato, referansenummer m.m. For å lage en mal, må du først åpne et nytt dokument. Der lager du de stilene du har behov, evt. endrer egenskapene til allerede eksisterende stiler i Word. (Husk: de nye stilene samt endringene av Words stiler er kun tilgjengelige i denne fila.) For å lagre denne fila som mal, velg File Save As fra menylinja. I Save As Type: -feltet nederst i dialogboksen, velg Document Template fra lista. Gi deretter fila et navn i Name: - feltet. Avslutt med å bla deg fram gjennom mappe- og filstrukturen (hvitt felt øverst i dialogboksen) for å finne riktig lagringssted. Avslutt med Save -knappen. Dokumentkart Et felt i venstre side av skjermbildet som lar deg se strukturen i dokumentet du arbeider med. Word henter ut alle overskriftene i dokumentet til dokumentkartet, og disse er aktive. Klikker 2

6 du på en av overskriftene i dokumentkartet, vil markøren hoppe til det stedet i selve dokumentet. NB! Det forutsettes at det er brukt overskriftsstiler for at dokumentkartfunksjonen skal være til særlig nytte! For å vise dokumentkartet, velg View Document Map fra menylinja. Du kan slå av funksjonen på samme måte, eller du kan høyreklikke i dokumentkartet og så velge Document Map i menyen som dukker opp. Høyreklikking Klikk med høyre musetast i en del av et skjermbilde. Da vil det dukke opp en sammenhengsensitiv meny som gir deg noen valg som er relevante i forhold til hvor du sto med markøren da du høyreklikket. Forhåndsvisning Gir deg en oversikt over hvordan teksten vil ta seg ut på arket. Du kan velge å se én, to eller opptil seks sider om gangen. For å be om forhåndsvisning, velg File Print Preview fra menylinja. For å deretter be om å få vise flere sider samtidig, klikk på den grønne knappen (den som ser ut som den har fire ark på seg) og trekk musa over x antall sider. Klikk med musa når passende antall sider er markert. Bruk pilknappene øverst og nederst helt til høyre i skjermbildet for å bla deg opp eller ned i dokumentet. Skru av forhånsdvisningsfunksjonen ved å klikke på Close -knappen i verktøylinja. Inndeling En inndeling er et avgrenset område i et dokument. En inndeling befinner seg enten mellom to inndelinggskift, mellom starten på dokumentet og et inndelingsskift, eller mellom et inndelingsskift og slutten på dokumentet. Du kan be Word om å behandle en inndeling forskjellig fra en annen inndeling, for eksempel i forhold til sidetall. Dersom sidene med innholdsfortegnelse er avgrenset som en egen inndeling, kan du eksempelvis velge å ha romertall som sidenummerering i denne delen, uavhengig av hvilke sidetallsformateringer som gjelder i dokumentets øvrige inndelinger. Inndelingsskift Et inndelingsskift markerer et skille mellom to inndelinger i et dokument. Når du setter inn et inndelingsskift, kan du selv velge når neste inndeling skal begynne. Du kan velge mellom Next Page, Continous, Even Page eller Odd Page. For å sette inn inndelingsskift, velg Insert Break fra menylinja. Under Section Breaks i dialogboksen, klikk i den boblen som passer best utfra hvor du ønsker at neste kapittel skal begynne. NB! Hvis du bruker funksjonen hoveddokument/deldokument, legger Word til inndelingsskiftene selv! Sideskift Et sideskift markerer et skille mellom to sider i et dokument. 3

7 For å sette inn et sideskift, velg Insert Break fra menylinja. Velg Page break Hoveddokument Den fila som skal bli det ferdige produktet. I utgangspunktet er hoveddokumentet et tomt dokument der du har tilgang til de stilene som skal brukes i det ferdige produktet. Når du åpner malen din, vil du få tilgang til de stilene du har behov for. Når du så lagrer dette nye dokumentet, lagrer du det som Word Document i stedet for Word Template. (Se eksempel for fremgangsmåte i Trinn for trinn-veiledningen.) Et hoveddokument er altså en Word-fil der deldokumenter er lenket opp i samme dokument. Deldokument De filene du setter inn / lenker opp i et hoveddokument. Word lager stier (veien programet må gå for å finne/hente fram fila) i hoveddokumentet som fører til hvert enkelt deldokument. Hvis en setter inn et deldokument, legger Word automatisk til inndelingsskift i begynnelsen og slutten av inndelingen. PDF (Portable Document Format) Pdf er det dokumentformatet som bør brukes for at dokumenter skal kunne leses på alle datamaskiner og skrives ut på alle skrivere. Pdf er et åpent dokumentoverføringsformat for sikker og bekvem dokumentutveksling. I motsetning til f.eks.et Word- (.doc-) dokument, er pdf-filen fiksert som en utskrift. Filen inneholder altså utskriftsbilder av sidene med riktig layout osv., som ikke uten videre kan redigeres og endres av mottakeren. Pdf er derfor egnet til å utveksle ferdige dokumenter som en erstatning for trykte kopier. Du må ha installert en pdf-skriver på maskinen din for å kunne skrive ut (i betydning lagre som ) til pdf. Du kan laste ned og installere en pdf-skriver gratis fra Internett, for eksempel fra denne siden: Tips for hvordan en bør gå fram i skriveprosessen Hent inn materiale Lag en mal med relevante stiler tilgjengelig (NB! Det kan tenkes at forlaget du skal gi ut verket ved har en mal som de ønsker at du skal bruke!) Start skriveprosessen ta utgangspunkt i malen når du skriver Opprett en mappe hvor du lagrer alle filene som skal inngå i det ferdige dokumentet Lagre hver del for seg, som egne filer, for eksempel: o Forord o Innhold (opprett en fil som heter dette, men vent med å sette inn selve innholdsfortegnelsen til du nærmer deg slutten på prosessen og har satt sammen alle delene til ett dokument) o Innledning o Første kapitteloverskrift o Andre kapitteloverskrift o Tredje kapitteloverskrift osv o Konklusjon o Litteratur 4

