Rapportering til Forsknings- og utdanningsmelding 2013/2014

Transkript

1 Rapportering til Forsknings- og utdanningsmelding 2013/ Gjennomføring og frafall Fakultetene bes om å gi tilbakemelding på hvordan det systematisk arbeides for å øke gjennomstrømmingen og å forhindre frafall fra studiene, herunder å peke på konkrete tiltak som planlegges eller er gjennomført. Fakultetene bes også om å omtale hvordan og i hvilken grad vurderinger av programdesign og ledelse er tatt inn i arbeidet med frafalls- og gjennomføringsproblematikk, samt å gi innspill til hvordan dette bør arbeides videre med ved UiT. Fakultetet har gjennom mange år ført tilsyn med gjennomstrømming og frafall. Vi skiller mellom frafall frem til studiestart og frafall etter studiestart. I et kvalitetsaspekt er det frafallet etter studiestart som er relevant og som vi vil kommentere nedenfor. Ulike rutiner gjennomgås regelmessig for å få et så reelt og korrekt bilde som mulig. Særlig har vi hatt fokus på frafall i første studieår, da frafallet presumtivt har vært størst der. Studentene følges meget tett gjennom sitt første semester, der oversikt over hvem som leverer frivillige og obligatoriske arbeidskrav gir oss en pekepinn på hvor mange som er aktive studenter. Rent konkret gjennomfører vi følgende prosedyrer for å avdekke frafall og gjennomføringsproblemer: FS dugnad. Hele studieseksjonen setter av en til to dager til gjennomgang av samtlige studieplaner. Dette er et møysommelig arbeid, men vi ser det er svært viktig for å fange opp studenter som av en eller annen grunn ikke følger normal studieprogresjon. Alle som skiller seg ut blir kontaktet enten via e-post eller telefon for å klargjøre årsaken til fravik. På denne måten forsøker vi å fange opp studenter som har sluttet, har gjennomføringsproblemer eller feilregistreringer i FS. Dugnaden avholdes på en av pc-labbene rett etter registreringsfristens utløp 1.september og 1.februar. Overvåking av gjennomstrømming av skriftlig arbeidskrav (semesteroppgave), midtveis i første studieår. De som ikke gjennomfører denne får heller ikke fremstille seg til ordinær eksamen ved studieårets slutt. Våren 2014 var det 14 studenter som vi «mistet». Samtlige ble kontaktet av studiekonsulent via telefon, slik at vi fikk vite noe av grunnen til at de ikke fulgte planlagt progresjon. Det viste seg at fem av de vi kontaktet fremdeles var studenter hos oss (nedsatt studieprogresjon, deltid, pga. toppidrettssatsning fått innvilget utsatt oppstart mv) De øvrige ni studentene oppga ulike grunner til at de hadde sluttet, og ingen av disse grunnene hadde noe med studiet som sådan å gjøre. Eksempel: fikk seg jobb, samlivsbrudd, kjæresten flyttet etc. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Studieveiledning. Vi forsøker å ha en «åpen dør» policy for studenter som av en eller annen grunn sliter i studiehverdagen, og da særlig knyttet til press og prestasjoner på studiet. Vi har hatt et nært og godt samarbeid med studentrådgivninga gjennom mange år og vi henviser studenter dit med jevne mellomrom. Samarbeid med Juridisk studentutvalg (JSU). Fakultetsledelsen ved dekan, direktør, prodekan for utdanning og studiesjef har månedlige møter med studentrepresentantene fra JSU. Tema på møtene er varierte, men læringsmiljø og gode arenaer og rammer for studentaktiviteter er ofte på agendaen. Dette ut i fra en tanke om at trivsel og et godt læringsmiljø motvirker frafall. Utfordringer og tiltak: Det er ressurskrevende å følge opp studentene såpass tett, men vi ser at det er av stor betydning å holde et øye med frafall og gjennomstrømming. Utover kvalitetsaspektet har det betydning for undervisningsplanlegging og hvorvidt vi skal åpne for suppleringsopptak. Vi vil videreføre og videreutvikle rutinene for oppfølging av studentene. Konkret vil vi fra neste studieår forsøke å gjøre overgangen fra videregående skole til jusstudent enklere ved å etablere et innføringskurs før fagseminarene tar til i august. Vi vil også videreutvikle og utvide ordningen med begynnerkollokvier. Vi ser for oss at ordningen videreføres som en mentorordning, som skal varte hele første semester. 