Forvaltningsrevisjon av "Nasjonal digital læringsarena (NDLA) II

Transkript

1 Saknr. 17/ Saksbehandler: Kari Louise Hovland Forvaltningsrevisjon av "Nasjonal digital læringsarena (NDLA) II Kontrollutvalget innstilling til vedtak: Kontrollutvalget legger saken fram for fylkestinget med følgende INNSTILLING 1. Fylkestinget i Hedmark tar Fylkestinget i Hordaland sin sak 73/2017 "Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporten Nasjonal digital læringsarena II (NDLA)" til orientering. Fylkestinget i Hedmark merker seg at fylkesrådmannen i Hordaland og NDLA er bedt om å sørge for følgende: 1) Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om relevante rutinar og internkontrolltiltak knytt til anskaffingar og innkjøp. 2) Etablere rutinar for fakturahandsaming som sikrar at det blir utført kontroll av at fakturaar frå leverandørar inneheld all naudsynt informasjon. 3) Fullføre arbeidet med å etablere rutinar for kommunikasjon og rapportering mellom dagleg leiing og styret. 4) Tydeleggjere overfor medarbeidarane i NDLA kven som har kva roller i samarbeidet når det gjeld innkjøp, samt korleis NDLA er organisert med omsyn til bestilling og avgjersler rundt utviklingsarbeid. 5) Gå gjennom og avklarar med dei ulike involverte partane korleis handsaming av personopplysningar om NDLA sine brukarar skal organiserast og dokumenterast, og inngår databehandlaravtalar som manglar for å sikre at handsaming av personopplysningar blir regulert i samsvar med gjeldande regelverk. 6) Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om system og rutinar for: i. Avviksmelding og -handtering. ii. Varsling om kritikkverdige forhold. 7) Sikre at medarbeidarar som varslar om kritikkverdige forhold i samsvar med arbeidsmiljølova, blir følgt opp og teke hand om i samsvar med gjeldande føresegn om vern mot gjengjelding ved varsling.

2 8) Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga 2. Fylkestinget ber om at kontrollutvalget i Hordaland oversender handlingsplanen de har bedt om innen den til kontrollutvalget i Hedmark. Kontrollutvalget i Hedmark bes om å gjøre fylkestinget kjent med denne oppfølgingen i egen sak når den foreligger. 3. Fylkestinget forventer at egen representant i NDLA er med på å følge opp at anbefalinger gitt i rapporten følges opp. Vedlegg: - Forvaltningsrevisjonsrapporten "Norsk digital læringsarena II (NDLA)" utarbeidet av Deloitte for kontrollutvalget i Hordaland - Notat - Deloittes kommentarer til brev vedr. NDLA fra Tillegg til rapport fra forvaltningsrevisjon av NDLA II - Protokoll fra fylkestinget i Hordaland fylkeskommune Hamar, Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

3 Saksutredning Forvaltningsrevisjon av "Nasjonal digital læringsarena (NDLA) II Innledning og bakgrunn Kontrollutvalget i Hedmark fylkeskommune behandlet den (sak 9/16) en henvendelse fra kontrollutvalget i Hordaland. Henvendelsen omhandlet en forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) som er et interfylkeskommunalt samarbeid som tilbyr fritt tilgjengelige åpne digitale læringsressurser for videregående opplæring. Alle fylkeskommunene unntatt Oslo er medeiere i NDLA. Kontrollutvalget i Hordaland hadde da nylig gjennomført en forvaltningsrevisjon som førte til at det ble bestilt en oppfølgingsrapport om NDLA. Kontrollutvalget i Hordaland ba om at de andre eierne ble med på å finansiere oppfølgingsprosjektet med inntil kr ,-. Kontrollutvalget i Hedmark innvilget dette og legger derfor rapporten fram for eget fylkesting. Totalt 11 fylkeskommuner har vært med på å bidra til å kunne gjennomføre revisjonen. Det har tatt noe tid å ferdigstille saken, og revisjonsselskapet Deloitte har redegjort for dette underveis. Kontrollutvalget i Hedmark har blitt holdt oppdatert om dette via referatsakene 25/16 (forslag til prosjektplan) og 21/17 (forklaring på forsinkelse). Forvaltningsrevisjonsrapporten er nå ferdig behandlet av Hordaland fylkesting og det ble anbefalt fra kontrollutvalget i Hordaland at andre fylker ventet med å behandle saken til den var ferdig behandlet i Hordaland. Forvaltningsrevisjonsrapporten med aktuelle vedlegg er lagt ved saken. Det er Deloitte som har utarbeidet revisjonsrapporten da de er revisor for Hordaland fylkeskommune. Det er mulig å bestille en muntlig orientering om rapporten, dette er et kostnadsspørsmål. For kontrollutvalget sin del er det ikke bestilt en presentasjon, og det forventes at medlemmene har satt sag inn i saken på egenhånd i forkant av møtet. Fylkestinget i Hedmark kan vurdere dette dersom de synes det er aktuelt. Saksopplysninger og fakta Formålet med prosjektet var å avdekke om NDLA sine innkjøp, samhandling med leverandører og arbeidsmiljø samsvarer med regelverk, interne rutiner og etiske retningslinjer. Følgende problemstillinger lå til grunn for prosjektet: 1. Er det etablert system, rutiner og kontroller (økonomisk internkontroll) som forebygger og hindrer at korrupsjon og misligheter kan forekomme? 2. I hvilken grad er NDLA sine innkjøp fra leverandør av tekniske tjenester i tilstrekkelig grad dokumentert og etterprøvbare, med behovsvurdering, spesifisert faktura med tilhørende bilag, fakturadokumentasjon fra underleverandører mm.? 3. I hvilken grad er innkjøp fra andre leverandører NDLA har hatt avtaler med tilstrekkelig dokumenterte og etterprøvbare gjennom behovsvurdering, spesifisert faktura med tilhørende bilag, fakturadokumentasjon fra underleverandører mm.? 4. I hvilken grad har samhandling/interaksjon med leverandør av tekniske tjenester og andre utvalgte aktører blitt håndtert på en profesjonell og forretningsetisk måte, og i samsvar med regelverk og evt. interne rutiner og retningslinjer? 5. Hvordan og i hvilken grad har ekstern leverandør av tekniske tjenester vært involvert i daglig teknisk drift av NDLA?

4 a. I hvilken grad har ekstern leverandør av tekniske tjenester hatt tilgang til og vært involvert i etablering av intern kommunikasjon som e-postsystem og andre interne kommunikasjonsverktøy? b. I hvilken grad har NDLA inngått databehandleravtale med ekstern leverandør av tekniske tjenester i de tilfellene der dette har vært aktuelt? c. I hvilken grad har NDLA sikret tilstrekkelig vern av sensitiv informasjon knyttet til innkjøp, leverandørinformasjon mv.? 6. I hvilken grad har NDLA sikret et forsvarlig arbeidsmiljø? a. I hvilken grad er det etablert system og rutiner for å legge til rette for varsling? b. I hvilken grad har NDLA sikret tilstrekkelig tilrettelegging og håndtering av melding/varsel om kritikkverdige forhold i organisasjonen? c. I hvilken grad har det blitt varslet om kritikkverdige forhold i organisasjonen? d. I hvilken grad er evt. varsling i NDLA gjennomført på en forsvarlig måte? e. I hvilken grad har NDLA fulgt opp og behandlet ansatte som har meldt fra om kritikkverdige forhold i organisasjonen i samsvar med gjeldende regelverk? Deloitte har i forvaltningsrevisjonen brukt dokumentanalyse, intervju, spørreundersøkelser, stikkprøvekontroll, innsyn i elektronisk kommunikasjon og verifiseringsprosesser som metoder. Sekretariatet i Hordaland vurderte at Deloitte hadde levert en god rapport som var i samsvar med kontrollutvalgets bestilling. Deloitte kommer med følgende konklusjoner og anbefalinger til NDLA og fylkesrådmannen basert på forvaltningsrevisjonsprosjektet: 1. Sikrar at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om relevante rutinar og internkontrolltiltak knytt til anskaffingar og innkjøp. 2. Etablerer rutinar for fakturahandsaming som sikrar at det blir utført kontroll av at fakturaar frå leverandørar inneheld all naudsynt informasjon. 3. Fullfører arbeidet med å etablere rutinar for kommunikasjon og rapportering mellom dagleg leiing og styret. 4. Vurderer korleis ein kan tydeleggjere overfor medarbeidarane i NDLA kven som har kva roller i samarbeidet når det gjeld innkjøp, samt korleis NDLA er organisert med omsyn til bestilling og avgjersler rundt utviklingsarbeid. 5. Går gjennom og avklarar med dei ulike involverte partane korleis handsaming av personopplysningar om NDLA sine brukarar skal organiserast og dokumenterast, og inngår databehandlaravtalar som manglar for å sikre at handsaming av personopplysningar blir regulert i samsvar med gjeldande regelverk. 6. Sikrar at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om system og rutinar for: 1. Avviksmelding og -handtering. 2. Varsling om kritikkverdige forhold. 7. Sikrar at medarbeidarar som varslar om kritikkverdige forhold i samsvar med arbeidsmiljølova, blir følgt opp og teke hand om i samsvar med gjeldande føresegn om vern mot gjengjelding ved varsling. Fylkestinget i Hordaland vedtok følgende da de behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten den 3. og :