8 (Disse delene vil bli brukt som eksempler i Trinn for trinn-veiledningen.) Lag en kopi av denne mappen slik at du til enhver tid har originaldokumentene tilgjengelig Når det siste ordet er skrevet og det siste punktum er satt, sett sammen alle delene til ett dokument (deldokumenter settes inn / lenkes opp i hoveddokumentet) Sørg for at hele dokumentet får felles verdier for arkstørrelse, marger og inndelingsskift, ikke minst at det er kun ett inndelingsskift mellom hver del. Doble inndelingsskift vil by på problemer når du senere skal sette sidenummerering. (Doble inndelingsskift skal brukes dersom du ekempelvis skal ha ulik topptekst på venstre og høyre side. Dette blir dessverre ikke gjennomgått i denne veiledningen.) Rydd opp i formateringene for alle avsnitt (meningsbærende eller ei) i hoveddokumentet Rydd opp i formateringene for referansene Juster evt. opptellingen av referansene slik at de telles fortløpende, begynner tellingen på nytt for hver inndeling, eller begynner tellingen på nytt for hver side Lag deg en oversikt over hvilke deler av dokumentet som skal, evt. ikke skal, ha sidetall, samt hva slags type sidetall som skal brukes i hvilke inndelinger Sett arvbarhet ( samme som forrige ) i bunntekstområdet for hver inndeling Sett inn sidetall Sett evt. inn topptekst brukerveiledningen tar dessverre ikke for seg dette Sett inn innholdsfortegnelsen i inndelingen Innhold Lagre det ferdige dokumentet på flere lagringsstasjoner slik at du har backup. Lagre for eksempel på a) hjemmeområdet ditt ( brukernavnet ditt on Samba (M:)) b) på selve maskinen (Local Disc (C:)) c) på en USB-penn (har for eksempel produsentens navn, evt. navn som Removable Disc (E:) eller (F:)) Lagre gjerne også som PDF-fil (Portable Document Format) på de samme lagringsstasjonene Klapp deg på skulderen, gratuler deg selv og spis middag på en bedre restaurant for å feire at prosessen omsider er over 5

9 Trinn for trinn Her har jeg laget et trinn-for-trinn-eksempel på hvordan Word kan brukes for å produsere et større dokument. Veiledningen er ikke ment å ses på som noen fasit, kun som et eksempel. Likeledes er eksemplene som er brukt, kun dét; eksempler. Jeg mener ikke å påstå at stiler skal inneha verken de ene eller de andre egenskapene; stilene mine er eksempler for å vise hvordan en går fram for å lage eller endre stiler. En liten påminnelse før du går i gang: Husk å lagre underveis! Lage stiler (i en mal eller i et dokument) Åpne et nytt dokument. Det kan være lurt å opprette fila med en gang. Lagre som mal (eller som dokument) før du gjør noe videre. (Se hvordan du lagrer som mal i delen for begrepsavklaringer og funksjonalitet i Word.) Forberedelser: Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja Lag de stilene du kommer til å ha behov for i artikkelen din. Her viser jeg noen eksempler, trinn for trinn: Brødtekst-stilen: Klikk på New Style -knappen øverst i oppgaveruta Fyll så inn i de fire øverste feltene i dialogboksen: Name: brodtekst Style Type: Paragraph Style based on: No style Style for following paragraph: brodtekst Sette egenskaper (denne stilen er ikke basert på noen annen stil, og vil derfor ikke arve noen egenskaper fra andre stiler): Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Font fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Font: Times New Roman Font Style: Regular Font size: 12 pkt. Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Paragraph fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Alignment: left 6

10 Outline level: Body Text Indentation left: 0 cm Indentation right: 0 cm Special: none By: (blankt) Spacing before: 0 pkt. Spacing after: 18 pkt. Line spacing: 1,5 lines At: (blankt) Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen også i neste dialogboks Stilen brodtekst dukker opp i lista i oppgaveruta til høyre. Dersom du beveger markøren over stilnavnet i oppgaveruta, vil det dukke opp en gul boks som gir deg en oversikt over hvilke egenskaper som gjelder for stilen. Stilen brodtekst har egenskapen at den har 18 pkt. mellomrom etter avsnittet. Det gjør at du ikke trenger å trykke dobbelt på Enter -tasten for å få mellomrom mellom avsnittene dine, og du unngår å få dokumentet ditt fullt av tomme (= ikke meningsbærende) avsnitt. Sitat-stilen: Klikk på New Style -knappen øverst i oppgaveruta Fyll så inn i de fire øverste feltene i dialogboksen: Name: sitat Style Type: Paragraph Style based on: brodtekst Style for following paragraph: brodtekst Sette/endre egenskaper (denne stilen er basert på stilen brodtekst og vil derfor arve samtlige egenskaper fra denne stilen): Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Font fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Font: Times New Roman Font Style: Italic Font size: 11 pkt. Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Paragraph fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Alignment: left Outline level: Body Text Indentation left: 2 cm Indentation right: 3 cm Special: none By: (blankt) Spacing before: 6 pkt. Spacing after: 24 pkt. Line spacing: Single At: (blankt) Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen også i neste dialogboks 7