2. Internasjonalisering Vi ber om tilbakemelding på hvordan fakultetene sikrer attraktive og aktive avtaler som er forankret både i fagmiljøet og på ledelsesnivå, og som er relevant i henhold til læringsutbyttet for studieprogrammene. Hvordan tilrettelegges det for internasjonal mobilitet på fakultets- og instituttnivå og hvordan kvalitetssikres utvekslingsoppholdene? Etablering av utvekslingsavtaler Attraktive avtaler kommer oftest i stand via faglige kontakter og nettverk. I forkant av etablering av nye avtaler sjekker vi at det potensielle avtaleuniversitet har et faglig tilbud som i innhold og omfang kan innpasses som en del av vår integrerte masterutdanning. Nye avtaler signeres av dekan, eller prodekan for utdanning etter at det faglig innhold er funnet tilfredsstillende. I tillegg til den faglige kontakten er det viktig at det etableres administrative kontaktpunkter mellom avtaleuniversitetene, da spørsmål knyttet til opptak, frister og formelle krav må klargjøres og etterhvert forvaltes. Fakultetet jobber systematisk for å øke studentmobiliteten. Utreisende studenter: Vi har en internasjonal koordinator som jobber med promotering av våre avtaler og gode stipendordninger. Vi arrangerer informasjonsmøter, og sprer relevant informasjon om avtaler, stipendordning etc. via sosiale medier, infoskjermer, fronter og nettsidene. Vi forsøker å tilrettelegge for at studentene våre skal få god hjelp når de søker om utenlandsopphold gjennom oss. Innreisende studenter: For å tiltrekke oss utenlandske studenter forsøker vi å ha god og relevant informasjon på nettsidene, svare på henvendelser samt dra på promoteringsreiser til våre avtaleuniversiteter. Ved promoteringsreiser forsøker vi å dra både med administrativt og vitenskapelig personale, dette fordi man da får dekket alle aspekter ved et utenlandsopphold, og vi er bedre rustet til å svare på spørsmål som potensielle UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 utenlandske studenter har. Vi deltar også i nettverksmøter (Nordplus) og internasjonale messer der promotering er en viktig bit. Kvalitetssikring av utenlandsopphold Utenlandsoppholdet kvalitetssikres i flere faser. Som nevnt ovenfor gjennomgås det faglige tilbud før avtaler signeres og studenter reiser ut, dernest oppfordres studentene til å gi oss tilbakemelding underveis i oppholdet derom noe ikke fungerer, eller de har problemer av noen art. Til sist oppfordres de som har vært på opphold til å skrive en lite «anmeldelse» av oppholdet sitt, slik at andre studenter kan lese litt om hvordan det var å være utvekslingsstudent på det aktuelle universitetet. Disse anmeldelsen legger vi ut på nettsidene / fronter slik at de er tilgjengelig for studentene. Utfordringer og tiltak: Å etablere gode avtaler er tidkrevende og mange parter er involvert i arbeidet. Vi har etter hvert etablert flere engelskspråklige avtaler som studentene våre etterspør, men vi ser det er vanskelig å rekruttere studenter til oss via disse avtalene. Vi vil derfor intensivere arbeidet med å besøke avtaleuniversitetene for å promotere våre tilbud enda bedre. 3. Karakterbruk og -fordeling Alle fakulteter bes på denne bakgrunn om å beskrive konkret hvordan de overvåker og analyserer karakterbruk ved egne studier. Fakultetene bes også gi en beskrivelse av hvordan de har fulgt opp de årlige karakterundersøkelsene fra UHR, samt SØF-rapporten Karakterbruk og kvalitet i høyere utdanning (Senter for økonomisk forskning, august 2013). Det er også ønskelig med informasjon om hvorvidt det er faglig- og/eller administrativ personale/ledelse som koordinerer karakterarbeidet ved fakultetet. Overvåking og analyse av sensuren (karakterfordelingen) Det er innført som en fast rutine at eksamensperioden evalueres i sin helhet. Dette arbeidet ledes av prodekan for utdanning og med samtlige eksamensledere, samt representanter fra eksamensadministrasjon og studiesjef. Her gjennomgås all sensurstatistikk på samtlige eksamener. Formålet er å føre tilsyn med at fordelingen av karakterene er innenfor det man kan forvente er et naturlig slingringsmonn i karaktergivningen. Avvikende tendenser forsøker man å analysere og finne årsaken til. Det er innført en egen rutine som gjelder tilsyn med karakterskalaen for klagesensur. Vi sender ut klageresultatene til de sensorene som var i opprinnelig kommisjon og til sensorene som var i klagekommisjonen. Dette for at sensorene skal kunne vurdere sin egen karaktersetting. Sensorkorpset oppfatter ordningen som nyttig, og har gitt fakultetet svært gode tilbakemeldinger på denne rutinen. Kvalitetssikring av sensuren for øvrig UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Det er utarbeidet retningslinjer for oppnevning av sensorer og sammensetning av sensorkorps. Fakultet stiller strenge faglige krav til hvem som kan være sensor. I tillegg vurderes egnethet. Sensorene og sammensetning av sensorkorps godkjennes av avdelingsledere, som har det faglige ansvar på en avdeling. Det