Informasjon: Det vil bli gitt informasjon om de ulike fagfeltene, som tilhører utvalget, i møtet. Saker til behandling

Transkript

1 VENNESLA KOMMUNE MØTEINNKALLING Levekårsutvalget Dato: kl. 9:00 Sted: Sal 2 Arkivsak: 11/01585 Arkivkode: 033 Mulige forfall meldes snarest til forfall@vennesla.kommune.no eller til Hilde Grundetjern tlf / Saksdokumenter sendes også til varamedlemmer, men disse møter bare etter nærmere beskjed. Informasjon: Det vil bli gitt informasjon om de ulike fagfeltene, som tilhører utvalget, i møtet. SAKSKART Side Saker til behandling 32/11 11/ Utleieregler for Kulturhuset - Vennesla kommune. 2 33/11 11/ Søknad om serveringsbevilling og skjenkebevilling Digg AS 4 Vennesla, Torhild Bransdal ordfører 1

2 Saker til behandling 32/11 Utleieregler for Kulturhuset - Vennesla kommune. Arkivsak-dok. 11/ Arkivkode. 060 Saksbehandler Odd Arild Nordli Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget /11 2 Kommunestyret SAMMENDRAG: Vennesla kommune har hatt et utleiereglement for Samfunnshuset. Det er tatt utgangspunkt i dette reglementet når forslag til nytt reglement for Kulturhuset er skrevet. Representanter fra Samfunnsutvikling, Servicetorget/biblioteket og Kulturskolen har deltatt i arbeidet med nytt reglement. I tillegg til selve reglementet, er det også foreslått navn på de ulike rommene og priser for å leie disse. Rådmannens forslag til innstilling: Forslag til nytt utleiereglement, utleiepriser og navn på rommene i Kulturhuset godkjennes slik som de foreligger. Vedlegg: 1. Forslag til utleiereglement for Kulturhuset 2. Informasjon om forskjellige leiemuligheter i Kulturhuset 3. Utleiepriser Kulturhuset 2

3 Bakgrunn for saken: Utleiereglementet for samfunnshuset ble siste gang endret I forbindelse med det nye biblioteket er dette reglementet foreslått endret og tilpasset hele Kulturhuset. Det er representanter fra Samfunnsutvikling, Servicetorget/biblioteket og Kulturskolen har deltatt i dette arbeidet. Reglementet regulerer utleiers og leietakers plikter og rettigheter i forbindelse med leie av rom i Kulturhuset. Kontrakt leveres i underskrevet stand til biblioteket som videresender kopi til tilsynsvakt, vaktmester og tilsynsvakt. Nøkkelkort hentes på biblioteket i åpningstiden. I leien inngår oppvarming, lys og renhold av lokalet, tilsynsvakt etter behov samt disponering av utstyr som er avtalt. Det er foreslått navn på rommene som er tilgjengelige for utleie. Disse er «Salen» (kinosalen), «Foajéen», «Eventyrrommet» (ligger i Kulturhusets underetasje), møterommene «Trehytta» og «Koja» (ligger i Kulturhusets underetasje). I tillegg er det foreslått at «Bomberommet» endrer navn til «Tilflukten» Merknader: Det har vært ønskelig at utleieprisene skal ligge på et relativt rimelig nivå for lokale lag og foreninger. For kommersielle og utenbygds leietakere er leieprisene høyere. Det kan leies ut til all type lovlig virksomhet både sporadisk og fast. Kulturhuset skal være et nøytralt samlingssted for alle. Derfor er det foreslått at menigheter/trossamfunn kan få leie lokalene til enkeltarrangement, men det legges ikke opp til at disse kan benytte huset som sitt faste menighetslokale. Leietakere som ønsker bevertning i forbindelse med arrangementene sine, må kjøpe det av kafeen i bygget. Dette er i tråd med leiekontrakten mellom Digg og kommunen. Unntaket er enkel bevertning med egenprodusert mat/kake. Når det gjelder forslagene til navn på utleierommene er bakgrunnen følgende: «Salen» kan brukes i forbindelse med kino, men også i forbindelse med andre ulike arrangement. «Foajeen» er allerede tatt i bruk som navn i forbindelse med byggingen. «Eventyrrommet» vil bli brukt i forbindelse med barnehage- og skolebesøk. «Trehytta» ser ut som ei trehytte i form og materialvalg. «Koja» assosieres også med den store bruken av tre i nybygget. «Tilflukten» er det gamle «Bomberommet» 3