11 Stilen sitat dukker opp i lista i oppgaveruta til høyre. Dersom du beveger markøren over stilnavnet i oppgaveruta, vil det dukke opp en gul boks som gir deg en oversikt over hvilke egenskaper som gjelder for stilen. Du vil kanskje finne ut at du trenger flere sitat-stiler. Ovenstående eksempel har 6 pkt. luft før avsnittet og 24 pkt. etter. Avsnittet må ses i sammenheng med avsnittene før og etter sitatet for at en skal ende opp med riktig størrelse på luftrommet. Dersom et avsnitt på stilen sitat kommer mellom to brodtekst -avsnitt, vil luftrommene rundt sitatet bli som følger: 18 pkt. luft etter brodtekst + 6 pkt. luft før sitat = 24 pkt. mellomrom 24 pkt. luft etter sitat + 0 pkt. luft før brodtekst = 24 pkt mellomrom. Det handler om å gjøre seg kjent med egenskapene til hver av stilene du skal bruke i det endelige produktet. Et annet eksempel: Hvis du innleder et kapittel med et sitat, for eksempel etter en Heading 1 (dersom du ikke har endret på egenskapene for denne), vil resultatet bli som følger: 3 pkt. luft etter Heading pkt. luft før sitat = 9 pkt. mellomrom 24 pkt. luft etter sitat + 0 pkt. luft før brodtekst = 24 pkt mellomrom. Det vil kanskje se litt pussig ut? Jeg anbefaler at du endrer luftrommene etter hver av overskriftsstilene. Dette kommer jeg tilbake til senere. Dersom du har behov for en sitatstil som har innrykk på første linje (for å markere avsnitt i sitatet), lager du en egen stil for dette. Lag en ny sitatstil som er helt lik den du allerede har, men i tillgegg til høyre og venstre innrykk på hhv. to og tre cm, lager du også et innrykk på første linje, for eksempel på 1,25 cm. (Se eksempel på hvordan dette er gjort i stilen brodtekst_innrykk senere i denne veiledningen.) Litteraturliste-stilen: Klikk på New Style -knappen øverst i oppgaveruta Fyll så inn i de fire øverste feltene i dialogboksen: Name: litteratur Style Type: Paragraph Style based on: brodtekst Style for following paragraph: litteratur Sette/endre egenskaper (denne stilen er basert på stilen brodtekst og vil derfor arve samtlige egenskaper fra denne stilen): Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Font fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Font: Times New Roman Font Style: Regular Font size: 12 pkt. Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Paragraph fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Alignment: left Outline level: Body Text Indentation left: 0 cm 8

12 Indentation right: 0 cm Special: hanging By: 1,25 cm Spacing before: 0 pkt. Spacing after: 0 pkt. Line spacing: Single At: (blankt) Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen også i neste dialogboks Stilen litteratur dukker opp i lista i oppgaveruta til høyre. Dersom du beveger markøren over stilnavnet i oppgaveruta, vil det dukke opp en gul boks som gir deg en oversikt over hvilke egenskaper som gjelder for stilen. Stilene sitat og litteratur er basert på stilen brodtekst og vil derfor arve samtlige egenskaper fra denne stilen. Det er lurt hvis vi senere er nødt til å endre for eksempel skrifttypen i samtlige avsnitt i hele artikkelen. Hvis vi da endrer skrifttypen i stilen brodtekst, vil både stilen sitat og litteratur også få endret skrifttypen. I praksis betyr dette at samtlige avsnitt i dokumentet vil å endret skrifttype. Når vi endrer egenskapene for en stil, vil endringen skje i samtlige avsnitt i dokumentet som er skrevet på den stilen. Dersom du endrer stilen litteratur fra å ha enkel til halvannen linjeavstand, vil disse endringene gjøre seg synlig i alle avsnitt i dokumentet som er skrvet på stilen litteratur. Andre avsnitt vil ikke bli berørt, da vi ikke har laget stiler som baserer seg på stilen litteratur. Dersom du pleier å vise avsnittsmarkering ved bruk av innrykk på første linje, bør du lage to stiler for brødtekst, en for alle førsteavsnitt (avsnitt som kommer etter overskrifter, sitater, blider, grafer m.m.) og en for resten av brødtekstavsnittene. Stilen for førsteavsnittene har ikke innrykk på første linje, og den har heller ikke lagt inn noe mellomrom etter avnittet (vi markerer avsnitt enten ved mellomrom eller ved bruk av innrykk, ikke både óg). Stilen for resten av brødtekstavsnittene har innrykk på første linje, ellers er den lik stilen for førsteavsnittene. Her viser jeg hvordan du kan sette egenskaper for disse to stilene: Avsnitt med innrykk på første linje-stilen: Klikk på New Style -knappen øverst i oppgaveruta Fyll så inn i de fire øverste feltene i dialogboksen: Name: brodtekst_innrykk Style Type: Paragraph Style based on: No style Style for following paragraph: brodtekst_ innrykk Sette egenskaper (denne stilen er ikke basert på noen annen stil, og vil derfor ikke arve noen egenskaper fra andre stiler): Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Font fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Font: Times New Roman Font Style: Regular Font size: 12 pkt. Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Paragraph fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: 9

13 Alignment: left Outline level: Body Text Indentation left: 0 cm Indentation right: 0 cm Special: first line By: 1,25 cm Spacing before: 0 pkt. Spacing after: 0 pkt. Line spacing: 1,5 lines At: (blankt) Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen også i neste dialogboks Stilen brodtekst_innrykk dukker opp i lista i oppgaveruta til høyre. Dersom du beveger markøren over stilnavnet i oppgaveruta, vil det dukke opp en gul boks som gir deg en oversikt over hvilke egenskaper som gjelder for stilen. Første avsnitt-stilen: Klikk på New Style -knappen øverst i oppgaveruta Fyll så inn i de fire øverste feltene i dialogboksen: Name: brodtekst_forste Style Type: Paragraph Style based on: brodtekst_ innrykk Style for following paragraph: brodtekst_ innrykk Sette egenskaper (denne stilen er basert på stilen brodtekst_innrykk og vil derfor arve samtlige egenskaper fra denne stilen): Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Font fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Font: Times New Roman Font Style: Regular Font size: 12 pkt. Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Paragraph fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Alignment: left Outline level: Body Text Indentation left: 0 cm Indentation right: 0 cm Special: none By: (blankt) Spacing before: 0 pkt. Spacing after: 0 pkt. Line spacing: 1,5 lines At: (blankt) Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen også i neste dialogboks 10

