Protokoll styremøte nr

Transkript

1 Protokoll styremøte nr Sted og tid: Idrettens Hus Ullevål Stadion søndag 10. desember, kl Til stede: Forfall: Referent: Jan Hendrik Parmann (JHP), Jeanine Flaaten (JF), Hans Erik Johnsen (HEJ), Hans Eric Prestårhus (HEP) - SKYPE, Dana Meknas (DM) og Anya Sødal (AS) var med til og med sak 14. Fra administrasjonen: Silje Særheim (SS), Espen André Johansen (EAJ) og Hanne Funder (HF). Nicholas Philip (NP) og Josefine C. Stokke Haugom (JCSH). Espen Andre Johansen Dagsorden: 1. Innledning 2. Godkjennelse av dagsorden 3. Protokoll fra forrige styremøte (vedtak) 4. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) 5. Statusrapporter o.l. (orientering) 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) a. Status handlingsplan og aksjonsliste (orientering) 7. Økonomi: a. Regnskapsrapport med analyse (orientering) b. Evt. vedtakssaker 8. Godkjenne lov (vedtak) a. Region Midt b. Region Vest 9. Handlingsplan 2018 (vedtak) 10. Terminlisten 2018/2019 (vedtak) 11. Kommunikasjonsstrategi - revidert (vedtak) 12. Retningslinjer trenerlisens (vedtak) 13. Pensjonsordninger i administrasjonen (vedtak) 14. Dirigent til Basketballtinget (vedtak) 15. Status for prosesser frem mot tinget (orientering) 16. Representasjonsrutiner (orientering) 17. Rutiner for håndtering av overgreps- og trakasseringssaker (orientering) 18. Budsjett 2018 (orientering) 19. Jubileumsåret 2018 (orientering) 20. Habilitet generell debatt (orientering) 21. Markedsstrategi (orientering) 22. Eventuelt a. Redegjørelse landslagsprosess (orientering) b. Administrative prosesser (orientering) 23. Avslutning - 1 -

2 1. Innledning ved presidenten JHP ønsket velkommen, og startet møtet med å vie Johan Salkjelsviks bortgang oppmerksomhet. JHP meddelte også styret at det allerede var besluttet at Salkjelsvik skulle motta NBBFs hederstegn, uten at det enda var funnet en riktig anledning til å overrekke denne. Denne må nå tildeles post mortem. Bortgangen vil gis oppmerksomhet på basket.no. 2. Godkjennelse av dagsorden Sak 12 ble foreslått flyttet til mellom sak 5 og 6, ca. kl. 12:30, da trener- og dommerkoordinator vil delta. To saker ble meldt eventuelt: a Redegjørelse landslagsprosess (orientering) b Administrative prosesser (orientering) Dagsorden ble godkjent med de endringer og eventuelt saker som ble foreslått. 3. Protokoll fra forrige styremøte (vedtak) Protokoll fra styremøte var gjort tilgjengelig i styreportalen før møtet. Protokoll ble godkjent. 4. Protokoller/referater fra AU/Komiteer (orientering) Protokoller fra AU møtene og var gjort tilgjengelig i styreportalen. AU møte gikk uten JHP eller vara, men ble betraktet som lovlig satt da det ikke skulle fattes vedtak på dette møte da det ble gjennomført slik i samråd med JHP. Prototokollene ble tatt til etterretning. 5. Statusrapporter o.l. (orientering) Spørsmål til statusrapporter ble besvart. Rapportene fra styrets medlemmer ble tatt til etterretning. 6. Virksomhetsrapport fra generalsekretær (orientering) Virksomhetsrapport (jmf. vedtatt handlingsplan) og aksjonsliste ble gjennomgått av SS og EAJ. Virksomhetsrapport og aksjonsliste ble tatt til etterretning - 2 -

3 7. Økonomi a. Regnskapsrapport med analyse (orientering) HF gjennomgikk regnskapsrapporten og informerte styret om at det heretter vil legges frem regnskapsrapporter månedlig. Styret tok regnskapsrapport til etterretning med følgende kommentarer: - Gjennomgang av mulige feilføringer og periodiseringer må gjøres før endelig regnskap skal godkjennes. - Langtidsbudsjettet er tingets føring til styret og derfor viktig å ha dette med seg i videre arbeid. - Den nye rapporteringsformen ble sett på som en positiv forenkling, særlig kommentarene til hver linje i avdelingsregnskapet. b. Ingen vedtakssaker til behandling. 8. Godkjenne lov (vedtak) a. Region Midt Lovkomiteen har gjennomgått endringer og kommet med innstilling til forbundsstyret ift. godkjenning av ny lov for Region Midt med følgende kommentar: "Det eneste vi reagerer på er at det i region midts lov ikke står om regionstinget skal avholdes årlig eller annethvert år. Det er valgfritt, men må bestemmes av regionstinget, men slik det står nå kan det tolkes som man vil." Styret vedtok lov for Region Midt med følgende tilføyelse avslutningsvis i 13 pkt 1: «hvert år». Administrasjonen informerer Region Midt om justeringen. b. Region Vest Lovkomiteen har gjennomgått endringer og kommet med innstilling til forbundsstyret ift. godkjenning av ny lov for Region Vest. Styret vedtok lov for Region Vest

