Norges Basketballforbund Norwegian Basketball Association

Transkript

1 Norges Basketballforbund Norwegian Basketball Association Adresse/Address: Sognsveien 73 Ullevaal Stadion NO-0840 Oslo Til Styrets medlemmer og varamedlem Telefon/Phone: Telefaks/Telefax: E-post/ basket@basket.no Internett/Internet: Kopi NBBFs administrasjon og regioner v/daglig leder Ledere av NBBFs komiteer Ullevål, 17. juni 2016 Protokoll styremøte 7/2016 Sted og tid: Park Inn, Gardermoen til Til stede: Referent: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Nicholas Phillip (NP), Josefine C. Stokke Haugom (JCSH), Hans Eric Prestårhus (HEP), Dana Meknas (DM) og Anya Sødal (AS). Adm.: Hanne Sogn (HS), Espen A. Johansen (EAJ) og Eva Salvesen (ES). Espen A. Johansen Dagsorden: 1. Innledning ved presidenten 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Konstituering av styret (vedtak) a. NBBFs og styrets rolle b. Arbeidsmåte c. Styrets årshjul (vedtak) d. Rolle- og fokusområder 4. Referat fra styremøte 6/2016 (orientering) 5. Referat fra AU/Komiteer (orientering) 6. Statusrapporter (orientering) 7. Økonomi a. Regnskapsrapport april 2016 m/justert prognose b. Kommentarer til regnskap c. Likviditetsbudsjett 8. Nå-situasjonsbeskrivelse NBBF (orientering) 9. Strategidokument; gjennomgang arbeidsprosesser (orientering) 10. Forslag nye lisenser (vedtak) 11. Høringsdokumenter fra NIF: Utviklingsplaner for barn- og ungdomsidrett, idrett for funksjonshemmede, organisasjonsutvikling og voksenidrett (vedtak) 12. Easy Basket Åpningshelg Region Øst (vedtak) 13. Samarbeidslag forslag fra NBBF Region Øst vedr. behandling av søknader om samarbeidslag (vedtak) 14. Kommunikasjonsstrategi i NBBF (orientering) 15. «Basketballøftet» (orientering) 16. Rapport fra FIBA (orientering) 17. Basketbarometeret (orientering) 18. Basket.no relansering av nettsidene 19. Eventuelt 20. Avslutning

2 Sak nr. 1: Innledning ved presidenten Innlendingen ble foretatt av JHP som ønsket velkommen til det første styremøte for det nyvalgte forbundsstyret i NBBF. Sak nr. 2: Godkjennelse av dagsorden Sak 10 fremskyndes til å etterfølge sak 7 JHP foreslo at EAJ og ES fra administrasjonen ble gitt møte- tale og forslagsrett på styremøtene, grunnet deres administrative rollers relevans for styret. EAJ og ES forlot møterommet da dette ble diskutert. Styret godkjente dagsorden med den foreslåtte endringen. Styret gav EAJ og ES møte- tale og forslagsrett på styremøtene Sak nr. 3: Konstituering av styret (vedtak): a. NBBFs og styrets rolle JHP gjennomgikk NBBFs og styrets rolle. Fokus på visjon og verdier som overordnede forhold som skal den jobben styret utfører på vegne av basket i Norge. Styrets hovedoppgaver ble gjennomgått: - Økonomisk styring - Påse at org. fungerer optimalt - Vedta handlingsplaner med målsetninger, i tråd med strategiplanen - Påse at handlingsplanene følges opp, målt mot vedtatte målsetninger. - Evaluere og justere handlingsplanene - Forvalte ytre rammebetingelser og forbundstingets vedtak. Administrasjonen er forbundsstyret viktigste redskap og klubbene den viktigste aktøren. Forslag om at alle styremedlemmene tar en «studiedag» på forbundskontoret for å få en forståelse av nåsituasjonen og hvordan det jobbes. Dette bør på plass før neste styremøte i august. b. Arbeidsmåte Styrehåndboken er styrets arbeidsmetodikk, den skal revideres frem mot neste styremøte i august. Styret ønsker god kommunikasjon hvor det er «høyt under taket» og lojalitet til vedtak som fattes. c. Styrets årshjul (vedtak) Forslag til årshjul ble presentert og gjennomgått av JHP. Det er forslag om at månedlige møter endres til at det avholdes heldags styremøter annenhver måned og AU-møter i de månedene det ikke er styremøter. Alle ser igjennom forslag til årshjul og spiller inn til Hanne dersom det er dager el. datoer som ikke passer. d. Rolle og fokusområder Forslag til rollefordeling og fokusområder for styret og AU ble presentert