5 På bakgrunn av forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) - Del II ber fylkestinget fylkesrådmannen og NDLA om å syta for å: 1. Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om relevante rutinar og internkontrolltiltak knytt til anskaffingar og innkjøp. 2. Etablere rutinar for fakturahandsaming som sikrar at det blir utført kontroll av at fakturaar frå leverandørar inneheld all naudsynt informasjon. 3. Fullføre arbeidet med å etablere rutinar for kommunikasjon og rapportering mellom dagleg leiing og styret. 4. Tydeleggjere overfor medarbeidarane i NDLA kven som har kva roller i samarbeidet når det gjeld innkjøp, samt korleis NDLA er organisert med omsyn til bestilling og avgjersler rundt utviklingsarbeid. 5. Gå gjennom og avklarar med dei ulike involverte partane korleis handsaming av personopplysningar om NDLA sine brukarar skal organiserast og dokumenterast, og inngår databehandlaravtalar som manglar for å sikre at handsaming av personopplysningar blir regulert i samsvar med gjeldande regelverk. 6. Sikre at alle medarbeidarar i NDLA er tilstrekkeleg informert om system og rutinar for: 1. Avviksmelding og -handtering. 2. Varsling om kritikkverdige forhold. 7. Sikre at medarbeidarar som varslar om kritikkverdige forhold i samsvar med arbeidsmiljølova, blir følgt opp og teke hand om i samsvar med gjeldande føresegn om vern mot gjengjelding ved varsling. 8. Å laga ein prioritert handlingsplan til kontrollutvalet innan som viser kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Vurderinger Følgende er hentet om forsinkelsene av rapporten fra saksframlegget utarbeidet av kontrollutvalgssekretariatet til Hordaland fylkeskommune: "Revisjonsrapporten skulle etter planen ha vore levert innan Grunnen til at den vart forseinka med ca. 8 månader skuldast i hovudsak krevjande kommunikasjon med NDLA og usemje med NDLA rundt gjennomføring av spørjeundersøking og handsaming av personopplysningar. Kontrollutvalet har vorte orientert om utviklinga i forvaltningsrevisjonen med jamne mellomrom. På bakgrunn av denne utviklinga har kontrollutvalet også måtte løyve fleire timar til prosjektet enn det som låg i den opphavlege bestillinga. Deloitte skildrar forseinkinga av revisjonsrapporten slik i punkt 1.3 i rapporten: «Gjennomføringa av revisjonen har tatt ein del lenger tid enn det som var planlagt. Dette skuldast i hovudsak to utfordringar: kommunikasjon i samband med oppstart av forvaltningsrevisjonen og usemje rundt gjennomføring av spørjeundersøking og handsaming av personopplysningar i samband med denne. I samband med oppstart av forvaltningsrevisjonen, oppnemnte NDLA ein innleidd innkjøpsrådgjevar som verksemda sin kontaktperson ovanfor revisjonen. Dette medførte ein del uklarheiter knytt til igangsetting og gjennomføring av forvaltningsrevisjonen, og gjorde at revisjonen måtte bruke tid og ressursar på å avklare ei rekke praktiske forhold før arbeidet kunne bli sett i gang. I samband med verifisering blir det opplyst frå NDLA at så snart det blei gjort kjent for NDLA at bruk av ekstern ressurs skapte uklarheiter knytt til gjennomføring av forvaltningsrevisjonen, blei kontaktperson skifta ut og dagleg leiar tok på seg rolla som kontaktperson for revisjonen. Det blir vidare opplyst i

6 samband med verifisering at NDLA sin bakgrunn for å foreslå ein ekstern ressurs, var eit ønske om å sikre kvalitet i revisjonsprosessen. I samband med gjennomføring og bruk av spørjeundersøkinga revisjonen hadde planlagt som ein del av datainnsamlinga i forvaltningsrevisjonen, blei det frå NDLA stilt spørsmål ved respondentane i undersøkinga var sikra tilstrekkeleg anonymitet, om Deloitte som Hordaland fylkeskommune sin revisor hadde inngått databehandlaravtalar med fylkeskommune som regulerte innsamling av ev. personopplysningar og sensitive personopplysningar som kunne komme fram som ein del av undersøkinga, og om Deloitte hadde konsesjon frå Datatilsynet for å gjennomføre denne typen spørjeundersøkingar. Revisjonen gjorde fleire forsøk på å avklare dette med NDLA, og inkluderte også fylkesrådmann og kontrollutval i denne prosessen, utan at NDLA var nøgd med dei svara revisjonen kom med knytt til handsaming av personopplysningar, rolleavklaring knytt til databehandling, behov for databehandlaravtale mellom fylkeskommunen, samt ev. konsesjonsplikt. Deloitte har rutinar både for å melde om innsamling av personopplysningar og for å inngå databehandlaravtalar. Dette inkluder mellom anna databehandlaravtale med Questback, ettersom Deloitte nyttar deira system for å gjennomføre spørjeundersøkingar. NDLA har ikkje vore einige i dei premissane som har vore lagt til grunn i denne prosessen. Dette gjeld i særleg grad premissen om at Deloitte som revisor kan vere behandlings-ansvarleg for dei data som blir samla inn i samband med spørjeundersøkingar. For å få rettleiing knytt til rollefordeling innan databehandling i samband med gjennomføring av forvaltningsrevisjon i kommunar og fylkeskommunar, kontakta Deloitte Datatilsynet. Datatilsynet har stadfesta (i ein ikkje-bindande uttale) at revisjonen sin praksis er i samsvar med gjeldande regelverk. Datatilsynet understrekar likevel at kven som skal vurderast som behandlingsansvarleg må vere ei vurdering som blir gjort i kvart enkelt tilfelle, og at rollene som behandlingsansvarleg og databehandlar i revisjonssamanheng kan vere vanskeleg å plassere. I samband med verifisering blir det opplyst frå NDLA at NDLA sine innspel i prosessen rundt gjennomføring av spørjeundersøking var motivert ut frå to omsyn. Det eine var at dei juridiske råd NDLA fekk innhenta i samband med gjennomføring, tilsa at det var behov for å få avklart om kontrollutvalet sin praksis med å gi Deloitte rolle som behandlingsansvarleg var riktig. Det andre omsynet var at medarbeidarar i NDLA ga uttrykk for at dei opplevde spørjeundersøkinga som uklar med omsyn til anonymitet og personvern.» Sekretariatet i Hordaland hadde merket seg at Deloitte blant annet konkluderer slik i punkt 9 Konklusjon og tilrådingar i rapporten: «Revisjonen meiner dei grepa NDLA har tatt med omsyn til å styrke kontroll med anskaffingar og innkjøp på rammeavtalar er gode og riktig, og vidare at dei rutinane og kontrollane som er innført med omsyn til gjennomføring av anskaffingar og innkjøp er hensiktsmessige med tanke på sikre etterleving av regelverk om offentlege anskaffingar. Undersøkinga viser at NDLA i stor grad har etterlevd regelverk om offentlege anskaffingar i dei tre konkurransane som er gjennomført etter at nye system og rutinar blei etablert. Gjennom sitt arbeid med utvikling av system og rutinar for økonomisk internkontroll har NDLA, etter revisjonen si vurdering, også sørga for å redusere moglegheitsrommet knytt til mislegheitar og korrupsjon.»

7 «I undersøkinga kjem det fram at NDLA har dekt kostnadar til konferansedeltaking for tilsette hos leverandør av tekniske tenester. Etter revisjonen si vurdering har dette ikkje hatt dekning i dei underliggande kontraktane NDLA har hatt med leverandøren. Revisjonen meiner at så lenge dette ikkje har hatt dekning i kontrakt mellom NDLA og leverandøren, utgjer praksisen NDLA har hatt med å dekke kostnadar for leverandørar med omsyn til kompetanse- og kunnskapsutvikling ei ulovleg direkteanskaffing som ikkje er i samsvar med regelverk om offentlige anskaffingar.» «Undersøkinga viser at medarbeidarar i NDLA ved fleire tilfelle har tatt opp kritikkverdige forhold. Revisjonen meiner det er god grunn til å sjå dei medarbeidarane som har tatt opp kritikkverdige forhold i NDLA som varslarar. Slik revisjonen vurderer det, er det i alle tilfella varsla på ein forsvarleg måte. Revisjonen meiner at det i eitt tilfelle har foregått gjengjelding overfor den eine varslaren, i strid med føresegn i arbeidsmiljølova 2-5. Vidare meiner revisjonen at det i eitt tilfelle er grunn til å stille spørsmål ved om det har foregått gjengjelding overfor ein varslar, i strid med føresegn i arbeidsmiljølova 2-5.» Kontrollutvalget i Hordaland skulle behandlet rapporten i møte Men rett i forkant av møtet ble det overlevert et notat fra varslere til kontrollutvalget. Det ble dermed fattet følgende vedtak: 1. Skrifleg svar i høve notat frå varslarane motteke vert å sende sekretariatet etter møtet, etter at det har vore send på høyring til NDLA og fylkesrådmannen. 2. Kontrollutvalet ønskjer vidare å få meir informasjon i høve desse punkta: Habilitet Oversikt over leverandører til NDLA før og no Selskapsstruktur Den omtalte grafen frå 2013 Organisering/tilsette i NDLA før og no Eigarskap i leverandørselskap mv. før og no 3. Handsaming av revisjonsrapport NDLA, Del II vert utsett til møte i kontrollutvalet Tilsvaret frå Deloitte i høve notat frå varslarane, samt informasjonen det er bede om i punkt 2 over, vert å levere sekretariatet seinast innan Kontrollutvalet betraktar e-post dagsett som eit nytt varsel og det vert, etter å ha førespurt avsendar, å sende til rette organ i den aktuelle fylkeskommune. I tråd med punkt 1 og 2 i vedtaket over har sekretariatet i Hordaland mottatt følgende dokument fra Deloitte før de behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten: Notat - Deloittes kommentarer til «Kommentarer til rapport fra forvaltningsrevisjon II av NDLA», datert 22. mai 2017 Tillegg til rapport frå forvaltningsrevisjon av NDLA II - oppfølging av bestilling frå kontrollutvalet i møte 23. mai 2017 Begge dokumentene er vedlagt saken, og de er med på å utdype informasjon som allerede går fram av forvaltningsrevisjonsrapporten om NDLA. Dokumentet «Tillegg til rapport frå forvaltningsrevisjon av NDLA II - oppfølging av bestilling frå kontrollutvalet i møte 23. mai 2017» svarer på de ekstra spørsmålene kontrollutvalget i Hordaland ville ha svar på etter møtet i mai.

