KONTROLLUTVALGET I GJERDRUM KOMMUNE. 22/2013 Orientering ved rådmann. 23/2013 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet Kompetanse i tjenestene

Transkript

1 Møtebok Tid Tirsdag 10. september 2013 kl Sted Gjerdrum herredshus, formannskapssalen Tilstede Tor Werner Togstad, leder medlemmer Hanne Huser, nestleder Ingrid Kristiansen Jon K. Ødegaard Svein Kogstad Tilstede varamedlemmer Forfall Andre Rådmann Frits Arne Eriksen (til og med sak 22) Økonomisjef David Eriksen (til og med sak 22) Kst. revisjonssjef Ann-Kristin Mauseth Forvaltningsrevisor Roar Kristiansen, sekretær Behandlede saker 21/2013 Referater 22/2013 Orientering ved rådmann 23/2013 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet Kompetanse i tjenestene 24/2013 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet Virksomheten kultur 25/2013 Orientering ved revisjonen 26/2013 Saker til oppfølging 27/2013 Eventuelt Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten

2 21/2013 Referater Ekstern gjennomgang av barnevernet, rapport av 31. mai 2013 fra Deloitte. 2. Kontrollutvalgets postliste Ad 1. Det er opplyst at man vil legge frem en sak i kommunestyret i oktober der man går igjennom rapporten, samtidig som man legger fram noen fokusområder som man ønsker å gjøre noen forbedringer på. Referatene tas til orientering. Rådmann orienterte om oppfølgingen av rapporten om barnevernet og bevarte spørsmål. Referatene tas til orientering. 2

3 22/2013 Orientering ved rådmann I kontrollutvalgets møte 14. mai 2013 behandlet man revisjonsbrev 1/2012 (nummerert brev). Årsaken til det nummererte brevet var manglende dokumentasjon for flere lønnsrelaterte balanseposter i kommunens regnskap. Flere av kommunene på Øvre Romerike har fått tilsvarende nummererte brev. Det har blitt opplyst at innføring av nytt lønns- og personalsystem er årsaken til manglende avstemning av disse postene. Utvalget besluttet å be om en orientering om status for innføringen av lønns- og personalsystemet. Rådmann er bedt om en orientering hvor det ønskes belyst hva som er konvertert og hva som gjenstår av konvertering fra gammelt til nytt system, og om det konverterte har forløpt som planlagt. Videre om det er avdekket noen avvik knyttet til lønnskjøringene etter oppstart av nytt system. Ut i fra tilbakemeldinger fra andre kommuner er det også bedt om å få en status på om innmelding og oppfølging av refusjon av syke- og fødselspenger er a jour, både i nytt og gammelt system. Økonomisjef delte ut skriftlig svar og orienterte. Prosjektstatusrapporten som lå ved svaret er unntatt offentlighet jfr. off.l. 13 og sbl 12. Saken tas til orientering. 3

4 23/2013 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet Kompetanse i tjenestene Prosjektplan Kompetanse i tjenestene I henhold til plan for forvaltningsrevisjon er kompetanse i tjenestene et prioritert område for felles forvaltningsrevisjonsprosjekter i kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad og Ullensaker. Revisjonen har utarbeidet en overordnet prosjektplan for dette prosjektet som er vedlagt saken. Revisjonen bes gjennomføre prosjektet i henhold til plan for forvaltningsrevisjon Prosjektplanen legges til grunn for prosjektet kompetanse i tjenestene. Ved eventuelle større endringer i prosjektplanen orienterer revisjonen kontrollutvalget om dette. Forvaltningsrevisor orienterte. Revisjonen bes gjennomføre prosjektet i henhold til plan for forvaltningsrevisjon Prosjektplanen legges til grunn for prosjektet kompetanse i tjenestene. Ved eventuelle større endringer i prosjektplanen orienterer revisjonen kontrollutvalget om dette. 4