14 Stilen brodtekst_forste dukker opp i lista i oppgaveruta til høyre. Dersom du beveger markøren over stilnavnet i oppgaveruta, vil det dukke opp en gul boks som gir deg en oversikt over hvilke egenskaper som gjelder for stilen. NB! Noen ganger kan det være vanskelig å se for seg hvilke stiler en har behov for til slutt. Dersom andre har bidratt til å skrive teksten din, kan det hende at disse har helt spesielle ønsker for hvordan deler av teksten skal settes opp. Muligens finner du ikke ut dette før du er i sluttfasen, der du rydder opp i selve dokumentet. Husk at det aldri er for sent å lage en ny stil. Endre en stil Forberedelser (hvis du ikke allerede har gjort dette): Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja Dersom du endrer en stil, vil samtlige avsnitt som er skrevet på den stilen endres automatisk. Du kan endre egenskapene til hver enkelt stil ved å beveger markøren over stilnavnet i oppgaveruta. Det vil dukke opp en grå stolpe til høyre for stilnavnet i tillegg til at det legger seg en rame rundt stilnavnet. Klikk på den sorte pila i den grå stolpen. Velg Modify i lista som dukker opp. Jeg viser her hvordan du kan endre en overskriftsstil. Husk at du kan endre alle overskriftsstilene om du vil, og du kan også gjøre andre endringer enn jeg viser her. Du kan eksempelvis endre font, størrelse og farge. I dette eksempelet endrer jeg kun stilen for påfølgende avsnitt og luftrommet etter avsnittet. Endre egenskaper for Heading 1 : Klikk på pila i stolpen til høyre for Heading 1 Velg Modify fra lista som dukker opp I Style for following paragraph: -feltet, velg brodtekst (evt. brodtekst_forste dersom du valgte å lage den stilen) fra lista som dukker opp når du klikker på den sorte pila til høyre for feltet Format -knappen nederst i dialogboksen: Velg Paragraph fra lista og sett følgende egenskaper i den nye dialogboksen: Spacing before: 0 pkt. Spacing after: 18 pkt. Klikk på Line and Page Breaks -fanen øverst i dialogboksen. Se til at følgende funksjoner er merket av: Widow/orphan control Keep with next Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen 11

15 Avslutt med OK -knappen også i neste dialogboks Når denne funksjonaliteten er merket av, sørger Word for at overskrifter av typen Heading 1 aldri blir stående alene nederst på en side, men alltid kommer sammen med de første linjene av påfølgende avsnitt. (Forutsatt at påfølgende avsnitt er meningsbærende.) Skifte stil Forberedelser (hvis du ikke allerede har gjort dette): Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja Noe av funksjonaliteten ved en avsnittsstil er at den etterfølges av et nytt avsnitt når en trykker Enter -tasten. Hvilken stil som dukker opp for det nye avsnittet, er avhengig av hvilken stil som ble valgt i Style for following paragraph: -feltet når du laget/endret stilen. I dette eksempelet har jeg latt stilen brodtekst være Style for following paragraph for Heading 1 -stilen. Når du har skrevet en overskrift på stilen Heading 1 og trykker Entertasten, vil Word automatisk gjette på at neste avsnitt skal skrives på stilen brodtekst. Stilnavnet dukker opp i stilfeltet (til venstre). Hvis du ønsker å starte med et sitat i stedet for brødtekst, må du skifte stil. Du kan skifte stil fra brodtekst til sitat enten før eller etter du har skrevet inn tekst. Slik skifter du stil for et avsnitt: Klikk på stilnavnet i stilfeltet. Avsnittet blir markert. Dersom du har skrevet inn tekst, blir all teksten markert. Har du ikke skrevet inn tekst, vil det bare se ut som at markøren stivner litt. Klikk på sitat -stilen i oppgaveruta (til høyre) Avsnittet er nå skrevet på stilen sitat i stedet for brodtekst Dette er en ganske tungvint måte å skifte stil på. Det lønner seg å lage hurtigtaster til stiler du bruker mye. (Se hvordan du gjør dette under punkt 7.) Hvis du først har laget en hurtigtast for stilen du skal dkifte til, skifter du stil på denne måten: Klikk på stilnavnet i stilfeltet. Avsnittet blir markert. Dersom du har skrevet inn tekst, blir all teksten markert. Har du ikke skrevet inn tekst, vil det bare se ut som at markøren stivner litt. Tast hurtigtasten for den stilen du vil skifte til Avsnittet har nå skiftet stil Generelt om å behandle avsnitt Husk at du enkelt kan markere et helt avsnitt ved å klikke på stilnavnet i stilfeltet. Fra nå av er det slutt på klikk dra slipp -metoden for å markere teksten i et avsnitt. Når teksten er markert, kan du redigere den. Du kan skifte stil (som beskrevet ovenfor), kopiere / klippe ut 12