8 Slik sekretariatet i Hordaland så det, kom det ikke fram nye opplysninger i dokumentene som ga grunnlag for å endre på forslag til innstilling som lå til grunn i sak til kontrollutvalget Kontrollutvalgssekretariatet Innlandet vil presisere at det er gjort viktige funn som viser at slike omfattende samarbeid kan være kompliserte. Det vurderes som positivt at kontrollutvalget i Hordaland inviterte til samarbeid, da dette fører til at flere av eierne av NDLA blir orientert om saken og eierrepresentanten kan være med å påvirke at anbefalingene blir fulgt. Konklusjon Det er Hordaland fylkeskommune som har det juridiske ansvaret ovenfor NDLA. Fylkesrådmannen i Hordaland og NDLA skal gi en tilbakemelding til kontrollutvalget i egen fylkeskommune på oppfølging av anbefalinger gitt i rapporten. Fylkestinget i Hedmark bør/kan ikke instruere NDLA og fylkesrådmannen i Hordaland direkte. Fylkestinget i Hedmark bør derfor heller forvente at kontrollutvalget i Hedmark kan motta samme informasjon og se på oppfølgingen av undersøkelsen i etterkant. Fylkestinget vil bli orientert om oppfølgingen i egen sak etter at kontrollutvalget har sett på oppfølging av gitte anbefalinger. Fylkestinget bør/kan også forvente at egen representant i NDLA vil være med på å rydde opp i de svakhetene/manglene som er kommet fram. På bakgrunn av dette anbefales det at kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget tar saken til orientering og ber om at kontrollutvalget i Hedmark mottar den prioriterte handlingsplanen som kontrollutvalget i Hordaland har bedt om.

9 Saksprotokoll Utvalg: Fylkestinget, komitebehandling Møtedato: Sak: 1/18 Resultat: Arkivsak: 17/7404 Tittel: Saksprotokoll - Forvaltningsrevisjon av "Nasjonal digital læringsarena (NDLA) II Behandling: Saken har ikke vært til behandling i komite. Vedtak: Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

10 Saksprotokoll Utvalg: Fylkestinget, komitebehandling Møtedato: Sak: 73/17 Resultat: Arkivsak: 17/7404 Tittel: Saksprotokoll - Forvaltningsrevisjon av "Nasjonal digital læringsarena (NDLA) II Behandling: Saken har ikke vært til behandling i komite. Vedtak: Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

11 Saksprotokoll Utvalg: Fylkestinget Møtedato: 11. og Sak: 73/17 Resultat: Saken utsatt Arkivsak: 17/7404 Tittel: Saksprotokoll - Forvaltningsrevisjon av "Nasjonal digital læringsarena (NDLA) II Behandling: Geir Byberg (KrF) fremmet forslag om å utsette saken til fylkestinget i januar 2018, slik at fylkestinget kunne få en orientering om saken før den ble behandlet. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes til fylkestinget i januar 2018 Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

12 Saknr. 17/ Saksbehandler: Randi Sletnes Bjørlo Avtale vedrørende sammenslåing av Hedmark og Oppland fylkeskommuner Innstilling til vedtak: 1) Hedmark fylkesting foreslår at navnet på den nye fylkeskommunen blir Innlandet fylkeskommune 2) Det nye fylkestinget skal ha 57 medlemmer 3) Visjon og verdier for sammenslåingsprosessen skal være identiske med de som er fremforhandlet av forhandlingsutvalget 4) Den nye fylkeskommunen skal styres etter formannskapmodell 5) Lokalisering av sentraladministrasjonen skal være som følger: Oppland/Lillehammer/Gjøvik: Kultur (herunder fylkesbibliotek, idrett, friluftsliv) Kulturarv Fylkesarkiv Kollektivtrafikk (herunder ansvar for klimasatsing innenfor kollektivtransport, og oppgaver knyttet til jernbane/jernbanefora) Fagskolen Innlandet (Gjøvik) Hedmark/Hamar: Politisk og administrativ ledelse Samferdsel + sams vegadministrasjon Næring Internasjonalt arbeid Videregående opplæring, kompetanse og forskning Klima og miljø (med unntak av klimasatsing innenfor kollektivtransport)

13 Plan Folkehelse Fylkestannlegen Kommunikasjon Personal, organisasjon (HR), Bedriftshelsetjeneste Arkiv Økonomi Regnskap Innkjøp Sekretariatet for fylkesordfører, fylkesting, råd og utvalg IKT og eiendomsforvaltning skal være lokalisert både på Hamar og i Lillehammer. Ledelsen skal lokaliseres på Hamar. 6) Målformen i den nye fylkeskommunen skal være språklig nøytral 7) Ingen av de ansatte i de to fylkeskommunene skal sies opp som direkte følge av sammenslåingen 8) Retningslinjer for økonomiske disponeringer skal være identiske med de som er fremforhandlet av forhandlingsutvalget 9) Kommunene er fylkeskommunens viktigste samarbeidspartnere, og involveres tidlig i prosessen. Det settes i gang en prosess vedrørende fremtidig organisering av regionrådene i de to fylkeskommunene. Kommunene inviteres inn i dette arbeidet. Vedlegg: - Forhandlingsavtale Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

14 Saksutredning Avtale vedrørende sammenslåing av Hedmark og Oppland fylkeskommuner Innledning og bakgrunn Stortinget vedtok 8. juni å slå sammen Hedmark og Oppland fylkeskommuner fra 1. januar På denne bakgrunn opprettet fylkestinget i Hedmark og fylkestinget i Oppland, et forhandlingsutvalg med politikere fra begge fylkeskommuner, som fikk i mandat å komme til enighet på en rekke punkter. Et forslag til forhandlingsavtale skulle legges frem for begge fylkestingene 15. januar Saksopplysninger fakta Inndelingsloven fastsetter at det er Stortinget som skal gjøre vedtak om fylkessammenslåinger. 8. juni 2017 vedtok stortinget en sammenslåing av Hedmark og Oppland fylkeskommune fra 1. januar (Prop. 84 S ( ), Innst. 385 S ( ) I etterkant av stortingsvedtaket, innkalte Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) de to fylkestingene til felles fylkestingsmøte den 23. oktober Inndelingsloven angir et minimum saker som skal drøftes på et slikt felles møte: a) Forslag til navn på det nye fylket b) Antallet medlemmer i det nye fylkestinget c) Kriterier for sammensetting av og funksjoner til en fellesnemnd, jf. 26 i inndelingsloven d) valg av revisor for fellesnemndas virksomhet e) Opprettelse av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringen av sammenslåingen. Forhandlingsutvalg og mandat I etterkant av felles møte må hvert enkelt fylkesting gjøre vedtak om disse drøftingspunktene. Begge fylkestingene har i etterkant av drøftingsmøtet valgt en fellesnemnd, samt revisor for fellesnemndas virksomhet. Videre valgte fylkestingene i Hedmark og Oppland et forhandlingsutvalg bestående av seks politikere: Per-Gunnar Sveen (A), fylkesrådsleder i Hedmark fylkeskommune Aasa Gjestvang (SP), nestleder i fylkesrådet i Hedmark fylkeskommune Rune Øygarden (H), opposisjonsleder i fylkestinget i Hedmark Even Aleksander Hagen (A), fylkesordfører i Oppland fylkeskommune Aud Hove (SP), fylkesvaraordfører i Oppland fylkeskommune Kari-Anne Gjønnes (H), opposisjonsleder i Oppland fylkeskommune Mandatet til forhandlingsutvalget var å fremforhandle en avtale som skulle legges frem for behandling i begge fylkesting 15. januar Avtalen skulle omfatte følgende: a. Navn på den nye fylkeskommunen b. Plattform og visjon for den nye fylkeskommunen c. Politisk organisering i den nye fylkeskommunen d. Størrelse på det nye fylkestinget e. Lokalisering av hovedsete for den nye fylkeskommunen f. Målform i den nye fylkeskommunen g. Forholdet til de ansatte

15 h. Reglement for fellesnemnda i. Økonomi j. Oppgaver og forholdet til staten k. Forholdet til kommunene Forhandlingsutvalget har gjennomført fire møter i 2017, og ett møte i Utvalget har kommet til enighet på alle punkter i mandatet. a. Navn på den nye fylkeskommunen Det er Stortinget som treffer vedtak om navnet på de nye fylkeskommunene. KMD legger opp til en samlet proposisjon for alle fylkessammenslåingene våren I KMD sin veileder om etablering av nye kommuner og fylkeskommuner, fremgår det at det vil legges stor vekt på fylkeskommunenes egne ønsker ( uner_og_fylkeskommuner_publisering.pdf) Det står også at departementet legger til grunn at kommuner og fylker velger unike navn, det vil si navn som ikke er i bruk av andre (kommuner) og fylker. Ved valg av navn sier departementet at det kan være hensiktsmessig om kommunestyret/fylkestinget vurderer navn som har samme form på bokmål og nynorsk. Videre blir det vist til at Språkrådet kan gi råd om navnevalg. På bakgrunn av innspill fra de politiske partiene, Ungdommens fylkesting i Hedmark, samt privatpersoner har forhandlingsutvalget diskutert følgende navn på den nye fylkeskommunen: Innlandet, Østlandet, Hedmark og Oppland, Opplandene/Opplandet og Eidsiva. De ulike forslagene er oversendt Språkrådet, som har gitt sin vurdering. Opplandene, Opplandet Historisk sett dekket «Upplandet» Romerike, Odalen, Solør, Hedmarken, Vardal og Biri, Hadeland med Toten og Land og Ringerike. Videre mot nord og vest innbefatter Opplandene alle områder mot Svenskegrensen til og med Dovrefjell, inklusive Alvdalene og Gudbrandsdalen og i nordvest Lom (Kilde: Historiker Andreas Holmen). Det foreligger, ulike former av navnet (Opplandene) i ulike kilder og til ulike tider, både entallsformer og flertallsformer, blant annet; Uppland, Upplandet, Oppland, Opplanda, Opplandene. Språkrådet har uttalt følgende om «Opplandet/Opplandene»: «Opplanda, som i utgangspunktet betyr de øvre landa / den øvre regionen, peker seg ut som en opplagt kandidat til nytt fylkesnavn for dagens to fylker Hedmark og Oppland. Det har solid historisk grunnlag. Det var et vanlig navn i middelalderen og tidligere, og i forma Oplandene ble det også brukt godt inn i dansketida. Lokalhistoriewikis artikkel om Opplanda gir et godt bilde av historikken og utstrekninga for området: «Opplanda [ ] var en del av Eidsivatingets krets, og omfattet de tre fylkene Raumafylke, Heinafylke og Hadafylke. I tillegg ble Østerdalene og Gudbrandsdalen regnet med til Opplanda.» Hedmark er historisk knytta til den sørlige delen av dagens Hedmark fylke. I det gammalnorske Upplǫnd er lǫnd flertallsform av land, noe som ikke kommer fram med land i moderne norsk. Dette taler for å bruke Opplanda nettopp i bestemt form flertall, også for i dagens situasjon å vise at det er snakk om flere områder. Ei entallsform som Opplandet vil ikke ha den historiske referansen, og gir heller ikke samme konnotasjoner som flertallsforma. Oppland aleine er ikke nevnt i forespørselen, og dette navnet knytter seg i dag til det eksisterende fylket. Sjøl om Opplanda i dansketida var skrevet Oplandene, er det varianten -landa som vil være i samsvar med reglene i stedsnavnloven om at skrivemåten av stedsnavn skal være i samsvar med rettskrivinga og nedarva uttale. Varianten landa har solid dialektgrunnlag i dagens to fylker, og det er rettskrivingsform på både bokmål og nynorsk».