3 Hovedfokusområder: JHP: Eksterne forhold og idrettspolitisk (overordnet). JF: Kjerneaktiviteter og sportslig støtteaktiviteter (overordnet). HEJ: Støtteaktiviteter unntatt sportslig (overordnet). HEP: Marked, kommunikasjon og økonomi. JCSH: Klubb (Support og utvikling) og dommere. DM: Rekruttering, inkludering og jentebasket. NP: Spillerutvikling, toppidrett og Trenere. AS: Anlegg og verdier Varamedlemmer til Arbeidsutvalget: 1. varamedlem: NP 2. varamedlem: JH Styrerelasjoner: JHP: Norges Idrettsforbund, FIBA, International Wheelchair Basketball Federation, SFF, samt sekundærkontakt for NBBF Region Vest JF: Olympiatoppen/Toppidrettssenteret, samt sekundærkontakt for NBBF Region Øst. HEJ: Departementer, samt sekundærkontakt for NBBF Region Sør. HEP: NBBF Region Sør. JCSH: NBBF Region Midt. DM: NBBF Region Nord. NP: NBBF Region Vest, samt sekundærkontakt for NBBF Region Nord. AS: Idrettskretser, idrettsråd og NBBF Region Øst. Sekundærkontakt for NBBF Region Midt. Fokusområder gjennomgått og diskutert. Hver region skal ha en primær og en sekundær kontakt i forbundsstyret på politisk nivå. Det ble understreket at fokusområder, både for styret og AU ikke innebærer fritak for generelt ansvar og bidrag på andre områder. Hovedfokusområdene til de enkelte styremedlemmene, samt varamedlemmer til Arbeidsutvalget, ble vedtatt som fremlagt. Årshjulet skal på høring til styret før det endelig vedtas i augustmøte. Administrasjonen gjør alle innkallinger og protokoller fra 2014 til dags dato tilgjengelig i styreportalen. Styret utpekte HEJ og HS til å planlegge studiedagen på administrasjonskontoret for styremedlemmene. Dette skal gjennomføres av alle i styret, selv de som har sittet en periode tidligere. Sak nr. 4: Referat fra styremøte 6/2016 (orientering) Referatet er tilgjengelig i styreportalen. AS kommenterte at det ikke må glemmes å se på om vi skal registrere regnskapene i Brønnøysund. Styret tok for øvrig orienteringen til etterretning

4 Styret ber administrasjonen følge opp mulighetene for å registrere regnskapene i Brønnøysund. Sak nr. 5: Referat fra AU/Komiteer (orientering) DK rapport forelagt for styret. AU protokoll forelagt for styret. Styret tok orienteringen til etterretning. Styret var enige om at det i tillegg til det som fremgår av AU protokollen om trekk i arrangementsstøtte generelt bør vurderes en bonusordning for gjennomføring av gode nasjonale arrangement. Styret ønsker å se på effekten av at arrangører får et insentiv til å gjøre noe ekstra med sitt tildelte arrangement. Styret er orientert om at det er påstartet et arbeid for å revidere arrangementshåndbøkene. Sak nr. 6: Statusrapporter HS orienterte om statusrapporter (innhold og funksjon) og om at virksomhetsrapportene ønskes styrt etter det NBBF skal levere, ref. handlingsplan og strategi. Styret tok orienteringen til etterretning. Hvert styremedlem legger inn sin rapport for sine fokus- og relasjonsområder i forkant av hvert styremøte. Sak nr. 7: Økonomi (flyttet til rett etter pause) a. Regnskapsrapport april 2016 m/justert prognose Gjennomgang av ES. b. Kommentarer til regnskap. Gjennomgang av kommentarene til regnskapet. Noe høyere kostnader på styreposten enn budsjettert prognose. Det er god kontroll på økonomien. c. Likviditetsbudsjett Gjennomgang av likviditetsbudsjettet som viser god likviditet. JHP kom med innspill på at man bør vurdere å investere eller omplassere de likvide midlene man har for å få mer utbytte. Dette tas opp på et senere møte. Styret tok orienteringen til etterretning. Styret vil se på mulighetene for omplassering av likvide midler. Sak nr. 8: Nå-situasjonsbeskrivelse NBBF (orientering) Presentasjon av HS. Sak 8 og 9 går inn i hverandre ref. presentasjonen. HEJ oppfordrer administrasjonen til å gi styret et godt innblikk i hva som tar tid og hvordan hverdagen til administrasjonen ser ut. En god åpenhet gir et godt samarbeidsklima som er til det beste for norsk basket. Styret tok orienteringen til etterretning