4 UTLEIEREGLER KULTURHUSET - VENNESLA KOMMUNE 1. Kontrakt og nøkler: Kontrakt fylles ut og ett eksemplar returneres underskrevet til biblioteket. Biblioteket sender kopi til tilsynsvakt, vaktmester og rengjøringspersonale. Nøkkelkort hentes på biblioteket i åpningstiden. Nøkkelkort leveres dagen etter evt. legges i postkasse etter avtale. 2. Tidspunkt: Tidspunkt for tilrigging/rydding avtales med utleier 3. Leie: Leietakere mottar giro for avtalt leie. Leien forfaller to uker etter avsluttet utleie. I leien inngår oppvarming, lys og renhold av lokalene, tilsynsvakt etter behov samt disponering av det utstyr som er avtalt. 4. Rydding: Leietaker har ansvar for orden i lokaler som kontrakten omfatter og er forpliktet til å rydde lokaler/ områder som kontrakten omfatter umiddelbart etter arrangementets slutt. Dette gjelder også fjerning av søppel (som legges i søppelrommet). Alt løst inventar brukes etter avtale og settes tilbake etter bruk. Huseier er ikke ansvarlig for gjenstander som etterlates. 5. Ansvar: Leietaker er ansvarlig for skader som måtte oppstå i Kulturhuset som følge av skjødesløshet, uhell eller brudd på utleiereglementet. Evt. skade meldes til utleier og dekkes i henhold til avholdt takst. Brudd på reglement kan medføre at leier ved senere anledning nektes leie av Kulturhuset. 6. Sikkerhetsinstruks: Leietaker er forpliktet til å gjøre seg kjent med sikkerhetsinstruksen som finnes oppslått i bygget. Rømningsveier må holdes frie. 7. Ild og røyk: Leietaker har ansvar for å varsle i god tid utleier om bruk av pyrotekniske effekter og røykmaskin under arrangementer 8. Ungdomsarrangement: Ved utleie til større ungdomsarrangement skal alltid tilsynsvakt være tilstede. Leietaker er ansvarlig for at det blir innhentet tillatelse fra lensmannen og for at det blir satt opp en vaktliste med 10 navngitte myndige personer. Utearealene rundt Kulturhuset skal også ryddes etter større ungdomsarrangement. 9. Sceneutstyr: Dette skal ikke benyttes uten at det er avtalt på forhånd. Sals- og scenetrekkene skal ikke belastes utover verdier. Se tabelloppslag på scenen. 10. Alkohol: Det er generelt forbud mot bruk av alkohol til alle typer arrangement i Kulturhuset. Unntak er restauranten som har skjenkebevilling i sitt område. Dersom det skal serveres alkohol i andre deler av huset, må det søkes særskilt om dette. 11. Servering: Innkjøp av mat som skal selges/serveres ved arrangement skal skje gjennom DIGG. Unntaket her er enkel bevertning med egenprodusert mat/kake. 12. Hvem kan leie: Det leies ut til all type lovlig virksomhet. både sporadisk og fast. Kulturhuset skal være et nøytralt samlingssted for alle. Derfor kan menigheter/trossamfunn få leie til enkeltarrangement, ikke til faste. 13. Ledsagerbevis: Personer med gyldig ledsagerbevis har rett til å få gratis adgang for ledsager. 14. Juridisk ansvar: Utleiers juridiske ansvar innskrenker seg til det som gjelder for gårdeiere. 15. Avbestilling: Ved avbestilling tidligere enn fire uke før utleiedagen betales ikke leie. Ved senere avbestilling enn fire uker betales halv pris. Ved avbestilling en uke før avtalt arrangement, betales full leie. 16. Uforutsette hendelser: Uforutsette hendelser som hindrer bruk av lokalet etter inngått kontrakt, er utleier ikke ansvarlig for.