16 Eidsiva Eidsiva er navnet på strøm og nettleverandør hvor både Hedmark fylkeskommune og Oppland fylkeskommune er inne på eiersiden. Navnet «Eidsiva» brukes også om Eidsivating lagmannsrett, som har sete på Hamar. Lagmannsrettens jurisdiksjon omfatter alle kommuner i Hedmark og Oppland, samt kommunene på Romerike som sogner til Øvre Romerike tingrett, og Nedre Romerike tingrett i Akershus. Språkrådet har uttalt følgende om «Eidsiva»: Eidsiva eller Eidsivafylke ville som navn ha vært en god parallell til et eventuelt Gula eller Gulafylke. Det ville i så fall ha vært en fordel å se de to navna i sammenheng. Eidsivatinget, som skal ha blitt oppretta av kong Olav Haraldsson (den hellige), omfatta nettopp de historiske Opplanda. Også dagens Eidsivating lagmannsrett omfatter disse områdene, der Romeriks-kommunene er med. Innlandet «Innlandet» er i bruk i flere sammenhenger, og en rekke aktører som dekker dagens Hedmark og Oppland har tatt i bruk navnet: Høgskolen Innlandet, Sykehuset Innlandet, fagskolen Innlandet, Olympiatoppen Innlandet, Teater Innlandet og Innlandet politidistrikt. Språkrådet har uttalt følgende om «Innlandet»: Vi er klar over at Innlandet de siste tiåra er tatt i bruk i flere sammenhenger som gjelder Hedmark og Oppland. Som inndelingsnavn vil det likevel være helt nytt, og vi mener den allmenne betydninga av ordet innland, den indre delen av et område, taler imot å etablere det som fylkesnavn. Rett nok er Hedmark og Oppland de eneste innlandsfylkene i Norge, men innland og innlandet blir brukt om indre områder i hele landet, og om innlandsområder andre steder på jorda. (For eksempel har den grønlandske innlandsisen ingenting med Hedmark og Oppland å gjøre.) Østlandet Vestlandsfylkene Hordaland og Sogn- og Fjordane ønsker å kalles «Vestlandet» når de to fylkene slås sammen. Ingen av fylkene på Østlandet har sette dette navnet som aktuelt, slik at navnet kunne være aktuelt for Hedmark og Oppland. Språkrådet har uttalt følgende om «Østlandet»: Språkrådet mener at Vestlandet ikke bør brukes når to av fire vestlandsfylker slår seg sammen, fordi store deler av det eksisterende Vestlandet og flertallet av vestlendingene da ikke vil være en del av storfylket med dette navnet. Østlandet brukt om bare Hedmark og Oppland ville ha vært enda mer misvisende, siden seks av østlandsfylkene ikke er med i denne sammenslåinga. Hedmark og Oppland Språkrådet har uttalt følgende om «Hedmark og Oppland», eller «Oppland og Hedmark Fylkeskommune» Etter vårt syn bør det også være mulig å videreføre dagens fylkesnavn som dobbeltnavn, slik vi nå har i Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane. Det bør i så fall være binding med og, ikke med bindestrek. De to navna er like lange, slik at uttaleforhold ikke taler særlig for én spesiell rekkefølge. Alfabetisk rekkefølge vil sjølsagt gi Hedmark og Oppland. Forhandlingsutvalget har foreslått «Innlandet» som navn på den nye fylkeskommunen.

17 b. Plattform og visjon for den nye fylkeskommunen Forhandlingsutvalget har tolket oppdraget slik at det er plattform og visjon for selve sammenslåingen, som nå skal utarbeides. Plattform og visjon for den nye fylkeskommunen som trer i kraft 1. januar 2020, krever en bredere involvering. Forhandlingsutvalget satte ned en arbeidsgruppe med representanter for de to fylkeskommunene, som fikk i oppdrag å utarbeide forslag til plattform og visjon for sammenslåingsprosessen. Utgangspunktet for sammenslåingen, er alt de to fylkene har: Storslått natur og verdifulle naturressurser Mangfold med flatbygder, åser, skog, fjell, sjø og elver. Lengste elva, største innsjøen og høyeste fjellet Taigaen fra Morokulien til Vladivosto Variert næringsliv, rik kompetanse og stolte innbyggere Ferdselsårene, transportkorridorene øst-vest, nord-sør binder landet sammen. Sentral plassert og kort avstand til Oslo og omegn. Deler grense med Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Buskerud, Akershus, Oslo, Värmland, Dalarne og Jämtland. På denne bakgrunn har forhandlingsutvalget lagt frem følgende forslag Visjon for sammenslåingsprosessen: Nye utfordringer - større muligheter I tillegg til visjon er det også enighet om tre kjerneverdier for sammenslåingsprosessen: Vi skal være: Rause Vi skal være rause med hverandre. Med god porsjon raushet utviser vi fleksibilitet og bygger tillit til hverandre. Gjennom et fellesskap basert på romslighet, redelighet og åpenhet skaper vi ett fylke. Inkluderende Vi skal være lyttende og ha respekt for hverandres forskjeller med fokus på demokratiet i sammenslåingsprosessen. I prosessen skal vi ta hensyn til mangfoldet, og bestrebe oss på å involvere kommunene, næringslivet, innbyggerne i både byer og grender, folkevalgte og ansatte i størst mulig grad. Moderne Vi skal være offensive og bygge opp en moderne, framtidsrettet og fleksibel organisasjon. Ved å styrke det regionale folkevalgte nivået sikrer og videreutvikler vi organisasjonens kompetanse for å løse større oppgaver og forsterke samfunnsutviklerrollen c. Politisk organisering i den nye fylkeskommunen Den fylkeskommunale organiseringen har basis i kommuneloven (lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992) som ble iverksatt 1. januar Kommuneloven legger opp

18 til at den enkelte fylkeskommune velger organisasjonsmodell innenfor de to overordnede modellene: formannskapsmodellen og den parlamentariske modellen (parlamentarisme). Fylkeskommunene skal stå mest mulig fritt til å avgjøre hvilken politisk og administrativ organisering som en lokalt finner mest hensiktsmessige. De to politiske styringsformene er formelt sidestilt, selv om formannskapsmodellen fortsatt regnes for å være normalmodellen i norsk lokalforvaltning. Fylkestinget kan vedta endring av styringsform, og dette skjer på det konstituerende møtet. Overgang til parlamentarisme, eller å gå tilbake til en formannskapsmodell, er regulert i kommunelovens 18. På samme måte som ved grunnlovsendring, må det avholdes valg mellom det tidspunkt forslaget settes fram, og det tidspunkt vedtaket treffes. Lovens 18.3 er likelydende for innføring av parlamentarisme og overgang tilbake til formannskapsmodellen. Dette innebærer at man også ved overgang til formannskapsmodellen må ha vedtak over to perioder. Formannskapsmodell I Kommuneloven står det at fylkeskommuner som styres etter formannskapsmodell skal ha følgende organer: fylkesting, fylkesutvalg, kontrollutvalg og partssammensatt utvalg (administrasjonsutvalg). Det skal også velges en fylkesordfører. Fylkeskommunen står ellers fritt til å opprette faste utvalg, underutvalg, komiteer og styre for institusjoner og bedrifter. Når det gjelder stillinger, fastsetter kommuneloven at fylkeskommunen skal ha en administrasjonssjef (fylkesrådmann) og en revisor. Fylkestinget Fylkestinget er fylkeskommunens øverste organ, og fylkesordføreren er den fremste folkevalgte. Fylkesordfører leder møtene i fylkesting og fylkesutvalg. I formannskapsmodellen velger fylkestinget representanter til fylkesutvalg, eventuelle sektorstyrer og utvalg, ved forholdstallsvalg. Dette betyr at partiene får representanter i de ulike fora i forhold til hvor mange representanter de fikk inn i fylkestinget ved valget. Fylkesutvalget Fylkesutvalget er det utøvende utvalget, og det skal ha minst 5 medlemmer (jf. kommunelovens 8 nr.1). Medlemmer og varamedlemmer til fylkesutvalg velges blant medlemmene av fylkestinget. Valget holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg. Fylkesutvalget behandler forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Utover dette gis fylkesutvalget den myndighet som fylkestinget bestemmer. Fylkesutvalget vil i tillegg til de områder hvor de er gitt avgjørelsesmyndighet være forberedende organ for saker som skal opp i fylkestinget. Fylkesordfører og varaordfører Fylkestinget velger selv fylkesordfører og varaordfører blant fylkesutvalgets medlemmer. Fylkesordfører leder møtene i fylkestinget og fylkesutvalget. Han eller hun er rettslig representant for kommunen og fylkeskommunen, og underskriver på dennes vegne i alle tilfelle hvor myndigheten ikke er tildelt andre. Ordføreren har også møte- og talerett i alle kommunale organ. Utvalg eller komiteer Fylkestinget står fritt til å organisere virksomheten ved å opprette faste utvalg eller komiteer Utvalgene kan gis avgjørelsesmyndighet på nærmere bestemte områder, mens komiteene er saksforberedende organ for fylkestinget. I kommuner med formannskapsmodell har det tradisjonelt vært vanligst å organisere seg med såkalte hovedutvalg. Modellen bygger på at administrasjonen er delt inn i sektorer med politiske hovedutvalg som er ansvarlige for og etter hvert opparbeider seg kompetanse innenfor - hver sin sektor.