16 /slette teksten eller gjøre manuelle formateringer for akkurat det/ de avsnittene som er markert. Her følger noen eksempler: Kopiere et avsnitt: Klikk på stilnavnet i stilfeltet. Teksten i avsnittet blir markert. Edit Copy fra menylinja (eller hustigtasten Ctrl+C) Avsnittet er kopiert Klippe ut et avsnitt: Klikk på stilnavnet i stilfeltet. Teksten i avsnittet blir markert. Edit Cut fra menylinja (eller hustigtasten Ctrl+X) Avsnittet er klippet ut Lime inn et avsnitt: Klikk markøren inn i teksten der avsnittet skal limes inn Edit Paste fra menylinja (eller hustigtasten Ctrl+V) Avsnittet er limt inn der du sto med markøren Slette (tomme) avsnitt: Det kan tenkes at du får behov for å slette noen avsnitt. Dersom du eller eventuelle bidragsytere har vært vant til å taste Enter -tasten en ekstra gang for å lage litt luft mellom avsnittene, vil du nok oppdage at det er ganske mange avsnitt som må fjernes. (Nå følger det jo et luftrom etter teksten i stilen brodtekst, så det er ikke nødvendig å legge inn ekstra luft.) Du kan slette ett og ett avsnitt slik: Klikk på stilnavnet i stilfeltet. Avsnittet blir markert. Dersom du har skrevet inn tekst, blir all teksten markert. Har du ikke skrevet inn tekst, vil det bare se ut som at markøren stivner litt. Trykk Delete -tasten Avsnittet er borte Bruk av hoveddokument og deldokument For å bruke hoveddokument/deldokument-funksjonaliteten i Word, bør du først sørge for at alle delene som skal inngå i det ferdige produktet er lagret i samme mappe. Husk å ta en kopi av denne mappa (med alle filene i) slik at du alltid har ett sett med originale filer. Les mer om deler i et dokument i Tips for hvordan en bør gå fram i skriveprosessen. Åpne malen (eller dokumentet der du har tilgang til de stilene som skal gjelde for det ferdige produktet): File Open fra menylinja Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner malen eller riktig dokument Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Gi den nye fila et navn: Den nye fila vil være basert på malen, men den må få et nytt navn: File Save As fra menylinja Let deg fram blant lagringsområdene og mappene dine til du finner mappa der du har samlet alle de andre filene som skalinngå i det ferdige produktet Gi den nye fila et navn, for eksempel ferdig_produkt Sjekk at det i Save as type -feltet står Word Document 13

17 Avslutt med Save -knappen Forberedelser (hvis du ikke allerede har gjort dette): Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja og disposisjonsvisning:: View Outline fra menylinja Når disposisjonsvisningen er på, vil det dukke opp en ekstra verktøylinje. I denne verktøylinja ligger det noen knapper mot høyre. Dersom du beveger markøren over hver enkelt knapp, vil det dukke opp en gul boks som gir deg et hint om hvilken funksjonalitet som ligger til knappen. De viktigste av disse knappene har følgende funksjonalitet: Master Document View ( Hoveddokumentvisning ) Collapse subdocuments / Expand Subdocuments ( Skjul deldokumenter / Vis deldokumenter ) Insert Subdocument ( Sett inn deldokument ) Sett inn fila Forord som deldokument i hoveddokumentet: Klikk på Insert Subdocument det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila Forord Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Det er mulig at det dukker opp en dialogboks med en advarsel: Subdocument forord has a different template than its master document. The master document template will be used. Klikk i så fall på OK -knappen. NB! Avhengig av hvilke stiler som er brukt i de forskjellige filene og hvilke navn de har, vil du ved innsetting av deldokument noen ganger få opp advarsler av typen: Style navn på stil exists in both the subdocument you are adding ( navn på fil ) and the master document. Would you like to rename the style in the subdocument? Klikk I så fall på No to All -knappen. Fila Forord legger seg inn i hoveddokumentet. NB! Du vil bare se noe av teksten! Det er først når du går tilbake til normalvisning (senere) at du får se all tekst i dokumentet. Sett inn resten av filene som skal inngå i det ferdige produktet: Klikk på Insert Subdocument det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila Innhold Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Klikk på OK -knappen, evt. No to All -knappen dersom det dukker opp advarsler som beskrevet ovenfor. 14

18 Fila Innhold legger seg inn i hoveddokumentet. NB! Du vil bare se noe av teksten! Det er først når du går tilbake til normalvisning (senere) at du får se all tekst i dokumentet. Klikk på Insert Subdocument det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila Innledning Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Klikk på OK -knappen, evt. No to All -knappen dersom det dukker opp advarsler som beskrevet ovenfor. Fila Innledning legger seg inn i hoveddokumentet. NB! Du vil bare se noe av teksten! Det er først når du går tilbake til normalvisning (senere) at du får se all tekst i dokumentet. Klikk på Insert Subdocument det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila Kapittel_1 Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Klikk på OK -knappen, evt. No to All -knappen dersom det dukker opp advarsler som beskrevet ovenfor. Fila Kapittel_1 legger seg inn i hoveddokumentet. NB! Du vil bare se noe av teksten! Det er først når du går tilbake til normalvisning (senere) at du får se all tekst i dokumentet. Klikk på Insert Subdocument det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila Kapittel_2 Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Klikk på OK -knappen, evt. No to All -knappen dersom det dukker opp advarsler som beskrevet ovenfor. Fila Kapittel_2 legger seg inn i hoveddokumentet. NB! Du vil bare se noe av teksten! Det er først når du går tilbake til normalvisning (senere) at du får se all tekst i dokumentet. Klikk på Insert Subdocument det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila Kapittel_3 Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Klikk på OK -knappen, evt. No to All -knappen dersom det dukker opp advarsler som beskrevet ovenfor. Fila Kapittel_3 legger seg inn i hoveddokumentet. NB! Du vil bare se noe av teksten! Det er først når du går tilbake til normalvisning (senere) at du får se all tekst i dokumentet. Klikk på Insert Subdocument det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila Konklusjon Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Klikk på OK -knappen, evt. No to All -knappen dersom det dukker opp advarsler som beskrevet ovenfor. 15