brukes alltid to sensorer, hvorav en er ekstern. Uerfarne sensorer plasseres alltid i gruppe med erfarne sensorer. En forsøker å ha en jevn kjønnsfordeling. Dette etterstrebes særlig når studentene skal ha muntlig prøve. Det er viktig å sikre veiledning av uerfarne sensorer både med hensyn til kriterier for bedømming, nivå og bruk av karakterskalaen. Det er utarbeidet rutiner for sensorenes arbeid. Sensorene samles bla. til sensormøte en til to uker ut i sensurperioden. Dette er for å eventuelt korrigere opprinnelig sensorveiledning i forhold til antatt nivå etter at sensorene har gjennomgått et tilfeldig utvalg av besvarelsene. Oppfølging av UHR s karakterundersøkelser / SØF rapport om karakterbruk og kvalitet i høyere utdanning. Oppfølging gjøres nasjonalt via nasjonalt fakultetsmøte for de juridiske fakultetene, samt via de nasjonale dekanmøtet. Det har særlig vært et fokus knyttet til karaktergivningen på masteroppgaver, der overvekten av A og B har vært for stor. Konkret har prodekanene for utdanning jobbet sammen i en arbeidsgruppe der de har kommet frem til en felles forslag til retningslinjer som skal føre til at hele karakterskalaen blir benyttet i større grad. Nye retningslinjer skal implementeres ved fakultetene i Evalueringsarbeid «Universitetet skal tilby god faglig og pedagogisk kvalitet i utdanningen på et nivå som tilfredsstiller NOKUT s krav og internasjonale standarder». I den anledning etterspørres prosedyrer/rutiner på følgende punkter. Hvordan det systematisk arbeides med både interne og eksterne evalueringer av studieprogram og emner. Hvordan kvalitetsarbeidet har innretning mot studentenes læringsutbytte. Hvordan resultater og igangsatte tiltak systematisk følges opp. Hvordan det sikres studentinvolvering og tilbakemelding til studentene i evalueringsarbeidet. Hvordan fakultetet bruker resultater fra studiebarometeret i det systematiske kvalitetsarbeidet.» Ved avslutningen av hvert semester gjennomføres det samtalebaserte evalueringsmøter hvor avdelingsleder, to tillitsvalgte studenter på avdelingen, representanter fra JSU og administrasjonen deltar. I tillegg benytter vi oss av evalueringsskjemaer fra studenter og lærere på all undervisning. Selv om systemet kan virke noe omfattende fungerer det veldig godt. Avvik avdekkes effektivt, og tiltak igangsettes relativt raskt. Klare rutiner for hvem som skal følge opp hva, og på hvilken måte bidrar i så henseende til et velsmurt system. Studentene gir tilbakemelding om at de synes UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 det er motiverende å se at det faktisk skjer en oppfølging av avvik, og at det derfor virker meningsfullt å bruke tid på dette arbeidet. Studentenes læringsutbytte er på agendaen i alle kvalitetssikringsledd. Det blir tatt opp som egent punkt på evalueringsmøtene, samt at det etterspørres i evalueringsskjemaene både fra studentene (hvordan opplever de at undervisning og eksamen er i samsvar med læringsutbyttebeskrivelsene), og fra lærer (Er det sett hen til utbyttebeskrivelsene når undervisningen planlegges og under gjennomføringen av undervisningen). Oppfølgingen av tilbakemeldinger som fremkommer gjøres i to trinn. De faglige tilbakemeldingene til den enkelte lærer gjøres av avdelingsleder. (Studieårsansvarlig). Dette er tilbakemeldinger som går på pedagogisk tilnærming, anvendelse av læringsutbyttebeskrivelsene og andre konkrete forhold knyttet til undervisningssituasjonen og studentenes læringsutbytte. Generelle og mere overordnede tilbakemelding følges opp av programstyret (studieutvalget). Tilbakemeldinger som studieutvalget følger opp kan være tilbakemeldinger knyttet til infrastruktur, læringsmiljø blant studentene, planlegging av undervisning og eksamen, og bruk av digitale verktøy i undervisningen. En kontrolløvelse som har vist seg å være nyttig er at studieutvalget sjekker forrige evaluerings oppfølgingstiltak før neste evaluering starter. På den måten sikrer man at ingen tiltak blir glemt, og at man faktisk får gjort de kvalitetsmessige endringene som man har sagt man skal gjøre. I tillegg skjerper dette kvaliteten på arbeidet da systemet er transparent og avvik av oppfølging må forklares Resultatene fra studentbarometer følges opp av studieutvalget, i egen sak med rapportering til fakultetsstyret. Vi ønsker å integrere funn fra undersøkelsen i de samtalebaserte evalueringsmøtene. På den måten innlemmes studentbarometer.no i det etablerte systemet. Helt konkret gjøres det ved at det funn fra undersøkelsen blir eget tema i evalueringsmøtene. Eksterne