Protokoll styremøte nr

Transkript

1 Protokoll styremøte nr Sted og tid: Thon Hotel Oslo Airport søndag 29. oktober, kl Til stede: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Josefine C. Stokke Haugom (JCSH), Dana Meknas (DM) og Anya Sødal (AS) Forfall: Hans Eric Prestårhus (HEP) og Nicholas Philip (NP) (deltok pr. telefon i en del av møtet). Adm.: Silje Særheim (SS) og Espen André Johansen (EAJ) Referent: Espen Andre Johansen Dagsorden: 1. Innledning 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Referat fra forrige styremøte (vedtak) 4. Referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Statusrapporter o.l. (orientering) 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) a. Status handlingsplan og aksjonsliste (orientering) 7. Økonomi: a. Regnskapsrapport med analyse og likvidbudsjett (orientering) b. Evt. vedtakssaker 8. Godkjenne lov (vedtak) a. Region Midt b. Region Vest 9. Implementering av NIFs utviklingsplaner i revidert handlingsplan 2017 (vedtak) 10. Håndbok dommerkomiteen (vedtak) 11. Jury til DSK- og DST-priser (vedtak) 12. Rutiner og prinsipper (vedtak) 13. Retningslinjer trenerlisens (orientering) 14. Lisenskrav U-NM (vedtak) 15. Reisefordeling U-NM (orientering) 16. Jubileumsåret 2018n(orientering) 17. Agenda DSK (orientering) 18. Habilitet -generell debatt (orientering) 19. Handlingsplan 2018 fremdrift (orientering) 20. Budsjett 2018 fremdrift (orientering) 21. Kvartalsrapport kommunikasjon Q3 (orientering) 22. Evaluering av ledermøte (orientering) 23. Eventuelt 24. Avslutning - 1 -

2 1. Innledning ved presidenten JHP ønsket velkommen. Hanne Funder som er nyansatt i NBBF presenterte seg. SS orienterte styret om Hanne Funder sin rolle i administrasjonen. 2. Godkjennelse av dagsorden Sak 7 foreslått flyttet til starten av møte slik at Hanne Funder kunne være til stede under behandlingen av denne. Sak 12 foreslått flyttet etter sak 7 slik at Hanne Funder kunne være til stede under behandlingen av denne. En sak ble meldt til eventuelt: Sak 23/1 Signaturfullmakt Dagsorden ble godkjent med de endringer og tillegg som ble foreslått. 3. Referat fra forrige styremøte (vedtak) Protokoll fra styremøte var gjort tilgjengelig i styreportalen. I behandlingen av sak 10 var trolig et av styremedlemmene inhabil grunnet personlige relasjoner. Vedtaket ble fattet enstemmig uten diskusjon knyttet til det lag habiliteten evt hadde påvirket, styret vurderer det slik at vedtaket uansett er gyldig da inhabiliteten ikke har påvirket utfallet av saksbehandlingen. Styreprotokoll ble godkjent. 4. Referater fra AU/Komiteer (orientering) Protokoll fra AU møte , og var gjort tilgjengelig i styreportalen. Referater fra KL og BLNO møter var gjort tilgjengelig i styreportalen. Vedtak fra appellkomiteen var gjort tilgjengelig i styreportalen Styret diskuterte informasjons og rapporteringsrutiner ift. involvering av de som har regionalt oppfølgingsansvar. Prototokoller, referater og vedtak fra appellkomiteen ble tatt til etterretning. 5. Statusrapporter o.l. (orientering) JHP informerte om Nordisk møte og sakene som ble diskutert der, bl.a. planlagt utredning ift. å restarte Nordisk mesterskap for senior. Rapportene fra styrets medlemmer ble tatt til etterretning. 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) - 2 -