4 9. Handlingsplan 2018 (vedtak) Administrasjonen presenterte forslag til handlingsplan Handlingsplanen har, etter gjennomgangen på ledermøtet, vært på høring hos regionene, både administrasjonene og styrene, samt hos alle ansatte sentralt. Det er viktig å påpeke at handlingsplanen er rammen og at generalsekretær organiserer innenfor denne rammen ift. hvilke ansatte som skal utføre hvilke oppgaver. Styret vedtok administrasjonens innstilling til handlingsplan 2018 med følgende justeringer og presiseringer: - Legge til aldersgrupper i følgende punkt: Gjennomføre minimum en talentcamp for landslagsaktuelle spillere - Fjerne ordet utvalg i følgende punkt: Støtte oppunder KL- og BLNO utvalg - sterkere eierforhold til produktet i klubb - Legge til følgende punkt i handlingsplanen: Sikre at alle som deltar på serie og turneringer, også 3mot3, kjenner til retningslinjer for Antidoping. - Klubbutvikling og klubboppfølging, samt kontinuiteten i dette arbeidet, skal vektlegges og gis et større fokus. Administrasjonen distribuerer handlingsplanen til regionene. 10. Terminliste 2018/2019 (vedtak) Administrasjonen fremla forslag til terminliste. Denne har vært på åpen høring hos klubber og regioner. Styret vedtok terminliste 2018/2019 med følgende kommentarer: - Seniorlandslagenes deltakelse i FIBA European Championship for Small Countries. - Seniorlandslagsaktivitet skal legges til på Den Store Trenerhelgen - Scania Cup-kvalifiseringen september 2018 ble ikke vedtatt terminfestet. Styret ba administrasjonen se på muligheten for alternative datoer som ikke kolliderer med Bærum Open, eller om disse kan legges inn som en del av Bærum Opens arrangement. - Legges til i terminlisten iht. innstilling fra administrasjonen: Landslagssamling for U16- Jenter og Gutter, helgen november Kommunikasjonsstrategi revidert (vedtak) Revidert kommunikasjonsstrategi ble presentert. De største endringene er at Snapchat innføres og at YouTube og MinBasket inkluderes i strategien, ellers mindre justeringer. Styret pekte på at det til tider har vært kjønnsubalanse i kommunikasjonen, f.eks. at det ved markedsføring av produkter kun har vært tilbudt om herreprodukter og at det i NBBF-konkurranser har vært benyttet premier som kun er anvendelige for menn m.v. Styret ønsket derfor at det i kommunikasjonsstrategien tas inn et punkt om balanse i så henseende. Styret vedtok revidert kommunikasjonsstrategi med det tillegg at det tas inn et punkt om at NBBFs kommunikasjon skal ivareta likestilling og kjønnsbalanse med mindre annet følger av sammenhengen

5 Administrasjonen implementerer presiseringen i Kommunikasjonsstrategien 12. Retningslinjer trenerlisens (vedtak) Administrasjonen har i samråd med JF og NP utarbeidet to alternative forslag til retningslinjer iht. Autorisasjonsreglementets kapittel 2 E. Styret hadde en lang og grundig debatt, og styret gav signaler om at det må gis noe rom for godkjenning av kompetanse fra andre nasjoner og fleksibilitet i tilfeller der realkompetanse og kunnskap kan dokumenteres som likestilt med formalkompetanse for å sikre at basket Norge kan utnytte de ressurser som er tilgjengelige på en god måte. Styret utsatte å fatte vedtak i saken. Arbeidsgruppen jobber videre med denne saken. På grunnlag av de signaler som ble gitt av styret arbeider gruppen videre og det fremlegges en innstilling til retningslinjer på styremøte nr Pensjonsordninger i administrasjonen (vedtak) Generalsekretær har foretatt en gjennomgang av eksisterende pensjonsordninger og presenterte forslag til fremtidig løsning for NBBF. Styret vedtok at ytelsespensjonsordninger avvikles for de 4 ansatte i NBBF som fortatt har dette og at NBBF går over til innskuddspensjon for alle sine ansatte. 14. Dirigent til Basketballtinget (vedtak) På AU-møte ble det fremsatt ønske om å sikre at NBBF er godt forberedt i samarbeid med innstilt dirigent til Basketballtinget Administrasjonen presenterte to kandidater som styret diskuterte. Styret vedtok å tilby Tor Christian Bakken oppgaven som dirigent til Basketballtinget Dersom ikke Tor Christian Bakken takker ja, eller det viser seg senere at han ikke kan stille, skal Kirsti Jaråker tilbys oppgaven med de betingelsene som er skissert i saksfremlegget. 15. Status prosesser frem imot tinget (orientering) Administrasjonen orienterte om de forskjellige prosessene frem imot Basketballtinget Planlegging av basketballtinget - Forslag til endringer/justeringer i NBBFs lov og regelverk - Forslag til endringer/justering i strategiplanen - 5 -