19 En kan også velge å organisere seg med komiteer. Alle utvalg med beslutningsmyndighet (unntatt formannskapet) avskaffes, og i stedet innføres komiteer, som saksforberedende organ for kommunestyret - etter mønster fra stortingskomiteene. Komiteene har pr definisjon ikke avgjørelses- /beslutningsmyndighet, jf. kommunelovens 10a. Administrasjonssjefen Administrasjonssjefen, som normalt betegnes som fylkesrådmann, tilsettes av fylkestinget. Administrasjonssjefen er øverste leder for den samlede fylkeskommunale administrasjonen, med de unntak som følger av lov, og innenfor de rammer som fylkestinget fastsetter. Administrasjonssjefen har ansvar for at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og for at politiske vedtak følges opp og iverksettes. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle fylkeskommunale folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget. Fullmakts plassering i formannskapsmodellen Utgangspunktet er at fylkestinget har et politisk og juridisk ansvar for fylkeskommunens totale virksomhet og økonomi. I kommuneloven er formuleringen at «fylkestinget selv» må gjøre vedtak, og dette innebærer et delegasjonsforbud. Dette gjelder oppgaver på overordnet nivå innen planlegging, organisering, valg og tilsetting. Fylkesutvalget fremmer innstilling om økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak for fylkestinget, som selv må gjøre endelig vedtak. Parlamentarisk styringsform Evalueringene som er gjort av parlamentarisme viser at de norske kommunene og fylkeskommunene som har valgt parlamentarisme, har utformet styringssystemet forskjellig. Dette innebærer at det er vanskelig å presentere en «standard modell for parlamentarisk styreform». Det er imidlertid noen viktige prinsipielle forskjeller på formannskapsmodellen og parlamentarisk styreform: -organiseringen av valg til det utøvende organet - bemanningen av det utøvende organet -det utøvende organets ansvar - det utøvende organets oppgaver -ordførerrollen. Fylkesråd Fylkesrådet velges av fylkestinget (jf. kommunelovens 19) og utgjør fylkeskommunens utøvende politiske ledelse. Fylkesrådet velges med flertallsvalg. Valg av leder og nestleder som danner råd, skjer i fylkestinget, alternativt ved at fylkesordfører peker på lederkandidat. Etter kommuneloven er fylkesrådet øverste leder av fylkeskommunens administrasjon. Medlemmer av rådet kan plukkes fra representantene i kommunestyret/ fylkestinget, eller blant borgere i kommunen/ fylket som ikke er folkevalgte. Fylkesrådet kan være basert på kollektivt ansvar eller «ministerparlamentarisme». Kollektivt ansvar innebærer at rådet står samlet ansvarlig ovenfor de folkevalgte. Ministerparlamentarisme innebærer at hvert av medlemmene i rådet får ansvar for hvert sitt saksområde.

20 Graden av delegasjon fra kommunestyret/fylkestinget til rådet, vil ha stor betydning for om systemet blir konsensus- eller majoritetspreget. Rådet har gjerne beslutningsmyndighet på saker som ikke er av prinsipiell betydning. Fylkesrådet og administrasjonen Rådets strategiske overtakelse av administrasjonen bidrar til et mer majoritetspreget styresett. Når et kommune- eller fylkesråd erstatter rådmannen, gir dette økt politisk innflytelse i alle ledd i saksbehandlingsprosessen. Fylkesordfører Fylkesordfører har ansvar for å lede fylkestingets møter, og er fylkeskommunens rettslige representant (jf. kommunelovens 9). Selv om fylkesordføreren fortsatt vil være kommunens og fylkeskommunenes fremste folkevalgte representant, er det fylkesrådslederen som sitter med styringen. Opposisjonen Opposisjonens arbeidsbetingelser i en parlamentarisk styringsmodell er regulert i kommunelovens 21: Grupper av kommunestyremedlemmer eller fylkestingsmedlemmer som ikke deltar i kommunerådet eller fylkesrådet, skal sikres nødvendig utredningsmessig og kontormessig assistanse. Utvalg eller komiteer Som under formannskapsmodellen kan fylkestinget opprette faste utvalg og fylkestingskomiteer som saksforberedende organ, jf. kommunelovens 10. NIBR Større regioner - samfunnsutviklerrollen Hofstad og Sandkjær Hanssen skriver om styringsmodell i større regioner i NIBR-rapport 2016:6. Her skriver de: «Parlamentarismemodellen er ikke nødvendigvis veien å gå for nye, større regioner. Som strategiske, mobiliserende og samordnende samfunnsutviklere er det viktig at nye regioner finner fram til omforente og langsiktige mål og prioriteringer. For å sikre dette bør mål og prioriteringer bygge på et solid samarbeid med egne fagfolk, samt forhandlinger og diskusjoner med opposisjonen. Strategiske veivalg for regional utvikling som tas i en polarisert politisk situasjon, av et fylkesråd i flertall, risikerer å bli kastet om på etter neste valg. For å sikre en kontinuitet i de strategiske veivalgene som tas, slik at de gir forutsigbarhet for andre offentlige aktører (for eksempel for tunge investeringer i offentlig infrastruktur) og private aktører (for eksempel i investeringer i utbyggingsområder), er det en fordel med en politisk organiseringsmodell som fremmer politisk samarbeid på tvers og konsensus. Da kan en strategisk variant av formannskapsmodellen, kombinert med flere heltidspolitikere (både i posisjon og opposisjon), synes å være mer hensiktsmessig». Trøndelag fylkeskommune styres etter formannskapsmodell, mens Viken har vedtatt en parlamentarisk styreform. Forhandlingsutvalget anbefaler at den nye fylkeskommunen styres etter formannskapsmodell.

21 d. Størrelse på det nye fylkestinget Det er et minimumstall for antallet medlemmer i fylkestinget, og dette er knyttet til innbyggertallet. I kommunelovens 7 står det: Fylkestingets medlemstall skal være et ulike tall, som fastsettes slik for fylkeskommuner med: a. ikke over innbyggere, minst 19 b. over , men ikke over innbyggere, minst 27 c. over , men ikke over innbyggere, minst 35 d. over innbyggere, minst 43. Det er ikke gitt noen øvre ramme på antallet fylkestingsrepresentanter. Antallet fylkestingsrepresentanter i de to fylkestingene er i dag 33 (Hedmark) og 37 (Oppland). Mandatfordelingen de politiske partiene imellom er i dag som følger: Hedmark fylkesting Oppland fylkesting Arbeiderpartiet 16 Arbeiderpartiet 16 Senterpartiet 5 Senterpartiet 7 Høyre 5 Høyre 5 Fremskrittspartie 1 Fremskrittspartiet 3 t Miljøpartiet De 1 Miljøpartiet De 2 Grønne Grønne Sosialistisk 1 Sosialistisk 1 Venstreparti Venstreparti Venstre 1 Venstre 2 Pensjonistpartiet 1 Pensjonistpartiet 0 Kristelig 1 Kristelig Folkeparti 1 Folkeparti Uavhengig 1 Uavhengig 0 I Hedmark er det per utgangen av 2. kvartel innbyggere, mens det i Oppland er ( til sammen). Ser en på antallet fylkestingsrepresentanter i fylker med over innbyggere viser dette følgende: Innbyggere Antall FT representanter Oslo Akershus Hordaland Rogaland Trøndelag (sammenslått) KMD har utarbeidet «Lokaldemokrativeilederen» som er lagt på departementets hjemmeside. Her påpekes det at ved sammenslåing er det en risiko for ujevn geografisk representasjon. Videre er det risiko for at ombudsrollen svekkes hvis det blir skjevfordeling av politiske representanter. Det fremheves også at en reduksjon i antallet representanter kan føre til lavere andel ungdom og

22 Vedlagt ligger er sammenstilling hvor en ser mandatfordeling i det nye fylkestinget med ulike alternativer (43-67). Forhandlingsutvalget anbefaler at det skal sitte 57 representanter i det nye fylkestinget. e. Lokalisering av hovedsete for den nye fylkeskommunen Kongen i statsråd vedtok 10. mars 2017 sammenslåing av fylkesmannsembetene i Hedmark og Oppland til ett embete, og lokalisert på Lillehammer fra 1. januar Det ble i henhold til Kommunal- og moderniseringsdepartementet, lagt til grunn for denne avgjørelsen, at fylkesadministrasjonen til det sammenslåtte Hedmark og Oppland fylkeskommune, får hovedsete i Hedmark Det er videre bestemt at en avdeling hos Fylkesmannen skal lokaliseres på Hamar. I den felles utredningen «En ny region Hedmark og Oppland», som ble ferdigstilt i oktober 2016, ble det fremhevet at en sammenslåing av de to fylkeskommunene kunne bidra til større og mer robuste fagmiljø som kan gi høyere kvalitet på utvikling og tjenester. Effektene av en slik samling av fagmiljøer kan svekkes dersom en ikke samlokaliserer disse. Samfunnsutviklerrollen innebærer at en må se flere fagområder i sammenheng, slik at fylkeskommunen kan gi strategisk retning til samfunnsutviklingen, mobilisere innsatsen og samordne og koordinere innsatsen. Forhandlingsutvalget har blitt enige om følgende funksjonsfordeling for sentraladministrasjonen: Oppland/Lillehammer/Gjøvik: Kultur (herunder fylkesbibliotek, idrett, friluftsliv) Kulturarv Fylkesarkiv Kollektivtrafikk (herunder ansvar for klimasatsing innenfor kollektivtransport, og oppgaver knyttet til jernbane/jernbanefora) Fagskolen Innlandet (Gjøvik) Hedmark/Hamar: Politisk og administrativ ledelse Samferdsel + sams vegadministrasjon Næring Internasjonalt arbeid Videregående opplæring, kompetanse og forskning Klima og miljø (med unntak av klimasatsing innenfor kollektivtransport) Plan Folkehelse Fylkestannlegen Kommunikasjon Personal, organisasjon (HR), Bedriftshelsetjeneste Arkiv Økonomi Regnskap Innkjøp Sekretariatet for fylkesordfører, fylkesting, råd og utvalg