19 Fila Konklusjon legger seg inn i hoveddokumentet. NB! Du vil bare se noe av teksten! Det er først når du går tilbake til normalvisning (senere) at du får se all tekst i dokumentet. Klikk på Insert Subdocument det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila Litteratur Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Klikk på OK -knappen, evt. No to All -knappen dersom det dukker opp advarsler som beskrevet ovenfor. Fila Litteratur legger seg inn i hoveddokumentet. NB! Du vil bare se noe av teksten! Det er først når du går tilbake til normalvisning (senere) at du får se all tekst i dokumentet. Andre funksjoner i disposisjonsvisning: Collapse Subdocument / Expand Subdocuments -knappen: Dersom denne knappen er av, vises deldokumentene som lenker. For å åpne et deldokument (for eksempel for å se nærmere på kun forordet) holder du Ctrl -tasten nede mens du klikker med musa på lenken. Deldokumentet vil da åpne seg i et nytt vindu. NB! Ha kun ett vindu åpent om gangen! Dersom du har både deldokumentet åpent i ett vindu og hoveddokumentet i et annet, vil Word komme i konflikt i forhold til oppdateringer du evt. gjør i de ulike vinduene. Det anbefales at en gjør eventuelle redigeringer (for eksempel legger til/fjerner tekst) i hoveddokumentet. En kan eventuelt gjøre endringene i hver enkelt fil, men da kun dersom hoveddukumentet (her har den filnavnet ferdig_produkt ) ikke er åpent. Da vil endringene bli oppdatert i både hoveddokumentet og deldokumentet. Show Level -feltet: Her bestemmer du hvor mange nivåer som skal vises i disposisjonsvisningen ( Expand Subdocuments -knappen må være på). Velger du å vise kun nivå 1, er det kun overskrifter av typen Heading 1 som er synlige. Velger du å vise t.o.m. nivå 9, blir samtlige overskrifter synlige. Velger du å vise alt, blir hele dokumentet synlig. Åpne et hoveddokument: Hoveddokumentet har en låsfunksjon ved seg. I praksis betyr det at hoveddokumentet låser seg når du lukker det. Det betyr at du må låse opp hoveddokumentet når du åpner det. Dette kan synes noe tungvint, men det er en slags beskyttelsesfunksjon. Gjør følgende for å åpne hoveddokumentet: File Open fra menylinja det dukker opp en dialogboks i skjermbildet Let deg fram blant mappene og filene dine til du finner fila ferdig_produkt Dobbeltklikk på filnavnet (eller klikk på filnavnet og velg Open -knappen) Hoveddokumentet åpner seg, men du vil mest sannsynlig stort sett se lenkene (dette kan variere noe fra hoveddokument til hoveddokument.) View Outline fra menylinja Klikk på Expand Subdocuments -knappen i verktøylinja En utvidet disposisjon kommer til syne View Normal fra menylinja Nå kan du skrive/redigere videre i dokumentet. 16

20 Sett felles verdier for arkstørrelse, marger og inndelingsskift Dersom du i skriveprosessen har hentet inn informasjon som er skrevet av andre, kan det være at disse har brukt andre formateringer enn deg. Likeledes kan det tenkes at de har brukt andre standarder for papirstørrelse og bredde på arkets marger enn hva som er automatisk valg i Word her til lands. Når en fil lenkes inn som deldokument i et hoveddokument, tar fila med seg disse egenskapene. Derfor må du rydde opp og sette felles verdier for arkstørrelse og marger for hele hoveddokumentet. Når en setter inn deldokumenter i et hoveddokument, vil Word automatisk legge til inndelingsskift både før og etter inndelingen. Det betyr at en vil få to inndelingsskift mellom hver del; ett fra slutten på forrige del og ett fra begynnelsen på neste del. (De doble inndelingsskiftene kan brukes for bl.a. å få frem forskjelling topptekst på høyre og venstre side, men det går jeg ikke inn på i denne veiledningen.) Inndelingsskiftene har ulik funksjon. Skiftene som legger seg til før en inndeling er av typen Next Page ( Neste side ), som betyr at neste kapittel begynner på neste side. Skiftene som legger seg til etter en inndeling er av typen Continous ( Fortløpende ), som betyr at neste kapittel fortsetter på samme side desom det er plass på siden. For at vi skal slippe problemer med bl.a. sidetall senere, må vi fjerne en del inndelingsskift slik at vi står igjen med ett skille mellom hver del. Siden Word gjerne vil ha to forskjellige skift mellom inndelingene, får vi ikke lov til å fjerne ett av dem sånn uten videre. Vi må først gjøre dem om til å bli av samme type, deretter kan vi slette ett av dem. Slik går du fram for å sette felles verdier for arkstørrelse, marger og inndelingsskift: File Page setup fra menylinja I dialogboksen ligger det tre faner på toppen, gå inn på hver av dem og sett de standarder som skal gjelde for hele dokumentet, for eksempel: Margins: Top: 2,5 cm Bottom: 2,5 cm Left: 2,5 cm Right: 2,5 cm Gutter: 0 cm Gutter position: Left Orientation: Portrait Pages multiple pages: Normal Preview Apply to: Whole document Paper: Paper size: A4 Width: 21 cm Height: 29,7 cm Paper source First page: Default tray Paper source Other pages: Default tray Preview Apply to: Whole document Layout: Section section start: New page (i dette eksempelet skal samtlige inndelinger begynne på neste side) Se bort fra feltene som tar for seg organisering av topp-/bunntekst Preview Apply to: Whole document Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen 17