3 Virksomhetsrapport (jmf. vedtatt handlingsplan) og aksjonsliste ble gjennomgått av SS og EAJ. Virksomhetsrapport og aksjonsliste ble tatt til etterretning Styret ber administrasjonen tilgjengeliggjøre de ansattes funksjonsbeskrivelser i styreportalen. 7. Økonomi a. Regnskapsrapport med analyse og likvidbudsjett (orientering) Hanne Funder orienterte om at Onestop reporting vil bli tatt i bruk for å effektivisere rapporteringsrutinene. Styret tok regnskapsrapport til etterretning. Styret ber administrasjonen sikre at periodiseringen er ajour. Styret ønsker til neste styremøte et likviditetsbudsjett og redegjørelse for avvik. De avvik som er påpekt i regnskapsrapport ønsker styret en forklaring på så snart Hanne Funder har satt seg inn i forbundets økonomi. b. Ingen vedtakssaker til behandling. 8. Godkjenne lov (vedtak) a. Region Midt b. Region Vest Lovkomitéen har ikke gitt en innstilling til forbundsstyret. Saken kan da ikke behandles. Saken utsettes til styremøte i desember. Administrasjonen jobber med lovkomitéen slik at de kommer med en innstilling til forbundsstyremøtet i desember. 9. Implementering av NIFs utviklingsplaner i revidert handlingsplan 2017 (vedtak) Administrasjonen presenterte oppdatert revidert handlingsplan 2017 hvor det er gjort prioriteringer ift. NIFs utviklingsplaner. Administrasjonen orienterte om prioriteringer som innebærer at enkelte mål for IPD perioden utsettes til NBBFs handlingsplaner 2018 og Styret vedtok administrasjonens innstilling til oppdatert revidert handlingsplan Administrasjonen distribuerer handlingsplanen til regionene. 10. Håndbok dommerkomiteen (vedtak) - 3 -

4 Administrasjonen har i samarbeid med dommerkomiteen utarbeidet oppdatert håndbok. Denne ble sist revidert i Håndboken er et styringsverktøy for komiteens arbeid. Administrasjonen ønsker at styremedlemmene involveres i arbeid med de andre komiteenes håndbøker innfor deres fokusområder. Styret vedtok håndbok for dommerkomiteen under forutsetning av at de punktene som ble tatt opp under styremøte endres. Styret ba administrasjonen gjennomgå håndboken på ny for å sikre at henvisninger til paragrafer etc er korrekte og for å kvalitetssikre punktet om myndighet slik at dette samsvarer med NBBFs lov. Styret ba administrasjonen starte en prosess for å oppdatere alle komiteers håndbøker og presentere forslag på styremøte i april. 11. Jury DSK- og DST-priser (vedtak) Administrasjonen presenterte forslag til juryer for klubb- og trenerpriser som skal deles ut i forbindelse med Den Store Trenerhelgen (DST) og Det Store Klubbledermøte (DSK) i januar Styret diskuterte sammensetting og antall personer i de to juryene. Styret ønsker i fremtiden en presentasjon av aktuelle eksterne kandidater til slike juryer sammen med forslaget. Det ble også understreket at det er viktig at det gjennomføres en grundig faktabasert vurdering, spesielt der det er statistikk som avgjør hvem som vinner pris. Videre understreket styret viktigheten av at prisene markedsføres i god tid og på grundig måte slik at de rette kandidatene kommer frem til juryene og slik at juryene får tilstrekkelig tid til sine vurderinger. Styret vedtok følgende jury: Klubbpriser Odd H. Johansen, Josefine C. Stokke Haugom, representanter for hhv. Region Sør, Nord og Vest. Trenerpriser Odd H. Johansen, Nicholas Philip og Torkild Rødsand. Styret ba administrasjonen komplettere klubbprisjuryen med tre personer ihht. ovenstående. Nyhetssak og informasjon ang. nominasjoner til prisene publiseres innen en uke på relevante plattformer og distribusjonskanaler. 12. Rutiner og prinsipper (vedtak) Administrasjonen har tidligere utarbeidet et utkast til rutiner og prinsipper som legger føringer for hvordan NBBF skal sikre kvalitet, transparens, ryddighet og forutberegnelighet i ulike prosesser