23 IKT og eiendomsforvaltning skal være lokalisert både på Hamar og i Lillehammer. Ledelsen skal lokaliseres på Hamar. f. Målform i den nye fylkeskommunen Etter lov 11. april 1980 nr. 5 om målbruk i offentleg teneste (målloven) 5 kan kommunestyrer og fylkesting gjøre vedtak om å kreve en viss målform, bokmål eller nynorsk, i skriv fra statsorgan til kommunen eller fylkeskommunen. Kommunestyret eller fylkestinget kan også vedta at kommunen eller fylkeskommunen skal være språklig nøytral. En kommune eller fylkeskommune som ikke har gjort uttrykkelig målvedtak, vil også bli regnet som språklig nøytral. Kommunale målvedtak etter målloven 5 har også den rettsvirkningen at de ligger til grunn for hva som skal være tjenestemålet for regionale og lokale statsorgan, jf. forskrift 12. mai 1980 nr om målbruk i offentleg teneste 5 andre ledd og målloven 7. I Forskrift om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar, som forskrift 1. april 2007 nr. 378 om målvedtak i kommunar og fylkeskommunar (målvedtaksforskriften), går det frem at både Hedmark og Oppland fylkeskommuner har målform «nøytral» per i dag. Å være språklig nøytral innebærer at kommunen ikke tar stilling til en foretrukket målform. Ansatte kan bruke den målform de ønsker, med mindre fylkestinget vedtar noe annet. Det er per i dag kun fire fylkeskommuner som ikke er språklig nøytrale, og det er Hordaland, Sogn og Fjordane, Møre og Romsdal (alle tre har valgt nynorsk) og Østfold (bokmål). I rundskriv F/8 N/81 fra Kirke- og undervisningsdepartementet er det tatt stilling til hva som skjer med målvedtak i forbindelse med endringer i kommunestrukturen: «Kommunar som er regulerte på ein slik måte at to eller fleire kommunar er slått saman, må gjere nytt vedtak med krav om målform endå om alle dei samanslåtte kommunane har vedtak om den same målforma. Elles blir kommunen rekna for å vere språkleg nøytral». Målvedtak skal etter målloven 5 tredje ledd meldes til departementet. Siden 2016 har denne oppgaven vært delegert fra Kulturdepartementet til Språkrådet, slik at nye målvedtak skal meldes direkte til Språkrådet. Dersom en kommune eller fylkeskommune ikke melder fra om målvedtak, vil Språkrådet legge til grunn at kommunen eller fylkeskommunen er språklig nøytral. Forhandlingsutvalget har blitt enige om at den nye fylkeskommunen skal være språklig nøytral. g. Forholdet til de ansatte Både Trøndelag fylkeskommune og Aust- og Vest Agder fylkeskommuner har utarbeidet avtaler hvor det gis en garanti mot oppsigelse i omstillingsperioden. I forbindelse med sammenslåingen ble de to fylkeskommunene fra Trøndelag enige om en intensjonsplan som blant annet fastslår noen arbeidsgiverpolitiske føringer. Herunder står det: «Ingen som er ansatt i de to fylkeskommunene på sammenslåingstidspunktet skal kunne sies opp som følge av sammenslåingen. Endringer i stilling og arbeidsoppgaver må imidlertid påregnes. Vernet mot oppsigelse av medarbeidere som eventuelt blir overtallige som følge av sammenslåingen, skal vare i 5 år fra sammenslåingsdato. Intensjonsplanen sikrer altså at ansatte som måtte bli overtallig som følge av sammenslåingen, beskyttes mot oppsigelser i 5 år fra Dette som en følge av en politisk, og ikke rettslig garanti.

24 Vest-Agder fylkeskommune har også valgt å gi et vern mot oppsigelse som følge av sammenslåingen. Oppsigelsen er ikke tidsbegrenset. Forhandlingsutvalget anbefaler en avtale som innebærer at ingen av de ansatte i fylkeskommunen skal sies opp som direkte følge av sammenslåingen. h. Reglement for fellesnemnda Det er lovfestet at Fellesnemnda tar seg av det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk. Øvrige oppgaver og fullmakter for nemnda blir fastsatt i et reglement som må vedtas i begge fylkestingene. i. Økonomi I tabellen under er det sammenstilt noen utvalgte økonomiske hovedstørrelser for Hedmark og Oppland fylkeskommuner pr Økonomiske hovedstørrelser (i mill. kroner) Hedmark Oppland Sum Driftsinntekter i alt 3 213, , ,7 Herav: Frie inntekter 2 505, , ,1 Fordelt: Rammetilskudd 1 555, , ,1 Skatteinntekter 950,5 949, ,0 Driftsutgifter i alt 3 071, , ,8 Investeringsutgifter 423,7 807, ,3 Herav: Skoleinvesteringer 247,5 211,7 459,2 Fylkesveginvesteringer 166,7 575,9 742,7 Langsiktig gjeld ekskl pensj.forpl , , ,7 Kilde: Statistisk sentralbyrå, KOSTRA-tall (konsern) Totale driftsinntekter og driftsutgifter i Hedmark og Oppland ligger omtrent på samme nivå. Oppland hadde i 2016 et høyere investeringsnivå enn Hedmark - i hovedsak knyttet til høyere nivå på fylkesveginvesteringer. Investeringsnivået varierer imidlertid mye fra det ene året til det andre. Netto driftsutgifter pr. tjenesteområde i prosent av totale netto driftsutgifter viser hvordan fylkeskommuner prioriterer sine midler. Hovedbildet ut fra KOSTRA-tallene er at det andelsmessig brukes noe mer på områdene videregående opplæring og kultur i Hedmark, mens Oppland ligger høyere på samferdsel og næring. Netto driftsresultat Et netto driftsresultat over tid på om lag 4 prosent av driftsinntektene er brukt som mål på en fylkeskommunal økonomi i balanse. Netto driftsresultat er et uttrykk for fylkeskommunens handlefrihet og benyttes til finansiering av investeringer etter avsettes til senere bruk. Figuren under viser at både Hedmark og Oppland har hatt gode driftsresultater de siste årene, og også bedre enn landsgjennomsnittet. Hedmark har ligget høyere enn Oppland på netto driftsresultat.

25 Kilde: Statistisk sentralbyrå, KOSTRA-tall (konsern) Gjeldsgrad Figuren under viser langsiktig gjeld (eks pensjonsforpliktelser) i prosent av driftsinntekter. Gjeldsbelastningen i Oppland har økt de siste årene på grunn av økt investeringsnivå. I 2016 var gjeldsbelastningen 55,4 prosent i Hedmark, mot 64,6 prosent i Oppland. Begge fylkeskommunene lå i 2016 imidlertid godt under landsgjennomsnittet som var på 76,4 prosent. Kilde: Statistisk sentralbyrå, KOSTRA-tall (konsern) Forhandlingsutvalget har utarbeidet retningslinjer for økonomiske disponeringer frem til sammenslåing av de to fylkeskommunen. j. Oppgaver og forholdet til staten KMD har satt ned et utvalg (Ekspertutvalget) som skal se på hvilke oppgaver som kan legges til de nye fylkeskommunene. Både Hedmark og Oppland fylkeskommune har sendt inn tilnærmet like innspill til utvalget på hvilke statlige oppgaver som bør overføres. Ekspertutvalgets anbefalinger forventes å foreligge 1. februar 2018.

26 k. Forholdet til kommunene Både hedmark og Oppland har regionråd, men det er ulikheter når det gjelder organiseringen av disse. Forhandlingsutvalget har kommet frem til en avtale om at samarbeidet med kommunene prioriteres, og at kommunen involveres tidlig i prosessen. Vurderinger Innlandet er et innarbeidet navn for bedrifter og institusjoner som dekker begge dagens fylker, og er slik fylkesrådet ser det, det beste alternativet. Innlandet er innarbeidet som et begrep, ikke bare i Hedmark og Oppland, men også nasjonalt. Innlandet er et navn som dekker hele området i de to fylkene, og den nye fylkeskommunen vil være den eneste i landet uten kyst. Fylkesrådet slutter seg dermed til forhandlingsutvalgets forslag om at Innlandet fylkeskommune blir navnet på den nye fylkeskommunen. Fylkesrådet mener visjonen og verdiene som forhandlingsutvalget har lagt frem, bidrar til å tilrettelegge for en god sammenslåingsprosess. Det er viktig å presisere at arbeidet med visjon og verdier for den nye fylkeskommunen (fra 1. januar 2020), må sikres en bred forankring. Forhandlingsutvalget har kommet frem til en avtale som innebærer at den nye fylkeskommunen skal styres etter formannskapmodell. Det er fylkesrådets vurdering at Hedmark fylkeskommune har gode erfaringer med parlamentarisk styringsform. Evalueringer viser at målsettinger med parlamentarisk styringsform langt på vei er oppfylt i Hedmark. Samtidig vil det i en oppbyggingsfase, være viktig med bred politisk forankring, og fylkesrådet er opptatt av at det, slik det fremgår av NIBR rapporten, sikres kontinuitet i de strategisk veivalgene. Fylkesrådet vil derfor støtte forhandlingsutvalgets innstilling på dette punktet. Fylkesrådet er opptatt av at regionreformen skal være en demokratireform. Det nye fylket blir geografisk stort og sammensatt, og en bør sikre at de ulike regionene er representert i fylkestinget. Fylkesrådet støtter forhandlingsutvalgets forslag om 57 representanter i det nye fylkestinget. Hamar blir hovedsete for den nye fylkeskommunen. Dette er i tråd med de føringer som er lagt fra statens side i forbindelse med lokalisering av Fylkesmannen. I likhet med Fylkesmannen går forhandlingsutvalget inn for at det skal være aktivitet i begge fylker. Her må det påpekes at de fleste av fylkeskommunens arbeidsplasser er desentralisert, idet det er skoler og tannklinikker ute i de ulike regionene. Samtidig støtter fylkesrådet forhandlingsutvalgets forslag om å legge aktivitet også til Lillehammer og Gjøvik. Kultur og kulturvern må imidlertid fortsatt ses i sammenheng med fagområder som næring, samferdsel, arealplanlegging, kunnskapsutvikling mm, og det må sikres et nært samarbeid mellom enhetene i Hedmark og i Oppland. Kollektivtrafikken er et svært viktig område for begge dagens fylker, og en fortsatt satsing på drift og utvikling, samt miljøvennlige tilpasninger, må synliggjøres i den nye fylkeskommunen. Fylkesrådet er opptatt av at det bygges opp sterke fagmiljøer på alle områder, og mener det ligger godt til rette for dette med den lokaliseringen som nå er foreslått. Fylkesrådet støtter derfor forslag til lokalisering som ligger i forhandlingsavtalen. Fylkesrådet støtter forhandlingsutvalget i at fylkeskommunen skal være språklig nøytral. Dette er en videreføring av målvedtak i Hedmark og Oppland fylkeskommune, og fylkesrådet mener dette er en god løsning. Fylkesrådet mener det er viktig å sette inn tiltak som skal bidra til at fylkeskommunen beholder kompetansen som medarbeiderne har opparbeidet seg. Det er derfor positivt at forhandlingsutvalget har blitt enige om en