21 Fjerne inndelingsskift: Nå har hele dokumentet fått same verdier hva marger, arkstørrelse og inndelingsskift angår. Det betyr at vi nå fortsatt har to inndelingsskift mellom hver del, men nå er de av samme type; Next Page ( Neste side ). Da kan vi fjerne ett av dem ved hvert dobbeltskift, i tillegg til å fjerne de unødvendige skiftene helt i begynnelsen og helt i slutten av dokumentet: Forberedelser (hvis du ikke allerede har gjort dette): Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja og dokumentkartet: View Document map fra menylinja Bruk dokumentkartet til å bevege deg rundt i dokumentet (klikk på on overskrift i dokumentkartet, og markøren hopper til den overskriften i dokumentet), så slipper du å bruke mus så mye. Start på toppen og gå nedover i dokumentet. Fjern inndelingsskiftet før forordet, deretter ett av to mellom hver inndeling, og fjern til slutt skiftet som ligger helt i bunnen av dokumentet. Her er et eksempel på hvordan du kan fjerne et inndelingsskift: Klikk med markøren på skiftet Trykk Delete -tasten på tastaturet I de fleste tilfeller vil Word la deg fjerne det ene inndelingsskiftet ved dobbeltskift, men det hender at skiftet bare blir markert og at det ikke blir borte. (Hvorfor dette skjer, har jeg ennå ikke funnet ut av.) Prøv i så fall å slette det andre skiftet i stedet. Rydde i oppgaveruta Forberedelser (hvis du ikke allerede har gjort dette): Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja I første omgang, ha kun de stilene tilgjengelig i oppgaveruta som du kommer til å ha bruk for i det ferdige produktet: 18

22 Hvis du tar en titt på oppgaveruta til høyre, vil du se at samtlige stiler og manuelle formateringer som er i bruk i dokumentet, har lagt seg inn i lista. Mange av disse stilene og formateringene vil du ikke ha behov for. Du vet selv hvilke stiler som skal brukes i det ferdige produktet de som du hadde tilgang til i malen din. Her er et eksempel på hvordan du kan gå fram for å rydde opp i oppgaveruta slik at du senere får bedre kontroll med oppryddingen i selve dokumentet: Show: -feltet (nederst i oppgaveruta): - Custom I dialogboksen skal du merke av for alle de stilene som skal synes i oppgaveruta (kun de du faktisk skal bruke i det endelige produktet), for eksempel brodtekst, sitat, litteratur og Footnote text i tillegg til Clear Formatting, Normal, Heading 1, Heading 2 og Heading 3. Stiler du ikke kjenner igjen og som ikke skal brukes, for eksempel fantasinavn x, fantasinavn y og fantasinavn z, merker du ut (klikk bort haken i boksen). Merk av / velg i resten av dialogboksen: Category: Available styles Videre bokser nedover skal være haket av Save settings in template skal være merket ut (ingen hake) Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Nå synes kun de stilene som skal gjelde i det ferdige produktet. Lage hurtigtaster for stilene Forberedelser (hvis du ikke allerede har gjort dette): Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja Du bør lage hurtigtaster for de stilene du kommer til å bruke mye når du skal rydde opp i dokumentet. Hurtigtastene lages for å kunne bruke tastaturet fremfor mus. Det går raskere, og dessuten er det bedre for håndleddet ditt. Det viktigste er at hurtigtastene er logiske, slik at de er lett å huske. Her viser jeg noen få eksempler på hvordan du kan lage hurtigtaster for hver enkelt stil: Klikk på pila i stolpen til høyre for brodtekst Velg Modify fra lista som dukker opp Format -knappen nederst i dialogboksen velg Shortcut key Press new shortcut key: -feltet: Hold Ctrl -tasten nede mens du taster B -tasten (for brodtekst ) Hurtigtasten Ctrl+B legger seg i Press new shortcut key: -feltet Klikk på Assign -knappen nederst i dialogboksen for å legge til denne hurtigtasten Klikk på Close -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen i neste dialogboks 19

23 Klikk på pila i stolpen til høyre for sitat Velg Modify fra lista som dukker opp Format -knappen nederst i dialogboksen velg Shortcut key Press new shortcut key: -feltet: Hold Ctrl -tasten nede mens du taster S -tasten (for sitat ) Hurtigtasten Ctrl+S legger seg i Press new shortcut key: -feltet Klikk på Assign -knappen nederst i dialogboksen for å legge til denne hurtigtasten Klikk på Close -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen i neste dialogboks Klikk på pila i stolpen til høyre for litteratur Velg Modify fra lista som dukker opp Format -knappen nederst i dialogboksen velg Shortcut key Press new shortcut key: -feltet: Hold Ctrl -tasten nede mens du taster L -tasten (for litteratur ) Hurtigtasten Ctrl+L legger seg i Press new shortcut key: -feltet Klikk på Assign -knappen nederst i dialogboksen for å legge til denne hurtigtasten Klikk på Close -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen i neste dialogboks Lag gjerne også hurtigtaster for overskriftsstilene. Word har allerede laget en hurtigtast for Heading 1 (Alt+1), så det kan være lurt å lage lignende hurtigtaster for de andre overskriftene, for eksempel slik: Klikk på pila i stolpen til høyre for Heading 2 Velg Modify fra lista som dukker opp Format -knappen nederst i dialogboksen velg Shortcut key Press new shortcut key: -feltet: Hold Alt -tasten nede mens du taster 2 -tasten (for overskrift på nivå 2) Hurtigtasten Alt+2 legger seg i Press new shortcut key: -feltet Klikk på Assign -knappen nederst i dialogboksen for å legge til denne hurtigtasten Klikk på Close -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen i neste dialogboks Klikk på pila i stolpen til høyre for Heading 3 Velg Modify fra lista som dukker opp Format -knappen nederst i dialogboksen velg Shortcut key Press new shortcut key: -feltet: Hold Alt -tasten nede mens du taster 3 -tasten (for overskrift på nivå 3) Hurtigtasten Alt+3 legger seg i Press new shortcut key: -feltet Klikk på Assign -knappen nederst i dialogboksen for å legge til denne hurtigtasten Klikk på Close -knappen nederst i dialogboksen Avslutt med OK -knappen i neste dialogboks Rydde i dokumentet Forberedelser (hvis du ikke allerede har gjort dette): Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja 20