5 Informasjon om forskjellige leiemuligheter i Kulturhuset (pr. september 2011) Foajéen: 327 kvm. 100 stoler og 17 bord som kan settes ut i foajéen, i tillegg sitteplasser i amfiet. Passer best for personer. Utstyrt med stor flatskjerm. Piano. Kaffe/vann-kokemuligheter i underetasjen. Inngang fra Torsbyvegen og gågata. Salen: Scenestørrelse 99,5 kvm (13,35 x 7,45). Sitteplass til 300 personer. Høyst tillatt 350 personer hvor de resterende 50 må stå / sitte i trappene. Det er ikke tillatt å sette løse stoler inn i salen. For bruk på scenen står det stoler bak bakteppet. Utstyrt med kinoprosjektor som evt. kan leies særskilt. Kinolerretet kan brukes. Flygel blir stemt minimum en gang pr. år. Dersom dette ønskes stemt spesielt til arrangementet, må dette bestilles i god tid ved bestilling av lokale og dekkes av leietaker. Det er ikke brukbart lyd / lysutstyr montert i salen dette må leies inn av leietaker og det er satt av plass til miksebord bakerst til høyre i salen. Eventyrrommet: 40 kvm. Plassert i Kulturhusets underetasje. Plass til minst 30 stoler, rommet er ikke utstyrt med bord. Rommet er ikke utstyrt med bord. Mulighet for bruk av whiteboard og prosjektor. NB! Ingen dør, åpent til gangareal i underetasje. Kjøkkenbenk med kaffe/vann-kokemuligheter tilgjengelig i møterom ved siden av. Publikumtoalett. Inngang fra Torsbyvegen. Møterom Trehytta: 26 kvm. Plassert i Kulturhusets underetasje. Klasserom for Voksenopplæringen på dagtid. Utstyrt med bord og stoler med plass for stk. Eier av teknisk utstyr er Voksenopplæringen og bruk av dette må avtales med dem. Kjøkkenbenk med kaffe/vann-kokemuligheter tilgjengelig i møterom over gangen. Publikumstoalett. Inngang fra Torsbyvegen Møterom Koia: 38 kvm. Plassert i Kulturhusets underetasje. Utstyrt med bord og stoler med plass for stk. Rommet deles av foldevegg. Bak foldeveggen er kjøkkenbenk med muligheter for kaffe/vann-koking. Publikumstoalett. Inngang fra Torsbyvegen. Møterom Tilflukten: 110kvm (17 x 6,5 ). Plasser i Kulturhusets underetasje (gml. Bomberommet) Utstyr med bord og stoler 13 bord og 78 stoler en del i dårlig stand Mulighet for å bruke enkelt kjøkken med kokemuligheter rett ved møterommet. Toalett lett tilgjengelig. Inngang både fra gågata (bratt trapp) og fra Torsbyveien

6 Utleiepriser Kulturhuset pr. september 2011 Lokale lag/foreninger Kommersielle/utenbygds leietakere Salen Kr , Kr , Foajéen Kr. 500, Kr , Eventyrrommet / Tilflukten Kr. 200, Kr , Trehytta / Koia Kr. 200, Kr. 500,

7 33/11 Søknad om serveringsbevilling og skjenkebevilling Digg AS Arkivsak-dok. 11/ Arkivkode. --- Saksbehandler Odd Arild Nordli Saksgang Møtedato Saknr 1 Levekårsutvalget /11 2 Kommunestyret SAMMENDRAG: Digg AS har søkt om serverings- og skjenkebevilling i Kulturhuset. Firmaet har leid lokale av Vennesla kommune i dette bygget for å drive kafe og restaurant. Planen er at Digg Kafe og Restaurant flyttes fra 2. etasje i Butikkhuset og inn i Kulturhuset. Det søkes om bevilling til skjenking av all alkoholholdig drikk i kafedelen, foajeen og på et avgrenset uteareal. Søknaden inneholder vedlegg som dokumenterer kravene som stilles til en serveringsog skjenkesøknad. Søknaden er blitt forelagt Politiet, NAV, Kristiansandsregionen Brann og Redning IKS og kemnerne i Kristiansand og Vennesla til uttalelse. Det er ikke kommet merknader som tilsier at søknaden om serverings- og skjenkebevilling ikke kan innvilges. Rådmannens forslag til innstilling: 1 Kommunestyret gir Digg AS skjenkebevilling av all alkoholholdig drikk i kafeen/restauranten og foajeen i kulturhuset og på et avgrenset uteområde på ca 60 m2 i tilknytning kafeen. Uteområdet må inngjerdes og avgrenses. Tillatelsen gjelder for bevillingsperioden fram til og med 30. juni Det forutsettes at firmaet følger de til enhver tid gjeldende lover, regler og kommunale vedtak når det gjelder servering og skjenking av all alkoholholdig drikk. 4