5 Dokumentet stiller krav til forbundsstyret, administrasjonen og andre som deltar i relevante beslutningsprosesser. JF og HEJ har bearbeidet dokumentet, det har så vært sendt tilbake for kommentarer til administrasjonen og deretter har en ny versjon blitt utarbeidet. Styret presiserte at dokumentet skal være lett tilgjengelig på basket.no slik at medlemmene skal vite hva som ligger til grunn for NBBFs beslutninger. Dokumentet kan bli utfylt med andre områder. Styret vedtok dokumentet Rutiner og prinsipper med de endringer som kom frem under møtet. Styret ba administrasjonen publisere dokumenter på basket.no 13. Retningslinjer trenerlisens (orientering) Styret diskuterte retningslinjer for trenerlisens. Styret påpekte at det ikke er utarbeidet generelle krav/retningslinjer ihht. Autorisasjonsreglementets kapittel 2 E. Dette bør gjennomføres. Det er viktig å ha rutiner som sikrer likebehandling, som gir en viss fleksibilitet og som sikrer at personer med utdannelse i og erfaring fra basket fra andre land enn Norge kan få godkjent trenerlisens. NBBFs bør sikre at man får inkluderte de gode basketkreftene man har i Norge. Norsk basket er ikke i en posisjon der vi kan miste ressurspersoner. Administrasjonen utarbeider justerte retningslinjer i samråd med JF og NP som legges frem som innstilling til vedtak på styremøte som avholdes den 17.desember. 14. Lisenskrav U16 NM (vedtak) Habilitet: Hans Erik Johnsen gjorde oppmerksom på et lag i hans klubb er berørt av problemstillingen denne saken gjelder. Klubben har for sin del funnet en (nød)løsning på problemet. Han er ikke involvert i laget bortsett fra å ha en sønn blant spillerne. Johnsen selv anser seg ikke inhabil siden det ikke er et vedtak rettet mot egen klubb og siden det uansett kun er snakk om en dispensasjonsordning der evt. dispensasjonsvedtak ikke er noe han vil være involvert i. Øvrig styre hadde heller ikke innsigelser mot Johnsens habilitet. Anya Sødal gjorde også oppmerksom på at hun er involvert i samme klubb og at hun potensielt kan være aktuell som hovedtrener for U16-laget. Hun erklærte seg habil. Ingen inhabilitetsinnsigelser ble fremmet mot henne heller. Gjennom en protestsak angående trenerlisens har AU fremmet denne saken for styret og reist spørsmål om det bør gis mulighet for dispensasjon fra trenerlisenskravene som gjelder for hovedtrener U16 NM i 2017/2018. Dette kravet gjelder også for trenere som har fulgt laget sitt gjennom en årrekke og har en realkompetanse kompetanse å vise til. Amnestiordningen for trenere ble gjennomført i 2014 dvs. før trenerlisenskravene knyttet til NM U16 og U19 samt for KL/BLNO ble innført. Situasjonen p.t. er at altså at en trener kan være hovedtrener i seriespillet for U16 (og for den saks skyld i KL), men kan ikke være hovedtrener under NM. Det kan i lys av den relativt korte tiden siden tingvedtaket i 2016 oppleves som urimelig strengt for klubber som har få trenere, for lag der trener har fulgt laget i mange år eller for trenere som har klar realkompetanse og ikke har hatt tid til å tilpasse seg