24 og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja Dersom du har skrevet over lengre tid, og du ikke har hatt noe særlig forhold til bruk av stiler tidligere, vil filene dine ha en del grisete formateringer ved seg. Det kan også tenkes at eventuelle bidragsytere har brukt helt forskjellige stiler enn du selv. Disse formateringene la seg inn i hoveddokumentet da du satte inn filene som deldokumenter. Nå har du ryddet opp, og i oppgaveruta har du kun synlig de stilene du skal bruke i det ferdige produktet. Ta en titt nedover i dokumetet og legg merke til hvilke stiler som går igjen i stilfeltet (til venstre). Dersom for eksempel stilen fantasinavn x går igjen ofte, og denne stilen ikke er en av de som skal brukes i det endelige produktet, skal du skifte den til den stilen som skal brukes for den typen avsnitt. La oss si at fantasinavn x er ment å være en stil for brødtekst. I så fall skal mest sannsynlig alle fantasinavn x -avsnitt i hele dokumentet erstattes av brodtekst. Du kan gå fram på flere måter: Den tungvinte: Klikk på stilnavnet i stilfeltet. Avsnittet blir markert. Dersom du har skrevet inn tekst, blir all teksten markert. Har du ikke skrevet inn tekst, vil det bare se ut som at markøren stivner litt. Klikk på brodtekst stilen i oppgaveruta (til høyre) Avsnittet er nå skrevet på stilen brodtekst i stedet for fantasinavn x Gjenta for hvert eneste fantasinavn x -avsnitt nedover i dokumentet Den litt enklere: Klikk på stilnavnet i stilfeltet. Avsnittet blir markert. Dersom du har skrevet inn tekst, blir all teksten markert. Har du ikke skrevet inn tekst, vil det bare se ut som at markøren stivner litt. Tast hurtigtasten for stilen brodtekst (Ctrl+B) Avsnittet har nå skiftet stil Gjenta for hvert eneste fantasinavn x -avsnitt nedover i dokumentet Den enkleste og raskeste: Hent fram fantasinavn x -stilen slik at den blir synlig i oppgaveruta: Show: -feltet (nederst i oppgaveruta): - Custom I dialogboksen skal du merke av for fantasinavn x (i tillegg til de som allerede er merket av) Avslutt med OK -knappen nederst i dialogboksen Stilen fantasinavn x er nå synlig i oppgaveruta. Nå skal du merke samtlige fantasinavn x - avsnitt i dokumentet: Klikk på pila i stolpen til høyre for fantasinavn x Velg Select All Instance(s) 21

25 Alle fantasinavn x -avsnitt i dokumentet er nå markert (teksten får sort bakgrunn i alle disse avsnittene). Da kan du skifte stil til brodtekst. Det gjør du enten ved å klikke på brodtekst stilen i oppgaveruta (til høyre) eller ved å taste hurtigtasten for stilen brodtekst, altså Ctrl+B. Samtlige fantasinavn x -avsnitt i dokumentet har nå endret stil til brodtekst. Nå har du ikke lenger behov for fantasinavn x -stilen, og du bør slette den for å holde orden i oppgaveruta: Klikk på pila i stolpen til høyre for fantasinavn x Velg Delete Det dukker opp en advarsel der du må bekrefte at du ønsker å slette stilen. Klikk på Yes Dette er måten å gå fram på dersom du skal skifte stil på mange avsnitt om gangen. Tipset er å starte fra toppen og så bevege seg nedover i dokumentet for å skifte stil for enten mange avsnitt av samme type (som sist beskrevet) eller for å skifte ett og ett avsnitt dersom stilene er av ulike slag. Du velger selv hvilke fremgangsmåter som passer best for deg. Rydde i fotnotene/referansene Forberedelser (hvis du ikke allerede har gjort dette): Sett på normalvisning: View Normal fra menylinja og stilfeltet: Tools options fra menylinja. Velg view -fanen i dialogboksen Style area width: feltet: 3 cm og oppgaveruta: Format Styles and Formatting fra menylinja og referanselista: View Footnotes fra menylinja Samme stil for alle referanser: Dersom du har skrevet over lengre tid, og du ikke har hatt noe særlig forhold til bruk av stiler tidligere, vil filene dine ha en del grisete formateringer ved seg. Det kan også tenkes at eventuelle bidragsytere har brukt helt forskjellige stiler enn du selv. Dette gjelder også for referansene i dokumentet. Når normalvisning, stilfeltet og referanselista er satt på, ser du stilnavnene for referansene i stilfeltet (til venstre for referanselista nederst i skjermbildet). Sørg først og fremst for at samtlige referanser får samme stil ved å merke alle referansene: Klikk på stilnavnet for den øverste referansen (i referanselista). (Teksten i dette avsnittet blir markert.) Ta tak i gardina til høyre i referanselista og trekkdeg ned til bunnen av lista Trykk ned Shift -knappen og hold den nede samtidig som du klikker på stilnavnet for den siste referansen. (Nå er samtlige referanser i lista markert.) Klikk på Footnote Text -stilen i oppgaveruta Nå har samtlige referanser fått samme stil; Footnote Text. Velge plassering for fotnotene og nummerering for referansene: 22