8 Bakgrunn for saken: Digg AS har søkt om serverings- og skjenkebevilling i Kulturhuset. Firmaet har leid lokale av Vennesla kommune i dette bygget for å drive kafe og restaurant. Planen er at Digg Kafe og Restaurant flyttes fra 2. etasje i Butikkhuset og inn i Kulturhuset. Digg Restaurant og Kafe har drevet sin virksomhet i flere år med bevilling til å skjenke all alkoholholdig drikk. En kjenner ikke til at det er kommet anmerkninger fra Securitas i forhold til hvordan skjenkebevillingen er blitt utøvd. Serverings/skjenkestedet: Digg Kafe og Restaurant Bevillingssøker: Digg AS, Sentrumsvegen 53, 4700 Vennesla Organisasjonsnummer: Styrer: Eli Mørkesdal, Urdsvei 9, 4631 Kristiansand Stedfortreder: Githe Lorentsen, Røllend 12, 4700 Vennesla Bevillingen omfatter: Alminnelig bevilling skjenking av all alkoholholdig drikk Sitteplasser kafe: 50 plasser på 70 m2 Sitteplasser uteområdet: 50 plasser på 60 m2 Sitteplasser foaje: 100 plasser på 150 m2 Ståplasser foaje: 250 plasser på 150 m2 Vanligvis vil det være i kafedelen at skjenking av alkoholholdig drikk vil finne sted, men det søkes også om at foajedelen kan brukes til dette ved spesielle anledninger. Da må Digg søke om å leie foajeen på linje med andre leietakere, men de slipper å søke om skjenkebevilling i foajeen for hver gang. Søknaden er blitt forelagt Politiet, NAV, Kristiansandsregionen Brann og Redning IKS og kemnerne i Kristiansand og Vennesla til uttalelse. Politiet, NAV og kemnerne i Kristiansand og Vennesla hadde ingen merknader til søknaden. I svaret fra KBR står det at: «Under forutsetning av at bygget er bygd og utstyrt i hht. forskriftskrav, samt at ansvarlig virksomhet innretter seg i tråd med byggverkets forutsetninger og begrensninger, har ikke brannvesenet noen bemerkninger knyttet til tiltakshavers søknad om skjenkebevilling. Imidlertid vil brannvesenet presisere at søknaden oppfattes som søknad om permanent skjenketillatelse, og forutsetter derfor at skjenkebevilling ikke gis uten at det foreligger ferdigattest for bygget.» I medhold av alkohollovens 1-6, jfr 4-2, foreslår rådmannen at Digg AS gis bevilling til servering og skjenking av all alkoholholdig drikk for bevillingsperioden fram til og med 30. juni Styrere og stedfortreder har bestått kunnskapsprøven om alkoholloven. I tillegg har styrer tatt etablererprøven. 5

9 Merknader: Digg Restaurant og Kafe har drevet sin virksomhet i flere år med bevilling til å skjenke all alkoholholdig drikk. Det er ikke kommet anmerkninger fra Securitas i forhold til hvordan skjenkebevillingen er blitt utøvd. Søknaden inneholder vedlegg som dokumenterer kravene som stilles til en serveringsog skjenkesøknad. Disse er: Firmaattest, aksjebok, husleiekontrakt, styrers og stedfortreders tilknytning til virksomheten, kunnskapsprøver, brannvesenets godkjenning av antall personer i hvert skjenkelokale, tegninger, arbeidskontrakt, yrkesskadeforsikring og egenerklæring. Det forutsettes at firmaet følger de til enhver tid gjeldende lover, regler og kommunale vedtak når det gjelder servering og skjenking av all alkoholholdig drikk. Vedtatte skjenketider i Vennesla er følgende: 1. Alkoholholdig drikk med høyst 22 % alkohol volum generell bevilling Alle dager kl Alkoholholdig drikk med høyst 22 % alkohol volum utendørs skjenking Alle dager kl All alkoholholdig drikk over 22 % alkohol volum generell bevilling Alle dager kl All alkoholholdig drikk over 22 % alkohol volum sluttet selskap Alle dager kl Tillatte åpningstider er: Alle dager kl Bygget vil ikke bli tatt i bruk før det foreligger midlertidig brukstillatelse/ferdigattest. Digg ønsker å kunne åpne kafeen/restauranten i Kulturhuset den 29. okt. samtidig med at Kulturhuset åpnes i kulturuka. Rådmannen er derfor innstilt på (jmf. Delegasjonsreglementet) å imøtekomme en søknad om utvidelse av skjenkebevillingen som Digg har i sine lokaler i dag til også å gjelde lokalene de har leid i Kulturhuset. Tidsrommet denne utvidelsen vil gjelde for er fra og med 29. okt. til og med 10 nov. 6