6 Styret diskuterte utfordringen, fordeler og ulemper med dispensasjonsordninger, hvorvidt styret skal åpne for dispensasjon for U16 NM i 2017/2018 og hvilke rammer som skal gjelde. Styret pekte i sin diskusjon på hensynet til spillerne/lagene, betydningen av likebehandling og den (relativt sett) korte tiden mellom tinget i 2016 samt behovet for å ikke ramme klubber og lag unødig ved å fremtvinge et «trener 1» marked knyttet til NM. Styret skal (jfr. vedtak i annen sak) utarbeide generelle retningslinjer knyttet til trenerlisenser, slik Autorisasjonsreglementet gir anvisning på. I påvente av dette arbeidet ble styret enige om å kun vedta en dispensasjonsordning for inneværende sesong, i påvente av utfallet av dette arbeidet. Det ble i den sammenheng påpekt at evt dispensasjonsordninger må innsnevres over tid, da det må forventes at enhver over tid har mulighet til å gjennomføre nødvendige kurs. Det åpnes for å gi dispensasjon fra trenerlisenskrav for hovedtrener under U16 NM 2017/2018. Dispensasjonssøknader behandles av Nicholas Philip, Jeanine Flaaten og Torkild Rødsand, basert på bl.a. følgende prinsipper: - Aktuell klubbs tilgang til trenere. - Hvor lenge har treneren trent det aktuelle laget. - Basketfaglig realkompetanse. Søknader vil bli behandlet løpende. Klubbene skal informeres om muligheten for dispensasjon direkte gjennom mail, via basket.no og Facebook. 15. Reisefordeling U-NM (orientering) Styret ble orientert om dagens rammer for reisefordeling, og diskuterte disse. Styret tok orienteringen til etterretning. Styret ba administrasjonen starter en prosess med å gjennomgå og endre prinsippene i reisefordelingen for U-NM i tide til at de kan vedtas med virkning for 2018/2019 sesongen. 16. Jubileumsåret 2018 (orientering) Jubileumskomiteen har utarbeidet forslag til årshjul for året Administrasjonen orienterte om vurderinger knyttet til antall arrangement, plassering av disse og ønsket omfang. Styret tok orienteringen til etterretning med følgende innspill: Jubileumsåret er en fin anledning til å trekke frem mennesker som har betydd mye for norsk basketball. Styret ba komiteen vurdere «basketdagen» i hver region i løpet av 2018, dette skal være arrangement som skaper oppmerksomhet rundt basketball. Det ble foreslått at "basketdagen" ble lagt samtidig med sportslig arrangement i jubileumsåret. 17. Agenda DSK (orientering) Administrasjonen presenterte forslag til temaer for Det Store Klubbledermøte (DSK) som skal avholdes parallelt med DST 2018 helgen januar

7 Styret tok orienteringen til etterretning med følgende innspill: Klubbene må være i fokus på DSK og deres behov og ønsker må avklares i forkant slik at temaene kan tilpasses dette. Det bør være færre og kortere innlegg, mer dialog, jfr. tilbakemelding på forrige DSK. Styremedlemmenes deltagelse på DSK/DST er viktig, men styremedlemmenes fokusområder bør være styrende for hvilke deler av DSK/DST de skal delta på siden disse arrangeres parallelt. 18. Habilitet generell debatt (orientering) Saken ble utsatt til styremøte i desember. 19. Handlingsplan fremdrift (orientering) Administrasjonen har utarbeidet et foreløpig forslag til handlingsplan 2018, som ble gjennomgått og diskutert på ledermøtet den 28.oktober. Prosessen videre er beskrevet i en egen plan som skal ende med styrevedtak desember. Styret tok orienteringen til etterretning. 20. Budsjett fremdrift (orientering) Administrasjonen orienterte styret om planlagt budsjettprosess som skal ende med et styrevedtak i desember. Styret tok orienteringen til etterretning. 21. Kvartalsrapport kommunikasjon Q3 (orientering) Administrasjonen orienterte om status for kommunikasjonsarbeidet iht. vedtatt strategi. Det vil i november påbegynnes et arbeid som skal ende med forslag til revisjon av kommunikasjonsstrategien. Revisjonen skal behandles på styremøtet i desember. Styret tok orienteringen til etterretning. 22. Evaluering av ledermøte (orientering) Styret evaluerte sin opplevelse av ledermøtet. Administrasjonen vil i tillegg evaluere ledermøtet via online spørreskjema til deltagerne i løpet av den kommende uken. Evalueringen behandles som normalt med at tiltaksdokument lages og justeringer gjøres til neste ledermøte i Eventuelt - 7 -

8 23/1 Signaturfullmakt (vedtak) Styret diskuterte hvordan NBBF skal organisere seg ift signaturfullmakt. JHP orienterte om praksis i andre særforbund. Styret vedtok følgende signaturfullmakt for NBBF: Generalsekretær og et styremedlem i fellesskap eller to styremedlemmer i fellesskap. 24. Avslutning Møtet ble avsluttet klokka Oslo, 30. oktober 2017 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident Josefine C. Stokke Haugom Dana Meknas Nicholas Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Eric Prestårhus Anya Sødal Silje Særheim Styremedlem Varamedlem Generalsekretær - 8 -