27 garanti som sikrer at de fylkeskommunalt ansatte i Hedmark og Oppland ikke mister jobben som følge av sammenslåingen. Fylkesrådet er videre opptatt av at arbeidet med et omstillingsdokument kommer raskt i gang. Hedmark og Oppland har et forholdsvis likt utgangspunkt når det gjelder de økonomiske forutsetninger. Dette forenkler arbeidet med sammenslåing. Når det gjelder økonomi og retningslinjer for disponeringer i de to fylkeskommunene, mener fylkesrådet at forhandlingsutvalget har fremforhandlet retningslinjer som underbygger tilliten mellom de to fylkeskommunene. Fylkesrådet støtter utvalgets vurdering når det gjelder gjennomgang av posisjoner og eierskap, og er enig i at denne må igangsettes raskest mulig. Forhandlingsutvalget har pekt på oppgaver som bør overføres fra staten. Disse er identiske med de som fremgår i fylkesrådets innspill til ekspertutvalget. Fylkesrådet er opptatt av at fylkeskommunene fortsatt må jobbe aktivt med å få overført oppgaven, idet dette er en forutsetning for å styrke rollen som samfunnsutvikler. Kommunene er fylkeskommunens viktigste samarbeidspartner. Fylkesrådet er enig i at arbeidet med involvering av kommunene må prioriteres. Konklusjon Fylkesrådet mener forhandlingsutvalget har kommet frem til en avtale som vil bidra til at den nye fylkeskommunen kan yte gode tjenester til innbyggerne i Hedmark og Oppland, og som ivaretar de ansatte på en god måte.

28 Saksprotokoll Utvalg: Fylkestinget, komitebehandling Møtedato: Sak: 2/18 Resultat: Innst. m/tillegg vedtatt Arkivsak: 17/8119 Tittel: Saksprotokoll - Avtale vedrørende sammenslåing av Hedmark og Oppland fylkeskommuner Behandling: Helge Thomassen (Pp) fremmet slikt forslag til nytt pkt. 1: Hedmark fylkesting foreslår at navnet på den nye fylkeskommunen blir Hedmark og Oppland fylkeskommune. Reidar Åsgård (A) fremmet slikt forslag til tillegg i pkt. 2: Uten at helheten i avtalen berøres, bør de to fylkestingene drøfte om antallet medlemmer skal settes til 61. Dette for å sikre en bredest mulig geografisk representasjon og en trygging av de minste partienes deltakelse. Votering: Ved alternativ votering mellom fylkesrådets innstilling i pkt. 1 og forslaget fremmet av Thomassen (Pp), ble fylkesrådets innstilling vedtatt med 8 mot 1 stemme. Ved alternativ votering mellom fylkesrådets innstilling i pkt. 2 og forslag fremmet av Åsgård (A), ble Åsgårds forslag vedtatt med 5 mot 4 stemmer. Øvrige punkter i innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Komiteen legger saken fram for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: 1) Hedmark fylkesting foreslår at navnet på den nye fylkeskommunen blir Innlandet fylkeskommune 2) Det nye fylkestinget skal ha 57 medlemmer. Uten at helheten i avtalen berøres, bør de to fylkestingene drøfte om antallet medlemmer skal settes til 61. Dette for å sikre en bredest mulig geografisk representasjon og en trygging av de minste partienes deltakelse. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

29 3) Visjon og verdier for sammenslåingsprosessen skal være identiske med de som er fremforhandlet av forhandlingsutvalget 4) Den nye fylkeskommunen skal styres etter formannskapmodell 5) Lokalisering av sentraladministrasjonen skal være som følger: Oppland/Lillehammer/Gjøvik: Kultur (herunder fylkesbibliotek, idrett, friluftsliv) Kulturarv Fylkesarkiv Kollektivtrafikk (herunder ansvar for klimasatsing innenfor kollektivtransport, og oppgaver knyttet til jernbane/jernbanefora) Fagskolen Innlandet (Gjøvik) Hedmark/Hamar: Politisk og administrativ ledelse Samferdsel + sams vegadministrasjon Næring Internasjonalt arbeid Videregående opplæring, kompetanse og forskning Klima og miljø (med unntak av klimasatsing innenfor kollektivtransport) Plan Folkehelse Fylkestannlegen Kommunikasjon Personal, organisasjon (HR), Bedriftshelsetjeneste Arkiv Økonomi Regnskap Innkjøp Sekretariatet for fylkesordfører, fylkesting, råd og utvalg IKT og eiendomsforvaltning skal være lokalisert både på Hamar og i Lillehammer. Ledelsen skal lokaliseres på Hamar. 6) Målformen i den nye fylkeskommunen skal være språklig nøytral 7) Ingen av de ansatte i de to fylkeskommunene skal sies opp som direkte følge av sammenslåingen 8) Retningslinjer for økonomiske disponeringer skal være identiske med de som er fremforhandlet av forhandlingsutvalget Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

30 9) Kommunene er fylkeskommunens viktigste samarbeidspartnere, og involveres tidlig i prosessen. Det settes i gang en prosess vedrørende fremtidig organisering av regionrådene i de to fylkeskommunene. Kommunene inviteres inn i dette arbeidet. Saken legges fram for fylkestinget med representanten Reidar Åsgård som saksordfører Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

31 Saksprotokoll Utvalg: Fylkesrådet Møtedato: Sak: 1/18 Resultat: Innstilling vedtatt Arkivsak: 17/8119 Tittel: Saksprotokoll - Avtale vedrørende sammenslåing av Hedmark og Oppland fylkeskommuner Behandling: Fylkesrådets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: 1) Hedmark fylkesting foreslår at navnet på den nye fylkeskommunen blir Innlandet fylkeskommune 2) Det nye fylkestinget skal ha 57 medlemmer 3) Visjon og verdier for sammenslåingsprosessen skal være identiske med de som er fremforhandlet av forhandlingsutvalget 4) Den nye fylkeskommunen skal styres etter formannskapmodell 5) Lokalisering av sentraladministrasjonen skal være som følger: Oppland/Lillehammer/Gjøvik: Kultur (herunder fylkesbibliotek, idrett, friluftsliv) Kulturarv Fylkesarkiv Kollektivtrafikk (herunder ansvar for klimasatsing innenfor kollektivtransport, og oppgaver knyttet til jernbane/jernbanefora) Fagskolen Innlandet (Gjøvik) Hedmark/Hamar: Politisk og administrativ ledelse Samferdsel + sams vegadministrasjon Næring Internasjonalt arbeid Videregående opplæring, kompetanse og forskning Klima og miljø (med unntak av klimasatsing innenfor kollektivtransport) Plan Folkehelse Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

32 Fylkestannlegen Kommunikasjon Personal, organisasjon (HR), Bedriftshelsetjeneste Arkiv Økonomi Regnskap Innkjøp Sekretariatet for fylkesordfører, fylkesting, råd og utvalg IKT og eiendomsforvaltning skal være lokalisert både på Hamar og i Lillehammer. Ledelsen skal lokaliseres på Hamar. 6) Målformen i den nye fylkeskommunen skal være språklig nøytral 7) Ingen av de ansatte i de to fylkeskommunene skal sies opp som direkte følge av sammenslåingen 8) Retningslinjer for økonomiske disponeringer skal være identiske med de som er fremforhandlet av forhandlingsutvalget 9) Kommunene er fylkeskommunens viktigste samarbeidspartnere, og involveres tidlig i prosessen. Det settes i gang en prosess vedrørende fremtidig organisering av regionrådene i de to fylkeskommunene. Kommunene inviteres inn i dette arbeidet. Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

33 Saknr. 18/95-1 Saksbehandler: Randi Sletnes Bjørlo Reglement for fellesnemnda Innstilling til vedtak: Følgende reglement for fellesnemnda vedtas: Konstituering Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger selv leder og nestleder. Fullmakter Fellesnemnda skal planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåingen frem til konstituering av nytt fylkesting i det nye fylket. Fellesnemdas fullmakter innebærer at nemdna: 1. Velger medlemmer til arbeidsutvalget og vedtar reglement for utvalget 2. Ansetter fylkesrådmann og revisor i det nye fylket eller kan inngå avtale med ny revisor, videreføre deltagelsen i interkommunalt samarbeid om revisjon eller videreføre avtale med annen revisor. Tilsvarende gjelder for kontrollutvalgssekretariatet. Slike vedtak skal skje med bakgrunn i innstilling fra kontrollutvalgene 3. Avklarer alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til etableringen og organiseringen av en ny fylkeskommune 4. Har innstillingsrett i saker som vedkommer sammenslåingsprosessen og som er av en slik art at de må behandles i et eller begge fylkesting 5. Kan inngå avtaler på vegne av den nye fylkeskommunen 6. Forbereder nærmere utforming av hovedmodell for politisk organisering og politiske reglementer i den nye fylkeskommunen 7. Ser til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåingen blir ivaretatt 8. Godkjenner prosjektplan og budsjettet for sammenslåingsprosessen 9. Har ansvaret for det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter sammenslåingen (2020) 10. Gir uttalelse til departementet om årsbudsjettet 2019 for de to fylkeskommunene

34 11. Tar ansvar for informasjonsarbeid i forbindelse med etableringen av en ny fylkeskommune 12. Kan videredelegere myndighet til prosjektleder 13. Har fullmakt til overføring av personell til den nye fylkeskommunen Hamar, Per-Gunnar Sveen fylkesrådsleder Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

35 Saksutredning Reglement for fellesnemnda Saksopplysninger fakta Ved sammenslåing av fylkeskommuner skal det opprettes en fellesnemnd. Fellesnemnda velges av fylkestingene. Det er lovfestet at fellesnemnda tar seg av det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk. Øvrige oppgaver og fullmakter for nemnda blir fastsatt i et reglement som må vedtas i begge fylkestingene, jf. inndelingslovens 26. I rundskriv til inndelingsloven ( ) står følgende: «arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala». Forhandlingsutvalget som ble nedsatt av fylkestinget i oktober 2017, fikk som en del av oppdraget å utarbeide et forslag til reglement for fellesnemnda. Dette forslaget legges nå frem for fylkestinget.