5 24/2013 Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjektet Virksomheten kultur Prosjektplan Virksomheten kultur Ved kommunestyrets behandling av plan for forvaltningsrevisjon , sak 3/13, ble det i punkt 4 fattet følgende vedtak: Det gjennomføres en forvaltningsrevisjon av virksomheten Kultur. Forvaltningsrevisjonen skal rettes mot saksbehandling, kvalitet, produktivitet og måloppnåelse. Samt fremdrift og virkninger av kommunestyrets vedtak. Kommunestyret ber om at det utarbeides et kostnadsoverslag før forvaltningsrevisjonen iverksettes. Revisjonen har utarbeidet overordnet prosjektplan for prosjektet. Den problemstilling som er foreslått er: Drives virksomheten kultur i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger? Dette innebærer et svært vidt område. Virksomheten kultur omfatter områdene kulturadministrasjon, idrett og friluftsliv, kulturminnevern, bibliotek, kirke og andre religiøse formål, kulturskole, frivillighetssentral, voksenopplæringen og flyktningetjenesten. Spørsmålet er om ikke prosjektet kan avgrenses noe mer. I prosjektplanens kapittel 1, bakgrunn, er det vist til at det er forholdet til lag og foreninger og annen frivillighet som synes å være bakgrunn for kommunestyrevedtaket. Dette kan derfor være en hensiktsmessig avgrensning. Det kan også være mulig å avgrense ytterligere slik at man innenfor frivillighetsområdet tar for seg utdeling av midler og kontakten med frivilligheten i kommunen. Revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjon etter det tilskudd som blir gitt revisjonsselskapet. Kontrollutvalgene har prioritert felles forvaltningsrevisjonsprosjekter, jfr. vedtatt plan for forvaltningsrevisjon. Andre bestillingen utenom må derfor finansieres særskilt. Det skal utarbeides et kostnadsoverslag før prosjektet iverksettes. I prosjektplanen er det vist til at landsgjennomsnittet er 280 timer for et forvaltningsrevisjonsprosjekt for en kommune, i følge rapport fra Nordlandsforskning. Dersom forvaltningsrevisjonen skal omfatte hele virksomheten kultur kan timeforbruket bli høyere. Dersom prosjektet avgrenses som beskrevet bør det kunne gjennomføres innenfor 250 timer og kr ,- som øvre ramme for prosjektets kostnader. Dette må tillegssbevilges til kontrollutvalget. I og med at prosjektet foreslås mer avgrenset enn ordlyden i kommunestyrets vedtak, og at det er avhengig av tilleggsbevilgning bør saken oversendes kommunestyret for avgjørelse. 5

6 Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Virksomheten kultur gjennomføres i henhold til prosjektplanen, men avgrenses til den del av virksomheten som er rettet overfor lag og foreninger og annen frivillighet. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor 250 timer. 3. Det tilleggsbevilges kr ,- til kontrollutvalget til gjennomføring av prosjektet. Svein Kogstad fremmet følgende forslag: Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Alternativ 1: Forvaltningsrevisjonsprosjektet gjennomføres ikke. Alternativ 2: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Virksomheten kultur gjennomføres i henhold til prosjektplanen, men avgrenses til den del av virksomheten som er rettet overfor lag og foreninger og annen frivillighet. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor 250 timer. 3. Det tilleggsbevilges kr ,- til kontrollutvalget til gjennomføring av prosjektet. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget innstiller følgende til kommunestyret: Alternativ 1: Forvaltningsrevisjonsprosjektet gjennomføres ikke. Alternativ 2: 1. Forvaltningsrevisjonsprosjektet Virksomheten kultur gjennomføres i henhold til prosjektplanen, men avgrenses til den del av virksomheten som er rettet overfor lag og foreninger og annen frivillighet. 2. Prosjektet gjennomføres innenfor 250 timer. 3. Det tilleggsbevilges kr ,- til kontrollutvalget til gjennomføring av prosjektet. Gjerdrum kommune 6

7 25/2013 Orientering ved revisjonen Saken er satt opp i tilfelle revisjonen har noe å orientere om ut over de sakene som står på sakslista. Kst. revisjonssjef orienterte om revidering av boligregnskap. Utvalget vil motta en rapport på dette. Dessuten fokuserte man nå på lønn i forbindelse med innføring av nytt lønns- og personalsystem, opplæring fra estab i denne forbindelse ble også berørt. Saken tas til orientering. 7

8 26/2013 Saker til oppfølging Saker til oppfølging Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. Sekretær oppdaterer lista fortløpende. 8

9 27/2013 Eventuelt Ingen saker. Dato: 10. september 2013 Underskrift Thor W. Togstad, leder 9