6 16. Representasjonsrutiner (orientering) I lys av den senere tids oppslag om pengebruk rundt representasjon i NIF diskuterte styret hva som skal være NBBFs holdninger til temaet, spesielt i egen organisasjon. HF orienterte om arbeidet med NBBFs økonomihåndbok som er et naturlig sted å implementere representasjonsrutiner. HEJ fremsatte forslag om å vedta at utgangspunktet skal være at alkohol ikke inngår i representasjon som dekkes av NBBF og at unntak skal være forhåndsgodkjent av GS. Et samlet styre var enige i dette. Administrasjonen implementerer følgende i NBBFs økonomihåndbok: - På NBBFs arrangementer, tilstelninger og ved representasjon for NBBF skal det ikke serveres/spanderes alkohol på NBBFs regning. Det åpnes opp for muligheter til å søke generalsekretæren om dispensasjon for arrangementer eller situasjoner der slik servering er riktig ut fra de konkrete omstendighetene. 17. Rutiner for håndtering av overgreps- og trakasseringssaker (orientering) Norges idrettsforbund har over tid jobbet med en ny veileder som skal gjøre det lettere å rapportere, håndtere og reagere på seksuell trakassering og overgrep i idretten. Idrettslagene blir oppfordret til å kontakte idrettskretsene i gjeldene saker. NBBF implementerer veilederen i planverk og på møter. NBBF skal legge til rette for at klubber har den informasjonen de trenger for å håndtere slike saker. Veilederen skal til enhver tid ligge tilgjengelig på basket.no. NBBF lager en redaksjonell sak på dette i tillegg. Rutiner for håndtering av overgreps- og trakasseringssaker for NBBF utarbeides og legges til som et vedlegg til krisekommunikasjonsplanen. 18. Budsjett fremdrift (orientering) Administrasjonen orienterte styret om planlagt budsjettprosess som skal ende med et styrevedtatt budsjett på ekstraordinært styremøte (fjernemøte) i januar. 19. Jubileumsåret 2018 (orientering) Administrasjonen presenterte jubileumsåret 2018 og hvilke tiltak innenfor de seks arrangementene som er tenkt gjennomført. Forslaget er utarbeidet av jubileumskomiteen som består av Nanna K. Sand, Tor Chr. Bakken, Per Burud, Hanne Funder og Espen A. Johansen - 6 -

7 Administrasjonen kartlegger om det er klubber som har 50-års jubileum i 2018, slik at man kan se på muligheter for samkjøring av arrangementer. Et eksempel på dette kan være landskampene i juni, som er et av forslagene til jubileumskomiteen. 20. Habilitet generell debatt (orientering) Habilitet skal alltid vurderes i vedtakssaker i styre og administrasjon. Det ble redegjort for viktigheten av bevissthetsgrad rundt dette. Styret hadde deretter en åpen diskusjon rundt temaet. Viktigheten av at det før vedtakssaker i styret påbegynnes skal gjennomføres en habilitetsvurdering ble nok en gang understreket. 21. Markedsstrategi (orientering) Styret ble orientert om arbeidet med markedsstrategien og planlagt prosess videre frem til vedtak i Prosjektgruppen består av Johan Dolven, Hans Eric Prestårhus, Hans Erik Johnsen, Hanne Funder og Espen A. Johansen. 22. Eventuelt 22 a) Redegjørelse landslagsprosess (orientering) JF orienterte om arbeidet med landslagsprogrammet for Mye er på plass, men fortsatt gjenstår noe planlegging. EAJ ba de ansvarlige for seniorlandslag involvere administrasjonen om planlagt aktivitet slik at det kan tilbys deltakelse for våre samarbeidspartnere. 22 b) Administrative prosesser (orientering) SS orienterte styret om pågående prosesser for å imøtekomme vedtatt strategi og handlingsplan. 23. Avslutning Møtet ble hevet klokka

8 Oslo, 11. desember 2017 Jan Hendrik Parmann Jeanine Flaaten Hans Erik Johnsen President 1. Visepresident 2. Visepresident Josefine C. Stokke Haugom Dana Meknas Nicholas Phillip Styremedlem Styremedlem Styremedlem Hans Eric Prestårhus Anya Sødal Silje Særheim Styremedlem Varamedlem Generalsekretær - 8 -