evalueringer av program. Fakultetet har etablert ordninger for eksterne evalueringer av studieprogrammet. Dette gjøres ved at eksterne programsensorer evaluerer hele eller deler av studieprogrammene med jevne mellomrom. Tiltak: Funn fra studentbarometer blir integrert som eget tema i evalueringsmøtene 5. Suksesshistorier Under behandling av forrige Forsknings- og utdanningsmelding, etterlyste universitetsstyret eksempler og omtale av suksesshistorier fra god utdannings- og forskningskvalitet. Fakultetene oppfordres derfor til å beskrive noen utvalgte tilfeller av spesielt godt arbeid med utdanningskvalitet. Fakultetets system for å sikre god kvalitet på studiene har vist seg å være en suksess. Vi tror dette skyldes flere faktorer. For det første er fakultetets kvalitetssystem sterkt preget av studentinvolvering på alle plan, der tillitsvalgtordningen står veldig sterkt. JSU er ansvarlig for, og pådriver av ordningen. De følger opp de enkelte tillitsvalgte og skaper arenaer der fakultetets UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 avdelingsledere får møte «sine» tillitsvalgte. I tillegg har JSU gjennom en årrekke skapt en kultur for engasjement og delaktighet i fakultetets kvalitetsarbeid. Videre er systemet transparent, og funn i evalueringene følges opp. Det siste punktet er tilbakemeldinger vi har fått fra studentene, og de anfører at endringsvilje og oppfølging er avgjørende for å rekruttere inn nye studenter som vil bruke av sin tid til å bedre studiet. Vi tror begge disse komponentene er viktig for å heve kvaliteten i studieprogrammene. 6. Særlige forhold knyttet til ph.d.- utdanningen Nedenfor redegjøres det for forhold som særlig er knyttet til «gjennomføring og frafall», samt «evalueringsarbeid» av ph.d.-studiet. Strukturering av ph.d.-studiet Ved fakultet arbeides det med å strukturere opplæringsdelen og ph.d.-studiet som sådan. Konkret innebærer dette at programstyret (Forskningsutvalget) fastsetter pensumlister i alle emner. Større endringer skal også vedtas i programstyret. Videre implementeres Fronter som informasjonskanal for ph.d.-studentene. Doktorgradsstudentene følges tett opp administrativt og gjennom årlige medarbeidersamtaler med prodekan for forskning, slik at de så tidlig som mulig får gjennomført opplæringsdelen av studiet. Forskningsutvalget ser på behovet for en viss standardisering av veiledningen. Vi ser særlig behov for dette etter at fakultetet har tatt opp flere internasjonale ph.d.-studenter, og en større andel av veilederne er utenlandske. Dette er et prosjekt som Forskningsutvalget skal se nærmere på i tiden punktene om framover. Midtveisevaluering Det juridiske fakultet har siden 2008 arrangert midtveisevalueringer for ph.d.-studentene når de er omtrent halvveis i studieløpet. Erfaringene viser at midtveisevalueringene kan fungere både som motivasjon og press til å skrive, og i tillegg fungere som et kvalitetssikrende element ved at det skrives en rapport i etterkant av panelet (satt sammen av en senior på fakultetet, ph.d.-studentens veiledere og en ekstern leser). Rapporten legges frem for Forskningsutvalget. Det vurderes ut fra denne rapporten om det trengs tettere oppfølging av bl.a. prodekan for forskning dersom det viser seg at det er behov for det. Det juridiske fakultet ser på vår ordning med midtveisevalueringer som et godt tiltak for å fange opp de som sliter med dårlig progresjon. Fakultetet ser det som positivt at det arbeides med å innføre en form for midtveisevaluering også ved de andre fakultetene på UiT. Evaluering av undervisningen i opplæringsdelen UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

7 Etter undervisning i hvert emne og prosjektpresentasjon sendes det ut en Quest Backundersøkelse til deltakerne og faglærer/senioransvarlig. Resultatene bearbeides og fremmes som egen sak til Forskningsutvalget, som har det overordnede ansvaret for kvaliteten i opplæringsdelen. Konkrete tilbakemeldinger på enkeltkurs/enkeltlærere følges opp av prodekan for forskning I tillegg er det mulighet for stipendiatene til å komme med muntlige tilbakemeldinger under dialogmøtet med prodekan som holdes i starten av hvert semester. For å få opplæringsdelen godkjent, må ph.d.-studentene levere inn et refleksjonsnotat der de reflekterer over læringsutbyttet fra de gjennomførte emnene og betydningen emnene har hatt for avhandlingsarbeidet. Forskningsutvalget ser nærmere på disse refleksjonsnotatene for å finne ut om det er behov for å endre noe på opplæringsdelen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7