5 Sak 9: Strategidokument; gjennomgang arbeidsprosesser (orientering) HS gjennomgikk presentasjonen av arbeidsprosessen. Det ble diskutert hvordan ressursene i administrasjonen brukes. GS har nå direkte ansvar for rekruttering, dette burde muligens ha ligget under en annen i administrasjonen da GS burde ha muligheten til å jobbe mer overordnet. Styret ga uttrykk for ønske om at det enkelte styremedlem som har fokus på de forskjellige områdene bør angis i de forskjellige handlingsplanene. Styret tok orienteringen til etterretning Oppfølgning: Styret ba om at styrefokus skal synliggjøres i handlingsplanene. Sak 10: Forslag nye lisenser (vedtak) Dette er styrt av budsjettet som ble vedtatt på tinget. ES: Det er tidligere fattet en beslutning om at lisensene skal indeksreguleres, men ikke årlig, praksisen har vært at man endrer annethvert år. Vedtaket på basketballtinget som gjør at ca. halvparten av U13 spillerne i Norge ikke skal betale lisens gjør at man ser seg nødt til å gjøre endringer i lisenssatsene utover den vanlige indeksreguleringen for å nå vedtatt budsjett om 4,8 millioner i inntekter. Det ble diskutert hvorfor det er så stor forskjell på kostnadene ved utvidet lisens. Administrasjonen ble bedt om å undersøke dette. Det kom innspill på behovet for synliggjøring av hva en spiller betaler for når man løser lisens, dette bør synliggjøres for klubber og medlemmer slik at man skaper en forståelse for de vedtatte lisenssatsene. Det ble stilt spørsmål om halvårig lisens har blitt vurdert og om dette burde tas med i utredning når lisensordningen evalueres. En helårig lisens kan koste mindre enn to halvårig (innspill til utredningen) Med grunnlag i strategiplanen og fokus på rekruttering ble det gjort justeringer i lisenssatsene (mindre økning enn foreslått for junior, noe større for BLNO/senior. Styret vedtok følgende lisenssatser: Gamle satser: Nye satser: BLNO: BLNO utvidet: Senior øvrig og KL: Senior øvrig og KL Utvidet: U14 U19: U13: Aldersbestemte Utvidet: Åpne lisenser senior øvrig: Åpne lisenser aldersbestemt:

6 Oppfølgning: Administrasjonen undersøker bakgrunnen for forskjellen i lisenssatser i forhold til andre idretter. Sak 11: Høringsdokumenter fra NIF: Utviklingsplaner for barn- og ungdomsidrett, idrett for funksjonshemmede, organisasjonsutvikling og voksenidrett (vedtak) En innledende gjennomgang av IPD og høringsdokumentene ble foretatt av HS. Styret vedtok administrasjonens innstilling til at NBBF støtter SFF sitt høringsnotat og at administrasjonen gis mandat til å svare på enkeltpunkter i høringsdokumentene. Sak 12: Easy Basket Åpningshelg Region Øst (vedtak) JHP innledet med informasjon om at styret vedtar terminlisten hvor blant annet Easy Basket åpningshelg står oppført. Region Øst har søkt om å fravike fra den felles åpningshelgen for Easy Basket. Styret vedtar at søknaden fra Øst innvilges Sak 13: Samarbeidslag forslag fra NBBF Region Øst vedr. behandling av søknader om samarbeidslag (vedtak) Regelverket er klart og gir ikke rom for dette. Tidligere styrer har dispensert for parallelle spilletillatelser for å ikke ødelegge miljøer. Styret vedtok at saken oversendes AU. Styret gir AU mandat til å søke gode praktiske løsninger som ikke gir negative presedenser og ivaretar hensynet til norsk kvinnebasket. Av hensyn til likebehandling og presedens får ikke Regionene mulighet til å avgjøre slike saker foreløpig Sak 14: Kommunikasjonsstrategi i NBBF (orientering) EJ gjennomgikk forslag til prosess med mål om at kommunikasjonsstrategien skal være ferdig i november Styret kommenterte at det må gjøres et grundig forarbeid og med involvering av HEJ og HEP. Styret tok orienteringen til etterretning. Administrasjonen, i samarbeid med HEJ og HEP, fortsetter prosessen i samarbeid. Administrasjonen organiserer dette. Sak 15: «Basketballøftet» (orientering) NBBF har mottatt gave på 3 millioner fordelt på tre år fra Sparebankstiftelsen DNB. HS presenterte prosjektet. I august presenterer administrasjonen en komplett oversikt over prosjektet og forslag til disponering av midlene for hele perioden

7 Det kom spørsmål fra styret på om denne gaven gir oss mulighet til å omdisponere midler til annet aktivitet enn post 3 aktivitet? Svaret på det er at både gaven fra stiftelsen og post 3 midler er bundet til aktivitet for barn, ungdom og bredde og kan ikke omdisponeres til annen aktivitet. Styret tok orienteringen til etterretning Sak 16: Rapport fra FIBA (orientering) JHP og HS gjennomgikk rapporten FIBA har utarbeidet med tanke på utviklingen av NBBF. Norge er et land FIBA ser positivt på som et land med gode utviklingsmuligheter. Det ble presisert at NBBF ikke ukritisk skal starte prosjekter på innspill fra FIBA, men være i god dialog og styre etter vedtatt strategiplan. Styret tok orienteringen til etterretning Sak 17: Basketbarometeret (orientering) Gjennomgang av EJ som ga en overordnet rapport med synliggjøring av veien videre for bruk av innkomne data og utarbeidelse av tiltaksplaner. Styret kom med innspill på at man bør ha lengre svarfrist og jobbe mer aktivt med å spre undersøkelsen for å øke antall svar. Styret tok orienteringen til etterretning. Sak 18: Basket.no relansering av nettsidene EJ presenterte forslag til ny forside på basket.no med en renere og tydeligere profil. Det ble diskutert om sponsorer skal kunne synliggjøres ved første øyekast eller ikke, styret påpekte at dette ikke må utelukkes, men at man ser på dette i videre prosess. Det kom forslag om å opprette et testteam av personer fra org., så som styret, klubb-styrer, trenere, spillere mv. i en periode før relansering. Oppfølgning: Administrasjonen jobber videre med forslaget som ble fremlagt med de innspill som fremkom i diskusjonene. Sak 19: Eventuelt Ingen saker meldt til eventuelt. Sak 20: Avslutning Møtet ble avsluttet med en rask evaluering av møtegjennomføringen og andre praktiske spørsmålstillinger. - Styremedlem etterspurte tidsplan for styremøtene, JHP har dette og kan dele dette med styremedlemmene i forkant av møte. - Det ble etterspurt et politisk årshjul for styret, NBBF har et administrativt årshjul med politisk deltakelse inkludert. Det kom innspill på at man setter opp en plan for når man skal være synlig i media fra politisk hold, dette ses på når man jobber videre med kommunikasjonsstrategien. - Spørsmål om styret skal evaluere Basketballtinget 2016, dette kan gjøres på neste styremøte når resultater fra spørreundersøkelsen foreligger. - Presentasjoner publiseres i styreportalen - 7 -

8 Gardermoen, 12.juni 2016 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident Josefine C. Stokke Haugom Dana Meknas Nicholas Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Eric Prestårhus Anya Sødal Hanne E. Sogn Styremedlem Styremedlem (vara) Generalsekretær - 8 -