36 Saksprotokoll Utvalg: Fylkestinget, komitebehandling Møtedato: Sak: 3/18 Resultat: Innstilling vedtatt Arkivsak: 18/95 Tittel: Saksprotokoll - Reglement for fellesnemnda Behandling: Fylkesrådets innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Komiteen legger saken fram for fylkestinget med slikt forslag til vedtak: Følgende reglement for fellesnemnda vedtas: Konstituering Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger selv leder og nestleder. Fullmakter Fellesnemnda skal planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåingen frem til konstituering av nytt fylkesting i det nye fylket. Fellesnemdas fullmakter innebærer at nemdna: 1. Velger medlemmer til arbeidsutvalget og vedtar reglement for utvalget 2. Ansetter fylkesrådmann og revisor i det nye fylket eller kan inngå avtale med ny revisor, videreføre deltagelsen i interkommunalt samarbeid om revisjon eller videreføre avtale med annen revisor. Tilsvarende gjelder for kontrollutvalgssekretariatet. Slike vedtak skal skje med bakgrunn i innstilling fra kontrollutvalgene 3. Avklarer alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til etableringen og organiseringen av en ny fylkeskommune 4. Har innstillingsrett i saker som vedkommer sammenslåingsprosessen og som er av en slik art at de må behandles i et eller begge fylkesting 5. Kan inngå avtaler på vegne av den nye fylkeskommunen 6. Forbereder nærmere utforming av hovedmodell for politisk organisering og politiske reglementer i den nye fylkeskommunen 7. Ser til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåingen blir ivaretatt 8. Godkjenner prosjektplan og budsjettet for sammenslåingsprosessen Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

37 9. Har ansvaret for det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter sammenslåingen (2020) 10. Gir uttalelse til departementet om årsbudsjettet 2019 for de to fylkeskommunene 11. Tar ansvar for informasjonsarbeid i forbindelse med etableringen av en ny fylkeskommune 12. Kan videredelegere myndighet til prosjektleder 13. Har fullmakt til overføring av personell til den nye fylkeskommunen Saken legges fram for fylkestinget med representanten Reidar Åsgård som saksordfører Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

38 Saksprotokoll Utvalg: Fylkesrådet Møtedato: Sak: 2/18 Resultat: Innstilling vedtatt Arkivsak: 18/95 Tittel: Saksprotokoll - Reglement for fellesnemnda Behandling: Vedtak: Følgende reglement for fellesnemnda vedtas: Konstituering Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger selv leder og nestleder. Fullmakter Fellesnemnda skal planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåingen frem til konstituering av nytt fylkesting i det nye fylket. Fellesnemdas fullmakter innebærer at nemdna: 1. Velger medlemmer til arbeidsutvalget og vedtar reglement for utvalget 2. Ansetter fylkesrådmann og revisor i det nye fylket eller kan inngå avtale med ny revisor, videreføre deltagelsen i interkommunalt samarbeid om revisjon eller videreføre avtale med annen revisor. Tilsvarende gjelder for kontrollutvalgssekretariatet. Slike vedtak skal skje med bakgrunn i innstilling fra kontrollutvalgene 3. Avklarer alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til etableringen og organiseringen av en ny fylkeskommune 4. Har innstillingsrett i saker som vedkommer sammenslåingsprosessen og som er av en slik art at de må behandles i et eller begge fylkesting 5. Kan inngå avtaler på vegne av den nye fylkeskommunen 6. Forbereder nærmere utforming av hovedmodell for politisk organisering og politiske reglementer i den nye fylkeskommunen 7. Ser til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåingen blir ivaretatt 8. Godkjenner prosjektplan og budsjettet for sammenslåingsprosessen 9. Har ansvaret for det forberedende arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter sammenslåingen (2020) 10. Gir uttalelse til departementet om årsbudsjettet 2019 for de to fylkeskommunene Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

39 11. Tar ansvar for informasjonsarbeid i forbindelse med etableringen av en ny fylkeskommune 12. Kan videredelegere myndighet til prosjektleder 13. Har fullmakt til overføring av personell til den nye fylkeskommunen Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

40 Saknr. 17/ Saksbehandler: Marit Grindvoll Nytt valg av Hedmark fylkeskommunes kontrollutvalg for resten av valgperioden Fylkesordførerens innstilling til vedtak: Fylkesordføreren legger saken fram for fylkestingets valgnemnd. Som medlemmer og varamedlemmer til Hedmark fylkeskommunes kontrollutvalg for resten av valgperioden velges: KrF Leder Geir Byberg 1. vara Magne Rydland FrP/H, PP Nestleder Hege Jensen Medlem Jan Narvesen 1. vara Rune Sørli 2. vara Svetlana Johnsen 3. vara Gine Syljeset Skurdal AP Medlem Svein Borkhus 1. vara Frank Bjørneseth 2. vara Magnus Stenseth 3. vara Tonje Granmo Sp Medlem Åse Gyda Skålerud 1. vara Ivar Arnesen 2. vara Åse Bjerke Lilleåsen

41 Hamar, Dag Rønning fylkesordfører Dette dokumentet er elektronisk godkjent.

42 Saksutredning Nytt valg av Hedmark fylkeskommunes kontrollutvalg for resten av valgperioden Saksopplysninger fakta Fylkestinget oppnevnte i møte , sak 71/17, nytt kontrollutvalg for resten av valgperioden. Bakgrunnen for nyvalget var henvendelse fra departementet om at medlemmer av kontrollutvalget ikke kan velges til fellesnemnda. Valgbarhetsbegrensingen for medlemmer av kontrollutvalget følger av kommuneloven 77 nr. 2 hvor det fremgår at "medlem og varamedlem av kommunal eller fylkeskommunal nemnd med beslutningsmyndighet" er utelukket fra valg til kontrollutvalget. I saken ble det oppnevnt et nytt varamedlem for KrF til kontrollutvalget for å gjøre de to tidligere varamedlemmene disponible for valg til fellesnemnda. Dette på bakgrunn av at fylkestingsrepresentanten for KrF er leder av kontrollutvalget og ønsket å fortsette i sitt verv. Bakgrunnen for denne saken er at høyres 1. vararepresentant til fylkestinget også sitter som vararepresentant i kontrollutvalget. Det er imidlertid ønskelig at høyres vararepresentant skal være disponibel for fellesnemnda, og på denne bakgrunn velges et nytt kontrollutvalg. Loven med tilhørende forskrifter gir fylkestinget anledning til å foreta nyvalg. Det er et krav om at alle medlemmer og varamedlemmer må velges på nytt dersom ett eller flere medlemmer skal utskiftes. Det må minimum velges tre medlemmer hvorav ett må være medlem av fylkestinget. De som sitter som medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget nå er: KrF Leder Geir Byberg 1. vara Magne Rydland FrP/H, PP Nestleder Hege Jensen Medlem Jan Narvesen 1. vara Rune Sørli 2. vara Svetlana Johnsen 3. vara Sissel Frang Rustad AP Medlem Svein Borkhus 1. vara Frank Bjørneseth 2. vara Magnus Stenseth 3. vara Tonje Granmo Sp Medlem Åse Gyda Skålerud 1. vara Ivar Arnesen 2. vara Åse Bjerke Lilleåsen

43

44 Saksprotokoll Utvalg: Fylkestinget, komitebehandling Møtedato: Sak: 4/18 Resultat: Arkivsak: 17/7051 Tittel: Saksprotokoll - Nytt valg av Hedmark fylkeskommunes kontrollutvalg for resten av valgperioden Behandling: Saken har ikke vært til behandling i komite. Vedtak: Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

45 Saksprotokoll Utvalg: Fylkestinget Møtedato: Sak: 71/17 Resultat: Innstilling vedtatt Arkivsak: 17/7051 Tittel: Saksprotokoll - Nytt valg av Hedmark fylkeskommunes kontrollutvalg for resten av valgperioden Behandling: Fylkesordførerens innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Som medlemmer og varamedlemmer til Hedmark fylkeskommunes kontrollutvalg for resten av valgperioden velges: KrF Leder Geir Byberg 1. vara Magne Rydland FrP/H, PP Nestleder Hege Jensen Medlem Jan Narvesen 1. vara Rune Sørli 2. vara Svetlana Johnsen 3. vara Sissel Frang Rustad Ap Medlem Svein Borkhus 1. vara Frank Bjørneseth 2. vara Magnus Stenseth 3. vara Tonje Granmo Sp Medlem Åse Gyda Skålerud 1. vara Ivar Arnesen 2. vara Åse Bjerke Lilleåsen Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf , postmottak@hedmark.org

46 Dette dokumentet er elektronisk godkjent. Postboks 4404 Bedriftssenteret, 2325 Hamar, Besøksadresse: Parkgata 64, Tlf ,

47 Saknr. 17/ Saksbehandler: Solvår Kolåseter Innspill til styremedlemmer til Innovasjon Norges styre Innstilling til vedtak: Fylkesordføreren legger saken fram for fylkestingets valgnemnd. Følgende kandidater foreslås til Innovasjon Norges styre fra Hedmark for perioden : Mann:.. Kvinne:.. Vedlegg: - Vedtekter for Innovasjon Norge Hamar, Dag Rønning fylkesordfører Dette dokumentet er elektronisk godkjent.